Sistema de Qualidade de Uma Empresa 5S

5/10/2018 Sistema de Qualidade de Uma Empresa 5S - slidepdf.com

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Organização e Normas

Sistema de Qualidade de Uma Empresa - Os 5 "SS"

INTRODUÇÃOOs problemas e dificuldades na implementação de um Sistema da Qualidade existem muitas vezes pelafalta de uma sistemática de organização e disciplina das pessoas envolvidas no Sistema da Qualidadeda empresa.Ter padrões aceitáveis de organização, higiene e limpeza (housekeeping’) é um pré-requisito

necessário que objetiva a qualidade, em uma empresa.W.E.DEMING, o mais respeitado teórico da Qualidade, quando perguntado como começar Qualidade, ésimplesmente devastador: " como uma vassoura "."Se a empresa não possui um padrão aceitável de organização, higiene e limpeza, é muito convenientecriar primeiro um mínimo de condições ambientais para se falar em Qualidade."Uma das melhores e mais completas ferramentas de organização, higiene e limpeza são os 5S. Os"esses" são as iniciais de cinco palavras japonesas que resumem toda a Filosofia deste processo.A primeira parte deste artigo, apresenta o histórico e as definições de um programa 5S; a segunda partetrata dos procedimentos de implantação do programa e o final do trabalho a conclusão dos resultadosprevistos.O objetivo deste escrito é estabelecer as diretrizes para realizar a implantação de um programa 5S emempresa.

O programa 5S faz parte do sistema de qualidade e a sua implantação e prática no dia-a-dia, garantirá amanutenção e melhoria do sistema de qualidade implantado na empresa.A principal diferença de implementação deste programa em relação às tentativas frustradas no passadoé de oferecer conhecimento e não técnica, porque não se trata de um sistema estático de regras eferramentas; é uma forma de pensar de como conduzir seu negócio.Os 5S's, são palavras / programas antigos adotadas há muito tempo no Japão na década de 60, é umaatividade administrativa imprescindível no processo de qualidade total.É um conjunto de propostas que tem por escopo criar e manter um ambiente de trabalho simplificado,organizado, limpo e saudável com objetivo de :* Mais qualidade nas atividades diárias e menos trabalho* Mais agilidade e menos burocracia nos processos* Mais limpeza, higiene e organização

* Mais melhorias no ambiente de trabalho* Mais satisfaçãoO termo 5S representa 5 palavras japonesas:* Seiri - Limpeza de área* Seiton - Organização* Seiso - Limpeza* Seiketsu - Padronização* Shitsuke - DisciplinaVeja a seguir o que significa cada palavra e como pode ser aplicada.* Seiri - Significado: Liberar área, retirando os itens desnecessários e jogando-os fora.* Seiton – Dispor o itens necessários em uma ordem apropriada para que possam ser facilmentelocalizados para uso.* Seiso - Limpar seu local de trabalho completamente, para que não haja pó ou sujeira em lugar nenhum.* Seiketsu - Manter sempre um alto padrão de arrumação e organização do local de trabalho.* Shitsuke - Treinar as pessoas para seguir uma disciplina de housekeeping espontaneamente.

OBJETIVOSEstabelecer os critérios para o desenvolvimento do programa desde sua fase de auto-avaliação até asavaliações pelos diversos grupos na fase competitiva "Auditorias".AMPLITUDETodas unidades da empresa (produção, escritório, centro de saúde, RH, etc. ... )DE QUEM AVALIA

1ª ETAPA - AUTO AVALIAÇÃO - A auto avaliação será realizada pelo próprio setor.2ª ETAPA - SEMANA DA LIMPEZA - A semana da limpeza será realizada em cada setor.3ª ETAPA - AVALIAÇÕES - As avaliações serão realizadas por grupos formados com três pessoas desetores independentes a serem indicados pela garantia da qualidade e por um representante daunidade de segurança e/ou CIPA.




AUTO AVALIAÇÃOCada setor receberá uma ficha de avaliação específica, para fazer sua auto-avaliação a qual deverá ser entregue ao coordenador de casa área antes da semana da limpeza, o qual devolverá para a Garantiada Qualidade / Grupo avaliador para efetuar as avaliações posteriores na mesma ficha.As irregularidades verificadas na auto-avaliação devem ser registradas no impresso próprio.

SEMANA DA LIMPEZAÉ a semana que todos devem concentrar os esforços nas ações dos 5S’s, ações estas queservirão de base e de ponto de partida para levar adiante o programa.As ações desenvolvidas durante a semana da limpeza devem ser registradas no relatório próprio.

AVALIAÇÕESAs avaliações serão realizadas nos ambientes de trabalho de cada setor pelos grupos pré-determinadospela Garantia da Qualidade.Cada avaliador terá disponível a Ficha de Avaliação, devendo cada um lançar os pontos de acordo comos critérios de pontuação deste regulamento.

O QUE AVALIARPara desenvolver as etapas de auto-avaliação, semana da limpeza e avaliações foram elaboradas

Fichas de Avaliação e relatório que consta de itens relacionados com liberação das áreas, Organização,Limpeza, Padronização e Disciplina.

COMO E QUANDO AVALIARAs avaliações serão desenvolvidas conforme critérios anteriormente estabelecidos seguindorigorosamente as Fichas.A auto-avaliação deverá ser realizada antes da semana da limpeza para que se possa ter a idéia doantes X depois, durante o desenvolvimento do programa.Para as etapas da avaliação será desenvolvido um cronograma de atividades.CRITÉRIOS PARA PONTUAÇÃOA pontuação de cada item da Ficha será de 1 a 5 pontos onde:5 Pontos EXCELENTE

4 Pontos MUITO BOM3 Pontos BOM2 Pontos RUIM1 Ponto INACEITÁVELOBS.: Deverá ser calculada a média aritmética, onde os pontos, da auto-avaliação não se somam aospontos das avaliações.

AVALIAÇÃO, INTERPRETAÇÃO E PREENCHIMENTO DA FICHA DE AVALIAÇÃO DO 5SUnidade - Deve ser colocada a identificação Fábrica / Escritório.Grupo Avaliador - Ficará a critério de cada grupo dar um nome ao grupo.Observação - O Check List é o mesmo para a auto-avaliação e as três avaliações.Auto-avaliação nº "0" - É a avaliação a ser realizada pela própria UTE/EQUIPE/ESCRITÓRIO, queservirá para cada um se posicionar no programa e acompanhar sua evolução.Avaliações nº 1, 2, 3 (fase competitiva) - Serão realizadas 1º/ 2º e 3º quadrimestre por grupos pré-determinadas pela Garantia da Qualidade.Data- É a data da auto-avaliação e avaliações.Pontuação - A pontuação será de 1 a 5 pontos para cada item avaliado.Campos P0, P1, 5S1, P3 e S2:1.) P0 é o ponto dado na auto-avaliação2.) P1 é o ponto dado na 1o avaliação3.) P2 é o ponto dado na 2o avaliação4.) P3 é o ponto dado na 3o avaliação5.) S1 é a soma de P1 e P2

6.) S2 é a soma de S1 e P3




SEIRIEste é um dos passos mais importantes em tudo o que fazemos, isto é, desenvolvemos a simplificaçãoatravés da forma mais elementar, ou seja, a separação. E é isso que devemos verificar, através daseguinte postura: existe a separação dos materiais necessários de uso constante, materiais necessáriosde uso eventual e materiais desnecessários? Efetue a pontuação de acordo com o que você verificar.SEITONA organização, arrumação significam colocar as coisas nos lugares certos e em ordem, ou seja,dispostas de forma correta, para que possam ser usadas prontamente, é uma forma de acabar com aprocura de objetos.Existem inúmeros exemplos de organização e arrumação em nosso dia-a-dia. A organização dos livrosna biblioteca. O planejamento sistemático do Layout, o gerenciamento dos armazéns, o painel dasferramentas no local de trabalho e até a arrumação das coisas em uma vitrine, são bons exemplos.Não é difícil visualizar e avaliar o conceito de organização, difícil é colocá-lo em prática. Contudo eledeixa de ser difícil se estabelecermos os lugares para as coisas, definindo como guardá-las e fazer comque todos sigam as regras de arrumação.Essas regras simples servem, e muito, por analogia, orientar a avaliação do item organização, ondedeve ser verificado.Ordem e disposição dos postos e meios de trabalho (linhas, bancadas, dispositivos, equipamentos,ferramentas, etc. ...)

Os acessos, corredores e escadas devem estar livres de obstáculos.Colocação, disposição e guarda dos materiais e peças nos vasilhames em lugares adequados.Nos escritórios as verificações também se assemelham, quanto as mesas, cadeiras, gavetas,máquinas, micros, telefones, materiais pessoais, arquivo, estantes, armários, prateleiras, fichários,quadros de avisos e arranjos físicos.SEISODe modo geral, uma limpeza adequada de um ambiente de trabalho compreende desde o limpar tudo etratar as causas das sujeiras, até o que podemos destacar como o mais importante que é, corrigir ascausas das sujeiras.Este tipo de abordagem auxiliará e muito, na auto-avaliação e avaliações, pois servirá de orientaçãosobre o que é como verificar, que vai desde uma limpeza grossa que deveria normalmente ser realizada, onde com apenas uma olhada panorâmica percebe-se que foi feita ou não, até uma limpeza

fina que abrange até as partes escondidas de difícil acesso, a verificação da execução da limpeza fina,que é a que nos interessa, denota acuidade e concentração por parte de quem avalia, aqui os detalhessão observados, onde a limpeza fina vai além de descobrir as causas da sujeira, mas a sua correção.Em resumo, ao se realizar a auto-avaliação e avaliação dos postos e meios de trabalho (linhas,bancadas, dispositivos, máquinas, equipamentos, ferramentas, etc.), pisos, paredes, colunas,corredores, escadas, local de reunião / lazer, bebedouros, lixeiras, cinzeiros, áreas de café, EPI /Uniforme) nas UTE e Equipes e (mesas, cadeiras, gavetas, máquinas, micros, telefones, materiaispessoais, arquivos, estantes, armários, prateleiras, fichários, quadros de avisos, pisos, paredes, janelas,persianas, circuladores de ar, espelhos, luminárias, áreas de café, cinzeiros e lixeiras, nos escritórios,nada mais é do que verificar se no local de trabalho houve eliminação de lixo, sujeira e de materiais aserem descartados, tomando o ambiente de trabalho mais limpo e se o grau de limpeza esta compatívelcom as necessidades da área, proporcionando inclusive o descobrimento e soluções dos pequenosproblemas.Um bom exemplo de limpeza pode começar por um local que não é observado ou visitado pela maioriadas pessoas.SEIKTETSUApós a avaliação dos itens simplificação, organização e limpeza é possível que seja percebida comoestão as ações para mantê-las, devendo aqui o avaliador colocar em evidência sua sensibilidade paradar a pontuação de acordo com o que foi visto.SHITSUKEA participação de todos no programa é fundamental, devendo ser evidenciado o espírito de trabalho emequipe.Aqui o avaliador deve perguntar a algumas pessoas da área (2,3 ou o número que julgar necessário)

algo sobre o programa, como por exemplo: o que é o programa, para que serve, qual sua participaçãonas ações de limpeza, organização, simplificação, você recebeu o manual do programa, leu, o queachou, tem dúvida, está sendo útil ao seu trabalho, etc.Assim será percebido o envolvimento, motivação e participação dos empregados no programa delimpeza.




TOTAL DE PONTOSSoma de pontos das avaliações P0, P1, P2, P3, 5S1, P3, 5S2.Quantificação do DesnecessárioNeste item o avaliador irá apenas verificar e registrar em Kg o que o avaliado o apresentou (papeis,documentos, materiais a serem descartados e sucatas).Principais irregularidades verificadas nas avaliações P1, P2, e P3Em cada avaliação, o avaliador deve registrar as principais irregularidades a serem informadas aoavaliado para as devidas providências e para se necessário justificar a pontuação dada em determinadoitem.Sistema de Avaliação de 5 pontosServe para o avaliador em função do que está sendo visto, representar em pontos os conceitosescolhidos, serve ainda para representar um nível padrão para cada avaliação, conforme consta noregulamento.

COMO INTERPRETAR E PREENCHER O RELATÓRIO DE RESULTADOS DA SEMANA DALIMPEZAOBJETIVOO principal objetivo do relatório é que cada fábrica / escritório tenham registradas as açõesdesenvolvidas durante a semana da limpeza, as quais juntamente com a auto-avaliação servirão para

cada fábrica / escritório estabelecer o comparativo antes X depois, o qual servirá para reflexão, ponto deapoio e partida para novas ações voltadas a simplificação, organização, limpeza, conservação,participação e consequentemente o sucesso do programa limpo, e até para fixar metas mais ousadaspara os próximos anos, pois o objetivo da avaliação e proporcionar melhorias contínuas no programa.o Unidade - Deve ser colocada a identidade da UTE/ Equipe/ Escritório.o Período - Registrar o período em que foi realizada a semana da Limpeza.Itens 1, 2, 3, 4 e 5Devem ser relatadas as ações que foram desenvolvidas durante a semana pela unidade de trabalho.Item 6 - Quantificação do DesnecessárioNeste item deve ser registrado em quilos (Kg) o que foi descartado com destino ao lixo ou sucata.Responsável / Ramal / DataO responsável da UTE / Equipe / Escritório deve colocar o nome, ramal e data no relatório.

PRINCIPAIS AÇÕES - DICAS DO QUE FAZER - ESCRITÓRIOSSEIRIOs materiais necessários de uso constante devem ser separados e colocados em lugar perto e de fácilacesso, o resultado é que sendo separados de acordo com a necessidade, se terá melhor distribuição econtrole dos materiais, e estes materiais não ficarão acumulados.Os materiais necessários de uso eventual devem ser colocados em um bom local que não atrapalhem,assim se obterá os mesmos resultados positivos dos materiais necessários.Os materiais desnecessários devem ser descartados em local apropriado e autorizado, ou passarempara que possa precisar deles, assim se evita acúmulos e guarda de materiais que nunca serãoutilizados, e isto facilitará na organização e na limpeza.Importante – O hábito de separar materiais, papeis, documentos, ferramentas, etc., é a basepara introduzir nos ambientes de trabalho os conceitos de organização e limpeza, bem como reciclageme coleta seletiva de papel, plásticos, etc.Ex: O dinheiro obtido pela coleta de plásticos e papel pelos funcionário é revertida dentro da própriaempresa como mais recreação para os filhos dos próprios funcionário no clube da empresa.SEITON Devem ser verificadas as mesas, as cadeiras, as gavetas, as máquinas, os micros, o telefone,os materiais pessoais, os arquivos, as estantes, os armários, as prateleiras, fichários, os quadros deavisos, etc. Planejando com eficiência o local e a disposição mais adequada, mantendo tudo no localcerto. Os resultados são as melhores condições de segurança; facilidade na comunicação; facilidade dedisposição dos móveis, equipamentos e acessórios; e localização mais fácil e rápida dos papeis,documentos e desenhos.Deve ser verificado o arranjo físico em função da área em que está disposta, deve-se propor novos

arranjos, aproveitar bem os espaços e adequar o Layout de comum acordo com a equipe; os resultadossão a facilidade de movimentação das pessoas e a melhor disposição e funcionalidade.Importante – Identifique o conteúdo de seus arquivos, estantes, prateleiras, etc., fica muito maisfácil e rápido localizá-los quando for necessário.




SEISODevem ser limpos :* As mesas, as cadeiras, as gavetas, as máquinas, os micros, telefones, materiais pessoais.* Os arquivos, as estantes, os armários, as prateleiras, os fichários, os quadros de aviso.* Os pisos, as paredes, as janelas, as persianas, os circuladores de ar, os espelhos, as luminárias, asáreas de café, os cinzeiros, as lixeiras.Quanto ao método/ ação:* Deve-se identificar o que provoca a sujeira ;* Eliminar as causas da sujeira ;* Limpar com a periodicidade determinada ;* Programar a manutenção e correções necessárias ;* Agir previamente contra a sujeira ;* Criar o hábito de não sujar ;* Providenciar meios específicos para dar fim a sujeira ;Os resultados serão : um ambiente limpo, extremamente agradável, com boas condições, facilitando aidentificação de objetos, documentos, desenhos e possibilitando o desenvolvimentos adequado dotrabalho, com melhores condições de segurança e não acumulando sujeira.Importante – O ato de limpar não deve ser atividade de apenas uma pessoa ou setor, mas édever de todos, e deve se transformar em uma rotina no ambiente de trabalho.

SEIKTETSUDeve-se manter a simplificação, a organização e a limpeza.Colocando em prática os conceitos e técnicas apreendidas nos sensos de: Simplificação, organização elimpeza .Os resultados serão um ambiente limpo, organizado e em boas condições de conforto, com apossibilidade de desenvolver o trabalho com segurança e qualidade.SHITSUKEDeve-se participar no envolvimento e na motivação, com verdadeira vontade de ajudar, com atitudespositivas e iniciativa.Estimulando os empregados a participar, com reuniões e debates, designando tarefas, valorizando atarefa desenvolvida, e mostrando os resultados, assim ocorrerá os sucesso do programa limpo ."Ambiente limpo não é o que mais se limpa, mas o que menos se suja"

DIVULGAÇÃOA divulgação do programa 5S para a fábrica será realizada utilizando-se as ferramentas decomunicação já existente como:* Quadro de aviso* Holerite* Faixa e cartazes, etc. ...É evidente que antes desta divulgação será realizado uma apresentação de todo o projeto para à altaadministração.Treinamento deve ser realizado na própria empresa no centro de treinamento, onde será utilizado comomaterial didáticos os procedimentos 5S, as visitas as empresas que utilizam o programa 5S, combibliografia e filmes.

PREMIAÇÃOTodos os setores envolvidos no programa 5S participarão da disputa de premiação. A cadaquadrimestre haverá um setor campeão, e todos os funcionários do setor receberão um prêmio.Assim, no final do ano teremos o setor campeão, considerando os pontos acumulados durante asavaliações do quadrimestre o setor campeão do quadrimestre receberá uma premiação especial. E nofinal do ano todos os funcionários receberão um brinde pela participação, independente da classificaçãofinal.Os critérios de pontuação entre os setores de fábrica e escritórios serão diferenciados, portanto,teremos dois campeões por quadrimestre e consequentemente dois por ano.O prêmio a ser dado para os funcionários será definido pelos mesmos, tomando-se como precaução o

valor definido pela alta administração.CONCLUSÃOOs resultados serão observados no final de cada quadrimeste, após o fechamento dos relatórios dasavaliações.




Logo após será realizado a avaliação dos resultados e os mesmos serão divulgados para os setoresenvolvidos no programa.Espera-se que ao final deste primeiro ano de implementação do programa 5S, as pessoas tenhamobtido hábito de manter seu local de trabalho limpo e que tenham notado que as condições de trabalhomelhoraram; que foi mais fácil a manutenção do Sistema de Qualidade e, principalmente, que esteconhecimento adquirido seja internalizado em cada colaborador e uma ferramenta que estimule oaperfeiçoamento e melhoria contínua das atividades do dia-a-dia.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA* DEMING, W.E – Quality, Productivity and Competitive Position. São Paulo: MIT, 1982.* HIROYUKI, Hirano – 5S na Prática. São Paulo, IMAM, 1989.* ISHIKAWA, Kaoru Dr. – Estratégia e Administração da Qualidade São Paulo, IMO,Internacional Sistema Educativos, 1986.* SEVERINO, Joaquim Antonio Metodologia do Trabalho Científico. 18º edição São Paulo: Cortez, 1992.* TAKASCHI, Osada – HouseKeeping 5S’s. São Paulo: IMA, 1992.Professor Rui Carlos Duarte BacciottiProfessora Luciana Engle

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