SOCIALIZACIÓNSGI

SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA

MANEJO DE ARCHIVOS

IMPORTANCIA DEL MANEJO DE ARCHIVOS

• Salvaguardar el patrimonio documental del Instituto

• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información

• Conservar los documentos organizados como evidencia del

cumplimiento de los procesos y funciones de la entidad

• Racionalizar y optimizar los recursos involucrados en la

producción, almacenamiento y conservación de documentos

• Conformar una base documental útil para facilitar la toma de

decisiones y la transparencia en la gestión

• Cumplir con la normatividad vigente en relación a la gestión documental

• Las carpetas no deben llamarse “varios, correspondencia, misceláneos o documentos”, el

nombre esta dado en la TRD.

• Para perforar documentos se debe tener en cuenta: - Alinear los documentos en la parte

superior y no en el centro. - Usar ganchos plásticos - Perforar los documentos de manera

que no se afecte la información.

• Los documentos producidos o recibidos deben ser archivados inmediatamente de acuerdo

a la TRD, para evitar que se acumulen, dañen o pierdan.

• No es recomendable el uso de ganchos de cosedora, de ser indispensable se debe utilizar

un papel aislante blanco para evitar la oxidación.

• No se deben subrayar o resaltar los documentos para evitar manchas y deterioro

irreversible en los documentos.

RECOMENDACIONES GENERALES

Los siguientes no son documentos de archivo de gestión y se deben retirar de los

expedientes:

• Las notas post-It, notas o apuntes manuscritos.

• Copias de actos administrativos como leyes, decretos y resoluciones de otras

entidades (siempre y cuando no hagan parte integral de los expedientes).

• Circulares informativas que no hagan parte de instrucciones en los procesos

misionales.

• Hojas en blanco, formatos sin diligenciar.

• Comunicaciones informativas que no requieren trámite

• Invitación a eventos sociales.

• Revistas, folletos publicitarios, publicaciones (material bibliográfico y revistas).

• Duplicidad de documentos.

• Listados de actualización permanente.

• Baberos.

• Memorando Interno de tramitación.

• El orden de los documentos dentro de la carpeta debe hacerse respetando

el orden natural en que fueron generados es decir, como se lee un libro.

• La ubicación correcta de los documentos debe

respetar el principio de orden original, es decir, en

orden cronológico.

• Mantener la integridad del trámite de los

documentos, es decir que las solicitudes o

comunicaciones estén acompañadas de su

correspondiente respuesta y/o antecedentes.

• La foliación debe hacerse en lápiz mina negra 2H o HB en la esquina

superior derecha de la hoja

“LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN LOS PROCESOS

MISIONALES GEOGRÁFICOS, CARTOGRÁFICOS, AGROLÓGICOS,

CATASTRALES, GEODÉSICO Y DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO,

DEBEN CLASIFICARSE ACORDE CON LO ESTABLECIDO EN LAS

TRD TODA VEZ QUE SON DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE

REPRESENTA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN”

LISTADO MAESTRO DE DODUMENTOS – PROCESO DE GESTIÓN AGROLÓGICA

TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

PROCEDIMIENTOElaboración y actualización de áreas homogéneas de

tierras con fines multipropósitoP40200-01/15.V4

INSTRUCTIVOTrabajo en campo para elaborar y/o actualizar Áreas

Homogéneas de Tierras con fines multipropósitoI40200-04/15.V3

METODOLOGÍAElaborar y actualizar áreas homogéneas de tierras con

fines catastralesM40200-01/15.V6

FORMATOLista de chequeo y evaluación documentos para ATH

multipropósitoF40200-01/15.V3

FORMATOCálculo del valor potencial para áreas homogéneas de

tierras multipropósitoF40200-02/15.V5

FORMATOControl de calidad temático Estudio de ATH con fines

multipropósitoF40200-05/15.V3

FORMATO

Verificación de Requisitos para ejercer control de calidad

temático en la elaboración y actualización de AHT con

fines multipropósito

F40200-09/15.V3

FORMATOCaracterísticas de los suelos para la elaboración y

actualización de AHT con fines multipropósitoF40200-10/15.V3

FORMATO Lista de chequeo de las carpetas de trazabilidad F40200-12/15.V3

FORMATOCaptura de datos de campo de áreas homogéneas de

tierras con fines multipropósitoF40200-16/15.V1

DODUMENTOS VIGENTES GIT DE AHT

DODUMENTOS VIGENTES GIT DE LEVANTAMIENTOS AGROLÓGICOS

TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

PROCEDIMIENTO Levantamiento de Suelos a diferentes escalas P40100-01/14.V4

PROCEDIMIENTO Certificación Agrológica P40100-02/14.V1

INSTRUCTIVO Preparación de la información I40100-03/14.V2

INSTRUCTIVO Trabajo en campo I40100-04/14.V2

INSTRUCTIVO Zonificación Climática I40100-05/14.V1

INSTRUCTIVO Códigos Para los Levantamientos de Suelos I40100-06/14.V1

INSTRUCTIVOGestión Social en proceso de levantamiento

de suelos y sus aplicacionesI40100-07/15.V1

METODOLOGÍA Levantamiento de Suelos M40100-01/14.V2

METODOLOGÍAPara la clasificación de las tierras por su

capacidad de usoM40100-02/14.V2

GUIAInterpretación de fotografías aéreas con fines

de levantamiento de suelosG40100-01/14.V2

GUIAPara elaborar la memoria técnica de un

estudio de suelosG40100-02/14.V2

TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

FORMATO Inventario cartografía base F40100-02/14.V2

FORMATOInformación secundaria para el

levantamiento y/o estudio de suelosF40100-03/14.V2

FORMATO Inventario imágenes de sensores remotos F40100-04/14.V2

FORMATO Perfiles de suelos - Información secundaria F40100-05/14.V2

FORMATO Planeación comisión en campo F40100-08/14.V2

FORMATOProgramación gastos de la comisión de

campoF40100-10/14.V2

FORMATOInforme de avance semanal y consolidado

de la comisión de campo.F40100-11/14.V2

FORMATO Descripción fotografías de perfiles de suelos F40100-12/14.V2

FORMATODescripción fotografías panorámicas para

levantamiento de suelosF40100-13/14.V2

FORMATOEntrega de información cartográfica análoga

o digitalF40100-15/14.V3

FORMATO Control de calidad levantamiento de suelos F40100-19/14.V2

FORMATO Trazabilidad del trámite F40100-20/14.V1

FORMATO Acta de contancia F40100-21/14.V1

FORMATO Solicitud y préstamo de material técnico F40100-22/14.V1

FORMATO Solicitud de certificación Agrológica F40100-23/14.V1

FORMATOLista de chequeo carpeta de trazabilidad

gestión socialF40100-24/15.V1

FORMATO Base de datos de actores sociales F40100-25/15.V1

FORMATOPlan de actividades de la comisión de

campoF40100-26/15.V1

FORMATO Lista de chequeo precampo F40100-27/15.V1

FORMATO Leyenda de Fotointerpretación FM40100-01/14.V1

FORMATO Certificación Agrológíca FM40100-02/14.V1

TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

PROCEDIMIENTOElaboración de cartografía aplicada a la gestiónagrologica

P40500-01/15.V2

INSTRUCTIVOElaboración del Producto Digital de CartografíaTemática

I40500-01/15.V3

INSTRUCTIVO Operación del Sketchmaster I40500-02/14.V2

FORMATO Control de calidad a la cartografia temática digital F40500-02/15.V3

FORMATO Registro de ploteos F40500-03/15.V1

FORMATO Entrega de información análoga o digital F40500-04/15.V1

FORMATO Solicitud de información análoga o digital F40500-05/15.V1

FORMATOControl de calidad a productos cartográficosanálogos

F40500-06/15.V3

FORMATORegistro de préstamo de fotografías aéreas coninformación de suelos

F40500-07/15.V4

FORMATO Control de actividades geomáticas F40500-08/15.V1

FORMATOInsumos utilizados para elaborar productoscartográficos digitales de ATH

F40500-09/15.V3

FORMATO Inventario de archivo fotográfico F40500-10/15.V1

DODUMENTOS VIGENTES GIT DE GEOMÁTICA

TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

PROCEDIMIENTODiseño y Desarrollo de Políticas y/o

MetodologíasP40300-01/14.V1

INSTRUCTIVODiseño y Diagramación de

PublicacionesI40500-03/14.V1

FORMATO Informe de Comisión F40300-01/15.V1

DODUMENTOS VIGENTES GIT DE PROYECTOS ESPECIALES

El formato de informe de comisión debe aplicarse por todos los funcionarios y

contratistas de la Subdirección de Agrología

El instructivo de diseño y diagramación de publicaciones aun cuando tiene código

del GIT de geomática es aplicado por el GIT de proyectos especiales y esta en

proceso de actualización.

DODUMENTOS VIGENTES GIT DE INTERPRETACION

TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

PROCEDIMIENTO Elaboración del Mapa de Cobertura de la Tierra P40700-01/15.V3

INSTRUCTIVO

Uso del software ARCGIS extensión estéreo

analyst en la interpretación geomorfológica a partir

de bloques fotogramétricos

I40700-01/15.V1

INSTRUCTIVOTrabajo de campo para la elaboración del mapa de

geomorfología aplicada a levantamientos de suelosI40700-02/15.V1

METODOLOGÍA Interpretación de Imágenes de Sensores Remotos M40400-02/14.V1

METODOLOGÍAActualización de Estudios de Cobertura de la

TierraM40700-01/15.V3

GUÍAInterpretación de fotografías aéreas con fines de

levantamientos de suelosG40700-01/15.V3

GUÍA

Elaboración de informe de descripción de las

unidades geológicas y geomorfológicas en los

estudios de suelos a diferentes escalas

G40700-02/15.V1

FORMATOInforme de producción "Corine Land Cover

Colombia"F40700-01/15.V3

DODUMENTOS VIGENTES GIT DE LNS

TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

PROCEDIMIENTO Control de calidad, trabajo no conforme y aprobación de resultados de análisis P40600-05/14.V8

PROCEDIMIENTO Solicitud y custodia de elementos de laboratorio P40600-06/14.V3

PROCEDIMIENTO Analisis de muestras en el Laboratorio Nacional de Suelos P40600-07/15.V3

INSTRUCTIVO Medidas de seguridad en la ejecución de análisis I40600-01/14.V5

INSTRUCTIVO Muestreo, preparación, distribución y almacenamiento de muestras control internas I40600-02/14.V2

INSTRUCTIVO Elaboración, análisis y evaluación cartas control y duplicados I40600-03/15.V3

INSTRUCTIVO Aseguramiento de calidad de los procesos analíticos I40600-04/14.V4

INSTRUCTIVO Preparación y control de reactivos y soluciones para determinaciones analíticas I40600-06/14.V5

INSTRUCTIVO Limpieza de áreas de trabajo y material de laboratorio I40600-07/14.V6

INSTRUCTIVO Manejo de residuos analíticos I40600-08/14.V4

INSTRUCTIVO Control metrológico de equipos, instrumentos y patrones I40600-09/15.V6

INSTRUCTIVORequisitos generales para la selección, adquisición,inspección y evaluación de productos y

serviciosI40600-10/14.V3

INSTRUCTIVO Identificación, preparación y distribución de muestras para análisis I40600-18/14.V1

INSTRUCTIVO Determinación de bases intercambiables método del acetato de amonio 1N PH 7.0 I40600-19/14.V1

INSTRUCTIVO Recolección, preparación y mantenimiento de monolitos de suelos I40600-20/14.V1

INSTRUCTIVO Elaboración de secciones delgadas I40600-21/14.V1

INSTRUCTIVOCuantificación de microorganismos nitrificantes, amonificantes, celulíticos anaerobios, oxidantes de

azufre por la técnica de tubos múltiples,I40600-22/14.V1

INSTRUCTIVO Establecimiento de equivalente peso y preparación de diluciones para procedimientos biológicos. I40600-23/15.V2

INSTRUCTIVO Preparación y manejo de reactivos de campo I40600-24/15.V1

INSTRUCTIVO Determinación de la textura del suelo - Hidrómetro de Bouyoucos (Método Igac) I40601-05/14.V6

INSTRUCTIVO Determinación de la capacidad de intercambio catiónico Método del acetato de amonio 1M, pH 7.0 I40601-06/14.V6

INSTRUCTIVO Determinación fósforo disponible en suelos por el Método de Bray II modificado I40601-07/14.V6

INSTRUCTIVO Determinación de la acidez intercambiable Método del KCl 1M I40601-08/14.V6

INSTRUCTIVO Determinación del pH Método Potenciométrico I40601-10/14.V6

INSTRUCTIVO Determinación del carbón orgánico por el Método Walkley - Black I40601-11/14.V6

INSTRUCTIVO Determinación de residuos de glifosato y AMPA en suelos mediante LC/MS I40601-12/14.V2

INSTRUCTIVO Determinación de azufre disponible en suelo I40601-13/14.V2

TIPO DE

DOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

INSTRUCTIVO Determinación de bicarbonatos y carbonatos en extracto de suelos I40601-14/14.V2

INSTRUCTIVO Determinación de sulfatos en extracto de suelos método espectrofotométrico I40601-15/14.V2

INSTRUCTIVO Determinación de la humedad de suelos por metodo gravimétrico I40601-16/14.V4

INSTRUCTIVO Determinación de nitrógeno total en suelos método kjendahl modificado I40601-17/14.V2

INSTRUCTIVODeterminación de retención de humedad del suelo a diferentes tensiones método del extractor de

presión con platos de cerámica y membrana de celulosa.I40602-01/14.V2

INSTRUCTIVO Determinación de la distribución de particulas por tamaño -textura del suelo- Método de la pipeta I40602-02/14.V2

INSTRUCTIVO Determinación de la densidad aparente del suelo por métodos: terrón parafinado y/o cilindro I40602-03/14.V2

INSTRUCTIVO Determinación del coeficiente de extensibilidad lineal - COLE - por los métodos: estándar y/o rodillo I40602-04/14.V2

INSTRUCTIVO Estabilidad estructural - método yoder I40602-05/14.V1

INSTRUCTIVOObtención y preparación de las fracciones arena, arcilla y muestras en polvo para análisis

mineralógicoI40603-01/14.V2

INSTRUCTIVODetección y cuantificación de coliformes totales, fecales y E.coli, en sustratos y aguas, por la técnica

de fermentación en tubos múltiplesI40604-03/15.V4

INSTRUCTIVO Determinación de la producción de CO2 biológico en suelos y sustratos método IGAC I40604-04/15.V3

INSTRUCTIVO Cuantificación de grupos funcionales por recuento en placa I40604-05/15.V3

INSTRUCTIVOCuantificación de huevos de helmintos presentes en agua y sustratos, método de Bailinger

modificadoI40604-06/15.V3

INSTRUCTIVO Cuantificación de microorganismos por la técnica en tubos multiples I40604-07/15.V3

INSTRUCTIVO Detección de Salmonella sp por cultivo en placa I40604-08/15.V3

INSTRUCTIVO Bioensayo de inhibición de germinación y productividad vegetal - Metodo IGAC I40604-09/15.V3

INSTRUCTIVO Evaluación y cuantificación de endomicorrizas- método IGAC I40604-10/15.V2

INSTRUCTIVO Extracción y cuantificación de nematodos de vegetales, sustratos y suelo I40604-11/15.V2

INSTRUCTIVO Cuantificación de mesofauna edáfica. I40604-12/14.V1

INSTRUCTIVO Siembra de Microorganismos en Superficie y Profundidad I40604-13/15.V1

INSTRUCTIVO Evaluación de Fitopatógenos en Suelo I40604-14/15.V2

INSTRUCTIVO Recuento de Células en Cámara de Neubauer I40604-15/15.V1

GUÍA Validación y cálculo de incertidumbre general de métodos analíticos G40600-02/14.V3

GUÍA Recomendaciones de fertilizantes y enmiendas G40600-03/14.V2

GUÍA Recomendaciones para la toma de muestras para análisis en el laboratorio de nacional suelos G40600-04/15.V1

• Utilizar en todo momento los elementos de protección personal.

• Cerrar el grifo de agua cuando no esté lavando el material.

• Verificar que ya ha finalizado el procedimiento analítico antes de proceder a lavar

el material de laboratorio.

• Mantener aseados los sitios destinados para el almacenamiento del material.

• Comunicar el daño de los materiales

• Al esterilizar en la autoclave disponga el material de manera que su contenido no

se derrame, para ello coloque las cajas Petri con la tapa hacia arriba y los tubos

con las tapas sin apretar.

• Utilizar la autoclave según lo establecido en las instrucciones básicas de uso del

equipo en la carpeta correspondiente al mismo.

LIMPIEZA DE ÁREAS DE TRABAJO Y MATERIAL DE LABORATORIO

• Se debe lavar lo más pronto posible el material empleado en cromatografía líquida de

alto desempeño (HPLC) y espectrometría de masas.

• Mantener la identificación de los envases empleados en cromatografía líquida de alto

desempeño (HPLC) para evitar su confusión.

• Evitar dejar las soluciones de hipoclorito de sodio en contacto con superficies metálicas.

• Preparar la solución de hipoclorito al momento de uso.

• Es indispensable, mantener seca y libre de obstáculos el área de trabajo.

• Todo material con contenido biológico debe ser autoclavado o desinfectado

previamente al lavado.

• El material de desecho debe ser manejado según el instructivo I40600-08 Manejo de

residuos analíticos

• Limpie los estantes de reactivos y muestras de las áreas mensualmente.

• Verifique que las mesas de trabajo estén organizadas con todos los materiales necesarios

para desarrollar el procedimiento analítico.

• Limpie inmediatamente se produzca cualquier derrame o salpicadura en los sitios de

trabajo con toallas de papel o con un paño limpio.

• Si el derrame es de tipo biológico, cubra con solución hipoclorito de sodio al 5%, dejar

actuar por un mínimo de 30 minutos y luego limpie normalmente.

• Mantenga el piso seco, en caso de encontrarse húmedo señalice el área.

• Mantenga limpios los carros transportadores del material del laboratorio.

• Asee semanalmente los lavaderos enjuague con agua desionizada, secado a temperatura

ambiente. No coloque las cubiertas de caucho sobre superficies húmedas.

• Realice quincenalmente la limpieza de entrepaños y cajones.

• Verifique periódicamente el estado de los vertederos.

• Limpie semanalmente la superficie de los equipos.

GRACIAS