KELOMPOK 9

“SISTEM INFORMASI PRODUKSI OBAT”

1FA2

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI PRODUKSI OBAT

PENGERTIAN ANALISIS SWOT

PENERAPAN ANALISIS SWOT

DI SUSUN OLEH:

OGI NURHARI

SEKOLAH TINGGI FARMASI BANDUNG

SISTEM INFORMASI

Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware,

prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk

mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan

masalah dan pengambilan keputusan.

Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan

saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar,

suara maupun tulisan.

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem

yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen

lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang

tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi,

hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh

pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel,

efektif dan efisien.

Sistem informasi adalah kumpulan antara sub‐sub sistem yang salaing

berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup

input‐proses‐output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data

yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user).

Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan

aransemen dari orang, data, proses‐proses, dan antar‐muka yang berinteraksi

mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari‐hari dalam suatu

bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat‐

keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di

bidangnya.

Sebuah sistem informasi merupakan suatu kumpulan atau seperangkat

komponen yang berhubungan dan mendukung dengan fungsi

mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi.

Hasil dari proses tersebut digunakan pihak manajemen sebagai suatu

dasar dalam pembuatan keputusan organisasi. Selain itu, sistem informasi

yang baik juga dapat membantu dalam hal penganalisaan dan visualisasi

masalah dalam penciptaan produk baru.

Bentuk aplikasi sistem informasi dalam fungsi area bisnis

Masing-masing bagian dalam suatu corporation (badan hukum)

memiliki struktur organisasi

Masing-masing bagian area bisnis dalam struktur organisasi memiliki

fungsi dan tugas yang berbeda (sistem informasi)

Masing-masing area di dukung oleh sistem informasinya sendiri,

meski di antara area dapat saling sharing informasi

Untuk melihat macam aplikasi sistem informasi dapat dilihat

(bergantung) dari bentuk struktur organisasi pada masing-masing

fungsi area bisnisnya.

Contoh struktur organisasi berikut untuk tiap fungsi area bisnis :

akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi/operasi dan human

resources Top Managemen

t

Finance MarketingProduction/Operation

Accounting

HumanResource

Sistem informasi produksi obat

Sistem ini mendapatkan dan memproses data mengenai semua

aktivitas yg mencakup produksi yg baik dan pelayanan (services)

yangdibutuhkan oleh consumer dalam bidah kesehatan khususnya

fharmacy

Tujuan dari sistem informasi ini :

Digunakan dlm merencanakan, monitoring dan mengontrol

proses produksi yg terjadi sehingga lebih efisien

Menghasilkan efisiensi proses produksi, kontrol kualitas yg

ketat serta menghasilkan produk yg lebih bagus

Mengurangi biaya dari penggunaan berbagai inventarisasi

dengan mendapatkan kontrol material yang baik

Produksi obat yang dihasilkan tepat

Sistem ini juga terbagi dalam sejumlah sub-sistem yaitu :

Master production schedule

Material requirement planning

Capasity planning

Engineering

Production control

Plant maintenance

Process and numerical control

Physical distribution system

Pengertian dan Tujuan

SWOT

SWOT adalah singkatan dari bahasa Inggris STRENGTHS (Kekuatan),

WEAKNESSES (Kelemahan), OPPORTUNITIES (Peluang) dan

THREATS (Ancaman). Analisa SWOT berguna untuk menganalisa faktor-

faktor di dalam organisasi yang memberikan andil terhadap kualitas

pelayanan atau salah satu komponennya sambil mempertimbangkan faktor-

faktor eksternal.

Pengertian Analisis SWOT

Menurut Agustinus Sri Wahyudi (1996 : 50) bahwa “Analisis

SWOT adalah Analisa perusahaan baik melakukan analisa

eksternal maupun analisa internal”. Dalam Analisa eksternal

perusahaan menggali dan mengidentifikasikan semua opportunity

(peluang) yang berkembang dan menjadi trend pada saat itu serta

Threat (ancaman) dari para pesaing dan calon pesaing. Sedangkan

dalam analisa internal lebih memfokuskan pada identifikasi Strength

(kekuatan) dan Weaknes (kelemahan) dari perusahaan.

Menurut Freddy Rangkuti (2000 : 18): “Analisis SWOT adalah

identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan

strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang

dapat memaksimalkan kekuatan (Sstrengths) dan peluang

(Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan

kelemahan (Weaknesess) dan ancaman (Threats)

Analsis SWOT dapat dibagikan dalam lima langkah:

1. Menyiapkan sesi SWOT

2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.

3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman

4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan.

5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.

Manfaat Analisa SWOT Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman

organisasi

Langkah-Langkah Penerapan

Langkah 1: Menyiapkan sesi SWOT

- SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit.

- Peserta dibagi dalam kelompok dengan maksimum 6 orang per

kelompok.

- Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau

komponen pelayanan yang akan dianalisa.

- Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT sesuai dengan

contoh.

- Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.

- Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi matriks

SWOT.

Langkah 2: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan

- Dengan menggunakan curah pendapat, tulis pada kartu semua

kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan bisa berupa,

tenaga trampil, gaji, sarana. Setelah kartu diisi tempelkan pada

kertas flipchart.

- Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan

curah pendapat, daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal)

pada kartu lalu ditempelkan pada flipchart .

Langkah 3: Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman

- Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan

di luar organisasi (kesempatan ekstern) yang dapat dimanfaatkan

untuk meningkatkan pelayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bisa

berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya.

- Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar

organisasi (ancaman ekstern) yang dapat menghalangi pemecahan

masalah.

Langkah 4: Melakukan ranking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman

dan peluang

- Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan,

ancaman dan peluang.

- Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah

pentingnya kesempatan / ancaman dan berapa besar kemungkinan

kesempatan / ancaman tersebut memang akan ada. Begitu juga

dengan ancaman dan peluang.

Langkah 5: Menganalisis kekuatan dan kelemahan

- Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT.

- Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang

paling besar di atas, yang kurang besar di bawah.

- Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.

- Masukan kesempatan dan ancaman di dalam kolom.

- Hubungkan kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan

ancaman.

- Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah

keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan

baik supaya tetap ada.

- Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling

negatif dan harus dihindari.

- Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan

keluar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman.

Catatan:

Analisis SWOT bukanlah akhir dari proses. Untuk memanfaatkan

sepenuhnya alat ini, anda perlu menentukan rencana tindak lanjut. Juga alat

ini cenderung berdasarkan pada "pendapat" dan indikator-indikator kualitatif

dan belum tentu pada "kenyataan".

Contoh :

PENERAPAN ANALISIS SWOT PADA SISTEM INFORMASI

“PRODUKSI OBAT”

Contoh:

“ misalnya pada suatu kasus perusahaan pem-produksi Obat,

misalnya Pt. healthchemical, akan memproduksi sebuah obat yang

ditujukan untuk pengobatan sakit kepala, namun perusahhan belum

mengambil keputusan bahwa obat seperti apakah yang diproduksi?

Perusahaan tersebut sudah memiliki pilihan bahan obat yang akan

diproduksinya, yaitu:

Misalnya bahan obat pertama: 1. betahistin maleat

2. metampiron

Jadi perusahaan tersebut harus mengambil keputusan bahwa pilihan

manakah yang akan diambil”.

pada kasus diatas dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut harus

mengambil suatu keputusan produk seperti apakah yang sebaiknya

diproduksi perusahaan tersebut.

sehingga pada akhirnya perusahaan tesebut mengambil langkah untuk

melakukan analisis SWOT, untuk menentukan produk yang dipilih untuk

produksi dan dipasarkan.

, Sehingga didapatkan hasil analisi sebagai berikut:

Bahan 1:”betahistin

maleat”

Bahan

2:”Metampiron”

Strengths/

kekuatan

1. produk akan tahan lama

2. efek pengobatan obat relative

cepat

3. kualitas terjamin

4. efek samping yang

ditimbulkan obat kecil

5. tidak memerlukan konsumsi

hingga berkali-kali

6. produksi tidak perlu dalam

jumlah banyak

1.bahan untuk produksi

relative murah

2.biaya produksi produk

kecil

3.bahan tidak perlu

import

4. sasaran konsumen

banyak

5.harga sesuai dengan

daya umum konsumen

6.obat/ produk termasuk

obat bebas sehinnga

dapat dijual oleh siapa

saja

Weaknesses/

kelemahan

1. produk terlalu mahal

2. bahan obat harus import

3. obat hanya dijual diapotek

4. proses produksi memakan

waktu lama

1.produk tidak tahan

lama/ masa expire

cepat

2. efek pengobatan

relative lama

3.konsumsi harus teratur,

sehingga konsumen di

pusingkan

4.efek samping banyak

OPPORTUNI 1. jika produk barhasil laba 1.proses perizinan

TIES

(Peluang)

yang didapatkan besar

2. mengangkat nama

perusahaan

3. mudah dipercaya konsumen

produksi tidak

memakan waktu lama

2.produk tidak mungkin

ditiru oleh perusahaan

lain

3. laku dipasaran karena

harga cukup murah

4.obat mudah dipasarkan

THREATS

(Ancaman)

1. usaha pencontekan/ jiplak

oleh perusaan lain

2. bisa tidak laku dipasaran

karena mahal

3. proses perizinan produksi

lama

4. obat sulit dipasarkan

1. laba kecil

2.mempertaruhkan nama

baik perusahaan

3.konsumen meragukan

kualitas obat

Analisa SWOT diatas dapat menjadi acuan untuk perusahaan tersebut

memilih bahan mana yang akan dilakukan dalam produksi.

Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan

adalah Matrik SWOT. Matrik SWOT ini dapat menggambarkan secara jelas

bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat

disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini

dapat menghasilkan 4 (empat) set kemungkinan alternatif strategis.

a) Strategi SO

Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan

memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang

sebesar-besarnya.

b) Strategi ST

Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki

perusahaan untuk mengatasi ancaman.

c) Strategi WO

Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada

dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.

d) Strategi WT

Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan

berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.

Tidak ada satu cara terbaik untuk melakukan analisa SWOT. Yang

paling utama adalah membawa berbagai macam pandangan/persepektif

bersama-sama sehingga akan terlihat keterkaitan baru dan implikasi dari

hubungan tersebut. Jika analisa bersifat menyeluruh maka menentukan

tujuan, sasaran dan strategi akan mudah untuk dilakukan. Banyak strategi

yang dapat dihasilkan dan dikembangkan dari hasil analisa SWOT karena

para perencana dibekali dengan kerangka kerja yang luas dan lebih

terstruktur.

Sebaiknya Sebelum melakukan analisa SWOT dalam perencanaan

produksi, khususnya produksi OBAT, ada beberapa hal juga yang penting

harus diperhatikan oleh suatu perusahaan yang akan melakukan produksi

(misalnya, produksi obat) yaitu analisa lingkungan, analisa lingkungan

dilakukan untuk mendukung dalam proses analisa SWOT yang akan

dilakukan, analisa lingkunagan ini memberi gambaran bahwa obat apasaja

kah yang dibutuhkan ataupun, Akan dibutuhkan oleh konsumen/ pembeli.

Inilah proses analisa yang lengkap sehingga didapatkan hasil yang baik

dan data analisa SWOT-nya pun langkap.

A. Analisa Lingkungan

Lingkungan adalah salah satu faktor terpenting untuk menunjang

keberhasilan perusahaan dalam persaingan. Berpuluhpuluh kegagalan dalam

bisnis adalah disebabkan karena kegagalan untuk memahami dan

mengidentifikasi secara benar lingkungan dimana mereka berada.

Tujuan utama analisa lingkungan (environment scanning) adalah

melihat dengan jeli peluang pemasaran baru. Peluang pemasaran baru adalah

wilayah kebutuhan atau potensi minat pembeli di mana perusahaan dapat

menggarapnya secara menguntungkan. Bentuk peluang itu bermacam-

macam dan pemasar harus bias mengenalinya. Ada 2 faktor yang membuat

analisa lingkungan menjadi suatu analisa penting apalagi dalam produksi

obat, analisa tersebut menjadi syarat utama sebelum melakukan produksi

dan distribusi langsung, dan dalam Manajemen Strategik biasanya harus

selalu dilakukan oleh para manajer puncak, yaitu:

1. Organisasi/Perusahaan tidak berdiri sendiri (terisolasi), Suatu

perusahaan tidak berdiri sendiri (terisolasi) tetapi berinteraksi

dengan bagian-bagian dari lingkungannya dan lingkungan itu

sendiri selalu berubah setiap saat. Dalam banyak kasus, beberapa

perusahan akan hancur karena ketidakmampuan menganalisa dan

beradaptasi dengan kondisi lingkungan yang selalu berfluktuasi.

2. Pengaruh lingkungan yang sangat rumit dan kompleks Pengaruh

lingkungan yang sangat rumit dan kompleks dapat mempengaruhi

kinerja banyak bagian yang berbeda dari sebuah perusahaan.

Rumit serta tidak pastinya masa depan membuat para penyusun

strategi harus lebih berhati-hati dalam melakukan analisa

lingkungan. Sejumlah asumsi-asumsi yang relevan harus dikaji

ulang setiap waktu agar penyesuaian-penyesuaian dapat segera

dilakukan.

Perubahan-perubahan yang terjadi pada asumsi akan mengakibatkan

tidak berlakunya suatu strategi, walaupun strategi tersebut sangat baik dan

tepat. Kegagalan penerapan strategistrategi yang telah dibuat terkadang

diidentikkan dengan kegagalan para penyusun strategi tanpa dikaji terlebih

dahulu mengenai asumsi yang mendasari strategi tersebut.

Beberapa bentuk analisa yang dapat digunakan para pimpinan

perusahaan dalam melakukan analisa lingkugan yaitu :

1. Analisa Produk (Product Analysis)

Menganalisa dan membandingkan semua atribut produk atau jasa

terhadap produk atau jasa dari para pesaing, misalnya sebelum memulai

proses produksi obat, sebuah perusahaan harus membandingkan terlebih

dahulu produk yang akan di produksi dengan produk dari perusaan lain,

2. Analisa Pasar (Market Analysis)

Analisa ini mendefinisikan semua karakteristik dari pasar, antara lain

demografis, geografis, gaya hidup, dll, dimana produk tersebut bersaing,

dalam hal ini perusahan harus mengetahui market yang akan dituju,

misalnya di Indonesia, obat-obat apa saja yang banyak dikomsumsi dan

penyakit-penyakit apa saja yang biasanya dideritaoleh calon konsumen.

3. Analisa Lingkungan (Environment Analysis)

Analilsa ini menganalisa semua perubahan yang terjadi pada variabel

lingkungan antara lain: ekonomi, sosial, politik dan peraturan pemerintah,

karena biasanya perekonomian di Indonesia masih sering berubah-ubah,

sehingga mempengaruhi daya beli masyarakat akan produk kesehatan,

khususnya obat.

4. Analisa Pelanggan (Consumer Analysis)

Menganalisa motif konsumen membeli produk, melakukan segmentasi

pasar dan mengidentifikasi profil konsumen antara lain: tingkat sosial,

kebudayaan, jenis kelamin dsb. Perusahaan juga harus mengetahui obat-obat

apa saja yang biasa digunakan oleh masyarakat pada umumnya.

5. Analisa Keuangan (Financial Analysis)

Analisa ini terdiri dari beberapa macam dan yang terkenal adalah

analisa ratio. Analisa ratio melibatkan metode-metode penghitungan dan

penginterpretasian rasio-rasio keuangan dalam rangka menilai kinerja dan

status perusahaan.

Ada 2 metode untuk melakukan analisa ini, yaitu:

1. Analisa Cross Sectional

Membandingkan rasio keuangan dari perusahan-perusahaan sejenis

pada suatu industri dalam waktu yang bersamaan.

2. Analisa Time Series

Mengevaluasi kinerja perusahaan dengan membandingkan rasio-rasio

keuangannya sendiri dalam beberapa waktu yang berbeda.

Untuk membuat/menentukan tujuan, sasaran dan strategistrategi yang

akan diambil, diperlukan suatu analisa mendalam serta menyeluruh

mengenai lingkungan dimana perusahaan berada.

Lingkungan tersebut dapat dibagi dua yaitu Lingkungan Eksternal

dan Lingkungan Internal.

1. Lingkungan Eksternal

Lingkungan Eksternal adalah suatu kekuatan yang berada di luar

perusahaan dimana perusahaan tidak mempunyai pengaruh sama sekali

terhadapnya (uncontrolable) sehingga perubahan-perubahan yang terjadi

pada lingkungan ini akan mempengaruhi kinerja semua perusahaan dalam

industri.

Arus globalisasi dari berbagai aspek (antara lain, informasi,

komunikasi, budaya, ekonomi dan perdagangan), perkembangan teknologi

seta munculnya blok-blok perdagangan dan iklim

perdagangan bebas abad ke-21 akan menimbulkan persaingan yang

ketat hampir di segala bidang usaha. Tingkat persingan yang ketat dan

komplek dimasa-masa mendatang menuntut tersedianya sumber daya dan

dana yang cukup memadai.

Perkembangan teknologi modern memasuki berbagai dunia usaha

terutama dalam bidang teknologi komunikasi dan informasi. Keadaan

demikian akan menuntut tersedianya SDM yang professional dan andal.

Lingkungan Eksternal terdiri dari 3 (tiga) macam lingkungan,

yaitu:

_ Lingkungan Umum (General Environment)

_ Lingkungan Industri

_ Lingkungan Internasional

Salah satu tugas manager adalah mengalisis kekuatan persaingan di

lingkungan indsutri dimana perusahaanya beroperasi agar dapat diketahui

peluang dan ancaman. Kerangka berpikir yang digunakan adalah “The Five

Forces Model”. Menurut Model ini, persaingan dalam suatu industri

dibentuk oleh 5 kekuatan yaitu:

Risiko masuknya pesaing potensial (risk of entry by potential

competitors)

Tingkat persaingan yang berlangsung (degree of rivalry among

established companies)

Kekuatan penawaran pembeli/pelanggan (bargaining power of buyers)

Kekuatan penawaran pemasok (bergaining power of suppliers)

Ancaman oleh adanya produk-produk substitut (the threat of substitute

products)

2. Lingkungan InternaL

Lingkungan Internal adalah lebih pada analisa intern perusahaan dalam

rangka menilai atau mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan dari tiap-

tiap divisi, antara lain pemasaran, produksi, dan pabrikasi, riset dan

pengembangan, keuangan dan akuntansi, sistem informasi, pengelolaan

sumber daya manusia, dan sebagainya). Setiap kegiatan yang dilakukan

dengan baik oleh organisasi tersebut atau setiap sumber daya unik yang

dimilikinya disebut kekuatan. Sedangkan kelemahan adalah kegiatan yang

tidak dapat dilakukan dengan baik oleh organisasi tersebut atau sumber daya

yang dibutuhkan tetapi tidak dimiliknya.

Sehingga dapat dilakukan Analisis SWOT

Dalam melakukan analisa eksternal, perusahaan menggali dan

mengidentifikasikan semua opportunity (peluang) yang berkembang dan

menjadi trend pada saat itu serta Threat (ancaman) dari para pesaing dan

calon pesaing. Sedangkan analisa internal lebih memfokuskan pada

identifikasi Strength (kekuatan) dan Weakness (kelemahan) dari perusahaan.

Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal Peluang

(Opprotunity) dan Ancaman (threats) dengan faktor internal Kekuatan

(Strength) dan Kelemahan (Weaknesess). Dengan melakukan kedua analisa

tersebut maka perusahaan dikenal dengan melakukan analisa SWOT.