Upload
truongdat
View
218
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
SISTEM INFORMASI SUBBAGRENMIN BID TI POLRI POLDA SUMSELMENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008
Sandy SeptianoProgram Studi Sistem InformasiSTMIK PalComTech Palembang
AbstrakAdministrasi secara eksistensialisme adalah pengaturan dan keteraturan yang dilakukan olehindividu-individu. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, senimengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan rutin maupun insidental. Telah dilaksanakanpenelitian di Subbagrenmin Bid TI Polri Polda Sumsel yang bertujuan memecahkan masalahadministrasi perkantoran sehari-hari. penelitian yang dilakukan bertujuan untuk memecahkanmasalah yang terjadi dengan merancang suatu Sistem Informasi. Rancangan Sistem InformasiSubbagrenmin ini dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan Data Flow Diagram yangmerupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur,Entity Relationship Diagram yang menggambarkan beberapa file yang digunakan dalam sistemtersebut. Penulis membuat sistem informasi menggunakan Borland Delphi 2007 dan SQL Server2008. Metode Penelitian yang digunakan berupa Metode Waterfall, teknik pengumpulan data yangdigunakan yaitu wawancara dan dokumentasi untuk mendapatkan data yang diperlukan dalampenelitian ini. Dari hasil analisis skripsi ini diperoleh bahwa Perancangan Sistem InformasiSubbagrenmin adalah hal yang sangat diperlukan dengan memperhitungakan efisiensi biaya danefektifitas dari sistem itu sendiri.Keyword : Polda Sumsel, Subbagrnmin, Bid TI Polri, Administrasi.
PENDAHULUAN
Administrasi merupakan hal yang erat sekali kaitannya dengan kegiatan perkantoran.Administrasi ditujukan untuk menciptakan keteraturan. Dengan adanya administrasi hal-hal yangrumit dapat dikerjakan secara terstruktur dan dilakukan secara bersama-sama oleh pihakorganisasi yang terkait. Administrasi dapat diartikan mengurus dan pengurusan atau pengaturanyang diarahkan pada penciptaan keteraturan. BID TI Polri Polda Sumsel adalah singkatan dariBidang Teknologi Informasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan, adalah unsur pengawas danpembantu pimpinan yang berada di bawah Kapolda yang memiliki subbagian yang tidak kalahpenting peranannya yaitu subbagrenmin sebagai badan perencana dan administrasi di lingkunganPolda Sumsel. Subbagrenmin adalah singkatan dari subbagian perencanaan dan administrasi,unsur pelaksana pada Bid TI Polri yang berada di bawah Kabid TI Polri yang dikepalai olehseorang Kasubbagrenmin. Subbagrenmin bertugas mengatur segala hal yang berkaitan denganadministrasi di lingkungan bid TI Polri Polda Sumsel.
Mengingat fungsinya sebagai pelaksana kegiatan administrasi di lingkungan BID TIPolda Sumsel, Subbagrenmin dituntut untuk dapat menyajikan informasi secara cepat dan tepatsebagai penunjang kinerja BID TI Polri Polda Sumsel. Subbagrenmin memiliki tangggung jawabyang besar dalam hal ketertiban administrasi di lingkungan bid TI Polri Polda Sumsel. Semuakegiatan administrasi di lingkungan bid TI Polri dilaksanakan di satuan kerja ini, mulai dari datainventaris, data surat menyurat, data keuangan, data rencana kerja.
Sistem yang berjalan saat ini masih berupa pencatatan di buku-buku. Tidak ada yangsalah dari pencatatan di buku-buku hanya saja penulis tertarik untuk meningkatkan kelancaran
2
dalam hal mekanismenya yang selama ini sudah lancar menjadi lebih lancar dengan bantuansistem yang akan dibuat.
Penulis dapat menarik kesimpulan bahwa subbagrenmin BID TI Polri Polda Sumselmemiliki pendataan yang baik, dan mekanisme yang berjalan saat ini sudah lancar dan tidakbanyak memiliki kendala, hanya saja akan lebih baik untuk lebih memperlancar mekanisme yangsudah berjalan dengan mempersingkat waktu yang digunakan untuk mengolah data secaramanual dikonversikan menjadi terkomputerisasi.
LANDASAN TEORI
Sistem InformasiMenurut Hendrayudi (2008:194), sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang,
data, procedure, mesin dan pemproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasiyang berguna dan berarti (relevan), tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi aturan-aturantertentu).
AdministrasiDefinisi Administrasi menurut Pasolong (2010:3) adalah pekerjaan terencana yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan atas dasar efektif,efisien, dan rasional. Dari definisi di atas dapat dipahami bahwa administrasi mempunyai duadimensi yaitu dimensi karakteristik, dan dimensi unsur-unsur yang melekat pada administrasi.
DelphiMenurut Wahana Komputer (2009:2), Delphi adalah salah satu software aplikasi
pemrograman yang menduduki peringkat 50 besar dunia dikarenakan Delphi mempunyai banyakfasilitas dan relative mudah dipelajari dan digunakan.
Program Codegear Delphi adalah sebuah program untuk membuat aplikasi-aplikasiberbasis Windows. Aplikasi berbasis Windows merupakan aplikasi yang dijalankan pada sistemoperasi Microsoft Windows, contohnya program Calculator, Winamp, PowerDVD, MicrosoftWord, aplikasi-aplikasi database dan lain sebagainya.Secara umum lingkungan kerja Delphi terdiri dari 4 buah window (jendela), yaitu:1. Main Window
Main Window adalah window utama Delphi, dari senilai pusat pengaturan program Delphi.Di dalam main window terdapat tiga buah elemen penting, yakni Menu Bar, SpeedBar danComponent Pallete.
2. Form WindowForm Window adalah jendela untuk aplikasi yang akan dibuat.
3. Code EditorCode Editor adalah sebuah tempat untuk mengetikan perintah-perintah aplikasi yang
sedang kita buat. Di bagian atas jendela Code Editor terdapat halaman-halaman untuk andabernavigasi dari satu unit ke unit lainnya, juga untuk navigasi antar project.
4. Object InspectorObject Inspector digunakan untuk mengatur property dan event dari komponen
terpilih. Object inspector memiliki dua halaman, yaitu hamalan Property (untuk mengaturproperty komponen terpilih) dan halaman event (untuk mengatur event komponen terpilih).dibagian paling atas terdapat nama komponen yang sedang terpilih di object inspector. di
3
bagian bawah object inspektor ada dua bagian yang dipisah oleh garis pertikal abu-abu, yaitunama property (di sebelah kiri garis) dan nilai property yang bersangkutan (di sebelah kanangaris).
SQL Server 2008Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1) SQL Server 2008 adalah sebuah
RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbuktikekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memilikibanyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database .
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Context DiagramContext Diagram atau Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan
sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterimadan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimanadigambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.
Gambar 1. Diagram Konteks
2. Data Flow Diagram Level 0Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusunkeseluruhan sistem.
4
PaminII
Data Surat MasukData Surat KeluarData DisposisiData Ekspedisi
PaminII
Data BarangData InventarisData Mutasi InventarisData PemeliharaanData PermintaanData Barang MasukData Penghapusan
MutasiInventaris
Rec. Data Inventaris
Data Permintaan
KabidTILaporan
Data Inventaris
Surat Masuk
PaminIIData Arsip
ArsipRec. Data Arsip
1.0Proses PengolahanData Surat Menyurat
2.0Proses Pengolahan
Data Inventaris
3.0Proses Pengolahan
Data Arsip
4.0Proses Laporan
Surat Keluar
Disposisi
Ekspedisi
Inventaris
Permintaan
Pemeliharaan
Penghapusan
Barang
Barang Masuk
Rec. Data Surat Masuk
Rec. Data Disposisi
Rec. Data Surat Keluar
Rec. Data Ekspedisi
Rec. Data Barang
Rec. Data Mutasi Inventaris
Rec. Data Permintaan
Rec. Data Barang Masuk
Rec. Data Pemeliharaan
Rec. Data Penghapusan
Data Penghapusan
Data Mutasi Inventaris
Data Pemeliharaan
Data Barang Masuk
Data Inventaris
Data Permintaan
Data Surat Masuk
Data Disposisi
Data Surat Keluar
Data Surat Keluar
Data Surat Masuk
Data Disposisi
Data Barang
Data Inventaris
Data Mutasi Inventaris
Data Barang Masuk
Data Pemeliharaan
Data Penghapusan
Gambar 2. DFD Level 0 Proses Utama yang Diusulkan
3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1Data Flow Diagram (DFD) Level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level inimenunjukkan proses – proses internal yang menyusun setiap proses – proses utama dalamlevel 0.DFD Level 1 Proses Surat Menyurat
DFD Level 1 Proses Surat Menyurat menunjukkan proses internal yang menyusunpengolahan data surat menyurat. Proses Surat Menyurat ini terdiri dari data suratmasuk, data disposisi, data surat keluar, data ekspedisi.
5
Gambar 3. DFD Level 1 Proses Surat Menyurat Yang Diusulkan
DFD Level 1 Proses InventarisDFD Level 1 Proses Inventaris menunjukkan proses internal yang menyusunpengolahan data inventaris.
Gambar 4. DFD Level 1 Proses Inventaris Yang Diusulkan
6
DFD Level 1 Proses ArsipDFD Level 1 Proses Arsip menunjukkan proses internal yang menyusun pengolahandata arsip.
Gambar 5. DFD Level 1 Proses Arsip Yang Diusulkan
Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses LaporanDFD 1 Proses Laporan menunjukkan proses internal yang mengolah laporan. Proseslaporan terdiri dari data-data masukan yang telah diproses sebelumnya.
7
Surat Masuk
Disposisi
Data Surat Masuk
Data Disposisi
Surat Keluar
Data Surat Keluar
InventarisData Inventaris
MutasiInventaris
Data Mutasi Inventaris
Barang Masuk
Data BarangMasuk
PermintaanBarang
Data PermintaanBarang
PemusnahanBarang
Data Pemusnahan Barang
Kabid TI
LaporanSurat Masuk
Laporan Disposisi Surat
Laporan Surat Keluar
Laporan Inventaris
Laporan Mutasi Inventaris
Laporan Barang Masuk
Laporan Permintaan Barang
Laporan Pemusnahan Barang
4.1.PProses Laporan
Surat Masuk
4.2.PProses LaporanDisposisi Surat
4.3.PProses Laporan
Surat Keluar
4.4.PProses Laporan
Inventaris
4.5.PProses LaporanMutasi Inventaris
4.6.PProses LaporanBarang Masuk
4.7.PProses Laporan
Permintaan Barang
4.8.PProses Laporan
Pemusnahan Barang
Gambar 6. DFD Level 1 Proses Laporan Yang Diusulkan
4. Entity Relationship Diagram ( ERD)Entity Relationship Diagram berfungsi sebagai prasyarat. Desain database digambarkan
sebagai model khusus yang disebut skema database. Skema database adalah cetak biru untuksebuah database. Skema ini menggambarkan implementasi teknis dari sebuah model data.
8
Barang
kode_barang nama_barang
Barang Masuk
No_masuk
nama_barang
Jumlah_barang
Tanggal_masuk
Inventaris
no_inventaris
nama_barang
asal_perolehan
No_urutpendaftaran
asal_perolehan
jumlah_barang
kondisi
harga
nama_ruangan
tahun_perolehan
merk
merk
Memiliki
Mutasi
no_mutasi
Lokasi_arsip
ruang_asal
kondisi
no_inventaris
jenis_mutasi
ruang_baru
Permintaan Barang
no_permintaan
nama_barang
jumlah_barang
satker_peminta
asal_permintaan
Penghapusan
no_inventarisno_penghapusan
keterangan
surat_masuk
no_masuk
pengirim
perihal
tanggal_surat
alamat_pengirim
disposisi
tanggal_masuksurat
no_suratmasuk
Tanggal_surat
surat_keluar
no_keluar
tujuan
perihal
tanggal_surat
alamat_tujuan
no_suratmasuk
no_surat
ekspedisinama_ekspedisi
nama_kurir
kode_ekspedisi
Mengalami
Mengalami
Menghasilkan
Mempengaruhi
Memiliki
MemilikiMemiliki
penanggungjawab
Melanjutkan
M 1
1
11
1 1
1
1
1
M
1
1
1
1
1 1tembusan
klasifikasi
lampiran
nomor_rujukansurat
nama_ekspedisi
tanggal_kirim
arsip
jenis_arsip
lokasi
1
Memiliki
Memiliki
no_suratpenghapusan
tanggal_surat
no_suratmutasi
tanggal_surat
perihal
Id_detilmutasi
kode_barangmasuk
no_permintaan
no_suratpermintaan
tanggal_surat
perihal
perihal
1
1
1
1
Memiliki
Memiliki
Memiliki
1
1
1
no_dokumen
tanggal_dokumen
Pemeliharaan
no_inventaris
nama_barang
Id_detilpemeliharaan
nama_ruangan
tahun_perolehan
merk
perbaikan
biaya_perbaikan
Memiliki
1
1
nama_ruangan
Memiliki
no_pemeliharaan
tanggal_pemeliharaan
no_disposisi
harga_barang
kondisi
Id_detilmasuk
Lokasi_arsip
Satuan_kerja
No_suratpermintaan
Tanggal_surat
Lokasi_arsip
No_suratpemeliharaan
Tanggal_surat
perihal
Lokasi_arsip
Taksiran_harga
Id_detilpermintaan
Detil_keteranganId_detilpenghapusan
Lokasi_arsip
Lokasi_arsip
tanggal_masuksurat
Distribusi_disposisi
pengirim
Isi_disposisi
perihal
Lokasi_arsip
Tanggal_suratrujukan
Lokasi_arsip
Gambar 7. Entity Relationship Diagram
Implementasi1. Menu Utama
Desain form menu utama adalah desain yang digunakan untuk menghubungkanform menu utama dengan form-form yang ada pada form menu utama yang terdiri dariform barang, form barang masuk, form surat masuk, form surat keluar, form disposisi,
9
form ekspedisi, form master detil permintaan, form input detil permintaan, formpemeliharaan, form mutasi inventaris, form penghapusan, dan form inventaris. Gambardesain menu utama bisa dilihat pada gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Menu Utama
2. Form Surat MasukTampilan form data surat masuk berfungsi untuk menginput data surat masuk ke
dalam database Administrasi di tabel_suratmasuk. Gambar form data surat masuk dapatdilihat pada gambar 9
Gambar 9. Tampilan Form Surat Masuk
3. Form DisposisiTampilan form data disposisi surat berfungsi untuk menginput data disposisi surat
ke dalam database Administrasi di tabel_disposisi. Gambar form data disposisi masukdapat dilihat pada gambar 10
10
Gambar 10. Tampilan Form Disposisi Surat
4. Form Surat KeluarTampilan form data surat keluar berfungsi untuk menginput data surat keluar ke
dalam database Administrasi di tabel_suratkeluar. Gambar form data surat keluar dapatdilihat pada gambar 11
Gambar 11. Tampilan Form Surat Keluar
5. Form Master Detil Permintaan BarangForm master detil permintaan barang berfungsi untuk menginput data master detil
permintaan barang ke dalam database Administrasi di tabel_permintaan dantabel_detilpermintaan. Gambar form master detil permintaan dapat dilihat pada gambar12
11
Gambar 12. Tampilan Form Detil Permintaan Barang
6. Form Master Detil Barang MasukForm master detil barang masuk berfungsi untuk menginput data master dan data
detil barang masuk ke dalam database Administrasi di tabel_barangmasuk dantabel_detilbarangmasuk. Gambar form input data master detil barang masuk dapat dilihatpada gambar 13
Gambar 13. Tampilan Form Master Detil Barang Masuk
7. Form Master Detil Mutasi InventarisForm master detil mutasi inventaris berfungsi untuk menginput data master dan
data detil mutasi inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_mutasi dantabel_detilmutasi. Gambar form master detil mutasi inventaris dapat dilihat pada gambar14
12
Gambar 14. Tampilan Form Master Detil Mutasi Inventaris
8. Form Master Detil PenghapusanForm master detil penghapusan berfungsi untuk menginput data master dan data
detil penghapusan inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_penghapusan dantabel_detilpenghapusan. Gambar form master detil penghapusan dapat dilihat padagambar 15
Gambar 15. Tampilan Form Master Detil Penghapusan
9. Form Master Detil PemeliharaanForm master detil pemeliharaan berfungsi untuk menginput data master dan data
detil pemeliharaan inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_pemeliharaan dantabel_detilpemeliharaan. Gambar form master detil pemeliharaan dapat dilihat padagambar 16
13
Gambar 16. Tampilan Form Master Detil Pemeliharaan
10. Form Data BarangForm data barang berfungsi untuk menginput data barang ke dalam database
Administrasi di tabel_barang. Gambar form data barang dapat dilihat pada gambar 17
Gambar 17. Tampilan Form Data Barang11. Form Inventaris
Form inventaris berfungsi untuk menyimpan data inventaris ke dalam databaseAdministrasi di tabel inventaris. Gambar form inventaris dapat dilihat pada gambar 18
14
Gambar 18. Tampilan Form Inventaris
12. Form Pencarian ArsipForm pencarian arsip berfungsi untuk mencari data arsip dari database
Administrasi dengan tujuan memudahkan proses administrasi. Gambar form data barangdapat dilihat pada gambar 19.
Gambar 19. Tampilan Form Pencarian Arsip
PENUTUP
Berdasarkan hasil penelitian dan dan pembahasan dapat disimpulkan bahwa denganadanya sistem yang dirancang dapat membantu proses administrasi perkantoran di lingkunganBid TI Polri Polda Sumsel. Proses pengarsipan yang disimpan ke dalam database sangat penting,selain dapat lebih mengamankan data yang ada, juga lebih memudahkan dalam proses pencariandata. Dari laporan-laporan yang dihasilkan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi
15
perkantoran, sudah dapat memenuhi kebutuhan informasi terutama untuk pelayanan ke dalamlingkungan Bid TI Polri itu sendiri. Pemodelan yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehinggasetiap pengguna yang memiliki hak akses mendapatkan kemudahan dalam mengkses kebutuhaninformasi yang dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA
Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung : CV. Yrama Widya.
Nugroho, Aryo. 2009. SQL Server 2008. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
Pasolong, Harbani. 2011. Teori Administrasi Publik. Bandung : ALFABET.
Tim Wahana Komputer. 2010. Delphi 2010 Programming Konsep dan Implementasi:Semarang : CV. ANDI OFFSET