[Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bilangan 4/2017]

SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU PERKHIDMATAN AWAM BRUNEI DARUSSALAM

29 Jamadilakhir 1438 | 28 Mac 2017 [Selasa]

Dewan Teater Utama, Jabatan Perdana Menteri

Kandungan

01

Pendahuluan

02Objektif

03 Aspek Penilaian

04KitaranPenilaian

05 Kaedah Bell Curve

06Proses Penetapan Gred

07 MatriksPengurusanBakat dan Bonus Tahunan

Dikawal olehSK JPM

bilangan4/2017

bertarikh 28 Februari 2017

Salah satu langkahmempertingkatkanbudaya berasaskan

prestasi(performance-based

culture) dalamPerkhidmatan Awam

Bagi semua peringkatpegawai dan

kakitangan BahagianI, II, III, IV dan V dalamPerkhidmatan Awam

Bermaksud satu sistem untuk merancang, melaksana,

mengurus & menilai pencapaian prestasi

pegawai dan matlamat organisasi

dalam tempoh penilaian lazimnya

satu tahun

Pendahuluan

OWNERS

SUB-INITIATIVES

THEMES

GOALS

INITIATIVES

STRATEGIES

OUTCOME

Wawasan Brunei 2035

Institutional Development

AN EXCELLENT CIVIL SERVICE TOWARDS FACILITATING ECONOMIC GROWTH FOR THE WELL-BEING OF THE NATION

CIVIL SERVICE FRAMEWORK (CSF)

Quality of Life

The BIG Picture

The BIG Picture

STRATEGY 1: DEVELOPING AND MANAGING FUTURE LEADERS OF THE CIVIL SERVICE

INITIATIVE 2 : MANAGING PERFORMANCE

SUB-INITIATIVE 4 :

NEW PERFORMANCE APPRAISAL SYSTEM

OBJECTIVE 1 : PRODUCE COMPETENT, CAPABLE AND QUALITY LEADERS

THAT STEER TOWARDS CIVIL SERVICE EXCELLENCE

SUB-INITIATIVE 5 :

PERFORMANCE RELATED REWARD / BONUS

SCHEME

SUB-INITIATIVE 6 :

LEADERS EFFECTIVENESS ASSESSMENT

SUB-INITIATIVE 7 :

LEADERSHIP PERFORMANCE DEVELOPMENT FRAMEWORK

CIVIL SERVICE FRAMEWORK

MAJLIS TERTINGGI WAWASAN BRUNEI

Wawasan Brunei Framework• National Outcomes, Key Area and

National Key Performance Indicator• Policy Directions

Directions and monitoring at National

level

STRATEGY CHAMPION• National Strategy Champion

Committee

Strategy FormulationIdentify actions/

reforms

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

PPB PPB PPB PPB PPB

MINISTRY • Strategy Plan & Ministry

level KPI• Initiative, Program &

Project

Identify and monitor initiative/ program implementation at operational level

DEPARTMENT• Action Plan• Departmental KPIs

Project Implementation

INDIVIDUAL • Performance appraisal

KPIs

Kaitanelemen KPI

dalam SistemPengurusan

Prestasi Barudengan

matlamatWawasan2035 danhala tuju

Kementerian

GRED PENILAIAN PRESTASI WARGA

PERKHIDMATAN AWAM BAGI TAHUN 2016

• Bagi seramai 55,144 warga Perkhidmatan Awam (menggunakan borangpenilaian prestasi yang lama)

8

23.6%

69.2%

6.9% 0.30% 0.07%

A B C D E

Gred Penilaian Prestasi bagi Tahun 2016

3713,022

38,143

3,777165

Gred A dan B = 92.8%

Pembaharuan

Dua [2] pembaharuan

Kaedah Bell Curve:

• Menetapkan hadperatus pemberian gredprestasi di semuakementerian danjabatan

Borang Penilaian Prestasi Baru:

• Hasil (results) melaluipenetapan KPI; dan

• Ciri-ciri peranan (role competencies)

Mengukur & menilai pencapaian prestasi

Membolehkan tindakan diambil

Objektif

Mengenal pasti tahap kompetensi

Menggalakkan rasa tanggungjawab

Menggalakkan persaingan positif (healthy competition)

Memastikan akauntabiliti pegawai dan kakitangan

Mengenalpasti top/ high performers

BORANG PENILAIAN

PRESTASI BARU

Borang PenilaianPrestasi Bahagian I

Borang PenilaianPrestasi Bahagian II

Borang PenilaianPrestasi Bahagian III

Borang PenilaianPrestasi BahagianIV & V

Garispanduan PerlaksanaanBahagian I & II

Garispanduan PerlaksanaanBahagian III

Garispanduan PerlaksanaanBahagian IV & V

Borang Penilaian Prestasi Baru

ROLE COMPETENCIES

RESULTSOVERALL

PERFORMANCE

Key Performance Indicators (KPI)

Behaviour and Skills

WHAT people achieve

HOWpeople achieve

Aspek Penilaian

Penilaian Hasil

(Results/KPI): Dimestikan bagi semua

bahagian Dua (2) kali reviu - bulan

Februari dan Jun pada tahunpenilaian

Ciri-Ciri Peranan

(Role Competencies)

Ciri mandatori dan ciri opsyen

bagi Bahagian I dan II

Semua ciri adalah mandatori

bagi Bahagian III, IV dan V

Terdapat ruang bagi

penilaian ciri

tambahan

(ciri yang tidak

tersenarai dalam

borang) yang

difikirkan bersesuaian

Aspek Penilaian

2 AspekPenilaian

Penilaian Hasil [Results/KPI]

Menyenaraikan sekurang-kurangnya

1 KPI

BAHAGIAN IV & V

Setiap bulan Februari, Jun dan September

Markah penilaian hanya akan diberikan pada bulan September (pada tahun penilaian)

STATUS PENCAPAIAN

Menyenaraikan sekurang-kurangnya

2 KPI

BAHAGIAN I, II & III

Status pencapaian hendaklah dijalankan pada setiap bulan Februari, Jun dan September.

Markah penilaian hanya akan diberikan pada bulan September. Keterangan markah

penilaian serta markah bagi setiap KPI yang diperolehi dalam bahagian ini adalah seperti

berikut:

MARKAH KETERANGAN MARKAH YANG

DIPEROLEHI

MARKAH

4 Melebihi Jangkaan (Cemerlang) KPI 1

3 Mencapai Jangkaan (Sangat Baik) KPI 2

2 Hampir Mencapai Jangkaan (Baik) KPI 3

1 Dibawah Jangkaan (Memerlukan Pembaikan) KPI 4

0 Tidak Mencapai Jangkaan (Tidak

Memuaskan)

JUMLAH MARKAH

KPI 1:

Peringkat

Penilaian

Pertama (Februari) Kedua (Jun) Akhir (September)

Markah Pencapaian (sila tandakan)

0 1 2 3 4

KPI 2:

Peringkat

Penilaian

Pertama (Februari) Kedua (Jun) Akhir (September)

Markah Pencapaian

0 1 2 3 4

Kepimpinan,

Membuat KeputusanPengetahuan

&Perlaksanaan TugasPembangunan Sumber

Manusia

Pengetahuan & Penyelesaian

Tugas

Disiplin & Integriti

KomitmenKomunikasi

Pengurusan Kerja

Bahagian I & II

Bahagian III, IV & V

Semua BahagianKompetensiUmum

KompetensiKhusus

Ciri Peranan [Role Competencies]

Ciri Peranan [Role Competencies] Bahagian I & II

Disiplin dan Integriti

Komitmen

Pengetahuan dan Perlaksanaan[application]

Membuat keputusan

Kepimpinan

Pengurusan kerja

Komunikasi

*Pembangunan Sumber Manusia[jika berkenaan]

7 ciri mandatori dan 1 ciri opsyen (*)

Ciri Peranan [Role Competencies] Bahagian III; IV & V

Disiplin dan Integriti

Komitmen

Pengetahuan dan PenyelesaianTugas

Pengurusan Kerja

Komunikasi

5 ciri mandatori

Jumlah yang diperuntukkan bagimenilai hasil (results) dangabungan ciri peranan serta ciritambahan

Wajaran yang digunakan berbezabagi setiap Bahagian mengikutkesesuaian tugas dantanggungjawab

Konsep Wajaran [weightage]

BAHAGIANWAJARAN [WEIGHTAGE]

HASIL [RESULTS] -KPI

CIRI PERANAN & CIRI TAMBAHAN

I ; II & III 50% 50%

IV & V 30% 70%

Bahagian CWajaran

(%)

Jumlah

Diperolehi

(%)

Jumlah Markah

Keseluruhan

(sebelum proses

moderation/ calibration)

(%)

Jumlah Markah

= X 50 =

(Jumlah KPI X 4)

+ =

Bahagian D

Jumlah Markah+

Bahagian E

Jumlah Markah=

X 50 =

Bahagian D

(Jumlah Ciri

Peranan X 4)

+

Bahagian E

(Jumlah Ciri

Tambahan X 4)

=

Prestasi Keseluruhan

Hasil (Results/KPI)

Ciri Peranan

Ciri Tambahan

Wajaran

GRED A91% DAN KEATAS(CEMERLANG)

GRED B80% - 90%(SANGAT BAIK)

GRED C66% - 79%(BAIK)

GRED D50% - 65%(MEMERLUKAN PEMBAIKAN)

GRED E49% DAN KEBAWAH(TIDAK MEMUASKAN)

Gred Penilaian

Menggunakan Gred A sehingga

Gred E

Rancangan kerja / huraiantugas/ sasaran objektif dan

perakuan prestasi dijalankan

Oktober

Pemantauan / Reviupencapaian hasil (results)

Pemberian gredpenilaian prestasi secara

keseluruhan

Kitaran Sistem Penilaian Prestasi

Februari & Jun September

Pembangunan Kapasiti [berterusan]

KAEDAH BELL CURVE

Kaedah Bell Curve

Adjusted bell curve dan tidaksemestinya symmetrical

Membuka ruang kepada budayakerja positif dan produktif -pegawai dan kakitangan akansentiasa mempertingkatkan mutudan prestasi kerja.

Peratus Bell Curve

GRED PRESTASI PERATUS

A 5%

B 25%

C 55%

D15%

E

Borang Penilaian Prestasi Baru dikaitkandengan penggunaan kaedah bell curvemengikut peratus yang dicadangkan:

Had peratus bell curve akan diteliti semula mengikutkeperluan dari masa ke semasa

PENETAPAN GRED PRESTASI

TERAKHIR

1. PERBINCANGAN

PRESTASI KESELURUHAN

2. KLUSTER GRED PRESTASI

3. PROSES ‘MODERATION’

DAN ‘CALIBRATION’

4. MAKLUMAN GRED PRESTASI

TERAKHIR

1. Perbincangan di buat antaraPegawai Penilai dan PegawaiYang Dinilai setelah putaranprestasi lengkap pada bulanSeptember

2. Unit HR akan membuatclustering ke ataskeseluruhan gredprestasi organisasi danmerangka bell curve

3. Jika sekiranya bell curve tidakmenepati had peratus yang

ditetapkan, Kementerian/Jabatanmelaksanakan proses

moderation/calibration

4. Gred prestasi terakhirdimaklumkan oleh Unit HR

setelah proses moderation/calibration

dilaksanakan.

Proses Penetapan Gred Prestasi Terakhir

03

02

01

Proses Moderation / Calibration

Kementerian/Jabatan perlumelaksanakan prosesmoderation/calibration jikahad peratus yang ditetapkantidak ditepati

Tujuan untuk menggunakanstandard sama dalam mengukurdan menilai prestasi Pegawai YangDinilai

Dijalankan di peringkat organisasi: Peringkat Kementerian - Panel

dipengerusikan oleh SetiausahaTetap

Peringkat Jabatan - Paneldipengerusikan oleh Ketua Jabatan

Illustrasi Kaedah Bell Curve

Bell Curve Jabatan A

Bell Curve Jabatan B

Bell Curve Jabatan C

Bell Curve Jabatan D

Bell Curve Jabatan E

Bell Curve KementerianProper

Bell Curve Kementerian SecaraKeseluruhan (Reporting Purposes)

Pemantauan Berterusan

03

Semasa Mesyuarat

02

Sebelum Mesyuarat

01

1. Mengumpulkan data, rekod &maklumat peribadi semuapegawai/kakitangan;

2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlah kakitangan didalam setiap peratus gredprestasi;

3. Menetapkan kriteria bagi pegawaiyang dikenalpasti sebagai top,middle dan low performers.

Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration

1. Menetapkan pegawai dinilaidalam matriks prestasiberdasarkan penilaian danperbandingan;

2. Mempertahankan penilaianberdasarkan kriteria & ciri-ciriyang ditetapkan dalam Langkah1.

3. Merangka Bell-Curve (Ideal vsgraded)

1. Penilaian terakhir disampaikan olehBahagian/Unit HR kepadapegawai/kakitangan;

2. Latihan dan program Mentoring &Coaching perlu dijalankan darisemasa ke semasa selaras denganTalent Management Matriks;

3. Menghadapkan laporan prestasikeseluruhan Kementerian/Jabatantermasuk bell curve ke JabatanPerkhidmatan Awam

KATEGORI

KUMPULAN

GRED

E D C B A

15% 55% 25% 5%

Top Group Aminah[Siti]

Adrian

[Aqil]

Yati

[Salleh]

MaimunahAk Nizam

2nd Group NisaAli

AhmadJidah

Kassim

Hjh Ain

3rd GroupAbu

Siti

Khaira

Aqil

Dk Liza

Salleh

Gred A B C D E

Top group 98-100% 88-90% 76-79% 61-65%49%

ke bawah2nd group 95-97% 84-87% 71-75% 56-60%

3rd group 91-94% 80-83% 66-70% 50-55%

Menetapkanpegawai dinilaidalam matriks

prestasiberdasarkan

penilaian danperbandingan;

pemarkahan kumpulan mengikut gred prestasi Salleh mendapatmarkah diantara 91-

94% dan mungkindiletakkan di bawahlingkungan Gred B

semasa proses moderation/ calibration

30

SOLID PERFORMERS (HC/ LR)

STRONG PERFORMERS(HC/MR)

STAR PERFORMERS

(HC/HR)

QUESTIONABLE PERFORMERS

(MC/ LR)

SOLID PERFORMERS(MC/ MR)

STRONG PERFORMERS(MC/ HR)

LOW PERFORMERS

(LC/ LR)

QUESTIONABLE PERFORMERS

(LC/ MR)

SOLID PERFORMERS(LC/ HR)

Results (R)

Competencies (C)

Matriks Pengurusan Bakat(Talent Management Matrix)

A = Star performersB = Strong performersC = Solid performersD = Questionable

performersE = Low performers

31

Results (R)

Competencies (C)

Matriks Pengurusan Bakat(Talent Management Matrix):

Interventions

FOCUS ON IMPROVING LOW RESULTS

FOCUS ON DELIVERING RESULTS SHORT TERM AND

DEVELOPMENT OPPORTUNITIES LONG

TERM

STRETCH ASSIGNMENTS TO PREPARE FOR LARGER ROLE

ADDRESS ROOT CAUSE OF DELIVERING RESULTS AND CONTINUE TO

DEVELOPING COMPETENCIES

CONTINUE DEVELOPING COMPETENCIES AND IMPROVING RESULTS

LOOK FOR OPPORTUNITY TO DISPLAY HIGH COMPETENCIESIN CURRENT JOB

ADDRESS COMPETENCY NEEDS AND DELIVERY ISSUES WITH CLOSE

SUPERVISION;CONSIDER REASSIGNMENT

TO MORE APPROPRIATEPOSITION

WORK ON IMPROVING COMPETENCIES IN CURRENT JOB AND

CONTINUE ON IMPROVING RESULTS

CONTINUE DEVELOPING COMPETENCIES IN

CURRENT POSITION

Bonus Tahunan

Sepertimana kadar bonus yang telah ditetapkan dalam

Surat KelilingJabatan Perdana Menteri

bilangan 7/1992 Perenggan 1

GRED PENILAIANKADARBONUS

A CEMERLANG 100%

B SANGAT BAIK 100%

C BAIK 100%

DMEMERLUKAN

PEMBAIKAN100%

E TIDAK MEMUASKAN 50%

TIADA PERUBAHAN keatas

Surat KelilingJabatan Perdana Menteri

bilangan 14/1984

Bonus Tahunan

Perlaksanaan SistemPengurusan Prestasi

Baru akan mulaberkuatkuasa pada

1 Oktober 2017

Dengan berkuatkuasanya

perlaksanaan Sistem

Pengurusan Prestasi Baru,

Surat Keliling Jabatan

Perdana Menteri bilangan

9/1988 adalah dibatalkan

Perlaksanaan

laman web www.jpa.gov.bn

alamat Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Perdana Menteri

telefon +673 2382469 ext 406/410

e-mel info.prestasi@psd.gov.bn

fax +673 2382574

Terima Kasih