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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 1
Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del Sistema Integrado de Gestión de la
Gobernación de Santander
Leddy Yesenia Pinzón Hernández y Cristhian Orlando Becerra Hernández
Trabajo para Optar el título de Magíster en Calidad y Gestión Integral
Director
Diego Andrés Angarita Moncada, Mgtr.
Universidad Santo Tomas, Bucaramanga
División de Ingenierías y Arquitectura
Maestría en Calidad y Gestión Integral
2021
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 2
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 12
1. Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la
Gobernación de Santander ............................................................................................................ 15
1.1 Objetivos ........................................................................................................................ 15
1.1.1 Objetivo general ...................................................................................................... 15
1.1.2 Objetivos específicos .............................................................................................. 15
2. Metodología de aplicación ..................................................................................................... 16
2.1 Tipo de investigación ..................................................................................................... 17
2.2 Diseño metodológico...................................................................................................... 18
2.3 Método utilizado ............................................................................................................ 18
2.4 Métodos de confiabilidad y validez del diseño de instrumentos de medición ............... 18
2.5 Fuentes y tipo de información ........................................................................................ 19
2.6 Componentes y fases del estudio de caso. Según modelo de la escuela de negocios, las
fases son (D, 1997): ................................................................................................................... 20
3. Marco referencial ................................................................................................................... 20
3.1 Antecedentes .................................................................................................................. 20
3.1.1 A nivel internacional ............................................................................................... 21
3.1.2 A nivel nacional ...................................................................................................... 22
3.1.3 A nivel local ............................................................................................................ 25
3.2 Marco conceptual ........................................................................................................... 25
3.2.1 Sistema de Gestión de la Calidad............................................................................ 25
3.2.2 Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 .................................................... 25
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 3
3.2.3 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001 .................. 26
3.2.4 Auditoría de procesos de calidad ............................................................................ 26
3.2.5 Auditoría ambiental de procesos. ............................................................................ 27
3.3 Marco teórico ................................................................................................................. 27
3.3.1 Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. ............................................................... 27
3.3.2 Mejoramiento continuo ........................................................................................... 27
3.4 Normativo....................................................................................................................... 28
3.4.1 Organización Internacional de Normalización (ISO) ............................................. 28
3.5 Marco legal ..................................................................................................................... 28
4. Caracterización del contexto empresarial .............................................................................. 30
5. Contexto de la organización ................................................................................................... 31
5.1 Comprensión de la Organización y de su contexto. ....................................................... 31
5.1.1 Necesidades y expectativas de las partes interesadas. ............................................ 31
5.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión actual. ......................................................... 32
5.3 Sistema Integral de Gestión y Procesos ......................................................................... 32
6. Liderazgo ................................................................................................................................ 33
6.1 Liderazgo y compromiso ................................................................................................ 33
7. Análisis de la situación estudiada .......................................................................................... 34
7.1 Resultados del análisis de cumplimiento ....................................................................... 35
7.2 Estado actual del Sistema de Gestión Integral de la Gobernación de Santander. .......... 35
8. Evaluación de cumplimiento del sistema actual .................................................................... 36
8.1 Evaluación de Complimiento del Sistema de Gestión Integrado Actual Frente a las NTC
ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ............................................. 36
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 4
8.2 Evaluación de complimiento del Sistema de Gestión Integrado actual frente a las NTC
ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ............................................. 36
8.2.1 Cumplimiento frente A La NTC ISO 9001: 75%. .................................................. 37
8.2.2 Cumplimiento frente a la NTC ISO 14001: 66%.................................................... 40
8.2.3 Cumplimiento frente a la NTC ISO 45001: 78%.................................................... 42
8.3 Desarrollo objetivo dos .................................................................................................. 44
8.3.1 Análisis del cumplimento de la Gestión del Riesgo del proceso de Planeación de la
Gobernación según resultados de la lista de verificación NTC ISO 31000. .......................... 44
8.3.2 Matriz de aspectos e impactos ambientales ............................................................ 47
8.3.3 Análisis de vulnerabilidad....................................................................................... 48
8.3.4 Análisis de la coherencia basado en el nivel de relación entre el proyecto planteado
y los resultados alcanzados por la investigación. ................................................................... 54
8.4 Plan de mejoramiento para el proceso de Planeación del Sistema Integrado de Gestión de
la Gobernación de Santander. .................................................................................................... 55
8.4.1 Fases para la implementación de las acciones de mejora del Sistema Integrado de
Gestión de la oficina de Planeación de la Gobernación de Santander ................................... 55
8.4.2 Formulación de ajustes a políticas del Sistema Integrado de Gestión del Proceso de
Planeación de la Gobernación de Santander. ......................................................................... 57
8.4.3 Determinación de ajustes requeridos para el cumplimiento del Sistema Integrado de
Gestión Frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001. ............................ 58
8.4.4 Acción de mejora en Gestión Documental: revisión de las manuales y
procedimientos requeridos por las tres normas ...................................................................... 66
8.4.5 Método de Implantación del Plan de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 5
................................................................................................................................. 67
8.4.6 Evaluación de la eficacia del Plan de Mejoramiento. ............................................. 69
9. Impactos ................................................................................................................................. 69
9.1 Evidencia del impacto del proyecto en los resultados de complimiento del SG actual
frente a las NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ................. 70
10. Conclusiones ....................................................................................................................... 72
11. Recomendaciones ............................................................................................................... 76
Referencias .................................................................................................................................... 79
Apéndices ...................................................................................................................................... 82
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 6
Lista de tablas
Tabla 1. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001 ...................................................... 40
Tabla 2. Resultados de la gestión ambiental NTC ISO 14001 ..................................................... 41
Tabla 3. Resultados de gestión frente a requisitos NTC ISO 45001 ............................................ 42
Tabla 4. Porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de gestión ...................................... 44
Tabla 5. Criterios de calificación e interpretación de la herramienta análisis de vulnerabilidad
....................................................................................................................................................... 48
Tabla 6. Vulnerabilidad en las personas (Organización) ............................................................ 48
Tabla 7. Vulnerabilidad en las personas (Capacitación) ............................................................ 49
Tabla 8. Vulnerabilidad en las personas (Dotación) ................................................................... 50
Tabla 9. Vulnerabilidad en los recursos (Materiales) ................................................................. 51
Tabla 10. Vulnerabilidad en los Recursos (Edificaciones) .......................................................... 52
Tabla 11. Vulnerabilidad en los Recursos (Equipos) .................................................................. 52
Tabla 12. Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos ................................................................. 53
Tabla 13. Integración y ajuste a políticas del sistema ................................................................. 57
Tabla 14. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001 de 75% a 86% ............................ 70
Tabla 15. Resultados Cumplimiento Frente a La NTC ISO 14001: De 66% a 84% ................... 71
Tabla 16. Resultados de cumplimiento frente a la Ntc ISO 45001: De 78% a 86% .................... 71
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 7
Lista de figuras
Figura 1. Análisis Alfa de Cronbach ............................................................................................ 19
Figura 2. Marco legal .................................................................................................................. 29
Figura 3. Mapa de procesos de la Gobernación de Santander ................................................... 33
Figura 4. Estructura de liderazgo del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de
Santander ...................................................................................................................................... 33
Figura 5. Árbol de problemas ...................................................................................................... 36
Figura 6. Etapas de ciclo PHVA .................................................................................................. 57
Figura 7. Método básico acciones. .............................................................................................. 68
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 8
Lista de Apéndices
Apéndice A. Herramienta de análisis de cumplimiento de la gestión del riesgo ante la NTC 31000
....................................................................................................................................................... 82
Apéndice B. Herramienta de análisis de Cumplimiento De La Gestión Del Riesgo Ante La ISO
31000............................................................................................................................................. 83
Apéndice C. Matriz de aspectos e impactos ambientales ............................................................. 97
Apéndice D. Aspectos e Impactos Ambientales ........................................................................... 98
Apéndice E. Aspecto, el impacto, su descripción y la fuente ....................................................... 99
Apéndice F. Identificación de Riesgo e Impacto ....................................................................... 101
Apéndice G. Control actual y la valoración .............................................................................. 102
Apéndice H. Formatos y métodos aplicados para el análisis de vulnerabilidad y amenazas .. 104
Apéndice I. La identificación de amenazas fue realizada aplicando los siguientes parámetros
..................................................................................................................................................... 105
Apéndice J. La escala, la calificación y la interpretación de resultados .................................. 106
Apéndice K. Identificación de amenazas ................................................................................... 107
Apéndice L. Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de
Santander .................................................................................................................................... 108
Apéndice M. Amenaza ............................................................................................................... 111
Apéndice N. Calificación integral de amenazas y vulnerabilidad ............................................ 113
Apéndice O. Valoración ............................................................................................................ 114
Apéndice P. Puntaje ................................................................................................................... 115
Apéndice Q. Plan de fortalecimiento ......................................................................................... 116
Apéndice R. Confiabilidad y Validez del Instrumento de Medición lista de chequeo............... 117
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 9
Apéndice S. Personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr los
resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del
sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander ................................................. 119
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 10
Resumen
Esta investigación tiene como objetivo principal formular un plan de mejoramiento del sistema
integrado de gestión (SIG) soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y
seguridad y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación
de Santander., el incremento de los índices de cumplimiento NTC ISO 9001 de 75% a 86%, la
NTC ISO 14001: de 66% a 84% y frente a la NTC ISO 45001: De 78% a 86%. Para ello, se aplicó
una metodología de investigación de enfoque cualitativa, tipo descriptiva, con la aplicación de
procedimientos verificación del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de
verificación que permitieron el conocimiento del estado actual del SIG del proceso de planeación,
frente a las normas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.
Para esto, se aplicó el método de estudios de caso de la escuela de negocios de Harvard, el
cual se desarrolló en un contexto preciso de oficina de planeación, para verificar el cumplimiento
de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado
actual de este proceso. Igualmente, se realizó un diagnóstico de este proceso con la aplicación de
herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y
análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas
para la formulación del plan de mejoramiento. Por último, se propuso el plan de mejoramiento
para el proceso de planeación del SGC de la Gobernación de Santander, incorporando los
lineamientos del ciclo de mejora continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al
cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas colombianas.
Palabras Claves: Sistema, Mejora Continua, Calidad, Ambiente, Riesgos.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 11
Abstract
The main objective of this research is to formulate an improvement plan for the integrated management
system supported by technical standards for quality management, environment and health and safety at
work for updating the planning process of the Government of Santander, increasing compliance rates NTC
ISO 9001 from 75% to 86%, NTC ISO 14001: from 66% to 84% and Compared to NTC Iso 45001: From
78% to 86%. For this, a qualitative, descriptive approach research methodology was applied, with the
application of procedures to verify compliance with applicable requirements from checklists that allowed
the knowledge of the current state of the integrated management system of the planning process, facing to
the standards NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 and NTC ISO 45001.
In order to do this, the case study method of the Harvard business school was applied, which was
developed in a precise planning office context, to verify compliance with applicable requirements from
checklists that allow the knowledge about the current state of this process. Likewise, a diagnosis of this
process was carried out with the application of risk management tools, analysis of the matrix of
environmental aspects and impacts and vulnerability analysis, which facilitates the identification of
improvement opportunities and strengths for the formulation of the improvement plan. Finally, the
improvement plan was proposed for the planning process of the SGC of the Government of Santander,
incorporating the guidelines of the continuous improvement cycle, in order to reinforce the performance,
fulfilling the applicable requirements of Colombian technical standards.
Keywords: System, Continuous Improvement, Quality, Environment, Risks.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 12
Introducción
Este plan propuesto contiene una estrategia de mejoramiento con cronograma, roles,
recursos e indicadores, que facilite el fortalecimiento del proceso de planeación de la Gobernación
de Santander. La propuesta de plan, busca que se avance en la actualización del sistema frente a
requisitos NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001 de la Gobernación de Santander
(Gobernación de Santander, 2016); no obstante, el conocimiento nuevo generado como aporte a la
maestría en calidad y gestión integral, fueron los instrumentos utilizados los cuales tienen un
diseño práctico y de fácil aplicación para futuros proyectos de investigación en el marco de las
líneas de gestión de la Gestión de Calidad en organizaciones o trabajos en temáticas como: planes
de mejoramiento, sistemas de autoevaluación, sistemas integrados de gestión y gestión
documental.
La maestría en calidad y gestión integral, contempla líneas de investigación relacionadas
con Innovación, Fortalecimiento Humano, Desarrollo Social, la Gestión de Calidad y Culturales
y Creativas articuladas con desarrollos de ciencia, tecnología e innovación potenciando su valor
agregado con un sello de calidad diferenciador, a partir del despliegue de las competencias de
nuestros estudiantes y egresados (Universidad Santo Tomas , 2019); no obstante, la importancia
de este estudio radica en que La presente investigación representa una aportación teórica y práctica
a los estudios académicos asociados con la gestión de calidad y la integración de normas técnicas
para optimizar y mejorar los procesos y operaciones organizacionales llevados a la esfera de la
administración pública. Por consiguiente, su realización se traduce en un impacto normativo y
empírico ya que contiene distintos elementos y planteamientos teóricos que por analogía pueden
ser aplicados por las entidades públicas y privadas en sus proyectos de planeación bajo el enfoque
de estrategias de gestión de calidad que ofrecen las normas técnicas NTC 9001, 14001 y 45001.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 13
En el ejercicio realizado, se aplicó una metodología de enfoque cualitativo con
herramientas como listas de verificación, matrices de manejo de información de gestión del riesgo
y técnicas como la observación basados en la aplicación de cuestionarios tipo listas de chequeo a
partir de requisitos de las normas y un diagnóstico del proceso de planeación aplicando
herramientas de gestión del riesgo, Matriz de aspectos impactos ambientales desde un enfoque
ambiental y análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de debilidades y fortalezas
para una formulación de mejoras. La investigación presenta un diseño cualitativo, la cual tiene las
siguientes características; en este caso se formuló un plan de mejoramiento para el proceso de
planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander. El método empleado
fue inductivo; desde una visión operativa, se realizó una verificación del cumplimiento de
requisitos aplicables a partir de listas de chequeo y así lograr conocer el estado actual del sistema
de gestión integral frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001 del Sistema
integrado de gestión actual del proceso de planeación de la Gobernación de Santander. El nivel de
confiabilidad de los instrumentos implementados se llevó a cabo bajo la metodología de medición
Alfa de Cronbach mediante la varianza de los 47 ítems que componen la lista de chequeo aplicada
a los 3 expertos de la gobernación de Santander.
Se aplicaron técnicas como la observación basados en la aplicación de cuestionarios tipo
listas de chequeo a partir de requisitos de la NTC ISO 9001, ISO 14001 y NTC 45001, así como
la metodología de estudio de caso aplicada, que permitió plantear hipo tesis de cuales elementos
son prioritarios para fortalecer en el sistema, para luego proponer lineamientos guía para la mejora
continua, con un alcance descriptivo, es decir, se analizó un caso único y concreto. Y finalmente
tomando esta información como insumo, proponer la estrategia de mejoramiento con cronograma,
roles, recursos e indicadores, que facilite el fortalecimiento del proceso de planeación de la
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 14
Gobernación de Santander.
El alcance respectivo de este estudio fue: Formular un plan de mejoramiento del sistema
integrado de gestión soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad
y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación de
Santander, el cual, para lo cual se contemplaron los elementos de la visión de la institución, que
se describe a continuación, como: “Santander será reconocido como un departamento con equidad,
desarrollo ordenado, sustentable y competitivo. Una región líder que cuenta con polos de
desarrollo en ciencia, tecnología e innovación. Con un sistema eficiente que potencializa el proceso
de desarrollo humano integral de las comunidades y su inserción en el campo internacional; y que
desarrolla una cultura política basada en los principios de transparencia, eficacia y respeto por el
otro, fortalecida en los principales valores y raíces culturales de la población” (Gobernación de
Santander, 2016).
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 15
1. Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión
de la Gobernación de Santander
1.1 Objetivos
1.1.1 Objetivo general
Formular un plan de mejoramiento del sistema integrado de gestión soportado en normas
técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo para la actualización
del proceso de planeación de la Gobernación de Santander.
1.1.2 Objetivos específicos
1. Verificar el cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que
permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del sistema integrado
de gestión de la gobernación de Santander, validando los resultados obtenidos frente a las
normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001.
2. Diagnosticar el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación
de Santander, con la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz
de aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, que facilite la
identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de
mejoramiento.
3. Proponer el plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de
gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los lineamientos del ciclo de mejora
continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al cumplimiento de los requisitos
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 16
aplicables las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO
45001.
2. Metodología de aplicación
Para el desarrollo de esta investigación se aplicó la metodología del estudio de caso de la
escuela de negocios de Harvard, el cual se desarrolla aplicando procesos que pueden ser
cuantitativos, cualitativos o mixtos, y se analiza profundamente y de forma integral una unidad
específica que para esta ocasión se tomó como contexto la Gobernación de Santander, para
responder al planteamiento del problema, probar hipo tesis y desarrollar la teoría.
El enfoque de este estudio de caso fue cualitativo dado que, dado que su objeto principal
fue describir por medio de un previo análisis, un plan de mejoramiento con los lineamientos
funcionales y estructurales del sistema integrado de gestión del proceso de planeación de la
Gobernación de Santander, soportado en normas técnicas de gestión, ambiente y de seguridad y
salud en el trabajo, en el área de planeación de la gobernación de Santander. Este enfoque permite
plantear posibles soluciones a la problemática identificada.
Y coherente a lo anterior el tipo descriptivo, dado que se concentró de manera específica
en una variable y su contexto aplicando herramientas que facilitaron una revisión sistémica, lo cual
fue pertinente dado que requirió incorporar un proceso de búsqueda e indagación de información
de fuentes primarias y secundarias, teniendo como principal origen en la oficina de planeación de
la Gobernación de Santander, para compararla frente a estándares preestablecidos por normas
técnicas en aspectos de gestión del riesgo, aspectos e impactos ambientales y análisis de
vulnerabilidad de seguridad y salud en el trabajo, basados en una variedad de cuestiones, para ello
se aplicó una investigación de enfoque cualitativo, que facilitó identificar, caracterizar y proyectar
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 17
variables del sistema integrado de gestión del proceso de planeación de la Gobernación de
Santander.
En este apartado se describe la forma cómo se desarrolló el presente trabajo realizado para
lograr los lineamientos funcionales y estructurales del sistema de gestión integral soportado en
normas técnicas de gestión del riesgo, ambiental y seguridad y salud en el trabajo, en el área de
planeación de la gobernación de Santander.
Esta metodología utilizada buscó precisar por medio de un proceso de búsqueda e
indagación de información en la oficina de planeación de la gobernación de Santander, para
compararla frente a estándares preestablecidos por normas técnicas en aspectos de gestión del
riesgo, impactos ambientales y peligros de seguridad y salud en el trabajo, basados en una variedad
de cuestiones, para ello se aplicó una técnica de investigación cualitativa con instrumentos
cualitativos y cuantitativos, que facilitó identificar, caracterizar y proyectar variables del sistema
de gestión integrado.
2.1 Tipo de investigación
Es una investigación de tipo analítico, consiste fundamentalmente en establecer la
comparación de variables entre grupos de estudio y de control. Además, se refiere a la proposición
de hipó tesis que el investigador trata de probar o invalidar (Sampieri, 2016); en este caso se realizó
una verificación del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que
permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del sistema integrado de
gestión de la Gobernación de Santander y un diagnóstico del proceso de planeación del sistema
integrado de gestión de la Gobernación de Santander que facilite la identificación de oportunidades
de mejora y fortalezas para la formulación del plan de mejoramiento.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 18
2.2 Diseño metodológico
La investigación presenta un diseño cualitativo, la cual tiene las siguientes características:
Explora los fenómenos en profundidad, los significados se extraen de los datos, no se fundamenta
en la estadística y su procedimiento es inductivo, recurrente y analiza múltiples realidades
subjetivas en una secuencia no tiene secuencia lineal (Sampieri, 2016), en este caso se formuló un
plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la
Gobernación de Santander.
2.3 Método utilizado
El método empleado fue inductivo; desde una visión operativa, se realizó una verificación
del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de chequeo y así lograr conocer el estado
actual del sistema de gestión integral frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO
45001 del Sistema integrado de gestión actual del proceso de planeación de la Gobernación de
Santander.
Ver apéndice Personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr
los resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del
sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander.
2.4 Métodos de confiabilidad y validez del diseño de instrumentos de medición
El nivel de confiabilidad de los instrumentos implementados se llevó a cabo bajo la
metodología de medición Alfa de Cronbach mediante la varianza de los 47 ítems que componen
la lista de chequeo aplicada a los 3 expertos de la gobernación de Santander. Ver apéndice R.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 19
El coeficiente Alfa de Cronbach es un modelo de consistencia interna, basado en el
promedio de las correlaciones entre los ítems. Entre las ventajas de esta medida se encuentra la
posibilidad de evaluar cuánto mejoraría (o empeoraría) la fiabilidad de la prueba si se excluyera
un determinado ítem. (Universidad de Valencia, 2010).
Figura 1. Análisis Alfa de Cronbach
2.5 Fuentes y tipo de información
Coherente al punto anterior, se exponen las fuentes primarias utilizadas para el
cumplimiento de los objetivos, por ejemplo, se realizó la revisión de informes de auditoría,
solicitando información a través de listas de chequeo diligenciadas por el personal de calidad,
gestión ambiental y del área de seguridad y salud en el trabajo y observación de información de
informes de planeación, proyectos y auditoría interna, así como la sistematización de información
paso a paso de los resultados de las listas de chequeo, para finalmente poder llegar a conclusiones.
Se aplicó la lista de verificación a tres profesionales, quienes participaron en el ejercicio
de juicio de expertos que permitió la verificación de aspectos técnicos y conceptuales y aseguraron
la pertinencia y funcionalidad de las mejoras propuestas y paralelamente diagnosticar el estado
actual del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander,
frente a las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 20
Respecto a fuentes secundarias, se tomaron documentos de la PNUD, ICONTEC, DNP,
DAFP, informes de auditoría interna, informes de visitas de instituciones de control, estudios
realizados para contratación de personal y de bienes y todo el marco regulatorio. También se
recurrió a la información recabada en hechos históricos y académicos realizados por otros procesos
de investigación como el que se desarrolló.
2.6 Componentes y fases del estudio de caso. Según modelo de la escuela de negocios, las
fases son (D, 1997):
1. Fase preliminar: lectura y estudio del caso para la toma de conciencia con trabajo
individual.
2. Fase de expresión de opiniones y juicios: reflexión individual y detección de descriptores
con trabajo individual.
3. Fase de contraste: análisis en común de los datos analizados con trabajo en pequeños, para
lo cual se utilizó un árbol de problemas, grupos y puesta común en el grupo completo.
4. Fase de reflexión teórica: formulación de conceptos teóricos derivados del caso con trabajo
en pequeños grupos.
3. Marco referencial
3.1 Antecedentes
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 21
3.1.1 A nivel internacional
Al revisar documentos realizados en casos similares a este, se pudo evidenciar que un tema
relevante para la gestión pública y sus sistemas de gestión integrada es el Gobierno abierto (GA),
en el cual se destacan diferentes posturas o criterios de acuerdo con el proceso que se desarrolla
en cada país participante. Para el caso de España, (Ramírez, 2013) en su documento Gobierno
Abierto en la encrucijada: El cara y sello de la experiencia Latinoamericana en el marco de la
Alianza para el Gobierno Abierto, expone que el 2013 fue un año significativo para el GA, en la
medida que en menos de dos años fue consolidado, promovido e implantado a través de políticas
públicas enmarcadas en los criterios de transparencia y apertura, participación y rendición de
cuentas en por lo menos sesenta países en el mundo. Y concluye haciendo énfasis en la importancia
de “ciudadanizar el discurso y las practicas del Gobierno abierto.” (Ramírez, 2013) entendiéndolo
como un esfuerzo de carácter político, que tiene como base la confianza entre los actores y la
promoción del mejoramiento de la gestión pública y la calidad de los sistemas democráticos.
La gestión pública está hecha del compromiso de los funcionarios públicos y ciudadanos
con el Gobierno, facilitando la inteligencia cívica, el control de la gestión vía la contraloría social,
así como una concepción compartida de lo público, y que las competencias de la colaboración, lo
interactivo y el emprender ismo son hoy fundamentales para la gestión pública (Mariñez, 2015).
Continuando con antecedentes internacionales, en Venezuela, (Prieto & Ramírez, 2014)
Caracterizaron la participación ciudadana lo cual es el actor principal y usuario final del sistema
de gestión integral en una institución pública, afirmando en su documento que esta forma de
gobierno “está de moda” después de amplios esfuerzos de casi cuatro décadas y que en la nueva
versión se introducen aspectos fundamentales de transparencia, participación y colaboración
(p.93). En cuanto a la Participación ciudadana en el entendido del gobierno abierto, ha sido
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 22
abordada desde diferentes países con miradas diversas en relación con las instancias donde se
utilice el término, pero finalmente conllevan a la importancia de la misma y la necesidad de
promover los mecanismos que la permiten.
Al respecto, (Sánchez, 2015) en su documento, La participación ciudadana como
instrumento presenta los resultados de la investigación documental realizada en México y hace
referencia a que la participación ciudadana que hace dinámico los sistemas de gestión integrado
de las instituciones, es considerada un elemento clave en la agenda internacional de la
administración pública y por tanto debe contemplarse por los diferentes niveles del gobierno como
un derecho efectivo, expresarse de forma clara y congruente en los escenarios donde haya lugar y
realizar los ajustes necesarios para que en los diferentes organismos gubernamentales se promueva
el ejercicio de la ciudadanía en los asuntos públicos y se establezca la normatividad necesaria para
institucionalizar los mecanismos de participación ciudadana.
3.1.2 A nivel nacional
En un estudio realizado por Olave & Uribe (2019) titulado “Armonización del sistema de
gestión de calidad, basado en NTC ISO 9001:2015, el Decreto 1295 de 2010 y los lineamientos
para la acreditación de programas de pregrado, expedido por el Consejo Nacional de Acreditación
(CNA)” expone los resultados de una revisión de literatura asociada a los sistemas de gestión de
calidad en la educación superior. Analiza su aplicabilidad e influencia sobre la creación de nuevos
programas académicos de acuerdo con el contexto de las instituciones de educación superior. El
proyecto se llevó a cabo en tres etapas las cuales permitieron el desarrollo de una herramienta para
el análisis de la NTC ISO 9001:2015.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 23
En relación con el Gobierno Abierto y la participación ciudadana en Colombia, según
(Ruiz, 2001), durante los últimos veinte años, las transformaciones en el espacio de lo público y
la emergencia de nuevos escenarios políticos estuvieron relacionadas y condicionadas por la
explosión de prácticas y estrategias participativas y por la proliferación de estudios sobre el tema.
Actores como el Estado, los organismos financieros multinacionales, los partidos políticos, los
movimientos sociales o las organizaciones no gubernamentales convirtieron la participación en
uno de los ejes de su praxis.
En el caso de la ciudad de Bogotá la mayor experiencia en temas de cultura ciudadana se
desarrolló en la Administración del alcalde Mockus, mediante un proceso pedagógico que conllevó
la concientización de los habitantes de la ciudad respecto a la necesidad e importancia de asumir
respetuosamente las disposiciones orientadas a lograr una convivencia sana y en armonía para
contribuir al bienestar de toda la población (Caicedo, 2016).
En relación a los aspectos antes propuestos, (García, 2014) hace énfasis en ellos, en el
documento titulado Transparencia, participación y colaboración en las Administraciones
públicas, donde se propone “analizar el empleo de la apertura de datos como elemento de mejora
de la gestión pública y rendición de cuentas” (p.75) evidenciando la importancia de la tecnología
y la cultura digital a la hora de crear un mundo más transparente, que posibilite los procesos
democráticos y el acceso a los datos públicos abiertos.
Para (Lippez & Garcia, 2016) Ciudadanos como usuarios del sistema de gestión pública:
orientación a los ciudadanos de sitios municipales en Colombia para promover la participación.
Es un artículo que resalta la adopción, uso y difusión de las Nuevas Tecnologías de la Información
y la Comunicación (NTIC) y hace énfasis en el gran interés que despierta una administración
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 24
pública más abierta y efectiva, donde es importante la relación sociedad – Estado, siendo el aspecto
humano un criterio fundamental para el desarrollo del Gobierno Abierto.
En referencia a la participación ciudadana, (Restrepo, 2018) expresa que se han indagado
por el nivel de participación ciudadana, tanto en instancias formales como informales, dando como
resultado un balance poco satisfactorio; en promedio, siete de cada diez ciudadanos no participan
en ninguna organización y de los tres que participan, uno lo hace en organizaciones de tipo
comunitario. Las razones que aluden los ciudadanos que no participan son principalmente la falta
de tiempo o de interés. Y quienes participan tienen su mayor reparo en el nivel de incidencia de su
participación.
Por su parte Niño (2018), en su investigación denominada “Armonización de la NTC ISO
9001:2015 y la resolución 5107 de 2005 hacia un sistema integrado de gestión en labfarve, Bogotá,
Colombia” aborda la armonización entre la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015 estándar
internacional de carácter certificable para sistemas de gestión de la calidad, y la resolución 5107
de 2005 por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de Cumplimiento de Condiciones
Sanitarias para los Laboratorios que elaboren Productos Fito terapéuticos, hacia un sistema
integrado que permitirá construir pautas de armonización en el laboratorio de farmacología vegetal
LABFARVE. Usando un método de recolección de información con varias herramientas se logró
levantar diagnóstico inicial del estado de la organización, con base en lo anterior y estableciendo
una relación de normatividades se sometió a juicio de expertos, quienes a partir de una escala
Likert calificaron la relación lo cual permitió al autor del presente trabajo construir
recomendaciones, pautas y sugerencias de cómo integrar 2 enfoques diferentes y ayudar a generar
valor agregado al laboratorio.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 25
3.1.3 A nivel local
En un estudio adelantado por personal del programa Bucaramanga Metropolitana, cómo
vamos, en su séptima edición se consultó la percepción de 1.500 habitantes de la ciudad de
Bucaramanga y de los municipios de su área metropolitana como Floridablanca, Girón y
Piedecuesta, puso en evidencia la poca participación que tienen los ciudadanos (Departamento de
Santander, 2016). De acuerdo con la encuesta, si bien los consultados consideran que apoyar
iniciativas sociales es un deber, un 75 por ciento de ellos no apoya las acciones para resolver las
problemáticas de la ciudadanía.
3.2 Marco conceptual
3.2.1 Sistema de Gestión de la Calidad
Según (Plataform, 2015) para una empresa, tomar la determinación de implementar un
sistema de gestión de la calidad, impacta de manera positiva en el desempeño general de la empresa
y le ocasiona beneficios tales como: Poder ofrecer productos y servicios que cumplan con los
requisitos del cliente y la legislación vigente; crecen las formas de satisfacción del cliente; manejo
satisfactorio de riesgos y oportunidades inherentes a los objetivos de la empresa y le permite
demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de calidad puntuales (Plataform,
2015).
3.2.2 Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015
Para el ICONTEC, un sistema de gestión ambiental tiene como objetivo ofrecer una
metodología que le permita la conservación ambiental durante sus procesos. Una empresa desde
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 26
su alta dirección puede ser exitosa en el desarrollo sostenible si aplica: La protección del medio
ambiente, por control de los impactos ambientales negativos; el cumplimiento de los requisitos
legales ambientales y mejora el desempeño ambiental.
3.2.3 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001
La norma ISO 45001 es la actual para determinar los requisitos de implementación de un
SG-SST, esta reciente norma ofrece una metodología adecuada para el desarrollo de los sistemas
de gestión integral con las normas ISO 9001(Gestión de calidad) e ISO 14001 (Gestión
Ambiental). (Federico Sanchez, 2018). Su propósito fundamental es contribuir al mejoramiento de
los ambientes laborales empresariales, pues al aplicarla estos llegan a ser más seguros y saludables
para trabajadores y proveedores. Acorde a (Federico Sanchez, 2018) la norma ISO 45001 ofrece
beneficios como: Ser una norma internacional de amplia trayectoria que permite una empresa una
organización adecuada; idear un modelo que permita al trabajador el cumplimiento de estándares
para lograr un ambienta de trabajo más seguro y mejora la gestión de la seguridad y salud en el
trabajo.
3.2.4 Auditoría de procesos de calidad
Las auditorías de proceso de calidad son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema
de gestión de calidad de la organización. Normalmente, se auditan sistemas de gestión de la calidad
conformes a las normas técnicas siguiendo lineamientos de la NTC ISO 19011:2015 puesto que
esta es la norma mundial que describe los requisitos de un sistema de gestión de la calidad, no
obstante, también existen otros estándares propios de sectores particulares.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 27
3.2.5 Auditoría ambiental de procesos.
El proceso de desarrollo de una auditoría ambiental implica una serie de actividades
comprendidas dentro de una metodología especial. Las actividades propias de la auditoría
consisten en: (Leal, 2011)
3.3 Marco teórico
3.3.1 Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar.
El ciclo PHVA es aplicable en todos los procesos de sistemas de gestión para las empresas
este ciclo se puede definir según sus partes así: Planificar: Establece objetivos en sistemas y
procesos, todas las herramientas para conseguir resultados de acuerdo a las exigencias del cliente
y las políticas de la compañía, identificando riesgos aprovechando las oportunidades; hacer: Llevar
a cabo lo planeado; verificar: Seguimiento de laso procesos y productos de acuerdo a las políticas
y objetivos de actividades planificadas. Realizar informes de resultados y actuar: Emprender
acciones de mejora continua cuando la situación lo amerite. (Cisneros & Calderon, 2012)
3.3.2 Mejoramiento continuo
El mejoramiento continuo es el conjunto de todas las acciones diarias que permiten que los
procesos y la empresa sean más competitivos en la satisfacción del cliente. La mejora continua
debe formar parte de la cultura de la organización, convirtiéndose en una filosofía de vida y trabajo.
Para que se produzca el cambio cultural requerido, es necesario que: Las personas estén
convencidas de los beneficios que les brinda la mejora; la Alta Dirección motive a todas las
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 28
personas, les brinde procedimientos y técnicas, así como el poder de decidir y actuar para poder
realizar los cambios que se requieran. (Mi Colombia Digital , 2016)
3.4 Normativo
3.4.1 Organización Internacional de Normalización (ISO)
La Organización Internacional de Normalización, ISO, fue creada en 1946. Es el organismo
encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y
comunicación para todas las ramas industriales, a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su
función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las
empresas u organizaciones a nivel internacional. La ISO es una red de los institutos de normas
nacionales de más de 146 países, sobre la base de un miembro por el país, con una secretaría central
en Ginebra, Suiza, que coordina el sistema. Debido a que ISO "International Organization for
Standarization" (ISO, 2017).
3.5 Marco legal
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 29
Figura 2. Marco legal
Adaptado de (Congreso de la república de Colombia, 1991)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 30
4. Caracterización del contexto empresarial
Según (La red cultural del Banco de la República, 2019), define el gobierno departamental
como “el encargado de crear y desarrollar políticas que impulsen a cada departamento hacia un
mejor desarrollo”. En concordancia con lo anterior, esta investigación, se plantea desde la
Gobernación de Santander, cuyo objetivo primordial se enmarca en “mejorar la calidad de vida de
los santandereanos fomentando la competitividad, fortaleciendo la ciencia y la tecnología, y
recuperando la infraestructura vial, entre otros; vitales para el desarrollo y la proyección del
departamento”. (Gobernación de Santander, 2016) también se soporta en la misión y visión
establecidas en el plan de desarrollo departamental de Santander (PDDS) así:
“Misión: la Gobernación de Santander es un organismo de dirección, planificación
y promoción del desarrollo económico, social y ambiental, que cumple funciones de
intermediación y coordinación entre el Gobierno Nacional y los municipios de Santander,
así como de apoyo, complementariedad y subsidiariedad a la gestión local” (Gobernación
de Santander, 2016).
“Visión: Santander será reconocido como un departamento con equidad, desarrollo
ordenado, sustentable y competitivo. Una región líder que cuenta con polos de desarrollo
en ciencia, tecnología e innovación. Con un sistema eficiente que potencializa el proceso
de desarrollo humano integral de las comunidades y su inserción en el campo internacional;
y que desarrolla una cultura política basada en los principios de transparencia, eficacia y
respeto por el otro, fortalecida en los principales valores y raíces culturales de la población”
(Gobernación de Santander, 2016).
Cabe precisar que esta investigación, también responde a los fundamentos del
(Departamento de Santander, 2018), “en cuanto a la participación de los diferentes grupos
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 31
poblacionales, sectores sociales, económicos, gremios, academia y demás actores claves del
desarrollo departamental”. “Hace aportes a las instancias de planeación en las entidades
territoriales (Las asambleas departamentales, los concejos municipales, distritales y de las
entidades territoriales indígenas, respectivamente, los consejos territoriales de planeación
municipal, departamental, distrital, o de las entidades territoriales indígenas) y aquellas
dependencias equivalentes dentro de la estructura administrativa de las entidades territoriales que
llegaren a surgir en aplicación de las normas constitucionales que autorizan su creación”
(Departamento de Santander, 2018).
5. Contexto de la organización
5.1 Comprensión de la Organización y de su contexto.
Se puede evidenciar el contexto interno y externo de la Gobernación de Santander dentro
del Plan de Desarrollo Departamental “Santander Nos Une 2016 - 2019”, allí se encuentra
plasmados los componentes: participativo, diagnóstico, estratégico, programático y financiero que
determinó este gobierno para el desarrollo del departamento.
5.1.1 Necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Las necesidades y expectativas de las partes interesadas se identificaron y priorizaron en
cada proceso de la entidad, en el formato “matriz de identificación y evaluación de partes
interesadas” código ES-SIG-RG-50. Se ha planificado que el seguimiento de las partes
interesadas, sus necesidades y expectativas se realizarán anualmente, si de esta revisión se
identifican cambios deberán comunicarse a todos los servidores públicos que pertenecen al
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 32
proceso.
5.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión actual.
Dirección, coordinación, asistencia técnica y administrativa, articulación y vigilancia en
los sectores: salud, educación, seguridad y convivencia, desarrollo sostenible y competitivo del
tejido social, cultural turístico, empresarial, tecnológico, equipamiento e infraestructura, vivienda
y ambiente en la Gobernación para el territorio de Santander.
En la administración departamental no se considera pertinente la aplicación del requisito
8.3. “diseño y desarrollo de los productos y servicios” de la NTC ISO 9001:2015 y el requisito
7.3 “diseño y desarrollo” de la NTCGP 1000:2009, dado que los requisitos legales establecen las
condiciones para la prestación de los servicios de la entidad.
5.3 Sistema Integral de Gestión y Procesos
La Gobernación de Santander ha determinado 12 procesos como se puede ver en el Gráfico
1. Mapa de Procesos de La Gobernación de Santander. Ha identificado las entradas requeridas y
las salidas esperadas, así como la secuencia e interacción de estos procesos en las caracterizaciones
establecidas de cada proceso en el formato código: ES-SIG-RG-22.
Cada proceso cuenta con procedimientos pertinentes establecidos, los cuales son revisados
periódicamente por los responsables de los procesos con la ayuda del grupo de trabajo de la
Dirección de Sistemas Integrados de Gestión. La interrelación de los procesos se evidencia en la
siguiente tabla.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 33
Figura 3. Mapa de procesos de la Gobernación de Santander
Adaptado de (Departamento de Santander, 2018).
6. Liderazgo
6.1 Liderazgo y compromiso
Figura 4. Estructura de liderazgo del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de
Santander
Adaptado de (Departamento de Santander, 2018).
El Gobernador de Santander asume el liderazgo y compromiso frente al Sistema Integrado
de Gestión y designa autoridad y responsabilidad con el Sistema Integrado MECI-CALIDAD en
GOBERNADOR
DE SANTANDER
Secretarios de despacho y jefes de oficina
Directores Coordinadores Facilitadores Funcionarios
Dirección de Sistemas Integrados de Gestión
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 34
el secretario (a) de Planeación bajo la Resolución 01251 del 2012, con el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo en el Coordinador (a) del Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo,
con el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Calidad en el director (a) de
Sistemas Integrados de Gestión.
7. Análisis de la situación estudiada
El problema central al cual se realizó un aporte con este estudio fue la desactualización del
sistema de planeación en la Gobernación de Santander, causado por la baja visión innovadora, la
insuficiente inversión en actualización en temas de planeación y la baja concertación e ineficacia
en la programación lo cual se puede ver reflejado en el nivel de cumplimiento de los siguientes
sistemas: (1) organizacional 2,58% (2) capacitación equivalente al 1,82% (3)Dotación 3,25% (5)
materiales 2,5% (6) edificaciones 2,85% (7) equipos 2,72% (8) servicios públicos 3% (9) sistemas
alternos 2,6% (10) recuperación 2,99% y paralelamente se evidencia en la perdida de
oportunidades como en la innovación tecnológica para el control interno institucional, desventaja
competitiva e incumplimiento de metas; al respecto, se puedo evidenciar que es necesario la
implementación de acciones en formación, ajuste de políticas, procedimientos y presupuestos para
lograr el cumplimiento frente el 100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e
NTC ISO 45001, dado que promedio de las calificaciones de todos los elementos del instrumento,
teniendo en cuenta la ponderación diferencial de las variables integradoras, de esta manera se
obtiene el indicador final de un promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del
nivel de madurez del SIG evaluado el cual corresponde porcentaje promedio de cada uno de los 3
resultados obtenidos sobre el nivel de cumplimiento conjunto de los requisitos de la NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001, para ello se suman los tres porcentajes y se dividen por
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 35
3 dando como resultado final un promedio ponderado equivalente al 73% integral de
cumplimiento. En los siguientes párrafos, se exponen los detalles de este análisis de la situación
estudiada, así:
7.1 Resultados del análisis de cumplimiento
Resultados del análisis del cumplimiento de las políticas frente a los requisitos de la NTC
ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001 del Sistema de Gestión Integral actual de la oficina
de planeación de la Gobernación de Santander, que permitan priorizar acciones de fortalecimiento.
7.2 Estado actual del Sistema de Gestión Integral de la Gobernación de Santander.
El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de Santander nace de la búsqueda
permanente de estrategias que le permiten a la Entidad; satisfacer las necesidades de los
ciudadanos, garantizar la integridad física y mental de sus funcionarios, el permanente compromiso
con la Protección del Medio Ambiente y el dar cumplimiento a la Normatividad Vigente. Este
manual describe los elementos básicos y estratégicos para el cumplimiento de los requisitos de los
Sistemas Integrados de Gestión, los cuales se encuentran determinados en las normas, Sistema de
Gestión de Calidad ISO 9001:2015, Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001:2007 y el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión – MIPG.
El Manual de Sistemas Integrados de Gestión es comunicado a las partes interesadas en la
página web www.Santander.gov.co/intra de manera controlada. El presente documento se
encuentra en cumplimiento de los requisitos de control documental.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 36
8. Evaluación de cumplimiento del sistema actual
8.1 Evaluación de Complimiento del Sistema de Gestión Integrado Actual Frente a las
NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.
El problema central de este estudio está relacionado con la desactualización del sistema de
planeación en la Gobernación de Santander, causado por la baja visión innovadora, la insuficiente
inversión en actualización en temas de planeación y la baja concertación e ineficacia en la
programación y se evidencia en la perdida de oportunidades, desventaja competitiva e
incumplimiento de metas, como se ilustra en el siguiente árbol de problemas, así;
Figura 5. Árbol de problemas
Adaptado de: (Sampieri, 2016)
8.2 Evaluación de complimiento del Sistema de Gestión Integrado actual frente a las
NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.
El análisis de los resultados de la evaluación de cumplimiento del sistema integrado frente
a las NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, estuvo en un promedio de las
Efecto 2:
Desventaja Competitiva. Efecto 1:
Perdida de
Oportunidades.
Efecto 3:
Incumplimiento de
metas.
Desactualización del sistema de planeación en la Gobernación de
Santander.
Causa 2:
Insuficiente inversión en
actualización en temas de
planeación
Causa 1:
Baja visión
innovadora
Causa 3:
Poca Concertación
y ineficacia en la
programación
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 37
calificaciones de todos los elementos del instrumento, teniendo en cuenta la ponderación
diferencial de las variables integradoras, de esta manera se obtiene el indicador final de un
promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del nivel de madurez del SIG
evaluado. Este indicador, sirve como factor concluyente a la hora de evaluar el estado total de
madurez y alineación de los SG de la oficina de planeación de la Gobernación de Santander.
Ver apéndice S, desglose de personas que participaron en el diligenciamiento de
instrumentos para lograr los resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el
proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la gobernación de Santander.
8.2.1 Cumplimiento frente A La NTC ISO 9001: 75%.
El sistema cumple con lo externo e interno para su propósito y su dirección estratégica, y
no afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión integrado.
La organización realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre todo lo
relacionado con lo externo e interno.
Otro elemento positivo y conforme es que cuenta con un Manual Integrado de Gestión de
la Gobernación de Santander, proporciona las directrices para desarrollar las actividades
correspondientes a los procesos Estratégicos, Misionales, de Evaluación y de Apoyo, bajo los
esquemas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, buscando el
cumplimiento de la legislación aplicable y de los objetivos para mejorar continuamente el
desempeño de la Entidad.
También cuenta con una política, La Gobernación de Santander está comprometida en
planificar, dirigir y promocionar el desarrollo Económico, Político, Social, Cultural, Ambiental,
Sostenible y Competitivo del Departamento, para mejorar el bienestar de los ciudadanos,
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 38
cumpliendo sus competencias constitucionales y legales, ejerciendo las funciones administrativas
de coordinación, complementariedad e intermediación y actuando con sentido de pertenencia bajo
criterios de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia, lo cual permite articular esfuerzos para
el cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de Desarrollo Departamental. Para ello se cuenta
con un talento humano competente, con actitud permanente de servicio, comprometido a satisfacer
las necesidades y expectativas de las partes interesadas y a mejorar continuamente el Sistema
Integrado de Gestión.
Esta Política Integral será difundida a todos los niveles de la Gobernación y estará accesible
a todas las partes interesadas, será revisada y actualizada acorde a los cambios normativos y legales
asociados al Sistema Integrado de Gestión.
Tienen alta claridad de los roles, por ejemplo en su documento del sistema tiene definido
que La Alta Dirección asegura que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes
se asignan, se comunican y se entienden en toda la entidad; Actualmente se cuenta un Manual de
Roles identificado con el código AP-AI-MA-02 dentro del proceso Administración Institucional
en el cual se identifican y establecen los roles, las habilidades y actitudes y las responsabilidades
con las que debe contar cada rol.
Cuenta con acciones para abordar Riesgos y Oportunidades, como evidencia: la
Gobernación de Santander aplica la guía metodológica de la Administración del Riesgo, que está
sujeta a las orientaciones establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública
y los estándares de la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República, para
identificar, evaluar y establecer las acciones a tomar para los riesgos de los procesos, cada
secretaría cuenta con un mapa de riesgos que evidencia todas aquellas causas pertinentes que
puedan afectar los resultados previstos por la entidad, este registro se encuentra dentro de la
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 39
carpeta de mapa de riesgos de cada proceso en la INTRANET.
Los riesgos del contexto del proceso se identifican a través del formato “contexto
estratégico de riesgos código: ES-SIG-RG-13 donde se evidencian las debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas para cada secretaría y oficina.
La Oficina de Control Interno es la encargada de realizar seguimiento y evaluación a los
mapas de riesgos de la entidad.
Otro aspecto positivo frente a la NTC ISO 9001, es que la organización cuenta con los
objetivos Del Sistema Integrado De Gestión:
• Cumplir con las metas definidas en el Plan de Desarrollo Departamental.
• Incrementar el nivel de competencias de los funcionarios públicos que soporta la
Gobernación de Santander.
• Garantizar una atención al ciudadano con eficiencia y eficacia.
• Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión.
• Implementar acciones que conlleven al mejoramiento continuo de la entidad.
• Planificar y ejecutar acciones eficaces para controlar los aspectos ambientales asociados a
las actividades y operaciones de la entidad que puedan generar impactos en el medio
ambiente
• Planificar y ejecutar acciones eficaces para controlar los riesgos que amenacen la seguridad
y salud en el trabajo de los servidores públicos y visitantes en las instalaciones físicas del
Departamento. Se expone a continuación los resultados de la lista de chequeo.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 40
Tabla 1. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001
Resultados de La Gestión en Calidad NTC ISO 9001
Numeral de la Norma del Sistema de Gestión de
Calidad
% Obtenido de
implementación
Acciones por
Realizar
4.Contexto de la organización 86% Mantener
5. Liderazgo 75% Mejorar
6. Planificación 42% Implementar
7. Apoyo 75% Mejorar
8. Operación 82% Mantener
9.Evaluacion del desempeño 73% Mejorar
10. Mejora 89% Mantener
Total, resultado implementación 75%
Calificación global en la Gestión de Calidad Medio
Adaptado de (ISO, 2017)
El sistema cumple con lo externo e interno para su propósito y su dirección estratégica, y
no afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión integrado.
La organización realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre todo lo
relacionado con lo externo e interno.
La comprensión del contexto externo se ve facilitado al considerar los entornos legales,
tecnológicos, competitivos, de mercados, culturales, sociales, económicos, ya sea internacional,
nacional, regional o local.
La comprensión del contexto externo se ve facilitado al considerar lo relativo a los valores,
la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.
8.2.2 Cumplimiento frente a la NTC ISO 14001: 66%
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 41
Tabla 2. Resultados de la gestión ambiental NTC ISO 14001
Resultados de Gestión Ambiental ISO 14001
Numeral de la Norma del Sistemas de
Gestión Ambiental
% Obtenido de
implementación
Acciones por
Realizar
4. Contexto de la organización 70% Mantener
5. Liderazgo y participación 75% Mejorar
6. Planificación 47% Implementar
7. Soporte 75% Mejorar
8. Operación 62% Mantener
9. Evaluación de desempeño 65% Mejorar
10.Mejora 70% Mantener
Total, Resultado implementación 66%
Calificación global en la del Sistemas de
Gestión De Ambiental Medio
Adaptado de (ISO, 2017)
En materia ambiental la institución tiene un nivel de cumplimiento medio en atención a la
observancia de la norma NTC ISO 14001
Entre los aspectos positivos esta que cuenta con la identificación de lo externo e interno
capaz de afectar o de verse afectado por la organización; Para esto se identifica todo lo que abarca
su entorno.
También, se contempla herramientas para que se tome de variables externas el contexto
cultural, social, político, financiero, económico, tecnológico; cambios legislativos que afectan a
aspectos ambientales de la organización; condiciones ambientales: clima, calidad del agua y del
aire, disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del territorio.
En lo interno se toman las modificaciones en las instalaciones de la organización; cambios
en procedimientos operativos que implican la eliminación o la aparición de nuevos aspectos
ambientales; aumento o disminución de la plantilla; realización de trabajos subcontratados, que
antes se hacían en la organización, y viceversa.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 42
8.2.3 Cumplimiento frente a la NTC ISO 45001: 78%
Tabla 3. Resultados de gestión frente a requisitos NTC ISO 45001
Resultados de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo NTC ISO 45001
Numeral de la Norma del Sistemas de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo
% Obtenido de
Implementación
Acciones por
Realizar
4. Contexto de la organización 90% Mantener
5. Liderazgo y participación 75% Mejorar
6. Planificación 57% Implementar
7. Apoyo 75% Mejorar
8. Operación 82% Mantener
9. Evaluación de desempeño 75% Mejorar
10.Mejora 90% Mantener
Total, resultado implementación 78%
Calificación global en la del Sistemas de Gestión de
La Seguridad y Salud en el Trabajo Medio
Adaptado de (ISO, 2017)
La Alta Dirección demuestra liderazgo y compromiso con el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo integrando en su sistema procedimientos como:
• Procedimiento para las evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas, de
egreso y el manejo de las historias clínicas ocupacionales
• Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo
• Procedimiento para la orientación psicosocial
• Procedimiento para la creación y conformación del comité de convivencia laboral
• Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos legales y otros aplicables
en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
• Identificación de peligros, valoración y control de riesgos
No obstante, es preciso fortalecer y mejorar aspecto asociados a la planeación de procesos,
así como revisar acciones de fortalecimiento en elementos relacionados con liderazgo y
participación, apoyo y evaluación del desempeño.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 43
Al respecto de elementos relacionados con el numeral 6 del a ISO 45001, es necesario
actualizar la información del entorno, las partes interesadas y el alcance del sistema dado se han
generado cambios relevantes desde una perspectiva política, económica y social como respuesta a
las medidas tomadas por el gobierno ante los riesgos biológicos, estado de emergencia y la
necesidad de incluir nuevos actores en el sistema. No obstante, dado que se busca la actualización
del sistema a partir de nuevos requisitos de normas técnicas, implica esto actualizar el alcance.
dado que en aspectos de planificación se presentan aspectos como la insuficiencia de
presupuestos y horas de personal asignados al sistema integrado de gestión en aspectos
relacionados con la promoción del pensamiento basado en riesgos de todas las partes interesadas,
apoyo a los roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que
aplique a sus áreas de responsabilidad y cumplimiento de legislación en seguridad y salud en el
trabajo.
Se requiere hacer una revisión de la estructura organizacional, las funciones y
responsabilidades, que se encuentran establecidas para que sean cumplidas, todas las capacidades,
conocimientos y competencias.
Es necesario que los cambios que se han sugerido en los párrafos anteriores, se
complementen con herramientas de comunicación interna que permitan mayor claridad de
comunicación entre encargados de diferentes niveles de la organización, con los contratistas,
organizando claramente el que, cuando y quien comunica.
Finalmente, es relevante que se establezcan, implementen y mantengan procesos para el
seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación del desempeño.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 44
8.3 Desarrollo objetivo dos
Diagnóstico del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación
de Santander, con la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de
aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de
oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de mejoramiento.
8.3.1 Análisis del cumplimento de la Gestión del Riesgo del proceso de Planeación de la
Gobernación según resultados de la lista de verificación NTC ISO 31000.
El estado de cumplimiento general del sistema integrado, frente a la NTC ISO 31000, fue
del 54%, a continuación. Se expone el porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de
gestión frente a cada uno de los numerales de la norma, permitiendo identificar que fortalezas y
que debilidades tiene el sistema desde la perspectiva de gestión del riesgo:
Tabla 4. Porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de gestión
Cap 4. Creación y protección de valor 63%
Cap 5. Marco de referencia 40%
Cap. 6. Proceso 30%
6.4. Evaluación del riesgo 31%
6.5 Tratamiento del riesgo 57%
6.6. Seguimiento y revisión 75%
6.7. Registro e informe 83%
Adaptado de: herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría
de sistemas integrados de gestión.
Se incluye en el apéndice A, la herramienta matriz de cumplimiento general del sistema
integrado, frente a la NTC ISO 31000.
Las fortalezas son la creación y protección de valor, el seguimiento y la revisión y
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 45
finalmente el registro e informe.
La gestión del riesgo se encuentra involucrada en los 12 procesos de la gobernación de
Santander y están clasificados en misionales, de evaluación y apoyo y estratégicos, también se
puede evidencia en el formato de mapa de riesgos ES-SIG-RG-15; la alta dirección determina el
presupuesto para capacitaciones, compra equipos, infraestructura, contratación del personal,
mantenimiento del sistema de gestión el cual está incluido en la meta establecido en el plan de
desarrollo departamental; la gobernación debe rendir cuentas a la oficina de control interno y a la
contraloría departamental sobre la gestión realizada sobre los riesgos, la rendición de cuentas se
realiza mediante formatos externos; y finalmente, en cuanto al cumplimiento de la gestión del
riesgo actual, frente a los requisitos del ítem 4. creación y protección del valor, el sistema de
gestión de calidad cuenta con un procedimiento de planificación de cambios ES-SIG-PR-57 y su
respectivo formato ES-SIG-RG-57 en ese formato se pueden identificar los cambios y su
respectivo propósito, actividades para el cambio, las consecuencias, los recursos necesarios, los
responsables y la fecha de ejecución, los cambios deben ser aprobados por la oficina de sistema
integrados de gestión, y los cambios son considerados cada vez que haya un cambio tecnológico,
legal, traslado de oficinas o cambios en la estructura organizacional.
Al respecto del seguimiento y medición, la oficina de control interno de la gobernación se
encarga del seguimiento de la gestión del riesgo en la entidad con periodicidad de 4 meses; además
esta oficina de CI, cuenta con un procedimiento de seguimiento a los mapas de riesgos EV-CEY-
RG-14 y un plan de auditorías de control a los procesos, así mismo la eficacia de los controles se
evidencia mediante los elementos que se contemplan en la guía de administración del riesgo
emitida por la función pública y finalmente, los resultados del seguimiento y revisión a los mapas
dela gestión de riesgo son publicados en la página web institucional, y son almacenados en la
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 46
intranet de la entidad. En cuanto al registro e informe, en la gobernación de Santander se
comunican los resultados mediante el seguimiento que ejecuta la oficina de control interno de
manera cuatrimestral; mediante el informe de seguimiento que realiza la oficina de control interno
es un insumo para la toma de decisiones para la gestión del riesgo; la Gobernación cuenta con el
procedimiento de mejora continua e involucra a la gestión del riesgo en la organización y
finalmente, otro elementos es que en la gobernación se encuentra la matriz de partes interesadas y
dentro de ella contempla como se satisfacen las necesidades y expectativas de dichas partes.
Las debilidades son proceso, evaluación del riesgo y el marco de referencia. Respecto al
ítem de 6. En el cual se requiere que la organización contemple el proceso de gestión del riesgo
mediante comunicación y consulta con las partes interesadas de todas las etapas, las áreas, personas
y que contemple la supervisión del riesgo y la toma de decisiones; se puede evidenciar que la
gobernación de Santander mediante el procedimiento de comunicación informática AP-TIC-RG-
04 y su la matriz de comunicación informativa AP-TIC-RG-04 evidencia la reacción directa que
se tiene con las partes interesadas tantos internas como externas, sin embargo, la entidad no cuenta
con proceso definido para la comunicación , consulta y divulgación del riesgo; otro elemento
importante es que para realizar la definición de los criterios del riesgo y su valoración solo tiene
en cuenta los puntos de vista de la alta dirección dejando de lado los criterios de los líderes de los
procesos y su equipo de trabajo y que no involucra a las personas afectadas en el proceso de la
gestión del riesgo.
Al respecto del cumplimiento frente al ítem 6. De evaluación del riesgo, la entidad
no contempla para la identificación las fuentes de riesgo tangibles e intangibles, ni se evidencia
que se tenga establecido la identificación de riesgos emergentes; otro elemento en esta debilidad
es que la organización no cuenta con una declaración de confiabilidad de la información para toda
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 47
su gestión del riesgo; ni se contempla ninguna de las fases mencionadas en este numeral ni el
cumplimiento de este numeral dentro de la entidad; complementario a lo anterior, en la entidad no
se está realizando ni se tiene documentado el contemplar los niveles de sensibilidad y confianza
en la gestión del riesgo; finalmente es necesario resaltar que es también una debilidad el hecho que
en la entidad no se tiene contemplado comparar los resultados del análisis con los criterios del
riesgo.
8.3.2 Matriz de aspectos e impactos ambientales
En el análisis se determinó que la fecha el personal no tiene el total de competencias en
conocimiento y habilidades de aspectos ambientales, luego se requiere un entrenamiento en
especial en cuanto a interpretación de cambios legislativos que afectan a aspectos ambientales de
la organización, así como revisión de información como; clima, calidad del agua y del aire,
disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del territorio y
establecer indicadores para el seguimiento a procedimientos operativos que implican la
eliminación o la aparición de nuevos aspectos ambientales; aumento o disminución de la plantilla.
Se incluye en el apéndice B, la herramienta matriz de aspectos e impactos ambientales.
Es necesario mejorar el seguimiento a los controles y valoración a las siguientes fuentes:
Consumo del recurso hídrico, consumo de materias primas e insumos, generación de empleo,
generación de residuos, generación de emisiones y el consumo de materias primas e insumos.
Los aspectos relevantes en el proceso de planeación son los siguientes: Consumo del
recurso hídrico, consumo de materias primas e insumos, generación de residuos y la generación
de emisiones.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 48
Los impactos ambientales relevantes en el proceso de planeación son: Agotamiento del
recurso hídrico, agotamiento de los recursos naturales no renovables, contaminación por
generación de residuos ordinarios, contaminación por emisión de varios agentes clasificados,
contaminación por emisión de ruido y contaminación por generación de residuos ordinarios.
8.3.3 Análisis de vulnerabilidad
A través del método de criterios ponderados se realizó el análisis de vulnerabilidad de la
entidad bajo 3 enfoques Vulnerabilidad en personas, Vulnerabilidad en recursos y Vulnerabilidad
en sistemas o procesos. Y paralelamente aplicando la metodología Alfa de Cronbach para estimar
el nivel de confiabilidad y validez del instrumento aplicado. Ver apéndice R.
Tabla 5. Criterios de calificación e interpretación de la herramienta análisis de vulnerabilidad
Calificación Interpretación Calificación
Ponderada Interpretación
4 Fortaleza Mayor 2.1 - 3.0 Vulnerabilidad BAJA
3 Fortaleza menor 1.1 – 2.0 Vulnerabilidad MEDIA
2 Debilidad menor 0.0 - 1.0
Vulnerabilidad ALTA
1 Debilidad Principal
Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de
sistemas integrados de gestión.
Tabla 6. Vulnerabilidad en las personas (Organización)
Vulnerabilidad En Las Personas
1. Organización
Descripción Peso
Asignado Calificación
Calificación
Ponderada
¿Existe una política general en SST donde
se indica la prevención y preparación para
afrontar una emergencia?
0,14 4 0,56
¿Existe comité de emergencias y tiene
funciones asignadas? 0,14 3 0,42
¿La entidad participa y promueve
activamente a sus funcionarios el 0,14 1 0,14
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 49
Vulnerabilidad En Las Personas
programa de preparación para
emergencias?
¿Los funcionarios han adquirido
responsabilidades específicas en caso de
emergencias?
0,14 2 0,28
¿Existe brigada de emergencias? 0,14 3 0,42
¿Existen instrumentos o formatos para
realizar inspecciones a las áreas para
identificar condiciones inseguras que
puedan generar emergencias?
0,14 2 0,28
Existen instrumentos o formatos para
realizar inspecciones a los equipos
utilizados en emergencias.
0,16 3 0,48
Total, Organización 1,00 18 2,58
Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de
sistemas integrados de gestión.
Los aspectos Señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y
secundarias asociadas a la esfera organizacional y paralelamente los aspectos señalados como 3y
4 son las fortalezas principales y secundarias de la estructura organizativa.
Tabla 7. Vulnerabilidad en las personas (Capacitación)
Vulnerabilidad en las Personas
2. Capacitación
Descripción Peso Asignado Calificación Calificación
Ponderada
¿Se cuenta con un programa de
capacitación en prevención y control
de emergencias?
0,16 3 0,48
¿Los miembros del comité de
emergencias se encuentran
capacitados?
0,16 1 0,16
¿Las personas han recibido
capacitación general en temas
básicos de emergencias y en general
saben las personas autoprotegerse?
0,16 2 0,32
¿El personal de la brigada ha
recibido entrenamiento y
capacitación en temas de prevención
y control de emergencias?
0,16 2 0,32
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 50
Vulnerabilidad en las Personas
¿Esta divulgado el plan de
emergencias y evacuación? 0,18 2 0,36
¿Se cuenta con manuales, folletos
como material de difusión en temas
de prevención y control de
emergencias?
0,18 1 0,18
Total, Capacitación 1,00 11 1,82
Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de
sistemas integrados de gestión.
Los aspectos señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y
secundarias asociadas a la esfera de capacitación y paralelamente los aspectos señalados como 3 y
4 son las fortalezas principales y secundarias asociados a los programas de formación.
Tabla 8. Vulnerabilidad en las personas (Dotación)
Vulnerabilidad en las Personas
3. Dotación
Descripción Peso Asignado Calificación Calificación
Ponderada
¿Existe dotación personal para el
personal de la brigada y del comité
de emergencias?
0,35 3 1,05
¿Se tienen implementos básicos de
primeros auxilios en caso de
requerirse?
0,25 4 1
¿Se cuenta con implementos
básicos para el control de
incendios tales como herramientas
manuales, extintores, palas entre
otros de acuerdo con las
necesidades específicas y
realmente necesarias para la Sede?
0,18 3 0,54
¿Se cuenta con implementos
básicos para el rescate de personas
y bienes?
0,22 3 0,66
Total, Dotación 1,00 13 3,25
Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de
sistemas integrados de gestión.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 51
Los aspectos Señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y
secundarias asociadas a la esfera de dotación y elementos de protección personal. Paralelamente
los aspectos señalados como 3y 4 son las fortalezas principales y secundarias respecto a la gestión
de seguridad ocupacional.
Tabla 9. Vulnerabilidad en los recursos (Materiales)
Vulnerabilidad en los Recursos
4. Materiales
Descripción Peso Asignado Calificación Calificación
Ponderada
Se cuenta con cinta de acordonamiento o
balizamiento 0,25 1 0,25
¿Se cuenta con extintores? 0,25 4 1
¿Se cuenta con camillas? 0,25 2 0,5
¿Se cuenta con botiquines? 0,25 3 0,75
Total, Materiales 1,00 10 2,5
Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de
sistemas integrados de gestión.
Los aspectos Señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y
secundarias asociadas a la esfera de materiales elementos de protección y prevención de riesgos.
Paralelamente los aspectos señalados como 3y 4 son las fortalezas principales y secundarias
respecto a los suministros de emergencia.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 52
Tabla 10. Vulnerabilidad en los Recursos (Edificaciones)
Vulnerabilidad en los Recursos
5. Edificaciones
Descripción Peso
Asignado Calificación
Calificación
Ponderada
¿El tipo de construcción es sismorresistente? 0,17 3 0,51
Existen puertas y muros cortafuego 0,17 3 0,51
¿Existen salidas de emergencia? 0,17 2 0,34
¿Existen rutas de evacuación? 0,17 3 0,51
¿Se cuenta con parqueaderos? 0,17 4 0,68
Están señalizadas vías de evacuación y equipos
contra incendio 0,15 2 0,3
Total, Edificaciones 1,00 17 2,85
Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de
sistemas integrados de gestión.
Los aspectos Señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y
secundarias asociadas a la infraestructura y rutas de emergencia. Paralelamente los aspectos
señalados como 3y 4 son las fortalezas principales y secundarias respecto a la gestión de seguridad
y prevención.
Tabla 11. Vulnerabilidad en los Recursos (Equipos)
Vulnerabilidad en los Recursos
6. Equipos
Descripción Peso
Asignado Calificación
Calificación
Ponderada
¿Se cuenta con algún sistema de alarmas? 0,14 2 0,28
Se cuenta con sistemas automáticos de
detección de incendios 0,14 3 0,42
Se cuenta con sistemas automáticos de control
de incendios 0,14 1 0,14
Se cuenta con un sistema de comunicaciones
internas 0,14 4 0,56
Existen hidrantes públicos y/o privados? 0,14 3 0,42
¿Se cuenta con gabinetes contra incendio? 0,14 3 0,42
Se cuenta con programa de mantenimiento
preventivo para los equipos de emergencia 0,16 3 0,48
Total, Equipos 1,00 19 2,72
Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de
sistemas integrados de gestión.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 53
Los aspectos Señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y
secundarias asociadas a la esfera de disponibilidad de equipos de control de incendios.
Paralelamente los aspectos señalados como 3y 4 son las fortalezas principales y secundarias
respecto a la esfera de prevención de incendios.
Tabla 12. Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos
7. Servicios Públicos
Descripción Peso
Asignado Calificación
Calificación
Ponderada
Se cuenta con buen suministro de energía 0,20 4 0,8
Se cuenta con buen suministro de agua 0,20 3 0,6
Se cuenta con un buen programa de recolección de
basuras 0,20 3 0,6
Se cuenta con servicio de gas natural 0,20 2 0,4
Se cuenta con buen servicio de comunicaciones
teléfonos, celulares etc. 0,20 3 0,6
Total, servicios Públicos 1,00 15 3
Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos
8. Sistemas Alternos
Descripción Peso
Asignado Calificación
Calificación
Ponderada
Se cuenta con un tanque de reserva de agua 0,2 3 0,6
Se cuenta con una planta de emergencia 0,2 2 0,4
Sistema de iluminación de emergencia 0,2 2 0,4
Se cuenta con un buen sistema de vigilancia física 0,2 3 0,6
Se cuenta con un sistema de comunicaciones de
emergencias
0,2 3 0,6
Total, Sistemas Alternos 1,00 13 2,6
Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos
9. Recuperación
Descripción Peso
Asignado Calificación
Calificación
Ponderada
Se cuenta con algún sistema de seguro los
funcionarios 0,33 4 1,32
Se cuenta asegurada la edificación en caso de
terremoto, incendio, atentados terrorista etc.. 0,33 3 0,99
Se cuenta asegurados los equipos y todos los bienes en
general 0,34 2 0,68
Total, Recuperación 1,00 9 2,99
Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de
sistemas integrados de gestión.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 54
Los aspectos Señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y
secundarias asociadas a la esfera de sistemas y procesos en la estructura interna de la entidad.
Paralelamente los aspectos señalados como 3y 4 son las fortalezas principales y secundarias
respecto a los procesos y operaciones corporativos.
8.3.4 Análisis de la coherencia basado en el nivel de relación entre el proyecto planteado y los
resultados alcanzados por la investigación.
Al respecto de la aplicación de la metodología propuesta, fue necesario hacer algunos
ajustes, todo radicó en aspectos como la hipótesis de que el paradigma de investigación debería
ser un paradigma sociocrítico con enfoque mixto, sin embargo, luego de avanzar en el análisis de
los objetivos, precisar el alcance y detallar la estrategia de investigación se organizó la metodología
soportada en un estudio de caso, requirió ajustar esa planificación de la metodología logrando
finalmente definirla y aplicarla de enfoque cualitativo dado que, dado que su objeto principal fue
describir por medio de un previo análisis, un plan de mejoramiento con los lineamientos
funcionales y estructurales del sistema integrado de gestión del proceso de planeación de la
Gobernación de Santander, soportado en normas técnicas de gestión, ambiente y de seguridad y
salud en el trabajo, en el área de planeación de la gobernación de Santander.
Otro elemento a resaltar en este resultado logrado al aplicar la metodología fue que el tipo
de investigación fue analítico, lo que oriento como hacer comparación de variables que hacen parte
de los instrumentos de diagnóstico aplicados, todo ello permitió verificación del cumplimiento de
requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual
del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander y un
diagnóstico del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 55
Santander que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación
del plan de mejoramiento.
Fue necesario analizar cómo hacer la articulación de los resultados de las herramientas de
diagnóstico de cumplimiento normas técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001
no tienen la misma estructura PHVA ni fueron alimentadas con información de un nivel estratégico
como se diligenciaron las herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e
impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, dado que estas últimas son aplicadas con
información que se genera en un nivel táctico.
8.4 Plan de mejoramiento para el proceso de Planeación del Sistema Integrado de
Gestión de la Gobernación de Santander.
Desarrollo del objetivo tres: Proponer el plan de mejoramiento para el proceso de
planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los
lineamientos del ciclo de mejora continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al
cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC
ISO 14001 y NTC ISO 45001.
8.4.1 Fases para la implementación de las acciones de mejora del Sistema Integrado de
Gestión de la oficina de Planeación de la Gobernación de Santander
La implementación de este plan involucra los resultados de la verificación del
cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento
del estado actual del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de
Santander, frente a las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 56
45001 y el diagnóstico del proceso realizado con la aplicación de herramientas de gestión del
riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, lo
cual facilitó la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan
de mejoramiento.
Continuando con la aplicación de la metodología del estudio de caso de la escuela de
negocios de Harvard, el cual se hará una proyección tanto cualitativa que describe en que consiste
cada actividad como cuantitativa con indicadores y tiempos, que permita una intervención en
forma integral logrando dar una respuesta al planteamiento del problema, probar hipo tesis y
desarrollar la teoría revisada llevada al contexto preciso del proceso de planeación de la
gobernación de Santander.
Ahora, dentro de los requisitos establecidos estarían los compromisos en cuanto a políticas
requeridas por las normas cumplimiento de requisitos frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001
y NTC ISO 45001 del Sistema integrado de gestión actual del proceso de planeación de la
Gobernación de Santander, fortaleciendo la fase de planificación.
Es importante resaltar que esta esté plan de mejoramiento fortalece la integración dado
que provee un alto grado de compatibilidad con las normas ISO, ya que guarda relación con
aspectos comunes a las normas y tiene una estructura que facilita el ciclo de PHVA.
Como se describe en la siguiente figura, que contempla las etapas las siguientes, así:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 57
Figura 6. Etapas de ciclo PHVA
8.4.2 Formulación de ajustes a políticas del Sistema Integrado de Gestión del Proceso de
Planeación de la Gobernación de Santander.
Es preciso realizar un proceso de integración y armonización de normas para mejorar la
gestión de calidad de la institución teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones para su
procedimiento:
Tabla 13. Integración y ajuste a políticas del sistema
Definición del nuevo alcance del sistema integrado de gestión.
Determinación de la verdadera necesidad del sistema frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001
y NTC ISO 45001
Evaluación del riesgo que supone implantar los cambios para cumplimiento del sistema.
Ajuste de políticas, manuales y procedimientos requeridos para cumplimiento de las tres normas.
Definición del método de implantación de ajustes para cumplimiento de la norma de la norma:
básico, avanzado y experto.
Desarrollo actividades.
Evaluación de la implementación de actividades para cumplimiento de la norma.
Documentación de acciones de mejora en formato propuesto F-AM-001.
Revisión de la conformidad del sistema integrado de gestión luego de aplicados los ajustes.
Priorización de debilidades y fortalezas encontradas en el
diagnóstico de cumplimiento de los requisitos frente a las 3 normas
técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.
Priorizacion de factores críticos del sistema a partir de los
resultados de la evaluación con instrumentos riesgos, impactos ambientales y vulnerabilidad.
Formulación de la integración y ajustes a politicas del sistema
Establecimiento de actividades en la operación del sistema.
Documentación de los Procesos Estratégicos, Misionales y de
Apoyo, que permitan la estandarización del sistema de
gestión ambiental
Programación de los cambios del sistema integrado de gestión para
cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas
colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 58
8.4.3 Determinación de ajustes requeridos para el cumplimiento del Sistema Integrado de
Gestión Frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.
La intención del plan de mejoramiento es instaurar, instituir y llevar acabo un efectivo
método PHVA para la gestión de los procesos, recursos naturales y seguridad de personas, y da
lugar a la prevención de accidentes y deterioros al medio ambiente, así como mejora de la eficacia
de los procedimientos misionales, estratégicos y de apoyo, facilitando en un corto plazo la
distribución de responsabilidades concretas para las partes interesadas.
El análisis de los resultados de la evaluación de cumplimiento del sistema integrado frente
a las NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, estuvo en un promedio de las
calificaciones de todos los elementos del instrumento, teniendo en cuenta la ponderación
diferencial de las variables integradoras, de esta manera se obtiene el indicador final de un
promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del nivel de madurez del SIG
evaluado. Este indicador, sirve como factor concluyente a la hora de evaluar el estado total de
madurez y alineación de los SG de la oficina de planeación de la Gobernación de Santander.
1. Frente a La NTC ISO 9001. Se requiere actualizar la política del sistema integrado de gestión
de la Gobernación de Santander al respecto de los siguientes elementos:
• Elementos relacionados con las partes interesadas del sistema.
• Aspectos de comunicación ampliando a que sea física y digital.
• Ampliar a criterios de austeridad del gasto público, que complemente los ya establecidos
de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia.
• Inclusión de elementos de prevención de riesgos de impacto en personas, activos y
recursos ambientales.
Actualizar los objetivos Del Sistema Integrado De Gestión incluyendo estos dos nuevos
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 59
objetivos y revisando la pertinencia de los objetivos que ya estaban definidos, una vez que se
confronten con los requerimientos de las 3 normas:
• Incluyendo. Revisar en forma eventual el cumplimiento del sistema frente a las NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001.
• Validar instrumentos requeridos para la gestión de puntos críticos identificados a partir
de las herramientas de gestión de riesgo, de impactos ambientales y de seguridad de
personas y activos.
• Promover la gestión del conocimiento por medio de la comunicación eventual a las partes
interesadas verificando su comprensión acerca de los valores, la cultura, los conocimientos y
el desempeño de la organización.
Es necesaria la actualización del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la
Gobernación de Santander, para incluir las directrices que faciliten desarrollar las actividades
correspondientes a los procesos Estratégicos, Misionales, de Evaluación y de Apoyo, bajo los
esquemas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, así como tratamiento
de los puntos críticos identificados con las herramientas de gestión del riesgo, Aspectos e impactos
ambientales y Análisis de vulnerabilidad. Para ello, se requiere iniciar con la revisión de la
legislación aplicable y de los objetivos del manual, facilitando evidenciar la mejora continua.
Se requiere documentar, aprobar y poner en marcha un procedimiento de dirección
estratégica que incluya indicadores para un seguimiento y revisión de la información sobre todo
lo relacionado con los entornos legales, tecnológicos, competitivos, de mercados, culturales,
sociales, económicos, ya sea internacional, nacional, regional o local.
Actualización de acciones para abordar riesgos y oportunidades, revisando la guía
metodológica de la Administración del Riesgo, que está sujeta a las orientaciones establecidas por
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 60
el Departamento Administrativo de la Función Pública y los estándares de la Secretaria de
Transparencia de la Presidencia de la República, para identificar, evaluar y establecer las acciones
a tomar para los riesgos de los procedimientos, actualizando el formato código: ES-SIG-RG-13 en
el cual se evidencian las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas del proceso de
planeación.
Es necesario realizar mínimo un encuentro en simultaneo entre el equipo de sistemas de
gestión con el personal de la Oficina de Control Interno para unificar criterios del seguimiento y
evaluación a los mapas de riesgos contemplando los elementos de los procesos administrativos,
ambientales y de seguridad y salud en el trabajo desde una visión integral.
2. Frente A La NTC ISO 14001. Establecer indicadores para el seguimiento a procedimientos
operativos que implican la eliminación o la aparición de nuevos aspectos ambientales; aumento o
disminución de la plantilla. Para ello, se debe organizar la aplicación eventual cada año de una
calculadora de Aspectos e impactos ambientales para publicar estadísticas comparativas, tomando
como sujeto de medición el paso a paso de los siguientes procedimientos:
• Dirección del desarrollo equitativo y participativo en el proceso de planificación,
coordinando, regulando y concentrando políticas y acciones sectoriales, regionales,
nacionales, departamentales y municipales para lograr el desarrollo humano sostenible en
el departamento de Santander.
• Funciones laborales fuera de las instalaciones.
• Dirección de las políticas, programas y proyectos establecidos por la administración
departamental para la eficiente gestión de los recursos provenientes de las regalías, acorde
con el nuevo sistema general de regalías, y los diferentes órganos de administración y
decisión del departamento y el de los municipios.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 61
• Dirección del plan estratégico de la entidad, la sostenibilidad de los procesos y
procedimientos de los sistemas integrados de gestión realizando seguimiento a estos para
fortalecer y mejorar el desarrollo institucional.
• Planificación y seguimiento a emergencias / riesgos asociados a la vecindad.
Para implementar el método cuantitativo mencionado en el párrafo anterior, se requiere
tener especial énfasis en la cuantificación de las siguientes fuentes:
• Cantidad de agua potable
• Volumen de papel
• Cantidad en kilogramos de residuos ordinarios
• Emisión por combustión de transporte terrestre incluyendo los de la operación y los de
los trabajadores y de otras partes interesadas.
• Emisión por combustión de transporte aéreo de trabajadores en misión.
• Combustible para planta generadora de energía eléctrica que se utilice en caso de apagón.
• Ruido por funcionamiento de planta generadora de energía eléctrica, aparatos electrónicos
en eventos realizados y vehículos de trabajadores y otras partes interesadas.
Otra acción de mejora es: entrenar a personal que hace parte de los procesos en el manejo
y aplicación de herramientas e interpretación de cambios legislativos que afectan a aspectos
ambientales de la organización, así como revisión de información como; clima, calidad del agua y
del aire, disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del
territorio.
Generar material digital como videos y contenidos para redes sociales, para lograr
comunicar con efectividad a las partes interesadas, el impacto ambiental en cuanto a:
• Agotamiento de los recursos naturales no renovables
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 62
• Limitación al social causado por emisiones de vehículos y residuos
• Contaminación por generación de residuos ordinarios
• Contaminación por emisión de varios agentes clasificados
• Contaminación por emisión de contaminantes criterio
• Contaminación por emisión de ruido
3. Frente a la NTC ISO 45001. La primera acción de mejora debe ser la actualización de la
información del entorno.
La siguiente acción de mejora debe ser redefinir el alcance del sistema integrado de gestión,
dado que contemple lo planteado en la NTC ISO 45001.
Se requiere una mejora en aspectos de presupuestos y horas de personal asignados al
sistema integrado de gestión.
También se requiere una actualización de las políticas y procedimientos relacionados con
la identificación de peligros, incluyendo en estos documentos guía de los procesos factores como
la organización del trabajo, horas de trabajo y acoso.
Una acción de mejora es la actualización de la estructura organizacional, las funciones y
responsabilidades.
Finalmente, es relevante que se establezcan, implementen y mantengan procesos para el
seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación del desempeño.
4. Frente puntos críticos identificados con la herramienta de análisis de vulnerabilidad se pueden
mencionar:
• No cuenta con sistemas automáticos de control de incendios.
• No existe señalización en cuanto a salidas de emergencia.
• No cuenta con manuales, folletos de difusión en temas de prevención y control de
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 63
emergencias.
• Los miembros del comité de emergencias no se encuentran lo suficientemente capacitados.
5. Frente puntos críticos identificados con la matriz de aspectos e impactos ambientales. Se
requiere fortalecer las competencias en conocimiento y habilidades de aspectos ambientales, lo
cual es favorable que se haga por medio de MOOC es decir contenidos digitales que se orienten
bajo una estrategia pedagógica.
Los contenidos se requieren que sean centrado en las siguientes temáticas:
• Módulo 1: Nueva legislación que afectan a aspectos ambientales de la organización.
• Módulo 2: Interpretación de aspectos de impacto del clima, calidad del agua y del aire.
• Módulo 3: Disponibilidad de recursos naturales.
• Módulo 4: Evaluación de impacto de los cambios en las políticas de organización del
territorio.
• Módulo 5: Formulación de indicadores para el seguimiento a procedimientos operativos.
• Módulo 6: Métodos de seguimiento a los controles y valoración a las siguientes fuentes:
Consumo del recurso hídrico, consumo de materias primas e insumos, generación de
empleo, generación de residuos, generación de emisiones y consumo de materias primas e
insumos.
El proceso de planeación de la gobernación de Santander requiere implementar las
siguientes acciones para la mejora del impacto ambiental que se genera actualmente, así:
Uno de los aspectos relevantes en el proceso de planeación son los siguientes: Consumo
del recurso hídrico, Es que se utilice la lavadora de cortinas, manteles, elementos de decoración
pero programando lavadas para que esté totalmente llena cuando se va a utilizar, con la temperatura
más baja posible y la dosis justa de detergente; adicional a ello, se requiere colocar señalización
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 64
instructiva para los trabajadores al respecto de evitar mantener abiertos los grifos innecesariamente
al lavarse los dientes, o en el caso de la cafetería de la oficina, al fregar los platos. Otra estrategia
útil, es no arrojar a los desagües sustancias que pueden ir al cubo de la basura: pañuelos de papel,
colillas de cigarrillos, restos de comida, bastoncillos, preservativos, tampones y compresas y
revisar adecuadamente las griferías y saneamientos del hogar.
Para mejorar en cuanto al consumo de materias primas e insumos, al comprar
electrodomésticos, grifos, sanitarios, elegir modelos ahorradores, con tecnología eficiente
incorporada y generar la cultura de cero papeles.
Al respecto de la generación de residuos y la generación de emisiones, es conveniente que
se revisen los vehículos que pertenecen al personal de la oficina de planeación, el hábito actual de
lavado de este por ejemplo promover en el personal que no se lave el auto con manguera dado que
gasta aproximadamente 500 litros; en cambio con cubo y esponja unos 50 litros.
Establecer indicadores y herramientas de control sobre los impactos ambientales relevantes
en el proceso de planeación.
Se requiere generar actividades de planta de árboles con el personal, en días no laborales,
que permita no solo la integración, sino una mejora en la cultura ambiental, y mitigas temas de
emisiones que se generan.
Generar una actividad de promoción del reusó y reciclaje en trabajadores, para mitigar la
contaminación por generación de residuos ordinarios.
Realizar oportunidades de valoración de residuos de la oficina de planeación, optimización
de envases y cálculo de huella ambiental tanto para cada trabajador como para publicar en un lugar
visible el dato de huella ambiental de la oficina de planeación lo que puede mejorar temas
relacionados con la contaminación por emisión de varios agentes clasificados.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 65
Es necesario que en puntos como la recepción y salas de reuniones se realice con alta
frecuencia una vigilancia para los efectos adversos sobre la salud relacionados con el ruido a partir
de mediciones y control, en especial para personas que tiene alta exposición como el caso de
secretarias y recepcionistas.
Respecto a temas de contaminación por emisión de ruido para mejorar en estos aspectos,
se requiere planificar acciones para dar respuesta inmediata cuanto se presenta una contingencia
por suministro de energía eléctrica, al respecto, es necesario con conjunto con la oficina de
infraestructura de la gobernación, mejorar la frecuencia y la calidad del mantenimiento de las
plantas generadoras dado que, en los últimos dos años, se ha incrementado su uso y Aplicar
acciones centradas en la canalización de residuos aprovechables y recuperables con fines a mejorar
no solo en aspectos de reputación institucional sino de reducción de gastos y mejora de manejo de
inventarios.
6. Frente puntos críticos identificados con el análisis de vulnerabilidad. Seguimiento a los
controles y valoración a los siguientes puntos críticos según análisis de vulnerabilidad:
• Incendio (estructurales, eléctricos, por líquidos o gases inflamables) y/o explosión (gases,
polvos)
• Fallas de equipos y/o sistemas
• Inundaciones por deficiencia de la infraestructura, hidráulica (redes, Alcantarillado,
Acueducto)
• Asaltos - robos- orden público - sabotajes
• Terrorismo
• Movimientos sísmicos
• Lluvia con tormenta
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 66
• Vientos fuertes
Entrenamiento a personal y coordinación con instituciones de manejo del riesgo,
emergencias y vulnerabilidad de institución al respecto de:
Adecuado manejo para prevención de incendios por instalaciones eléctricas para
iluminación y sistemas carga de material combustible (papel, madera de infraestructura), material
combustible líquido, productos químicos, material combustible sólido, instalaciones eléctricas,
orden y aseo.
Organización de un procedimiento articulado al plan de mantenimiento de instalaciones
para la verificación de líneas conductoras, empalmes, y cableado, tomas o circuitos eléctricos que
se puedan sobrecargar, tomacorrientes, cajas, tableros de control, interruptores que puedan faltar
sus polos a tierra.
Verificación de estado confiable y necesario para el tratamiento del cable vía, la tubería de
agua potable, aguas residuales que prevengan accidentes o desastres en el proceso de planeación
de la gobernación de Santander.
8.4.4 Acción de mejora en Gestión Documental: revisión de las manuales y procedimientos
requeridos por las tres normas
Para hacer la actualización del procedimiento de gestión documental que soporta el sistema
integrado de gestión, se requiere hacer una revisión de las tres normas verificando que los
manuales, formatos y procedimientos requeridos para la implantación y mantenimiento del
Sistema de Gestión Integrado este vigente, corroborando la versión, quien elaboró, quien aprobó
y quien revisó.
Se requiere primero actualizar la política del procedimiento de gestión documental, revisar
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 67
el paso a paso del tratamiento de documentos verificando que se cumpla los requisitos acerca de
la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de los documentos como
manuales y procedimientos.
Esto se realizará a cabo en un término no mayor a seis meses, dentro de la revisión general
del Sistema. En dicha revisión se contemplará presentar los resultados al proceso de revisión por
la dirección del SIG, se debe incluir: documentos relacionados con la mejora continua de los
procedimientos, los riesgos de personal y activos, así como las fuentes e impactos ambientales
coherentes a los requeridos en normas técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001.
8.4.5 Método de Implantación del Plan de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión
Se aplicará el método más básico de fácil comprensión por todas las partes interesadas, ya
que requiere de una pequeña inversión y se obtienen resultados a corto plazo, debido a la
optimización de los recursos destinados a la gestión de la documentación y a la gestión integrada
de algunos procesos frente a los requisitos de las 3 normas.
Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos, y es abordable por todo
tipo de procesos de alta responsabilidad como lo es el proceso de planeación de la gobernación de
Santander. Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las
siguientes:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 68
Figura 7. Método básico acciones.
Adaptado de: (ISO, 2017)
Para la implantación del plan de mejoramiento del sistema integrado de gestión, se tomaron
los elementos identificados en el diagnóstico y en la aplicación de herramientas,
Se requiere de la identificación clara de cada líder de procesos y aclarar la responsabilidad
y liderazgo en cada acción de cambio, logrando hacerlo evidente por medio de documentos o actas
que dejen clara la delegación de la responsabilidad en la implementación de las acciones del plan.
Es necesario planificar el seguimiento y control del sistema, realizando entrevistas,
auditorias o solicitudes de información poder tomar determinaciones en funcionalidad de los
resultados derivados del estudio de los datos del sistema. En las revisiones hay que tener en cuenta
e investigar los distintos puntos (entradas), para lograr tomar las oportunas determinaciones, con
el acompañamiento de la Dirección (salidas) para asegurar la optimización continua de los dos
sistemas.
Además, se requiere que se contemplen las no conformidades y operaciones correctoras de
auditorías anteriores para dar armonía frente al proceso de mejora continua y de seguimiento a
procesos. Aunque cada nivel se enfoca en su propio sector y materia, probablemente halla chances
para ganar eficacia por medio de la adopción de un enfoque coherente de la administración de los
procesos, la manera en que estas superficies son manipuladas, y la manera en que se documentan.
Integrar en un único
manual de gestión la
documentación de los
sistemas de gestión que se
aplican
Integrar las políticas de
cada sistema de gestión
siendo una única política
del sistema de gestión
integrado
Definir las responsabilidades y
funciones del personal relacionado
con los procesos críticos para la
gestión de todos los aspectos que
cubre el sistema integrado de
gestión
Integrar de forma documentada
todos los procesos
Se debe integrar la gestión de algunos procesos organizativos
de los sistemas teniendo en cuenta todos los requisitos de
cada uno
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 69
8.4.6 Evaluación de la eficacia del Plan de Mejoramiento.
Cabe señalar que para la evaluación de la eficacia del plan de mejoramiento se debe
estructurar el procedimiento de elementos trasversales del sistema de gestión para el cumplimiento
de las NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, ya que tienen una estrecha relación e
interdependencia, aunque continúan siendo vistos individualmente, sin embargo, en el proceso de
planeación de la gobernación con la búsqueda de mejorar continuamente, hacia una estrategia de
sostenibilidad que le permita permanecer con la oferta de servicios al usuario interno de otras
dependencias de la gobernación y a la comunidad en general.
9. Impactos
Se logró una actualización del sistema de planeación en la Gobernación de Santander, lo
cual permite una mayor visión innovadora a las personas que laboran en la oficina de planeación
de la gobernación de Santander. Los instrumentos aplicados quedan de base para que se mejore
los métodos concertación e ineficacia en la programación y se evidenció que algunos aspectos
como el análisis del entorno, así como la autoevaluación mejoraron, todo lo anterior, repercutirá
en la capacidad para el cumplimiento de metas. En este proceso de actualización del sistema
integrado de gestión, generó lineamientos que son guía para la implementación de acciones en
formación, ajuste de políticas, procedimientos y presupuestos para lograr el cumplimiento frente
el 100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, y a mediano
plazo poder replantear políticas en especial en elementos relacionados con las partes interesadas
del sistema, aspectos de comunicación ampliando a que sea física y digital, ampliar a criterios de
austeridad del gasto público, que complemente los ya establecidos de eficacia, eficiencia,
efectividad y transparencia y la inclusión de elementos de prevención de riesgos de impacto en
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 70
personas, activos y recursos ambientales.
9.1 Evidencia del impacto del proyecto en los resultados de complimiento del SG actual
frente a las NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.
El impacto se evidencia en el incremento de los índices de cumplimiento NTC ISO 9001
De 75% a 86%, La NTC ISO 14001: De 66% a 84% y Frente A La Ntc Iso 45001: De 78% a 86%.
El análisis de los resultados de la evaluación de cumplimiento del sistema integrado frente
a las NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, estuvo en un promedio de las
calificaciones de todos los elementos del instrumento, teniendo en cuenta la ponderación
diferencial de las variables integradoras, de esta manera se obtiene el indicador final de un
promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del nivel de madurez del SIG
evaluado. Este indicador, sirve como factor concluyente a la hora de evaluar el estado total de
madurez y alineación de los SG de la oficina de planeación de la Gobernación de Santander.
Tabla 14. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001 de 75% a 86%
Resultados de la Gestión en calidad Ntc ISO 9001
Numeral de la Norma del Sistema de
Gestión de Calidad
% 0btenido de
Implementación
Acciones por
realizar
4. Contexto de la Organización 90% Mantener
5. Liderazgo 75% Mejorar
6. Planificación 90% Implementar
7. Apoyo 75% Mejorar
8. Operación 90% Mantener
9. Evaluación del desempeño 90% Mejorar
10. Mejora 90% Mantener
Total, resultado implementación De 75% a 86%
Calificación global en la Gestión de
Calidad Medio alto
Adaptado de (ISO, 2017)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 71
Tabla 15. Resultados Cumplimiento Frente a La NTC ISO 14001: De 66% a 84%
Resultados de Gestión Ambiental ISO 14001
Numeral de la Norma del sistema de gestión
ambiental
% Obtenido de
Implementación
Acciones por
Realizar
4. Contexto de la organización 90% Mantener
5. Liderazgo y participación 75% Mejorar
6. Planificación 90% Implementar
7. Soporte 75% Mejorar
8. Operación 85% Mantener
9. Evaluación de desempeño 90% Mejorar
10.Mejora 85% Mantener
Total, Resultado implementación De 66% a 84%
Calificación Global en la del Sistemas de Gestión de
Ambiental Medio Alto
Fuente: Elaboración propia adaptado de (ISO, 2017)
Tabla 16. Resultados de cumplimiento frente a la Ntc ISO 45001: De 78% a 86%
Resultados de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo NTC ISO 45001
Numeral de la Norma Del Sistemas de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo
% Obtenido de
Implementación
Acciones por
Realizar
4. Contexto de la organización 90% Mantener
5. Liderazgo y participación 85% Mejorar
6. Planificación 85% Implementar
7. Apoyo 75% Mejorar
8. Operación 90% Mantener
9. Evaluación de desempeño 90% Mejorar
10.Mejora 90% Mantener
Total, Resultado implementación De 78% a 86%
Calificación global en la del Sistemas de Gestión
de La Seguridad y Salud en el Trabajo Medio
Adaptado de (ISO, 2017)
Es pertinente el potencial de aporte que tienen estos resultados para contribuir a la maestría
en calidad y gestión integral, dado que los instrumentos utilizados son prácticos y de fácil
aplicación para futuros proyectos de investigación en el marco de las líneas de gestión de la Gestión
de Calidad en organizaciones que emprendan desarrollos de innovación de procesos generando un
valor agregado con un sello de calidad diferenciador.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 72
Los estudiantes de la maestría autores de este documento, lograron aplicar conocimientos
en planes de mejoramiento, sistemas de autoevaluación, sistemas integrados de gestión y gestión
documental.
10. Conclusiones
El problema central al cual se realizó un aporte con este estudio fue la desactualización del
sistema de planeación en la Gobernación de Santander, causado por la baja visión innovadora, la
insuficiente inversión en actualización en temas de planeación y la baja concertación e ineficacia
en la programación lo cual se puede ver reflejado en el nivel de cumplimiento de los siguientes
sistemas: (1) organizacional 2,58% (2) capacitación equivalente al 1,82% (3)Dotación 3,25% (5)
materiales 2,5% (6) edificaciones 2,85% (7) equipos 2,72% (8) servicios públicos 3% (9) sistemas
alternos 2,6% (10) recuperación 2,99% y paralelamente se evidencia en la perdida de
oportunidades como en la innovación tecnológica para el control interno institucional, desventaja
competitiva e incumplimiento de metas; al respecto, se puedo evidenciar que es necesario la
implementación de acciones en formación, ajuste de políticas, procedimientos y presupuestos para
lograr el cumplimiento frente el 100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e
NTC ISO 45001, dado que promedio de las calificaciones de todos los elementos del instrumento,
teniendo en cuenta la ponderación diferencial de las variables integradoras, de esta manera se
obtiene el indicador final de un promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del
nivel de madurez del SIG evaluado el cual corresponde porcentaje promedio de cada uno de los 3
resultados obtenidos sobre el nivel de cumplimiento conjunto de los requisitos de la NTC ISO
9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001, para ello se suman los tres porcentajes y se dividen por
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 73
3 dando como resultado final un promedio ponderado equivalente al 73% integral de
cumplimiento.
Al respecto de la rigurosidad de la metodología, se concluye que este proyecto requirió
realizar un ajuste al respecto, dado que una vez iniciada la ejecución se contemplaba que era
conveniente contar con un tipo de descriptivo, y una vez detallada la estrategia de investigación
fue conveniente hacer el ajusta a que fuese un tipo analítico, adicional a ello, se ajustó de un
enfoque mixto a un enfoque netamente cualitativo, estos dos cambios, permitieron ajustar acciones
para avanzar, para luego poder hacer comparación de variables que hacen parte de los instrumentos
de diagnóstico aplicados, todo ello permitió verificación del cumplimiento de requisitos aplicables
a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual del proceso de
planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander y un diagnóstico del
proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander que facilite
la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de
mejoramiento.
Se concluye que el plan de mejoramiento debe estar enfocado en la actualización de
políticas integradas en calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo, donde se incorporen
elementos relacionados con las partes interesadas del sistema, aspectos de comunicación
ampliando a que sea física y digital, ampliar a criterios de austeridad del gasto público, que
complemente los ya establecidos de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia y la inclusión
de elementos de prevención de riesgos de impacto en personas, activos y recursos ambientales lo
que fortalecería la identidad y claridad de los actores del SIG. plan de mejoramiento del sistema
integrado de gestión soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad
y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación de
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 74
Santander., el incremento de los índices de cumplimiento NTC ISO 9001 de 75% a 86%, la NTC
ISO 14001: de 66% a 84% y Frente a la Ntc Iso 45001: De 78% a 86%.
A partir del diagnóstico realizado con la Herramienta de análisis de cumplimiento de la
gestión del riesgo se evidencia la desarticulación de los criterios por lo que se hace necesaria su
unificación a partir de los lineamientos normativos y objetivos y propósitos organizaciones de la
gobernación entre los cuales cabe destacar intermediar y controlar las problemáticas que se
susciten a nivel local, promoción del desarrollo económico, social y ambiental del departamento.
Paralelamente se puede concluir que es necesario realizar una unificación de criterios de
seguimiento y evaluación a los mapas de riesgos contemplando los elementos de los procesos
administrativos, ambientales y de seguridad y salud en el trabajo desde una visión integral.
Ahora bien, la aplicación de la herramienta análisis de vulnerabilidad en correlación con el
método deductivo permitió identificar los criterios y aspectos fundamentales para el diseño de un
plan de mejoramiento de la gestión logística de la gobernación de Santander cumpliendo de esta
manera con el propósito general del estudio de caso el cual consistió en la formulación de un plan
de mejoramiento del sistema integrado de gestión dentro de la entidad objeto de estudio.
Adicionalmente se puede concluir que los instrumentos de verificación son una herramienta
fundamental para realizar un sondeo o diagnóstico preliminar de una organización con el propósito
de identificar sus fortalezas y debilidades para potencializar las oportunidades y paralelamente
minimizar o eliminar las debilidades de un determinado proceso. Por lo que es preciso realizar un
proceso de armonización e integración de normas de gestión de calidad para la asignación
adecuada de los recursos, evitar las perdidas, retrasos e incumplimientos asociados con los
procedimientos administrativos gestionados dentro de la entidad.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 75
Al respecto de aspectos ambientales, se concluye que a la fecha el personal no tiene el total
de competencias en conocimiento y habilidades de aspectos ambientales, luego se requiere un
entrenamiento en especial en cuanto a interpretación de cambios legislativos que afectan a aspectos
ambientales de la organización, así como revisión de información como; clima, calidad del agua y
del aire, disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del territorio
y establecer indicadores para el seguimiento a procedimientos operativos que implican la
eliminación o la aparición de nuevos aspectos ambientales; aumento o disminución de la plantilla.
Para cumplir requisitos frente a la NTC ISO 45001, se requiere hacer una revisión de la
estructura organizacional, las funciones y responsabilidades, que se encuentran establecidas para
que sean cumplidas, todas las capacidades, conocimientos y competencias de las personas que
participan dado los cambios requeridos para cumplir con las tres normas técnicas NTC ISO 9001,
NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001 y acciones de mejora para el control de puntos críticos
identificados en la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de
aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad.
El proceso de planeación de la gobernación de Santander, tiene los siguientes aspectos e
impactos ambientales y requiere concentrar sus esfuerzos para su debido tratamiento: Los aspectos
relevantes en el proceso de planeación son los siguientes: Consumo del recurso hídrico, consumo
de materias primas e insumos, generación de residuos y la generación de emisiones; los impactos
ambientales relevantes en el proceso de planeación son: Agotamiento del recurso hídrico,
agotamiento de los recursos naturales no renovables, contaminación por generación de residuos
ordinarios, contaminación por emisión de varios agentes clasificados, contaminación por emisión
de ruido y contaminación por generación de residuos ordinarios.
En el análisis de vulnerabilidad se pudo concluir que se requiere un importante y efectivo
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 76
seguimiento a los controles y valoración a: Incendio (estructurales, eléctricos, por líquidos o gases
inflamables) y/o explosión (gases, polvos), fallas de equipos y/o sistemas, Inundaciones por
deficiencia de la infraestructura, hidráulica (redes, Alcantarillado, Acueducto), asaltos - robos-
orden público – sabotajes, terrorismo, movimientos sísmicos, lluvia con tormenta y Vientos
fuertes.
11. Recomendaciones
Al respecto del estado de cumplimiento de los objetivos al finalizar el trabajo es de un
100% en cuanto al primer objetivo que se enfocó en la verificación de requisitos aplicables a partir
de listas de chequeo, validando los resultados obtenidos frente a las normas técnicas colombianas
NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001; pudo conocer el grado de madurez del sistema
por valor de 73%, al respecto de su proyección, es necesario que se evolucione en cuanto a su nivel
de madurez a un 90% al culminar el mes de diciembre de 2020, lo que se logrará en la medida que
se haga mayor énfasis en gestionar acciones preventivas y de mejora y realizando acciones
efectivas frente a las acciones correctivas que se encuentran ya identificadas, es necesario que se
realice nuevamente en un periodo de 6 meses, la medición de la madurez aplicando los mismos
instrumentos utilizados en esta investigación.
En cuanto el cumplimiento del objetivo dos, basado en el diagnóstico del proceso de
planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, con la aplicación de
herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y
análisis de vulnerabilidad, se logró en un 100%, no obstante a mediano plazo se requiere que se
articule al proceso de la planeación estratégica las oportunidades de mejora y fortalezas
identificadas las cuales fueron base para estructurar el plan de plan de mejoramiento, mejorando
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 77
así, mayor alineación entre el componente estratégico con el sistema integrado de gestión.
En cuanto a la propuesta del plan de mejoramiento para el proceso de planeación del
sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los lineamientos del
ciclo de mejora continua, no obstante, a futuro es necesario garantizar que se continúen tomando
acciones derivadas del seguimiento, verificando la eficacia del proceso de planeación, evaluar la
eficiencia y hacer una estrategia que permita que el equipo de trabajo puede visionar en forma
colectiva que se cuenta con una tendencia a incremento de la madurez del sistema integrado de
gestión; esto permitirá en forma sostenible el cumplimiento frente a los requisitos aplicables las
normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.
Es recomendable que, para lograr una cultura de mejora continua, toma de decisiones
basada en datos y actualizar con alta frecuencia el sistema, es conveniente que los instrumentos
aplicados en esta investigación sean incluidos en el sistema de gestión, se realice formación del
manejo de estos a mínimo dos personas de cada procedimiento y se incluya como orden del día
cada seis meses en la revisión por la dirección, los resultados de análisis de aplicación de los
instrumentos.
Evaluar la implementación de tecnologías de evaluación y seguimiento más desarrollados
los cuales requieren previa experiencia para efectuar de forma eficaz la gestión por procesos como
por ejemplo integrando a la organización herramientas como el balance score card y el diagrama
de flujo para así establecer una estructura jerárquica y paralelamente entender la cadena de
operaciones para las actividades gestionadas en la entidad.
Desarrollar este plan de mejoramiento, incorporando los lineamientos del ciclo de mejora
continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al cumplimiento de los requisitos aplicables
las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001, asignando
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 78
el presupuesto y los tiempos de personal requeridos para lograr un 100% de su implementación
para mejorar aspectos como el liderazgo organizativo, evaluaciones de desempeño, soporte
técnico, por lo tanto se requieren capacitaciones en materia de liderazgo y participación
corporativa, contratación de profesionales especialistas en gestión tecnológica y de manera
accesoria desarrollar una auditoría externa que les permita evaluar el desempeño del SIG desde un
enfoque externo
Orientar acciones como la aplicación de encuestas de percepción al público para orientar
los procesos de planeación de la entidad enfocados en mejora continua en la fabricación de
productos para satisfacer las necesidades de los clientes y grupos de interés; establecer un manual
de perfiles y funciones dentro del SGC con claridad para la alta gerencia y los cargos de menor
jerarquía; entregar productos con bajos porcentajes de defectos para evitar reproceso y utilización
de partes defectuosas mejorando las relaciones donde existe la posibilidad de un beneficio mutuo
con empresas aliadas que facilitan insumos y materiales para la prestación de los servicios de la
institución favoreciendo a ambas partes y a su vez favoreciendo a los clientes directos de la entidad
y finalmente enseñar a empresas a laborar de manera eficiente que permita disminuir los costos de
producción mediante herramientas de estandarización. (ISO, 2017)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 79
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 81
Universidad Santo Tomas . (2019). Maestría en calidad y gestión integral. Ustavillavicencio., 1.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 82
Apéndices
Apéndice A. Herramienta de análisis de cumplimiento de la gestión del riesgo ante la NTC 31000
CUMPLIMIENTO GENERAL
54%
CAP 4. CREACIÓN Y PROTECCIÓN DE VALOR 63%
CAP 5. MARCO DE REFERENCIA 40%
CAP 6. PROCESO 30%
75%6.6. SEGUIMIENTO Y REVISIÓN
57%6.5 TRATAMIENTO DEL RIESGO
31%6.4. EVALUACIÓN DEL RIESGO
6.7. REGISTRO E INFORME 83%
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 83
Apéndice B. Herramienta de análisis de Cumplimiento De La Gestión Del Riesgo Ante La ISO
31000
S P N
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
4. Principios
La creación y protección del valor, se origina en la observancia de los
principios de integralidad, estructuración exhaustiva, adaptación,
inclusión, dinamismo, mejor información disponible, mejora continua y
reconocimiento de la influencia de factores humanos y culturales
Cumplimiento Requisito Clausula
4. CREACIÓN Y PROTECCIÓN DE VALOR
La gestión del riesgo se enceuntra involucrada en los 12
procesos de la gobernacion de santander y estan
clasificados en misionales , de evaluacion y apoyo y
estrategicos, tambien se puede evidencia en el formato
de mapa de riesgos ES-SIG-RG-15
La gobernacion de santaner no cuenta con un manual
o guia o un procedimiento donde se la estrutura en
torno a los lineamientos de la gestion del riesgo
¿La gestión del riesgo mejora continuamente
mediante el aprendizaje y la experiencia?
¿La gestión del riesgo se encuentra integrada a
todas las actividades de la organización?
¿La gestión del riesgo se encuentra estructurada
de forma detallada, contribuyendo a la
consecución de resultados coherentes y
comparables?
¿El marco de referencia y el proceso de la
gestión del riesgo, se corresponden con los
contextos interno y externo de la organización y
el logro de sus objetivos?
4
¿Se reconoce la influencia del comportamiento
humano y la cultura son todos los aspectos de la
gestión del riesgo junto con sus niveles y etapas?
en la actulidad la gobernacionde santander realiza un
infrorme de materializacion de riesgos de manrea anual
y en este mismo se puede observar y evidenciar el
comportamiento humano en base a la maerializacion
del riesgo
La gobernacion cuenta con el procedimiento Accion de
mejora continua con codigo ES-SIG-PR-03, se
mantiene toda esta infromacion documentada mediante
los formatos de accion correctiva y seguimiento a las
acciones de mejora continua
¿ Las partes interesadas participan apropiada y
oportunamente a través de su conocimiento,
puntos de vista y percepciones, para favorecer la
toma de conciencia y gestión del riesgo
informada?
¿ Los riesgos identificados en la organización son
susceptibles de aparecer, cambiar o
desaparecer de acuerdo con los cambios de
contexto externo o interno de la organización,
mediante la anticipación, detección y
reconocimiento de los mismos de manera
apropiada y oportuna?
¿La gestión del riesgo se soporta en información
disponible, clara y oportuna, histórica y
actualizada, así como en expectativas futuras,
considerando las limitaciones e incertidumbres
asociadas a las partes interesadas?
Existe una matriz de partes interesadas la cual
corresponde al codigo ES-SIG-RG-50 donde se
define la parte interesada si es interna : todas la
dependencias de l agobernecion, control interno,
despacho del gobernador, sistema integrado de gestion
SIG, instituto descentralizados, control inetrno
disciplinario, atencion al ciudadano y externa: ONG,
alcaldias municipales, actores interesados publicos o
privados estens de control entes territoriales , bancos
de proyectos municipales, empresarios, DNP,
ministerios, OCAD, veedurias ciudadanas, asamblea
departamental, concejos minucipales, y concejos
departametal de planeacion en esta matriz y de define
su necesidad o expectativa y se hace un criterio de
evalaucion de impacto midiendo la importancia y la
influencia.
En el proceso de planificacion estrategica se realiza de
manera anual y se realiza analisis de analisis del
contexto interno y externo, asi mismo los cambios que
ocurran en los riesgos que fueron identificados , se
evidencia en el procdimiento PS-SIG-PR-03 analisi
estrategico y revision por la direccion y se deja registro
en ES-SIG-RG-10 informe de revision por la direccion
En la gobernacion de santander este item se cumple de
manera parcial ya que se puede fortalecer y
complementar las fuentes de informacion como son la
matriz de mapa de riesgos de la entidad la cual se tiene
definidida que se realiza mediante metodologia del
DAFP
haciendo un analisis detallo de la gestion del riesgo en la
entidad se puede concluir que falta alinearla de una
mejor manera , la cual esta definida en el
procedimeinto de contexto estrategico de riesgos con
codigo ES-SIG-RG-13 defindo en el plna de desarrollo
contigo y para el mundo 2020-2023
Observaciones ¿Porqué?
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 84
S P N
a)
b)
c)
a)
b)
c)
5.1.
El marco de referencia de la organización integra la gestión del riesgo en
todas sus actividades y funciones significativas, a partir del liderazgo y
compromiso de la alta dirección y los órganos de supervisión con la
integración, diseño, implementación, valoración y mejora continua de la
administración del riesgo
5.2. Liderazgo Y Compromiso
5.3. integración
5.3
Auqnue la gobernacion de santander tiene definido una
estructura organizacional definida no se cuenta con
informacion documentada donde se establezcan las
responsabilidades de todos los actores en la gestion
del riesgo
¿ Todas las actividades y funciones de la
organización, tienen adaptados e implementados
los componentes del marco de referencia de la
gestión del riesgo?
¿Se cuentan con los recursos necesarios para
administrar los riesgos de la organización,
determinados y controlados por la alta gerencia?
¿ La alta dirección riende cuentas de la gestión
del riesgo y los órganos de supervisión rinden
cuentas por la supervisan realizada a dicha
gestión?
¿ Todos los miembros de la estructura
organizacional conocen y entienden la
responsabilidad de gestionar el riesgo?
Clausula Requisito Cumplimiento
Observaciones
5.1. Generalidades
para la gobernacion de santander se encuentran
contemplados los riesgos en torno al sistema de
calidad y le sistema de seguridad y salud en el trabajo,
y no se ham tenido en ceunta los riesgos del sitstema
de gestion ambiental.
La alta direccion determina el presupuesto para
capacitaciones, compra equipos, infraestructura ,
contratacion del persoanl , manteminimiento del sistema
de gestion el cual esta incluido en la meta establecido
en el plan de desarrollo departamental
La gobernacion debe rendir cuentas a la oficina de
control interno y a la contraloria departamental sobre la
gestion realizada sobre los riesgos , la rendiocion de
cuentas se realiza mediante formatos externos
5.2
5. MARCO DE REFERENCIA
No se cuenta con un documento definido con los
objetivos y estrategias asociadas a la gestion de el
riesgo y asi mismo no se tiene establecido el apetito
de riesgo alto, medio, bajo para la entidad
el sistema de gestion de calidad cuenta con un
procedimeinto de planificacion de cambios ES-SIG-PR-
57y su respectivo formato ES-SIG-RG-57 en ese
formato se pueden identificar los cambios y su
respectivo proposti, actividades para el cambio, las
consecuencias , los recursos necesarios , los
responsbles y la fecha de ejecucion, los cambios
deben ser aprobados por la oficina de sistema
integrados de gestion, y los cambios son cosniserados
cada vez que haya un cambio tecnologico, legal,
¿ Esta definida la estrategia y los objetivos
asociados a la gestión del riesgo necesarios
para el desempeño sostenible y la viabilidad a
largo plazo de la organización?
¿La gestión del riesgo permite la adaptación al
cambio mediante procesos dinámicos y flexibles
de conformidad con las necesidades y cultura de
la organización?
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 85
a)
b)
c)
a)
b)
c)
5.4. Diseño ( alistamiento)
5.4.1. Comprensión de la Organización y de su contexto
5.4.1.
Se cuenta con un analisis del contexto interno y
externo el cual se realiza mediante analsisis DOFA el
cual esta establecido en la matriz dofa de riesgos ES-
SIG-RG-13, exisite un procedimeinto de ES-SIG-PR-13
denominado analisis de contexto estrategico
¿La política de gestión del riesgo define con
claridad el propósito de la organización al
implementarla, la manera de manejar objetivos
en conflicto, los indicadores de desempeño junto
con su medición e informe además de las
La gobernacion de santander no cuenta con una
politica de gestion del riesgo definida
5.4.2.
En la gobernacion de santander se tiene identificado
los riesgos de la oficina de contratacion de bienes y
servicios mediante el formato de matriz dofa de
riesgos ES-SIG-RG-13
Dentro del analisis interno de la gobernacion existe un
procedimiento para elaborar y desarrollar el plan de
desarrollo, en el cual se describe que para la
estructuracionde este se debe revisar la mision , vision
y valores y politicas de la entidad
¿La organización cuenta con una política de
gestión del riesgo que articule los compromisos
y objetivos la misma bajo el liderazgo de la alta
gerencia y los organismos de supervisión?
5.4.2. Articulación del compromiso de la Gestión del Riesgo
¿ La organización identifica y conoce los
contextos externos e internos como marco de
referencia para la gestión del riesgo?
¿ En el análisis del contexto externo se entra a
analizar todos los tipos de factores que lleguen
a afectar la gestión del riesgo entre ellos las
relaciones contractuales y compromisos junto
con la complejidad de las redes y
dependencias?
¿En el análisis del contexto interno se considera
la revisan de la misión, visión y valores de la
organización, junto con sus objetivos, políticas y
tipos de relaciones?
¿La política de gestión del riesgo resalta la
necesidad de su aplicación en toda la cultura de
la organización y su necesaria articulación con
las actividades principales del negocio y la toma
de decisiones?
La gobernacionde santander no cuenta con una politica
de gestion del riesgo definida
La gobernacion de santander no cuenta con una
politica de gestion del riesgo definida
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 86
a)
b)
5.4.4. a)
a)
b)
a)
b)
c)
d)
La organización asegura toda la disposición para
gestionar el riesgo y son claramente
comprendidas y puestas en práctica?
no se cuenta con un marco de referencia en torno a la gestion del riesgo
5.5. Implementación
5.4.5
5.5.
¿El desarrollo de un plan apropiado incluyendo
plazos y recursos?no se cuenta con un marco de referencia en torno a la gestion del riesgo
¿Identifica dónde, cuando, cómo, y quién toma
diferentes tipos de decisiones dentro de la
organización?
no se cuenta con un marco de referencia en torno a la
gestion del riesgo por lo tanto no se encuentra
establecido las perons que toman las decisiones
la gobernacion de santander no tiene definido como
debe realizarse la comuncacion y conuslta en temas de
gestion del riesgo
¿La comunicación y consulta en temas de
gestión del riesgo es oportuna asegurando la
recolocación, consolidación y síntesis de la
información propiciando con ello la
retroalimentación y mejora continua?
¿La organización contempla la modificación de
los procesos aplicables para la toma de
decisiones cuando sea necesario?
no se cuenta con un marco de referencia en torno a la gestion del riesgo
Se evidencia que la Gobernacion de santander no
cuenta con una definicion de responsbilidades en el
manual de funciones en el cual debe describirse la
participacion de cada funcionario en torno a la gestion
del riesgo.
Aunque en la entidad se tienen definidos las oficinas
que rinden cuentas en torno a la gestion de riesgo no
esta claro cuales son los cargos que responden a
dicha gestion
En la gobernacion de santander se cuenta el plan de
desarrollo el cual establece el presupuesto designado
para infraestrutura, equipos, capacitaciones del recuros
humano, y mantenimiento del sistemas integrado de
gestion.
La entidad no cuenta con un prtocolo establecido de
comunicación y consulta de gestion del riesgo
¿Son claras las responsabilidades de cada
integrante de la organización respecto de la
gestión del riesgo como obligación común y la
necesidad de su cumplimiento como requisito
del éxito laboral y empresarial?
¿ Se identifican con claridad en la organización a
los dueños del riesgo, es decir aquellos quienes
están obligados a rendir cuentas y tienen
autoridad para gestionar?
¿En la asignación de los recursos para la gestión
del riesgo se consideran los procesos y
procedimientos, las personas con sus
habilidades y experiencia, los sistemas de
gestión de la información, junto con las
competencias y limitaciones de dichos recursos?
5.4.4. Asignación de recursos
5.4.5. Establecimiento de la comunicación y consulta
5.4.3. Asignación de Roles, autoridades, responsabilidades y Obligación de rendir cuentas en la organización
5.4.3.
¿La organización cuenta con un protocolo de
comunicación y consulta para apoyar el marco de
referencia y facilitar la eficacia de la gestión del
riesgo?
La Organización implemento un marco de referencia de la gestión del riesgo mediante:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 87
a)
b)
5.7.1 a)
5.7.2 a)
5.7.1. Adaptación
5.7.2. Mejora Continua
5.6. Valoración
5.7. Mejora
5.6.
¿La organización realiza seguimiento continuo y
adopto el marco de referencia de la gestión del
riesgo en función de los cambios internos y
externos?
la gobernacion de santander si contempla la
metodologia de valoracion de riesgo pero esta no se
realiza con la ultima version del la gua para la
adminisracion del riesgo eemitida por el DAFP
La entidad mide el desempeño de su marco de
referencia en gestion del riesgo mediate el FURAG que
es uns evaluacion independeinte al riesgo que realiza
anualmente el departamento adminisyrativo de la
gestion publica
¿La organización contempla la valoración del
riesgo?
¿La organización mide periódicamente el
desempeño del marco de referencia de la
gestión del riesgo en relación a su propósito,
sus planes para la implementación, sus
indicadores y comportamiento esperado?
la gobernacion de santander no cuenta con un marco
de referencia definido para la gestion del riesgo
¿La organización aplica la mejora continua en el
marco de referencia de la gestión del riesgo?
la gobernacion de santander no cuenta con un marco
de referencia definido para la gestion del riesgo
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 88
S P N
a)
b)
c)
d)
e)
f)
La organización contempla el proceso de gestión del riesgo mediante:6.1
6.2. Comunicación y consulta
¿ para definir los criterios del riesgo y cuando se
valoran los riesgos considera los puntos de vista
de toda la organización?
6.2
6.1.Generalidades
6. PROCESO
Clausula Requisito Cumplimiento
Observaciones
la entidad para realizar la difinicion de los riterios del
riesgo y su valoracion solo tiene en cuenta los puntos
de vista de la alta direccion dejando de lado los
criteriosde los lideres de los procesos y su equipo de
trabajo
¿La organización proporciona la información
necesaria requerida para facilitar la supervisión
del riesgo y la toma de decisión?
¿La organización incluye en la gestión del riesgo
a las personas afectadas por el riesgo?
la oficina de control interno realiza un informe EB-CYE-
RG-16 de seguimiento a los mapas de riesgos en el
que brinda la informacion necesaria para la toma de
decisiones, se realiza cada 4 meses al año.
la gobernacion de santander no involucra a las perons
afectadas en el proceso de la gestion del riesgo
¿La organización mantiene comunicación y consulta
con las partes interesadas apropiadas internas y
externas?
¿La comunicación y consulta se mantiene en
todas las etapas del proceso de gestión de la
riesgo?
¿La organización tiene en cuenta a todas las
áreas en cada etapa del proceso de la gestión
del riesgo?
la gobernacion de santander mediante el procedimeinto
de comuncacion informatica AP-TIC-RG-04 y su la
matriz de comunicación informativa AP-TIC-RG-04
evidencia la reacion directa que se tiene con las partes
interesadas tantos internas como externas
la entidad no cuenta con proceso definido para la
comunicación , consulta y divulgacion del riesgo
La gobernacion de santander involucra a todos susu 12
procesos en la gestion del riesgo
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 89
a)
a)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
6.3.2
6.3. Alcance, contexto y criterios
La organización contempla el Alcance, contexto y criterios como:6.3.1.
¿Al determinar este alcance, la organización ha
contemplado, las herramientas y las técnicas
apropiadas de evaluación del riesgo?
¿Al determinar este alcance, la organización ha
contemplado, los recursos requeridos,
responsabilidades y registros a conservar?
¿Al determinar este alcance, la organización ha
contemplado, las relaciones con otros proyectos,
procesos y actividades?
la gobernacion de santander no ha definido el lacance
para la gestion del riesgo en la entidad.
la gobernacion de santander no ha definido el lacance
para la gestion del riesgo en la entidad.
la gobernacion de santander no ha definido el lacance
para la gestion del riesgo en la entidad.
la gobernacion de santander no ha definido el lacance
para la gestion del riesgo en la entidad.
la gobernacion de santander no ha definido el lacance
para la gestion del riesgo en la entidad.
¿Al determinar este alcance, la organización ha
contemplado sus objetivos a considerar en la
gestión del riesgo y la alineación con sus
objetivos generales?
la gobernacion de santander no ha definido el lacance
para la gestion del riesgo en la entidad.
¿Al determinar este alcance, la organización ha
contemplado los resultados esperados de las
etapas a ejecutar en el proceso?
¿Al determinar este alcance, la organización ha
contemplado, el tiempo, la comunicación, las
inclusiones y las exclusiones especificas?
6.3.2. Definición del alcance.
En la entidad al no contra con la definicion del alcance
en la gestion del riesgo tampoco se puede apreciar la
inclusion del contexto politico, social , tecnologico entre
otros
Generalidades
¿ La organización contempla para establecer su
alcance el contexto político, social,
macroeconómico y tecnológico?
¿La organización ha determinado los límites y la
aplicabilidad en la gestión del riesgo para
establecer su alcance ?
la gobernacion de santander no ha definido el lacance
para la gestion del riesgo en la entidad.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 90
a)
b)
c)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
6.3.3. Contexto Interno Y Externo.
6.3.4. Definición de los criterios del Riesgo
¿Los criterios del riesgo están alineados con el
marco de referencia ?
no se contempla dentro de los criterios de riesgo los
valores, objetivos y recursos
6.3.4 la gobernacion de santander no tuvo en ceunta los
puntos de vista de sus partes interesadas para definir
sus criterios de riesgos
cumple de manera parcial ya que la entidad ya que falta
definir las secuencias multiples
en la gobernacion de snatanders e valoran los riesgos
de acuerdo al cruce del impacto con la probalidad
¿La organización precisa la cantidad y tipo de
riesgos que puede o no tomar en base a sus
objetivos?
¿La organización contempla los criterios para
valorar la importancia del riesgo?
No se contempla el cunplimiento de este literal ya que
no se tiene definido un marco de referencias en torno a
la gestion del riesgo
en la gobernacion de snatander se contemplan los
riesgos del sistema de gestiond e calidda, de
seguidda y salud en el trabajo pero no se tienen en
centa los riesgos ambientales
En la gobernacion mediante el procedimiento
denominado analisis del contexto estrategico se
establece que este es una base para el planteamiento
de sus objetivos
la entidad le da relevancia a la comprensiondel
contexto interno y externo mediante el peocedimeinto
de Analisis de contexto estrategico ES-SIG-PR-13
¿La organización contempla dentro de los
criterios del riesgo los valores, objetivos y
recursos ?
¿La organización contemplo para definir los
criterios las obligaciones de la organización y los
puntos de vista de sus partes interesadas?
Para establecer los criterios del riesgo se tuvo
en cuenta la incertidumbre, como se van a definir
y medir las consecuencias y la posibilidad, los
factores relacionados con el tiempo, la
coherencia en el uso de las mediciones, como
se va a determinar el nivel del riesgo, como se
tendrá en cuenta las combinaciones, y
secuencias múltiples y la capacidad de la
organización?
¿ La organización tiene en cuenta para la gestión
del riesgo al contexto interno y externo?
Se cuenta con un analisis del contexto interno y
externo el cual se realiza mediante analsisis DOFA el
cual esta establecido en la matriz dofa de riesgos ES-
SIG-RG-13, existe un procedimeinto de ES-SIG-PR-13
denominado analisis de contexto estrategico
¿La organización toma el contexto interno y
externo como el entorno donde se van a definir y
buscar sus objetivos?
¿La organización le da relevancia para la gestión
del riesgo a la comprensión del contexto interno
y externo?
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 91
S P N
a)
a)
b)
c)
e)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
6.4.2. Identificación del Riesgo
6.4.1
La evaluación del riesgo se contempla dentro de la organización como:
6.4.2.
6.4.1. Generalidades
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos las causas y eventos ?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos las vulnerabilidades y las
capacidades?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos los cambios en los contextos
internos y externos?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos los indicadores de riesgos
emergentes?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos la naturaleza y el valor de los
activos y recursos?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos las consecuencias y sus impactos
en los objetivos?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos las interacciones de conocimiento
y la confiabilidad de la información?
En la matriz de mapa de riesgos de la entidad se
encuentra definido la identificacion de los cambios en
los contextos internos y externo
No se evidencia que se tenga establecido la
identificacion de riesgos emergentes
se debe identificar el valor de los activos y recursos
para la seguridad digital
se identifican las consecucencias y su principal impacto
y eso se tiene defiido en la matriz de mapa de riesgos
de la entidad
la entidad debe definir las vulnerabiliddes de entorno
para los riesgos de seguridad digital
6.4. EVALUACIÓN DEL RIESGO
Clausula Requisito Cumplimiento
Observaciones
La gobernacion de santander ceunta con informacion
que sivre como base para la identificacion del riesgo
como la matriz de mapa de riesgos, auditorias ,
inspecciones, analisis del contexto
La entidad no contempla para la identificacion las
fuesntes de riesgo tangibles e intangibles
En la matriz de mapa de riesgos de la entidad se
encuentra definido las causas y eventos
¿Para la identificación del riesgo se cuenta con
información, disponible, complementada y
actualizada?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos las fuentes de riesgo tangibles e
intangibles?
¿La evaluación del riesgo se lleva a cabo en la
organización de una manera sistemática,
interactiva y colaborativa entre todas las partes
interesadas?
se realiza de una manea sisitematica pero le hace falta
tener un enfoque interactivo por las partes interesadas
la organización no cuenta con una declaracion de
confiabilidad de la inromacion para toda su gestion del
riesgo
en la matriz de definidia se evidencia la frecuencia de
la actividad generadora del riesgo
no se contempla ninguna de las fases mencionadas en
este numeral
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos los factores relacionados con el
tiempo?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos los sesgos, los supuestos y las
creencias de las personas involucradas?
¿La organización contempla para la identificación
de los riesgos amenazas y las oportunidades
En la matriz de mapa de riesgos de la entidad se
encuentra definido las amenazas y oportundades
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 92
a)
b)
c)
d)
e)
a)
b)
c)
a)
b)
¿Para el análisis del riesgo la organización
contemplo los niveles de sensibilidad y
confianza ?
6.5.1. Generalidades
El proposito del tratamiento del riesgo es seleccionar e implementar
opciones para abordar el riesgo.
6.5. Tratamiento del Riesgo
6.5.1.
la gobernacion contempla las probalilidades y
consecuencias mediante la matriz de mapa de riesgo
¿Para el análisis del riesgo la organización
contemplo la probabilidades los eventos y
consecuencias ?
6.4.3. Análisis del Riesgo
6.4.3.
¿Para el análisis del riesgo la organización
contemplo la naturaleza y magnitud de las
consecuencias?
la entidad tiene definida y contemplada la naturaleza y
magnitude de las consecuencias que van desde
menores hasta catastroficas
no se evidencia cumplimiento de este numeral dentro
de la entidad
¿Para el análisis del riesgo la organización
contemplo la eficiencia de los controles
existentes ?
se tiene defindo una accion de tratamiento que se le
denomina MITIGAR el riesgo para aquelllos que se
categorizan de manera aceptable
¿La organización cuenta con un tratamiento
adicional en caso de que el tratamiento del
riesgo no sea aceptable?
en la gobernacion de santander la formulacion ,
planificacion y evaluacion se realiza mediante la matriz
de mapa de riesgo
¿La organización formula, planifica y evalúa
tratamiento del riesgo?
¿Para el análisis del riesgo la organización
contemplo la complejidad y la interconexión ?
6.4.4. Valoración del Riesgo
6.4.4.
la eficiencia de los controles ecxistente se puede
evidencar mediante los seguimiento s realizados por la
oficina de control interno y los informes emitidos
en la entidad no se esta realizando ni se tiene
documentado el contemplar los niveles de sensibilidad
y confianza en la gestion del riesgo
en la entidad no se tiene contemplado comparar los
resultados del anlisis con los criterios del riesgo
la gobernacion de santander se contemplan las
opciones de tratamiento si el riesgo es aceptable se
mantienen los controles existentes y asi mismo se hace
un analisis adicional para reconsiderar los objetivos
la valoracion del riesgo si se registra y se realiza su
validacion pero no se esta comunicando a todos los
niveles de la organizacion
¿En la valoración del riesgo la organización
comparo los resultados de análisis del riesgo
con los criterios del riesgo?
¿en el análisis del riesgo se contemplaron las
variables de toma decisión: no hacer nada mas,
opciones nuevas para el tratamiento del riesgo,
realizar un análisis adicional para comprender
mejor el riesgo, mantener los controles
existentes, y reconsiderar los objetivos?
¿ Los resultados de la valoración del riesgo se
registraron , comunicaron y validaron por la
organización e los niveles pertinentes?
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 93
a)
b)
c)
d)
e)
f)
se manejejan las opciones de tratamiento: reducir el
riesgo, trasnferir el riesgo, evitar el riesgo y mitigar el
riesgo contemplados en la matriz de mapa de riesgo
6.5.2. Selección de la opción para el Tratamiento del Riesgo
6.5.2.
¿La organización cuenta con tratamientos para
compartir el riesgo a través de contratos, compra
de seguros, etc.?
¿La organización determina retener un riesgo por
medio de decisiones informadas?
La gobernacion tiene establecido para compartir
riesgos poliza de compras de seguro, tercerizacion,y
se encuentra definido mediante el procedimeinto de
mapara de riesgos
En la gobernacion no se encuentra defindo como
retener un riesgo mediante cuales decisiones se haria
se encuetrasn definidas en la matriz de mapa de
riesgos de entidad alli se observa las probabiliddes y
consecuencias de los riesgos presetes en los
procesos.
¿Las probabilidades y consecuencias cuentan
con un criterio abierto para el tratamiento de
riesgos en la organización?
¿Qué tratamiento tiene la organización para
eliminar la fuente del riesgo?
¿La organización considera si no iniciar o
continuar con actividades que generan un
riesgo?
¿La organización en busca de oportunidades
acepta o aumenta un riesgo?
La entidad no tiene establecidado unos lienamientos
claros en lo que compete al de apetito del riesgo
La entidad no tiene establecidado unos lienamientos
claros en lo que compete al de apetito del riesgo
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 94
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
6.5.3. Preparación e Implementación de los planes del tratamiento del riesgo.
6.5.3.
¿la organización cuenta con planes de
tratamiento de riesgos con beneficios
esperados?
La gobernacion se establece los planes de accion
para tratar los riesgos residuales en el formato de matriz
de mapa de riesgos , pero a su vez no se contemplan
todos los riesgos
¿la organización cuenta con personas idóneas
para rendir cuentas y aprobar e implementar
planes de tratamiento de riesgos?
La aprobacion de los planes de tratameinto se realiza
mediante la oficina de sisitema integrado de gestion.
¿Qué acciones maneja para los procesos de
tratamiento de riesgos de la organización?
se manejejan las opciones de tratamiento: reducir el
riesgo, trasnferir el riesgo, evitar el riesgo y mitigar el
riesgo contemplados en la matriz de mapa de riesgo
¿Cuenta con recursos y planes de contingencia
para el tratamiento de riesgos de la
organización?
Se cuenta con los recurso necesarios pero no se tiene
establecido planes de contingencia respecto a la
gestion de riesgos
¿Qué planes de tratamiento de riesgos tiene para
las medidas del desempeño?
la gobernacion de satander no cuenta con la
implementacion de medidas de desempeño
¿Como tiene documentado los informes y
seguimientos requeridos por los planes de
tratamiento de riesgos establecidos por la
organización?
Se tiene dcumentado mediante los informes realizados
por la oficina de control interno quien son los
encargados de realzar el seguimeinto a la matriz de
riesgos de la entidad
¿La organización cuenta con plazos previstos
para la realización y la finalización de las
acciones de los planes de tratamiento de riegos?
La entidad tiene determinado que la finalizacion de las
acciones se debe dar en un plazo no mayor al año,
pero este no se encuentra documentado
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 95
S P N
a)
b)
c)
d)
6.6 SEGUIMIENTO Y REVISIÓN
Clausula Requisito Cumplimiento
Observaciones
6.6. Seguimiento y revisión
¿La organización establece implementa y
mantiene procesos de seguimiento, revisión para
la gestión del riesgo?
¿La organización determina que necesita
seguimiento y revisión para la eficacia de los
controles de la gestión del riesgo?
¿La organización conserva la información
documentada adecuada como evidencia de los
resultados del seguimiento y revisión de la
gestión del riesgo?
¿La organización determina cuando comunicar
los resultados del seguimiento y revisión de la
gestión del riesgo?
la oficinade control interno de la gobernacion se
enacrga del segumiento de la gestion del riesgo en la
entidad con periodicidad de 4 meses
La oficina de control interno de la gobernacion cuenta
con un procedimeinto de seguimiento a los mapas de
riesgos EV-CEY-RG-14 y un plan de auditorias de
control a los procesos, asi mismo la eficacia de los
controles se evidencia mediantes los elementos que
se contemplan en la guia de administracion del riesgo
emitiida por la funcion publica
los resultados del segumiento y revision a los mapas
dela gestion de riesgo son publicados en la pagina
web institucional, y son almacenados en la intranet de la
entidad
los resultados del segumiento y revision a los mapas
dela gestion de riesgo son publicados en la pagina
web institucional de forma cuatrimestral ,.
6.6.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 96
S P N
6.7.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Requisito Cumplimiento
Observaciones
¿Por medio de registro e informe se proporciona
la información adecuada para la toma de
decisiones de la organización en la gestión del
riesgo?
¿La organización cuenta con actividades en
busca del mejoramiento de la gestión del
riesgo?
¿La organización cuenta con acompañamiento
para las personas que tienen la responsabilidad
y la obligación de rendir cuentas de las
actividades de gestión del riesgo?
¿la organización cuenta con información
documentada para los requisitos y necesidades
de las partes interesadas de la gestión del
riesgo?
¿para el registro e informe de la organización se
encuentra alineada a sus objetivos y toma de
decisiones de gestión del riesgo?
En la gobernacion de Santander se comunican los
resultados mediante el seguimiento que ejecuta la
oficina de de control interno de manera cuatriestral.
Mediante el informe sgto qie realiza la oficina de
control interno es un insumo para la toma de decisiones
para la gestion del riesgo
La Gobernacion cuenta con el procedimeinto de mejora
continua e involucra a la gestion del riesgo en la
organización
La gobernacion de Santander cuenta con las
dependencias encargadas de rendir cuentas pero no
se tiene establecidos los roles de los funcionarios para
brindar asesoria y un acompañamiento continuo de la
gestion de riesgo
En la gobernacion se encuentra la matriz de partes
interesadas y dentro de ella contempla como se
satisfacen las necesidaddes y expectativas de dichas
partes.
En la gobernacion de santander se realiza el informe de
rendicion de cuentas y este se basa en los obetivos
planteados en le plan de desarrollo
Registro e Informe
¿Se comunica las actividades y resultados de la
gestión del riesgo a lo largo de la organización?
6.7. REGISTRO E INFORME
Clausula
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 97
Apéndice C. Matriz de aspectos e impactos ambientales
ACTIVIDADELEMENTO
AFECTADOCONTROL INFLUENCIA
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
CARGO
TIP
O
DES
CR
IPC
ION
REA
L
PO
TEN
CIA
L
PR
OB
AB
ILID
AD
DU
RA
CIO
N
MA
GN
ITU
D
AR
EA D
E IN
FLU
ENC
IA
REC
UP
ERA
BIL
IDA
D
IMP
OR
TAN
CIA
INTE
RN
A
VALORACION
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
VA
LOR
AC
ION
TOTA
LASPECTO IMPACTO
CARÁCTER (+) O (-
)
SIGNIFICANCIAREQUISITO LEGAL
APLICABLE
CÓDIGO:
VERSIÓN: 001
ACCION DE CONTROL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 98
Apéndice D. Aspectos e Impactos Ambientales
Proceso Aspecto Impacto
Planeación Consumo del recurso hídrico Agotamiento del recurso hídrico
Planeación Consumo de materias primas e
insumos
Agotamiento de los recursos naturales
no renovables
Planeación Generación de residuos Contaminación por generación de
residuos ordinarios
Planeación Generación de emisiones Contaminación por emisión de varios
agentes clasificados
Planeación Generación de emisiones Contaminación por emisión de varios
agentes clasificados
Planeación Consumo de materias primas e
insumos
Agotamiento de los recursos naturales
no renovables
Planeación Generación de emisiones Contaminación por emisión de
contaminantes criterio
Planeación Generación de emisiones Contaminación por emisión de ruido
Planeación Generación de residuos Contaminación por generación de
residuos ordinarios
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 99
Apéndice E. Aspecto, el impacto, su descripción y la fuente
Aspecto Impacto Descripción de condición Descripción de la
fuente
Consumo del
recurso hídrico
Agotamiento del
recurso hídrico N.A. Agua potable
Consumo de
materias primas
e insumos
Agotamiento de
los recursos
naturales no
renovables
N.A. Papel
Generación de
empleo
Desarrollo
económico y
social
N.A. Recurso humano
Generación de
residuos
Contaminación
por generación de
residuos
ordinarios
N.A. Residuos
ordinarios
Generación de
emisiones
Contaminación
por emisión de
varios agentes
clasificados
N.A.
Emisión por
combustión de
transporte terrestre
Generación de
emisiones
Contaminación
por emisión de
varios agentes
clasificados
N.A.
Emisión por
combustión de
transporte aereo
Consumo de
materias primas
e insumos
Agotamiento de
los recursos
naturales no
renovables
Contingencia por falta de
suministro de energía eléctrica. El
edificio en donde funciona el
proceso suministra energía
eléctrica por medio de plantas
generadoras cuando no hay
disponibilidad de energía eléctrica.
Combustible para
planta generadora
de energía
eléctrica
Generación de
emisiones
Contaminación
por emisión de
contaminantes
criterio
Contingencia por falta de
suministro de energía eléctrica. El
edificio en donde funciona el
proceso suministra energía
eléctrica por medio de plantas
generadoras cuando no hay
disponibilidad de energía eléctrica.
Emisión por
combustión de
planta generadora
de energía
eléctrica
Generación de
emisiones
Contaminación
por emisión de
ruido
Contingencia por falta de
suministro de energía eléctrica. El
edificio en donde funciona el
proceso suministra energía
Ruido por
funcionamiento de
planta generadora
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 100
Aspecto Impacto Descripción de condición Descripción de la
fuente
eléctrica por medio de plantas
generadoras cuando no hay
disponibilidad de energía eléctrica.
de energía
eléctrica
Generación de
residuos
Contaminación
por generación de
residuos
ordinarios
Contingencia por problemas con
los gestores de residuos
aprovechables y recuperables
Residuos
ordinarios
Se describe con más detalles siguiendo la lógica de la herramienta de identificación de
fuentes e impactos, así:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 101
Apéndice F. Identificación de Riesgo e Impacto
Aspecto Etapa en el proceso Impacto ambiental Tipo de
impacto
Recurso que
interactúa
Consumo del
recurso
hídrico
Desarrollo de
actividades
estratégicas
Agotamiento del
recurso hídrico Negativo
Hidrológico -
agua
Consumo de
materias
primas e
insumos
Adquisición y
movilización de
insumos y equipos
Agotamiento de los
recursos naturales no
renovables
Negativo Biológico -
biodiversidad
Generación de
empleo
Desarrollo de
actividades
estratégicas
Desarrollo
económico y social Positivo
Sociocultural
- social
Generación de
residuos
Desarrollo de
actividades
estratégicas
Contaminación por
generación de
residuos ordinarios
Negativo Geológico -
suelo
Generación de
emisiones
Movilización para el
desarrollo de
actividades
Contaminación por
emisión de varios
agentes clasificados
Negativo Atmosférico -
aire
Generación de
emisiones
Movilización para el
desarrollo de
actividades
Contaminación por
emisión de varios
agentes clasificados
Negativo Atmosférico -
aire
Consumo de
materias
primas e
insumos
Desarrollo de
actividades
estratégicas
Agotamiento de los
recursos naturales no
renovables
Negativo Biológico -
biodiversidad
Generación de
emisiones
Desarrollo de
actividades
estratégicas
Contaminación por
emisión de
contaminantes
criterio
Negativo Atmosférico -
aire
Generación de
emisiones
Desarrollo de
actividades
estratégicas
Contaminación por
emisión de ruido Negativo Atmosférico -
aire
Generación de
residuos
Desarrollo de
actividades
estratégicas
Contaminación por
generación de
residuos ordinarios Negativo
Geológico -
suelo
Finalmente, se describe, la significancia, el control actual, y la valoración:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 102
Apéndice G. Control actual y la valoración
Aspecto Significancia
del A&I inicial
Control
ambiental
inicial
Descripción de la valoración inicial y el
control del aspecto e impacto ambiental
2021
Consumo del
recurso hídrico Tolerable No
01/04/21: No se definió control ambiental
para el aspecto e impacto ambiental en el
año 2020 por que la valoración total del
aspecto e impacto ambiental para todo el
proceso de planeación no representa una
significancia de no tolerable.
Consumo de
materias
primas e
insumos
Potencialmente
no tolerable No
01/04/21: No se definió control ambiental
para el aspecto e impacto ambiental en el
año 2020 por que la valoración total del
aspecto e impacto ambiental para todo el
proceso de planeación no representa una
significancia de no tolerable.
Generación de
empleo
Potencialmente
no tolerable No
01/04/21: No se definió control ambiental
para el aspecto e impacto ambiental en el
año 2020 por que la valoración total del
aspecto e impacto ambiental para toda todo
el proceso de planeación no representa una
significancia de no tolerable.
Generación de
residuos No tolerable Si
01/04/21: Se definió el programa de
gestión integral de la generación y manejo
de residuos como control del aspecto e
impacto ambiental por la valoración total
de todos los procedimientos del proceso de
planeación de la Gobernación de
Santander.
Generación de
emisiones
Potencialmente
no tolerable No
01/04/21: No se definió control ambiental
para el aspecto e impacto ambiental en el
año 2020 por que la valoración total del
aspecto e impacto ambiental para todo el
proceso de planeación, no representa una
significancia de no tolerable.
Generación de
emisiones
Potencialmente
no tolerable No
01/04/21: No se definió control ambiental
para el aspecto e impacto ambiental en el
año 2020 por que la valoración total del
aspecto e impacto ambiental para toda todo
el proceso de planeación, no representa una
significancia de no tolerable.
Consumo de
materias
primas e
insumos
Tolerable No
01/04/21: No se definió control ambiental
para el aspecto e impacto ambiental en el
año 2020 por que la valoración total del
aspecto e impacto ambiental para todo el
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 103
Aspecto Significancia
del A&I inicial
Control
ambiental
inicial
Descripción de la valoración inicial y el
control del aspecto e impacto ambiental
2021
proceso de planeación, no representa una
significancia de no tolerable.
Generación de
emisiones Tolerable No
01/04/21: No se definió control ambiental
para el aspecto e impacto ambiental en el
año 2020 por que la valoración total del
aspecto e impacto ambiental para todo el
proceso de planeación, no representa una
significancia de no tolerable.
Generación de
emisiones Tolerable No
01/04/21: No se definió control ambiental
para el aspecto e impacto ambiental en el
año 2020 por que la valoración total del
aspecto e impacto ambiental para todo el
proceso de planeación, representa una
significancia de no tolerable.
Generación de
residuos No tolerable Si
01/04/21: Se definió el programa para la
generación y gestión de residuos el cual
dentro de su alcance controla el aspecto e
impacto ambiental en condiciones
anormales de operación.
Luego de aplicada la herramienta en el proceso de planeación de la gobernación de
Santander, se identificaron las siguientes amenazas, así:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 104
Apéndice H. Formatos y métodos aplicados para el análisis de vulnerabilidad y amenazas
Análisis de Vulnerabilidad
Empresa Responsables
Gobernación de Santander Cristhian Becerra Hernández
Yesenia Pinzón Hernández.
Fecha de actualización Fecha de revisión
10/02/2021 13/02/2021
Identificación de amenazas Número de empleados y estudiantes
Vulnerabilidad en las personas
Vulnerabilidad en los recursos
Vulnerabilidad en los sistemas y procesos
Consolidado Asesorado por
Nivel del riesgo
La identificación de amenazas fue realizada aplicando los siguientes parámetros, así:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 105
Apéndice I. La identificación de amenazas fue realizada aplicando los siguientes parámetros
valoración e identificación de los riesgos
identificación de las amenazas
Origen Tipo
Natural
Movimientos Sísmicos
Eventos Atmosféricos: Lluvias fuertes y granizadas, vientos fuertes.
Tecnológico
(antrópicas no
intencionales)
Incendios (Estructurales, eléctricos, por líquidos ó gases inflamables)
Perdida de contención de materiales peligrosos (derrames, fugas)
Inundaciones por deficiencia de la infraestructura hidráulica (redes,
alcantarillado, acueducto)
Fallas en Sistemas y Equipos
Explosión (gases, polvos, etc.)
Social
Accidentes Vehiculares
Accidentes de Personas
Revueltas / Asonadas
Hurtos
Atentados Terroristas / Secuestros
La escala, la calificación y la interpretación de resultados se desarrolló basada en los
siguientes parámetros, así:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 106
Apéndice J. La escala, la calificación y la interpretación de resultados
La identificación de amenazas se realizó con los siguientes parámetros:
La siguiente tabla expone resumen de las amenazas identificadas.
POSIBLE
Es aquel fenómeno que puede suceder o que es
factible porque no existen razones históricas y
científicas para decir que esto no sucederá. Se
le asigna el color VERDE.
PROBABLE
Es aquel fenómeno esperado del cual existen
razones y argumentos técnicos y científicos
para creer que sucederá. Se le asigna el color
AMARILLO.
INMINENTE
Es aquel fenómeno esperado que tiene alta
probabilidad de ocurrir. Se le asigna el color
ROJO.
ESCALA
POSIBLE
Es aquel fenómeno que puede suceder o que es
factible porque no existen razones históricas y
científicas para decir que esto no sucederá. Se
le asigna el color VERDE.
PROBABLE
Es aquel fenómeno esperado del cual existen
razones y argumentos técnicos y científicos
para creer que sucederá. Se le asigna el color
AMARILLO.
INMINENTE
Es aquel fenómeno esperado que tiene alta
probabilidad de ocurrir. Se le asigna el color
ROJO.
SI (1.0) Se cuenta con suficientes elementos
PARCIAL (0.5) Se cuenta parcialmente con los elementos o
están en proceso de adquisición.
NO (0.0) Cuando no se cuenta con los recursos
2.1 - 3.0 BAJA
1.1 – 2.0 MEDIA
0.0 - 1.0 ALTA
ESCALA
CALIFICACION
INTERPRETACION
AMENAZA
TIPO DE AMENAZA
(INTERNA Y/O
EXTERNA)
ANTECEDENTES - CAUSAS O
FUENTES DE RIESGOIMPACTO DE LA AMENAZA CALIFICACIÓN DE LA
AMENAZA
DESCRIPCIÓN DE LAS AMENAZAS
ORIGEN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 107
Apéndice K. Identificación de amenazas
Identificación de las Amenazas
Origen Tipo
Natural
Movimientos Sísmicos
Eventos Atmosféricos: Lluvias fuertes y granizadas, vientos fuertes.
Tecnológico
(Antrópicas No
Intencionales)
Incendios (Estructurales, eléctricos, por líquidos o gases inflamables)
Perdida de contención de materiales peligrosos (derrames, fugas)
Inundaciones por deficiencia de la infraestructura hidráulica (redes,
alcantarillado, acueducto)
Fallas en Sistemas y Equipos
Explosión (gases, polvos, etc)
Social
Accidentes Vehiculares
Accidentes de Personas
Revueltas / Asonadas
Hurtos
Atentados Terroristas / Secuestros
Tabla de amenazas y vulnerabilidad
Las causas relevantes son las instalaciones eléctricas para iluminación y sistemas, carga
de material combustible (papel, madera de infraestructura); material combustible líquido,
productos químicos, material combustible sólido, instalaciones eléctricas, orden y aseo;
instalaciones locativas en general causado por daños de gran magnitud, abundante material
combustible sólido (libros, revistas, equipos de cómputo, etc.); líneas conductoras, empalmes, y
cableado, tomas o circuitos eléctricos que se puedan sobrecargar, tomacorrientes, cajas, tableros
de control, interruptores que puedan faltar sus polos a tierra, cable vía, se controla con
mantenimiento preventivo y la deficiencia y cumplimiento de la vida útil de la tubería de agua
potable, como también la de aguas residuales, falta de mantenimiento de estos sistemas.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 108
Apéndice L. Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de
Santander
Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de Santander
Origen Amenaza
Tipo de
amenaza
(interna y/o
externa)
Antecedentes -
causas o fuentes
de riesgo
Impacto de
la amenaza
Calificació
n de la
amenaza
AN
TR
ÓP
ICO
TÉ
CN
ICO
Incendio
(Estructurales,
eléctricos, por
líquidos o gases
inflamables)
Y/O
EXPLOSIÓN
(gases, polvos)
Interna
Instalaciones
eléctricas para
iluminación y
sistemas, carga de
material
combustible
(papel, madera de
infraestructura)
Personas,
infraestructur
a medio
ambiente
Probable
Externa
Material
combustible
líquido, productos
químicos, material
combustible sólido,
instalaciones
eléctricas, orden y
aseo
Personas,
infraestructur
a medio
ambiente Posible
Interna
Instalacion
es locativas en
general causado
por daños de gran
magnitud,
abundante material
combustible sólido
(libros, revistas,
equipos de
cómputo, etc.)
Personas,
infraestructur
a medio
ambiente
Probable
Fallas de
Equipos Y/O
Sistemas
Interna/extern
a
Líneas
conductoras,
empalmes, y
cableado, tomas o
circuitos eléctricos
que se puedan
sobrecargar,
tomacorrientes,
cajas, tableros de
control,
interruptores que
puedan faltar sus
polos a tierra, cable
Personas,
infraestructur
a medio
ambiente
Inminente
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 109
Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de Santander
Origen Amenaza
Tipo de
amenaza
(interna y/o
externa)
Antecedentes -
causas o fuentes
de riesgo
Impacto de
la amenaza
Calificació
n de la
amenaza
vía, se controla con
mantenimiento
preventivo
inundaciones
por
deficiencia de
la
infraestructura
hidráulica
(redes,
alcantarillado,
acueducto)
Interna
Deficiencia y
cumplimiento de la
vida útil de la
tubería de agua
potable, como
también la de aguas
residuales, falta de
mantenimiento de
estos sistemas.
Personas,
estructuras y
equipos
Posible
SO
CIA
L
asaltos - robos-
orden público -
sabotajes
Interna
Personal que viaja
en el trasporte
público o vehículo.
Personas,
bienes
Probable
terrorismo Externa
Colombia pasa por
conflictos con
diferentes grupos al
margen de la ley, la
sede no cuenta con
un sistema de
detección de
explosivos
Puede
generar toda
clase de
impactos Probable
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 110
Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de Santander
Origen Amenaza
Tipo de
amenaza
(interna y/o
externa)
Antecedentes -
causas o fuentes
de riesgo
Impacto de
la amenaza
Calificació
n de la
amenaza
NA
TU
RA
L
Movimientos
sísmicos Externa
El territorio que se
ha manifestado en
Colombia en los
últimos 10 años.
Personas,
estructuras y
equipos
Probable
Lluvia con
tormenta Externa
Los efectos de “La
Niña” y cambio
climático
Personas,
infraestructur
a y medio
ambiente Probable
Vientos fuertes Interna/extern
a
También se
presenta caída de
techos por aumento
de la velocidad de
los vientos.
Personas,
infraestructur
a medio
ambiente Probable
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 111
Apéndice M. Amenaza
AMENAZAANTECEDENTES - CAUSAS O
FUENTES DE RIESGOCALIFICACIÓN DE LA
AMENAZA
Instalaciones eléctricas para
iluminación y sistemas, carga de
material combustible (papel,
madera de infraestructura)
PROBABLE
Material combustible liquido,
productos químicos, material
combustible sólido, instalaciones
eléctricas, orden y aseo
POSIBLE
Instalaciones locativas en general
causado por daños de gran
magnitud, abundante material
combustible solido (libros, revistas,
equipos de computo, etc)
PROBABLE
INUNDACIONES POR
DEFICIENCIA DE LA
INFRAESTRUCTURA
HIDRÁULICA (REDES,
ALCANTARILLADO,
ACUEDUCTO)
Deficiencia y cumplimiento de la
vida util de la tuberia de agua
potable, como tambien la de aguas
reciduales, falta de mantenimiento
de estos sistemas.
POSIBLE
ASALTOS - ROBOS-
ORDEN PUBLICO -
SABOTAJES
Personal que viaja en el trasporte
público o vehículo.PROBABLE
TERRORISMO
Colombia pasa por conflictos con
diferentes grupos al marjen de la
ley, la sede no cuenta con un
sistema de detecion de explosivos
PROBABLE
MOVIMIENTOS SÍSMICOS
El territorio que se ha manifestado
en Colombia en los ultimos 10
años.
PROBABLE
LLUVIA CON TORMENTALos efectos de “La Niña” y cambio
climáticoPROBABLE
VIENTOS FUERTES
También se presenta caída de
techos por aumento de la velocidad
de los vientos.
PROBABLE
Líneas conductoras, empalmes, y
cableado, tomas o circuitos
eléctricos que se puedan
sobrecargar, tomacorrientes, cajas,
tableros de control, interruptores
que puedan faltar sus polos a tierra,
cable vía, se controla con
mantenimiento preventivo
INMINENTE
INCENDIO (Estructurales,
eléctricos, por líquidos ó
gases inflamables) Y/O
EXPLOSIÓN (gases, polvos
)
FALLAS DE EQUIPOS Y/O
SISTEMAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 112
AMENAZAANTECEDENTES - CAUSAS O
FUENTES DE RIESGOCALIFICACIÓN DE LA
AMENAZA
Instalaciones eléctricas para
iluminación y sistemas, carga de
material combustible (papel,
madera de infraestructura)
PROBABLE
Material combustible liquido,
productos químicos, material
combustible sólido, instalaciones
eléctricas, orden y aseo
POSIBLE
Instalaciones locativas en general
causado por daños de gran
magnitud, abundante material
combustible solido (libros, revistas,
equipos de computo, etc)
PROBABLE
INUNDACIONES POR
DEFICIENCIA DE LA
INFRAESTRUCTURA
HIDRÁULICA (REDES,
ALCANTARILLADO,
ACUEDUCTO)
Deficiencia y cumplimiento de la
vida util de la tuberia de agua
potable, como tambien la de aguas
reciduales, falta de mantenimiento
de estos sistemas.
POSIBLE
ASALTOS - ROBOS-
ORDEN PUBLICO -
SABOTAJES
Personal que viaja en el trasporte
público o vehículo.PROBABLE
TERRORISMO
Colombia pasa por conflictos con
diferentes grupos al marjen de la
ley, la sede no cuenta con un
sistema de detecion de explosivos
PROBABLE
MOVIMIENTOS SÍSMICOS
El territorio que se ha manifestado
en Colombia en los ultimos 10
años.
PROBABLE
LLUVIA CON TORMENTALos efectos de “La Niña” y cambio
climáticoPROBABLE
VIENTOS FUERTES
También se presenta caída de
techos por aumento de la velocidad
de los vientos.
PROBABLE
Líneas conductoras, empalmes, y
cableado, tomas o circuitos
eléctricos que se puedan
sobrecargar, tomacorrientes, cajas,
tableros de control, interruptores
que puedan faltar sus polos a tierra,
cable vía, se controla con
mantenimiento preventivo
INMINENTE
INCENDIO (Estructurales,
eléctricos, por líquidos ó
gases inflamables) Y/O
EXPLOSIÓN (gases, polvos
)
FALLAS DE EQUIPOS Y/O
SISTEMAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 113
Apéndice N. Calificación integral de amenazas y vulnerabilidad
ALTO
MEDIO
BAJO
3 A 4 ROMBOS EN ROJO
Del 75 al 100% de los valores que representan la vulnerabilidad y amenaza, están en su punto
máximo para que los efectos de un evento representen un cambio significativo en la
comunidad, la economía, la infraestructura y el medio ambiente.
1 A 2 ROMBOS ROJOS O AMARILLOS
Del 50 al 74% de los valores que representan la vulnerabilidad son altos o la amenaza es alta.
Tambien es posible que 3 de todos los componentes son calificados como medios, por lo tanto
las consecuencias y efectos sociales, económicos y del emdio ambiente pueden ser de
magnitud, pero se esperan sean inferiores a los ocasionados por el riesgo alto.
1 A 3 ROMBOS AMARILLOS Y LOS
RESTANTES VERDES
Del 25 al 49% de los valores calificados en la vulnerabilidad y la amenaza representan valores
intermedios, o que del 70 al 100% de la vulnerabilidad y la amenaza están controlados. En este
caso se espera que los efectos sociales, económicos y del medio ambiente representan
pérdidas menores.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 114
Apéndice O. Valoración
PUNTAJE VALORACION
1,0 Se cuenta con suficientes elementos
0,5Se cuenta parcialmente con los elementos o
están en proceso de consecución
0,0Cuando se carece completamente o no se cuenta
con recursos
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 115
Apéndice P. Puntaje
Luego de hecha la cualificación y valoración numérica en la matriz de vulnerabilidad, se
da prioridad a las amenazas que por puntaje tienen un color rojo, lo cual será base para el plan de
fortalecimiento, así:
2.1 - 3.0 PosibleNunca ha sucedido pero no se
descarta
1.1 - 2.0 ProbableYa ocurrido en un lugar o condición
similar
0 - 1.0 InminenteEvento con información que lo hace
evidente y detectable
PARA ANALISIS DE
VULNERABILIDAD CALIFIQUE ASI:
PARA ANALISIS DE AMENAZAS: (del listado escoja
las que identifica en su empresa y califique de la
siguiente manera:)
BAJO
MEDIO
ALTO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 116
Apéndice Q. Plan de fortalecimiento
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NATURALES
MOVIMIENTOS SÍSMICOS 0,0 0,5 0,5 1,0 MEDIO 0,5 0 0,5 1,0 ALTO 1,0 1,0 0,0 2,0 MEDIO
TIPO COLOR
EN PERSONAS EN RECURSOS EN SISTEMAS Y PROCESOS
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TECNOLOGICOS
INUNDACIONES POR
DEFICIENCIA DE LA
INFRAESTRUCTURA
HIDRÁULICA (REDES,
ALCANTARILLADO,
ACUEDUCTO)
0,5 0,5 1,0 2 MEDIO 0,5 0,5 0 1,0 BAJO 0,5 0,5 0,0 1,0 ALTO
TIPO COLOR
EN PERSONAS EN RECURSOS EN SISTEMAS Y PROCESOS
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ANTROPICOS
ASALTOS - ROBOS- ORDEN
PUBLICO - SABOTAJES0,5 0,0 0,5 1,0 ALTO 0,5 0,5 0,5 1,5 MEDIO 1,0 1,0 1,0 3,0 BAJO
TERRORISMO 0,5 0,0 0,5 1,0 ALTO 0,5 0,5 0 1,0 ALTO 1,0 0,5 0,5 2,0 MEDIO
TIPO COLOR
EN PERSONAS EN RECURSOS EN SISTEMAS Y PROCESOS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 117
Apéndice R. Confiabilidad y Validez del Instrumento de Medición lista de chequeo.
Su
jeto
s
ÍTEMS
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NATURALES
MOVIMIENTOS SÍSMICOS 0,0 0,5 0,5 1,0 MEDIO 0,5 0 0,5 1,0 ALTO 1,0 1,0 0,0 2,0 MEDIO
TIPO COLOR
EN PERSONAS EN RECURSOS EN SISTEMAS Y PROCESOS
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NATURALES
MOVIMIENTOS SÍSMICOS 0,0 0,5 0,5 1,0 MEDIO 0,5 0 0,5 1,0 ALTO 1,0 1,0 0,0 2,0 MEDIO
TIPO COLOR
EN PERSONAS EN RECURSOS EN SISTEMAS Y PROCESOS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 118
Se concluye que la consistencia es decir el nivel de confiabilidad es alto al estar el
instrumento en un rango superior a 0,993
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 119
Apéndice S. Personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr los
resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del
sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 120
Primer Experto en Sistemas Integrados de Gestión.
Universidad Santo Tomas, Bucaramanga, División de Ingenierías y Arquitectura
Facultad de Ingeniería Industrial, Maestría en Calidad y Gestión Integral, 2021
VALIDACIÓN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO PLAN
DE MEJORAMIENTO PARA EL PROCESO DE PLANEACION DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER
AUTORES DEL PROYECTO: YESEINA Y CRISTIAN
DIRECTOR: Mgtr. DIEGO ANDRÉS ANGARITA MONCADA
NOMBRE DE EVALUADOR: JAQUELINE MATEUS GALEANO
PERFIL DEL EVALUADOR: PRIMER EXPERTO EN SISTEMAS INTEGRADOS DE
GESTIÓN.
FECHA: 02 MAYO 2021
El siguiente formato de recolección de información primaria en el marco VALIDACIÓN
DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA
EL PROCESO DE PLANEACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA
GOBERNACION DE SANTANDER, tiene como objetivo evidenciar la validación de resultados.
Por ello, el firmante manifiesta que revisó el contenido, teniendo en cuenta las siguientes
instrucciones:
1. Lea cuidadosamente cada una de las objetivos generales y específicos, para poder
evaluar la eficacia de los resultados frente a estos: Formular un plan de mejoramiento del sistema
integrado de gestión soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad
y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación de
Santander. Objetivos específicos: Verificar el cumplimiento de requisitos aplicables a partir de
listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del
sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, frente a las normas técnicas
colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001; Diagnosticar el proceso de
planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, con la aplicación de
herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y
análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas
para la formulación del plan de mejoramiento; proponer el plan de mejoramiento para el proceso
de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los
lineamientos del ciclo de mejora continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al
cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC
ISO 14001 y NTC ISO 45001.
2. Seguidamente, indique el nivel de eficacia dando un valor de 100% al máximo de
eficacia comprando el resultado frente al objetivo correspondiente.
3. Juzgue la pertinencia de los instrumentos utilizados en la metodología. Un valor de
100% al máximo de pertinencia.
4. Juzgue la claridad de la información: Un valor de 100% al máximo de claridad.
5. Finalmente, anote las consideraciones en la columna.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 121
Resultado
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En este proceso de actualización del sistema
integrado de gestión, del proceso de planeación de
la gobernación de Santander, se puedo evidenciar
que es necesario la implementación de acciones en
formación, ajuste de políticas, procedimientos y
presupuestos para lograr el cumplimiento frente el
100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC
ISO 14001 e NTC ISO 45001, dado que promedio
de las calificaciones de todos los elementos del
instrumento, teniendo en cuenta la ponderación
diferencial de las variables integradoras, de esta
manera se obtiene el indicador final de un promedio
general, de acuerdo con la escala definida, da
cuenta del nivel de madurez del SIG evaluado.
80% 70% 90%
Se concluye que el plan de mejoramiento debe estar
enfocado en la actualización de políticas en
especial en elementos relacionados con las partes
interesadas del sistema, aspectos de comunicación
ampliando a que sea física y digital, ampliar a
criterios de austeridad del gasto público, que
complemente los ya establecidos de eficacia,
eficiencia, efectividad y transparencia y la
inclusión de elementos de prevención de riesgos de
impacto en personas, activos y recursos
ambientales.
70% 90% 80%
En cuanto a la fase de verificación del sistema
integrado de gestión se concluye que es necesario
realizar mínimo un encuentro en simultaneo entre
el equipo de sistemas de gestión con el personal de
la Oficina de Control Interno para unificar criterios
del seguimiento y evaluación a los mapas de
riesgos contemplando los elementos de los
procesos administrativos, ambientales y de
seguridad y salud en el trabajo desde una visión
integral.
90% 80% 70%
Al respecto de aspectos ambientales, se concluye
que a la fecha el personal no tiene el total de
competencias en conocimiento y habilidades de
80% 70% 90%
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 122
Resultado
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aspectos ambientales, luego se requiere un
entrenamiento en especial en cuanto a
interpretación de cambios legislativos que afectan
a aspectos ambientales de la organización, así como
revisión de información como; clima, calidad del
agua y del aire, disponibilidad de recursos
naturales; cambios en las políticas de organización
del territorio y establecer indicadores para el
seguimiento a procedimientos operativos que
implican la eliminación o la aparición de nuevos
aspectos ambientales; aumento o disminución de la
plantilla.
Para cumplir requisitos frente a la NTC ISO 45001,
se requiere hacer una revisión de la estructura
organizacional, las funciones y responsabilidades,
que se encuentran establecidas para que sean
cumplidas, todas las capacidades, conocimientos y
competencias de las personas que participan dado
los cambios requeridos para cumplir con las tres
normas técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e
NTC ISO 45001 y acciones de mejora para el
control de puntos críticos identificados en la
aplicación de herramientas de gestión del riesgo,
análisis de la matriz de aspectos e impactos
ambientales y análisis de vulnerabilidad.
70% 90% 80%
El proceso de planeación de la gobernación de
Santander, tiene los siguientes aspectos e impactos
ambientales y requiere concentrar sus esfuerzos
para su debido tratamiento: Los aspectos relevantes
en el proceso de planeación son los siguientes:
Consumo del recurso hídrico, consumo de materias
primas e insumos, generación de residuos y la
generación de emisiones; los impactos ambientales
relevantes en el proceso de planeación son:
Agotamiento del recurso hídrico, agotamiento de
los recursos naturales no renovables,
contaminación por generación de residuos
ordinarios, contaminación por emisión de varios
agentes clasificados, contaminación por emisión de
ruido y contaminación por generación de residuos
80% 70% 90%
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 123
Resultado
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ordinarios.
En el análisis de vulnerabilidad se pudo concluir
que se requiere un importante y efectivo
seguimiento a los controles y valoración a:
Incendio (estructurales, eléctricos, por líquidos o
gases inflamables) y/o explosión (gases, polvos),
fallas de equipos y/o sistemas, Inundaciones por
deficiencia de la infraestructura, hidráulica (redes,
Alcantarillado, Acueducto), asaltos - robos- orden
público – sabotajes, terrorismo, movimientos
sísmicos, lluvia con tormenta y Vientos fuertes.
90% 70% 80%
Con respecto al nivel de cumplimiento del objetivo
general de la investigación en concatenación a la
resolución a la problemática planteada sobre la
actualización del sistema integral de planeación de
la gobernación de Santander se puede concluir que
los instrumentos de verificación son un herramienta
fundamental para realizar un sondeo o diagnostico
preliminar de una organización con el propósito de
identificar sus fortalezas y debilidades para
potencializar las oportunidades y paralelamente
minimizar o eliminar las debilidades de un
determinado proceso. Por lo que es preciso realizar
un proceso de armonización e integración de
normas de gestión de calidad para la asignación
adecuada de los recursos, evitar las perdidas,
retrasos e incumplimientos asociados con los
procedimientos administrativos gestionados dentro
de la entidad objeto de estudio.
80% 70% 90%
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 124
Segundo Experto en Sistemas Integrados de Gestión.
Universidad Santo Tomas, Bucaramanga, División de Ingenierías y Arquitectura
Facultad de Ingeniería Industrial, Maestría en Calidad y Gestión Integral, 2021
VALIDACIÓN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO PLAN DE
MEJORAMIENTO PARA EL PROCESO DE PLANEACION DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER
AUTORES DEL PROYECTO: YESENIA PINZON Y CRISTHIAN BECERRA
DIRECTOR: Mgtr. DIEGO ANDRÉS ANGARITA MONCADA
NOMBRE DE EVALUADOR: DIEGO FERNANDO PLATA
PERFIL DEL EVALUADOR: SEGUNDO EXPERTO EN SISTEMAS INTEGRADOS
DE GESTIÓN.
FECHA: 30 MAYO 2021
El siguiente formato de recolección de información primaria en el marco VALIDACIÓN
DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA
EL PROCESO DE PLANEACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA
GOBERNACION DE SANTANDER, tiene como objetivo evidenciar la validación de resultados.
Por ello, el firmante manifiesta que revisó el contenido, teniendo en cuenta las siguientes
instrucciones:
1. Lea cuidadosamente cada una de las objetivos generales y específicos, para poder
evaluar la eficacia de los resultados frente a estos: Formular un plan de mejoramiento del sistema
integrado de gestión soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad
y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación de
Santander. Objetivos específicos: Verificar el cumplimiento de requisitos aplicables a partir de
listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del
sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, frente a las normas técnicas
colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001; Diagnosticar el proceso de
planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, con la aplicación de
herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y
análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas
para la formulación del plan de mejoramiento; proponer el plan de mejoramiento para el proceso
de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 125
lineamientos del ciclo de mejora continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al
cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC
ISO 14001 y NTC ISO 45001.
2. Seguidamente, indique el nivel de eficacia dando un valor de 100% al máximo de
eficacia comprando el resultado frente al objetivo correspondiente.
3. Juzgue la pertinencia de los instrumentos utilizados en la metodología. Un valor de
100% al máximo de pertinencia.
4. Juzgue la claridad de la información: Un valor de 100% al máximo de claridad.
5. Finalmente, anote las consideraciones en la columna.
Resultado
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En este proceso de actualización del sistema
integrado de gestión, del proceso de planeación
de la gobernación de Santander, se puedo
evidenciar que es necesario la implementación
de acciones en formación, ajuste de políticas,
procedimientos y presupuestos para lograr el
cumplimiento frente el 100% de los requisitos
de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC
ISO 45001, dado que promedio de las
calificaciones de todos los elementos del
instrumento, teniendo en cuenta la ponderación
diferencial de las variables integradoras, de
esta manera se obtiene el indicador final de un
promedio general, de acuerdo con la escala
definida, da cuenta del nivel de madurez del
SIG evaluado.
90% 70% 80%
Se concluye que el plan de mejoramiento debe
estar enfocado en la actualización de políticas
en especial en elementos relacionados con las
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 126
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partes interesadas del sistema, aspectos de
comunicación ampliando a que sea física y
digital, ampliar a criterios de austeridad del
gasto público, que complemente los ya
establecidos de eficacia, eficiencia, efectividad
y transparencia y la inclusión de elementos de
prevención de riesgos de impacto en personas,
activos y recursos ambientales.
70%
90%
80%
En cuanto a la fase de verificación del sistema
integrado de gestión se concluye que es
necesario realizar mínimo un encuentro en
simultaneo entre el equipo de sistemas de
gestión con el personal de la Oficina de Control
Interno para unificar criterios del seguimiento
y evaluación a los mapas de riesgos
contemplando los elementos de los procesos
administrativos, ambientales y de seguridad y
salud en el trabajo desde una visión integral.
70%
80%
90%
Al respecto de aspectos ambientales, se
concluye que a la fecha el personal no tiene el
total de competencias en conocimiento y
habilidades de aspectos ambientales, luego se
requiere un entrenamiento en especial en
cuanto a interpretación de cambios legislativos
que afectan a aspectos ambientales de la
organización, así como revisión de
información como; clima, calidad del agua y
del aire, disponibilidad de recursos naturales;
cambios en las políticas de organización del
territorio y establecer indicadores para el
seguimiento a procedimientos operativos que
implican la eliminación o la aparición de
nuevos aspectos ambientales; aumento o
disminución de la plantilla.
90%
70%
80%
Para cumplir requisitos frente a la NTC ISO
45001, se requiere hacer una revisión de la
estructura organizacional, las funciones y
responsabilidades, que se encuentran
establecidas para que sean cumplidas, todas las
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 127
Resultado
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capacidades, conocimientos y competencias de
las personas que participan dado los cambios
requeridos para cumplir con las tres normas
técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e
NTC ISO 45001 y acciones de mejora para el
control de puntos críticos identificados en la
aplicación de herramientas de gestión del
riesgo, análisis de la matriz de aspectos e
impactos ambientales y análisis de
vulnerabilidad.
80%
70%
90%
El proceso de planeación de la gobernación de
Santander, tiene los siguientes aspectos e
impactos ambientales y requiere concentrar sus
esfuerzos para su debido tratamiento: Los
aspectos relevantes en el proceso de planeación
son los siguientes: Consumo del recurso
hídrico, consumo de materias primas e
insumos, generación de residuos y la
generación de emisiones; los impactos
ambientales relevantes en el proceso de
planeación son: Agotamiento del recurso
hídrico, agotamiento de los recursos naturales
no renovables, contaminación por generación
de residuos ordinarios, contaminación por
emisión de varios agentes clasificados,
contaminación por emisión de ruido y
contaminación por generación de residuos
ordinarios.
80%
70%
90%
En el análisis de vulnerabilidad se pudo
concluir que se requiere un importante y
efectivo seguimiento a los controles y
valoración a: Incendio (estructurales,
eléctricos, por líquidos o gases inflamables)
y/o explosión (gases, polvos), fallas de equipos
y/o sistemas, Inundaciones por deficiencia de
la infraestructura, hidráulica (redes,
Alcantarillado, Acueducto), asaltos - robos-
orden público – sabotajes, terrorismo,
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70%
80%
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 128
Resultado
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movimientos sísmicos, lluvia con tormenta y
Vientos fuertes.
Con respecto al nivel de cumplimiento del
objetivo general de la investigación en
concatenación a la resolución a la problemática
planteada sobre la actualización del sistema
integral de planeación de la gobernación de
Santander se puede concluir que los
instrumentos de verificación son un
herramienta fundamental para realizar un
sondeo o diagnostico preliminar de una
organización con el propósito de identificar sus
fortalezas y debilidades para potencializar las
oportunidades y paralelamente minimizar o
eliminar las debilidades de un determinado
proceso. Por lo que es preciso realizar un
proceso de armonización e integración de
normas de gestión de calidad para la asignación
adecuada de los recursos, evitar las perdidas,
retrasos e incumplimientos asociados con los
procedimientos administrativos gestionados
dentro de la entidad objeto de estudio.
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90%