Søknader om prosjekt- og utviklingsmidler

Arne GundersenNasjonalbiblioteket

Søknader om prosjekt- og utviklingsmidler• Tidsplan• Utlysningsteksten• Veiledende retningslinjer• Søknadsskjema• Tildelingsbrev• Rapportering• Tips til søknadsskriving og rapportering

Tidsplan 2012• Innsatsomr. 2013 defineres i samarb. med RU (april)• Utlysing av midler (juni)• Søknadsportal åpnes (20. aug.)• Søknadsfrist (1. okt.)• Statusrapport (flerårige prosjekt) (1. okt.)• Innstilling fra NB (primo/medio nov.)• Innstillingsmøte med RU (ultimo nov.)• Tildelingsbrev (des./jan.)• Retur av akseptskjema (jan./feb.)• Endelig rapportering (3 mnd. etter prosjektslutt)

Utlysingsteksten

http://www.nb.no/aktuelt/utlysing-av-prosjekt-og-utviklingsmidler-2013

Innsatsområder for 2013

http://www.nb.no/aktuelt/utlysing-av-prosjekt-og-utviklingsmidler-2013

Veiledende retningslinjer

http://www.nb.no/aktuelt/utlysing-av-prosjekt-og-utviklingsmidler-2013

Ideer?

• Tidligere tildelinger fra NBhttp://www.nb.no/nasjonal-bibliotekutvikling/soeknadsmidler/tidligere-tildelinger

• Tildelinger fra ABM-utvikling (2003-2010)http://www.abm-utvikling.no/soknadsmidler/tildelinger/2010

• Danmarkhttp://projekter.bibliotekogmedier.dk/

• Rom for dannelsehttp://www.nb.no/nbdigital/dannelseblogg/

Tildelinger til Hedmark 2011-2012

• Helseinfo via folkebibliotek (2012). Stange bibliotek. Kr. 318 000

• Skrivedugnad for nettet (2012). Hamar bibliotek. Kr. 150 000

814

1 19

0

4 25

0

50

922

1 65

0

702

240

300

0

2 18

2

3 07

0

0 0

1 32

2

790

455

1 46

8

642

4 00

6

660

48

890

485

0

1 30

0

0

170

630 91

0

350 57

4

524

12

770

100 35

0 450

0

1 17

0

894

1 48

7

3 07

2

468 60

0

600

1 65

4

1 01

5

100

90

1 16

0

3 48

0

618

0

1 90

5

861

41

2 99

0

250 46

1

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

3 000

3 500

4 000

4 500

Søknadsbeløp i 1000

Oktober 2010

Juni 2011

Oktober 2011

450

250 41

5

0

640

950

520

0

300

0

645

1 40

0

0 0

330

600

50

800

0

765

0 0

725

0 0

1 30

0

0 0

240

300

350 46

4

124

0

635

100

0

450

0

170

461 61

0

1 87

5

468

500

200

847

200

100

90

760

2 59

3

448

0

940

600

0

2 54

0

150 30

0

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

3 000

Tildeling i 1000

Oktober 2010

Juni 2011

Oktober 2011

Søknadsskjema

http://skjema.digiforms.no/nasjonalbiblioteket/demo/utviklingsmidler

Tildelingsbrev

Rapportering – ettårige prosjekter

• 1. oktober: Melding til NB om forventet sluttdato• 1. oktober: Melding til NB dersom ikke midlene brukes

som planlagt• Senest tre måneder etter sluttdato: Endelig

sluttrapport og regnskap til NB

Rapportering – flerårige prosjekter

• 1. oktober første år: Statusrapport til NB:o Rapportere framdrift sammenlignet med oppr. aktivitetsplano Oppdatert budsjetto Forventet sluttdato

• 1. oktober avsluttende prosjektår: o Melding om forventet sluttdatoo Melding til NB dersom ikke midlene brukes om planlagt

• Senest tre måneder etter sluttdato: Endelig sluttrapport og regnskap til NB

Eksempler – nye tilbud/tjenester• Lær data i biblioteket (?). Oppland fylkesbibliotek• Eplebiblioteket (2009). Tromsø bibliotek og byarkiv• Nasjonal portal for utlån av e-bøker (2009). Buskerud

fylkesbibliotek• Nøkkel til biblioteket (2010). Dyrøy bibliotek• E-diktet (2010). Østfold fylkesbibliotek• Den digitale borger (2011). Larvik bibliotek• Bokanbefalinger til brukerne (2011). Deichmanske bibliotek• Spill for eldre (2011). Drammen bibliotek

Eksempler – tidsavgrensede tiltak• En smak av web (2009). Østfold fylkesbibliotek• Biblioskopet – nye bilder av biblioteket (2009). Aust-

Agder bibliotek og kulturformidling• Prosjekt X (2010). Vestfold fylkesbibliotek, Larvik

bibliotek• Fra papir til digitalt pensum (2011). Universitets- og

høgskolerådet• Oppland og partnerskapavtaler (2011). Oppland

fylkesbibliotek• Fortell meg! (2011). Vestfold fylkesbibliotek, Tønsberg

bibliotek

Eksempler tildeling prosjektmidler 2012• Litteraturhus Nord-Tøndelag. Nord-Trøndelag fylkesbibliotek. Kr.

400 000• Framtidas kunnskapsarena. Nord-Troms regionråd. Kr. 600 000• Merkevare Vestfoldbibliotekene. Vestfold fylkesbibliotek. Kr. 322

000• Verdien av høytlesing. Tromsø bibliotek og byarkiv. Kr. 90 000• Helseinfo via folkebibliotek. Stange bibliotek. Kr. 318 000• Bibliotekene som globale døråpnere. Oppland fylkesbibliotek. Kr.

300 000• Bergens musikkhistorie. Bergen offentlige bibliotek. Kr. 375 000

1. Vurder kritisk om dere skal søke om støtte • Å søke om støtte til et prosjekt er mye arbeid• Er dette virkelig et prosjekt, eller inngår det i normalt

bibliotekarbeid?• Er ideen prøvd ut før?• Tlfredsstiller dere kriteriene i utlysningen?

2. Bruk retningslinjene aktivt

• Retningslinjene er din venn!• Uten retningslinjer ville det være veldig vanskelig å

skrive søknader. Bruk retningslinjene aktivt i skriveprosessen, og husk at det er deres oppgave å argumentere for hvorfor prosjektet deres faller inn under støtteordningens retningslinjer.

• Hvis retningslinjene er uklare, ta kontakt i god tid før søknadsfristen.

3. Vær bevisst på hvem som er mottaker av søknaden • Hva ville du selv sett etter hvis du hadde vært

mottaker?• Få noen som ikke kjenner prosjektet til å lese gjennom

søknaden før dere sender den.

4. Tenk at dere skal selge dere selv

• For å skrive en god prosjektsøknad må dere både selge en prosjektidé, selge organisasjonen og selge organisasjonens evne til å gjennomføre prosjektet.

• Det er som regel begrenset med penger til fordeling, og det er deres oppgave å gi støttegiver gode argument for at akkurat dere skal få det dere søker om.

5. Jobb grundig med målformuleringer

• Målstyring er viktig av flere grunner. Det sikrer at prosjektet er i samsvar med organisasjonens overordnede mål og det sikrer at man har en felles forståelse for prosjektet.

• Målstyring er også avgjørende for å kunne måle resultatene av prosjektet i ettertid.

• Det er viktig at alle parter som deltar i prosjektet blir enig om målene sammen.

6. Spør

• Bruk tiden i forkant av søknadsfristen til å få avklart uklarheter.

• Det er bedre å spørre en gang for mye enn en gang for lite.

• Si ”ja takk” til alle tilbud om veiledning og kurs, man blir aldri utlært

7. Forklar – men ikke for ordrikt

• Forklar hva som skal skje, hvem som skal delta, hvilke metoder dere skal benytte og hvorfor dere skal gjøre det.

8. Pass på sammenhengen mellom budsjett og søknad• Budsjettet er et viktig vurderingsgrunnlag for

støttegiver. Det er derfor viktig at budsjettet er oversiktlig.

• Pass på at det skal være sammenheng mellom hva dere skriver i søknaden og linjene i budsjettet.

9. Bruk tidligere erfaringer

• Undersøk erfaringer fra lignende prosjekter.• Forklar hvordan dere vil bruke disse erfaringene i deres

prosjekt

10. Husk tidsfrist

• Lage en plan for søknadsprosessen.• Ikke vent til siste øyeblikk med å skrive.

Tips til rapportering I1. Sjekk hvilke krav som stilles til rapportens innhold i

retningslinjer og tildelingsbrevo Husk evt. føringer i tildelingsbrevet

2. Sjekk om det finnes krav til form på rapporten3. Tenk rapport underveis

o Lag korte delrapporter ved hver milepælo Vil kunne være til hjelp for den som skal utarbeide

sluttrapporten og sikre kontinuitet i prosjektet

4. Regnskapo Før regnskap for prosjektet underveis slik at man får god

økonomistyringo Sjekk krav i tildelingsbrevet

Tips til rapportering II5. Prosjektgjennomføring

o Rapporter i hht. aktivitetsplano Forklar avviko Beskriv både negative og positive erfaringer

6. Måloppnåelseo Hvordan er måloppnåelsen i forhold til formålet med

prosjektmidlene?o Hvordan er måloppnåelsen i forhold til organisasjonens egne

målsetninger?o Vær ærlig i rapporten

7. Eksempler til etterfølgelseo Konkrete erfaringer som andre kan dra nytte av

Tips til rapportering III

8. Videreføringo Hvordan organisasjonen har tenkt å videreføre prosjektet eller

resultatene av prosjektet i daglig drift

9. Tidsfristo Lage en aktivitetskalender slik at man hele tiden har oversikt

over hvilke frister som gjelder

10.Kopio Husk alltid å ta kopi av rapporten og alle vedlegg før du

sender den

Sekretariat for bibliotekutvikling,Nasjonalbiblioteket

e-post sbu@nb.notlf. 810 013 00