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ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
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INDICE
Página
Introducción………………………………………………………………………………………1
1. Documento del Proyecto………………………………………………………………….2
1.1. Descripción general del Proyecto…………………………………………………………………… 3
1.1.1. Necesidades del negocio o requerimientos del producto……………………… 3
1.1.2. Justificación o propósito del proyecto ………………………………………………….3 1.1.3. Definición del Gerente de Proyecto ……………………………………………………….4
1.2. La empresa ………………………………….…………………………………………………………………..5 1.2.1. Objetivos y estrategias de la empresa……………………………………………………5
1.2.2. Estructura organizacional………………………………………………………………………. 6
1.2.3. Procesos principales de la empresa………………………………………………………. 7 1.2.4. Cultura organizacional …………………………………………………………………………..10 1.2.5. Infraestructura tecnológica…………………………………………………………………….11
1.2.6. RRHH, administración de personal…………………………………………………………14 1.2.7. Tolerancia al riesgo…………………………………………………………………………………15
1.3. Entorno externo……………………………………………………………………………………………… 16 1.3.1. Situación política, económica y social……………………………………………………16 1.3.2. Condiciones de mercado………………………………………………………………………… 17
1.4. El Proyecto………………………………………………………………………………………………………… 17 1.4.1. Requerimientos del cliente, Sponsor, stakeholders ………………………………18
1.4.2. Alcance inicial del proyecto…………………………………………………………………….19 1.4.3. Plan de proyecto general ……………………………………………………………………….19 1.4.4. Resumen del programa de reuniones de control de proyecto
(Milestones – Fechas de presentación de avances)…..….………………………20
1.4.5. Contactos e influencias de los stakeholders ……………………………………….. 21 1.4.6. Factores críticos de éxito………………………………………………………………………… 23 1.4.7. Supuestos y limitaciones de la empresa, del medio y del medio externo
…………………………………………………………………………………………………………………… 24 1.4.8. Oportunidades de negocio que justifiquen la inversión incluyendo el ROI
…………………………………………………………………………………………………………………. 24 1.4.9. Resumen del presupuesto ……………………………………………………………………. 25
1.5. Conclusiones ……………………………………………………………………………………………………. 27
2. Alcance del Proyecto………………………………………………………………………28
2.1. Objetivos del Proyecto y del producto…………………………………………………………… 29
2.2. Alcance del producto a desarrollar………………………………………………………………… 29
2.3. Requerimientos del Proyecto…………………………………………………………………………. 30 2.4. Límites del Proyecto………………………………………………………………………………………. 31 2.5. Entregables - WBS………………………………………………………………………………………… 32
2.6. Criterios de aceptación de productos …………………………………………………………… 38 2.7. Limitaciones y supuestos del proyecto ………………………………………………………… 38
2.8. Organización del proyecto …………………………………………………………………………… 38 2.9. Riesgos iniciales definidos ……………………………………………………………………………. 43 2.10. Limitaciones de fondos / estimados de costos …………………………………………… 43
2.11. Programa de reuniones del comité de dirección (milestones – Fechas de sustentación de avances) ……………………………………………………………………………… 46
2.12. Conclusiones…………………………………………………………………………………………………. 47
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3. Plan de Administración de Tiempos………………………………………………48
3.1. Objetivos …………………………………………………………………………………………………… 49
3.2. Alcance del Plan………………………………………………………………………………………… 49
3.3. Lista de actividades, tiempos estimados y atributos (MS Project) ………… 50 3.4. Lista de milestones (MS Project) ……………………………………………………………… 55 3.5. Diagrama de Precedencias PDM – diagrama de red………………………………… 56 3.6. Recursos por actividad (MS Project) Programación del Proyecto (Diagrama
de Gantt) …………………………………………………………………………………………………… 60
3.7. Uso de recursos (semanales) …………………………………………………………………… 64 3.8. Uso de Recursos……………………………………………………………………………………..… 65 3.9. Uso de tareas……………………………………………………………………………………………… 69
3.10. Conclusiones……………………………………………………………………………………………… 74
4. Plan de Administración de Costos…………………………………………………75
4.1. Objetivo …………………………………………………………………………………………………… 76
4.2. Alcance del Plan………………………………………………………………………………………… 76
4.3. Línea de base de costos …………………………………………………………………………… 76 4.4. Detalle de los presupuestos por actividades…………………………………………… 78 4.5. Requerimiento de fondos mensual………………………………………………………….. 80 4.6. Conclusiones………………………………………………………………………………………………. 82
5. Plan de Administración de Calidad………………………………………………84 5.1. Objetivo……………………………………………………………………………………………………. 85
5.2. Alcance del Plan……………………………………………………………………………………… 85 5.3. Persona responsable……………………………………………………………………………….. 86
5.4. Metodología a emplear ………………………………………………………………………….. 87 5.4.1. Matriz de calidad – Estándar ISO 9126
5.5 Estrategias de implementación………………………………………………………………. 93
5.5. Actividades ……………………………………………………………………………………………… 94 5.6. Conclusiones……………………………………………………………………………………………… 96
6. Plan de Administración de Riesgo……………………………………………….97
6.1. Objetivo……………………………………………………………………………………………………. 98 6.2. Alcance del Plan………………………………………………………………………………………. 98 6.3. Metodología a emplear …………………………………………………………………………… 99
6.3.1. Matriz de probabilidad…………………………………………………………………… 99 6.3.2. Matriz de Impacto…………………………………………………………………………. 99
6.3.3. Matriz de Administración de Riesgos…………………………………………… 102 6.4. Conclusiones…………………………………………………………………………………………… 114
7. Plan de Administración de Adquisiciones…………………………………..115
7.1. Objetivo…………………………………………………………………………………………………. 116 7.2. Alcance del Plan……………………………………………………………………………………. 116 7.3. Metodología a emplear ………………………………………………………………………… 116
7.3.1. Definición de los SOWs de materiales y servicios…………………….. 116
7.4. Conclusiones…………………………………………………………………………………………… 124
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8. Plan de Administración de Comunicaciones………………………………125
8.1. Objetivo………………………………………………………………………………………………… 126
8.2. Alcance del Plan…………………………………………………………………………………… 126 8.3. Metodología a emplear ………………………………………………………………………… 128
8.3.1. Matriz de comunicaciones 8.4. Conclusiones……………………………………………………………………………………………132
9. Plan de Administración de RR.HH…………………………………………… 133 9.1. Objetivo…………………………………………………………………………………………………. 134
9.2. Alcance del Plan………………………………………………………………………………………134 9.3. Metodología a emplear ………………………………………………………………………… 135
9.3.1. Matriz de roles y responsabilidades 9.4. Conclusiones…………………………………………………………………………………………… 141
10. Ejecución del Proyecto ……………………………………………………………142
10.1. Modelamiento del Negocio…………………………………………………………..143 10.2. Prototipo …………………………………………………………………………………… 152 10.3. Work Performance Information - Resumen del proyecto………….. 195
10.4. Gantt de Seguimiento…………………………………………………………………..197
10.5. Flujo de caja mensual del proyecto actualizado…………………………. 201 10.6. Tareas completadas……………………………………………………………………….203 10.7. Tareas con retraso……………………………………………………………………….. 205
10.8. Informes de cambios solicitados…………………………………………………..206
ANEXOS………………………………………………………………………………………208 CONCLUSIONES FINALES……………………………………………………………….217
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INTRODUCCIÓN
El Instituto de Protección para los Derechos de las Personas
(IPDP) es un organismo constitucional autónomo creado por la Constitución Política del Perú en 1979, con la misión fundamental de defender la legalidad y los Derechos Humanos.
El Instituto de protección para los derechos de las personas cuenta entre sus órganos principales con la gerencia central de logística que es un órgano de línea encargada de la planificación, organización, ejecución, conducción y desarrollo de las actividades de apoyo logístico, en la cual el grupo de
investigación ha llegado determinar como posible sistema a desarrollar y/o implementar para la futura mejora del servicio que se brinda, el “Sistema Integrado Logístico”.
Mediante este “Sistema Integrado Logístico” se podrá gestionar los flujos de materiales e información, siendo su objetivo fundamental la satisfacción de las necesidades en bienes y servicios de los usuarios en cada uno de los distritos judiciales, en calidad, cantidad, lugar y momento; maximizando la satisfacción de los usuarios y la flexibilidad de respuesta, y minimizando los
tiempos de respuesta y los costes. En este informe documentamos todas las fases de proyecto aplicando la metodología de PMI en la cual abarcamos las nueve áreas del conocimiento descritas cada una detalladamente adaptadas a nuestro proyecto y al problema que en cuestión se planteo desarrollar para la satisfacción de los
usuarios de la institución y como aprendizaje para el equipo del proyecto.
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11.. DDOOCCUUMMEENNTTOO DDEELL
PPRROOYYEECCTTOO
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1.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO
El equipo de trabajo se plantea como reto la implementación del “Sistema Integrado Logístico”, que permitirá administrar y distribuir los recursos
materiales de bienes y servicios en todas sus dependencias del organismo a nivel nacional, logrando que cada una de ellas pueda observar la información actualizada cada vez que se requiera, también se busca el desarrollo de las actividades del sistema de abastecimiento de manera
eficaz, técnica y transparente, respetando las normas técnicas establecidas de adquisición y control dispuestas por el gobierno central.
Con el sistema se podrá llevar un seguimiento adecuado al proceso de compra y obtener informes oportunos de los bienes y/o activos fijos así
como la contratación del personal bajo la modalidad de servicios no personales SNP.
1.1.1. NECESIDADES DEL NEGOCIO O REQUERIMIENTOS DEL
PRODUCTO
El Instituto de Protección para los Derechos de las Personas necesita de un sistema de información logístico que permita contar con un catalogo de Ítems actualizado en todo momento, tener información adecuada y a la mano, con la cual podamos mejorar la coordinación entre el organismo central con los filiales, por lo que se necesita un seguimiento adecuado en
los diferentes procesos, una mejor administración y distribución de los recursos materiales de bienes y servicios, debido a los constantes desperdicios de materiales, demora y costos ocasionados por una ineficiente gestión.
1.1.2. JUSTIFICACIÓN O PROPÓSITO DEL PROYECTO
Con la realización del sistema de información logístico obtendríamos una mejor comunicación entre el organismo central y todas sus dependencias a nivel nacional, donde se satisfaga los requerimientos de estos,
administrando así de una mejor manera los recursos mediante un apoyo estadístico que nos proveerá el sistema, con datos ingresados previamente por parte de las dependencias, se tendrá un mayor orden a nivel de inventarios y permitirá realizar la distribución eficientemente a nivel táctico
operativo y estratégico. Se lograra la entrega de bienes y/ o servicios justo a tiempo al usuario, la eliminación de todo desperdicio generado por actividades que no agreguen valor en el proceso y transacciones con una mínima de complejidad.
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1.1.3. DEFINICIÓN DEL GERENTE DE PROYECTO
Responsabilidades:
Será el responsable de administrar el proyecto, así como del
cumplimiento de los Plazos y las Metas ofrecidas como parte del servicio. Supervisa e incorpora políticas y procedimientos en la etapa de Implementación del Servicio.
Velar por el buen desarrollo del Proyecto, proponiendo el constante
incremento de la productividad sin perder la calidad del servicio.
Coordinar y dirigir los comités ejecutivos.
Generar todas las decisiones para avanzar en el proyecto y finalizarlo
Análisis del cargo:
Gran capacidad de coordinación, integración e interacción con todas y
cada una de las personas a su cargo.
Capacidad de organización y manejo de personal, fluidez verbal,
capacidad de síntesis y desarrollo. Capacidad para prevenir nuevas situaciones y adaptarse a ellas.
Crear y nutrir Clima:
Objetivos y metas claramente establecidos. Compromiso con el programa
Buenas relaciones y espíritu entre los miembros Comunicación abierta entre los miembros del equipo y las funciones
de apoyo.
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1.2. LA EMPRESA
1.2.1. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA
Ofrecer a la sociedad un servicio fiscal ético y de calidad con transparencia y
eficiencia en la función, con suficiente capacidad operativa y adecuado soporte normativo.
Incrementar las acciones de implementación del nuevo Código Procesal Penal, que entrará en vigencia en Julio del 2006, que implica asumir nuevas obligaciones y la obtención de mayores recursos que permita incrementar el personal existente, brindar adecuada capacitación, mejorar la infraestructura, bienes y servicios.
Implementar progresivamente una moderna organización del Instituto de
Medicina Legal, acorde con los avances tecnológicos, a fin de satisfacer la necesidad de la población en cuanto a los servicios que presente, así como lograr mayor participación en investigaciones científico forense.
Fortalecer la imagen del Instituto de Protección para los Derechos de
las Personas como organismo autónomo, que promueve la acción de la justicia y actúa en defensa de la legalidad, impulsando
mecanismos de comunicación y acercamiento con la sociedad.
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1.2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL INSTITUTO DE PROTECCIÓN PARA LOS
DERECHOS DE LAS PERSONAS
El Proyecto será desarrollado para colaborar con el Órgano de Control
Institucional, el cual tiene como parte de su responsabilidad, llevar el control
logístico de la empresa.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA GERENCIA GENERAL
1.2.3. PROCESOS PRINCIPALES DE LA EMPRESA
Gerente General
La Gerencia General del Instituto de Protección para los Derechos de las
Personas tiene como finalidad brindar los medios y recursos necesarios que permitan a las dependencias Fiscales y Médico Legales realizar las funciones que la Ley les establece.
Ejecutar los acuerdos, resoluciones y disposiciones del Titular del Pliego del
Instituto de Protección para los Derechos de las Personas sobre materia administrativa.
Emitir resoluciones de acuerdo al ámbito de su competencia, delegando
funciones mediante resolución expresa.
Brindar asesoramiento y absolver consultas de carácter administrativo
formuladas por el Fiscal de la Nación, la Junta de Fiscales Supremos y los Fiscales Superiores, Decanos de la República.
Proponer y ejecutar la política general del Instituto de Protección para los
Derechos de las Personas en materia Administrativa velando por su
aplicación en las Unidades Orgánicas que lo Conforman.
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Dirigir, programar, organizar y coordinar las actividades administrativas del
Instituto de Protección para los Derechos de las Personas, con arreglo a los lineamientos de política que establezca el Fiscal de la Nación, en concordancia con la normatividad de los sistemas administrativos.
Proponer al Fiscal de la Nación el Proyecto de Presupuesto Anual del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas, dentro de los plazos establecidos por Ley y las modificaciones al mismo.
Proponer y aprobar normas y disposiciones para organizar los sistemas
Administrativos, garantizando el adecuado funcionamiento de las unidades Orgánicas del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas.
Proponer el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) y Presupuesto Analítico de Personal (PAP) para su correspondiente aprobación.
Proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones; así como, a los
miembros de los Comités Especiales encargados de conducir los procesos de
Licitación y Concursos Públicos.
Administrar los proyectos de inversión y la ejecución de obras.
Gerencia Central de Logística
Órgano de línea de la Gerencia General, está encargada de la planificación, organización, ejecución, conducción y desarrollo de las actividades de apoyo logístico, de comunicaciones, así como de otros servicios generales que requiera el
Instituto de Protección para los Derechos de las Personas para el cumplimiento de sus funciones y está a cargo de un funcionario con el cargo de Gerente Central.
Formula y propone a la Gerencia General los lineamientos de política, planes y
programas para el desarrollo del sistema logístico, abastecimiento, almacén,
control patrimonial y de seguros, servicios generales, comunicaciones y otros del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas.
Planifica, organiza, dirige, coordina y controla las acciones y procesos de
abastecimiento y contratación de bienes y servicios.
Coordina la elaboración del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del
Instituto de Protección para los Derechos de las Personas de Bienes y
Servicios y lo eleva a la Gerencia General para que en coordinación con la señora Fiscal de la nación sea aprobado de encontrarlo conforme.
Programa, adquiere, almacena, distribuye y contrata los bienes y servicios en
atención a las necesidades existentes de acuerdo a la disponibilidad
presupuestal de la institución.
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ORGANIGRAMA DE LOGÍSTICA
Gerencia de Programación
La Gerencia de Programación, es órgano de línea de la Gerencia Central de Logística, es la encargada de establecer y programar las necesidades de bienes y servicios así como su ejecución seguimiento y evaluación de los recursos para el buen abastecimiento.
Función Principal
Programa necesidades de bienes y servicios. Elabora, ejecuta y evalúa en Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones
Gerencia de Abastecimiento
La Gerencia de Abastecimiento, es el órgano de línea de la Gerencia Central de Logística, teniendo por funciones proporcionar los bienes requeridos, bajo los principios de la eficiencia, racionalidad y disponibilidad presupuestal mediante la adquisición de los bienes requeridos en calidad, cantidad apropiada y condiciones económicas más favorables.
La Gerencia de Abastecimiento, tiene como principales actividades el dotar de los bienes a todas las dependencias del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas y Divisiones Médico Legales; formular y aprobar el Plan de Obtención Anual, así como registrar, almacenar y distribuir los bienes adquiridos, en el marco
Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
La Gerencia de Abastecimiento, se encarga de las funciones propias de los procesos técnicos de selección, en las modalidades de Adjudicación Directa con y sin
publicación y las Adjudicaciones Directas de Menor Cuantía.
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Gerencia de Servicios Generales
La Gerencia de Servicios Generales, órgano de línea de la Gerencia Central de Logística, está a cargo de la prestación de servicios que se requieran en la
institución incluyendo en ellos los transportes y los medios de comunicación y está a cargo de un funcionario con el cargo de Gerente.
1.2.4.CULTURA ORGANIZACIONAL
Valores:
Tenemos una cultura organizacional que promueve el liderazgo, la flexibilidad y la
innovación. Nuestros principales valores: Trabajo profesional en equipo, con alto sentido de urgencia y dinamismo
orientado a resultados. Verdad: Se expresa con autenticidad en las relaciones funcionales con todos los
miembros de la institución y con la ciudadanía, y contribuye al demostración de los hechos.
Respeto por la persona humana: Adecuada conducta hacia el trato con la persona, brindando el mejor servicio con calidad.
Solidaridad: Se expresa una buena relación, unión y compañerismo, fomentando así el trabajo en equipo logrando así buenos resultados.
Integridad: Actúa con honestidad, transparencia y claridad con los miembros
de la institución cumpliendo las órdenes que le imparta el superior jerárquico competente y con la ciudadanía.
Innovación: Aportación de diversas ideas y sugerencias que nos permitan desarrollar y mejorar los procesos, métodos y diversas soluciones en elaboración de este trabajo.
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1.2.5.INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
La institución cuenta con una cede central y 29 filiales distribuidos a nivel nacional. Cada filial consta de un área para fiscalía, un área de consultaría medico legal y un área de dependencia administrativa.
MAPA DEL PERÚ Y SU UBICACIÓN DE SUS FILIALES
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FILIALES
Filial Coordinador de la Unidad Académica
Fiscalía de la filial de
Amazonas Dr. Víctor Huanuco Pinillos
Fiscalía de la filial de
Ancash Dr. Edmundo Araya Casas
Fiscalía de la filial de Apurímac
Dr. Alejandro Asto Maldino
Fiscalía de la filial del Arequipa
Dr. Erasmo. Monroy Rodríguez
Fiscalía de la filial de Ayacucho
Dr. Gustavo Abadias Contreras
Fiscalía de la filial de Cajamarca
Dr. Jaime Velásquez Rabirez
Fiscalía de la filial de
Callao Dra. Virginia Caval Flores
Fiscalía de la filial de
Cañete Dr. Hans Cosaco Cuzno
Fiscalía de la filial de Cusco
Dr. Ramiro Alanez Muñiz
Fiscalía de la filial Del Santa
Dr. Alberto Delgado Alegría
Fiscalía de la filial de
Huancavelica Dr. Antonio Guerra Bolados
Fiscalía de la filial de
Huánuco Dr. Jeremías Ríos Vásquez
Fiscalía de la filial de Huaura
Dr. Javier Caicedo Pajares
Fiscalía de la filial de
Ica Dr. Luis Herreros Ramirez
Fiscalía de la filial de Junin
Dr. Ángel Villarroel Callero
Fiscalía de la filial de La Libertad
Dr. Antonio Cernaqué Blaz
Fiscalía de la filial de Lambayeque
Dra. Consuelo Campos Bustos
Fiscalía de la filial de Lima
Dr. Américo Ramirez Heredia
Fiscalía de la filial de
Lima Norte Dr. Wilson Vega Liñán
Fiscalía de la filial de
Loreto Dr. Alberto Guzmán Solis
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Recursos Físicos
Infraestructura Física
Cable estructurado (par trenzado, coaxial, fibra óptica).
Red LAN (red de área local), WAN (red de área extensa) Oficinas
o sucursales.
Salas de trabajo modernos.
Edificios modernos
Recursos Tecnológicos
Recursos tecnológicos de la Central
Se cuenta con una sala de servidores para mantener en ella los servidores, rotures y sistemas centrales y de comunicaciones de la empresa.
Software con tecnología cliente- Servidor que permite la centralización del control, los accesos, recursos y la integridad de los
datos son controlados por el servidor de forma que un programa cliente defectuoso o no autorizado no pueda dañar el sistema. Se cuenta con el SIDEN (Sistema de Información de Denuncias).
Base de datos Central.- Almacenan los dato de los sistemas
informáticos implementados Conexión Internet Conexión Intranet
Recursos tecnológicos del Filial
Un servidor Software con tecnología cliente- Servidor. Base de datos de la filial.
Fiscalía de la Filial de Madre de Dios
Dra. Ross Mary Quiroz Cornejo
Fiscalía de la filial de
Moquegua Dr. Paul Antonio Gómez Valencia
Fiscalía de la filial de
Piura Dr. Sergio Iván Noguera Ramos
Fiscalía de la filial de
Pasco Dr. Jaime Luis Vicerrel Torres
Fiscalía de la filial de Puno
Dr. Máximo Challco Huanca
Fiscalía de la filial de San Martín
Dra. América Filonila Ayasta Saavedra
Fiscalía de la filial de Tacna
Dra. Mónica Pilar Feria Flores
Fiscalía de la filial de
Tumbes Dr. Peru Valentín Jimenez La Rosa
Fiscalía de la filial de
Ucayali Dr. Wilfredo Anticona Honores
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Conexión Internet
Conexión Intranet
1.2.6.RRHH, ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
El departamento de Recursos Humanos, es administrado por Gerencia General, todo personal que requiere la empresa es contratado por el mismo, el Gerente General se encarga de evaluar y escoger al personal
requerido para la empresa.
La Gerencia Central de Recursos Humanos es un órgano de línea de la Gerencia General, se encarga de ejecutar las acciones orientadas a lograr
un dinámico sistema administrativo para el manejo del personal del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas, asegurando la
eficiencia, satisfacción y armonía de los trabajadores, así como el cumplimiento de la legislación laboral, la política de recursos humanos, normas, reglamentos y demás dispositivos aprobados por la Alta Dirección
de la Institución, proponiendo además el movimiento de plazas fiscales a
nivel nacional.
EN LA CENTRAL
El Instituto de Protección para los Derechos de las Personas está jerárquicamente organizado y sus órganos componentes son:
ALTA DIRECCIÓN
Fiscalía de la Nación Junta de Fiscales Supremos Gerencia General
ÓRGANOS DE CONTROL
Fiscalía Suprema de Control Interno Órgano de Control Institucional
ÓRGANO DE DEFENSA JUDICIAL
Procuraduría del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas
ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Gabinete de Asesores
Equipo Técnico de Implementación del Nuevo Código Procesal Penal Oficina de Asesoría Jurídica Gerencia de Proyectos y Cooperación Técnica Internacional.
Gerencia de Planificación, Racionalización y Estadística
ÓRGANOS DE APOYO Secretaría General de la Fiscalía de la Nación Secretaría de la Junta de Fiscales Supremos
Unidad de Asistencia a las Víctimas y Testigos Gerencia Central de Imagen Institucional Gerencia Central de Tecnologías de la Información
Gerencia de Seguridad, Archivo y Administración Documentaria
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ÓRGANOS DE LÍNEA
Fiscalías Supremas Decanato Superior de la filial Junta de Fiscales Superiores
Fiscalías Superiores
Decanato Provincial de la filial Junta de Fiscales Provinciales Fiscalías Provinciales Gerencia Central de Finanzas
Gerencia Central de Recursos Humanos
Gerencia Central de Logística Administración de la filial
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Registro Nacional de Detenidos y Sentenciados a Pena Privativa de
Libertad Efectiva Escuela de Post Grado del Instituto de Protección para los Derechos de
las Personas
Observatorio de Criminalidad del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas
Instituto de Medicina Legal
EN LA FILIAL
Personal fiscal.- Se cuenta con un fiscal superior- decano, fiscales
provinciales cada uno de ellos tiene un adjunto el cual los representara en caso que se necesite.
Personal Administrativo.-Se cuenta con el administrador de la filial, un analista, un programador, un especialista, un asistente de función fiscal
y un asistente administrativo). Medicina legal.-Se cuenta con un medico legal, técnicos medico legal y
un asistente del medico legal.
1.2.7.TOLERANCIA AL RIESGO
El Instituto de Protección para los Derechos de las Personas responde a instituciones como la Comisión Interamericana de Derechos Humanos
La tolerancia al riesgo es media, debido a que se es evaluado por
Comisiones Internacionales y sus recomendaciones se están cumpliendo. En referencia al estado Peruano El Instituto de Protección para los Derechos de las Personas es autónomo, y es vigilado por la OCMA y/o una comisión
congresal en caso de posibles irregularidades en la gestión.
Funciones de la OCMA
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a) Efectúa el control de todos y cada uno de los Magistrados y Auxiliares de
Justicia de los diferentes Órganos de cada Filial de la Republica.
b) Evaluar la eficiencia y eficacia del desempeño funcional de los
Magistrados y Auxiliares de Justicia, observando su legitimación en la
ciudadanía.
e) Es la difusión periódica, con finalidad ejemplificadora, del resultado de las acciones de control.
f) Puede acceder a cualquier tipo de información. Implica, el examen de los Expedientes Judiciales, Libros, así como solicitar informes a cualquier autoridad o Dependencia Judicial, Estatal o Particular.
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1.3. ENTORNO EXTERNO
1.3.1. SITUACIÓN POLÍTICA, ECONÓMICA Y SOCIAL
Estándares de gobierno.- Base legal La organización, definición de funciones y atribuciones en el Instituto de Protección para los Derechos de las Personas, se sustentan en la siguiente
base legal:
Constitución Política del Perú.
Decreto Legislativo Nº 052, Ley Orgánica del Instituto de Protección para
los Derechos de las Personas.
Ley Nº 28149, Ley que incluye la participación de la sociedad en los
órganos de control del Poder Judicial y del Instituto de Protección para
los Derechos de las Personas.
Ley Nº 24128, Ley que crea el Instituto de Medicina Legal del Perú.
Primera Disposición Transitoria y Complementaria del Decreto Ley Nº
25993, se transfiere el Instituto de Medicina Legal al Instituto de
Protección para los Derechos de las Personas.
Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República y su Reglamento aprobado con
Resolución de Contraloría Nº055-2003-CG.
Situación Política
Debido al plan de Austeridad implantada por el gobierno, el presupuesto del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas ha bajado, teniendo algunas necesidades pendientes.
Respaldo presidencial a la gestión.
Situación Social Falta de credibilidad por los casos de escándalo difundidos por los medios
de comunicación.
Se solicita simplificación de trámites y seguimientos más efectivos de los
casos. (se contempla en el Nuevo Código Procesal Penal).
Situación Económica
Se ha obtenido recursos del Ministerio de Economía para la implementación
del nuevo Código Procesal Penal.
El MEF no prioriza las necesidades del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas debido a que existe insuficientes recursos
presupuéstales que imposibilita el normal funcionamiento de su trabajo.
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1.3.2.CONDICIONES DE MERCADO
EL Instituto de Protección para los Derechos de las Personas no tiene competencia, en su creación se define como Autónoma, salvo que se apele a
Instituciones Internacionales como la OEA o la Comisión Interamericana de
Derechos Humanos, en la cual el Perú esta suscrita. Igualmente el Instituto de Protección para los Derechos de las Personas y el Poder Judicial trabajan en forma complementaria.
1.4. EL PROYECTO
1.4.1.REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE, SPONSOR, STAKEHOLDERS
REQUERIMIENTOS DEL USUARIO:
Reducción burocracia :
Suprimir tareas de verificación, aprobación, firmas, etc. Muchas validaciones y comprobaciones las debe hacer el Sistema con
mayor rapidez y eficiencia.
Valor agregado :
Hay que eliminar aquellas actividades que no agregan valor al proceso. “Resolución que aprueba un viático”
A veces es probable que esa resolución no reciba la aprobación del
nivel superior.
Simplificación: Reducen la complejidad del proceso. Número de copias / fotocopias que constituyen un expediente de
viáticos, por ejemplo.
Las devoluciones, las desaprobaciones generan mayor burocracia, mayor demora, aumento de costo.
Reducción del tiempo :
Trámite documentario automatizado evitando en lo posible el uso
inescrupuloso de papel impreso. Aceptación y visto bueno de documentos online. Los datos se deberían ingresan sólo una vez.
Utilización de formatos estándar para reducir tiempos de trámite, y de procesamiento.
Los datos deben ser ingresados directamente a la base de datos desde un entorno cliente servidor (local y/o Web)
Eliminación de errores :
Los cálculos y aproximaciones los realizará el sistema.
Se tendrá en cuenta las validaciones correspondientes de
documentos, compras y proveedores en relación directa con los organismos reguladores (Consucode, MEF, SUNAT, etc).
Evitar las islas de información al consolidad una sola base de datos
que e integra a todas las áreas del Ministerio
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Documentos estándares :
Facilidad para hacer las verificaciones de datos solicitados:
Nombres / apellidos / cargo / dependencia, itinerario, datos
adicionales, no es necesario interpretar el texto del documento
(memo, oficio, carta, sólo basta fijarse).
Estandarización : Aplicar la estandarización de formas, procedimientos, tratamientos.
Satisfacción :
Satisfacer al usuario externo manteniéndolo informado y
cumpliendo con las responsabilidades de acuerdo al cronograma establecido.
Automatización
Evitar trámites burocráticos
Simplificar la documentación
REQUERIMIENTOS DEL SPONSOR: Estandarización de documentos.
Eliminación de los gastos ineficientes y excesos.
Poner atención en cada uno de los elementos que pueden conducirnos a mejorar la calidad de los bienes y servicios.
REQUERIMIENTOS DEL STAKEHOLDERS:
Requerimientos de los Stakeholders Internos:
Podemos determinar que el stakeholders para nuestro proyecto será la Gerencia General y la Gerencia Central logística dentro de ella podremos mencionar a las
diferentes áreas: gerencia de programación, Gerencia de abastecimiento, gerencia de servicios generales, sub. Gerencia de adquisiciones, sub. Gerencia de Almacén, sub. Gerencia de comunicaciones, sub. Gerencia de servicios y sub.
Gerencia de C. patrimonio.
Informes detallados de situación actual de los bienes y servicios. Cuadro de necesidades para la elaboración del Plan Anual de
Contrataciones y Adquisiciones
Requerimientos Stakeholders Externos:
SUNAT : Planillas, transferencias de PDT. Bancos :
- Transferencia de los importes de los pagos en
las contrataciones por servicios no personales. - Transferencias de importes por órdenes de
compra.
MEF : - Registro de las transacciones de distribución del
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dinero.
CONSUCODE : - Informe del Estado de las Adquisiciones.
1.4.2. ALCANCE INICIAL DEL PROYECTO
El proyecto deberá enfocarse al análisis y diseño de un prototipo de un
sistema Integrado Logístico en línea que permitirá automatizar la gestión de adquisición de bienes y servicios para la institución.
El prototipo consta de los siguientes módulos:
Programación del Abastecimiento Procesos de selección Contrataciones y adquisiciones
Almacenes e inventarios
Aprovechando la tecnología que cuenta el sistema SIDEN (Sistema de Información de Denuncias) implementaremos el Sistema Integrado Logístico (SIL) que podrá controlar hasta las filiales.
1.4.3. PLAN DE PROYECTO GENERAL
El plan de proyecto general se resume en la siguiente tabla:
ETAPAS FECHA DE INICIO FECHA TERMINO
DURACIÓN EN DIAS
ADMINISTRACIÓN
DEL PROYECTO
16/04/07 12/08/07 88
INGENIERÍA DEL
PROYECTO 17/04/07 03/05/07 13
SOFTWARE Y
PROTOTIPO 10/07/07 08/08/07 3
ENTREGA Y CIERRE
DEL PROYECTO
09/08/07 12/08/07 23
1.4.4. RESUMEN DEL PROGRAMA DE REUNIONES DE CONTROL DE
PROYECTO (MILESTONES – FECHAS DE PRESENTACIÓN DE AVANCES)
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
51
RESUMEN DEL PROGRAMA DE REUNIONES
REUNIÓN KICKOFF:
Es la primera reunión realizada por el equipo del proyecto la cual se
dio el día lunes 16/04/07. Se da inicio a la implementación del
proyecto en base a la información adquirida.
RESUMEN DEL PROGRAMA DE REUNIONES SEMANAL:
Como se puede observar en la siguiente tabla las reuniones acordadas por todos los miembros del grupo se realizaran los días miércoles en las cuales se tomaran acuerdos del avance del proyecto.
DÍAS HORA
Miércoles 7 :00 p.m. -11:00 p.m.
REUNIÓN DE CIERRE DE PROYECTO :
Esta reunión se realizara cuando se concluya el proyecto la cual esta
programada para el día 12/08/07.
MILESTONES – FECHAS DE PRESENTACIÓN DE AVANCES
Las fechas de presentación de los avances se resumen en la siguiente tabla:
TEMA
FECHAS PRESENTACION
Avance I 14/05/07
Avance II 18/06/07
Avance III 09/07/07
Avance IV 30/07/07
Entrega final y sustentación 12/08/07
Cada avance a presentar tendrá los siguientes documentos:
Avance 1 : Informe 1 (Doc. del Proy. Alcance y Declaración Inicial
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52
del Proyecto y WBS).
Avance 2 : Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos).
Avance 3 : Informe 3 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad /
Riesgos).
Avance 4 : Informe 4 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Comunicaciones / Compras / RRHH/Prototipo).
1.4.5.CONTACTOS E INFLUENCIAS DE LOS STAKEHOLDERS
STAKEHOLDERS INTERNOS:
GERENCIA GENERAL:
La Gerencia General es el órgano ejecutivo, técnico y administrativo que tiene a su cargo la planificación, organización, dirección y control de los sistemas administrativos, de los proyectos de inversión y desarrollo
institucional.
Funciones:
Emitir resoluciones de acuerdo al ámbito de su competencia,
delegando funciones mediante resolución expresa
Brindar asesoramiento y absolver consultas de carácter administrativo formuladas por el Fiscal de la Nación, la Junta de Fiscales Supremos y los Fiscales Superiores Decanos de la República.
Proponer y aprobar normas y disposiciones para organizar los sistemas administrativos, garantizando el adecuado funcionamiento
de las unidades orgánicas del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas.
GERENCIA CENTRAL DE LOGÍSTICA
Órgano de línea de la Gerencia General, encargada de planear, ejecutar, conducir, coordinar, supervisar y controlar los procesos técnicos de la
programación, adquisiciones o contrataciones de bienes, servicios, control
patrimonial entre otros del Sistema de Abastecimiento del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas a nivel nacional.
Funciones
Supervisar los procesos de adquisición de bienes, contratación de servicios en el marco del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad.
Administrar y velar por la custodia de los bienes patrimoniales del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas a nivel
nacional. Actuar como unidad formuladora de Proyectos de Inversión Pública en
coordinación con la Gerencia de Proyectos y Cooperación Internacional
Para el desarrollo de sus funciones la Gerencia Central de Logística cuenta con
las siguientes unidades orgánicas:
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53
Gerencia de Programación
Gerencia de Abastecimiento Gerencia de Servicios Generales Gerencia de Infraestructura
GERENCIA CENTRAL DE FINANZAS
La Gerencia Central de Finanzas, es el órgano de línea dependiente de la Gerencia General, encargada del planeamiento, organización, administración
integral de los recursos económicos y financieros autorizados a la Institución,
en función de los objetivos de la misma. Funciones
Programar, formular, ejecutar, evaluar y controlar el Presupuesto de la
Institución. Coordinar con todas las unidades orgánicas la formulación del proyecto
anual de presupuesto, de acuerdo a los dispositivos correspondientes.
Para el desarrollo de sus funciones la Gerencia Central de Finanzas cuenta con las siguientes unidades orgánicas:
Gerencia de Presupuesto
Gerencia de Contabilidad
Gerencia de Tesorería OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA
La Oficina de Asesoría Jurídica, es el órgano asesor dependiente de la
Gerencia General y tiene por función brindar asesoramiento y emitir opinión legal en asuntos jurídicos y normativos que requiera la Alta Dirección y las unidades orgánicas del Instituto de Protección para los Derechos de las
Personas, recomendando, evaluando y/o visando los proyectos de normas y documentación de carácter institucional que sean sometidos a su
consideración.
Funciones
Emitir reportes en materia administrativa para las distintas unidades Orgánicas del Instituto de Protección para los Derechos de las Personas sobre normas legales que sean de su competencia.
Formular proyectos normativos, contractuales, convenios y otros documentos de carácter técnico y/o jurídico relacionados con el ámbito
funcional de la Institución, que sean puestos a su consideración.
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54
GERENCIA DE PROYECTOS Y COOPERACIÓN TÉCNICA
INTERNACIONAL
La Gerencia de Proyectos y Cooperación Técnica Internacional, es el órgano
asesor de la Gerencia General, destinado a la formulación y ejecución de los
planes institucionales, la cooperación técnica que el Instituto de Protección para los Derechos de las Personas sostenga con las instituciones homólogas a nivel nacional e internacional, así como, participar en eventos internacionales. Se encuentra a cargo de un Gerente.
Formular y diseñar proyectos de desarrollo para la Institución, canalizando los requerimientos de financiamiento para los proyectos de desarrollo institucional.
Asesorar a la Alta Dirección y a las unidades orgánicas del Instituto de Protección para los Derechos de la Persona en asuntos relacionados con
proyectos y cooperación técnica.
STAKEHOLDERS EXTERNOS:
SUNAT: www.sunat.gob.pe BANCOS: Administrador de oficina de la sucursal MEF: Sistema SIDEN
CONSUCODE: SEACE
1.4.6.FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Para que el presente proyecto cumpla con todas las expectativas, se cuenta
con los siguientes Factores Críticos de Éxito:
Adecuada y oportuna información de los diferentes procesos logísticos que
intervienen en el sistema de información a realizar en el proyecto.
Apoyo y soporte ejecutivo permanente. Un equipo eficaz y disciplinado, comprometido con el proyecto y con
capacidad de tomar decisiones y solucionar problemas imprevistos.
Participación activa de los usuarios.
Compromiso con los objetivos del proyecto para la adaptación del nuevo sistema de información logístico.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
55
1.4.7.SUPUESTOS Y LIMITACIONES DE LA EMPRESA, DEL MEDIO Y DEL
MEDIO EXTERNO
Falta de información por parte de la empresa cliente. Tiempo reducido para completar el proyecto Ausencia del Manual de Organización y Funciones. Falta de estabilidad laboral en los miembros del proyecto
Falta de plan de contingencia económica en caso de superar los
costos en la ejecución del proyecto. No se cuenta con la tecnología adecuada para implementar el
proyecto.
1.4.8.OPORTUNIDADES DE NEGOCIO QUE JUSTIFIQUEN LA INVERSIÓN
INCLUYENDO EL ROI
Usar la tecnología implementado por el sistema SIATF (Sistema
Integrado de Apoyo al Trabajo Fiscal).
Integrar el Sistema Logístico a los sistemas ya implementados en el Instituto de Protección para los Derechos de las Personas.
Valor agregado a los proveedores al estar informados en todo
momento acerca de sus trámites y/o transacciones. Migrar la data existente de los módulos implementados en la
actualidad al Sistema Logístico.
CALCULO ROI
Costos Del Proyecto $ 103645.00
Duración Del Proyecto 4 meses
Utilidad del Proyectos ( Con 25% como relación Beneficio Costo) $25911
Utilidad en Alternativa de Negocio( Banco al 3%
Mensual, en los 4 meses de inversión) $12437
Roi $13474
ROI o return of investmentes es el beneficio que obtendríamos por
cada unidad monetaria invertida en otra alternativa de inversión en este caso el banco durante un periodo de tiempo de 4 meses. Suele utilizarse para analizar la viabilidad de un proyecto y medir su éxito.
El ROI para nuestro proyecto seria $13474.00
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56
1.4.9.RESUMEN DEL PRESUPUESTO
Para la implementación del sistema propuesto, ser requiere un equipo informático con las siguientes características básicas:
Costo Estimado de Hardware y Software:
COSTOS ESTIMADOS RECURSOS TECNOLOGICOS: US$
Servidor SRV HP ML370 G5 2GB 48Xcd 1.86
Servidor HP Proliant ML370 G5, (1)Quad-Core Intel
Xeon E5320 (1.86GHz/L2 8MB (2x4MB)/ Computador Pentium D o Procesador PD 2.8Ghz o RAM de 512MB
o Disco Duro de 160GB o Placa Principal Intel integrada Sonido
Video Red
o Case ATX V1.1 con fuente de 550W o Monitor de 17”
o Mouse óptico o Teclado Impresora
Licencia de Base de Datos Oracle corporativo Licencia de Windows XP SP2 Licencia de Windows 2003 Server
PER Antivirus ONE USER Licencia Anual 4+1 Multiplataforma de 32/64 bits
Power Builder v.10
US$ 5000.00
700.00
150.00
5000.00 200.00
400.00 $ 20.00
$ 1,495.00
Resumen 1 Servidor HP Proliant US$ 5000.00
5 Computadoras PD 3500.00
1 licencia de BD Oracle 5000.00
5 licencias de Windows XP XP2 1000.00
5 licencias de antivirus 100.00
01 licencia de Windows Server 2003 900.00
01 impresora 150.00
01 Antivirus 100.00
01 Power Builder v.10 1495.00
________________
US$ 17245.00
* Se requieren de 5 computadoras para el desarrollo las cuales serán usadas
por el equipo del proyecto como: los 2 programadores, el documentador, el
analista y el jefe de proyecto.
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57
PERSONAL DEL PROYECTO
COSTOS TOTALES:
COSTO PERSONAL EN $ Personal Costo
Mensual Cantidad de Personas
Total Costo X Día (8 horas)
Costo X Hora
Gerente Proyecto
3520.00 1 3520 176 $ 22.00/hr
Sponsor 3840 1 3840 192 $ 24.00/hr
Documentador 1200 1 1200 60 $ 7.50/hr
Analista 2720 2 5440 136 $ 17.00/hr
Programador 1520 2 3040 76 $ 9.50/hr
Diseñador 1520 1 1520 76 $ 9.50/hr
Dba 1520 1 1520 76 $ 9.50/hr
Soporte Técnico
1520 1 1520 76 $ 9.50/hr
Total 21600
Costo Total X 4
Meses
$86400
Resumen Costos
Costos Tecnológicos $ 17245.00
Costos de Personal $ 86400.00
Costo Total
$ 103645.00
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58
1.5. CONCLUSIONES
Con el presente informe definimos el alcance del proyecto permitiéndonos
conocer al detalle cada uno de los módulos y de las funciones del sistema,
gracias a esto definimos costos, establecimos las estructura y funciones de
nuestro grupo de trabajo.
El proyecto que se implementara permitirá automatizar los procesos
correspondientes a logística reduciendo los tiempos de ejecución y
respuesta.
EL SIL permitirá integrar Ministerio central con sus dependencias judiciales
logrando una mejor gestión de los flujos de materiales e información, siendo
el objetivo fundamental la satisfacción de las necesidades de los usuarios.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
59
22.. AALLCCAANNCCEE DDEELL
PPRROOYYEECCTTOO
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
60
2.1. OBJETIVOS DEL PROYECTO Y DEL PRODUCTO
Control automatizado del manejo, adquisiciones de los bienes y
servicios. Solicitud de requerimientos online a nivel nacional. Optimización del tiempo de respuesta de los pedidos. Contar con un catalogo de Ítems automatizados el cual pueda ser
visto por todas las sucursales.
2.2. ALCANCE DEL PRODUCTO A DESARROLLAR
Crear e implementar un sistema integrado logístico con tecnología cliente servidor y acceso a Web que interconectará los diferentes Distritos judiciales, automatizará los diferentes tipos de documentos y reportes emitidos para la gestión. El prototipo tendrá los siguientes módulos:
Configuración Programación del Abastecimiento Procesos de Selección de Proveedores Contrataciones y Adquisiciones
Almacenes e Inventarios
CONFIGURACIÓN
A través de éste módulo se registrará y configurará información básica como el Catálogo de Bienes y Servicios, el Catálogo de Proveedores, Catálogo de
Bienes, Servicios y Obras
El Catálogo de Bienes, Servicios y Obras, es una de las principales herramientas para la gestión del Proceso Logístico y el Proceso
Administrativo en su conjunto, por tanto la buena definición y uso del mismo repercutirá en la eficiencia operativa del SIL.
PROGRAMACIÓN DE ABASTECIMIENTO
En este módulo se registrará la Programación Anual (detallada en meses y trimestres) de bienes, servicios y obras, mediante el Cuadro de Necesidades.
Asimismo se registrarán los requerimientos no programados, es decir todos aquellos requerimientos no concebidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
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61
PROCESOS DE SELECCIÓN
A través de este módulo se podrá ejecutar cualquier tipo de Proceso de Selección, desde una Adjudicación de Menor Cuantía hasta una Licitación
Pública. Se podrá generar la Solicitud de Cotización para poder invitar a
proveedores para participar Adjudicaciones de Menor Cuantía o Adjudicaciones Directas. Para la ejecución del Proceso de Selección se registrarán los Comités
Permanente o Especiales según corresponda, el Calendario del Proceso, los
Criterios y Factores de Evaluación, la Evaluación Técnica, la Evaluación Económica, el Otorgamiento de Buena Pro, Empates, Impugnaciones, Exoneraciones, Nulidad de Oficio, entre otros.
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
En este módulo se podrán registrar los Contratos de cada uno de los postores que han sido adjudicados con Buena Pro en un Proceso de Selección. Se
registrará el Cronograma de entregas del Contratista y datos adicionales.
Asimismo, se podrá generar la Orden de Compra u Orden de Servicio al Contratista, ya sea precedida por un Proceso de Selección o un Contrato. Se podrá hacer un seguimiento de las órdenes emitidas.
ALMACENES E INVENTARIO
A través de este módulo se registrarán los ingresos de bienes o suministros al Almacén, ya sea mediante una Orden de Compra (O/C) o, mediante una Nota
de Entrada a Almacén (NEA) por Inventario Inicial, Donación, Devolución, etc. También se llevará a cabo la salida de los bienes mediante el Pedido – Comprobante de Salida (PECOSA), efectuando para ello el Registro a través de las Dependencias, la Aprobación de los bienes solicitados y el Despacho
correspondiente.
Producto de los movimientos de ingreso y salida de los bienes del Almacén, se dispondrá en línea del “Kárdex Valorizado”, las “Pólizas de Entrada” y las
“Pólizas de Salida”.
2.3. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
1.1 Requerimientos Técnicos - Un manejador de base de datos.
- Un servidor central. - 29 computadoras (1 por cada distrito judicial).
- Conexión a Internet en c/u de las oficinas de los distritos judiciales
1.2 Requerimientos de Personal
- Un administrador de base de datos.
- 5 analistas/programadores. - Un administrador de redes.
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62
- Un técnico en telecomunicaciones.
- Un gerente del proyecto. - Un Sponsor.
1.3 Requerimientos Funcionales
- Información del área. - Enlace con empresas fiscalizadoras. - Utilizar la infraestructura montada por el SIAFT.
2.4. LÍMITES DEL PROYECTO
El prototipo tendrá los siguientes módulos:
CONFIGURACIÓN
A través de éste módulo se registrará y configurará información básica como el
Catálogo de Bienes y Servicios, el Catálogo de Proveedores.
PROGRAMACIÓN DE ABASTECIMIENTO
En este módulo se registrará la Programación Anual (detallada en meses y
trimestres) de bienes, servicios y obras, mediante el Cuadro de Necesidades. A través de éste módulo también se puede reprogramar o modificar el Cuadro de Necesidades .
Asimismo se registrarán los requerimientos no programados, es decir todos aquellos requerimientos no concebidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
PROCESOS DE SELECCIÓN
A través de este módulo se podrá ejecutar cualquier tipo de Proceso de Selección, desde una Adjudicación de Menor Cuantía hasta una Licitación
Pública. Se podrá generar la Solicitud de Cotización para poder invitar a proveedores para participar Adjudicaciones de Menor Cuantía o Adjudicaciones
Directas. Para la ejecución del Proceso de Selección se registrarán los Comités
Permanente o Especiales según corresponda, el Calendario del Proceso, los
Criterios y Factores de Evaluación, la Evaluación Técnica, la Evaluación Económica, el Otorgamiento de Buena Pro, Empates, Impugnaciones, Exoneraciones, Nulidad de Oficio, entre otros.
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
En este módulo se podrán registrar los Contratos de cada uno de los postores que han sido adjudicados con Buena Pro en un Proceso de Selección. Se
registrará el Cronograma de entregas del Contratista y datos adicionales.
Asimismo, se podrá generar la Orden de Compra u Orden de Servicio al Contratista, ya sea precedida por un Proceso de Selección o un Contrato. Se podrá hacer un seguimiento de las órdenes emitidas.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
63
ALMACENES E INVENTARIO A través de este módulo se registrarán los ingresos de bienes o suministros al
Almacén, ya sea mediante una Orden de Compra (O/C) o, mediante una Nota
de Entrada a Almacén (NEA) por Inventario Inicial, Donación, Devolución, etc. También se llevará a cabo la salida de los bienes mediante el Pedido – Comprobante de Salida (PECOSA), efectuando para ello el Registro a través de las Dependencias, la Aprobación de los bienes solicitados y el Despacho
correspondiente.
Producto de los movimientos de ingreso y salida de los bienes del Almacén, se dispondrá en línea del “Kárdex Valorizado”, las “Pólizas de Entrada” y las
“Pólizas de Salida”.
2.5. ENTREGABLES - WBS
1. Administración del proyecto 1.1. Plan del proyecto
1.1.1 Documento de Requerimientos 1.1.2 Definición del Alcance del Proyecto
1.1.3 Plan de Administración de Tiempos
1.1.4 Plan de Administración de Costos 1.1.5 Plan de Administración de la Calidad
1.1.6 Plan de Administración del Riesgo
1.1.7 Plan de Administración de las Comunicación 1.1.8 Plan de Administración de las Compras
1.1.9 Plan de Administración del Recurso Humano 1.2. Reuniones
1.2.1. Reunión Kickoff (Informe) 1.2.2. Reunión de status semanal (Informe)
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto (Informe)
1.3. Control de cambios
1.3.1. Informes de avance 1.3.1.1 Informe 1 (Doc. del Proy. Alcance y Declaración Inicial del Proyecto y WBS) 1.3.1.2 Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos) 1.3.1.3 Informe 3 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad / Riesgos) 1.3.1.4 Informe 4 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Comunicaciones / Compras / RRHH)
1.3.2. Presentación de avances
1.3.2.1 Avance 1 (Sustentación del Informe 1)
1.3.2.2 Avance 2 (Sustentación del Informe 2)
1.3.2.3 Avance 3 (Sustentación del Informe 3)
1.3.2.4 Avance 4 (Sustentación del Informe 4)
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
64
1.4 Adquisiciones
1.4.1 Adquisiciones de equipos 1.4.2 Adquisición de licencia de Windows 2000 server
1.4.4 Adquisición de Motor de Base de Datos
1.4.3 Adquisición de Antivirus y Licencia Del Lenguaje Prog
2. Ingeniería del Proyecto
2.1 Definición requerimientos del negocio
2.2 Definición requerimientos del sistema 2.3 Definición de requerimientos de hardware 2.4 Arquitectura de Sistemas
3. Software y Prototipo
3.1. Diseño del software
3.1.1 Casos de usos
3.1.2 Arquitectura de datos
3.1.3 Arquitectura de procesos 3.1.4 Diseño de prototipo 3.1.5 Supervisión desarrollo diseño
3.2. Construcción de prototipo
3.2.1Desarrollo del prototipo 3.2.3 Instalación del prototipo
3.2.4 Supervisión desarrollo prototipo 3.3. Plan de Pruebas del prototipo
3.3.1 Presentación del prototipo 3.3.2 Ajustes al prototipo
3.3.3 Aprobación del prototipo 4. Control de Calidad Del Desarrollo del Prototipo
4.1 Monitoreo en el Diseño del Prototipo
4.2 Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo 4.3 Monitoreo en la Pruebas del Prototipo
5. Entrega y cierre del proyecto 5.1 Revisión de la documentación del proyecto final 5.2 Entrega del Informe final del proyecto
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
65
PROYECTO
Implementación de Software
Plan del
proyecto
Reuniones
Control de
cambios
Definición de
requerimientos del
negocio
Definición de
requerimientos del
sistema
Definición de
requerimientos de
hardware
Arquitectura de
sistemas
Diseño
del software
Construcción del
prototipo
Plan de pruebas
del prototipo
Revisión de la
documentación
del proyecto final
Entrega del
informe final
documentación
Sustentación del
proyecto
ENTREGA Y CIERRE
DEL PROYECTO
SOFTWARE
Y PROTOTIPO
INGENIERÍA
DEL PROYECTO
ADMINISTRACIÓN
DEL PROYECTO
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
66
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO
1. Administración del proyecto
1.1. Plan del proyecto
1.1.1 Documento de Requerimientos.- Consta del documento de requerimientos para la elaboración del alcance y WBS.
1.1.2 Definición del Alcance del Proyecto.- Específica los procesos requeridos para asegurar el desarrollo del proyecto. 1.1.3 Plan de Administración de Tiempos Se asegura una
terminación de actividades específicas en tiempo real.
1.1.4 Plan de Administración de Costos.- Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se completara dentro de un
presupuesto aprobado. 1.1.5 Plan de Administración de la Calidad.- Logra satisfacer las necesidades para cual fue determinado cada objetivo del proyecto.
1.1.6 Plan de Administración del Riesgo Los procesos se preocupan en identificar, analizar y responder al riesgo del proyecto.
1.1.7 Plan de Administración de las Comunicación Incluye los procesos en los cuales se relacionan las personas que de alguna manera recibe y aporta información al proyecto
1.1.8 Plan de Administración de las Compras Incluye el SOW de todos los materiales a adquirir para el desarrollo del prototipo. 1.1.9 Plan de Administración del Recurso Humano Incluye las responsabilidades asignadas a cada persona que conforma el proyecto
1.2. Reuniones
1.2.1. Reunión Kickoff.- Se da inicio a la implementación del proyecto en base a la información adquirida. 1.2.2. Reunión de status semanal.- Son las reuniones semanales para tomar acuerdos del avance del proyecto 1.2.3. Reunión de cierre de proyecto.-Se proyecta a un término de
los parámetros establecidos. 1.3. Control de cambios
1.3.1. Informes de avance Son los informes a elaborar: 1.3.1.1 Informe 1.-Doc. del Proy. Alcance y Declaración Inicial del Proyecto y WBS. 1.3.1.2 Informe 2.-Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos. 1.3.1.3 Informe 3.-Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad / Riesgos. 1.3.1.4 Informe 4.- Doc. del Proy. Plan de Adm. de Comunicaciones / Compras / RRHH/ Prototipo
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
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1.3.2. Presentación de avances 1.3.2.1 Avance 1 (Sustentación del Informe 1) 1.3.2.2 Avance 2 (Sustentación del Informe 2) 1.3.2.3 Avance 3 (Sustentación del Informe 3) 1.3.2.4 Avance 4 (Sustentación del Informe 4)
1.4 Adquisiciones
Se adquirirán los diferentes materiales mostrados a continuación: 1.4.1 Adquisiciones de equipos.-Las computadoras, el printer,etc 1.4.2 Adquisición de licencia de Windows 2000 server.-El servidor
que se adquirirá para el funcionamiento del sistema. 1.4.4 Adquisición de Motor de Base de Datos.-Se adquirirá base de
datos ORACLE. 1.4.3 Adquisición de Antivirus y Licencia Del Lenguaje Prog.-El lenguaje de Programación será Power Builder y el antivirus PERT
2. Ingeniería del Proyecto
2.1 Definición requerimientos del negocio.- Se especifica todos los
requerimientos que se implementaran en el software. 2.2 Definición requerimientos del sistema.- Especificar todos los requerimientos que se desarrollaran en el sistema.
2.3 Definición de requerimientos de hardware.- Especificar todos los
requerimientos que se implementaran en el hardware. 2.4 Arquitectura de Sistemas.- Define la arquitectura tecnológica del sistema.
3. Software y Prototipo
3.1. Diseño del software
3.1.1 Casos de usos.- Crear un diseño inicial del software con los requerimientos obtenidos. 3.1.2 Arquitectura de datos.- Crear y diseñar la base de datos.
3.1.3 Arquitectura de procesos.- Crear una gestión de procesos que permita incrementar eficacia y reducir costos. 3.1.4 Diseño de prototipo.- Crear un diseño que proceda a dar
forma al conjunto de características determinadas. 3.1.5 Supervisión desarrollo diseño.- Evaluar y verificar los
requerimientos aparentes de información.
3.2. Construcción de prototipo
3.2.1Desarrollo del prototipo.- Realizar la programación del software.
3.2.3 Instalación del prototipo.- Instalar el software para el desarrollo del sistema. 3.2.4 Supervisión desarrollo prototipo Revisar los requerimientos
del diseño inicial del software.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
68
3.3. Plan de Pruebas del prototipo
3.3.1 Presentación del prototipo.- Prueba al software para comprobar el perfecto funcionamiento. 3.3.2 Ajustes al prototipo.- Verificar y someter a las últimas pruebas al software, antes de ser aprobado. 3.3.3 Aprobación del prototipo.- Aprobación y funcionamiento del software.
4. Control de Calidad Del Desarrollo del Prototipo
4.1 Monitoreo en el Diseño del Prototipo.-Se hace un control y
seguimiento en el diseño del prototipo 4.2 Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo.-Se hace un control y seguimiento en el desarrollo del prototipo 4.3 Monitoreo en la Pruebas del Prototipo Se hace un control y
seguimiento en Las pruebas del prototipo.
5. Entrega y cierre del proyecto
5.1 Revisión de la documentación del proyecto final.- Revisar los documentos necesarios para la entrega del proyecto. 5.2 Entrega del Informe final del proyecto Entrega del documento final proyecto. 5.3 Sustentación del Informe final del proyecto.-sustentación Final del Proyecto
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69
2.6. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS
Costo beneficio favorable y positivo.
Los requerimientos presentados deben encontrarse en el rango especificado de la documentación del planeamiento.
El software y prototipo debe satisfacer lo establecido en la justificación del proyecto.
Conformidad y sustentación final de proyecto.
2.7. LIMITACIONES Y SUPUESTOS DEL PROYECTO
Limitación por falta de información por parte de la empresa. Tiempo reducido para completar el proyecto Ausencia del Manual de Organización y Funciones. Falta de estabilidad laboral en los miembros del proyecto Falta de plan de contingencia económica en caso de superar los costos en la
ejecución del proyecto. No se cuenta con la tecnología adecuada para implementar el proyecto. Se cuenta con información actualizada de Proveedores y precios de los
Ítems. La cultura del personal de Almacenes y Compras al utilizar un Sistema de
Información.
2.8. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO 1.-Funciones del Gerente de Proyectos
Lograr el producto final del proyecto dentro de las limitaciones de tiempo, costo y tecnología
Lograr los objetivos de rentabilidad comprometidos Generar todas las decisiones para avanzar en el proyecto y finalizarlo Actuar desde las perspectivas del cliente, de la alta gerencia y de los
gerentes funcionales en el ámbito de las comunicaciones Negociar con las funciones especializadas Resolver conflictos
2.-Funciones del DBA
Administrar la estructura de la Base de Datos.
Administrar la actividad de los datos. Administrar el Sistema Manejador de Base de Datos. Establecer el Diccionario de Datos.
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70
Definir el esquema conceptual
Debe decidir cuál es la información que debe mantenerse en la BD, es decir, identificar las entidades que interesan a la empresa y la información qué debe registrarse acerca de esas entidades. Este proceso se denomina diseño lógico de BD. El DBMS utilizará la versión objeto (compilada) de ese esquema para responder a las solicitudes de acceso. La versión fuente (sin compilar) servirá como documento de referencia para los usuarios del sistema.
Definir el esquema interno
Debe decidir cómo se representará la información en la BD almacenada. A éste proceso se lo denomina diseño físico de la BD. El DBA se vale del DDL interno para crear la definición de estructura de almacenamiento y la correspondencia pertinente entre los esquemas interno y conceptual (tanto en
la versión fuente como objeto).
Vincularse con los usuarios
El DBA debe encargarse de la comunicación con los usuarios, garantizar la disponibilidad de los datos que requieren y escribir los esquemas necesarios. Las consultas sobre diseño de aplicaciones, la impartición técnica, la ayuda en la localización y resolución de problemas, y otros servicios profesionales similares relacionados con el sistema.
Definir las verificaciones de seguridad e integridad
Las verificaciones de seguridad e integridad pueden considerarse parte del esquema conceptual.
Definir procedimientos de respaldo y recuperación
Cuando una empresa se decide a utilizar un sistema de BD, se vuelve dependiente en grado sumo del funcionamiento correcto de ese sistema. En caso de que sufra daño cualquier porción de la BD resulta esencial poder reparar los datos implicados con un mínimo de retraso y afectando lo menos posible al resto del sistema. El DBA debe definir y poner en práctica un plan de recuperación adecuado que incluya, por ejemplo, una descarga o “vaciado” periódico de la BD en un medio de almacenamiento de respaldo, y procedimientos para cargar otra vez la BD a partir del vaciado más reciente cuando sea necesario.
Supervisar el desempeño y responder a cambios en los requerimientos
Es responsabilidad del DBA organizar el sistema de modo que se obtenga el desempeño que sea mejor para la empresa, y realizar los ajustes apropiados cuando cambien los requerimientos.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
71
3.-Funciones del Analista
Realizar investigaciones acerca de los principios y métodos informáticos. Desarrollar y mantener los soportes lógicos, programas, estructura y
sistemas de datos. Mantener actualizados y en buen funcionamiento las bases de datos y los
sistemas de gestión de datos par garantizar la validez e integridad de la información registrada.
Analizar las necesidades de los usuarios y determinar programas, configuraciones y soportes lógicos.
Idear, desarrollar y mantener, y perfeccionar los programas lógicos que
rigen el funcionamiento general de las computadoras. Crear y desarrollar lenguajes informáticos.
4.-Funciones del Programador
Determinar en colaboración con los Analistas informáticos los objetivos
perseguidos con los distintos programas, la naturaleza y fuentes de datos que habrá que introducir y ordenar, y establecer los controles necesarios. Elaborar gráficos y diagramas para describir y determinar en que secuencias
habrá que proceder al registro y tratamiento de los datos. Desarrollar y proporcionar documentación detallada sobre los programas
informáticos, utilizando par ello diversos lenguajes de programación. Ensayar los programas elaborados para eliminar, corregir deficiencias o
errores. También Mantener actualizados los programas.
5.-Funciones del Soporte Técnico
Operar, directa o indirectamente los servicios relacionados con asesoría en
instalación, mantenimiento de software y hardware Respuesta a consultas e incidencias específicas en la utilización del software
estándar. Adaptación de las correcciones individuales (como consecuencia de una
consulta o incidencia)
6.-Funciones del Sponsor
Proteger el proyecto en desarrollo de influencias externas. Apoyar la toma de decisiones relativas al momento de la realización de
aumentos de capital, o en relación a estrategias en la relación con inversores.
Proveer recursos necesarios para el desarrollo del proyecto. Organizar actividades puntuales relativas a contacto con inversionistas: al
menos un road show al año, presentación de nuevos proyectos de negocio de la sociedad, etc.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
72
7.-Funciones del diseñador
Transmitir una idea, un concepto o una imagen de la forma más eficaz
posible. Para ello, el diseñador debe contar con una serie de herramientas como, la información necesaria de lo que se va a transmitir, los elementos gráficos adecuados, su imaginación y todo aquello que pueda servir para su comunicación.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
73
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO INICIAL
48
2.9. RIESGOS INICIALES DEFINIDOS
Riesgos a Nivel Funcional
Perdidas de datos por virus. Plazos y presupuestos irreales
Cambio de requerimientos Planificación de Stock que no ajuste a la realidad. Información desconfiable de Almacenes.(ello es por que no se cumpliría las
normas para el ingreso y salida de los ítems). Falta de Información de Proveedores para ciertas compras. Información desconfiable sobre los precios de los ítems (falta de actualización de
precios, a los precios del mercado. Puede ser que estamos usando información de hace 1 año, por lo cual el precio actualmente podría ser otro)
Riesgos a Nivel RRHH
Insuficiencia del personal del proyecto en las reuniones.
Renuncia de personal debido a accidentes dentro o fuera del proyecto, problemas familiares, problemas con miembros del grupo del proyecto.
Riesgos Técnicos
Lentitud de los sistemas de comunicación (correos, fax, etc.) Perdida de librerías por falta de Backup.
Intromisiones al sistema Web, Pérdida o Deterioro de la Información, Imposibilidad Acceso al Sistema.
Fallas y Pérdida de Información en el Sistema Web.
2.10. LIMITACIONES DE FONDOS / ESTIMADOS DE COSTOS
Para la implementación del sistema propuesto, ser requiere un equipo
informático con las siguientes características básicas:
Costo Estimado de Hardware y Software:
49
COSTOS ESTIMADOS RECURSOS TECNOLOGICOS: US$
Servidor SRV HP ML370 G5 2GB 48Xcd 1.86 Servidor HP Proliant ML370 G5, (1)Quad-Core Intel
Xeon E5320 (1.86GHz/L2 8MB (2x4MB)/ Computador Pentium D o Procesador PD 2.8Ghz o RAM de 512MB o Disco Duro de 160GB
o Placa Principal Intel integrada Sonido Video Red o Case ATX V1.1 con fuente de 550W
o Monitor de 17” o Mouse óptico o Teclado Impresora Licencia de Base de Datos Oracle corporativo
Licencia de Windows XP SP2 Licencia de Windows 2003 Server PER Antivirus ONE USER Licencia Anual 4+1
Multiplataforma de 32/64 bits
Power Builder v.10
US$ 5000.00
700.00
150.00 5000.00 200.00 400.00 $ 20.00
$ 1,495.00 Resumen 1 Servidor HP Proliant US$ 5000.00
5 Computadoras PD 3500.00
1 licencia de BD Oracle 5000.00
5 licencias de Windows XP XP2 1000.00
5 licencias de antivirus 100.00
01 licencia de Windows Server 2003 900.00
01 impresora 150.00
01 Antivirus 100.00
01 Power Builder v.10 1495.00
________________
US$ 17245.00
* Se requieren de 5 computadoras para el desarrollo las cuales serán usadas
por el equipo del proyecto como: los 2 programadores, el documentador, el
analista y el jefe de proyecto.
50
PERSONAL DEL PROYECTO
COSTOS TOTALES:
COSTO PERSONAL EN $ Personal Costo
Mensual Cantidad de Personas
Total Costo X Día (8 horas)
Costo X Hora
Gerente Proyecto
3520.00 1 3520 176 $ 22.00/hr
Sponsor 3840 1 3840 192 $ 24.00/hr
Documentador 1200 1 1200 60 $ 7.50/hr
Analista 2720 2 5440 136 $ 17.00/hr
Programador 1520 2 3040 76 $ 9.50/hr
Diseñador 1520 1 1520 76 $ 9.50/hr
Dba 1520 1 1520 76 $ 9.50/hr
Soporte Técnico
1520 1 1520 76 $ 9.50/hr
Total 21600
Costo Total X 4
Meses
$86400
Resumen Costos
Costos Tecnológicos $ 17245.00
Costos de Personal $ 86400.00
Costo Total
$ 103645.00
51
2.11. PROGRAMA DE REUNIONES DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN
(MILESTONES – FECHAS DE SUSTENTACIÓN DE AVANCES)
MILESTONES – FECHAS DE PRESENTACIÓN DE AVANCES
Las fechas de presentación de los avances se resumen en la siguiente tabla:
TEMA
FECHAS PRESENTACION
Avance I 14/05/07
Avance II 18/06/07
Avance III 09/07/07
Avance IV 30/07/07
Entrega final y sustentación 12/08/07
Cada avance a presentar tendrá los siguientes documentos:
Avance 1 : Informe 1 (Doc. del Proy. Alcance y Declaración Inicial del Proyecto y WBS).
Avance 2 : Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos).
Avance 3 : Informe 3 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad / Riesgos).
Avance 4 : Informe 4 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de
Comunicaciones / Compras / RRHH/Prototipo).
52
2.12. CONCLUSIONES
En el siguiente informe se describió el Alcance del proyecto a desarrollar. la cual es
un sistema integrado logístico con tecnología cliente servidor y acceso a Web,
teniendo en cuenta los objetivos trazados, los requerimientos (técnicos, funcionales
y personal humano), los limites y supuestos del proyecto, para asegurar el éxito
del proyecto con la satisfacción del cliente; Se mencionó los entregables (WBS)
qué, según el avance proyecto se ira desarrollando, riesgos iniciales y una
estimación de costos.
La Gestión del Alcance del Proyecto divide los componentes del proyecto, en claros
paquetes de trabajo y en prestación de servicios y define exactamente los
componentes de un proyectos, permitiéndonos conocer exactamente claramente el
alcance del proyecto. Ello permite definir los entregables necesarios, limitaciones,
riesgos, la organización del proyecto y los estimados de costos.
53
33.. PPLLAANN DDEE
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN
DDEE TTIIEEMMPPOOSS
54
3.1. OBJETIVOS
Identificar y documentar las actividades específicas que tienen que ser
ejecutadas de manera que se puedan producir las entregas.
Definir la secuencia de las actividades involucra identificar y documentar las dependencias entre actividades.
Determinar fechas de comienzo y finalización para las actividades del proyecto. Si las fechas de comienzo y finalización no son realistas, el proyecto tendrá pocas probabilidades de terminar como programar
Obtener un cronograma de trabajo que cumpla con lo especificado en el
alcance dentro del presupuesto, tiempo y recursos acordados.
Identificar puntos de control específicos que nos permitan realizar las
entregas de los entregables.
3.2. ALCANCE DEL PLAN
El alcance del plan de tiempos involucra todas las actividades definidas en el WBS .La Administración de Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar una terminación a tiempo del proyecto, provee una vista general de los siguientes procesos principales: definición de las
actividades, secuencia de las actividades, estimación de la duración de las actividades, desarrollo de la programación .
55
3.3. LISTA DE ACTIVIDADES, TIEMPOS ESTIMADOS Y ATRIBUTOS (MS
PROJECT) El Sponsor trabaja 488 horas e interviene en las actividades mostradas. Participa en la mayoría de los Informes (Plan de Administración de Calidad, Comunicación, Compras, etc.), por su participación en las Reuniones Kickoff,
Cierre del Proyecto. Su mayor participación esta en el Plan de Administración de Costos, en la cual participa 130 horas, su participación es importante en esta etapa.
El Jefe del Proyecto trabaja 618 horas e interviene en las actividades mostradas.
Tiene una participación mayor en el Plan de Administración de costos, apoyando al
plan de Administración de tiempos, Plan de Calidad, Recursos, Comunicación, Compra, Administración de Tiempo y Costos.
56
El Analista Funcional 1 trabaja 259 horas e interviene en las actividades mostradas.
Participan en Casos de Uso, Definición de Requerimientos del Negocio, Informe del Plan de Calidad, Recursos, Comunicación y Riesgo.
Su mayor participación esta en la definición de requerimientos del sistema de 78 horas.
57
El Analista Funcional 2 trabaja 223 horas e interviene en las actividades mostradas.Participa en el Diseño de Prototipo, arquitectura de Sistemas y en la Adquisición de Hardware.
Su mayor Participación esta en Monitoreo de Desarrolló del Prototipo ya que se reúnen
con el Analista 1, Sponsor y el Jefe del Proyecto para se desarrollo de esta fase.
58
El Diseñador trabaja 55 horas e interviene en las actividades mostradas.
Su mayor Participación esta en la reunión de status semanal de 20 horas y apoya en la
supervisión del diseño del Prototipo.
El Programador 1 trabaja 111 horas e interviene en las actividades mostradas. Su mayor Participación esta en el desarrolló del prototipo toma 40 horas de trabajo.
El Programador 2 trabaja 101 horas e interviene en las actividades mostradas.
Su mayor Participación esta en el Desarrollo del Prototipo de 40 horas, y básicamente apoya en el desarrollo de la actividad según la reunión de estatus semanal lo indica.
59
El Documentador trabaja 121 horas e interviene en las actividades mostradas.
Participan en el Informe 3 (Doc. Del Proy. Plan de Adm. de Calidad / Riesgos). Apoya en la documentación de los casos de uso así como en los otros informes en
el desarrollo del proyecto.
El DBA trabaja 103 horas e interviene en las actividades mostradas.
Participa en la reunión semanal de status apoyando en la Arquitectura de Datos, Adquisición del Motor de Base de Datos, aunque su mayor participación esta en Desarrollo del prototipo de 40 horas de trabajo.
60
El Soporte técnico trabaja 71 horas e interviene en las actividades mostradas.
Participa mayor parte de su tiempo en la reunión de estatus semanal apoyando a la Arquitectura de sistemas, Instalación del Prototipo, Adquisiciones de Equipos.
3.4. LISTA DE MILESTONES (MS PROJECT)
Los Hitos son la forma más abarcativa de monitorear y controlar la ejecución de un proyecto, en ese sentido tenemos como Hitos a Administración del
Proyecto y en los Avances, que se realizan luego de haber terminado un Informe especifico, También se tiene como Hitos a Control de Cambios y Proyecto de Desarrollo de Software como base del proyecto.
Avance 1: Informe 1 (Doc. del Proy. Alcance y Declaración Inicial del
Proyecto y WBS). Avance 2: Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos) Avance 3: Informe 3 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad / Riesgos) Avance 4: Informe 4 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Comunicaciones /
Compras / RRHH)
Sustentación del informe final del proyecto.
61
3.5. DIAGRAMA DE PRECEDENCIAS PDM – DIAGRAMA DE RED
Proyecto de Desarrollo de Software
Como se Aprecia Proyecto se Divide en Administración del Proyecto, Ingeniería del Proyecto, Software y Prototipo, control de calidad del desarrollo del prototipo y en la Entrega y Cierre del Proyecto.
Pero se inicia con la Ingeniería del Proyecto, donde se busca Definir los requerimientos del Sistemas, Negocio y Hardware.
Precedencia De las actividades de Administración del proyecto:
Se inicia con el Plan de administración de Proyectos, en su proceso de Reunión Kickoff
realiza en paralelo con la Ingeniería de Proyecto en donde se realiza el Documento de
Requerimientos, Definición del Alcance del Proyecto, Administración de Tiempos y
Costos y los Informes de Riesgo, Plan de Calidad, Recursos, etc.
Luego se Tiene las Reuniones y el Control de Cambios, La Administración del Proyecto termina en una de sus fase después de desarrollar el informe de riesgo se sigue con las Adquisiciones, teniendo todo listo para Desarrollar el Prototipo.
Precedencia De las actividades de Ingeniería del Proyecto
62
Se inicia con Definición de requerimientos del Negocio, siendo esta necesaria para
la definición de Requerimientos del Sistemas que es predecesora de la Definición de
requerimientos del Hardware que después de realizar esa actividad a continuación
se realiza la arquitectura de Sistemas.
En la figura las fases que esta determinado por el rectángulo marcado con una x significa que la fase ya ha sido desarrollada como Tenemos: Ingeniería de Proyecto, Def. de Requerimiento del Negocio, etc. mientras lo que están marcado en diagonal son las que aun falta culminar con la fase como tenemos el Plan de
Proyecto.
63
Precedencia De las actividades de Software y Prototipo:
Se divide en 3 etapas, Diseño el Software, Construcción del Prototipo y Plan de Pruebas del Prototipo.
Diseño Software
Se Inicia con los Casos de Uso, luego se realiza la Arquitectura de Datos y Procesos, Siendo estas 2 predecesoras para el Diseño del Prototipo,
Además se tiene la Supervisión del Desarrollo del Prototipo que dura todo el Diseño de Software trabajando en paralelo con la supervisión de
desarrolló diseño.
Construcción del Prototipo
Inicia con el Desarrollo del Prototipo, le preside la instalación de prototipo en paralelo con supervisión del desarrollo.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
59
Precedencia De las actividades de Entrega y cierre del proyecto:
Se tiene como Predecesora a la etapa Software y Prototipo conjuntamente con control de Calidad del Desarrollo del Prototipo.
Inicia con la Revisión de la Documentación del Proyecto, luego se tiene la
Entrega del Informe Final del Proyecto, siendo Predecesora de la Sustentación del Informe Final del Proyecto.
3.6. RECURSOS POR ACTIVIDAD (MS PROJECT) 3.7. PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO (DIAGRAMA DE GANTT) 3.8. USO DE RECURSOS (SEMANALES)
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
60
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
61
3.6. Recursos por actividad (MS Project) Programación del Proyecto (Diagrama de Gantt)
GANTT DE SEGUIMIENTO
En este grafico se puede observar los tiempos en que comienza y termina cada
actividad.
Duración Comienzo Fin
1.1 Plan de proyecto 64 días 27/04/2007 25/07/2007
1.1.1 Documento de Requerimientos 5 días 27/04/2007 03/05/2007
1.1.2 Definicion del Alcance del Proyecto 4 días 04/05/2007 09/05/2007
1.1.3 Plan de Administración de Tiempos 8 días 16/05/2007 25/05/2007
1.1.4 Plan de Administración de Costos 17 días 28/05/2007 19/06/2007
1.1.5 Plan de Administracion de la Calidad 9 días 20/06/2007 02/07/2007
1.1.6 Plan de Administracioin del Riesgo 2 días 03/07/2007 04/07/2007
1.1.7 Plan de Administracion de las Comunicación 4 días 11/07/2007 16/07/2007
1.1.8 Plan de Administracion de las Compras 4 días 17/07/2007 20/07/2007
1.1.9 Plan de Administracion del Recurso Humano 3 días 23/07/2007 25/07/2007
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62
Este es el Diagrama Gantt de las reuniones del equipo que son todos los miércoles como se muestra:
Las Reuniones de Status Semanal, se llevan a cabo cada miércoles y comienzan 1
semana después de la reunión Kickoff, en esta Participan el Jefe del Proyecto,
Analista Funcional 1, Analista Funcional 2 y el Sponsor. Las Reuniones de Status Semanal terminan 1 semana antes de la Reunión del Cierre del Proyecto.
Este es el Diagrama Gantt de las Adquisiciones las cuales se dan en paralelo:
No existen inconvenientes para realizar las adquisiciones en paralelo, dado que ya se ha realizado la Arquitectura de Sistemas necesaria, solo falta comprar lo necesario.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
63
Este es el Diagrama Gantt de Ingeniería del proyecto:
Es necesario realizar primero la definición de Requerimiento del Negocio para definir
los requerimientos del Sistema, así como Para definir la Arquitectura de Sistemas es
necesario Definir los requerimientos de Hardware.
En la Etapa Software y Prototipo, Se realiza en paralelo la arquitectura de datos y la
Arquitectura de Procesos, ello debido a que ya se tiene los casos de uso.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
64
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
65
3.7. Uso de recursos (semanales)
Como se puede observar en el reporte siguiente el
sponsor y el jefe del proyecto trabajan 40 horas
semanales, los demás miembros del equipo del
proyecto trabajan menos, puesto son contratados a
partir del desarrollo del prototipo, solo asisten a las
reuniones semanales para que se vayan informando del
proyecto.
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65
3.8 USO DE RECURSOS
Muestra el total de horas que emplea cada recurso.
USO DE RECURSOS
Jefe de
Proyecto
28%
Programador 2
5%
Programador 1
5%
Diseñador
3%
Analista
Funcional 2
10%
Analista
Funcional 1
12%
Documentador
6%
DBA
5%Soporte
Tecnico
3%Sponsor
23%
Sponsor
Jefe de Proyecto
Analista Funcional 1
Analista Funcional 2
Diseñador
Programador 1
Programador 2
Documentador
DBA
Soporte Tecnico
Como se observa en la grafica el que emplea más horas de trabajo es el Jefe del proyecto con 622 horas, luego de este esta el sponsor con 492 horas.
Personal Horas
Sponsor 488
Jefe de Proyecto 618
Analista Funcional 1 259
Analista Funcional 2 223
Diseñador 55
Programador 1 111
Programador 2 101
Documentador 121
DBA 103
Soporte Tecnico 71
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66
Las actividades en que participa cada recurso se muestra en las siguientes tablas:
Nombre del Recurso Horas
Sponsor 488 hrs
3.3.3 Aprobación del prototipo 6 hrs
5.1 Revisión de la documentación del proyecto final 16 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
1.1.1 Documento de Requerimientos 38 hrs
1.1.3 Plan de Administración de Tiempos 59 hrs
1.1.4 Plan de Administración de Costos 130 hrs
1.1.8 Plan de Administracion de las Compras 28 hrs
1.1.7 Plan de Administracion de las Comunicación 30 hrs
1.1.9 Plan de Administracion del Recurso Humano 22 hrs
1.1.6 Plan de Administracioin del Riesgo 14 hrs
1.1.5 Plan de Administracion de la Calidad 54 hrs
1.1.2 Definicion del Alcance del Proyecto 30 hrs
2.1 Definición requerimientos del negocio 16 hrs
3.3.1 Presentación del prototipo 8 hrs
5.2 Entrega del Informe final del proyecto 1 hr
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 25 hrs
Jefe de Proyecto 618 hrs
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.3.2.3 Avance 3 (Sustentación del Informe 3) 4 hrs
1.3.2.4 Avance 4 (Sustentación del Informe 4) 8 hrs
1.1.6 Plan de Administracioin del Riesgo 14 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
1.3.1.2 Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos) 8 hrs
1.1.1 Documento de Requerimientos 38 hrs
1.1.2 Definicion del Alcance del Proyecto 30 hrs
1.1.4 Plan de Administración de Costos 116 hrs
1.1.9 Plan de Administracion del Recurso Humano 18 hrs
1.1.5 Plan de Administracion de la Calidad 64 hrs
1.1.7 Plan de Administracion de las Comunicación 22 hrs
1.1.8 Plan de Administracion de las Compras 28 hrs
2.2 Definición requerimientos del sistema 16 hrs
2.3 Definición de requerimientos de hardware 16 hrs
3.2.4 Supervisión desarrollo prototipo 12 hrs
1.3.1.4 Informe 4 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Comunicaciones / Compras / RRHH) 2 hrs
1.3.2.2 Avance 2 (Sustentación del Informe 2) 8 hrs
1.3.1.3 Informe 3 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad / Riesgos) 16 hrs
1.1.3 Plan de Administración de Tiempos 60 hrs
1.3.1.1 Informe 1 (Doc. del Proy. Alcance y Declaración Inicial del Proyecto y WBS) 16 hrs
1.3.2.1 Avance 1 (Sustentación del Informe 1) 16 hrs
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
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2.1 Definición requerimientos del negocio 16 hrs
2.4 Arquitectura de Sistemas 16 hrs
3.1.5 Supervisión desarrollo diseño 16 hrs
3.3.1 Presentación del prototipo 8 hrs
Nombre del Recurso Horas
5.1 Revisión de la documentación del proyecto final 16 hrs
5.2 Entrega del Informe final del proyecto 1 hr
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 22 hrs
Analista Funcional 1 259 hrs
1.3.2.1 Avance 1 (Sustentación del Informe 1) 16 hrs
1.3.2.2 Avance 2 (Sustentación del Informe 2) 16 hrs
1.3.2.3 Avance 3 (Sustentación del Informe 3) 10 hrs
1.3.2.4 Avance 4 (Sustentación del Informe 4) 16 hrs
2.2 Definición requerimientos del sistema 78 hrs
4.1 Monitoreo en el Diseño del Prototipo 36 hrs
4.3 Monitoreo en la Pruebas del Prototipo 24 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 20 hrs
3.1.1 Casos de usos 4 hrs
3.1.3 Arquitectura de procesos 4 hrs
1.3.1.2 Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos) 24 hrs
Analista Funcional 2 223 hrs
4.2 Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo 52 hrs
1.3.2.1 Avance 1 (Sustentación del Informe 1) 16 hrs
1.3.2.2 Avance 2 (Sustentación del Informe 2) 16 hrs
1.3.2.3 Avance 3 (Sustentación del Informe 3) 8 hrs
1.3.2.4 Avance 4 (Sustentación del Informe 4) 8 hrs
2.3 Definición de requerimientos de hardware 16 hrs
2.4 Arquitectura de Sistemas 16 hrs
3.1.1 Casos de usos 12 hrs
3.1.4 Diseño de prototipo 16 hrs
3.1.2 Arquitectura de datos 8 hrs
3.3.3 Aprobación del prototipo 8 hrs
3.3.1 Presentación del prototipo 8 hrs
3.3.2 Ajustes al prototipo 8 hrs
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 20 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
Diseñador 55 hrs
3.1.4 Diseño de prototipo 16 hrs
3.3.2 Ajustes al prototipo 8 hrs
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 20 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
Programador 2 101 hrs
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
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1.4.2 Adquisición de licencia de Windows 2000 server 4 hrs
3.2.1Desarrollo del prototipo 40 hrs
3.2.3 Instalación del prototipo 8 hrs
3.3.1 Presentación del prototipo 6 hrs
3.3.2 Ajustes al prototipo 8 hrs
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 24 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
Programador 1 111 hrs
1.4.3 Adquisición de Antivirus y Licencia Del Lenguaje Prog 4 hrs
3.1.4 Diseño de prototipo 16 hrs
3.2.1Desarrollo del prototipo 40 hrs
3.2.3 Instalación del prototipo 8 hrs
3.3.2 Ajustes al prototipo 8 hrs
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 24 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
Documentador 121 hrs
1.3.1.1 Informe 1 (Doc. del Proy. Alcance y Declaración Inicial del Proyecto y WBS) 16 hrs
1.3.1.2 Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos) 16 hrs
1.3.1.3 Informe 3 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad / Riesgos) 16 hrs
1.3.1.4 Informe 4 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Comunicaciones / Compras / RRHH) 16 hrs
3.1.1 Casos de usos 16 hrs
3.1.2 Arquitectura de datos 4 hrs
3.1.3 Arquitectura de procesos 4 hrs
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 22 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
DBA 103 hrs
1.4.4 Adquisición de Motor de Base de Datos 4 hrs
3.1.2 Arquitectura de datos 8 hrs
3.2.1Desarrollo del prototipo 40 hrs
3.2.3 Instalación del prototipo 6 hrs
3.3.2 Ajustes al prototipo 8 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 30 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
Soporte Tecnico 71 hrs
1.4.1 Adquisiciones de equipos 16 hrs
2.4 Arquitectura de Sistemas 16 hrs
3.2.3 Instalación del prototipo 8 hrs
1.2.1. Reunión Kickoff 4 hrs
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 5 hrs
1.2.2 Reunion de Status Semanal 20 hrs
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto 2 hrs
Servidor de Aplicaciones 0
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
69
1.4.1 Adquisiciones de equipos 0
Printer 0
1.4.1 Adquisiciones de equipos 0
Equipos de cómputo (5 equipos) 0
1.4.1 Adquisiciones de equipos 0
Licencia de Base de Datos Oracle corporativo 0
1.4.4 Adquisición de Motor de Base de Datos 0
Licencia de Windows XP SP2 0
1.4.2 Adquisición de licencia de Windows 2000 server 0
01 Licencia de Windows 2003 Server 0
1.4.2 Adquisición de licencia de Windows 2000 server 0
PER Antivirus ONE USER Licencia Anual 4+1 Multiplataforma de 32/64 bits 0
1.4.3 Adquisición de Antivirus y Licencia Del Lenguaje Prog 0
Power Builder v.10 0
1.4.3 Adquisición de Antivirus y Licencia Del Lenguaje Prog 0
3.9 USO DE TAREAS
Muestra los recursos utilizados en cada tarea según la actividad.
Los recursos que se utilizan en la parte de Administración del Proyecto son el Jefe del Proyecto, el Sponsor. El plan de proyecto dura 795 horas.
Nombre de Tarea Trabajo Duracion Comienzo Fin
0. Proyecto de Desarrollo de Software 2,150 hrs 87 días 16/04/2007 12/08/2007
1. Administración del proyecto 1,408 hrs 87 días 16/04/2007 12/08/2007
1.1 Plan de proyecto 795 hrs 64 días 27/04/2007 25/07/2007
1.1.1 Documento de Requerimientos 76 hrs 5 días 27/04/2007 03/05/2007
Sponsor 38 hrs 27/04/2007 03/05/2007
Jefe de Proyecto 38 hrs 27/04/2007 03/05/2007
1.1.2 Definicion del Alcance del Proyecto 60 hrs 4 días 04/05/2007 09/05/2007
Sponsor 30 hrs 04/05/2007 09/05/2007
Jefe de Proyecto 30 hrs 04/05/2007 09/05/2007
1.1.3 Plan de Administración de Tiempos 119 hrs 8 días 16/05/2007 25/05/2007
Sponsor 59 hrs 16/05/2007 25/05/2007
Jefe de Proyecto 60 hrs 16/05/2007 25/05/2007
1.1.4 Plan de Administración de Costos 246 hrs 17 días 28/05/2007 19/06/2007
Sponsor 130 hrs 28/05/2007 19/06/2007
Jefe de Proyecto 116 hrs 28/05/2007 19/06/2007
1.1.5 Plan de Administracion de la Calidad 118 hrs 9 días 20/06/2007 02/07/2007
Sponsor 54 hrs 22/06/2007 02/07/2007
Jefe de Proyecto 64 hrs 20/06/2007 02/07/2007
1.1.6 Plan de Administracioin del Riesgo 28 hrs 2 días 03/07/2007 04/07/2007
Sponsor 14 hrs 03/07/2007 04/07/2007
Jefe de Proyecto 14 hrs 03/07/2007 04/07/2007
1.1.7 Plan de Administracion de las Comunicación
52 hrs 4 días 11/07/2007 16/07/2007
Sponsor 30 hrs 11/07/2007 16/07/2007
Jefe de Proyecto 22 hrs 11/07/2007 16/07/2007
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
70
1.1.8 Plan de Administracion de las Compras
56 hrs 4 días 17/07/2007 20/07/2007
Sponsor 28 hrs 17/07/2007 20/07/2007
Jefe de Proyecto 28 hrs 17/07/2007 20/07/2007
1.1.9 Plan de Administracion del Recurso Humano
40 hrs 3 días 23/07/2007 25/07/2007
Sponsor 22 hrs 23/07/2007 25/07/2007
Jefe de Proyecto 18 hrs 23/07/2007 25/07/2007
1.2 Reuniones 313 hrs 87 días 16/04/2007 12/08/2007
1.2.1. Reunión Kickoff 36 hrs 1 día 16/04/2007 16/04/2007
Nombre de Tarea Trabajo Duracion Comienzo Fin
Sponsor 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
Jefe de Proyecto 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
Analista Funcional 1 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
Analista Funcional 2 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
Diseñador 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
Programador 2 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
Programador 1 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
Documentador 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
Soporte Tecnico 4 hrs 16/04/2007 16/04/2007
1.2.2 Reunion de Status Semanal 227 hrs 21 días 25/04/2007 01/08/2007
Sponsor 25 hrs 25/04/2007 18/07/2007
Jefe de Proyecto 22 hrs 25/04/2007 04/07/2007
Analista Funcional 1 20 hrs 25/04/2007 27/06/2007
Analista Funcional 2 20 hrs 25/04/2007 04/07/2007
Diseñador 20 hrs 25/04/2007 04/07/2007
Programador 2 24 hrs 25/04/2007 18/07/2007
Programador 1 24 hrs 25/04/2007 18/07/2007
Documentador 22 hrs 25/04/2007 04/07/2007
DBA 30 hrs 25/04/2007 01/08/2007
Soporte Tecnico 20 hrs 25/04/2007 04/07/2007
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto 50 hrs 1 día 12/08/2007 12/08/2007
Sponsor 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Jefe de Proyecto 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Analista Funcional 1 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Analista Funcional 2 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Diseñador 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Programador 2 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Programador 1 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Documentador 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
DBA 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Soporte Tecnico 5 hrs 12/08/2007 12/08/2007
1.3 Control de Cambios 272 hrs 68 días 27/04/2007 31/07/2007
1.3.1 Informes de avance 130 hrs 63 días 27/04/2007 24/07/2007
1.3.1.1 Informe 1 (Doc. del Proy. Alcance y Declaración Inicial del Proyecto y WBS)
32 hrs 2 días 10/05/2007 11/05/2007
Jefe de Proyecto 16 hrs 10/05/2007 11/05/2007
Documentador 16 hrs 10/05/2007 11/05/2007
1.3.1.2 Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Costos y Tiempos)
48 hrs 3 días 27/04/2007 15/06/2007
Jefe de Proyecto 8 hrs 14/06/2007 15/06/2007
Analista Funcional 1 24 hrs 27/04/2007 15/06/2007
Documentador 16 hrs 14/06/2007 15/06/2007
1.3.1.3 Informe 3 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad / Riesgos)
32 hrs 2 días 05/07/2007 06/07/2007
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
71
Jefe de Proyecto 16 hrs 05/07/2007 06/07/2007
Documentador 16 hrs 05/07/2007 06/07/2007
1.3.1.4 Informe 4 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Comunicaciones / Compras / RRHH)
18 hrs 2 días 23/07/2007 24/07/2007
Jefe de Proyecto 2 hrs 23/07/2007 23/07/2007
Documentador 16 hrs 23/07/2007 24/07/2007
1.3.2 Presentación de avances 142 hrs 57 días 14/05/2007 31/07/2007
1.3.2.1 Avance 1 (Sustentación del Informe 1)
48 hrs 2 días 14/05/2007 15/05/2007
Nombre de Tarea Trabajo Duracion Comienzo Fin
Jefe de Proyecto 16 hrs 14/05/2007 15/05/2007
Analista Funcional 1 16 hrs 14/05/2007 15/05/2007
Analista Funcional 2 16 hrs 14/05/2007 15/05/2007
1.3.2.2 Avance 2 (Sustentación del Informe 2)
40 hrs 2 días 18/06/2007 19/06/2007
Jefe de Proyecto 8 hrs 18/06/2007 19/06/2007
Analista Funcional 1 16 hrs 18/06/2007 19/06/2007
Analista Funcional 2 16 hrs 18/06/2007 19/06/2007
1.3.2.3 Avance 3 (Sustentación del Informe 3)
22 hrs 2 días 09/07/2007 10/07/2007
Jefe de Proyecto 4 hrs 09/07/2007 10/07/2007
Analista Funcional 1 10 hrs 09/07/2007 10/07/2007
Analista Funcional 2 8 hrs 09/07/2007 10/07/2007
1.3.2.4 Avance 4 (Sustentación del Informe 4)
32 hrs 2 días 30/07/2007 31/07/2007
Jefe de Proyecto 8 hrs 30/07/2007 30/07/2007
Analista Funcional 1 16 hrs 30/07/2007 31/07/2007
Analista Funcional 2 8 hrs 30/07/2007 30/07/2007
1.4 Adquisiciones 28 hrs 2 días 23/07/2007 24/07/2007
1.4.1 Adquisiciones de equipos 16 hrs 2 días 23/07/2007 24/07/2007
Soporte Tecnico 16 hrs 23/07/2007 24/07/2007
Servidor de Aplicaciones 0 23/07/2007 23/07/2007
Printer 0 23/07/2007 23/07/2007
Equipos de cómputo (5 equipos) 0 23/07/2007 23/07/2007
1.4.2 Adquisición de licencia de Windows 2000 server
4 hrs 2 días 23/07/2007 24/07/2007
Programador 2 4 hrs 23/07/2007 24/07/2007
Licencia de Windows XP SP2 0 23/07/2007 23/07/2007
01 Licencia de Windows 2003 Server 0 23/07/2007 23/07/2007
1.4.4 Adquisición de Motor de Base de Datos
4 hrs 2 días 23/07/2007 24/07/2007
DBA 4 hrs 23/07/2007 24/07/2007
Licencia de Base de Datos Oracle corporativo
0 23/07/2007 23/07/2007
1.4.3 Adquisición de Antivirus y Licencia Del Lenguaje Prog
4 hrs 2 días 23/07/2007 24/07/2007
Programador 1 4 hrs 23/07/2007 24/07/2007
PER Antivirus ONE USER Licencia Anual 4+1 Multiplataforma de 32/64 bits
0 23/07/2007 23/07/2007
Power Builder v.10 0 23/07/2007 23/07/2007
2. Ingeniería del proyecto 206 hrs 13 días 17/04/2007 03/05/2007
2.1 Definición requerimientos del negocio 32 hrs 2 días 17/04/2007 18/04/2007
Sponsor 16 hrs 17/04/2007 18/04/2007
Jefe de Proyecto 16 hrs 17/04/2007 18/04/2007
2.2 Definición requerimientos del sistema 94 hrs 10 días 17/04/2007 03/05/2007
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
72
Jefe de Proyecto 16 hrs 19/04/2007 20/04/2007
Analista Funcional 1 78 hrs 17/04/2007 03/05/2007
2.3 Definición de requerimientos de hardware
32 hrs 2 días 23/04/2007 24/04/2007
Jefe de Proyecto 16 hrs 23/04/2007 24/04/2007
Analista Funcional 2 16 hrs 23/04/2007 24/04/2007
2.4 Arquitectura de Sistemas 48 hrs 2 días 25/04/2007 26/04/2007
Jefe de Proyecto 16 hrs 25/04/2007 26/04/2007
Analista Funcional 2 16 hrs 25/04/2007 26/04/2007
Soporte Tecnico 16 hrs 25/04/2007 26/04/2007
Nombre de Tarea Trabajo Duracion Comienzo Fin
3. Software y Prototipo 370 hrs 23 días 10/07/2007 08/08/2007
3.1 Diseño del software 124 hrs 6 días 10/07/2007 17/07/2007
3.1.1 Casos de usos 32 hrs 2 días 10/07/2007 11/07/2007
Analista Funcional 1 4 hrs 10/07/2007 10/07/2007
Analista Funcional 2 12 hrs 10/07/2007 11/07/2007
Documentador 16 hrs 10/07/2007 11/07/2007
3.1.2 Arquitectura de datos 20 hrs 1 día 12/07/2007 12/07/2007
Analista Funcional 2 8 hrs 12/07/2007 12/07/2007
Documentador 4 hrs 12/07/2007 12/07/2007
DBA 8 hrs 12/07/2007 12/07/2007
3.1.3 Arquitectura de procesos 8 hrs 1 día 12/07/2007 12/07/2007
Analista Funcional 1 4 hrs 12/07/2007 12/07/2007
Documentador 4 hrs 12/07/2007 12/07/2007
3.1.4 Diseño de prototipo 48 hrs 2 días 13/07/2007 16/07/2007
Analista Funcional 2 16 hrs 13/07/2007 16/07/2007
Diseñador 16 hrs 13/07/2007 16/07/2007
Programador 1 16 hrs 13/07/2007 16/07/2007
3.1.5 Supervisión desarrollo diseño 16 hrs 6 días 10/07/2007 17/07/2007
Jefe de Proyecto 16 hrs 10/07/2007 17/07/2007
3.2 Construcción del prototipo 162 hrs 7 días 18/07/2007 26/07/2007
3.2.1Desarrollo del prototipo 120 hrs 6 días 18/07/2007 25/07/2007
Programador 2 40 hrs 18/07/2007 25/07/2007
Programador 1 40 hrs 18/07/2007 25/07/2007
DBA 40 hrs 18/07/2007 25/07/2007
3.2.3 Instalación del prototipo 30 hrs 1 día 26/07/2007 26/07/2007
Programador 2 8 hrs 26/07/2007 26/07/2007
Programador 1 8 hrs 26/07/2007 26/07/2007
DBA 6 hrs 26/07/2007 26/07/2007
Soporte Tecnico 8 hrs 26/07/2007 26/07/2007
3.2.4 Supervisión desarrollo prototipo 12 hrs 3 días 24/07/2007 26/07/2007
Jefe de Proyecto 12 hrs 24/07/2007 26/07/2007
3.3 Plan de Pruebas del Prototipo 84 hrs 3 días 06/08/2007 08/08/2007
3.3.1 Presentación del prototipo 30 hrs 1 día 06/08/2007 06/08/2007
Sponsor 8 hrs 06/08/2007 06/08/2007
Jefe de Proyecto 8 hrs 06/08/2007 06/08/2007
Analista Funcional 2 8 hrs 06/08/2007 06/08/2007
Programador 2 6 hrs 06/08/2007 06/08/2007
3.3.2 Ajustes al prototipo 40 hrs 1 día 07/08/2007 07/08/2007
Analista Funcional 2 8 hrs 07/08/2007 07/08/2007
Diseñador 8 hrs 07/08/2007 07/08/2007
Programador 2 8 hrs 07/08/2007 07/08/2007
Programador 1 8 hrs 07/08/2007 07/08/2007
DBA 8 hrs 07/08/2007 07/08/2007
3.3.3 Aprobación del prototipo 14 hrs 1 día 08/08/2007 08/08/2007
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
73
Sponsor 6 hrs 08/08/2007 08/08/2007
Analista Funcional 2 8 hrs 08/08/2007 08/08/2007
4. Control de Calidad Del Desarrollo del Prototipo
112 hrs 23 días 10/07/2007 08/08/2007
4.1 Monitoreo en el Diseño del Prototipo 36 hrs 6 días 10/07/2007 17/07/2007
Analista Funcional 1 36 hrs 10/07/2007 17/07/2007
4.2 Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo 52 hrs 7 días 18/07/2007 26/07/2007
Analista Funcional 2 52 hrs 18/07/2007 26/07/2007
4.3 Monitoreo en la Pruebas del Prototipo 24 hrs 3 días 06/08/2007 08/08/2007
Analista Funcional 1 24 hrs 06/08/2007 08/08/2007
Nombre de Tarea Trabajo Duracion Comienzo Fin
5. Entrega y cierre del proyecto 54 hrs 3 días 09/08/2007 12/08/2007
5.1 Revisión de la documentación del proyecto final
32 hrs 2 días 09/08/2007 10/08/2007
Sponsor 16 hrs 09/08/2007 10/08/2007
Jefe de Proyecto 16 hrs 09/08/2007 10/08/2007
5.2 Entrega del Informe final del proyecto 2 hrs 1 día 12/08/2007 12/08/2007
Sponsor 1 hr 12/08/2007 12/08/2007
Jefe de Proyecto 1 hr 12/08/2007 12/08/2007
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto
20 hrs 1 día 12/08/2007 12/08/2007
Sponsor 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Jefe de Proyecto 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Analista Funcional 1 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Analista Funcional 2 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Diseñador 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Programador 2 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Programador 1 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Documentador 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
DBA 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Soporte Tecnico 2 hrs 12/08/2007 12/08/2007
Como se muestra en la siguiente grafica la planeación es la actividad que emplea mas horas debido a que esta tiene que ser bien elaborada y cada plan procede al
otro, en planeación se emplea 795 horas ,el la elaboración del prototipo utiliza 370 horas.
Actividades Horas
USO DE TAREAS
5. Entrega y cierre
del proyecto
3%
4. Control de
Calidad Del
Desarrollo del
Prototipo
5%
1.2 Reuniones
15%
1.1 Plan de
proyecto
36%
1.4 Adquisiciones
1%
1.3 Control de
Cambios
13%
2. Ingeniería del
proyecto
10%
3. Software y
Prototipo
17%
1.1 Plan de proyecto
1.2 Reuniones
1.3 Control de Cambios
1.4 Adquisiciones
2. Ingeniería del proyecto
3. Softw are y Prototipo
4. Control de Calidad Del Desarrollo
del Prototipo
5. Entrega y cierre del proyecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
74
1.1 Plan de proyecto 795
1.2 Reuniones 313
1.3 Control de Cambios 272
1.4 Adquisiciones 28
2. Ingeniería del proyecto 206
3. Software y Prototipo 370
4. Control de Calidad Del Desarrollo del Prototipo 112
5. Entrega y cierre del proyecto 54
3.11 CONCLUSIONES
Se definió las de actividades las cuales involucró el identificar y
documentar las actividades específicas que tienen que ser ejecutadas de
manera que se puedan producir las identificadas en la estructura de de
trabajo. Esta implícito en este proceso la necesidad de definir las
actividades de tal manera que los objetivos del proyecto se puedan
cumplir.
La lista de actividades son todas las actividades que serán ejecutadas en el proyecto. Se organizó como una extensión del WBS para ayudar a
asegurar que está completo y que no incluye actividades que no son
requeridas como parte del alcance del proyecto.
La secuencia de las actividades involucró identificar y documentar las
procedencias entre actividades. Las actividades son secuenciadas de
manera precisa de tal manera que soporten luego el desarrollo de una
programación realista y alcanzable.
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44.. PPLLAANN DDEE
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN
DDEE CCOOSSTTOOSS
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
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4.6. OBJETIVOS
Presentar una serie de reportes los cuales nos permitirán conocer los
costos por cada actividad del proyecto, los flujos de caja mensual, Línea de Base de Costos entre otros .
Asegurar que el proyecto se completará dentro del presupuesto aprobado.
Desarrollar una aproximación (estimado) de los costos de los recursos que se necesitan para completar las actividades del proyecto.
Determinar que recursos físicos (personas, equipo, materiales) y que cantidades de cada uno se deberán usar para ejecutar las actividades del proyecto. Esta se deberá coordinar de manera estrecha con la estimación de costos.
4.7. ALCANCE DEL PLAN
El alcance del plan de tiempos involucra todas las actividades definidas en el WBS. La Administración de Costos del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se completará dentro del presupuesto aprobado, provee una vista general de los principales procesos involucrados: planeación de Recursos, estimación de Costos, presupuestaron de Costos y control de Costos— Es controlar los cambios al presupuesto de l proyecto.
4.8. LÍNEA DE BASE DE COSTOS
El cuadro muestra que la actividad mas costosa es la de adquisición de
licencias, pues es en donde se hace una inversión considerable de $ 17 721,00 Las actividades que siguen en este orden de costos serian las que
se encuentra con un coste alrededor de los $ 1,500 a $ 2,000 que los desarrollos de planes, los cuales tienen este costo por las personas que se requieren, dado que tienen un mayor sueldo. Las actividades con menor costo son las presentaciones de informes ya que se requiere de poco tiempo para ello.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
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ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
84
4.9. DETALLE DE LOS PRESUPUESTOS POR ACTIVIDADES
Aquí se muestra los detalles para cada una de las actividades del proyecto, en el cuadro se muestra los costos estimados y los recursos que pertenecen a cada actividad a desarrollar.
Actividades Costos Duracion
0. Proyecto de Desarrollo de Software $ 56,054.00 87 días
1. Administración del proyecto $ 44,654.00 87 días
1.1 Plan de proyecto $ 18,300.00 64 días
1.1.1 Documento de Requerimientos $ 1,748.00 5 días
Sponsor $ 912.00
Jefe de Proyecto $ 836.00
1.1.2 Definicion del Alcance del Proyecto $ 1,380.00 4 días
Sponsor $ 720.00
Jefe de Proyecto $ 660.00
1.1.3 Plan de Administración de Tiempos $ 2,736.00 8 días
Sponsor $ 1,416.00
Jefe de Proyecto $ 1,320.00
1.1.4 Plan de Administración de Costos $ 5,672.00 17 días
Sponsor $ 3,120.00
Jefe de Proyecto $ 2,552.00
1.1.5 Plan de Administracion de la Calidad $ 2,704.00 9 días
Sponsor $ 1,296.00
Jefe de Proyecto $ 1,408.00
1.1.6 Plan de Administracioin del Riesgo $ 644.00 2 días
Sponsor $ 336.00
Jefe de Proyecto $ 308.00
1.1.7 Plan de Administracion de las Comunicación $ 1,204.00 4 días
Sponsor $ 720.00
Jefe de Proyecto $ 484.00
1.1.8 Plan de Administracion de las Compras $ 1,288.00 4 días
Sponsor $ 672.00
Jefe de Proyecto $ 616.00
1.1.9 Plan de Administracion del Recurso Humano $ 924.00 3 días
Sponsor $ 528.00
Jefe de Proyecto $ 396.00
1.2 Reuniones $ 4,227.00 87 días
1.2.1. Reunión Kickoff $ 502.00 1 día
Sponsor $ 96.00
Jefe de Proyecto $ 88.00
Analista Funcional 1 $ 68.00
Analista Funcional 2 $ 68.00
Diseñador $ 38.00
Programador 2 $ 38.00
Programador 1 $ 38.00
Documentador $ 30.00
Soporte Tecnico $ 38.00
1.2.2 Reunion de Status Semanal $ 3,050.00 21 días
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Actividades Costos Duracion
Sponsor $ 600.00
Jefe de Proyecto $ 484.00
Analista Funcional 1 $ 340.00
Analista Funcional 2 $ 340.00
Diseñador $ 190.00
Programador 2 $ 228.00
Programador 1 $ 228.00
Documentador $ 165.00
DBA $ 285.00
Soporte Tecnico $ 190.00
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto $ 675.00 1 día
Sponsor $ 120.00
Jefe de Proyecto $ 110.00
Analista Funcional 1 $ 85.00
Analista Funcional 2 $ 85.00
Diseñador $ 47.50
Programador 2 $ 47.50
Programador 1 $ 47.50
Documentador $ 37.50
DBA $ 47.50
Soporte Tecnico $ 47.50
1.3 Control de Cambios $ 4,406.00 68 días
1.4 Adquisiciones $ 17,721.00 2 días
2. Ingeniería del proyecto $ 3,814.00 13 días
2.1 Definición requerimientos del negocio $ 736.00 2 días
Sponsor $ 384.00
Jefe de Proyecto $ 352.00
2.2 Definición requerimientos del sistema $ 1,678.00 10 días
Jefe de Proyecto $ 352.00
Analista Funcional 1 $ 1,326.00
2.3 Definición de requerimientos de hardware $ 624.00 2 días
Jefe de Proyecto $ 352.00
Analista Funcional 2 $ 272.00
2.4 Arquitectura de Sistemas $ 776.00 2 días
Jefe de Proyecto $ 352.00
Analista Funcional 2 $ 272.00
Soporte Tecnico $ 152.00
3. Software y Prototipo $ 4,630.00 23 días
3.1 Diseño del software $ 1,660.00 6 días
3.1.1 Casos de usos $ 392.00 2 días
Analista Funcional 1 $ 68.00
Analista Funcional 2 $ 204.00
Documentador $ 120.00
3.1.2 Arquitectura de datos $ 242.00 1 día
Analista Funcional 2 $ 136.00
Documentador $ 30.00
DBA $ 76.00
3.1.3 Arquitectura de procesos $ 98.00 1 día
Analista Funcional 1 $ 68.00
Documentador $ 30.00
3.1.4 Diseño de prototipo $ 576.00 2 días
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Actividades Costos Duracion
Analista Funcional 2 $ 272.00
Diseñador $ 152.00
Programador 1 $ 152.00
3.1.5 Supervisión desarrollo diseño $ 352.00 6 días
Jefe de Proyecto $ 352.00
3.2 Construcción del prototipo $ 1,689.00 7 días
3.2.1Desarrollo del prototipo $ 1,140.00 6 días
Programador 2 $ 380.00
Programador 1 $ 380.00
DBA $ 380.00
3.2.3 Instalación del prototipo $ 285.00 1 día
Programador 2 $ 76.00
Programador 1 $ 76.00
DBA $ 57.00
Soporte Tecnico $ 76.00
3.2.4 Supervisión desarrollo prototipo $ 264.00 3 días
Jefe de Proyecto $ 264.00
3.3 Plan de Pruebas del Prototipo $ 1,281.00 3 días
3.3.1 Presentación del prototipo $ 561.00 1 día
Sponsor $ 192.00
Jefe de Proyecto $ 176.00
Analista Funcional 2 $ 136.00
Programador 2 $ 57.00
3.3.2 Ajustes al prototipo $ 440.00 1 día
Analista Funcional 2 $ 136.00
Diseñador $ 76.00
Programador 2 $ 76.00
Programador 1 $ 76.00
DBA $ 76.00
3.3.3 Aprobación del prototipo $ 280.00 1 día
Sponsor $ 144.00
Analista Funcional 2 $ 136.00
4. Control de Calidad Del Desarrollo del Prototipo $ 1,904.00 23 días
4.1 Monitoreo en el Diseño del Prototipo $ 612.00 6 días
Analista Funcional 1 $ 612.00
4.2 Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo $ 884.00 7 días
Analista Funcional 2 $ 884.00
4.3 Monitoreo en la Pruebas del Prototipo $ 408.00 3 días
Analista Funcional 1 $ 408.00
5. Entrega y cierre del proyecto $ 1,052.00 3 días
5.1 Revisión de la documentación del proyecto final $ 736.00 2 días
Sponsor $ 384.00
Jefe de Proyecto $ 352.00
5.2 Entrega del Informe final del proyecto $ 46.00 1 día
Sponsor $ 24.00
Jefe de Proyecto $ 22.00
5.3 Sustentación del Informe final del proyecto $ 270.00 1 día
Sponsor $ 48.00
Jefe de Proyecto $ 44.00
Analista Funcional 1 $ 34.00
Analista Funcional 2 $ 34.00
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Actividades Costos Duracion
Diseñador $ 19.00
Programador 2 $ 19.00
Programador 1 $ 19.00
Documentador $ 15.00
DBA $ 19.00
Soporte Tecnico $ 19.00
Costos de Actividades
5. Entrega y
cierre del
proyecto
2%
4. Control de
Calidad Del
Desarrollo del
Prototipo
3%
2. Ingeniería del
proyecto
7%
3. Software y
Prototipo
8%
1.4
Adquisiciones
32%
1.2 Reuniones
8%
1.3 Control de
Cambios
8%
1.1 Plan de
proyecto
32%
1.1 Plan de proyecto
1.2 Reuniones
1.3 Control de Cambios
1.4 Adquisiciones
2. Ingeniería del proyecto
3. Software y Prototipo
4. Control de Calidad Del
Desarrollo del Prototipo
5. Entrega y cierre del
proyecto
En la grafica se puede observar que los costos de las adquisiciones ocupan el
32% de los costos totales del proyecto, el costo de las adquisiciones es de $ 17
721,00.
Actividades Costos
1.1 Plan de proyecto $ 18,300.00
1.2 Reuniones $ 4,227.00
1.3 Control de Cambios $ 4,406.00
1.4 Adquisiciones $ 17,721.00
2. Ingeniería del proyecto $ 3,814.00
3. Software y Prototipo $ 4,630.00
4. Control de Calidad Del Desarrollo del Prototipo $ 1,904.00
5. Entrega y cierre del proyecto $ 1,052.00
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4.10. REQUERIMIENTO DE FONDOS MENSUAL
En el siguiente reporte se muestra los requerimientos de fondos mensuales generado por el Project, y se muestra indicando el monto que le corresponde a cada actividad.
El mes que requiere mas dinero es el de Julio con un total de $29,092.00 pues en este mes se hace la compra de equipos y licencias (la más cara) además del desarrollo del prototipo que se necesita de la gran mayoría del personal y de un gran tiempo, haciendo que llegue a esta suma tan elevada
con respecto a los otros meses. Los meses que requiere menos capital son los de Junio y Agosto, Junio porque no se hace muchas actividades por motivos de tiempo académico, y
el mes de Agosto porque solo se tiene en este, la parte final de proyecto que es el cierre y entrega del proyecto, que no demandan de mucho tiempo y recursos y la actividad con menos capital es en el mes de abril con un total de $ 4, 911,00 ya que en esta actividad se definen las reuniones, requerimientos, documentos entre otros.
Informe generado por el Microsoft Project:
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Este reporte nos muestra el flujo del mes para el proyecto y lo que se requiere específicamente para cada actividad.
Nos muestra lo que ira costando llevar a cabo cada actividad cada mes, las reuniones semanales posee un costo en casi todos los meses ya que se lleva a cabo durante todo el proceso del proyecto, siendo necesaria para el control del mismo. Como se observa el mes en que hay más flujo es aquel donde se realiza las adquisiciones.
Flujo de Caja Mensual
abril
9% Mayo
17%
Junio
16%
Julio
52%
Agosto
6% abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Abril Mayo Junio Julio Agosto
$4911,00 $9624,00 $8992,00 $29092,00 $3435,00
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4.11. CONCLUSIONES
La Administración de Costos del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se completará dentro del presupuesto aprobado, provee una vista general de los principales procesos involucrados: planeación de Recursos, estimación de Costos, presupuestaron de Costos y control de Costos. En esta etapa se detalló los presupuestos del Proyecto a través de la Herramienta Microsoft Project, el mismo que permitirá obtener la información de costos por recursos, ya sean materiales o humanos.
Mediante los informes presentados por el Project se mostró una serie de reportes el cual permitió conocer los costos por cada actividad del proyecto, los flujos de caja mensual, Línea de Base de Costos entre otros.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
91
5. PLAN DE ADMINISTRACIÓN
DE CALIDAD
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5.1. OBJETIVO
Mentalizar al equipo del proyecto, incrementar la cultura de calidad en el desarrollo del prototipo.
Lograr un producto que cumpla y supere las expectativas del cliente. Uno de los Objetivos del plan de administración de la calidad es la de
asegurar la calidad del producto que va a satisfacer las necesidades
para el cual fue desarrollado. Definir políticas de calidad que nos permitan asegurar que la calidad
del proyecto va a satisfacer las necesidades para le cual fue desarrollado.
Definir actividades que nos permitan evaluar el desempeño general
del proyecto de manera regular para así proveer la confianza de que el proyecto va satisfacer los Standard de calidad relevante.
Definir actividades que nos permitan monitorear resultados específicos del prototipo para determinar si cumplen con los
Estándares de calidad relevante e identificar maneras de eliminar causas de desempeño no satisfactorio.
Detectar errores lo antes posible en la vida del proyecto, y así disminuir su impacto tanto económico como en tiempo del mismo.
5.2. ALCANCE DEL PLAN
La calidad va abarcar el diseño, desarrollo y las pruebas, del prototipo el cual
estará conformado por 4 módulos:
1. Modulo de programación 2. Modulo de procesos de selección 3. Modulo de adquisiciones y contrataciones
4. Modulo de almacén Se realizara 3 actividades de monitoreo y control las cuales son:
Monitoreo en el Diseño del Prototipo.- Se va
realizar un monitoreo para evaluar de control de la calidad en la elaboración de los casos de uso, en la arquitectura de datos, arquitectura de
procesos y en el diseño del prototipo. Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo.- Se va medir la calidad en el
desarrollo del prototipo y la instalación. Monitoreo en la Pruebas del Prototipo.-Se va medir la calidad en la
presentación de prototipo y en los ajustes que se requiera para que el
prototipo sea entregado con la calidad adecuada.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
93
5.3. PERSONA RESPONSIBLE
La persona Responsable será el Analista Señor puesto que se requiere a aquella persona que conozcan profundamente cada una de las partes del proyecto tanto teóricas como prácticas así que organizara evaluaciones,
inspecciones, y revisiones que aseguren que se cumplan las responsabilidades asignadas, se utilicen eficientemente los recursos y se logre el cumplimiento de los objetivos del producto. Para ello realizara las siguientes actividades:
Identificar los estándares de calidad que son relevantes para el
proyecto y como serán satisfechos. Monitorea los resultados específicos del proyecto para verificar y
proveer la confianza de que el proyecto alcanzara los estándares establecidos.
Propone acciones para incrementar la efectividad y eficiencia del proyecto.
Realizar pruebas de Control de calidad en los procesos de de diseño, desarrollo y pruebas del prototipo.
Garantizar el cumplimiento de las normas de calidad en dichos procesos.
Asegurar que se cumplan los requisitos básicos de calidad y normativa establecidos.
Mantener bajo control los procesos y eliminar las causas de los defectos en las diferentes fases del ciclo de vida del producto.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
94
5.4. METODOLOGÍA A EMPLEAR
5.4.1. MATRIZ DE CALIDAD – ESTÁNDAR ISO 9126 Para nuestro Plan de administración de calidad utilizaremos la metodología del ISO 9126 aplicado a productos de software, el cual
desarrolla un esquema de seis áreas para medir la calidad externa e interna del producto como son funcionalidad, usabilidad, fiabilidad, eficiencia, mantenibilidad y portabilidad.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
95
PROPÓSITO:
El propósito de la matriz de calidad es definir políticas que nos permitan
tener un control y asegurar la calidad del prototipo. Para ello se va medir la
flexibilidad, corrección, confiabilidad, mantenibilidad, portabilidad,
usabilidad, seguridad e integridad del prototipo puesto que después de
elaborado el producto puede resultar muy costoso si se detectan problemas
derivados de imperfecciones en el diseño, por lo que es imprescindible tener
en cuenta tanto la obtención de la calidad como su control durante todas las
etapas del ciclo de vida del software.
MATRIZ DE CALIDAD DE LA ORGANIZACION
CARACTERISTICAS
SUB CARACTE RISTICAS
ATRIBUTOS LINEA DE BASE
FU
NCIO
NALID
AD
AD
ECU
ACIO
N
Catálogo de Bienes, Servicios y Obras
Por medio de esta ventana se permitirá el registro del Catálogo de Bienes, Servicios y Obras. En el Cada ítem está agrupado según el Grupo, la Clase y Familia
Catálogo de Proveedores
Esta ventana muestra el Catálogo de Proveedores. es un listado interno de uso institucional y que además no es requisito para que los proveedores participen en los procesos de selección que la Entidad convoque.
Registro del Cuadro de Necesidades
Registro del Cuadro de Necesidades por Unidad Orgánica (o dependencia o área) Se visualizará un listado de requerimientos por Unidad Orgánica ó Dependencia.
Registro de la Solicitud de Requerimientos
A través de esta ventana se pueden solicitar bienes y servicios no programados
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96
Registro del Proceso de
Selección
En esta ventana se podrá llevar la
ejecución de los Procesos de Selección, registrando para ello el Comité Especial o Permanente según corresponda, el Calendario del
Proceso, los Criterios de Evaluación, los Factores de Evaluación, la Evaluación Técnica, la Evaluación
Económica, el Otorgamiento de Buena Pro, entre otros.
Contratos
Esta opción permite la generación de los contratos, luego de que se otorga
la respectiva Acta de Adjudicación para una licitación o concurso.
Orden de Compra
En esta ventana se muestra las Órdenes de Compra generadas por año y mes.
Guía de Entrada
En esta ventana se visualiza las Notas de Entrada por año, mes y
almacén
Consulta de las PECOSAS
En esta ventana se muestra el listado de Pedidos realizados por las Dependencias ó Unidades Orgánicas
por año, mes y Almacén.
Kardex de Almacén
Esta ventana muestra los movimientos de un determinado bien durante un periodo
CONSULTAS Y REPORTES
Consulta de consumo por unidad orgánica
Consumo por Unidad Orgánica
Monto en Bienes atendidos por Unidad Orgánica
Monto por Ordenes
Generadas
Exactitud Función Monto mínimo y
máximo Proceso de selección
Función que permite restringir al tipo de proceso de selección. Monto Mínimo: el Monto Mínimo que corresponda al rango del Tipo de Proceso. Monto Máximo: Monto Máximo que corresponda al rango del Tipo de Proceso.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
97
Función que nos permite registrar los Criterios de Evaluación
Se registran el Porcentaje Máximo y Mínimo del Valor Referencial, el Puntaje Máximo y Mínimo de Evaluación Técnica y, el Puntaje Máximo y Mínimo de Evaluación Económica. Estos criterios permitirán evaluar a los postores.
Interoperabi lidad
Capacidad de interconectarse con el SIDEN
Aprovechando la tecnología que cuenta el sistema SIDEN (sistema de
información de Denuncias) implementaremos el SIL que podrá controlar hasta las sedes descentralizadas.
Seguridad de
acceso
Registro de usuarios según sus
privilegios
Define los permisos que deberán tener los usuarios para el acceso al
sistema, dependiendo de los niveles
que se le asigne.
Función de validación de
usuarios
Validado el acceso procederá a la carga y visualización del menú principal del Sistema Las opciones disponibles de el sistema al cual se tenga acceso, dependerán del perfil de usuario respecto al sistema en uso. Esto quiere decir que no todos los usuarios tendrán los mismos privilegios o derechos de acceso en el manejo del sistema.
Cumplimiento funcional
Cumplimiento de la norma
ISO 9126-1
CARACTERISTICAS
SUB CARACTE RISTICAS
ATRIBUTOS LINEA DE BASE
Fiabilidad
Madurez
Backup de la información Periódicamente
Posee un sistema de Backup lo cual nos permite evitar la perdida de
información.
Renovación Periódica de Password
Se realizara un cambio de password de los usuarios periódicamente .
Documentación de casos de problemas
Se va documentar los casos en que
hayan existido problema del sistema el cual nos va permitir madurar.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
98
Capacidad de recuperación
(Tolerancia a fallas)
Función de recuperación
inmediata
Solidez para enfrentar imprevistos,
por lo que el sistema podrá recuperarse inmediatamente Se tendrá un botón de recuperación en todas las
ventanas que permitirá refrescar los datos de la ventana activa efectuando una nueva lectura desde la Base de Datos. Esta función también podrá ser utilizada para la recuperación de datos
como estaba en un principio.
Cumplimiento de la fiabilidad
Cumplimiento de la norma ISO 9126-1
Usabilidad
Capacidad para ser entendido
Implementación de ayuda interactiva/Tutorial
Implementación de ayuda mediante
una guía interactiva específica para el entendimiento del software para todos los usuarios (un manual de
usuario colocado en una ruta de la red)
Capacidad para
ser aprendido
Manuales del funcionamiento
del software
Manual del Sistema, en el se encuentran las opciones con que
cuenta el sistema a si como debe de utilizarlas
Capacidad para ser operado
Menus Standares Menus sencillo y de fácil Navegación.
Poseer un menú sencillo de manejar
y de fácil acceso. Interfaces bien estructuradas de fácil manejo. Barra de herramientas
mantenimiento Nos permitirá efectuar el mantenimiento de la información hasta el nivel de detalle
Botón de Ayuda Botón que permite acceder a la ayuda de forma rápida en el módulo
WEB.
Capacidad de atracción
Pantallas amigables al usuario Pantallas con opciones y vínculos que facilitan la navegabilidad gracias a un buen diseño.
Cumplimiento de la usabilidad
Cumplimiento de la norma ISO 9126-1
Eficiencia
Comportamiento temporal
Administración on-line del SIL
Se pueda observar la información
actualizada cada vez que se requiera Debido a que cuenta con tecnología cliente servidor y acceso a Web
Utilización de
recursos
Funcionalidad tecnológica (aplicaciones, servidores,
conectividad)
Permite los datos en línea y la integración e interacción con otros terminales como sus sedes
descentralizadas a través de Internet
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Cumplimiento de la eficiencia
Cumplimiento de la norma ISO 9126-1
CARACTERISTICAS
SUB CARACTE RISTICAS
ATRIBUTOS LINEA DE BASE
Mantenibilidad
Capacidad para
ser analizado
Almacenamiento de registro de
cambios y fallos durante la operatividad(log de eventos)
Obtención de los registros modificados y fallas en la ejecución
de la aplicación.
Capacidad para
ser cambiado
Opciones modulares fácilmente
identificables y mantenibles.
Código fuente y librerías accesibles.
Componentes, librerías y código
fuente que permita ser modificado e
implementado de acuerdo a las nuevas necesidades.
Estabilidad Función de copia y recuperación de versiones.
Recuperación de versiones. Ya que existe un backup de las versiones de los fuentes de la aplicación, la cual se realiza en forma diaria
Capacidad para ser probado
Realización de Pruebas para garantizar el software modificado.(Ambiente de
pruebas)
Funciones de pruebas antes de poner a producción los cambios efectuados, a través de un control
de calidad.
Cumplimiento de la
mantenibilidad
Cumplimiento de la norma ISO 9126-1
Portabilidad
Adaptabilidad Módulos de adaptación a diferentes
plataformas(Window,Linux)
Capacidad de adaptarse a otros entonos. Puede adaptarse a otras
empresas.
Instabilidad
Capacidad del producto software para ser instalado en
otro entorno.
Permite la instalación y puesta en ejecución mediante procedimientos estándares y con niveles de riesgo controlados en otros entornos
Coexistencia Coexistir con otros productos de software independientes
dentro de un mismo entorno
Sistema integrado logístico se relacionar al actual sistema de la organización (SIDEN), en el cual
coexistirán en el mismo entorno.
Capacidad para reemplazar
Capacidad del producto software para ser usado en lugar de otro software logístico
El sistema tiene la capacidad de reemplazar a otro sistema logístico debido a que cumple esencialmente con las normas de adquisiciones y contrataciones del estado.
Cumplimiento
de la portabilidad
Cumplimiento de la norma
ISO 9126-1
Commento [JLHGSOFT1]: Sistema
que permite realizar el registro, control y
seguimiento de las denuncias efectuadas
por los ciudadanos.(SIDEN)
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
100
5.5. ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN Se realizaran las siguientes estrategias: Inspecciones
Actividades tales como testing para determinar si los resultados son compatibles con los requerimientos. Que nos permitirá determinar si los sistemas de control funcionan como se desea.
Comités
Proporcionan la oportunidad de ventilar los diferentes puntos de vista. Pueden también consultar, deliberar sobre las diversas cuestiones y coordinar las actividades de múltiples funciones. Se deberá organizar un círculo de calidad el cual deberá reunirse
semanalmente a fin de proponer mejoras al sistema o su funcionamiento, así como también a su operabilidad el cual estar a integrado con personas que desarrollan el prototipo. Diagramación-(Floowcharting)
Utilización de algún tipo de diagrama que muestre cómo interactúan varios elementos de un sistema y sus consecuencias. Son ejemplos de este tipo de herramientas los diagramas causa-efecto, también denominados Ishikawa o diagramas de espina de pez, y los propios diagramas de proceso o de sistema.
Diagramas de Pareto Es un histograma de frecuencia de ocurrencias que muestra como los resultados fueron determinados por distintos tipos de categorías de causas.
Gráficos de Control Gráficos que muestran los resultados en el tiempo. Análisis de Tendencia Utilización de técnicas matemáticas para predecir la evolución futura de ciertas variables sobre la base de los datos históricos (por ejemplo, curvas de aprendizaje, variaciones de coste y plazo, número de errores o defectos en la documentación técnica, etc.).
Revisiones permanentes (per reviews) Esta técnica implica que una pareja de técnicos miembros del equipo revisa el producto antes de que sea liberado. Esta revisión se efectúa en plena ejecución del producto con el solo propósito de revisar el entregable. Los aspectos a verificar son:
Funcionalidad, estructura y composición de la empresa. Por ejemplo que los programas cumplan con los estándares de manejo de error en caso de un error de programación.
Requerimientos operacionales en las áreas de seguridad y mensajes al operador.
Cumplimiento con los requerimientos funcionales.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
101
5.6. ACTIVIDADES
Se realizaran tres actividades de monitoreo y control las cuales son paralelas del diseño del prototipo, del desarrollo de prototipo y las pruebas.
El control de calidad involucra monitorear resultados específicos del proyecto para
determinar si estos cumplen con los Standard relevantes de calidad e identificar maneras de eliminar las causas de los resultados insatisfactorios.
I. Monitoreo en el Diseño del Prototipo.- Se va realizar un monitoreo para evaluar de control de la calidad en la elaboración de los casos de uso, en la arquitectura de datos, arquitectura de procesos y en el diseño del prototipo.
II. Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo.- Se va medir la calidad en el desarrollo del prototipo y la instalación.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
102
III. Monitoreo en la Pruebas del Prototipo.-Se va medir la calidad en la presentación de prototipo y en los ajustes que se requiera para que el prototipo sea entregado con la calidad adecuada.
Monitoreo en el Diseño del Prototipo Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo Monitoreo en la Pruebas del Prototipo
5.7. CONCLUSIONES
La calidad nos permitirá realizar el cumplimiento de las expectativas del
cliente o usuario. Partiendo de esto, la calidad en las personas desembocará en mejores resultados a los clientes internos y externos.
Cuando existe cultura de calidad en las personas que integran el equipo del proyecto se percibirá importantes avances positivos y actividades de calidad. Esto trae como consecuencia que exista armonía en las relaciones laborales y por lo consiguiente aumenta la productividad, ocasionando óptimos resultados financieros, una imagen del equipo y, que se traduce en mejoras
para los integrantes. Las métricas son un buen medio para entender, monitorizar, controlar,
predecir y probar el desarrollo software y los proyectos de mantenimiento. En general, la medición persigue tres objetivos fundamentales:
Entender qué ocurre durante el desarrollo y el mantenimiento. Controlar qué es lo que ocurre en nuestros proyectos. Mejorar nuestros procesos y nuestro Prototipo. Ahorro de costes en la realización de proyectos
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
103
66.. PPLLAANN DDEE
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN
DDEE RRIIEESSGGOO
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
104
6.1. OBJETIVO
Desarrollar y proponer estrategias y programas encaminados a desarrollar
una cultura de riesgos.
Concienciar a los responsables de los sistemas de información de la
existencia de riesgos y de la necesidad de atajarlos a tiempo
Desarrollar la metodología necesaria para identificar, medir, monitorear,
limitar, controlar, divulgar y revelar los diferentes tipos de riesgos que
enfrenta la institución.
6.2. ALCANCE DEL PLAN El alcance del plan de riesgos es realizar actividades orientadas a ayudarnos a determinar el impacto de los eventos positivos y negativos de los riesgos el cual
se aplicara a todos los procesos del proyecto en sus distintas etapas, ingeniería, planeamiento, desarrollo y entrega final. El plan de riesgos será un:
• Debería eliminar o mitigar la probabilidad de que
el evento ocurra • Debería mitigar el impacto del evento
• Debería para gestionar la situación resultante del evento.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
105
6.3. METODOLOGÍA A EMPLEAR
6.3.1. MATRIZ DE PROBABILIDAD
Propósito.-
Describe la probabilidad de los riesgos que nos permitirán conocer que tan poca, medio, alta es la probabilidad que puedan ocurrir los riesgos.
Nivel Probabilidad de ocurrencia
Dificultad de intervención
1 Muy Poco probable
Seria una sorpresa si ocurre
Los procesos normales de administración del proyecto deberán asegurar con facilidad un resultado
aceptable
2 Poco
Menos probable que ocurra de que no ocurra
Una supervisión cuidadosa de tus procesos normales probablemente nos llevaran a un resultado aceptable
3 Media
Puede ocurrir como de repente que no ocurra
Debemos contar con recursos y autoridad suficientes para permitir solamente un efecto menor en el resultado
4 Probabilidad alta
Te sorprenderías si esto no ocurriera
La habilidad de afectar el resultado es nula
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
106
6.3.2. MATRIZ DE IMPACTO
En esta matriz se describe el impacto y grado de los riesgos tomados en 4 factores: Tiempo, Costo, Calidad y el alcance. Para ello se ha clasificado el impacto en insignificante, moderado, significante y critico .E la grado de 1 a 4 según el porcentaje en que afecta La actividad.
Factor a
evaluar
IMPACTO EN LA
OPERACIÓN GRADO DEFINICIÓN
Tiempo
Insignificante 1 Se tiene un retraso hasta de un 1%
del tiempo programado.
Moderado 2 Se considera al tener un retraso en el tiempo de entre 1% y 5%.
Significante 3 Si tienen un retraso en el tiempo
entre 5% y 10
Critico 4 Si tienen un retraso en el tiempo mayor al 15%
Costo
Insignificante 1 Con un exceso de menos de 1% de lo planeado
Moderado 2 Con un exceso de menos de 5% de lo planeado
Significante 3 Con un exceso de menos de 10% de lo
planeado
Critico 4 Con un exceso de 15% ó mayor de lo planeado
Calidad
Insignificante 1 Degradación de la calidad casi no se
observa.
Moderado 2 Solo los procesos sumamente exigentes se ven afectados
Significante 3 La reducción de la calidad requiere una aprobación por parte del cliente
Critico 4 La reducción de la calidad es inaceptable para el cliente
Alcance
Insignificante 1 Disminución del alcance casi no se observa.
Moderado 2 Se afecta áreas menores de funcionalidad
Significante 3 Se afectan grandes áreas de funcionalidad
Critico 4 Reducción Inaceptable del Alcance para el Cliente.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
107
MAPA DE RIESGOS :
Este mapa de riesgos nos permitirá conocer la ponderación del impacto
del riesgo realizando la multiplicación de las probabilidades y el impacto.
Impacto
1 2 3 4
Pro
bab
ilid
ad
4 4 8 12 16
3 3 6 9 12
2 2 4 6 8
1 1 2 3 4
Probabilidad muy alta y tiene un impacto critico casi de
que pueda llevar al fracaso el proyecto. Existe gran probabilidad que ocurra y que tenga un impacto grande en el proyecto pero el cual se puede controlar.
Existe baja probabilidad que ocurra con un impacto moderado del cual puede ser controlado fácilmente
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
103
6.3.3. MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
PROPOSITO: Nos permitirá tener una documentación de los riesgos que tienen la probabilidad de afectar al proyecto, el tipo de riesgo y la medida como solucionaríamos si en caso ocurriesen. Para ello se tienen las estrategias y el responsable. Rango:
Bajo [1-5>
Medio [6-10>
Alto [11-16> Actividad del Proyecto
Riesgo Tipo de riesgo
Consecuencia Nivel de impacto
Prob. de ocurrencia
Ponderación Grado critico
Estrategias Acciones a seguir
Responsable
1.1 Plan de proyecto 1.1.1
Documento de Requerimientos
Falta de
participación de los usuarios.
Critico Mala definición del
alcance 4 2 8 Medio Mitigar Realizar
entrevistas a todos los usuarios
Jefe proyecto,
sponsor
Documento no detalla lo que el usuario
requiere.
Critico Documento de requerimientos pobre.
4 2 8 Medio Evitar Elaborar el documento al detalle
Documentador
1.1.2 Definición del Alcance del
Proyecto
Pobre definición del
alcance.
Critico Reducción de funcionalidad no
aceptable para cliente
4 1 4 bajo Evitar Mayor comunicación
entre ambas parte
Jefe del proyecto
Sponsor
insatisfecho con el alcance
Moderado Aumento de coste 2 2 4 bajo Mitigar Elaboración
de un contrato
Jefe del proyecto,
sponsor
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
104
Actividad del
Proyecto
Riesgo Tipo de
riesgo
Consecuencia Nivel de
impacto
Prob. de
ocurrencia
Ponderación Grado
critico
Estrategias Acciones a
seguir
Responsable
1.1.3 Plan
Administración de Tiempos
No definir
algunas
actividades
significante Deslizamiento de la
duración Y aumento de costos
3 2 6 medio Evitar Definir
actividades para todo el proyecto
Jefe del proyecto
Mala
Estimación de
duración de
actividades
Critico Reducción de
calidad de los entregables al ajustar tiempos
4 2 8 Medio Evitar No ajustar
tiempos porque reduciría la
calidad
Jefe del Proyecto
1.1.4 Plan de
Administración de Costos
Error al
momento de
distribuir los
recursos a las
actividades
Critico Perder presupuesto
o personal asignado
4 1 4 Bajo Asumir Reasignar
Personal y Reelaborar el Plan de
Tiempo y Costos
Jefe de Proyecto,
Analista 1, Analista 2.
Realizar una
estimación de
costos mucho
menor o
mayor de lo
real
Critico Aumento de costos 4 1 4 Bajo Evitar Estudio de Costos del
Mercado
Jefe de Proyecto, Analista 1.
1.1.5 Plan de administración
de la Calidad
No se definen bien el
estándar a utilizar
Critico Métricas no definidas
4 1 4 Bajo Evitar Definir y Cumplir la
Metodología.
Jefe de Proyecto, Analista 2.
No se
garantiza la calidad en la planificación
solo en el desarrollo
Critico Planes del proyecto
sin calidad
4 2 8 Medio Evitar Actividades
de Supervisión en el
Desarrollo de la Aplicación
Jefe de Proyecto,
Analista 1, Analista 2.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
105
Actividad del
Proyecto
Riesgo Tipo de
riesgo
Consecuencia Nivel de
impacto
Prob. de
ocurrencia
Ponderación Grado
critico
Estrategias Acciones a
seguir
Responsable
1.1.6 Plan de administración de Riesgo
Riesgos no
asociados con la disponibilidad
y calidad de las herramientas
que se van a emplear en la construcción
del producto
Critico No contar poder
mitigar un riesgo que pueda ocurrir.
4
2
8 Medio Mitigar Revisión del
Plan de Riesgo
Jefe de Proyecto
Falta de una cultura de
riesgo
significante Personal del proyecto no
preparado para futuros riesgos.
3 2 6 medio Mitigar Incentivar la Cultura del
Riesgo, por lo menos en el Proyecto.
Jefe de Proyecto
1.1.7 Plan de compras Mala
especificación
al momento de hacer el trato con el
proveedor
Critico Adquisiciones mal hechas, Obtención de Productos
incorrectos. Con características diferentes a las
Necesarias.
4 2 8 medio Asumir Buscar Alternativa de Solución con
nuestro Proveedor, buscando
cambiar los productos.
Jefe de Proyecto
Retraso en la
entrega por parte del proveedor
significante Retraso de
actividades
3 3 9 Medio Evitar Estipular en el
Contrato, Sanciones por Demora
en la Entrega.
Jefe de Proyecto
1.1.8 Plan de Recursos
Una mala
contratación de personal
Critico Personal incapacitado
4 1 4 Bajo Evitar Evaluación del Personal.
Previo Contrato
Jefe de Proyecto.
No se pueden
desarrollar las habilidades individuales y
de equipo para mejorar el desempeño
del proyecto
significante Falta de integración 3 2 6 medio Evitar Búsqueda de
un Compañerismo, Trabajo en
Equipo.
Jefe de Proyecto.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
106
Actividad del
Proyecto
Riesgo Tipo de
riesgo
Consecuencia Nivel de
impacto
Prob. de
ocurrencia
Ponderación Grado
critico
Estrategias Acciones a
seguir
Responsable
1.1.9 Plan de
Comunicaciones
No
determinar con exactitud las
necesidades de información y
comunicación requeridos
Critico Decisiones
incorrectas
4 2 8 Medio Evitar Verificar la
Satisfacción de Necesidades
de Comunicación.
Jefe de Proyecto,
Sponsor, Analista 2
Que la información
no se brinde de manera oportuna
significante Retraso en las
decisiones
3 2 6 medio Evitar Solicitar
Información Necesaria, con
anticipación para el cumplimiento
de las Actividades.
Jefe de Proyecto,
Sponsor
1.2 Reuniones
1.2.1. Reunión Kickoff
No llegar a un acuerdo
Critico Retraso del Proyecto
4 2 8 Medio Evitar Liderar la Reunión, Buscando
Integración y Consenso.
Considerar el Perfil de las Personas
para Contratar al Personal
Jefe de Proyecto.
Riesgos de poca experiencia
del equipo de trabajo en este tipo de
proyectos
Critico Baja Calidad del Proyecto y Dificultad para
Cumplir Plazos
4 2 8 Medio Evitar Considerar la Experiencia para
Contratar al Personal
Jefe de Proyecto
1.2.2 Reunion de Status
Semanal
Desacuerdos entre
Integrantes del Grupo de Proyecto
Critico Baja Calidad del Proyecto, Dificultad
para Cumplir Plazos de Entrega. Falta de Integridad
4 2 8 Medio Evitar Integrar el Grupo de
Proyecto, Concertar los problemas
Jefe de Proyecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
107
Actividad del
Proyecto
Riesgo Tipo de
riesgo
Consecuencia Nivel de
impacto
Prob. de
ocurrencia
Ponderación Grado
critico
Estrategias Acciones a
seguir
Responsable
1.2.3. Reunión de cierre de proyecto
Miembros del equipo podrían
enfermarse, invertir tiempo en otros
proyectos o renunciar
Critico
4
2
8
Medio
1.3.1 Informes de avance
1.3.1.1 Informe 1 (Doc. del Proy. Alcance y
Declaración Inicial del Proyecto y
WBS)
No tener un formato Preestablecid
o
significante Informe de Baja Calidad y de Difícil Comprensión.
3 2 6 medio Evitar Establecer Formatos para todos los
Documentos
Jefe de Proyecto
Elaboración de Informes Poco
Elaborados.
significante Baja Calidad en los Informes
3 2 6 Medio Evitar Revisión del Informe
Jefe de Proyecto
1.3.1.2 Informe 2 (Doc. del Proy. Plan de
Adm. de Costos y Tiempos)
No tener un formato Preestablecid
o
significante Informe de Baja Calidad y de Difícil Comprensión.
3 2 6 medio Evitar Establecer Formatos para todos los
Documentos
Jefe de Proyecto
Elaboración de Informes
Poco Elaborados.
significante Baja Calidad en los Informes
3 2 6 medio Evitar Revisión del Informe
Jefe de Proyecto
1.3.1.3 Informe
3 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de Calidad
/ Riesgos)
No tener un
formato Preestablecido
significante Informe de Baja
Calidad y de Difícil Comprensión.
3 2 6 Medio Evitar Establecer
Formatos para todos los Documentos
Jefe de Proyecto
Elaboración de Informes Poco
Elaborados.
significante Baja Calidad en los Informes
3 2 6 medio Evitar Revisión del Informe
Jefe de Proyecto
1.3.1.4 Informe
4 (Doc. del Proy. Plan de Adm. de
Comunicaciones / Compras / RRHH)
No tener un
formato Preestablecido
significante Informe de Baja
Calidad y de Difícil Comprensión.
3 2 6 medio Evitar Establecer
Formatos para todos los Documentos
Jefe de Proyecto
Elaboración de Informes
Poco Elaborados.
significante Baja Calidad en los Informes
3 2 6 Medio Evitar Revisión del Informe
Jefe de Proyecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
108
Actividad del
Proyecto
Riesgo Tipo de
riesgo
Consecuencia Nivel de
impacto
Prob. de
ocurrencia
Ponderación Grado
critico
Estrategias Acciones a
seguir
Responsable
1.3.2 Presentación de avances
1.3.2.1 Avance
1 (Sustentación del Informe 1)
Desaprobació
n del alcance
critico Modificación del
Plan del Alcance.
4 2 8 Medio Evitar Supervisión
del Desarrollo Plan de Alcance
Jefe del Proyecto
El Numero de Cambios Previstos
pueden afectar el avance
Moderado Retrasa el Proyecto 2 2 4 Bajo Asumir Cambiar la Fecha del Avance
Jefe del Proyecto
1.3.2.2 Avance 2 (Sustentación del Informe 2)
Desaprobación del plan de tiempos y
costos
critico Modificación de Plan de Tiempo y Costos
4 3 12 Alto Evitar Supervisión del Desarrollo Plan de
Tiempos y Costos
Jefe del Proyecto
El Numero de
Cambios Previstos pueden
afectar el avance
Moderado Retrasa el Proyecto 2 2 4 Bajo Asumir Cambiar la
Fecha del Avance
Jefe del Proyecto
1.3.2.3 Avance 3 (Sustentación del Informe 3)
Desaprobación del plan de calidad y riesgos
critico Cambiar Planes de Calidad y Riesgos
4 2 8 Medio Evitar Supervisión del Desarrollo Plan de Calidad y de
Riesgos
Jefe del Proyecto
El Numero de
Cambios Previstos pueden
afectar el avance
Moderado Retrasa el Proyecto 2 2 4 Bajo Asumir Cambiar la
Fecha del Avance
Jefe del Proyecto
1.3.2.4 Avance
4 (Sustentación del Informe 4)
Prototipo no
refleja el alcance
critico Cambiar el
Prototipo
4 2 8 Medio Evitar Supervisión
Ajustes del Prototipo.
Jefe del Proyecto
El Numero de
Cambios Previstos pueden
afectar el avance
Moderado Retrasa el Proyecto 2 2 4 Bajo Asumir Cambiar la
Fecha del Avance
Jefe del Proyecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
109
Actividad del
Proyecto
Riesgo Tipo de
riesgo
Consecuencia Nivel de
impacto
Prob. de
ocurrencia
Ponderación Grado
critico
Estrategias Acciones a
seguir
Responsable
1.4 Adquisiciones
1.4.1 Adquisiciones
de equipos
Costos de equipos más
elevados a lo planificado.
significante Realizar un Informe de Cambio,
Especificando los Nuevos Precios y cambiando el
Presupuesto
3 2 6 medio Evitar Estudio de los Precios del
Mercado
Jefe del Proyecto , Analista 1.
Falta de
Información Técnica para Comprar
significante Retraso del
Proyecto, para consulta Información
Necesaria
3 2 6 medio Evitar Evaluar
Conocimientos Técnicos del Soporte
Técnico al contratarlo
Jefe del Proyecto
1.4.2 Adquisición de licencia de
Windows 2000 Server
Costo Mal Presupuestado
crtico Modifica el Presupuesto del Proyecto.
4 1 4 Bajo Evitar Estudio de los Precios del Mercado
Jefe del Proyecto , Analista 2.
1.4.4
Adquisición de Motor de Base de Datos
Adquisición
de un Motor de Bd Pirata
significante Falta de
Actualizaciones y mínimo de Funcionalidad
Disponible
3 1 3 Bajo Evitar Estudio de los
Información del Producto, al Detalle.
Compra a un Proveedor
Oficial.
Jefe del Proyecto ,
Dba
1.4.3
Adquisición de Antivirus y Licencia Del
Lenguaje Programacion
Adquisición
de una Copia Pirata
moderado Afecta la Seguridad
de las PC’s aumentando la probabilidad de
perder archivos por virus.
2 3 6 medio Evitar Compra a un
Proveedor Oficial.
Jefe de Proyecto.
2. Ingeniería del proyecto significante Medio
2.1 Definición requerimientos
del negocio
Mala Identificación
de Relaciones del Modelo de
Negocios
Critico Mala Definición del Modelo de
Negocios, El Proyecto no representa lo que
se hace en la Empresa
4 3 12 alto Evitar Supervisión de la
Definición de Requerimientos del
Negocio.
Jefe de Proyecto, Analista 1, Sponsor.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
110
Falta Identificación
Requerimientos Negocio
critico
El Proyecto no satisface los
requerimientos de Negocio.
4
2
8
Medio
Evitar
Supervisión de la
Definición de Requerimientos del
Negocio.
Jefe de Proyecto, Analista 1.
2.2 Definición
requerimientos del sistema
Fallas en la
Definición de Requerimientos
Funcionales
critico El Proyecto no
Responde a las Necesidades de la Empresa.
4 3 12 Alto Evitar Supervisión
de la Definición de Requerimient
os del Sistema
Jefe de Proyecto,
Analista 2.
Fallas en la
Definición de Requerimientos No
Funcionales
critico El Proyecto no tiene
las características adecuadas para satisfacer a la
Empresa.
4 3 12 Alto Evitar Supervisión
de la Definición de Requerimient
os del Sistema
Jefe de Proyecto,
Analista 2.
2.3 Definición
de requerimientos de hardware
Falta Equipos
Necesarios Para el Desarrollo del
Proyecto
critico Afecta al
Rendimiento del Equipo del Proyecto y Aumenta los
Tiempos de de Entrega de cada Actividad.
4 3 12 Alto Evitar Supervisión
de la Definición de requerimiento
s de hardware
Jefe de Proyecto,
Analista 1.
Solicitar Demasiados Equipos
critico Aumenta el Presupuesto y Costo del Proyecto
4 2 8 Medio Evitar Supervisión de la Definición de
requerimientos de hardware
Jefe de Proyecto, Analista 1.
2.4 Arquitectura
de Sistemas
Falta de
Integración con los Sistemas
Antiguos
critico El Sistema no
puede comunicarse con los demás.
Fallando el Proyecto
4 3 12 Alto Evitar Supervisión
del Desarrollo de la Arquitectura
del Sistema
Jefe de Proyecto,
Analista 2.
Fallas en la Integración con las Redes de la
Empresa
critico El Sistema tiene Problemas de Conectividad, Generando
Reclamos e Insatisfacción en el Cliente.
4 2 8 Medio Evitar Supervisión del Desarrollo de la Arquitectura
del Sistema
Jefe de Proyecto, Analista 2.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
111
El Proyecto no satisface completamente al
Cliente. 3. Software y Prototipo critico
3.1 Diseño del software
3.1.1 Casos de usos
Fallas en la Definición de
la Comunicación de los
Actores y Casos de Uso
critico Problemas de Comunicación y
Roles. El Proyecto No representa
correctamente a la forma de trabajo de la Organización
4 3 12 Alto Evitar Supervisión del Desarrollo
de los Casos de Uso
Jefe de Proyecto, Analista 1.
Fallas en la Definición de los Flujos
Normales en los Casos de Uso.
critico Falla el Proyecto. Los Procesos no
Suceden como en la Organización
4 3 12 Alto Evitar Supervisión del Desarrollo de los Casos
de Uso
Jefe de Proyecto, Analista 1.
3.1.2 Arquitectura de datos
Fallas en Procedimientos para
Garantizar la Integridad de los Datos
critico Posibles Falta de Integridad de los Datos.
La Aplicación no Es Segura
4 3 12 Alto Evitar Supervisión de la Definición de
la Arquitectura de Datos.
Jefe de Proyecto, Analista 2.
Fallas en el Modelo de
Datos Empresarial
critico El Proyecto no representa
correctamente al Modelo de la Empresa.
4 3 12 Alto Evitar Supervisión de la
Definición de la Arquitectura
de Datos.
Jefe de Proyecto, Analista 2.
3.1.3 Arquitectura de
procesos
Fallas en la Definición de
los Procesos
critico No se Garantiza la Integración de la
Aplicación hacia los Proceso de Negocio.
4 3 12 Alto Evitar Supervisión de la
Definición de la Arquitectura
de Proceso.
Jefe de Proyecto, Analista 1
3.1.4 Diseño de prototipo
Interfaces no se ajustan al
requerimiento de la Empresa.
No es intuitiva
critico Las Interfaces no ayudan al usuario a
desempeñarse, La Aplicación en
vez de ayudar
4 3 12 Alto Evitar Supervisión del Diseño del
Prototipo.
Jefe de Proyecto, Analista 2.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
112
genera malestar en
los Usuarios.
3.2 Construcción del prototipo
3.2.1Desarrollo
del prototipo
Retraso de
Terminar el Desarrollo del Prototipo.
Critico Retrasa a todo El
Proyecto.
4 2 8 Medio Evitar Supervisión
del Desarrollo del Prototipo
Jefe del Proyecto,
Analista Funcional 2.
Pérdida o Borrado del Código de la
Aplicación.
Critico El desarrollo tendría que realizarse desde el ultimo
Backup Retrasa a todo El
Proyecto
4 1 4 Bajo Evitar Desarrollo Políticas Backups
Jefe del Proyecto
3.2.3 Instalación del prototipo
Fallas Comunicació
n con otros Sistemas
Critico El Proyecto no cumple con la
Funcionalidades solicitadas
4 2 8 Medio Evitar Supervisión de la
Instalación del Prototipo.
Jefe del Proyecto, Analista Funcional 1.
El Prototipo no tiene una Buena
Performance
Critico Disminuye La Calidad de la Aplicación.
4 2 8 Medio Evitar Supervisión de la Instalación
del Prototipo.
Jefe del Proyecto, Analista Funcional 1.
3.3 Plan de Pruebas del Prototipo
3.3.1 Presentación del prototipo
El Prototipo no cumple con el
Alcance Definido
Critico Cambiar Planes y realizar cambios al Prototipo.
4 2 8 Medio Evitar Verificación Funcionalidades del
Prototipo según el Alcance
Jefe del Proyecto, Analista Funcional 1.
Atraso de la Fecha de Presentación
moderado Retrasa el Proyecto 2 4 8 Medio Asumir Reprogramación de l la Presentación.
Modificación del Plan de Tiempos
Jefe del Proyecto
3.3.2 Ajustes al prototipo
Afectar cierta Funcionalidades del
Sistema con los Cambios.
critico Problemas con la Funcionalidad del Prototipo
4 3 12 Alto Evitar Definir Políticas de Versiones,
estipulando los cambios realizados en
cada versión
Jefe del Proyecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
113
3.3.3
Aprobación del prototipo
El Prototipo
no cumple con el Alcance
Definido
critico Insatisfacción del
Cliente, posible Falla del Proyecto
4 3 12 Alto Evitar Verificación
Funcionalidades del Prototipo
según el Alcance
Jefe del Proyecto,
Analista Funcional 1
Atraso de la Fecha de Presentación
critico Retraso del Proyecto
4 3 12 Alto Asumir Reprogramación de la Aprobación
del Prototipo Modificación
del Plan de Tiempos
Jefe del Proyecto.
5. Entrega y cierre del proyecto
5.1 Revisión de la documentación
del proyecto final
No tener un formato Preestablecid
o
Moderado Baja Calidad de los Documentos
2 2 4 Bajo Evitar Definir Formatos para los
Documentos
Jefe del Proyecto.
Manuel de Usuario
Ineficiente
significante Dificulta el Aprendizaje para
Utilizar el Sistema
3 2 6 medio Evitar Preevaluación del Manual de
Usuario.
Jefe del Proyecto
5.2 Entrega del Informe final del
proyecto
Retraso Informe Final
critico Retrasa el Proyecto 4 2 8 Medio Asumir Reprogramar la Entrega
Final del Proyecto
Jefe del Proyecto, Sponsor
Evaluación Ineficiente de los
Resultados del Proyecto.
critico Resumir en forma equivocada el Proyecto, dando
una impresión equivocada de los Resultados
4 2 8 Medio Evitar Verificación de Resultados
del Proyecto
Jefe del Proyecto
5.3 Sustentación del Informe final del
proyecto
Insatisfacción con el Informe Final
Moderado Sponsor insatisfecho
4 2 8 Medio Evitar Verificar documentación
Jefe del Proyecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
125
6.4. CONCLUSIONES La identificación del riesgos permitirá determinar que riesgos tienen
probabilidad de afectar el proyecto y documentar las características de cada uno.
La identificación del riesgo no es un evento que ocurra una sola vez; este deberá ser ejecutado sobre una base regular sobre la duración del proyecto.
La identificación del riesgo deberá atender tanto riesgos internos como externos. Los riesgos internos son cosas que el equipo de proyecto puede controlar o influenciar, tales como asignación de staff o estimados de costos.
Los riesgos externos son cosas que estas mas halla del control o influencia
del equipo del proyecto, tales como cambios en el mercado o acciones gubernamentales.
La cuantificación del riesgo involucra el evaluar el riesgo y las interacciones del riesgo para evaluar el rango de posibles resultados del proyecto.
Ningún plan de control de riesgos es efectivo si no va acompañado del respaldo de la administración superior del equipo, el que debe tener una presencia clara, permanente y visible.
El jefe del proyecto debe preparar planes de seguridad, estándares a cumplir, debe llevar auditorias permanentes para evaluar el desarrollo del prototipo, haciéndose ayudar por el plan de riesgos.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
126
77.. PPLLAANN DDEE
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN
DDEE AADDQQUUIISSIICCIIOONNEESS
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
127
7.1. OBJETIVO
Definir los Servicios, Materiales, Equipos que son necesarios para el
desarrollo del Proyecto. Definir las características necesarias en cada Servicio, mejorando el nivel
de Satisfacción y Calidad del Proyecto.
Permite asegurar la calidad y entrega en forma oportuna los servicios y bienes a adquirir.
Evita sobrepasar los Costos Presupuestados.
7.2. ALCANCE DEL PLAN
Planificar las Compras de Hardware, Software y Servicios Necesarios para poder desarrollar el Proyecto, que consiste en desarrollar un Sistema
Logístico con Acceso Web para los Distritos Judiciales. Planificar la contratación del personal necesario para poder Desarrollar el Prototipo del Sistema Logístico del Ministerio Publico.
7.3. METODOLOGÍA A EMPLEAR
7.3.1. DEFINICIÓN DE LOS SOWS DE MATERIALES Y SERVICIOS
RECURSOS TECNOLOGICOS: 1.
Nombre Pc’s
Cantidad 24 unidades
Descripción Técnica y Funcional
o Placa CELERON CPU Celeron 2.8 GHZ o RAM de 512MB o Disco Duro de 30 GB
o Placa Principal Intel integrada Sonido Video Red
o Case ATX V1.1 con fuente de 550W
o Monitor de 17” o Mouse o Teclado
Especificaciones Funcionales
Proporcionar infraestructura Harware para la implementación y aplicación del SIL.
Especificaciones de Performance
El procesador Celeron D que va de 2,4 a 2,8 GHz, con un bus frontal de 533 MHz y 256 KB de caché L2.
Condiciones de entrega e
Implementación
Un año de Garantia
Precio: 500 Dólares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
128
2.
Nombre Servidor HP ProLiant ML110 G3
Cantidad 1 unidad
Descripción Técnica y Funcional
Tipo Procesador Procesador Intel® Xeon® E5310 Quad Core a 3 GHz.
Memoria caché interna 8 MB de caché de nivel 2
integrada.
Memoria de serie 1024 MB de memoria estándar. Controlador de disco duro Controlador HP SATA
RAID integrado. Una unidad de disco duro Ultra320 SCSI sin
conexión en caliente de 36,4 GB y 15.000 rpm
PC2 4200 DDR II SDRAM a 533 MHz con funcionalidad ECC de serie Torre de 4U
Especificaciones Funcionales
Proporcionar información recursos y servicios a los clientes de la red (Dependencias)
Especificaciones de Performance
El servidor debe pasar las medidas de: Server tiene RAM suficiente Buffer Manager – Buffer Cache Hit Ratio indica cuán
a menudo Server va a la cache (no al disco) a buscar datos. En aplicaciones este valor debería sobrepasar el 90%; de no hacerlo, habrá que agregar RAM o repartir
las cargas con otro servidor. %Total Processor Time mide el promedio de todas las
CPUs disponibles en el servidor. Si este contador excede el valor de 80% de utilización por períodos prolongados (10 minutos o más), estamos frente a un cuello de
botella en la CPU. Por lo que deberia ser menor. Avg. Disk Queue Length es un valor obligatorio para monitorear. Si este valor excede a 2 por períodos prolongados de tiempo (10 minutos o más) para cada
disco en un array, entonces hay un cuello de botella en ese array.
Condiciones de
entrega e
Implementación
Un Año de Garantia
Precio: 1800 Dólares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
129
3.
Nombre Licencia Antivirus Mcfee
Cantidad 25 Licencias
Descripción Técnica y Funcional
Tecnología ThreatSense™— un único motor contra amenazas para analizar código e identificar comportamientos dañinos por parte de virus, spyware, adware, phishing, rootkits y más
Análisis heurístico líder capaz de descubrir nuevo
malware desconocido Poderosa tecnología de emulación que permite
desempaquetar y desencriptar todo tipo de archivos Capaz de eliminar múltiples tipos de malware en
PCs infectados
Protege múltiples puntos de infiltración, tales como HTTP, POP3, SMTP y discos locales y removibles
Eliminar infecciones de archivos que están
bloqueados para escritura (p.e. archivos DLL en memoria)
Previene que archivos infectados sean abiertos y
ejecutados, y notifica previo a la creación de
archivos infectados
Especificaciones Funcionales
Permitirá la protección de los archivos y datos de cada una de las dependencias, y la caída del sistema por causa de algún virus
Especificaciones de Performance
Motor debe usar aproximadamente 22 MB de memoria en promedio. Tasa de exploración mayor a 40 MB/seg en Windows
XP 64-bit. Impacto en el rendimiento menor al 4 % de uso de los recursos.
Condiciones de entrega e Implementación
Actualizaciones diarias en linea.
Precio 1312 Dólares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
130
4.
Nombre Licencia Windows 2003 Server
Cantidad 25 Licencias
Descripción Técnica y Funcional
Confiable Proporcionar una infraestructura integrada que le
permite asegurar la seguridad de la información
empresarial.. Productivo Proporcionar herramientas flexibles que permiten
que el diseño y el desarrollo se adapten a las necesidades organizativas y de red.
Facilitar la administración proactiva de la red,
mediante el establecimiento de políticas, la automatización de tareas y la simplificación de las actualizaciones.
Proporcionar un servidor Web y un servidor de
multimedia de transmisión por secuencias integrados para facilitar la creación rápida, fácil y segura de sitios Web dinámicos para Internet e Intranet.
Proporcionar un servidor de aplicaciones integrado
para facilitar una administración, implementación y desarrollo sencillos de servicios Web XML.
Ahorro de costos Proporcionar facilidad de uso y directrices para
soluciones completas que permitan que la tecnología esté disponible con rapidez.
Facilitar la consolidación de los servidores, aprovechando las ventajas de las metodologías, el hardware y el software más actuales para optimizar las implementaciones de los servidores.
Disminuir el costo total de la propiedad (TCO) para obtener una rápida amortización de la inversión.
Especificaciones Funcionales
Precio:
284.93 Dólares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
131
5.
Nombre Oracle Enterprise Manager 10g Release 2
Cantidad 1 unidad
Descripción Técnica y
Funcional
Mayor Valor a través de un Mayor Alcance de
Administración Un mayor alcance de administración para los
productos de la infraestructura de IT brinda a los clientes mejor información de cada aspecto del desempeño del servicio — con inclusión de los servidores de aplicaciones, firewalls, sistemas operativos, balanceadores de carga, y componentes
de almacenamiento. Los clientes pueden fácilmente detectar y resolver los problemas en un grid así como monitorear y administrar los productos clave que no son de Oracle en el entorno del centro de datos.
Mejor Calidad de Servicio al Menor Costo de Administración Las características exclusivas para la administración de servicios como por ejemplo las topologías gráficas
de servicio y los dashboards de servicio brindan la información adecuada a los administradores de las líneas de negocio y a los responsables de la toma de decisiones de alto nivel de manera que puedan comprender mejor la calidad del nivel de servicio y
del sistema y planificar de manera efectiva. La funcionalidad de parches y el provisioning sólido y automatizado proporcionan a los administradores de IT la capacidad de realizar cambios eficaces, sin errores.
Administrar Recursos Grid Virtualizados
Administre sus grids como una entidad única
utilizando herramientas mejoradas como un nuevo modelo de servicio, un mayor soporte para protocolos de servicio, y plantillas y políticas extensivas. Los recursos virtualizados para componentes de aplicaciones, así como los componentes virtualizados
de infraestructuras se monitorean, diagnostican y proveen de manera transparente.
Especificaciones Funcionales
Oracle será utilizado como motor de base de datos del ministerio y de toda sus dependencias
Precio: 8800 Dólares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
132
6.
Nombre Licencia Windows XP SP2
Cantidad 1 unidad
Descripción
Técnica y Funcional
Exploración y comunicación más seguras
Característica Bloqueador de elementos emergentes de Internet
Explorer Supervisión de descargas de Internet Explorer
Barra de información de Internet Explorer Administrador de complementos de Internet Explorer Actualización de privacidad de Outlook Express
Administrador de archivos adjuntos Eficaces herramientas de seguridad
Característica Centro de seguridad de Windows
Actualización de Firewall de Windows Sencilla configuración de compatibilidad de Firewall
de Windows Compatibilidad de Firewall de Windows al encender y
apagar Mejoras de Actualizaciones automáticas
Especificaciones Funcionales
.NET nos servirá como plataforma de desarrollo para realizar la programación de los diferentes módulos del
prototipo del SIL.
Precio: 69.95 Dólares / Estación
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
133
PERSONAL A CONTRATAR Nuestra empresa “SOINSA” necesitara de personal a contratar: 1.
Nombre Programador Power Builder
Cantidad
2
Localización del
Trabajo
Instituto Para la Protección de los Derechos de las
Personas (IPDP)
Periodo
01/07/07 – 31/07/07
Descripción
Nivel Expertos en Power Builder 9.0 /10.
Conocimiento Nivel Intermedio de Uml Nivel Intermedio en MS SQL Server.
Experiencia mínima 02 años desarrollando Sistemas; Desarrollo módulos Logísticos.
Conocimiento de la Norma Técnica Peruana.
Alcance funcional
Desarrollo del prototipo, Instalación del prototipo,
presentación del prototipo y ajustes del prototipo
Entregables
El código fuente es su principal entregable.
Sueldo 800 Dólares / Mensuales
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
134
2.
Nombre Soporte Técnico
Cantidad 1
Localización del
Trabajo
Instituto Para la Protección de los Derechos de las
Personas (IPDP)
Periodo 01/07/07 – 31/07/07
Descripción
Conocimiento en Instalación y Configuración de Redes
Conocimiento en Ensamblaje
Conocimiento Sistemas Operativos
Conocimiento en Hardware y Software
Experiencia 2 Años.
Alcance Funcional
Se encarga de las adquisiciones de los equipos de computo.
Entregables
Precio: 600 Dólares / Mensuales
3.
Nombre Diseñador
Cantidad 1
Localización del Trabajo
Instituto Para la Protección de los Derechos de las Personas (IPDP)
Periodo 01/07/07 – 31/07/07
Descripción
Conocimiento de Diseño en Power Builder
Conocimiento Nivel Intermedio de Uml
Conocimiento Nivel Intermedio en MS SQL Server,
Conocimiento Norma Técnica Peruana.
Experiencia mínima 2 Años en Sistemas Power
Builder.
Alcance
Funcional
Se encargara del diseño del prototipo.
Entregable
Entrega el diseño de las interfaces
Precio: 600 Dólares / Mensuales
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
135
7.4. CONCLUSIONES
La planificación de Compras, nos permite asegurar la calidad de las
adquisiciones, definiendo exactamente las características deseadas y pudiendo optimizar las compras al conocer varias propuestas.
Muchas veces es mejor subcontratar los Servicios de Desarrollo de
Software, esto permite a la organización enfocarse en sus Procesos de Negocio y obtener un Software desarrollado con Estándares asegurando su Calidad.
La Planificación de Compras permite el control de los presupuestos.
La Planificación de compras nos permite tener los materiales y servicios en el momento oportuno, costos presupuestados y en la calidad deseada
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
136
88.. PPLLAANN DDEE
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN
DDEE
CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
137
8.1. OBJETIVO
Establecer un medio para informar a la gerencia en que medida su proyecto esta alcanzando los objetivos.
Asegurar información eficiente, oportuna para informar a la gerencia los
ajustes necesarios a realizar. Informar responsabilidades de procesos y flujos de información. Integrar al equipo del proyecto. Asegurar una generación, colección, propagación, almacenaje, y
disposición de la información del proyecto de forma apropiada y a tiempo.
8.2. ALCANCE DEL PLAN
El alcance de administración de las comunicaciones es realizar
actividades orientadas a ayudarnos a asegurar una generación, colección, propagación, almacenaje, y disposición de la información del proyecto de forma apropiada y a tiempo. El plan de comunicaciones va establecer responsables, entregables, flujo de información y calendario.
8.3. METODOLOGÍA A EMPLEAR
i. ¿A Quien se va Informar? El Sponsor (del lado del cliente).- Encargado de brindarnos
información y requerimientos necesarios para la implementación del sistema.
El comité de dirección.- Conjunto de directivos que deben debatir, participar y colaborar en las decisiones.
El Profesor (asesor externo).Encargado de dar un seguimiento y asesoramiento a los avances del proyecto
La gerencia.- .- Encargada del planeamiento, organización, dirección y
control de los procesos
ii. ¿Qué se va Informar? Avance de cada etapa y/o proceso del proyecto
Informe de cumplimiento de tiempos Nivel o monto de la inversión Entregables acordados Mejoras y/o correcciones efectuadas Informe de eventos imprevistos
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
138
iii. Cuando se Va a Informar?
Al final de cada proceso Al terminar el plazo de alguna actividad según cronograma Al ocurrir un imprevisto Según cronograma se entregarán los entregables Cuando lo requiera cada área del proyecto
iv. Donde se va a Informar? En el aula (espacio físico establecido en el acuerdo inicial del proyecto)
En el espacio físico donde realizan las reuniones de coordinación los integrantes del equipo del proyecto
v. Por que se va a Informar?
Permiten estar informados en el avance de cada proceso del proyecto. Permite hacer una evaluación general y detallada del proyecto Permite tomar medidas correctivas adecuadas y en el momento preciso lo que
evitaría el riesgo de fracaso del proyecto Optimiza el trabajo en equipo, logrando trabajar en forma coordinada y colaborativa.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
128
8.3.1. MATRIZ DE COMUNICACIONES La siguiente matriz de comunicaciones del proyecto esta dividida en etapas:
Plan del Proyecto
Ingeniería del proyecto
Software y Prototipo
Control y seguimiento de la calidad
AUDIENCE (Audiencia)
VEHICLE (Medio)
FRECUENCY (frecuencia)
MEDIUM (Medio Físico)
SOURCE (Fuente)
DELIVERED BY (Responsable de entrega)
DATE DELIVERED (Fecha entregada)
EXPECTED RESULT Resultado Previsto
PLAN DEL PROYECTO
- Comité de dirección - Profesor (Asesor externo)
Entregable: Documento de Requerimientos
Una vez Informes ejecutivo
Información Verbal (sustentación - exposición)
SPONSOR,JP Jefe y equipo del proyecto
El 14 y 15 de mayo
Aprobación del Documento de Requerimientos.
- Comité de dirección - Profesor (Asesor externo)
Entregable: Informe del Plan de Definición del Alcance del Proyecto
Una vez Informes ejecutivo
Información Verbal (sustentación - exposición)
SPONSOR Jefe y equipo del proyecto
El 14 y 15 de mayo
Aprobación del Informe del Plan de Definición del Alcance del Proyecto
- Comité de dirección - Profesor
Entregable: Informe del Plan de Administración
Una vez Informes ejecutivo
Información
SPONSOR Jefe y equipo del proyecto
El 18 y 19 de Junio
Aprobación del Informe del Plan de Administración de
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
129
(Asesor externo)
de Tiempos Verbal (sustentación - exposición)
Tiempos
- Comité de dirección - Profesor (Asesor externo)
Entregable: Informe del Plan de Administración de Costos
Una vez Informes ejecutivo
Información Verbal (sustentación - exposición)
SPONSOR Jefe y equipo del proyecto
El 18 y 19 de Junio
Aprobación del Informe del Plan de Administración de Costos
- Comité de dirección - Profesor (Asesor externo)
Entregable: Informe del Plan de administración de la Calidad
Una vez Informes ejecutivo
Información Verbal (sustentación - exposición)
SPONSOR Jefe y equipo del proyecto
El 09 y 10 de Julio
Aprobación del Informe del Plan de administración de la Calidad
externo) Entregable: Informe del Plan de administración del Riesgo
Una vez Informes ejecutivo
Información Verbal (sustentación - exposición)
SPONSOR Jefe y equipo del proyecto
El 18 y 19 de Junio
Aprobación del Informe del Plan de administración del Riesgo
- Comité de dirección - Profesor (Asesor externo)
Entregable: Informe del Plan de administración de Recursos
Una vez Informes ejecutivo
Información Verbal (sustentación - exposición)
SPONSOR Jefe y equipo del proyecto
El 30 de Julio Aprobación del Informe del Plan de administración de Recursos
- Comité de dirección - Profesor (Asesor externo)
Entregable: Informe del Plan de administración de las Comunicaciones
Una vez Informes ejecutivo
Información Verbal (sustentación - exposición)
SPONSOR Jefe y equipo del proyecto
El 30 de Julio Aprobación del Informe del Plan de administración de las Comunicaciones
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
130
AUDIENCE (Audiencia)
VEHICLE (Medio)
FRECUENCY (frecuencia)
MEDIUM (Medio Físico)
SOURCE (Fuente)
DELIVERED BY (Responsable de entrega)
DATE DELIVERED (Fecha entregada)
EXPECTED RESULT Resultado Previsto
- Comité de dirección - Profesor (Asesor externo)
Entregable: Informe del Plan administración de las Compras
Una vez Informes ejecutivo
Información Verbal (sustentación - exposición)
SPONSOR Jefe y equipo del proyecto
El 30 de Julio Aprobación del Informe del Plan administración de las Compras
SPONSOR Entregable: Avance de las actividades- WPI
Durante todo el proyecto
Informe ejecutivo o información verbal
Jefe del proyecto
Jefe del proyecto
Cada vez que se necesite
Cumplimiento de las actividades a tiempo.
SPONSOR Entregable: Avance del presupuesto-WPI
Semanalmente Informe ejecutivo Jefe del proyecto
Jefe del proyecto
Todos los miércoles
Decisión sobre los gastos realizados.
SPONSOR Informe de cambios
Ante un cambio
Informe ejecutivo Jefe del proyecto
Jefe del proyecto
Cada vez que se necesite
Decisión sobre los cambios realizados.
- Profesor (Asesor externo)
Agendas de Reuniones
Semanalmente Informe Equipo del Proyecto
Jefe del proyecto
Cada vez que se sustente un plan
Permitirá tomar medidas en cuanto a la participación de los integrantes de equipo en las actividades.
Equipo del proyecto
Citaciones de Reuniones
Semanalmente Citación por correo o teléfono
Jefe del proyecto
Jefe del proyecto
Todos los miércoles y cada vez que se necesite con urgencia
Permitirá tomar acuerdos sobre las actividades que realizara cada integrante.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
131
AUDIENCE (Audiencia)
VEHICLE (Medio)
FRECUENCY (frecuencia)
MEDIUM (Medio Físico)
SOURCE (Fuente)
DELIVERED BY (Responsable de entrega)
DATE DELIVERED (Fecha entregada)
EXPECTED RESULT Resultado Previsto
INGENIERÍA DEL PROYECTO
-Jefe de Proyecto
Definición requerimientos del negocio
Una vez -Información Verbal - Documentación
-SPONSOR
-Jefe de Proyecto
El 17 y 18 de abril
Se especifica todos los requerimientos
que se implementaran en el software.
-Analista Funcional 1
Definición requerimientos del Sistema
Una vez -Información Verbal - Documentación
-Jefe de Proyecto
-Jefe de Proyecto
El 17 y 3 de mayo
Especificar todos los requerimientos que se desarrollaran en el sistema
- Analista Funcional 2
Definición de requerimientos de hardware
Una vez -Información Verbal - Documentación
-Analistas -Soporte Técnico
-Jefe de Proyecto
El 23 y 24 de abril
Especificar todos los requerimientos
que se implementaran en el hardware.
- Analista Funcional 2
Arquitectura de Sistemas
Una vez -Información Verbal - Documentación
-Analistas -Soporte Técnico
-Jefe de Proyecto
El 25y 26de abril
Define la arquitectura tecnológica del sistema.
SOFTWARE Y PROTOTIPO
-DBA -Analista Funcional
Entregable: Casos de Usos
Cuando se termine
Documentación -Analistas -Documentador
Jefe del Proyecto
El 12 de Julio Permitirá llevar acabo la arquitectura de
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
132
CONTROL DE CALIDAD DEL DESARROLLO DEL PROTOTIPO
-Analista Funcional 1
Monitoreo en el Diseño del Prototipo
Diariamente durante el diseño del prototipo
-Reporte de monitoreo -Analistas
-Jefe de Proyecto El 10 y 17 de julio
Se hace un control y seguimiento en el diseño del prototipo
- Analista Funcional 2
Monitoreo en el Desarrollo del Prototipo
Diariamente durante el desarrollo del prototipo
-Reporte de monitoreo -Analistas
-Jefe de Proyecto El 18 y 26 de julio
Se hace un control y seguimiento en el desarrollo del prototipo.
- Analista Funcional 2
Monitoreo en la Pruebas del Prototipo
Diariamente durante las pruebas del prototipo
-Reporte de monitoreo -Analistas
-Jefe de Proyecto El 06 y 08 de agosto
Se hace un control y seguimiento en Las pruebas del prototipo.
ENTREGA Y CIERRE DEL PROYECTO
- Jefe de Proyecto
Revisión de la documentación del proyecto final
Una vez - Documentación
Sponsor -Jefe del Proyecto
El 09 de agosto
Revisar los documentos necesarios para la entrega del
datos y procesos
- Diseñador -Analista Funcional -Programador
Entregable: Arquitectura de datos y de procesos
Cuando se termine
Documentación -DBA -Analista Funcional
Jefe del Proyecto
El 13 de Julio Permitirá llevar acabo el diseño del prototipo
Programadores Entregable: Diseño del prototipo
Cuando se termine
Documentación - Diseñador -Analista
Jefe del Proyecto
El 18 de Julio Permitirá llevar acabo e desarrollo del prototipo
SPONSOR Presentación del Prototipo
Cuando se termine el prototipo
Informe ejecutivo - Jefe del proyecto - Analista -Programador
- Jefe del proyecto - Analista -Programador
Una semana antes de la sustentación final del proyecto
El protipo satisface al alcance.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
133
proyecto.
- Analista Funcional 2
Entrega del Informe final del proyecto
Una vez - Documentación
- Sponsor -Jefe de Proyecto El 10 de agosto
Entrega del documento final proyecto.
- Analista Funcional 1 -Jefe Proyecto
Sustentación del Informe final del proyecto
Una vez -Información Verbal - Documentación
- Sponsor -Jefe de Proyecto El 12 de agosto
sustentación Final del Proyecto
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
133
8.4. CONCLUSIONES
La administración de comunicaciones del proyecto incluyen los procesos requeridos para asegurar la generación, colección, diseminación, almacenaje y última disposición de la información del proyecto de manera oportuna y apropiada. Provee las relaciones críticas entre personas, ideas, e información que son necesarias para el éxito. Todas las personas involucradas en el proyecto deben estar preparadas para transmitir y recibir
comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y deben de comprender como las Comunicaciones en las que están involucradas como individuos afectan el proyecto como un todo.
Un plan de comunicación de proyecto nos permite determinar lo siguiente:
Determina las necesidades de información y comunicación de los partidos interesados.
Permite una distribución de la información fluida y siempre
disponible.
Métodos para acceder información entre comunicaciones programadas.
Determinar tecnología de comunicación de acuerdo a las
necesidades.
Es colectar y diseminar información de desempeño.
Es generar, recoger, y diseminar información para formalizar la fase
de terminación del proyecto.
Una estructura de distribución que detalla que tipo de información fluirá, y que métodos serán usados para distribuirlas.
Unas descripción de la información a ser distribuida incluyendo el
formato, contenido, nivel de detalle y convenciones.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
134
99.. PPLLAANN DDEE
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN
DDEE RRRR..HHHH
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
135
9.1. OBJETIVO
Describir los procesos necesarios para asegurar que se realiza el uso
efectivo del personal del Proyecto. Permite describir los requerimientos de recursos de dichas actividades
en el proyecto a desarrollar, para determinar los requisitos preliminares
relacionados con las personas y competencias necesarias para el equipo del proyecto que refinará el Plan de Gestión del RRHH.
Saber cómo y cuándo se facilitan los requerimientos de recursos
humanos, con más o menos formalismo, detalle y contenidos según sea el área de aplicación y tamaño del proyecto.
Permite conocer los roles y Actividades que serán asignados los miembros del equipo de trabajo que conforman en este proyecto.
Nos permite conocer en forma efectiva los procesos y actividades que
realizara cada miembro del proyecto.
9.2. ALCANCE DEL PLAN
El alcance de la gestión de Recursos Humanos esta orientado
básicamente a describir las responsabilidades que cumplen cada miembro del equipo de proyecto, así como también la definición de sus roles y responsabilidades de cada miembros del equipo, que estarán
establecido en una matriz.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
135
9.3. METODOLOGÍA A EMPLEAR
9.3.1. MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
PROPÓSITO.- El propósito de la matriz de Roles y responsabilidades es definir qué se debe delegar y a quién. El entendimiento de
los roles y responsabilidades para cada proceso es clave para el desarrollo del proyecto. Mediante esta matriz proporciona una clave
RASCI (quién es responsable, quién rinde cuentas, quien brinda soporte, quién es consultado y quien informado) para cada proceso.
Rendir cuentas significa la responsabilidad termina aquí‘—esta es la persona que provee autorización y direccionamiento a una
actividad. Responsabilidad se refiere a la persona que realiza la actividad. Los otros dos roles (consultado e informado) garantizan
que todas las personas que son requeridas están involucradas y dan soporte al proceso.
CLAVE
Elementos de Trabajo
Gerente
del Proyecto
Sponsor
DBA
Analistas
Diseñador
Soporte Técnico
Documentador
Programadores
Plan de Proyecto
Documento de Requerimientos
R/I
I/C
Definición de Alcance de Proyecto
R/I I/C
Plan de Administración de Tiempos
R/I I/C C
Plan de Administración de Costos
R/I I/C C
Plan de Administración
de Calidad
R/I I/C C C
Plan de Administración
de Riesgos
R/I I/C C C
Plan de Compras R/I I/C C C C
R = Responsable de los Procesos
A = Aprueba/Acepta los entregables de los procesos S = Apoya en las gestiones de desarrollo de los entregables
C = Proporciona consulta de entradas de información o contribuye con los entregables I = Necesita información acerca de el estado y contenido de los entregables.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
136
Elementos de Trabajo
Gerente
del Proyecto
Sponsor
DBA
Analistas
Diseñador
Soporte Técnico
Documentador
Programadores
Plan de Recursos
R/I I/C
Plan de Comunicacion R/I I/C C C C C C C
Reuniones
Reunión Kickoff R/I S C C C C C C
Reunión Status Semanal
R/I I C C C C C C
Reunión Cierre del Proyecto
R/I R C C C C C C
Informe de Avance
Informes 1 R/I I C R
Informes 2 R/I I C R
Informes 3 R/I I C R
Informes 4 R/I I C C C R C
Presentación de Avances
Avances 1 R/I I/A R R R R R R
Avances 2 R/I I/A R R R R R R
Avances 3 R/I I/A R R R R R R
Avances 4 R/I I/A R R R R R R
Adquisiciones
Adquisiciones de Equipos
S/I I C R
Adquisición de Licencia Windows
2000 Server
S/I I R
Adquisición de Motor de Base de Datos
S/I I R C
Adquisición de Antivirus y Licencia
de Lenguaje de Prog
S/I I R
Ingeniería de Proyecto
Definición de Req de Negocio
R/I C I
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
137
Elementos de Trabajo
Gerente
del Proyecto
Sponsor
DBA
Analistas
Diseñador
Soporte Técnico
Documentador
Programadores
Definición de Req de Sistemas
R/I C R I
Definición de Requerimiento de
Hardware
R/I C R
Arquitectura de Sistemas
R/I C R R
Software y Prototipo
Diseño de Software
Casos de Uso S/I I R I S
Arquitectura de Datos
S/I I R R I S
Arquitectura de Procesos
S/I I R I S
Diseño de Prototipos S/I I R R C
Supervisión y Desarrollo de Diseño
R/I I
Construcción del Prototipo
Desarrollo del Prototipo
S/I I R C R
Instalación del Prototipo
S I S R S
Supervisión y
Desarrollo del
Prototipo
R/I I C
Plan de Pruebas del Prototipo
Presentación de Prototipo
R/I A C C
Ajuste de Prototipo S C R R R R
Aprobación de Prototipo
S A R
Control de Calidad de Desarrollo del Prototipo
Monitoreo en el Diseño del Prototipo
I S R
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
138
Elementos de Trabajo
Gerente
del Proyecto
Sponsor
DBA
Analistas
Diseñador
Soporte Técnico
Documentador
Programadores
Monitoreo en el Desarrollo del
Prototipo I S
R
Monitoreo en las Pruebas del Prototipo
I
S R
Entrega y Cierre del Proyecto
Revisión de la Documentación en el Proyecto Final
R R
Entrega del Informe Final del Proyecto
R A
Sustentación del Informe Final del
Proyecto
R
A
C
C
C
C
C
C
CLAVE
R = Responsable de los Procesos A = Aprueba/Acepta los entregables de los procesos S = Apoya en las gestiones de desarrollo de los entregables I = Necesita información acerca de el estado y contenido de los entregables. C = Proporciona consulta de entradas de información o contribuye con los entregables
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
139
ORGANIGRAMA DEL EQUIPO DEL PROYECTO
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
142
EQUIPO DEL PROYECTO
i. Gerente del Proyecto : Tiene como responsabilidad planificar, organizar y dirigir el desarrollo del proyecto,
así como también apoyar en actividades como: Tiempo, costo y calidad, incluyendo las actividades administrativas. Lograr el producto final del proyecto dentro de las limitaciones de tiempo, costo
y tecnología Lograr los objetivos de rentabilidad comprometidos Generar todas las decisiones para avanzar en el proyecto y finalizarlo Resolver conflictos
ii.Sponsor La responsabilidad del sponsor es proveer recursos para el proyecto y proteger al proyecto de influencias externas.
iii.DBA
La responsabilidad del DBA es definir el esquema conceptual de la base de datos, así como establecer seguridad y acceso de información que contenga las tablas de la base de datos.
Administrar la estructura de la Base de Datos. Administrar la actividad de los datos. Administrar el Sistema Manejador de Base de Datos.
Establecer el Diccionario de Datos.
iv. Analista
El analista de sistemas tiene como responsabilidad de analizar, desarrollar y mantener los soportes lógicos y programas, según la estructura y sistemas de datos a desarrollar, teniendo en cuenta la atención de los requerimientos de los usuarios.
v. Diseñador
El diseñador es el responsable en el diseño y desarrollo del sistema, también se encarga de coordinar con los miembros del equipo que trabajan en el área de diseño
y desarrollo como los programadores y analistas para lograr obtener como resultado que el sistema a desarrollar sea exitoso en el proyecto.
vi. Soporte técnico
Soporte Técnico tiene como responsabilidad de las instalaciones y cableado de redes, como también se encarga del mantenimiento del software y hardware. Operar, directa o indirectamente los servicios relacionados con asesoría en
instalación, mantenimiento de software y hardware.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
143
vii.Documentador
El documentador su responsabilidad es de documentar los informes que realiza en
cada actividad realizada del proyecto, así también apoyar en algunas actividades propias del proyecto.
viii. Programador
El programador tiene como responsabilidad desarrollar el prototipo en base a lenguaje de programación, trabajando conjuntamente con el analista de sistemas
9.4. CONCLUSIONES
En el presente informe hemos podido apreciar la disposición del equipo de
trabajo que conforma los recursos humanos en el desarrollo del proyecto. Se puede constatar los roles y responsabilidades de cada miembro del
equipo de proyecto que se puede apreciar con mayor facilidad en una
matriz, es ahí donde se especifica el grado de importancia de cada miembro sen la actividad desarrollada durante el trayecto del desarrollo del proyecto.
El proyecto que se esta desarrollando esta en su etapa final, ya que se va
ajustando algunos puntos de referencia y generar las disposiciones del
equipo del proyecto según la actividad que se desarrollo.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
144
1100.. EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEELL
PPRROOYYEECCTTOO
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
145
10.1. MODELAMIENTO DEL NEGOCIO
MODELAMIENTO DEL NEGOCIO
Metodología RUP RUP es un proceso para el desarrollo de sistemas informáticos con tecnología orientada
a objetos.
Un proceso define QUIEN está haciendo QUE, CUANDO y COMO para lograr un cierto objetivo.
Se aplica en un amplio rango de proyectos porque captura varias de las mejores prácticas en el desarrollo moderno de software.
10.1.1 PAQUETES DEL MODELADO DEL NEGOCIO Propósito:
Entender la estructura y la dinámica del negocio del proceso logístico del Instituto para la Defensa de los Derechos de la Persona.
Entender los problemas actuales de la organización e identificar los problemas potenciales.
Asegurar que los usuarios finales, y los desarrolladores tengan un entendimiento común de la organización.
Obtener de forma preliminar, los requerimientos del sistema que necesita el proceso logístico del Instituto para la Defensa de los Derechos de la Persona.
6.1. MODELO DE CASO DE USO DE NEGOCIO
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
146
1.1. MODELO CASOS DE USO NEGOCIO
1.2. MODELO ANALISIS DE NEGOCIO
1.3. MODELO DISEÑO DE NEGOCIO
Meta de Negocio
Proceso de Negocio
Actor de Negocio
<<Actor Negocio>>
UNIDAD ORGANICA
<<Actor Negocio>>
PROVEEDOR
<<Actor Negocio>>
DEPENDENCIA
<<Actor Negocio>>
ADMIN. DISTRITO JUDICIAL
<<Actor Negocio>>
G. LOGISTICA
Actor de
Negocio: Es un rol externo a la organización cuyo objetivo es obtener un bien o
servicio de la organización. Puede ser el cliente, proveedor, etc.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
147
Meta de Negocio
Optimo Abastecimiento al MP
Adquisicon de materiales de calidad y en cantidad en el momento oportuno al precio mas conveniente
Mantener un nivel de servicio acorde de tal forma que se pueda cumplir con las expectativas y los requerimientos de las áreas
Estandarizar los procesos logísticos
Determinar, en tiempo real, el estado de los inventarios de la Institución
Mantener informado al gerente de logística o gerente general, sobre la marcha del departamento
Control de la exactitud de sus existencias
Mantenimiento de la seguridad
Conservación de los materiales
Reposición oportuna
Mantener la continuidad del abastecimiento
Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada
Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la Institución
Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación
Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamenteTiempos de entrega oportunos y rápidos
Una entrega de mercancías de alta calidad (buen estado)
Entrega de mercancías dentro de los parámetros establecidos por el cliente
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148
<<Unidad Organización>>
SEDE CENTRAL
<<Unidad Organización>>
DISTRITO JUDICIAL
<<Actor Negocio>>
UNIDAD ORGANICA
(Actor de Negocio)
<<Actor Negocio>>
PROVEEDOR
(Actor de Negocio)
<<extend>>
UNIDAD ORGANICA
(Actor de Negocio)
PROVEEDOR
(Actor de Negocio)
COMPRAS
ABASTECIMIENTO DESPACHO
UNIDAD ORGANICA
(Actor de Negocio)
ABASTECIMIENTO
(SEDE CENTRAL)
Proceso De Negocio
Diagrama Caso De Uso SEDE CENTRAL
Diagrama Caso De Uso DISTRITO JUDICIAL
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149
UNIDAD ORGANICA LOGISTICA
Recepcion de Requerimiento
Aprueba Requerimiento
CUN : Adquisición de bienes
CUN: Internamiento de bienesAtiende Pedido
CUN: Requerimientos Programados CUN: Requerimientos No Programados
Especificación Caso Uso Negocio: ABASTECIMIENTO
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150
UNIDAD ORGANICA LOGISTICA
Oficializa Inicio de CNRegistra CN
Revisión del CN
Reajusta CN
Aprueba CN
Especificación Caso de Uso de Negocio : REQUERIMIENTOS PROGRAMADOS
(Cuadro de Necesidades) CUNR
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151
REALIZACION CASO DE USO
TRABAJADOR DEL NEGOCIO
DESPLIEGUE
ABASTECIMIENTO DESPACHO
DESPACHO
(SEDE CENTRAL)
ABASTECIMIENTO
(SEDE CENTRAL)
6.2. MODELO DISEÑO DE NEGOCIO
DEPENDENCIAS DE CASO DE USO
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152
PROGRAMACION ADQUISICIONES
SERVICIOS ALMACEN
TRABAJADORES DE NEGOCIO
Programación
Adquisiciones
<<Trabajador Negocio>>
OPERADOR DE PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA DE PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE DE PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE CENTRAL
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA GECLOG
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE DE ABASTECIMIENTO
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA DE ABASTECIMIENTO
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE DE PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA DE PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
OPERADOR DE ABASTECIMIENTO
<<Trabajador Negocio>>
OPERADOR DE PROGRAMACION
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
153
Servicios
Almacén
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE CENTRAL
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA GECLOG
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE DE SERVICIOS
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA SERVICIOS
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE DE PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
OPERADOR SERVICIOS
<<Trabajador Negocio>>
OPERADOR PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
OPERADOR PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA PROGRAMACION
<<Trabajador Negocio>>
GERENTE DE ABASTECIMIENTO
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA ABASTECIMIENTO
<<Trabajador Negocio>>
SUB GERENTE DE ALMACEN
<<Trabajador Negocio>>
OPERADOR ALMACEN
<<Trabajador Negocio>>
SECRETARIA ALMACEN
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
154
10.2. PROTOTIPO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION LOGÍSTICA
I. ESTANDARES DEL SISTEMA
Definiciones Básicas: 1. Ventana de Lista
Ventana mediante la cual el usuario podrá visualizar, en forma grupal, todos los
registros existentes en la tabla (por ejemplo: Todos los C/P del mes de Junio). La Ventana de Lista nos permitirá ingresar un nuevo registro o editar un registro existente en la tabla llamando o activando para ello, a una ventana de
diálogo.
2. Ventana de Diálogo
Ventana mediante la cual el usuario podrá realizar el mantenimiento y consulta del registro activo. La Ventana de Diálogo presentará o pedirá al usuario,
dependiendo de la acción que se esté ejecutando, toda la información y datos
del registro activo o en ingreso.
3. Barra de Herramientas
Grupo de botones o iconos de función que estarán visibles en todas las ventanas
para realizar el mantenimiento de la información.
Barra de Herramientas de Lista
Grupo de botones o iconos de función que estará visible en todas las Ventanas de Lista. Nos permitirá Insertar un nuevo Registro o Editar un registro existente en la tabla.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
155
Barra de Herramientas de Mantenimiento
Grupo de botones o íconos de función que estará visible en todas las
Ventanas de Diálogo. Nos permitirá efectuar el mantenimiento de la
información hasta el nivel de detalle.
A continuación describiremos las funciones específicas de cada botón
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
156
4. Consultas por Pantalla
Las consultas de los reportes se realizan por una ventana estándar, siempre que se
desee hacerlo antes de enviar el reporte a la impresora.
5. ACCESO AL SISTEMA La ventana que presentamos a continuación, aparecerá cada vez que se desee
acceder a cualquier Módulo del Sistema Integrado de Gestión Gubernamental - SIGA.
Ingresar los siguientes datos:
Usuario : Digite el nombre del usuario para el acceso al Sistema.
Contraseña : Digite la contraseña o clave de acceso del usuario.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
157
Si la información registrada para el acceso al sistema es conforme presentará la
siguiente ventana solicitando el Periodo (Año) a acceder:
6. MODULOS DEL SISTEMA 6.1. PROGRAMACIÓN DE ABASTECIMIENTO
En este módulo se registrará la Programación Anual (detallada en meses y trimestres) de bienes, servicios y obras, mediante el Cuadro de Necesidades,
mostrando luego el correspondiente Presupuesto Valorado, permitiendo generar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, de acuerdo a la
programación realizada. A través de éste módulo también se puede reprogramar o modificar el Cuadro de Necesidades y el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Asimismo se registrarán los requerimientos no programados, es decir todos
aquellos requerimientos no concebidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
6.2. PROCESOS DE SELECCIÓN
A través de este módulo se podrá ejecutar cualquier tipo de Proceso de Selección, desde una Adjudicación de Menor Cuantía hasta una Licitación
Pública. Se podrá generar la Solicitud de Cotización para poder invitar a proveedores para participar Adjudicaciones de Menor Cuantía o
Adjudicaciones Directas. Para la ejecución del Proceso de Selección se registrarán los Comités Permanente o Especiales según corresponda, el Calendario del Proceso, los
Criterios y Factores de Evaluación, la Evaluación Técnica, la Evaluación
Económica, el Otorgamiento de Buena Pro, Empates, Impugnaciones, Exoneraciones, Nulidad de Oficio, entre otros.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
158
6.3. CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
En este módulo se podrán registrar los Contratos de cada uno de los postores que han sido adjudicados con Buena Pro en un Proceso de
Selección. Se registrará el Cronograma de entregas del Contratista y datos
adicionales. Asimismo, se podrá generar la Orden de Compra u Orden de Servicio al Contratista, ya sea precedida por un Proceso de Selección o un Contrato. Se podrá hacer un seguimiento de las órdenes emitidas. Además se emitirá la
Orden de Servicio para Contratistas por modalidad de Servicios No
Personales.
6.4. ALMACENES E INVENTARIO
A través de este módulo se registrarán los ingresos de bienes o suministros al Almacén, ya sea mediante una Orden de Compra (O/C) o, mediante una Nota de Entrada a Almacén (NEA) por Inventario Inicial, Donación,
Devolución, etc. También se llevará a cabo la salida de los bienes mediante
el Pedido – Comprobante de Salida (PECOSA), efectuando para ello el Registro a través de las Dependencias, la Aprobación de los bienes solicitados y el Despacho correspondiente. Producto de los movimientos de ingreso y salida de los bienes del Almacén,
se dispondrá en línea del “Kárdex Valorizado”, las “Pólizas de Entrada” y las
“Pólizas de Salida”. Asimismo se efectuarán los procesos “Cierre / Apertura Mensual” y “Ajuste por Corrección Monetaria”.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
159
MODULOS DEL SISTEMA
1. CONFIGURACION
1.1. Catálogo de Bienes, Servicios y Obras El Catálogo de Bienes, Servicios y Obras, es una de las principales herramientas para la gestión del Proceso Logístico y el Proceso Administrativo en su conjunto, por
tanto la buena definición y uso del mismo repercutirá en la eficiencia operativa del
sistema. Cada ítem está agrupado según el Grupo, la Clase y Familia
Al seleccionar un ítem de la lista se mostrará su detalle:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
160
Detalle del Catalogo de Bienes y servicios :
Los datos a ingresar son:
Código: Dato correspondiente al Código del Ítem que es generado por el sistema al grabar uno nuevo.
Código Anterior: Ingrese un código alternativo de ítem, por ejemplo algún
código antiguo. Estado: Especifique si el bien estará Activo ó Inactivo. Descripción: Ingrese la descripción del bien. Clasificador de Gasto: Seleccione el clasificador de gasto asociado al bien. Concepto de Gasto: Seleccione el concepto de gasto asociado al bien.
Cuenta Cont. Ingreso: Seleccione la cuenta contable de ingreso a Almacén. Cuenta Cont. Gasto: Seleccione la cuenta contable de gasto o devengado. Cuenta Cont. Patrimonio: Seleccione la cuenta contable de patrimonio. Unidad de Adquisición: Seleccione la unidad de adquisición de la lista
mostrada.
Unidad de Uso: Seleccione la unidad de uso o despacho de la lista mostrada. Factor de Conversión: Ingrese el Factor de Conversión siempre y cuando las
Unidades de Medida sean diferentes entre sí. Este dato es importante, ya que desde la Programación hasta la Compra se utiliza la Unidad de
Adquisición y desde que el bien ingresa a Almacén hasta su despacho se utiliza la Unidad de Uso. Esta conversión la hace el sistema automáticamente.
Medio de Presentación: Ingrese el medio de presentación del bien. Condición de Almacenaje: Indique cuál es la condición de almacenaje del
bien. Precio Prom.: Dato que es actualizado por el módulo de Almacén. Última Compra: Último Precio de Compra en Soles y Dólares con su
correspondiente Fecha, actualizado por el módulo de Contrataciones y Adquisiciones.
Stock: Especifique cuáles serán los niveles de Stock Mínimo y Máximo para el almacenamiento del bien.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
161
Control por Lote: Indique si el bien tendrá o no un control por lote. Esto es
aplicable para bienes perecibles o fungibles. Cuando se produzca un ingreso a Almacén de estos tipos de bienes, serán registrados los correspondientes Lotes y Fechas de Vencimiento.
Tipo de Almacenamiento: Seleccione entre: Normal, Refrigerado, Congelado,
Especial u Otro. Ubicación Física: Especifique cómo es que está ubicado el bien dentro del
Almacén. Puede utilizar coordenadas según la distribución de anaqueles, estantes, etc.
Tipo de Material: Seleccione entre: Material Peligroso o Material de Manejo
Especial. Nº Norma Técnica: Ingrese alguna Norma Técnica para bien, si fuera el
caso.
Característica del Bien: Ingrese o detalle algunas características propias del bien, como por ejemplo densidad, humedad, temperatura, presión, etc.
1.2. Catálogo de Proveedores
Esta ventana muestra el Catálogo de Proveedores. Este Catálogo no es un “Registro de Proveedores”, sino un listado interno de uso institucional y que además no es requisito para que los proveedores participen en los procesos de selección que la Entidad convoque.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
162
Detalle del Catalogo de Proveedores:
Los datos a ingresar son:
Estado: Indique el estado que tendrá el Proveedor en el sistema: Activo o Inactivo.
Nombre o Razón Social: Ingrese el nombre del Proveedor.
RUC: Ingrese el número del Registro Único de Contribuyentes - RUC del Proveedor.
Tipo Giro: Seleccione el tipo de giro (general) del Proveedor: Bienes, Servicios, Seguros, Arrendamiento, Consultoría, Obra.
Tipo de Persona: Seleccione el tipo de persona: Natural Renta de 4ta,
Natural IGV, Natural Rég. Esp. RUS, Jurídica.
Profesión: Seleccione de la lista mostrada la profesión del Proveedor. (*) Domicilio Legal: Ingrese la dirección del domicilio legal del Proveedor. Ref. de Domicilio: Ingrese alguna referencia cercana a la ubicación del
domicilio legal. País: Seleccione el país.
Departamento: Seleccione el departamento, si el país es Perú. Provincia: Selecciona la provincia. Distrito: Selecciona el distrito.
Teléfono: Ingrese el número de teléfono con el anexo si se requiere. Fax: Ingrese el número de fax.
E-Mail: Ingrese la dirección del correo electrónico del proveedor. Nombre: Ingrese el nombre completo del Gerente General o Representante
Legal del Proveedor.
Cargo: Ingrese el cargo que ocupa el Representante Legal del Proveedor.
Documento de Identidad: Ingrese el número de Libreta Electoral, DNI, Carné de Extranjería o Pasaporte del Representante Legal del Proveedor.
Observación: Ingrese alguna observación o comentario adicional a la
información del Proveedor.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
163
1.3. Tipos De Procesos De Selección
En esta ventana se registrarán (cada año) los Tipos de Proceso de Selección para Bienes, Servicios y Obras, con sus respectivos márgenes tal como
establece la “Ley Anual de Presupuesto”. Una vez definido los Tipos de
Procesos de Selección, se recomienda no efectuar cambios durante el ejercicio fiscal.
Los datos a ingresar son:
Año: Especifique el año. Tipo: Seleccione entre Bien, Servicio u Obra. Procesos de Selección: Ingrese la descripción del Tipo de Proceso de
Selección.
Sigla: Ingrese la sigla del Tipo de Proceso, la misma que servirá como parte del Número correlativo de cada Proceso de Selección.
Monto Mínimo S/.: Ingrese el Monto Mínimo que corresponda al rango del Tipo de Proceso.
Monto Máximo S/.: Ingrese el Monto Máximo que corresponda al rango del
Tipo de Proceso.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
164
2. PROGRAMACION DEL ABASTECIMIENTO
2.1. Cuadro de Necesidades
Registro del Cuadro de Necesidades por Unidad Orgánica (o dependencia o área)
En esta pantalla se visualizará un listado de requerimientos por Unidad Orgánica ó Dependencia.
A continuación se detalla los campos que debe contener el registro.
Tipo (Seleccione el Tipo de Bien o Servicio). Bien/Servicio/Obra (Seleccione el item deseado) Unidad de Medida (Seleccione la unidad de medida del item seleccionado)
Cantidad (Ingrese la cantidad necesitada por mes)
Una vez que hallamos terminado nuestro cuadro de necesidades procederemos a
poner el estado de nuestro cuadro en PREPARADO, de esa manera lo pondremos a revisión para que pueda pasar al Plan Anual de Adquisiciones
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
165
2.2. Presupuesto Valorado Institucional
En esta pantalla se visualizará el Presupuesto valorado de la institución generado del Cuadro de Necesidades.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
166
2.3. Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
En esta ventana se consolida todos los bienes y servicios de acuerdo a un criterio específico que puede escoger el usuario.
Esta ventana nos mostrara un listado de registros de Consolidados por año, en cada
uno de estos podremos juntar los ítems provenientes de nuestro Cuadro de Necesidades Aprobados.
2.4. Solicitudes de Requerimiento A través de esta ventana se pueden solicitar bienes y servicios no programados.
Registro de la Solicitud de Requerimientos
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167
Los datos a ingresar son:
Tipo (Seleccione el tipo de bienes o servicios).
Sede (Seleccione la Sede). Dependencia (Seleccione la dependencia) Nro. Solicitud (Ingrese el número de solicitud) Responsable (Ingrese el nombre del responsable del pedido)
Responsable Técnico (Ingrese el nombre del responsable técnico, si lo hay)
Tipo de Presupuesto (Seleccione el tipo de presupuesto) Motivo (Ingrese el motivo del requerimiento)
Detalle de la solicitud de requerimiento
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168
Formato de la solicitud de requerimiento
2.5. Requisiciones
Esta opción permite generar los pedidos de adquisición a partir de un Plan de Adquisición y permite consultar los pedidos de adquisición generados desde un Requerimiento no Programado. Formato de la requisición.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
169
3. PROCESOS DE SELECCIÓN
A través de este módulo se podrá ejecutar cualquier tipo de Proceso de Selección, desde una adjudicación de Menor Cuantía hasta una Licitación
Pública. Se podrá generar la Solicitud de Cotización para poder invitar a
proveedores a que participen en una Adjudicación de Menor Cuantía o una Adjudicación Directa Selectiva.
Para la ejecución del Proceso de Selección se registrarán los Comités Especiales
o Permanente según corresponda, el Calendario del Proceso, los Criterios de
Evaluación, los Factores de Evaluación, la Evaluación Técnica, la Evaluación Económica, el Otorgamiento de Buena Pro, entre otros.
3.1. Registro del Proceso de Selección
En esta ventana se podrá llevar la ejecución de los Procesos de Selección, registrando para ello el Comité Especial o Permanente según corresponda, el
Calendario del Proceso, los Criterios de Evaluación, los Factores de
Evaluación, la Evaluación Técnica, la Evaluación Económica, el Otorgamiento de Buena Pro, entre otros.
Los datos a ingresar son:
Número Requisición: Seleccione la Requisición por la cual se ejecutará el
Proceso de Selección. Proceso Anterior: Seleccione el Proceso del cual se desea efectuar una
Segunda o Tercera Convocatoria según corresponda. Esta lista muestra sólo aquellos Procesos que contienen ítems desiertos.
Código Contraloría: Ingrese el Código que es asignado al Proceso de
Selección por la Contraloría General de la República. Fecha de Registro: Ingrese la fecha en que se está registrando el Proceso. Exonerado: Especifique si el Proceso será manejado bajo Exoneración. Al
exonerar un Proceso, se habilitarán los campos Causal e Instrumento de
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
170
Exoneración. Un Proceso Exonerado será tratado como una Adjudicación de
Menor Cuantía. Causal: Seleccione el Causal de Exoneración. Por ejemplo, Servicios
Personalísimos.
Instrumento: Seleccione el Instrumento de Exoneración. Por ejemplo,
Resolución del Titular del Pliego. Desc. del Objeto: Ingrese la descripción del Objeto por el cual se convoca el
Proceso. Ruta de Bases: Especifique la ruta o ubicación exacta del archivo de texto
que contiene las Bases del Proceso, haciendo un clic en el botón . Dicha ruta
puede ser alguna unidad local de un computador o alguna unidad de red. % de Bonificación: Ingrese el Porcentaje de Bonificación, el mismo que
permitirá otorgar al Postor un adicional al Puntaje Total obtenido. La
aplicación de dicha bonificación será aplicable sólo para ítems de procedencia nacional.
Comité: Especifique si el Proceso será conducido por un Comité Especial o el Comité Permanente.
Sistema Adquisición: Indique cuál es el sistema o procedimiento de
determinación de precios. Seleccione entre Suma Alzada o Precios Unitarios.
Modalidad del Adquisición: Indique cuál es la modalidad o forma en que se realizará la ejecución del contrato en lo referente a su financiamiento y/o en lo relativo al cumplimiento total del objeto del mismo.
Proforma de Contrato: Especifique si el Proceso adjunta una Proforma de
Contrato. Si la decisión es afirmativa, luego del Otorgamiento de Buena Pro
se podrán elaborar los Contratos correspondientes a los Postores que han sido adjudicados con Buena Pro. Si la decisión es negativa, luego del Otorgamiento de Buena Pro se podrán generar las Órdenes de Compra u
Órdenes de Servicio, sin necesidad de registrar Contrato alguno.
Ítems Requeridos:
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171
3.2. Ejecución del proceso de selección
3.2.1. Comité
Al presionar este botón tendremos información acerca del tipo de Comité que le indicamos anteriormente y nos mostrará la siguiente información. Los datos a ingresar son:
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172
Número de Resolución. La Fecha de Resolución. Fecha de Inicio de Labores.
El Número de Miembros.
Los Titulares (cargo, si es empleado o no). La Descripción del Empleado. Los Suplentes.
3.2.2. Criterios de Evaluación
Los datos a ingresar son: El máximo y el mínimo en porcentaje del valor referencial que no debe exceder del 10%. El Puntaje Máximo y Mínimo de la Evaluación Técnica. El Puntaje Máximo y Mínimo de la Evaluación Económica.
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173
3.2.3. Factores de Evaluación
Los datos a ingresar son:
Los factores son determinados según el objeto del proceso, lo cual son
determinados por el comité, ya sean
Especial o Permanente. Se debe tomar en consideración que la suma de los factores debe ser igual a la suma de los puntajes máximo de la evaluación técnica la cual se registro anteriormente en la
ventana de criterios de evaluación. Para ingresar en el detalle un nuevo factor se deberá presionar el botón “Nuevo”
Para grabar dichos cambios presionar el botón “Grabar”. Para eliminar presionar el botón “Eliminar”.
3.2.4. Postores
En esta ventana podrá registrar a los Proveedores invitados para la Cotización de acuerdo al rubro de Grupo y Clase al que pertenecen, en su defecto puede filtrar a
todos los Proveedores haciendo clic en la casilla Todos, en el recuadro inferior de la izquierda aparecen los proveedores, selecciónelos y haga clic en el botón “>>” y aparecerá en el recuadro inferior de la derecha; si no desea incluirlos selecciónelo de la lista de la derecha y haga clic en el botón “>>”
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174
3.2.5. Evaluación Técnica
Los datos a ingresar son:
Precio Unitario (Ingrese el precio cotizado para cada detalle presentado). Ítem Nacional (Si o No).
En esta ventana, se puede registra el puntaje obtenido por el proveedor en cada
uno de los criterios establecidos.
Los datos a ingresar son:
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
175
Puntaje Obtenido (Ingrese el puntaje por cada criterio. Recuerde que el puntaje
máximo para cada criterio se muestra en la pantalla.
3.2.6. Evaluación Económica
En esta ventana, se debe ingresar: Precios Unitarios. Para grabar los cambios haga clic en el botón “Grabar”.
3.2.7. Resumen Esta pantalla muestra el resumen obtenido de los postores por ítem de acuerdo al puntaje obtenido.
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176
3.2.8. Buena Pro
Nos muestra el detalle de los ítems que han sido adjudicados a determinados postores.
Acta de Otorgamiento de Buena Pro
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177
4. CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
En este módulo se podrán registrar los Contratos de cada uno de los postores que han sido adjudicados con Buena Pro en un Proceso de Selección. Se registrará el
Cronograma de entregas del Contratista y
datos adicionales. Asimismo, se podrá generar la Orden de Compra u Orden de Servicio al Contratista, ya sea precedida por un Proceso de Selección o un Contrato. Se podrá hacer un
seguimiento de las órdenes emitidas.
Además se emitirá la Orden de Servicio para Contratistas por modalidad de Servicios No Personales.
4.1. Contratos
Esta opción permite la generación de los contratos, luego de que se otorga la respectiva Acta de Adjudicación para una licitación o concurso.
Los datos a ingresar son:
Estado (Seleccione el estado en que se encuentra el Contrato). Causa (sólo se habilita cuando el estado del contrato es Resuelto. Seleccione
la causa por la que se resolvió el contrato). Origen (De la lista mostrada seleccione el proceso, que da origen al
contrato) Nº de Proceso (Seleccione el número de Proceso de Selección en caso el
origen sea Con Proceso de Selección.)
Contratista (Seleccione el Contratista) Fecha Contrato (Ingrese la fecha en que se firma el contrato). Fecha Inicio (Ingrese la fecha en que deberá iniciarse el contrato). Fecha Fin (Indique la fecha en que termina el contrato).
Ruta del Contrato (Seleccione la ruta del documento del contrato). Sistema de Adquisición (si el monto del contrato se calculará por precios
unitarios o por suma alzada).
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
178
Modalidad de Adquisición (seleccione el Financiamiento, el alcance del
contrato, la dependencia y el centro de costos). Incluye IGV (Indique si los precios del detalle incluyen IGV). Observaciones (De considerarlo necesario, indique alguna observación).
4.2. Orden de Compra En esta ventana se muestra las Ordenes de Compra generadas por año y mes. En el recuadro se visualiza un listado de Ordenes generadas con los siguientes
campos principales:
Nº. De Orden, Fecha, Nº Pedido o Requisición, Proveedor, Moneda, Monto en soles, Monto en dólares, situación de la Orden.
Los datos a ingresar son:
Origen (Seleccione el Origen que puede ser: Por Pedido de Adquisición, Por Cotización ó Por Contrato).
Fecha (ingrese la fecha de la O/C). Documento (Seleccione el Número de Pedido Adquisición, el número de
Cotización ganadora ó el número de Contrato). Proveedor (En caso que el origen de la Orden sea por contrato, aparece el
proveedor del Contrato).
Concepto (Por defecto aparece el concepto del Pedido ó de la Cotización, dejando la posibilidad que se altere este dato).
Destino Mercadería (Indique el almacén destino). Tipo Presupuesto (Seleccione el tipo de presupuesto). Tipo de Cambio (Por defecto aparece el Tipo de cambio del día, dejando la
posibilidad que se altere este dato). Incluye I.G.V (Indique si los precios incluyen IGV).
Detalle de la orden de compra
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Formato de la orden de compra
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180
5. ALMACENES E INVENTARIOS
A través de este módulo se registrarán los ingresos de bienes o suministros al Almacén, ya sea ediante una Orden de Compra (O/C) o, mediante una Nota de
Entrada a Almacén (NEA) por Inventario Inicial, Donación, Devolución, etc.
También se llevará a cabo la salida de los bienes mediante el Pedido – Comprobante de Salida (PECOSA), efectuando para ello el Registro a través de las Dependencias, la Aprobación y el Despacho correspondiente.
Producto de los movimientos de ingreso y salida de los bienes del Almacén, se
dispondrá en línea del “Kárdex Valorizado”, las “Pólizas de Entrada” y las “Pólizas de Salida” Asimismo se efectuarán los procesos “Cierre / Apertura Mensual”.
5.1. Guía de Entrada
En esta ventana se visualiza las Notas de Entrada por año, mes y almacén, selecciónelos del recuadro de la parte superior izquierda.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
181
Los datos a ingresar son:
Tipo de Ingreso (De la lista mostrada seleccione el tipo de ingreso). Fecha de Ingreso (Ingrese la fecha del ingreso)
Tipo Documento Ingreso (Ingrese el tipo de documento de ingrese de los bienes)
Nro. Guía Remisión (Ingrese el número de Guía de Remisión del Contratista) Procedencia (Indique la procedencia de los bienes) Recibido por (Indique el nombre de la persona que recepciona los bienes)
Observaciones (Si lo considera necesario ingrese observaciones) Número de Orden de Compra (Seleccione el número dela O/C, según sea el
caso)
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182
5.2. Registro de PECOSAS
En esta ventana se muestra el listado de Pedidos realizados por las Dependencias ó Unidades Orgánicas por año, mes y Almacén.
Los datos a ingresar o seleccionar de las listas son:
Número de PECOSA Tipo de Salida
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183
Mes de Pedido
Fecha de Pedido Actividad / Proyecto Tipo de Presupuesto
Entregar a (Indique el nombre de la persona que recibirá los bienes)
Destino Motivo
Detalle de PECOSA:
Haciendo uso del catalogo de bienes puede seleccionar el/los ítems que solicitará en
la cantidad que considera necesaria.
PECOSA: Pedido-Comprobante de Salida, es un documento con el cual se comprueba la salida de bienes de almacén.
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184
Formato de PECOSA
5.3. Kardex de Almacen
Esta ventana muestra los movimientos de un determinado bien durante un periodo.
El sistema le mostrará la información registrada hasta el momento de la consulta.
En la siguiente ficha se muestra el detalle de los movimientos de entrada y salida.
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185
6. CONSULTAS Y REPORTES 6.1. Consulta de consumo por unidad orgánica
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186
6.2. Consumo por Unidad Orgánica
6.3. Monto en Bienes atendidos por Unidad Orgánica
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6.4. Monto por Órdenes Generadas
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7. CONTROL DE ACCESOS AL SISTEMA
7.1. Registro de usuarios
En esta ventana se registran los usuarios del sistema. Es posible definir el ámbito al
que tendrá cada uno.
Los datos a ingresar son: Nombre corto : Ingresar un nombre y de preferencia el primer apellido de la
persona a quien se le registrará su acceso al sistema.
Usuario y contraseña : Ingrese el usuario que lo caracteriza seguido de una contraseña inicial. Fecha de creación Días de acceso: periodo límite que tendrá vigencia el usuario
Ámbito : Por dependencia: solo podrá acceder a información vinculada a la unidad
orgánica donde labora. Global, tendrá acceso a información de todas las unidades orgánicas (según las opciones y derechos que le sean asignados) Exclusivo. Para usuario que solo verán una determinada opción del sistema.
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189
7.2. Asignación de derechos por usuario
En esta ventana se podrá asignar los derechos que tendrá cada usuario a cada una de las opciones del sistema, además se puede restringir las acciones que éste
realizara asignándole derechos de Lectura, Insertar, Eliminar, Modificar, Impresión. Para cada una de las opciones que tendrá acceso.
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190
PROTOTIPO PARA LOS DISTRITOS JUDICIALES
CUADRO DE NECESIDADES
Mediante esta ventana los distritos judiciales podrán realizar su solicitud de
requerimientos mediante el cuadro de necesidades.
DETALLE DEL CUADRO DE NECESIDADES
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191
REPORTE DEL CUADRO DE NECESIDADES
SOLICITUD DE REQUERIMIENTO (NO PROGRAMADOS)
Mediante esta ventana podrá realizar una solicitud de requerimientos los cuales no han sido programados por el cuadro de necesidades.
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192
EDICIÓN DE LA SOLICITUD DE REQ. DETALLE
REPORTE DE LA SOLICITUD DE REQ.
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193
AUDITORIA LOG DE ACCESOS
Por medio de esta ventana se va tener un control de todas aquellas personas que ingresen al sistema:
INTEROPERABILIDAD El sistema se va interconectar con otros sistemas como:
SISTEMA DE PERSONAL
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
194
SISTEMA DE PRESUPUESTO
TRANFERENCIAS DE DATOS PDT
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
195
SIAF (SISTEMA DE ADMINISTRACION DE FINANZAS)
SEACE- CONSUCODE
ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS
196
OTRO REPORTE GERENCIAL Nos muestra un listado de todas las unidades orgánicas de los distritos judiciales asociados a un proyecto.