Skuteczne negocjacje w małej firmie - zalecenia praktyczne

Katarzyna Rutkowska

PBM Poland - Pracownia Badań Marketingowych

Skuteczne negocjacje w małej firmie- studium przypadku

Spis treści

1. Kilka słów o firmie2. Po co negocjować?3. Jak skutecznie negocjować4. Zasady negocjacji wykorzystywane w firmie

• Firma PBM Poland- Pracownia Badań Marketingowych powstała w 2009

• Firmę buduje grupa trzech przyjaciół• Realizujemy badania marketingowe i społeczne

dla firm oraz instytucji

O firmie

„Czasy stają się coraz cięższe, dziś trudniej niż kiedykolwiek prowadzić jakąkolwiek firmę, uzyskiwać zyski, wychowywać dzieci, czy rządzić całym krajem . A im cięższe czasy tym rośnie rola i znaczenie dobrych negocjacji”

Cechy dobrego negocjatora

• bezwzględne przestrzeganie zasad etyki• talent do przekonywania innych (znajomość psychologii)• umiejętność obserwacji i słuchania innych• wiedza fachowa • korzystne warunki zewnętrzne negocjatora, jego uprzejmość i

takt, a także znajomość elementarnych zasad wychowania i oprawy rozmów.

Jak się przygotować do negocjacji

Przewodnik do rozpoznania klienta

Tożsamość firmy: Nazwa, adres, telefon, Grupa, filie, agencje, jednostki produkcyjne, wielkość firmy: pozycja na rynku, obrót, jego zmiany; liczba zatrudnionych, marka i jej reputacja, sytuacja finansowa

Relacje: Dla kogo i z kim pracuje klient; rejony działania

Struktura firmy: kto zarządza, kto decyduje, kto kupuje

Interes możliwy do zrobienia: Co, na kiedy, ważność; Czego oczekują od naszej firmy, dlaczego?

Sposób prowadzenia rozmowy z klientem

1. Żadna rozmowa ze stałym czy potencjalnym klientem nie jest

rozmową towarzyską i nie może być prowadzona spontanicznie bez

przygotowania

2. Celem każdej rozmowy powinno być utrwalenie wierności klienta bądź

pozyskanie nowego klienta

3. Klient nie interesuje się kontraktem, produktem czy usługą, lecz

spełnieniem swoich oczekiwań.

4. Ważne jest używanie argumentów

5. Trzeba być zrozumiałym, precyzyjnym, rzeczowym

Struktura argumentu

Faza prowadzenia negocjacji

Styl negocjatora Klimat negocjacji

Sympatyczny, otwarty humor, zaufanie, sympatia, przyjaźń

wyrozumiały, oczekujący, twórczy

współpraca, uwaga, zaufanie, motywacje

Kluczowe zasady negocjacji wykorzystywane w firmie

Oddzielenie problemu od ludzi za nim stojących Koncentrowanie się na zadaniach, a nie na

prezentowanych poglądach Szukanie korzyści dla wszystkich stron Stosowanie obiektywnych kryteriów

Wykorzystywany styl negocjacji

DOSTOSOWANIE SIĘistotą dostosowanie się, będącego przeciwieństwem dominacji, jest świadoma rezygnacja z zaspokojenia własnych potrzeb po to, aby realizować interesy drugiej strony i utrzymać z nią dobre stosunki.

Styl kompromisu

• W powszechnym odczuciu kompromis traktowany jest często jako jedyne, najbardziej sprawiedliwe, a zatem i najlepsze rozwianie konfliktu między stronami

• „Należy zawsze prowadzić negocjacje tak, aby obie strony wyszły z nich zwycięsko- to ważne dla przyszłości waszych stosunków”. To jedyny rodzaj negocjacji, który się sprawdza.

Techniki manipulacyjne

Technika gry w kości polega na podzieleniu całości oferty na dużą liczbę drobnych elementów. Np. dana oferta sprzedaży może zawierać tylko jedną pozycję w postaci ceny lub może obejmować wiele szczegółowych pozycji z odpowiadającymi im sumami, które łącznie składają się na cenę

Skuteczne zasady negocjacji

Zasada 1„ nie idź na żadne ustępstwa nie prosząc o nic w zamian”; ważne słowo jeśli…w negocjacjach nie chodzi o dawanie ale o wymianęZasada 2Należy doprowadzić do tego by mieć z klientem jak najwięcej punktów wspólnych, wtedy celem staje się „wypracowanie” jak najlepszych warunków umowy.

Zasada 3 Bądź przygotowany do rozmów

Przygotowania lista kontrolna

•Temat- znać przedmiot negocjacji•Twoja firma•Firma partnera•Osoba partnera•Zakresy negocjacyjne•Zagadnienia związane z władzą•Przygotowanie zespołu•Propozycje skubnięć•Kreatywne ustępstwa

Zasada 4 Utrzymuj pozytywny klimat rozmów

• Nieodłączną częścią negocjacji jest konflikt interesów- a czasem także osobowości- miedzy stronami. Oddziel człowieka od problemu. Bądź twardy w przypadku problemów, a łagodny dla ludzi. W przyjaznej atmosferze ludzie chętniej idą na ustępstwa.

• Najlepszym tematem niezobowiązującej rozmowy jest druga strona. Nie należy jednak naciskać gdy widzi się, ze rozmówca nie chce dać się wciągnąć w rozmowę.

Jak negocjować

1. Zawsze lepiej negocjować twarzą w twarz: jesteś bardziej przekonujący i skuteczny2. Telefon jako jedyna forma jest zdecydowanie najbardziej niebezpiecznym środkiem

łączności podczas negocjacji.

Rozmowy telefoniczne są z reguły bardzo krótkie. Osoba odbierająca telefon jest z reguły nieprzygotowana i rozkojarzona. W takich warunkach łatwo przeoczyć coś istotnego lub źle zinterpretować

słowa rozmówcy. Nie możesz oddziaływać pozawerbalnie i nie możesz obserwować reakcji

drugiej strony. Rozmowom telefonicznym zawsze towarzyszy pośpiech i presja do jak

najszybszego porozumienia się.

Zasady dyskusji w negocjacjach

• Nie przerywanie wypowiedzi

• Okazywanie zainteresowania dyskusji

• Umożliwienie zabrania głosu każdemu uczestnikowi

• Jasne przedstawienie poglądów i argumentacji

• Dopuszczenie do krótkiej wymiany zdań między częścią

uczestników

• Przedstawienie różnych poglądów i szerokiej argumentacji

• Nieodbieganie od tematu dyskusji

Umiejętności przydatne w czasie negocjacji

1. Staranne przygotowanie

- ustalenie celów negocjacji- analiza sytuacji dwóch stron- opracowanie strategii postępowania- ustalenie potencjalnej strategii drugiej strony - znajomość problemów do omówienia- sprawdzenie faktów i wyjaśnienie wątpliwości; - analiza mocnych i słabych stron- ustalenie formy negocjacji

2.Błyskotliwość -precyzyjna analiza problemu i szybkie opracowanie optymalnego rozwiązania- szybkie udzielanie precyzyjnych odpowiedzi

3. Precyzja wyrażenia- gromadzenie informacji o naszym stanowisku- ustalenie kolejności zagadnień- sporządzenie notatek z kluczowymi słowami, których będziemy używać- wyjaśnienie prostym językiem wszystkich zagadnień po kolei

4. Uważne słuchanie - okazywanie zainteresowania temu, co mówi druga strona i zadawanie pytań w celu zdobycia dodatkowych informacji

5. Prawidłowa ocena - ciągłe analizowanie przebiegu negocjacji- wydzielanie najważniejszych zagadnień negocjacyjnych

6. Uczciwość - zakładamy, że podczas negocjacji obie strony będą postępowały uczciwie z nieuczciwą firmą nikt nie chce negocjować

7. Perswazja -trafny dobór argumentów- precyzyjne, spójne i rzeczowe przedstawienie argumentów

8. Cierpliwość -unikanie szybkich decyzji i nie namawianie do tego drugiej strony- nieokazywanie pośpiechu

Dziękuję za uwagę

Skuteczne negocjacje w małej firmie - zalecenia praktyczne

Katarzyna Rutkowska

PBM Poland - Pracownia Badań Marketingowych