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SISTEMAS Y METODOS DE
COMPRA Ingº Juan Lira
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Señalar las relaciones de la función de compras con otras funciones de la empresa.
2. Indicar las consecuencias de un sistema de información en la función de compras.
3. Describir el procedimiento de compra
4. Explicar los métodos para comprar.
5. Describir las normas para la realización de compras
Ingº Juan Lira
CONSIDERACIONES EN LA
GESTIÓN DE COMPRA
a) Con la función de Producción
Las compras están estrictamente ligadas a los
requerimientos de la línea de producción.
Tanto una empresa industrial como comercial
necesita de una serie de elementos materiales
para su normal desenvolvimiento.
Ingº Juan Lira
CONSIDERACIONES EN LA
GESTIÓN DE COMPRA
Con la función de Producción
Cuando se formulan los
programas de compras debe
haber coherencia entre las
cantidades, calidad y tiempo de
entrega y los requerimientos
de producción
Ingº Juan Lira
CONSIDERACIONES EN LA
GESTIÓN DE COMPRA
b) Con la función financiera
La función financiera condiciona un programa
de compras.
La previsión de un programa de compras,
compromete en gran medida la disponibilidad
económica de la empresa.
Ingº Juan Lira
CONSIDERACIONES EN LA
GESTIÓN DE COMPRA
Con la función
financiera
La función financiera
determina si se cuenta
o no con los recursos
necesarios para hacer
frente a los
compromisos que se
adquiere por compras.
Ingº Juan Lira
CONSIDERACIONES EN LA
GESTIÓN DE COMPRA
c) Con la función Almacén
Los controles internos de stocks suministran
la información para comprar.
Sucede comúnmente que en las empresas
industriales las compras se generan en el
almacén. Esto como consecuencia de los
controles internos de stocks-puntos de
reposición, stocks máximos mínimos
Ingº Juan Lira
CONSIDERACIONES EN LA
GESTIÓN DE COMPRA
Con la función almacén Manejo de
inventarios
Ingº Juan Lira
CONSIDERACIONES EN LA
GESTIÓN DE COMPRA d) Con la función de comercialización
El flujo de comercialización condiciona la compra de insumos.
Compras abastece de los materiales necesarios para la producción y en función de la comercialización irá renovando los stocks de materias primas que garantizan que los artículos tengan las características y especificaciones que exige el diseño de un producto y/o servicio determinado
Ingº Juan Lira
CONSIDERACIONES EN LA
GESTIÓN DE COMPRA
Con la función de
comercialización Identificar canales de
Distribución
Ingº Juan Lira
LAS COMPRAS COMO UN
SISTEMA Es un conjunto de procesos de naturaleza
técnico administrativa encargada de hacer
llegar hasta los usuarios las necesidades
de bienes y servicios en orden de
previsiones de cantidad, calidad, tiempo y
disponibilidad económica.
Ingº Juan Lira
LAS COMPRAS COMO UN
SISTEMA Las compras requieren un buen sistema de
información para:
1. Seleccionar las mejores fuentes de
suministro.
2. Conocer la oferta y precio.
3. Conocer las necesidades de la empresa
Ingº Juan Lira
LAS COMPRAS COMO UN
SISTEMA Informaciones que permitirán:
a) Procesar las solicitudes de compra o
requisiciones por un lado, y por otro las
cotizaciones, presupuestos para
comparar precios y conseguir el mejor
en condiciones de entrega y pago.
b) Determinar y/o otorgar la buena pro,
emitiendo, la orden de compra a los
proveedores favorecidos.
Ingº Juan Lira
LAS COMPRAS COMO UN
SISTEMA Informaciones que permitirán:
c) Mantener un registro de órdenes de
compra emitidas y un archivo o registro
de documentos de internamiento en
almacén.
d) Confeccionar cualquier tipo de informe
que permita visualizar la organización y
administración del departamento de
compras
Ingº Juan Lira
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
La manera de ejecutar una función,
incluso la secuencia de fases y métodos
de operación, se conoce como
PROCEDIMIENTO.
El procedimiento de compras deberá
indicar que funciones deben ejecutarse
cuando y quienes son los responsables de
ello.
Ingº Juan Lira
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
La cabeza de un sistema de compras es el
Departamento de Compras que viabiliza
el procedimiento operativo. Otros
órganos del sistema son los
departamentos usuarios, almacenes,
tráfico, finanzas y contabilidad.
Ingº Juan Lira
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
El departamento de compras recepciona
el pedido y confronta la solicitud con el
presupuesto y programa de compras. Esto
para constatar si se encuentra dentro de
la asignación total presupuestaria del
periodo corriente para el departamento
que hace la solicitud.
Ingº Juan Lira
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Se procede luego a la revisión de las
especificaciones técnicas y principales
características de la mercancía.
En almacén se verifican los saldos de
existencias y si no hubiere solicitan
cotizaciones a diferentes proveedores.
Ingº Juan Lira
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Al pedir las cotizaciones de precios se
debe tomar en cuenta la calidad del
producto y el tiempo de entrega.
Partiendo de los datos reunidos y
analizados, el comprador elige al
proveedor y procede a emitir la Orden
de compra
Ingº Juan Lira
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
La Orden de compra se entregará al proveedor con copias al departamento que originó el pedido a almacén y a Contabilidad para preveer el pago.
Recepción registrará el ingreso de los materiales solicitados y notificará a Almacenes su recepción y estado. Asimismo entregará el material en el punto adecuado de la fábrica para su almacenamiento o empleo.
Ingº Juan Lira
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Complementan estos puntos el envío de la factura a contabilidad, se coteja con el pedido de compras y el informe de recepción y aceptación de mercancías.
El pago al proveedor, de acuerdo a las condiciones previamente establecidas, puede hacerlo el propio departamento de Compras o contabilidad previo envío de la documentación necesaria.
Ingº Juan Lira
METODOS PARA COMPRAR
Las compras pueden clasificarse según sus
cantidades:
a) En grandes cantidades para especulación
o reserva.
b) En cantidades estrechamente
proporcionadas a los planes de
producción.
c) En pequeñas cantidades para consumo.
d) De suministro continuo.
Ingº Juan Lira
COMPRAS EN GRANDES CANTIDADES
PARA ESPECULACIÓN O RESERVA
Estas compras no tienen nada que ver
con el proceso industrial llevada a cabo
por la empresa.
Se compra en grandes cantidades cuando
los precios son bajos para revender a
mayor precio o mantener un buen stock.
Ingº Juan Lira
COMPRAS EN GRANDES CANTIDADES
PARA ESPECULACIÓN O RESERVA
CARACTERÍSTICAS
Requiere desembolsos apreciables de capital que pueden quedar inmovilizados por un tiempo.
No está basada en el proceso industrial llevado a cabo por la empresa.
Requiere mayores espacios en almacén, quizas en algunos casos alquilando locales ajenos.
Implica un riesgo mayor que el normal al basarse en la tendencia del precio en el mercado.
Ingº Juan Lira
COMPRAS EN CANTIDADES ESTRECHAMENTE
PROPORCIONADAS A LOS PLANES DE
PRODUCCIÓN
Se hacen de acuerdo al desarrollo de los
planes de producción.
CARACTERÍSTICAS
- Se utilizan para artículos de consumo regular.
- Basado para comprar en el control de
existencias de almacén o en experiencias del
pasado y no en una planificación precisa y
exacta.
Ingº Juan Lira
COMPRAS DE PEQUEÑAS CANTIDADES
PARA CONSUMO INMEDIATO
Se efectúan cuando el producto es necesario.
A veces estás compras dependen del hecho,
de que la empresa produce según pedidos o
en lotes de importancia limitada.
VENTAJAS:
Permitir mayor espacio para almacenaje de
otros productos.
Menor eventualidad de pérdidas y mermas.
Ingº Juan Lira
COMPRAS CON CARÁCTER DE
SUMINISTRO CONTINUO Son compras que pueden preverse haciendo un
pequeño análisis de las estadísticas de los consumos donde se observa la frecuencia del uso de algunos productos.
CARACTERÍSTICAS:
Deben ser disciplinadas siguiendo los procedimientos previstos.
Su finalidad es contar con el artículo en el momento preciso.
Debe tener en cuenta el programa de producción.
Ingº Juan Lira
NORMAS TÉCNICAS PARA
REALIZAR LAS COMPRAS
Al analizar la finalidad que tienen
Compras dentro de una entidad se puede
establecer que existen cuatro aspectos
básicos que rigen las adquisiciones y son:
a) Calidad
b) Cantidad
c) Momento en que hay que comprar
d) Precio más conveniente
Ingº Juan Lira
Normas técnicas para realizar las
compras CALIDAD. Está definida por la
utilización que se va ha dar al artículo que se adquiere por lo tanto las normas que fijemos deben estar de acuerdo con el fin o uso que se dará al material que se adquiera. Estas normas serán:
1. La calidad deberá definirse.
2. No se mide por el precio
3. Debe ser la conveniente.
4. Debe estar siempre disponible.
Ingº Juan Lira
Normas técnicas para realizar las
compras CANTIDAD. Para comprar es una
responsabilidad constante el poner a
disposición de los usuarios las cantidades
que satisfagan sus necesidades y para ello
debe equilibrar tres aspectos
importantes:
1. Las necesidades de consumo.
2. Las ventajas económicas.
3. La seguridad de su almacenamiento.
Ingº Juan Lira
Normas técnicas para realizar las
compras CANTIDAD. Las normas para la cantidad
son:
1. Basarse en el control de existencias.
2. Estar respaldada por una necesidad.
3. No debe estar influenciada por el precio.
4. Tener en cuenta el tiempo de demora.
5. Tener en cuenta el tipo de transporte.
6. Tener en cuenta el espacio disponible.
Ingº Juan Lira
Normas técnicas para realizar las
compras MOMENTO EN QUE HAY QUE
COMPRAR
La determinación del momento en que hay
que comprar el material evita gastos inútiles
y compras de último minuto. Para ello hay
que tener en cuenta el consumo, el tiempo
de demora, la vía a utilizar, la cantidad por
adquirir y la distancia del proveedor.
Ingº Juan Lira
Normas técnicas para realizar las
compras MOMENTO EN QUE HAY QUE
COMPRAR
El momento en que hay que comprar depende de un buen sistema de control de existencias ya que esta es la única manera de poderse dar cuenta del movimiento de nuestro stock y nos ayudaría a establecer el punto de pedido indispensable que nos alerte para solicitar el material.
Ingº Juan Lira
Normas técnicas para realizar las
compras PRECIO MAS CONVENIENTE
Este factor llama generalmente la atención de los dirigentes por que trata de desembolsar dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente:
1. El precio de Adquisición es un elemento de la venta.
2. El precio debe buscarse en razón de la calidad y la cantidad.
3. No es solamente el valor de Compra.
Ingº Juan Lira
CUESTIONARIO
1. ¿Cuál es la relación de la función de
compras con las funciones:
a) Producción
b) Financiera
c) Almacén
d) Comercialización
2. ¿Qué permite a la función de compra un
buen sistema de información?
Ingº Juan Lira
CUESTIONARIO
3. Describa el procedimiento para la realización de las compras.
4. Explique brevemente cada uno de los métodos para comprar.
5. Describa las normas para la realización de compras, con relación a:
a) Calidad
b) Cantidad
c) Momento de adquisición
d) Precio
Ingº Juan Lira
