Sistemas de Processamento de Transaes1. Introduo No nvel mais elementar, os sistemas de informao monitoram as atividades dirias, peridicas ou rotineiras de uma empresa como controle de estoque, folha de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais. Esse tipo de sistema de informao denominado de Sistema de Processamento de Transao (SPT). Os SPT, tambm denominados de Sistemas Empresariais Bsicos, executam e registram as transaes rotineiras necessrias para conduzir o negcio.

SPT SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAES

Uma transao o registro de um evento ao qual a empresa deve responder. Por exemplo, os dados sobre um pedido que acabam de ser registrados constituem uma transao. A empresa responde a essa transao atendendo ao pedido, ajustando seu estoque para contabilizar os itens utilizados para esse atendimento, gerando uma nota de embarque, embalando e despachando o pedido e enviando cobrana ao cliente. Desse modo, a transao aciona toda uma srie de eventos que atualizam os registros comerciais da empresa e produzem os documentos apropriados. 2. Funes dos SPT O principal objetivo dos SPT responder a questes rotineiras e acompanhar o fluxo de transaes atravs da organizao como: Quantas peas existem em estoque? O que aconteceu com o pagamento de Jonata Oliveira? Quantos empregados foram pagos no ms? Sendo assim, os SPT do suporte s funes bsicas da empresa, resolvendo questes a nvel operacional da empresa. No nvel operacional as informaes para solues so estruturadas, pois se baseiam em procedimentos padronizados e rotineiros. Portanto, os problemas a nvel operacional so resolvidos em curtssimo prazo. Exemplo: Por exemplo: a deciso de pagar um empregado ativo fundamenta-se em dois critrios predefinidos: o empregado est na folha de pagamento e trabalhou esta semana?. Uma deciso destas no requer muita deliberao da direo. Tudo que precisa ser verificado se o empregado satisfaz a esses critrios. Em conseqncia, esses sistemas so utilizados principalmente por pessoas com pouca ou nenhuma responsabilidade funcionrios de folha de pagamento, da entrada de pedidos ou promotores de lojas. Os sistemas no exigem pouca ou nenhuma deciso das pessoas que os operam. Os SPT capacitam as organizaes a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas so importantes

fornecedores de dados para o nvel operacional da empresa e tambm para os nveis mais elevados da empresa (gerncias ttica e estratgica). 3. Origem dos dados de um SPT Embora grande parte das informaes dos SPT provenha de dentro da empresa, esses sistemas tm que lidar com clientes, fornecedores e fatores externos a empresa. Por exemplo, um sistema de processamento de pedidos conter dados de clientes; um sistema de compras conter dados de fornecedores; um sistema de recursos humanos dever incorporar normas governamentais relativas a segurana no trabalho, ao desemprego e as prticas contbeis de benefcios. Assim, os SPTs ajudam a solucionar problemas que dizem respeito ao relacionamento da empresa com seu ambiente externo. 4. Entrada, Processamento e Sada SPT Como mostrado na figura 1 cada transao do SPT requer: Entrada e coleta de dados: Origem dos dados de entrada: digitao, cartes, scanners, entrada de udio. Quando necessrio agilidade na coleta de dados, scanners e outras mdias de entrada podem ser utilizados. Processamento e armazenamento Manipulao dos dados ou processamento: processo de execuo de clculos sobre os dados, classificao dos dados, disposio dos arquivos em categorias, sumrio de resultados. Armazenamento: aps completar a manipulao dos dados, a transao de dados armazenada pelo SPT. O armazenamento de dados envolve a colocao dos dados da transao em um ou mais banco de dados.Importncia do Armazenamento SPT: uma vez armazenadas as informaes em bancos de dados, essa informao pode sofrer um processamento e manipulaes adicionais para outros sistemas, auxiliando o apoio deciso pelos gerentes. Os SPTs so os principais fornecedores de dados para os sistemas de informao que do suporte aos gerentes que se deparam com problemas menos estruturados. Assim, enquanto um banco de dados de transaes pode ser considerado um subproduto de um processamento de transaes, ele pode ter forte efeito sobre quase todos os sistemas de informao e processos de tomada de decises na organizao.

Sadas: Gerao de documentos e relatrios: Mercadorias acabadas, documentos, etiquetas de embalagens ou pedidos de compras.Outras formas de sadas: dados fornecidos para outros sistemas utilizarem pelos gerentes. Os SPTs so os principais fornecedores de dados para os sistemas de informao que do suporte aos gerentes de nvel intermedirio, que fazem uso de resumo de dados das transaes para monitorar e controlar o desempenho da empresa. Exemplo: um relatrio tpico de um gerente intermedirio do departamento de vendas de uma empresa o resumo das transaes de vendas de cada regio de vendas relativo a um ms ou um ano.

Entrada

Online

Cartes

Scanners e Sensores

De udio

Entrada

Processamento de Transaes Registrar Executar Listar Juntar Ordenar

Produtos

Document os

Dados para outros sistemas

De udio

Sada

Figura 1: O SPT o suporte principal de uma empresa porque ele executa os procedimentos bsicos que mantm a empresa funcionando. O sistema recebe as entradas relacionadas a uma transao, efetua seu processamento e produz sadas que possibilitam que a empresa continue funcionando.

5. Caractersticas de um SPTOs sistemas de processamento de transao tm inmeras caractersticas gerais relevantes a aplicaes mais especficas. Estas caractersticas incluem: Uma grande quantidade de dados de entrada; Uma grande quantidade de sada; Necessidade de processamento eficiente para lidar com grandes quantidades de entradas e sadas; Capacidade de entrada e sadas rpidas; Alto grau de repetio no processamento; Computao simples (Adio, Subtrao, Multiplicao e Diviso); Grande necessidade de armazenamento; Atualizao de arquivos segura e eficiente; Impacto grave e negativo sobre a organizao em caso de pane ou falha de operao.

8. Sistemas de Processamento de Transaes BsicosOs sistemas de informao transacionais geralmente so classificados de acordo com o tipo de sistemas empresarial bsico para todas as suas principais reas funcionais, conforme discutido na apostila 3.

Fabricao e produo; Vendas e Marketing; Finanas e contabilidade; Recursos Humanos A seguir vamos estudar a funcionalidade desses sistemas empresariais e qual a interao entre eles. 8.1 Sistemas Bsicos de Fabricao e Produo

6. Sistemas Tolerantes a Falhas Imaginem se os clientes de um banco ficassem sem caixas automticos, o transtorno e prejuzo que isso poderia causar ou se uma loja de varejo ficasse sem comunicao entre os pontos de vendas, servidor e as empresas de carto de crdito? Como seria atualizado o estoque? Como verificaria clientes inadimplentes? Algumas empresas como as lojas de varejo e os bancos tm pesados requisitos de Processamento de Transao Online (PTOL) com numerosas solicitaes de informaes e modificaes de arquivos ocorrendo a todo instante. Seus sistemas de processamento de transao online, nos quais macias quantidades de transaes so processadas a cada instante, podem causar grandes perturbaes empresariais se tiverem problemas de processamento. Para evitar essas calamidades, muitas empresas com requisitos pesados de PTOL contam com sistemas de computadores tolerantes a falhas com hardware extra, software e suprimento como backups contra falhas dos sistemas. Eles podem utilizar rotinas de software ou lgica de autoverificao para detectar falhas de hardware e passar automaticamente para um dispositivo reserva. As peas podem ser retiradas ou consertadas sem interromper o sistema de computador. 7. Mtodos de Processamento de Transaes Como j discutido nas apostilas anteriores existem 2 tipos de processamento de transaes: batches (em lotes) e online. No processamento batch as transaes so coletas em lotes para posterior processamento. No processamento online as transaes so processadas imediatamente aps a coleta pela mdia de entrada.

Os sistemas de informao podem dar suporte s funes de produo e fabricao, fornecendo dados para operar, monitorar e controlar o processo de produo. Eles coletam dados e produzem relatrios concernentes situao das tarefas de produo, estoque, compras e fluxo de bens e servios. Os sistemas de compras mantm dados sobre itens adquiridos para o processo de produo, como arquivos sobre fornecedores, preos de itens adquiridos e itens pedidos. Os sistemas de recebimento mantm dados sobre bens adquiridos e suas datas de entrega e fornecem informaes para as funes de produo, estoque e contas a pagar. Os sistemas de expedio acompanham a colocao de produtos acabados no estoque e as remessas para clientes; essas informaes depois so passadas para o estoque e para contas a receber. Os sistemas de estoque monitoram os nveis de estoque, as rupturas de estoque e a localizao e a distribuio de estoque na organizao. Os sistemas de materiais monitoram a utilizao de materiais no processo de produo. O sistema lista de materiais inventaria as matrias-primas e as peas componentes necessrias para fabricar um determinado produto. O sistema de custo de mo-de-obra acompanha a utilizao dos recursos de pessoal no processo de produo, e os sistemas de equipamentos monitoram os custos do equipamento e da produo. Os sistemas de controle de qualidade monitoram os processos de produo para identificar variaes em relao aos padres e controle de qualidade.

Os sistemas de controle de processos monitoram os processos fsicos de produo em andamento. Os sistemas de controle de mquinas monitoram o funcionamento das mquinas. Geralmente, a robtica utilizada para o controle inteligente das mquinas. A robtica utiliza dispositivos eletrnicos que se assemelham aos humanos (como movimento e vises) capazes de controlar as suas prprias atividades.8.1.1 Importncia para os outros sistemas

Os sistemas de ponto-de-venda coletam dados sobre venda no local em que elas ocorrem por meio de scanners manuais ou registros de caixa. Os sistemas de informaes sobre crdito de clientes fornecem aos representantes de vendas ou aos gerentes informaes sobre o crdito mximo que pode ser concedido a um cliente; eles tambm podem conter informaes sobre histricos de crdito. Esses sistemas muitas vezes so integrados aos sistemas de processamento de pedidos e aos de contabilidade. 8.2.1 Importncia para os outros sistemas Os dados sobre processamento de pedidos e de ponto-de-venda, por exemplo, so usados no s para acompanhar vendas, mas tambm para que os sistemas de informaes gerenciais sobre vendas ajudem os gerentes de vendas a avaliar o desempenho das vendas ou estabelecer os alvos das vendas. Os sistemas de vendas tambm so vinculados aos sistemas funcionais de outras reas funcionais, como o sistema de compras e o de contas a receber. 8.3 Sistemas Bsicos de Contabilidade e Finanas Os sistemas de contabilidade mantm registros referentes ao fluxo de fundos nas empresas e produzem demonstraes financeiras, como balanos e demonstraes de lucros e perdas. Os sistemas de finanas mantm registros concernentes utilizao e gerenciamento da empresa. 8.3.1 Contabilidade Sistemas de contas a receber mantm registros de importncia devida pelos clientes e informaes de crditos, com base em faturas de clientes e datas de pagamento. Sistemas de conta a pagar registram as importncias devidas a credores da empresa. Eles geram cheques para as faturas pendentes e relatam transaes de pagamento. Sistemas livro-razo utilizam dados das contas a receber e a pagar, dados da folha de pagamento e de outros sistemas contbeis para registrar as receitas e despesas da empresa. Eles produzem demonstraes de lucros e perdas, balanos, balancetes do livro-razo e outros relatrios. Sistemas de folha de pagamento s vezes so tratados como sistemas de recursos humanos, mas tambm desempenham importantes funes contbeis. Eles calculam e produzem os pagamentos a empregados, declaraes de imposto de renda e para as autoridades dos impostos estaduais e locais e relatrios sobre pagamentos.

Alm de executar essas tarefas, os sistemas de fabricao e produo so importantes fontes de dados para outros sistemas. Eles interagem com o estoque da empresa, o processo de processamento de pedidos e os sistemas de contabilidade e fornecem dados para a gerncia de nvel mdio e de topo. 8.1.2 Sistemas de Fabricao Integrada ao Computador (FIC) Os FIC renem todos os sistemas de computador utilizados na fabricao projetos assistido por computador, fabricao assistida por computador, engenharia assistida por computador e planejamento de recursos de fabricao, substituindo ilhas de automatizao descoordenadas por total integrao e controle. 8.2 Sistemas Bsicos de Venda e Marketing No nvel mais elementar, os sistemas de informao do suporte funo de vendas e marketing facilitando a movimentao de mercadorias e servios dos produtores para os consumidores. Esses sistemas coletam e processam dados rotineiros e repetitivos para localizar clientes, oferecer servios, processar vendas e pedidos e autorizar vendas a clientes. Os sistemas de suporte a vendas ajudam o pessoal de vendas a identificar possveis clientes, fazer contato com clientes e acompanhar uma venda. Esses sistemas registram e acompanham clientes potenciais e os contatos com clientes. Eles podem incluir informaes como nome, endereo e preferncias de produtos de clientes potenciais ou clientes antigos. Os sistemas de telemarketing controlam a utilizao do telefone para contato com os clientes, oferecimento de produtos e verificao do andamento de vendas. Os sistemas de processamento de pedidos registram e processam pedidos de vendas pelo acompanhamento da situao dos pedidos, pela emisso de faturas e muitas vezes pela produo de dados para a anlise de vendas e controle de estoque.

8.3.1 Importncia para os outros sistemas8.2.2 Finanas

Sistemas de gerncia de caixa: monitoram as despesas e as receitas de caixa. As empresas utilizam essas informaes para identificar excessos de fundos que podem ser depositados ou investidos para gerar renda adicional. Os sistemas de gerncia de caixa tambm podem produzir previses de fluxo de caixa que os gerentes podem utilizar para planejar e desenvolver alternativas estratgicas de investimentos. 8.3 Sistemas Bsicos de Recursos Humanos Os sistemas bsicos de recursos humanos lidam com recrutamento, a colocao, a avaliao de desempenho, a remunerao e o desenvolvimento da carreira dos funcionrios de uma empresa. Esses sistemas coletam dados relativos aos empregados e do suporte a tarefas repetitivas e rotineiras como contratao de novos empregados, promoes, transferncias e demisses, mantendo registro dos benefcios e beneficirios dos empregados. Os sistemas de manuteno de registros sobre o pessoal mantm dados bsicos como, nome, endereo, estado civil, dependentes, idade, categoria para o imposto de renda e avaliaes de cargos, alm de registrar transaes de contrataes, demisses, transferncias, promoes e avaliaes de desempenho. Os sistemas de acompanhamento de candidatos a empregos mantm dados sobre candidatos a empregos e fornecem relatrios para satisfazer os regulamentos federais, estaduais e locais sobre contratao de pessoal. Os sistemas de cargos, ao contrrio, no mantm informaes sobre empregados, e sim sobre os cargos da empresa. Um cargo pode ser definido como uma vaga no organograma da empresa. Os sistemas de cargos mantm dados sobre cargos ocupados e vagos e monitoram as transaes relativas a cargos e indicaes de empregos. Os sistemas de treinamentos e habilidades mantm registros do treinamento e da experincia de trabalho de empregados, interesses, habilidades especiais e proficincia. Esses sistemas podem identificar empregados com habilidades apropriadas para determinados cargos. Os sistemas de benefcios mantm dados sobre empregados, como seguros de vida, seguros de sade, penses e outros benefcios, e monitoram transaes como mudanas nos beneficirios e cobertura de benefcios.

Os sistemas bsicos de recursos humanos tambm podem fornecer dados para gerentes ou para outros sistemas que atendem especificamente a alta administrao. Por exemplo, os sistemas de cargos so usados para a anlise gerencial dos problemas de rotatividade e estratgias de recrutamento, bem como o planejamento de substituies. 9. Aplicaes do processamento de transaes 9.1 Componentes de um SPT As descries das aplicaes comerciais que os sistemas computadorizados de processamento de transaes executam so vrias, mas estudaremos apenas alguns casos. Apesar do nmero de variedades de aplicaes, muitos SPTs compartilham componentes comuns. A figura 2 mostra os principais componentes de um SPT tpico e como eles trabalham em conjunto.

figura 2: Componentes principais de um sistema de processamento de transaes.

O arquivo principal um grupo permanente de registros armazenados em um dispositivo de armazenamento. Por exemplo, uma fbrica teria um arquivo principal de estoque, um arquivo principal de clientes e um arquivo principal de empregados. Estes arquivos devem ser atualizados, a fim de garantir a exatido e atualizao dos dados antes que seja iniciado o processamento de transaes.

O arquivo de transaes um arquivo que contm transaes ou atividades empresariais que afetam o arquivo principal. Um pedido de venda ou um carto de ponto de empregado que contenha o nmero de horas que o empregado trabalhou durante a semana so exemplos de arquivos de transaes. Uma vez completado o processamento, os tipos principais de sadas de um SPT so documentos de rotina como cheques de pagamentos, faturas, listas e etiquetas de expedio, relatrios administrativos e outras sadas como resultados e relatrios. Uma das primeiras funes comerciais a serem computadorizadas foi a contabilidade. Alm das funes tradicionais de contabilidade, outras aplicaes importantes formaram um tpico SPT para empresas: processamento de pedidos, faturamento, controle de estoque, contas a pagar e receber entre outros. 9.2 Inter-relao entre os diversos SPT de uma empresa Nas diversas aplicaes importante observar a caracterstica de interrelacionamento entre as diversas funes da empresa. Para uma determinada aplicao, diversos departamentos funcionais so inter-relacionados. A figura 3 ilustra as inter-relaes de diversos sistemas de processamento de transao de uma empresa.SPT RECEBIMENTOS E DESEMBOLSOS DE CAIXA

Figura 3: Inter-relaes de diversos sistemas de processamento de transao de diversas reas fucionais de uma empresa. Observe como eles se relacionam entre si em termos de fluxos de entrada e sada.

8.1 Estudo de caso 1: Processamento de Pedidos

Processame nto de pedidos

Fatura

Contas a receber

Recebiment o de caixa

LivroRazo Geral Relatrios Financeiro sPROCESSAMENTO LIVROS CONTBEIS

Anlises de Vendas

Contas a pagar

Desembols os de caixa

Sistema de processamento de pedidos: os pedidos podem ser adquiridos por 3 meios (internet, correio e telefone) pelos clientes ou por representantes de vendas para o departamento de processamento de pedidos, onde eles entram no sistema e so processados. Esta aplicao afeta as aplicaes de contabilidade, estoques, depsito de mercadorias, finanas e faturamento.

SPT VENDAS SPT COMPRAS

Compras

SPT FOLHA DE PAGAMENTO

Folha de Pagamento Controle de Ponto

Processame nto de inventrio

8.2 Estudo de caso 2: Controle de Estoque

Uma aplicao de Controle de Estoque. O controle de estoque est seqencialmente entre o processamento dos pedidos e o faturamento. Os pedidos entram no sistema e so comparados ao estoque disponvel. Uma lista de picking produzida para ajudar os funcionrios dos depsitos de mercadorias a localizar e expedir os itens pedidos pelos clientes. A nota de embarque do depsito de mercadorias d a partida lista de picking, bem como um documento detalhando aos itens embarcados, descontos e itens no-disponveis. Este segundo documento, chamado fatura, enviado aos clietnes. A nota de embarque tambm d incio aos ajustes ao nvel do estoque para fins de entrada de pedidos.