SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ KİTABI...1.1.2. Öncelik belirlemede uygulanacak metodolojiye karar verilmesi 1.1.3. Mastır plan hazırlama grubu tarafından Araştırma Fırsat Alanlarının

TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR

GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ KİTABI

TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ KİTABI

İÇİNDEKİLER

1 - Temel Süreçlerin Sınıflandırılması Tablosu

2 - Süreç Hiyerarşisi Tabloları

3 - Temel Süreç Tanım Formları

4 - Kritik Kontrol Noktaları Tabloları

1. Temel Süreçlerin Sınıflandırılması Tablosu

TEMEL SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI TABLOSU

OPERASYONEL SÜREÇLER

YÖNETİM ve DESTEK SÜREÇLER

1- MASTIR PLAN REVİZYON SÜRECİ

- Mastır Plan Toplantısı Hazırlıkları Süreci - Mastır Plan Toplantı Süreci - Mastır Planın Yazılması, Basımı ve

Dağıtımı Süreci

2- PROJE YÖNETİM SÜRECİ - DPT Kaynaklı Projelerin Yönetimi Süreci - TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek

Projelerinin (KAMAG) Yönetimi Süreci - Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin

Yönetimi Süreci

3- SATINALMA HİZMETLERİ

SÜRECİ - İhale Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri

Süreci - Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma

İşlemleri Süreci - DMO Satınalma İşlemleri Süreci - Taşınırların Kabulü, Kayıt Altına Alınması

ve Ödeme Süreci 4- BÜTÇE SÜRECİ

- Bütçe Tekliflerinin Hazırlama İşlemleri Süreci

- Bütçe Uygulama İşlemleri Süreci - Performans Programı Hazırlanması

Süreci 5- BİLGİ SİSTEMLERİ SÜRECİ

- Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Süreci

- Web sayfasının Güncellenmesi Süreci - Yazılım Geliştirme Faaliyetleri Süreci - Bilgisayar Sistemleri Arızalarının

Giderilmesi Süreci 6- İÇ KONTROL SÜRECİ

- İç Kontrol Sisteminin Kurulması Süreci - İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi Süreci

7- DESTEK HİZMETLERİ SÜRECİ

- Personel İşlemleri Süreci - Evrak İşlemleri Süreci - Arşiv İşlemleri Süreci

TAGEM.İKS.TBL.008 Revizyon No: 02 Revizyon Tarihi: 21.05.2012

2 - Süreç Hiyerarşisi Tabloları

TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU

TEMEL SÜREÇ MASTIR PLAN REVİZYON SÜRECİ Süreç No: 01

SÜREÇLER

1. MASTIR PLAN REVİZYON SÜRECİ

1.1. Mastır Plan Toplantısı Hazırlıkları Süreci

1.2. Mastır Plan Toplantı Süreci

1.3. Mastır Planın Yazılması, Basımı ve Dağıtımı Süreci

ALT SÜREÇLER

1.1.1. Mastır Plan çalışmalarını yürütmek üzere bir Mastır Plan Çalışma grubu oluşturulması 1.1.2. Öncelik belirlemede uygulanacak metodolojiye karar verilmesi 1.1.3. Mastır plan hazırlama grubu tarafından Araştırma Fırsat Alanlarının (AFA) belirlenmesi amacıyla düzenlenen geniş katılımlı toplantılarda AFA’ların belirlenmesi ve her bir AFA için AFA Koordinatörlerinin görevlendirilmesi 1.1.4. Mastır planda yer alacak kurumsal yapı, organizasyon, yönetim, araştırma ortamı, insan kaynakları geliştirme programları, bilgi ve iletişim sistemleri ile araştırma sonuçlarının kullanıcılara ulaştırılması konularında TAGEM’in program ve hedeflerinin hazırlanması için gerekli görevlendirmelerin yapılması 1.1.5. AFA koordinatörleri tarafından her bir AFA için; istatistiki rakamlar, araştırma bilgileri, öncelikli araştırma konuları, önceki mastır plan döneminin değerlendirilmesi, Sektör Analizi (SWOT), değerlendirme kriterlerine göre AFA’nın durumuna ilişkin bilgileri içeren AFA Değerlendirme Raporlarının hazırlanması. 1.1.6. İlgili teknik daireler ve AFA koordinatörleri ortak çalışmalarıyla, her bir AFA’nın çıktıları, araştırma programların ve bu programların geliştirme ve araştırma hedefleri ile programlar altında yer alacak araştırma konularına ilişkin bilgilerinden oluşan AFA Matrikslerinin hazırlanması 1.1.7. Hazırlanan AFA değerlendirme raporları ve Matrikslerin gözden geçirilmesi varsa eksikliklerinin giderilmesi 1.1.8. Son şekli verilen AFA Değerlendirme Raporları ve Matrikslerin bir kitapçık halinde basılması 1.1.9. Öncelik belirleme toplantısı için toplantı yeri ve toplantı için gerekli ihtiyaçların temin edilmesi 1.1.10. Öncelik belirleme toplantısına katılacak deneyimli araştırıcılar, özel sektör temsilcileri, çiftçi birlikleri, tarımla ilgili sivil toplum kuruluşları ve üniversite temsilcilerinden oluşacak katılımcıların belirlenmesi 1.1.11. Öncelik belirleme toplantısını sevk ve idare edecek bir Moderatör görevlendirilmesi 1.1.12. Öncelik belirleme toplantısının gündeminin belirlenmesi, katılımcıların 4 eşit gruba homojen olarak dağıtılıp AFA öncelik belirleme gruplarının ve başkanlarının belirlenmesi, yine katılımcıların uzmanlık veya çalışma konuları dikkate alınarak program öncelik belirleme gruplarının ve grup başkanlarının belirlenmesi 1.1.13. Hazırlanan raporlar, toplantı gündemi bilgileri öncelik belirleme toplantısına iştirak edecek katılımcılara gönderilmesi ve toplantıya iştirak etmeleri için davet edilmesi


1


1.2.1. Öncelik belirleme toplantısının gündem doğrultusunda başlatılması ve moderatör tarafından toplantının amacı, aşamaları ve değerlendirme sistemi hakkında bilgi verilmesi

1.2.2. AFA Koordinatörlerince değerlendirme raporlarının katılımcılara sunulması

1.2.3. Toplantının birinci aşaması olan AFA Önceliklerinin belirlenmesi çalışmasına geçilmesi, AFA değerlendirme gruplarının ve başkanlarının açıklanması ve Modaratör tarafından her bir değerlendirme kriterine göre grup katılımcılarının nasıl puanlama yapacaklarının ayrıntılı olarak açıklanması

1.2.4. Katılımcıların gruplara ayrılarak ayrı toplantı salonlarında, AFA’ların; Ülke için potansiyel yararları, potansiyel yararları değerlendirme yeteneği, Ar-Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi olmak üzere toplam dört değerlendirme kriterine göre her bir kriter için ayrı oturum düzenleyerek AFA koordinatörlerinin verdikleri bilgiler ve katılımcıların kendi birikimlerini göz önüne alarak, AFA’ları objektif olarak puanlaması

1.2.5. Katılımcıların puanlama formlarının derlenmesi ve istatistiki analizlerinin yapılması. Katılımcıların yaptıkları puanlamaya göre her bir grubun; Ülke için potansiyel yararları ve potansiyel yararları değerlendirme yeteneği puanlarının analizi ile AFA’nın çekicilik endeksi, Ar-Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi puanlarının analizi ile Yapılabilirlik endeksi ve ortaya çıkan çekicilik ve yapılabilirlik endekslerinin analizi ile Ar-Genin yatırıma geri dönüş endeksinin ortaya konması

1.2.6. AFA değerlendirme grup başkanları kendi grubunda orta çıkan sonuçları tüm katılımcılara sunması ve Modaratör tarafından dört grubun ortalamasının alınmasıyla ortaya çıkan çekicilik, yapılabilirlik ve Ar-Ge’nin yatırıma geri dönüş değerlendirme sonuçlarının açıklanması ve bu sonuçlara göre AFA’ların sıralanması, yüksek orta ve düşük öncelikli AFA’ların ve bütçeden alacakları nispi payların açıklanması

1.2.7. Toplantının ikinci aşamasında her bir AFA altında yer alan programların önceliklendirme aşamasına geçilmesi. Bu amaçla daha önceden oluşturulan program değerlendirme gruplarının ve başkanlarının açıklanması ve Modaratör tarafından her bir değerlendirme kriterine göre grup katılımcılarının nasıl puanlama yapacaklarının tekrar anlatılması

1.2.8. Program değerlendirme grupları ayrı toplantı salonlarında, AFA’ların altında yer alan programların Ülke için potansiyel yararları, potansiyel yararları değerlendirme yeteneği, Ar-Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi kriterlerine göre programları ayrı oturumlarda puanlaması

1.2.9. Program değerlendirme grupların puanlama formlarının istatistiki analizlerinin yapılması

1.2.10. Program değerlendirme grup başkanlarının, gruplarında değerlendirilen AFA’ların altındaki programların öncelikleri ile ilgili ortaya çıkan sonuçların tüm katılımcılara sunması

1.2.11. Toplantının üçüncü aşamasında, program değerlendirme gruplarının değerlendirdikleri her bir AFA altında yer alan programlardan en az bir tanesi ile ilgili araştırma stratejisinin hazırlanması

1.2.12. Program değerlendirme grup başkanlarının, gruplarında hazırlamış oldukları programlara ait araştırma stratejilerini tüm katılımcılara sunması


2


1.2.13.Genel bir değerlendirme yapılarak toplantının sonlandırılması

1.3.1. Mastır planın yazılması için bir redaksiyon ekibi kurulması ve ortaya çıkan veriler ve hazırlanan stratejiler, programlar ve hedefler derlenerek mastır planın yazılması

1.3.2. Son şekli verilen mastır planın yürürlüğe konması için gerekli Makam onayının alınması

1.3.3.Mastır planın kitapçık halinde bastırılması ve tüm Bakanlık birimlerine, sektör temsilcilerine, çiftçi birliklerine ve üniversitelere dağıtılması


3


TEMEL SÜREÇ PROJE YÖNETİM SÜRECİ Süreç No: 02

SÜREÇLER

1. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Projelerin Yönetimi Süreci 2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Yönetimi Süreci 3. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Yönetimi Süreci

1. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Projelerin Yönetimi Süreci

2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Yönetimi Süreci

3. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Yönetimi Süreci

ALT SÜREÇLER

1.1. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Projelerin Kabul Süreci

2.1. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Kabul Süreci

3.1. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Kabul Süreci

1.2. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Devam eden Projelerin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Süreci

2.2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Takibi Süreci

3.2. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerinin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Süreci

SÜREÇ ADIMLARI

1.1.1. Enstitü Araştırma Komiteleri tarafından değerlendirilen proje tekliflerinin TAGEM’e gelmesi

1.1.2. TAGEM’e gelen Proje tekliflerinin ilgili birimlerde ön değerlendirmelerinin yapılması ve proje teklifinin görüşüleceği Program Değerlendirme Grubunun belirlenmesi ve toplantı gündemine alınması

1.1.3. Program Değerlendirme Toplantısında projenin değerlendirilmesi ve Bilim Kurullarına tavsiye kararının alınması

1.1.4. Program Değerlendirme Toplantıları’nda görüşülen teklif projelerin Ar-Ge Bilim Kurulunda değerlendirilmesi için hazırlık yapılması

1.1.5. Teklif projelerin Bilim Kurulunda değerlendirilmesi ve karar alınması

1.1.6. Karar “kabul” ise kabul edilen projelerin Konseye sunum için hazırlanması

1.1.7. Karar “ret” ise gerekçesi ile beraber projeyi teklif eden kuruluşa bilgi verilmesi

2.1.1. TÜBİTAK tarafından1007 Kamu Araştırmaları Destek Projeleri (KAMAG) için proje çağrılarının açılması

2.1.2. Bakanlığımızın müşteri olabileceği projeler için öncelikli konular, başvuru süreci ve dokümantasyon bilgilerinin TÜBİTAK proje çağrısı doğrultusunda TAGEM web sayfasında ilan edilmesi

2.1.3. Gelen proje tekliflerinin TAGEM proje sekretaryası tarafından teslim alınması ve ilgili birime projeyi incelemek üzere göndermesi

2.1.4. İlgili birimin projeyi inceleyerek Bakanlığın projeye müşteri olup olmaması konusundaki görüşünü proje sekretaryasına göndermesi

2.1.5. Sekretaryanın Bakanlık Ön Değerlendirme Kurulunu ve proje sahiplerini toplantıya çağırması

2.1.6. Proje sahiplerinin Ön Değerlendirme Kurulunda

3.1.1. Bakanlık Ar-Ge Destek Projeleri Değerlendirme Kurulu’nun Oluşturulması

3.1.2. Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulu tarafından Ar-Ge Tebliği’nde yer alacak araştırma önceliklerinin, destekleme üst limitlerinin ve proje sürelerinin belirlenmesi

3.1.3. Ar-Ge Tebliği’nin resmi gazetede yayınlanması

3.1.4. Proje önerileri için TAGEM web sayfasında çağrı yapılması

3.1.5. Ar-Ge sekretaryası tarafından gelen proje önerilerinin şekil, bütçe, öncelik, yaygın etkisi ve Ar-Ge niteliği açısından incelenmesi ve uygun görülen projelerin TAGEM Bilim Kurullarına gönderilmesi

3.1.6. Bilim kurullarının projelerin bilimsel yönü, materyal metod, uygulanabilirliği açısından incelemesi ve tavsiyesini sekretaryaya göndermesi

3.1.7. Ar-Ge sekretaryasının


1


1.1.8. Karar “revizyon “ ise proje yürütücüsünden revizyon yapması istenir

1.1.9. Karar “ilave bilgi ihtiyacı var” ise Proje Liderinden ilave bilgi vermesi istenir

1.1.10. Revizyon ve İlave bilgi istenen projeler Bilim Kurulunun ikinci toplantısında tekrar görüşülür ve değerlendirilir

1.1.11. Kabul edilen projelerle ilgili Konsey kararı veya Makam onayı alınır

1.1.12. Onaydan geçen projelerle ilgili yürütücü kuruluş ile Tagem arasında teklif proje için Hizmet Sözleşmesi imzalanır.

1.1.13.Sözleşmesi imzalanan projeler duyurulur ve yürürlüğe konulur.

projelerini savunması

2.1.7. Bakanlık Ön Değerlendirme Kurulunun, müşteri olabileceği projeleri tespit etmek amacıyla teklif projeleri Ar-Ge niteliği, yaygın etkisi, projenin yapılabilirliği, projenin süresi ve bütçesi kriterlerine göre değerlendirmesi ve karar alması

2.1.8. Uygun görülmeyenler projelerin proje sahibine gerekçesi ile bilgi verilmesi

2.1.9. Uygun görülen projelerle ilgili olarak Sekretarya, Proje yürütücüsü ve müşteri olan Bakanlığın ilgili Genel Müdürlük temsilcisinin katıldığı Proje Sonuç Uygulama Planı (PSUP) çalışma toplantısı düzenlenir

2.1.10. Her proje için Proje Sonuç Uygulama Planı (PSUP), imza ve onayları tamamlanmış proje metninin basılı sureti ve cd’de bir kopyası hazırlanarak çağrı süresi içerisinde TÜBİTAK’a teslim edilir.

2.1.11. TÜBİTAK’ın kendi prosedürüne göre projeleri değerlendirmesi

2.1.12. Alınan kararı TAGEM’e bildirmesi

2.1.13. TÜBİTAK’ın desteklemeye karar verdiği projelerle sözleşme imzalaması ve projeyi başlatması

projeleri Bilim Kurulu görüşlerine göre ikinci kez değerlendirmesi ve Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna sunulacak projeleri belirlemesi

3.1.8. Sekretaryanın Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulunu ve proje sahiplerini toplantıya çağırması

3.1.9. Proje sahiplerinin Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulu’na projelerini sunması

3.1.10. Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulunun projeleri değerlendirilmesi ve puanlaması, yüksekten düşüğe doğru sıralanması ve desteklenecek projelerin mevcut bütçe kaynağına göre belirlenmesi

3.1.11. Kabul gören projelerin web’de ilan edilmesi ve sözleşmelerinin imzalanarak yürürlüğe girmesi


2


1.2.1. Yürürlüğe konan, devam eden ve sonuçlanan projelerin gelişme/sonuç raporlarının Proje Yürütücüleri tarafından TAGEM’e gönderilmesi

1.2.2. Projelerin gelişme/sonuç raporlarının ilgili birim tarafından incelenmesi ve ilgili Program Değerlendirme Toplantısında görüşülmek üzere gündeme alınması

1.2.3. Program Değerlendirme Toplantısında devam eden ve sonuçlanan projelerin raporlarının değerlendirilmesi ve Bilim Kurullarına tavsiye kararının alınması

1.2.4. Devam eden projeler için ihtiyaç halinde gezici çalışma grupları oluşturulması ve projelerin yerinde izlenmesi

1.2.5. İlgili birimin proje gelişme ve sonuç raporlarını Bilim Kuruluna sunması

1.2.6. İlgili Kurulda gelişme ve sonuç raporlarının değerlendirilmesi ve karar alınması

1.2.7. Devam eden proje kararı “projenin devamı” ise projenin planlandığı şekilde yürütülmesi için projeyi yürüten kuruluşa bilgi verilmesi

1.2.8. Devam eden proje kararı “değişiklik talebi var ” ise değişiklik talebinin kabul edildiğinin projeyi yürüten kuruluşa bildirilmesi

1.2.9. Devam eden proje kararı ”durdurma” ise projenin durdurulduğu bilgisinin gerekçesi ile birlikte projeyi yürüten kuruluşa bildirilmesi

1.2.10. Sonuçlanan projeler için “yayınlanması” veya “öneriler doğrultusunda düzeltilerek yayınlanması” şeklinde karar alınması ve proje sonuç raporunun yayınlanması için projeyi yürüten kuruluşa bilgi verilmesi

2.2.1. TÜBİTAK tarafından desteklenen projelerin ara ve sonuç raporlarının proje yürütücüsü tarafından TAGEM’e gönderilmesi

2.2.2. Bu raporların TAGEM’in görüşleri ile birlikte makam onayı sonrası TÜBİTAK’a gönderilmesi

2.2.3. Biten projelerin PSUP’larının uygulamaya konulup konulmadığı müşteri olan Bakanlığın ilgili Genel Müdürlüğü tarafından takip edilmesi

2.2.4. Biten projelerle ilgili Bilim ve Teknoloji Yüksek Kuruluna rapor hazırlanması

3.2.1. Devam eden projelerin yılda 2 kez proje izleme grupları tarafından yerinde izlenmesi

3.2.2. Proje gelişme ve sonuç raporlarının ve izleme grubu görüşlerinin Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna sekretarya tarafından sunulması

3.2.3. Kurulun gerekli değerlendirmeyi yaparak hak edişlerin ödenmesi konusunda karar alması

3.2.4.Hakedişlerin düzenlenmesi ve ödeme için gerekli işlemlerin yapılması


3


TEMEL SÜREÇ SATINALMA HİZMETLERİ SÜRECİ Süreç No: 03

SÜREÇLER

1.İhale Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 2.Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 3.DMO Satınalma İşlemleri Süreci 4. Taşınırların Kabulü, Kayıt Altına Alınması ve Ödeme Süreci 1.İHALE USULÜNE TABİ SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ

2.DOĞRUDAN TEMİN USULÜNE TABİ SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ

3.DMO SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ

4.TAŞINIRLARIN KABULÜ, KAYIT ALTINA ALINMASI ve ÖDEME SÜRECİ

ALT SÜREÇLER

1.1. Açık İhale Usulü Satınalma Süreci

2.1. Doğrudan Temin Usulü ile Hizmet Alımı Süreci

3.1. İhtiyacın Devlet Malzeme Ofisinden Karşılanması Süreci

4.1. Taşınırların Muayene ve Kesin Kabul Süreci

2.2. Doğrudan Temin Usulü ile Mal Alımı Süreci

4.2 Mal Teslimi, Kayıt Altına Alınma ve Ödeme Süreci

SÜREÇ ADIMLARI

1.1.1.Talep müzekkeresinin ve teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi

1.1.2. Yaklaşık maliyet tespiti için görevlendirme yapılması

1.1.3. Yaklaşık maliyetin tespit edilmesi ve ihale olurunun alınması

1.1.4. Alımın Açık ihale usulü ile yapılacağının tespiti ve ihale dokümanının hazırlanması

1.1.5. İhale Teklif Dosyasının Hazırlanması

1.1.6. Açık İhale İlanının yapılması

1.1.7.İhale İşlem Dosyasının İhale Komisyonu üyelerine incelenmek üzere gönderilmesi

1.1.8. İhale dokumalarının ihaleye katılacak isteklilere satılması

1.1.9. İhale Aşaması

2.1.1. Talep müzekkeresinin ve teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi

2.1.2. Yaklaşık maliyetin belirlenmesi için piyasadan teklif alınarak sisteme girilmesi ve sistem üzerinden satın alma sürecinin başlatılması

2.1.3. Sistemde başlatılan süreç üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu ile Muayene ve Kesin Kabul Komisyonu görevlilerinin belirlenerek ihale onay belgesinin alınması

2.1.4. Teknik şartname doğrultusunda hizmet alımı için piyasa fiyat araştırmasının yapılarak tekliflerin alınması

2.1.5. Sistemdeki süreçten piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi

2.1.6. Kazanan firmanın sözleşme imzalamak üzere davet edilmesi

2.1.7. Sözleşme düzenlenmesi ve imzalanması

2.1.8. Hizmet alımının gerçekleştirilmesi

2.1.9. Hizmet alımı sonucunda

3.1.1. İhtiyaç talep formunun ilgili birime gelmesi

3.1.2. İhtiyaç listesinin DMO kataloğu ve web sayfasından karşılanıp karşılanmayacağının tespit edilmesi

3.1.3. DMO alımı için kredi talepnamesi, Harcama Talimatı, Muhasebe İşlem Fişi, Alınacak Malzemelerin listesinin hazırlanması

3.1.4. Bütçe Dairesi Başkanlığı aracılığı ile Maliye Bakanlığı’ndan kredi talepnamesinin istenmesi ve sonucun gelmesi

3.1.5. DMO hesabına paranın aktarılması ve alım için DMO’ya talepte bulunulması

3.1.6.DMO mallarının alınması ve kabul edilmesi

3.1.7.Kabul edilen mallara dair belgelerin

4.1.1.Firmadan alınan malzemeler ile birlikte faturanın TAGEM’e gelmesi

4.1.2. Muayene ve Kabul Komisyonunca malların uygunluk kontrolünün yapılarak Muayene ve Kesin Kabul Tutanağının düzenlenmesi

4.1.3. Kabulü yapılan taşınırların ambara teslim edilmesi


1


(Açık İhale tekliflerinin toplanması)

1.1.10. Açık İhale Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve İhale Komisyonunca karar alınarak harcama yetkilisince onaylanması

1.1.11. İhale kararının tüm firmalara resmi yaduyurulması

1.1.12.Kazanan firmanın sözleşme imzalamak üzere davet edilmesi

1.1.13. Açık İhale Aşamasının tamamlanması, sözleşmenin imzalanması

1.1.14. Satınalma Hizmetinin Gerçekleştirilmesi

Hizmet İşleri Kabul Tutanağının düzenlenmesi

2.1.10. Hakediş raporlarının düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulması

DMO’ya gönderilmesi

3.1.8.DMO alımı için açılmış olan kredinin kapatılması ve mahsuplaşmanın yapılması

2.2.1. Talep müzekkeresinin ve gerekiyorsa teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi


2.2.3. Sistemde başlatılan süreç üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu ile Muayene ve Kesin Kabul Komisyonu görevlilerinin belirlenerek ihale onay belgesinin alınması

2.2.4. Mal alımı için piyasa fiyat araştırması yapılarak firmalardan tekliflerin gelmesi

2.2.5. Başlatılan sistemdeki süreç üzerinden piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi

2.2.6. Sözleşme yapılacaksa sözleşmenin hazırlanması, firmanın davet edilmesi ve sözleşmenin imzalanması

2.2.7. Mal alımının gerçekleştirilmesi

4.2.1. Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve Muayene Kabul Komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelmesi

4.2.2. Malın kontrol edilerek depoya alınması

4.2.3. Fatura bilgilerine göre sistem üzerinden mal girişlerinin yapılarak Taşınır İşlem Fişinin (TİF) hazırlanması ve satın alma birimine gönderilmesi

4.2.5. Ödeme Emri belgesinin düzenlenerek imzaya sunulması ve ödenmek üzere Merkez Saymanlığa gönderilmesi


2


TEMEL SÜREÇ BÜTÇE SÜRECİ Süreç No: 04

SÜREÇLER

1. Bütçe Tekliflerinin Hazırlama İşlemleri Süreci 2. Bütçe Uygulama İşlemleri Süreci 3. Performans Programı Hazırlanması Süreci

1.BÜTÇE TEKLİFLERİNİN HAZIRLAMA İŞLEMLERİ SÜRECİ

2.BÜTÇE UYGULAMA İŞLEMLERİ SÜRECİ

3.PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANMASI SÜRECİ

ALT SÜREÇLER

1.1. Bütçe Teklifinin Hazırlanması İşlemleri Süreci

2.1. Cari ve Yatırım Bütçe İşlemleri Süreci

3.1. Performans Hedef ve Göstergeleri ile Faaliyetlerin Belirlenmesi İşlemleri Süreci

2.2. Yatırım Projelerinin (3’er Aylık) Dönem Raporları ile (Yıllık) Yatırım Projelerinin İzleme ve Değerlendirme Raporları Süreci

3.2. Faaliyetlerin Bütçe ile ilişkilendirilmesi işlem Süreci

2.3. Kesin Hesap İşlemleri Süreci

3.3. Üçer aylık dönemler itibariyle Değerlendirme İşlem Süreci

SÜREÇ ADIMLARI

1.1.1. Bütçe Hazırlama Çağrı yazısının TAGEM’e gelmesi

1.1.2. Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca Bütçe hazırlık yazısının ilgili birimlere gönderilmesi

1.1.3. TAGEM’in ilgili birimlerinin taşra birimlerinden bütçe tekliflerini (yatırım bütçesi ve cari bütçe) alması ve TAGEM merkez ve taşra bütçe tekliflerini hazırlaması

1.1.4. Bütçe tekliflerinin İlgili birimlerce bilgisayar programına girilmesi ve bütçe teklif dosyalarının hazırlanarak SGB’ye gönderilmek üzere Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına gönderilmesi

2.1.1. TAGEM için ayrılan bütçenin revize işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması

2.1.2. Ödenek Aktarma ve tahsis talep işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması

2.1.3. Ödenek Tenkisi talep işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması

2.1.4. TAGEM Merkez Ödenek Gönderme belgelerinin serbest bırakılma dönemleri itibarı ile sistemden düzenlenmesi ve SGB’ye iletilmesi

2.1.5. TAGEM Merkez Ödeme Emri formunun hazırlanarak Saymanlığa gönderilmesi

2.1.6. Bütçe uygulama ve gerçekleşmelerine ait

3.1.1. SGB’den TAGEM’e hedef ve göstergeler ile faaliyetlerin belirlenmesi için talep yazısı gelmesi.

3.1.2. Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca bu talep yazısının ilgili Daire Başkanlıklarına iletilmesi

3.1.3. İlgili Daire Başkanlıklarınca hedeflere ilişkin performans göstergelerinin belirlenerek açıklamaları ile birlikte Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına iletilmesi.

3.1.4. Tüm Daire Başkanlıklarından gelen hedeflere ilişkin göstergelerin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından derlenip, tanzim edilmesi ve TAGEM’e ait hedeflere ilişkin göstergelerin, açıklamaların ve faaliyetlerin SGB’ye iletilmesi.


1


1.1.5. Birimlerden gelen cari ve yatırım bütçe tekliflerinin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca kontrol edilmesi ve hataların düzeltilmesinin sağlanması

1.1.6. TAGEM Bütçe tekliflerinin SGB’ye iletilmesi.

1.1.7. Bütçe tekliflerinin SGB ve Tagem yetkilileri tarafından görüşülmesi ve değerlendirilmesi

1.1.8. SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TAGEM’in bütçe teklifi ile ilgili olarak Maliye Bakanlığı ve DPT yetkilileri ile ikili görüşmelerinin yapılması

1.1.9. Bütçe tekliflerinin bu görüşmeler sonucunda revize edilmesi ve değişikliklerin sistemde de düzeltilmesi

1.1.10. SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TBMM Plan ve Bütçe Komisyonu’ndaki Bakanlık bütçe görüşmelerine TAGEM adına katılımın sağlanması

1.1.11. SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TBMM Genel Kurulundaki Bakanlık bütçe görüşmelerine

raporların hazırlanması işlemleri

3.2.1. Proje yürüten Daire Başkanlıklarınca her bir projenin performans hedeflerindeki faaliyetlerle bütçe tertipleri bazında ilişkilendirilmesi yapılarak elektronik ortamda sisteme girişin yapılması

3.2.2. Cari bütçe yöneten birimlerce cari bütçenin performans hedeflerindeki faaliyetlerle bütçe tertipleri bazında ilişkilendirilmesi yapılarak sisteme girişi yapılır.

3.3.1. Performans Programındaki hedeflere ilişkin göstergelerin gerçekleşme durumlarına ilişkin 3’er aylık performans gerçekleşme talep yazısının SGB’den TAGEM’e gelmesi

3.3.2. Performans Göstergesi Gerçekleşme ve Performans Göstergesi Değerlendirme formlarının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca ilgili birimlere iletilmesi.

3.3.3. İlgili birimlerce 3’er aylık performans göstergelerinin gerçekleşme durumlarının Gerçekleşme Formuna işlenmesi ve Değerlendirme Formlarının da düzenlenerek bu 2 formun Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına iletilmesi.

3.3.4. İlgili birimlerden gelen Gerçekleşme ve Değerlendirme

2.2.1. SGB’den TAGEM’e gelen Yatırım Gerçekleşme İstem Yazısı’nın Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca ilgili birimlere iletilmesi.

2.2.2. İlgili birimlerce sorumlu oldukları projelere ait gerçekleşme raporlarının hazırlanarak Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına iletilmesi.

2.2.3. Tüm projelere ait gerçekleşmeleri gösteren Genel İcmalin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından hazırlanarak SGB’ye iletilmesi


2


TAGEM adına katılım sağlanması

1.1.12. Bütçe Kanunu’nun Resmi Gazete’de yayınlanması sonrasında, kuruluş dağılımlarının sisteme girilmesi.

1.1.13. Tahsis edilen ödeneklerin proje ve tertip bazında Ayrıntılı Harcama Programı (AHP)’nın hazırlanarak sisteme girilmesi.

2.3.1. SGB’den TAGEM’e gelen Kesin Hesap Hazırlama Talep Yazısının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca ilgili birimlere iletilmesi

2.3.2. Proje ve tertip bazında gelen harcamalara ait açıklamalar İlgili birimlerce sisteme giriş yapılarak Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına bildirilmesi

2.3.3. Kesin Hesaba ait girişlerin tamamlandığının SGB’ye bildirilmesi

Formalarının kontrol ve tanzim edilerek TAGEM Performans Göstergeleri Gerçekleşme ve Performans Göstergeleri Değerlendirme Formlarının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca hazırlanması.

3.3.5. TAGEM Performans Göstergeleri Gerçekleşmeleri Formunun Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca sisteme giriş yapılarak, her 2 formun da SGB’ye iletilmesi.


3


TEMEL SÜREÇ BİLGİ İŞLEM SÜRECİ Süreç No: 05

SÜREÇLER

1. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Süreci 2. Web sayfasının Güncellenmesi Süreci 3. Yazılım Geliştirme Faaliyetleri Süreci 4. Bilgisayar Sistemleri Arızalarının Giderilmesi Süreci

1. KURULUŞUN BİLİŞİM YATIRIMLARININ PLANLANMASI VE GERÇEKLEŞTİRİLMESİ SÜRECİ

2. WEB SAYFASININ GÜNCELLENMESİ SÜRECİ

3. YAZILIM GELİŞTİRME FAALİYETLERİ SÜRECİ

4. BİLGİSAYAR SİSTEMLERİ ARIZLARININ GİDERİLMESİ SÜRECİ

ALT SÜREÇLER

1.1. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması 1.2. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Gerçekleştirilmesi

2.1. Web sitesinde yayınlanacak bilgilerin derlenmesi

2.2. Güncel bilgilerin Web sayfasında yayınlanması

3.1. Yazılım ihtiyaçlarının belirlenmesi

3.2. Yazılımın satın alınması veya geliştirilmesi

3.3 Yazılımın kurulumu ve kullanıma açılması

4.1. Bilgisayar sistem arızaları giderilmesi ve kullanıcılara teknik destek verilmesi

SÜREÇ ADIMLARI

1.1.1. Yeni donanım talepleri, arızalı ve riskli noktaların yenilenme ihtiyaçları, teknolojik gelişmelere bağlı olarak sistemlerin iyileştirilme ihtiyaçları, yedek parça ve sarf malzemesi ihtiyaçları, standart ofis ve işletim sistemleri yazılımların güncellenmesi talepleri, yazılım geliştirme talepleri, lisans alımı veya yenilenmesi ihtiyaçları derlenir

1.1.2. Satın alınması gereken mal ve hizmetler gruplandırılarak listelenir. Bütçe imkanları doğrultusunda öncelikler dikkate alınarak satın alınması gereken mal ve hizmetler belirlenir ve Makamın görüşüne sunulması

2.1.1. Web sitesinde yayınlanmak üzere birimlerin faaliyetlerine ilişkin haber, duyuru, makale, rapor v.b. güncel bilgilerin birimlerden istenmesi

2.1.2. Birimlerin web sitesinde yayınlanacak güncel bilgileri hazırlayarak bağlı Genel Müdür Yardımcısının da onayından geçerek yayınlanmak üzere Araştırma Projeleri Koordinasyonu Daire Başkanlığına göndermeleri

3.1.1. Birimlerden Yazılım talebinin gelmesi

3.1.2. yazılım talebinin değerlendirilmesi için ön analizlerin yapılması

3.1.3. Bakanlık uygulama yazılımlarının birbiri ile uyumlu olması için SGB Yönetim Bilgi Sistemleri Dairesinden görüş ve onay alınması

3.1.4. Yazılımın bilgi işlem biriminde geliştirilebilme imkanı var mı, yoksa dışarıdan hizmet satın alma yoluyla mı yaptırılması konusunda karar verilmesi

4.1.1. Arızalı bilgisayar sistemleri ve teknik için telefon veya arıza bildirim formu yoluyla bilgi işlem birimine talep gelmesi

4.1.2. Arızanın yerinde veya bilgi işlem biriminde mi giderilebileceği arızanın çeşidine göre değerlendirilmesi

4.1.3. Arızaya müdahale edilir.

4.1.4. Yeni donanım gerekli ise satın alınması için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna ihtiyaç bildirilir. Yeni donanım gerekmiyor veya


1


1.2.1. Gruplar halinde düzenlenen mal ve hizmetlerin teknik şartnameleri ve ayrıntılı lüzum müzakereleri hazırlanarak satın alınması için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna talepler iletilir.

1.2.2. İnsan Kaynakları Sorumluluğu satın alım işlemlerini gerçekleştirir.

1.2.3.Alınan mal ve hizmetlerin kurulum işlemleri tamamlanarak kullanıma hazır hale getirilir ve depo görevlisi tarafından zimmetle kullanıcılara dağıtımı yapılır.

2.2.1. Yayınlanacak bilgilerin bilgi işlem birimi tarafından düzenlenip Araştırma Projeleri Koordinasyonu Daire Başkanının uygun görüşüne sunulması

2.1.3. Yayınlanması uygun görülen materyalin uygun yazılım diline dönüştürülerek web sitesine yüklenmesi

3.2.1. Hazırlanacak yazılımla ilgili teknik şartname ve sözleşme metninin hazırlanarak ayrıntılı lüzum müzakeresi ile birlikte satın alım için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna ihtiyaç bildirilmesi

3.2.2. İnsan Kaynakları Sorumluluğunu ihale sürecini tamamlayıp yüklenici firma ile sözleşme imzalanması

elde mevcut ise arıza giderilir.

4.1.5. Kullanıcıya gerekli bilgi verilir ve işlem yapıldığına dair arıza bildirim formu imzalanır ve çağrı kapatılır.

3.3.1. Analiz çalışmalarının yapılması

3.3.2. Yazılımın kodlarının yazılması ve bir prototip geliştirilmesi

3.3.3. Geliştirilen prototip üzerinde beta testlerinin yapılması ve hataların giderilmesi

3.3.4. Yazılımın kurulması, kullanıcılara eğitim verilmesi ve kullanıma açılması


2


TEMEL SÜREÇ İÇ KONTROL SÜRECİ Süreç No: 06

SÜREÇLER

1. İç Kontrol Sisteminin Kurulması Süreci

2. İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi Süreci

1. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI SÜRECİ

2. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İZLENMESİ SÜRECİ

ALT SÜREÇLER

1.1. Kurulma İşlemleri Süreci 2.1. İzleme İşlemleri Süreci

SÜREÇ ADIMLARI

1.1.1. Kontrol Ortamının oluşturulması için Kurumun Etik Beyannamesinin hazırlanması, mevcut durum tespitinin yapılması ve iş analizlerinin yapılması 1.1.2. Tüm temel süreçlerin ve bunlara ait alt ve detay süreçlerin belirlenmesi ve süreç hiyerarşisinin oluşturulması, Süreç tanımlarının hazırlanması, Uygulayıcılar ve vatandaşlar/müşterilerden sürecin etkililiği ve etkenliği ile ilgili verilerin toplanması, süreçlerin değerlendirilmesi ve Süreçlerin performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının belirlenmesi 1.1.3. İş akış şemalarının çizilmesi, kontrol/paraf/imza/onay noktalarının belirlenmesi 1.1.4. Organizasyonel ve yönetsel süreçlerde yapının analizi ve gerekiyorsa yeniden tasarımı 1.1.5. Genel ve Birim Organizasyon Şemalarının çizilmesi, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin hazırlanarak Organizasyon Kitabının oluşturulması 1.1.6. Eğitim/Deneyim Tablosunun, Görev Envanteri Tablosunun, İç Hareketlilik Tablosunun, Hassas görevlerin ve hassas kadro unvanlarının belirlenmesi 1.1.7. Mevcut yetki devri sisteminin analiz edilmesi, sistemli bir model oluşturulması ve yazılı hale getirilmesi 1.1.8. İş analizlerinden ve Mevcut Durum analizlerinden gelen verilerin incelenerek İyileştirmeye Açık Alanların belirlenmesi ve Varyans Listesinin oluşturulması 1.1.9. Risklerin belirlenmesi, önem ve öncelik sıralamasının elde edilmesi, Risk kontrol matrislerinin hazırlanması, Organizasyonun

2.1.1. İç Kontrol Sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yönetici ve çalışanları kapsayacak şekilde anket çalışmalarının yapılması, kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikâyetler değerlendirilmesi, faaliyet raporlarının stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunun izlenmesinin sağlanması 2.1.2. Uyum Eylem Planı Uygulamalarının İzlenmesi ve Üst Yönetime raporlanması 2.1.3. İç Kontrol Sisteminin kritik kontrol noktalarının belirlenmesi 2.1.4. İç Kontrol Sisteminin Kritik Kontrol Noktalarında performansının ölçülmesi 2.1.5. İç Denetim Sistemi İle İlgili raporlamaların sonuçlarının değerlendirilmesi, Eylem Planlarının hazırlanmasının sağlanması 2.1.6. İç Denetim Eylem Planının projelendirilmesi ve sonuçlarının izlenmesi


1


karşılayabileceği (göğüsleyeceği) risk miktarının (kapasitesinin/iştahının) takdir edilmesi, Risklerin sınıflandırılması 1.1.10. Risklere verilebilecek yanıtların katılımcı yöntemlerle belirlenmesi, Risk Profilinin hazırlanması, Risk Yönetim Planının hazırlanması, Risk Envanterinin (Kütüğünün) hazırlanması, Risklerin iç denetime uyumlu şekilde tanımlanması 1.1.11. Tüm işleyişlere dair doğrulama, koordinasyon, kaydedilme, uygulama, onaylama, raporlama, izleme, kontrol ve geçerli kılma yöntemlerinin belirlenmesi 1.1.12. Düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatma fonksiyonlarına dair süreçlerin yapılandırılması 1.1.13. Faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak amacıyla her kademede vekâlet sistemi kurulması 1.1.14. Birimde doğru, güncel ve kullanışlı veriye zamanında ulaşma standartlarının oluşturulması 1.1.15. Birim içi ve dışı iletişim sisteminin geliştirilmesi için mevcut iletişim süreçlerinin yeniden yapılandırılması 1.1.16. Birimdeki hatalı ve usulsüz işlemlere ilişkin, anlık ve periyodik zamanlarda raporlamalar yapılmasının sağlanması ve problemlerin tanımlanması 1.1.17. Birimin kayıt ve dosyalama sisteminin (elektronik ortamdakiler dahil), gelen ve giden evrak ile iç haberleşmeyi etkili bir şekilde karşılayıp karşılamadığının incelenmesi, kayıtların zamanında, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması 1.1.18. Birimin sahip olduğu bilgi iletişim alt yapısı ve yazılımların analizi


2


TEMEL SÜREÇ DESTEK HİZMETLERİ SÜRECİ Süreç No: 07

SÜREÇLER

1. Personel İşlemleri Süreci 2. Evrak İşlemleri Süreci 3. Arşiv İşlemleri Süreci

1.PERSONEL İŞLEMLERİ SÜRECİ

2. EVRAK İŞLEMLERİ SÜRECİ 3. ARŞİV İŞLEMLERİ SÜRECİ

ALT SÜREÇLER

1.1. Göreve Başlama İşlemleri Süreci

2.1. Gelen Evrak Süreci 3.1. Evrakın Arşive Kaldırılma Süreci

1.2. Görevden Ayrılma İşlemleri Süreci

2.2. Giden Evrak Süreci 3.2. İmha ve Muhafaza Edilecek Evrakın Kurum Arşivine Devri Süreci 1.3. İzin İşlemleri Süreci

1.4. Emeklilik İşlemleri Süreci

1.5. Mal Bildirimi Süreci

1.6. Sicil İşlemleri Süreci

1.7. Disiplin İşlemleri Süreci

1.8. Yurtdışı Görevlendirme İşlemleri Süreci 1.9. İl Dışı Görevlendirme İşlemleri Süreci

SÜREÇ ADIMLARI

1.1.1. Diğer kurum, kuruluşlar ve birimlerden veya açıktan Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğü’ne atanan personelin atama onaylarının İnsan Kaynakları Sorumluluğuna gelmesi 1.1.2. Tebellüğ ilmühaberi hazırlanması ve ilgili personele tebliğ edilmesi 1.1.3. Personelin göreve başlama yazısının yazılması ve Personel Genel Müdürlüğüne ve Bütçe Sorumluluğuna gönderilmesi

2.1.1. Evrakın Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Genel Evraktan veya Genel Müdürlük içinden gelmesi 2.1.2. Evrakın Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğü ile ilgili olup olmadığının ve nereden geldiğinin kontrol edilmesi 2.1.3. Harici gelen evrakın kaydının yapılması 2.1.4. Evrakın zimmet defterine kaydedilmesi ve ilgili Sorumluluklara teslim edilmesi

3.1.1. Sorumlulukların her yıl bir yılını dolduran belgelerden Birim Arşivine kaldırılacak olanları belirlemeleri 3.1.2. Belirlenen Arşivlik Malzemelerin listesinin oluşturması, dosya muhteviyatı formu ve klasör sırtlığı yapılarak Birim Arşivinde ilgili personele teslim edilmesi 3.1.3. Evrak ve Arşiv Memuru tarafından teslim alınan arşivlik malzemenin içindeki belgeler ve muhteviyat formu üzerinden kontrol edilmesi ve Arşiv Yönetmeliğine uygunluğunun incelenmesi 3.1.4. Arşivlik malzemenin, Birim Arşivinde Sorumluluklara göre önceden tasnif edilmiş raflara, oluşturulduğu yıl ve standart dosya planına göre dizilmesi

1.2.1. Personelin diğer kurum, kuruluş veya birimlere atandığına dair

2.2.1. Evrakın ilgili 3.2.1. Birim Arşivinde 5 yıl boyunca muhafaza edilen arşivlik


1


personel atama onayının Personel Genel Müdürlüğünden İnsan Kaynakları Sorumluluğuna gelmesi 1.2.2. Tebellüğ ilmühaberi hazırlanması ve ilgili personele tebliğ edilmesi 1.2.3. Personelin Sorumluluklarla ilişkisinin kesildiğini gösteren zimmet formunun hazırlanması ve imzalanması 1.2.4. Görevden ayrılma yazısının yazılması ve Personel Genel Müdürlüğüne ve Bütçe Sorumluluğuna gönderilmesi

Sorumluluktan gelmesi 2.2.2. Evrakın kayıt defterine kayıt edilmesi ve tarih sayı alınması 2.2.3. Evrakın Merkez Teşkilat Birimlerine ve Tarım Bakanlığı Genel Evrak Bölümüne görevli personel ile gönderilmesi, ilgili firma temsilcilerine elden veya posta yolu ile teslim edilmesi

malzemelerin bu süre sonunda ilgili birimlerin görüşü alınarak imhasına, muhafazasına ya da Kurum Arşivine devrine karar verilmesi ve ilgili tutanağın düzenlenmesi 3.2.2. Arşivlik Malzeme imha edilecekse Kurum Arşivine Devlet Arşivleri Listesi düzenlenerek teslim edilmesi 3.2.3. Arşivlik Malzeme muhafaza edilecekse Arşiv Yönetmeliğindeki sürelere uygun olarak muhafaza edilmeye devam edilmesi 3.2.4. Arşivlik Malzeme Kurum Arşivine gönderilecekse zimmet ile Kurum Arşivi görevlisine teslim edilmesi

1.3.1. Yıllık veya mazeret izni kullanacak personelin Yıllık-Mazeret İzin Formunu doldurması 1.3.2. İznini yurt dışında geçirecek personelinin talebinin Bakanlık Makamına Onay için sunulması 1.3.3. Doldurulan izin formlarının personelin bağlı olduğu yöneticisi ve Daire Başkanı tarafından imzalanması 1.3.4. İzin formlarının aslının İlgili personelin dosyasına kaldırılması 1.3.5. Sıhhi izin kullanacak personelin almış olduğu raporun bir örneğinin Bütçe Sorumluluğuna teslim edilmesi 1.4.1. Personelin iki nüsha emeklilik formu doldurması 1.4.2. Formun Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi 1.4.3. Personel Genel Müdürlüğünden onaylanan emeklilik formunun ilgili personele tebliğ edilmesi 1.4.4. Personelin Sorumluluklarla ilişkisinin kesildiğini gösteren zimmet formunun hazırlanması ve imzalanması 1.4.5. Tebliğ edilen emeklilik formunun ve eklerinin üst yazı ile Personel Genel Müdürlüğüne ve Bütçe Sorumluluğuna gönderilmesi 1.5.1. Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğü personeli tarafından Mal Bildirim Formunun doldurulması ve İnsan Kaynakları Sorumluluğuna kapalı zarf ile gönderilmesi 1.5.2. Personelin mal durumunda oluşan değişikliği yeni beyanname ile İnsan Kaynakları Sorumluluğuna kapalı zarf ile teslim etmesi


2


1.5.3. Mal Bildirim Formlarının üst yazı ile Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi 1.6.1. Sicil Formlarının Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğünde çalışan tüm personel tarafından birinci derece Sicil Amirlerine gönderilmesi 1.6.2. Birinci derece Sicil Amirlerinin Personel Sicil Notlarını doldurması ve İnsan Kaynakları Sorumluluğuna elden göndermesi 1.6.3. İnsan Kaynakları Sorumluluğunun Birinci Sicil Amirlerinden gelen Sicil Formlarını ikinci derece Sicil Amirlerine elden teslim etmesi 1.6.4. İnsan Kaynakları Sorumluluğu tarafından teslim alınan tüm Sicil Formlarının yıl sonunda Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi için üst yazı yazılması 1.6.5. Başka kurum, kuruluş ve birimlerde geçici görevli Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğü personelinin Sicil Notlarının doldurulması için ilgili kurum, kuruluş ve birime ilgili personel Sicil Formunun ve eklerinin gönderilmesi 1.7.1. İşlenen suça göre ilgili Sorumlu tarafından personelden savunma alınması 1.7.2. Alınan savunmanın 7 gün içinde incelenmesi 1.7.3. Savunma yeterli görülürse dosyalanması, yetersiz olarak değerlendirilirse disiplin cezasının (uyarma veya kınama) verilmesi 1.7.4. Verilen cezanın ilgili personele tebliğ edilmesi 1.7.5. İlgili personel itiraz etmez ise cezanın kesinleşmesi 1.7.6. İlgili personel itiraz eder ise ikinci disiplin amirine gönderilmesi 1.7.7. İkinci Disiplin Amiri tarafından disiplin cezası verilip verilmeyeceğine ve eğer verilecek ise cezanın niteliğine karar verilmesi 1.7.8. Alınan sonucun birinci disiplin amirine ve ilgili personele tebliğ edilmesi 1.7.9. Kesinleşen sonucun ilgili belgelerle birlikte Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi


3


1.8.1. İlgili Personelin Genel Müdür tarafından onaylanan Davet Mektubunu İnsan Kaynakları Sorumluluğu’na teslim etmesi 1.8.2. Davet Mektubunun üst yazı eşliğinde onay alınması için Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Koordinasyon Dairesi Başkanlığına gönderilmesi 1.8.3. Makam tarafından onaylanan Yurt Dışı Görevlendirme Onayının ilgili personele tebliğ edilmesi 1.8.4. İlgili personelin gerçekleştirilen yurtdışı görevi ile ilgili hazırladığı raporu İnsan Kaynakları Sorumluluğu’na yurtdışından dönmesini müteakip 15 gün içerisinde teslim etmesi 1.8.5. İlgili raporun bir üst yazı ile Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Koordinasyon Dairesi Başkanlığına gönderilmesi

1.9.1. İlgili Personelin talebini İnsan Kaynakları Sorumluluğu’na ekleriyle beraber teslim etmesi 1.9.2. Başvurusu uygun bulunan taleplerin üst yazı eşliğinde onay alınması için Bakanlık Makamına gönderilmesi 1.9.3. Makam tarafından onaylanan İl Dışı Görevlendirme Onayının ilgili personele tebliğ edilmesi


4

3 - Temel Süreç Tanım Formları

TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TEMEL SÜREÇ TANIM FORMU

Süreç Adı Mastır Plan Revizyon Süreci Süreç No: 01

Süreç Tipi Operasyonel

Süreç Sahibi Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürü Genel Müdür Yardımcıları

Süreç Sorumlusu/Sorumluları

Bahçe Bitkileri Araştırmaları Dairesi Başkanı Bitki Sağlığı Araştırmaları Dairesi Başkanı Hayvan Sağlığı Gıda ve Yem Araştırmaları Dairesi Başkanı Hayvancılık ve Su Ürünleri Araştırmaları Dairesi Başkanı Toprak ve Su Kaynakları Araştırmaları Dairesi Başkanı Tarla Bitkileri Araştırmaları Dairesi Başkanı Tarımsal Ekonomi Ve Politika Araştırmaları Dairesi Başkanı İdari İsler ve Koordinasyon Dairesi Başkanı

TAGEM.İKS.FRM.013 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 20.04.2012


Süreç Uygulayıcıları

Büyükbaş Hayvancılık Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Büyükbaş Hayvancılık Araştırmalarından Sorumlu Personel Küçükbaş Hayvancılık Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Küçükbaş Hayvancılık Araştırmalarından Sorumlu Personel Kanatlı ve Küçük Evciller Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Kanatlı ve Küçük Evciller Araştırmalarından Sorumlu Personel Hayvan Genetik Kaynakları Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Hayvan Genetik Kaynakları Araştırmalarından Sorumlu Personel Su Ürünleri Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Su Ürünleri Araştırmalarından Sorumlu Personel Politika ve Sosyo–Ekonomik Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Politika ve Sosyo – Ekonomik Araştırmalarından Sorumlu Personel Dış Kaynaklı Projeler Çalışma Grubu Koordinatörü Dış Kaynaklı Projelerden Sorumlu Personel İç Kaynaklı Projeler Çalışma Grubu Koordinatörü İç Kaynaklı Projelerden Sorumlu Personel Ar-Ge Destek Çalışma Grubu Koordinatörü Ar-Ge Destek Programından Sorumlu Personel Bitki Besleme ve Toprak Araştırmaları Çalışma Grup Koordinatörü Bitki Besleme ve Toprak Araştırmalarından Sorumlu Personel İklim Değişikliği ve Havza Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü İklim Değişikliği ve Havza Araştırmalarından Sorumlu Personel Tarımsal Mekanizasyon ve Bilişim Teknolojileri Araştırmaları Çalışma Grup Koordinatörü Tarımsal Mekanizasyon ve Bilişim Teknolojileri Araştırmalarından Sorumlu Personel Tarımsal Sulama ve Arazi Islahı AraştırmalarıÇalışma Grup Koordinatörü Tarımsal Sulama ve Arazi Islahı Araştırmalarından Sorumlu Personel Tahıllar ve Yemeklik Tane Bitkileri Araştırmaları Çalış. Gr. Koordinatörü Tahıllar ve Yemeklik Tane Bitkileri Araştırmalarından Sorumlu Personel Endüstri Bitkileri Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Endüstri Bitkileri Araştırmalarından Sorumlu Personel Çayır Mera ve Yem Bitkileri Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Çayır Mera ve Yem Bitkileri Araştırmalarından Sorumlu Personel Biyoçeşitlilik ve Genetik Kaynaklar Araş.Ça.Gr.Koor Biyoçeşitlilik ve Genetik Kaynaklar Araş. Sor. Per. Koordinasyon Çalışma Grubu Koordinatörü Koordinasyon İşlerinden Sorumlu Personel Yayım İşlerinden Sorumlu Personel Eğitim ve Dış İlişkiler Çalışma Grubu Koordinatörü Dış İlişkiler Çalışmalarından Sorumlu Personel Bütçe ve Mali Hizmetler Çalışma Grubu Koordinatörü Bütçe ve Mali Hizmetler Çalışmalarından Sorumlu Personel Tahakkuk ve Ödemeler Memuru Mutemet Tahakkuk ve Ödemeler Memuru İç Kontrol Çalışma Grubu Koordinatörü İnsan Kaynakları Çalışma Grubu Koordinatörü Destek Hizmetleri Çalışma Grubu Koordinatörü Yönetim Bilgi Sistemleri Sorumlusu Yönetim Bilgi Sistemlerinden Sorumlu Personel



SÜ

REÇ

SI

NIR

LAR

I Başlangıç Noktası Mastır Plan Hazırlama döneminin gelmesi

Bitiş Noktası Mastır Planın Uygulamaya Konulması

TEDARİKÇİLER

GİRDİLER GİRDİ SAĞLAYANLAR

AFA Değerlendirme Raporları AFA Koordinatörleri AFA Matriksleri Daire Başkanlıkları ve AFA Koordinatörleri İnsan Kaynakları Geliştirme Programları İnsan Kaynakları Çalışma Grubu

Koordinatörü Eğitim ve Dış İlişkiler Çalışma Grubu Koordinatörü

Araştırma Organizasyonu, Araştırma Yönetimi, Araştırma Altyapısı ve Araştırma Ortamının Geliştirilme Programları

Koordinasyon çalışma Grubu Koordinatörü

Bilgi ve İletişim Sistemleri ile Araştırma Sonuçlarının Kullanıcılara Aktarılması Programları Yönetim Bilgi Sistemleri Sorumlusu,

MÜŞTERİLER

ÇIKTI KİME

Tarımsal Araştırma Mastır Planı

Bakanlık Birimleri, Araştırma Enstitüleri, Üniversiteler, Çiftçi Birlikleri, Özel sektör Temsilcileri, Tarım sektöründeki Sivil Toplum Kuruluşları

Tarımsal Araştırma Yönetimi Uygulama Kılavuzu Araştırma Enstitüleri, Araştırma yetkisi almış özel sektör

PER

FOR

MA

NS

GÖ

STER

GEL

ERİ

PERFORMANS GÖSTERGELERİ

ETKENLİK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik İşlem Oranı/Sayısı 4- İç Paydaş Hizmet Kalitesi Oranı 5- İç Paydaş Memnuniyeti Oranı 8- Hedefe Ulaşma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi(Hizmetin Temin Zamanı) 10- Çalışan Başına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven 12- Bütçeye Uygunluk



ETKİLİLİK ORANLARI: 1- İşlem Verimliliği 2- İşlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- İşlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen İşlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 8- Eksik Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 9- Hatalı Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 10- İade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- Çalışan Memnuniyeti Oranı 13- Çalışan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- Kişibaşı Eğitim Saat/Yıl 16- İyileştirme Amacıyla Geliştirilen Proje Sayısı SÜRECİN KRİTİK KONTROL NOKTALARI: 1. Mastır Plan Hazırlanması Süreci 1.1. Mastır Plan Toplantısı Hazırlıkları Süreci 1.1.10. Öncelik belirleme toplantısına katılacak deneyimli araştırıcılar, özel sektör temsilcileri, çiftçi birlikleri, tarımla ilgili sivil toplum kuruluşları ve üniversite temsilcilerinden oluşacak katılımcıların belirlenmesi 1.2. Mastır Plan Toplantı Süreci 1.2.4. Katılımcıların gruplara ayrılarak ayrı toplantı salonlarında, AFA’ların; Ülke için potansiyel yararları, potansiyel yararları değerlendirme yeteneği, Ar-Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi olmak üzere toplam dört değerlendirme kriterine göre her bir kriter için ayrı oturum düzenleyerek AFA koordinatörlerinin verdikleri bilgiler ve katılımcıların kendi birikimlerini göz önüne alarak, AFA’ları objektif olarak puanlaması 1.3. Mastır Planın Yazılması, Basımı ve Dağıtımı Süreci 1.3.1. Mastır planın yazılması için bir redaksiyon ekibi kurulması ve ortaya çıkan veriler ve hazırlanan stratejiler, programlar ve hedefler derlenerek mastır planın yazılması

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Proje Ekibi

Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürü



Süreç Adı Proje Yönetimi Süreci Süreç No: 02

Süreç Tipi Operasyonel

Süreç Sahibi Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürü Genel Müdür Yardımcıları

Süreç Sorumlusu/Sorumluları

Bahçe Bitkileri Araştırmaları Dairesi Başkanı Bitki Sağlığı Araştırmaları Dairesi Başkanı Hayvan Sağlığı Gıda ve Yem Araştırmaları Dairesi Başkanı Hayvancılık ve Su Ürünleri Araştırmaları Dairesi Başkanı Toprak ve Su Kaynakları Araştırmaları Dairesi Başkanı Tarla Bitkileri Araştırmaları Dairesi Başkanı Tarımsal Ekonomi Ve Politika Araştırmaları Dairesi Başkanı İdari İsler ve Koordinasyon Dairesi Başkanı

Süreç Uygulayıcıları

Büyükbaş Hayvancılık Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Büyükbaş Hayvancılık Araştırmalarından Sorumlu Personel Küçükbaş Hayvancılık Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Küçükbaş Hayvancılık Araştırmalarından Sorumlu Personel Kanatlı ve Küçük Evciller Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Kanatlı ve Küçük Evciller Araştırmalarından Sorumlu Personel Hayvan Genetik Kaynakları Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Hayvan Genetik Kaynakları Araştırmalarından Sorumlu Personel Su Ürünleri Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Su Ürünleri Araştırmalarından Sorumlu Personel Politika ve Sosyo–Ekonomik Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Politika ve Sosyo – Ekonomik Araştırmalarından Sorumlu Personel Dış Kaynaklı Projeler Çalışma Grubu Koordinatörü Dış Kaynaklı Projelerden Sorumlu Personel İç Kaynaklı Projeler Çalışma Grubu Koordinatörü İç Kaynaklı Projelerden Sorumlu Personel Ar-Ge Destek Çalışma Grubu Koordinatörü Ar-Ge Destek Programından Sorumlu Personel Bitki Besleme ve Toprak Araştırmaları Çalışma Grup Koordinatörü Bitki Besleme ve Toprak Araştırmalarından Sorumlu Personel İklim Değişikliği ve Havza Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü İklim Değişikliği ve Havza Araştırmalarından Sorumlu Personel Tarımsal Mekanizasyon ve Bilişim Teknolojileri Araştırmaları Çalışma Grup Koordinatörü Tarımsal Mekanizasyon ve Bilişim Teknolojileri Araştırmalarından Sorumlu Personel Tarımsal Sulama ve Arazi Islahı AraştırmalarıÇalışma Grup Koordinatörü Tarımsal Sulama ve Arazi Islahı Araştırmalarından Sorumlu Personel Tahıllar ve Yemeklik Tane Bitkileri Araştırmaları Çalış. Gr. Koordinatörü Tahıllar ve Yemeklik Tane Bitkileri Araştırmalarından Sorumlu Personel Endüstri Bitkileri Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Endüstri Bitkileri Araştırmalarından Sorumlu Personel Çayır Mera ve Yem Bitkileri Araştırmaları Çalışma Grubu Koordinatörü Çayır Mera ve Yem Bitkileri Araştırmalarından Sorumlu Personel Biyoçeşitlilik ve Genetik Kaynaklar Araş.Ça.Gr.Koor Biyoçeşitlilik ve Genetik Kaynaklar Araş. Sor. Per.

SÜ R

E Ç

SIN

IRL

AR

I Başlangıç Noktası Proje tekliflerinin gelmesi



Bitiş Noktası Projelerin sonuçlandırılması ve yayınlanması

TEDARİKÇİLER


Proje Teklifleri Araştırma Enstitüleri, Üniversiteler, Özel Sektör, Çiftçi Birlikleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Bakanlığın diğer birimleri

Proje Gelişme Raporları Araştırma Enstitüleri, Üniversiteler, Özel Sektör, Çiftçi Birlikleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Bakanlığın diğer birimleri

Proje Sonuç Raporları Araştırma Enstitüleri, Üniversiteler, Özel Sektör, Çiftçi Birlikleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Bakanlığın diğer birimleri

Proje Sonuç Uygulama Planları (PSUP) Araştırma Enstitüleri, Üniversiteler, Özel Sektör, Çiftçi Birlikleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Bakanlığın diğer birimleri

Proje İzleme ve Değerlendirme Raporları Üniversiteler, Özel Sektör, Çiftçi Birlikleri, Sivil Toplum Kuruluşları

MÜŞTERİLER

ÇIKTI KİME

Değerlendirme Kurul Kararları Proje sahipleri, TAGEM’in ilgili bölümleri

Program Değerlendirme Toplantı Tutanakları Araştırma Enstitüleri, Üniversiteler, Özel Sektör, Çiftçi Birlikleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Bakanlığın diğer birimleri

Tarımsal Araştırma Bilim Kurulu Kararları Araştırma Enstitüleri, Üniversiteler, Özel Sektör, Çiftçi Birlikleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Bakanlığın diğer birimleri

Tarımsal Araştırma Konsey Kararları Araştırma Enstitüleri, Üniversiteler, Özel Sektör, Çiftçi Birlikleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Bakanlığın diğer birimleri

Proje Sonuç Kitapçıkları TAGEM, Bakanlık kütüphaneleri, Bakanlık Yayım Birimleri, YÖK kütüphanesi, Diğer ulusal ve uluslararası kütüphaneler

Araştırıcıların bilimsel yayınları (bildiri, makale, poster, sempozyum bildirisi, kitap, gazete, broşür, dergi vb)

Ulusal ve Uluslararası bilimsel dergiler, toplantı ve seminer organizasyonları, Kurum web sayfaları,

Geliştirilen yeni çeşitler Tarım Sektörü

Geliştirilen yeni teknolojiler ve metotlar Tarım Sektörü

A N S G Ö ST

PERFORMANS GÖSTERGELERİ TAGEM.İKS.FRM.013 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 29.04.2012



ETKİLİLİK ORANLARI: 1- İşlem Verimliliği 2- İşlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- İşlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen İşlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 8- Eksik Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 9- Hatalı Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 10- İade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- Çalışan Memnuniyeti Oranı 13- Çalışan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- Kişibaşı Eğitim Saat/Yıl 16- İyileştirme Amacıyla Geliştirilen Proje Sayısı SÜRECİN KRİTİK KONTROL NOKTALARI: 1. DPT Kaynaklı Projelerin Yönetimi Süreci 1.1. DPT Kaynaklı Projelerin Kabul Süreci 1.1.1. Enstitü Araştırma Komiteleri tarafından değerlendirilen proje tekliflerinin Tagem’e gelmesi 1.1.3. Program Değerlendirme Toplantısında projenin değerlendirilmesi ve Bilim Kurullarına tavsiye kararının alınması 1.1.5. Teklif projelerin Bilim Kurulunda değerlendirilmesi ve karar alınması 1.2. DPT Kaynaklı Devam eden Projelerin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Süreci 1.2.1. Yürürlüğe konan, devam eden ve sonuçlanan projelerin gelişme/sonuç raporlarının Proje Yürütücüleri tarafından Tagem’e gönderilmesi 1.2.3. Program Değerlendirme Toplantısında devam eden ve sonuçlanan projelerin raporlarının değerlendirilmesi ve Bilim Kurullarına tavsiye kararının alınması 1.2.6. İlgili Kurulda gelişme ve sonuç raporlarının değerlendirilmesi ve karar alınması 1.2.10. Sonuçlanan projeler için “yayınlanması” veya “öneriler doğrultusunda düzeltilerek yayınlanması” şeklinde karar alınması ve proje sonuç raporunun yayınlanması için projeyi yürüten kuruluşa bilgi verilmesi 2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Yönetimi Süreci 2.1.TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Kabul Süreci 2.1.7. Bakanlık Ön Değerlendirme Kurulunun, müşteri olabileceği projeleri tespit etmek amacıyla teklif projeleri Ar-Ge niteliği, yaygın etkisi, projenin yapılabilirliği, projenin süresi ve bütçesi kriterlerine göre değerlendirmesi ve karar alması 2.1.9. Uygun görülen projelerle ilgili olarak Sekretarya, Proje yürütücüsü ve müşteri olan Bakanlığın ilgili Genel Müdürlük temsilcisinin katıldığı Proje Sonuç Uygulama Planı (PSUP) çalışma toplantısı düzenlenir 2.1.10. Her proje için Proje Sonuç Uygulama Planı (PSUP), imza ve onayları tamamlanmış proje metninin basılı sureti ve cd’de bir kopyası hazırlanarak çağrı süresi içerisinde TÜBİTAK’a teslim edilir 2.2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Takibi Süreci 2.2.2. Bu raporların TAGEM’in görüşleri ile birlikte makam onayı sonrası TÜBİTAK’a gönderilmesi 3. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Yönetimi Süreci 3.1. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Kabul Süreci 3.1.10. Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulunun projeleri değerlendirilmesi ve puanlaması, yüksekten düşüğe doğru sıralanması ve desteklenecek projelerin mevcut bütçe kaynağına göre belirlenmesi 3.2. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerinin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Süreci 3.2.3. Kurulun gerekli değerlendirmeyi yaparak hak edişlerin ödenmesi konusunda karar alması




İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Proje Ekibi

Tarımsal Araştırmalar ne Politikalar Genel Müdürü



Süreç Adı Satınalma Hizmetleri Süreci Süreç No:03

Süreç Tipi Yönetim ve Destek

Süreç Sahibi Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürü

Süreç Sorumlusu/Sorumluları İdari İsler ve Koordinasyon Dairesi Başkanı

Süreç Uygulayıcıları Satınalma Memuru Depo Memuru (TKKY)

SÜ

REÇ

SI

NIR

LAR

I Başlangıç Noktası TAGEM Bölümlerinden Gelen İhtiyaç Talepleri

Bitiş Noktası Satınalmanın Gerçekleştirilmesi

TEDARİKÇİLER


Talep yazıları TAGEM Bölümleri Teknik Şartname TAGEM Bölümleri Fatura ve Muayene kabul Komisyonu Oluru Destek Hizmetleri Ç.G. Terkin ve Sayım Komisyonu Oluru Destek Hizmetleri Ç.G.

MÜŞTERİLER ÇIKTI KİME

Yaklaşık Maliyet Cetveli TAGEM Bölümleri İhale Onay belgesi TAGEM Bölümleri İhale Dokümanı Teslim Tutanağı TAGEM Bölümleri İhale Zarfı Teslim Tutanağı TAGEM Bölümleri Uygun Olmadığı için Değerlendirmeye Alınmayan Zarflara İlişkin İhale Komisyonu tutanağı TAGEM Bölümleri

Zarf Açma Belge Tutanağı TAGEM Bölümleri İsteklilerce Teklif Edilen Son Fiyat Tutanağı TAGEM Bölümleri Taşınır İşlem Fişi İdari İsler ve Koordinasyon

Dairesi Başkanı Fiyat Tutanağı İdari İsler ve Koordinasyon

Dairesi Başkanı 13 ve 14 No’lu cetveller TAGEM Bölümleri, Sayıştay,

Merkez Saymanlık Müdürlüğü Zimmet senedi İdari İsler ve Koordinasyon

Dairesi Başkanı TAGEM.İKS.FRM.013 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 29.04.2012


Tüketim raporu İdari İsler ve Koordinasyon Dairesi Başkanı

Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı TAGEM Bölümleri

PER

FOR

MA

NS

GÖ

STER

GEL

ERİ


ETKENLİK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik İşlem Oranı/Sayısı 4- İç Paydaş Hizmet Kalitesi Oranı 5- İç Paydaş Memnuniyeti Oranı 6- İç Paydaş Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 7- Şikayet Sayısı 8- Hedefe Ulaşma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 10- Çalışan Başına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven 12- Bütçeye Uygunluk

ETKİLİLİK ORANLARI: 1- İşlem Verimliliği 2- İşlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- İşlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen İşlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 8- Eksik Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 9- Hatalı Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 10- İade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- Çalışan Memnuniyeti Oranı 13- Çalışan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- Kişibaşı Eğitim Saat/Yıl 16- İyileştirme Amacıyla Geliştirilen Proje Sayısı

SÜRECİN KRİTİK KONTROL NOKTALARI: 1. İhale Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 1.1. Açık İhale Usulü ile Satın Alma Süreci 1.1.3. Yaklaşık maliyetin tespit edilmesi ve ihale olurunun alınması 1.1.4. Alımın Açık ihale usulü ile yapılacağının tespiti ve ihale dokümanının hazırlanması 1.1.6. Açık İhale İlanının yapılması 1.1.10. Açık İhale Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve İhale Komisyonunca karar alınarak harcama yetkilisince onaylanması 1.1.14. Satınalma Hizmetinin Gerçekleştirilmesi 2. Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 2.1. Doğrudan Temin Usulü ile Hizmet Alımı Süreci 2.1.2. Yaklaşık maliyetin belirlenmesi için piyasadan teklif alınarak sisteme girilmesi ve sistem üzerinden satın alma sürecinin başlatılması 2.1.4. Teknik şartname doğrultusunda hizmet alımı için piyasa fiyat araştırmasının yapılarak tekliflerin alınması 2.1.8. Hizmet alımının gerçekleştirilmesi 2.2. Doğrudan Temin Usulü ile Mal Alımı Süreci 2.2.2. Yaklaşık maliyetin belirlenmesi için piyasadan teklif alınarak sisteme girilmesi ve sistem üzerinden satın alma sürecinin başlatılması 2.2.4. Mal alımı için piyasa fiyat araştırması yapılarak firmalardan tekliflerin gelmesi 2.2.7.Mal alımının gerçekleştirilmesi 3. D.M.O. Satın Alma Süreci 3.1. İhtiyacın Devlet Malzeme Ofisinden Karşılanması Süreci



3.1.3. DMO alımı için kredi talepnamesi, Harcama Talimatı, Muhasebe İşlem Fişi, Alınacak Malzemelerin listesinin hazırlanması 3.1.4. Bütçe Dairesi Başkanlığı aracılığı ile Maliye Bakanlığı’ndan kredi talepnamesinin istenmesi ve sonucun gelmesi 3.1.6. DMO mallarının alınması ve kabul edilmesi 3.1.8. DMO alımı için açılmış olan kredinin kapatılması ve mahsuplaşmanın yapılması 4. Taşınırların Kabulü, Kayıt Altına Alınması ve Ödeme Süreci 4.1. Taşınırların Muayene ve Kesin Kabul Süreci 4.1.2. Muayene ve Kabul Komisyonunca malların uygunluk kontrolünün yapılarak Muayene ve Kesin Kabul Tutanağının düzenlenmesi 4.2. Mal Teslimi, Kayıt Altına Alınma ve Ödeme Süreci 4.2.3. Fatura bilgilerine göre sistem üzerinden mal girişlerinin yapılarak Taşınır İşlem Fişinin (TİF) hazırlanması ve satın alma birimine gönderilmesi 4.2.4. Ödeme Emri belgesinin düzenlenerek imzaya sunulması ve ödenmek üzere Merkez Saymanlığa gönderilmesi


İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Proje Ekibi Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürü



Süreç Adı Bütçe Süreci Süreç No:04


Süreç Sahibi İdari İsler ve Koordinasyon Dairesi Başkanı

Süreç Sorumlusu/Sorumluları Bütçe ve Mali Hizmetler Çalışma Grubu Koordinatörü

Süreç Uygulayıcıları Bütçe ve Mali Hizmetler Çalışmalarından Sorumlu Personel

SÜ

REÇ

SI

NIR

LAR

I

Başlangıç Noktası Bütçe Çağrısı ve Kamu Zararı Onayı

Bitiş Noktası

Bütçe Tekliflerinin, Bütçe ve Taşınır Mal Kaydı Kesin Hesabının Maliye Bakanlığı’na, Kalkınma Bakanlığı’na, Sayıştay’a, TBMM’ye Sunulması ve Kamu Zararı Dosyasının Kapatılması

TEDARİKÇİLER


Bütçe Çağrısı ve Eki Bütçe Hazırlama Rehberi Maliye Bakanlığı

Genel Bütçe Tekliflerine İlişkin Cetvel ve Tablolar Harcama Birimleri Ayrıntılı Harcama Programının (AHP) Hazırlanması ve Revize Talepleri Harcama Birimleri

Tenkis Belgesi Talepleri Harcama Birimleri Kesin Hesap Form ve Belgeleri Harcama Birimleri Yatırım Genelgesi ve Eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberi Kalkınma Bakanlığı Yatırım Teklifleri Harcama Birimleri Yatırım Ödeneklerinin Aktarılmasına İlişkin Bakan Onayı Harcama Birimleri Ödenek Aktarma Talep Yazıları Harcama Birimleri Ödenek Gönderme Talepleri Harcama Birimleri Yatırım Ödeneklerinin Aktarılmasına İlişkin Belgeler (Proje içinde, Projeler Arası, Sektörler Arası) Harcama Birimleri

Kamu Zararı Yazısı Harcama Birimleri, Denetim Raporları, Sayıştay İlanları, Mahkeme Kararları

Kamu Zararı Tahsilat Yazısı Merkez Saymanlık Müdürlüğü Performans Programı Hazırlama ve Performans Esaslı Bütçe Rehberi Maliye Bakanlığı

Bütçe Kaynaklı Görüş Talep Yazıları Harcama Birimleri Ek Ödenek Talepleri Harcama Birimleri Taşınırlara İlişkin 15 nolu Cetvel İl Müdürlükleri



Taşınırlara İlişkin 14 nolu Cetvel Merkez Harcama Birimleri


Bir Önceki Yılın Kesin Hesabı ve Sonraki Yılın Bütçe Teklifleri Maliye Bakanlığı

Kesin Hesap Kitapçığı Maliye Bakanlığı, Sayıştay Başkanlığı, TBMM

Yatırım/Cari Nitelikli Ek Ödenek Talep Yazıları Kalkınma Bakanlığı, Maliye Bakanlığı

Cari Nitelikli Ödenek Aktarılması Onayı Maliye Bakanlığı, Bütçe Sorumluluğu

Yatırım Nitelikli Ödenek Aktarma Onayı Kalkınma Bakanlığı, Bütçe Sorumluluğu

Yatırım Ödenekleri Aktarma Belgeleri Kalkınma Bakanlığı, Merkez Harcama Birimleri

Ödenek Gönderme Belgeleri Maliye Bakanlığı, Bütçe Sorumluluğu

Ayrıntılı Harcama Programı (AHP) Maliye Bakanlığı, Bütçe Sorumluluğu

Onaylanmış Tenkis Belgesi Maliye Bakanlığı

Bakanlık Yatırım Teklifleri Dosyası Kalkınma Bakanlığı, Maliye Bakanlığı

Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporu Kalkınma Bakanlığı, Maliye Bakanlığı ve Sayıştay Başkanlığı

Bakanlık Performans Programı Kalkınma Bakanlığı, Maliye Bakanlığı Bakanlık Performans Esaslı Bütçesi (PEB)

Görüş Yazıları(Bütçe Konusunda) Harcama Birimleri Kamu Zararı Yazısı Merkez Saymanlık Müdürlüğü Kamu Zararının Ödenmesine İlişkin Tebligat Borçlu Kişi

Taşınır Mal Kaydı Kesin Hesap Cetveli Maliye Bakanlığı, Sayıştay Başkanlığı

PER

FOR

MA

NS

GÖ

STER

GEL

ERİ





ETKİLİLİK ORANLARI: 1- İşlem Verimliliği 2- İşlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- İşlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen İşlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 8- Eksik Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 9- Hatalı Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 10- İade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- Çalışan Memnuniyeti Oranı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- Kişibaşı Eğitim Saat/Yıl

SÜRECİN KRİTİK KONTROL NOKTALARI: 1.Bütçe Tekliflerinin Hazırlanma İşlemleri Süreci 1.1. Bütçe Teklifinin Hazırlanması İşlemleri Süreci 1.1.3 TAGEM’in ilgili birimlerinin taşra birimlerinden bütçe tekliflerini (yatırım bütçesi ve cari bütçe) alması ve TAGEM merkez ve taşra bütçe tekliflerini hazırlaması 1.1.4 Bütçe tekliflerinin İlgili birimlerce Bilgisayar programına girilmesi ve bütçe teklif dosyalarının hazırlanarak SGB’ye gönderilmek üzere Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına gönderilmesi 1.1.12. Bütçe Kanunu’nun Resmi Gazete’de yayınlanması sonrasında, kuruluş dağılımlarının sisteme girilmesi 2. Bütçe Uygulama Süreci 2.1. Cari ve Yatırım Bütçe İşlemleri Süreci 2.1.2 TAGEM Merkez Ödeme Emri formunun hazırlanarak Saymanlığa gönderilmesi 2.2. Yatırım Projelerinin (3’er Aylık) Dönem Raporları ile (Yıllık) Yatırım Projelerinin İzleme ve Değerlendirme Raporları Süreci 2.2.2 İlgili birimlerce sorumlu oldukları projelere ait gerçekleşme raporlarının hazırlanarak Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’na iletilmesi. 2.3. Kesin Hesap İşlemleri Süreci 2.3.2. Proje ve tertip bazında gelen harcamalara ait açıklamalar İlgili birimlerce sisteme giriş yapılarak Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’na bildirilmesi 3.Performans Programı Hazırlanması Süreci 3.1. Performans Hedef ve Göstergeleri ile Faaliyetlerin Belirlenmesi İşlemleri Süreci 3.1.3 İlgili Daire Başkanlıklarınca hedeflere ilişkin performans göstergelerinin belirlenerek açıklamaları ile birlikte Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’na iletilmesi. 3.1.4. Tüm Daire Başkanlıklarından gelen hedeflere ilişkin göstergelerin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından derlenip, tanzim edilmesi ve TAGEM’e ait hedeflere ilişkin göstergelerin, açıklamaların ve faaliyetlerin SGB’ye iletilmesi. 3.2. Faaliyetlerin Bütçe ile ilişkilendirilmesi işlem Süreci 3.2.1. Proje yürüten Daire Başkanlıklarınca her bir projenin performans hedeflerindeki faaliyetlerle bütçe tertipleri bazında ilişkilendirilmesi yapılarak elektronik ortamda sisteme girişin yapılması 3.2.2. Cari bütçe yöneten birimlerce cari bütçenin performans hedeflerindeki faaliyetlerle bütçe tertipleri bazında ilişkilendirilmesi yapılarak sisteme girişinin yapılması 3.3. Üçer Aylık Dönemler İtibariyle Değerlendirme İşlem Süreci 3.3.3. İlgili birimlerce 3’er aylık performans göstergelerinin gerçekleşme durumlarının Gerçekleşme Formuna işlenmesi ve Değerlendirme Formlarının da düzenlenerek bu 2 formun Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’na iletilmesi. 3.3.4. İlgili birimlerden gelen Gerçekleşme ve Değerlendirme Formalarının kontrol ve tanzim edilerek TAGEM Performans Göstergeleri Gerçekleşme ve Performans Göstergeleri Değerlendirme Formlarının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca hazırlanması.







Süreç Adı Bilgi İşlem Süreci Süreç No:05


Süreç Sahibi Genel Müdür Yardımcısı

Süreç Sorumlusu/Sorumluları İdari İsler ve Koordinasyon Dairesi Başkanı

Süreç Uygulayıcıları Yönetim Bilgi Sistemleri Sorumlusu Yönetim Bilgi Sistemlerinden Sorumlu Personel

SÜ

REÇ

SI

NIR

LAR

I Başlangıç Noktası

Sistem ve veri akışı sürekliliğinin sağlanmasına ilişkin ihtiyaç ya da talebin oluşması

Bitiş Noktası Sistem ve veri akışı sürekliliğine ilişkin ihtiyaç ya da talebe cevap verilmesi

TEDARİKÇİLER


Veri (bilgi, haber, duyuru, rapor, tanıtım v.s ) Daire başkanlıkları, Araştırma Enstitüleri ve Bakanlığın diğer birimleri

Arıza talepleri (Arıza bildirim formu, telefon v.s.) Bilgisayar kullanıcıları İhiyaçlar (Birimlerin donanım ve yazılım talepleri, bilgisayar sistemlerinin iyileştirilmesi için gerekli donanım, yazılım ve sarf ve yedek parça ihtiyaçları)

Genel Müdürlük birimleri


Çalışanlar için sorunsuz bilgi ve iletişim ortamlarının sağlanması Bilgisayar kullanıcıları

Kurum Web sayfası İnternet ortamındaki tüm kullanıcılar ve birimler

Geliştirilen uygulama yazılımları ve veritabanları TAGEM, Araştırma Enstitüleri ve diğer kullanıcılar

PER

FOR

MA

NS

GÖ

STER

GEL

ERİ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

ETKENLİK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik İşlem Oranı/Sayısı 4- İç Paydaş Hizmet Kalitesi Oranı 5- İç Paydaş Memnuniyeti Oranı 8- Hedefe Ulaşma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi(Hizmetin Temin Zamanı)



10- Çalışan Başına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven 12- Bütçeye Uygunluk

ETKİLİLİK ORANLARI: 1- İşlem Verimliliği 2- İşlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- İşlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen İşlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 8- Eksik Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 9- Hatalı Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 10- İade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- Çalışan Memnuniyeti Oranı 13- Çalışan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- Kişibaşı Eğitim Saat/Yıl 16- İyileştirme Amacıyla Geliştirilen Proje Sayısı

SÜRECİN KRİTİK KONTROL NOKTALARI: 1. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması ve Gerçekleştirilmesi 1.1. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması 1.1.2. Satın alınması gereken mal ve hizmetler gruplandırılarak listelenir. Bütçe imkanları doğrultusunda öncelikler dikkate alınarak satın alınması gereken mal ve hizmetler belirlenmesi ve Makamın görüşüne sunulması 1.2. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Gerçekleştirilmesi 1.2.2. İnsan Kaynakları Sorumluluğu satın alım işlemlerini gerçekleştirmesi 3.2. Yazılımın satın alınması veya geliştirilmesi 3.2.1. Hazırlanacak yazılımla ilgili teknik şartname ve sözleşme metninin hazırlanarak ayrıntılı lüzum müzakeresi ile birlikte satın alım için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna ihtiyaç bildirilmesi




TEMEL SÜREÇ TANIM FORMU

Süreç Adı İç Kontrol Süreci Süreç No: 06



Süreç Sorumlusu/Sorumluları İç Kontrol Çalışma Grubu Koordinatörü

Süreç Uygulayıcıları İç Kontrol Proje Ekibi

SÜ

REÇ

SI

NIR

LAR

I

Başlangıç Noktası

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği

Bitiş Noktası İç Kontrol Sisteminin Kurulması

TEDARİKÇİLER


İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Bölümler

Verimlilik Sorunlarının Teşhisi Anketi Bölümler

Performans Analizi Anketi Bölümler

İç Kontrol Güvenilirlik Anketi Bölümler

Etik Anketi Bölümler

Birimler Bazında Yapılan Etik Kod Belirleme Çalışmaları Bölümler

İş Analizleri Bölümler

İç/Dış Paydaş ve Çalışan Memnuniyeti Anketleri Bölümler

Temel Süreç ve Alt Süreç Belirleme Çalışmaları Bölümler

Bakanlık Stratejik Planı Bakanlık

Risk Analizi Çalışmaları Bölümler

Önleyici ve Düzenleyici Faaliyetleri Belirleme Çalışmaları Bölümler

Etkili Bir Bilgi ve İletişim Sisteminin Oluşturma Çalışmaları Yönetim Bilgi Sistemleri Sorumluluğu

İç Denetim Raporları Bakanlık İç Denetim Birimi

MÜŞTERİLER

ÇIKTI KİME

Mevcut Durum Analizi Sonuçları TAGEM



İç Kontrol Güvenilirlik Testi Sonuçları TAGEM

Etik Kod Sistematiğinin Kurulması TAGEM

İş Akışları TAGEM

Organizasyon Kitabı TAGEM

Süreç Tanım Formları ve Süreç Hiyerarşileri TAGEM

Risk Sınıflandırma Tablosu TAGEM

Risk Profili Tablosu TAGEM

Risk Kontrol Matrisleri TAGEM

Risk Kütüğü TAGEM

Risk Eylem Planı TAGEM

Uygulama ve Takip Prosedürleri TAGEM

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Tablosu TAGEM

Vekalet Sistemi Tablosu TAGEM

Bilgi Teknolojileri Raporu TAGEM

Personel Öneri Süreci Tablosu TAGEM

Hatalı ve Usulsüz İşlemler Raporu TAGEM

İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Raporu TAGEM

İç Denetim Eylem Planı Bakanlık İç Denetim Birimi

PER

FOR

MA

NS

GÖ

STER

GEL

ERİ


ETKENLİK ORANLARI:

1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik İşlem Oranı/Sayısı 4- İç Paydaş Hizmet Kalitesi Oranı 5- İç Paydaş Memnuniyeti Oranı 6- İç Paydaş Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 7- Şikâyet Sayısı 8- Hedefe Ulaşma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi(Hizmetin Temin Zamanı) 10- Çalışan Başına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan 12- Bütçeye Uygunluk



ETKİLİLİK ORANLARI:

1- İşlem Verimliliği 2- İşlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- İşlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen İşlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 6- Bekleyen Evrak Oranı/Sayısı 7- Kaybolan Evrak Oranı/Sayısı 8- Eksik Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 9- Hatalı Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 10- İade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- Çalışan Memnuniyeti Oranı 13- Çalışan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- Kişibaşı Eğitim Saat/Yıl 16- İyileştirme Amacıyla Geliştirilen Proje Sayısı 17- Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Sayısı 18- Tekrarlanan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı 19- Kapatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı

SÜRECİN KRİTİK KONTROL NOKTALARI: ---





Süreç Adı Destek Hizmetleri Süreci Süreç No:07



Süreç Sorumlusu/Sorumluları İdari İsler ve Koordinasyon Dairesi Başkanı İnsan Kaynakları Çalışma Grubu Koordinatörü İdari İşler Sorumlusu

Süreç Uygulayıcıları Özlük İşleri Memuru Evrak ve Arşiv İşlemleri Memuru

SÜ

REÇ

SI

NIR

LAR

I Başlangıç Noktası Destek Hizmetleri Faaliyetlerine İlişkin Talebin Gelmesi

Bitiş Noktası Destek Hizmetleri Faaliyetlerine İlişkin Talebe Cevap Verilmesi ve Sonuçlandırılması

TEDARİKÇİLER


Personel Hareket Onayı Personel Genel Müdürlüğü Bakmakla Yükümlü Aile Beyannamesi İlgili Personel Emeklilik Formu İlgili Personel Personel Görevlendirme Yazıları İnsan Kaynakları Ç.G.Koor. Personel Atama Onayları Personel Genel Müdürlüğü İcra Dairelerinden Tahsile İlişkin Yazılar İcra Daireleri Disiplin İşlemine İlişkin Tutanak İnsan Kaynakları Ç.G.Koor. Senelik İzin Formu Personel Genel Müdürlüğü Yurtdışı İzin Dilekçesi İlgili Personel Sağlık Raporu İlgili Personel Arşive Gelen Evrak TAGEM Birimleri

Gelen Evrak İlgili Kurum/Kuruluş, Bakanlık Birimleri, TAGEM Birimleri

Mal Bildirim Formu İlgili Personel

MÜŞTERİLER

ÇIKTI KİME

Doldurulan Sicil Formları Personel Genel Müdürlüğü Başka Kurum/Kuruluşta görevli SGB Personeli için Sicil Formları İlgili Kurum/Kuruluş Yurtiçi/Yurtdışı Görev Yolluğu Merkez Saymanlık TAGEM.İKS.FRM.013 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 29.04.2012


Emeklilik Formu ve Ekleri Personel Genel Müdürlüğü Personel Genel Müdürlüğü’nce Onaylanan Emeklilik Formu İlgili Personel İmzalanan Personel Görevlendirme Yazıları İlgili Personel İmzalanan Personelin Göreve Başlama Yazısı Personel Genel Müdürlüğü Görevden Ayrılma Yazısı Personel Genel Müdürlüğü

İcra Dairesinden Gelen Yazılara İstinaden Hazırlanan Yazılar Personel Genel Müdürlüğü, Merkez Saymanlık Müdürlüğü

Disiplin Cezası İlgili Personel Disiplin İşlemine İlişkin Tüm Evraklar Personel Genel Müdürlüğü Yıllık/Yurtdışı/Sıhhi İzin İlgili Personel

SGB Personelince Alınan Aylık Raporlar İdari İsler ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığı İlgili Personeli

Arşivlik Evrak İdari İşler Sorumluluğu

Devlet Arşivleri Listesi Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Genel Arşiv

Zimmet Fişi İlgili Kurum/Kuruluş, Bakanlık Birimi, TAGEM Birimleri

Giden Evrak İlgili Kurum/Kuruluş, TAGEM Birimleri, Bakanlık Birimleri

PER

FOR

MA

NS

GÖ

STER

GEL

ERİ


ETKENLİK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik İşlem Oranı/Sayısı 4- İç Paydaş Hizmet Kalitesi Oranı 5- İç Paydaş Memnuniyeti Oranı 6- İç Paydaş Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 7- Şikayet Sayısı 8- Hedefe Ulaşma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 10- Çalışan Başına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven ETKİLİLİK ORANLARI: 1- İşlem Verimliliği 2- İşlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- İşlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen İşlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 6- Bekleyen Evrak Oranı/Sayısı 7-Kaybolan Evrak Oranı/Sayısı 8- Eksik Gerçekleştirilen İşlem Sayısı



9- Hatalı Gerçekleştirilen İşlem Sayısı 10- İade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- Çalışan Memnuniyeti Oranı 13- Çalışan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan İyileştirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- Kişi Başı Eğitim Saat/Yıl 16- İyileştirme Amacıyla Geliştirilen Proje Sayısı SÜRECİN KRİTİK KONTROL NOKTALARI:




4 - Kritik Kontrol Noktaları Tabloları

TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KRİTİK KONTROL NOKTALARI TABLOSU

No Faaliyetin/Sürecin Adı Süreci Etkileme Kriterleri

Toplam Etki Puanı Süre Çıktı Çalışan Maliyet Müşteri Kuruma

Özel

1. MASTIR PLAN REVİZYON SÜRECİ

1.1. Mastır Plan Toplantısı Hazırlıkları Süreci

1.1.1. Mastır Plan çalışmalarını yürütmek üzere bir Mastır Plan Çalışma grubu oluşturulması 2 2 2 2 2 2,0

1.1.2. Öncelik belirlemede uygulanacak metodolojiye karar verilmesi 2 3 2 2 2 2,2

1.1.3.

Mastır plan hazırlama grubu tarafından Araştırma Fırsat Alanlarının (AFA) belirlenmesi amacıyla düzenlenen geniş katılımlı toplantılarda AFA’ların belirlenmesi ve her bir AFA için AFA Koordinatörlerinin görevlendirilmesi.

2 4 2 2 3 2,6

1.1.4.

Mastır planda yer alacak kurumsal yapı, organizasyon, yönetim, araştırma ortamı, insan kaynakları geliştirme programları, bilgi ve iletişim sistemleri ile araştırma sonuçlarının kullanıcılara ulaştırılması konularında TAGEM’in program ve hedeflerinin hazırlanması için gerekli görevlendirmelerin yapılması

2 4 2 2 2 2,4

1.1.5.

AFA koordinatörleri tarafından her bir AFA için; istatistiki rakamlar, araştırma bilgileri, öncelikli araştırma konuları, önceki mastır plan döneminin değerlendirilmesi, Sektör Analizi (SWOT), değerlendirme kriterlerine göre AFA’nın durumuna ilişkin bilgileri içeren AFA Değerlendirme Raporlarının hazırlanması.

3 4 3 3 4 3,4



1.1.6.

İlgili teknik daireler ve AFA koordinatörleri ortak çalışmalarıyla, her bir AFA’nın çıktıları, araştırma programların ve bu programların geliştirme ve araştırma hedefleri ile programlar altında yer alacak araştırma konularına ilişkin bilgilerinden oluşan AFA Matrikslerinin hazırlanması

3 4 3 3 4 3,4

1.1.7. Hazırlanan AFA değerlendirme raporları ve Matrikslerin gözden geçirilmesi varsa eksikliklerinin giderilmesi 2 3 2 2 3 2,4

1.1.8. Son şekli verilen AFA Değerlendirme Raporları ve Matrikslerin bir kitapçık halinde basılması 2 2 2 5 2 2,6

1.1.9. Öncelik belirleme toplantısı için toplantı yeri ve toplantı için gerekli ihtiyaçların temin edilmesi 2 2 2 5 4 3,0

1.1.10.

Öncelik belirleme toplantısına katılacak deneyimli araştırıcılar, özel sektör temsilcileri, çiftçi birlikleri, tarımla ilgili sivil toplum kuruluşları ve üniversite temsilcilerinden oluşacak katılımcıların belirlenmesi

4 5 4 3 5 4,2

1.1.11. Öncelik belirleme toplantısını sevk ve idare edecek bir Modaratör görevlendirilmesi 1 4 2 1 3 2,2

1.1.12.

Öncelik belirleme toplantısının gündeminin belirlenmesi, katılımcıların 4 eşit gruba homojen olarak dağıtılıp AFA öncelik belirleme gruplarının ve başkanlarının belirlenmesi, yine katılımcıların uzmanlık veya çalışma konuları dikkate alınarak program öncelik belirleme gruplarının ve grup başkanlarının belirlenmesi

2 2 2 2 2 2,0

1.1.13. Hazırlanan raporlar, toplantı gündemi bilgileri öncelik belirleme toplantısına iştirak edecek katılımcılara

2 2 2 2 2 2,0



gönderilmesi ve toplantıya iştirak etmeleri için davet edilmesi

1.2. Mastır Plan Toplantı Süreci

1.2.1.

Öncelik belirleme toplantısının gündem doğrultusunda başlatılması ve moderatör tarafından toplantının amacı, aşamaları ve değerlendirme sistemi hakkında bilgi verilmesi

2 3 2 2 2 2,2

1.2.2. AFA Koordinatörlerince değerlendirme raporlarının katılımcılara sunulması 3 3 2 2 2 2,4

1.2.3.

Toplantının birinci aşaması olan AFA Önceliklerinin belirlenmesi çalışmasına geçilmesi, AFA değerlendirme gruplarının ve başkanlarının açıklanması ve Modaratör tarafından her bir değerlendirme kriterine göre grup katılımcılarının nasıl puanlama yapacaklarının ayrıntılı olarak açıklanması

2 3 2 2 2 2,2

1.2.4.

Katılımcıların gruplara ayrılarak ayrı toplantı salonlarında, AFA’ların; Ülke için potansiyel yararları, potansiyel yararları değerlendirme yeteneği, Ar-Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi olmak üzere toplam dört değerlendirme kriterine göre her bir kriter için ayrı oturum düzenleyerek AFA koordinatörlerinin verdikleri bilgiler ve katılımcıların kendi birikimlerini göz önüne alarak, AFA’ları objektif olarak puanlaması

3 5 5 3 5 4,2

1.2.5.

Katılımcıların puanlama formlarının derlenmesi ve istatistiki analizlerinin yapılması. Katılımcıların yaptıkları puanlamaya göre her bir grubun; Ülke için potansiyel yararları ve potansiyel yararları değerlendirme yeteneği puanlarının analizi ile AFA’nın çekicilik endeksi, Ar-Ge

3 4 4 1 5 3,4



potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi puanlarının analizi ile Yapılabilirlik endeksi ve ortaya çıkan çekicilik ve yapılabilirlik endekslerinin analizi ile Ar-Genin yatırıma geri dönüş endeksinin ortaya konması

1.2.6.

AFA değerlendirme grup başkanları kendi grubunda orta çıkan sonuçları tüm katılımcılara sunması ve Modaratör tarafından dört grubun ortalamasının alınmasıyla ortaya çıkan çekicilik, yapılabilirlik ve Ar-Ge’nin yatırıma geri dönüş değerlendirme sonuçlarının açıklanması ve bu sonuçlara göre AFA’ların sıralanması, yüksek orta ve düşük öncelikli AFA’ların ve bütçeden alacakları nispi payların açıklanması

3 3 3 1 3 2,6

1.2.7.

Toplantının ikinci aşamasında her bir AFA altında yer alan programların önceliklendirme aşamasına geçilmesi. Bu amaçla daha önceden oluşturulan program değerlendirme gruplarının ve başkanlarının açıklanması ve Modaratör tarafından her bir değerlendirme kriterine göre grup katılımcılarının nasıl puanlama yapacaklarının tekrar anlatılması

2 3 2 1 4 2,4

1.2.8.

Program değerlendirme grupları ayrı toplantı salonlarında, AFA’ların altında yer alan programların Ülke için potansiyel yararları, potansiyel yararları değerlendirme yeteneği, Ar-Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi kriterlerine göre programları ayrı oturumlarda puanlaması

3 5 3 1 4 3,2

1.2.9. Program değerlendirme grupların puanlama formlarının istatistiki analizlerinin yapılması 2 4 2 1 4 2,6

1.2.10. Program değerlendirme grup başkanlarının, gruplarında değerlendirilen AFA’ların altındaki programların

2 2 2 1 2 1,8



öncelikleri ile ilgili ortaya çıkan sonuçların tüm katılımcılara sunması

1.2.11.

Toplantının üçüncü aşamasında, program değerlendirme gruplarının değerlendirdikleri her bir AFA altında yer alan programlardan en az bir tanesi ile ilgili araştırma stratejisinin hazırlanması

2 4 2 1 2 2,2

1.2.12. Program değerlendirme grup başkanlarının, gruplarında hazırlamış oldukları programlara ait araştırma stratejilerini tüm katılımcılara sunması

2 2 2 1 2 1,8

1.2.13. Genel bir değerlendirme yapılarak toplantının sonlandırılması 2 3 3 1 3 2,4

1.3 Mastır Planın Yazılması, Basımı ve Dağıtımı Süreci

1.3.1.

Mastır planın yazılması için bir redaksiyon ekibi kurulması ve ortaya çıkan veriler ve hazırlanan stratejiler, programlar ve hedefler derlenerek mastır planın yazılması

4 5 5 3 5 4,4

1.3.2. Son şekli verilen mastır planın yürürlüğe konması için gerekli Makam onayının alınması 2 3 2 2 3 2,4

1.3.3. Mastır planın kitapçık halinde bastırılması ve tüm Bakanlık birimlerine, sektör temsilcilerine, çiftçi birliklerine ve üniversitelere dağıtılması

2 3 2 5 4 3,2





Özel

2 PROJE YÖNETİM SÜRECİ 1. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Projelerin Yönetimi Süreci 1.1 Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Projelerin Kabul Süreci

1.1.1. Enstitü Araştırma Komiteleri tarafından değerlendirilen proje tekliflerinin TAGEM’e gelmesi 5 5 3 3 5 4.2

1.1.2. TAGEM’e gelen Proje tekliflerinin ilgili birimlerde ön değerlendirmelerinin yapılması ve proje teklifinin görüşüleceği Program Değerlendirme Grubunun belirlenmesi ve toplantı gündemine alınması

2 4 4 2 4 3,2

1.1.3 Program Değerlendirme Toplantısında projenin değerlendirilmesi ve Bilim Kurullarına tavsiye kararının alınması 3 4 4 5 5 4,2

1.1.4. Program Değerlendirme Toplantılarında görüşülen teklif projelerin Ar-Ge Bilim Kurulunda değerlendirilmesi için hazırlık yapılması 3 4 5 2 4 3,6

1.1.5. Teklif projelerin Bilim Kurulunda değerlendirilmesi ve karar alınması 4 5 5 3 5 4,4

1.1.6. Karar “kabul” ise kabul edilen projelerin Konseye sunum için hazırlanması 2 2 2 2 4 2,4

1.1.7. Karar “ret” ise gerekçesi ile beraber projeyi teklif eden kuruluşa bilgi verilmesi 2 2 2 2 4 2,4

1.1.8. Karar “revizyon “ ise proje yürütücüsünden revizyon yapmasının istenmesi 3 3 3 3 4 3,2

1.1.9. Karar “ilave bilgi ihtiyacı var” ise Proje Liderinden ilave bilgi verilmesi istenmesi 2 2 2 2 4 2,4

1.1.10. Revizyon ve ilave bilgi istenen projelerin Bilim Kurulunun ikinci toplantısında tekrar görüşülmesi ve değerlendirilmesi 2 2 2 2 4 2,4



1.1.11. Kabul edilen projelerle ilgili Konsey kararı veya Makam onayı alınır 3 3 3 3 4 3,2

1.1.12. Onaydan geçen projelerle ilgili yürütücü kuruluş ile Tagem arasında teklif proje için Hizmet Sözleşmesi imzalanması 2 2 2 2 4 2,4

1.1.13 Sözleşmesi imzalanan projelerin duyurulması ve yürürlüğe konulması 2 2 2 2 4 2,4

1.2. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Devam eden Projelerin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Süreci

1.2.1. Yürürlüğe konan, devam eden ve sonuçlanan projelerin gelişme/sonuç raporlarının Proje Yürütücüleri tarafından TAGEM’e gönderilmesi

5 5 3 3 5 4.2

1.2.2. Projelerin gelişme/sonuç raporlarının ilgili birim tarafından incelenmesi ve ilgili Program Değerlendirme Toplantısında görüşülmek üzere gündeme alınması

2 2 2 2 3 2,2

1.2.3. Program Değerlendirme Toplantısında devam eden ve sonuçlanan projelerin raporlarının değerlendirilmesi ve Bilim Kurullarına tavsiye kararının alınması

3 4 4 5 5 4,2

1.2.4. Devam eden projeler için ihtiyaç halinde gezici çalışma grupları oluşturulması ve projelerin yerinde izlenmesi 2 2 3 4 4 3,0

1.2.5. İlgili birimin proje gelişme ve sonuç raporlarını Bilim Kuruluna sunması 3 3 3 2 3 2,8

1.2.6. İlgili Kurulda gelişme ve sonuç raporlarının değerlendirilmesi ve karar alınması 4 5 5 3 5 4,4

1.2.7. Devam eden proje kararı “projenin devamı” ise projenin planlandığı şekilde yürütülmesi için projeyi yürüten kuruluşa bilgi verilmesi 2 2 2 2 3 2,2

1.2.8. Devam eden proje kararı “değişiklik talebi var ” ise değişiklik talebinin kabul edildiğinin projeyi yürüten kuruluşa bildirilmesi 2 4 2 2 4 2,8



1.2.9. Devam eden proje kararı ”durdurma” ise projenin durdurulduğu bilgisinin gerekçesi ile birlikte projeyi yürüten kuruluşa bildirilmesi 2 4 2 2 4 2,8

1.2.10. Sonuçlanan projeler için “yayınlanması” veya “öneriler doğrultusunda düzeltilerek yayınlanması” şeklinde karar alınması ve proje sonuç raporunun yayınlanması için projeyi yürüten kuruluşa bilgi verilmesi

4 5 4 4 5 4,4

2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Yönetimi Süreci 2.1. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Kabul Süreci

2.1.1. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projeleri (KAMAG) için proje çağrıları açması 3 2 3 3 4 3,0

2.1.2. Bakanlığımızın müşteri olabileceği projeler için öncelikli konular, başvuru süreci ve dokümantasyon bilgilerinin TÜBİTAK proje çağrısı doğrultusunda TAGEM web sayfasında ilan edilmesi

4 4 3 3 5 3,8

2.1.3. Gelen proje tekliflerinin TAGEM proje sekretaryası tarafından teslim alınması ve ilgili birime projeyi incelemek üzere göndermesi 3 3 4 3 3 3,2

2.1.4. İlgili birimin projeyi inceleyerek Bakanlığın projeye müşteri olup olmaması konusundaki görüşünü proje sekretaryasına göndermesi 4 4 4 4 4 4,0

2.1.5. Sekretaryanın Bakanlık Ön Değerlendirme Kurulunu ve proje sahiplerini toplantıya çağırması 2 2 2 2 2 2,0

2.1.6. Proje sahiplerinin Ön Değerlendirme Kurulunda projelerini savunması 2 4 2 2 4 2,8

2.1.7. Bakanlık Ön Değerlendirme Kurulunun, müşteri olabileceği projeleri tespit etmek amacıyla teklif projeleri Ar-Ge niteliği, yaygın etkisi, projenin yapılabilirliği, projenin süresi ve bütçesi kriterlerine göre değerlendirmesi ve karar alması

4 5 4 4 5 4,4

2.1.8. Uygun görülmeyenler projelerin proje sahibine gerekçesi ile bilgi verilmesi 2 2 2 2 2 2,0



2.1.9. Uygun görülen projelerle ilgili olarak Sekretarya, Proje yürütücüsü ve müşteri olan Bakanlığın ilgili Genel Müdürlük temsilcisinin katıldığı Proje Sonuç Uygulama Planı (PSUP) çalışma toplantısı düzenlenir

4 5 4 4 5 4,4

2.1.10. Her proje için Proje Sonuç Uygulama Planı (PSUP), imza ve onayları tamamlanmış proje metninin basılı sureti ve cd’de bir kopyası hazırlanarak çağrı süresi içerisinde TÜBİTAK’a teslim edilir.

4 5 4 4 5 4,4

2.1.11. TÜBİTAK’ın kendi prosedürüne göre projeleri değerlendirmesi 2 4 3 2 4 3,0

2.1.12. Alınan kararı TAGEM’e bildirmesi 2 3 3 2 3 2,6

2.1.13. TÜBİTAK’ın desteklemeye karar verdiği projelerle sözleşme imzalaması ve projeyi başlatması 2 3 3 2 3 2,6

2.2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Takibi Süreci

2.2.1. TÜBİTAK tarafından desteklenen projelerin ara ve sonuç raporlarının proje yürütücüsü tarafından TAGEM’e gönderilmesi 2 2 2 2 3 2,2

2.2.2. Bu raporların TAGEM’in görüşleri ile birlikte makam onayı sonrası TÜBİTAK’a gönderilmesi 4 5 4 4 5 4,4

2.2.3. Biten projelerin PSUP’larının uygulamaya konulup konulmadığı müşteri olan Bakanlığın ilgili Genel Müdürlüğü tarafından takip edilmesi

3 3 4 3 4 3,4

2.2.4. Biten projelerle ilgili Bilim ve Teknoloji Yüksek Kuruluna rapor hazırlanması 2 2 2 2 3 2,2

3. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Yönetimi Süreci 3.1. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Kabul Süreci

3.1.1. Bakanlık Ar-Ge Destek Projeleri Değerlendirme Kurulu’nun Oluşturulması 2 3 2 2 2 2,2

3.1.2. Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulu tarafından Ar-Ge Tebliği’nde yer alacak araştırma önceliklerinin, destekleme üst limitlerinin ve proje sürelerinin belirlenmesi

2 4 2 2 3 2,6



3.1.3 Ar-Ge Tebliği’nin resmi gazetede yayınlanması 2 4 2 2 3 2,6

3.1.4. Proje önerileri için TAGEM web sayfasında çağrı yapılması 2 2 2 2 2 2,0

3.1.5. Ar-Ge sekretaryası tarafından gelen proje önerilerinin şekil, bütçe, öncelik, yaygın etkisi ve Ar-Ge niteliği açısından incelenmesi ve uygun görülen projelerin TAGEM Bilim Kurullarına gönderilmesi

3 4 3 4 4 3,6

3.1.6. Bilim kurullarının projeleri, bilimsel yönü, materyal ve metot, uygulanabilirliği açısından incelemesi ve tavsiyesini sekretaryaya göndermesi

4 3 4 3 4 3,6

3.1.7. Ar-Ge sekretaryasının projeleri Bilim Kurullarının görüşlerine göre ikinci kez değerlendirmesi ve Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna sunulacak projeleri belirlemesi

4 3 4 3 4 3,6

3.1.8. Sekretaryanın Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulunu ve proje sahiplerini toplantıya çağırması 2 3 2 2 2 2,2

3.1.9. Proje sahiplerinin Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulu’na projelerini sunması 2 3 2 2 4 2,6

3.1.10. Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulunun projeleri değerlendirilmesi ve puanlaması, yüksekten düşüğe doğru sıralanması ve desteklenecek projelerin mevcut bütçe kaynağına göre belirlenmesi

4 5 4 4 5 4,4

3.1.11. Kabul gören projelerin web’de ilan edilmesi ve sözleşmelerinin imzalanarak yürürlüğe girmesi 2 3 2 2 4 2,6

3.2. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerinin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Süreci

3.2.1. Devam eden projelerin yılda 2 kez proje izleme grupları tarafından yerinde izlenmesi 2 3 2 2 4 2,6

3.2.2. Proje gelişme ve sonuç raporlarının ve izleme grubu görüşlerinin Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna sekretarya tarafından sunulması

2 3 2 2 4 2,6



3.2.3. Kurulun gerekli değerlendirmeyi yaparak hak edişlerin ödenmesi konusunda karar alması 4 5 4 4 5 4,4

3.2.4 Hakedişlerin düzenlenmesi ve ödeme için gerekli işlemlerin yapılması 2 3 2 2 4 2,6





Özel 03 SATIN ALMA HİZMETLERİ SÜRECİ 1. İhale Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 1.1. Açık İhale Usulü ile Satın Alma Süreci 1.1.1 Talep müzekkeresinin ve teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi 2 5 1 2 5 3,0 1.1.2 Yaklaşık maliyet tespiti için görevlendirme yapılması 1 5 2 1 5 2,8 1.1.3 Yaklaşık maliyetin tespit edilmesi ve ihale olurunun alınması 4 5 5 4 5 4,6

1.1.4 Alımın Açık ihale usulü ile yapılacağının tespiti ve ihale dokümanının hazırlanması 4 5 5 2 5 4,2

1.1.5 İhale Teklif Dosyasının Hazırlanması 2 5 4 1 5 3,4

1.1.6 Açık İhale İlanının yapılması 3 5 4 5 5 4,4

1.1.7 İhale İşlem Dosyasının İhale Komisyonu üyelerine incelenmek üzere gönderilmesi 5 5 2 2 5 3,8

1.1.8 İhale dokumalarının ihaleye katılacak isteklilere satılması 2 5 1 2 5 3,0

1.1.9 İhale Aşaması (Açık İhale tekliflerinin toplanması) 1 5 1 1 5 2,6

1.1.10 Açık İhale Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve İhale Komisyonunca karar alınarak harcama yetkilisince onaylanması 5 5 4 4 5 4,6

1.1.11 İhale kararının tüm firmalara resmi yazı ile duyurulması 2 5 3 3 5 3,6

1.1.12 Kazanan firmanın sözleşme imzalamak üzere davet edilmesi 1 5 2 1 5 2,8

1.1.13. Açık İhale Aşamasının tamamlanması, sözleşmenin imzalanması 2 5 3 2 5 3,4

1.1.14. Satınalma Hizmetinin Gerçekleştirilmesi 5 5 3 3 5 4,2 2. Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 2.1. Doğrudan Temin Usulü ile Hizmet Alımı Süreci 2.1.1 Talep müzekkeresinin ve teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi 2 5 1 2 5 3,0

2.1.2 Yaklaşık maliyetin belirlenmesi için piyasadan teklif alınarak sisteme girilmesi ve sistem üzerinden satın alma sürecinin başlatılması

4 5 4 4 5 4,4

2.1.3 Sistemde başlatılan süreç üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu 2 5 3 1 5 3,2



ile Muayene ve Kesin Kabul Komisyonu görevlilerinin belirlenerek ihale onay belgesinin alınması

2.1.4 Teknik şartname doğrultusunda hizmet alımı için piyasa fiyat araştırmasının yapılarak tekliflerin alınması

4 5 4 4 5 4,4

2.1.5 Sistemdeki süreçten piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi 1 5 3 1 5 3,0

2.1.6 Kazanan firmanın sözleşme imzalamak üzere davet edilmesi 1 5 1 1 5 2,6

2.1.7 Sözleşme düzenlenmesi ve imzalanması 2 5 3 1 5 3,2

2.1.8 Hizmet alımının gerçekleştirilmesi 5 5 4 5 5 4,8

2.1.9. Hizmet alımı sonucunda Hizmet İşleri Kabul Tutanağının düzenlenmesi 2 5 5 1 5 3,6

2.1.10 Hakediş raporlarının düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulması

2 5 4 1 5 3,4

2.2 Doğrudan Temin Usulü ile Mal Alımı Süreci

2.2.1 Talep müzekkeresinin ve gerekiyorsa teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi 2 5 1 2 5 3,0


4 5 4 4 5 4,4

2.2.3 Sistemde başlatılan süreç üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu ile Muayene ve Kesin Kabul Komisyonu görevlilerinin belirlenerek ihale onay belgesinin alınması

2 5 3 1 5 3,2

2.2.4 Mal alımı için piyasa fiyat araştırması yapılarak firmalardan tekliflerin gelmesi 4 5 4 4 5 4,4

2.2.5. Başlatılan sistemdeki süreç üzerinden piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi 1 5 3 1 5 3,0

2.2.6. Sözleşme yapılacaksa sözleşmenin hazırlanması, firmanın davet edilmesi ve sözleşmenin imzalanması 2 5 3 1 5 3,2

2.2.7. Mal alımının gerçekleştirilmesi 4 5 3 5 5 4,4 3. D.M.O. Satın Alma Süreci 3.1 İhtiyacın Devlet Malzeme Ofisinden Karşılanması Süreci 3.1.1 İhtiyaç talep formunun ilgili birime gelmesi 1 5 1 1 5 2,6

3.1.2 İhtiyaç listesinin DMO kataloğu ve web sayfasından karşılanıp karşılanmayacağının tespit edilmesi 2 5 3 1 5 3,2

3.1.3 DMO alımı için kredi talepnamesi, Harcama Talimatı, Muhasebe 4 5 4 5 5 4,6



İşlem Fişi, Alınacak Malzemelerin listesinin hazırlanması

3.1.4 Bütçe Dairesi Başkanlığı aracılığı ile Maliye Bakanlığı’ndan kredi talepnamesinin istenmesi ve sonucun gelmesi 4 5 4 3 5 4,2

3.1.5 DMO hesabına paranın aktarılması ve alım için DMO’ya talepte bulunulması 3 5 3 2 5 3,6

3.1.6 DMO mallarının alınması ve kabul edilmesi 4 5 4 3 5 4,2 3.1.7 Kabul edilen mallara dair belgelerin DMO’ya gönderilmesi 2 5 3 2 5 3,4

3.1.8. DMO alımı için açılmış olan kredinin kapatılması ve mahsuplaşmanın yapılması 4 5 5 3 5 4,4

4. Taşınırların Kabulü, Kayıt Altına Alınması ve Ödeme Süreci 4.1 Taşınırların Muayene ve Kesin Kabul Süreci

4.1.1 Firmadan alınan malzemeler ile birlikte faturanın TAGEM’e gelmesi 1 5 5 1 5 3,4

4.1.2 Muayene ve Kabul Komisyonunca malların uygunluk kontrolünün yapılarak Muayene ve Kesin Kabul Tutanağının düzenlenmesi 5 5 5 3 5 4,6

4.1.3 Kabulü yapılan taşınırların ambara teslim edilmesi 1 5 1 1 5 2,6 4.2 Mal Teslimi, Kayıt Altına Alınma ve Ödeme Süreci

4.2.1 Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve Muayene Kabul Komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelmesi 1 5 1 1 5 2,6

4.2.2 Malın kontrol edilerek depoya alınması 3 5 4 1 5 3,6

4.2.3 Fatura bilgilerine göre sistem üzerinden mal girişlerinin yapılarak Taşınır İşlem Fişinin (TİF) hazırlanması ve satın alma birimine gönderilmesi

4 5 5 2 5 4,2

4.2.4 Ödeme Emri belgesinin düzenlenerek imzaya sunulması ve ödenmek üzere Merkez Saymanlığa gönderilmesi 4 5 5 3 5 4,4





Özel 4 BÜTÇE SÜRECİ 1. BÜTÇE TEKLİFLERİNİN HAZIRLAMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 1.1. Bütçe Teklifinin Hazırlanması İşlemleri Süreci 1.1.1 Bütçe Hazırlama Çağrı yazısının TAGEM’e gelmesi 1 3 2 1 3 2,0

1.1.2 Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca Bütçe hazırlık yazısının ilgili birimlere gönderilmesi 2 3 2 2 3 2,4

1.1.3 TAGEM’in ilgili birimlerinin taşra birimlerinden bütçe tekliflerini (yatırım bütçesi ve cari bütçe) alması ve TAGEM merkez ve taşra bütçe tekliflerini hazırlaması

5 5 5 5 5 5,0

1.1.4 Bütçe tekliflerinin İlgili birimlerce Bilgisayar programına girilmesi ve bütçe teklif dosyalarının hazırlanarak SGB’ye gönderilmek üzere Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına gönderilmesi

4 5 5 4 5 4,6

1.1.5 Birimlerden gelen cari ve yatırım bütçe tekliflerinin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca kontrol edilmesi ve hataların düzeltilmesinin sağlanması

3 5 4 3 5 4,0

1.1.6 TAGEM Bütçe tekliflerinin SGB’ye iletilmesi. 1 5 2 1 5 2,8

1.1.7 Bütçe tekliflerinin SGB ve Tagem yetkilileri tarafından görüşülmesi ve değerlendirilmesi 2 4 4 1 4 3,0

1.1.8 SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TAGEM’in bütçe teklifi ile ilgili olarak Maliye Bakanlığı ve DPT yetkilileri ile ikili görüşmelerinin yapılması

2 4 4 1 4 3,0

1.1.9 Bütçe tekliflerinin bu görüşmeler sonucunda revize edilmesi ve değişikliklerin sistemde de düzeltilmesi 1 5 4 1 5 3,2

1.1.10 SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TBMM Plan ve Bütçe Komisyonu’ndaki Bakanlık bütçe görüşmelerine TAGEM adına katılımın sağlanması

1 3 4 1 5 2,8

1.1.11 SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TBMM Genel Kurulundaki Bakanlık bütçe görüşmelerine TAGEM adına katılım sağlanması

1 4 4 1 5 3,0

1.1.12 Bütçe Kanunu’nun Resmi Gazete’de yayınlanması sonrasında, kuruluş dağılımlarının sisteme girilmesi. 3 5 5 3 5 4,2



1.1.13. Tahsis edilen ödeneklerin proje ve tertip bazında Ayrıntılı Harcama Programı (AHP)’nın hazırlanarak sisteme girilmesi.

2 4 3 1 4 3,2

2. BÜTÇE UYGULAMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 2.1. Cari ve Yatırım Bütçe İşlemleri Süreci

2.1.1 TAGEM için ayrılan bütçenin revize işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması

2 4 3 1 4 2,8

2.1.2 Ödenek Aktarma ve tahsis talep işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması 3 4 3 2 4 3,2

2.1.3 Ödenek Tenkisi talep işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması 2 4 2 1 4 2,6

2.1.4 TAGEM Merkez Ödenek Gönderme belgelerinin serbest bırakılma dönemleri itibarı ile sistemden düzenlenmesi ve SGB’ye iletilmesi

1 5 3 1 5 3,0

2.1.5 TAGEM Merkez Ödeme Emri formunun hazırlanarak Saymanlığa gönderilmesi

4 5 5 2 5 4,2

2.1.6 Bütçe uygulama ve gerçekleşmelerine ait raporların hazırlanması işlemleri

2 5 3 2 4 3,2

2.2. Yatırım Projelerinin (3’er Aylık) Dönem Raporları ile (Yıllık) Yatırım Projelerinin İzleme ve Değerlendirme Raporları Süreci

2.2.1 SGB’den TAGEM’e gelen Yatırım Gerçekleşme İstem Yazısı’nın Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca ilgili birimlere iletilmesi.

2 2 2 1 4 2,2

2.2.2 İlgili birimlerce sorumlu oldukları projelere ait gerçekleşme raporlarının hazırlanarak Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’na iletilmesi.

4 5 4 3 5 4,2

2.2.3 Tüm projelere ait gerçekleşmeleri gösteren Genel İcmalin Yönetim Hizmetleri Daire BaşkanlığI tarafından hazırlanarak SGB’ye iletilmesi

2 5 3 1 5 3,2

2.3. Kesin Hesap İşlemleri Süreci

2.3.1 SGB’den TAGEM’e gelen Kesin Hesap Hazırlama Talep Yazısının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’nca ilgili birimlere iletilmesi

1 3 1 1 3 1,8

2.3.2 Proje ve tertip bazında gelen harcamalara ait açıklamalar İlgili birimlerce sisteme giriş yapılarak Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’na bildirilmesi

4 5 4 3 5 4,2

2.3.3 Kesin Hesaba ait girişlerin tamamlandığının SGB’ye bildirilmesi 1 5 1 1 5 2,6 3. Performans Programı Hazırlanması Süreci 3.1 Performans Hedef ve Göstergeleri ile Faaliyetlerin Belirlenmesi İşlemleri Süreci

3.1.1. SGB’den TAGEM’e hedef ve göstergeler ile faaliyetlerin belirlenmesi için talep yazısı gelmesi.

1 2 1 1 5 2,0

3.1.2. Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca bu talep yazısının ilgili Daire 1 3 1 1 5 2,2



Başkanlıklarına iletilmesi

3.1.3. İlgili Daire Başkanlıklarınca hedeflere ilişkin performans göstergelerinin belirlenerek açıklamaları ile birlikte Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’na iletilmesi.

4 5 4 4 5 4,4

3.1.4. Tüm Daire Başkanlıklarından gelen hedeflere ilişkin göstergelerin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından derlenip, tanzim edilmesi ve TAGEM’e ait hedeflere ilişkin göstergelerin, açıklamaların ve faaliyetlerin SGB’ye iletilmesi.

4 5 4 3 5 4,2

3.2 Faaliyetlerin Bütçe ile ilişkilendirilmesi işlem Süreci

3.2.1. Proje yürüten Daire Başkanlıklarınca her bir projenin performans hedeflerindeki faaliyetlerle bütçe tertipleri bazında ilişkilendirilmesi yapılarak elektronik ortamda sisteme girişin yapılması

4 5 5 2 5 4,2

3.2.2. Cari bütçe yöneten birimlerce cari bütçenin performans hedeflerindeki faaliyetlerle bütçe tertipleri bazında ilişkilendirilmesi yapılarak sisteme girişinin yapılması

4 5 5 2 5 4,2

3.3. Üçer Aylık Dönemler İtibariyle Değerlendirme İşlem Süreci

3.3.1. Performans Programındaki hedeflere ilişkin göstergelerin gerçekleşme durumlarına ilişkin 3’er aylık performans gerçekleşme talep yazısının SGB’den TAGEM’e gelmesi

1 5 1 1 5 2,6

3.3.2. Performans Göstergesi Gerçekleşme ve Performans Göstergesi Değerlendirme formlarının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca ilgili birimlere iletilmesi.

1 5 1 1 5 2,6

3.3.3. İlgili birimlerce 3’er aylık performans göstergelerinin gerçekleşme durumlarının Gerçekleşme Formuna işlenmesi ve Değerlendirme Formlarının da düzenlenerek bu 2 formun Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı’na iletilmesi.

4 5 5 3 5 4,4

3.3.4. İlgili birimlerden gelen Gerçekleşme ve Değerlendirme Formalarının kontrol ve tanzim edilerek TAGEM Performans Göstergeleri Gerçekleşme ve Performans Göstergeleri Değerlendirme Formlarının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca hazırlanması.

5 5 5 1 5 4,2

3.3.5. TAGEM Performans Göstergeleri Gerçekleşmeleri Formunun Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca sisteme giriş yapılarak, her 2 formun da SGB’ye iletilmesi.

2 5 3 1 5 3,2





Özel

5 BİLGİ İŞLEM SÜRECİ 1. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması ve Gerçekleştirilmesi

1.1. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması

1.1.1.

Yeni donanım talepleri, arızalı ve riskli noktaların yenilenme ihtiyaçları, teknolojik gelişmelere bağlı olarak sistemlerin iyileştirilme ihtiyaçları, yedek parça ve sarf malzemesi ihtiyaçları, standart ofis ve işletim sistemleri yazılımların güncellenmesi talepleri, yazılım geliştirme talepleri, lisans alımı veya yenilenmesi ihtiyaçları derlenir

3 4 3 3 4 3,4

1.1.2.

Satın alınması gereken mal ve hizmetler gruplandırılarak listelenir. Bütçe imkanları doğrultusunda öncelikler dikkate alınarak satın alınması gereken mal ve hizmetler belirlenmesi ve Makamın görüşüne sunulması

4 5 4 3 5 4,2

1.2. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Gerçekleştirilmesi

1.2.1.

Gruplar halinde düzenlenen mal ve hizmetlerin teknik şartnameleri ve ayrıntılı lüzum müzakereleri hazırlanarak satın alınması için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna taleplerin iletilmesi.

4 4 4 2 2 3,2

1.2.2. İnsan Kaynakları Sorumluluğunun satın alım işlemlerini gerçekleştirilmesi 4 5 4 5 5 4,6

1.2.3.

Alınan mal ve hizmetlerin kurulum işlemleri tamamlanarak kullanıma hazır hale getirilir ve depo görevlisi tarafından zimmetle kullanıcılara dağıtımının yapılması

3 2 4 1 4 2,8



2. Web sayfasının Güncellenmesi

2.1. Web sitesinde yayınlanacak bilgilerin derlenmesi

2.1.1. Web sitesinde yayınlanmak üzere birimlerin faaliyetlerine ilişkin haber, duyuru, makale, rapor v.b. güncel bilgilerin birimlerden istenmesi

2 2 2 1 2 1,8

2.1.2.

Birimlerin web sitesinde yayınlanacak güncel bilgileri hazırlayarak bağlı Genel Müdür Yardımcısının da onayından geçerek yayınlanmak üzere Araştırma Projeleri Koordinasyonu Daire Başkanlığına göndermeleri

4 4 3 2 4 3,4

2.2. Güncel bilgilerin Web sayfasında yayınlanması

2.2.1. Yayınlanacak bilgilerin bilgi işlem birimi tarafından düzenlenip Araştırma Projeleri Koordinasyonu Daire Başkanının uygun görüşüne sunulması

4 4 3 1 4 3,2

2.1.3. Yayınlanması uygun görülen materyalin uygun yazılım diline dönüştürülerek web sitesine yüklenmesi 3 3 4 1 5 3,6

3. Yazılım Geliştirme Faaliyetleri

3.1. Yazılım ihtiyaçlarının belirlenmesi

3.1.1. Birimlerden yazılım talebinin gelmesi 3 4 3 2 4 3,2

3.1.2. Yazılım talebinin değerlendirilmesi için ön analizlerin yapılması 3 4 3 1 4 3,0

3.1.3. Bakanlık uygulama yazılımlarının birbiri ile uyumlu olması için SGB Yönetim Bilgi Sistemleri Dairesinden görüş ve onay alınması

2 3 2 1 4 2,4

3.1.4. Yazılımın bilgi işlem biriminde geliştirilebilme imkanı var mı, yoksa dışarıdan hizmet satın alma yoluyla mı yaptırılması

2 2 2 3 4 2,6



konusunda karar verilmesi

3.2. Yazılımın satın alınması veya geliştirilmesi

3.2.1.

Hazırlanacak yazılımla ilgili teknik şartname ve sözleşme metninin hazırlanarak ayrıntılı lüzum müzakeresi ile birlikte satın alım için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna ihtiyaç bildirilmesi

4 4 4 5 4 4,2

3.2.2. İnsan Kaynakları Sorumluluğunun ihale sürecini tamamlayıp yüklenici firma ile sözleşme imzalanması 4 5 4 4 5 4,4

3.3 Yazılımın kurulumu ve kullanıma açılması

3.3.1. Analiz çalışmalarının yapılması 4 4 3 2 4 3,4

3.3.2. Yazılımın kodlarının yazılması ve bir prototip geliştirilmesi 4 4 4 3 4 3,0

3.3.3. Geliştirilen prototip üzerinde beta testlerinin yapılması ve hataların giderilmesi 2 3 2 2 4 2,6

3.3.4. Yazılımın kurulması, kullanıcılara eğitim verilmesi ve kullanıma açılması 3 4 4 3 5 4,0

4. Bilgisayar Sistemleri Arızalarının Giderilmesi

4.1. Bilgisayar sistem arızaları giderilmesi ve kullanıcılara teknik destek verilmesi

4.1.1. Arızalı bilgisayar sistemleri ve teknik için telefon veya arıza bildirim formu yoluyla bilgi işlem birimine talep gelmesi 2 2 4 3 4 3

4.1.2. Arızanın yerinde veya bilgi işlem biriminde mi giderilebileceği arızanın çeşidine göre değerlendirilmesi 2 3 4 3 4 3,2

4.1.3. Arızaya müdahale edilir. 2 2 4 3 4 3

4.1.4. Yeni donanım gerekli ise satın alınması için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna ihtiyaç bildirilir. Yeni donanım gerekmiyor

3 4 4 4 4 3,8



veya elde mevcut ise arıza giderilir.

4.1.5. Kullanıcıya gerekli bilgi verilir ve işlem yapıldığına dair arıza bildirim formu imzalanır ve çağrı kapatılır. 2 2 2 1 4 2,2





Özel

06 İÇ KONTROL SÜRECİ

1. İç Kontrol Sisteminin Kurulması Süreci 1.1. Kurulma İşlemleri Süreci

1.1.1. Kontrol Ortamının oluşturulması için Kurumun Etik

Beyannamesinin hazırlanması, mevcut durum tespitinin yapılması ve iş analizlerinin yapılması

1.1.2.

Tüm temel süreçlerin ve bunlara ait alt ve detay süreçlerin belirlenmesi ve süreç hiyerarşisinin oluşturulması, Süreç tanımlarının hazırlanması, Uygulayıcılar ve vatandaşlar/müşterilerden sürecin etkililiği ve etkenliği ile ilgili verilerin toplanması, süreçlerin değerlendirilmesi ve Süreçlerin performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının belirlenmesi

1.1.3. İş akış şemalarının çizilmesi, kontrol/paraf/imza/onay noktalarının belirlenmesi

1.1.4. Organizasyonel ve yönetsel süreçlerde yapının analizi ve gerekiyorsa yeniden tasarımı

1.1.5. Genel ve Birim Organizasyon Şemalarının çizilmesi, İş

Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin hazırlanarak Organizasyon Kitabının oluşturulması

1.1.6. Eğitim/Deneyim Tablosunun, Görev Envanteri Tablosunun,

İç Hareketlilik Tablosunun, Hassas görevlerin ve hassas kadro unvanlarının belirlenmesi

1.1.7. Mevcut yetki devri sisteminin analiz edilmesi, sistemli bir model oluşturulması ve yazılı hale getirilmesi

1.1.8. İş analizlerinden ve Mevcut Durum analizlerinden gelen verilerin incelenerek İyileştirmeye Açık Alanların belirlenmesi

Sayfa 1 / 3 TAGEM.İKS.TBL.021 Revizyon No: 01

Revizyon Tarihi: 26.08.2012




Özel ve Varyans Listesinin oluşturulması

1.1.9.

Risklerin belirlenmesi, önem ve öncelik sıralamasının elde edilmesi, Risk kontrol matrislerinin hazırlanması, Organizasyonun karşılayabileceği (göğüsleyeceği) risk miktarının (kapasitesinin/iştahının) takdir edilmesi, Risklerin sınıflandırılması

1.1.10.

Risklere verilebilecek yanıtların katılımcı yöntemlerle belirlenmesi, Risk Profilinin hazırlanması, Risk Yönetim Planının hazırlanması, Risk Envanterinin (Kütüğünün) hazırlanması, Risklerin iç denetime uyumlu şekilde tanımlanması

1.1.11. Tüm işleyişlere dair doğrulama, koordinasyon, kaydedilme, uygulama, onaylama, raporlama, izleme, kontrol ve geçerli kılma yöntemlerinin belirlenmesi

1.1.12. Düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatma fonksiyonlarına dair süreçlerin yapılandırılması

1.1.13. Faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak amacıyla her kademede vekâlet sistemi kurulması

1.1.14. Birimde doğru, güncel ve kullanışlı veriye zamanında ulaşma standartlarının oluşturulması

1.1.15. Birim içi ve dışı iletişim sisteminin geliştirilmesi için mevcut iletişim süreçlerinin yeniden yapılandırılması

1.1.16. Birimdeki hatalı ve usulsüz işlemlere ilişkin, anlık ve periyodik zamanlarda raporlamalar yapılmasının sağlanması ve problemlerin tanımlanması

1.1.17. Birimin kayıt ve dosyalama sisteminin (elektronik ortamdakiler dahil), gelen ve giden evrak ile iç haberleşmeyi etkili bir şekilde karşılayıp karşılamadığının incelenmesi, kayıtların zamanında, standartlara uygun bir şekilde






Özel sınıflandırılması

1.1.18. Birimin sahip olduğu bilgi iletişim alt yapısı ve yazılımların analizi

2. İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi Süreci

2.1. İzleme İşlemleri Süreci

2.1.1.

İç Kontrol Sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yönetici ve çalışanları kapsayacak şekilde anket çalışmalarının yapılması, kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikâyetler değerlendirilmesi, faaliyet raporlarının stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunun izlenmesinin sağlanması

2.1.2. Uyum Eylem Planı Uygulamalarının İzlenmesi ve Üst Yönetime raporlanması

2.1.3. İç Kontrol Sisteminin kritik kontrol noktalarının belirlenmesi

2.1.4. İç Kontrol Sisteminin Kritik Kontrol Noktalarında performansının ölçülmesi

2.1.5. İç Denetim Sistemi İle İlgili raporlamaların sonuçlarının değerlendirilmesi, Eylem Planlarının hazırlanmasının sağlanması

2.1.6. İç Denetim Eylem Planının projelendirilmesi ve sonuçlarının izlenmesi






Özel

07 DESTEK HİZMETLERİ SÜRECİ

1. Personel İşlemleri Süreci

1.1. Göreve Başlama İşlemleri Süreci

1.1.1. Diğer kurum, kuruluşlar ve birimlerden veya açıktan Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğü’ne atanan personelin atama onaylarının İnsan Kaynakları Sorumluluğuna gelmesi

1.1.2. Tebellüğ ilmühaberi hazırlanması ve ilgili personele tebliğ edilmesi

1.1.3. Personelin göreve başlama yazısının yazılması ve Personel Genel Müdürlüğüne ve Bütçe Sorumluluğuna gönderilmesi

1.2. Görevden Ayrılma İşlemleri Süreci

1.2.1. Personelin diğer kurum, kuruluş veya birimlere atandığına dair personel atama onayının Personel Genel Müdürlüğünden İnsan Kaynakları Sorumluluğuna gelmesi

1.2.2. Tebellüğ ilmühaberi hazırlanması ve ilgili personele tebliğ edilmesi

1.2.3. Personelin Sorumluluklarla ilişkisinin kesildiğini gösteren zimmet formunun hazırlanması ve imzalanması

1.2.4. Görevden ayrılma yazısının yazılması ve Personel Genel Müdürlüğüne ve Bütçe Sorumluluğuna gönderilmesi






Özel

1.3. İzin İşlemleri Süreci

1.3.1. Yıllık veya mazeret izni kullanacak personelin Yıllık-Mazeret İzin Formunu doldurması

1.3.2. İznini yurt dışında geçirecek personelinin talebinin Bakanlık Makamına Onay için sunulması

1.3.3. Doldurulan izin formlarının personelin bağlı olduğu yöneticisi ve Daire Başkanı tarafından imzalanması

1.3.4. İzin formlarının aslının İlgili personelin dosyasına kaldırılması

1.3.5. Sıhhi izin kullanacak personelin almış olduğu raporun bir örneğinin Bütçe Sorumluluğuna teslim edilmesi

1.4. Emeklilik İşlemleri Süreci

1.4.1. Personelin iki nüsha emeklilik formu doldurması

1.4.2. Formun Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

1.4.3. Personel Genel Müdürlüğünden onaylanan emeklilik formunun ilgili personele tebliğ edilmesi

1.4.4. Personelin Sorumluluklarla ilişkisinin kesildiğini gösteren zimmet formunun hazırlanması ve imzalanması

1.4.5. Tebliğ edilen emeklilik formunun ve eklerinin üst yazı ile Personel Genel Müdürlüğüne ve Bütçe Sorumluluğuna gönderilmesi






Özel

1.5. Mal Bildirimi Süreci

1.5.1. Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğü personeli tarafından Mal Bildirim Formunun doldurulması ve İnsan Kaynakları Sorumluluğuna kapalı zarf ile gönderilmesi

1.5.2. Personelin mal durumunda oluşan değişikliği yeni beyanname ile İnsan Kaynakları Sorumluluğuna kapalı zarf ile teslim etmesi

1.5.3. Mal Bildirim Formlarının üst yazı ile Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

1.6. Sicil İşlemleri Süreci

1.6.1. Sicil Formlarının Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğünde çalışan tüm personel tarafından birinci derece Sicil Amirlerine gönderilmesi

1.6.2. Birinci derece Sicil Amirlerinin Personel Sicil Notlarını doldurması ve İnsan Kaynakları Sorumluluğuna elden göndermesi

1.6.3. İnsan Kaynakları Sorumluluğunun Birinci Sicil Amirlerinden gelen Sicil Formlarını ikinci derece Sicil Amirlerine elden teslim etmesi

1.6.4. İnsan Kaynakları Sorumluluğu tarafından teslim alınan tüm Sicil Formlarının yıl sonunda Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi için üst yazı yazılması






Özel

1.6.5.

Başka kurum, kuruluş ve birimlerde geçici görevli Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğü personelinin Sicil Notlarının doldurulması için ilgili kurum, kuruluş ve birime ilgili personel Sicil Formunun ve eklerinin gönderilmesi

1.7. Disiplin İşlemleri Süreci

1.7.1. İşlenen suça göre ilgili Sorumlu tarafından personelden savunma alınması

1.7.2. Alınan savunmanın 7 gün içinde incelenmesi

1.7.3. Savunma yeterli görülürse dosyalanması, yetersiz olarak değerlendirilirse disiplin cezasının (uyarma veya kınama) verilmesi

1.7.4. Verilen cezanın ilgili personele tebliğ edilmesi

1.7.5. İlgili personel itiraz etmez ise cezanın kesinleşmesi

1.7.6. İlgili personel itiraz eder ise ikinci disiplin amirine gönderilmesi

1.7.7. İkinci Disiplin Amiri tarafından disiplin cezası verilip verilmeyeceğine ve eğer verilecek ise cezanın niteliğine karar

1.7.8. Alınan sonucun birinci disiplin amirine ve ilgili personele tebliğ edilmesi

1.7.9. Kesinleşen sonucun ilgili belgelerle birlikte Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

1.8. Yurtdışı Görevlendirme İşlemleri Süreci






Özel

1.8.1. İlgili Personelin Genel Müdür tarafından onaylanan Davet Mektubunu İnsan Kaynakları Sorumluluğu’na teslim etmesi

1.8.2. Davet Mektubunun üst yazı eşliğinde onay alınması için Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Koordinasyon Dairesi Başkanlığına gönderilmesi

1.8.3. Makam tarafından onaylanan Yurt Dışı Görevlendirme Onayının ilgili personele tebliğ edilmesi

1.8.4. İlgili personelin gerçekleştirilen yurtdışı görevi ile ilgili hazırladığı raporu İnsan Kaynakları Sorumluluğu’na yurtdışından dönmesini müteakip 15 gün içerisinde teslim etmesi

1.8.5. İlgili raporun bir üst yazı ile Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Koordinasyon Dairesi Başkanlığına gönderilmesi

1.9. İl Dışı Görevlendirme İşlemleri Süreci

1.9.1. İlgili Personelin talebini İnsan Kaynakları Sorumluluğu’na ekleriyle beraber teslim etmesi

1.9.2. Başvurusu uygun bulunan taleplerin üst yazı eşliğinde onay alınması için Bakanlık Makamına gönderilmesi

1.9.3. Makam tarafından onaylanan İl Dışı Görevlendirme Onayının ilgili personele tebliğ edilmesi

2. Evrak İşlemleri Süreci

2.1. Gelen Evrak Süreci






Özel

2.1.1. Evrakın Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Genel Evraktan veya Genel Müdürlük içinden gelmesi

2.1.2. Evrakın Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürlüğü ile ilgili olup olmadığının ve nereden geldiğinin kontrol edilmesi

2.1.3. Harici gelen evrakın kaydının yapılması

2.1.4. Evrakın zimmet defterine kaydedilmesi ve ilgili Sorumluluklara teslim edilmesi

2.2. Giden Evrak Süreci

2.2.1. Evrakın ilgili Sorumluluktan gelmesi

2.2.2. Evrakın kayıt defterine kayıt edilmesi ve tarih sayı alınması

2.2.3. Evrakın Merkez Teşkilat Birimlerine ve Tarım Bakanlığı Genel Evrak Bölümüne görevli personel ile gönderilmesi, ilgili firma temsilcilerine elden veya posta yolu ile teslim edilmesi

3. Arşiv İşlemleri Süreci

3.1. Evrakın Arşive Kaldırılma Süreci

3.1.1. Sorumlulukların her yıl bir yılını dolduran belgelerden Birim Arşivine kaldırılacak olanları belirlemeleri






Özel

3.1.2. Belirlenen Arşivlik Malzemelerin listesinin oluşturması, dosya muhteviyatı formu ve klasör sırtlığı yapılarak Birim Arşivinde ilgili personele teslim edilmesi

3.1.3. Evrak ve Arşiv Memuru tarafından teslim alınan arşivlik malzemenin içindeki belgeler ve muhteviyat formu üzerinden kontrol edilmesi ve Arşiv Yönetmeliğine uygunluğunun incelenmesi

3.1.4. Arşivlik malzemenin, Birim Arşivinde Sorumluluklara göre önceden tasnif edilmiş raflara, oluşturulduğu yıl ve standart dosya planına göre dizilmesi

3.2. İmha ve Muhafaza Edilecek Evrakın Kurum Arşivine Devri Süreci

3.2.1.

Birim Arşivinde 5 yıl boyunca muhafaza edilen arşivlik malzemelerin bu süre sonunda ilgili birimlerin görüşü alınarak imhasına, muhafazasına ya da Kurum Arşivine devrine karar verilmesi ve ilgili tutanağın düzenlenmesi

3.2.2. Arşivlik Malzeme imha edilecekse Kurum Arşivine Devlet Arşivleri Listesi düzenlenerek teslim edilmesi

3.2.3. Arşivlik Malzeme muhafaza edilecekse Arşiv Yönetmeliğindeki sürelere uygun olarak muhafaza edilmeye devam edilmesi

3.2.4. Arşivlik Malzeme Kurum Arşivine gönderilecekse zimmet ile Kurum Arşivi görevlisine teslim edilmesi



Documents

SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ KİTABI...1.1.2. Öncelik belirlemede uygulanacak metodolojiye karar verilmesi 1.1.3. Mastır plan hazırlama grubu tarafından Araştırma Fırsat Alanlarının