SIULeonardo videreutviklingsprosjekter- Oppstart og prosjektadministrasjon Bergen 29. september 2011Anne Kloster Holst

Prosjektsyklus videreutvikling

• Utlysning fra EU• Søknadsskriving• Innvilget prosjekt• Kontrakt skrives• Oppstartsdato• 1. Utbetaling • ”Kick-off”• 1.Besøk fra SIU• Interimrapport• Kontroll av interimrapport • 2.Utbetaling• 2.Besøk fra SIU• Sluttrapport• Kontroll av sluttrapport• Sluttutbetaling

Agenda

• Oppstart

• Kontrakter• ”Kick off” • Prosjektadministrasjon• Kommunikasjon• Interimrapportering –

beskrivende del

• Prosjektøkonomi • Interimrapportering –

økonomisk del

Første del – 13.30-14.30

Andre del – 14.45-15.45

Oppstart

Viktige datoer i prosjektet

• Kontraktsperiode: start / slutt på prosjektperioden

• Kick-off – anbefales avholdt før midten av desember 2011

• Midtveisrapport (Interim report) – frist: ett år + 2 mnd fra start

• Sluttrapport (Final report) – frist: to år + 2 mnd fra start

Kontrakter

Kontrakter i videreutviklingsprosjekter

National Agency(SIU)

Beneficiary(Contractor)

Partner 1

Partner 2

Partner …n

Sub-contracting (possible)

Sub-contracting (possible)

Sub-contracting (possible)

PARTNERSHIP

Sub-contracting (possible)

Økonomiske betingelser i kontrakten (1)

• Utbetalingsprosedyre• 40/40/20 %• Alle utbetalinger blir sett på som forskuddsutbetalinger

inntil sluttrapport er godkjent

• Frister for rapportering• Interimrapport

2 mnd etter første år av kontrakten• Sluttrapport

2 mnd etter andre år av kontrakten

Økonomiske betingelser i kontrakten (2)

Rapporteringskrav• Spesifisert i General Conditions (GC) - Part B - Financial

provisions – Art. II.15.4• Bankkonto Egen eurokonto for prosjektet

I kontraktens generelle betingelser (GC) står det for øvrig om• Godkjente kostnader• Sluttutbetaling• Fastsettelse av sluttoppgjør• Kontroller og revisjon

Endringer i kontrakten

• ”Contract Ammendment Request Form” på:

www.siu.no/leonardo/videreutvikling/kontrakt

• Sendes SIU

• Vanligvis kan SIU godkjenne eller avslå søknad om endringer, men i noen tilfeller må vi spørre EU-kommisjonen

Kick-off

Kick-off

Viktigste møte i prosjektperioden?

• Tid til både faglig og sosialt – bruk gjerne 2-3 dager

• Justering av budsjett, oppgaver og evt. ansvar?

• Avklare rollefordeling

• Inviter SIU – vi bør og vil gjerne være med

• Intellectual property rights (IPR) - diskuter og avklar tidlig

Prosjektadministrasjon

Hvordan administrere et prosjekt på en god måte?

Organisering:

• Contractor er ansvarlig for prosjektet, både faglig og økonomisk

• Styringsgruppe – anbefales

• Arbeidsgrupper - kan fungere bra, men ikke alltid nødvendig

• Referansegrupper? - tenk ’valorisering’

• Arbeidspakker – tema og om mulig geografi

Kommunikasjon

• Bruk e-post og telefon og sett faste datoer for rapporteringer både for det faglige og økonomien

• Vær klar i kommunikasjonen med tanke på regler, rapporteringer og hva som er forventet i dialog med partnerne

• Videokonferanse – et verktøy verdt å prøve når prosjektet er kommet i gang

• Kommunikasjon med SIU – en gylden regel:”Det er større sjanse for tillatelse enn tilgivelse”

• Mangelfull kommunikasjon er den hyppigste grunnen til at prosjekter ikke når sine mål

Valorisering

• Valorisering = spredning og bruk av ideer, metoder, og verktøy

• Transfer of Innovation – valorisering svært viktig begrep

• Plan for valoriseringsaktiviteter for alle partnere

• Økende fokus på valorisering fra Europakommisjonen

• Handbook for Dissemination, Exploitation and Sustainability of Education Projects (Diva)

(Interim)Rapportering

Rapportering

• In-situ besøk I frå SIU 3-6 mnd etter oppstartFokus på regnskap og orientering om

midtvegsrapport – Interim rapport

• Midtveisrapportering (30.09.2011 + 2 mnd) Partnerkontrakter, framdrift, kommunikasjon og

regnskap, godkjennes av SIU

• In-situ besøk II frå SIU 3-6 mnd før prosjektsluttFokus på sluttrapport

• Sluttrapport (30.09.2012 + 2 mnd)Fokus på resultatet og på valorisering, samt på økonomi. Evalueres av intern og ekstern

ekspert

Midtveisrapportering – beskrivende del

• Oppsummering aktiviteter og resultater i prosjektets første år – dato til dato

• Endringer i forhold til søknad: bytte av partnere, skifte av oppgaver, endringer i budsjett

• Prosjektmøter – referat legges ved

• Fremdrift i forhold til arbeidsprogrammet

• Arbeidspakker og relaterte resultater

• Spredning og bruk av resultatene

• Involvering av målgruppene

• Dokumentasjon!

Sist, men ikke minst…

…

• ’Kritiske venner’ er godt å ha

• Bruk bransje/nettverk aktivt

• Forankring i egen administrasjon

• Koordinatorrollen: pådriver, inspirator og kvalitetssikter

LYKKE TIL!

(www.siu.no/leonardo/videreutvikling/kontrakt)