EJE TEMATICO NO. 3

DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA

Lucy Esther Lázaro Vergel

María C. Brochero

Juliana Trejos Cata

Aida Yolima Martínez Huertas

DOCENTE

Jorge Mario Zuluaga Campuzano

ASIGNATURA

Análisis y Diseño de Sistemas de Informacion

Universidad del Quindío

Programa Ciencia de la Informacion y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística

Octubre 20121

INDICE

Pag.

Introducción 3

Dispositivos de Entrada 5

Aspectos que guían el diseño de Entrada 12

Captura de datos para la Entrada 20

Calidad del Sistema 25

Controles del sistema 27

Bibliografía 29

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La implantación y uso de los sistemas de información haasegurado a muchas empresas el éxito en el logro de susobjetivos.

Un sistema de información realiza 4 actividades básicas:entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de lainformación. En este trabajo nos vamos a ocupar de laEntrada de la información, entendiendo la importanciaque esta tiene en el diseño exitoso de un sistema deinformación. Desarrollaremos temas importantes en eldiseño de las entradas, tales como los dispositivos deentrada, los aspectos a tener en cuenta en el desarrollo deun sistema, la captura de datos, la calidad y los controlesdel sistema.

DISEÑO DE LAS ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA

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Entrada de información: es el proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

DISPOSITIVOS DE ENTRADA

Un dispositivo de entrada se utiliza paraintroducir datos o instrucciones en unacomputadora. Ejemplos de dispositivos deentrada:

a. Ratón y teclado.b. Cámara digital y videocámara digital.c. Dispositivo de autenticación biométrica.d. Pantalla táctil.F. Escáner.

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RATON Y TECLADOSon los dispositivos de entrada que con más frecuencia se utilizan. El ratón se utiliza para navegar por la interfaz de usuario gráfica (GUI, Graphical User Interface), mientras que el teclado se utiliza para introducir comandos de texto que permiten controlar la computadora.

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b. Cámaras digitales y las videocámaras digitales

Crean imágenes quepueden almacenarse enun medio magnético.La imagen se almacenacomo un archivo queluego puedevisualizarse,imprimirse omodificarse.

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c. Identificación Biométrica

Utiliza características que son exclusivas de cada persona, como las huellas dactilares, el reconocimiento de la voz o el análisis de la retina.

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d. Pantalla TáctilEs un panel transparente

sensible a la presión. La computadora recibe instrucciones específicas sobre el lugar de la pantalla en el que el usuario ha tocado.

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Lector de códigos de barras

Un es un tipo de escáner que lee los códigos de barras UPC (Código de producto universal, Universal Product Code). Se utiliza ampliamente para poner u obtener el precio de los productos y como fuente de información de inventario.

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f. Escáner

Un escáner digitaliza unaimagen o un documento. Ladigitalización de la imagen sealmacena como un archivoque puede visualizarse,imprimirse o modificarse.

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ASPECTOS QUE GUIAN EL DISPOSITIVO DE ENTRADA

El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. En este diseño existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta, estos son:

1. Objetivos del Diseño de Entrada.

2· Captura de Datos para la Entrada.

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1. OBJETIVO DEL DISEÑO DE ENTRADA

Consiste en el desarrollo de especificaciones yprocedimientos para la preparación de datos, larealización de los procesos necesarios para ponerlos datos de transacción en una forma utilizablepara su procesamiento. La entrada de los datos selogra al preparar al sistema para que lea ya seadocumentos escritos, impresos o por personas quelos escriben directamente al sistema.

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OBJETIVOS QUE CONTROLAN LA CANTIDAD DE ENTRADA REQUERIDA

a) Control de la Calidad de Entrada

b) Evitar los Retrasos

c) Evitar los errores en los Datos

d) Evitar los pasos Adicionales

e) Mantener la sencillez del Proceso

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A. Control de la calidad de Entrada

Existen varias razones por las cuales un buendiseñador debe controlar la cantidad de datos en laentrada: las operaciones de preparación y entradadependen de las personas dado que los costos demano de obra son altos y la preparación de ingresode los datos también lo son.

La fase de entrada puede ser un proceso lento quetoma mucho mas tiempo que el que necesitan lascomputadoras para realizar sus tareas.

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B. Evitar los Retrasos

También conocido con el nombre de cuello debotella, los retrasos son siempre detalles que elanalista evita al diseñar la entrada; una forma deevitarlos es utilizar los documentos de retorno.

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C. Evitar los errores en los Datos

La tasa de errores depende de la cantidad de datos,ya que entre mas pequeña sea ésta, menores seránlas oportunidades para cometer errores. Porejemplo, es común encontrar en las operaciones deventas por lo menos un 3% de errores en lasoperaciones de entrada de datos.

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D. Evitar los pasos adicionales

Algunas veces el volumen de transacciones y lacantidad de datos en preparación es algo que no sepuede controlar por ello el analistaexperimentado, evitara diseños para la entrada quetraigan una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya seaañadir o quitar pasos cuando se alimenta un procesomuchas veces al transcurso de un día.

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E. Mantener la sencillez del Proceso

El sistema mejor diseñado se ajustará a los usuariosy al mismo tiempo, estos proporcionarán métodospara el control de los errores. Cuesta trabajo que losusuarios acepten sistemas complejos o confusos yque no ofrezcan ninguna garantía para el éxito en lainstalación de los mismos.

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2. CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA

Las decisiones sobre qué datos capturar para la entradadel sistema se toman entre analistas de sistemas yusuarios de sistemas, permitiendo a la computadorahacer el resto.Las computadoras pueden manejar automáticamentelas tareas repetitivas, tal comoregistrar la hora de la transacción,calcular nuevos valores de entrada, almacenar yrecuperar datos en el pedido.

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Lineamientos para la captura de datosEn este paso se escogen cuales datos deben ser capturados enla entrada.

Existen dos tipos de datos que deben ser proporcionadoscomo entradas cuando se procesan transacciones:

1. DATOS VARIABLES: Son aquellos datos que cambian paracada transacción por ejemplo el nombre de una persona.

2. DATOS DE IDENTIFICACION: Es el dato que identifica enforma única el artículo que está siendo procesado.

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También es importante saber cuáles datos no deben ser proporcionados en la entrada, tales como:

1. DATOS CONSTANTES: Son los datos que se repiten para varias transacciones por ejemplo la fecha.

2. DETALLES QUE EL SISTEMA PUEDE RECUPERAR: Son los datos almacenados que el sistema puede recuperar con facilidad y rapidez de sus archivos.

3. DETALLES QUE EL SISTEMA PUEDE CALCULAR: Son los resultados que se pueden producir al pedir que el sistema utilice combinaciones de datos almacenados y proporcionados.

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DISEÑO DE DOCUMENTOS FUENTE

Los documentos fuente es la forma en que inicialmente secapturan los datos por ejemplo formularios.

Para diseñar un documento fuente primero se debedecidir qué datos deben ser capturados. Una vez hechoesto se desarrolla el diseño del documento y también sedeben incluir títulos que le indiquen al usuario comocompletar la información.

FORMA: La forma organiza el documento al colocar lainformación importante donde más llame la atención yestablece la secuencia apropiada de datos.

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TITULO Y CAPTURA DE DATOS: estos títulos indican al usuario que dato proporcionar y donde debe asentarlo. Los títulos deben ser claros y breves, con términos comunes que conozcan todas las personas.

METODOS DE CODIFICACION: estos métodos son utilizados para acelerar todo el proceso, controlar los errores y reducir la entrada de los mismos; con ello las condiciones, palabras, ideas o relaciones se expresan por medio de un código el cual es un número o un símbolo breve que se utiliza en vez de una descripción más larga.

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3. CALIDAD DE LA ENTRADA Recibir datos con el menor coste posible y sin errores.

(Lector de código de barras por ejemplo).

Evaluar la calidad e importancia relativa de los datosde entrada. La disposición de filtros hace que no sepueda pedir operaciones imposibles al ordenador. Elestablecimiento de jerarquías posibilita laracionalización de los recursos y el consiguientebeneficio operativo.

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Procesar la información sin corromperla ytransformarla para que sea útil al usuario, Existencasos en que los errores de redondeo inapreciablesconducen muchas veces a resultados absurdos einútiles.

Almacenar los datos de forma que estén accesiblescuando de requiera.

Ofrecer la información de acuerdo con lasnecesidades del usuario, distribuyéndola de la formamás conveniente.

4. Controles del Sistema Controles de entrada. El analista de sistemas debe

especificar los controles para evitar la entrada errónea al sistema de información. Para los campos críticos, el control de entrada implica verificar o volver a teclear. Si un campo es critico para la verificación de una entrada y está sujeto a errores de transcripción o transposición, como un numero de cuenta o el numero de identificación de un empleado, el analista también podría elegir anexarle un digito de verificación. En consecuencia, se debe decidir acerca de un algoritmo en particular de dígitos de verificación y documentarlo.

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Dependiendo del tipo de método empleado para la captura de datos, puede ser necesario realizar sobre la entrada varias pruebas de racionalidad. Estos controles de entrada se aplican en 4 niveles: 1. Campos, 2. Registros, 3. Lotes y 4. Archivos.Los controles deben reunir métodos, procedimientos, protocolos y políticas para proteger de manera segura la información, la exactitud y confiabilidad de sus registros y el seguimiento puntual de los estándares definidos previamente.Los controles deben ser sencillos, teniendo en cuenta que la simplicidad tiene mayor funcionalidad y aceptación por parte de los usuarios.

BIBLIOGRAFIA http://www.emagister.com/curso-pc-hardware-ordenador-3-

4/computadores-dispositivos-entrada

www.itpuebla.edu.mx/...DISENO/...

http://www.monografias.com/trabajos7/resi/resi.shtml

http://jimoscar.blogspot.com/2008/07/captura-de-datos-para-la-entrada.html

http://www.monografias.com/trabajos24/tics-empresas/tics-empresas.shtml

http://html.rincondelvago.com/importancia-de-la-informacion-en-la-empresa.html

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