SistemasyProcesosAcadémicosJoséMiguelSalazar/IvánCubillos/MarcoAravena

DivisiónAcadémica/ProrrectoríaJunio2017

TIC’s enlaUV

• CómoapoyaDISICOlamisióndelaUV??

• Estructura orgánica dividida en 4 áreas de trabajo (enrevisión)

• Inversión (personal e infraestructura).

• Apoyo político.

• Prestación de Servicios a la comunidad universitaria(alumnos, académicos, funcionarios).

DISICO- UV

Serviciosalacomunidaduniversitaria

• Sistemas de Gestión Administrativa: ERP FIN700, herramientas de presupuesto,sistema arancelario, etc.

• Sistemas de Gestión Académica: SIRA, Portal Académico, Aula Virtual,Certificados con Firma Electrónica Avanzada, etc.

• Seguridad y Conectividad: Firewall institucional, Hosting para páginas WEB, WiFiInstitucional.

• Soporte a usuarios y Datacenter.

• Servicios Externos: Office 365, Google Apps (correos @uv.cl, @alumnos.uv.cl,@postgrado.uv.cl, Drive, Hangout, Classroom y otros) , E-SIGN, WEBPAY, TUI-UV

SoporteTICparaInformaciónInstitucionalysurelaciónconlaMisiónUV

Conectividad (Internet, Campus/Facultades)Seguridad, Monitoreo, Administración de ancho de banda, Tolerancia a Fallas, Servicios Cloud, WiFi, REUNA, Comunicaciones y Colaboración Electrónica (Google Apps, Office

365), Telefonía IP/Móvil Videoconferencia

Procesos Académicos Procesos Administrativos

Servicios informáticos internos y externos

Docencia, Investigación, Extensión, Vinculación Gestión Institucional

SOPO

RTE

TIC

MIS

ION

UV

ReporteseInformesdeGestión

SoporteTICparaInformaciónInstitucionalysurelaciónconlaMisiónUV

Conectividad (Internet, Campus/Facultades)Seguridad, Monitoreo, Administración de ancho de banda, Tolerancia a Fallas, Servicios Cloud, WiFi, REUNA, Comunicaciones y Colaboración Electrónica (Google Apps, Office

365), Telefonía IP/Móvil Videoconferencia

Procesos Académicos Procesos Administrativos

Servicios informáticos internos y externos

Docencia, Investigación, Extensión, Vinculación Gestión Institucional

SOPO

RTE

TIC

MIS

ION

UV

ReporteseInformesdeGestión

Sistemas:

• SIAPER: Contraloría General de la República• Apoyo Honorarios: Universidad de Valparaíso• SIRA / Portal Académico

Diagrama de Proceso:N

Perfil

• Actividades.

SistemasApoyoProcesoHonorariosUVyMatrículaAlumnosAntiguos

Sistema

¿ Quién ?

¿ Qué ?

¿ Dónde?

¿ Cuándo ?

10

1 2 3 4 5

6 7 8 9

Encargado RRHH

• Ingresa convenio SIAPER

Coordinador Administrativo

• Verifica Convenio en SIAPER.

Abogado

• Revisa Convenio en SIAPER.

Autoridad ( Decano)

• Firma Resolución en SIAPER con FEA

Encargado RRHH

• Registra número resolución y número SIAPERen Sistema Honorarios.

• Adjunta convenio firmado electrónicamente.

• Adjunta convenio firmando.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

DiagramadePasosdelProcesoHonorariosUV

10

1 2 3 4 5

6 7 8 9

Encargado RRHH

• Ingresa convenio SIAPER

Coordinador Administrativo

• Verifica Convenio en SIAPER.

Abogado

• Revisa Convenio en SIAPER.

Autoridad ( Decano)

• Firma Resolución en SIAPER con FEA

Encargado RRHH

• Registra número resolución y número SIAPERen Sistema Honorarios.

• Adjunta convenio firmado electrónicamente.

• Adjunta convenio firmando.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV

10

1 2 3 4 5

6 7 8 9

Encargado RRHH

• Ingresa convenio SIAPER

Coordinador Administrativo

• Verifica Convenio en SIAPER.

Abogado

• Revisa Convenio en SIAPER.

Autoridad ( Decano)

• Firma Resolución en SIAPER con FEA

Encargado RRHH

• Registra número resolución y número SIAPERen Sistema Honorarios.

• Adjunta convenio firmado electrónicamente.

• Adjunta convenio firmando.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV

Escuela

• Ingresa PreofertaAcadémica

DIVACAD

•Aprueba Oferta Académica.

DIVACAD

•Apertura Período.

Alumnos

• Inscripción de Asignaturas.

Escuela

•Modifica Inscripción de alumnos.

Escuela/DIVACAD

•Ajuste final oferta académica.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula

Verifica académico en Período Abierto (actual funcionamiento)

No se puede iniciar convenio sin período abierto.

Proceso Honorarios

Proceso Matrícula

Escuela

• Ingresa PreofertaAcadémica

DIVACAD

•Aprueba Oferta Académica.

DIVACAD

•Apertura Período.

Alumnos

• Inscripción de Asignaturas.

Escuela

•Modifica Inscripción de alumnos.

Escuela/DIVACAD

•Ajuste final oferta académica.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula

Verifica académico en Período Abierto (actual funcionamiento)

No se puede iniciar convenio sin período abierto.

Proceso Honorarios

Proceso Matrícula

Escuela

• Ingresa PreofertaAcadémica

DIVACAD

•Aprueba Oferta Académica.

DIVACAD

•Apertura Período.

Alumnos

• Inscripción de Asignaturas.

Escuela

•Modifica Inscripción de alumnos.

Escuela/DIVACAD

•Ajuste final oferta académica.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula

Verifica académico en Período Abierto (actual funcionamiento)

No se puede iniciar convenio sin período abierto.

Proceso Honorarios

Proceso Matrícula

Escuela

• Ingresa PreofertaAcadémica

DIVACAD

•Aprueba Oferta Académica.

DIVACAD

•Apertura Período.

Alumnos

• Inscripción de Asignaturas.

Escuela

•Modifica Inscripción de alumnos.

Escuela/DIVACAD

•Ajuste final oferta académica.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula

Verifica 1er instanciaacadémico en Período Abierto.Si académico no tieneasignaturaen período abiertoNO busca en preoferta.

Verifica 2da instancia académico en Preoferta Académica Aprobada

No se puede iniciar convenio sinperíodo abierto o preofertaaprobada por División Académica.

Escuela

• Ingresa PreofertaAcadémica

DIVACAD

•Aprueba Oferta Académica.

DIVACAD

•Apertura Período.

Alumnos

• Inscripción de Asignaturas.

Escuela

•Modifica Inscripción de alumnos.

Escuela/DIVACAD

•Ajuste final oferta académica.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula y Registro Cátedra

Académicos

•Notas Parciales.

•Registro asistencia alumnos.

Académicos

•Nota Final.

Jefe Carrera

•Configura examen.

Académicos

•Nota examen.•Nota Final.•Cierre Asignatura.

Escuela

•Cierre Período (requiere TODAS asignaturas cerradas).

Proceso Honorarios

Proceso Matrícula

Registro de Cátedra

Sistema Alerta

Temprana

Escuela

• Ingresa PreofertaAcadémica

DIVACAD

•Aprueba Oferta Académica.

DIVACAD

•Apertura Período.

Alumnos

• Inscripción de Asignaturas.

Escuela

•Modifica Inscripción de alumnos.

Escuela/DIVACAD

•Ajuste final oferta académica.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula, Registro Cátedra y Sistema de Alerta Temprana (endefinición)

Académicos

•Notas Parciales.

•Registro asistencia alumnos.

Académicos

•Nota Final.

Jefe Carrera

•Configura examen.

Académicos

•Nota examen.•Nota Final.•Cierre Asignatura.

Escuela

•Cierre Período (requiere TODAS asignaturas cerradas).

DAI

•Cálculo de indicadores en base a notas y asistencia.

DAI

•Generación de Reportes.

Escuela/DiVACAD

•Medidas remediales

Proceso Honorarios

Proceso Matrícula

Registro de Cátedra

Avance Curricular

Proceso Admisión

Proceso Titulación

Avance Curricular

Proceso Admisión

Proceso Titulación

SIRA/FIN700

Sistema Alerta

Temprana

Escuela

• Ingresa PreofertaAcadémica

DIVACAD

•Aprueba Oferta Académica.

DIVACAD

•Apertura Período.

Alumnos

• Inscripción de Asignaturas.

Escuela

•Modifica Inscripción de alumnos.

Escuela/DIVACAD

•Ajuste final oferta académica.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula, Registro Cátedra y Sistema de Alerta Temprana (endefinición)

Académicos

•Notas Parciales.

•Registro asistencia alumnos.

Académicos

•Nota Final.

Jefe Carrera

•Configura examen.

Académicos

•Nota examen.•Nota Final.•Cierre Asignatura.

Escuela

•Cierre Período (requiere TODAS asignaturas cerradas).

DAI

•Cálculo de indicadores en base a notas y asistencia.

DAI

•Generación de Reportes.

Escuela/DiVACAD

•Medidas remediales

Proceso Honorarios

Proceso Matrícula

Registro de Cátedra

Sistema Alerta

Temprana

Escuela

• Ingresa PreofertaAcadémica

DIVACAD

•Aprueba Oferta Académica.

DIVACAD

•Apertura Período.

Alumnos

• Inscripción de Asignaturas.

Escuela

•Modifica Inscripción de alumnos.

Escuela/DIVACAD

•Ajuste final oferta académica.

Digitador (Secretaría Escuela)

• Ingresa solicitud.

• Adjunta documentación.

Director Escuela

• Dar VB y enviar a encargado RRHH.

Encargado RRHH

• Revisar solicitud. • Revisar documentación adjuntada.

• Dar VB y enviar a Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

• Revisar Solicitud.• Adjunta CDP.• Adjunta Compromiso

• Genera Convenio para firma

Encargado RRHH

• Solicita Firmas a ambas partes.

Diagrama de Pasos del Proceso Honorarios UV (en sistema UV)Conexión con Proceso de Matrícula, Registro Cátedra y Sistema de Alerta Temprana (endefinición)

Académicos

•Notas Parciales.

•Registro asistencia alumnos.

Académicos

•Nota Final.

Jefe Carrera

•Configura examen.

Académicos

•Nota examen.•Nota Final.•Cierre Asignatura.

Escuela

•Cierre Período (requiere TODAS asignaturas cerradas).

DAI

•Cálculo de indicadores en base a notas y asistencia.

DAI

•Generación de Reportes.

Escuela/DiVACAD

•Medidas remediales

Proceso Honorarios

Proceso Matrícula

Registro de Cátedra

SistemasAcadémicos

AvanceenlosSistemasAcadémicos2008

SIRA

Usuarios

Sistemas

BasesdeDatos

AvanceenlosSistemasAcadémicosHOY

Usuarios

Sistemas

BasesdeDatos

SIRA

IncrementodeServiciosenlosSistemasAcadémicos

(algunosejemplos)

SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

2008SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

SIRA(post)

SimuladorResultadosPSUDescargaDocs

2009SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

SIRA(post)

SimuladorResultadosPSUDescargaDocs

GoogleApps(pre)

Certif.Alum.RegularFEA

SIRADIVACAD

2010

PortalAcadémico(pre)

2011SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

SIRA(post)

SimuladorResultadosPSUDescargaDocs

GoogleApps(pre)

Certif.Alum.RegularFEA

SIRADIVACAD

PSM

Sharepoint

FichaAcadémica

PortalAcadémico(pre)

2012SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

SIRA(post)

SimuladorResultadosPSUDescargaDocs

GoogleApps(pre)

Certif.Alum.RegularFEA

SIRADIVACAD

PSM

GoogleApps(pos)

Sharepoint

FichaAcadémica

FUAS

PortalAcadémico(pre)

AulaVirtual(pre)

PortalAcadémico(pos)

2013SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

SIRA(post)

SimuladorResultadosPSUDescargaDocs

GoogleApps(pre)

Certif.Alum.RegularFEA

SIRADIVACAD

PSM

Sharepoint

FichaAcadémica

PortalAcadémico(pre)

GoogleApps(pos)

FUAS

AulaVirtual(pre)

PortalAcadémico(pos)

PrecargaOfertaAcadémica

2014SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

SIRA(post)

SimuladorResultadosPSUDescargaDocs

GoogleApps(pre)

Certif.Alum.RegularFEA

SIRADIVACAD

PSM

Sharepoint

FichaAcadémica

PortalAcadémico(pre)

GoogleApps(pos)

FUAS

AulaVirtual(pre)

PortalAcadémico(pos)

PrecargaOfertaAcadémica

NotasParciales

2015SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

SIRA(post)

SimuladorResultadosPSUDescargaDocs

GoogleApps(pre)

Certif.Alum.RegularFEA

SIRADIVACAD

PSM

Sharepoint

FichaAcadémica

PortalAcadémico(pre)

GoogleApps(pos)

FUAS

AulaVirtual(pre)

PortalAcadémico(pos)

PrecargaOfertaAcadémica

NotasParciales

Cert NotasFEA

2016SIRA(pre)

Matrícula

Títulos

WEBPAY

SIRA(post)

SimuladorResultadosPSUDescargaDocs

GoogleApps(pre)

Certif.Alum.RegularFEA

SIRADIVACAD

PSM

Sharepoint

FichaAcadémica

PortalAcadémico(pre)

GoogleApps(pos)

FUAS

AulaVirtual(pre)

PortalAcadémico(pos)

PrecargaOfertaAcadémica

NotasParciales

Cert NotasFEA

PRIN

IngresoESP

IntegracióndeSistemas.

Comosedesarrollanlossistemasyservicios??

• Requerimientos de los clientes principales.– Funcionalidades.– Perfiles.– Seguridad.

• Análisis Desarrollo v/s adquisición.

• Implementación (capacitación, puesta en marcha).

Comosedesarrollanlossistemas??

DatacenterUV

.

.

.

.

• Nuevo Servicio -> Desarrollo (HH) + Plataforma

ModelodeProvisióndePlataforma

AmbienteDesarrollo

Puestaenproducción

Mejoracontinua….

Mejora

Puestaenproducción

SistemasAcadémicos• Rolesprincipalesenlossistemas:

– DivisiónAcadémica:• AdministraciónAcadémica.

– Facultad:• SecretariodeFacultad/SecretaríadeEstudios.

– Escuela:• DirectordeEscuela.• JefeCarrera/SecretarioAcadémico.• SecretariadeDocencia.• Académico.• Alumnos.

– RRHH• Apoyoaprocesosdecontrataciones.

– DISICO:• DesarrolloysoportedeserviciosTI.

SistemasAcadémicos

SistemadeMatrícula

(datosDEMRE)/PSM

BaseDatosMatrículaAdmisión

BaseDatosAcadémica

ProcesodeAdmisión

ProcesodeMatrícula

AlumnosNuevos

• IngresodealumnosalaUV

Proceso Admisión

Proceso Titulación

SistemasAcadémicos

BaseDatosAcadémica

SIRA • Roles principales:– División Académica:

• Administración Académica: gestión y registro de mallascurriculares, gestión de oferta académica, control deprocesos.

– Facultad:• Secretario de Facultad / Secretaría de Estudios:

administración de alumnos (cambio de estados, registroacadémico)

– Escuela:• Director de Escuela: visualización de registro académico.• Jefe Carrera / Secretario Académico: visualización de

registro académico.• Secretaria de Docencia: registro de oferta académica.

RegistroCurricular

SistemasAcadémicos

BaseDatosAcadémica

FichaAcadémica • Roles principales:

– DAF:• Consulta de situación de alumnos ygeneración de pagarés

– DAE:• Consulta de situación de alumnos, accesoSEMDA (asignación de horas médicas einventario de medicamentos paraalumnos),

ConsultayBienestarEstudiantil

SistemasAcadémicos

BaseDatosAcadémica

Sharepoint • Roles principales:– DAF:

• Listados de procesos relevantes (CAE,Matriculados, etc.)

– División Académica:• Reportes proceso admisión.• Reportes procesos regular

– DAE:• Listadosdeprocesosrelevantes(TNE,BEA,etc).

SistemasAcadémicos

BaseDatosAcadémica

PortalAcadémico

• Roles principales:– División Académica:

• Administración Académica: perfil similar a Director deEscuela para toda la UV.

– Facultad:• Secretario de Facultad / Secretaría de Estudios: Escuela:

perfil similar a Director de Escuela para toda la facultad.• Director de Escuela/ Jefe Carrera / Secretario Académico:

cambiar clave usuarios, reportes de gestión, gestión de lainscripción de asignaturas, análisis avance curricular, accesoa resultados de evaluación docente, gestión de cátedras dela carrera.

• Académico: gestión de cátedras, notas parciales, asistencia,servicios académicos (Aula Virtual, VLEX), registroactividades académica (ICA), PRIN

• Alumno: Ver registro académico, inscripción de asignaturas,encuesta docente, pago en línea (WEBPAY), certificados conFEA ( alumno regular y concentración de notas),actualización de datos personales, postulación a CAE,postulación rebajas arancelarias, servicios académicos (AulaVirtual, Vlex)

OperaciónyGestión

AcadémicaalumnosNuevosyAntiguos

Conclusiones

• Desarrollo sistemático e integrado de las Tecnologías deInformación y Comunicaciones (TIC’s):

– Infraestructura de Telecomunicaciones (mejora contínua) + Servicios TI(desarrollo permanente) apoyo a los procesos académicos yadministrativos de la Universidad de Valparaíso.

Diagnóstico TI

MejorasenInfraestructuradeTelecomunicaciones

DesarrollodeServiciosTI

2008

2017

Estándar de Servicios en

Instituciones de Educación Superior

Conclusiones

• Relevancia:– Definición de procesos interconectados.

– Responsabilidades de cada paso/procedimiento.

– Tiempo de ejecución de los procesos.

• Los procesos tiene soporte tecnológico (plataformade servicios TI) en mejora continua.

• Los procesos consumen y generan informaciónrelevante para los usuarios internos y externos.

Conclusiones

SistemasyProcesosAcadémicosJoséMiguelSalazar/IvánCubillos/MarcoAravena

Junio2017