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UNIÃO METROPOLITANA DE EDUCAÇÃO E CULTURA
FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
ATIVIDADE DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Curso: Sistemas de InformaçãoTurma: 10-ESemestre: 8o
Discente: Bárbara Pacheco De Andrade
LAURO DE FREITAS
2014
SUMÁRIO
1. Apresentação do Problema................................................................... 3
2. Questões............................................................................................... 6
3. Estrutura geral do problema................................................................ 18
3.1 Decomposição do problema...........................................................18
3.2 Principais atores.............................................................................19
4. Possíveis causas................................................................................. 19
5. Pontos não esclarecidos..................................................................... 19
6. Plano de solução................................................................................. 19
7. Técnicas utilizadas............................................................................... 20
8. Relação com a teoria............................................................................ 20
9. Conclusão............................................................................................. 21
10. Referências.......................................................................................... 22
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1. Apresentação do Problema
A X-MAN S.A. é uma empresa fundada há 30 anos e opera no ramo de
manutenção industrial. A empresa possui escritórios nos principais polos industriais
nacionais e atualmente opera em todas as regiões do país. A X-MAN conta hoje com
cerca de 3500 funcionários próprios, distribuídos entre a sua sede, escritórios
regionais e nas plantas industriais dos seus diversos clientes com os quais mantém
contratos de manutenção. As áreas de atuação dos clientes com os quais a X-MAN
opera, vão desde Indústrias Petroquímicas, Indústrias Farmacêuticas, passando por
indústrias fabricantes de eletroeletrônicos, Indústrias Têxteis e até Hospitais.
A empresa vem gradativamente se posicionando melhor em relação à concorrência,
ocupando atualmente o 5º lugar entre as maiores empresas de manutenção. A
filosofia da empresa no que diz respeito ao relacionamento com os clientes, tem sido
no sentido de se colocar como parceira no desenvolvimento de soluções na área de
manutenção industrial, que permitam a melhoria dos serviços e o aumento da
produtividade dos clientes, conseguido a partir da máxima disponibilização dos
equipamentos vitais para o funcionamento de cada planta industrial. Para tanto a X-
MAN tem investido em aperfeiçoamento tecnológico, melhoria do treinamento dos
funcionários e busca de parceria com fornecedores que ofereçam a melhor
qualidade nos produtos e serviços.
Atualmente a empresa atua exclusivamente no mercado nacional. Contudo sua
direção está realizando estudos tendo em visando a conquista do mercado
internacional. Inicialmente a empresa pretende atuar no MERCOSUL e
posteriormente pretende partir para o mercado Africano, Europeu e Norte-Americano
nos próximos cinco anos. A expansão da empresa em direção ao mercado
internacional depende da implantação de um programa de qualidade total na
empresa, uma vez que a empresa ainda não possui certificados de qualidade.
A obtenção dos certificados de qualidade é um fator essencial para fazer frente tanto
à concorrência nacional quanto internacional. Um ponto chave para a obtenção de
certificados de qualidade é a implantação de um programa de treinamento que
possibilite o aperfeiçoamento contínuo de seu pessoal, principalmente dos
funcionários diretamente alocados nos contratos dos clientes.
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Por ser uma empresa de manutenção, sua área funcional de maior importância é a
Diretoria de Engenharia que responde pelo desenvolvimento tecnológico da
empresa, pela área de Pesquisa e Desenvolvimento e também pela coordenação
geral de todos os contratos de manutenção. A implantação de um programa de
qualidade total na empresa terá início neste ano e deverá envolver toda a empresa.
A coordenação da implantação do programa ficará também, sob a coordenação da
Diretoria de Engenharia. Um dos pontos fracos e que poderá causar atrasos na
obtenção de certificados de qualidade na área de manutenção, é a ausência de um
controle centralizado e informatizado dos contratos de manutenção da X-MAN.
Atualmente, cada coordenador de contrato administra seu contrato à sua maneira,
muito embora deva responder periodicamente à Diretoria de Engenharia sob a forma
de relatórios. Contudo não existe uma padronização e uma uniformidade em termos
da administração interna de cada contrato, tampouco na forma de comunicação da
coordenação do contrato com o cliente ou mesmo com a diretoria de engenharia.
Devido ao fato da maioria dos contratos não utilizar um sistema gerenciador de
bancos de dados, com frequência ocorrem divergências e discrepâncias entre
dados/informações colocados nos relatórios periódicos enviados para a diretoria. Um
exemplo típico de ocorrência de erros nos relatórios é a omissão de alguns
equipamentos que pode ser percebida de um mês para outro nos relatórios
detalhados de manutenção.
Uma vez que os relatórios são preparados em planilhas eletrônicas, frequentemente
ocorrem falhas do digitador que nem sempre são percebidas de imediato pelo
coordenador do contrato, que precisa conferir uma quantidade elevada de
informações todo o final de mês. Outro problema grave é a questão da replicação
dos dados. As planilhas são replicadas mensalmente para gerar os relatórios a
serem enviados para a diretoria. Isto provoca um aumento desnecessário do volume
de dados armazenados e aumenta o risco de perda de dados. Além disso, a política
de criação de cópias de segurança dos dados depende em grande parte da
presença de algum funcionário mais “familiarizado com os métodos da informática”.
Finalmente, o controle centralizado dos contratos pela Diretoria de Engenharia torna-
se extremamente complexo, já que os dados enviados mensalmente por cada
contrato devem ser consolidados e muitas vezes redigitados, transpostos ou
copiados para outras planilhas ou relatórios. O desenvolvimento de um sistema de
informações que seja capaz de servir como ferramenta de apoio para a
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administração dos contratos é vital para a X-MAN. A empresa poderá também optar
por adquirir um dos vários sistemas existentes no mercado.
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2. Questões
1) Considerando a organização em questão e a problemática envolvida, pode-se considerar que uma provável solução para os problemas apresentados, deve considerar a referida empresa como um sistema aberto ou fechado? Justifique sua resposta.
As organizações são essencialmente um sistema aberto pois não há como avaliá-las
de forma isolada sem considerar fatores externos que afetam suas funções. Portanto
a empresa em questão é um sistema aberto. A obtenção do certificado de qualidade
é importante para a empresa fazer frente à concorrência nacional e internacional,
isso é um exemplo claro de que a empresa é um sistema aberto e tem sua
competitividade afetada por empresas que possuem um certificado de qualidade.
2) Exemplifique a partir da situação apresentada, símbolos, dados, informações e conhecimento. Explique de que forma os dados podem ser transformados em informações e como estas podem se transformar em conhecimento organizacional.
Os símbolos representam algo à alguém, podem ser imagens, palavras, números,
sons ou gestos, inseridos em um contexto. Por exemplo, no contexto organizacional,
a X-Man pode criar símbolos como uma forma de comunicação interna entre seus
colaboradores. Os dados são informações não contextualizadas e a informação é o
resultado da contextualização dos dados, que quando processada e analisada torna-
se um conhecimento.
3) Considere o modelo de O’Brien, que representa um sistema de informação, composto por 5 elementos. Identifique a partir do texto evidências de ocorrência desses elementos. Explique a relação entre esses elementos encontrados no texto.
O modelo de O’Brien considera como elementos as pessoa, as redes, os dados, o
hardware e o software. No texto, dentro do elemento pessoas, temos os funcionários
da empresa que operam o sistema, considerando do topo à base da pirâmide
organizacional e demais usuários que interagem com o sistema; as redes são
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representadas pelos canais de conexão dentro da empresa; os dados são
informações fragmentadas que serão processadas pelo sistema, na empresa não há
um sistema gerenciador de dados, por isso ocorrem frequentemente divergências e
discrepâncias nos relatórios; o hardware é a parte física que processa dados e
informações gerando novas informações, ou seja, os computadores com sua
estrutura física e os periféricos e o software é a parte lógica que orienta o hardware
na execução de suas funções, que são os aplicativos ou programas. Todos esses
elementos, para O’Brien funcionam em conjunto.
4) Faça o mesmo para o modelo de Laudon & Laudon.
Laudon & Laudon, diferentemente de O’Brien consideram apenas 3 elementos, que
são eles: a organização, a tecnologia (hardware e software) e as pessoas. A
organização é o contexto da empresa, os processos, a estrutura e o mercado; a
tecnologia são máquinas da organização e as pessoas são os indivíduos que
interagem com o sistema, levando em consideração os usuários, trabalhadores,
stakeholders, entre outros. Comparado com o modelo de O’Brien, Laudon & Laudon
tomam como base a organização para montar um sistema.
5) Como um sistema de informação pode ajudar a empresa a:
a) Aumentar a eficiência/eficácia organizacionais;
A implantação de um sistema de informação é uma ferramenta essencial para
auxiliar na administração dos dados, resultando em mais produtividade, agilidade e
organização; proporcionam também maior veracidade da informação, estabilidade e
segurança de acesso o que facilita ao gestor a tomada de decisões.
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b) Reduzir o desperdício;
A boa gestão da informação pode eliminar custos que antes não eram observados
na administração; por exemplo, a sistematização de uma cadeia produtiva pode
apontar que determinado material está sendo desperdiçado na produção, logo a
quantidade a utilizada deve ser revista de forma a reduzir o custo de produção de
um bem.
c) Aumentar a produtividade;
A produtividade é medida pela eficiência de uma empresa. O sistema de informação
auxilia na correta utilização dos recursos, sejam eles de produção ou de fatores de
produção, garantindo o aumento de produtividade da empresa.
d) Aumentar a lucratividade;
O aumento da lucratividade está intimamente ligado ao aumento de produtividade.
Os sistemas ajudam as empresas a alcançarem maiores níveis de eficiência e
produtividade, impactando positivamente os resultados financeiros da empresa.
e) Possibilitar a realização de novos tipos de negócio.
Os sistemas permitem às empresas fazerem negócio, por meio da aproximação com
clientes e fornecedores.
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f) Quando e como os efeitos da aplicação dos sistemas de informação podem ser inversos?
Os custos de implantação e manutenção de um sistema de informação são altos e
necessita que de uma equipe preparada para operá-lo. Um deslize da equipe que
coordena o sistema pode trazer consequências drásticas para a organização. Os
sistemas apesar de seguros, muitas vezes podem conter alguma falha que permite
acesso de estranhos a informações sigilosas.
6) Faça um levantamento dos principais stakeholders da organização descrita no problema. Identifique para cada um deles o provável grau de influência sobre a organização, e o tipo de interesse do stakeholder.
Os stakeholders são as partes interessadas no negócio da empresa. No texto, é
possível identificar quatro stakeholders, os clientes, a Diretoria de Engenharia,
fornecedores e os funcionários.
Os clientes exercem grande influência sobre a organização pois é deles que a
empresa depende, um cliente satisfeito e bem atendido voltará a procurar os
serviços da empresa. A Diretoria de Engenharia, que também responde por áreas-
chave da empresa tem influência sobre o desenvolvimento tecnológico da empresa,
pela área de pesquisa e desenvolvimento e também na coordenação dos contratos
com os clientes, seu interesse é manter a empresa lucrativa e competitiva, atender
às necessidades do clientes mantendo-os satisfeitos, investir em aperfeiçoamento
tecnológico, oferecer treinamento aos funcionários e buscar parcerias com
fornecedores. Os fornecedores por sua vez têm influência nos custos de produção,
uma vez que um bom relacionamento com eles resulta em custos mais baixo de
aquisição de materiais e suprimentos, seu interesse é fortalecer parcerias com
compradores, mantendo-os satisfeitos e fiéis e consequentemente fazer novos
negócios. Os funcionários são importantes para que os resultados esperados sejam
alcançados na produção. Seu interesse é manter a empresa produtiva e também de
beneficiar dos resultados.
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7) Considerando o planejamento estratégico da organização e o planejamento estratégico da tecnologia da informação, estabeleça objetivos Estratégicos, Táticos, para pelo menos duas das seguintes áreas: Engenharia, Comercial, RH e Logística.
O planejamento estratégico tem como objetivo construir uma visão de futuro e
manter a continuidade da empresa a longo prazo, visa a empresa como um todo.
Para uma empresa de engenharia, por exemplo, seu planejamento estratégico
poderia consistir em monitorar o ambiente externo e as mudanças que nele ocorrem,
detectar novos concorrentes, novas possibilidades de negócio, inovações que
podem ser implementadas na empresa para aumentar sua produtividade e
lucratividade. Já a nível tático, que deriva do planejamento estratégico, tem como
objetivo colocar em prática os objetivos traçados para a empresa, neste sentido, na
área de engenharia seria coordenar a aplicação de um novo método de trabalho ou
um novo equipamento, por exemplo, fazendo com que os objetivos táticos sejam
colocados em prática pelo setor operacional.
Em RH, o planejamento estratégico deve identificar as necessidade de pessoal a
curto, médio e longo prazo e planejar técnicas de recrutamento, seleção e
capacitação, por exemplo. Em nível tático, seria o RH aplicando as traduzir o plano
estratégico para que seja efetivado.
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12) Qual o papel da integração dos sistemas considerando (clientes, fornecedores e a empresa de manutenção? Que problemas a falta de integração poderá trazer?
O papel dos sistemas para os stakeholders é justamente dar e obter aquilo que
procuram. Clientes bem informado e satisfeitos, bom relacionamento com
fornecedores e manter a empresa lucrativa é um dos papéis da sistematização da
empresa e a consequente integração entre os interessados. Falta dessa integração
pode resultar na perda de contratos, custos operacionais maiores, perda de
competitividade e o não reconhecimento de possíveis problemas que estejam
ocorrendo na organização.
3. Estrutura Geral do Problema
A ausência de um sistema gerenciador de banco de dados para auxiliar no controle
dos contratos de manutenção resulta em frequentes discrepâncias na comunicação
entre coordenadores e diretoria. Não há uma padronização e uniformidade interna
na formatação dos contratos e tampouco na comunicação com os clientes.
3.1 Decomposição do problema:
A empresa atua em todas as regiões do País e possui cerca de 3500 funcionários. A
Diretoria de Engenharia é a responsável pela coordenação dos contratos e cada
coordenador de contratos administra o seu à sua maneira, embora tenha que
periodicamente enviar relatórios à Diretoria. A ausência de controle centralizado e
informatizado dos contratos de manutenção resulta em frequentes discrepâncias na
comunicação entre coordenadores e diretoria, por esse motivo a unificação das
informações se torna uma tarefa complexa.
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3.2 Principais atores:
X-MAN – Empresa de manutenção industrial;
Diretoria da Empresa;
Coordenadores
Equipe técnica
Clientes.
4. Prováveis causas
Ausência de um controle centralizado e informatizado dos contratos de manutenção.
5. Pontos não esclarecidos
Não há pontos não esclarecidos.
6. Plano de solução
A implementação de um sistema de informações para a empresa é essencial para
manter-se competitiva e também para expandir para outros países como pretende
fazer. Um sistema pode ser adquirido ou desenvolvido pela própria empresa, e as
escolha deve ser feita de acordo com as suas necessidades.
A decisão sobre qual deles escolher deve levar em consideração os seguintes
aspectos:
o se a empresa optar por comprar um sistema oferecido no mercado, ela deve
observar se essa ferramenta é adequada ao que a empresa precisa e se
conseguirá efetivamente auxiliar o controle dos contratos. Essa forma apesar
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de ser mais prática ela é engessada e a empresa deve se adaptar a sua
programação.
o se a empresa optar por desenvolver seu próprio sistema, o setor responsável
deve identificar as falhas e quais as maneiras eficazes de resolvê-las; essa
forma, a princípio, parece ser a mais adequada pois os sistema pode sofrer
constantes modificações até que chega ao modelo ideal para a empresa.
Em ambos os casos é necessário que a implementação seja seguida de um
treinamento que possibilite o aperfeiçoamento contínuo do seu pessoal,
principalmente dos funcionários diretamente alocados nos contratos dos clientes.
7. Técnicas utilizadas
o Explorar a situação;
o Definir o problema;
o Analisar o problema;
o Propor soluções.
8. Relação com a teoria
Do problema analisado o que se pode relacionar com a teoria é a essencialidade
dos sistemas de informação como ferramenta de gestão. O problema descreve uma
empresa que tem sua gestão de contratos e informação interna prejudicada pela
falta de centralidade e padronização da comunicação entre coordenadores, diretoria
e clientes. Desta forma, a instalação de um sistema, seja ele próprio ou adquirido no
mercado torna-se um importante aliado para a empresa manter-se competitiva e
conquistar novos mercados.
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9. Conclusão
O presente trabalho teve como intenção central conscientizar o aluno da importância
dos sistemas de informação em uma empresa, seja ela grande, média ou pequena.
Os sistemas permitem uma visão geral do empreendimento e são peças-chave no
planejamento da gestão.
A informatização e a centralização das informações da empresa oferecem ao gestor
ferramentas para a tomada de decisões, além de também poupar tempo e recursos.
Portanto, devido ao que foi exposto ao longo do trabalho, os sistemas são
imprescindíveis, pois têm relação direta com a lucratividade e produtividade da
empresa.
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10. Referências
Kenneth C. Laudon. Disponível em: <http://en.wikipedia.org/wiki/Kenneth_C._Laudon>. Acesso em 18 mai. de 2014.
A Importância da tecnologia de informação no auxílio da administração. Disponível em: <http://monografias.brasilescola.com/computacao/a-importancia-tecnologia-informacao-no-auxilio-administracao.htm#capitulo_3.2>. Acesso em 18 mai. de 2014.
Teoria Geral dos Sistemas. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Teoria_geral_de_sistemas>. Acesso em 18 mai. de 2014.
Planejamento estratégico. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/planejamento-estrategico-em-recursos-humanos/30303/>. Acesso em 18 mai. de 2014.
Vantagens de desvantagens dos sistemas de informação. Disponível em: <http://www.cursosnocd.com.br/sistemas-de-informacao/vantagens-e-desvantagens-do-avanco-na-tecnologia.htm>. Acesso em 18 mai. de 2014.
Sistema de informação na era digital. Disponível em: <http://www.ebah.com.br/content/ABAAABuZ8AA/sistema-infromacao-na-era-digital>. Acesso em 18 mai. de 2014.
Vantagens e desvantagens no desenvolvimento de sistemas. Disponível em: <http://www.infonova.com.br/artigos/vantagens-e-desvantagens-do-desenvolvimento-de-sistemas.html>. Acesso em 18 mai. de 2014.
Peculiaridades do processo decisório. Disponível em: <http://www.sato.adm.br/artigos/espaco_rh_pec_proc_decisorio.htm>. Acesso em 18 mai. de 2014.
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