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Sistema de información para la actualización de datos de educación superior del personal profesional de
Tecnoquímicas S.A.
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Sistema de información para la actualización de datos de educación superior del personal profesional de
Tecnoquímicas S.A.
Presentado por: MARIA PAULINA GIRALDO GIRALDO
Código:
1.088.243.881 de Pereira
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Segundo Semestre de 2008
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Sistema de información para la actualización de datos de educación superior del personal profesional de
Tecnoquímicas S.A.
Presentado por: MARIA PAULINA GIRALDO GIRALDO
Código:
1.088.243.881 de Pereira
Presentado a: Departamento de Prácticas Profesionales UCPR y Tecnoquímicas S.A.
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Segundo Semestre de 2008
5
Este trabajo se lo dedico a todas las personas que
de una u otra forma aportaron a mi vida en estos seis meses de novedades y nuevas experiencias. y especialmente a mis padres porque son el pilar
fundamental de mi formación.
6
Agradezco a mi Jefe Inmediato Elizabeth Naar porque ha contribuido de manera significativa en la formación de mi experiencia laboral aún
como estudiante.
7
TABLA DE CONTENIDO
GLOSARIO DE TÉRMINOS..................................................................................11
RESUMEN..........................................................................................................12
Introducción ........................................................................................................14 1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN...............................................15
Reseña Histórica.................................................................................................16 Misión .................................................................................................................19 Visión ..................................................................................................................19 Los propietarios y trabajadores de Tecnoquímicas creemos..............................20 Líneas que produce o servicios que presta ........................................................22 Número de trabajadores: ....................................................................................22 Estructura orgánica.............................................................................................22
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN......................................23
Identificación de la necesidad.............................................................................24 Recolección de información ................................................................................24 Eje de intervención .............................................................................................25 Justificación del eje de intervención....................................................................25 Novedad .............................................................................................................26 Utilidad del proyecto ...........................................................................................26
3. REFERENTE CONCEPTUAL.....................................................................27
LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ............................................................28 Un departamento articulador en el desarrollo de actividades de una empresa ..28 El proceso de desarrollo de personas.................................................................32 Motivación...........................................................................................................32 Entrenamiento y Capacitación ............................................................................36 Monitoreo de personas .......................................................................................37
4. PROPUESTA DE INTERVENCIÓN............................................................38
Nombre de la propuesta de intervención ............................................................39 Objetivo General .................................................................................................39 Objetivos Específicos..........................................................................................39
5. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO.................................................................41
Actualización de la Información Existente...........................................................42 Planteamiento de la propuesta ...........................................................................44 Prueba e implementación del sistema ................................................................47
8
6. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ...................................48 7. CONCLUSIONES .......................................................................................52 8. RECOMENDACIONES...............................................................................54 9. COMPLEMENTARIOS ...............................................................................56
Bibliografía ..........................................................................................................57 Anexos................................................................................................................58
9
Lista de Tablas Tabla No. 1 Objetivos organizacionales y objetivos individuales…………………………….29
10
Tabla de Gráficos
Gráfico No. 1
Procesos de Gestión del Talento Humano……………………………..…………31
Gráfico No. 2
Escala de necesidades de Maslow……….…………………………..……………35
Gráfico No. 3
Resumen gráfico de efectividad en cuanto a la recolección de la información de
acuerdo a las fechas………………………………………………...………………49
11
GLOSARIO DE TÉRMINOS ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS: Es el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de
aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.
AUSENTISMO: Es la frecuencia o la duración del tiempo de trabajo perdido
cuando los empleados no se presentan al lugar de trabajo. El ausentismo
constituye el tiempo que dura la ausencia de los empleados, sea por falta, retraso
o algún otro motivo.
CAPACITACIÓN: Es un acto intencionado de proporcionar los medios para hacer
posible el “aprendizaje”.
ENTRENAMIENTO: Es el proceso de enseñar a los nuevos empleados las
habilidades básicas que necesitan para desempeñar sus cargos.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Acción sistemática de evaluar la conducta y el
trabajo de una persona en relación a sus responsabilidades.
HOMEOSTASIS: Tendencia de un sistema fisiológico (ej. Neurona, sistema
neural, o el cuerpo total), a mantener su ambiente interno en equilibrio estable.
ROTACIÓN: Se refiere al flujo de entradas y salidas de personas en una
organización, es decir, las entradas de personas para compensar las salidas de
personas de la organización.
STAFF: Conjunto de recursos que asesoran y colaboran con un componente
específico dentro de una organización.
12
RESUMEN
Los antecedentes que encaminaron esta necesidad a convertirse en una
propuesta de trabajo, están enmarcados en procesos de toma de decisiones, en
optimización de tiempos y labores y en una búsqueda efectiva de información.
El departamento de Desarrollo Humano presentaba la necesidad de sistematizar
un proceso de recolección y actualización de información académica de nivel
superior de los profesionales de Tecnoquímicas. Para ello, se aplicó un proceso
mediante el cual se verificaba y/o corregía la información existente, con el fin de
obtener una base de datos confiable y segura para sistematizar el proceso.
Esta labor se cumplió exitosamente con un 93% de efectividad, es decir, de los
1543 registros a actualizar, se logró la recolección de 1435 registros, asumiendo el
margen de error que se presupuestó del 7%.
Con dicha información se espera llevar a cabo el proceso de sistematización, por
medio de una plataforma adecuada por el departamento de Informática de la
compañía; la idea es que se permita manipular la información de la forma
adecuada. Este sistema permitiría arrojar informas apropiados para la toma de
decisiones del departamento de Desarrollo Humano, cumpliendo así con los
objetivos del proyecto.
Palabras clave:
Sistematización de Procesos, Toma de decisiones, Desarrollo de personas, Información Actualizada.
13
ABSTRACT
The backgrounds that headed this need into a working proposal, are framed in
decision making processes, optimization of time and work and an effective search
of information.
The Department of Human Development showed the need for a systematic
process of collecting and updating a higher level of professionals’ academic
information in Tecnoquímicas. In order to make that, a process by which the
existing information was verified and/or corrected was applied, all this in order to
obtain a reliable and securely database to systematize the process.
This work was completed successfully at 93% effectiveness, that is, from 1543
records to update, 1435 records were obtained, assuming that the margin of error
was budgeted at 7%.
With such information is expected to carry out the systematization process, through
an appropriate platform provided by the company’s Informatics Department; the
idea is to allow the information manipulation in the right way. This system will
generate reports to an appropriate decision-making process in the department of
human development, thus meeting the project objectives.
KEY WORDS Systematizing process, Decision-Making, Persons development, Updated
information.
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Sistema de información para la actualización de datos de educación superior del personal profesional de
Tecnoquímicas S.A.
Introducción
Este plan de práctica está guiado por la propuesta de crear un sistema de
información en Tecnoquímicas S.A., que permita mantener actualizada la
información de tipo académica de los colaboradores con formación profesional de
la compañía.
El proyecto consiste en crear un procedimiento que se encargue de organizar de
manera clara y definida los pasos mediante los cuales las personas que se
vinculen a la compañía y/o ya hagan parte de ella, proporcionen información
confiable y veraz para la toma de decisiones con relación a su desarrollo
profesional, en este caso de departamentos involucrados con la parte humana
como lo es “Desarrollo Humano”.
Este proyecto se realizó con el fin de acortar tiempos en la toma de decisiones, de
permitir que el funcionario encargado pueda desarrollar una búsqueda más
efectiva que le de la oportunidad de obtener resultados específicos en el análisis
de los datos involucrados con dicha información.
El proceso se desenvuelve con la ayuda del departamento de informática, ellos
son los encargados de evaluar la viabilidad de los proyectos y de llevar estos
resultados a los hechos, representado en sistemas de datos que aportan al
usuario una gran ventaja en el manejo de información personalizada y confiable.
El primer paso para el planteamiento del proyecto consiste en idealizar las
pretensiones del departamento de Desarrollo Humano, en plasmarlas por escrito
para definir el propósito claramente; en segundo lugar comentar dicha idea con las
personas involucradas para estudiar la viabilidad del plan de práctica y en tercer
lugar, hacer seguimiento al desarrollo y la implementación del mismo, en la
medida que el tiempo lo permita.
15
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
16
Reseña Histórica
Tecnoquímicas es una compañía familiar que se fundó en Bogotá, Colombia, en
diciembre de 1934, para representar a empresas nacionales y extranjeras con
productos medicinales y artículos de tocador.
En 1941 se vinculó a la compañía su impulsor durante cincuenta años, Francisco
Antonio Barberi Zamorano. Ese mismo año, la empresa asumió la
comercialización de Alka Seltzer®.
Tecnoquímicas construyó su primera planta de producción en 1949, en el
tradicional barrio San Nicolás de Cali, donde funciona hoy su sede principal.
En los años 50 la compañía registró crecimiento notable de su operación, gracias
a las concesiones otorgadas por prestigiosos laboratorios internacionales como
SmithKline & French (hoy Smith Kline Beecham), Richardson Merrel (hoy Procter
& Gamble, para la fabricación y venta de Vick Vaporub) y Revlon, Allergan, Bayer
de Colombia y Warner Bross entre otros.
En 1958 se creó Mac Donald de Colombia para fabricar fragancias masculinas.
En los años 60 y 70, la empresa ajustó sus sistemas de operación, incorporó
tecnología extranjera para la producción y llegó a elaborar el 60% de los productos
que distribuía.
En los 80 estudió las herramientas de planeación estratégica y la filosofía de
calidad total, lo que propició el rediseño administrativo de la empresa. Este dio
soporte al gran crecimiento que vivió la compañía gracias a la incursión en nuevos
negocios:
En 1980 Tecnoquímicas entró en el mercado de pañales desechables al adquirir
maquinaria de Angelini Francesco.
17
En 1982 obtuvo la licencia de fabricación y distribución de los productos Allergan,
reconocido laboratorio internacional de productos oftalmológicos.
En 1986, Tecnoquímicas adquirió la planta farmacéutica de Merck Sharp and
Dohme en Colombia, laboratorio al que representó durante 10 años (hasta 1996)
con sus productos farmacéuticos y agroveterinarios.
También en este año se fundó Tecnoclor S.A., resultado de un joint venture entre
The Clorox International Company y Tecnoquímicas S.A. Se construyó la planta de
blanqueadores líquidos en los nuevos terrenos de Yumbo, al norte de Cali, y se
inició la fabricación y comercialización de estos productos.
El avance tecnológico que ha tenido en el transcurso de los años ha sido muy
significativo, hoy en día cuenta con la colaboración de 3.800 empleados
aproximadamente, 8 plantas productivas (San Nicolás, Jamundí, Yumbo,
Tecnofar, Tecnosur, Coldesivos, Indugráficas y Bogotá), dispone de regionales en
Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga y Pereira. A través de este
mapa de distribución llega directamente a 27.000 clientes en 600 localidades de
todo el país, al 100% de los 1.500 puntos de venta de autoservicios privados y
cajas de compensación, al 70% de los 4.000 superetes, al 100% de los depósitos
de drogas, al 100% de los mostradores de droguerías en cadena y a 5.000
droguerías independientes. También atiende al 90% de los 4.400 cacharreros y
abarroteros mayoristas existentes, a través de los cuales llega a 160.000 tiendas
en todo el país. Complementa su estrategia con distribuidores seleccionados y
mediante operaciones tienda a tienda en aquellas ciudades y sectores que
estratégicamente lo requieran. También sirve a 275 clínicas, EPSs, hospitales y
entidades oficiales de Colombia, a 950 distribuidores de productos
agroveterinarios y a 330 compañías fabricantes, a las que les suministra
empaques.
18
Para atender a estos clientes, Tecnoquímicas ha especializado sus fuerzas de
ventas por canal y por grupo de productos y las apoya con avanzados sistemas de
información. Por ahora, Tecnoquímicas cuenta con operación propia en Ecuador,
donde solo distribuye. En 1993, la compañía ingresó en el mercado del vecino
país con algunos de sus productos a través de su filial directa Grufarquímicas
S.A., cuya razón social pasó a ser Tecnoquímicas del Ecuador S.A. a partir del
2005. Igualmente exporta a 17 países entre los cuales figuran Estados Unidos,
Canadá, México, Costa Rica, Venezuela, Perú, Chile, Brasil, Nicaragua, Uruguay,
Guatemala y El Salvador.
Su unidad farmacéutica factura al año más de $200.000 millones, lo que lo
convierte en el segundo laboratorio más grande del país después de Bayer
Shering Pharma. Se trata de una tradicional empresa familiar, cuyas plantas de
producción están en el Valle, que por primera vez desde que se fundó, en 1934, le
abre las puertas a un socio estratégico para iniciar un ambicioso plan de
expansión internacional.
La meta que se busca con este ensanche es clara. Hoy día, con sus divisiones de
medicamentos, aseo del hogar, adhesivos, dulces y agroveterinaria, vende al año
US$400 millones. En cinco años, esa cifra debe ascender a US$1.000 millones. Y
el primer paso para emprender esta campaña fue buscar la participación de la
Corporación Financiera Internacional (IFC, por sus siglas en Inglés), adscrita al
Banco Mundial, que adquirió el 10% de Tecnoquímicas en una operación que
ascendió a US$25 millones. El mismo Banco Mundial le otorgó un crédito por otros
US$20 millones, y con recursos propios se reunirán en total unos US$100
millones, con los cuales se iniciará la compra de varias compañías farmacéuticas
en países que van desde Guatemala a Perú. Argentina y México quedan por ahora
en 'remojo' para un eventual segundo proceso de expansión.
En estos momentos ya están en conversaciones con las bancas de inversión y
administradores de cuatro compañías farmacéuticas en igual número de países y
19
se espera que antes de finalizar el año ya se hayan concretado por lo menos una
o dos negociaciones, y que para 2009 ya se hayan finiquitado al menos otras dos.
Inicialmente, las operaciones se desarrollarán en el área farmacéutica, y en una
segunda instancia quedarán las categorías de bienes de consumo y cuidado
personal.
Misión
Nuestra misión es maximizar el valor de la compañía para la comunidad, nuestros
consumidores y prescriptores, nuestros clientes, trabajadores y accionistas.
Debemos lograrlo a través de producir y comercializar productos y servicios en las
áreas de la salud, del cuidado personal y el aseo del hogar, de los alimentos
procesados, y de los productos agropecuarios y veterinarios.
La Responsabilidad Total, la transparencia, la confianza, el respeto, el trabajo en
equipo y las relaciones claras que aseguren mutuo crecimiento deben gobernar la
conducta de todos quienes dependen directa o indirectamente de la compañía. El
desarrollo personal debe ser propósito de todos.
Visión
En diez años, TECNOQUÍMICAS será uno de los 50 grupos empresariales más
significativos de Colombia, con operaciones en varios países de América. Será
una compañía reconocida nacional e internacionalmente por la responsabilidad
asumida en todos sus actos. Contará con un grupo humano altamente calificado,
vital, transparente, responsable y comprometido con los valores de la
organización.
La permanente preocupación por la persona y su bienestar será el motor para la
creatividad y propiciará la actitud innovadora indispensable para satisfacer sus
siempre nuevas necesidades.
20
En TECNOQUÍMICAS, la capacitación de sus colaboradores y la eficiencia,
adaptabilidad e innovación de sus procesos serán la base de la competitividad,
requisito para atender exitosamente los distintos mercados.
Los propietarios y trabajadores de Tecnoquímicas creemos
En la responsabilidad como norma que gobierna todas nuestras
conductas.
En la verdad como principio para ser plenamente responsables y
mantener relación confiable entre todos los públicos de la compañía.
Que la solidaridad se manifiesta al cumplir cada día los deberes como
trabajadores, miembros de familia y buenos ciudadanos.
En la honestidad, la lealtad, la observancia de estándares éticos y de
respeto a las leyes, como valores que fundamentan las relaciones entre
nosotros y con nuestros públicos.
En realizar todas las labores con total transparencia, con plena
confiabilidad y con políticas serias, igualitarias y de justicia recíproca.
En rechazar toda forma de corrupción frente a organismos o
funcionarios públicos y del sector privado, y en que nuestras prácticas
de compra y de venta sean transparentes y universales.
En el bienestar del consumidor, razón de ser de todos nuestros
esfuerzos, y para quien alcanzamos la más alta calidad de nuestros
productos y servicios.
En la comunidad médica y científica y demás profesionales de la salud
que defienden la vida, a quienes continuamos entregándoles productos
de excelencia para atender a sus pacientes.
En los proveedores y en los clientes, como copartícipes del proceso
para satisfacer necesidades a través de mutuas relaciones rentables y
sostenibles.
21
En nuestra responsabilidad con los representados para continuar siendo
asociado confiable que les garantice su desarrollo y consolidación.
En exaltar la dignidad de las personas, respetar su individualidad,
reconocer su trabajo y ofrecerles oportunidad para su realización
integral.
En el perfeccionamiento de la persona por medio de la educación como
forma superior de transmitir los saberes, y en la capacitación y
entrenamiento para la apropiación de habilidades como únicos medios
para el desarrollo tecnológico, el logro de la excelencia y la
competitividad.
En el estímulo de la creatividad y la capacidad de innovación, y en
propiciar el trabajo de equipo que genera plena confianza y
comunicación inmediata.
En el liderazgo positivo que promueve el dinamismo y la flexibilidad para
adaptarse a las realidades de un mundo cambiante.
En una cultura corporativa que privilegie la calidad y el servicio como
atributos fundamentales que practicamos en todos los procesos.
En hacer buen uso del capital, los recursos y bienes de la compañía, así
como de la información interna, y en proteger la propiedad industrial e
intelectual.
Que frente a un conflicto de intereses, el privado cederá ante el interés
de la comunidad y el particular ante el de la corporación.
En las instituciones legítimamente constituidas y en la democracia como
forma de organización de la sociedad.
En participar en el avance de las comunidades en las que trabajamos y
vivimos; en el progreso de nuestro país y en el de las naciones de
América Latina.
En proteger el medio ambiente como el bien que hará posible la vida a
otras generaciones.
22
Líneas que produce o servicios que presta
San Nicolás (Cali): productos estériles humanos, cosméticos y alcoholes. Allí está
ubicado el Laboratorio de Investigación y Desarrollo.
Jamundí: productos farmacéuticos sólidos y productos estériles veterinarios. En
esta planta se encuentran el Laboratorio de Control de Calidad y la bodega de
materias primas farmacéuticas.
Yumbo: producción de ungüentos y cremas. Allí operan el Centro Nacional de
Distribución, Cendis, y la bodega de materias primas para cosméticos.
Tecnosur (Villa Rica): pañales desechables, joint venture entre Tecnoquímicas y
Colombiana Kimberly Colpapel.
Tecnofar TQ (Villa Rica): productos efervescentes (polvo y tabletas), líquidos,
cremas y talcos.
Coldesivos (Cali): pegantes líquidos y adhesivos industriales, hospitalarios y
comerciales.
Indugráficas (Cali): productos de artes gráficas con acabados de lujo (plegadizas,
etiquetas, ayuda ventas, material POP).
En Bogotá se halla la planta para el desarrollo y fabricación de productos agrícolas
y veterinarios.
Número de trabajadores: 3.800 aproximadamente.
Estructura orgánica: Ver Anexo no. 1
23
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN
24
Identificación de la necesidad
En la actualidad los procesos por medio de los cuales se da atención al empleado
se convierten en una de las prioridades de empresas como TECNOQUÍMICAS
S.A., el bienestar y la seguridad que la empresa emite frente a ellos proporciona
buena calidad de vida y optimiza el desarrollo de actividades a las que se dedica
el colaborador. Las personas se convierten en el capital más importante para
llevar a cabo su actividad.
Todo lo anterior se enmarca en un contexto llamado Gestión del Talento Humano,
subdividido en escenarios compuestos por procesos como provisión o selección,
mantenimiento o bienestar, desarrollo y evaluación y control. Cada proceso se
lleva a cabo de acuerdo a la etapa en la que se encuentre cada colaborador.
Desarrollo Humano por su parte, está encargado de evaluar y desarrollar el
potencial de los colaboradores, hacer seguimiento al cumplimiento de sus
actividades y compromisos frente a la empresa, por lo tanto, es necesario que el
área permanezca en constante comunicación con el colaborador, su progreso, sus
avances, todo aquello que implique un logro para el mismo.
El estudio es considerado uno de esos logros, por consiguiente, es necesario
obtener dicha información en el tiempo adecuado y por el medio que proporcione
la veracidad y la actualidad necesaria para hacer uso de dicha información de la
mejor forma posible.
Recolección de información
La información necesaria para la realización del proyecto está dividida en dos
partes: la primera la constituye aquella información previa para analizar las
posibilidades de aplicación del proyecto, es decir, indicadores y datos históricos
estadísticos que posee la empresa para obtener cifras y valores que son
fundamentales para analizar la viabilidad del trabajo de práctica, estos son
indicadores de ausentismo, de rotación, de nivel de satisfacción; dichos datos se
25
obtendrán por medio de las áreas encargadas de realizar estas investigaciones
(entrevistas a profundidad).
La segunda parte de la información corresponde a los datos de estudios
superiores que puedan proporcionar los profesionales de la compañía, estos por
su parte, se obtendrán por medio de encuestas virtuales que serán diseñadas para
ser consultadas y diligenciadas en la plataforma virtual llamada “INTRANET”.
Eje de intervención
El problema planteado para este trabajo consiste en sistematizar el proceso de
recolección de información académica. Obtener del colaborador los datos
necesarios que proporcionen una información oportuna y veraz, útil para los
diferentes procesos que lleva a cabo el área de Desarrollo Humano, de tal forma
que al inicio, en medio o al terminar un programa académico de nivel superior se
cuente con la información necesaria para analizar el progreso del empleado o
colaborador.
La finalidad del proyecto de acuerdo con el área de Desarrollo Humano, es
principalmente encontrar la forma de que cada colaborador se vea motivado a
actualizar permanentemente su información de educación superior, para permitir
mayor facilidad en el análisis de la misma.
Justificación del eje de intervención
Las razones por las cuales se identifica el problema se evidencian en los procesos
de movilidad interna, puesto que la información académica es de suma
importancia a la hora de ascender un colaborador. Regularmente, puede suceder
26
que los procesos se focalicen en algunas áreas relevantes de la compañía,
dejando a un lado un alto porcentaje de colaboradores con el perfil apto para
ocupar un cargo. La evolución y el progreso que muestre cada uno de los
colaboradores es una variable que influye significativamente en el proceso de
selección, por lo tanto el sistema permitiría generalizar la información y así dar la
oportunidad a aquellas personas que cumplan con el perfil adecuado para ocupar
la vacante.
Novedad
Actualmente el paso de selección para llevar a cabo un proceso de movilidad
interna se hace por medio de una matriz de profesionales adecuada en Excel, las
posibilidades de consulta existen, pero tienen el inconveniente con la actualización
de ella, puesto que son 1.500 registros.
Por lo anterior, se consideraría un sistema y/o procedimiento que aporta novedad
al área de Desarrollo Humano.
Utilidad del proyecto
El sistema de información o procedimiento se creará porque existe una necesidad
latente en el medio y no solamente beneficiará al departamento de Desarrollo
Humano con sus procesos de movilidad interna, también será útil para el
departamento de Compensación, con el análisis de las inequidades salariales;
para Selección, porque proporciona fuente de candidatos internos y finalmente
para los profesionales (30% del personal total de la empresa) permitiendo que por
medio del sistema no se focalice la selección de candidatos internos, por el
contrario, se generalice la evaluación de posibilidades de movilidad.
27
3. REFERENTE CONCEPTUAL
28
LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Un departamento articulador en el desarrollo de actividades de una empresa
La Gestión del Talento Humano es una de las áreas que han experimentado más
cambios y evoluciones en los últimos tiempos. Actualmente la visión del área es
totalmente diferente a su configuración tradicional. Ciertamente es la responsable
de la excelencia de organizaciones exitosas y del aporte de capital intelectual que
simboliza, más que todo, la importancia del factor humano en plena era de la
información, donde el papel protagónico en el funcionamiento de una empresa lo
ocupa el personal de la misma, generando un impacto positivo o negativo ante la
sociedad; así lo expresa DAVIS, “Cuando una organización mejora, la sociedad en
conjunto obtiene ventajas de ello. Por esta razón, es oportuno preguntar: ¿Cómo
mejoran las organizaciones? Las organizaciones mejoran mediante el uso más
eficaz y eficiente de todos sus recursos, en especial el humano”1.
Chiavenato cita en su libro Gestión del Talento Humano, “cuando las
organizaciones son exitosas, tienden a crecer o como mínimo, a sobrevivir. El
crecimiento exige mayor complejidad en los recursos necesarios para ejecutar las
operaciones, ya que aumenta capital, se incrementan en la tecnología, las
actividades de apoyo, etc.”2. Una empresa con una población de empleados
grande posee responsabilidades tanto o más significativas que las demás. En la
nueva era de la información, donde se ve al empleado no como un operario sino
como un colaborador que cobra importancia de manera trascendental en los
logros de la empresa y en el cumplimiento de objetivos comunes, el departamento
de Gestión del Talento Humano “para definir las personas que trabajan en las
organizaciones han empleado diversos términos: funcionarios, empleados,
personal, trabajadores, obreros, recursos humanos, colaboradores, asociados,
1 WERTHER J.R, William y DAVIS, Keith. Administración de Personal y Recursos Humanos. México: Mc Graw Hill, 2000. p. 8 2 CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia: Mc Graw Hill, 2002. p. 4
29
talentos humanos, capital intelectual”3; buscando un concepto que se adecue al
papel que hoy en día están representando los colaboradores de las
organizaciones. El hecho de incentivar o buscar que el colaborador tenga sentido
de pertenencia por la organización de la cual hace parte ha implicado hacer un
paralelo entre los propósitos a alcanzar por la empresa y por él mismo, como se
puede observar en la tabla no. 1, mientras un colaborador está fijando una meta
en el aumento de su salario, la empresa se está preocupando por sobrevivir en el
medio que desempeña sus actividades. Un objetivo conlleva al otro, es decir, si
una empresa sobrevive y mejora su producción, es probable que el colaborador
pueda tener la oportunidad de que su remuneración se incremente.
Lo que actualmente buscan las organizaciones es que se luche por un objetivo
masivo, general, para así poder llegar a cumplir los objetivos individuales y de
cierta forma mejorar la calidad de vida de los colaboradores.
Tabla no. 1 Objetivos organizacionales y objetivos individuales
Objetivos Organización Objetivos Individuales 1. Supervivencia 1. Mejores salarios 2. Crecimiento sostenido 2. Mejores beneficios 3. Rentabilidad 3. Estabilidad en el empleo 4. Productividad 4. Seguridad en el trabajo 5. Calidad en los productos y servicios 5. Calidad de vida en el trabajo 6. Reducción de costos 6. Satisfacción en el trabajo 7. Participación en el mercado 7. Consideración y respeto 8. Nuevos mercados 8. Oportunidades de crecimiento 9. Nuevos clientes 9. Libertad para trabajar (autonomía) 10. Competitividad 10. Liderazgo participativo 11. Imagen en el mercado 11. Orgullo de la organización
Fuente: Idalberto Chiavenato. Gestión del Talento Humano
Los objetivos de la organización, aparte de buscar un lucro económico, se enfocan
principalmente en ocupar un lugar en el mercado en que desempeñen sus
3 Ibíd., p. 5
30
funciones y actividades, en figurar de forma representativa en la mente del
consumidor, por lo tanto, para ello necesita de la colaboración de personas que
sientan como suya la empresa y se dediquen a trabajar por alcanzar esos
objetivos. Por tanto, para un óptimo funcionamiento, un acuerdo de labores y
compromisos logran sinergia y trabajo en equipo. El colaborador al sentir que sus
propósitos están siendo alcanzados puede poner todo de su parte para cumplir
con eficiencia y eficacia las labores que le corresponden. “El propósito de la
Administración de Recursos Humanos es mejorar las contribuciones productivas
del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto
de vista estratégico, ético y social”4, que aporten de manera positiva al desarrollo
de una mejor empresa.
Como lo menciona Idalberto Chiavenato en su libro Gestión del Talento Humano:
Tratar personas siempre fue parte integral de la responsabilidad de cada ejecutivo,
desde el presidente hasta el nivel más bajo de supervisión. Las organizaciones
exitosas definen las responsabilidades de línea de los gerentes:
1. Ubicar a la persona apropiada, en el lugar apropiado, es decir, reclutar y seleccionar.
2. Integrar y orientar a los nuevos empleados en la organización. 3. Capacitar a los empleados en el trabajo 4. Evaluar y mejorar el desempeño de la persona en el cargo ocupado. 5. Obtener cooperación creativa y desarrollar relaciones agradables de
trabajo. 6. Interpretar las políticas y los procedimientos de la organización. 7. Controlar los costos laborales. 8. Desarrollar las capacidades y habilidades de cada persona. 9. Crear y mantener elevada la moral del equipo. 10. Proteger la salud y proporcionar condiciones adecuadas de trabajo5.
Sin embargo, aunque son responsabilidades gerenciales, la evolución ha llegado
para que esas prácticas estén a cargo de un departamento de Gestión del Talento
4 WERTHER J.R y DAVIS. Op. Cit., p. 9 5 CHIAVENATO. Op. Cit. p. 23
31
Humano; éste tiene la responsabilidad de velar por el bienestar del colaborador,
por lo tanto se dice que su gestión está constituida por 6 procesos primordiales en
el desarrollo de actividades relacionadas con el capital humano como lo muestra el
siguiente gráfico.
Gráfico no. 1 Procesos de Gestión del Talento Humano
Fuente: El autor
Claramente, los procesos se delegan de acuerdo a la constitución de cada
empresa, por ejemplo, una organización puede tener una sola área que se
encargue de los 6 procesos, mientras que otra compañía a cada proceso asigna
un área encargada.
Cada proceso tiene sus respectivas funciones a desarrollar, pero para efectos del
tema se profundizará en el área de interés: DESARROLLO DE PERSONAS.
GESTIÓN
DEL TALENTO HUMANO
Admisión de
Personas
Aplicación
de Personas
Compensaci
ón de Personas
Desarrollo
de Personas
Mantenimien
to de Personas
Monitoreo de
Personas
32
El proceso de desarrollo de personas
Los procesos de desarrollo de personas se vinculan estrechamente con la
educación. Educar significa extraer, traer, arrancar. “La palabra educar significa
exteriorización de esos estados latentes y del talento creador de la persona. Todo
el modelo de formación, capacitación, educación, entrenamiento y desarrollo debe
garantizar al ser humano la oportunidad de ser lo que puede ser a partir de sus
propias potencialidades, sean innatas o adquiridas”.6 Por consiguiente, el
departamento de desarrollo humano está encargado de evolucionar ese potencial
de los colaboradores, buscando un alto rendimiento como resultado.
Desarrollar personas no es solamente proporcionar la información para que
aprendan nuevos conocimientos o habilidades, obteniendo como resultado mayor
eficiencia en lo que hacen, también es importante darles información básica para
que aprendan nuevas actitudes, soluciones, respuestas, ideas y conceptos que
modifiquen sus hábitos y comportamientos y permitan en ellos ser más eficaces en
su quehacer diariamente; como lo dice Chiavenato “formar es mucho más que
informar, pues representa enriquecimiento de la personalidad humana”7.
Por tanto, entre los métodos de desarrollo de personas que existen, se encuentra
el entrenamiento y la capacitación, temas que se mencionarán a continuación, sin
embargo, estos temas se ven estrechamente ligados al hecho de que el
colaborador sienta el interés por explotar su potencial y vea como una necesidad
desarrollarse dentro de la organización, por consiguiente se hará mención a la
evolución que ha tenido un tema tan importante como la motivación.
Motivación
Para llevar a cabo el desarrollo y el mejoramiento del desempeño de los
colaboradores en la empresa, es necesario encontrar la forma adecuada de llegar 6 Ibíd., p. 302 7 Ibíd., p. 302
33
a ellos, involucrando sus intereses con los de la organización, con la efectividad en
el ejercicio de sus labores, provocando así que por un hecho incentivo aumenten
los niveles de productividad. Por tanto, para el logro de dicho objetivo es primordial
tener en cuenta la naturaleza del ser humano, el concepto que predomina en el
cotidiano vivir en las organizaciones de la era de la información, el concepto de
MOTIVACIÓN. “Las acciones motivadoras se revisten de muchas y variadas
formas, cuyos distintos contenidos parece tener finalidad única de motivar a los
trabajadores para la realización de un trabajo eficaz”8, de generar un estado
óptimo con relación al bienestar laboral, donde se premia el accionar y el aporte
constructivo del colaborador.
Sin embargo, Keith Davis afirma que “los motivos son expresiones de las
necesidades de las personas, son por tanto personales e internos. Los incentivos,
son por otro lado, exteriores a la persona. Forman parte del ambiente de trabajo
por acción directa de la gerencia, con el fin de alentar a los trabajadores a
desempeñar sus trabajos”9. Teniendo en cuenta lo anterior, resultan entonces los
incentivos un medio para alcanzar la motivación en los trabajadores, en el ejercicio
de sus actividades; se logra provocar un deseo conciente o una conducta
motivada que puede ser empleada como una especie de canal por medio del cual
se expresan otros sentimientos.
El desarrollo y la evolución que ha tenido el concepto de motivación con el pasar
de los años, se visualiza desde el enfoque mecanicista, donde Taylor lideró el
protagonismo de la etapa. Su rígida concepción de la actividad operativa, daba
lugar a la motivación monetaria, simplemente fue un enfoque predominantemente
productivista, para Taylor, “el hombre es un factor productivo primordial: es
necesario seleccionarlo de acuerdo con sus aptitudes, darle formación
8 ORDOÑEZ ORDOÑEZ, Miguel. La nueva gestión de los recursos humanos. Barcelona: Gestión 2000 S.A., 1995. p. 249 9 DAVIS, Keith. El comportamiento humano en el trabajo. México: Mc Graw Hill, 1983. p. 46
34
especialmente en métodos y economía de movimientos y, también incentivarlo con
primas a la productividad”10. Es allí entonces, donde nace la concepción de
incentivar al personal que hace parte de una organización; en esos tiempos con la
división del trabajo se hace prioridad a la optimización de los movimientos en el
nivel producción.
Después de un tiempo, aparece un Enfoque Humanista, dirigido por el profesor
ELTON MAYO. Este enfoque afirma que el principio general del que se parte es la
consideración del hombre y su dignidad como lo realmente relevante en la
situación del trabajo. “El principio específico es que la productividad está en
función de la satisfacción del trabajador: cuanto mayor sea el grado de
satisfacción del trabajador, tanto mayor será su eficacia productiva”11, es en esta
etapa donde el hombre empieza a ser respetado por lo que verdaderamente es,
no como una máquina, sino como un ser humano con objetivos y metas.
ABRAHAM MASLOW, haciendo un análisis más riguroso acerca del papel que
juega el hombre en la organización encuentra que la “hipótesis de partida es la
confianza en el hombre y en su capacidad para desempeñar su trabajo
implicándose en el mismo”12, considerando importantes sus potenciales fortalezas
y la corrección de sus debilidades.
Emergen las necesidades del hombre como punto a favor para la organización, la
posibilidad de ser un medio a través del cual el colaborador pueda llegar a
alcanzar sus metas, a suplir sus necesidades. Sin embargo, para el hombre NO
todas las necesidades son primordiales, existe una escala que las ordena según
su importancia, como lo plantea Maslow. Ver gráfico no. 2
Existen unas necesidades que en primera instancia son irremplazables, las
llamadas necesidades fisiológicas, que como se puede observar en la figura están
10 ORDOÑEZ ORDOÑEZ. Op. Cit. p. 251 11 Ibíd., p. 252 12 Ibíd., p. 254
35
determinadas por la alimentación, la respiración, el descanso, el sexo, y la
homeostasis. Luego, aparece un nivel en jerarquía de importancia, que es el
llamado necesidades de seguridad, determinado por la seguridad física, de
empleo, de recursos, entre otros. En el orden planteado, prosiguen el nivel con las
necesidades de afiliación, más desglosadas en el gráfico; continúan las
necesidades de reconocimiento consideradas como la confianza, el respeto y el
éxito.
Por último, se encuentran las necesidades de autorrealización, aquellas
caracterizadas por la moralidad, la espontaneidad y por la evolución que un
momento dado pueda tener el colaborador.
Gráfico no. 2 Escala de necesidades de Maslow
Fuente: Abraham Maslow. http://www.blogdeunhotel.com/la-piramide-de-maslow-y-las-
necesidades-del-cliente/.
36
Estas necesidades son las que actualmente están robando la atención en las
organizaciones, puesto que al haber estudiado y cubierto las demás, se evalúa el
proceso mediante el cual pueda ser una realidad la posibilidad evolutiva del
colaborador. “El ser humano es un animal necesitado y raramente alcanza su
estado de completa satisfacción, excepto en breves periodos de tiempo”13, por
tanto, se estudian medios a través de los cuales se profundice en el estado del
colaborador, como por ejemplo la evaluación de desempeño, aquella que permite
conocer un poco más la situación presente del trabajador, permite que sea
estudiada y se encuentre el potencial a explotar, necesario para crecer
laboralmente.
Entrenamiento y Capacitación
“Aún cuando todas las necesidades estén satisfechas, podemos esperar que, a
menudo (si no siempre), se desarrolle un nuevo descontento y una nueva
inquietud, a menos que el individuo esté haciendo aquello para lo que él
individualmente está capacitado”14. La capacitación permite evolucionar de forma
trascendental en la empresa, puesto que cada uno de los colaboradores
individualmente representa una mina de oro y necesitan desarrollarse laboral y
personalmente para escalar en sus aspiraciones alcanzadas. Como lo dice
JOAQUÍN RODRÍGUEZ: “aún el personal con antigüedad necesita capacitación,
ya que les ayuda a evitar obsolescencia y a realizar sus tareas con mayor
eficacia”15; es decir, no por el hecho de llevar mucho tiempo en una organización
13 MASLOW, Abraham H. Motivación y Personalidad. Madrid: Ediciones Díaz de Santos S.A., 1991. p. 9 14 Ibíd., p. 32 15 RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquín. Administración moderna de personal. México: Ecafsa, 2000. p. 239
37
se resigna a permanecer con un conocimiento adquirido, es necesario indagar,
investigar y actualizar las habilidades y las fortalezas.
Por su parte, el entrenamiento tiene mucho que ver con el conocimiento, y en la
actualidad, el conocimiento es el recurso más importante. Si el conocimiento es
primordial cabe hacer mención a dicho proceso.
El entrenamiento hoy en día, se considera un medio para desarrollar
competencias en las personas para que sean más productivas, creativas e
innovadoras, puedan contribuir mejor a los objetivos organizacionales y sean cada
vez más valiosas.16
Monitoreo de personas
Finalmente, los procesos que componen la Gestión del Talento Humano, aparte
de cumplirse de forma permanente, son supervisados por un último proceso,
llamado monitoreo. Su ejecución permite retroalimentar los resultados de las
actividades realizadas. “El manejo de sistemas de información implica cumplir con
la función de staff, que consiste en diseñar sistemas de recolección y obtención de
datos para abastecer el sistema de información gerencial que sirve de soporte a
las decisiones gerenciales de línea”17, por lo tanto, es imprescindible contar con un
sistema actualizado y oportuno, que permita tomar decisiones no sólo gerenciales,
sino también a nivel de departamentos o áreas.
16 CHIAVENATO. Op. Cit. p. 305-306 17 Ibíd., p. 417
38
4. PROPUESTA DE INTERVENCIÓN
39
Nombre de la propuesta de intervención
“Generar o crear un Sistema de información para la actualización de datos de
educación superior del personal profesional de Tecnoquímicas S.A.”
Crear un procedimiento o sistema de información que permita mantener
actualizada la información académica de nivel superior de los profesionales de la
compañía, de tal forma que por medio de ésta información se puedan obtener
datos estadísticos y de interés para las áreas o departamentos beneficiados.
El sistema puede planearse para ser actualizado en unos cortes de tiempo, de tal
forma que las campañas que se realicen motiven a los colaboradores a actualizar
su información académica de nivel superior. (Cronograma de la propuesta, ver anexo 2)
Objetivo General
Obtener constantemente información académica de nivel superior de forma
oportuna y veraz de los profesionales de la compañía. La utilidad del sistema está
enfocada en el ahorro de tiempo (costos), puesto que permitiría disminuir aquella
brecha del proceso de reclutamiento a nivel interno, para agilizar el proceso de
movilidad interna de manera confiable en cortes de tiempo determinados según la
necesidad de la empresa.
El sistema se estaría implementando a partir del primer semestre de 2009.
Objetivos Específicos
Estandarizar el proceso para la consecución oportuna y confiable de la
información académica de los profesionales en Tecnoquímicas.
Proponer los procesos y procedimientos que se requieran para que los
profesionales actualicen de forma oportuna su información académica
de estudios superiores.
40
Coordinar las acciones logísticas y de búsqueda de información para el
montaje del sistema de información de Profesionales.
Proponer las condiciones para que el primer semestre de 2009 se
realicen las pruebas de implementación del sistema.
41
5. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
42
Con los objetivos del plan de práctica planteado se empieza a desarrollar la
propuesta para la actualización de la información académica de nivel superior de
los colaboradores de Tecnoquímicas S.A. Este trabajo está dividido en tres etapas
fundamentales como lo son:
• Actualización de la Información ya existente
• Planteamiento de la propuesta
• Prueba e implementación del sistema
Actualización de la Información Existente
Esta etapa del trabajo consiste en recolectar, verificar y actualizar toda aquella
información ya existente en una base de datos que maneja la empresa llamada
MATRIZ DE PROFESIONALES. En ella almacenan información de tipo general,
los principales datos de los colaboradores y a su vez información académica,
mediante la cual administran los programas cursados o en curso y las
instituciones.
La MATRIZ DE PROFESIONALES empezó a modificarse de tal forma que los
nombres de las instituciones y los nombres de los programas fueran
estandarizados, consiguiendo así un filtro más efectivo, que permita hacer una
búsqueda con más certeza.
Para la estandarización, fue importante realizar una forma de codificación que
permitiera encontrar una identidad numérica de las instituciones, pero que a su
vez tuviera un significado más global, no particularmente para Tecnoquímicas, por
lo tanto, por medio de la página web del Ministerio de Educación se encontró una
forma de codificación aplicable al caso, entonces se hizo uso de ella. Sin embargo,
allí surgió la primera dificultad, porque la información existente en la base no era
suficiente, el Ministerio de Educación codifica las instituciones de acuerdo a la
43
ciudad donde se encuentren ubicadas y en la Matriz simplemente se encontraban
los nombre de las instituciones, sin ubicación.
Surge después de esto la necesidad de actualizar la información existente, para
darle un nivel de confiabilidad y para obtener datos de los colaboradores
necesarios a la hora de codificar. Se diseñaron entonces unos formatos pre-
diligenciados (ver anexo 3), para que los colaboradores verificaran la información y
diligenciaran los campos faltantes, como ciudad donde cursó el programa y el año
de grado y otros formatos para aquellas personas que tenían un programa
cursado o en curso de nivel superior, como técnico, tecnológico, universitario,
especialista o master, esta información ayudaría a nutrir la base.
De los 1543 registros a actualizar, el 30% o 40% eran colaboradores ubicados en
las oficinas principales de la compañía, en el barrio San Nicolás, sin embargo, la
complejidad del envío o entrega individual resultaba complejo para el
departamento, puesto que el correo interno pudo ser una de las opciones, pero era
demasiado gasto en papelería. En el mes de julio, cuando se estaba programando
la actualización de la matriz simultáneamente se estaba ejecutando el lanzamiento
de la nueva imagen corporativa, fue entonces cuando se encontró la posibilidad de
ligar la entrega de formatos a la actividad de entrega de nuevos carnés. Se
programaron unas jornadas de entrega, en donde Desarrollo Humano hacía
presencia entregando los formatos a los colaboradores y explicando de qué forma
se diligenciaba el formato. Esta modalidad se aplicó inicialmente en la principal
con un 60% de éxito, puesto que se logró capturar una porción del personal
objetivo.
Las semanas siguientes se programaron las jornadas en plantas.
El primer lugar Yumbo, en segundo Coldesivos y en tercer lugar Jamundí. Allí se
contó con la colaboración de las CGH’s (Coordinadoras de Gestión Humana), por
medio de ellas se ubicaron las personas que no recibieron el formato el mismo día
de la jornada.
44
A las otras dos plantas (Tecnofar y Tecnosur) no fue posible asistir, por lo tanto se
enviaron los sobres a las CGH’s con toda la información y la explicación de cómo
se debía realizar la jornada. El mismo proceso se aplicó a las sucursales (Centro
Pacifico, Cundinamarca, Atlántico, Antioquia y Oriente).
Los formatos fueron enviados entre los meses de Julio y Agosto.
La información recolectada se fue actualizando en la medida en que llegó, la
matriz se modificó y fueron añadidas dos columnas, una con la ciudad de
ubicación de la Institución y otra con el código asignado, de tal forma que se
permite hacer una búsqueda efectiva cuando se trate de instituciones.
Hasta la primera semana de Noviembre el estado de actualización tenía un nivel
de desarrollo y éxito del 80%, motivo por el cual fue posible empezar la siguiente
etapa del proyecto.
Planteamiento de la propuesta
La etapa de planteamiento estaba dada por una reunión con el departamento de
informática, dado que estas personas son las encargadas de hacer el análisis
respectivo y encontrar la viabilidad del proyecto a nivel de sistema de información.
Dicha reunión se llevó a cabo el día 5 de Noviembre, allí se concretaron varios
puntos a favor y en contra en lo que respecta al proyecto.
El inconveniente más relevante de la implementación es el manejo de la
información contenida en la matriz, esta información presenta datos compartidos y
constantemente actualizados por el área de Recursos Humanos y este hecho
provoca que se estén manejando por dos medios distintos.
45
Un sistema ya existente que es manejado por el área de Recursos Humanos y una
tabla en Excel que es la involucrada en el proyecto. Esta tabla la maneja el área
de Desarrollo Humano, con el fin de proporcionar datos que colaboren a la toma
de decisiones con lo que a ellos respecta.
La actualización que se haga en ambos sistemas pueden provocar una confusión
en cuanto a la pertinencia y veracidad de los datos que allí se manejan, es decir,
el estado ideal para implementar el proyecto sería la existencia de un solo sistema
de información accesible para todo el departamento de Gestión Humana.
La solución para esto consiste en utilizar la plataforma de información existente
llamada SRH, con el fin de que todos los datos de los colaboradores sean una
información “única” manejada por varias personas, por los colaboradores que
estén involucrados con procesos de manejo de datos confidenciales.
Esto se lograría anexando a dicho sistema un compartimiento en el cual el área de
Desarrollo Humano pueda anexar información y a su vez pueda obtener
resultados y reportes.
En segundo lugar, la información recolectada y actualizada hasta el momento
debe ser considerada “única” en ambos sistemas de información, por lo tanto, otra
de las medidas a tomar para implementar el proyecto es acordar qué información
existente puede contener más veracidad.
Esta determinación viene ligada también a la decisión de unificar el sistema,
porque aunque ambos manejen distintos tipos de información hay que convertirla
en única.
El proceso más indicado para dar viabilidad a una actualización masiva de
información en un sistema como el SRH, puede consistir en hacer un corte
mediante el cual se permita creer en la información que los colaboradores
diligenciaron en los formatos de actualización de información académica.
Debido a que es requisito inevitable tener un soporte físico que sustente la
información que se encuentra almacenada en el SRH, también es importante tener
en cuenta la importancia de contar con datos actuales y verídicos, datos que
46
permitan tomar decisiones adecuadas. Por tanto, la propuesta consiste en hacer
una amnistía de información, en actualizar los datos existentes hasta hoy, con el
fin de empezar a recoger los soportes que certifiquen el estado académico en el
que se encuentren los colaboradores de la compañía a partir de una fecha
específica, sería confiar en la intención de las personas que actualizaron los
formatos y cumplir de aquí en adelante con un procedimiento exigente que
almacene los documentos necesarios.
En tercer lugar la operatividad que implica poner en marcha el proyecto se piensa
que la información de un sistema a otro deberá ser trasladada por un digitador,
que se encargue de acortar el lapso de tiempo de dicha actualización para no
perder los datos de nuevos ingresos.
La contratación de esta persona sería para uso exclusivo de esta información,
puesto que entre menor sea el tiempo que se demore en actualizar los datos en el
sistema, más pronto podrán extraer reportes y resultados a los procesos de toma
de decisiones.
Y en cuarto lugar, dados los anteriores pasos se piensa que será posible
encontrar la forma de que el sistema arroje los reportes que actualmente el área
de Desarrollo Humano obtiene por trabajo manual, no sistematizado.
Este tipo de reportes, como se ha dicho anteriormente ayudan a tomar decisiones
y a poder agilizar en cuestión de tiempo los procesos que lleva a cabo este
departamento, y otros que se benefician de la Matriz de Profesionales.
Este paso, se pondrá en marcha en la medida que los anteriores se cumplan con
efectividad, por lo tanto, se presume que el acompañamiento no se podrá cumplir
como inicialmente se presupuestó, sin embargo, al quedar planteado el objetivo se
presume que esta etapa tendrá éxito.
47
Prueba e implementación del sistema
Con respecto al seguimiento de prueba e implementación del sistema, dado un
plazo de tiempo específico no fue posible seguir paso a paso esta etapa, por lo
tanto, la propuesta de trabajo se deja planteada con el fin de que las personas
encargadas de continuar con el proceso tengan la posibilidad de llevarlo a cabo.
48
6. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
49
Gráfico No. 3 Resumen gráfico de efectividad en cuanto a la recolección de la información de acuerdo a las fechas.
Estado de actualización a 14 de Agosto 2008
1040, 67%
503, 33%
Registros"NO"actualizadosRegistrosActualizados
Estado de actualización a 29 de Agosto 2008
764, 50%779, 50%
Registros "NO"actualizadosRegistrosActualizados
Estado de actualización a 22 de Septiembre 2008
744, 48%799, 52%
Registros "NO"actualizadosRegistrosActualizados
Estado de actualización a 03 de Octubre 2008
583, 38%
960, 62%
Registros "NO"actualizadosRegistrosActualizados
50
Los gráficos anteriores muestran el tiempo y la efectividad con que se recogió la
información de tipo académica (nivel superior) de los colaboradores de la
compañía.
Se puede observar que no fue muy rápida la recolección de la información de
las sucursales, puesto que estas fueron las causantes en cierta forma del
retraso.
El proceso de recolección se llevó gran parte del tiempo del desarrollo del plan
de práctica y por tal motivo se consideró un margen de error del 7% en la
actualización de la información en el sistema ya existente, se presupuestan
entonces alrededor de 107 o 108 formatos sin recoger. Es por tanto, que el
desarrollo en sí del plan de práctica, se llevó a cabo en las últimas seis
semanas del tiempo acordado.
Estado de actualización a 06 de Noviembre 2008
312, 20%
1231, 80%
Registros "NO"actualizadosRegistrosActualizados
Estado de actualización final
108, 7%
1435, 93%
Registros "NO"actualizadosRegistrosActualizados
51
Fue imprescindible la ayuda de las Coordinadoras de Gestión Humana de cada
sucursal, puesto que por medio de ellas se logró la actualización de las
personas que no frecuentan la oficina principal.
El proceso que se llevó a cabo para estandarizar y codificar la información de
instituciones ya existentes en el sistema, fue exitoso, puesto que permitió hacer
un filtro efectivo en búsqueda de la información relacionada con instituciones.
Las instituciones existentes en la base o matriz de profesionales quedaron
codificadas de acuerdo a la página web del Ministerio de Educación.
Igualmente, se procuró con hacer una estandarización con los nombres de los
programas académicos, encontrando dificultades por la multiplicidad de
nombres que existen para mencionar un programa. Todo depende de la
institución y del nombre que en ellas le asignen al programa.
La implementación del procedimiento tuvo cabida en el mejoramiento de la
recolección de información de tipo académica, a partir de un corte de tiempo
que significó una exigencia más clara desde el momento de contratación.
Las acciones logísticas relacionadas con la puesta en marcha del proyecto
estuvieron determinadas por la disponibilidad de tiempo del departamento de
informática, por lo tanto, se coordinó en la medida de lo posible el proceso de
creación más no de implementación.
Las pruebas de funcionamiento del sistema no se evidenciaron por cuestiones
de tiempo, sin embargo el planteamiento del proyecto quedó listo para las
pruebas.
El procedimiento implementado ya, no pudo evidenciarse igualmente por
cuestiones de tiempo, pero se espera que tenga éxito en el logro de los
objetivos planteados.
52
7. CONCLUSIONES
53
La implementación de manuales de procedimientos en empresas con una
estructura orgánica amplia y compleja permite realizar un seguimiento a
procesos definidos y necesarios para la compañía, podría decirse que son un
método efectivo a la hora de llevar a cabo ciertas actividades de tipo laboral.
Los procesos de codificación son primordiales en casos donde se manipule
demasiada información. Los números permiten tener un manejo más claro de
cierto tipo de datos.
Una manipulación de información adecuada, es la clave para tener claridad a
la hora de tomar decisiones, puesto que deben manejarse datos confiables,
veraces y justo a tiempo, en todo lo que esté relacionado con el funcionario
TQ.
El desarrollo profesional y académico de los colaboradores de Tecnoquímicas
S.A, juega un papel de suma trascendencia, porque a partir de eso se estudia
su transformación y oportunidad de crecimiento.
Una de las principales variables influyentes en la toma de decisiones con
respecto al proceso de movilidad interna está fundamentada en el alcance
académico que pueda estar acorde con la vacante.
Entre las más relevantes preocupaciones de Tecnoquímicas S.A. como
compañía se encuentra desarrollar a sus colaboradores en diversos aspectos,
como laborales, académicos y/o profesionales, porque ve que en ellos está el
futuro y lo que puede llegar a ser en unos años.
54
8. RECOMENDACIONES
55
La recomendación más aplicada a este caso es la unificación en el manejo de
información relacionada con los colaboradores, porque entre más clara y
UNICA sea, más confiable podrá ser su análisis, es decir, el departamento de
Recursos Humanos debe ser una sinergia entre los departamentos que lo
constituyen y deberá trabajar en torno a una base de información única.
Por otra parte, se recomienda la persistencia en la intención de desarrollar a
los colaboradores, en permitir que ellos no solamente se desarrollen con
respecto a lo laboral sino también en lo personal.
Se recomienda hacer un seguimiento y una implementación del sistema de
información, de tal forma que pueda culminarse exitosamente el proceso.
56
9. COMPLEMENTARIOS
57
Bibliografía
• CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Colombia: Mc Graw
Hill, 2002. 475 p.
• DAVIS, Keith. El comportamiento humano en el trabajo. 6ª ed. México: Mc
Graw Hill, 1983. 622 p.
• MASLOW, Abraham H. Motivación y Personalidad. 3ª ed. Madrid: Ediciones
Diaz de Santos S.A., 1991. 436 p.
• ORDOÑEZ ORDOÑEZ, Miguel. La nueva gestión de los recursos humanos.
Barcelona: Gestión 2000 S.A., 1995. 235p.
• ROBBINS, Stephen P. y COULTER, Mary. Administración. 6ª ed. México:
Prentice Hall, 2000. 792 p.
• RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquín. Administración moderna de personal. 5ª ed.
México: Ecafsa, 2000. 453 p.
• WERTHER J.R, William y DAVIS, Keith. Administración de Personal y
Recursos Humanos. 5ª ed. México: Mc Graw Hill, 2000. 582 p.
58
Anexo no.1
59
60
61
Anexo no.2
Reconocimiento de la OrganizaciónIdentificación de laboresInicio de actividades operativasActualización información en plantasOrganización previa de la inf. RecolectadaEnvío de Formatos a las sucursalesRecolección de información (formatos diligenciados)Ingreso de Información a la base de excel
Estandarización y codificación de las instituciones
Seguimiento al montaje y construcción del Sistema de Información
Analizar los resultados de la Jornada y del primer corte
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Motivar a los profesionales de la compañía para que hagan uso del Sistema de Información
Concluir resultados de la Intervención Entrega de Resultados al Jefe Inmediato
Plantear el funcionamiento del Sistema de Información al Jefe Inmediato
Reunión con el departamento de Informática para la explicación de lo que se necesita obtener del Sistema o Plataforma virtual
Realizar las pruebas para garantizar la funcionalidad del
sistema.Seguimiento a los periodos de prueba del Sistema de Información
Estandarizar el proceso para la consecución oportuna y
confiable de la información académica Organización de la matriz con los datos necesarios para montar el sistema de
información
Consultar e investigar formas de estandarización de instituciones (Internet)
Análisis de procedimientos relacionados con el sistema (lo que hacen actualmente)
Entrevistas con las personas involucradas en los procedimientos analizados
Proponer los procesos y procedimientos que se requieran para que los
profesionales actualicen
Conocer el entorno general de Tecnoquímicas S.A.
Recolectar información de los profesionales para actualizar la
matriz de excel
Coordinar las acciones logísticas y de búsqueda de
información para el montaje del sistema de información de
Profesionales.
Implementar el procedimiento para el manejo y el mantenimiento del sistema.
DiciACTIVIDADOBJETIVOS ESPECIFICOS TIEMPO
Junio Julio Agosto Octubre NoviembSeptiemb
62
Anexo no.3
Formato de Actualización Formación Académica
Territorio: Antioquia Atlántico Cendis Centro Pacífico Coldesivos Cundinamarca Indugráficas Jamundí Oriente Pereira San Nicolás Tecnofar Tecnosur Yumbo Código: Nombre Completo: ________________________________________________ Nombre del Jefe Inmediato:__________________________________________ Nivel de estudio: Secundario Título __________________________________ Institución ______________________________ Ciudad ______ Año de Inicio ____ Año de Grado __
63
Técnico Título __________________________________ Institución ______________________________ Ciudad ______ Año de Inicio ___ Año de Grado ___ Tecnológico Título __________________________________ Institución ______________________________ Ciudad ______ Año de Inicio ___ Año de Grado ___ Universitario Título __________________________________ Institución ______________________________ Ciudad ______ Año de Inicio ___ Año de Grado ___ Especialista Título __________________________________ Institución ______________________________ Ciudad ______ Año de Inicio ___ Año de Grado ___ Master Título __________________________________ Institución ______________________________ Ciudad ______ Año de Inicio ___ Año de Grado ___ Doctorado Título __________________________________ Institución ______________________________ Ciudad ______ Año de Inicio ___ Año de Grado ___
64
Si está cursando actualmente algún programa, por favor especifique: Nivel de estudio Secundario Técnico Tecnológico Universitario Especialización Maestría Doctorado Institución _____________________________ Ciudad ___________ Título ________________________________ Año de Inicio ______ Número de semestres Semestre actual Faltan
