SISTEM KOMPUTERISASI APLIKASI PENGOLAHAN ADMINISTRASI DAN KEPEGAWAIAN STUDI KASUS RADIO FATAMORGANA FM DI

TRENGGALEK

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Rebeca Septina

09.01.2573

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

COMPUTERIZED SYSTEM OF ADMINISTRATION AND PERSONAL PROCESSING APPLICATION CASE STUDY FATAMORGANA FM RADIO AT TRENGGALEK

SISTEM KOMPUTERISASI APLIKASI PENGOLAHAN ADMINISTRASI DAN KEPEGAWAIAN STUDI KASUS RADIO FATAMORGANA FM DI TRENGGALEK

Rebeca Septina

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Fatamorgana FM radio is a growing company in the field of broadcasting and advertising. Almost everyday advertising transactions madebetween administrative employees with advertisers. However, in Fatamorgana FM Radio still apply the manual way to implement the entire process that occursin the office, such as advertising registrationis still done by manual record, recaps employees' salariesare still done manually, etc.It can inhibit the performance of each day as it takes a long time in the process.

Office application scan greatly help the whole process of performance that occurs everyday with an easy and efficient in its use. This office suite consists of several features, such as registration advertising, recaps salaries, employee absences and broadcasters, as well as recaps of data-data radio fans. Employees also will be given additional training in order to use this application properly and smoothly.

The results of the analysis of problems found many things that are still ignored in applying this office applications such as less attention to the specifications of the computer being used, ignorance and indifference of employees due to lack of knowledge of its computerization, and application installation errors. From this time the employees and the broadcasters are given a more in-depth training on the process of implementing a computerized office so the application can run smoothly.

Keywords:Advertising, System Manual, Recaps Salaries, Employee Attendance, Training and Computerization.

1. Pendahuluan Perkembangan teknologi saat ini hampir menggantikan sistem manual

dengan sistem komputerisasi. Perkembangan teknologi tersebut misalnya teknologi

komputer baik hardware maupun software yang sebagian besar telah mewarnai

kehidupan manusia saat ini. Semakin pesatnya perkembangan teknologi tersebut,

maka semakin meningkat pula kemudahan kemudahan dan fasilitas yang

mendukung manusia dalam upaya menyelesaikan tugasnya dengan cepat dan tepat.

Dunia pendidikan, perkantoran, industri, telekomunikasi, bisnis, pariwisata dan

sebagainya telah menggunakan teknologi komputer sebagai alat bantunya.

Kemajuan teknologi komputer dimanfaatkan untuk membangun aplikasi.

Begitu mendengar kata Aplikasi, maka yang kita bayangkan adalah suatu subkelas

perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer untuk

melakukan suatu tugas yang diinginkan oleh pengguna. Dahulu sebelum ada

aplikasi, semua data yang akan diolah dilakukan secara manual atau tulisan yang

kurang menarik. Namun setelah teknologi komputer berkembang, aplikasi yang

digunakan mampu menarik perhatian masyarakat, karena aplikasi yang digunakan

akan lebih interaktif dan efisien serta mudah dipahami, sehingga masyarakat saat ini

sangat antusias terhadap penggunaan berbagai jenis aplikasi. Dalam hal ini interaktif

merupakan interaksi antara komputer dengan user atau pengguna, misalnya

interaksi antara karyawan dengan komputer guna melaksanakan sistem kinerja

setiap harinya.

Radio Fatamorgana FM adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam

bidang periklanan dan penyiaran. Dilihat dari segi jangkauan jaringannya, Radio

Fatamorgana FM berbeda dari radio lainnya. Dimana dalam hal jangkauannya Radio

Fatamorgana FM lebih unggul dibanding dengan radio radio yang ada di kota

setempat, yaitu jaringannya hingga mencapai radius 45 KM. Hal inilah yang

memberikan nilai positif dari Radio Fatamorgana FM sehingga beberapa perusahaan

tertarik untuk melakukan pemasangan iklan di Radio Fatamorgana FM.

Maksud dari perancangan aplikasi pada Radio Fatamorgana FM adalah

untuk meningkatkan sistem kinerja yang sudah ada menjadi sistem kinerja yang

lebih baik dan interaktif, sehingga para Customer dapat secara cepat dan mudah

dalam melakukan reservasi pemasangan iklan, dan lain-lain. Saat ini Radio

Fatamorgana FM dalam melaksanakan sistem kinerjanya masih sangat sederhana

dan menggunakan sistem manual. Dimana proses manual ini sangat tidak efisien

dalam perihal waktu yaitu berkisar antara 20 hingga 30 menit untuk tiap satu kali

reservasi iklan. Di dalam proses pengolahan data administrasi dan kepegawaian

seperti absensi karyawan juga masih menggunakan tanda tangan secara manual.

Hal ini juga akan berpengaruh terhadap proses rekap gaji karyawan tiap bulannya,

karena dalam melakukan rekap gaji karyawan masih membutuhkan waktu hingga 2

hari untuk mengumpulkan dahulu seluruh arsip arsip absensi karyawan yang

berupa lembaran lembaran kertas yang berisi tanda tangan absensi seluruh

karyawan. Hal tersebut sangat tidak efisien dalam perihal waktu kinerja.

Berdasarkan masalah yang dialami oleh Radio Fatamorgana FM dalam

sistem kinerjanya, maka penulis mencoba membangun sistem komputerisasi aplikasi

pengolahan administrasi dan kepegawaian yang interaktif dan efisien, karena melalui

aplikasi tersebut karyawan akan lebih mudah dan cepat dalam melakukan seluruh

kinerja yang berlangsung seperti absensi dan rekap gaji karyawan setiap bulannya

serta lebih cepat dalam melayani perusahaan perusahaan yang akan melakukan

reservasi pemasangan iklan di Radio Fatamorgana FM, yaitu yang sebelumnya

membutuhkan waktu hingga 30 menit bisa menjadi 15 menit saja.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur

mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan

suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu batasan yang tertentu.

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen

atau elemen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen elemen

yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.2 Konsep Sistem Informasi Kepegawaian

Berdasarkan definisi diatas maka penulis menyimpulkan,

kepegawaian merupakan tenaga kerja berkaitan dengan sumber daya

manusia baik jasmani maupun rohani yang senantiasa dibutuhkan dalam

suatu organisasi. Pengelolaan kepegawaian yang bersifat manajerial

maupun teknis administrative selalu berhubungan dengan data dalam

bentuk tercetak maupun data elektronik.

2.3 Konsep Java

Java merupakan bahasa pemrograman berorientasi objek yang

serbaguna. Selain itu java adalah bahasa pemrograman yang dapat

dijalankan di berbagai platform, di berbagai lingkungan seperti internet,

consumer electronic products, dan computer applications termasuk telepon

genggam. Java dikembangkan oleh Sun Microsystems dan dirilis tahun

1990. Bahasa ini menyediakan sejumlah perluasan yang mendukung

pengembangan aplikasi GUI dan juga pengembangan aplikasi client atau

server terhadap jaringan lokal ( LAN ) atau jaringan luas ( WAN ). Bahasa

java lebih populer dibandingkan dengan bahasa pemrograman lainnya,

karena secara arsitektural bahasa java lebih netral, selain itu java

merupakan bahasa penterjemah dan java juga bisa dijalankan pada segala

jenis platform yang memiliki interpreter dan lingkungan runtime.

2.4 Konsep PBO

Pemrograman berorientasi objek adalah metode implementasi

dimana program diorganisasikan sebagai kumpulan objek yang bekerja

sama, masing masing objek merepresentasikan instan dari kelas, dan

kelas kelas itu anggota suatu hirarki kelas kelas yang disatukan lewat

keterhubungan pewarisan.

2.5 Konsep UML

UML (Unified Modelling Language) didefinisikan sebagai bahasa

visual untuk menjelaskan, memberikan spesifikasi, merancang, membuat

model, dan mendokumentasikan aspek aspek dari sebuah sistem. Karena

tergolong bahasa visual, UML lebih mengedepankan penggunaan diagram

untuk menggambarkan aspek dari system yang sedang dimodelkan.

2.6 Konsep Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari item data yang

saling berhubungan satu sama lain, yang diorganisasikan berdasarkan

sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di komputer, dan harus

menggunakan perangkat lunak untuk melakukan manipulasi tertentu. Hal

penting dalam database adalah pengorganisasiannya yang mendukung

kemudahan pemakai dan efisiensi penampilan data untuk menginformasikan

suatu perusahaan.

2.7 Proses Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah proses pengelompokan data elemen

menjadi table-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Proses

normalisasi bertujuan untuk mendapatkan database yang optimal. Dalam

normalisasi harus dicari bentuk normal dari setiap file. Proses Normalisasi

terdiri dari beberapa jenis, diantaranya bentuk tidak normal, normalisasi

pertama, normalisasi kedua, normalisasi ketiga, dll.

2.8 Konsep ERD

Entity Relationship Diagram merupakan salah satu alat (tool)

berbentuk grafis, yang popular untuk desain database. ERD berguna untuk

memodelkan system yang nantinya akan dikembangkan basis datanya serta

membantu perancang saat melakukan analisis dan perancangan basis data,

karena model ini dapat menunjukan macam data yang dibutuhkan dan

kerelasian antar data di dalamnya.

2.9 Piranti Lunak yang Digunakan

2.9.1 Netbeans 6.9

Netbeans 6.9 adalah versi stabil terbaru dari IDE NetBeans,

yang dirilis oleh Sun Microsistem. Pada prinsipnya Netbeans 6.9

tidak jauh berbeda dengan keluarga versi sebelumnya.

2.9.2 My SQL

MySQL adalah sebuah system manajemen basis data

dimana basis data merupakan sekumpulan data yang terstruktur.

MySQL merupakan sebuah database server yang banyak digunakan

karena kehandalannya dan juga bersifat shareware.

2.9.3 IReport

IReport merupakan tool yang digunakan untuk membuat

desain report pada JasperReport. IReport merupakan perangkat

lunak buatan Giulio Toffoli pada tahun 2005.

3. Gambaran Umum 3.1 Sejarah Radio Fatamorgana FM

Radio Fatamorgana FM didirikan di Kecamatan Trenggalek, Kabupaten

Trenggalek pada tanggal 14 Februari 2002. Radio Fatamorgana FM merupakan

sebuah usaha keluarga yang didirikan oleh beberapa orang yang seluruhnya

merupakan satu keluarga. Pada awalnya Radio Fatamorgana FM hanya berfungsi

sebagai media pemasangan iklan saja. Namun dengan semakin berkembangnya

teknologi dan tuntutan masyarakat serta pelayanan yang semakin tinggi, maka Radio

Fatamorgana FM selain melayani pemasangan iklan juga melayani request lagu dan

kirim kiriman salam yang diminta oleh para pendengar melalui media atensi, pesan

singkat atau sms (short messages services) dan media telepon atau online. Setelah

mengalami berbagai macam halangan dan rintangan, akhirnya Radio Fatamorgana

FM diresmikan satu tahun kemudian yaitu tepat tanggal 14 Februari 2003 oleh

Bapak Hardjiyo selaku Penanggung Jawab dari Radio Fatamorgana FM.

3.2 Visi Radio Fatamorgana FM

Menjadi lembaga periklanan yang utama, terbaik, dan terpecaya

khususnya di wilayah Kabupaten Trenggalek.

3.3 Misi Radio Fatamorgana FM

Membantu dan memudahkan masyarakat mengembangkan kegiatan

ekonomi produktifnya, menciptakan sistem kerja yang efisien dan inovatif,

perbaikan terus menerus didalam perusahaan atau lembaga guna

perkembangan yang lebih baik lagi.

3.4 Sistem Manajemen

Radio Fatamorgana FM dikelola oleh tenaga terdidik, terpercaya dan

professional dengan sistem rekruitmen yang ketat dan bertahap. Kegiatan

operasional Radio Fatamorgana FM sehari hari dilaksanakan oleh

manager yang bertanggung jawab kepada pengurus. Pengawasan anggaran

dan pengawasan proses penyiaran dilakukan oleh pengurus sehingga dalam

hal ini pengurus juga berfungsi sebagai penentu arah dan pengawas.

3.5 Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem kinerja yang berlangsung pada Radio Fatamorgana FM

sebagai berikut :

Petugas Administrasi melakukan pendataan data karyawan, pelanggan, iklan, dan reservasi iklan dengan cara menulisnya ke dalam sebuah

buku folio. Selanjutnya petugas administrasi membuat beberapa laporan

tiap bulannya guna diserahkan kepada Manajer Radio tersebut dengan

mengetik menggunakan sebuah mesin tik. Khusus untuk pelanggan

yang melakukan reservasi iklan maka petugas administrasi akan

memberikan sebuah kwitansi sebagai tanda bukti reservasi iklan

tersebut. Kwitansi tersebut juga dibuat secara manual atau tulis tangan.

Petugas Keuangan akan melakukan pendataan rekap gaji karyawan dan penyiar dengan cara menulisnya ke dalam sebuah buku folio.

Selanjutnya petugas keuangan juga membuat beberapa laporan tiap

bulannya guna diserahkan kepada Manajer Radio tersebut dengan

mengetik menggunakan sebuah mesin tik.

Seluruh karyawan dan penyiar setiap hari melakukan proses presensi secara manual yaitu dengan cara tandatangan diatas sebuah lembar

kertas presensi yang telah disediakan di meja petugas administrasi.

4. Pembahasan a. Form Utama Administrasi

Menu Utama Administrasi ini merupakan halaman utama jika admin pada

saat login memilih hak akses administrasi, dimana di dalamnya terdapat menu

data, iklan, pengaturan, dan exit.

b. Form Karyawan

Form Karyawan merupakan halaman yang berisi tentang data diri karyawan

dan penyiar dari Radio Fatamorgana FM.

c. Form Pelanggan

Form pelanggan merupakan halaman yang berisi tentang data diri

pelanggan dari Radio Fatamorgana FM.

d. Form Data Iklan

Form data iklan merupakan halaman yang berisi tentang data iklan yang

diperjualbelikan di Radio Fatamorgana FM.

e. Form Reservasi Iklan

Form reservasi iklan merupakan halaman yang berisi tentang data reservasi

iklan yang telah dipesan oleh para pelanggan.

f. Form Rekap Gaji Karyawan

Form rekap gaji karyawan merupakan halaman yang berisi tentang data

rekap gaji karyawan untuk tiap bulannya.

g. Form Pembelian

Form pembelian merupakan halaman yang berisi tentang data pembelian

yang dilakukan oleh pihak radio untuk tiap bulannya.

h. Form Data Fans

Form fans radio merupakan halaman yang berisi tentang data fans radio

yang sering online atau request ke radio fatamorgana fm.

i. Form Presensi Karyawan

Form absensi karyawan merupakan halaman yang berisi tentang data

absensi karyawan.

j. Form Report Reservasi Iklan

Form report reservasi iklan merupakan laporan dalam bentuk lembaran

kertas sebagai kwitansi dari setiap transaksi reservasi iklan.

k. Hasil Pengujian

Berdasarkan pengujian di atas, dapat terlihat bahwa program dapat berjalan.

Untukmenilai keberhasilan aplikasi yang dibuat, penulis melakukan uji coba

program pada 9 orang pengguna, dimana masing-masing orang diberi

pengarahan selama 5 menit untuk penggunaan program, setelah itu pengguna

mencoba aplikasi yang telah dibuat, dan mengisi kuisioner yang diberikan

penulis. Penulis mengelompokkan penilaian berdasarkan tampilan program, cara

penggunaan program, fasilitas pada program,kegunaan program dan ketepatan

program. Data hasil pengujian dapat dilihat pada table dibawah ini :

NAMA PERTANYAAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Luluk Indrayani N S SS SS SS SS SS N SS N Ahmad Jauhari SS SS S N S SS SS N SS N Eni Rosita S TS S N S S S N SS N Zaenal Fanani SS SS N TS N N N TS SS N Udiono N N S N S N N TS SS N Afan Ramadhan S S N N S S SS S SS S Bagas Aditama N S SS S SS N N N SS S Fara Arwani TS S S S S S SS S SS N Pandu N S N N N S S TS SS N

l. Perbedaan Sistem Lama dengan Sistem Baru

Berikut adalah perbedaan antara system yang lama dengan system yang

baru.

Berdasarkan media yang digunakan :

a. Sistem lama : menggunakan buku folio bergaris untuk mencatat

transaksi, data administrasi dan kepegawaian.

b. Sistem baru : menggunakan computer dan printer.

Berdasarkan cara penggunaan dalam hal transaksi dan rekap gaji :

a. Sistem lama : untuk proses pengolahan data transaksinya

pengguna harus menuliskan ke dalam buku folio dan untuk proses

perhitungannya menggunakan kalkulator secara manual.

b. Sistem baru : untuk proses pengolahan data transaksinya

pengguna langsung memasukan datanya ke dalam form aplikasi dan

untuk proses perhitungannya pengguna hanya tinggal menekan

tombol jumlah, maka secara otomatis akan keluar hasil yang

diingikan.

Berdasarkan software yang digunakan:

a. Sistem lama : tidak menggunakan software apapun.

b. Sistem baru : menggunakan bahasa pemrograman Java dan

MySQL untuk databasenya.

Berdasarkan laporan yang didapatkan :

a. Sistem lama : menggunakan kwitansi yang ditulis secara manual.

b. Sistem baru : dengan menekan tombol print, maka akan secara

menghasilkan sebuah output secara otomatis.

Berdasarkan penyimpanan datanya :

a. Sistem lama : menggunakan lembaran lembaran kertas yang

digunakan sebagai arsip kantor.

b. Sistem baru : menggunakan system database yang seluruh

datanya akan otomatis tersusun secara rapi, aman, dan akurat.

5. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan, penjelasan semua materi dan hasil uji coba pada

bab bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Penerapan system komputerisasi aplikasi pengolahan administrasi dan

kepegawaian studi kasus Radio Fatamorgana FM secara manual akan

memperlama proses kinerja yang berlangsung setiap harinya, serta

memungkinkan terjadinya data lama hilang atau rusak karena hanya

tersimpan dalam arsip arsip lembaran kertas saja. Akan tetapi dengan

adanya aplikasi ini system kinerja akan berjalan lebih cepat serta data

tersimpan dengan rapi, aman dan terstruktur.

2. Dalam pembuatan system komputerisasi aplikasi pengolahan administrasi

dan kepegawaian ini, penyusun menyesuaikan dengan kebutuhan di Radio

Fatamorgana FM. Mulai dari alur system yang ditampilkan, desain, dan

tampilan aplikasi.

3. Dalam proses outputnya, system komputerisasi aplikasi pengolahan

administrasi dan kepegawaian studi kasus Radio Fatamorgana FM ini dapat

mencetak laporan rekap gaji karyawan dan penyiar, data penjualan dan

pembelian, dan data reservasi iklan berdasarkan Nomor Induk Karyawan,

Nomor Transaksi, Tanggal Transaksi, dan Nama Barang.

4. System komputerisasi aplikasi pengolahan administrasi dan kepegawaian

studi kasus Radio Fatamorgana FM ini tidak dapat dilakukan oleh

sembarang orang karena dalam aplikasi ini telah diberlakukan system login

yang menggunakan hak akses sehingga seluruh menu utama disesuaikan

dengan kebutuhan tiap-tiap hak akses.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data.

Bambang Hariyanto, Ir.,MT. 2007. Esensi-Esensi Bahasa Pemrograman Java. Bandung :

Informatika Bandung.

Bambang Hariyanto, Ir.,MT. 2008. Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Bandung :

Informatika Bandung.

Bunafit Nugroho. 2004. PHP & MYSQL dengan Editor Dreamweaver MX. Yogyakarta : Andi

Offset.

Edhy Sutanta. Sistem Basis Data. Graha Ilmu.

Ema Utami dan Sukrisno. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database.

Jerry Gerald. 1981. Fundamental of System Analysis, Edisi Kedua. New York : John Willy &

Sons

Jogiyanto, HM. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Jogjakarta : Andi Offset.

Nugroho, Ad, ST.,MMSI. 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung :

Informatika Bandung.

Tim Dosen. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal Penelitian dan Laporan Tugas Akhir.

STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Wahana Komputer. Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JAVADB dengan Netbeans.

Yogyakarta : Andi Offset.

Yuniar Supardi, Ir. Semua Bisa Menjadi Programer JAVA, Jakarta : Elex Media Komputindo.

Halaman JudulHalaman Persetujuan Naskah PublikasiAbstract1. Pendahuluan2. Landasan Teori2.1 Konsep Dasar Sistem2.2 Konsep Sistem Informasi Kepegawaian2.3 Konsep Java2.4 Konsep PBO2.5 Konsep UML2.6 Konsep Basis Data2.7 Proses Normalisasi2.8 Konsep ERD2.9 Piranti yang Digunakan2.9.1 Netbeans 6.92.9.2 My SQL2.9.3 IReport

3. Gambaran Umum3.1 Sejarah Radio Fatamorgana FM3.2 Visi Radio3.3 Misi Radio3.4 Sistem Manajemen3.5 Sistem yang sedang Berjalan

4. Pembahasana. Form Utamab. Form Karyawanc. Form Pelanggand. Form Data Iklane. Form Reservasi Iklanf. Form Rekap Gaji Karyawang. Form Pembelianh. Form Data Fansi. Form Presensi Karyawanj. Form Report Reservasi Iklank. Hasil Pengujianl. Perbedaan Sistem Lama dengan Sistem Baru

5. KesimpulanDaftar Pustaka