Sistema de Compras y Contrataciones Capricornio System · 2019-05-02 · UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS –SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Versión 1.0 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

VICERRECTORADO

Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación

División de Redes y Sistemas de Información

Manual del Usuario

Sistema de Compras y Contrataciones

Capricornio System

Versión: 1.0

La Paz - Bolivia

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS –SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Versión 1.0 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACION

Capricornio System

Copyleft - 2017 Universidad Mayor de San Andrés Vicerrectorado Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC) Msc. Ing. Fabián Amado Tito Luque División de Redes y Sistemas de Información (DiReSI) Dr. Carlos Wildher Murillo Callapa Programador de Computación: Lic. Leonardo Patzi Corollana Desarrolladores: Lic. Javier Parrado Editora

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES Capricornio System


Lic. Jhoseline Montenegro Pareja

Contenido 1. Introducción ..................................................................................................................................... 3

1.1 Descripción del Sistema ........................................................................................................... 3

1.2 Roles de Usuario ....................................................................................................................... 3

2. Tareas Generales de los usuarios ..................................................................................................... 3

2.1 Ingresar a la página web ........................................................................................................... 3

2.2 Iniciar sesión ............................................................................................................................. 4

2.3 Cerrar sesión ............................................................................................................................. 5

3. Proceso de Consulta y Generación de Solicitudes de Compra ....................................................... 6

3.1 Búsqueda .................................................................................................................................. 7

3.1.1 Buscar registro de compra ....................................................................................................... 7

3.2 Proveedores (Sigma) ................................................................................................................ 7

3.2.1 Buscar y visualizar el registro de los proveedores .............................................................. 8

3.3 Normativa ................................................................................................................................. 9

3.4 Clasificadores ........................................................................................................................... 9

3.4.1 Filtrar Clasificadores .......................................................................................................... 10

3.5 Procedimientos ...................................................................................................................... 10

3.5.1 Seleccionar tipo de procedimiento ........................................................................................ 10

3.6 Procesos ................................................................................................................................. 11

3.6.1 Registrar solicitud.............................................................................................................. 11

3.6.2 Reporte PDF de Solicitud de Compra ............................................................................... 15

3.6.3 Reporte PDF de Orden de Compra ................................................................................... 15

3.6.4 Nota de Conformidad ........................................................................................................ 16

3.6.5 Descargos de una Unidad Ejecutoria ................................................................................. 17

4. Más información ............................................................................................................................ 21

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Capricornio System

1. Introducción

1.1 Descripción del Sistema

El sistema UMSA COMPRA tiene como finalidad desburocratizar, agilizar y controlar de

manera adecuada, los procesos de compra y contrataciones que se realizan en la

Universidad Mayor de San Andrés.

UMSA COMPRA permite, mediante el Sistema de compras y contrataciones, efectuar el

proceso de adquisición de bienes y servicios a los diferentes proveedores debidamente

registrados como beneficiarios.

1.2 Roles de Usuario

Los roles de usuarios permiten definir las funciones que los usuarios pueden acceder en

el sistema, se tiene el siguiente rol:

Rol Unidad Solicitante, usuario responsable derealizar el registro y seguimiento

de la orden de compra.

2. Tareas Generales de los usuarios

Para utilizar el Sistema Capricornio, todo usuario debe iniciar la aplicación. Esta sección

explica la forma de:

Ingresar a la página web

Iniciar sesión

Recuperar Contraseña

Cerrar sesión en la aplicación

2.1 Ingresar a la página web

Figura: 2-1 Pantalla de Navegador

../../jsmp_/Downloads/DTIC%20SIRH%20%20v%201.1%20Modulo%20Registro-File%20e%20historial%20administrativo.docx#_Cambiar_la_información_1

../../jsmp_/Downloads/DTIC%20SIRH%20%20v%201.1%20Modulo%20Registro-File%20e%20historial%20administrativo.docx#_Cerrar_Aplicación

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1. En la barra de dirección deberá ingresar compra.umsa.bo/capri-web/, como se observa en

la Figura: 2-1.

2.2 Iniciar sesión

Para iniciar sesión en la aplicación deberá:

Figura: 2-2 Pantalla de Menú Principal

1. Para iniciar una sesión, haga clic en el botón Iniciar Sesión.

Figura: 2-3 Pantalla Autenticación

1.1 Usuario, introduzca su usuario.

1.2 Contraseña, introduzca su contraseña.

1.3 Hacer clic en Iniciar Sesión, para acceder al sistema

Nota. - En caso de que el nombre de usuario o la contraseña estén mal definidos, o el

acceso haya caducado, tendrá que solicitar la habilitación de su cuenta al

Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación de la UMSA

http://compra.umsa.bo/capricornio/

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Capricornio System

2.3 Cerrar sesión

Figura: 2-5 Pantalla Menu Principal

1. Para cerrar sesión, haga clic en el Cerrar Sesión, como se muestra en la Figura: 2-5.

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3. Proceso de Consulta y Generación de Solicitudes de

Compra

La página de inicio tiene la tarea de dar una orientación a los usuarios que deseen

consultar información en el sistema.

Figura: 3-1 Flujo de Proceso

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Capricornio System

3.1 Búsqueda

En esta sección podremos realizar la búsqueda de nuestra compra.

3.1.1 Buscar registro de compra

En eta sección podemos consultar la información de la compra.

Figura: 3-1 Pantalla de Búsqueda

1. Para realizar la búsqueda haga clic en el botón Buscar, después de haber llenado los

campos requeridos.

3.2 Proveedores (Sigma)

Este es un módulo de búsqueda y está conectado al repositorio central del SIGMA, este

módulo es de mucha utilidad para efectuar consultas, ya sea por el NIT, el nombre

comercial, entre otros; información que facilitará la generación de órdenes de compra.

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3.2.1 Buscar y visualizar el registro de los proveedores

Figura: 3-1 Pantalla Listado de Proveedores

1. Para realizar la búsqueda haga clic en el botón Buscar, después de haber llenado los

campos requeridos.

2. Para poder visualizar la información de un proveedor, haga clic en el botón Ver.

Figura: 3-1 Pantalla de Detalle de Proveedor

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Capricornio System

3.3 Normativa

En esta sección podrá descargar algunos manuales y reglamentos, muy importantes

concernientes a procesos de compra y contratación de la universidad, entre estos

tenemos a:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SABS.

LEY 1178.

CLASIFICADOR DE ITEMS.

Figura: 3-1 Pantalla de Normativa

3.4 Clasificadores

En esta sección se podrá realizar la búsqueda, consulta y podremos ver el detalle de los ítems

del clasificador.


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3.4.1 Filtrar Clasificadores

Podremos filtrar la búsqueda, por gestión, partida y tipo de ítem.

Figura: 3-1 Pantalla Listado de Clasificadores

1. Para iniciar con la búsqueda, haga clic en el botón Buscar.

3.5 Procedimientos

Aquí podremos consultar, las normativas correspondientes a todos los procesos de compras y

contrataciones de la UMSA.

Figura: 3-2 Pantalla Menú Principal

1. Haga clic en el botón Bandeja de Transacciones, donde tenemos todas las

transacciones en función de la bandeja o los enviados a adquisiciones.

3.5.1Seleccionar tipo de procedimiento

Cada una tiene un tratamiento especial, no solo por la cuantía, sino también por el tipo

de solicitud, ya sea bienes, servicios, consultorías y obras.

Por lo cual es importante consultar los manuales oficiales.

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Capricornio System

Figura: 3-3 Pantalla de procedimientos

3.6 Procesos

Esta opción del menú principal solo está habilitada, para aquellos usuarios que ingresen

al sistema mediante su usuario y contraseña correctamente.

Figura: 3-1 Pantalla de Menú principal

3.6.1 Registrar solicitud

En esta sección se podrá registrar una solicitud de compra en borrador.

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Figura: 3-1 Pantalla de Registro de solicitud

1. Para iniciar con el registro de Solicitud de compra o pedido de materiales haga clic en

el botón Solicitud; como también funciona para el botón Pedido de materiales.

2. Seguidamente haga clic sobre el botón Nuevo, para acceder al formulario.

Figura: 3-12 Pantalla Formulario de Solicitud

2.1 Para generar el registro de solicitud de compra en borrador, haga clic sobre el botón

Guardar; después de haber llenado los campos requeridos.

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Capricornio System

En esta sección se generará automáticamente donde se podrá determinar si existen fondos

suficientes dentro de la partida correspondiente.

Figura: 3-1 Pantalla de Items

2.2 Para poder visualizar si existen fondos, haga clic en botón POA-UNIDAD, la cual

contiene información referente a la disponibilidad presupuestaria por partida y a nivel

total.

2.3 Para poder añadir un ítem a nuestra solicitud, haga clic en el icono Añadir Ítem.

2.3.1Después de haber creado el nuevo ítem, también podrá detallar la información

complementaria con respecto al ítem necesarios para la solicitud como ser las

especificaciones del producto o servicio.

2.3.2Para poder eliminar el ítem y sus especificaciones de la solicitud de compra

2.3.3 El botón adicionar sirve para adicionar mas detalles al terminar de insertar el

detalle automáticamente se almacena, una vez concluido las especificaciones

damos click en salir para reternoar a nuestra solicitud

2.4 Haga clic sobre el botón Seleccionar Archivo, inmediatamente se nos abrirá una

ventana, en la cual podremos explorar nuestro equipo, hasta encontrar el documento

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que vayamos a adjuntar, este módulo para adjuntar archivos acepta diferentes tipos o

formatos de documentos, pueden ser archivos Word, Excel, PDF´s e imágenes.

2.5 Seguidamente haga clic sobre el botón ADD, para subir el archivo a la página, Para

eliminar el archivo ya cargado haga clic en la palabra Eliminar.

2.6 Para terminar con el proceso de creación de solicitud, haga clic en botón Terminar.

Nota: Las solicitudes creadas, sin CUCE - UMSA generado, aparecerán en la

bandeja “Borradores”.

Una vez finalizado el proceso, le aparecerá la siguiente ventana:

Figura: 3-1 Pantalla Bandeja Borrador

2.7 Todo registro que este en borrador, siempre se puede editar, para lo cual debemos

hacer clic en la descripción “Sin Generar” de nuestro respectivo proceso, no se

preocupe haga clic sobre esa descripción.

2.8 Una vez haya verificado que la información referente a la solicitud está correctamente

estructurada, haga clic en Avanzar, desapareciendo de la bandeja “Borrador” y será

añadida a la bandeja “Enviados” y a su vez se le asignara el número de SC (solicitud de

compra), con el cual podrá hacer seguimiento a esa determinada transacción.

2.9 Recuerde tener cuidado, con esta opción ya que eliminará toda la información

referente a procesos de solicitudes, como pueden ser: ítems adicionados, detalles de

los ítems, y todos los documentos adjuntos.

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Capricornio System

3.6.2 Reporte PDF de Solicitud de Compra

Esta opción nos permite generar un reporte imprimible sobre la solicitud de compra.

Figura: 3-1 Pantalla de Listado de Solicitudes de Compra/ Órdenes de Compra

1. Seleccione Sol/Órdenes de Compra para poder acceder al listado de compras.

2. Seguidamente haga clic en el Nro. de Solicitud de Compra correspondiente.

Figura: 3-1 Pantalla de Reporte de Solicitud de Compra

3.6.3 Reporte PDF de Orden de Compra

Esta opción nos permite generar un reporte imprimible sobre la Orden de Compra.

Figura: 3-1 Pantalla de Listado de Solicitudes de Compra/ Órdenes de Compra

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1. Seleccione Sol/Órdenes de Compra para poder acceder al listado de compras.

2. Seguidamente haga clic en el Nro. de Orden de Compra correspondiente.

Figura: 3-1 Pantalla de Reporte de Orden de Compra

3.6.4 Nota de Conformidad

Esta opción nos permite generar un reporte imprimible sobre la Nota de

Conformidad.

Figura: 3-1 Pantalla Listado de Pedido de Materiales

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Capricornio System

1. Seleccione Lista de Pedido de Materiales para poder acceder al listado de

compras.

2. Seguidamente haga clic en el botón Generar.

Figura: 3-1 Pantalla de Generador de Nota de Conformidad

2.1 Para Poder tener el reporte imprimible primero debe guardar la información

ingresada en el formulario para que así de esta forma no haya

complicaciones después, haga clic sobre el botón Imprimir.

Figura: 3-1 Pantalla de Reporte de Nota de Conformidad

3.6.5 Descargos de una Unidad Ejecutoria

Para realizar los descargos un conjunto de facturas en una unidad ejecutora debemos realizar

las siguientes operaciones.

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Figura: 3-11 Pantalla de Registro de Solicitud

1. Para iniciar con el registro de Solicitud de compra o pedido de materiales haga clic en

el botón Solicitud.

2. Seguidamente haga clic sobre el botón Nuevo, para acceder al formulario.

Figura: 3-12 Pantalla Formulario de Solicitud

2.1 A continuación, llenamos todos los datos correspondientes la diferencia es el tipo de

solicitud que se va realizar en este caso tiene que ser Descargo y listo clic en el botón

Guardar.

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Capricornio System

Figura: 3-1 Pantalla deÍtems

2.2 Agregamos los ítems correspondientes de nuestra solicitud de Descargo y hacemos

clic en Terminar nuestra solicitud.

Una vez finalizado el proceso, le aparecerá la siguiente ventana:

Figura: 3-1 Pantalla deBandeja Borrador

2.3 Nos dirigimos a la columna de Operación y hacemos clic en Avanzar después nos

vamos a la lista de solicitudes enviadas en la Pestaña ENVIADOS.

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Figura: 3-1 Pantalla deBandeja de Enviados

2.4 Acontinuación, hacemos clic en el Botón Generar Orden de Compra, esta opción

estará visible en la bandeja de Enviados.

Figura: 3-1 Pantalla de Generación de Orden de Compra

2.5 Para registrar al proveedor, haga clic en el botón Buscar.

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Capricornio System

Figura: 3-1 Pantalla deBuscador de proveedor

2.5.1 Realizamos la búsqueda en función del NIT del proveedor que tiene que

estar registrado en el sigma o el número de carnet del solicitante en el

caso contrario que no esté registrado EL PROVEEDOR, una vez

encontrado, haga clic en el botón Adjudicar.

2.6 Realizamos la modificación de los datos en función de la factura y listo Clic en el botón

Actualizar Datos del Proveedor.

2.7 Para generar el reporte imprimible de la orden de compra, haga clic en el botón Orden

Compra

Figura: 3-1 Pantalla de Reporte de Orden de Compra

4. Más información

Cualquier aspecto o duda acerca de temas adicionales que no estén especificados en el

presente manual, comunicarse con la Departamento de Tecnologías de Información y

Comunicación DTIC.

Teléfonos:

Dirección: Edificio Hoy Calle 6 de agosto

La Paz- Bolivia

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