Embed Size (px)
Citation preview
Primer Monitoreo
Año 2013
Sistema de Gestión de
Calidad, Ambiente, Seguridad
y Salud Ocupacional
(CASSO)
Municipalidad de Providencia
1.- Introducción
Sistema de Gestión de
Calidad
• 30 Procesos Certificados en Norma ISO 9001:2008
Sistema de Gestión Medio
Ambiente
• 3 Recintos Certificados en Norma ISO 14001:2004
• 3 Actividades
Sistema de Gestión de
SSO
• Procesos Gatillados en Pedro de Valdivia #963 Certificados en Norma OHSAS 18001:2007
Alcance del Sistema CASSO
1.- Introducción
Visión, Misión y Valores Providencia
Política SG-CASSO
Objetivos, Indicadores y Metas
Planes de Acción y
Programas de Gestión
Procedimientos e Instructivos
Registros (Datos – Información)
Procesos- Servicios
MEJORA CONTINUA
Estructura CASSO
2.- Metodología
Cambios
• Identificación de cambios positivos y negativos con que afectan al Sistema de Gestión CASSO (Focus Group) .
D-F-O
•Realización de un diagnóstico de la situación actual (fortalezas y debilidades) respecto al SG-CASSO y a los procesos de cada Dirección .
• Identificación de las Oportunidades de Mejora
Requisitos
•Realización de un diagnóstico técnico sobre el estado actual del Sistema de Gestión con respecto a los requisitos normativos (ISO-OHSAS) realizado por la Secretaría Técnica.
Situación Actual
• Elaboración del registro: Diagnóstico Actual del Sistema de Gestión CASSO (Requisitos Normativos - FODA Unidades)
Diagnóstico del Cambio
3.- Cambios CASSO Estrategia
-Política, Registro Mandante
- Objetivos y Metas de los Procesos
- Indicadores
3.- Cambios CASSO Compromiso con el Sistema
- Mejora Continua
- Requisitos Trinormas
- Aseguramiento de Recursos
3.- Cambios CASSO Estructura Orgánica
- Jefaturas
- Secretaría Técnica CASSO
- Dependencia de los Procesos
- Coordinadores Técnicos
3.- Cambios CASSO Infraestructura
- Ubicación de algunas Unidades
- Proyecto Estacionamientos
Subterráneos
- Señalética Informativa y de
Seguridad para Vecinos y Vecinas
3.- Cambios CASSO Comunicaciones
- Canales Internos
- Imagen Corporativa
- Mensaje
3.- Cambios CASSO Que Modifican el Sistema de
Gestión
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS
18001
Experiencia en levantamiento de procesos
Primer semestre: Gestión de Procesos de manera irregular
4.- Diagnóstico Técnico Funcional
Gestión por
Procesos
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS
18001
Estructura y
Responsabilidad
Cambio en la estructura
orgánica
Incorporación de nuevos
funcionarios y Directores
Rotación de algunos
Coordinadores del SG-
CASSO
Falta claridad respecto a
las funciones de la ST
Reglamento Interno en
reformulación
Equipo Técnico
(Representante Alcaldía,
Secretaría Técnica,
Coordinadores y Equipo
Auditor) con las
competencias necesarias
La estructura y
responsabilidades del
Sistema de Gestión: se
encuentran
desactualizadas
Algunas Encargadas del
Sistema de Gestión han
sido trasladadas de
unidad
3.- Diagnóstico
Actual del Sistema
de Gestión CASSO
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS
18001
Planificación
Estratégica
Formulación del nuevo
PLADECO
El Sistema de Gestión se
alineaba con uno de los
Objetivos Estratégicos
del Mapa Estratégico:
Mejorar Continuamente
los servicios Existentes,
de donde se desprendían
los Planes de Acción y
Programas.
Existe la voluntad de la
nueva administración de
seguir con el Sistema de
Gestión
Existe una Política del SG-
CASSO aprobada
internamente, pero que
no ha sido comunicada.
A la fecha no se cuenta
con la Política del
Sistema de Gestión
(Registro Mandante), los
Planes de Acción de las
Direcciones, con los
No han sido comunicados
para su conocimiento y
ejecución (a través de
Carta Gantt) los
Programa Ambiental y el
Programa de Salud y
Seguridad Ocupacional.
3.- Diagnóstico
Actual del Sistema
de Gestión CASSO
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 –
OHSAS 18001
Compromiso
y Liderazgo
No se evidencia
compromiso por parte de
algunas de las jefaturas
respecto al Sistema de
Gestión
Falta de compromiso de
funcionarios para el
cumplimiento de algunos
de los requerimientos del
Sistema de Gestión,
como por ejemplo,
realización de ejercicios
laborales.
El compromiso de los
Coordinadores con el
Sistema de Gestión se ha
mantenido en algunas
unidades.
Se desconoce cómo se
manifestará el liderazgo y
compromiso por parte de
la nueva administración:
definición de la Política
del Sistema de Gestión
3.- Diagnóstico
Actual del Sistema
de Gestión CASSO
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 –
OHSAS 18001
Comunicaciones
Internas y
Externas
Desconocimiento de la
política de comunicaciones
hacia la comunidad y hacia
los funcionarios
Ausencia de
comunicaciones internas
sobre el SG-CASSO
Faltan herramientas de
difusión sobre el Sistema
hacia la línea de atención
de los procesos.
Al interior de la Secretaría
Técnica se cuenta con una
Encargada de coordinar las
comunicaciones internas y
externas del Sistema de
Gestión.
En Auditorías Interna
realizadas se evidenció que
los procesos siguen
aplicando normalmente la
Encuestas de Satisfacción
(Meta Institucional)
El proceso de
comunicación interna no
ha operado los primeros
meses del año.
Se desconoce cómo se
gestionado el tratamiento
de quejas y PNC al interior
de los procesos no
auditados a la fecha.
3.- Diagnóstico
Actual del Sistema
de Gestión CASSO
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 –
OHSAS 18001
Competencia
y Formación
Los nuevos funcionarios
no han sido inducidos
sobre el Sistema de
Gestión ni capacitados
sobre las Normas ISO-
OHSAS.
Capacitación continua a
los integrantes del
Sistema de Gestión
Programa de
Capacitación del SG-
CASSO no ha sido
formalizado ni
ejecutado, a excepción
de los cursos de SSO
3.- Diagnóstico
Actual del Sistema
de Gestión CASSO
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 –
OHSAS 18001
Requisitos Normativos y
Legales
Buena disposición por
parte de la unidad
asesora encargada
de esta área
Revisión de la Normativa
Legal Aplicable
El Sistema de Gestión no
cuenta con una
contraparte técnica en
relación a la Evaluación
de Cumplimiento Legal
en Ambiente y Seguridad
y Salud Ocupacional
3.- Diagnóstico
Actual del Sistema
de Gestión CASSO
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 –
OHSAS 18001
Coordinación Interna
Respuesta tardía por
parte de las unidades
asesoras
Falta de coordinación
entre las Direcciones
y el Departamento de
Presupuesto,
(formulación de los
Planes de Acción del
Sistema de Gestión)
Asignación de recursos
en el Presupuesto
Municipal 2013 para el
Sistema de Gestión
CASSO.
No se tiene claridad
respecto al
aseguramiento de los
recursos para la mejora
continua de los procesos
3.- Diagnóstico
Actual del Sistema
de Gestión CASSO
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 –
OHSAS 18001
Operación SG-CASSO
Rumores sobre
Continuidad del SG-
CASSO
El SG-CASSO se visualiza
como un trabajo paralelo
Implica una sobrecarga
de trabajo (documentos
y registros)
Poco valorado por los
Funcionarios, vecinos y
usuarios
Debido a los cambios
ocasionados por las obras
que se encuentran
realizando en el recinto se
tiene un Plan de
Emergencia adicional, que
esté constantemente en
revisión
Continuidad de buenas
prácticas en Ambiente y
SSO
Permite un
ordenamiento de los
procesos
Documentación de
procedimientos favorece
la estandarización
Herramienta para la
Mejora Continua
Los documentos estructurales
del Sistema de Gestión se
encuentran vigentes, pero no
ha sido revisados durante el
presente año
3.- Diagnóstico Actual
del Sistema de Gestión
CASSO
Áreas de Gestión Diagnóstico Unidades:
Debilidades
Diagnóstico Unidades:
Fortalezas
Requisitos Normativos
ISO 9001 – ISO 14001 –
OHSAS 18001
Medición, Análisis y Mejora
Desarrollo normal de
Auditorías Internas
Medición sistemática de
los procesos
Se desconoce las posibles desviaciones presentadas y las acciones tomadas Falta el seguimiento de los controles operacionales de los aspectos ambientales y peligros en el Recinto Pedro de Valdivia No se ha realizado el análisis de datos requerido por la Norma ni se han registrado acciones de mejora continua No se ha medido la eficacia del Sistema de Gestión. (tratamientos de quejas, Informes sobre Incidentes, cumplimiento de Cartas Gantt, entre otros)
3.- Diagnóstico
Actual del Sistema
de Gestión CASSO
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Modificar la Meta Departamental de la Dirección de Innovación y Gestión de Calidad, relacionada con la confección del Mapa de Procesos de la Municipalidad de Providencia. Para futuras certificaciones, se debe considerar la totalidad del servicio y no sólo una parte de él.
Gestión de Procesos
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Definición sobre la dependencia del Representante de Alcaldía y del resto de la Secretaría Técnica. Ratificación o cambio de los Coordinadores del Sistema de Gestión. Formulación de un Reglamento Interno actualizado. Estudiar la factibilidad de que las áreas del Sistema de Gestión: Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional se incorporen a otras unidades que desarrollan funciones relacionadas con estas áreas.
Estructura y Responsabilidad
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Planificación Estratégica
Formulación del nuevo PLAN DE DESARROLLO COMUNAL (PLADECO) participativo. Alinear los objetivos y metas del Sistema de Gestión a los lineamientos del nuevo PLADECO (Estrategia Municipal). Reunión con Coordinadores del Sistema de Gestión, para acordar lineamientos de Planes y Programas de Gestión, así como calendarización de actividades.
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Compromiso y Liderazgo
Reformulación de la actual Política del Sistema de Gestión,
para ser validada por las autoridades y comunicada a todos
los integrantes del Sistema.
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Competencia y Formación (Personas)
Realizar una Inducción sobre el Sistema de Gestión CASSO a los funcionarios que se han incorporado a la Municipalidad y que se desempeñen en unidades que formen parte de alcance del Sistema de Gestión.
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Comunicaciones Externas
(Vecinos -Usuarios)
Revisión de la Metodología para la formulación y aplicación de las Encuestas de Satisfacción, a objeto de unificar los criterio y metodología para todos los servicios de la Municipalidad, estén o no certificados. Revisión de la Gestión de Quejas que se realiza en cada proceso, a objeto de generar análisis y acciones de mejora.
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Requisitos Normativos y
Legales
Realizar reuniones de coordinación con la Dirección Jurídica para revisar y actualizar el procedimiento de Identificación de Normativa Legal Aplicable, que aplica todo el Sistema de Gestión. Lo anterior, por ser la unidad especializada en esta materia.
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Coordinación
Interna
Asignación de Recursos
Fortalecer la coordinación de la Secretaría Técnica con el Departamento de Presupuesto respecto a la solicitud de recursos para el Sistema de Gestión, para que ser incorporados oportunamente en el presupuesto municipal. Priorización de los recursos solicitados por parte de la Secretaría Técnica para el Sistema de Gestión, a objeto de asegurar la mejora del Sistema y el cumplimiento de los objetivos.
5.- Gestión del Cambio Oportunidades de Mejora
Áreas de Gestión Oportunidades de Mejora
Medición, Análisis
y Mejora
Los Monitoreos del SG-CASSO durante el año 2013, se realizarán cada cuatro meses. Se trabajará con los distintos Coordinadores del SG-CASSO, con el objeto de acordar fechas de entrega de información requerida.
6.- Metodología
Oportuni-
dades
•Validación de las Oportunidades de Mejora Propuestas (Gestión del Cambio).
Op. Esp.
• Incorporación de Oportunidades de Mejoras Específicas de algunos Procesos
Plan
•Confección del Plan de Adaptación (Junio 2013)
Implementa-
ción
• Implementación del Plan de Adaptación (Julio – Diciembre 2013)
Verifica-
ción
• Seguimiento del Plan de Adaptación Integral CASSO (Secretaría Técnica SG-CASSO).
Plan de Adaptación Integral
CASSO
7.- Conclusiones
• Período de Instalación: Sin Seguimiento (Enero – Mayo)
• Período de Puesta en Marcha: Gestión del Cambio,
Mediciones y Análisis Semestral (Junio)
• Período de Ejecución: Plan de Adaptación Integral
(Julio – Diciembre)
• Auditoría Externa de Certificación (Noviembre –
Diciembre)
Etapas y Desafíos CASSO
