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SISTEMAS DE CONTROL
Capitulo octavo
Contenido
• Control en la empresa
• El control como sistema
• Esquema del proceso del control
• Actuación del control
• Características del sistema de control
• Objeto del sistema de control
• El control integrado de gestión
EL CONTROL EN LA EMPRESA
El control es la esencia del funcionamiento de la
empresa como un sistema, ya que gracias a ello es
posible mantener una dirección y conseguir un
objetivo.
El control ha existido, lógicamente en toda
organización industrial y económica. En efecto, la
empresa debe procurar dos cosas:
Cuidar que sus planes se cumplan.
Distribuir económicamente la utilización de sus
recursos.
Fases caso de navío caso de una empresa
o de un servicio
Objetivos y programas Destino y ruta
Rumbo dado al timonel
Presupuesto
Valoración de las
realizaciones,
comprobación de
diferentes
Brújula (plazo
inmediato)
Contabilidad de las
realizaciones
Desviaciones respecto
del presupuesto
Acciones correctivas Rectificación del timón
(plazo inmediato)
Rectificación del rumbo
Decisiones de los
responsables para
restablecer la
conformidad entre
presupuesto y
realización
EL CONTROL EN LA EMPRESA
Acciones correctivas
Valoración de las
realizaciones,
comprobación de diferentes
Objetivos y programas
EL CONTROL COMO SISTEMA
El control se ve influido en su desarrollo por una
serie de circunstancias de las cuales dos de las
más significativas puede ser: estilo de dirección y
planificación.
EL CONTROL COMO SISTEMA
El sistema de control persigue un objetivo
de eficacia:
◦ Conseguir los objetivos de toda índole,
dentro de los plazos oportunos.
◦ Conseguirlos con economía de medios
◦ Mantener motivado al equipo humano
implicado en su consecución
Vertiente de las desviaciones
◦ Factores endogenos
◦ Factores exogenos
EL CONTROL COMO SISTEMA El control se centra en los siguientes puntos:
Conocer y evaluar los resultados
reales de la actividad.
Comparar estos resultados con el
comportamiento predeterminado
en forma de planes corporativos.
Analizar y evaluar las desviaciones
buscando las causas que las
motivaron.
Una vez conocidos los factores y
analizadas las causas de los
resultados, ajustar las realizaciones
posteriores de forma que una
nueva acción se consiga un mayor
acercamiento a los objetivos.
control y cibernética
La empresa tiende en la actualidad de aprovechar
de esta ciencia aspectos en los que pueda
descubrir nuevas formas de llevar a cabo su ciclo
activo de modo que se integre con el medio y
con sus reacciones.
ESQUEMA DEL PROCESO
DEL CONTROL El diseño del sistema obedece a una estructura
interna del mismo, en la cual su dinámica es cíclica
e incluye un elemento decisorio en su actuación.
ESQUEMA DEL PROCESO
DEL CONTROL Existe un conjunto de fases a través de las cuales se
establece el mecanismo para la puesta en práctica del
control, pudiendo resumirse en los puntos siguientes:
Determinación de la características objeto de control
Establecimiento de los puntos de control.
Desarrollo de un método con sensibilidad capaz de
medirla característica controlada.
Desarrollo de un mecanismo de comparación de la
información de los resultados con los objetivos,
evaluando las condiciones del medio.
Fijación de la política o tablas de decisión dentro de
cuyo entorno ha de producirse la decisión.
Determinar quién o qué ha de decidir.
ESQUEMA DEL PROCESO DE CONTROL
ESQUEMA DEL PROCESO DE CONTROL
Además conviene destacar que el sistema
requiere de la determinación de características
de variables a controlar.
a) Determinar una característica debe tenerse en
cuenta el subsistema que posteriormente debe
utilizarla para procesarla con un arreglo a sus
objetivos.
ESQUEMA DEL PROCESO DE
CONTROL
b) La estrategia del control reside en adoptar los
puntos de vista de la actividad que de modo más
económico permitan conocer e influenciar su
desarrollo.
ESQUEMA DEL PROCESO DE
CONTROL
c) Otro aspecto que debe ser considerado bajo
un concepto de sistema es el de los niveles del
control.
ACTUACION DEL CONTROL
Para comprender el control, es necesario situar previamente la posición de la empresa como ente económico, una de cuyas principales características es la de trabajar con recursos limitados que han debe aplicar racionalmente para optimizar la consecución de su actividad.
Para la producción, requiere de factores de producción (capital, trabajo, instrumentos materiales) Así queda delimitada la empresa en sus dos aspectos económico: producción y consumo.
ACTUACIÓN DEL CONTROL
Pero entre las cantidades de lo producido y de lo consumido, han de existir unas determinadas relaciones las cuales son función de:
a) Las propiedades de lo producido y los medios empleados, así como las técnicas empleadas en su producción (relacionados del sistema técnico).
b) La ecuación fundamental de la rentabilidad, que exige un equilibrio entre lo ingresado y lo consumido (relaciones del sistema económico).
Mockler establece las áreas siguientes: que caben considerar en una visión situacional de control:
1. Identificar los factores clave de las operaciones de la empresa que deben ser controlados para conseguir unos resultados buscados en antemano.
2. Especificar las bases para el establecimiento de estándar de rendimiento para cada factor clave.
3. Definir la información – los datos estadísticos, contables y operativos – que deben ser captados para medir situación y rendimiento.
4. Establecer una estructura de informes que identifiquen el rendimiento en cada área de control, relacione causas y efecto.
ACTUACIÓN DEL CONTROL
CARACTERISTICAS DEL
SISTEMA DE CONTROL CLARIDAD Y
SIMPLICIDAD
Permite efectuar las
posibles correcciones
en un periodo más
adecuado, con las
consiguientes ventajas
para el funcionamiento
del organismo social.
CARACTERISTICAS DEL
SISTEMA DE CONTROL
ADAPTABILIDAD
Un control debe se
capaz, de llevar en sí
mismo el mecanismos
de regulación, que lo
haga adaptable a las
circunstancias que así
lo exijan.
CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
EFICACIA Y EFICIENCIA
La medida de la eficiencia de
un sistema de control, reside
en su capacidad para
producir medidas correctivas
para el sistema
administrativo, en los
momentos oportunos.
La eficacia por su parte, es
una cualidad de gran interes
para el dirigente, puesto que
la rentabilidad de todo
sistema de control es
fundamental.
CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
CONTINUIDAD
Ésta debe llamar la
atención al dirigente,
sobre el hecho de que
no controla
exclusivamente, por
comparaciones en
momentos prefijados,
para luego olvidar por
completo el asunto
hasta la siguiente
comparación.
CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
OBJETIVIDAD
Todo control debe
alejarse en lo posible, de
lo subjetivo, buscando el
conocimiento de
aquello que es
mesurable en mayor
medida, mientras ello
sea factible.
CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
ADECUACION
Para que los resultados
alcanzados por un
dispositivo de control,
sean operantes y
significativos, ha de estar
el mismo
adecuadamente
establecido, respecto de
la función o actividad
objeto de control.
CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
OPORTUNIDAD
Esta característica,
también pertenece al
sistema de información,
la razón, porque el
control se refiere a la
oportunidad de conocer
las desviaciones y
corregirlas. La
información sobre toda
posible desviación de los
planes, debe llegar al
administrador dentro de
un plazo, en el que sus
efectos pueden ser
determinados y en que
medidas correctivas
tengan valor.
OBJETO DEL SISTEMA DE
CONTROL ASEGURAR LA EFICACIA Y EFICIENCIA
DE LA ACTIVIDAD. Esto se logra a través
de:
a) conseguir los objetivos en los plazos
indicados.
B) conseguir con economía de medios
OBJETO DEL SISTEMA DE
CONTROL Se basa en la comparación de dos hechos
necesariamente anteriores a el: la planificación
y el desarrollo de la actividad. Pudiendo
desglosarse el objeto de la manera siguiente:
- Comparar los resultados de la actividad de
los objetivos asignando a los responsables de
obtener dichos resultados.
- Suministrar información sobre el tipo de
magnitud de las desviaciones que pueden
producirse entre lo planificado y los resultados.
OBJETO DEL SISTEMA DE
CONTROL - Conocer las causas por las cuales se
producen las desviaciones para modificarlas favorablemente en lo posible, actuando tanto sobre los factores endógenos como exógenos.
- Apoyar y guiar la actuación de los ejecutores manteniendo sus esfuerzos en línea con los objetivos perseguidos.
- Verificar que todos los recursos y medios de la compañía son utilizados en la cuantía prevista en el cumplimiento de los objetivos de la misma.
COMPONENTES DEL
SISTEMA DE CONTROL
Son:
CONTROL OPERACIONAL
- Control de actividad
- Control de resultados
CONTROL INTEGRADO DE GESTION
COMPONENTES CONTENIDO
CONTROL
OPERACIONAL
CONTROL DE ACTIVIDAD
Supervisión. Medida de Progreso de la
actividad. Comprende a la ejecución y
administración.
Controla la actuación, conducta y técnica
Se basa en información primaria
CONTROL DE RESULTADOS
Basado en la información elaborada y
primaria.
Medida en periodos de tiempo determinados.
Comparación con los objetivos planificados
Qué y cómo se está
realizando
Qué y cómo se ha
realizado frente a lo
que se deseaba
realizar
CONTROL
INEGRADO DE
GESTION
Resultados de actividad y gestión con un alto
grado de síntesis y elaboración, tratando
áreas funcionales completas integradas entre
si. Este control se establece escalonadamente
para los dirigentes
Integración de los
anteriores para el
Nivel dirección
EL CONTROL INTEGRADO DE
GESTIÓN
El control de resultados
El control de resultados afecta a todos los
puntos focales de responsabilidad pero en
forma distinta atendiendo a:
1. El ámbito funcional que abarcan
2. El nivel de actividad
3. El grado de síntesis preciso para su
captación rápida
COMPONENTES Nivel de actividad
al que se dirige
Nivel de objetivos
que control
Plazo máximo de
comparación
CONTROL
INTEGRADO
Dirección Político
Estratégico
Hasta cinco años
CONTROL DE
GESTION
Gestión Logístico - táctico Hasta un año
CONTROL
OPERACIONAL
Supervisión operativo Hasta un mes
Objeto del control integrado de
gestión:
1. Proporcionar al nivel directivo de la compañía el
conocimiento de los resultados(productividad, gastos)
2. Disponer de un instrumento de control global que
interrelacione todos los aspectos de la compañía
3. Mantener un instrumento de regulación de la actividad de
la empresa que permita la puesta en práctica del principio
de excepción(dejar tareas estandarizadas y rutinarias
estandarizadas y rutinarias al personal de operaciones)
4. Proporcionar a los directivos información económica sobre
la evolución del beneficio de la empresa expresando el nivel
de gastos habidos en todo el ámbito de la misma así como
la aplicación de los recursos señalando cualquier posible
desviación de los estándares previstos.
Características del control
integrado de gestión.
SÍNTESIS. En su objeto se indica que persigue alimentar la toma
de decisiones directiva; por tanto, los datos y toda la información
en el contenida deben poder comunicar su contenido sin requerir
un empleo de tiempo que haga inútil su aplicación.
SIGNIFICACIÓN. Se debe tratar que en aspectos tales como
gastos, el conocimiento que se le proporciona al directivo se halle
expresado en forma similar a como la compañía lleva en conjunto
las cuentas relativas a dichos gastos.
PERIODICIDAD. Nos conduce a considerar que la mecánica de
control integrado de gestión estriba en la presentación de la
información en periodos fijos de tiempo, previamente
establecidos.
FORMALIDAD. Se refiere a la normalización de la presentación de
datos, hecha a través de impresos especialmente diseñados al
efecto, gráfico, etc.
EL PROCESO DE CONTROL
Sigue las siguientes fases:
1. Determinación de las características objeto de control
2. Establecimiento de puntos de control
3. Desarrollo del método con sensibilidad capaz de medir la caracterisitca controlada.
4. Desarrollo de un mecanismo de comparacion de la informacion obtenida como consecuencia de la puesta en práctica de lo indicado en el punto anterior, con la información, incorporando los datos producidos al sistema de información.
Determinación de la característica. -¿Qué objetivos hay que cumplir?
-¿Qué está ocurriendo en la actualidad?
Estas características han de representar a la actividad y sus resultados; pero de manera general pueden seleccionarse de forma que se cubran las siguientes áreas:
Características de gasto
Características de capital
Características de ingresos
Características planificación
Características de los factores endógenos y exógenos
EL PROCESO DE CONTROL
EL PROCESO DE CONTROL
Establecimiento de puntos de Control
¿Dónde controlar?
El ejecutivo debe escoger ciertos puntos que le
merezcan atención especial y vigilando éstos se
podrá asegurar que la operación global se
desarrolla de acuerdo con lo planificado.
Los puntos de control pueden fijarse como
orgánicamente definidos e institucionales.
Jerárquicamente y con arregla al nivel de actividad
que les corresponde.
EL PROCESO DE CONTROL
Desarrollo de un método de medición.
Estos modelos consisten esencialmente en las técnicas del control, con cuya puesta en práctica se miden la actividad y los resultados. La elección de la técnica más adecuada a característica objeto de control responde a consideraciones del tipo:
Económico
Política
Influencia del factor tiempo
Motivación
Significatividad
Razones coyunturales
EL PROCESO DE CONTROL
Desarrollo de un mecanismo de
comparación y evaluación Comparar de la información de los
sucedido con las expectativas que se tenia.
A) Poseer previamente almacenada toda la información de planificación
B) Alimentar la información a los PFR
C) Realizar la comparación con base los estandares
Ciclo de
control
