Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial

III-1Actualidad Empresarial

Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial ...................................................................................... III-1

Operación recípocras entre entidades del Sector Público ................................................................ III-3

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INFORMES ESPECIALES

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

C o n t e n i d o

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Info

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cial

Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfi l

Título : Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 171 - Segunda Quincena de Noviembre 2008

Ficha Técnica

1. Aspecto generalEl Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial está constituido por un conjunto de normas, técnicas, métodos, procedimientos, dispositivos legales e ins-tituciones que regulan el proceso de abas-tecimiento o logística, comprendiendo la adquisición o compra, administración y distribución de bienes, servicios, así como el control patrimonial, que están orien-tados a la solución de la administración de bienes y servicios.

2. ObjetivosComo objetivo principal, regula las determinaciones relacionadas con la adquisición, administración y distribu-ción de bienes, servicios y suministros en estado óptimo garantizado y efi caz para ser empleados en la producción de servicios públicos que debe brindar la entidad, así como en el apoyo logístico a la ejecución de obras.

3. Fin- Tiene como fi n contribuir al empleo

racional y efi ciente de los bienes y suministros que requieren las en-tidades, con la fi nalidad de evitar paralizaciones a falta de ellos.

- Asegurar la unidad, racionalidad, efi ciencia y efi cacia de los procesos de abastecimientos de bienes y servicios en los organismos que conforman la Administración Pública.

4. Base legal- Creación del Sistema de Abasteci-

miento, D. Ley Nº 22056.- Normas generales del Sistema de

Abastecimiento R.J. Nº 018-80-INAP/DNA.

- Aprueban Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. Nº 007-2008-VIVIENDA.

- Ley de Contrataciones y Adquisicio-nes del Estado – D.S. Nº 083-2004-PCM.

- Reglamento de la Ley de Contratacio-nes y Adquisiciones del Estado – D.S. Nº 084-2004-PCM.

- Instructivo Contable Nº 01 y 04 (Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG).

- Normas técnicas de Control Interno (Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG).

- Ley del Sistema Nacional de Presu-puesto.

5. FuncionesEstán orientadas a proporcionar los elementos materiales (bienes y servi-cios) y actividades complementarias en forma oportuna para ser empleados en las entidades gubernamentales para el cumplimiento de sus fi nes. Básicamente, sus funciones se resumen a las siguientes actividades: recibir los bienes, los clasifi -ca, los almacena, los ubica, los mantiene, los cuida y los entrega con autorización y solicita su reposición.

a) Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades del Sistema de Abastecimiento y administrar los recursos materiales y los servicios de mantenimiento de las entidades públicas del Estado.

b) Adquirir, almacenar y distribuir los recursos materiales y de servicio que requieran los órganos de las entida-des.

c) Efectuar el control de los activos fi jos y de las adquisiciones realizadas por las entidades del Estado.

d) Organizar, actualizar, valorar y contro-lar el inventarios de bienes muebles de las entidades públicas.

e) Programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el mantenimiento de las unidades, así como la prestación de servicios auxiliares.

f) Obtener los bienes y servicios que requieran los órganos de la munici-palidad, cumpliendo con las disposi-ciones y requisitos establecidos.

g) Disponer el mantenimiento la repa-ración oportuna de las maquinarias, vehículos, equipo de propiedad estatal.

h) Brindar el apoyo adecuado y opor-tuno de las diferentes unidades en materia de su competencia.

6. Área de Bienes o Abasteci-miento y Control Patrimonial

Es la unidad encargada de la administra-ción y gestión de los bienes (suministros y activos fi jos ), servicios y control pa-trimonial.

a) Estructura La estructura orgánica del área

de bienes o abastecimiento está determinado por varios factores en función al tamaño, la fi nalidad, características, funciones, la disponi-bilidad del personal y, lo que es más importante, los recursos fi nancieros disponibles de la organización; por lo tanto, usualmente, su estructura es la siguiente:

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7. Procesos Técnicos del Sistema de Abastecimiento

a) Planeamiento y programación Constituye una de las etapas más

importantes del Sistema de Abasteci-miento, a través del cual se planifi ca las adquisiciones que realizará la organización durante el ejercicio, mediante el equilibrio de estimación, necesidades de bienes y servicios.

El plan debe considerar todas las adquisiciones y contrataciones futuras cuyo proceso de selección signifi que ilimitación pública, concurso público, adjudicaciones directas públicas o se-lectivas, así como las adjudicaciones de menor cuantía programables.

Por otro lado, la programación se refi ere al proceso mediante el cual se prevé en forma nacional y sistemática la atención de las necesidades de bienes y servicios.

b) Adquisición Es la etapa a través del cual se de-

sarrollan los mecanismos y acciones orientadas a obtener o adquirir los bienes y servicios, formalizando su propiedad y disponibilidad en base a las necesidades previstas en el plan anual, adquisición u obtención. Está normada por la ley de contrataciones y adquisiciones del estado y su regla-mento.

c) Almacenamiento Es el proceso técnico a través del cual

se realiza la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determi-nado llamado almacén con fi nes de custodia, hasta la entrega defi nitiva o atención de los bienes, de acuerdo a su requerimiento, como:

- Recepción.- Verifi cación y control.- Internamiento.- Ubicación.- Registro y control. - Custodia.

d) Distribución Es el proceso técnico que consiste

en la ejecución o desarrollo de un

conjunto de actividades o naturaleza técnico-administrativo que se refi eren a la entrega directa de los bienes, a los usuarios para el cumplimiento de sus funciones metas y objetivos trazados.Consta de las siguientes etapas:

- Formulación del pedido.- Autorización de despacho.- Acondicionamiento de bienes a entregar.- Control y verifi cación de materiales.- Entrega de materiales.

e) Registro y Control Es la etapa a través del cual se registra

y controla el fl ujo de operaciones tanto del ingreso como la salida de bienes, los mismos que se detallarán en los respectivos registros y documentos diseñados para este fi n e informar a las respectivas áreas que lo requieran.

El control se refi ere al conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de la entidad para salvaguardar sus activos y verifi car su exactitud.- Verifi caciones.- Inspecciones.- Inventarios.

f) Mantenimiento y Seguridad Patri-monial

Proceso técnico a través del cual se desarrollan e implementan activida-des relacionadas con la operación, mantenimiento y seguridad de los bienes de capital (maquinaria, equi-po, muebles e inmuebles, etc.), con la fi nalidad de preservar dichos bienes e incrementar su vida útil.

g) Información Proceso a través del cual se recoge,

analiza y evalúa la información necesaria acerca de los proveedores de bienes y servicios. Se sustentan a través de una base de datos que permite su análisis y verifi cación para califi car su idoneidad de los provee-dores de los bienes y servicios que oferta los precios y la calidad de los productos.

En este proceso se incluyen también la catalogación de los bienes, así

como el registro y control de la in-formación del fl ujo de bienes.

8. Proceso Técnico de Registro y Control de Existencias

Consiste en registrar tanto el ingreso como la salida de los bienes en los respec-tivos libros y documento, con la fi nalidad de controlar el movimiento de los mismos en forma documental e informar a las respectivas áreas que lo requieran.

Objetivo- Controlar el movimiento y gestión de los

bienes.- Controlar las salidas existentes y contra-

rrestar con los inventarios físicos.- Informar sobre el movimiento de ingresos

y salidas de bienes a la ofi cina de contabi-lidad a través de notas de contabilidad.

- Controlar el movimiento de bienes patrimoniales, estado de conservación, uso, utilidad económica, depreciación, reevaluación, etc.

a) Ingreso de Bienes Tiene como fi nalidad centralizar el

ingreso al almacén de todos los bie-nes, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa o en otro lugar o dependencia solicitante.

Todos los bienes adquiridos ingre-sarán físicamente al almacén de la entidad para su custodia temporal, o de lo contrario su ingreso se reali-zará administrativamente mediante documentos.

Documentos a utilizar son:

- Orden de compra.- Guía de remisión del proveedor.- Nota de entrada a almacén.- Control visible de almacén.

b) Salida de Bienes Tiene como fi nalidad controlar la sa-

lida de bienes a través de los pedidos comprobantes de salida, así como la asignación y responsabilidad de los bienes patrimoniales.

Etapas- Formulación de pedidos.- Autorización de despacho.- Acondicionamiento de los materiales

entregados.- Chequeo y verifi cación.- Entrega a los usuarios.

Documentos a utilizar- Pedido de comprobante de salida.- Nota de transferencia.- Kárdex físico.- Control visible de almacén.

c) Inventario Físico Proceso técnico a través del cual

se verifi ca y determina los bienes existentes del almacén, y consiste en

Área de adquisición u obtención

Área de recepción y almacenamiento

Área de registro e información

Área de control patrimonial

- Planeamiento.- Saneamiento y recuperación de bienes.

- Internamiento.- Verifi cación.- Ubicación.

- Identifi cación.- Catalogación.- Registro de proveedores.

- Identifi cación.- Clasifi cación.- Codifi cación.

- Mantenimiento.- Seguridad y custodia.

- Programación.- Registro y control.

- Registro y control.- Mantenimiento y segu-

ridad.

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constatar la existencia física y real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad.

9. Proceso Técnico de Distribu-ción de Almacenes

Es la actividad que consiste en solicitar o requerir los materiales o bienes del alma-cén, a fi n de cumplir con las acciones o actividades derivadas de su función y se formula en base a los respectivos cuadros de necesidades. Se atiende en base a una programación preestablecida a través del pedido comprobante de salida, que corresponde a la unidad usuaria.

a) Formulación de pedido Conjunto de actividades pendientes

a atender y dar salida de los bienes que se encuentran almacenados por medio de procedimientos y normas que faciliten y regulen su salida. Su función es entregar los materiales solicitados al usuario en condiciones de calidad exigida y cantidad deter-minada.

Documentos que se utilizan- Cuadro consolidado de requerimiento.- Pedido comprobante de salida.- Nota de transferencia.- Kárdex físico.- Control visible de almacén.

b) Entrega de materiales Esta tipo de actividad es inherente

al almacén y consiste en entregar los bienes a los usuarios que lo solicitaron en condiciones adecuadas y conforme a los requerimientos, para lo cual fi rmará el correspondiente pedido de comprobante de salida en señal de conformidad.

c) Autorización de despacho Consiste en otorgar la autorización

correspondiente para la atención de los pedidos, los mismos que deberán ser incluidos en el cuadro de necesidades.

Comprende la numeración y el pedido de comprobante de salida, la aprobación del Director o jefe de abastecimiento, la valoración de la pecosa y el registro de salida autori-zado en el respectivo kárdex.

d) Registro y control de salida de materiales

Son actividades que consisten en desarrollar mecanismos de control de salida de materiales encargados al personal de vigilancia y seguridad, que se encuentren conforme con los documentos que sustenten su salida. El registro respectivo de salida será conta-bilizado con el kárdex físico, así como el kárdex físico valorado y los respectivos vouchers de salida de bienes.

e) Acondicionamiento y verifi cación de materiales para su entrega

Comprende las acciones destinadas a poner a disposición los bienes para su correspondiente despacho. Incluye el retiro de los bienes de su ubicación y colocarlos listos en el lugar destinado para su entrega determinando el tipo de embalaje, destino de la carga, características físicas del material de embalaje, peso y volumen de la carga. Además, se deberá tener en consideración la protección de los bienes y evitar posibles daños de roturas, deterioros, pérdidas, etc.

Operación recípocras entre entidades del Sector Público

Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfi l

Título : Operación Recípocras entre entidades del Sector Público

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 171 - Segunda Quincena de Noviembre 2008

Ficha Técnica

1. Aspectos generalesSon transacciones económicas fi nancie-ras que realizan las entidades del sector público con la fi nalidad de intercambiar operaciones que comprometen tanto los activos como los pasivos, ingresos y gas-tos: compra-venta, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, saldos mantenidos en caja, etc. Mediante la liquidación recíproca de documentos y valores, originados por contratos compra-venta de servicios, convenios de colaboración y otras transacciones entre entidades del sector público, aprovechando la ca-pacidad administrativa e infraestructura instalada en las distintas entidades del sector público, cuyo resultado proviene de la aceptación de una propuesta de ejecutar dichas operaciones y establecer una fecha futura y cierta para su liqui-dación (cobro o pago o disponibilidad del efectivo en bancos). Por lo tanto, las entidades que realicen dichas tran-

sacciones deberán registrar y controlar su contabilidad en forma separada en registros auxiliares analíticos a través de cuentas de orden, tanto para las operaciones de activo y pasivo (cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inversio-nes, patrimonio, etc.) y de resultados (ingresos y gastos). De tal manera, que facilite la información para efectos de eliminarlos previamente y consolidar los Estados fi nancieros (Nivel de pliego sector o a Nivel nacional).

2. Normativa legal- Resolución de Contraloría Nº 170-

2003-EF/93.01. “Adicionar disposi-ciones complementarias para el cierre contable”.

- Resolución Directoral Nº 002-2006-EF/93.01, que aprueba la Directiva Nº 02-2006-EF/93.01, Cierre Con-table y Presentación para la elabo-ración de la Cuenta General de la República.

- R.D.Nº 004-2007-EF/93.01. Metodo-logía para la elaboración de Estados Financieros consolidados a Nivel Sector Público.

- NIC-SP 6. Estados Financieros conso-lidados y tratamiento contable de las entidades controladas, aprobado por R.C. Nº 029-2002-EF/93.01.

3. ¿Qué son reportes de saldos por operaciones recípocras?

Los reportes de saldos por operaciones recíprocas son formatos aprobados con Resolución de Contraloría Nº 170-2003, en diciembre de 2003, para registrar y revelar los saldos pendientes productos de operaciones recíprocas con otras enti-dades del Sector Público, las mismas que deben estar consideradas y mostradas en el activo corriente y no corriente de las cuentas Caja y Bancos y Cuentas por cobrar, así como el pasivo corriente y no corriente de las cuentas por cobrar y otras Cuentas por cobrar, así como el patrimonio por las operaciones que hayan signifi cado transferencia de bienes de capital y otras transferencias.

4. ObjetivoSe debe evitar la doble contabilización de los saldos de las partidas, cuentas por cobrar, o pagar, cuentas de patrimonio, cuentas de Ingresos y Gastos, etc., así como en el proceso de integración y consolidación de la Cuenta General de la República en el nivel correspondiente (Contaduría Pública de la Nación) del Sector Público o en cualquier otro nivel, a fi n de verifi car la correcta contabi-lización de las operaciones recíprocas entre las entidades públicas o por

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1. ¿Qué diferencia existe entre una obligación y contingencia del Estado?2. ¿Qué es una deuda comercial?3. ¿Cuáles son las fuentes de fi nanciamiento externo?

Respuesta a las preguntas planteadas en la primera quincena de noviembre de 2008

Área Sector PúblicoPreguntas y Respuestas

1. ¿En qué consiste la Administración de Pasivos? Una segunda alternativa es, precisamente, realizar operaciones de adminis-

tración de los pasivos, mediante operaciones, tales como canjes de deuda antigua por nueva deuda, recompra de deuda, emisión de bonos, etc. Estas operaciones modifi can el servicio de deuda, que incluye la amortización más los intereses, y por lo tanto reducen el défi cit fi scal y las necesidades de fi nanciamiento.

2. ¿Qué recurso capta el Estado para ejercer sus funciones? El Estado para realizar sus funciones y brindar servicios a la ciudadanía

(salud, educación, infraestructura, agua, luz, etc.), requiere de recursos (fuentes) a fi n de aplicarlos a los destinos (o usos) que la Ley de Presupuesto

establece. Dentro de los recursos, existen los ingresos fi scales corrientes y de capital y el endeudamiento con fuentes internas y externas.

3. ¿Por qué es importante tener un Balance del Estado? El manejo fi nanciero efi ciente del Estado es importante al igual que

una empresa para la toma de decisiones. Basándose en la información completa, un gerente necesita conocer no sólo el fl ujo de caja, ingresos menos egresos y saldos operativos, sino necesita entender su balance, activos y pasivos y descripción de su patrimonio; por ello, una estrategia integral del manejo de los pasivos del Estado, que sirva como fuente de información que permita al gobierno diseñar una estrategia efi ciente de manejo, tanto de sus activos como pasivos.

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Las preguntas planteadas a continuación serán absueltas en la primera quincena de diciembre de 2008

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entidades vinculadas, con el propósito fi nal de elaborar la Cuenta General de la República.

5. ¿Cómo se defi ne la integración y consolidación, relación con las operaciones recíprocas?

La integración y consolidación es el pro-ceso por el cual se presenta información de un conjunto de unidades o entidades del sector público, tratadas como si fuera una sola unidad; para lo cual se elimina-rán operaciones y transacciones, cuentas por pagar, transferencias patrimoniales etc., entre los dos distintos niveles del sector público producto de los saldos existentes de operaciones recíprocas.

Esta información se requiere más para efectos macroeconómicos, y decimos que se eliminan porque al elaborar la Cuenta General de la República no se puede considerar, por ejemplo, que el Estado le deba al mismo Estado, o que determinado ministerio “A” le tendrá que cobrar al ministerio “B”.

Utilidad de ConsolidaciónQue sirve para medir las relaciones entre un nivel y otro nivel del Sector Público o entre el Sector Público y el resto de economía (entidades que no pertenecen al sector público).

6. ¿Cómo debe presentarse los reportes de saldos de Opera-ciones recíprocas?

Se debe presentar los eventos que tienen lugar entre componentes del conjunto de unidades de gobierno consideradas como una sola entidad, como:

- Las transacciones de compra y venta de bienes y servicios (Estado de Gestión).

- Los préstamos y pago de intereses (Saldos del Balance General–Pasivo y Estado de Gestión).

- La tenencia de saldos que origina la com-pra y venta de bienes y servicios (Saldos del Balance General).

- La tenencia de deuda (Saldos en el Balance General, Pasivo, cuentas 40, 41, 42 y 46).

- Las transferencias corrientes y de capital entregadas y recibidas (Estado de Gestión cuenta 75 y Balance General, cuenta 56).

- Los impuestos pagados que origina gastos a la entidad (Estado de Gestión–cuenta 65).

- La inversión en el capital de una empresa (saldo en inversiones y participaciones Balance General).

- Obligaciones Tesoro Público (saldo Balance General – Pasivo – cuenta 44).

- Los depósitos en Bancos, etc. (saldo Balan-ce General – Caja y bancos – cuenta 10).

7. Operaciones recípocras, se-gún-SP7

El párrafo Nº 39 de la NIC-SP 7. Estados Financieros Consolidados y tratamiento contable de las entidades controladas se-ñala “Al preparar los Estados Financieros consolidados, los Estados de la entidad controladora y sus entidades controladas se combinan rubro a rubro agrupando partidas iguales de activos, pasivos, pa-trimonio, ingresos, gastos, eliminando previamente los saldos y transacciones entre entidades (Operaciones recíprocas) al interior de la entidad principal (Pliego nacional - Cuenta General de la Repúbli-ca). Incluyendo ventas, transferencias, in-gresos, gastos, cuentas por cobrar y pagar párrafo Nº 41 y 42 de la NIC-SP 7.

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211 MATERIALES DE CONSUMO 1,000421 BIENES 1,000

644 ARRENDAM. FINANCIERO 10,000645 SERVICIOS POR TERCEROS 16,000422 SERVICIOS 26,000

421 BIENES 1,500104 BANCOS CTAS. CORRIENTES 1,500Por la compra de periódicos fase girado y pagado.

422 SERVICIOS 20,000104 BANCO CTA. CORRIENTE 20,000Por el pago de servicios fase girado y devengado.

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214. ALIMENT. PARA PERSONAS 10,000.421. BIENES 10,000

421 BIENES 10,000441 GASTOS CORRIENTES 10,000Por la adquisición de alimentos para vaso de leche fase girado.

441 ESTOS CORRIENTES 15,000751 EN EFECTIVO 15,000Pago por la compra de alimentos para vaso de leche fase pagado.

Ejemplo:Saldos de Cuentas de Pasivo y Patrimonio por Operaciones Recíprocas.

a) Por la compra de Periódicos

c) Por la compra de servicios fase com-promiso.

b) Por la adquisición de alimentos para Vaso de Leche. Fase compromiso.