Skansen - et skanneprosjekt

-Oppstart av prosjektet

-Utstyret

-Produksjonsløypa

-Utfordringer

-Skannefabrikken etter 2013

Deltakerkommunene

• Averøya• Fræna• Gjemnes• Rindal• Sunndal

•Aure•Halsa•Nesset•Smøla•Surnadal

Eide trakk segKristiansund og Tingvoll takket nei til å være med

Oppstart av prosjektet

-konkurranse mellom alle deltakerkommunene om lokalisering

-2 kommuner deltok, Nesset og Aure

-sommeren 2009 ble Aure valgt som vertskommune.

Ansettelser

Høsten 2009 ansettelser-driftsleder 100%-medarbeidere 200%

Alle ansatte var på plass 15.02.2010

2 sentrale krav

Lagring lokalt

-fellespunktet i Kristiansund

En pålogging til sak/arkivsystemene

Ephorte og Acos

Innkjøp av utstyr/programvarer

-skannere-arbeidsstasjoner-programvare for:

-indeksering-skanning-etterarbeid-gjenfinning

-integrasjon mot ephorte, MinSide, Altinn

ForsinkelserInnkjøp av utstyr:-utarbeidelse av konkurransegrunnlag

*for lite og uformelt samarbeid med innkjøpskontoret *tok utgangspunkt i andre kommuner sine konkurransegrunnlag *usikkerhet ang størrelsen på innkjøpet .

-ulikt syn på prosessen, innkjøpskontoret-faggruppen

-sykdom

-ting tar alltid lengre tid enn man først tror.

Hva gjør vi med de ansatte

Driftsleder fikk 50% i prosjektet -planlegging/administrasjon

Medarbeiderne-50% ble holdt igjen på sørviskontoret

Vi satte i gang med rydding for Aure kommune, senere for Nesset.

Vi har gått ut med tilbud til alle kommunene om rydding og indeksering

Utstyr

Utstyret ankom Gullstein i januar 2011-instalert i februar-prøveproduksjon fra midten av februar-godkjenningstest 20. mars-planlagt overtakelse 1. juni

Systemet er ikke vanskelig, men det har vært usikkerhet rundt gjenfinningen. Finner vi dokumentene som er skannet, og finner vi de på riktig plass?

Opplæring

To dager med opplæring på Gullstein

Systemet er oversiktlig og greit, logisk oppbygd.

En fordel å være kjent med arkivet, oppbygning, dokumentkategoriene.

Vi lærer sammen med leverandøren

Ryddeprosedyre

Hva skal skannesHva skal kastesHvordan skal arkivet systematiseres

Hva gjør vi når:-det mangler dokumenter-saker ikke er avsluttet-saker i papirarkivet er lagt på feil GBNosv

Indeksering

Registrere nøkkelinfo-GBN-BID-bygningstype-dato-saksnr-tiltaksart-søknadstype-kommentarfeltLagres i en unik strekkode som skrives ut, og senere skannes

EtterarbeidBraFangst-sletting-snu papirretning-beskjære

Readsoft-knytte sammen sider i et dokument-kategorisere-dokumentdato

BraArkiv-dokumentene blir lagret i braArkiv-redigere arkivet seinere

Utfordringer*oppfølging av kommunene

*ha arbeid til en hver tid

*få til et funksjonelt arkiv *lik arkivstruktur for alle kommunene

*integrasjon mot ephorte/MinSide/Altinn

*ta i bruk det digitale arkivet i den enkelte kommune, den enkelte saksbehandler

*ajourhold

Skannefabrikken etter 2013

-få skannefabrikken til å bli varig-skaffe nye jobber

-næringsliv-frivillige lag og organisasjoner-staten, fylkene, kommunene

-nye oppdrag i ORKidé-felles postmottak