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Sistema de control interno para las cuentas por cobrar de una empresa
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INTROUCCION
Los proyectos de investigación de la Universidad Politécnica Territorial
de Aragua UPTA, son la base fundamental en los Programas Nacionales de
Formación, esto se deriva del proceso de transformación universitaria,
basada en la integración multidimensional de los saberes y conocimientos y
su aplicación en la resolución de problemas, para el desarrollo de
potencialidades y el mejoramiento de la calidad de vida de las
organizaciones, ya sean públicas y privadas o comunitarias.
Es así como a articulación delas actividades del proyecto está
caracterizada por el aprendizaje como proceso que se construye con otros
en un contexto social comunitario para potenciar las habilidades, destrezas y
saberes (hacer, convivir, ser y conocer) del participantes con los tutores,
equipos de trabajo y la comunidad en general. Igualmente, el proyecto
genera la convivencia académica respondiendo a la integración de
experiencias, mediante una educación de calidad, gestionaría y participativa
impulsando la formación humanista y la contribución a la creación de una
sociedad basada en valores y principios.
De esta forma la metodología empleada en la investigación, inician
desde la investigación acción participativa, como herramienta
transformadora, en la búsqueda de soluciones a las problemáticas y
necesidades de una organización, donde el conocimiento, la participación y
la reflexión critica de los participantes, forman parte de un conjunto de
posibilidades que nacen desde su realidad.
El presente proyecto sociointegrador, se realiza en la empresa
Inversiones Obelisco, c.a., ubicada en Maracay estado Aragua, su
1
competencia efectiva en materia de la administración de condominio de la
conocida Torre Sindoni; como todo organización presta un servicio y su
finalidad es la de incrementar su productividad, mejorando el rendimiento y
financiando su desarrollo en base a los recursos generados.
Así mismo, es importante destacar la base de los procedimientos
administrativos que se realizan en la actualidad, con relación al tema de los
arrendamientos, donde las cuentas por cobrar, y el tema de control interno
juega un papel muy importante en los procesos de toma de decisiones.
Desde el punto de vista administrativo, se puede decir que la administración
de las cobranzas se encuentra entre las actividades más difíciles de realizar.
Se puede acotar, que al igual que el crédito, la cobranza cumple una
función complementaria y reguladora del flujo monetario en el área
financiera, sin embargo surgen problemas en la ejecución de esta que obliga
a que se fijen normas para regular el proceso; por tal razón para la
elaboración de normas para orientar mejor los objetivos deberán ser
señaladas por la política general de la empresa.
Es así, como la función principal de un buen proceso de cobranza
consiste en cobrar dentro de las condiciones señaladas por la empresa,
conservando la buena voluntad del deudor. Esta doble función es básica
para entender los principios de la cobranza.
A lo antes expuesto, el objetivo principal de la investigación es
Implementar un sistema de Control Interno, para mejora la cobranza de los
arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en
Maracay Estado Aragua, logrando un impacto de efectividad de los
procedimientos administrativos, los estatutos para planificar, controlar,
asentar, registrar y procesar las cuentas por cobrar de la empresa, buscando
disminuir un porcentaje elevado de la morosidad de los arrendamientos y
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condominios, que constituyen el ingreso más alto para que pueda
autogestionarse.
De igual manera, este proyecto socio integrador se presentara un
informe final sobre todas las actividades o procedimientos realizados en
la organización durante el trayecto de la formación, por consiguiente se
establece que el mismo estará representado por tres capítulos representados
de la siguiente manera:
Capítulo I corresponde a la descripción de proyecto, en ella se
presenta diagnóstico, a metodología de la investigación utilizada y la
problematización dentro de la organización.
Capitulo II en este realiza un esbozo de la planificación del proyecto,
en el cual se desarrolla la propuesta, los objetivos generales y específicos
aunado a la conformación del plan de acción y el cronograma de actividades.
Capitulo III, contiene la sistematización de los resultados.
3
CAPITULO I
EL DIAGNOSTICO
Es este capítulo se presenta la sistematización del proceso de
diagnóstico realizado en el proyecto, el cual permite a los investigadores la
identificación de la situación problemática sobre la que se sustenta la
realización del proyecto.
1.1 Caracterización de la organización
En esta sección de la investigación, se expone la descripción de la
organización donde se desarrolla el proyecto, en esencia, deben reseñarse
los diversos aspectos que permiten conocer la organización, en el caso que
sea una empresa o una institución como es el caso de la empresa a estudio.
Nombre de la organización
Inversiones Obelisco, C.A.
Descripción de la actividad que realiza
Es una empresa dedicada especialmente al área de Administración
del Condominio de la Empresa Inversiones Obelisco, C.A. cuenta con
21.307,22 metros cuadrados discriminados en 32 pisos y en 158 oficinas; es
mejor conocida como la torre Sindoni y efectúa los servicios a las áreas de
Alquileres y venta de Inmuebles, por otra parte cuenta con el servicio para la
administración y asesoría de compra y venta de sus inmuebles, basado en
tecnología de punta que asegure operaciones ágiles sin deshumanizar el
servicio.
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Reseña histórica
Inversiones Obelisco, C.A.; es la también conocida como Torre
Sindoni es un rascacielos ubicado en Maracay es el más alto del estado
Aragua. Tiene una altura estimada en 125 metros aproximadamente, y 32
pisos o plantas, además de ser una de las más recientes construcciones de
alturas, es una de las referencias de esta ciudad, diseñado con un estilo
arquitectónico moderno, con el uso del cristal, ladrillo y el concreto reforzado,
fue inaugurado en el año 1999, el edificio es llamado así en honor al
empresario Italo-Venezolano Filipo Sindoni, quien murió en el año 2006.
Localización geográfica
Está localizada entre dos de las avenidas más importantes de la
ciudad, la Bolívar y la Miranda, teniéndose visual de la torre desde casi
cualquier punto de Maracay.
Figura Nro.1. Localización geográfica de Inversiones Obelisco, C.A.
Fuente: google maps (2012)
Misión
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Compra y ventas de bienes muebles e inmuebles, orientada a
satisfacer las necesidades de sus clientes con un servicio integral, a través
de un personal calificado, motivado y comprometido, proporcionando así una
rentabilidad que permita inversión y la estabilidad laboral de todos sus
trabajadores.
Visión
Lograr mantenerse como una empresa líder, flexible, dinámica,
competitiva, rentable, con un personal motivado al mejoramiento continuo.
Estructura organizativa:
Figura Nro. 2. Organigrama principal de la empresa Inversiones Obelisco, C.A.
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A. (2014).
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1.2 Metodología de la investigación
La metodología es el estudio analítico y crítico de los métodos de
investigación, proporcionan una serie de herramientas teórico-prácticas para
la solución de problemas mediante el método científico. Estos conocimientos
representan una actividad de racionalización fomentando el desarrollo
intelectual a través de la investigación sistemática de la realidad.
Esta hace referencia al conjunto de procedimientos racionales
utilizados para alcanzar una gama de objetivos que rigen una investigación
científica o tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados
específicos.
Modalidad de la investigación
La modalidad de investigación comprende el diseño metodológico que
ha servido de sustento para el desarrollo del proyecto en cada una de sus
fases. Sánchez (2013). En lo que respecta la modalidad de la presente
investigación, la misma se considera una Investigación Acción Participativa
(IAP), como una forma de investigación que podía ligar el enfoque
experimental de la ciencia social con programas de acción social que
respondieran a los problemas sociales principales.
A lo antes expuestos, esta combina dos procesos, el de conocer y el
de actuar, implicando ambos a la población, en este sentido, proporciona a la
comunidad u organización en estudio, métodos para analizar y comprender
mejor su realidad, para así planificar acciones y medidas para transformarlas
y mejorarlas, combina la teoría y la praxis y posibilita el aprendizaje de los
involucrados.
Es por ello que el presente proyecto se basa en la participación
colectiva, que busca transformar su realidad, en función de la problemática
7
existente en la empresa Inversiones Obelisco, C.A, utilizando el conocimiento
y la investigación como herramienta en la búsqueda de soluciones prácticas.
De igual manera, como metodología hace referencia a procedimientos
específicos para llevar adelante la investigación, es una manera concreta de
llevar adelante los pasos de la investigación científica de acuerdo con su
enfoque.
La investigación participativa, se considera aprendizaje colectivo de la
realidad, basado en una análisis crítico y activa de los grupos implicados,
que se orientan a estimular la practica transformadora y el cambio social,
favorece una mayor eficiencia en la intervención pública, al producirse
respuestas y propuestas bien orientadas que optimicen recursos: mejores
servicios con iguales recursos. La participación profundiza en la democracia
y facilita la articulación social, el desarrollar la investigación acción siguiendo
las fases de un proceso metodológico que debe ser asumido con el debido
rigor conceptual que permita al investigador participar en las comunidades y
desarrollar con éstas, proyectos de acción con una base autogestionaria;
estos propósitos están íntimamente consustanciados con procesos
educativos, orientados al hacer, convivir y pensar, lo cual se traduce en una
educación de utilidad social que permitan dar respuestas a las nuevas
exigencias de la sociedad.
Línea de investigación
La líneas de investigación incluye un conjunto de proyectos de
investigación sobre un mismo campo, realidad o área de conocimiento,
consolidando las corrientes del pensamiento y que los resultados, ligados al
diagnóstico y solución de problemas de la localidad, región, nacional e
internacional, enriquezcan la producción y divulgación del conocimiento.
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Cuando se habla de líneas de investigación, no solo debe tenerse en
cuenta los proyectos de investigación que dependen de ella, sino también
una serie de actividades académicas que ayuden a sus fortalecimiento, como
congresos, seminarios o foros dentro del contenido de la línea, y ayude con
su contribución para generar y enriquecer la cultura investigativa.
La línea de investigación en la que nos basamos para la elaboración
del presente proyecto es: Línea 6: Modelos Administrativos, cuyo objetivo
general es promover procesos administrativos que respondan al modelo
económico social y sus objetivos específicos son:
Desarrollar modelos administrativos socialistas.
Promover las estructuras con base en lo colectivo.
Promover el trabajo como un hecho social.
El presente trabajo está orientado a establecer a crear estrategias para
dar cumplimento a las normas establecidas en la organización, de tal manera
de crear estándares de planificación, organización, dirección de los procesos
de control interno de las cuentas por cobrar de los arrendamientos de la
empresa Inversiones Obelisco, C.A, para mejorar las operaciones
administrativas, esto conlleva a la potencialización de redes de conocimiento
y capacitación, de tal manera, describir a través del diagnóstico un hecho
real que se presenta y ofrecer una alternativa administrativa, que favorezca
la situación actual.
Métodos, técnicas e instrumento de recolección y procedimiento de la información.
Las técnicas e instrumento de recolección de datos son particulares y
específicas de una disciplina, por lo que sirven de complemento en una
investigación cuantitativa, el cual posee una aplicabilidad general; la
aplicación de una técnica conduce a la obtención de información el cual debe
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ser guardada en un medio material de manera que los datos puedan ser
recuperados, procesados, analizados e interpretados posteriormente.
En este sentido, la UNA (2006) establece que, la técnica de
recolección de datos “es un conjunto organizado de procedimientos que se
utilizan durante el proceso de recolección de información”. (p.307). en la
primera fase del proyecto que corresponde al diagnóstico se implementaron
dos técnicas estas son la encuesta y la observación; detalladas y como
instrumento el cuestionario.
El instrumento utilizado es el cuestionario, al respecto Sabino (2012) el
cuestionario “es el conjunto de operaciones que se realizan para estudiar la
distribución de determinados caracteres en la totalidad de una población,
universo o colectivo, partiendo de la información de una fracción de la
población considerada”. (p. 115).
El cuestionario se utilizó con la finalidad de poder conocer de manera
específica las deficiencias, debilidades y fortalezas administrativas, el mismo
estará compuesto por una serie de preguntas cerradas SI/NO, consta de 10
preguntas. En el cual se hace énfasis en el conocimiento del manejo de los
procesos administrativos para la planificación, organización, dirección y
control. Este fue aplicado al personal que labora en el departamento de
administración de la empresa Inversiones Obelisco, C.A.
Por su parte Hernández, Fernández y Baptista (2006), considera que
el mismo contiene categorías o alternativas de respuestas que han sido
delimitadas, es decir, se presentan a los sujetos las posibilidades de
respuestas y ellos deben circunscribirse a estos (p.24).
Durante las diferentes fases, como parte del proceso investigativo en
la organización, inicialmente se realizó mediante el diagnostico participativo,
la recopilación de la información necesaria, para poder elaborar las
alternativas de solución, es por ellos que mediante el uso de técnicas,
10
métodos e instrumentos de recolección de datos, mediante la entrevistas, las
charlas y los encuentros con los miembros de la organización se desarrolló la
propuesta, que inicia con la identificación de las debilidades y fortalezas en el
área administrativas, específicamente las cobranzas de los arrendatarios. Se
procedió a elaborar una lista de problemas generales en el área
administrativa, para obtener el problema de mayor relevancia, por medio del
cuestionario de preguntas.
La sistematización permitió la caracterización del estado de la gestión
administrativa, lo que conllevo a la identificación de las problemáticas y la
precisión del problema abordado. Así mismo, el análisis y la síntesis
apoyaron de manera constante todo el procesamiento de la información
recabada.
1.3 Problematización
Descripción del abordaje inicial del proyecto
La vinculación de las autoras con la organización, propicio el
desarrollo de un diagnostico exploratorio para evidenciar las condiciones en
las que se desarrollan operaciones administrativas, en la empresa
Inversiones Obelisco, C.A., para realizar el diagnostico en el área
administrativa, por lo que a través de las diversas actividades como parte de
la investigación, se pudo programar un conjunto de visitas y reuniones que
permitieron la aplicación de los instrumentos diseñados y la recolección de la
información recabada, se identificaron aspectos relevantes que se indican a
continuación como lista de situaciones problemáticas.
Lista de problemas
Estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio
del departamento de cuentas por cobrar.
Manual de procedimientos administrativos.
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Información oportuna para la adecuada toma de decisiones.
Controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles.
Baja productividad como consecuencia de problemas técnicos,
humanos y organizacionales.
Omisión de las políticas para el sistema de cuentas por cobrar.
Ausencia de personal en los diferentes departamentos.
Falla de comunicación a la toma de decisiones entre los directivos del
mismo.
Incremento del margen de morosidad por parte de los arrendatarios de
la empresa.
Necesidad de control en la facturación.
Carencia de estrategias para el control interno dentro de los
procedimientos.
Enunciado del problema
Descontrol administrativo en la cobranza de la empresa Inversiones
Obelisco, C.A.
Descripción del problema
Actualmente la empresa Inversiones Obelisco, C.A., presenta algunas
debilidades en los procesos administrativos, esto se referente a los controles
internos de las políticas de créditos de arrendamientos y las cobranzas. En
este sentido, cabe destacar que algunas de las deficiencias están presentes
es en los registros de los datos. Actualmente, algunos arrendatarios dejan de
cancelar, se presentan fallas en los registros al día de las cobranzas, aunado
a la falta de procesos sistematizados.
Se señala, que todos los locales están arrendados y los arrendatarios
no hacen acto de presencia en la administración de la empresa para cumplir
con sus obligaciones, sumado a esto los contratos de arrendamientos se
12
encuentran vencidos en su gran mayoría, ya que es imposible contactar con
los representantes legales o arrendatarios de los locales; este punto
manifiesta los montos de arrendamiento tan bajo que se presentan en la
empresa, los cuales se encuentran desajustados a la realidad inflacionaria de
nuestro país, por esta razón deja por debajo los ingresos de la empresa
acorde con las obligación y gastos que genera mensualmente.
Esto está ocasionando que la empresa deja de invertir en
infraestructura, invertir en más seguridad para sus alrededores, prestar una
mejor atención al público visitante y para el pago de las obligaciones
salariales a los empleados. A lo antes mencionado, conlleva un proceso lento
y desorganizado al momento de archivar la información, también resulta
tedioso para la secretaria realizar recibos manuales y actualización de las
cobranzas, las cuales son significativas en toda organización por cuanto
vienen a formar los ingresos principales de las mismas.
Todo lo mencionado conlleva específicamente al descontrol
administrativo que afecta las cobranzas, causadas por un deficiente sistema
de políticas que determine los registros y las condiciones de pago de los
arrendatarios. En este orden de ideas se considera que este representa el
problema más significativo de la empresa, son de manera general las fallas
de planificación, organización y control interno de las cobranzas.
Fundamentación de problema
La investigación se argumenta desde el punto de vista administrativo,
se basa en la importancia de llevar un control interno de las cuentas por
cobrar adecuado, para favorecer el desarrollo económico de la organización
y su gestión. De igual forma, elevar el conocimiento, a través del estudio y
solución de problemas reales, que contribuyan a la participación del personal
a la búsqueda de soluciones prácticas.
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Además es importante, ya que se formulan controles por parte del
departamento de recaudación, para el perfeccionamiento de iniciativas
dirigidas por otros investigadores en aportar soluciones para un mejor
desempeño del proceso productivo de la organización.
Por otro lado, este estudio proporciona mejoras que facilita la toma de
decisiones en la gerencia, la cual podrá generar a corto plazo estrategias
idóneas y/o políticas de cobranza efectivas, contribuyendo así al logro de los
objetivos de la organización. Así mismo, permite tener información confiable
lo cual puede ser la información de las operaciones que se generan de las
cuentas por cobrar.
Fundamentación práctica
En referencia a la utilidad del proyecto presentado, este hace
referencia a contribuir en la asistencia para hallar una solución a la
problemática, que busca mediante alternativas prácticas de planificación,
organización, dirección y control, propias de los procesos administrativos
como eje fundamental, desarrollar una alternativa viable para ofrecer un
aporte que favorezca la situación presentada.
En este contexto, se dice que se fundamenta en lo práctico, ya que
puede ayudar a mejorar la eficiencia del departamento, reduciendo la
morosidad además de elevar los ingresos, se puede recuperar las perdidas,
y por consiguiente con el correcto manejo de la políticas establecidas, esto
genera confianza y seguridad a la organización, así mismo garantiza la
efectividad total del pago de los arrendatarios, convirtiéndose en una
organización solida capaz de enfrentar con eficiencia y seguridad, cualquier
tipo de dificultad que a nivel de cobranzas surja en el departamento
respectivo, que normalmente sueles presentarse.
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Fundamentación investigativa
Este estudio se centra en el accionar de los conocimientos y destrezas
adquiridos por las investigadoras, así como los procesos de
retroalimentación y la puesta en práctica de alternativas basadas en la
administración y entender a través del diagnóstico las realidades propias de
una organización, generadas y producidas por sus mismos miembros.
De igual forma, se cumple con el propósito general de los Programas
Nacionales de Formación PNF en Administración el cual está dirigido a la
formación de un profesional que participa activamente en la transformación
de su entorno laboral y socio comunitario, a través de la planificación, diseño,
innovación, desarrollo, transformación, ejecución, dirección, control y
evaluación de sistemas administrativos en diferentes tipos de organizaciones
que le permitan integrarse con conciencia crítica al desarrollo del país y
sobretodo contribuyendo bienestar social.
Impacto social del proyecto
Con relación al presente proyecto en la empresa Inversiones Obelisco,
C.A., se puede decir que es un impacto organizacional importante, ya que
está situado en un marco administrativo y que desde los aspectos de
desarrollo, se verán reflejados en la interacción, la proyección, la manera de
trabajar y hacer las cosas, la respuesta a la aplicación de una mejora en los
controles y las políticas de cobranza y su economía.
Por lo que este proyecto está orientado en la búsqueda de soluciones
prácticas y de desarrollo, que beneficien a un colectivo de manera general,
ajustadas a la realidad, generar a través de la iniciativa interna utilizando
herramientas generadas del conocimiento de los protagonistas.
15
CAPITULO II
LA PLANIFICACIÓN
La fase de la planificación consiste en la programación de las
actividades a realizar en función de los objetivos de la propuesta,
dependiendo de los recursos que tenga la organización, así como también el
tiempo estimado para alcanzar las metas propuestas mediante la
implementación de planes y programas. Así mismo, la planificación como
uno de los elementos del proceso administrativo, se basa en determinar o
definir las acciones que se van a realizar, el cómo se va a hacer y las que
deben cumplirse, así mismo la planificación debe ejecutarse y bajo
parámetros de control y organización.
Con relación al presente proyecto, la planificación de las acciones es
necesaria para el desarrollo del mismo, lo que a su vez se contemplan los
objetivos generales y específicos que deben ejecutarse, así mismo un plan
de acción y el cronograma de las actividades para la propuesta que debe
estar estructurada. Así mismo, los recursos que se utilizan, el tiempo y el
lugar donde se desarrolla el proyecto.
Descripción de la propuesta
Desde el punto de vista administrativo, la propuesta se basa e aplicar
estrategias de control interno para mejorar los procesos de cobranza, para
ello es necesario que dentro del departamento de cobranza de le empresa
Inversiones Obelisco, C.A., exista un control no manual y sistematizado de
las cuentas por cobrar, para favorecer el resguardo de la información, por
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otra parte, dichos procesos deben estar definidos dentro de un marco de
políticas de cobranza, en un plan tendente a mejorar el registro y las
operaciones de manera general, destacando que el correcto manejo de la
información, genera confianza y seguridad a la organización, y garantiza la
efectividad del pago de los arrendatarios.
Dentro de las etapas concebidas en la estrategia para la puesta en práctica
del modelo diseñado se encuentran:
La etapa de obtención de la información: tiene como objetivo
fundamental identificar las debilidades y fortalezas de la organización, sus
procesos administrativos, se basa en la indagación de la realidad, la
caracterización del estado actual previo a la implementación del modelo.
Es por ello, que para la obtención de la información se han definido
como acciones esenciales:
Desarrollo de conversatorios para la presentación del modelo
diseñado.
Realización de un diagnostico participativo para la exploración del
contexto en el que se aplica la estrategia. En este sentido el diagnóstico
inicial contempla entre las acciones principales:
Selección y diseño del instrumento de diagnostico
Aplicación del instrumento de diagnostico
Sistematización del diagnostico
Realización de conversatorios para profundizar en las condiciones y
requerimientos para la implementación del modelo.
En la etapa de ejecución se estableces dos fases fundamentales, la fase
de programación de las acciones principales para el desarrollo de la
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estrategia y la fase de implementación que corresponde a la puesta en
práctica de las acciones planificadas.
La fase de programación se corresponde con el conjunto de acciones
previas necesarias para la ejecución del modelo. En ella se incluyen como
actividades preparatorias la sensibilización y formación de los actores
involucrados en la gestión del trabajo metodológico.
Esta fase de programación de la estrategia se establece tomando en
consideración dentro de sus acciones fundamentales:
La sensibilización se hace necesaria a través de un conversatorio con los
miembros de la organización, la formación es una actividad fundamental para
garantizar la efectividad en la gestión administrativa.
De igual manera se indica como tercer a etapa de la estrategia la etapa
de evaluación: se reflexiona sobre el nivel de efectividad de las acciones
realizadas, su impacto en la transformación de la realidad y los
requerimientos para su reajuste continúo. Esta etapa comprende la fase de
revisión, de valoración y ajustes.
En la fase de revisión se establece la aplicación de medios e
instrumentos, para el seguimiento y el control en el desarrollo de las acciones
concebidas en cada fase, que puede considerarse un diagnostico superior.
Por parte la fase de valoración comprende procesamiento de la
información de control obtenida que será valorada para precisar la
efectividad y el nivel de pertinencia en la ejecución de las acciones definidas.
En lo que respecta a la fase de reajuste, se desarrolla de acuerdo con
la valoración realizadas se definen y aplican las acciones correctivas
necesarias.
18
La evaluación del sistema, en un proceso permanentemente en el cual
debe medirse el impacto en los procesos administrativos, el desempeño, así
como en el fortalecimiento de la gestión administrativa.
Objetivos de la propuesta
Los objetivos de la investigación constituyen los propósitos concretos
por los cuales se investiga, donde se especifican los alcances y limitaciones
de estudio. Hernández, Fernández y Baptista (2006).
Los objetivos se dividen en generales y específicos. Los primeros son
las metas centrales de la investigación y plantean de una manera amplia
hasta dónde va a llegar ésta. Los objetivos específicos expresan metas
concretas que son necesarias para alcanzar el objetivo general.
Objetivo general
Implementar un sistema de Control Interno, para mejora la cobranza
de los arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en
Maracay Estado Aragua.
Objetivos específicos
Describir los subsistemas que conforman los procesos administrativos
para los arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada
en Maracay estado Aragua.
Diseñar un sistema administrativo para el control de las operaciones
por arrendamiento de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en
Maracay estado Aragua.
Desarrollar el sistema de arrendamiento de la empresa Inversiones
Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.
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Fundamentación de la propuesta
Esta descripción comprende el detalle de los criterios y elementos
teórico-metodológicos en que sustenta la elaboración de la propuesta.
Fundamentación teórica
Este proyecto se sustenta en ofrecer a la empresa Inversiones
Obelisco, C.A., asistencia administrativa para mejorar sus procedimientos en
el departamento de cobranzas, mejorando la aplicación de sus políticas en
los arrendamientos, se orienta para la concretación de los objetivos
planteados por la organización, donde se promueve la participación, la
generación de conocimientos basados en la pertenencia social y el
intercambio de saberes, considerando las líneas de investigación acción
participativa de manera de satisfacer las necesidades fundamentales y
promover el desarrollo de esta empresa.
Para Hill (2014), La gestión de cobranza es el conjunto de acciones
coordinadas y aplicadas adecuada y oportunamente a los clientes para lograr
la recuperación de los créditos, de manera que los activos exigibles de la
institución se conviertan en activos líquidos de la manera más rápida y
eficiente posible, manteniendo en el proceso la buena disposición de los
clientes para futuras negociaciones.
En tal sentido, la gestión de cobranza es un proceso bastante
interactivo con los clientes, que parte del análisis de la situación del cliente,
un oportuno y frecuente contacto con el cliente, ofreciendo en el proceso de
negociación alternativas de solución oportunas para cada caso y registrando
las acciones ejecutadas para realizar un seguimiento continuo y el control del
cumplimiento de los acuerdos negociados. Algunas acciones típicas en la
gestión de la cobranza se describen a continuación, junto con un flujo grama
con el proceso que sigue la gestión de cobranza:
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a) Análisis del caso: ¿Quién es el cliente? ¿Cuál es su situación? ¿Cuáles
fueron las condiciones para el otorgamiento del crédito? ¿Por qué cayó en
mora? Aquí podemos considerar fuentes internas y externas de información
como centrales de riesgo, relación de deudores, etc.
b) Contacto con el cliente: ¿Qué información registra el cliente? ¿Dónde está
ubicado el cliente? ¿Cuáles acciones ya fueron ejecutadas?
c) Diagnóstico: ¿Cuál es el problema a raíz de la morosidad actual? ¿Qué
tipo de cliente tenemos?
d) Generación de alternativa: ¿Cuáles son las posibles soluciones? El
objetivo de esta acción es la venta del beneficio para crear una cultura de
pago en el cliente.
e) Obtención de compromisos de pago: ¿Realizamos una buena
negociación? La empresa debe identificar claramente, cuándo, dónde, cómo
y cuánto pagará el cliente, y recordar, por ejemplo, que el cliente que está en
una situación de sobreendeudamiento o disminución de ingresos establecerá
una jerarquía en el pago de las deudas. ¿Logramos que el cliente le dé
prioridad al pago de este crédito?
f) Cumplimiento de compromisos de pago: ¿El cliente cumplió con el
compromiso de pago en la fecha indicada? ¿Demuestra que quiere pagar? El
objetivo es mostrar consistencia a lo largo de todo la gestión de cobranza. No
basta el compromiso y la actitud positiva del cliente hacia el pago; los
gestores de cobranza deben realizar seguimiento a los compromisos de
pago.
g) Registro de Acciones: ¿Las acciones están siendo coordinadas? Es
importante considerar o ponerse en el lugar de la persona que continuará la
gestión de cobranza.
21
h) Seguimiento del caso: ¿Conocemos la actual situación del cliente y las
acciones realizadas?
i) Intensificación de las acciones: ¿Cuál es la acción a tomar que nos permita
recobrar el activo de manera más inmediata? ¿Cuáles son los activos que el
cliente posee? ¿Qué podemos recuperar con una acción legal? En esta fase
el interés es recuperar el activo aún a costa de perder al cliente.
j) Definiendo los créditos “pérdida”: Es importante también que las IMF
definan claramente las condiciones para reconocer la pérdida de un crédito,
es decir - cuando la gestión de cobranza ha finalizado. Puede ser cuando se
ha agotado todas las estrategias posibles para la recuperación de la deuda
y/o cuando la probabilidad de pago es muy baja. En general, se debe
analizar el costo-beneficio de las medidas judiciales, reportando el cliente
moroso, y otras acciones permitidas por ley.
Cada elemento de una investigación se enfoca en diferentes bases
conceptuales, las cuales constituyen una fortaleza al estudio. En este
sentido, las bases teóricas implican diversas fuentes informativas, con la
finalidad de construir los fundamentos teóricos y conceptuales de la
investigación, en el mismo se desarrollan, seleccionan y organizan una serie
de información relacionada con el tema. En virtud de lo antes expuesto, fue
necesaria una revisión bibliográfica de distintos autores en referencia al tema
estudiado, a objetivo de precisar la teoría que enmarca los lineamientos
empleados en el desarrollo del presente estudio.
Control interno
Es la base donde descansa las actividades de una empresa, es decir,
que las actividades de producción, distribución, financiamiento,
administración, entre otras son regidas por el control interno.
22
Para Marroquin (2009), el control interno “es el proceso efectuado por
la dirección, la gerencia, y los otros miembros de la organización diseñado
para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuento al logro de
objetivos en las siguientes categorías:
1. Efectividad y eficiencia en las operaciones
2. Confiabilidad e integridad de la información financiera y
operativa
3. Protección de activos.
4. Cumplimiento de la leyes, regulaciones y contratos.”
En términos generales el control interno deberá establecer previo
estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa y que la función
del control interno es aplicable a todas las aéreas de operación de los
negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la
información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor
convengan a los intereses de la empresa.
“Marroquin (2009), afirma que en lo que afecta a los elementos
básicos de un sistema de control interno, el proceso básico de control incluye
los siguientes elementos:
a) Un plan de organización que proporción una adecuada separación de
responsabilidades funcionales.
b) Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados
para proporcionar un control contable razonable sobre los activos,
pasivos, gastos e ingresos.
c) Personal en cantidad y calidad suficiente para afrontar las
necesidades de la empresa”.
Objetivos del control interno
23
Comenta Enríquez (2009), que “Un sistema de control interno tiene
varios objetivos como:
a) Evitar o reducir fraudes.
b) Salvaguardar contra el desperdicio.
c) Salvaguardar contra la insuficiencia.
d) Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
e) Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
f) Salvaguardar los activos de la empresa.
g) Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las
normas fijadas por la administración.”
La cobranza
Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por
concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio.
Gestiopolis (2012).
Esto incluye el pago de documentos como
Facturas
Pagares
Letras de cambio
Otros títulos valores
Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es
tan cierta esta frase que cualquier empresa comercial mantiene un adecuado
capital de trabajo, cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes ,
por lo tanto se considera la labor de cobranza de gran importancia en la
administración
24
Cobranza efectiva
Una excelente gestión de cobranza se basa en aspecto como:
1 Actitud frente a la gestión que realiza y la empresa que representa.
Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino también frente a la
organización y/o actividad que represente.
2 Organización interna hacia el trabajo
Es la importancia de prepararse para una gestión, como el conocimiento
de su empresa, de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de
trabajar organizadamente potencializa la posibilidad de hacer efectiva una
cuenta por cobrar.
3 Percepción del cliente
Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una
herramienta para mejorar la gestión, en la medida que el cliente pueda
percibir que la organización monitorea las cuentas, y que existe una política
de crédito definida y respetada por sus trabajadores
4 Comunicación como herramienta de persuasión en tu gestión de cobros.
Una buena comunicación y utilizar un canal apropiado de vínculo con
el cliente.
Es ayudar al cliente a superar situaciones difíciles. El gestor de cobros
es el que puede convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos
El primero de ellos, salvar la relación comercial sin caer en el
detrimento de los intereses de la empresa.
El segundo es recuperar la totalidad de los montos
25
5 El seguimiento y evaluación permanente de las acciones y reacciones
sobre las cuentas que gestiona.
Es hacer conciencia de la importancia de medir y evaluar sobre cada
una de las acciones reconociendo que la efectividad radica en el análisis
permanente de las acciones Vs las reacciones que estas producen.
Administración
Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o
metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Promonegocios
(2012).
Tiene el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización
de manera eficiente y eficaz; es decir, lograr los objetivos con el empleo de la
mínima cantidad de recursos.
Fundamentación metodológica Se plantea como alternativa se solución al problema identificado el
desarrollo de un sistema administrativo para el control interno, mediante sus
procesos administrativos, en el área de cobranza en los arrendamientos de la
empresa Inversiones Obelisco, C.A.
Para esta investigación el sistema, es el conjunto de elementos que
dinámicamente relacionados entre si conforman una actividad para alcanzar
un fin (objetivo). Las características fundamentales del sistema diseñado se
centran en ser interactivo ya que promueve la interacción de los elementos
del proceso administrativo.
Según Bertalanffy (2009), sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u
objetivo) y globalismo (o totalidad.)
26
Una organización podrá ser atendida como n sistema o un
supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel
representado por todos sus componentes y relaciones necesarios para la
realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los
sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
El sistema de control interno o de gestiónDe acuerdo a lo señalado por Valencia (2013), se define como: un
conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas
en la comunicación y control al interior de la empresa. El sistema de gestión
por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a
través del flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se establece en la
relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los
recursos necesarios para su producción. Entre las responsabilidades de la
gerencia están:
Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento,
rentabilidad y liquidez.
Igualmente, Márquez (2009), considera que sistema de gestión es:
Ante todo un método, un medio para conducir con orden el
pensamiento y la acción, lo primero es prever, establecer un pronóstico sobre
el cual fijar objetivos y definir un programa de acción. Lo segundo es
controlar, comparando las realizaciones con las previsiones, al mismo tiempo
que se ponen todos los medios para compensar las diferencias constatadas.
(p.97).
El control de gestión se relaciona con las actividades siguientes:
formulación de objetivos, fijación de estándares, programas de acción
27
(presupuestos), utilización de recursos, medición de resultados (verificación),
análisis de desviaciones, corrección del desempeño o mejora.
Se distingue una diferenciación entre el concepto de gestión, control
de gestión y la función de control, pero no se observa la misma precisión al
establecer sus fronteras. Algunos consideran que el control de gestión
comprende tanto la etapa de previsión como la etapa de control o verificación
propiamente dicha; otros lo ven más cercano a la ejecución y verificación;
para otro, abarca los procesos de asignación de recursos, el seguimiento de
las acciones y la evaluación del resultado.
También se considera que el control de gestión no debe ser reducido
a la función de control (entendido como evaluación y corrección del
desempeño solamente) sino que comprende también la fase de planificación
(porque durante el proceso de definir objetivos se determinan las formas de
medirlos, y su cuantificación en el estándar), que a su vez está determinada
por los procesos de mejoramiento que son los que le otorgan la capacidad de
diagnóstico al control de gestión.
Actividades de los sistemas de control interno
Según Pereira (2007), Las acciones efectivas son aquellas que
mantienen un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, entre la producción de
los resultados deseados y los medios que se utilizan para lograrlos. Todas
las actividades de una compañía se traducen en dinero en efectivo en algún
momento.
1. Hacen parte de los procesos en la empresa.
2. Se traducen en dinero en efectivo en algún momento.
28
3. Afectan otras áreas de la empresa que pueden encontrarse lejos del
punto de origen de la actividad.
4. Su efecto es directamente proporcional a su eficacia.
5. Independientemente de la eficiencia con que se usen los recursos,
requieren de adecuada eficacia de las personas, para ejercer su
efecto.
6. Regulan el funcionamiento de la empresa
Estructura de la propuesta
El sistema de control interno para mejorar las cobranzas de los
arrendamientos en la empresa Inversiones Obelisco, C.A., se elaboró
mediante uso de estrategias administrativas, basadas en los elementos del
proceso administrativo, planificación, organización, dirección y control, al
mismo tiempo la ejecución como parte del proceso y la evaluación de
resultados operativos, de acuerdo a la interacción de cada elemento del
sistema propuesto.
Fundamentación y justificación de su necesidad
Se basa, en crear estándares de control para el buen manejo de la
información en el departamento de arrendamientos y cobranzas, mejorando
el tiempo de búsqueda de información y creando desde su necesidad un
mejor desempeño, impulsando las operaciones administrativas de gestión.
Objetivos:
Dentro de los objetivos tenemos:
1. Organizar la información de los clientes.
2. Clasificar la información.
3. Registrar las operaciones
4. Controlar y hacer seguimiento de las operaciones
29
5. Mejorar el desempeño administrativo
6. Evaluar los resultados.
Elementos y componentes
Subsistemas de exigencias para la gestión administrativa: el
desempeño administrativo en la organización, debe estar regido por la
aplicación de acciones que contribuyan a elevar la calidad de los
procesos administrativos, se fundamenta en el perfeccionamiento de
la gestión pública, debe corresponderse con la aplicación de leyes y
reglamentos, para la definición de los recursos administrativos, el
establecimiento de las formas y métodos para el control y seguimiento
de los recursos. En esta fase es importante considerar la
participación, las responsabilidades, desde una visión colectiva, que
permita tomar en cuenta las necesidades individuales y generales de
los trabajadores de la organización.
Subsistema organizativo: representa la integración de los diversos
elementos necesarios para la gestión del trabajo administrativo,
responde a la concepción de una estructura formal de trabajo, así
como de propiciar condiciones apropiadas para que las actividades se
orienten a la dirección eficiente del proceso por lo que se conforman
de:
Sistema de planificación: se basa en describir, mediante el uso de
herramientas de planificación, responde a la determinación de los
objetivos, métodos, medios y formas de llevar a cabo el proceso
administrativo que se deben asumir para realizar una operación y que
esto debe ser orientado a cubrir las necesidades en el área de
arrendamientos.
30
Subsistemas de control y ejecución: Este subsistema, tiene que ver
con la línea de acción, implica la realización de las actividades
planificadas y organizadas para la dirección del proceso, pero también
con los parámetros de control definido en el procedimiento
administrativo, como parte de esto las actividades representa una
serie de eventos que deben cumplirse, para favorecer el
procedimiento.
Subsistemas de evaluación de los resultados: El proceso de
evaluación que se ha concebido en este sistema, debe fundamentarse
en constatar el cumplimiento de los objetivos propuestos paras su
desarrollo, así como la efectividad del resto de los subsistemas, las
relaciones entre estos, principalmente subsistemas organizativo que
sustentan el perfeccionamiento del proceso planteado en este modelo.
En tal sentido. La evaluación debe orientarse en identificar:
El desempeño administrativo
La calidad del proceso administrativo
El impacto en la gestión administrativa
Para la concreción de este proceso de evaluación y control se sugiere
la adopción de un sistema de métodos y procedimientos que permitan no
solo el diagnostico permanentemente sino también el control efectivo del
proceso, por lo que se plantea:
El seguimiento de los procedimientos administrativos, a través de
instrumento de evaluación del desempeño, se traduce en la inspección del
desarrollo de las actividades vinculadas a las formas organizativas y niveles
establecidos para la ejecución del trabajo.
Forma de Instrumentación: como forma de instrumentación el uso
de estrategias se utilizó para desarrollar la propuesta, los
31
flujogramas, los diagramas de flujo, así como también la elaboración
de formatos y el desarrollo de actividades complementarias como
parte del proceso de formación, charlas y talleres.
Representación gráfica del sistema de gestión a implementar
32
Figura 3. Representación gráfica del sistema de gestión a implementar
Fuente: Las Autoras (2015)
Matriz de planificación
33
La implementación del sistema se ha concebido a través de una
estrategia como matriz de planificación; ya que la misma permite la
definición, organización, dirección y control de un conjunto de acciones
necesarias para la puesta en práctica del mismo.
La estrategia propuesta tiene como objeto desarrollar un conjunto de
acciones que contribuyan a la implementación del sistema para el control
interno de las operaciones de cobranza en la empresa Inversiones Obelisco,
C.A.
34
MATRIZ DE PLANIFICACION
Objetivos Actividades Principales
Recursos Críticos Actores Actividades
SoporteLapso de Ejecución Responsables Resultado
Esperado
Describir los subsistemas que conforman los procesos administrativos para los arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.
Realizar diagramas de subsistemas.
Humanos: Investigadoras
Materiales:Computadora, cuadernos, grabadoras, lápices
Investigadoras y personal del Dpto. Administrativo de Inversiones Obelisco, C.A.
Realización de charlas de trabajo con el personal que labora en el área.
Estudio documental
2 Semanas El equipo de investigación
Diseño de Sistema
Diseñar un sistema administrativo para el control de las operaciones por arrendamiento de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.
Conversatorio con el personal administrativo de la empresa, para definir los procesos de registro y control de clientes
Humanos: Investigadoras
Materiales:Computadora, cuadernos, grabadoras
Investigadoras y personal del Dpto. Administrativo de Inversiones Obelisco, C.A.
Realizar flujogramas
2 semanasEl equipo de investigación
Obtener el sistema y sus operaciones y actividades.
Diseñar el sistema de arrendamiento de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.
Mesa de trabajo
Humanos: Investigadoras
Materiales:Computadora, cuadernos, grabadoras
Investigadoras y personal del Dpto. Administrativo de Inversiones Obelisco, C.A.
Elaborar formatos para la
evaluación de los
resultados.
2 semanas El equipo de investigación
Realizar seguimiento
periódico de los procedimientos administrativos,
para las políticas de cobranza.
Implementar un sistema de Control Interno, para mejora la cobranza de los arrendamientos de la empresa
Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay Estado Aragua.
35
Cronograma de Actividades
El cronograma de actividades representa el plan programado de las
acciones a emprender por los investigadores para el desarrollo de todas y
cada una de las fases de la investigación; todo ello enfocado en función del
tiempo para su ejecución, por lo que se presenta a continuación un esquema
de trabajo de la investigación reflejando cada una de las actividades propias
del estudio.
36
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
TiempoMESESActividad
Año 2014 Ene Feb Ma
r
Abr May Ju
n
Jul Ag
o
Sep Oct Nov Dic
Solicitud Elaboración de Proyecto en la organizaciónRecopilación de la InformaciónConversatorio con el personal de la EmpresAplicación del InstrumentoElaboración de la PropuestaReuniones grupales análisis de documentamental y discusionesSelección de alternativas de soluciónSe le informo alternativa de la propuestaDiseño de la propuestaAño 2015 Ene Feb Ma
r
Abr May Ju
n
Jul Ag
o
Sep Oct Nov Dic
Elaboración de Matriz de planificaciónElaboración de cronograma de actividadesSistematización de los ResultadosEjecuciónVisitas a la OrganizaciónDesarrollo de Actividades informativasEvaluaciónSistematización de la informaciónElaboración de Conclusiones y RecomendacionesAjustes finales del informe de proyectoEntrega del informe de proyecto
37
38
CAPITULO III
SISTEMATIZACIÓN DE RESULTADOS
3.1 La Ejecución
La sistematización es aquella interpretación critica de una o varias
experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o
explica la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho
proceso, como se han relacionado entre si y por qué lo han hecho de ese
modo.
Los resultados del proyecto se presentan en esta sección, tomando en
consideración la fase de ejecución de las acciones planificadas en el
producto científico diseñado y la evaluación del impacto de la aplicación del
mismo.
Por consiguiente, en este capítulo para reseñar los resultados debe
tenerse en cuenta:
La ejecución del proyecto que contempla la puesta en práctica de las
acciones planificadas en el capítulo II para la implementación de la propuesta
de solución diseñada. De manera que se hace necesaria la descripción del
proceso de ejecución del proyecto, por lo siguiente:
Las actividades programadas en la planificación
Las actividades realizadas en la fase de ejecución del proyecto
Desviaciones presentadas en la ejecución de las actividades (en el
caso de haberlas)
Ajustes realizados en el caso de presentarse desviaciones
39
Responsables de las actividades realizadas
Registros de fechas y horas de ejecución de actividades
Describir los procedimientos utilizados para el desarrollo de estas
acciones
Reseñar en cada acción el modo de participación de los actores
involucrados
Presentar la descripción de manera cronológica y secuencial que
permitan comprender y analizar el seguimiento de las acciones
aplicadas.
En esta sección donde se concreta el relato de experiencias pero
centradas fundamentalmente en ¿Cómo se aplicaron las acciones
planificadas para solucionar el problema abordado?. En esencia debe
mostrarse el conjunto de actividades realizadas para dar cumplimiento
a los objetivos planteados en el proyecto.
La ejecución de la propuesta para implementar un sistema de
control interno, para mejorar la cobranza de los arrendamientos de la
empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado
Aragua, es un proyecto que nace de la necesidad de crear mejoras
administrativas en la organización, específicamente en el área de
cobranza, donde se presenta la dificultad para efectuar la cobranza
eficazmente. Por lo que mediante cada uno de los objetivos para la
realización de este proyecto, se realizaron de manera consecutiva
para garantizar el buen desarrollo del mismo, así como las
herramientas utilizadas para la recaudación de los aportes ofrecidos
por los encuestados y directamente afectados, donde se obtuvo una
propuesta ideal para la carrera de administración que fue desarrollada
en virtud de las necesidades de la organización.
En este mismo orden de ideas, lo requerimientos que fueron
necesarios para el desarrollo de la sistematización, se basa en un modelo
40
administrativo de planificación, organización, dirección y control, que han
permitido canalizar cada uno de estos procesos que se han establecido
para ofrecer esta propuesta que integra el conocimiento adquirido y la
participación.
Los objetivos específicos, representan dentro de la matriz de
planificación, cada una de las actividades a realizar, para llevar a cabo la
implementación de un sistema de control interno, para mejorar las
políticas de cobranza de los arrendamientos de la empresa Inversiones
Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.
Este objetivo se basó en definir cada elemento del sistema, luego de
realizar la fase de evaluación del sistema actual de la organización en
estudio, donde se aplicó un instrumento de recopilación de datos,
permitiendo conocer las debilidades y fortalezas de la organización. Es
así como se definen las características de la entidad, representado por
los procedimientos administrativos y sus actividades y los responsables.
Estos elementos del sistema actual fueron evaluados y posteriormente
organizados mediante procedimientos administrativos diseñados para
crear mejoras del control interno, a través del registro y resguardo de la
información, para favorecer el desarrollo de las operaciones.
Descripción del Proceso de Ejecución
Objetivo 1.
Describir los subsistemas que conforman los procesos administrativos
para los arrendamientos de la empresa Inversiones Obelisco, C.A.,
ubicada en Maracay estado Aragua.
41
Las actividades programadas en la planificación:
Mediante la fase de diagnóstico, se procedió a utilizar métodos,
técnicas e instrumentos de relección de datos, los cuales favorecieron el
manejo de la información, llegar a conocer las debilidades y fortalezas
encontradas en la organización, específicamente en el área de
arrendamientos y sus cobros, permitiendo conocer, cómo funciona el
proceso de control y registro de operaciones, para estos técnicas de
control y registro de operaciones, para este paso de medición se utilizó el
instrumento de recolección de datos o cuestionario, el cual recurrió para
evaluar la aplicación de principios administrativos básicos. También
mediante la fase de diagnóstico, se definió la jerarquización del problema
y se estudiaron las posibles estrategias de solución.
Ajustes Realizados
Durante el proceso de diagnóstico, se realizaron algunos ajustes a
esta fase ya que se consideró inicialmente trabajar con Matriz DOFA,
solamente con los datos de la encuesta, pero se trabajó en el
cuestionario y las preguntas cerradas.
Responsables de las Actividades
Se trabajó conjuntamente las autoras con los miembros de la
organización.
Registro de fechas y horas de ejecución de Actividades
El inicio de la fase de diagnóstico, correspondió a los meses de
enero, febrero, marzo y abril del 2015, en función de la investigación.
42
Procedimientos utilizados para el desarrollo de la acciones
Los procedimientos utilizados, fueron el diagnostico participativo
la utilización del cuestionario, las técnicas de observación directa y la
toma de notas.
Modo de participación de los actores involucrados
Se trabajó en esta fase, mediante una charla, la cual sirvió para
conocer las impresiones de los miembros de la organización, como
también, el intercambio de conocimientos estuvo presente mediante el
dialogo reflexivo.
Objetivo 2.
Diseñar un sistema administrativo para el control de las operaciones
por arrendamiento de la empresa Inversiones Obelisco, C.A., ubicada en
Maracay estado Aragua.
Las actividades programadas en planificación
Esta actividad, como parte del desarrollo, contemplo el uso de la
investigación documental para la construcción de módulos, es por ello
que nos basamos en la fundamentación metodológica, según la teoría
de sistemas, el cual fue una estrategia utilizada para la formulación de
la propuesta, estos subsistemas son cuatro y se basan en los
elementos del proceso administrativo, planificación, organización,
dirección y control de operaciones, basados en el buen manejo de la
información, de las operaciones administrativas para la cobranzas y
clientes de la organización Inversiones Obelisco, C.A.
43
Ajustes Realizados
Al inicio del trabajo investigativo, se elaboraron solo los procesos
administrativos y sus actividades para el control de los clientes, sus
registros y archivos, pero luego de evaluar los subsistemas y sus
componentes, procedimientos para elaborar la sistematización
modular de estos subsistemas, para reflejar estos elementos,
permitiendo avanzar en el trabajo, porque pudimos estructurar mejor
el proyecto y darle más interpretación a lo que se quiere plantear.
Responsable de las actividades
Estos aportes, se diseñaron conjuntamente las autoras con la
organización Inversiones Obelisco, C.A.
Registro de Fechas y hora de Ejecución de Actividades
Las actividades, como parte de este estudio para la decisión de los
subsistemas, se establecieron durante los meses de Enero, Febrero y
Marzo 2015, donde se visitó la empresa mediante un conversatorio y
se definió también como se debería aplicar el producto científico.
Procedimientos utilizados para el desarrollo de los autores
El uso de la diagramación modular, para representar cada
subsistema y el estudio documental, según autores.
Modo de participación de los autores involucrados
La participación, se dio a través de la lluvia de ideas y la participación
colectiva de los participantes.
44
Objetivo 3.
Implementar el sistema de arrendamiento de la empresa Inversiones
Obelisco, C.A., ubicada en Maracay estado Aragua.
Las actividades programadas en planificación
En función del presente objetivo, como parte de la planificación, se
elaboraron procedimientos administrativos para el control de las
operaciones de arrendamiento, en la organización Inversiones
Obelisco, C.A., el procedimiento está dirigido al registro de clientes, es
por ello que las actividades se diseñaron en concordancia con las
operaciones básicas que son:
Registro de cliente:
Aprobar solicitud cliente que solicita arrendar local: Esta actividad
consiste en revisar las diferentes solicitudes y definir cliente, de
acuerdo a sus características de cumplimiento.
Elaboración y revisión de contratos: Este proceso, se establece luego
de llamar al solicitante, para formalizar contrato en caso de no
poseerlo y de realizar un recordatorio de las pautas establecidos en
dicho documento a los clientes que ya lo tienen y no hacen el
correcto cumplimiento del mismo.
Crear expediente: Para realizar el registro de cliente de Inversiones
Obelisco, se utiliza una hoja de Excel (Ver anexo C.1) y se realiza
una ficha de registro (Ver anexo C.2), donde se vacían los datos del
cliente, NUMERO O CODIGO DE REGISTRO, responsable,
descripción persona natural o jurídica, razón social, características
comerciales, actividad, teléfono, ubicación, monto de arrendamiento
y total de facturas realizadas al cliente.
45
Archivar Expediente: Se elabora una carpeta del cliente, el cual va a
ir archivada, con su ficha de registro y su código, luego esta carpeta
es archivada en orden correlativo según su orden alfabético.
Controlar Expedientes: El control de expedientes se realiza mediante
la misma carpeta del cliente ya que al tener la factura original
demostrara que aun esta no ha sido cancelada.
Diagramación (Registro de Clientes)
Figura Nro. 4. Diagramación (Registro de Clientes).
Fuente: Las Autoras 2015
El presente registro de cliente, está en capacidad de recopilar la
información de Inversiones Obelisco, C.A., favoreciendo el resguardo de la
información, para así llevar un control periódico que facilite la búsqueda de
cliente y sus relaciones de pago, se puede decir que el resultado de este
proceso mejora.
La captación informativa del cliente
Operaciones administrativas
46
Tiempo de búsqueda
Con el expediente se lleva un control de cobros.
Facilita la toma de decisiones
Mejora la base informativa y evidencia los datos
Registro de cuentas por cobrar
Realizar cobro: Todos los cobros de clientes, se realizan mediante
depósito bancario en la cuenta de Inversiones Obelisco, C.A., o de
manera directa en la unidad administrativa, por cheque o punto de
venta, realizando una relación de cobros, por categoría, numero de
depósito o cheque, monto, quien emite el pago, banco, fecha, de
igual forma, los puntos de venta se debe hacer diariamente con el
detalle los pagos. Esta se registrar en Excel directamente en la
ficha del cliente. (Ver Cuentas por Cobrar anexo C.3)
Facturación: Mensualmente se debe realizar la facturación del mes
correspondiente dentro de los primeros 5 días y entregar una copia
de la misma en el local de manera de recordar al cliente su
responsabilidad. La factura original se debe guardar en el
expediente del cliente y debidamente registrado en el sistema
automatizado. De manera que al momento de recibir al cliente y se
revise el expediente se pueda ver la cantidad de facturas pendiente.
47
Proceso interactivo de las cuentas por cobrar
Figura Nro. 5. Proceso interactivo de las cuentas por cobrar
Fuente: Las Autoras 2015
Todos los elementos que componen el control interno deben
gravitar alrededor de los principios de calidad e idoneidad, entre ellos
se encuentran:
Planeación
Organización
Procedimientos
Personal
Autorización
Sistema de Información
Supervisión
48
Flujograma de Cuentas por pagar y pago
Figura Nro. 6. Flujograma de Cuentas por pagar y pago
Fuente: Las Autoras 2015
Control Interno de cuentas por cobrar
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente
con la cuenta control en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente.
Verificación de las facturas.
Pases a cuentas control. (Ver Estados de cuenta anexo C.4)
49
Control interno administrativos de las cuentas por cobrar
La comprensión del control interno podrá así ayudar a la
organización a obtener logros significativos en su desempeño con
eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el
análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.
Los puntos clave de control interno se describen en la siguiente
tabla
Solicitudes Documento de reciboActas de recibo Existencias Físicas
Informes Sistematización de datos de clientes
Planes Operativos Informes
Fuente: las autoras 2015
Plan de cobranza administrativo
En este caso se selecciona la persona que está atrasado en
determinado pago y se le hace un llamado a través de comunicados
ya sea vía carta de cobranza o llamada telefónica.
Es recomendable, que exista el departamento de cobranzas, para
que exista un buen control interno.
Ajustes Realizados
Los ajustes realizados, tuvieron que ver con el uso de flujogramas
(Ver Figura Nº 6) para representar los procedimientos, ejemplificar las
operaciones.
50
Responsables de las Actividades
Los miembros de la organización de la empresa Inversiones Obelisco,
C.A.
Registro de fechas y horas de ejecución de las actividades
Durante los meses de julio y agosto 2014, se visitó la empresa y se
diseñaron los flujogramas de los procedimientos administrativos.
Procedimientos utilizados para el desarrollo de las actividades
Como estrategia se utilizó los flujogramas para representar los
procedimientos administrativos.
Modo de participación de los actores involucrados
La participación fue colectiva, con todos los protagonistas,
investigadoras y la organización.
3.2 La evaluación
La evaluación comprende la valoración del proceso investigativo,
con el propósito de medir e identificar la incidencia de las acciones
ejecutadas en la transformación de la realidad estudiada.
En relación a los resultados obtenidos, se puede decir, que la
propuesta presentada permitió resolver una problemática en la
organización, ya que este sistema de control interno, fue presentado
como una alternativa de solución administrativa de planificación,
organización, dirección y control, con la finalidad de fortalecer a la
organización, mejorar el desempeño administrativo.
51
Cabe destacar que mediante un buen control de la información, es
posible realizar las operaciones de cuentas por cobrar de una manera
organizada, ya que mejorar la realización de los diferentes
procedimientos, generando un impacto positivo en el proceso de
realización de la facturación del cliente, lo cual como evidencia física
de la operación financiera deriva de los cobros, genera fortalecimiento
de los registros contable, ya que también se lleva un control de estos
cobros mediante la conciliación bancaria oportuna, todo esto crea
cambios de importancia en los resultados de los estados financieros,
porque estos se realizan de una manera más efectiva, alcanzando los
niveles de eficiencia y eficacia.
De acuerdo a cada uno de los puntos planteados para mejorar las
cobranzas en la organización Inversiones Obelisco, C.A., se
desarrollaron una serie de procedimientos a realizar, conjuntamente
con las actividades, se elaboraron cuatro formatos de registros,
clientes, ficha, relación de facturas y un formato de evaluación de
avances, el cual fue aplicado a los miembros de la organización.
Es por ello, que mediante la inducción y presentación del sistema
propuesto, se aplicó el formato de evaluación, para conocer qué
cambios son generados por la propuesta en varios niveles, a los
efectos se obtuvieron los siguientes datos:
Mejoramiento de los archivos de los clientes, ha proporcionado un
punto de impacto en el área administrativa, ya que la codificación y
mejoramiento de las carpetas, facilita la ubicación de las mismas a la
hora de revisar.
Los reportes ha constituido un cambio transcendental, por orden
correlativo, control y supervisión ha mejorado el proceso.
52
El uso de flujogramas ha dado un direccionamiento de las actividades
realizadas por el departamento, permite corregir fallas.
El registro y control de facturas permite ubicarlas con mayor facilidad y
orden correlativo, y verificar las cuentas por cobrar de manera oportuna.
El uso de archivos ha mejorado notablemente el proceso administrativo
ya que, se permite revisar los pagos realizados, fechas y tipo de
cancelación.
La definición de funciones y responsabilidades ha permitido avanzar en
la comunicación de las actividades.
Hay un avance en los planes y como deben ejecutarse.
En función de la planificación, organización, dirección y control de la
información se puede decir, que el avance se percibe ya que se toman
decisiones, en base a los resultados y a la aplicación del sistema,
compuesto por los procedimientos propuestos.
Los registros contables se justifican en los reportes respectivos y las
evidencias físicas suministradas por los registros de la información.
Los aportes en los estados financieros se manejan de manera más
oportuna.
Se lleva al día las operaciones, con los reportes y la organización de
archivos y la información.
Es por ello que se considera que los cambios que genera esta
propuesta son positivos y de gran impacto en la organización, porque
inciden en el manejo de la información, logrando un modelo de acción
participación, que genera una transformación que involucró a todos los
participantes, elevando el conocimiento, el uso del métodos, la lluvia
de ideas, que sirvieron para elaborar un producto científico, basado en
las necesidades de la organización, cambiar su realidad en la
búsqueda de su desarrollo e impulso económico organizacional.
53
54
CONCLUSIONES
Con relación al presente proyecto sociointegrador realizado en la
empresa Inversiones Obelisco, c.a., se puede decir que sirvió como una
experiencia en el uso de las metodologías de investigación acción
participación, el análisis reflexivo, y que alcanzo una integración por parte de
los participantes, que como actores formaron parte de todas las actividades
realizadas, para mejorar la situación planteada durante el diagnóstico y las
diferentes fases establecidas.
Cabe destacar así, también el uso de herramientas administrativas
favoreció a través del control interno y la sistematización, las operaciones de
arrendamientos en la organización, esta ha solventado en parte la debilidad
presentada durante el diagnostico, sin embargo se debe proveer de mayores
estándares de control, que estimulen aún más el mejor desarrollo de estos
procesos.
De igual manera, el buen desempeño de las actividades
administrativas, constituyen un punto de importancia en la organización, ya
que se debe impulsar la eficiencia y la eficacia de los procesos
administrativos, a través de la planificación, organización, dirección y control,
para generar una mejor gestión de las operaciones.
A lo antes mencionado, se puede decir que las actividades de este
proyecto, estuvieron orientadas, en la búsqueda de la participación colectiva,
el uso de instrumentos y técnicas de recolección de datos, que amplio el
proceso investigativo, donde las fases del diagnóstico, desarrollo, ejecución e
implementación, constituyeron un orden cronológico que facilito la aplicación
55
de la propuesta, como resultado este producto científico, que fue
desarrollado en la empresa.
Así mismo, este estudio, permitió el análisis crítico de las autoras,
punto de vista, lluvia de ideas y otros aportes que incidieron de manera
efectiva en este proyecto, todo esto ha servido para reconocer más de estas
tecnologías integradoras y participativas, donde se busca la transformación,
y el desarrollo, a través del uso de las potencialidades propias, en este caso
nacen de la misma organización.
56
RECOMENDACIONES
En virtud de las conclusiones señaladas anteriormente, se proponen
una serie de recomendaciones las cuales podrían ayudar a un mejor
funcionamiento de las actividades a llevar a cabo, en el área de facturación
en la empresa Inversiones Obelisco, c.a.
Para la evolución y mejor desarrollo de las actividades que realizan en
el área de arrendamientos, es indispensable que se verifiquen el
cumplimiento de los procedimientos de control y registros, que se ejecuten,
para así obtener un desempeño laboral exitoso.
El uso de los formularios, que sean más específicos, con el propósito
de ser menos engorrosos los procedimientos y cometer menos errores al
momento de su utilización.
Debe realizarse una depuración a través de un estudio o evaluación
de os locales alquilados y de todos los clientes, con el propósito de
determinar cuáles son los que presentan anomalías e irregularidades con sus
procedimientos administrativos con los compromisos con la empresa,
crearles nuevos contrato con condiciones más específicas de pago.
Es necesario mejorar el desempeño de las funciones que ejecutan,
que se realicen adiestramientos constantes, para el momento de realizar las
actividades sean más eficientes, lo que contribuye a:
Obtener un mayor ingreso
Optimizar la productividad de la organización
Así mismo que se cumplan los procedimientos respectivos.
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Bibliografía
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participativa. Comentarios, críticas y sugerencias. Dirección de bienestar
social. Gobierno Vasco. Victoria- Gasteiz.
Chiavenato (2006), Administración y sus procesos.
Lewin, K. (2012), “La investigación-acción y los problemas de las
minorías”, en AA.VV., La investigación-acción participativa. Inicio y
desarrollo, Biblioteca de educación de Adultos, nº 6, Ed. Popular. Madrid, pp.
13-25.
Manual de Investigación del PNF Administración de la UPTA Aragua.
Análisis de la investigación Acción Participación (IAP).
Sabino (2012). Como hacer una tesis. Caracas: Panapo.
Tamayo y Tamayo (2002). El proceso de la investigación científica: fundamentos de investigación con manual de evaluación de proyectos (2ª ed.). México: Limusa Noriega Editores.
Tamayo, M (2004). El Proceso de Investigación Científica. México.
Editores Noriega
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ANEXOS
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ANEXO A.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Cuestionario
Marque con una equis (X) según la categoría (si) y (no) a la pregunta
formulada por el siguiente instrumento de recolección de datos.
ITEMS DESCRIPCION SI
NO
1 ¿Se cumplen los procedimientos administrativos definidos por el área de arrendamiento?
2 ¿Se elaboran facturas codificadas de los pagos de arrendamiento?
3 ¿Las facturas se organizan por orden correlativo para favorecer la búsqueda?
4 ¿Se efectúa una sistematización de la información de los arrendamientos?
5 ¿Se realiza de manera eficiente la revisión de documentos de los clientes que solicitan arrendamientos?
6 ¿Se verifican los pagos de los arrendamientos con un control y registro de la información?
7 ¿Se cumple con una organización de archivos y expedientes de los arrendamientos?
8 ¿Se lleva un control de facturas de los pagos de arrendamientos?
9 ¿Los registros de las operaciones de pagos se sistematizan para facilitar la búsqueda de la operación?
10 ¿Cree usted que se debe llevar un control de clientes para mejorar la facturación?
11 ¿Los expedientes contienen los datos generales de los clientes?
12 ¿Se debe formalizar los sistemas de arrendamientos de la empresa, de manera actualizada, para favorecer las
operaciones administrativas?
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ANEXO B.1 FOTOS DEL DIAGNÓSTICO
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ANEXO B.2 FOTOS DE LA EJECUCIÓN
62
ANEXO C.1 REGISTRO DE CLIENTES
63
ANEXO C.2 FICHA DE CLIENTE
ANEXO C.3 CUENTAS POR COBRAR
64
ANEXO C.4 ESTADOS DE CUENTA
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