Sistema Integral de Gestión – SIG Schering Colombiana S.A

Sistema Integral de Gestión – SIG

Schering Colombiana S.A.

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN SIG

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1. Antecedentes

Estrategia Schering A.G. Asegurar el adecuado cumplimiento y sostenibilidad mediante la

introducción de herramientas de gestión apropiadas

Regulaciones Schering A.G. Integrated Management System (QM – EHS) ISO 14001. Responsible Care.

Regulaciones Locales Buenas Prácticas de Manufactura - BPM (INVIMA). Normas de Salud Ocupacional (Ministerio de Protección Social). Normas de Ambiental (Autoridad Ambiental). Responsabilidad Integral.

Mejoramiento Continuo: Siguiente paso, después Proyecto Azul.


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2. Objetivos

Integrar en un sólo Sistema de Gestión todos los

esquemas utilizados por SC.

Asegurar el adecuado cumplimiento de los

requerimientos en Calidad, Salud, Seguridad y

Ambiental.

Estándares Internacionales ISO 9001, 14001 y

OHSAS18001.


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3. Equipo de trabajo

Sr. Ragner Ziegler

Sra. Janine Spitz

Sra. Martha Olano

Comité de Gerencia

Modelos del Sistema

ISO 9001

Sra. Adriana Camacho

Procesos

Sr. Mario Zamudio

Producción

Sr. Alirio Mantilla

Marketing y Ventas

Dr. Mauricio Mendieta

Farmacovigilancia y Estudios Clínicos

Grupo del Proyecto

(1)

Consultor

Sra. Rodrigo Gutierrez

Coordinadora

Sra. Martha Ramírez

Dr. Álvaro Mendoza

OHSAS 18001

Sr. Juan Carlos Duque

ISO 14001

Buenas Prácticas de Manufactura - QM

Sr. Manuel Farfán

Sr. Rolando Palacios

SIA-DOQ - Sistema de Documentación


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Metodología para un SIG Punto de partida

Lo que hay en cada proceso, los modelos utilizados por la compañía, los documentos, actividades, indicadores, recursos, metas y otros mecanismos administrativos.


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La descripción en un único conjunto de documentos de la gestión del proceso.

La implementación del proceso en las actividades reales según lo descrito en los documentos resultantes.

La evaluación de los resultados del proceso mediante: IndicadoresAuditoríasRevisión gerencial

Metodología para un SIGPunto de Llegada


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Cronograma Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic-Ene Feb Mar Abr

Aprobación ComitéInicio Est. Comunicación

Identificación de Modelos

Grupo 1

Grupo 2

Descripción de Procesos

Grupo 1

Grupo 2

Matriz de Requisitos

Grupo 1

Grupo 2

Documentación

Divulgación

Implementación y Ajustes

Evaluación y Auditoría

Revisión Gerencial

Grupo 1 : Procesos de apoyoGrupo 2: Procesos críticos / Procesos financieros

Mensual: Informe a la Dirección General (finalizando cada mes)

2002 2003


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Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Caracterización ProcesosDescripción de procesos

Matriz de requisitos / Plan de AcciónIdentificación y priorización de aspectos e impactos - riesgos y peligros en SSPA

Diagnóstico

Definición de la metodologíaEntrenamiento de personal y aplicación de la metodología

Formulación del plan de acción

Informe final

Documentación y Divulgación

Implementación procesos

Documentos aprobados

Evaluación y AuditoríaEntrenamiento a auditores

Taller Acciones Correctivas y Preventivas

Entrenamiento: Recibir auditoría de certificación

Auditorías SIG

Auditoría del PREAD

Auditoría Seguimiento Responsabilidad Integral

Pre - auditoría OHSAS 18001 (Consejo Nal de Seg.)

Auditoría Interna - Normas

Revisión GerencialRevisión por la Dirección

Certificación IntegradaSelección Compañía Certificadora

Selección Auditores y preparación

Auditoría de Certificación

Certificación

2003


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Criterios para Descripción de Procesos

• De lo general a lo particular. • Utilizar el listado maestro de documentos y la

documentación disponible.• Conectar el diagrama ó mapa con las directrices ó POS

existentes.• Verificar la conexión entre subprocesos y documentos

correspondientes.

4. Metodología


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Criterios para Matriz de Requisitos

Identificar cómo aplica el modelo al proceso.

Buscar en el diagrama, en la documentación, en las actividades ó indicadores existentes, dónde se cumple lo que el modelo dice.

Si no se cumple, identificar dónde se puede integrar y cómo hay que hacerlo: documentando, capacitando, implementando

actividades, registrando, midiendo.


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Criterios para Documentación

Verificar Entradas / Salidas.

Utilizar formato de Directriz de proceso.

Descentralizar el control de documentos utilizando el SIA /DOQ.

Conectar los indicadores de cada proceso con las metas corporativas.

Verificar la alineación de los indicadores con las metas de la compañía.

Elaboración del Manual de Sistema de Gestión Integral


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Criterios para Auditoría

Auditorias cortas y dirigidas, por temas.

Seleccionar los auditores de acuerdo con el enfoque correspondiente.

Verificar correctivos a partir de los resultados reportados en los indicadores.

Auditorias generales sobre el sistema de gestión, con el manual de gestión y la directriz de proceso.


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5. Gestión de Riesgos SSPA

Evaluar la metodología de análisis de riesgos aplicada actualmente en los diferentes procesos de la empresa

Formular y definir una metodología uniforme de análisis de riesgo aplicable a los diferentes procesos de la empresa


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Desarrollar un programa de entrenamiento a los facilitadotes en la metodología seleccionada.

Acompañar a los facilitadotes y dueños de proceso en la aplicación de la metodología.

Acompañar y hacer seguimiento a los dueños de proceso en el proceso de identificación y formulación de los objetivos, metas e indicadores de gestión ambiental.


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Comité de SIG

Procesos Procesos Procesos

Juan Carlos Duque U.Alvaro José Mendoza C.

Ambiental Consultores

Grupo de Facilitadores (22)

Equipo de Trabajo


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No.De Fase Actividad Participantes Tiempo aprox Tiempo Total1 Documentación: levantamiento

de información, apoyados en la lista de chequeo y el formato de uso de materiales y energía

Facilitador* 2 horas

2 Identificación de las entradas, procesos y salidas del proceso analizado

Facilitador* 1 hora

3 Recorrido área de estudio Facilitador*, SIPAMA, Salud Ocupacional, Grupo

Asesor (Ambiental Consultores)

1 ½ horas 4 ½ horas

4 Tormenta de ideas con el grupo de operadores del área de estudio (apoyo grupo asesor)

Facilitador*, SIPAMA, Salud Ocupacional, Grupo

Asesor (Ambiental Consultores) TODOS LOS

COLABORADORES DEL PROCESO

3 horas 3 horas

LOGÍSTICA PARA EL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Y RIESGOS Y PELIGROS

3 horas


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5 Validación de la Información recopilada



½ hora ½ hora

6 Diligenciamiento del formato de campo (identificación de aspectos e impactos ambientales, riesgos y peligros)

Facilitador*, dueño del proceso, grupo de

operadores

1 ½ horas 1 ½ horas

7 Validación de información relacionada en el formato con el grupo asesor



1 hora 1 hora

8 Análisis y evaluación de riesgos Facilitador*, Dueño del proceso, SIPAMA, Salud

Ocupacional, Grupo Asesor (Ambiental Consultores)

4 horas 4 horas

9** Definicion de objetivos, programas y controles por proceso

Asesor (Ambiental Consultores), SIPAMA y

Salud Ocupacional

2 horas 2 horas

TOTAL HORAS (tiempo máximo)

16 1/2 horas 16 1/2 horas


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6. Política Integrada

POLÍTICA DE CALIDAD, SALUD, SEGURIDAD Y PROTECCIÓN MEDIOAMBIENTAL

Schering Colombiana S.A.

Schering Colombiana S. A. es una compañía farmacéutica de investigación, líder en ciertos mercados especializados. Con productos innovadores y con una marcada orientación al cliente, contribuimos a mejorar la calidad de vida de la población, creamos valor para nuestros accionistas e invertimos en nuestro personal y en el bienestar de la sociedad.

En desarrollo de nuestra Cultura de Mejoramiento Continuo hemos implementado el Sistema Integral de Gestión, que cuenta con herramientas para realizar el seguimiento al desempeño de los procesos con criterio preventivo e identificar posibilidades de mejora que redunden en la efectividad del trabajo, la alta calidad del producto, la salud laboral de nuestros colaboradores y el control de los impactos ambientales asociados, en beneficio del negocio y de nuestros clientes.


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Asumimos nuestras labores con una perspectiva integral de los procesos y estamos comprometidos con el cumplimiento de la normatividad aplicable a nuestro negocio proveniente de:

− Legislación nacional− Buenas Prácticas de Manufactura – BPM− Regulaciones de Casa Matriz− Normas ISO/OHSAS de gestión de calidad, protección medio

ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional.Conocemos y entendemos las necesidades y expectativas de nuestros clientes, brindándoles el soporte necesario para su satisfacción.Controlamos los peligros y riesgos ocupacionales para la reducción de la probabilidad de ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedad profesional de nuestros colaboradores y contratistas permanentes.Protegemos los recursos naturales, controlando los aspectos ambientales para la prevención de la contaminación.Participamos en la iniciativa internacional de Responsabilidad Integral.

(Firmado)Comité de DirecciónSchering Colombiana S.A.Bogotá, Junio de 2003


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7. Beneficios

• Revisión sistemática de los procesos frente a los requisitos aplicables y seguimiento al cumplimiento.

• Integración de todos los modelos/requisitos en los procesos de la organización, evitando la duplicidad de esfuerzos (documentación, auditorías).

• Sistema de documentación corporativo.

• Herramienta para la medición y control de los procesos.

• Mejora Continua en la gestión de los procesos.


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1 Objetivo

2 Aplicación

3 Definiciones

4 Responsabilidades

5 Descripción del procedimiento

6 Desafío del procedimiento

Formato directriz de proceso


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7 Indicadores

Indicador

Registros origen de los datos

Método de Cálculo

Frecuencia

Objetivo

Responsable

8 Control de registros

Registros Quien Archiva

Donde Archiva

Cómo Está

Organizado

Tiempo De Archivo

9 Anexos10 Registro de Comprensión y Lectura


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Procesos

20. Soporte Doc.y Auditoría

22. Procesosfinancieros

19. Soporte en comunicaciones

16. Soporte Técnico enInstalaciones y Equipos

15. Seguridad Física

21. Admon. redesy Sistemas Inf.

12. Gestión Humana

13. Permisos y requisitos

1. Direccionamiento y

Revisión

3.Planeación

4. Compra mat.Productivos nale importado

5.Fabricación

2. Mercadeo 6. Empaque 7. Almacenamiento

8.Comercialización – Distribución

9. Recaudo

10. Servicio alcliente

11. Obtención registros

23. Compras de bienes y servicios

17. Información Médica

14. Salud - Seguridady Prot. Ambiental

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18. Control deCalidad





19. Soporte en comunicaciones19. Soporte en comunicaciones

16. Soporte Técnico enInstalaciones y Equipos





12. Gestión Humana




Revisión


Revisión

3.Planeación



5.Fabricación

2. Mercadeo2. Mercadeo 6. Empaque 7. Almacenamiento

8.Comercialización – Distribución8.Comercialización – Distribución

9. Recaudo

10. Servicio alcliente





17. Información Médica



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