UNIVERSITATEA ,,PETRU MAIOR’’ TARGU MURESFACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE, JURIDICE SI ADMINISTRATIVE

Specializarea: GESTIUNE FINANCIAR BANCARA

ACHIZITIA UNUI SISTEM INFORMATICINTEGRAT

Profesor coordonator:

RUS IOAN Masterand:

LAZEA CEZARA

1

- 2014 -

CuprinsCap. 1. DESCRIEREA GENERALA A ORGANIZATIEI..................................................3

1.1.Prezentarea generala a dimensiunilor, caracteristicilor si obiectului de activitate al organizatiei..............................................................................................3

1.2. Descrierea situatiei actuale din organizatie (din punct de vedere a informatizarii)..................................................................................................................4

Cap. 2. OBIECTIVELE ACHIZITIONARII UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT5

2.1. Aspectele care determina achizitia unui sistem informatic integrat..............................6

2.2. Cerintele impuse noului sistem informatic integrat.......................................................6

2.3. Resursele disponibile si finantarea achizitiei noului sistem informatic integrat..............................................................................................................................7

2.4. Expertiza necesara pentru integratorul de sistem informatic integrat7

Cap.3. ANALIZA COMPARATIVA A SISTEMELOR INFORMATICE INTEGRATE...9

3.1. Prezentarea metodologiei de evaluare..........................................................9

3.2. Definirea criteriilor de comparare.................................................................10

3.3. Situatia comparativa a diferitelor sisteme informatice integrate......10

3.4. Selectarea unui sistem informatic integrat................................................12

Cap. 4. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT...........13

4.1. Domeniul acoperit...............................................................................................13

4.2. Schema bloc a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT.........14

4.3. Functiunile SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT.................14

4.4. Descrierea tehnica a sistemului informatic integrat selectat..............16

4.5. Descrierea comerciala a sistemului informatic integrat selectat.......16

Cap. 5. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT. .17

5.1. Definirea modalitatii de implementare........................................................17

5.2. Graficul estimativ al implementarii...............................................................17

5.3. Aprecierea personala asupra SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT...19

5.4. Avantaje si dezavantaje ale SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT.....19

5.5. Propuneri de imbunatatire a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT....20

BIBLIOGRAFIE....................................................................................................................21

2

Capitolul 1.Descrierea generala a organizatiei

1.1 Prezentarea generala a dimensiunilor , caracteristicilor si

obiectului de activitate al organizatiei

Grupul este format din trei companii, Producton, Certo si Servel,

specializat in productia, distributia si vanzarea de consumabile pentru

imprimante si copiatoare. Toate cele trei companii sunt detinute de acelasi

actionar. Producton, cea mai importanta firma din grup, opereaza un lant propriu

de retail, Digital Office.

Certo gestioneaza activitatea de productie (umplere cartuse cerneala,

reciclare, reconditionare etc), iar Servel se ocupa de distributia acestor produse

in cadrul grupului dar si catre clientii corporate. Producton, cea mai veche dintre

companii, are o experienta de 15 ani si este partenerul local numarul 1 pentru

HP si Lexmark in ceea ce priveste distributia de consumabile.

Reteaua Digital Office deserveste peste 100.000 de clienti prin

intermediul a 14 magazine. Grupul are circa 150 de angajati, doar compania

Producton, a generat o cifra de afaceri de peste 9 milioane Euro.

1.2Descrierea situatiei actuale din organizatie ( din punct de vedere a

informatizarii)

Scopurile urmarite de managemetul de varf al societatii, prin

implementarea Sistemului Informatic Integrat sunt cele legate de operarea unei

singure baze de date, comuna tuturor utilizatorilor, care se actualizeaza

instantaneu de fiecare data cand sunt introduse informatii noi; simplificarea

3

procedurilor uzuale din cadrul societatii; reducerea numarului de documente

necesare care tranziteaza de la un departament la altul si elaborarea mult mai

rapida a acestora; facilitarea accesului la informatiile de sinteza necesare

managementului, obtinerea raportarilor aplicand filtre la baza de date;

Grupul Producton utilizeaza pentru gestiunea companiei doua produse

informatice, ambele dezvoltate de furnizori locali. Pentru gestiunea contabila

exista Info6, un program dezvoltat in Fox, aplicat pe legislatia din Romania si

relativ apreciat de contabili, iar complementar se foloseste 4D, o solutie pentru

gestiunea relatiilor comerciale si a stocurilor. Aplicatiile nu sunt integrate dar

exista o serie de conectori ce permit transferul, doar la nivel valoric, al stocurilor

si volumului de vanzari pentru completarea jurnalelor de TVA, a balantelor

contabile etc. Datele nu sunt consolidate in timp real, iar sistemul de raportare

lipseste cu desavarsire. Orice analiza a activitatii se raporteaza la date deja

depasite cu 1-2 luni, iar volumul de munca implicat pentru obtinerea acestor

date este foarte mare. Exista nu mai putin de 10 baze de date separate, la nivelul

fiecarui departament. Aceasta situatie genereaza nemultumiri majore din partea

top managementului, chiar daca separat, la nivel de departament activitatea se

poate desfasura in conditii decente. Imposibilitatea urmaririi in timp real a

activitatii,a cheltuielilor operationale si a marjelor de profit la nivel de

produs/unitate/client a determinat conducerea grupului Producton sa ia decizia

achizitionarii unui ERP

4

Capitolul 2 Obiectivele achizitionarii unui sistem informatic integrat

2.1. Aspectele care determina achizitia unui sistem informatic integrat

Principalele obiective urmarite prin implementarea Sistemului Informatic

Integrat sunt:

- operarea unei singure baze de date comuna tuturor utilizatorilor, care sa

se actualizeaze instantaneu de fiecare data cand sunt introduse informatii noi;

-dezvoltarea de centre de responsabilitate cu restrictionari pe gestiunile

asociate altor centre si serii numerice de facturi si avize diferite pentru fiecare

centru. Fiecare utilizator din sistem are asociat un centru de responsabilitate

(magazin sau departament) in functie de care sunt alocate gestiunile, conturile

bancare dar si serii numerice de avize, facturi si chitante. Astfel utilizatorii pot

presta activitati (receptie marfa, descarcari de gestiune, transfer de marfa,

reglare de inventar etc) doar in centrele de responsabilitate alocate, iar

documentelor le vor fi asociate numere doar din plaja alocata

- simplificarea procedurilor uzuale din cadrul societatii; reducerea

numarului de documente necesare care tranziteaza de la un departament la altul

si elaborarea mult mai rapida a acestora;

- integrarea cu casele de marcat existente in cele 14 magazine

- facilitarea accesului la informatiile de sinteza necesare managementului,

obtinerea raportarilor aplicand filtre la baza de date; rezultatele sa fie corecte,

actualizate si sa nu necesite munca suplimentara pentru a fi extrase;

- imbunatatirea comunicarii cu clientii;

5

- reducerea timpului de raspuns; desi are o natura extrem de variata,

informatia sa fie operata o singura data putand fi ulterior folosita in diverse

operatii; astfel s-ar economisi timp, dar si resurse;

- diminuarea probabilitatii de comitere a erorilor de operare.

-cresterea gradului de consistenta, coerenta, relevanta si corectitudine a

datelor

-reducerea timpilor de prelucrare a datelor si a volumului operatiunilor de

prelucrare manuala a documentelor

-existenta unui cadru unitar de operare a datelor la nivelul intregii

organizatii

-imbunatatirea accesului la datele critice prin intermediul situatiilor de

raportare

-cresterea eficientei in fundamentarea deciziilor

-optimizarea accesului in orice moment si din orice locatie geografica la

datele de interes

-eliminarea accesului neautorizat la informatii

-cresterea vitezei de raspuns a sistemului prin arhivarea datelor istorice si

disponibilitatea in orice moment a acestora

2.2. Cerintele impuse noului sistem informatic integrat

Pentru a se elimina neajunsurile sistemului informatic actual, se impune

noului sistem informatic integrat ce urmeaza a fi achizitionat o serie de cerinte :

sa aiba o singura baza de date, un sistem de gestiune a bazei de date;

6

Unicitatea codificarii si a identificarii informatiei;

Viteza mare de acces la informatii si transfer rapid al informatiilor intre utilizatori;

Asigurarea securitatii datelor si a accesului la informatie pe paliere de competenta;

Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, administrarea si asigurarea calitatii si integritatii acestor colectii de informatii

2.3. Resursele disponibile si finantarea achizitiei noului sistem informatic integrat

Aceasta achizitie este necesara, datorita neajunsurilor din partea sistemului informatic actual, si importanta, datorita pretului de achizitie al noului sistem informatic integrat are este foarte mare. Societatea va contribui cu suma de 3000.000 euro

2.4. Expertiza necesara pentru integratorul de sistem informatic integrat

Managementul de proiect si implementarea solutiei, trebuie sa fie

garantate de experienta acumulata de integrator in implementarea unor sisteme

informatice integrate in Romania.

Se cere obligatoriu existenta a minim 2 referinte in Romania cu

implementari de succes a unor sisteme informatice similare.

Se vor prezenta de catre ofertant:

1. Procedurile de lucru pe care ofertantul le va utiliza in timpul

implementarii;

2. Modul in care isi va organiza echipa de implementare (numar de

specialisti, sarcina

7

fiecarui membru al echipei, pregatirea profesionala si CV pentru fiecare membru

din echipa)

3. Cerinte privind organizarea echipei (componenta necesara, sarcinile

membrilor echipei);

4. Graficul de executie a lucrarilor de implementare, cu punerea in

evidenta a fazelor acestora, a livrabilelor si a punctelor de interactiune cu PMB;

5. Costurile de implementare vor trebui detaliate pe fiecare etapa si

prezentarea unui

sumar al acestora in final;

6. Modul de lucru prin care se asigura respectarea prevederilor de calitate;

7. Modul in care proiectul va fi masurat, monitorizat, contabilizat si

asigurat pe durata implementarii sale;

8. Modul in care modificarile si problemele vor fi identificate si raportate,

9. Continutul, formatul, modul de semnare si de inspectare/examinare si

responsabilitatile pentru fiecare livrare;

10. Cerinte privind importul de date: pregatirea datelor in formatul

necesar, verificarea coerentei si consistentei acestora;

11. Modul in care se definesc criteriile de acceptanta;

12. Modul in care se aproba fazele de lucru;

13. Modul in care se evalueaza implementarea.

De asemenea, in mod standard vor trebui incluse toata gama de cursuri de

utilizare si administrare in limba romana a tuturor componentelor sistemului,

precum si cursuri de administrare si utilizare pentru aplicatiile de baza si cele

dezvoltate de ofertant.

Se va prezenta de catre ofertant un program de scolarizare interfatat si

programat in functie de perioadele de implementare si instalare a sistemului.

8

Cap.3. ANALIZA COMPARATIVA A SISTEMELOR INFORMATICE INTEGRATE

3.1. Prezentarea metodologiei de evaluare

Metodologia de evaluare a sistemului informatic integrat ce urmeaza a fi

achizitionat se bazeaza in primul rand pe analiza comparativa a criteriilor de

comparare a sistemelor informatice definite la punctul 3.2. Definirea criteriilor

de comparare. Compararea diferitelor sisteme informatice corespunzatoare

criteriilor alese se va realiza, de asemenea, si pe baza frecventelor de aparitie.

Se vor analiza criteriile de comparare definite, si in functie de modul de

indeplinire sau nu al acestor criterii se vor efectua eliminarile acestor sisteme

(cele care nu corespund criteriilor de comparare), ramanand in final cel mai

optim sistem informatic, care va urma sa fie achizitionat.

3.2. Definirea criteriilor de comparare

Criteriile de comparare dupa care se va alege noul sistem informatic

integrat sunt:

- criteriul „Multinational”, deoarece societatea analizata este o societate

multinationala, iar sistemul informatic integrat care urmeaza a fi achizitionat

trebuie sa faca fata capacitatii multinationale;

- pretul, este un criteriu foarte important deoarece investitia intr-un sistem

informatic integrat este o investitie foarte importanta, fiind alocata o suma

considerabila de bani;

- numarul de angajati, trebuie avut in vedere pentru a se asigura ca sistemul

informatic integrat suporta numarul de utilizatori necesari unei companii de talie

multinationala, numarul de utilizatori fiind unul mare;

9

- criteriul SAAS, este foarte important deoarece permite solutionarea

eventualelor probleme de la distanta, astfel rezolvarea problemelor aparute se

poate face mult mai rapid, eliminand timpul necesar deplasarii la fata locului.

3.3. Situatia comparativa a diferitelor sisteme informatice integrate

Pentru a alege cat mai eficient varianta privind achizitia sistemului

informatic integrat, am grupat societatea in 3 categorii industriale pentru a

compara sistemele informatice integrate.

Situatia comparativa a sistemelor integrate este urmatoarea:

1. Prezentarea selectarii industriei, a modului MFG si a platformei bazei de

date (acest punct se va repeta la pentru fiecare categorie industriala

selectata):

2. Afisarea situatiei comparative:

10

3. Selectarea industriei urmatoare:

4. Afisarea situatiei comparative:

5. Selectarea industriei urmatoare:

6.Afisarea situatiei comparative:

11

3.4 Selectarea unui sistem informatic integrat

Industria MFG Mode Platforma

BD

SII aferente situatiei

comparative

Computers and

Electronics

Industrial

Distribution

MS SQL

Server

Syspro, Epicor, Sap,

Made2Manage

Other Make to order

(MTO)

MS SQL

Server

Netsuite, syspro, sage, infor,

Microsoft Dynamics

Distribution Make to order MS SQL

Server

Syspro, Epicor, Sage

In baza rezultatelor , sistemul Syspro, Epicor, Infor, Sap, Made2Mange si

Sage, se elimina deoarece nu indeplinesc criteriul stabilit la inceput si anume

Saas.

12

Pe baza comparatiei facute, sistemul NETSUITE se elimina din lista

sistemelor avute in vedere pentru achizitionare, deoarece se poate achizitiona

doar pe baza de abonament (Financing options: Subscription) ceea ce prezinta

un inconvenient deoarece in cazul in care intervin de exemplu unele dificultati

financiare pe parcurs, iar aceste plati sub forma abonamentelor vor fi intrerupte

o perioada si apare o problema exact in acel interval e posibil ca firma

integratoare sa nu rezolve in timp util si prompt problema aparuta.

In concluzie Mycrosoft Dynamics este sistemul care va urma a fi

achizitionat deoarece acesta indeplineste cel mai bine toate criteriile impuse,

desi pretul este mai mare decat in cazul celorlalte sisteme.

Cap. 4. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT

4.1. Domeniul acoperit

Microsoft Dynamics ofera intreprinderilor mici si mijlocii aflate in plina

dezvoltare o solutie de management de business puternica, cu costuri scazute si

usor adaptabila.

Aplicatiile Microsoft Dynamics se adreseaza urmatoarelor necesitati de

afaceri:

Management financiar

Productie

Business Intelligence

Vanzari si marketing

Distributie

13

4.2. Schema bloc a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT

4.3. Functiunile SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT

Functiunile sistemul informatic Microsoft Dynamics sunt urmatoarele:

Management financiar

Inregistrati si stocati inregistrarile financiare intr-un modul de

contabilitate generala care include planuri de conturi, bilanturi, raportare TVA si

multe altele.

•Definiti moneda preferata

•Creati perioade contabile pe baza ciclului fiscal si de business

•Administrati numerarul si conturile bancare

14

•Automatizati functiile de rutina, cum ar fi scrierea cecurilor si reconcilierea

situatiilor bancare

Productie

Producatorii pot raspunde rapid cererilor clientilor si pot creste

performantele de productie prin automatizarea si imbunatatirea unor procese

precum:

•Managementul productiei si al comenzilor

•Planificarea aprovizionarii si a capacitatii

•Vizibilitatea operatiilor de productie in atelier

•Programari grafice ale productiei

Vanzari si marketing

Oferiti managerilor si angajatilor din vanzari si marketing informatii

relevante despre clienti, pentru a-i ajuta sa dezvolte relatii durabile cu acestia.

•Gestionati informatiile despre contacte

•Organizati campanii de vanzari

•Identificati oportunitati de vanzari

•Automatizati sarcini de vanzari

•Configurati memento-uri automate

Distributie

Microsoft Dynamics ofera companiilor o solutie eficienta pentru

rezolvarea dificultatilor de distributie. Poate fi utilizat pentru:

•Urmarirea si gestionarea stocurilor, in locatii multiple

•Obtinerea de informatii actualizate despre cantitatile din stoc

15

•Implementarea unui management superior al depozitelor, care sa includa

prelevarea de comenzi personalizate si recompletarea stocurilor la atingerea

unor praguri presetate

•Obtinerea de date in timp real, referitoare la stocuri si expedieri

4.4. Descrierea tehnica a sistemului informatic integrat selectat

Arhitectura sistemului informatic

4.5. Descrierea comerciala a sistemului informatic integrat selectat

Microsoft Dynamics ofera intreprinderilor mici si mijlocii aflate in plina

dezvoltare o solutie de management de business puternica, cu costuri scazute si

usor adaptabila. Este un pachet usor personalizabil si dispune de module add-in

pentru a satisface necesitatile specifice ale oricarui domeniu. In plus, poate fi

16

adaptat pe masura ce compania creste, adaugand putere de procesare si

functionalitati suplimentare.

Microsoft Dynamics este special conceput pentru a interactiona usor cu

alte produse Microsoft, cum ar fi Microsoft Office Suite, Microsoft SQL Server

2003 si Microsoft Windows 2000 si XP.

Cap. 5. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT

5.1. Definirea modalitatii de implementare

Implementarea sistemul informatic se face pe parcursul a doi ani.

Se vor implementa urmatoarele module: CRM, modulul financiar,

modulul de resurse umane si modulul privind managementul serviciilor, urmand

ca urmatoarele module sa se implementeze in anul urmator.

5.2. Graficul estimativ al implementarii

Activitati 2012 / 2013

Ia

n

Fe

b

Ma

r

Ap

r

Ma

i

Iu

n

Iu

l

Au

g

Sep

t

Oc

t

No

v

De

c

pregatirea niveluluiaplicatiilor

pregatirea niveluluibazei de date pentrunodul 1

instalarea sistemului

17

E- Business SuiteR12

activarea autoconfigla nivelul BD

config aplic dincadrul CRM pentruBD RAC

config. aplicatiilordin cadrul HR pentrubaza de date

RAC

config aplic. dindomeniul financiarpentru BD

RAC

config. aplic. dincadrul manag.serviciilor pentruBD RAC

config. aplic. dincadrul achizitiiloravansate pentru BDRAC

config aplic dincadrulaprovizionarilor

18

pentru BD

RAC

config aplic dincadrul Value ChainPlanning pentru BDRAC

config aplic dincadrul Value ChainExecution pentruBD RAC

stabilirea aplicatiilorpentru RAC

5.3. Aprecierea personala asupra SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT

S-a cautat o solutie moderna cu referinte solide in piata si care, alaturi de

gestionarea activitatii si resurselor companiei, sa ofere functionalitati complexe

de "business analitics". Dupa o analiza a pietei, pe lista scurta au ramas trei

furnizori, la doi dintre acestia renuntandu-se pentru lipsa unor functionalitati

5.4. Avantaje si dezavantaje ale SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT

Creste productivitatea angajatilor

Datorita flexibilitatii si configurabilitatii exceptionale a modulului, sistemul genereaza automat necesarul de aprovizionare pe baza unor algoritmi specifici companiei, asigura trasabilitatea documentelor si aloca automat cheltuielile pe

19

centre de cost, optimizand activitatile procesului de achizitie si degrevand angajatii de activitatile redundante, consumatoare de timp.

 

Reduce costurilor de analiza

Modulul Achizitii ofera o transparenta totala asupra proceselor de aprovizionare si achizitii, generand rapoarte in timp real conform nevoilor fiecarui client in parte.

 

Imbunatateste puterea de cumparare

Sistemul ofera o imagine actualizata si unitara a oportunitatilor de negociere, a infomatiilor si balantelor conturilor partenerilor de business, fiind un punct de sprijin important in procesul de negociere cu terti furnizori.

5.5. Propuneri de imbunatatire a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT

Exista o singura mentiune, aceasta ar fi actualizarea informatiilor despre

acest sistem informatic in cadrul site –ului de comparare.

20

BIBLIOGRAFIE

1. www.top10erp.org

2. http://www.seniorerp.ro/faq/care-sunt-particularitatile-unui-erp-ca-

sistem-informatic-integrat/

3. www.elian-solutions.ro

4. www.softwareadvice.com

5. www.ueb.ro

21

22

23