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Sistema de Encuestas Bibliotecario SEB

Jaqueline Rodríguez García, José Bernardo Velasco Hernández

Facultad de Ciencias de la Computación

Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP)

jakqie@hotmail.com, bernx@hotmail.com

RESUMEN

El sistema bibliotecario de la BUAP cuenta con diez bibliotecas certificadas ISO 9001-

2008, las cuales requieren aplicar la encuesta de “Satisfacción de Usuarios”, cada seis

meses, para realizarlas se desarrolló el Sistema de Encuestas Bibliotecarias (SEB), se

desarrollo con software libre, se ha utilizado desde abril de 2009 para ayudar a la toma

de decisiones, para así mejorar el servicio bibliotecario.

El sistema SEB se ejecuta en un ambiente Web, aplicando las encuestas simultánea-

mente ó de manera local. El sistema permite diseñar la encuesta en forma amigable,

valida que la encuesta este completamente contestada, para así guardarla en la base

de datos. Además de generar automáticamente los reportes gráficos de las estadísticas

descriptivas por biblioteca y compararlas entre similares. Por último, la encuesta cuenta

con una área para que el usuario externe sus comentarios.

ANTECEDENTES

El Sistema Bibliotecario de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP),

cuenta con un sistema de 60 bibliotecas distribuidas en los diferentes circuitos que con-

forman a la BUAP a lo largo del estado de Puebla, de las cuales 5 son Bibliotecas de

Área, 15 Bibliotecas de Unidad Académica de Nivel Superior, 9 Bibliotecas de Unidad

Académica Regional, 4 Bibliotecas de Institutos, 7 Bibliotecas de Posgrado, 8 Bibliote-

cas de Nivel Medio Superior, 3 Bibliotecas Especiales, 8 Salas de Lectura, 1 Bibliote-

ca de Fondo Antiguo y 1 Unidad de Recursos Interactivos.

Diez de estas bibliotecas se encuentran en estos momentos certificadas bajo la norma-

tiva ISO 9001-2008, actualmente se está trabajando en la certificación de otras 9 bi-

bliotecas y la Unidad de Recursos Interactivos, por lo que se requiere que se asegure

la calidad de los Servicios Bibliotecarios mediante la aplicación de una encuesta de

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Satisfacción de Usuarios semestral, y analizar los datos para determinar las acciones a

emplear y así mejorar el servicio del sistema bibliotecario de la BUAP.

Antes de Abril de 2008, la encuesta era aplicada de forma impresa, es decir en papel, a

usuarios que estan dentro de la biblioteca, posteriormente la información se captura y

finalmente se realiza el análisis estadístico frecuencial univariado, en forma manual.

Este proceso lleva varios meses y además se detectan los siguientes problemas:

Los usuarios de las bibliotecas no contestan TODAS las preguntas del cuestio-

nario por lo que las bases de datos quedan incompletas.

Se cometen errores al capturar las encuestas, por lo que se tiene que verificar

la información.

En Abril de 2008 se aplico la primera encuesta electrónica1, usando un sistema, que

permite aplicar una encuesta electrónica mediante página Web, generando reportes

gráficos de estadísticas descriptivas automáticamente de manera individual por biblio-

teca o de forma general, el inconveniente de este sistema, es que la encuesta es está-

tica, es decir, no tiene la opción para diseñar la encuesta, generar o modificar el núme-

ro de preguntas y respuestas, además de que solo se podía aplicar para una sola bi-

blioteca a la vez.

En Noviembre de 2008 se realizó la encuesta mediante la implementación de la tecno-

logía de radio-receptores, la cual cuenta con una central de captura de datos a través

de la recepción de señales por medio de radio-controles individuales, el receptor captu-

ra simultáneamente la información de 20 radios, la información que puede transmitir los

radios solo son números. Los encuestados se concentran en un aula o salón en donde

la encuesta se proyecta en una pantalla, después se les indica a los encuestados el

rango de calificación para cada una de las preguntas y se espera un tiempo pertinente

para la contestación, que consiste en señalar el número apuntando directo al receptor,

este hace la captura, en bloques de 20 personas por cada receptor. Aunque esto agili-

za la aplicación de la encuesta, se presentan los siguientes problemas: la unión de las

bases de datos, por quedar divididos los bloques de datos, no se valida que cada usua-

rio conteste completamente la encuesta, los análisis estadísticos descriptivos se reali-

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zan manualmente, así como la captura de comentarios y sugerencias, por lo tanto el

proceso para realizar el análisis estadístico descriptivo, requiere de más tiempo.

Esto, motivó a desarrollar un sistema computacional que elimine los problemas ante-

riormente descritos y sobre todo buscar la manera de reducir considerablemente los

tiempos desde la aplicación de la encuesta hasta la recepción de resultados por parte

de los directivos, para así poder realizar las acciones correctivas de las diferentes pro-

blemáticas que se plantean en las bibliotecas, y así mismo satisfacer las necesidades

de los usuarios.

El Sistema de Encuestas Bibliotecarias tiene las siguientes características:

Desarrollado con herramientas computacionales libres para evitar el pago de li-

cencias.

Generar la encuesta que se requiere y dar la posibilidad de modificarla.

Permitir aplicarlo simultáneamente a diferentes usuarios, pero que la informa-

ción se guarde en la base de datos de la biblioteca correspondiente.

Permitir aplicarlo simultáneamente a diferentes bibliotecas, pero que la infor-

mación se guarde en la base de datos de la biblioteca correspondiente.

Notificar al usuario que le faltan contestar preguntas, y permitir guardarla en la

base de datos sólo sí está completamente contestada.

Dar un espacio de 800 caracteres para que el usuario escriba sus comentarios

dirigidos a los directivos.

Incluir en la encuesta la pregunta sobre el programa educativo del usuario.

Realizar automáticamente el análisis estadístico descriptivo.

Realizar automáticamente las gráficas por cada pregunta, por biblioteca.

Realizar automáticamente la comparación grafica entre bibliotecas del mismo

tipo.

Generar automáticamente en .pdf los reportes para los directivos.

Generar los archivos que contengan los comentarios de cada biblioteca.

Facilitar al responsable de la aplicación de las encuestas, la administración del

sistema.

Tomar en cuenta la conectividad de la biblioteca a encuestar.

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A continuación se presenta la descripción del sistema, como un ejemplo del sistema se

presenta la encuesta de “Satisfacción de Usuarios”, que aplica la Dirección General de

Bibliotecas de la BUAP, finalmente se presentan las conclusiones y bibliografía utiliza-

da en este trabajo.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

El Sistema de Encuestas Bibliotecarias (SEB) se desarrolló con software libre, en len-

guaje PHP2 y MySQL3. El sistema SEB se ha utilizado desde abril de 2009, lo que ha

permitido reducir el tiempo en la captura y el análisis estadístico descriptivo univariado

de los datos, de esta manera se ayuda a la toma de decisiones, por parte de los directi-

vos, para mejorar el servicio bibliotecario de la BUAP. También, las bases de datos

producidas por el sistema SEB le han permitido a la coordinación de Bibliometría4, apli-

car métodos estadísticos multivariados, con el objetivo de estudiar y analizar los datos

de la encuesta de “Satisfacción de Usuarios”.

El sistema SEB se ejecuta en un ambiente Web, lo que permite aplicar directamente la

encuesta, de manera simultánea en las diferentes bibliotecas, que se encuentran en la

Ciudad Universitaria de la BUAP, en alguna parte de la Ciudad de Puebla o en los

Campus Regionales que se encuentran dentro del estado de Puebla. Debido a que se

han tenido algunos inconvenientes en cuanto a conexión de internet, se vio la necesi-

dad de instalar el sistema SEB de manera local, en una PC o computadora portátil, es

decir; que el sistema puede ejecutarse también sin la necesidad de una conexión a in-

ternet. Otro mecanismo para aplicar las encuestas es mediante el correo electrónico, a

través del correo electrónico se envía una invitación a los usuarios del servicio bibliote-

cario, con las indicaciones para ingresar a la página y contestar la encuesta.

En el ejemplo de la figura 1, se observa que se tiene una página de internet explorer,

con la dirección electrónica del sistema.

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Figura 1. Dirección Electrónica del Sistema.

Para el desarrollo del sistema SEB, se utilizó software libre, programando en el lengua-

je PHP5, que es un lenguaje de programación diseñado originalmente para la creación

de páginas web dinámicas. Es usado principalmente en interpretación del lado del ser-

vidor, pero actualmente puede ser utilizado desde una interfaz de línea de comandos o

en la creación de otros tipos de programas incluyendo aplicaciones con interfaz gráfica.

Para el diseño, implementación y el manejo de la base de datos se utiliza MySQL6, es

un sistema de gestión de base de datos. Debido a que el software es multiplataforma,

se puede utilizar sobre los Sistemas Operativos, Windows y Linux.

En la figura 2, se observa la página Principal del sistema, en donde los administradores

del sistema deben de realizar una validación para tener acceso, mediante un usuario y

contraseña.

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Figura 2. Página Principal del Sistema.

SISTEMA SEB

El sistema SEB cuenta con las siguientes herramientas:

• Administración del Sistema

• Bibliotecas

• Encuestas

• Reportes

• Mail

A continuación se presenta una breve reseña del funcionamiento de las herramientas

del sistema, observe la figura 3.

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Administración del Sistema: Opción que

permite dar de alta a los administradores

del sistema, para que puedan realizar la

administración de las bases de datos.

Alta de Aplicador

Baja de Aplicador

Modificación de Aplicador

Bibliotecas: con esta opción se realiza el

registro de nuevas bibliotecas que se van

abriendo en las facultades o Campus Re-

gionales.

Alta de Bibliotecas

Baja de Bibliotecas

Modificación de Bibliotecas

Figura 3. Herramientas del sistema.

Encuestas: esta herramienta realiza la Generación, Baja, Modificación, Aplicación y

Duplicado de las encuestas, además permite monitorear por biblioteca, cuantas en-

cuestas se han aplicado. En este módulo se exportan he importan los datos que se ge-

neran cuando no hay conexión de internet, y también muestra el formato de la encues-

ta.

- Generar Encuestas

- Baja de Encuestas

- Modificaciones de Encuestas

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- Aplicación de la Encuesta

- Duplicado de Encuesta

- Monitoreo de Encuestas

- Exportar

- Importar

- Muestra el formato de la Encuesta

EJEMPLO DE GENERACIÓN DE ENCUESTA

En el ejemplo de la figura 4, se puede observar que al generar la encuesta se debe de

asignar un nombre a la encuesta, así como el número de encuestas a aplicar y el en-

cabezado o las instrucciones de la encuestas.

Figura 4. Generación de la Encuesta.

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Después se registran los reactivos o preguntas de la encuesta, al agregar las preguntas

se realiza una validación, sí la información esta correcta para seguir con el proceso,

observe las figuras 5 y 6.

Figura 5. Registro de pregunta.

Figura 6. Validación de la pregunta.

Cuando la pregunta ha sido registrada, el proceso siguiente, es registrar otra pregunta

o agregar incisos para la pregunta ya registrada, vea la figura 7.

Figura 7. Validación para agregar incisos.

Al registrar el inciso, se debe de asignar el número de respuesta, así como el tipo de

respuesta, ya sea de texto o numérica, a continuación se realiza la asignación de las

respuestas, que son los valores con los que se realizan las estadísticas y las etiquetas

que el usuario visualiza en el formato, observe las figuras 8, 9 y 10.

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Figura 8. Registro del Inciso.

Figura 9. Número y tipo de respuestas.

Figura 10. Asignación de valores a las respuestas

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Al finalizar el registro de las respuestas, el sistema valida si se desea agregar otro inci-

so o seguir registrando preguntas, si es así, se repite el proceso, sino, el sistema le in-

dica que la Captura a finalizado, observe las figuras 11 y 12.

Figura 11. Validación para agregar otro inciso.

Figura 12. Captura Finalizada.

EJEMPLO DE ENCUESTA

El diseño de la encuesta, le presenta una interfaz amigable al usuario de la biblioteca,

en el ejemplo se puede observar al inicio de la encuesta, el nombre de la encuesta, así

como el del a biblioteca y el listado de los programas educativos.

Encuesta - AREAS MAR 2010,

Biblioteca - DR. JOSÉ JOAQUÍN IZQUIERDO

El encuestado primero debe de elegir, el programa educativo al que pertenecen, ense-

guida se proporcionan indicaciones a seguir para contestar la encuesta, en el ejemplo

se tiene una encuesta con 6 reactivos, cada uno de ellos con diferentes incisos, vea las

figuras 13, 14 y 15.

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Figura 13. Reactivo 1 con 6 incisos.

Figura 14. Reactivo 2 con 5 incisos.

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Figura 15. Reactivo 3 con 6 incisos, reactivo 4 y reactivo 5.

Figura 16. Reactivos 6 y el área de Comentarios.

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Además, la encuesta cuenta con un área para que el usuario externe sus observacio-

nes o comentarios. Por último el sistema valida que la encuesta este completamente

contestada para guardarla en la base de datos, como se aprecia en las figuras 16 y 17.

Figura 17. Validación de la encuesta.

EJEMPLO DE MONITOREO DE ENCUESTAS

El sistema permite monitorear el número de encuestas aplicadas, cuantas encuestas

faltan por aplicar, así como las que ya llegaron al máximo de encuestas aplicadas, ob-

serve la figura 18.

Figura 18. Monitoreo de Encuestas.

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Reportes: Los reportes son importantes, ya que por medio de estos se tiene un análi-

sis estadístico descriptivo de los datos almacenados en una Base de Datos. El sistema

SEB genera automáticamente los datos en excel o en reportes gráficos, permite de

esta manera realizar una comparación de las estadísticas de manera individual por bi-

blioteca o comparar de manera general a las bibliotecas del mismo tipo.

Reporte por Biblioteca

Reporte por Biblioteca en excel

Reporte General

Reporte Observaciones

La figura 19, muestra los datos en excel, que se generan para una biblioteca.

Figura 19. Reporte de datos en excel

En la figura 20, se muestran las observaciones, comentarios y/o sugerencias que los

usuarios expresan, al momento de contestar la encuesta.

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Figura 20. Reporte de observaciones o comentarios en excel

En el ejemplo de las figuras 21 y 22, se presentan reportes gráficos, para cada bibliote-

ca, así como un grafico general que permite hacer un comparativo entre bibliotecas del

mismo tipo.

Figura 20. Reporte de gráfico individual por inciso y por biblioteca.

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Figura 22. Comparación entre bibliotecas por inciso.

Mail: Por medio de correo electrónico se envía una invitación a los usuarios de las bi-

bliotecas para contestar la encuesta, la redacción del correo electrónico contiene la di-

rección de la página que tienen que visitar, así como una contraseña para cada usua-

rio para poder acceder a la encuesta, también la fecha en la que se encontrará disponi-

ble. Después de contestar la encuesta, la contraseña caduca, de esta manera se valida

que solo se puede contestar una sola vez. También se genera un reporte de las direc-

ciones electrónicas, donde se indica que direcciones electrónicas ya contestaron la en-

cuesta.

Envío Mail

Reporte Mails Enviados

Como se puede apreciar en el ejemplo de la figura 23, se aprecia la redacción que se

envía en el correo electrónico.

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Figura 23. Mensaje por Correo Electrónico.

Las direcciones de los correos electrónicos enviados, se reportan en un listado, indi-

cando si han contestado o no, como se muestra en la figura 24.

Figura 24. Reporte de mensajes electrónicos y status

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CONCLUSIONES

Se presentó un Sistema de Encuestas Bibliotecarias para la Dirección General de Bi-

bliotecas de la BUAP, con herramientas computacionales libres que permiten automati-

zar el proceso de aplicación de encuestas de “Satisfacción de Usuarios”, además de

generar también automáticamente los reportes estadísticos y gráficos de cada una de

las bibliotecas, así como el reporte gráfico para la comparación entre bibliotecas del

mismo tipo; todo esto se desarrolló en un ambiente gráfico amigable para facilitar la

administración del Sistema. Esta herramienta le ha permitido a la Coordinación de Bi-

bliometría, analizar las bases de datos de encuestas y generar la información pertinen-

te, para que la Dirección General de Bibliotecas realice una mejora en el Servicio Bi-

bliotecario. El sistema se ha probado en la aplicación de encuestas de diez bibliotecas

del sistema bibliotecario de la BUAP, 920 usuarios cada semestre, Abril y Noviembre

de 2009. En Abril de 2010, se aplicó la encuesta a 19 bibliotecas y a la Unidad de Re-

cursos Interactivos, aproximadamente a 1750 usuarios, dentro de las instalaciones bi-

bliotecarias, en tres semanas.

En conclusión el sistema permite automatizar algunos procesos de la Coordinación de

Bibliometría, así como reducir sustancialmente los tiempos de aplicación, análisis y ge-

neración de reportes.

El sistema SEB, se adecuó para el Sistema Bibliotecario de la BUAP, pero es un “Sis-

tema Encuestador”, que permite generar encuestas, no solo para las bibliotecas, puede

ser usado para el sector público o privado, es una herramienta diseñada para recolec-

tar cualquier tipo de información, creando encuestas con preguntas cerradas.

AGRADECIEMIENTOS

Agradecemos la Lic. María Guadalupe Romero Vázquez, Coordinadora del Bibliometría

de la DGB-BUAP, que nos ha apoyado el estudio de casos del Sistema SEB; y en es-

pecial al Lic. Alfredo Avendaño Arenaza, Director General de Bibliotecas de la BUAP,

que nos haya permitido participar, desde abril de 2008, en la aplicación de las encues-

tas de “Satisfacción de Usuarios”, esto ha permitido enriquecer el "Sistema de En-

cuestas Bibliotecarias” de acuerdo a las necesidades reales de la Coordinación de Bi-

bliometría.

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REFERENCIAS

[1] Sistema De Tiempo Real Con Base De Datos Dinámicas

Díaz Romero Minerva Aidee, Sandoval Solis Ma. De Lourdes

Teoría, Algoritmos Y Aplicaciones En Computación 2008,Pp 117-119

[2] http://www.php.net/

[3] http://www.mysql.com/

[4] http://es.wikipedia.org/wiki/Bibliometr%C3%ADa

[5] http://es.wikipedia.org/wiki/PHP

[6] http://es.wikipedia.org/wiki/MySQL