Sistema Traffic

Sistema integral para agencias de viajes.

Mayoristas/Receptivas/Corporativas

Diagrama Flujo de información

• El siguiente grafico describe sintéticamente el flujo de información de una agencia de viajes.

• Desde que la agencia hace convenios con los prestadores de servicios, hasta terminar en la contabilidad.

• El grafico guiara la demostración.

Información base

• Es la información básica del sistema, lo ingresado en esta etapa se utilizara en los procesos siguientes.

• Proveedores, Prestadores, Servicios, Rutas aéreas o terrestres, clases y categorías de prestaciones, ciudades, aeropuertos, países, datos de clientes, contactos, pasajeros.

Ingreso de los convenios con prestadores.

• Los convenios con los prestadores de servicios se traducen dentro del sistema como Tarifarios.

• Los tarifarios se pueden comercializar en forma de paquetes, individual o ambas.

• Es la etapa de preparación de Productos.

Precios individuales• Todos los precios se deben ingresar en la moneda

de origen, el sistema hará la conversión en el momento de la venta o consulta. Todas las opciones disponen de calculadoras que optimizan el tiempo de carga.

• Hoteles – Precios por pax.

• Servicios varios – Los precios se pueden ingresar definiendo rangos de

pax (según lo indique el proveedor) o bien sin definir rangos.

• Rutas aéreas o terrestres.• Paquetes de Terceros

Armado de Paquetes

• Armado Paquetes propios• Armado Paquetes de Terceros.• Armado Paquetes propios con

combinaciones de hoteles.• Generación de Tarifas de Paquetes Propios• Ajuste de tarifas de paquetes propios por

modificación de tarifas componentes del paquete.

Cupos

• Cupos Aéreos, puede ser por maquina completa o bien segmentada por clase.

• Cupos Terrestres, puede ser por hotel o bien por tipo de habitación.

• Cierre de fechas, de hotelería.

Presupuestos

• Instancia previa a la venta, la cotización al cliente.• Se puede cotizar productos previamente

ingresados o bien cotizar eventuales aéreos y terrestres.

• La cotización puede ser aprobada o no, y de eso obtener diferentes estadísticas.

• Se pueden realizar consultas de tarifas sin necesidad de confeccionar presupuestos.

Reserva

• Es la aprobación de una venta.• Es el comprobante mas importante de una

agencia de viajes• Es el disparador de información hacia todos

los sectores/funciones de la empresa.• Se puede originar en un presupuesto o bien

directamente sin necesidad de presupuesto previo.

Datos Cabecera Reserva

• Datos del cliente • Datos del Pasajero y cantidad de pax por tipo.

– Se pueden nominar todos los pax o bien el pax titular.

• Asociar la reserva a un vendedor• Asociar la reserva a un promotor• Asignar descuentos o comisiones al cliente.• Ingresar código de referencia del cliente.

Detalle de una Reserva• Al igual que los presupuesto, se puede seleccionar

productos previamente ingresados • Eventuales aéreos o terrestres.• Se pueden incorporar boletos desde la interfaz con

Amadeus o Sabre, ajustando las condiciones en caso de ser necesario.

• Los boletos alimentan la rendición de BSP.• Los boletos pueden afectar al precio o bien asociar

el boleto a un tramo ya generado.• Vuelos o transporte, detallando lugar de salida y

horarios. Pueden afectar al cupo.

Información Administrativa generada en la reserva

• Previsión Costos para pre-pagos a proveedores. Alimenta Cuenta corriente proveedores previstos.

• Previsión Venta por detalle de prestación y globales para pre-cobros de clientes. Alimenta cuenta corriente clientes previstos.

• Detalle de conceptos de facturación por cada línea según la legislación del país. Generación de pro-forma de Factura.

• Utilidad global de reserva.

Información Operativa generada en la reserva

• Carta automática a proveedores para pedidos por reserva individual.

• Generación automática de cartas a los distintos proveedores con cortes según lo establezca la empresa. Esta generación deberá estar acompañada de un correcto manejo del status de cada prestación.

• Descuento automático del cupo aéreo o terrestres.• Datos para la emisión automática de vouchers.• Control permanente del status de cada prestación.

Fundamental para el manejo masivo de pasajeros.

Información del detalle de Reserva

• Destino, prestación seleccionada.• Operador de la prestación• Fechas in/out de prestación.• Cantidad por tipo de pax y habitación.• Detalle de costeo y totales.• Datos de confirmación, status,

vencimientos, nros de confirmación, información receptiva (para trfs y exc)

• Comentarios de cada prestación, este dato es fundamental para los pedidos a proveedores. Es sabido que muchas veces se requiere realizar muchas aclaraciones.

Administración Clientes

• Realizar cobros y devoluciones a clientes, esté o no facturada la reserva.– Asiento automático de cobranza

– Alimenta caja.

– Alimenta cuenta corriente prevista y según comprobante.

• Factura automática. (según datos reserva)– Asiento automático de Venta.

– Alimenta Sub-diario de Ventas.

– Alimenta cuenta corriente según comprobante.

• Tarjeta de crédito– Carga desde el plan de cuenta.

– Carga de intereses según forma de pago

– Calculo de interés desde el capital agregando el interés o calculando el capital a partir del valor total del cupón.

– Generación automática de nota de debito por recargo financiero. Esta nota de debito no afecta la utilidad de la reserva por ser un tema financiero.

• Formas de cobro:– Efectivo– Deposito bancario– Cheques– Tarjetas.

Las formas de pagos son parametrizables.

Los cheques se guardan en cartera hasta su utilización.

Administración Proveedores

• Ingresar facturas de proveedor de gastos o de reserva. Si son de reservas, informa el costo sin facturar de la reserva y detalla los costos ya facturados.– Asiento de Compra.– Alimenta sub-diario de compras.– Alimenta Saldo proveedor según comprobantes.

• Se puede autorizar un pago (instancia previa al pago, no genera movimientos contables)

• Realizar el pago con o sin autorización previa.

– Asiento de pago

– Alimenta Caja.

– Alimenta Saldo proveedor previsto y saldo proveedor según comprobantes.

– Los pagos pueden ser de cualquier forma, en caso de cheques o tarjeta se pueden utilizar los que estan en cartera o bien emitir cheque propio.

– Los cheques y tarjeta alimentan informe de cheques/tarjeta.

• Ajuste manual de costos. Por cuestiones de auditoria, se genera en una nueva línea.

Emisión de vouchers• Impresión automática de los vouchers por cada

servicio o bien agrupados por operador y destino.• Posibilidad de enviar el voucher por e-mail.• Los vouchers emitidos se pueden consultar desde

reserva.• Se puede agendar la emisión de vouchers, en la

reserva se disponen de campos fechas para la emisión de vouchers y pasajes.

• La información ingresada en este punto alimenta listado de reservas los campos fecha de voucher y fecha de tkt.

• Se pueden voidear los vouchers.

Rendición de BSP• Información originada en reserva.• Liquidación interna,

– Comisión y Over.– Controles varios (facturada, no facturada, void, no void,

devoluciones, por fecha, por línea aérea, etc)

• Planilla respaldatoria.• Control de correlatividad numérica y saldos por

boletos.• Manejo de devoluciones con emisión de

comprobante de devolución.• Integración con el sistema DECENA. (Programa

conciliador de BSP vs PDF)

Ficha Operativa

• De gran utilidad para la programación de receptivos.

• Asignación de guías, transportistas, choferes.• Asignación de costos variables y prorrateo de

costos. (combustible, peajes, estacionamiento, vehículos)

• Emisión de orden de servicio guías transportista.• Emisión de cartel de espera Pasajero.

Contabilidad• Sistema contable estándar.• Asientos generados por comprobantes• Asientos manuales.• Asientos parametrizable en sus cuentas, acorde a

cada comprobante.• Plan de cuenta flexible con manejo de centro de

costos.• Informes contables:

– Mayores por cuenta, cuenta cliente, cuenta proveedor, diario, balance sumas y saldos, balance de gastos.

• Proceso de ajuste de diferencia de cambio contable. Cuenta/reserva/moneda.

• Manejo de cierres administrativos– Mensuales y diarios según modalidad

implementada por el cliente.

Informes• La información procesada en cada etapa se

puede ver reflejada en diferentes informes a saber.

• Para seguimiento de saldos de clientes:– Saldos de clientes previstos (no importa si esta

o no facturada, se alimenta de reserva)– Saldos de clientes según comprobantes(se

alimenta de facturas emitidas, recibos y devoluciones) Se puede cruzar con Mayor Deudores/Clientes.

- Control de facturación cliente, este listado permite sabe en cualquier momento que operaciones aun no han sido facturadas.

• Para seguimiento de Proveedores– Saldo de proveedores previstos (no importa si esta o no

facturada, se alimenta de reserva)

– Saldo de proveedores según comprobantes (se alimenta de facturas recibidas y pago realizados)

– Conciliación facturas proveedores, este listado permite comparar costos, pagos y facturas de proveedores.

• Informe tarifarios y control de carga de precios. – Tarifarios de hoteles, de servicios, de rutas, de

paquetes de terceros, de

• Informe para presentación administrativa:– Facturas de clientes (subdiario de ventas)– Facturas de proveedores (subdiario de compras)

• Informes asociados a caja– Listado de Caja– Comprobantes asociados a cobranzas.– Comprobantes asociados a Pagos.– Mayores de la cuenta Caja.– Cheques/Tarjetas, se puede saber los cheques a

cubrir, o los cheques y tarjetas en cartera.

• Informes asociados a prestaciones y ocupación– Rooming de operadores (de detalle de reserva,

itinerario, por estatus y varios filtros mas)– Transportes (de vuelos y transportes terrestres)– Cupos Transportes– Cupos Hotelería.

• Otros listados– De Reservas y costos, se pueden utilizar para calcular

comisiones de vendedores según escala de comisión definida en maestro de vendedores.

– Estadísticas de presupuestos.

– Vencimientos de cobros y pagos, asignación de vencimientos de cobros y pagos por detalle reserva.

– Estado de cuenta clientes y proveedores, analítico por reserva de los cobros , pagos y costos de cada reserva.