SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES - finanzas.gob.ec...finalidad de que la Subsecretaría del Tesoro cumpla con este proceso. 4. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación,

SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES

INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LAS TRANSFERENCIAS POR

PREASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS A LAS

UNIVERSIDADES Y ESCUELAS POLITÉCNICAS

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN

AREA PREASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS A LAS

UNIVERSIDADES Y ESCUELAS POLITÉCNICAS

PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2006

INF. No. AI-09-01-06

Preasignaciones presupuestarias

Las preasignaciones, compensaciones y asignaciones presupuestarias que

financian los presupuesto de las instituciones de educación superior del país, se

encuentran dispersas en diferentes disposiciones legales, las cuales establecen

fuentes de recursos, beneficiarios y porcentajes de participación, lo que ha

dificultado la determinación de los valores que le corresponde a cada institución de

educación superior del país por tipo de preasignación, lo que dio lugar a la

existencia de diferencias entre lo requerido por el Consejo Nacional de Educación

Superior CONESUP y lo transferido por la Subsecretaría de Tesorería de la Nación

por concepto del impuesto al valor agregado e impuesto a la renta.

Recomendación

A la Ministra de Finanzas

1. Comunicará al Presidente de la Asamblea Nacional, con el fin de que se

racionalicen y definan las preasignaciones, compensaciones y asignaciones

presupuestarias a favor de las instituciones de educación superior del país en la

ley pertinente que deba expedirse, para hacer viable el texto del artículo 298 de

la actual Constitución de la República vigente desde 2008-10-20, recursos que

contribuyan a financiar sus múltiples necesidades, las cuales deben ser

plasmadas para su aprobación, en los planes operativos y proformas

presupuestarias respectivas, de conformidad con la normativa vigente.


Beneficiarios de las preasignaciones

Veinte y ocho Universidades y Escuelas Politécnicas Estatales, el Instituto de Altos

Estudios Nacionales, nueve Universidades y Escuelas Politécnicas Particulares, el

Consejo Nacional de Educación Superior CONESUP y el CONEA, recibieron con

cargo al ejercicio fiscal 2007, 436 657 474,66 USD por concepto de

preasignaciones, compensaciones y asignaciones presupuestarias, sin que haya

entregado estos recursos a otras instituciones de educación superior legalmente

reconocidas por el CONESUP, situación que ha originado inequidad con aquellas

entidades que no recibieron valores por estos conceptos.

Recomendación

A la Subsecretaria de Tesorería

2. Solicitará al Presidente del Consejo Nacional de Educación Superior

CONESUP, proceda a la inmediata actualización y remisión a esta Cartera de

Estado, del listado de Universidades y Escuelas Politécnicas del país

legalmente reconocidas, que se beneficiarán con las preasignaciones,

compensaciones y asignaciones presupuestarias vigentes, con el fin de que

todos los partícipes reciban estos valores de conformidad con las disposiciones

de la vigente Constitución.

Transferencias a base de índices de distribución

Los recursos financieros relacionados con preasignaciones, compensaciones y

asignaciones presupuestarias para las instituciones de educación superior del país,

fueron determinados y requeridos al Banco Central del Ecuador, a base de los

índices establecidos por el Consejo Nacional de Educación Superior CONESUP, en

cumplimiento a lo dispuesto en la Ley de Educación Superior, sin embargo de que

la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control establece como órgano

rector del sistema de tesorería y responsable de la función financiera del Gobierno

al Ministerio de Finanzas. Situación que ha impedido a esta Cartera de Estado, la

administración de estos recursos.

Recomendaciones



3. Dispondrá a la Subsecretaria Jurídica Ministerial, efectúe un análisis del

contenido de la Ley de Educación Superior, respecto de la facultad conferida al

Consejo Nacional de Educación Superior CONESUP para la determinación de

los índices de distribución de los incrementos que por concepto de

preasignaciones presupuestarias el Estado asigne, relacionándolos con las

disposiciones de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control que

regula procesos del sistema de administración financiera del Estado, con la

finalidad de que la Subsecretaría del Tesoro cumpla con este proceso.

4. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, adopte las acciones

necesarias para diseñar un nuevo mecanismo de distribución de estos recursos,

acorde a los criterios establecidos en la vigente Constitución, entre los que se

señala al de calidad.

Obtención de Índices de distribución

La Subsecretaría de Tesorería de la Nación requirió al Banco Central del Ecuador la

transferencia de recursos por concepto de preasignaciones presupuestarias, a base

de los valores determinados por el Consejo Nacional de Educación Superior

CONESUP, mediante la aplicación de índices obtenidos con información remitida

por las instituciones educativas del país hasta el 2002-06-30. La situación

expuesta dio lugar a que se transfieran recursos por estos conceptos sin considerar

información actualizada para la aplicación de los índices establecidos en las

resoluciones expedidas por el Consejo Nacional de Educación Superior CONESUP.

Recomendación

A la Subsecretaria de Tesorería

5. Solicitará al Presidente del Consejo Nacional de Educación Superior CONESUP

le remita información actualizada de las Universidades y Escuelas Politécnicas


legalmente reconocidas, que permita aplicar los parámetros del nuevo

mecanismo de distribución de recursos y obtener los nuevos índices, para ser

acreedoras de las preasignaciones ratificadas por la nueva Constitución y que

deban definirse en la ley pertinente, situación que permita la transferencia de

estos recursos de acuerdo a las circunstancias y necesidades presentes de

cada entidad educativa.

Valores Transferidos

Los valores transferidos a las instituciones de educación superior del país por

preasignaciones, compensaciones y asignaciones presupuestarias, reportadas por

la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, difieren de los proporcionados por el

Consejo Nacional de Educación Superior CONESUP, situación que ha impedido

conocer el monto exacto transferido por estos conceptos.

Recomendaciones

A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación

6. Dispondrá al funcionario encargado del proceso de transferencia de

preasignaciones, compensaciones y asignaciones presupuestarias a las

entidades de educación superior del país, prepare información acorde a lo

solicitado por Auditoría Interna, evitando incluir conceptos que nada tienen que

ver con estos rubros.

7. Dispondrá al funcionario encargado de las preasignaciones, compensaciones y

asignaciones presupuestarias para las entidades de educación superior del

país, efectúe los procedimientos necesarios con el Consejo Nacional de

Educación Superior CONESUP, tendientes a conciliar estos valores y a

determinar las razones de la diferencia, los resultados serán comunicados

inmediatamente al Auditor General.

Solicitud de transferencias

Las transferencias de recursos al Banco Central del Ecuador, por concepto de

preasignaciones presupuestarias y compensaciones, son remitidos por la


Subsecretaría de Tesorería de la Nación en plazos que oscilan entre 1 y 94 días

calendario, contados desde el vencimiento de los plazos establecidos con el

Consejo Nacional de Educación Superior CONESUP, lo que ha dado lugar a que el

Consejo Nacional de Educación Superior CONESUP insista se cumpla con la

oportunidad de la entrega de las preasignaciones, para que las entidades

beneficiarias no posterguen sus necesidades.

Recomendación


8. Dispondrá al Subsecretario de Presupuestos, instruya a los funcionarios de esa

Subsecretaría, incluyan en el Presupuesto General del Estado, los recursos

respectivos que les corresponde a cada institución de educación superior del

país, por concepto de preasignaciones, compensaciones y asignaciones

presupuestarias. En el caso de las entidades públicas, sobre la base de sus

presupuestos aprobados, elaborarán sus programaciones indicativas anuales,

cuatrimestrales del compromiso y mensuales del devengado, las cuales servirán

de base para la ejecución presupuestaria que permita la utilización de los

recursos asignados para cada ejercicio. Para las instituciones particulares, las

transferencias de recursos deberán efectuarse en los plazos convenidos.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LAS TRANSFERENCIAS POR

PREASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA PARA

EQUIPAMIENTO, INSUMOS Y MANTENINIMIENTO

HOSPITALARIO

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN

AREA A LAS TRANSFERENCIAS POR PREASIGNACIÓN

PRESUPUESTARIA PARA EQUIPAMIENTO, INSUMOS Y

MANTENINIMIENTO HOSPITALARIO

PERÍODO 01-01-2005 AL 30-06-2008

INF. No. AI-09-02-06

Determinación y distribución de montos en concepto de la preasignación

El Ministerio de Finanzas no entregó en forma mensual y distribuyó los valores que

por concepto de preasignación para Equipamiento, Insumos y Mantenimiento

Hospitalario les correspondía a cada uno de los centros hospitalarios, sin la

intervención del Ministerio de Salud, ocasionando que no se cumplan las

competencias que a cada una de estas entidades les correspondía realizar y que

los diferentes centros hospitalarios no cuenten con los recursos necesarios

mensualmente para cubrir sus necesidades, conforme lo señala la Reforma a Ley

de Régimen Tributario Interno y el Reglamento de Distribución.

Recomendación


1. Dispondrá al Subsecretario de Presupuestos instruya a los funcionarios de esa

Subsecretaría, incluyan en el Presupuesto General del Estado, los recursos

necesarios para cubrir los requerimientos mensuales de los centros

hospitalarios beneficiarios de la preasignación Equipamiento, Insumos y

Mantenimiento Hospitalario, a base de los montos establecidos por éstas en

función de la normativa vigente.


Reporte de valores entregados por la Subsecretaría de Tesorería, no

concuerdan con los señalados por las entidades

Algunos de los valores señalados como recibidos por parte de los Centros

Hospitalarios en concepto de preasignación para Equipamiento, Insumos y

Mantenimiento Hospitalario durante el año 2007, son superiores a los señalados

como transferidos por la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, sin embargo de

que algunas de estas entidades beneficiarias no recibieron valores con cargo a las

Resoluciones Presupuestarias emitidas por la Subsecretaría de Presupuesto en el

mes de diciembre de 2007, ocasionando inequidad en la entrega de los recursos

públicos.

Recomendación


2. Solicitará a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, verifique que todos los

centros hospitalarios beneficiarios de la preasignación para Equipamiento,

Insumos y Mantenimiento Hospitalario sean beneficiados con los montos

establecidos en el Presupuesto General del Estado, conforme a sus

programaciones indicativas anuales, cuatrimestrales del compromiso y

mensuales del devengado, para evitar inequidad en la distribución de recursos.

Codificación de la Ley de Régimen Tributario Interno

El artículo 3 de la Ley Reformatoria a la Ley de Régimen Tributario Interno

publicada en el Suplemento del Registro Oficial 120 de 1997-07-31, que establece

la preasignación del 10% del total de recaudaciones por concepto del impuesto a

los consumos especiales para el Programa de Equipamiento, Insumos y

Mantenimiento Hospitalario, no está incluido en la Codificación 2004-026 de la Ley

de Régimen Tributario Interno publicada en el Suplemento del Registro Oficial 463

de 2004-11-17. Lo anotado se debe a la existencia de múltiples Leyes, Decretos

Leyes, Fe de Erratas, Resoluciones entre otros, mediante las cuales se expidieron o

reformaron las disposiciones contenidas en las diferentes Leyes Tributarias del país

y, a que el Servicio de Rentas Internas no ha recurrido ante el organismo

competente para corregir esta omisión. Situación que dificultó el estudio por parte


de Auditoría Interna para determinar la legalidad de estas operaciones demorando

la conclusión de la intervención.

Recomendación


3. Dispondrá a la Subsecretaria General Jurídica, analice la pertinencia de que se

inserte en la Codificación de la Ley de Régimen Tributario Interno, el artículo 3

de la Ley Reformatoria a la Ley de Régimen Tributario Interno publicada en el

Suplemento del Registro Oficial No. 120 de 31 de julio de 1997, que se refiere a

la creación de esta preasignación, en función de lo establecido en la Ley

Reformatoria para la Equidad Tributaria en el Ecuador, los resultados serán

puestos en conocimiento de la Ministra, a fin de que remita al Servicio de

Rentas Internas y este actúe conforme a sus facultades.

Impuesto a los Consumos Especiales

El Banco Central del Ecuador debita a los 8, 9 y 10 días los valores

correspondientes a las recaudaciones de tributos realizadas por las instituciones

financieras de las cuentas que mantienen en éste, entre los cuales está el Impuesto

a los Consumos Especiales, sin que la Subsecretaría de Tesorería de la Nación

haya adoptado mecanismo alguno para corregir este atraso, afectando la liquidez

de la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional.

Recomendación


4. Dispondrá al Subsecretario de Tesorería de la Nación, designe funcionarios que

se encarguen de la aplicación de procedimientos de control respecto de los

reportes remitidos por el Servicio de Rentas Internas, sobre las recaudaciones

tributarias efectuadas por las instituciones del sistema financiero nacional, con

el fin de verificar la oportunidad en la acreditación de estos recursos a la Cuenta

Corriente Única del Tesoro Nacional.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LAS SUBROGACIONES DE DEUDA

PÚBLICA EFECTUADAS POR EL MINISTERIO DE FINANZAS,

A FAVOR DE VARIAS INSTITUCIONES DEL SECTOR

PÚBLICO

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO PÚBLICO

AREA SUBROGACIONES DE DEUDA

PERÍODO 01-01-2004 AL 31-03-2008

INF. No. AI-09-03-06

El archivo de los documentos que respaldan las subrogaciones debe

mantenerse completo y centralizado

El archivo de los documentos que respaldan las subrogaciones no es completo ni

se encuentra centralizado, lo que dificulta las labores de control posterior.

Recomendación

Al Subsecretario de Crédito Público

1. Instruirá por escrito a los analistas y más funcionarios responsables de

mantener el control de las subrogaciones, preparen un expediente con todos

los documentos de respaldo de las subrogaciones de deuda por cada una de

las Entidades Públicas y lo remitan al archivo de la deuda externa de esa

Subsecretaría, con el fin de mantener centralizada esta información.

Registro de las subrogaciones que mantiene la Subsecretaría de Crédito

Público no contiene información completa

Los registros en la hoja electrónica de Excel de las subrogaciones efectuadas por

este Portafolio a favor de las entidades públicas, no contienen los datos suficientes

que permitan conocer oportunamente la situación de las mismas, debido a que en

su oportunidad no se establecieron directrices y procedimientos que deban cumplir

los funcionarios responsables de su registro y control, sumándose a esto que la

legislación vigente de este Portafolio no considera procedimientos al respecto de

las subrogaciones.


Recomendaciones


2. Solicitará al Subsecretario Administrativo, disponga al Coordinador de

Tecnología Informática que en conjunto con los funcionarios encargados del

control de las subrogaciones, preparen una herramienta informática que permita

registrar todos los datos relacionados con las subrogaciones efectuadas por

este Portafolio y así contar con información precisa, completa y oportuna, la

participación de los funcionarios será en sus respectivos campos de acción.

3. Mientras se dé cumplimiento a la recomendación anterior, dispondrá a los

funcionarios encargados del control de las subrogaciones, registren en las hojas

electrónicas de Excel, todos los datos de la deuda que originó las

subrogaciones, como: monto y fechas de la deuda original, reestructuras o

refinanciamientos, condiciones financieras, entre otras.

Registro de operaciones por subrogaciones en la Subsecretaría de Tesorería

de la Nación no es confiable ni oportuno

Los registros de subrogaciones efectuadas por la Subsecretaría de Tesorería de la

Nación, no son realizados oportunamente, imposibilitando conocer en un momento

determinado los saldos subrogados, lo que dificulta la toma de decisiones por parte

de las máximas autoridades.

Recomendación


4. Dispondrá a los funcionarios encargados del control de las subrogaciones, la

obligación que tienen de registrar oportunamente, el contenido de los

documentos que se relacionan con los valores subrogados y reintegros

realizados por las entidades públicas beneficiarias de los mismos, registro que

debe ser desglosado por cada entidad, lo que permitirá contar con información

oportuna y útil para el Portafolio.


Cuenta contable específica para el registro de las subrogaciones de deuda

pública externa

Los montos subrogados por deuda de las entidades del sector público, no se

reflejan en los estados financieros del Gobierno Central, debido a la ausencia de

una cuenta de pasivo que se encargue de su control.

Recomendaciones


5. Dispondrá al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, revise el Plan

General de Cuentas del sector público en vigencia, a fin de que se defina la

cuenta de pasivo con la cual se debe controlar las subrogaciones, considerando

para tal efecto la normativa contable internacional.

6. Dispondrá a los Subsecretarios inmersos en el proceso de deuda pública,

soliciten al área de capacitación de Recursos Humanos, que en coordinación

con el proyecto eSIGEF, consideren dentro de su plan de capacitación un curso

sobre el manejo, control y registro presupuestario de las subrogaciones de

deuda para los funcionarios encargados de este proceso, así como también su

manejo contable a través del eSIGEF.

Subrogaciones de deuda realizadas a la Escuela Superior Politécnica del

Litoral y Corporación Reguladora del Manejo Hídrico de Manabí

El portafolio subrogó el pago de deuda pública a favor de la ESPOL y CRM, en

razón de que en el primer caso no entregó los recursos vía presupuesto para el

pago de la deuda y en el segundo, el préstamo fue directo de Gobierno a Gobierno,

correspondiéndole al Estado el pago directo de la misma a fin de no caer en mora

con el consiguiente pago de multas e intereses, registrando estos valores y los

pendientes de pago como subrogaciones lo que ocasiona sobreestimación en los

saldos.

Recomendación



7. Dispondrá a los Subsecretarios de Presupuestos, Crédito Público y Tesorería

de la Nación, efectúen un análisis de las subrogaciones efectuadas a la ESPOL

y CRM, determinen el mecanismo más idóneo que permita excluir de las

cuentas de subrogaciones los valores registrados por este concepto y realizar

los ajustes pertinentes a fin de cumplir con estas obligaciones de conformidad

con los contratos suscritos.

Ausencia de actas de conciliación de valores subrogados, entre las

Subsecretarías de Crédito Público, Tesorería de la Nación y entidades

beneficiarias del sector público

No se efectuaron conciliaciones de los valores subrogados entre este portafolio y

las entidades beneficiarias del sector público, ocasionando que no se cuente con

saldos debidamente aceptados por las partes.

Recomendación

El Subsecretario de Crédito Público

8. Dispondrá al Coordinador de Operaciones Financieras, designe funcionarios de

esa Coordinación, con el fin de que preparen un plan anual de visita a las

entidades beneficiarias de las subrogaciones para que procedan a conciliar los

montos subrogados, lo que permitirá contar con valores reales y actualizados

para la toma oportuna de decisiones, además con la oportunidad del caso se

comunicará a las entidades, el procedimiento a ejecutarse a fin de que éstas

presenten la información y documentación pertinente para su análisis.

Carencia de convenios de pago suscritos entre este Portafolio y las entidades

beneficiarias de las subrogaciones que garanticen su recuperación

La falta de suscripción de contratos de pago con las entidades beneficiarias de las

subrogaciones de deuda, no ha permitido a la administración adoptar acciones para

conseguir el reintegro de éstos valores.


Recomendación


9. Dispondrá a la Subsecretaría General Jurídica, prepare el proyecto de contrato

de pago para que se proceda a la suscripción con las entidades públicas

beneficiarias de las subrogaciones, el que contendrá cláusulas que

comprometan a los beneficiarios de las subrogaciones al reintegro de los valores

subrogados a este Portafolio.

Saldos subrogados al 2008-03-31

Recomendación


10. Dispondrá a los Subsecretarios de Crédito Público y Tesorería de la Nación,

conformen una comisión con funcionarios de éstas Subsecretarías para que

realicen la conciliación de valores subrogados por el Ministerio de Finanzas con

las entidades públicas beneficiarias de los mismos y establezcan de común

acuerdo los montos subrogados, situación que permitirá a las autoridades la

toma oportuna de decisiones, los resultados se ingresarán a los registros de

este Portafolio.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE ADQUISICIÓN,

RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS EQUIPOS

INFORMÁTICOS EN EL PORTAFOLIO.

DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS

AREA EQUIPOS INFORMÁTICOS

PERÍODO 01-01-2008 AL 31-12-2008

INF. No. AI-09-04-06

Falta de Manual de Procedimientos y Plan Integral Informático

La Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad no dispone de un

Manual de Procedimientos, permitiendo actuar a base de la costumbre y

experiencia, dificultando la rotación de funciones, tampoco cuenta con un Plan

Integral Informático que permita dentro del campo técnico lograr un desarrollo

informático en el Portafolio a corto y mediano plazo.

Recomendaciones

A la Coordinadora de Recursos Humanos

1. Preparará el manual específico de procedimientos para la recepción,

distribución y control de equipos informáticos, lo que facilitará a la Coordinación

de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad el desarrollo de sus

actividades en este campo y la rotación del personal, previa revisión de la

Secretaria Nacional de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del

Sector Público SENRES que lo aprobará para promulgarlo a fin de ponerlo en

vigencia.

A la Coordinación de Tecnología Informática

2. Elaborará un proyecto de Plan Integral Informático, apropiado al requerimiento y

necesidades del Ministerio de Finanzas, a fin de que regule y determine el

desarrollo informático de la Institución a corto y mediano plazo, documento que


se presentará a la máxima autoridad con la finalidad de que disponga su

revisión y aprobación.

Falta de coordinación, automatización y uniformidad al elaborar inventarios

de equipos informáticos

No existe coincidencia en el número de equipos y su identificación, entre los

resultados del inventario efectuado por la Coordinación de Recursos Materiales y

Servicios de Seguridad con de Tecnología Informática, lo que ha ocasionado

duplicidad de esfuerzos con resultados diferentes, dificultando el control

concurrente y posterior.

Recomendaciones

A la Subsecretaria Administrativa

3. Dispondrá a las Coordinaciones de Recursos Materiales y Servicios de

Seguridad y Tecnología Informática, coordinen acciones para que elaboren los

inventarios de los bienes equipos informáticos del Portafolio con la información

que a cada uno le corresponde levantar, a fin de que sus resultados y registros

sean coincidentes y complementarios lo que facilitará su control y manejo.

A la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad

4. Luego de la convalidación efectuada según cumplimiento de la recomendación

anterior, remitirá esta información a la Coordinación Financiera Institucional, con

la finalidad de que los ingresen en la cuenta contable 1410107 “Equipos,

Sistemas y Paquetes Informáticos”, y su saldo demuestre coincidencia con los

inventarios.

Pérdida de dos computadoras Portátiles

Desaparecieron dos computadoras portátiles, la denuncia fue presentada de

manera oportuna ante el Juez competente, por lo que el Ministerio no dispone de

estos equipos de trabajo. Bienes que fueron restituidos en el transcurso del

examen.


Recomendación


5. Preparará una directriz administrativa, que faculte a la guardia Ministerial y

disponga a los funcionarios y personas ajenas a la Entidad, aceptar la revisión

de paquetes y bultos que ingresan y salen del edificio matriz del Portafolio,

permitiendo de este modo un eficaz control de los bienes de fácil ocultamiento a

las cámaras de circuito cerrado instaladas en sitios estratégicos.

Varias computadoras no proporcionan el servicio necesario

La falta de adquisición y repotenciaciones de equipos no permite a los funcionarios

acceder de manera eficiente a sistemas modernos de versiones vigentes con el fin

de mejorar el desempeño en sus actividades.

Recomendación


6. Dispondrá a la Coordinación de Tecnología Informática, elaboren la

planificación de repotenciaciones, actualizaciones o adquisiciones de equipos

informáticos con la finalidad de dotar a los funcionarios del Portafolio de la

herramienta vigente y moderna acorde a las necesidades de las actividades

que desempeñan.

Equipos no se dieron de baja

Varios equipos informáticos y otros elementos se encuentran inservibles y

embodegados, ocupando espacio en un área que no es bodega, subutilizando las

oficinas aptas para otra actividad del portafolio.

Recomendación



7. Solicitará el asesoramiento al Ministerio de Medio Ambiente, que a través de la

Subsecretaria de calidad Ambiental, proporcionen los procedimientos

adecuados para la destrucción de los equipos informáticos sin atentar el medio

ambiente, una vez dados de baja estos bienes inservibles las oficinas utilizadas

como bodega se aprovechara para otros fines acorde a las necesidades del

Portafolio.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE NÓMINA Y PAGOS EN

EL MINISTERIO DE FINANZAS

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA

AREA PROCESOS DE NÓMINA Y PAGOS EN EL MINISTERIO DE

FINANZAS

PERÍODO 01-07-2007 AL 30-04-2009

INF. No. AI-09-05-06

Seguimiento de Recomendaciones

De las 16 recomendaciones emitidas en el Informe de examen especial AI-07-07-06

de 2007-10-31 del rubro horas Suplementarias y Extraordinarias, 4 fueron

aplicadas en forma parcial, debido a que la SENRES no ha aprobado el Instructivo

para el pago de horas extraordinarias y suplementarias en el Ministerio de

Finanzas, lo que ocasiona que no se pueda realizar un control concurrente y

posterior del trabajo realizado en horas extras.

Recomendaciones


1. Insistirá por escrito a todas las Autoridades del Portafolio la presentación del

análisis realizado sobre el trabajo que van a efectuar los funcionarios de su

dependencia en horario extendido, hasta que se emita oficialmente el Instructivo

para el pago de horas extras en el Ministerio de Finanzas.


2. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos realice el seguimiento en la

Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos SENRES,

sobre la legalización y aplicación del Instructivo para el pago de horas

Suplementarias y Extraordinarias, en el Portafolio.


3. Solicitará un informe a la Coordinación de Recursos Humanos, sobre las

revisiones de las liquidaciones de horas extras a funcionarios que cobraron más

de cuatro horas diarias y si se realizaron los descuentos respectivos.

Nombramientos provisionales para ejercer funciones de Asesores

Por pedido de la Ministra, Subsecretaria General de Finanzas y disposición del

Subsecretario Administrativo, la Coordinación de Recursos Humanos, elaboró y

legalizó cuatro nombramientos provisionales para Asesores Ministeriales 2, 3 y 4,

fundamentándose en una norma legal que refiere a cargos de Directores, lo que

ocasionó que el Ministerio realice egresos adicionales en concepto de pago por

remuneraciones a estos funcionarios.

Recomendaciones


4. Se abstendrá de solicitar nombramientos provisionales de Asesores

Ministeriales, a favor de funcionarios del Ministerio que tienen cargos definitivos

de Profesionales, pues el nivel Asesor no está dentro de la estructura Orgánica

del Ministerio como proceso directivo.


5. Dispondrá, a la Coordinación Financiera Institucional que de manera mensual le

reporte sobre los descuentos para recuperar los valores egresados por

nombramientos provisionales de Asesores Ministeriales, los que fueron

aceptados y aprobados por los funcionarios beneficiarios de los nombramientos

y Autoridad correspondiente.

Se expidió nombramiento provisional de Asesor con Acuerdo Ministerial no

revisado ni aprobado por la Subsecretaría General Jurídica

A base del Acuerdo Ministerial 244 MEF-2007 de 2007-08-02, suscrito por el ex

Ministro de Economía y Finanzas, se emitió el nombramiento provisional de Asesor

2 a una funcionaria del Ministerio con el cargo de Profesional 6, sin que esta


denominación este prevista en el numeral a.4 del literal a) del artículo 11 del

Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de

Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público y sin que

haya existido la revisión y aprobación del Acuerdo por parte de la Subsecretaria

General Jurídica.

Recomendaciones


6. Cuidará que previo a su firma, todo proyecto de Acuerdo Ministerial, contrato,

convenio, leyes, reglamentos, decretos y resoluciones, tengan la revisión y

aprobación por escrito de la Subsecretaria General Jurídica del Portafolio, lo

que garantizará que este tipo de documentos se ajusten a las disposiciones

legales y normativas vigentes.

A la Subsecretaría Administrativa

7. Dispondrá a la Coordinación de Recursos Humanos, verifique que los Acuerdos

Ministeriales emitidos por la máxima autoridad, contengan el informe escrito de

la Subsecretaría General Jurídica, avalizando su revisión y aprobación.

Montos asignados para el pago de horas extraordinarias y suplementarias en

el año 2008

La falta de planificación respecto a la programación presupuestaria, ocasionó que

se realicen reformas en un 33% para el pago de horas extraordinarias y

suplementarias, utilizando recursos de otras partidas destinadas a otras

actividades.

Recomendación


8. Dispondrá a los Subsecretarios y Coordinadores que en la Planificación

Operativa Anual, incluyan actividades así como los recursos económicos para el


pago de horas suplementarias y extraordinarias, a fin de que el presupuesto de

la Institución no tenga variaciones importantes entre el presupuesto inicial y el

ejecutado. Y así evitar reformas frecuentes y la utilización de recursos de otras

partidas presupuestarias que están destinadas para otros fines.

Los requerimientos para laborar horas extraordinarias y suplementarias son

generales

Los requerimientos para laborar horas extraordinarias y suplementarias son

generales, debido a que no se ha implementado una disposición que obligue a las

Autoridades del Ministerio de Finanzas incluir en sus pedidos información más

detallada sobre el trabajo que van a cumplir los funcionarios designados, lo que

dificulta realizar un control concurrente y posterior.

Recomendación


9. Dispondrá a los Subsecretarios y Coordinadores que solicitan autorización para

que funcionarios laboren horas suplementarias y extraordinarias, incluyan en su

pedido especificando el tiempo que van a requerir, recurso humano que se

utilizarán y el detalle de las actividades que van a cumplir y productos a

generar.

La Coordinación de Recursos Humanos no efectúa verificaciones del trabajo

cumplido en horas extras

La falta de normatividad interna, ocasiona que la liquidación y pago de horas

suplementarias y extraordinarias, no tengan el sustento documental suficiente que

demuestre la permanencia del funcionario realizando actividades diferentes a las

rutinarias y los productos generados, lo que ocasiona que los pagos se realicen

solamente a base de reportes generales en cuadros aprobados por los jefes

inmediatos, dificultando el control concurrente y posterior.

Recomendación



10. Dispondrá a los Subsecretarios y Coordinadores de esta Cartera de Estado, que

previo a la firma de los registros donde se indica las horas efectivamente

trabajadas, se adjunte un informe con la documentación que sustente el trabajo

efectuado en las horas suplementarias y extraordinarias.


11. Dispondrá a la Coordinación de Recursos Humanos, que previo al pago por

horas extraordinarias o suplementarias exija la presentación de los documentos

justificativos tales como, detalle de las actividades realizadas y los productos

que han generado durante el tiempo que laboraron fuera de la jornada normal

de trabajo, con el fin de realizar las verificaciones posteriores.

12. Advertirá a esta Coordinación la obligación que tiene de periódicamente realizar

controles sorpresivos, con el fin de verificar la permanencia en las oficinas de

los funcionarios autorizados para laborar en horas extraordinarias y

suplementarias.

No se nombra al Subsecretario titular sin embargo de haber transcurrido más

de 60 días de encargos

A tres servidores de carrera de la Subsecretaría de Presupuestos, se encargó las

funciones de Subsecretario, estos encargos en total sobrepasaron los 60 días, sin

que se nombre al titular, a pesar de estar vacante el cargo. Además, al

Subsecretario de Tesorería de la Nación se le encargó las funciones de

Subsecretario de Crédito Público y Subsecretario General de Finanzas; por un

período de 120 y 50 días respectivamente de manera simultánea, sin que se nombren a

los titulares dentro de los tiempos señalados.

Recomendaciones



13. Dispondrá a la Coordinación de Recursos Humanos, que mantenga un registro

específico y actualizado de los encargos para puestos directivos vacantes en el

Portafolio, con la finalidad de controlar que no sobrepasen los 60 días para

estos encargos y comunicará oportunamente a la Autoridad Nominadora la

necesidad de designar al titular.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS PAGOS EFECTUADOS AL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LOS

FUNCIONARIOS Y EX FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE

FINANZAS

DEPENDENCIA COORDINACIONES FINANCIERA INSTITUCIONAL Y DE

RECURSOS HUMANOS

AREA PAGOS AL IESS POR FUNCIONARIOS Y EX FUNCIONARIOS

PERÍODO 01-07-2007 AL 31-12-2007

INF. No. AI-09-06-06

Archivos que respaldan las liquidaciones y pagos al IESS no son adecuados

No se ha definido la documentación básica a generar y recopilar para soportar los

procesos de la información electrónica que se debe archivar, lo que ocasionó que

los procedimientos de recopilación y archivo se los realicen a criterio personal,

dificultando el control posterior.

Recomendaciones

A la Coordinadora Financiera Institucional

1. Solicitará la participación de la Secretaría General del Ministerio de Finanzas, a

fin de que asesore, programe y supervise las actividades relacionadas con el

archivo de la documentación de acuerdo a las necesidades de la Coordinación y

con visión de integración institucional.

2. Definirá por escrito los documentos básicos que deben sustentar las

operaciones de liquidación, retención, pago y registro de los Aportes Patronales,

Personales, Préstamos y Fondos de Reserva.

3. Responsabilizará por escrito a los funcionarios de la recopilación, conformación

de expedientes y archivo de los documentos que sustenten las operaciones de

liquidación y pago de las obligaciones patronales y personales al IESS.


Las inscripciones, modificaciones de remuneraciones y salidas de los

funcionarios no son realizadas oportunamente

La falta de oportunidad en la calificación y aprobación de los contratos por parte de

la SENRES, Presidencia de la República y Ministerio de Finanzas, donde hay una

demora de hasta ciento cuatro días calendario, ocasionó que no se pueda ingresar

a la página WEB del IESS a los funcionarios dentro de los primeros quince días de

iniciadas sus labores, así como el registro de salidas de los servidores dentro de los

tres días posteriores al cese de funciones, debido a que sus renuncias son

presentadas ante el jefe inmediato y no ante la autoridad nominadora.

Recomendaciones


4. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa no permita que las personas

ingresen a laborar en el Portafolio mediante Contrato de Servicios Ocasionales

o nombramiento, si no tienen los documentos legalizados que les acredite a

desempeñar sus actividades en relación de dependencia y hayan sido

legalmente notificados y registrados en la Coordinación de Recursos Humanos.


5. Comunicará por escrito a los niveles directivos y funcionarios del Ministerio, la

obligación que tienen los servidores de presentar la renuncia a su cargo ante la

Autoridad Nominadora del Portafolio, representada por la Subsecretaria

Administrativa.

A la Coordinadora de Recursos Humanos

6. Dispondrá a la funcionaria del Microproceso de Administración Técnica de

Recursos Humanos, inscriba al servidor desde el primer día de labores y

remita al IESS el aviso de entrada dentro de los primeros quince días, la

modificación al sueldo y la separación del servidor dentro de los tres días

posteriores al cese de sus funciones.


Inobservancia de resolución en la liquidación y pago de aportes al IESS

La inobservancia de la Resolución C.D 193 de 2007-12-13 emitida por el IESS,

con la cual se modificó el salario mínimo unificado homologado base de aportación

al IESS, determinó que en la liquidación de aportes de los funcionarios y servidores

del Ministerio de Finanzas al IESS, se paguen aportes en más y otros en menos

por valores no representativos, que van desde los 2,50 USD a los 29,17 USD

mensuales.

Recomendación


7. Dispondrá a la funcionaria encargada del manejo de la nómina del Portafolio,

efectúe la liquidación de la materia gravada y aportes al IESS de los

funcionarios, conforme a la Resolución C. D 193 de 2007-12-13 y proceda a

efectuar los ajustes de las diferencias en más y en menos determinados sobre

los pagos al IESS.

Se cancela remuneración a funcionario que dejó de laborar en el Ministerio

La falta de coordinación interdepartamental ocasionó el pago de la remuneración

mensual al ex Subsecretario Administrativo sin que haya laborado y

transfiriéndose valores descontados a beneficiarios que constan en rol de pagos.

Recomendación

A la Coordinadora Financiera Institucional y Coordinadora de Recursos Humanos

8. Dispondrán a las funcionarias encargadas del control de la nómina de los

funcionarios del Ministerio de Finanzas, crucen la información respecto de la

salida de los funcionarios previo al pago de remuneraciones y liquidación de

haberes.


Pago de aportes y fondos de reserva se realizan en plazos superiores a los

establecidos por el IESS

Se canceló fondos de reserva en plazos superiores a los establecidos por el IESS,

por cuanto existían diferentes criterios emitidos por la Procuraduría General del

Estado, SENRES, IESS y Ministerio de Finanzas y por no contar con presupuesto.

Además, el retraso del pago de aportes se debió a la falta de oportunidad en la

calificación y aprobación de los Contratos de Servicios Ocasionales por parte de la

SENRES, Presidencia de la República y Ministerio de Finanzas.

Recomendación


9. Dispondrá a la funcionaria encargada del manejo de la nómina de los

funcionarios del Portafolio, efectúe los pagos por concepto de fondos de reserva

y aportes al IESS, dentro de los plazos establecidos por el Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social.

Se liquidan y pagan fondos de reserva con valores superiores a los que les

correspondían a los funcionarios

Se liquidaron y depositaron valores en más por concepto de fondos de reserva a

cinco funcionarios, el que se generó por la ausencia de una base de datos

actualizada y por no contar con un registro actualizado del tiempo de trabajo de los

funcionarios en el Sector Público.

Recomendación


10. Dispondrá a los Coordinadores de Recursos Humanos y Financiera

Institucional, definan la información computarizada que requieren para mantener

un control actualizado de las operaciones de liquidación, retención y pago de las

obligaciones con el IESS, entre otras:


Detalle de ingresos y salidas de funcionarios del Ministerio de Finanzas,

clasificados por tipo de vinculación laboral y por años.

Detalle de tiempos de servicios en el Ministerio de Finanzas y en el sector

público, sustentado con información del IESS.

Remuneraciones ganadas por cada servidor del Ministerio de Finanzas,

desagregada por meses y años.

Liquidaciones automáticas de los haberes a que tiene derecho cada servidor

al momento de salir del Ministerio en forma temporal o definitiva.

Requerimientos de auditoría no son atendidos oportunamente

Funcionaria de la Coordinación Financiera Institucional, no proporcionó de manera

oportuna información que se encuentra bajo su responsabilidad, la que tiene

relación con el examen especial. Lo que ocasiona que las actividades de auditoría

se retarden y no se cumpla con el trabajo en los plazos establecidos.

Recomendación


11. Supervisará y exigirá que los funcionarios inmersos en los procesos que genera

su Coordinación, atiendan los requerimientos de Auditoría en forma oportuna.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS VALORES ADEUDADOS POR LA

COMPAÑÍA NACIONAL DE TRANSMISIÓN ELÉCTRICA S.A.

TRANSELECTRIC S.A. AL MINISTERIO DE FINANZAS

DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS

AREA VALORES ADEUDADOS DE TRANSELECTRIC S.A. AL

MINISTERIO DE FINANZAS

PERÍODO 01-07-2005 AL 08-12-2008

INF. No. AI-09-07-06

Cumplimiento de Recomendaciones

No se implementaron las recomendaciones 14, 15 y 16 en lo referente al registro y

a la conciliación de los valores adeudados por las Empresas Eléctricas al Ministerio

de Finanzas.

Recomendaciones


1. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación de cumplimiento con

las recomendaciones formuladas por Auditoría que tienen el carácter

obligatorio de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado


2. Una vez que la Comisión para el Análisis y Consolidación de las Deudas

correspondientes a la aplicación de los artículos Nos. 5, 6 y 7 del Mandato

Constitucional No.15 obtengan los valores compensados y conciliados de las

Empresas Eléctricas y Compañías de Generación y Transmisión, remitirá al

Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, a fin de que incorpore en la

contabilidad del ente Gobierno Central.

Pagos por subrogaciones


La falta de registro de los pagos realizados por la Compañía Nacional de

Transmisión Eléctrica S.A. TRANSELECTRIC S.A. (Corporación Eléctrica del

Ecuador CELEC) por 1 858 643,48 USD en la Subsecretaría de Crédito Público,

ocasionó que la información no se encuentre debidamente conciliada.

Recomendación


3. Dispondrá al Coordinador de Operaciones Financieras, concilie la diferencia

establecida por los valores pagados por la Compañía Nacional de Transmisión

Eléctrica S.A. TRANSELECTRIC S.A. (actual Corporación Eléctrica del

Ecuador CELEC) y no registrados, dejando constancia escrita de los

resultados, los que serán remitidos a la Subsecretaría de Tesorería de la

Nación para su control.

Total adeudado por la Compañía Nacional de Transmisión Eléctrica S. A. al

Ministerio de Finanzas

El incumplimiento permanente del pago de obligaciones por parte de

TRANSELECTRIC S.A. por efecto de los Convenios de Compensación de

Adeudos 98 y 101 y Convenios de Pago 079, 080 y 081, ocasionó que el Ministerio

de Finanzas asuma deudas por 108 000 777,37 USD.

Recomendaciones

A la Ministra de Finanzas, dispondrá

A los Subsecretarios de Tesorería de la Nación y Crédito Público

4. Concilien los saldos obtenidos en cada una de sus Unidades con los de

Auditoría Interna y los proporcionados por la Compañía Nacional de

Transmisión Eléctrica S.A. TRANSELECTRIC S.A., tanto de capital e intereses

de los Convenios de Compensación de Adeudos 98 y 101 y de Pago 079, 080 y

081, sustentando los valores obtenidos con la documentación completa.


5. Obtenidos los saldos conciliados de los Convenios 98, 101, 079, 080 y 081, los

remitan al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, a fin de que los

incorpore en la contabilidad del ente Gobierno Central.

Ausencia de registros de control

La Coordinación de Operaciones Financieras de la Subsecretaría de Crédito

Público, no mantiene registros del movimiento económico de los Convenios de

Pago, firmados entre el Ministerio de Economía y Finanzas y TRANSELECTRIC

S.A., impidiendo conocer los saldos para su registro en las Subsecretarías de

Tesorería de la Nación y Contabilidad Gubernamental.

Recomendación


6. Dispondrá a la funcionaria responsable del control de las Subrogaciones,

registre el movimiento económico de los Convenios de Pagos firmados con la

Compañía Nacional de Transmisión Eléctrica S.A. TRANSELECTRIC S.A.,

desde la deuda inicial, el pago de cuotas de amortización de capital, intereses,

portes, comisiones y los saldos pendientes a favor del Ministerio de Finanzas,

cuidando de proveerse de la documentación de soporte original o copia

certificada.

Este movimiento enviará a las Subsecretarías de Tesorería de la Nación y

Contabilidad Gubernamental, a fin de que esta última realice el registro en las

cuentas del Gobierno Central correspondiente

Cumplimiento del Mandato Constitucional 015

El incumplimiento de los artículos 5 y 6 del Mandato Constitucional 015, ocasiona

que el Ministerio de Finanzas no haya determinado el valor exacto de la deuda de

TRANSELECTRIC S.A. a ser asumida por el Estado.

Recomendación



7. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación y Crédito

Público, una vez determinados los saldos deudores de la Compañía Nacional

de Transmisión Eléctrica S.A. TRANSELECTRIC S.A. y registrados, procedan

a la suscripción de un documento en el que se demuestre la conformidad y

exactitud de los valores que serán asumidos por el Ministerio de Finanzas.

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SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES - finanzas.gob.ec...finalidad de que la Subsecretaría del Tesoro cumpla con este proceso. 4. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación,