SISTEM PERMOHONAN CUTI, ELAUN DAN …sislapor.jpm.my/Speck/modules/Manual SPECK/Manual Penyedia SPE… · 7. Permohonan Cuti Sakit Lanjutan (CSL) Borang Permohonan CSL mempunyai dua(2)

SISTEM PERMOHONAN CUTI, ELAUN

DAN KEMUDAHAN DI JPM (SPECK)

SEKSYEN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN INOVASI DAN PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA

JABATAN PERDANA MENTERI

PENGENALAN

Sistem Permohonan Cuti, Elaun dan Kemudahan (SPECK) adalah sistem permohonan

secara online bagi memudahkan permohonan dan proses kelulusan cuti, elaun dan

kemudahan. Pengguna utama sistem ini Seksyen Pengurusan Sumber Manusia, BIPSM

Jabatan Perdana Menteri (JPM) dan agensi di bawah JPM.

Sistem ini terdiri daripada 6 modul iaitu:

i. Bayaran Insentif Tugas Kewangan

ii. Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor

iii. Cuti Sakit Tambahan

iv. Cuti Sakit Lanjutan

v. Cuti Separuh Gaji

vi. Cuti Sakit Barah

TUJUAN

Tujuan penyediaan Manual Pengguna ini adalah untuk membantu Penyedia memahami

proses kerja Penyedia. Dokumentasi ini akan menerangkan dengan terperinci bagaimana

modul ini berfungsi dan memberi gambaran kepada Penyedia bagaimana untuk

menggunakan modul tersebut.

OBJEKTIF

i. Menyediakan sistem permohonan cuti, elaun dan kemudahan secara online

ii. Memudahkan proses permohonan cuti, elaun dan kemudahan di JPM

iii. Menyediakan laporan-laporan berkaitan untuk tujuan pengurusan.

SKOP & FUNGSI

i. Sistem ini mempunyai 6 modul utama iaitu Bayaran Insentif Tugas Kewangan,

Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor, Cuti Sakit Tambahan, Cuti Sakit

Lanjutan, Cuti Separuh Gaji dan Cuti Sakit Barah.

ii. Mewujudkan kawalan capaian setiap proses bagi memastikan pegawai

bertanggungjawab sahaja dibenarkan membuat capaian.

iii. Mewujudkan ID mengikut peranan dan fungsi kemasukan katalaluan

1. Pendaftaran Masuk

Untuk memulakan operasi, Penyedia perlu daftar masuk terlebih dahulu dengan

memasukkan no kad pengenalan dan kata laluan yang betul pada paparan utama

sistem seperti dalam Rajah 1 berikut:

Rajah 1

2. Profil Pemohon

Setelah butang Masuk diklik, paparan seperti Rajah 2 di bawah akan dipaparkan.

Seterusnya, Penyedia boleh melihat dan mengemaskini profil.

Rajah 2

3. Kemaskini Maklumat Pemohon

Rajah 3 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia menekan butang Kemaskini.

Seterusnya Penyedia boleh mengemaskini profil dan klik butang simpan untuk

mengemaskini maklumat atau butang batal untuk membatalkan pengemaskinian profil.

Rajah 3

Apabila Penyedia menekan butang simpan, popup seperti di bawah akan di paparkan.

Klik OK.

4. Permohonan Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK)

Modul permohonan terbahagi kepada enam(6) bahagian iaitu Permohonan Bayaran

Insentif Kewangan (BITK), Permohonan Bayaran Insentif Tugas Pengurusan

Stor (BITPS), Permohonan Cuti Sakit Tambahan (CST), Permohonan Cuti Sakit

Lanjutan (CSL), Permohonan Cuti Separuh Gaji (CSG) dan Permohonan Cuti

Sakit Barah (CSB).

Borang Permohonan BITK mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,

Maklumat Perkhidmatan dan Perakuan.

Rajah 4

Rajah 4

Rajah 4 di atas menunjukkan Maklumat Pemohon BITK yang perlu diisi. Penyedia wajib

mengisi semua maklumat yang bertanda (*).

Rajah 5 di bawah menunjukkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh Penyedia.

Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.

Rajah 5

Rajah 6

Maklumat Perakuan yang perlu diisi oleh Penyedia adalah seperti yang ditunjukkan di

Rajah 6 di atas. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).

Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Apabila Penyedia menekan

butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan BITK akan disimpan dan emel

notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika

maklumat permohonan BITK berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di

bawah akan dipaparkan. Klik OK.

5. Permohonan Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor (BITPS)

Borang Permohonan BITPS mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,


Rajah 7

Rajah 7 di atas menunjukkan Maklumat Pemohon BITPS yang perlu diisi. Penyedia wajib


Rajah 8 di bawah menunjukkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh Penyedia.

Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.

Rajah 8


Rajah 9 di bawah. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).

Rajah 9


butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan BITPS akan disimpan dan emel

notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika

maklumat permohonan BITPS berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di

bawah akan dipaparkan. Klik OK.

6. Permohonan Cuti Sakit Tambahan (CST)

Borang Permohonan CST mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,


Rajah 10

Rajah 10 di atas menunjukkan Maklumat Pemohon CST yang perlu diisi. Penyedia wajib


Rajah 11 di di bawah pula memaparkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh

Penyedia. Semua maklumat yang bertanda (*) adalah wajib diisi.

Rajah 11



Rajah 12


butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CST akan disimpan dan emel notifikasi

kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada Penyedia akan dihantar. Jika maklumat

permohonan CST berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan

dipaparkan. Klik OK.

7. Permohonan Cuti Sakit Lanjutan (CSL)

Borang Permohonan CSL mempunyai dua(2) kategori iaitu Permohonan Cuti Sakit

Lanjutan (CSL) dan permohonan Cuti Sakit Lanjutan Baru. Permohonan CSL adalah

lanjutan dari permohonan CST. Sekiranya data CST pemohon tiada dalam rekod,

Penyedia perlu membuat permohonan melalui Permohonan CSL Baru bagi pemohon.

Rajah 13

Permohonan Cuti sakit Lanjutan (CSL):

Klik pada Permohonan CSL seperti yang ditunjukkan di Rajah 14 untuk membuat

permohonan CSL.

Rajah 14

Rajah 15 akan dipaparkan. Penyedia perlu memasukkan nombor kad pengenalan

pemohon untuk membuat permohonan CSL dan tekan butang Semak untuk

mendapatkan maklumat permohonan pemohon.

Rajah 15

Rajah 16 di bawah akan dipaparkan sekiranya data pemohon wujud di dalam sistem.

Klik pada nama pemohon untuk memaparkan maklumat pemohon.

Rajah 16

Apabila Penyedia klik pada nama pemohon, Maklumat Pemohon akan dipaparkan seperti

Rajah 17 di bawah.

Rajah 17

Rajah 18

Rajah 18 di atas pula memaparkan Maklumat Perkhidmatan pemohon. Penyedia wajib




Rajah 19


butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CSL akan disimpan dan emel notifikasi


permohonan CSL berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan


Permohonan Cuti Sakit Lanjutan Baru (CSL Baru):

Rajah 20

Penyedia boleh memilih borang permohonan CSL Baru seperti yang di paparkan dalam

Rajah 20 di atas.

Rajah 21 di bawah menunjukkan Maklumat Pemohon CSL Baru yang perlu diisi.

Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).

Rajah 21

Rajah 22 di bawah menunjukkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh


Rajah 22


Rajah 23 di bawah. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*)

Rajah 23


butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CSL akan disimpan dan emel notifikasi


permohonan CSL berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan


8. Permohonan Cuti Sakit Separuh Gaji (CSG)

Borang Permohonan CSG mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,


Rajah 24 di bawah memaparkan Maklumat Pemohon CSG yang perlu diisi. Penyedia

wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).

Rajah 10

Pemohon dikehendaki mengisi maklumat perkhidmatan bagi permohonan cuti sakit

lanjutan dengan betul dan lengkap, Pemohon wajib mengisi semua maklumat yang

bertanda (*).

Rajah 24

Rajah 25 di bawah menunjukkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh


Rajah 25



Rajah 26


butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CSG akan disimpan dan emel notifikasi


permohonan CSG berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan


9. Permohonan Cuti Sakit Barah (CSB)

Borang Permohonan CSB mengandungi tiga (3) menu utama iaitu Maklumat Pemohon,


Rajah 27

Rajah 27 di atas menunjukkan Maklumat Pemohon CSB yang perlu diisi. Penyedia wajib


Rajah 28 di bawah pula memaparkan Maklumat Perkhidmatan yang perlu diisi oleh


Rajah 28

Rajah 29


Rajah 29 di atas. Penyedia wajib mengisi semua maklumat yang bertanda (*).


butang Simpan & Hantar, maklumat permohonan CSB akan disimpan dan emel notifikasi


permohonan CSB berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup seperti di bawah akan


10. Kemaskini Permohonan Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK)

Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik BITK. Senarai permohonan BITK yang

perlu dikemaskini akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di Rajah 30.

Rajah 30

Penyedia boleh membuat tindakan sama ada mengemaskini atau memaparkan

permohonan dan membuat cetakan.

Rajah 31, 32 dan 33 akan dipaparkan apabila Penyedia klik pada tindakan Kemaskini.

Penyedia boleh mengemaskini Maklumat Pemohon, Maklumat Perkhidmatan dan

Perakuan.

Rajah 31

Rajah 32

Rajah 33

Penyedia boleh menekan butang <<Kembali untuk membatalkan pengemaskinian.

Apabila Penyedia menekan butang Simpan & Hantar, maklumat kemaskini permohonan

BITK akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada

Penyedia akan dihantar. Penyedia perlu memastikan penerima emel adalah betul. Jika

maklumat kemaskini permohonan BITK berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup

seperti di bawah akan dipaparkan. Klik OK.

Paparan seperti di Rajah 34 di bawah akan dipaparkan apabila Penyedia memilih

Tindakan Papar Permohonan & Cetak. Penyedia boleh mencetak butiran permohonan

dengan menekan butang Cetak.

Rajah 34

11. Kemaskini Permohonan Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor (BITPS)

Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik BITPS. Senarai permohonan BITPS yang


Rajah 35





Perakuan.

Rajah 36

Rajah 37

Rajah 38



BITPS akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada


maklumat kemaskini permohonan BITPS berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup





Rajah 39

12. Kemaskini Permohonan Cuti Sakit Tambahan (CST)

Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik CST. Senarai permohonan CST yang


Rajah 40





Perakuan.

Rajah 41

Rajah 42

Rajah 43



CST akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada


maklumat kemaskini permohonan CST berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup





Rajah 44

13. Kemaskini Permohonan Cuti Sakit Lanjutan (CSL)

Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik CSL. Senarai permohonan CSL yang

perlu dikemaskini akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di Rajah 45 di bawah.

Rajah 45





Perakuan.

Rajah 46

Rajah 47

Rajah 48



CSL akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada


maklumat kemaskini permohonan CSL berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup





Rajah 49

14. Kemaskini Permohonan Cuti Separuh Gaji (CSG)

Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik CSG. Senarai permohonan CSG yang


Rajah 50





Perakuan seperti di bawah akan terpapar setelah butang kemaskini di klik untuk

tindakan kemaskini. Pemohon boleh mengemaskini maklumat pemohon, perkhidmatan

dan perakuan sekiranya ingin membuat perubahan pada maklumat tersebut.

Rajah 51

Rajah 52

Rajah 53



CSL akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada


maklumat kemaskini permohonan CSL berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup





Rajah 54

15. Kemaskini Permohonan Cuti Sakit Barah (CSB)

Gerakkan tetikus ke Kemaskini, seterusnya klik CSB. Senarai permohonan CSB yang


Rajah 55





Perakuan seperti di bawah akan terpapar setelah butang kemaskini di klik untuk

tindakan kemaskini. Penyedia boleh mengemaskini maklumat pemohon, perkhidmatan

dan perakuan sekiranya ingin membuat perubahan pada maklumat tersebut.

Rajah 56

Rajah 57

Rajah 58



CSB akan disimpan dan emel notifikasi kepada Penyemak dan salinan emel(cc) kepada


maklumat kemaskini permohonan CSB berjaya disimpan dan dihantar ke emel, popup





Rajah 59

16. Status Permohonan

Penyedia boleh melihat status permohonan dengan menekan tab Status. Status

permohonan boleh diperiksa berdasarkan kategori perkhidmatan, bulan dan tahun.

Terdapat 6 kategori utama dalam Sistem Permohonan Elaun, Cuti dan Kemudahan

(SPECK) seperti yang dipaparkan di Rajah 60 di bawah.

Rajah 60

Penyedia dapat melihat senarai permohonan yang dipilih berdasarkan kategori

perkhidmatan, bulan dan tahun permohonan didaftarkan seperti yang ditunjukkan di

Rajah 61 di bawah.

Rajah 61

17. Talian Bantuan

Sekiranya Penyedia memerlukan bantuan berkaitan sistem, Penyedia boleh

menghubungi pegawai – pegawai seperti yang dipaparkan di Rajah 62 di bawah.

Rajah 62

18. Keluar (Selesai mengguna sistem)

Setelah selesai menggunakan sistem, keluar dari sistem ini dengan klik pada tab Keluar

seperti yang ditunjukkan di Rajah 63 di bawah. Ini bagi mengelakkan akaun anda

diakses tanpa kebenaran.

Rajah 63

Documents

SISTEM PERMOHONAN CUTI, ELAUN DAN …sislapor.jpm.my/Speck/modules/Manual SPECK/Manual Penyedia SPE… · 7. Permohonan Cuti Sakit Lanjutan (CSL) Borang Permohonan CSL mempunyai dua(2)