Embed Size (px)
Citation preview
Solución de No
conformidades
Documento de Construcción
Copyright © 2014 | Bizagi
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 1
Tabla de Contenido
Diagrama Del Proceso ....................................................................................................................... 2
Sub Proceso Acción Correctiva .................................................................................................. 3
Ejecutar Plan De Acción ................................................................................................................ 4
Proceso Acción Preventiva ............................................................................................................... 5
Modelo De Datos ................................................................................................................................. 6
Tablas Paramétricas ........................................................................................................................ 7
Parametrización de la entidad Procesos ........................................................................... 8
Definir Formas ...................................................................................................................................... 11
Forma Identificar Causas De Nc Y Plan De Acción ........................................................... 11
Forma Analizar Rechazo De Nc ................................................................................................12
Reglas De Negocio ............................................................................................................................ 14
Definir Expresiones ....................................................................................................................... 14
Ejecutantes .............................................................................................................................................15
Configuración De Correos Electrónicos .....................................................................................16
Indicadores ............................................................................................................................................ 17
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 2
Diagrama Del Proceso
Un punto clave dentro de un Sistema de Gestión de Calidad es la solución de una
no conformidad. La no conformidad es el incumplimiento de una especificación.
No corregir una no conformidad o la continua presencia de ellas trae costos
asociados a re-procesos, reposiciones, perdidas de clientes y hasta la pérdida de la
certificación de calidad, por nombrar solo algunos de ellos.
Pensando en el desarrollo y la eficiencia de las compañías Bizagi ofrece un nuevo
proceso que ayuda a gestionar sus No conformidades de forma rápida y eficiente.
El proceso comienza cuando un auditor reporta una No Conformidad, es necesario
asignar la No Conformidad a un proceso específico. El dueño del proceso puede
aceptar o rechazar la No conformidad. Si esta es aceptada, se debe crear un plan
de acción para corregir la no conformidad, el plan puede incluir tareas para corregir
el problema puntual en corto tiempo, y/o abrir una acción correctiva para eliminar
las causas raíz de la no conformidad. Es posible escoger entre tres acciones
inmediatas, Rechazar, Corregir o Concesión de productos.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 3
Si la No Conformidad no es aceptada, un analista de SGC debe analizar el caso, es
posible cerrar la No Conformidad o re direccionar está a otra área.
Luego de realizar las actividades propuestas en el plan de acción, ya sean
inmediatas o en una acción correctiva, es necesario que el auditor revise el
resultado. Es necesario revisar que la no conformidad haya sido corregida, en otras
palabras, que el requisito contra el cual se generó la no conformidad, se cumpla.
Por último la no conformidad es cerrada.
Sub Proceso Acción Correctiva
Una Acción Correctiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad
que ha sido detectada.
El primer paso es identificar y analizar las causas de la No Conformidad. Existen
varios métodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo diagramas de causa y
efecto, análisis del modo y efecto de falla, etc. Es importante que el área de SGC
establezca una metodología para la identificación de las causas vitales de las No
Conformidades.
Adicionalmente el dueño del proceso debe crear un plan de acción para eliminar
las causas, dentro del plan se incluyen las actividades con la fecha límite de
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 4
ejecución y el responsable. Las tareas pueden ser asignadas a diferentes personas
que pertenezcan al área a la cual fue asignada la No Conformidad.
Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso múltiple Ejecutar
Actividad. Luego de ejecutar el plan de acción, el auditor debe revisar si la no
conformidad fue corregida.
Ejecutar Plan De Acción
Es posible incluir dentro del plan de acción varias actividades con diferentes
responsables, por esto el desarrollo del plan de acción es un sub proceso múltiple
que abre un caso por cada actividad. El sub proceso incluye dos tareas.
La tarea Ejecutar actividad es realizada por la persona asignada por el dueño del
proceso, esta persona debe implementar lo solicitado. Cada actividad necesita la
validación del dueño del proceso.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 5
Proceso Acción Preventiva
Una Acción Preventiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad
potencial.
El primer paso es identificar y analizar las causas de la posible No Conformidad.
Existen varios métodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo diagramas de
causa y efecto, análisis del modo y efecto de falla, etc. Es importante que el área de
SGC establezca una metodología para la identificación de las causas vitales de las
No Conformidades.
Adicionalmente el dueño del proceso debe crear un plan de acción para eliminar
las causas, dentro del plan se incluyen las actividades con la fecha límite de
ejecución y el responsable. Las tareas pueden ser asignadas a diferentes personas
que pertenezcan al área a la cual fue asignada la No Conformidad.
Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso múltiple Ejecutar
Actividad. Luego de ejecutar el plan de acción, el auditor debe revisar si la no
conformidad fue corregida.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 6
Modelo De Datos
La entidad principal del modelo es No Conformidad, en ella se encuentra
información de la No Conformidad como Descripción, Proceso Responsable, Fecha
del reporte, Fecha de cierre, Acción inmediata. La entidad está relacionada con las
entidades maestras Acción Correctiva, Plan de Acción y Causas Vitales, la relación
con Causas Vitales y con Plan de Acción es una a muchos, con la otra entidad es
uno a uno. Una No Conformidad puede tener varias causas, y necesitar de varias
actividades para la solución de ellas.
Los atributos principales del Plan de Acción son: Actividad, Resultado de la
actividad, Fecha Limite, Responsable. La entidad Causas Vitales solo tiene un
atributo, Descripción.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 7
Tablas Paramétricas
El modelo incluye tres tablas paramétricas. La primera, Acción Inmediata, contiene
las acciones que pueden ser ejecutadas en un periodo de tiempo corto (Corregir,
Rechazar o Realizar una Concesión).
La tabla Procesos incluye todos los procesos de su compañía, cada registro incluye
el área al cual pertenece y el dueño de este. Es muy importante para el
Administrador de Bizagi establecer la parametrización de la entidad, ya que la
información contenida en ella es necesaria para el correcto desarrollo del proceso,
la asignación de la No Conformidad incluye varios campos que obtienen
información de la tabla Procesos, si no se realiza la parametrización de ella, es
imposible seguir con la siguiente tarea.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 8
Parametrización de la entidad Procesos
Para realizar la parametrización:
Cree todos los usuarios en la aplicación con el Rol de administrador.
Para incluir un nuevo usuario haga clic en el botón Nuevo Usuario.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 9
En necesario incluir toda la información de los dueños de los procesos,
especialmente el área a la cual pertenece.
Luego de crear todos los usuarios dueños de procesos, ingrese al menú Admin en
la opción entidades.
Clic en la entidad Procesos.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 10
Incluya toda la información sobre el proceso, Nombre, Área, y Dueño del proceso.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 11
Definir Formas
La plantilla de No Conformidades incluye varias formas que ayudan al manejar de
la información del proceso.
Forma Identificar Causas De Nc Y Plan De Acción
La forma incluye cuatro grupos. El primero tiene la información de la No
Conformidad como Descripción, Tipo, Auditor, etc. Todos los campos son no
editables.
El segundo grupo incluye las causas vitales de la No Conformidad, el dueño del
proceso especifica cuáles son las causas de la No Conformidad. Una validación de
la grilla controla que al menos una causa ha sido ingresada.
El grupo Plan de Acción Inmediata presenta la información de las actividades que
se deben realizar de forma inmediata, por ejemplo si se necesita realizar una
corrección en corto tiempo.
El último grupo tiene la información de la Acción Correctiva.
Todos los grupos incluyen reglas de visibilidad, debido a que toda la información
no se necesaria en todos los casos.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 12
Forma Analizar Rechazo De Nc
La forma incluye la descripción de la No Conformidad, además posibilita a el analista
de SGC (persona que ejecuta la actividad) elegir entre cerrar la No Conformidad o
asignarla a otra área.
La forma incluye una regla de Comportamiento en el campo “Proceso”. El campo
se pone en rojo si la opción re direccionar está en “Si”.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 13
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 14
Reglas De Negocio
Definir Expresiones
EL proceso usa compuertas inclusivas y exclusivas para indicar en flujo del proceso.
La compuerta inclusive valida cuales son las actividades que se deben ejecutar de
acuerdo a los datos del proceso. Es posible abrir uno de los dos caminos, o los dos,
dependiendo si se necesita una acción inmediata y/o una acción correctiva.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 15
Ejecutantes
Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del
asistente, de clic en definir participantes.
La tarea Reportar No conformidad es realizada por una persona que tenga
el rol de Auditor. Las tareas Verificar Resultado de Acción Inmediata, Acción
Preventiva y Correctiva, son ejecutadas por el Auditor que creo el caso.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 16
La tarea Ejecutar Actividad es realizada por la persona que fue asignada por
el dueño del proceso cuando se realizó el plan de acción.
Configuración de Correos Electrónicos
La plantilla Solución de No Conformidades incluye varios correos para informar el
avance de la solución.
Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es
necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El
envío de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuración
personalizada.
Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y
seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de
notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que
se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación.
Para más información referirse a los siguientes artículos:
Configuración de ambiente:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm
Servidor SMTP:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?configuracion_smtp.htm
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 17
Indicadores
Bizagi ofrece diferentes herramientas que ayudan a la construcción y el análisis de
reportes del proceso.
El cronómetro ayuda a calcular el número de casos que han pasado a través
de una ruta escogida y el tiempo que han tardado en completarse.
Únicamente los casos que completaron el camino seleccionado son tenidos
en cuenta para los reportes.
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solución de No conformidades | 18
Con el uso de los cronómetros es posible crear estadísticas acerca del tiempo de
ciclo del proceso, niveles de servicio, etc.
For more information go to:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?sensores.htm
