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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
PÚBLICA
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Dirección de Planeación
Sistema de Inventario de
Bienes Instrumentales
SIBI-SEP
2
D I R E C C I O N G E N E R A L D E R E C U R S O S M A T E R I A L E S Y
S E R V I C I O S
Guía del Usuario del Sistema
de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la SEP
SIBI-SEP.
3
C A P Í T U L O 1
Presentación del
Sistema de Inventarios de
Bienes Instrumentales.
4-8
C A P Í T U L O 2
Reglas de Operación. 9-12
C A P Í T U L O 3
Acceso al Sistema de
Inventarios de Bienes
Instrumentales.
13-17
C A P Í T U L O 4
Módulos del sistema. 18-19
CAPÍTULO 5
Modulo de Alta de Bienes. 20-32
CAPÍTULO 6
Modulo de Desalojo y Baja 33-39
CAPÍTULO 7
Modulo DE Consulta 40-48
CAPÍTULO 8
Modulo Modificar 49-66
CAPÍTULO 9
Modulo De Resguardo 67-72
CAPÍTULO 10
4
PRESENTACIÓN
Este es la estructura organizacional que corresponde la Dirección de
Almacenes e Inventarios.
Capítulo
1
5
INTRODUCCIÓN
La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, es un órgano de la Secretaría
de Educación Pública que tiene como misión: plantear, organizar, ejecutar, controlar y
evaluar la contratación de bienes y servicios; mantener y conservar los bienes
inmuebles; prestar los servicios generales de seguridad y protección civil; y llevar el
inventario de los bienes inmuebles , contribuyendo a que se consolide el proyecto
educativo establecido en el Programa Nacional de Educación 2001-2006.En este
sentido, la Dirección de Planeación a través de la Subdirección de Modernización y
Sistematización, en cumplimiento con la función de “coordinar el desarrollo de
sistemas informáticos para el manejo de la información generada de los procesos que
opera la DGRMYS, para lograr la homogeneidad de éstos”, desarrolló el Sistema de
Inventario de Bienes Instrumentales de la Secretaría de Educación Pública , que tiene
como objetivo la sistematización del inventario de bienes instrumentales. El sistema
cuenta con cinco diferentes módulos: alta, baja, modificación, consulta y resguardo;
proporcionado así un adecuado control de los bienes instrumentales propiedad de la
dependencia. El Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales permite a sus
usuarios tener acceso a toda la información relacionada con éstos, como es:
el estado físico, ubicación, etc. El Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de
la Secretaría de Educación Pública, responde a las exigencias de la innovación
tecnológica, por sistematizar los procedimientos con los que operan las unidades
administrativas, lo que permitirá que las labores se realicen con mayor eficacia y en
menor tiempo, dando atención oportuna y de calidad a nuestros usuarios.
En la actualidad se cuenta con equipos tan potentes que pueden procesar y almacenar
millones de datos sin importar la complejidad de los mismos lo cual produce un efecto
de mejora continua en los procedimientos de cada una de las áreas de la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios. Otro elemento importante es sin duda el
uso del Internet, los cual facilita aún más el acceso a la información, es por ello que
considerando estas ventajas y procedimientos en la Administración Pública se ha
desarrollado una serie de aplicaciones que nos permiten acceder a la información,
mantenerla actualizada y poder consultarla de manera dinámica y en tiempo real.
Por lo tanto, es necesario contar con un documento de comunicación que sirva de guía
a los usuarios, en la operación del Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales de
la Secretaría de Educación Pública. En este sistema se muestra las interconexiones con
otros sistemas, su infraestructura, seguridad y operación.
Con la infraestructura necesaria de Internet el sistema permite la operación desde los
propios planteles educativos para que puedan llevar acabo el registro de las solicitudes
de Alta, Baja y Cambios de Adscripción del Inventario (Con toda la debida supervisión
y aprobación de su Coordinación Administrativa).
OBJETIVO GENERAL
El propósito es controlar y administrar los inventarios de una manera automatizada,
reduciendo con esto trámites burocráticos, tiempo y dar transparencia a la
información. Así como mantener actualizado y controlado el inventario mediante el uso
del nuevo sistema de procedimiento electrónico de información de los Inventarios de
Bienes Instrumentales que integran el patrimonio de la Secretaría de Educación Pública
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Generar solicitudes de Altas de los bienes.
Generar solicitudes de Baja de los bienes.
Validación de los Bienes del SIBI al SIBISEP.
Consultas de las Altas, Bajas y Reclasificación de los bienes.
Modificaciones de la información de los bienes.
Reclasificación de los bienes.
Cambio de Adscripción entre Unidades Responsables.
Cambio de Adscripción dentro de la misma Unidad Responsable.
Asignar y quitar Resguardos.
Generar vales Resguardos.
Generar etiquetas de códigos de barras.
BENEFICIOS
Administrar y actualizar los Bienes Instrumentales que se encuentran en
las Dependencias Centralizadas y Descentralizadas correspondientes.
Puede tener acceso al sistema desde cualquier computadora con
Internet (teniendo su Login y Password personalizado).
Seguridad de la información.
Capacidad de aprovechamiento óptimo de los recursos.
Capacidad de operación y control de procesos de Altas, Bajas y
Resguardos en los Bienes.
Capacidad de evolución de acuerdo a los avances tecnológicos.
Capacidad de orientar las acciones y recursos hacia la satisfacción de
necesidades específicas.
Llevar a cabo con oportunidad, eficacia y eficiencia la administración
de los bienes instrumentales para ejercer su registro y control desde su
alta hasta su baja y destino final.
ALCANCES
Consulta de los Bienes de las Unidades Responsables que se
encuentren en toda la República.
Control de la información a nivel de Centro de Trabajo.
El sistema es uso exclusivo de los usuarios autorizados, ya que es un
sistema interno.
RESTRICCIONES DEL SISTEMA
A Nivel Interno
Los perfiles de los usuarios en la UR de Dirección de Recursos Materiales y
Servicios tienen privilegios tanto de Usuario como de Administrador, así pues,
por ser el punto sede y origen y control del sistema, sólo esta UR tiene los
derechos de modificarlo y adaptarlo, a las necesidades del control de los
bienes instrumentales.
A Nivel Externo
En todas las dependencias la mayoría del personal tendrán los perfiles de
Usuario, por que así lo requieren los procesos.
Otra restricción en cuanto al sistema sólo se accede a él, por vía de
Internet, tanto en redes LAN (normales ó inalámbricas a un servidor) ó por
medio de línea telefónica.
Además tener actualizados los navegadores de Internet para tener una
mejor interacción con el sistema y su configuración.
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INFRAESTRUCTURA
EQUIPO
Tipo de Hardware:
DGRMyS
- Servidor
- Servidor respaldo
- Aire acondicionado
- Antivirus
- Planta eléctrica
- No-break
Equipo Usuario
- Computadora
- Acceso a Internet
- Manual
DEPENDENCIA
- DGTEC (Internet)
- Administración Local
- Proxis
INFORMACIÓN DEL SISTEMA
Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaría de Educación Pública
Herramientas de desarrollo: Los lenguajes de programación son de
licencia libre con paquetería compatible, todo esto dentro de las
normas legales.
El uso y desarrollo de éste software es exclusivo de la Subdirección de
Modernización y Sistematización.
Se utilizó para el desarrollo de este sistema, los pasos de diseño y
análisis de sistemas adecuado a los estudios de factibilidad y de las
necesidades de los responsables del proceso, así como los derechos
legales de éste.
Es un sistema perfectible, por lo tanto se actualiza y se mejora según lo
requieran los responsables del proceso y de los usuarios finales.
8
Reglas de operación para el uso del
Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales.
I.- Disposiciones Generales.
El presente documento tiene por objeto establecer las políticas y lineamientos en
materia de actualización y administración de inventarios en el Sistema de
Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educación Publica.
Corresponderá a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios:
I. Asesorar y capacitar a través de la Dirección de Planeación a los usuarios
para el manejo efectivo y eficiente del Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la Secretaria de Educación Publica.
II. Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo al sistema para su
adecuado funcionamiento.
III. Mantener actualizado el manual del Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales y ponerlo al alcance de los usuarios a través de la pagina
de Internet del Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales.
IV. Promover acciones de mejora para agilizar los procedimientos
sistematizados y recibir y analizar las propuestas de los usuarios para la
mejora del sistema.
V. Atender las asesorías de los usuarios vía telefónica en un horario de 9
a.m. a 3 p.m.; en caso de que el usuario necesite asesoría personalizada,
deberá concertar una cita en la Dirección de Planeación. En caso de
requerir efectuar correcciones a la información capturada a través del
sistema, estás deberán estar debidamente justificadas por medio del oficio
correspondiente.
Capítulo
2
9
Corresponderá a los usuarios de las Unidades Responsables:
I. Capacitarse para dar un buen manejo al Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la Secretaria de Educación Pública, previa solicitud del
Coordinador Administrativo o equivalente de la Unidad Responsable.
II. Leer la guía del usuario del Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales, y tenerla a la mano para cualquier consulta o duda sobre
la operación del sistema.
III. Cumplir con la captura de la información dentro del sistema en tiempo y
forma y asegurarse de que la información capturada sea confiable y se
encuentre actualizada.
II.- Alta de Bienes.
1. El alta de bienes se realizara en función de las necesidades de cada Unidad
Responsable. 2. La unidad responsable será la encargada de hacer la solicitud de alta de los
bienes por medio del Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales, así
como hacer llegar en tiempo y forma la documentación soporte que la
normatividad marque para este procedimiento.
3. Una vez hecha la solicitud de alta, el sistema generará tanto el número SEP
como el número de inventario para cada bien.
4. La Dirección de Almacenes e Inventarios será la encargada de autorizar o
cancelar las solicitudes de alta generadas por las Unidades Responsables, la
autorización o cancelación de las mismas dependerá del cumplimiento de los
requerimientos establecidos. 5. Cada bien que sea dado de alta en el Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la Secretaria de Educación Publica deberá ser asignado a un
área especifica, dicha área tendrá que ser dada de alta previamente en el
Sistema de Control de Áreas de la Secretaria de Educación Publica.
III.-Modificación de Bienes.
1. Una vez que sea dado de alta un bien en el Sistema de Inventarios de Bienes
Instrumentales de la Secretaria de Educación Publica, el usuario podrá hacer
modificaciones sobre los datos de cualquier bien incluyendo el área de
adscripción, estas se harán según las necesidades y los privilegios que el
usuario tengo sobre el sistema.
10
2. El usuario podrá reclasificar los bienes que cambian de instrumentales a de
consumo, teniendo en cuenta que son bienes instrumentales los considerados
como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan
las dependencias, siendo susceptibles de la asignación de un número de
inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en
el servicio, y que son bienes de consumo los que por su utilización en el
desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, tienen un desgaste
parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus
inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Una vez firmado este proceso el bien no figurará en el inventario.
3. Cualquier modificación a los datos de los bienes hecho en el sistema, es
responsabilidad de la persona encargada del uso del mismo en su plantel.
IV.-Baja de Bienes.
1. El usuario podrá realizar la solicitud de baja de cualquier bien instrumental que
este registrado en el Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la
Secretaria de Educación Publica, dentro de su Unidad Responsable.
correspondiente.
2. La Dirección de Almacenes e Inventarios será la encargada de autorizar o
cancelar las solicitudes de baja generadas por las Unidades Responsables, la
autorización o cancelación de las mismas dependerá del cumplimiento de los
requerimientos establecidos.
V.-Resguardo de Bienes.
1. todo bien instrumental deberá estar incluido en el vale único de resguardo.
2. el resguardo tiene por objeto controlar la asignación de los bienes muebles a
los servidores públicos y contendrá los datos relativos al registro individual de
los bienes, así como los datos del empleado responsable quien deberá firmar el
documento respectivo.
3. los bienes que no sean asignados a ningún usuario, por ser de uso común,
estarán bajo resguardo y responsabilidad del servidor público de mayor
jerarquía que se encuentre en el área donde se encuentre físicamente el bien
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VI.-Perfiles de Usuario.
En el Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educación
Publica existen tres perfiles de usuario, estos perfiles están determinados por los
accesos sobre el sistema que tiene cada uno.
Administrador.
Este perfil se debe otorgar a la(s) persona(s) encargada(s) de monitorear a nivel
global el sistema, ya que tiene todos los accesos existentes para el Sistema de
Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaria de Educación Publica y la
acciones que puede llevar a cabo sobre el sistema estarán determinadas por los
privilegios de su firma electrónica.
Responsable nivel Unidad Responsable.
Este perfil se debe otorgar a la(s) persona(s) encargada(s) de manejar información
sobre el sistema a nivel de Unidad Responsable ya que tendrá acceso a todos los
centros de trabajo y áreas que estén dentro de la Unidad Responsable. especificada.
Responsable nivel Centro de Trabajo.
Este perfil va dirigido a usuarios que solo manejan información de un centro de trabajo
especifico, por lo mismo los accesos y las posibles acciones que tiene sobre el Sistema
de Control de Personal de la Secretaria de Educación Publica son limitados.
12
Acceso al Sistema
SIBI-SEP
El Navegador Mozilla Firefox
Para ingresar al sistema X es necesario utilizar el navegador WEB
Mozilla Firefox, si usted tiene instalado éste software en su equipo
deberá dirigirse al escritorio de Windows y dar doble clic sobre el icono
con la leyenda “Mozilla Firefox” para iniciar la ejecución de dicho
navegador.
Si usted requiere instalar por primera vez el navegador referido
puede encontrar una guía de instalación en el Anexo 1 del presente
manual.
Capítulo
3
13
Portal Principal de la DGRMyS
El portal Web de la Dirección General de Recursos Materiales y
Servicios es el único enlace para ingresar a los sistemas internos de
esta dirección, para acceder a este portal deberá contar con una
conexión a Internet y escribir la siguiente dirección electrónica
http://webdgrms.sep.gob.mx/DGRMyS.htm en la barra de direcciones
del navegador como se muestra en la siguiente figura.
Acceso a los Sistemas Internos de la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios.
Existen dos formas para acceder a los sistemas internos, la primera es
dando clic sobre la leyenda “Sistemas Internos”, la cual se encuentra
en el lado izquierdo del menú superior de la página, la segunda forma
es dando clic sobre el candado ubicado en el menú vertical del lado
izquierdo de la pantalla.
Certificado de Seguridad
Existe un certificado de seguridad que requiere ser autorizado por el
usuario de nuestros sistemas antes de comenzar a trabajar con ellos,
debido a que los sistemas internos de la Dirección General de Recursos
Materiales y Servicios utilizan protocolos de seguridad los cuales
aseguran que la información manipulada por ellos viaje encriptada o
codificada con el fin de mantenerla íntegra y protegida.
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La siguiente figura muestra la ventana que aparece para notificar a los
usuarios de la existencia de dicho certificado.
Para continuar y poder ingresar al sistema, le recomendamos que de
clic en la opción que dice “Accept this certificate permanently” la
cual sirve para indicar que aceptamos trabajar con el certificado de
seguridad de manera permanente y así la próxima vez que ingrese a
los sistemas no sea necesario aceptar nuevamente éste certificado,
cuando esta opción se encuentre seleccionada de clic en el botón OK.
Nota: Tome en cuenta que sí da clic en el botón Cancel, no podrá
entrar a los sistemas.
Pantalla de autentificación de usuarios
Una vez que usted visualice la siguiente pantalla, usted deberá
introducir el nombre de usuario (Login) y su contraseña (Password)
para tener acceso al sistema.
Nota: Para poder acceder a los sistemas, debemos contar con un
Login y Password, si usted aun no los tiene, o bien, olvido esta
información puede solicitarla en el Centro de Atención Telefónica (CAT)
Salir del Sistema
Introducir Login y
Password y
después dar clic en
Entrar
Ligas para descargar el
software requerido para
trabajar con los sistemas
de la DGRMyS.
Regresar a la
página de la DGRMyS
15
de la Dirección de Planeación al conmutador de la SEP Extensiones:
25730 y 25741 (Cerciórese que al momento de llamar tenga a la
mano la CURP del usuario).
Si el login o password que introdujo son incorrectos visualizará el
siguiente mensaje.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Indica claramente para poder trabajar correctamente con los sistemas es necesario
tener actualizado su explorador de Internet, en este caso él Netscape ó el Mozilla
(Recomendado), para que sé muestren todas las propiedades y las animaciones del
portal.
Además la configuración en el monitor debe tener una resolución de
pantalla a 1024x768 píxeles y una calidad de color de 16 bits de alta
densidad, esto es para se pueda observar todos los objetos y datos en la
pantalla.
Al hacer click en o bien en nos manda a la siguiente
pantalla.
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Menú de Sistemas
Una vez que hayan sido verificados sus datos visualizará la pantalla
que contiene el menú de los sistemas a los que usted tiene acceso. En
esta pantalla debe aparecer el nombre del sistema al que quiere
ingresar, de no ser así deberá comunicarse al CAT para solicitar el
acceso.
Su nombre completo, la clave de la unidad administrativa a la que
pertenece y su área de adscripción estarán presentes en la parte
superior de la pantalla mientras este trabajando dentro de los
sistemas, tenga en cuenta que todos los procesos que realice dentro
del sistema quedarán asociados con dicha información.
Muestra un menú que
indica cuales son los
sistemas a los que
tiene acceso el usuario
En la identificación de
sesión describe los
datos del usuario:
UR, área y Nombre.
17
MÓDULOS DEL SISTEMA
Al dar click aparece el menú principal del sistema SIBISEP, el cual consta de
cinco opciones:
En la parte inferior de la pantalla aparecerán las modificaciones mas recientes hechas
al sistema
Capítulo
4
18
ALTA DE BIENES
Para llevar a cabo el procedimiento de alta de un bien dentro del sistema
SIBISEP, se tiene que aplicar el siguiente procedimiento, primero capturar la información requerida en él modulo de alta, posteriormente se tiene que
remitir la documentación soporte que avale este movimiento a la Dirección
de Almacenes e Inventarios de la DGRMyS, para ser tramitada y una vez
aceptada (Autorizada), se convierta en un registro de alta dentro del
inventario de la UR que la solicitó.
El número de folio que genera el sistema cuando se realiza la Solicitud de
Alta, es el factor que permitirá dar seguimiento a este proceso, para que
después se genere un folio de Alta y los bienes se integren a su inventario.
19
MODULO DE ALTA DE BIENES
SOLICITUD DE ALTA DE BIENES
Aquí vemos una
pantalla con tres
opciones las cuales
son: Solicitud de Alta
de Bienes, Estado de
la Solicitud del Alta y
Consulta.
Solicitud de Alta de
Bienes.- Registra la
solicitud de alta de
un bien que esté
ubicado en un área.
Capítulo
5
20
Seleccionar el Centro de Trabajo que se encuentran también previamente
establecidos y autorizados con la clave definida por la UR 210, Dirección de
Planeación, Programación y Presupuesto (DGPPP).
Seleccionar el Área del Centro de Trabajo que se encuentran también
previamente establecidos y autorizados por las mismas Unidades
Responsables y la Dirección de Almacenes e Inventarios.
Se puede observar que aparece otro cuadro para clasificar el bien
instrumental en la familia CAMBS.
Se puede observar los datos para escoger el tipo de bien instrumental y
consumible de forma general en la familia CAMBS.
Para escoger el bien de forma específica se selecciona una de las
21
opciones de la variable CAMBS.
Se puede observar que los datos que se introdujeron al sistema quedan
seleccionados. Posteriormente aparece un cuadro que es la Entidad
Federativa a donde pertenece la UR. Se escoge la Entidad Federativa donde
perteneciente la UR donde se da de alta el bien.
De la elección de todos estos elementos se conforma el numero de inventario.
Numero de Inventario
El numero de inventario esta conformado por 28 digitos.
Ahora se captura los datos del bien de forma más exacta y se requiere de
la siguiente información :
Descripción (Detallar más el concepto del bien, marca, tipo, serie, etc.).
Adquisición (mostrar por que medio obtuvo el bien).
Valor (del bien en Moneda nacional, sólo el número, sin comas, signos,etc.).
Documentación soporte (número de factura, recibo, fecha, etc.).
Fecha de adquisición (Fecha del día que llegó el bien, no de la captura).
Cantidad (El no. de bienes que cumplan exactamente con las mismas
características se podrá utilizar esta opción).
Ramo
UR CT CAMB
Año
Consecutivo
o Entidad
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Es importante que seleccione la forma de adquisición, las cuales son:
“EA” Entrada de almacén, “CD” Compra directa, “DO” Donación, “NP”
Nacencia ó producción, “SI” Indocumentación, “RP” Reposición, “TR”
Transferencia, “RE” Reasignación.
Se introduce la fecha de Adquisición con una lista en cada dato, día, mes,
Año (viene los 31 días, los 12 meses y el año desde 1980 a la actualidad).
Número de bienes a dar de alta. (¡No más de 250 por folio!) Si existen más
bienes de las mismas características por ejemplo 300, se registran 250 y
posteriormente los otros 50. Para dar otra alta se realiza el mismo
procedimiento de click nuevamente en Agregar (cada vez que se agregue
otro(s) bien(es) se va al mismo folio) y al autorizarse el folio se respetará él
área a donde los bienes se han capturado.
Para terminar con la alta damos click en Registrar, esto es si ya no va
capturar más bienes y se procederá a Firmar Electrónicamente, (sino da clic
en el botón “Registrar “, perderá todas las capturas que se realizaron para
generar folio).
NOTA: El precio se debe
poner sin separar los
millares, solo puntos
decimales.
23
Es muy importante que marque esta opción
porque se verificará con la documentación
soporte que se solicite y debe de cuadrar.
Cuando se termina de registrar la Solicitud Alta de un bien aparece una
pantalla con todos los datos que se dieron del(os) bien(es) a dar de alta por
el sistema.
si no está seguro de los bienes que se registraron puede eliminarlos seleccionándolos
con la columna de la parte derecha, ya
teniendo los bienes necesita dar otro bien se da clic en el botón “Agregar
otro Bien” regresa a la pantalla de la captura de los bienes, en el caso
contrario puede hacer clic en el menú auxiliar el botón “Regresar”.
En el caso de que se eliminen todos los bienes con el botón “Eliminar”
aparecerá la Alta de Bienes aparecerá este mensaje:
En el caso de que se presione el botón “Firmar”, aparecerá un cuadro que
indica qué movimiento se realizará:
Al introducir la clave de la Firma Electrónica son “15 dígitos” ni uno más ni
uno menos, se permite letras y números, excepto caracteres especiales, para
solicitar su Firma Electrónica debe mandarse por oficio a la Dirección de
Planeación dirigido al Director argumentando que necesita del uso de la
24
Firma Electrónica, después marcar al CAT para preguntar los procedimientos
de dicha firma para que la dé de alta y pueda realizar de todos los
movimientos que desee realizar.
Entonces pude cancelar o realizar otro intento:
Al firmar correctamente aparece el mensaje de quién firmó y
posteriormente hacer clic en “CONTINUAR”.
Al firmar correctamente y dar clic en continuar aparecen los bienes
Solicitados con No. SEP y No. de Inventario, Descripción y Valor, pero muy
importante en revisar el No. de Folio de Solicitud:
25
Estado de Solicitudes
de Alta.- Son las
Solicitudes de alta
donde ya han sido
registrados o
cancelados los
bienes que están
ubicados en un área.
También aquí sé
pueden Editar los
bienes que requieran
alguna corrección
antes de ser
autorizadas la
solicitudes.
Posteriormente aparecerá una pantalla como esta:
Es un pequeño buscador de todos los Folios de Solicitud y los Folios de Alta
(Para la DAI) en una UR (Folios de Solicitud y Alta Cancelados ó Autorizados).
Para el usuario para visualizar su nuevo Folio de Solicitud de Alta sé
selecciona en la parte derecha de la etiqueta y en el círculo dar clic y
Aparecen otras opciones:
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Se observa que aparecen las opciones de SOLICITUD automáticamente en
“CANCELADA” y “AUTORIZADA” con “no”, puesto que en los folios no se han
autorizado o cancelado por la DAI.
Si se marca “no” en “CANCELADA” por lógica sé deshabilitan las opciones
de “AUTORIZADA” (no se autoriza un folio cancelado).
Entonces por cada selección que se haga cambia en la lista que sé
presenta en la opción de FOLIO SOLICITUD, se busca el No. de Folio que ya
fue solicitado hacer clic en el No.
Después hacer clic en el botón inferior “Consultar”:
En esta parte es donde el usuario todavía puede realizar cambios a la
información de sus bienes, si existe un error se puede modificar por bloque o
agregado de los bienes. Se muestra como encabezado la información
principal dentro del folio de que UR, CT y Área se solicita.
En la parte de “AUTORIZACIÓN DE BIENES” es donde la DAI (no el usuario),
se encarga de revisar si los bienes solicitados pasan o no al inventario, por lo
tanto en ésta parte se da clic en el Menú auxiliar en el botón “IMPRIMIR” para
que sea parte de la documentación soporte y se envíe a su enlace para que
27
autorice todos los bienes o sólo los que pasaron la revisión.
Volviendo con la opción de poder realizar unos últimos cambios en los Folios
de Solicitud se procede a ir a la “EDICIÓN DE GRUPO DE BIENES” en la
columna “EDITAR”:
Entonces aparecerá un apartado, en donde se podrá modificar ciertos
campos dentro de la información de los bienes dentro del folio, sólo sé
corregirá la Descripción, Valor, Documentación Soporte y Forma de
Adquisición:
Se procede a realizar los cambios deseados y se da clic en el botón
“Actualizar”.
Se procederá a firma electrónicamente de nuevo, se pueden hacer los
cambios necesarios:
28
Entonces se mostrará un mensaje que ya fueron hechas las modificaciones
correspondientes con el no. de bienes y en qué folio, hacer clic en “Cerrar”.
Entonces se vuelve a consultar el mismo folio de solicitud y se comprueban
los cambios:
Cuando los bienes son autorizados se muestra la información que ya fue
autorizado, poner en “AUTORIZADA” opción “si”, buscar folio y consultar:
Se mostrará el Folio de Alta, Fecha de Alta, la persona que autorizó esos
bienes y una lista de los bienes autorizados, en algunos casos cuando los
bienes no pasan no son palomeados entonces son los bienes rechazados:
29
30
Consulta
Muestra todas las
solicitudes que ya fueron
autorizadas.
Es un modulo solo de
consulta ya que la
información disponible no
se puede editar.
Si damos clic en él numero de folio de alta nos aparecen mas detalles de la solicitud
seleccionada. Como son los datos de los bienes, así como el nombre de la persona que
autorizo los bienes.
DESALOJO Y BAJA
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Para llevar a cabo el procedimiento de baja de un bien dentro del sistema
SIBISEP, se tiene que aplica el siguiente procedimiento, primero capturar la
información requerida en él modulo dentro de el, posteriormente se tiene
que remitir la documentación soporte que avale este movimiento a la
Dirección de Almacenes e Inventarios de la DGRMyS, para ser tramitada y
una vez aceptada, se convierta en un registro de baja dentro del inventario
de la UR que la solicito.
Nota: En los tipos de Baja existe la opción de Baja por “Duplicidad”que es
una opción administrativa dentro del sistema, en el cual indica una
corrección al inventario de manera que no altere el mismo y es solicitado por
la Unidad.
32
MODULO DESALOJO Y BAJA
SOLICITUDES DE
DESALOJO Y BAJAS
Al hacer clic en este apartado
nos manda una pantalla con
varias opciones.
Capítulo
6
33
Búsqueda rápida de bienes.
Aquí podemos buscar algún bien utilizando el no. sep o el no. de inventario, cabe
mencionar que el sistema restringe a un solo bien por búsqueda.
Solicitud de desalojo de bienes.
Se elige el centro de trabajo y el área donde están asignados los bienes que se
quieren desalojar, especificamos si son bienes informaticos o bienes NO informaticos y
se da clic en buscar
ya que aparecen los bienes que están en el área seleccionada, elegimos cual(es)
bien(es) necesitamos desalojar y damos clic en solicitar desalojo.
34
Solicitud de Baja Directa de Bienes.
Se elige el centro de trabajo y el área donde están asignados los bienes que se
quieren dar de baja, especificamos si son bienes informaticos o bienes NO
informaticos y se da clic en buscar .
ya que aparecen los bienes que están en el área, seleccionamos cual(es) bien(es) se
necesita dar de baja, y se da clic en solicitar baja directa.
Después nos manda una pantalla con los bienes seleccionados, opciones de causa de la
baja y un recuadro para poner observaciones sobre la baja.
35
una vez elegida la causa de la solicitud, nos aparece la opción de firmar
electrónicamente la solicitud para completar el proceso.
Se proporciona la firma electrónica y se da clic en Firmar Solicitud.
Si la firma es correcta nos aparecerá un mensaje que confirma que el movimiento se
realizo exitosamente y que nos proporciona él numero de folio de solicitud que genero
el movimiento.
Si damos clic en la opción continuar bajas regresaremos al menú de bajas y desalojo.
Solicitud de Disposición Final.
Se elige el centro de trabajo y el área donde están asignados los bienes que se
quieren mandar a disposición final, especificamos si son bienes informaticos o bienes
NO informaticos y se da clic en buscar .
ya que aparecen los bienes que están en el área, seleccionamos cual(es) bien(es) se
necesita mandar a disposición final, y se da clic en solicitar disposición final.
36
después nos manda una pantalla con los bienes seleccionados y aquí podemos elegir la
causa por la cual hacemos esta solicitud, también tenemos espacio para poner el
acuerdo del comité, el no. de oficio de autorización o soporte documental y tenemos
un espacio para poner observaciones.
Una vez que llenamos los campos correspondientes y elegimos la causa de la solicitud
de disposición final, nos va a aparecer el botón de Firmar solicitud, damos click en este
botón y aparecerá el espacio para firmar.
Ya que firmamos la solicitud aparecerá el folio que se genero de esta solicitud y
confirma que el movimiento se realizo exitosamente.
ESTADO DE LAS SOLICITUDES DE BAJA
37
Este apartado nos sirve para
consultar las solicitudes de baja
que hemos realizado en nuestra
unidad responsable. las podemos
consultar utilizando diferentes
criterios de búsqueda.
Podemos consultar las solicitudes utilizando diferentes criterios de búsqueda como son,
por numero de folio, por status de la solicitud o por causal de la solicitud.
Al hacer una elección de cualquiera de estas opciones nos va a aparecer detalles de el
folio elegido, en el siguiente ejemplo se eligieron las solicitudes con status de no
canceladas.
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Al elegir algún numero de folio de la lista, nos mandara una pantalla con los detalles
del folio elegido.
Nota: la información es solo de consulta, no podemos editar nada de esta información.
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MÓDULO DE CONSULTAS
Es solo el Módulo sin opciones, el cual puede un consultar todos los bienes
de la SEP, sin realizar ningún movimiento ó cambio alguno, sólo que desee
modificar un bien en específico.
Muestra automáticamente la ubicación del usuario (UR, CT, Área) que va a
consultar sus bienes.
Capítulo
7
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Para escoger en un Centro de Trabajo y Área específica, se debe
seleccionar en los cuadros de la derecha palomeando si desea consultar
sólo el CT (Todas las Áreas dentro de ese CT), y el Área (Específico sólo un
Área).
Posteriormente se implementa la opción de escoger cuál Base de Datos sé
desea consultar (SIBI ó SIBISEP), para que no haya confusión por ello en el SIBI
están cargados los bienes que no han sido validados ni modificados (no es
necesario seleccionar el Área, porque están todos en un Centro de Trabajo,
en el SIBISEP se encuentran los bienes que ya han sido actualizados y
modificados, y es necesario seleccionar un Área.
Después pasa al cuadro de los “CRITERIOS ESPECÍFICOS DE BÚSQUEDA”, él
cual se puede seleccionar más de un criterio para realizar una consulta más
concreta a los bienes que se desean consultar.
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En algunos criterios se seleccionan automáticamente pero en otro se debe
palomear el criterio deseado.
Por ejemplo si no se selecciona el Tipo de movimiento, se mostrarán los
bienes de alta, baja y reclasificación (todos), tanto el No. de Inventario como
No. SEP sólo mostrarán un bien a la vez, la Descripción se mostrarán los bienes
que tienen esa(s) palabra(s) específicas dentro de la descripción de los
bienes.
En el caso de los bienes de Alta aparece una lista que muestra un criterio
de búsqueda todavía más específico, puede dejar todos o bien seleccionar
uno de la lista (Entrada de Almacén, Compra Directa, Donación, Nacencia ó
Producción, Indocumentación, Reasignación y Transferencia):
En el caso de los bienes de Baja aparece otra lista en la misma ubicación
pero si son otros criterios que se toman en cuenta para realizar la búsqueda
deseada, también se puede dejar todos o bien seleccionar uno de la lista
(Inutilidad, Robo, Extravío, Siniestro-Accidente o Muerte, Reasignación,
Duplicidad):
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Para el caso de Reclasificación no tiene una lísta dado que son ya bienes
de consumo no instrumentales.
Para una búsqueda más compleja se cuenta con la opción por Catálogo
CAMBS, que realiza una búsqueda por categorías, ejemplo una consulta de
puros vehículos, computación, etc., en el caso de la fecha de Alta se maneja
de cuando se capturó el bien(es) en el sistema, tanto los de un día como los
de un mes hasta los de un año, seleccionando “todos en el día ó mes de la
fecha, esta opción es de complemento para las búsquedas más específicas.
Después de seleccionar los criterios deseados, se procede a consultar y
mostrará el resultado de la consulta, desde la UR, CT y Área (Según lo
seleccionado), con los criterios de Búsqueda seleccionados:
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Muestra el No. SEP, No. de Inventario, Descripción, Valor y en la parte
derecha muestra sí el bien „En SIBI?‟ si dice “SI” viene de SIBI (validado) y dice
“NO” viene del SIBISEP (autorizado por la DAI).
En el caso de que no existan bienes en el Área, CT se muestra la siguiente
pantalla:
En el caso de una consulta normal de todos los bienes muestra opciones
que le ayudan a la impresión del inventario que se presentan a continuación:
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Si desea visualizar los datos completos del bien deseado, entonces debe
dar clic sobre el No. SEP ó el No. de Inventario:
* En el caso de consultar un bien validado presenta la información de las
dos Bases de Datos, que se refieren al mismo bien:
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Presentará la información SIBISEP que es la actual y puede ser modificado:
La información SIBI, son el inventario que se tenía en el anterior sistema
donde fue Migrado por la Dirección de Planeación como ayuda a que las
Unidades no tengan que capturar su inventario nuevamente, pero esta no
será modificada dado que en la validación se pueden hacer las
modificaciones y actualizaciones correspondientes.
* En caso de consultar un bien no validado presentará la información de
sólo la Base de Datos SIBISEP:
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* En el caso de consultar los bienes de la Base de Datos SIBI donde sé
concilió con la DAI, se consulta simplemente cambiando la selección de la
Base de Datos y sin seleccionar Área:
Si desea una lista de todos los bienes del SIBI no validados, puede
seleccionar el texto subrayado de azul que dice “De la búsqueda, mostrar
sólo datos_NO_ validados en SIBISEP”:
Para visualizar los datos a validar:
VALIDACIÓN Y ASIGNACIÓN DE BIENES EN LAS ÁREAS
Con el fin de garantizar la calidad de la información se dispuso que él
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SIBISEP contara con él modulo de validación. Este modulo aplica sobre las
dos bases tanto la de SIBI como también sobre la de SIBISEP, en especial
sobre la de SIBI la información que contiene se requiere sea validada y
trasferida a la base de SIBISEP, una vez validados los datos del bien estos
podrán ser asignados a las áreas y a su vez al personal que los resguardan.
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MÓDULO DE MODIFICAR
VALIDACIÓN DE BIENES / ASIGNACIÓN DE ÁREA (SIBI-SIBISEP)
El primer paso que
debemos hacer es
distribuir todos los
bienes que tenemos
en SIBI dentro del
Centro de Trabajo, a
que se han registrado
sus respectivas áreas
y Verificar los datos
en el sistema para
aplicar alguna
corrección en el caso
que así lo requiera,
seleccionamos la
opción Validación de
Datos / Asignación de
Área (SIBI-SIBISEP).
Capítulo
8
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Para validar los bienes se hace el mismo proceso de búsqueda del Módulo
de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos sólo aparecerá
SIBI.
En este módulo sólo podrán validar los bienes de la UR donde pertenece él
usuario no otros bienes de otra UR.
Al ubicar al bien se da clic en el No. SEP ó en el No. de Inventario y aparecerá
en el título “VALIDACIÓN DE BIEN - SIBISEP” y el No. SEP, en la parte del cuadro
se muestra la información SIBISEP UR, CT pero no está el Área, entonces para
distribuir los bienes a sus respectivas ÀREAS, aquí podemos hacer alguna
corrección (si es necesario) y seleccionar el ÀREA que le correspondiente al
bien, al final se verificará consultando el bien ya integrado en SIBISEP.
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MODIFICACIÓN DE DATOS
Para realizar las
actualizaciones y
correcciones debidas
en la información del
SIBISEP de todos los
bienes nuevos y
validados se procede
a seleccionar la
opción de
Modificación de
Datos.
Para modificar los
bienes se hace el mismo
proceso de búsqueda del
Módulo de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos sólo
aparecerá SIBISEP.
Aparecerá la información en esta pantalla los datos de la Unidad
Responsable y una lista de los bienes.
Entonces al localizar al bien, se da clic en el No. SEP. ó No. de Inventario y
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se muestra los datos ya habilitados para que se puedan modificar, excepto él
No. de Inventario, Estado del Bien y Resguardo:
Al realizar este cambio el sistema le indica que usted modificó el bien y sé
procede a consultarlo de nuevo:
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Se muestran los cambios inmediatamente:
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RECLASIFICACIÓN
En esta opción son
los bienes que pasan
por su procedimiento
a ser de consumo y la
DAI (Dirección de
Almacenes e
Inventarios) ya no
toma en cuenta estos
bienes, sólo toma en
cuenta los bienes
de Alta y Baja, dentro
de bienes
instrumentales,
entonces se va a la
opción de
Reclasificación.
Para reclasificar los bienes se hace el mismo proceso de búsqueda del
Módulo de CONSULTAS, pero la diferencia es que en la Base de Datos sólo
aparecerá SIBISEP.
Aparecen los datos del bien que se va a reclasificar:
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Entonces antes de realizar este proceso debe saber que el bien ya no sé
modificará en el tipo de movimiento, quedará como reclasificado y no sé
podrá realizar un Cambio de Adscripción a UR ni Cambios de Adscripción
Internos (CT ni Área).
NOTA: Si desea saber más información comunicarse con su enlace en Dirección de
Almacenes e Inventarios antes de firmar cualquier reclasificación de los bienes.
Aparece el mensaje de que usted reclasificó el bien y debe consultarlo de
nuevo:
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Da la consulta inmediatamente y para finalizar en una futura consulta del
bien seleccionar el No. SEP y el Tipo de Movimiento como “Reclasificación”.
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CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN
Cuando necesitamos cambiar los bienes de una área a otra área dentro del mismo
Centro de Trabajo o entre Centros de Trabajo de la misma UR hacemos un Cambio de
Adscripción dentro de la misma Unidad Responsable, los Cambios de Adscripción
Internos
entre Áreas pueden efectuarse sin la autorización de la DAI dentro del sistema
SIBISEP, y
cuando se trata de cambiar un bien de una UR a otra UR se trata de un Cambio de
Adscripción entre Unidades Responsables las cuales son autorizadas por la
Dirección de
Almacenes e Inventarios.
EN ÉL MODULO DE
MODIFICACIONES SE
DEBE DE
SELECCIONAR LA
OPCIÓN DE
CAMBIO DE
ADSCRIPCIÓN CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DENTRO DE LA MISMA UR CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN ENTRE URs EN ESTA OPCIÓN NO SE REQUIERE DE INTERACTUAR CON EN ESTA OPCIÓN REQUIERE DE INTERACTUAR CON LA
LA DAI YA QUE LOS VALORES GLOBALES DEL INVENTARIO DAI YA QUE LOS VALORES GLOBALES DEL
NO CAMBIAN, SIN EMBARGO ESTO NO EXCLUYE LA POSIBILIDAD INVENTARIO CAMBIAN. SE REQUIERE LA DE CONTROLES INTERNOS DOCUMENTACIÓN SOPORTE EN LO QUE COMPETE AL PERSONAL ESTE DEBE DE ESTAR IDENTIFICADO EN DONDE FÍSICAMENTE LABORAN. POR TAL MOTIVÓ SI TENEMOS LOS BIENES EN DONDE SE ENCUENTRAN FÍSICAMENTE Y AL PERSONAL DONDE PRESTA SUS
SERVICIOS SE PODRÁ OBTENER EL RESGUARDOREAL DE LOS BIENES.
ES FUNDAMENTAL CONTAR CON LA INFORMACIÓN CORRECTA TANTO EN EL SISTEMA DE ÁREAS COMO EN EL DE PERSONAL
EN CUANTO A LAS ÁREAS ES UN REQUISITO DEL SISTEMA QUE LOS CCT Y LAS ÁREAS ESTÉN DADOS DE ALTA YA QUE
EN REALIDAD EL INVENTARIO SUFRE UNA DISGREGACIÓN HASTA EL NIVEL DE ÁREA QUE USTED ESPECIFIQUE, Y POR TAL MOTIVO LA REVISIÓN E INTEGRACIÓN DEL INVENTARIO SE PUEDE DEFINIR HASTA UN NIVEL DE OFICINA, AS Í DE ESTA FORMA LOS BIENES ESTARÁN ASIGNADOS Y REALMENTE IDENTIFICADOS EN EL SITIO EN DONDE FÍSICAMENTE SE ENCUENTRAN.
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CAMBIO ENTRE UNIDADES REPONSABLES
Existe un Submenú
que es más
especifico tratándose
los cambios de los
bienes. Se selecciona
Cambio entre
Unidades
Responsables
Obtenemos un cuadro
de búsqueda más
simple, sin criterios,
pero es
indispensable que se seleccione el Centro de Trabajo y el Área donde se encuentra el
bien , si no se realiza no podrá realizar los Cambios de Adscripción.
Si selecciona un Área que no tenga bienes aparecerá el siguiente mensaje:
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Cuando se ubican los bienes en el Área deseada solamente aparecerán
los bienes de Tipo de Movimiento Alta, no aparecerán los bienes dados de
baja o los que están en Folios de Solicitud de Baja (Pendientes).
Se puede seleccionar todos los bienes en el cuadro superior de la derecha,
o bien se puede seleccionar uno o más bienes según sea necesario:
Al dar clic en el botón “eliminar asociación con área” aparecerán los bienes y una
aclaración, de que los bienes pueden tener ya un Resguardo, por lo tanto se debe
verificar...
Se visualiza la información del usuario y su ubicación:
Se da clic en detalle
para visualizar la
información del
resguardante.
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Tomando un bien sin resguardo, se procede a realizar un cambio:
Al solicitar el Cambio aparece un mensaje de comprobación si se ha
verificado al Área a la que se ubicará el bien:
Lo recomendable es no
mover el bien hasta que
se quite el resguardo a la
persona aunque el
sistema permite el
movimiento se procede
mejor quitar los vínculos
de relación del
bien –usuario.
Ubicación origen
Ubicación destino
Viendo que no hay
resguardo, se solicita el cambio de adscripción
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Si se selecciona afirmativamente se mostrará un Folio de Solicitud de
Cambio de Adscripción entre Unidades Responsables.
Como se observa no se requiere firma electrónica, para consultar el Folio se
verá en la opción de Reporte de Cambios de Adscripción.
CAMBIO DENTRO DE LA MISMA UNIDAD RESPONSABLE
Existe un Submenú
que es más
especifico que
trata los cambios de
los bienes de forma
interna, se selecciona
Cambio dentro de la
misma Unidad
Responsable (ó
Cambios de
Adscripción Internos).
Obtenemos un cuadro de búsqueda más simple, sin criterios, pero es
indispensable que se seleccione el Centro de Trabajo y el Área, si no se
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realiza no podrá realizar los Cambios de Adscripción.
Se realizan los mismos procedimientos como en la opción anterior, sólo
cambiará la opción de la selección a cual UR se enviará, sino a cual CT ó
cuál Área se reubicará el bien(es).
Al seleccionar el bien, se proceden con los mismos pasos que un Cambio
de Adscripción entre Unidades Responsables:
Se procede a Firmar Electrónicamente:
Ubicación destino Viendo que no hay
resguardo, se firma el
cambio de adscripción
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Y finalmente se muestra un mensaje con el folio de Cambio de Adscripción,
el cual se debe de anotar para el control interno del cambio de los bienes:
REPORTE DE CAMBIOS DE ADSCRIPCIÓN
Existe un Submenú
que especifica lo Folios
de los cambios de
bienes, se selecciona
Reporte de Cambios
de Adscripción.
Se muestra una pantalla en la cual se consultarán los Cambios de
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Adscripción y se pueden buscar por tipo (internas o externas).
Se seleccionan los Cambios de Adscripción si son atendidos, no atendidos o
cancelados, para una búsqueda más específica se selecciona la fecha deseada:
Cuando se consulta un Cambio de Adscripción ya sea Atendido, No Atendido o
cancelado, aparece el reporte con el Folio de Solicitud, Origen (Área), Destino (Área) y
Solicitud, quién solicitó:
Si da clic en el No. de Folio, Donde Dice Detalles aparece el movimiento y
quién los autorizó:
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En la opción de “No Atendido” abajo del No. de Folio dice Atender (lo hace la DAI) ó
bien si el Usuario desea cancelar el Folio, puede hacerlo:
Al solicitar la cancelación del cambio de adscripción aparecerá este mensaje:
Al dar clic en aceptar el cambio de adscripción quedara cancelado.
Cuando el Usuario desea que le autoricen su Cambio de Adscripción entre
Unidades Responsables, sólo la Dirección de Almacenes e Inventarios realiza
este movimiento:
Cuando el Usuario mande la documentación (oficio, doc. Soporte, etc.) la
Dirección de Almacenes e Inventarios revisará quién lo solicitó y decidirá si se
cancela o autoriza, en este caso se autorizará un Folio:
Un enlace de la DAI, realizará la autorización con su Firma Electrónica,
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MÓDULO DE RESGUARDOS
Teniendo ya capturadas
las Áreas (En el Sistema
de Control de Áreas
“SICA”), y el Personal
(En el Sistema de
Control de Personal
“SICOPE”) y asignado
los bienes a sus
respectivas áreas,
llevamos a cabo el
resguardo de bienes:
En la primer pantalla debemos elegir: Unidad Responsable, Centro de Trabajo, Área y
Persona.
Después de seleccionar a la persona tendrá disponible las siguientes opciones:
Capítulo
9
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Mostrar Resguardos En este apartado se muestran los bienes asignados a la persona.
también se muestran las siguientes opciones.
Observaciones. Si desea agregar algún comentario en el vale de resguardo,
primero debe seleccionar la casilla de “Agregar a Modificar Observaciones”, después
poner el comentario correspondiente y por ultimo dar clic en el botón “Guardar
Observaciones”
Quitar. Si desea eliminar el resguardo de uno o mas bienes, debe seleccionarlo(s) en
la parte derecha de la pantalla y después dar clic en el botón Quitar, al solicitar la
eliminación del resguardo, aparecerá una pantalla que muestra el bien que
seleccionamos y que nos pide la firma electrónica para finalizar el movimiento.
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Se procede a firmar electrónicamente.
Al firmar, nos mandara un mensaje de que el procedimiento se concluyo
satisfactoriamente
Generar Vale de Resguardo.
El vale de resguardo es un documento que contiene los datos de la persona
resguardante, así como los datos de los bienes que tiene a su resguardo.
En este caso el sistema nos da dos opciones para obtener el vale de resguardo.
En ambos casos nos manda
un formato como el siguiente y ambos tienen la opción de imprimir.
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Generar Etiquetas (Código de Barras)
En este apartado podemos generar las etiquetas de código de barras con las cuales
podemos identificar los bienes de nuestro inventario, podemos generar las etiquetas de
todos los bienes que una persona tenga resguardados pero también tenemos la opción
de generar solo las etiquetas que necesitemos, para hacer esto seleccionamos en la
parte derecha de la pantalla los bienes de los cuales queremos obtener las etiquetas.
Ya que tenemos seleccionados los bienes, damos click en el botón de Generar
etiquetas de los bienes seleccionados y nos aparecerá una pantalla como la siguiente:
En este formato se especifican los números SEP de las etiquetas que se van a generar
y nos da la opción de elegir la posición de la plantilla en la cual queremos iniciar a
imprimir, esta opción es muy útil cuando tenemos plantillas parcialmente utilizadas,
después de verificar que son los bienes necesarios y de especificar la posición de inicio
de impresión damos click en el botón generar.
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Al elegir esta opción nos manda un documento en formato pdf, con los códigos de
barras de los bienes asignados a una persona.
AÑADIR RESGUARDOS
Al elegir esta opción aparecen los bienes que no tienen resguardo alguno, pero se
encuentran en el área
Estos bienes están en espera de asignación, y se seleccionan a la derecha de la
pantalla los que quieran ser resguardados y se da clic en Agregar, al momento de
pulsar Agregar se le presentará una ventana preguntándole si ha elegido el BIEN
correctamente, si usted esta seguro de haber elegido correctamente, presione Firmar
para asignar el bien a la persona en el área seleccionada.
Ya que firmo, aparecerá una pantalla donde le informan que el proceso finalizo
exitosamente.
No SEP
No. de Inventario
Precio
Centro de Trabajo
al que Pertenece
Descripción
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NOTA: Los datos de asignación de bienes ÚNICAMENTE se guardarán hasta que usted
firme el resguardo. Si cierra su explorador de Internet sin firmar el resguardo, las
asignaciones realizadas NO se guardarán.
VER RESGUARDOS EN ESPERA DE FIRMA
En esta opción podemos ver los bienes que ya asignamos pero que no hemos firmado.
podemos visualizar los resguardos pendientes de firma para asignarlos
permanentemente, si no existen resguardos en espera de firma aparecerá la siguiente
leyenda.
POSIBLE ERROR.
Como medida de seguridad, después de identificarse, si usted no utiliza su
navegador en un lapso de tiempo determinado (20 minutos
aproximadamente), el sistema destruye la sesión en la cual se guardan sus
datos como usuario identificado, por lo que al intentar realizar algún
movimiento dentro del mismo, le aparecerá un mensaje diciendo: su sesión
ha expirado. Por lo que tendrá que identificarse de nuevo para poder seguir
trabajando.
Es importante señalar que si su sesión expira antes de que usted firme los
bienes resguardados, estos se eliminarán y tendrá que asignarlos de nuevo.
Y también si desea firmar:
CONFIGURACIÓN E INSTALACIÓN
La configuración del software es dependiendo del navegador o browser
de Internet seleccionado, lo cual ya se ha recomendado que sean las
últimas versiones y el navegador de más preferencia es el “Mozilla FireFox”.
Referente a la instalación sólo es acceder a los sistemas internos del portal,
lo cual no se queda guardado en el equipo de trabajo, lo cual es muy fácil
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empezar a operar el sistema.
En cuanto al equipo se necesita una computadora con las siguientes
características:
- Memoria: 64 RAM.
- Procesador: Pentium III.
- Disco Duro: 3 GB.
- Hardware: Conexión a Internet por LAN ó Línea telefónica.
- Conexión a Internet.
GLOSARIO DE TERMINOS
A.- Área.
CAMBS.- Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios.
CAT.- Centro de Atención a Clientes.
CT.- Centro de trabajo.
DGRMyS.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios.
SEP.- Secretaría de Educación Pública.
UR.- Unidad Responsable.
DGPPP.- Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto.
SECODAM.- Secretaría de Contraloría Y Desarrollo Administrativo.
SIBI.- Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales.
DAI.- Dirección de Almacenes e Inventarios.
Altas:
EA.- Entrada de almacén.
CD.- Compra directa.
DO.- Donación.
NP.- Nanencia ó producción.
SI.- Indocumentación.
RP.- Reposición.
TR.- Transferencia.
RE.- Reasignación.
Bajas:
ILP.-Inutilidad.
M.- Siniestro, Accidente ó muerte.
R.- Robo.
E.- Extravío.
DU.- Duplicidad.
