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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

PR-SIG-03A Proceso

Direccionamiento Competitivo

01 Fecha de actualización: 03-09-2019 Página 1 de 14

1. OBJETIVO Controlar los documentos, registros y datos del Sistema Integrado de Gestión, en especial su emisión, revisión, actualización, aprobación, distribución, tratamiento de la información documentada, obsoletos y tratamiento de documentación de origen externo. Facilitar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros emitidos en los diferentes procesos de la empresa, con el fin de contribuir al orden y evitar así el uso de obsoletos. 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos, registros y datos que soporten y generen evidencia objetiva del Sistema de Gestión Integral de ATINA ENERGY SERVICES., bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007, NTC OHSAS 18001:2007 y Guía RUC. 3. DEFINICIONES Catálogo: documento externo que hace referencia a la información que suministran los proveedores acerca de sus productos y/o servicios. Documentos controlados: son aquellos emitidos bajo el control de distribución. Cada vez que se emita un documento de este tipo debe tener la identificación de “copia controlada”. Documentos no controlados: son aquellos documentos que no tienen estatus de controlado, ni están sujetos a actualizaciones. Cada vez que se emita un documento de este tipo debe tener la identificación de “copia no controlada”. Documentos obsoletos: son aquellos documentos sin vigencia dentro del sistema integrado de gestión. Algunos de ellos deben ser retenidos como fuente de información o por motivos legales. Se deben identificar con la inscripción de “obsoleto”. Documentos de referencia: son aquellos que se mencionan dentro del documento y que especifican alguna actividad adicional a la descrita. Documentos externos: son aquellos que no se generan dentro de la compañía y que afectan los sistemas integradode gestión. Se registran en bitácora de recepción y se entregan a dueños de procesos para luego de analizados se almacenan. Documento: información contenida en medio impreso, magnético, audiovisual o cualquier otro medio. Disposición final: destino final de los registros, una vez se haya cumplido el tiempo de retención. Tiempo de retención: Es el tiempo en que un registro debe estar disponible para su consulta inmediata. Ficha: texto breve y conciso, para recolectar u ofrecer información, ya sean datos, conceptos y/o fórmulas. Formatos: formularios o planillas que se utiliza para registrar información del sistema integrado HSEQ. Guía: documento externo que permite estandarizar un proceso o una actividad. Establece recomendaciones o pautas de actuación ante las diferentes situaciones que se presentan en los procesos operativos o de prestación del servicio. Listado maestro de documentos/ Listado maestro de Registros: Matriz que contiene la base documental del sistema integrado de gestión, referenciando el código, nombre del documento, versión, tipo de documento, fecha de actualización y proceso. Registros y datos: Documento que evidencia los resultados obtenidos o de las actividades desempeñadas y que sirven como herramienta para controlar un proceso o servicio. Sistema de Almacenamiento: Es la forma en que se almacena un documento o un registro (medio físico o medio magnético). Sitio de Almacenamiento: Lugar donde se realiza el almacenamiento puede ser archivadores, estantes (Archivo de gestión y archivo central).



PR-SIG-03A Proceso



Copia controlada: Copias de un documento original registradas en el listado de distribución del documento e identificadas como tal, por lo cual son las que se actualizarán en caso de una modificación.

Recuperación: Ruta de acceso para encontrar los registros dentro de la organización. Ver más en ISO 9000: 2015 4. REFERENCIAS NORMATIVAS ● Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación

producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

● OHSAS 18001:2007. , NTC ISO 45001:2018 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo

● Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2015. Sistema de Gestión Ambiental. ● Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad ● Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para contratistas. ● NORSOK-006

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Es responsabilidad de la Gerencia SIG revisar, actualizar, emitir y garantizar la correcta aplicación del presente documento, controlar la actualización del listado maestro de documentos y del listado maestro de registros y coordinar las actualizaciones de documentos y su divulgación. Es responsabilidad de los dueños de proceso, mantener y controlar los documentos y registros de acuerdo con las disposiciones emitidas en el listado maestro. La aprobación de la política y objetivos del sistema integrado de gestión, así como el plan anual de trabajo HSEQ son responsabilidad del REPRESENTANTE LEGAL. El COPASST es responsable de revisar la política del SG-SST y participar en su elaboración, deberá revisar los objetivos del SG-SST y el programa de capacitaciones anualmente. El Gerente general tiene la autoridad para modificar los documentos dentro de la revisión de estos; cuando sea necesario consultará a los dueños de los procesos implicados, tiene la autoridad para aprobar los programas, procedimientos y manuales. Los documentos complementarios del Sistema Integrado de gestión serán revisados y administrados por la Gerencia SIG, los cuales serán registrados en el documento “Solicitud para elaboración, actualización y/o anulación de un documento” de la empresa.



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6. METODOLOGÍA

JERARQUIZACIÓN DE LOS DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Elaboración

La necesidad de elaboración o modificación de la información documentada surge de los requisitos exigidos por las

normas (NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 45001:2018, RUC y

NORSOK-006) de los procesos que conforman dicho sistema, o de acuerdo con las actividades que se llevan a cabo

en los diferentes Proyectos desarrollados por la Compañía.

Para la elaboración de información documentada del sistema se debe tener en cuenta: Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del responsable del Sistema integrado de Gestión. La documentación relacionada con el Sistema Integrado de Gestión debe estar redactada de manera tal, que sea clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o consultarla. Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores, en los apartes que les compete. El responsable de su elaboración efectúa las modificaciones oportunas y lo somete a la revisión y aprobación la persona responsable de su aprobación, diligenciando el formato FPR-HSEQ-01A Solicitud elaboración, revisión y actualización de documentos, entregándolo a la Gerencia SIG quien analiza y toma la decisión sobre la viabilidad de la solicitud, los temas a incluir, modificar o adicionar aprobando o negando la solicitud, de ser necesario en compañía de uno o varios de los trabajadores de las áreas de interés, de la decisión que se tome se entrega copia al proceso gestionaste de la solicitud.

Los documentos elaborados en el sistema de gestión serán elaborados bajo los criterios descritos en el procedimiento

PR-SIG-03 Elaboración de Documentos y Registros.

6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS 6.1.1. Aprobación



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La aprobación de creación, modificación y anulación de la información documentada del sistema de gestión debe ser con el correspondiente visto bueno del Gerente General y Gerencia SIG por medio del formato FPR-SIG-03A Solicitud elaboración, revisión y actualización de documentos. Cuando los documentos sean referentes a estructura y planeación estratégica, El proceso de Direccionamiento Competitivo, mediante la Gerencia SIG, presentará los cambios propuestos a la Gerencia General y/o Presidencia según aplique para su correspondiente aprobación. Una vez aprobado el documento el proceso de Direccionamiento Competitivo deberá colocar la marca de agua identificando el documento como “Documento controlado”. Nota: la marca de agua solo aplica para los procedimientos y documentos realizados en word.

6.1.2. Revisar y actualizar

La documentación del sistema integrado se debe revisar periódicamente, especialmente cuando se presente

cualquiera de las siguientes situaciones:

● Cambio en los procedimientos. ● Por aplicación de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora

● Por requerimientos o solicitudes del personal. ● Por resultados de auditoría. ● Cambio de requisitos legales, regulatorios y de otra índole.

Los documentos como manuales, procedimientos e instructivos tendrán dentro del numeral frecuencia de revisión la

especificación de cada cuanto deberán ser revisados y actualizados de acuerdo a las necesidades identificadas.

Los siguientes documentos deberán ser revisados y actualizados con una periodicidad anual:

1. La política y los objetivos de la empresa del Sistema de Gestión, firmados por el empleador.

2. Manual del Sistema Integrado de Gestión

3. Designación del representante del Sistema Integrado de Gestión.

4. Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del Sistema integrado de

Gestión.

5. La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos.

6. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora y

según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en concordancia con los riesgos

existentes en la empresa.

7. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo SST de la empresa, debe estar firmado por el

represente legal y el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, en

este caso la Coordinación HSE.

8. El programa de capacitación anual, así como de su cumplimiento incluyendo los soportes de inducción,

reinducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.

9. Los procedimientos e instructivos internos.

10. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.



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11. Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás

instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo;

12. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales de

acuerdo con la normatividad vigente.

13. Matriz de aspectos e impactos ambientales.

14. Riesgos y oportunidades de los procesos

15. Contexto de la organización.

16. Identificación de partes interesadas.

17. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes

de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

18. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los resultados de las

mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica

según priorización de los riesgos.

19. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riesgos Laborales que le

aplican a la empresa.

20. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

Los documentos tipo formatos serán actualizados de acuerdo con las necesidades identificadas

6.1.3. Identificación de cambios. La identificación de cambios de los documentos se controlará por medio de las versiones de los documentos, su fecha de actualización y el cuadro de control de cambios de cada documento (ver PR-SIG-04).

6.1.4. Disponibilidad de versiones vigentes en puntos de uso

Los documentos vigentes deben ponerse a disposición de todos los trabajadores, en los apartes que les compete.

El responsable del sistema integrado de gestión integral mantendrá actualizado el FPR-SIG-03A Listado maestro de documentos y el FPR-SIG-03B Listado maestro de registros, donde se controlan las versiones vigentes de cada documento, así como los puntos de uso y consulta de documentos a continuación descritos. En cada carpeta de los procesos se encuentra una subcarpeta relacionada con los cambios de los documentos y registros del proceso.

La distribución de los documentos que hacen parte del sistema integrado de gestión se lleva a cabo mediante “copias controladas” y copias “no controladas”.

● Las copias controladas están sometidas a actualización. Por lo tanto, la Gerencia SIG es responsable de que los destinatarios de dichas copias reciban las sucesivas ediciones del documento.

● Las copias no controladas tienen carácter informativo sobre el Sistema Integrado HSEQ y no están sometidas a actualización.

La Gerencia SIG dejará constancia de la distribución de copias controladas en el FPR-SIG-03A Listado maestro de documentos y el FPR-SIG-03B Listado maestro de registros. Otros medios definidos por la empresa para la distribución de la documentación que hace parte del sistema de gestión integral son:



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● PAGINA WEB

- Toda persona interna y/o externa tiene acceso a la página web de la empresa http://www.atinaenergy.com en esta se encuentra una presentación general de la organización, los servicios que presta, los equipos con los que cuenta, el sistema de gestión integral, información legal, y un espacio para contactar algún servicio o contacto con algún integrante de la empresa.

- De igual manera es una metodología que permite compartir documentos autorizados de cada uno de los procesos, (formatos, procedimientos, manuales, instructivos, y registros del sistema de gestión), los cuales serán información confidencial de la organización, estos documentos se encuentran en PDF, y los usuarios tendrán acceso a la documentación, pero solo en manera de consulta.

- Para compartir los documentos en la página web se seguirán las instrucciones del Anexo 2, (Instrucciones ingreso página web)

● GOOGLE DRIVE/ SHAREPOINT

- Compartir los documentos en Google Drive, los documentos autorizados para compartir serán (formatos – procedimientos – instructivos – manuales y planes, los registros del sistema de gestión serán información confidencial de la organización y se podrán solicitar justificando su utilización). Para compartir los documentos en Google Drive se seguirán las instrucciones del Anexo 1. Instrucciones para compartir carpetas en google drive.

Cualquier impresión del documento se considera copia no controlada. Nota: El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud solicitándolo al médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la institución prestadora de servicios de seguridad y salud en el trabajo que los efectuó. En todo caso, se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal vigente 6.1.5 Legibilidad e identificación de los documentos Con el fin de garantizar la legibilidad de los documentos del sistema estos se mantendrán en medio digital, serán identificados por el nombre y código que se les asigne, de igual forma los registros que deben ser diligenciados manualmente deben ser legibles, en lo posible que no presenten tachaduras, enmendaduras y se deben diligenciar todos los espacios.

6.1.6. Control de documentos de origen externo. El Sistema integrado de Gestión puede verse afectado por la implementación de documentos “externos”, los cuales deben ser identificados y controlados. Para ello se registran en el formato FPR-SIG-03C Lista de documentos externos en el cual se asigna un ÍTEM para cada documento (el documento original externo no requiere ser marcado con dicho ÍTEM). El control de los documentos y registros externos son propiedad de cada proceso acogiendo documentos de orden general que entregue el cliente, proveedores, etc. Entre los documentos externos que afectan al sistema integrado de gestión encontramos algunos como:

- Legislación aplicable.

- Documentos del cliente como términos de referencia, especificaciones técnicas, planos, entre otros.

http://www.atinaenergy.com/



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- Formatos, procedimientos, manuales, etc., que por acuerdo con el cliente se deben implementar durante la ejecución del proyecto.

- Manuales y certificaciones entregados por proveedores etc.

- Normas técnicas

- Contratos, otrosí

- Manual de operación de equipos y herramientas

- Hojas de seguridad de los productos químicos

- Licencias y/o permisos ambientales

- Hojas de vida y soportes

- Documentos aplicables de entes certificadores (guías, autoevaluaciones, etc.)

- Informes de higiene

- Informes de análisis de batería de riesgo psicosocial

- Resultados de auditorías en general

- Diagnóstico de condiciones de salud.

Cuando sea necesario el dueño de proceso hará la divulgación respectiva si es necesario. La revisión de actualización y seguimiento de este listado se debe realizar cada final de trimestre y es responsabilidad de cada dueño de proceso y será verificado por la Gerencia SIG. 6.1.7. Control de obsoletos Para evitar el uso no intencional los documentos obsoletos serán eliminados del sistema de información. Los registros soportes legales se conservan de acuerdo con lo establecidos por la ley de acuerdo a lo definido en el tiempo de retención, una vez que el documento cumpla su tiempo de retención en archivo activo, pasa al archivo muerto y cumplido su tiempo ahí se deberá hacer la destrucción del mismo dejando evidencia por medio de actas indicando si es posible la reutilización del papel por la otra cara o si se entregara como reciclaje. 6.2. CONTROL DE REGISTROS 6.2.1. Identificación Los registros se deben controlar mediante los FPR-SIG-03A Listado maestro de documentos y el FPR-SIG-03B Listado maestro de registros, allí se definirá la identificación, forma de almacenamiento, la localización y acceso (recuperación), el tiempo de retención y la disposición final. Los registros serán identificados por su código y nombre dentro del cuadro de control de registros. Para los archivos físicos se tendrá en cuenta el Anexo 3. 6.2.2. Almacenamiento y localización. Toda la información documentada del sistema de gestión, son almacenados en sitios protegidos contra la humedad, el sol y cualquier tipo de deterioro físico. Para el archivo y almacenamiento de la documentación y registros tenga presente:

- Cada área será responsable por la custodia y cuidado de los documentos, cd o USB’s, disco duro portátil o servidor virtual a su cargo.

- Se cuenta con archivo digital y uno virtual;



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- El espacio destinado para el archivo físico de los documentos debe estar siempre ordenado y se debe realizar un adecuado mantenimiento. Cuide sus archivos del polvo, de la humedad y no los almacene en lugares donde pueda existir la presencia de roedores.

- Del archivo digital se hará un Backup. 6.2.3. Protección y recuperación. Para la protección, conservación y preservar la información documentada que se encuentren en medio magnético deberán ser almacenados por medio de Back up al servidor y el sistema de almacenamiento de DRIVE donde permanecen las últimas versiones de los documentos.

6.2.4. Retención y disposición final El tiempo de retención y disposición final de la información documentada se define en el FPR-SIG-03A Listado maestro de documentos y el FPR-SIG-03B Listado maestro de registros. Los siguientes documentos y registros deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa: 1. Los resultados de los perfiles, epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los

exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso de que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo.

2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente;

3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo 5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

7. FRECUENCIA DE REVISIÓN Este procedimiento se debe revisar cada tres años o cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones:

● Cambio en los requisitos legales. ● Por aplicación de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora

● Por requerimientos o solicitudes del personal. ● Por resultados de auditoría.

8. Anexos

Anexo 1: Instrucciones para compartir carpetas en Google Drive/Sharepoint Anexo 2: Instrucciones ingreso página web Anexo 3: AZ marcadas sobre el lomo



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9. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Realizado por Fecha Aprobado por Fecha Aprobación

01 Gerente SIG 03-09-2019 Gerente General 03-09-2019

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Creación y cambio de código de acuerdo al organigrama, normatividad y Estrategia Corporativa

10. CONTROL DE REGISTROS.

Nombre Código Responsable de diligenciarlo

Tiempo de archivo

Disposición final

Solicitud elaboración, revisión y actualización de documentos

FPR-HSEQ-01 A

Dueños de proceso 1 año Archivo central

Listado Maestro De Documentos FPR-HSEQ-02D Dueños proceso 1 año Eliminación

Listado Maestro de Registros FPR-HSEQ-02E Dueños proceso 1 año Eliminación

Listado de documentos externos FPR-HSEQ-02G Recepción 1 año Eliminación

ANEXO 1 INSTRUCCIONES PARA COMPARTIR CARPETAS EN GOOGLE DRIVE Para compartir documentos en el google drive lo podrá realizar el administrador o el dueño de la cuenta de Gmail, el sistema de gestión de ATINA ENERGY SERVICES se encuentra en el Drive de la cuenta de correo:

hseqrigXXX

1. INGRESAR A LA CUENTA DRIVE DESDE GMAIL



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2. SELECCIONAR CARPETA QUE QUIERE COMPARTIR

3. INGRESAR EL CORREO ELECTRÓNICO AL CUAL SE DESEA COMPARTIR LA CARPETA O ARCHIVO

Nota. Las cuentas de correo electrónico a compartir pueden ser de otras cuentas diferentes a Gmail.

4. UNA VEZ SE REALICE EL INGRESO DEL CORREO ELECTRÓNICO SE DEBE SELECCIONAR EL ÍTEM “PUEDE VER”



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5. UNA VEZ SE REALICE LAS INVITACIONES DE LAS PERSONAS POR CORREO ELECTRÓNICO ELLAS PODRÁN ACCEDER A LOS DOCUMENTOS COMPARTIDOS PARA DESVINCULAR UNA CUENTA DE CORREO SE DEBE SELECCIONAR LA CUENTA DE CORREO A DESVINCULAR Y PICAR EN LA X, Y GUARDAR LOS CAMBIOS.



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ANEXO 2 INSTRUCCIONES INGRESO PÁGINA WEB

1. Ingreso a la página web de la compañía

Ingresar a la pagina www.atinaenergy.com con su navegador de preferencia (Rec. Mozilla firefox)

2. Clic en la pestaña SIG Atina y luego en el sub menú Accesos Usuarios

http://www.atinaenergy.com/



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Ingresar nombre de usuario y contraseña

3. Al validar el usuario y contraseña muestra los directorios y subdirectorios del Sistema integrado HSEQ, ya puede navegar en el que se requiere.

Anexo 3 Marcación lomo AZ



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Do

cum

ento

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Sis

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Ges

tió

n

Gerente SIG

201X

Logo actualizado de la empresa

Proceso responsable de la carpeta

Nombre de los documentos que contiene la carpeta

Año en el cual fue creada la carpeta

Documents

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