SISTEMA DE DIÁRIAS E PASSAGENS – SDP

ROTEIRO PARA CADASTRAMENTO DE UMA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM NACIONAL – PCV

VIAGEM COM ÔNUS

Clicar o mouse em cima de “Prestação de Contas”

Prestação de Contas > Cadastrar > Clicar em cima

Número de SV: clicar na “Lupa” para escolher a Prestação de Contas que se deseja fazer.

Observação: As prestações de contas que aparecem na parte de baixo da tela são prestações que começaram a ser preenchidas e por algum motivo não puderam ser concluídas. Neste caso, o funcionário que está cadastrando a PCV, “Salva” os dados já informados. Quando retornar para concluir os lançamentos na prestação de contas de viagem, a PCV abrirá com todas as informações que já haviam sido informadas.

Unidade Gestora: clicar na seta azul e marcar o “CNPS”

Após marcar o CNPS, clicar em “Pesquisar”.

Nessa tela, marque a prestação de contas que se deseja fazer e depois clique em “Selecionar”.

Após conferir o nome do favorecido da PCV a ser cadastrada, clicar em “Confirmar”.

Abrirá a janela “Informe a Situação da Solicitação de Pagamento”: com a pergunta:

A solicitação de Viagem foi realizada? Clicar em “Sim”.

Período: informar o período oficial da viagem, neste caso, foi 17/05/2010 à 29/05/2010.OBS: Ficar atento à data, porque pode ocorrer alteração no período efetivo da viagem ( redução ou acréscimo).

Roteiro: Verificar se houve alteração no roteiro inicialmente previsto. No caso em que ocorrer mudança, fazer as alterações.

Descrição: O sistema traz as informações que foram colocadas na AV. OBS: Prestar atenção no tempo verbal, pois na AV, a ação ainda irá acontecer, com os verbos sendo colocados no tempo futuro. Na PCV, a ação já aconteceu.

Observações: copiar o que está escrito no campo Descrição.OBS: O motivo de repetir as mesmas informações nos campos Descrição e Observações é que, quando a PCV for gerada, o campo Descrição desaparece.

Justificativa: justificar tudo o que fugir do rotineiro.

Diárias EfetivasLocalidade: Se não ocorrer alteração no período da viagem e nem mudança de roteiro não precisa fazer nada, apenas apagar no campo “Justificativa”, que fica a direita da tela, a justificativa referente ao fator das diárias

menor que 3 que foi colocada quando da elaboração da Autorização da Viagem (AV).

Período Inicial ou Final: Se sofrer alteração, informar o novo período.

Cidades: Se o roteiro for alterado (cidades), clicar na lupa para alterar a cidade ou se for acrescentar mais cidades ao roteiro, clicar no (+) para abrir mais um campo para incluir uma nova cidade. OBS: Quando são apresentadas Notas Fiscais de hospedagem, identifica-se a Localidade pelo domicílio fiscal (endereço) do hotel que consta na NF.

Exemplo: Período da viagem 01 a 10/05/2010: consta 4 diárias na NF 1 do hotel em Petrolina-PE e 5 diárias na NF 2 do hotel em Juazeiro-BA. Nesse caso, preencher os campos cidade e período da seguinte forma: Petrolina no período de 01 a 05/05/2001 e Juazeiro no período de 05 a 10/05/2010. Observar que o período termina no dia 5 para Petrolina e começa no mesmo dia para Juazeiro.

No caso específico desta viagem que está sendo cadastrada, as despesas com hospedagem não foram pagas pela UEP Recife, Por isso, não precisa de Notas Fiscais de hospedagem para comprovar a despesa.

Comprovação de DespesasNesse campo devem ser informadas todas as despesas cobertas em viagem (hospedagem, taxa de inscrição em evento, táxi não urbano, etc.).Tipo: clicar na seta azul e escolher o tipo de despesas a ser informada. Nesse caso, a despesa a ser informada foi manutenção do veículo. Como no sistema não está cadastrado o item específico, foi escolhido Materiais diversos, talvez, essa despesa se encaixasse melhor em Pedágio,Tx de Estacionamento, Lavagem Veículo. Por ser um item relacionado a veículo. Valor Comprovado R$: Informar o valor da Nota Fiscal de hospedagem, combustível, peças para veículo, recibo de táxi, etc. Descrição: Informar a razão social do estabelecimento, nº da NF e data de emissão. Exemplo: Maria do Socorro Gomes Lopes Filha ME, NF 64, de 22/05/2010.

Notas Fiscais que foram anexas a PCV para comprovação de despesas:Nota Fiscal - modelo 1 – Série 1 – Nº 01291, referente a manutenção do veículo.Prestar atenção aos seguintes campos da NF:- Data limite para Emissão: não pode ser inferior a data de emissão da NF.- Nome/Razão Social: Verificar se consta o nome do funcionário/favorecido da PCV , neste caso, Manoel Batista de Oliveira Neto (não colocar na razão social o nome da Embrapa). - Data de Emissão: Verificar se a data informada na NF é a mesma data em que ocorreu a despesa. - Descrição dos Produtos: Conferir se consta na NF a descrição correta do produto/serviço, quantidade, valor unitário e valor total.- Valor Unitário e Total, Valor Total dos Produtos ou Serviços: Conferir a exatidão das informações (é errado, mas é comum não ser informado na NF as quantidade e os valores unitários).

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Nº 54, referente a manutenção do veículo.

GLOSADA E CANCELADAMotivo: Nome/Razão Social diferente do favorecido da PCV

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Nº 65, referente a manutenção do veículo.NF Emitida em substituição à NF 54 cancelada. Nesse caso, há a necessidade de justificar no campo justificativa, porque a data de emissão da NF 65 é posterior ao período da viagem.Período da viagem: 17 a 29/05/2010 – Data de emissão da NF 65: 01/06/2010.

Com Comprovante: clicar na seta azul e escolher “Sim” quando for com comprovante (NF, Recibo de Táxi, etc.) e “Não” sem comprovante (no caso, CD – comprovante de Despesa, formulário próprio da Embrapa utilizado para comprovar despesas com táxi sem recibo).OBS: Para incluir mais Campos, clicar no (+) para abrir quantos Campos forem necessários para inclusão das despesas.Nesse momento, todos os lançamentos já foram efetuados. Agora é só encaminhar a Prestação de Contas de Viagem para o Setor Financeiro. Clicar em “Encaminhar”.

Após clicar em encaminhar, aparecerá a mensagem “Operação realizada com sucesso.” Portanto, a prestação de contas de viagem foi cadastrada.

O próximo passo é informar ao Setor Financeiro para análise da PCV.

O Setor Financeiro, após conferência e atesto, encaminha ao Coordenador Técnico para aprovação.

Visualização da Prestação de Contas aprovada

Por último, para atender o “Ato de Gestão nº 3, da chefia Geral da Embrapa Solos”, entregar o Relatório de viagem, conforme modelo ao lado:

VIAGEM SEM ÔNUSCADASTRAMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM SEM ÔNUS

O procedimento é semelhante ao do cadastramento de uma prestação de contas de viagem com ônus. A diferença é que na PCV sem ônus há menos campos a serem preenchidos.

Texto e formatação:

Carlos Augusto de OliveiraSupervisor da Embrapa Solos UEP Nordeste

Luciano Ribeiro SalesAnalista B

Rosemery Coelho da SilvaEstagiária

VIAGEM DE CONVIDADO

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM DE CONVIDADO

Enquadra-se como Convidado uma pessoa que não tem vínculo empregatício com a Embrapa e é convidada a viajar recebendo recursos financeiros da Embrapa para custear suas despesas. Nesse caso, a pessoa por não ser funcionário da Embrapa, não terá acesso a intranet e, conseqüentemente, não terá acesso ao Sistema de Diárias e Passagens. Portanto, o cadastramento da prestação de contas de Convidado deverá ser feito pelo Setor Administrativo.