UNIVERSITATEA AL. I. CUZA, IAI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR

Sistemul informaional al furnizorilor

COORDONATOR: Conf. Dr. Gabriela Meni

STUDENI:

1. Identificarea proiectului 1.1. Descrierea organizrii ntreprinderiiObiectul de activitaten prezent, activitile pe care le desfoara SC Butto SRL sunt activiti de comer intern (marochinrie, gablonuri), prestri servicii (repararea, recondiionarea i ntreinerea mainilor i utilajelor folosite n industria uoar), precum i activiti de import - export i distribuie de produse de curaenie, marca SANO. Firma este reprezentant zonal al marilor firme cu prestigiu internaional n industria uoar i anume Minerva Cehia, Garudan, Siruba

Date de identificare i scurt istoricSC. BUTTO, potrivit normelor legale n vigoare, se ncadreaz n categoria societilor mijlocii, forma de organizare a firmei fiind cea a unei societi cu rspundere limitat. A fost nmatriculat la Registrul Comerului n data de 28.05.1992, sub numrul de nmatriculare J22-1451-1992, cu numrul de nregistrare fiscal R1962275. Sediul social al societii este declarat n Iai, Str. Toma Cozma, nr.87. n ceea ce privete activitatea firmei SC Butto SRL Iai, ea i desfoar activitatea prin punctul de lucru deschis n localitatea Iai. Acesta este situat pe strada Piaa Voievozilor nr.16, parter. Tot n punctul de lucru din strada Piaa Voievozilor, Iai funcioneaz i birourile firmei.

Parteneri, concuren, cifra de afaceriPartenerii de afaceri i clienii si sunt nume sonore n domeniul confeciilor, marochinriei i a produselor de curenie SANO, precum Casa Wanda, Gold Revoli, Confecii Integrate Moldova, Iasitex, Prima Fashion, Moldova Tricotaje, Motexco, Europlast, Socom Arta de Gradul I, Cristian Invest, Niky Fashion, Iasiconf, Hi-Tex, Mercur Mary, CH Unirea (Hotel Unirea), Turism Moldova (Hotel Astoria i Traian), Unita Turism Holding (Hotel Moldova) etc., firme care acioneaza att pe piaa romneasc ct i pe piaa internaional.

2

Poziia ei favorabil de pe piaa este datorata i faptului c pe piaa ntmpin o concurena slab, att pe piaa din Iai ct i pe pieele nvecinate. n Iai, exist doar nca 2 firme care au un obiect de activitate asemntor, dar care att din punct de vedere al calitii ct i din punct de vedere al preurilor practicate sunt pe o poziie inferioar firmei Butto. SC Butto SRL Iai realizeaz n medie pe luna o cifra de afaceri de cca. 800 milioane lei, cifra care se datoreaz activitii de calitate pe care o desfoar.

Functiile intreprinderii si activitatile pe care le desfaoarIn cadrul societatii SC Butto SRL se intalnesc urmatoarele functii: financiar- contabila si comerciala. Prin functia financiar-contabila se asigura echilibrul financiar al societii, aceasta funcie este realizat de biroul financiar-contabil, care are drept ndatoriri: sortarea actelor contabile ale societii, verificarea formei documentelor, evidena zilnic a ncasarilor i plilor, nregistrarea cronologica n contabilitate a documentelor ce reflecta operatiunile firmei, calcularea impozitelor si taxelor si contributiilor, ntocmirea si depunerea lunara a declaratiilor privind impozitele si taxele, precum i evidena personalului privind salarizarea.. Funcia comercial const n activiti legate de aprovizionarea cu mrfuri i materiale necesare consumului intern al firmei, precum i informarea cu privire la oferta de produse a firmei i promovarea acesteia prin intermediul agenilor de vnzri, la nivel local. Acetia au n vedere extinderea canalelor de distribuie i dezvoltarea portofoliului de clieni.

Structura organizatoric a firmeiSC Butto SRL are o structur organizatoric funcional, personalul su avnd urmtoarele funcii n cadrul firmei: Administrator- Butunoi Liviu

Director tehnic- Gureanu Cristina Contabil- ugui Anamaria Gestionar- Busuioc Tereza

Vnztor- Dnil Cristina Agenti de vnzri- Brum Iulian, Dasclu Marius Mecanic de ntreinere- Cucu Gheorghe

3

n firm, ierarhia este urmtoarea:

Directorul tehnic i contabilul sunt subordonai administratorului; Gestionarul, vnztorul, agenii de vnzri i mecanicul sunt subordonai directoruluitehnic. n ceea ce priveste structura ierarhic a firmei aceasta cuprinde 5 nivele ierarhice :

nivelul 1 : AGA ; nivelul 2 : Administrator ; nivelul 3 : Director tehnic i contabil ; nivelul 4 : Gestionar, vnztor, ageni de vnzri i mecanic; nivelul 5 : depozit i magazin.

4

AGA

ADMINISTRATOR

DIRECTOR TEHNIC

BIROUL FINANCIARCONTABIL

GESTIONAR

VNZTOR

AGENI DE VNZRI

MECANIC

DEPOZIT

MAGAZIN

STRUCTURA ORGANIZATORIC A FIRMEI SC BUTTO SRL

5

1.2. Prezentarea principalelor resurse informatice existente1.2.1. Resursele hardwaren unitate exist dou calculatoare, legate n reea, folosind o aplicaie comun, mai mare, cu mai multe module. Conectarea calculatoarelor n reea este realizat cu cablu UTP. Un calculator se afl n biroul contabilitate, iar cel de-al doilea la gestionar. Calculatoarele folosesc procesoare de tip Intel Celeron i IBM structurate astfel: Intel Celeron D326 cu 2.56 GHz, 256 Mb DDR400, HDD 80GB, CDRW, monitor 17 20 IBM cu 650 MHz, 128 MB RAM, HDD 6,4 GB, monitor 15;

n firm sunt utilizate imprimante matriciale att la biroul contabilitate, ct i la gestionar. Imprimantele matriciale realizeaz tiprirea NLQ (Near-Letter-Quality), prin repetarea imprimrii aceleai linii. Ele sunt preferate de unitate datorit raportului pre/performane foarte bun i a faptului c asigur tiprirea n mai multe exemplare.

1.2.2. Resurse softwareSistemele de operare ntlnite sunt Windows 98 i Windows XP Professional. Ca utilitare regsim aplicaii de tip Office, Microsoft Office 2003, Norton AntiVirus 2004 i Kaspersky Anti-virus sunt antiviruii folosii n aplicaiile de gestionare a fiierelor i directoarelor. Aceste aplicaii sunt realizate n regim propriu, cu excepia aplicaiei WINMENTOR, care este achiziionat din exterior cu licen. WinMENTOR cuprinde instrumente integrate pentru stocarea, analiza si raportarea rapida a informaiilor permitnd accesul rapid la informaiile contabile si de gestiune. Firma deine varianta "Standard" a pachetului WinMENTOR, care ofer posibilitatea evidenierii stocurilor att valoric ct i cantitativ. Alte aplicaii sunt programele pentru declaraii fiscale, OPFV; declaraiile privind impozitul reinut pe veniturile cu regim de reinere la surs, pe beneficiari de venit; declaraii fiscale pentru CAS, pentru ITM i pentru omaj i aplicaii XL pentru calcularea salariilor. Winmentor cuprinde dou ferestre: Liste i Date. n Date se introduc informaiile i datele de orice fel i se prelucreaz, iar n Liste obinem rapoartele i listele acestor prelucrri. Modulele principale ale aplicaiei sunt: Mentor i Service. n Date, modulul mentor exist urmtoarele submeniuri: unelte, stocuri, micri, trezorerie, parteneri, contabile, diverse, tiprire i aranjare. Urmeaz modulul Service cu submeniurile sale: unelte, operare, pli/

6

ncasri, diverse, tiprire i aranjare. n Liste, exist aceleai module, dar cu alte submeniuri ce efectuez alte operaiuni. Mentorul conine: diverse, nomenclatoare, intrri, interne, ieiri, imobilizri, trezorerie, contabile; Service-ul are ca submeniuri: diverse, iniializare, recuperare, avarie, nchidere, fuzionri i conversie, iar meniul. Cele mai folosite aplicaii ale acestor meniuri i submeniuri sunt: interne, intrri, ieiri, imobilizri, trezorerie i contabile.

1.2.3. Resurse umaneFirma Sc Butto Srl, nu are un compartiment distinct n ceea ce privete IT-ul, contabilul ocupndu-se de administrarea reelei.

1.3.

Proiecte informaticen vederea dezvoltrii sistemului informatic firma i propune s realizeze urmtoarele proiecte: Achiziionarea programului Legis, care este o colecie de date de specialitate care cuprinde

toate reglementrile din ara noastr. Aceast baz de date este actualizat sptmnal, iar specialitii firmei sunt la curent cu toate noutile. LEGIS este achiziionat din exterior i cuprinde legi, decrete, circulare, hotrri, ordine, norme, regulamente, instruciuni, constituii, coduri (CODUL PENAL, DE PROCEDURA PENALA, CODUL CIVIL, DE PROCEDURA CIVILA, CODUL COMERCIAL, CODUL FAMILIEI, etc), etc., mai exact toate tipurile de acte oficiale din perioada menionat, emise de Guvern, Parlament, Presedinie, Banca Naional, Ministerul Finanelor, Comisia Valorilor Mobiliare, Ministere etc. care pot fi accesate uor i rapid. Printre avantajele acestei aplicaii se numr posibilitatea configurrii modului de realizare a nregistrrilor contabile astfel nct acestea s fie conforme cu activitatea specific a firmei. De asemenea, nu este necesar o conexiune fizic ntre calculatoarele firmei. Pachetul de programe permite introducerea datelor n fiecare compartiment i apoi transferul pe un calculator central (aflat la sediul firmei, la serviciul de contabilitate). Datele transferate sunt cuplate logic, dup cuplare avnd aceleai proprieti ca i cele introduse pe calculatorul central. Crearea unui sistem informatic on-line privind vnzrile de produse de curenie SANO, avnd ca avantaje reducerea cheltuielilor de personal; creterea vnzrilor i a profitului (atragerea de noi clieni); creterea eficienei operaiilor (pierderile de timp sunt reduse, la fel pierderile din transport sau depozitare); dezvoltarea imaginii de firm.7

2. Initierea proiectului de dezvoltare a sistemului informational alesSistemele informaionale identificate n cadrul societii Butto sunt: Sistemul informaional de eviden a mijloacelor fixe; Sistemul informaional al mrfurilor; Sistemul informaional al clientilor; Sistemul informaional al furnizorilor; Sistemul informaional al trezoreriei; Sistemul informaional al contabilitii generale; Sistemul informaional personal- salarizare.

2.1. Identificarea principalelor sisteme informaionale financiar-contabile din organizaieSistemul informaional de eviden a mijloacelor fixe n cadrul sistemului informaional al mijloacelor fixe se efectueaz o serie de operaiuni dintre care cele mai importante sunt: recepia mijloacelor fixe i gruparea acestora pe categorii, darea n folosin, stabilirea plusurilor i minusurilor n urma inventarierii patrimoniului, stabilirea duratei de uitlizare, calculul amortizrii pe baza planului de amortizare, ieirea din gestiune. Documente de intrare: proces verbal de recepie; proces verbal de punere n funciune; bon de micare a mijloacelor fixe; proces verbal de scoatere din funciune; plan de amortizare; nomenclator mijloace fixe. Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al mijloacelor fixe sunt: balana lunar analitic i sintetic a mijloacelor fixe; centralizatorul list de inventariere; fia analitic a mijloacelor fixe, raportul mijloacelor fixe. Sistemul informaional al mrfurilor n cadrul sistemului informaional al mrfurilor se ine evidena acestora prin intermediul urmtoarelor operaiuni: recepia mrfurilor pe baz de NIR, stabilirea plusurilor i minusurilor n urma inventarierii, distribuirea mrfurilor direct din depozit sau indirect prin magazinul de desfacere al firmei, existent n punctul de funcionare al biroului firmei, primirea de rebuturi de la clieni, scoaterea din gestiune. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: avizul de nsoire a mrfii; factura; nota de recepie i constatare de diferene, lista de inventariere; bonuri de transfer, borderou de achiziii.8

Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al mrfurilor sunt : comanda aprovizionare; raportul de gestiune; fi de magazie. Sistemul informaional al clienilor Gestionarea tuturor operaiilor de vnzare se face n cadrul sistemului informaional al clienilor. De asemenea se ine evidena clienilor prin ntocmirea rapoartelor ce conin: fie clieni, fie de ncasare, compensri acordate, discount-uri. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contract de vnzare-cumprare; dispoziie de livrare; situaia facturilor nencasate Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al clientilor sunt: factur fiscal; jurnal de vnzri; nomenclatorul clienilor, facturi de ntocmit, comand

Sistemul informaional al furnizorilor n cadrul sistemului informaional al furnizorilor se gestioneaz toate operaiile de achiziionare. De asemenea se ine evidena furnizorilor prin ntocmirea rapoartelor ce conin fie furnizori, fie de plat, compensri primite, discount-uri, rabaturi primite. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contractul de vnzare-cumprare; aviz de nsoire a mrfii; factura fiscal, necesar materiale, proces vebal modificat privind compensarile Documentele i rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al furnizorilor sunt: comand; jurnal pentru cumprri; centralizator contracte de vnzarecumprare; nomenclator furnizori; ordinul de compensare, not de recepie i constatare diferene, proces vebal privind compensarile.

Sistemul informaional al trezoreriei Sistemul informaional al trezoreriei asigur evidena ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc, precum i situaia datoriilor i a creanelor unitii. Sistemul trezoreriei preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fil C.E.C.; chitan; dispoziie de ncasare/ plat; stat de salarii; lista avans; lista contribuii; extras de cont; bilet la ordin. Documentele i rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al trezoreriei sunt: ordin de plat; list facturi pltite; situaia facturilor nencasate; jurnal privind decontrile n numerar cu furnizorii, balanta analitica si fisa analitica

9

Sistemul informaional al contabilitii generale Sistemul informaional al contabilitii preia datele introduse n toate celelalte sisteme informaionale. Scopul acestui sistem este de a ajuta la centralizarea tuturor tranzaciilor financiar- contabile ale unitii, de a sintetiza modificrile de active, obligaiile i venitul net al firmei prin ntocmirea jurnalelor, rapoartelor i situaiilor financiare. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: notele contabile; jurnal de cumprri/vnzri. Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al contabilitii generale sunt: declaraie privind obligaiile de plat la bugetul general consolidat;fis de cont; balana de verificare; bilanul; contul de profit i pierdere; registrul jurnal Sistemul informaional personal- salarizare Sistemul salarizare preia datele despre angajai, concediile de odihn, precum i pontajele pentru calculul salariilor. n cadrul sistemului informaional personal-salarizare se efectueaz urmtoarele operaiuni: iniializarea salariilor pentru luna curent, nregistrare avans chenzinal, preluarea pontajelor lunii, a sanciunilor, a concediilor, a sporurilor, calculul concediilor medicale sau de odihn, a deducerilor personale, nregistrarea statelor de salarii, nregistrarea declaraiilor lunare la bugetul de stat, la bugetul asigurrilor sociale de stat, la bugetul asigurrilor pentru omaj, nregistrarea fielor fiscale, precum i evidena tuturor angajailor i funciile acestora, fia postului. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fia de pontaj; lista cu reinerile; contractul de munc; grila privind deducerile personale; nomenclator personal; pontaj avans i pontaj lichidare. Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al salarizrii sunt: stat de salarii; list de avans chenzinal; fie fiscal 1 i 2;

2.2. Definirea ariei de ntindere a sistemului informaional al furnizorilorUnitatea are doua gestiuni: gestiune valoric a mainilor i a pieselor de schimb gestiune cantitativ a produselor de curaenie SANO

2.2.1 Componentele organizatorice ce au responsabiliti n sistemul informaional al furnizorilor Directorul tehnic :

10

Semneaz contractele cu furnizorii de mrfuri, de materiale pentru consum propriu, dar i de Menine relaiile de bun colaborare cu furnizorii firmei: Preia comenzile de mrfuri i materiale necesare consumului propriu i transmite comenzile Rspunde de participarea firmei la Trguri i Expoziii, n vederea mbuntirii relaiilor cu Primete ofertele de produse de la furnizori.

mijloace fixe.

la furnizori;

furnizorii;

Biroul contabilitate:

Primirea de la vnztor a facturilor privind materialele, mrfurile i mijloacele fixe Verific corectitudinea ntocmirii documentelor primite de la furnizori; Verific discount-urile de pe facturi, acolo unde este cazul; Realizarea viramentelor ctre conturile bancare ale furnizorilor; Realizarea plilor prin casierie; Realizarea de compensri cu furnizorii; Transmite diverse rapoarte privind, spre exemplu vnzrile dintr-o lun;

spre a fi prelucrate;

Gestionarul:

Primete i verific marfa de la furnizori i rspunde de aezarea acesteia n depozite; ntocmete lista cu produsele deteriorate pe care o transmite directorului tehnic spre a

fi returnate furnizorilor;

Primete i semneaz facturile de la furnizori; Verific marfa conform facturii;

11

Director tehnic

com anda centralizatorcontracte

PVprivindcom pensarile necesarm ateriale PVm odificatprivindcom pensarile

0

factura necesar-m ateriale

necesar-m ateriale

Gestionar

Depozit

SIF

aviz-de-insotire-a-m arfii

contract

NRCD

jurnalcum parari

necesarm ateriale

ordin-decom pensare

nom enclatorfurnizori

Biroul financiar-contabil

12

13

2.2.2 Clasele de operaii economice reflectate n sistemul furnizorilorPrincipalele clase de operaii economice reflectate n acest sistem sunt:

ntocmirea planului sptmnal de aprovizionare n baza necesarelor primite de la depozit urmrete i nregistreaz avizele i facturile; asigur efectuarea corect i la timp a nregistrrilor contabile privind contabilitatea prelucrarea datelor de pe facturi prelucrarea si centralizarea necesarelor de materiale lansarea comenzilor tine evidenta contractelor cu furnizorii

i o trimite spre aprobare conducerii;

operaiunilor de achiziie a mrfurilor de la furnizori

14

3. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor3.1 Descrierea iesirilor

Denumire ieire

Structura ieirii Date de identificare(C,40) Nr.crt(N,3) Data doc(D,10) Tip doc(C,2) Nr.doc(N,7) Partener(C,40) Total val cu TVA(N,8) Cumprri scutite de TVA(N,7) Baz impozitare(N,7) Val TVA(N,7) Nr.doc(N,7) Data(D,10) Nr.fact(N,7) Den.furnizor(C,40 )

Documentul/ documentele pe baza cruia se obine

Loc stocare (tabele ale bd, fiiere sau dosare) de unde se obin datele

Tipul ieirii i momentul obinerii

Destinaia ieirii, nr. exemplare

Proces prelucrare din care se obine

Observaii

Jurnal cumprri

Facturi, chitane, bonuri fiscale

Winmentor, jurnal cumprri

Raport programat, la sfritul lunii

Biroul fin-ctb

Introducere facturi

Not de recepie i constatare diferene

Factura

Winmentor, Intrri, Facturi, receptie

Act

Biroul fin-ctb

Introducere facturi

15

Adresa furnizor(C,15) Nr.curent(N,2) Denumire bunuri recepionate(C,45) U.M(C,5) Cantitate(N,5) Pre la recepie(N,7) Adaos comercial unitar(N,7) Adaos comercial total(N,7) Pre unitar+adaos comercial(N,8) TVA unitar(N,7) TVA total(N,7) Valoarea la pre de vnzare unitar inclusiv TVA(N,8) Valoarea la pre de vnzare total inclusiv TVA(N,8) Nume i prenumecomisie de recepie(C,30) Semntura Data(D,10) Centralizator contracte vnzarecumprare Nr.contract(N,7) Dat contr(D,10) Denumire furn(C,40) Obiect Contract, facturi Dosar contracte Neplanificat Directorul tehnic,1 exemplar Evidena contractelor cu furnizorii Se ine manual

16

Nomenclator furnizori

contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Denumire furn. (C,40) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Numr doc.(N,7) Data(D,10) Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Numrul borderoului(N,7) Data(D,10) Nr.fact.(N,7) Data fact.(D,10) Valoare fact.(N,7) Valoare compensat(N,7) Total(N,7)

Facturi, avize

Winmentor, Nomenclatoare, Partener, Nomenclator

Programat, la sfritul lunii

Biroul financiarcontabil,1 exemplar

Introducere facturi

Facturi, proces Dosar compensari verbal compensare

Programat, la sfritul lunii

Biroul financiarcontabil,1 exemplar

Introducere facturi

Ordin de compensare

17

Comanda

Proces vebal privind compensarile

Denumire furn(C,12) Nume distribuitor(C,12) Data comenzii(D,10) Nr.comenzii(N,4) Nr.crt.(N,3) Cod prod.(N,20) Denumire prod. (C,40) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Termen de livrare(C,10) Numr doc.(N,7) Data(D,10) Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Data(D,10) Nr.fact.(N,7) Data fact.(D,10) Valoare fact.(N,7) Valoare compensat(N,7) Total(N,7)

Necesar de materiale, contract

Dosar comenzi

Act

Directorul tehnic,1 exemplar

Generare comenzi

Facturi

Dosar compensari

Programat, la sfritul lunii

Directorul tehnic,1 exemplar

Introducere facturi

18

3.2 Descrierea prelucrarilorDescrierea succint a operaiunilor de prelucrare Intrri n proces Ieiri din proces Locuri de stocare Formulele sau relaiile de calcul

Proces

Observaii

Introducere facturi

- se introduc datele despre furnizori, dupa care se face actualizarea datelor atunci cnd este cazul si se obine nomenclatorul furnizorilor - obinerea NRCD-urilor - compensare sume datorate

Winmentor, n meniul Intrri, Facturi Jurnal Winmentor cumprri Intrri, Avize Facturi Not de recepie Dosar Aviz de i constatare compensari insotire a diferene Winmentor, marfii Nomenclator Nomenclatoare, Proces vebal furnizori Partener, modificat Ordin de Nomenclator privind compensare Winmentor, compensaril Proces vebal Intrri, Facturi, e privind Receptie compensarile Winmentor, jurnal cumprri Centralizator contract vnzarecumprare

- Cant*pre unitar= valoare fr TVA - Valoare fr TVA*19%= valoare TVA - Total valoare fr TVA+ total valoare TVA= total factur - adaos comercial= (pre de vnzarevaloare TVA)- pre de intrare

Evidena contractelor cu furnizorii

- modificare date contract furnizor -centralizare contracte

Contract vnzarecumprare

Dosarul cu contracte

Se tin manual

19

Generarea comenzilor

-stabilire necesar materiale - lansare comenzi

Necesar materiale

Comanda

Dosar comenzi

3.3 Descrierea intrarilorDenumire intrare Emitent Nr. exemplare Sursa de intrare n sistem Loc arhivare4 Structur Date preluate Loc stocare Proces Observaii

Factur fiscal

Furnizor

1

Gestionar Biroul Denumire financiar- furnizor(C,40) contabil Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Denumire cumprtor(C,12) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24)20

Denumire furnizor(C,40) Contul(C,24) Banca(C,20) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) Unitate de msur(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare TVA(N,6) Valoare total fr TVA(N,8) Valoare total TVA(N,6) Valoare

Winmentor, Introducere n meniul facturi Intrri, Facturi

discount

Banca(C,20) Cota TVA(C,3) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Nr.aviz de nsoire a mrfii(N,7) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare TVA(N,6) Valoare total fr TVA(N,8) Valoare total TVA(N,6) Valoare total(N,9) Nume delegat(C,30) Serie carte de identitate(C,2) Numr carte de identitate(N,6) Mijloc de transport(C,15) Numr(C,9) Data(D,10) Ora(T,5) Semntura i tampila21

total(N,9)

Contract Vnzarecumprare

Biroul financiarcontabil

1

Contabil

Aviz de nsoire a mrfii

Furnizor

1

Biroul Nr.contract(N,7) financiar- Dat contr(D,10) contabil Denumire furn(C,40) Denumire benef(C,40) Obiect contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Gestionar Biroul Denumire financiar- furnizor(C,40) contabil Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Denumire cumprtor(C,12) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7)22

Nr.contract(N,7) Dat contr(D,10) Denumire furn(C,40) Obiect contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Denumire furnizor(C,40) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Valoare total(N,9)

Dosarul cu contracte

Evidena contractelor cu furnizorii

Winmentor Intrri, Avize

Introducere facturi

Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Data(D,10) Nr.aviz de nsoire a mrfii(N,7) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare total(N,9) Nume delegat(C,30) Serie carte de identitate(C,2) Numr carte de identitate(N,6) Mijloc de transport(C,15) Numr(C,9) Data(D,10) Ora(T,5) Semntura i tampila

23

Necesar materiale

Proces vebal modificat privind compensarile

Gestionar, 1 Biroul financiar contabil, Depozit, Director tehnic Furnizor 1

-

-

-

-

Generarea comenzilor

Nu se arhiveaza, se transmit verbal

Director tehnic

Biroul Numr doc.(N,7) financiar- Data(D,10) contabil Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Valoare compensat(N,7)

Suma(N,7) Dosar Date agent compensari ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Valoare compensat(N,7)

Introducere facturi

24

4. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor 4.1. Diagrama descompunerii functionale

25

Sistemul informationa l a l furnizorilor

Introducere facturi

Evidenta contractelor cu furnizorii

Genera rea comenzilor

Introducere date furnizori

Obtinerea NRCDurilor

Co mpensare sume datorate

Modificarea conditii contracte

Centralizare co ntracte

Stabilire necesar materiale

Efectuare comanda

Generare rapoarte

Actualizare BD furnizori existenta

Transmiterea PV furnizorului

Into cmirea ordinului de compensare

4.1. Diagrama fluxurilor de date Diagrama de context26

Dir ctorte e hnic

co a d mn a cna a r e tr liz tocna o tr cte

PVpivin r d co p n aile me s r

n ce ae sr m teia a r le PVm d to ifica piv d r in c m e saile o pn r

0

fa tua c r n ce a- a ria e s rm te le

n ce a-m te le e s r a ria

G estionar

De pozit

SIF

a iz ein o -am r v -d - s tire - afii

co tr ct na

N C R D

jun lra c m aai u prr

n ce ae sr m teia a r le

od - e r ind co p n r m e sae

n m n la ro e c to fun oi r iz r

B iroul financ iar-c ontabil

Diagrama de nivel 027

Winm entor Intrari facturi receptie dateexistenteNRCD Winmentor Intrari avize da te-noi-avize da -existentete avize date noiNRCD1

date existentecum parari

Winm entor jurnal cum parari

Winm entor Nomenclatoare parteneri nom enclator date -noi-furnizo ri da te-existente-furnizori

da oi-cum rari te-n pa

jurnal-cum parari no encla r-furnizori m to

Introducere facturidate-e xistente-facturi Winmwntor Intrari facturi aviz-deinsotirea-m arfii factura date-n oifacturi PV-privindco pensarile m da te-noico pen m sari da teexistenteco pensari m

NRCD ordin-de -com pensa re

Biroul financiarcontabil

Gestionar

PV-m odificat-privind-com pensarile

Director tehnicco and m a

ne cesarm ateriale

Director tehnic

ne cesar-m ateriale3

Dosar compensari

GestionarDosar com enzi dateexistentefacturi centra tor-contracte liza da -existentete co cte ntra date -noicontra cte co ct ntra Dosar contracte

date-existente-com enzi da oi-com zi te-n en

Generarea comenzilor

Director tehnic

ne cesar-m ateriale date-e xistente-co ntracte

2

Biroul financiarcontabil

ne cesarm ateriale

Evidenta contractelor cu furnizorii

Biroul financiarcontabil

Depozit

Diagrame de nivel 128

Winmentor Intrari avize da tedateexistentenoi-avize avize1.1

factura aviz-de-insotire-a-m arfii date-noi-facturi date-existente-facturi

Gestionar

Introducere date furnizori

Winmwntor Intrari facturi

jurnal-cum parari datenoifurnizori dateexistentefurnizori dateexistentecum parari date-noicum parari

date-existente-facturi

nom encla tor-furnizori

Winm entor Nom enclatoare parteneri nom enclator

Winm entor jurnal cum parari

B iroul financiarcontabildate-existen te-facturi

NRCD1.3

Director tehnicPV-privindcom pensarile PV-m odificat-privindcom pensarile date-noicom pensari date-existentecom pensari Winm entor Intrari facturi receptie1.2

date-existente-NRCD date-noi-NRCD

Obtinerea NRCD-urilor

Dosar com pensari

Com pensare sum datorate eordin-de-co pensare m

B iroul financiarcontabil

29

W inmwntor Intra ri fac turi dateexistentefacturi2. 1

Biroul financiarcontabilcontract2.2

Modificarea conditii contractecentralizator-contracte

Centralizare contracte Director tehnic

datenoicontracte date-existente-contracte

Dos a r contra cte

30

G io a est n r

D o ep zit

n ce r e sam teia a r le n ce rm teia e sa- a r le

D osar contr acte

d tee a - xiste te n co tr cte na3 .2

3.1

d tee a - xiste te m n n -co e zi

Eect a f u re co a d mn a

Sa iliren tb ecesa r mt le aeria

d ten i- m n a - o co e zi

D osar com enzi

n ce r e sam teia a r le

n ce r- a r le e sa m teia

co a d mn a

D o irect r t n eh ic

B u iro l f a cia in n rco t b na il

31

Diagrame de nivel 2

B iroul financiarcontabilW entor inm jurnal cum parari d te a e xiste te n cu p ra m a ri d te a n io fu izo rn ri d te a n io cu p ra m a ri W w inm ntor Intrari facturi ju a m a ri rn l-cu p ra

W entor inm Nom enclatoare parteneri nom enclator d te xiste te a -e n fu izo rn ri

n m n to rn ri o e cla r-fu izo d te xiste te ctu a -e n -fa ri W entor inm Intrari avize d te xiste te vize a -e n -a d te o ctu a -n i-fa ri

1 .1 .1

Generare rapoarte

d te o vize a -n i-a

1.1 .2

Actualizare B D furnizori existenta

a viz-d - so -a a ein tire -m rfii fa ra ctu

Gestionar

32

W inmwntor Intrari facturi dateexistentefacturi

Biro u l f in a n cia rco n ta b il

ordin-de-compensare1.2.1

Tra n smit erea PV f u rn izo ru lu i

date-noi-compensari Dos ar compens ari date-existente-compensari1.2.2

In t o cmirea o rd in u lu i d e co mp en sa reP V -privind-compensarile

P V -modificat-privind-compensarile

D irect o r t eh n ic

33

5. Culegerea informatiilor pentru modelarea conceptuala a datelor 5.1 Construirea matricei CRUDPROCESE Dosar comenzi Introducere date furnizori Compensare sume datorate Obtinerea NRCD-urilor Modificare conditii contracte Centralizare contracte Stabilire necesar materiale Efectuare comanda Dosar compensari Dosar contracte LOCURI DE STOCARE Winmentor Winmentor Intrari Facturi Intrari Facturi Receptie CRU CRU R R CU R CU R R R CRU Winmentor Intrari Avize CRU Winmentor Jurnal Cumparari CRU Winmentor Nomenclatoare Parteneri Nomenclator CRU

34

5.2 Identificarea entitatilor de date si a cardinalitatilor dintre ele Raport 1:1

Unei facturi fiscale ii corespunde o nota de intrare receptie si constatare de diferente; Fiecarui act si document cu regim special din firma ii corespunde un singur numar de inregistrare si o singura data O factura ii corespunde unui singur furnizor Un contract la mai multi furnizori

Raport 1:M

Unui jurnal de cumparari ii corespund mai multe facturi Unui ordin de compensare ii corespund mai multe facturi Unei comenzi ii corespund mai multe necesare de materiale Unui centralizator de contracte ii corespund mai multe contracte Un nomenclator al furnizorilor cuprinde mai multi furnizori Unui furnizor ii corespund mai multe facturi

Raport M:N

O factura contine mai multe produse, un produs se gaseste pe mai multe facturi

6. Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem 6.1 Cerinte functionale Platile facturilor la utilitati se fac intarziat intotdeauna si firma sufera penalizari, de aceea ne-am gandit sa implementam o aplicatie, un fel de program care sa stocheze datele cu scadenta facturilor si sa ne atentioneze de fiecare data cand se apropie scadenta uneia dintre ele O alta rezolvare ar fi, pur si simplu insarcinarea unei persoane deja existente in firma, cu plata furnizorilor de utilitati, cineva care sa fie responsabil cu aceste plati, o persoana care poate fi trasa la raspundere cand se mai intampla ca firma sa primeasca penalitati pentru intarzieri la plata facturilor Necesarele de materiale care vin din partea entitatilor( director tehnic, depozit, birou financiar- contabil, gestionar) se transmit verbal, de aceea se intampina problema ca dupa centralizare, daca nu sa notat separat necesarul fiecarei entitati, la sosirea comenzii, sa nu se stie care e cantitatea din fiecare produs ce corespunde la fiecare in parte. Solutia este deschiderea unui dosar in care sa se pastreze necesarele, macar pana la venirea comenzii pentru a stii ce produs si in ce cantitate, este de repartizat la fiecare entitate.

6.2 Cerinte nefunctionale Memoria folosita de calculatoare este prea mica, ceea ce reduce viteza de lucru, mai ales calculatorul de la biroul contabilitate, care foloseste aplicatia Winmentor, aplicatie care necesita foarte multe resurse. Solutia ar fi achizitionarea de noi componente hardware sau adaugarea de memorie RAM la cele deja existente. Timpul de raspuns pentru obtinerea unei informatii este prea mare la biroul contabilitate, problema fiind singurul contabil, care are responsabilitati extracurriculare si nu mai are timp sa se ocupe de problemele strict legate de biroul financiar- contabil. Rezolvarea este angajarea unei noi persoane, care sa preia responsabilitatile in plus ale contabilului.

36