SISTEMA DE CASA CIVIL E RELAÇÕES … · do Sistema Diário para integração com sistemas ... IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS 10 2.4 - EQUIPE ASSESSORIA DE RELAÇÕES

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS

SISTEMA DE CASA CIVIL

E RELAÇÕES INSTITUCIONAIS

IMPRENSA OFICIAL

DO ESTADO DE MINAS GERAIS

RELATÓRIO DE EXECUÇÃO

2ª ETAPA DO ACORDO DE RESULTADOS

PERÍODO DE REFERÊNCIA: 2013

Belo Horizonte, 31 de março de 2014


2

SUMÁRIO

ITEM PÀGINA

1 - INTRODUÇÃO 3

2 - DESEMPENHO DAS EQUIPES DE TRABALHO 4

2.1 – EQUIPE GABINETE 4

2.2 – EQUIPE PROCURADORIA 6

2.3 – EQUIPE AUDITORIA SECCIONAL 8

2.4 – EQUIPE ASSESSORIA DE RELAÇÕES INSTITUCIONAIS 10

2.5 – EQUIPE ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL 13

2.6 – EQUIPE DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E FINANÇAS 15

2.7 – EQUIPE DIRETORIA DE NEGÓCIOS 18

2.8 – EQUIPE DIRETORIA DE REDAÇÃO, DIVULGAÇÃO E ARQUIVOS 21

2.9 – EQUIPE DIRETORIA INDUSTRIAL 23


3

1 – INTRODUÇÃO

O presente relatório se destina a fornecer informações sobre o desempenho das equipes de trabalho que compõem a Imprensa Oficial do Estado de Minas Gerais no alcance das metas e resultados pactuados na 2ª Etapa do Acordo de Resultados para o período compreendido entre 1º de janeiro de 2013 e 31 de dezembro de 2013. Os dados e informações aqui relatados foram consolidados pela Assessoria de Relações Institucionais, a partir de relatório elaborado pelas equipes Acordadas. Os valores alcançados nos indicadores e marcos dos Itens Comuns do Caderno de Gestão Integrada e Eficiente foram levantados pelas unidades administrativas responsáveis pelo seu monitoramento. Os demais dados, bem como as informações e justificativas aqui apresentadas foram obtidas junto às áreas responsáveis pela execução das metas, marcos e ações pactuados e correspondem à realidade dos fatos, pelo que assumimos a responsabilidade pela exatidão dos mesmos. As fontes de comprovação dos resultados estão organizadas e arquivadas podendo ser consultadas a qualquer momento pela CAA, pela Auditoria Setorial/Seccional, pela Controladoria-Geral do Estado ou por outros órgãos de controle e auditoria.

Belo Horizonte, 31 de março de 2014.

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EUGÊNIO FERRAZ

DIRETOR-GERAL DA IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS


4

2 - DESEMPENHO DAS EQUIPES DE TRABALHO 2.1 - EQUIPE GABINETE

QUADRO DE INDICADORES

Indicador Valor de Referência Unid.

Medida Peso

Execução no período Nota Estimada 2010 2011 2012 Meta Resultado

IAC - Índice de atendimento ao cidadão 96,50% 100% 100% Percentual 20% 100% 100% 100

Índice de publicações no prazo 100% 100% 100% Percentual 30% 100% 100% 100

Taxa de execução do cronograma de preparação do Sistema Diário para integração com sistemas

corporativos ND 100% 100% Percentual 30% 100% 100% 100

Média das notas das equipes 9,35 9,97 9,87 Número 20% 100 98,63 98,63


5

INDICADOR - IAC - Índice de atendimento ao cidadão

HISTÓRICO DO INDICADOR SITUAÇÃO ATUAL

Resultado 2010 Resultado 2011 Resultado 2012 Resultado 2013

96,50% 100% 100% 100%

INFORMAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO INDICADOR

Todas as demandas foram respondidas no prazo.

INDICADOR - Índice de publicações no prazo



100% 100% 100% 100%


O indicador demonstra o atendimento aos clientes da IOMG de forma ágil atingindo 100% de publicações efetivadas no prazo legal.

INDICADOR – Taxa de execução do cronograma para integração do sistema da Imprensa Oficial com os sistemas governamentais definido em 2011



ND 100% 100% 100%


Todas as etapas do cronograma elaborado em 2011 foram rigorosamente cumpridas.

INDICADOR – Média das notas das equipes



9,35 9,97 9,87 98,63


O indicador é de suma importância, pois, procura medir a eficiência das equipes finalísticas da IOMG.

DIFICULDADES ENCONTRADAS NA EXECUÇÃO DO CONJUNTO DE INDICADORES / PRODUTOS

Foram encontradas dificuldades na execução do indicador “Taxa de execução do cronograma para integração do sistema da Imprensa Oficial com os sistemas governamentais definido em 2011” no que se refere à qualificação da equipe.

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ANTÔNIO CARLOS TEIXEIRA NABACK

DIRIGENTE DA EQUIPE GABINETE


6

2.2 - EQUIPE PROCURADORIA



Medida Peso


Tempo médio para emissão de pareceres e notas jurídicas sobre

licitações, contratos, convênios e editais

3,24 dias úteis

2,67 dias úteis

3,36 dias úteis

Dias úteis 50% 7 dias úteis 3,21 dias úteis 100



7

INDICADOR - Tempo médio para emissão de pareceres e notas jurídicas sobre licitações, contratos, convênios e editais



3,24 dias úteis 2,67 dias úteis 3,36 dias úteis 3,21 dias úteis

INFORMAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO INDICADOR As demandas relativas a licitações, contratos, convênios e editais foram atendidas bem abaixo da meta estabelecida.




9,35 9,97 9,87 98,63




Não foram encontradas dificuldades na execução das ações para cumprimento das metas fixadas.

________________________________________________________

ROBERTA CORRÊA LIMA IGNÁCIO DA SILVA

DIRIGENTE DA EQUIPE PROCURADORIA


8

2.3 – EQUIPE AUDITORIA SECCIONAL



Medida Peso


Índice médio de execução do Plano Anual de Auditoria (PAA)

94,57% 90,04% 89,67% Percentual 50% 100% 96,14% 100



9

INDICADOR – Índice médio de execução do Plano Anual de Auditoria (PAA)



94,57% 90,04% 89,67% 96,14%


Meta plenamente alcançada conforme Relatório de Avaliação do PAA/2013 emitido pela DCCA/SCAO/CGE em 28 de novembro de 2013

INDICADOR - Média das notas das equipes



9,35 9,97 9,87 98,63





________________________________________________________

VÂNIA MENDONÇA MOREIRA

DIRIGENTE DA EQUIPE AUDITORIA SECCIONAL


10

2.4 - EQUIPE ASSESSORIA DE RELAÇÕES INSTITUCIONAIS



Medida Peso


Tempo médio de resposta às demandas das Ouvidorias Especializadas/OGE ND ND 1 dia

Dias corridos 25%

10 dias corridos,

contados do recebimento, prorrogável

por, no máximo, 30 dias, através de solicitação

por escrito pela

autoridade responsável pelo órgão,

conforme Lei 15.298/2004

1 dia 100



11

QUADRO DE PRODUTOS

Projeto/Ação Produto/Marco Data

Pactuada Peso

Execução no período

Nota Estimada

Situação da

Execução*

Data de Realização

Dias de atraso

Realizações artísticas no interior do prédio da Imprensa Oficial de Minas Gerais

Projeto Impressões Gerais 30/06/2013 25% 1 26/06/2013 ******* 100

* Situação da Execução: 1 – Plenamente executado no prazo; 2 – Plenamente executado com atraso; 3 – Executado parcialmente; 4 – Não executado


12

INDICADOR - Tempo médio de resposta às demandas das Ouvidorias Especializadas/OGE



ND ND 1 dia 1 dia

A incidência de demandas foi pequena e prontamente atendida, o que demonstra a boa qualidade dos serviços prestados ao cidadão.




9,35 9,97 9,87 98,63



PRODUTO – Projeto Impressões Gerais

Produto plenamente realizado conforme projeto validado pela Direção-Geral da IOMG.


Restrições impostas pelo Decreto nº 46.289 de 31 de julho de 2013 que dispõe sobre o controle do gasto público.

________________________________________________________

MARLENE DE MOURA TEIXEIRA

DIRIGENTE DA EQUIPE ASSESSORIA DE RELAÇÕES INSTITUCIONAIS


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2.5 - EQUIPE ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL



Medida Peso



QUADRO DE PRODUTOS

Projeto/Ação Produto / Marco Data

Pactuada Peso


Nota Estimada

Situação da

Execução*


Dias de atraso

Revitalização de canal de comunicação interna Projeto de Revitalização dos

Quadros Murais 31/08/2013 40% 1 30/08/2013

****** 100

Atualização de canal de comunicação interna informatizado

Projeto de atualização visual e de conteúdo da Intranet

31/08/2013 40% 1 09/07/2013 ******

100



14

INDICADOR - Média das notas das equipes



9,35 9,97 9,87 98,63



PRODUTO - Projeto de Revitalização dos Quadros Murais

INFORMAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO PRODUTO


PRODUTO - Projeto de atualização visual e de conteúdo da Intranet





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PETRÔNIO SOUZA GONÇALVES

DIRIGENTE DA EQUIPE ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL


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2.6 - EQUIPE DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E FINANÇAS



Medida Peso


Índice de pagamentos no prazo 100% 100% 100% Percentual 10% 100% 100% 100

Taxa de aquisição dos itens das famílias de compras desenvolvidos e implantados pelo projeto

gestão estratégica de suprimentos – GES, incluídos em atas de registro de preços vigentes

75,60% 97,10% 100% Percentual 10% 85% 100% 100

Inventário por meio de coletor de dados com leitor de código de barras

ND ND 73% Percentual 10% 100% 99,98% 90

Índice de contratos (de atividade meio) renovados no prazo

100% 100% 100% Percentual 20% 100% 100% 100

Percentual de servidores com PGDI elaborado no prazo

92,35% 96% 93,49% PGDI

lançado – percentual

10% 93,50% 100% 100

Percentual de economia efetiva nos processos de aquisição de materiais e serviços

através de pregão eletrônico ND 16,45% 17,85% Percentual 20% 18% 119% 100

Número de servidores capacitados 65 84 94 Servidores

capacitados 20% 95 96 100


16

INDICADOR - Índice de pagamentos no prazo



100% 100% 100% 100%


Indicador 100% cumprido conforme controle interno encaminhado pela Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças da IOMG e justificativa explanada na CI Nº 07/2014/GEPLAMI de 7 de fevereiro de 2014.

INDICADOR - Taxa de aquisição dos itens das famílias de compras desenvolvidos e implantados pelo projeto gestão estratégica

de suprimentos – GES, incluídos em atas de registro de preços vigentes



75,60% 97,10% 100% 100%


Indicador avaliado com nota máxima conforme e-mail enviado, em 10 de fevereiro de 2013, pelo Núcleo Central de Gestão Estratégica de Projetos e do Desempenho Institucional/NCGERAES/SUGES/SEPLAG.

INDICADOR - Inventário por meio de coletor de dados com leitor de código de barras



ND ND 99,98% 90%


O indicador foi parcialmente cumprido conforme Relatório de Consolidação do Inventário de Bens Móveis feito pela Comissão designada pela Portaria IOMG nº 030 de 26 de novembro de 2013.

INDICADOR - Índice de contratos (de atividade meio) renovados no prazo



100% 100% 100% 100%


A integralidade do número de contratos renovados garante a continuidade dos serviços e não pagamento de multas.

INDICADOR - Percentual de servidores com PGDI elaborado no prazo



92,35% 96% 93,49% 100%


Meta do indicador alcançada conforme dados enviados por e-mail pela Gerência de Recursos Humanos desta IOMG em 24 de fevereiro de 2012 e Nota Técnica Nº 01/2013 da Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças da IOMG.


17

INDICADOR - Percentual de economia efetiva nos processos de aquisição de materiais e serviços através de pregão eletrônico



ND 16,45% 17,85% 119%


O resultado do indicador demonstra acréscimo no percentual do ano anterior refletindo a economia nas aquisições.

INDICADOR - Número de servidores capacitados



65 84 94 96


Foram capacitados 96 servidores conforme certificados enviados pela Gerência de Recursos Humanos desta IOMG, superando a meta estabelecida.


Alteração do novo Sistema de Contabilidade implicou em atrasos no estabelecimento do novo Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI;


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ANA COSTA RÊGO

DIRIGENTE DA EQUIPE DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E FINANÇAS


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2.7 - EQUIPE DIRETORIA DE NEGÓCIOS



Medida Peso


Número de orçamentos de serviços gráficos confirmados

1623 2244 2589 Número absoluto

5% 2595 2440 90

Índice de notas fiscais canceladas 0,61% 0,25% 0,09% Percentual 15% 0,08% 0,12 90

Índice de satisfação dos clientes 96,07% 98,01% 98,44 Percentual 10% 98,45% 99,40 100

QUADRO DE PRODUTOS

Projeto/Ação Produto / Marco Data

Pactuada Peso


Nota Estimada

Situação da

Execução*


Dias de atraso

Controle do saldo contratual de serviços gráficos Relatório mensal do saldo

contratual dos clientes contratantes de serviços gráficos

12 relatórios

35% 1 01/01/13 a 31/12/13 ********

100

Plano de ação demandado pelos clientes Relatório mensal contendo

planos de ação em resposta às manifestações dos clientes

8 relatórios 35% 1 01/05/13 a 31/12/13 ********

100



19

INDICADOR - Número de orçamentos de serviços gráficos confirmados



1623 2244 2589 2440


O indicador não foi plenamente cumprido conforme relatório mensal do Sistema de Orçamentação Gráfica e apuração semestral pela Gerência de Orçamentação.

INDICADOR - Índice de notas fiscais canceladas



0,61% 0,25% 0,09% 0,12


O indicador não foi plenamente cumprido conforme dados enviados pela Gerência de Contabilidade e Finanças – GECONFI-RE desta Autarquia.

INDICADOR - Índice de satisfação dos clientes



96,07% 98,01% 98,44 99,40


Indicador cumprido conforme relatório de pesquisa de satisfação dos clientes publicado na intranet da IOMG e monitorado pela Gerência de Atendimento a Clientes.

PRODUTO - Relatório mensal do saldo contratual dos clientes contratantes de serviços gráficos


Ação cumprida conforme relatório mensal apresentado com os resultados validados pela Diretoria de Negócios da IOMG.

PRODUTO - Relatório mensal contendo planos de ação em resposta às manifestações dos clientes


Ação cumprida conforme relatório mensal contemplando todas as etapas dos planos de ação em resposta às manifestações dos clientes a partir de maio/2013.


20


Redução e não reposição da mão de obra especializada;

Restrição orçamentária que inviabilizou investimentos; A apuração, através da quantidades de orçamentos confirmados, aumenta custos.

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BENJAMIN ALVES RABELLO FILHO

DIRIGENTE DA EQUIPE DIRETORIA DE NEGÓCIOS


21

2.8 – EQUIPE DIRETORIA DE REDAÇÃO, DIVULGAÇÃO E ARQUIVO



Medida Peso


Índice de erros no noticiário do Jornal Minas Gerais

63 42 25 Número absoluto

30% 24 23 100

Número de fotos organizadas e indexadas ao arquivo de fotografias

11.503 11.718 15.190

Valor absoluto das

fotos indexadas

35% 15.949 19.219 100

Organização do arquivo físico de fotografias ND 5.416 5.604

Valor absoluto das

fotos organizadas

35% 5.884 7.453 100


22

INDICADOR - Índice de erros no noticiário do Jornal Minas Gerais



63 42 25 23


Meta alcançada conforme relatório mensal validado pela Diretoria de Redação, Divulgação e Arquivo da IOMG.

INDICADOR - Número de fotos organizadas e indexadas ao arquivo de fotografias



11.503 11.718 15.190 19.219


Meta alcançada conforme relatório consolidado validado pela Diretoria de Redação, Divulgação e Arquivo da IOMG.

INDICADOR - Organização do arquivo físico de fotografias



ND 5.416 5.604 7.453


Meta alcançada conforme relatório consolidado validado pela Diretoria de Redação, Divulgação e Arquivo da IOMG.


Falta de mão de obra especializada (revisores);


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AFONSO BARROSO DE OLIVEIRA

DIRIGENTE DA EQUIPE DIRETORIA DE REDAÇÃO, DIVULGAÇÃO E ARQUIVOS


23

2.9 – EQUIPE DIRETORIA INDUSTRIAL



Medida Peso


Qualidade de impressão do Jornal Minas Gerais 100% 100% 100% Percentual 30% 100% 100% 100

Economia de matéria-prima do Jornal Minas Gerais

4,57% 4,91% 4,89% Percentual 15% ≤4,88% 4,87% 100

Percentual de chapas perfeitas gravadas no CTP ND 92,73% 96,40% Percentual 25% 96,50% 96,11% 90

Número de relatórios técnicos de monitoramento dos serviços executados

por prestadores de serviços de manutenção ND 6 8

Valor absoluto

30% 12 12 100


24

INDICADOR - Qualidade de impressão do Jornal Minas Gerais



100% 100% 100% 100%


Indicador cumprido conforme relatório anual consolidado encaminhado pela Gerência de Impressão do “Minas Gerais” e validado pela Diretoria Industrial da IOMG.

INDICADOR - Economia de matéria-prima do Jornal Minas Gerais



4,57% 4,91% 4,89% 4,87%


Indicador cumprido conforme relatório anual consolidado encaminhado pela Gerência de Impressão do “Minas Gerais” e validado pela Diretoria Industrial da IOMG.

INDICADOR - Percentual de chapas perfeitas gravadas no CTP



ND 92,73% 96,40% 96,11%


O indicador não foi plenamente cumprido conforme relatório anual consolidado encaminhado pela Gerência de Impressão Mecânica e validado pela Diretoria Industrial da IOMG.

INDICADOR - Número de relatórios técnicos de monitoramento dos serviços executados por prestadores de serviços de manutenção



ND 6 8 12


Indicador cumprido conforme relatório técnico mensal encaminhado pela Gerência de Impressão Mecânica e validado pela Diretoria Industrial da IOMG.


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Restrição orçamentária, ao longo dos anos, que inviabilizou a aquisição de maquinas e equipamentos novos que supram as crescentes demandas da IOMG;

Falta de manutenção adequada do maquinário já existente;

Falta de mão de obra especializada;

Indeferimento de realização de concurso para a reposição do quadro efetivo;

Dificuldade de atingir o percentual em função da redução da tiragem no indicador “Economia de matéria-prima do Jornal Minas Gerais”.

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THEOFILO PEREIRA

DIRIGENTE DA EQUIPE DIRETORIA INDUSTRIAL

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