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UNIÃO METROPOLITANA DE EDUCAÇÃO E CULTURA FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ATIVIDADE DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Curso: Sistemas de Informação Turma: 10-E Semestre: 8 o Discente: Bárbara Pacheco De Andrade

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UNIÃO METROPOLITANA DE EDUCAÇÃO E CULTURA 

FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

ATIVIDADE DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Curso: Sistemas de InformaçãoTurma: 10-ESemestre: 8o

Discente: Bárbara Pacheco De Andrade

LAURO DE FREITAS

2014

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SUMÁRIO

1. Apresentação do Problema................................................................... 3

2. Questões............................................................................................... 6

3. Estrutura geral do problema................................................................ 18

3.1 Decomposição do problema...........................................................18

3.2 Principais atores.............................................................................19

4. Possíveis causas................................................................................. 19

5. Pontos não esclarecidos..................................................................... 19

6. Plano de solução................................................................................. 19

7. Técnicas utilizadas............................................................................... 20

8. Relação com a teoria............................................................................ 20

9. Conclusão............................................................................................. 21

10. Referências.......................................................................................... 22

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1. Apresentação do Problema

A X-MAN S.A. é uma empresa fundada há 30 anos e opera no ramo de

manutenção industrial. A empresa possui escritórios nos principais polos industriais

nacionais e atualmente opera em todas as regiões do país. A X-MAN conta hoje com

cerca de 3500 funcionários próprios, distribuídos entre a sua sede, escritórios

regionais e nas plantas industriais dos seus diversos clientes com os quais mantém

contratos de manutenção. As áreas de atuação dos clientes com os quais a X-MAN

opera, vão desde Indústrias Petroquímicas, Indústrias Farmacêuticas, passando por

indústrias fabricantes de eletroeletrônicos, Indústrias Têxteis e até Hospitais.

A empresa vem gradativamente se posicionando melhor em relação à concorrência,

ocupando atualmente o 5º lugar entre as maiores empresas de manutenção. A

filosofia da empresa no que diz respeito ao relacionamento com os clientes, tem sido

no sentido de se colocar como parceira no desenvolvimento de soluções na área de

manutenção industrial, que permitam a melhoria dos serviços e o aumento da

produtividade dos clientes, conseguido a partir da máxima disponibilização dos

equipamentos vitais para o funcionamento de cada planta industrial. Para tanto a X-

MAN tem investido em aperfeiçoamento tecnológico, melhoria do treinamento dos

funcionários e busca de parceria com fornecedores que ofereçam a melhor

qualidade nos produtos e serviços.

Atualmente a empresa atua exclusivamente no mercado nacional. Contudo sua

direção está realizando estudos tendo em visando a conquista do mercado

internacional. Inicialmente a empresa pretende atuar no MERCOSUL e

posteriormente pretende partir para o mercado Africano, Europeu e Norte-Americano

nos próximos cinco anos. A expansão da empresa em direção ao mercado

internacional depende da implantação de um programa de qualidade total na

empresa, uma vez que a empresa ainda não possui certificados de qualidade.

A obtenção dos certificados de qualidade é um fator essencial para fazer frente tanto

à concorrência nacional quanto internacional. Um ponto chave para a obtenção de

certificados de qualidade é a implantação de um programa de treinamento que

possibilite o aperfeiçoamento contínuo de seu pessoal, principalmente dos

funcionários diretamente alocados nos contratos dos clientes.

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Por ser uma empresa de manutenção, sua área funcional de maior importância é a

Diretoria de Engenharia que responde pelo desenvolvimento tecnológico da

empresa, pela área de Pesquisa e Desenvolvimento e também pela coordenação

geral de todos os contratos de manutenção. A implantação de um programa de

qualidade total na empresa terá início neste ano e deverá envolver toda a empresa.

A coordenação da implantação do programa ficará também, sob a coordenação da

Diretoria de Engenharia. Um dos pontos fracos e que poderá causar atrasos na

obtenção de certificados de qualidade na área de manutenção, é a ausência de um

controle centralizado e informatizado dos contratos de manutenção da X-MAN.

Atualmente, cada coordenador de contrato administra seu contrato à sua maneira,

muito embora deva responder periodicamente à Diretoria de Engenharia sob a forma

de relatórios. Contudo não existe uma padronização e uma uniformidade em termos

da administração interna de cada contrato, tampouco na forma de comunicação da

coordenação do contrato com o cliente ou mesmo com a diretoria de engenharia.

Devido ao fato da maioria dos contratos não utilizar um sistema gerenciador de

bancos de dados, com frequência ocorrem divergências e discrepâncias entre

dados/informações colocados nos relatórios periódicos enviados para a diretoria. Um

exemplo típico de ocorrência de erros nos relatórios é a omissão de alguns

equipamentos que pode ser percebida de um mês para outro nos relatórios

detalhados de manutenção.

Uma vez que os relatórios são preparados em planilhas eletrônicas, frequentemente

ocorrem falhas do digitador que nem sempre são percebidas de imediato pelo

coordenador do contrato, que precisa conferir uma quantidade elevada de

informações todo o final de mês. Outro problema grave é a questão da replicação

dos dados. As planilhas são replicadas mensalmente para gerar os relatórios a

serem enviados para a diretoria. Isto provoca um aumento desnecessário do volume

de dados armazenados e aumenta o risco de perda de dados. Além disso, a política

de criação de cópias de segurança dos dados depende em grande parte da

presença de algum funcionário mais “familiarizado com os métodos da informática”.

Finalmente, o controle centralizado dos contratos pela Diretoria de Engenharia torna-

se extremamente complexo, já que os dados enviados mensalmente por cada

contrato devem ser consolidados e muitas vezes redigitados, transpostos ou

copiados para outras planilhas ou relatórios. O desenvolvimento de um sistema de

informações que seja capaz de servir como ferramenta de apoio para a

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administração dos contratos é vital para a X-MAN. A empresa poderá também optar

por adquirir um dos vários sistemas existentes no mercado.

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2. Questões

1) Considerando a organização em questão e a problemática envolvida, pode-se considerar que uma provável solução para os problemas apresentados, deve considerar a referida empresa como um sistema aberto ou fechado? Justifique sua resposta.

As organizações são essencialmente um sistema aberto pois não há como avaliá-las

de forma isolada sem considerar fatores externos que afetam suas funções. Portanto

a empresa em questão é um sistema aberto. A obtenção do certificado de qualidade

é importante para a empresa fazer frente à concorrência nacional e internacional,

isso é um exemplo claro de que a empresa é um sistema aberto e tem sua

competitividade afetada por empresas que possuem um certificado de qualidade.

2) Exemplifique a partir da situação apresentada, símbolos, dados, informações e conhecimento. Explique de que forma os dados podem ser transformados em informações e como estas podem se transformar em conhecimento organizacional.

Os símbolos representam algo à alguém, podem ser imagens, palavras, números,

sons ou gestos, inseridos em um contexto. Por exemplo, no contexto organizacional,

a X-Man pode criar símbolos como uma forma de comunicação interna entre seus

colaboradores. Os dados são informações não contextualizadas e a informação é o

resultado da contextualização dos dados, que quando processada e analisada torna-

se um conhecimento.

3) Considere o modelo de O’Brien, que representa um sistema de informação, composto por 5 elementos. Identifique a partir do texto evidências de ocorrência desses elementos. Explique a relação entre esses elementos encontrados no texto.

O modelo de O’Brien considera como elementos as pessoa, as redes, os dados, o

hardware e o software. No texto, dentro do elemento pessoas, temos os funcionários

da empresa que operam o sistema, considerando do topo à base da pirâmide

organizacional e demais usuários que interagem com o sistema; as redes são

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representadas pelos canais de conexão dentro da empresa; os dados são

informações fragmentadas que serão processadas pelo sistema, na empresa não há

um sistema gerenciador de dados, por isso ocorrem frequentemente divergências e

discrepâncias nos relatórios; o hardware é a parte física que processa dados e

informações gerando novas informações, ou seja, os computadores com sua

estrutura física e os periféricos e o software é a parte lógica que orienta o hardware

na execução de suas funções, que são os aplicativos ou programas. Todos esses

elementos, para O’Brien funcionam em conjunto.

4) Faça o mesmo para o modelo de Laudon & Laudon.

Laudon & Laudon, diferentemente de O’Brien consideram apenas 3 elementos, que

são eles: a organização, a tecnologia (hardware e software) e as pessoas. A

organização é o contexto da empresa, os processos, a estrutura e o mercado; a

tecnologia são máquinas da organização e as pessoas são os indivíduos que

interagem com o sistema, levando em consideração os usuários, trabalhadores,

stakeholders, entre outros. Comparado com o modelo de O’Brien, Laudon & Laudon

tomam como base a organização para montar um sistema.

5) Como um sistema de informação pode ajudar a empresa a:

a) Aumentar a eficiência/eficácia organizacionais;

A implantação de um sistema de informação é uma ferramenta essencial para

auxiliar na administração dos dados, resultando em mais produtividade, agilidade e

organização; proporcionam também maior veracidade da informação, estabilidade e

segurança de acesso o que facilita ao gestor a tomada de decisões.

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b) Reduzir o desperdício;

A boa gestão da informação pode eliminar custos que antes não eram observados

na administração; por exemplo, a sistematização de uma cadeia produtiva pode

apontar que determinado material está sendo desperdiçado na produção, logo a

quantidade a utilizada deve ser revista de forma a reduzir o custo de produção de

um bem.

c) Aumentar a produtividade;

A produtividade é medida pela eficiência de uma empresa. O sistema de informação

auxilia na correta utilização dos recursos, sejam eles de produção ou de fatores de

produção, garantindo o aumento de produtividade da empresa.

d) Aumentar a lucratividade;

O aumento da lucratividade está intimamente ligado ao aumento de produtividade.

Os sistemas ajudam as empresas a alcançarem maiores níveis de eficiência e

produtividade, impactando positivamente os resultados financeiros da empresa.

e) Possibilitar a realização de novos tipos de negócio.

Os sistemas permitem às empresas fazerem negócio, por meio da aproximação com

clientes e fornecedores.

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f) Quando e como os efeitos da aplicação dos sistemas de informação podem ser inversos?

Os custos de implantação e manutenção de um sistema de informação são altos e

necessita que de uma equipe preparada para operá-lo. Um deslize da equipe que

coordena o sistema pode trazer consequências drásticas para a organização. Os

sistemas apesar de seguros, muitas vezes podem conter alguma falha que permite

acesso de estranhos a informações sigilosas.

6) Faça um levantamento dos principais stakeholders da organização descrita no problema. Identifique para cada um deles o provável grau de influência sobre a organização, e o tipo de interesse do stakeholder.

Os stakeholders são as partes interessadas no negócio da empresa. No texto, é

possível identificar quatro stakeholders, os clientes, a Diretoria de Engenharia,

fornecedores e os funcionários.

Os clientes exercem grande influência sobre a organização pois é deles que a

empresa depende, um cliente satisfeito e bem atendido voltará a procurar os

serviços da empresa. A Diretoria de Engenharia, que também responde por áreas-

chave da empresa tem influência sobre o desenvolvimento tecnológico da empresa,

pela área de pesquisa e desenvolvimento e também na coordenação dos contratos

com os clientes, seu interesse é manter a empresa lucrativa e competitiva, atender

às necessidades do clientes mantendo-os satisfeitos, investir em aperfeiçoamento

tecnológico, oferecer treinamento aos funcionários e buscar parcerias com

fornecedores. Os fornecedores por sua vez têm influência nos custos de produção,

uma vez que um bom relacionamento com eles resulta em custos mais baixo de

aquisição de materiais e suprimentos, seu interesse é fortalecer parcerias com

compradores, mantendo-os satisfeitos e fiéis e consequentemente fazer novos

negócios. Os funcionários são importantes para que os resultados esperados sejam

alcançados na produção. Seu interesse é manter a empresa produtiva e também de

beneficiar dos resultados.

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7) Considerando o planejamento estratégico da organização e o planejamento estratégico da tecnologia da informação, estabeleça objetivos Estratégicos, Táticos, para pelo menos duas das seguintes áreas: Engenharia, Comercial, RH e Logística.

O planejamento estratégico tem como objetivo construir uma visão de futuro e

manter a continuidade da empresa a longo prazo, visa a empresa como um todo.

Para uma empresa de engenharia, por exemplo, seu planejamento estratégico

poderia consistir em monitorar o ambiente externo e as mudanças que nele ocorrem,

detectar novos concorrentes, novas possibilidades de negócio, inovações que

podem ser implementadas na empresa para aumentar sua produtividade e

lucratividade. Já a nível tático, que deriva do planejamento estratégico, tem como

objetivo colocar em prática os objetivos traçados para a empresa, neste sentido, na

área de engenharia seria coordenar a aplicação de um novo método de trabalho ou

um novo equipamento, por exemplo, fazendo com que os objetivos táticos sejam

colocados em prática pelo setor operacional.

Em RH, o planejamento estratégico deve identificar as necessidade de pessoal a

curto, médio e longo prazo e planejar técnicas de recrutamento, seleção e

capacitação, por exemplo. Em nível tático, seria o RH aplicando as traduzir o plano

estratégico para que seja efetivado.

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12) Qual o papel da integração dos sistemas considerando (clientes, fornecedores e a empresa de manutenção? Que problemas a falta de integração poderá trazer?

O papel dos sistemas para os stakeholders é justamente dar e obter aquilo que

procuram. Clientes bem informado e satisfeitos, bom relacionamento com

fornecedores e manter a empresa lucrativa é um dos papéis da sistematização da

empresa e a consequente integração entre os interessados. Falta dessa integração

pode resultar na perda de contratos, custos operacionais maiores, perda de

competitividade e o não reconhecimento de possíveis problemas que estejam

ocorrendo na organização.

3. Estrutura Geral do Problema

A ausência de um sistema gerenciador de banco de dados para auxiliar no controle

dos contratos de manutenção resulta em frequentes discrepâncias na comunicação

entre coordenadores e diretoria. Não há uma padronização e uniformidade interna

na formatação dos contratos e tampouco na comunicação com os clientes.

3.1 Decomposição do problema:

A empresa atua em todas as regiões do País e possui cerca de 3500 funcionários. A

Diretoria de Engenharia é a responsável pela coordenação dos contratos e cada

coordenador de contratos administra o seu à sua maneira, embora tenha que

periodicamente enviar relatórios à Diretoria. A ausência de controle centralizado e

informatizado dos contratos de manutenção resulta em frequentes discrepâncias na

comunicação entre coordenadores e diretoria, por esse motivo a unificação das

informações se torna uma tarefa complexa.

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3.2 Principais atores:

X-MAN – Empresa de manutenção industrial;

Diretoria da Empresa;

Coordenadores

Equipe técnica

Clientes.

4. Prováveis causas

Ausência de um controle centralizado e informatizado dos contratos de manutenção.

5. Pontos não esclarecidos

Não há pontos não esclarecidos.

6. Plano de solução

A implementação de um sistema de informações para a empresa é essencial para

manter-se competitiva e também para expandir para outros países como pretende

fazer. Um sistema pode ser adquirido ou desenvolvido pela própria empresa, e as

escolha deve ser feita de acordo com as suas necessidades.

A decisão sobre qual deles escolher deve levar em consideração os seguintes

aspectos:

o se a empresa optar por comprar um sistema oferecido no mercado, ela deve

observar se essa ferramenta é adequada ao que a empresa precisa e se

conseguirá efetivamente auxiliar o controle dos contratos. Essa forma apesar

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de ser mais prática ela é engessada e a empresa deve se adaptar a sua

programação.

o se a empresa optar por desenvolver seu próprio sistema, o setor responsável

deve identificar as falhas e quais as maneiras eficazes de resolvê-las; essa

forma, a princípio, parece ser a mais adequada pois os sistema pode sofrer

constantes modificações até que chega ao modelo ideal para a empresa.

Em ambos os casos é necessário que a implementação seja seguida de um

treinamento que possibilite o aperfeiçoamento contínuo do seu pessoal,

principalmente dos funcionários diretamente alocados nos contratos dos clientes.

7. Técnicas utilizadas

o Explorar a situação;

o Definir o problema;

o Analisar o problema;

o Propor soluções.

8. Relação com a teoria

Do problema analisado o que se pode relacionar com a teoria é a essencialidade

dos sistemas de informação como ferramenta de gestão. O problema descreve uma

empresa que tem sua gestão de contratos e informação interna prejudicada pela

falta de centralidade e padronização da comunicação entre coordenadores, diretoria

e clientes. Desta forma, a instalação de um sistema, seja ele próprio ou adquirido no

mercado torna-se um importante aliado para a empresa manter-se competitiva e

conquistar novos mercados.

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9. Conclusão

O presente trabalho teve como intenção central conscientizar o aluno da importância

dos sistemas de informação em uma empresa, seja ela grande, média ou pequena.

Os sistemas permitem uma visão geral do empreendimento e são peças-chave no

planejamento da gestão.

A informatização e a centralização das informações da empresa oferecem ao gestor

ferramentas para a tomada de decisões, além de também poupar tempo e recursos.

Portanto, devido ao que foi exposto ao longo do trabalho, os sistemas são

imprescindíveis, pois têm relação direta com a lucratividade e produtividade da

empresa.

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10. Referências

Kenneth C. Laudon. Disponível em: <http://en.wikipedia.org/wiki/Kenneth_C._Laudon>. Acesso em 18 mai. de 2014.

A Importância da tecnologia de informação no auxílio da administração. Disponível em: <http://monografias.brasilescola.com/computacao/a-importancia-tecnologia-informacao-no-auxilio-administracao.htm#capitulo_3.2>. Acesso em 18 mai. de 2014.

Teoria Geral dos Sistemas. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Teoria_geral_de_sistemas>. Acesso em 18 mai. de 2014.

Planejamento estratégico. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/planejamento-estrategico-em-recursos-humanos/30303/>. Acesso em 18 mai. de 2014.

Vantagens de desvantagens dos sistemas de informação. Disponível em: <http://www.cursosnocd.com.br/sistemas-de-informacao/vantagens-e-desvantagens-do-avanco-na-tecnologia.htm>. Acesso em 18 mai. de 2014.

Sistema de informação na era digital. Disponível em: <http://www.ebah.com.br/content/ABAAABuZ8AA/sistema-infromacao-na-era-digital>. Acesso em 18 mai. de 2014.

Vantagens e desvantagens no desenvolvimento de sistemas. Disponível em: <http://www.infonova.com.br/artigos/vantagens-e-desvantagens-do-desenvolvimento-de-sistemas.html>. Acesso em 18 mai. de 2014.

Peculiaridades do processo decisório. Disponível em: <http://www.sato.adm.br/artigos/espaco_rh_pec_proc_decisorio.htm>. Acesso em 18 mai. de 2014.

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