SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO ILL/DD intersistemico Proposta per relazione del GdL Armonizzazione Tiziana Morocutti, Ferdinando Calatrone e Carola Della

SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

ILL/DD intersistemicoProposta per relazione del GdL Armonizzazione

Tiziana Morocutti, Ferdinando Calatrone e Carola Della Porta

a cura di

17 maggio 2010


Parte I

• Biblioteche coinvolte• Vettore• Aree disciplinari e scambi• Utenza servita• Scambi intra-area• Scambi inter-area

Biblioteche coinvolte

• Biblioteche d’Area• Biblioteche di Settore

autonomo

Adesione al servizio“obbligatoria”

• Biblioteche di Settore• Fondi librari

Adesione al servizio“facoltativa”

N.B. il servizio è gestito in autonomia da ciascuna biblioteca aderente, anche in presenza di un Centro servizio ILL/DD


Vettore

•Posta interna di Ateneogestita dall’Ufficio Archivio, Protocollo e Servizio

Postale

• Servizio quotidiano o bisettimanale

a seconda delle sedi


Aree disciplinari e scambi

• Area biomedica

• Area scientifica

• Area umanistica

• Intra-area: scambi

frequenti

• Inter-area: scambi saltuari

Utenza servita

• Modello 1– Docenti– Ricercatori– Assegnisti– Dottorandi– Personale T.A.– Assimilati

Area umanistica

• Modello 2– Docenti– Ricercatori– Assegnisti– Dottorandi– Personale T.A.– Assimilati– Studenti

Area biomedicaArea scientifica

SIS

TE

MA

BIB

LIO

TE

CA

RIO

DI

AT

EN

EO

Scambi intra-area: Area umanistica – Utenza

modello 1

SIS

TE

MA

BIB

LIO

TE

CA

RIO

DI

AT

EN

EO

Scambi intra-area: Area scientifica – Utenza modello

2

SIS

TE

MA

BIB

LIO

TE

CA

RIO

DI

AT

EN

EO

Scambi intra-area: Area biomedica – Utenza modello

2


Scambi inter-area

• Negli scambi inter-area

il modello di utenza adottato è quello

della biblioteca richiedente

• Criticità: scambi tra aree biomedica e scientifica


Parte II

• Prestito intersistemico: parametri• Prestito intersistemico: iter delle

transazioni• Prestito intersistemico: configurazioni

SOL• Document Delivery: parametri• Document Delivery: formato di

erogazione

Prestito intersistemico: parametri

• Parametri unici per tutte le biblioteche e i modelli di utenza :

- quantità: 3 volumi/utente; - durata del prestito all’utente: 20 giorni;- solleciti e sanzioni: parametri prestito locale della biblioteca richiedente;- proroga: non prevista.


Prestito intersistemico: iter delle transazioni


Biblioteca richiedente Biblioteca prestante

1. Richiesta alla biblioteca prestante (invio inventario volume e dati anagrafici utente)

2. Registrazione prestito alla biblioteca richiedente (partenza contatore 1) e invio volume (posta interna)

Raccolta e smistamento posta interna

3. Ricezione volume e notifica all’utente

Tolleranza ritiro

4. Registrazione prestito utente (partenza contatore 2)

5. Solleciti e sanzioni all’utente (tabella solleciti o tolleranza sollecito biblioteca richiedente)

6. Registrazione rientro del prestito all’utente (chiusura contatore 2)

7. Solleciti e sanzioni alla biblioteca richiedente (tolleranza sollecito biblioteca prestante)

8. Restituzione alla biblioteca prestante (posta interna)

Raccolta e smistamento posta interna

9. Conclusione dell’iter: registrazione rientro del prestito alla biblioteca (chiusura contatore 1)

Prestito intersistemico: configurazioni SOL

• Configurazioni utente (durata del prestito): 20 giorni (solleciti e sanzioni sono gestiti dai parametri impostati dalla biblioteca richiedente per il prestito locale).

• Configurazioni biblioteca (durata max. totale della transazione): 35 giornidi cui:

- 10 giorni circa: registrazione prestito alla biblioteca richiedente, recapito del volume mediante posta interna (tiene conto dei fine settimana e delle sedi in cui la posta viene raccolta e recapitata due volte alla settimana);- 5 giorni circa: notifica all’utente e tolleranza ritiro;- 20 giorni: durata del prestito all’utente (la durata del prestito non può superare il periodo accordato alla biblioteca e si riduce proporzionalmente se viene superato il periodo di tolleranza ritiro; viceversa, più è rapida la posta interna, prima viene registrato il prestito).

• Tolleranza sollecito biblioteca (periodo previsto per riconsegna dei volumi alla biblioteca prestante – posta interna): 15 giorni (la configurazione impedisce che la biblioteca venga disabilitata per un disguido della posta interna).


Document Delivery: parametri

• Parametri unici per tutte le biblioteche e i modelli di utenza:

- Quantità: 3 documenti/utente;

• Di fatto, le configurazioni SOL coincidono con i parametri di servizio.


Document Delivery: formato di erogazione

• Formato di erogazione: copia cartacea

conforme al modello restrittivo adottato ufficialmente dall’Ateneo



Parte III• Accesso al servizio• Condizioni e modalità di erogazione• Strumenti di gestione• Perché no• Perché sì• Calendario

Accesso al servizio

• Personalizzato per biblioteca (SOL area personale, Nilde utenti, form online su sito locale, email, modulo cartaceo, SFX)

• Condizioni per accesso unico con SOL area personale:– Autenticazione di Ateneo– Semplificazione area personale– Semplificazione scelta della biblioteca– Colloquio SOL utente - SFX


Condizioni e modalità di erogazione

• Esclusione dei testi per i corsi• Prestito a domicilio• Consegna all’utente finale: ritiro in biblioteca o

invio per posta interna condizioni della biblioteca richiedente


Strumenti per la gestione delle transazioni

• ILL intersistemico SOL• DD intersistemico SOL e Nilde

Criticità: Il colloquio fra SOL e Nilde (problema gestionale) Gli scambi interni SBBL (problema statistico)


Strumenti per la gestione delle transazioni

Criticità del colloquio tra NILDE e SOL:• necessità di comunicazioni extra-sistema;• anagrafe non condivisa (invio di dati extra-sistema);• doppio archivio transazioni > doppia estrazione

delle statistiche;• difficoltà simulazione richieste inviate e ricevute

extra-sistema:- impossibilità in NILDE di simulare le richieste ricevute extra-NILDE;- impossibilità in SOL di gestire unilateralmente le transazioni (rimangono aperte a carico degli utenti finché non vengono chiuse dalla biblioteca fornitrice).


Perché no

• Si sottraggono libri agli utenti locali (aumento della circolazione)

• Aumentano i carichi di lavoro del personale (monitoraggio)

• Si danno “cattive abitudini” agli utenti (tempi di attesa disincentivanti)

• Ci sono dei costi vivi (monitoraggio + buste e box riutilizzabili)


Perché sì

• Aumenta la vitalità della collezione• Si valorizzano i servizi bibliotecari• Si introduce un servizio innovativo che favorisce

gli utenti (dove non esisteva)


Calendario

• Discussione nel GdL relazione finale del GdL• Invio della relazione al Capo Divisione

proposta operativa [entro fine maggio]• Presentazione della proposta operativa nelle aree

e individuazione operatori [entro fine giugno]• Formazione operatori [mezza giornata nella

prima metà di settembre]• Attivazione servizio [metà settembre]• Comunicazione/promozione del servizio

[settembre/ottobre]


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