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Solution Envoi de commandes via Web Enseigne
Notice
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Version Date Rédacteur / Modificateur
Nature des modifications
1.0 01/07/2014 G.MONTOYA Création
1.1 30/09/2014 I.HAMILA Correction + Ajout de Screenshot
1.2 03/10/2014 I.HAMILA Table code prestation livraison + Correction
2.0 04/03/2015 J. FRISON Ajout nouveautés V2
2.1 10/04/2015 N. REGNIER Mise à jour des contraintes adresse mail
2.2 15/02/2016 S.LEGRAND Ajout de la prestation ECO
2.3 28/03/2017 S.LOVATO Corrections
2.31 25/04/2018 S.LOVATO Ajout LQ dans famille article
3.0 30/04/2018 R.BENARAB Nouvelle structure de fichier
3.1 17/01/2020 N.REVEILLE Mise à jour du fichier
SOMMAIRE 1. Contexte et objet du document .......................................................................................... 3
2. Présentation générale de fonctionnement ........................................................................ 3
3. Descriptif du fichier de commandes ................................................................................... 4
3.1. Nouvelle Structure du fichier de commandes ................................................................ 4
3.2. Spécificité par type d’activité .......................................................................................... 5
3.2.1. Livraison DOMICILE ...................................................................................................... 5
3.2.2. Livraison RELAIS ........................................................................................................... 5
3.2.3. Livraison Drive ............................................................................................................. 6
3.2.4. Livraison en Belgique ................................................................................................... 6
3.3. Zoom sur les codes prestation de livraison (EXP_PRS) ................................................... 6
3.3.1. Livraison en Relais Colis ............................................................................................... 6
3.3.2. Livraison à domicile ..................................................................................................... 7
3.4. Famille de produit (TYPE_ART) ........................................................................................ 9
4. Sites de départ .................................................................................................................. 10
4.1. Gestion des sites de départ ........................................................................................... 10
4.2. Connexion par un fournisseur ....................................................................................... 10
5. Intégration du fichier de commande ................................................................................ 11
6. Suivi traitements fichiers .................................................................................................. 14
7. Edition des étiquettes ....................................................................................................... 15
7.1. Edition des étiquettes d’un jour donné ........................................................................ 15
7.2. Edition des étiquettes sélectionnées manuellement (format A4 – 4 étiquettes par page uniquement) .................................................................................................................... 17
8. Edition de la lettre de voiture ........................................................................................... 18
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1. Contexte et objet du document Ce document a pour but de décrire la fonctionnalité d’upload d’un fichier de commandes via le Web Enseigne. Cette fonctionnalité permettra de nous adresser des commandes et d’étiqueter les expéditions sans effectuer de développement chez l’enseigne tout en respectant les standards de Relais Colis. Elle est particulièrement intéressante dans les cas suivants : - Volumétrie moyenne - Annonce et étiquetage des colis confiés à différents sites de départs
2. Présentation générale de fonctionnement L’enseigne aura la possibilité d’utiliser le menu « Upload fichier commandes » afin de sélectionner un fichier plat (format csv) contenant les commandes à remettre à Relais Colis. Son format et les données qu’il contiendra sont décrites dans le chapitre 3. Descriptif du fichier de commandes Attention : le fichier ne devra pas contenir plus de 500 lignes.
Le fichier devra être un fichier plat avec séparateur. - Extension : *.csv - Séparateur : |
Pour une description détaillée d’une méthode de génération depuis un fichier xls, se référer au document « Convertir fichier upload csv vers Excel » . Un contrôle de chaque ligne sera effectué pour permettre à l’enseigne de corriger le fichier avant de valider son intégration. Seules les lignes sans erreur seront annoncées. Après validation, l’utilisateur aura un compte-rendu de l’intégration et pourra imprimer les étiquettes pour tous ses colis ou pour un entrepôt particulier. L’enseigne disposera pour cela d’un module d’administration et de paramétrage des sites de départ des colis. Un module de suivi des traitements permettra de consulter l’historique des envois de fichiers de commandes sur une période précise. Enfin, il sera possible à tout moment de consulter les colis annoncés par l’enseigne et d’effectuer une sélection pour imprimer les étiquettes des colis ou sortir un document de type « lettre de voiture ».
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3. Descriptif du fichier de commandes Attention : le fichier ne devra pas contenir plus de 500 lignes.
Le fichier devra être un fichier plat avec séparateur. - Extension : *.csv - Séparateur : |
Pour une description détaillée d’une méthode de génération depuis un fichier xls, se référer au document « Convertir fichier upload csv vers Excel »
3.1. Nouvelle Structure du fichier de commandes
La première ligne du fichier devra contenir les noms des champs de la structure du fichier (pour contrôle de la structure avant intégration). Les données devront être en majuscules non accentuées.
Champ Description Long min
Long max Type
Champ Obligatoire
NUM_COMMANDE N° de commande chez l'enseigne 1 10 Texte oui
ENSEIGNE Code enseigne chez Relais Colis 2 2 Texte oui
NB_PAQUETS Nombre total de paquets 1 2 Numérique oui
RNG_PAQUET Rang du paquet 1 2 Numérique oui
PAQUET_PDS Poids du paquet en gramme 1 7 Numérique oui
EXP_PDS Poids de l'expédition en gramme 1 7 Numérique oui
NUM_CLIENT N° de client chez l'enseigne 1 65 Texte oui
NOM_CLIENT Nom + espace + prénom du client 1 40 Texte oui
ADR1 N° voie + type voie + nom voie 1 40 Texte oui
ADR2 Complément d’adresse (bâtiment, escalier, étage) 1 40 Texte
ADR3 Complément d’adresse (lieu-dit) 1 40 Texte
CODE_POSTAL Code postal du client 1 5 Numérique oui
CODE_INSEE Code Insee de la ville Numérique
VILLE Ville du client 1 32 Texte oui
TEL_FIXE N° de téléphone fixe du client 10 14 Numérique oui si domicile
TEL_POR N° de téléphone portable du client 10 14 Numérique
Adresse email du client du client, maximum 32 caractères avant le @ et 32 après le @ 5 65 Texte oui
ACTIVITE DOM ou REL ou DOM 3 3 Texte oui
CODSEC Code secteur de livraison 5 5 Texte Oui si livraison en relais
EXP_PRS Prestations à effectuer lors de la livraison 12 12 Texte Voir chapitre 3.3
CODFRN Code du DFO 1 7 Texte Oui si DFO (Multi fournisseur)
TYPE_ART Famille d'article parmi la liste fournie 2 2 Numérique voir chapitre 3.4
INSLIV Instructions de livraison 2 32 Texte
TYPE_ORD Type d’ordre 1 2 Numérique Oui
TSO_COD Type sous ordre 1 2 Numérique
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Le fichier contiendra 1 ligne par paquet (plus petite unité physique). Dans le cas d’une expédition multi paquets, il y aura autant de ligne que le nombre de paquets annoncés.
3.2. Spécificité par type d’activité
3.2.1. Livraison DOMICILE
Le champ activité devra être renseigné par la mention « DOM ». Les informations suivantes devront également être renseignées : TEL_FIXE : Un numéro de téléphone afin de prendre contact avec le client pour un rendez-vous. EXP_PRS : Les prestations à effectuer lors de la livraison. La codification de la séquence à inscrire pour annoncer la ou les prestations est détaillée au chapitre 3.3 Zoom sur les codes prestation de livraison. CODFRN : Un code fournisseur pour définir le site de départ du colis si nécessaire. Ce code permettra également l’édition d’étiquette par fournisseur. Si ce code site n’existe pas, la commande sera annoncée à Relais Colis mais ne sera pas rattachée à un entrepôt. CODE_POSTAL + CODE_INSEE + VILLE : Un code postal et un code Insee ou un code postal et une ville, qui permettront à Relais Colis de déterminer le code secteur de livraison dans sa cartographie. Le code secteur annoncé par l’enseigne sera écrasé par la donnée calculée. Livraison et reprise Synchro : La livraison domicile avec reprise synchronisée est possible seulement avec la nouvelle structure de fichier (mettre le champ TSO_COD = 2). Le nouveau champ REF_LIEE doit contenir les 10 derniers caractères du numéro de commande (NUM_COMMANDE) de la commande à lier.
3.2.2. Livraison RELAIS
Le champ activité devra être renseigné par la mention « REL ». Les informations suivantes devront également être renseignées :
REF_LIEE 10 derniers chars du numéro de commande liée Référence retour 10 10 Texte
Oui si synchro DOM ou SWAP REL
TOP_OPESPECIF Type de livraison 2 2 Texte Oui si Colis Max
FAM_REP type de marchandise reprise Texte (02) pour reprise ancienne literie
EXP_VOL Volume de l'expédition en cm3 0 7 Numérique
PAQ_HAU Hauteur du paquet en cm 0 3 Numérique
PAQ_LAR Largeur du paquet en cm 0 3 Numérique
PAQ_LON Longueur du paquet en cm 0 3 Numérique
PAYS Type d’ordre 1 2 Texte Oui
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CODSEC : Le code du relais choisi par le client. TEL_FIXE – TEL_POR – EMAIL : Une information de contact (tel fixe, portable ou email). Ces informations ne sont pas obligatoires mais conseillées. Elles permettent à Relais Colis de contacter le client si besoin mais surtout de faire de la prévenance automatique par mail, SMS ou appel vocal. CODFRN : Un code fournisseur pour définir le site de départ du colis. Ce code permettra également l’édition d’étiquette par fournisseur. Si ce code site n’existe pas, la commande sera annoncée à Relais Colis mais ne sera pas rattachée à un entrepôt. Rel max : La livraison des colis max est possible seulement avec la nouvelle structure de fichier (mettre le champ TOP_OPESPECIF à la valeur ‘08’), et choisir un code secteur d’un relais max. SWAP : Les SWAP sont possible seulement avec la nouvelle structure de fichier. Mettre le champ TSO_COD = 2 quand c’est un SWAP synchronisé et TSO_COD = 5 quand c’est SWAP désynchronisé, et mettre le numéro de retour dans le champ REF_LIEE
3.2.3. Livraison Drive
Le champ activité devra être renseigné par la mention « DRV ». Le champ CODSEC doit contenir le code secteur du drive de livraison.
3.2.4. Livraison en Belgique
Le champ activité devra être renseigné par la mention « REL ». Les informations suivantes devront également être renseignées : Relais: - On vérifier que le relais est un relais belge pour l’agence 'BE'. - On n’autorise pas les livraisons de colis max en relais belge. Domicile : Si le pays est « BE » on s’assure que la longueur du champ « Code postal » est à 4 sinon 5 si le pays est FR. Drive : Pas de livraison drive en Belgique pour le moment.
3.3. Zoom sur les codes prestation de livraison (EXP_PRS)
3.3.1. Livraison en Relais Colis
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A ce jour, nous ne gérons pas de prestation Relais via l’upload de fichier de commande. Le champ EXP_PRS devra donc rester vide.
3.3.2. Livraison à domicile
Plusieurs prestations sont proposées pour la livraison à domicile, la mise en place de ces prestations est à valider avec votre commercial. Ces prestations peuvent se cumuler.
Code prestation Libellé de la prestation
1 Prise de Rendez-vous
2 Enlèvement de l'ancien matériel
3 Livraison à l'étage
4 Livraison à deux
5 M.E.S. gros électro-ménager
6 Montage petit meuble
7 Hors Norme
8 Déballage produit
9 Evacuation Emballage
11 Livraison dans la pièce souhaitée
18 Livraison « ECO »
Pour rappel, toute livraison à domicile nécessite au minimum la prise d’un rendez-vous. L’encodage de ces prestations se fait au moyen d’une conversion en hexadécimal, conversion qui se déroule 5 étapes : o Si la prestation est présente dans la livraison, attribuer l’indicateur 1 à cette prestation,
sinon, attribuer l’indicateur 0 o Convertir le code initial de la prestation selon le tableau ci-dessous :
Prestation 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Code de conversion
8 4 2 1 8 4 2 1 8 4 2 1 8 4 2 1 8 4 2 1
o Lorsque l’indicateur de la prestation est à 1, additionner les codes de conversion par bloc
de 4 prestations consécutives (chacun des blocs est mis en exergue à l’aide d’une couleur spécifique dans le tableau ci-dessus)
o Si la somme est comprise entre 0 et 9, conserver le résultat. Si la somme est supérieure à
9, transformer le résultat ainsi : ▪ 10 = A ▪ 11 = B ▪ 12 = C ▪ 13 = D ▪ 14 = E ▪ 15 = F
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o Concaténer chacun de ces résultats afin d’obtenir une valeur composée de chiffres ou de chiffres et lettres : cette valeur est le code de la prestation globale à nous transmettre. Il conviendra d’ajouter à gauche de la valeur obtenue une séquence de zéros pour obtenir le résultat sur 12 caractères.
Exemple :
Prestation 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Actif 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 1
Valeur de conversion
8 4 2 1 8 4 2 1 8 4 2 1 8 4 2 1 8 4 2 1
Somme des valeurs
4 0 0 8 5
Conversion finale
4 0 0 8 5
Résultat final 000000040085
Cet exemple correspond à une livraison avec prise de rendez-vous, effectuée à l’étage et incluant le déballage et l’assemblage du produit. Pour mémoire, la table de conversion ci-après vous permet d’écrire en hexadécimal un nombre binaire compris entre 0 et 1111 :
0 0 0 0 > 0
0 0 0 1 > 1
0 0 1 0 > 2
0 0 1 1 > 3
0 1 0 0 > 4
0 1 0 1 > 5
0 1 1 0 > 6
0 1 1 1 > 7
1 0 0 0 > 8
1 0 0 1 > 9
1 0 1 0 > A
1 0 1 1 > B
1 1 0 0 > C
1 1 0 1 > D
1 1 1 0 > E
1 1 1 1 > F
Exemples de cas classiques :
• Livraison en relais : champ à zéro
• Livraison Home + (Confort) exécutée par un seul livreur (« LV1 »): la valeur est 1 car la prise de rendez-vous est nécessairement prévue dans les prestations
• Livraison Home+ (Confort) exécutée par 2 livreurs : la valeur est 9
• Livraison Home (Eco) : la valeur est 20001 (car il y a toujours la prise de rendez-vous)
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• Livraison Home + (Confort) exécutée par un seul livreur, relative à un produit électrique ou électronique ouvrant droit à l’enlèvement de l’ancien appareil à hauteur de une unité pour un article du même type : la valeur est 201 (ne pas omettre la prise de rendez-vous !)
3.4. Famille de produit (TYPE_ART)
Code Descriptif
1 Literie
2 Canapé
3 Autre Salon
4 Technique
5 Meuble
6 GEM
7 Jardin
8 Divers Autres
20 LQ*
30 TV
51 Frigo
52 Piano Cuisson
53 Poêle à bois
54 Store
* LQ correspond à de la matière dangereuse en quantité limité.
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4. Sites de départ Le Web Enseigne propose de gérer différents sites de départ pour qu’une enseigne puisse identifier ses entrepôts. Cette gestion de sites permettra l’utilisation de filtre (par exemple pour la réimpression d’étiquette) mais permettra également à chaque entrepôt d’être indépendant sur le Web Enseigne sans utiliser le compte principal de l’enseigne.
4.1. Gestion des sites de départ
Une fois connecté sur le site, sous le menu « Ordre », vous trouverez un menu déroulant pour accéder à la page de gestion des sites de départ.
La page affichera tous les fournisseurs déjà existant mais proposera également de les modifier en d’en ajouter.
Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur le , renseignez les champs « Code », « Nom » et « Mot de passe » puis validez votre saisie . Le code peut être alphanumérique.
Par défaut le statut est positionné sur activé mais reste modifiable dès la phase de création (par exemple dans le cas d’une création par anticipation et que vous ne souhaitez pas le voir apparaître dans la liste des fournisseurs au moment de l’édition).
Une fois créés, vous pourrez toujours les modifier en cliquant sur .
4.2. Connexion par un fournisseur
Chaque entrepôt peut se connecter au Web Enseigne pour envoyer ses fichiers de commandes et éditer ses étiquettes sans voir les autres fournisseurs de l’enseigne.
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Le login correspond au code enseigne suivi du code fournisseur (sur 7 caractères) séparé par un tiret.
5. Intégration du fichier de commande
1. Allez sous Ordre => Upload fichier commandes
2. Cliquez sur parcourir 3.
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4. Sélectionner le fichier csv à charger puis cliquez sur « Analyser le fichier » pour déclencher les vérifications par le système.
5. Un bilan des contrôles sera présenté afin de pouvoir identifier les lignes posant problème (qui seront visibles en rouge) et qui ne pourraient être intégrées si l’enseigne valide l’upload en l’état. Elle pourra donc corriger son fichier et relancer l’analyse tant que les commandes ne seront pas encore intégrées chez Relais Colis (c’est-à-dire tant que le bouton « Uploader » n’aura pas été appuyé).
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Remarque : Une référence expédition devant être unique à l’enseigne sur une période d’un an, une plage de numérotation sera réservée à la création des expéditions. Le numéro de commande fourni par l’enseigne doit donc être UNIQUE pour chaque colis. Cette plage permettra d’assurer qu’aucune expédition créée par le module d’Upload ne soit en conflit avec une autre expédition annoncée via un fichier d’annonce (si l’enseigne utilise également ce mode d’annonce de colis). Dès lors qu’il y a au moins une commande à envoyer, le bouton « Uploader » devient cliquable. L’appui déclenche l’annonce des commandes à Relais Colis.
6. Une fois les erreurs corrigées (s’il y en a) :
a. Sélectionner le format du fichier de correspondance si souhaité (correspondance entre votre numéro de commande et le numéro de suivi d’expédition généré par Relais Colis) – Attention, si cela n’est pas sélectionné, il ne sera plus possible d’avoir cette information synthétisée
b. Cliquer sur Uploader
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7. Les commandes sont intégrées et le fichier de correspondance est disponible. Les étiquettes pourront être imprimées 5 à 10 minutes après l’intégration.
6. Suivi traitements fichiers Un module de suivi des intégrations a été développé pour permettre à l’enseigne de pouvoir consulter les envois des fichiers csv.
1. Accéder au module dans Ordre => Suivi traitement d’upload
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2. Sélectionner l’intervalle de dates puis appuyer sur le bouton « Valider »
3. La liste des imports s’affiche.
4. Cliquer sur une des lignes de commentaire pour obtenir plus de détail.
7. Edition des étiquettes Une fois les expéditions intégrées, l’enseigne, tout comme l’entrepôt fournisseur, pourront éditer les étiquettes de : - Toutes des commandes uploadées un jour donné - Ou une sélection manuelle de commandes
7.1. Edition des étiquettes d’un jour donné
1. Allez sous Ordre => Upload fichier commandes
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2. Sélectionner : L’enseigne choisira d’abord une date d’annonce (correspondant à la date de l’envoi du fichier de commandes).
1. Le site de départ : a. Tous : les étiquettes pour tous
ses sites sont imprimées (triées par entrepôt)
b. Site spécifique : seules les étiquettes du site sont imprimées
Remarque : si un entrepôt se connecte avec son login, il ne pourra imprimer que ses propres étiquettes.
2. La date d’annonce des étiquettes qu’on souhaite imprimer (possibilité de la sélectionner sur le calendrier)
3. Le format d’édition : a. Zebra (1 étiquette par page) b. A4 (4 étiquettes par page)
Remarque : Une étiquette est au format 10x15, peu importe la méthode d’impression.
3. Cliquer sur imprimer. Les étiquettes sont générées au format PDF que vous devrez ensuite lancer sur votre imprimante.
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7.2. Edition des étiquettes sélectionnées manuellement (format A4 – 4 étiquettes par page uniquement)
1. Allez sous Ordre => Gestion des colis
2. Saisir un ou plusieurs critères de recherches pour rechercher les commandes dont on
souhaite imprimer les étiquettes a. Numéro de colis Relais Colis – possibilité d’en saisir plusieurs b. Numéro de client (que vous nous avez communiqué) c. Nom du client d. Numéro de commande (chez vous – possibilité d’en saisir plusieurs) e. Intervalle de date de création f. Site de départ g. Nom du fichier de commande que vous aviez uploadé
3. Cliquer sur Chercher 4. Les résultats sont affichés. Sélectionner les colis dont on souhaite imprimer les
étiquettes (1) puis cliquer sur « Etiquettes » (2). Les étiquettes sont générées au format PDF- A4 (4 étiquettes par pages) que vous devrez ensuite lancer sur votre imprimante.
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8. Edition de la lettre de voiture
1. Allez sous Ordre => Gestion des colis et suivre les étapes 1 à 3 de 7.2 « Edition des étiquettes sélectionnées manuellement »
2. Sélectionner les colis dont on souhaite imprimer la lettre de voiture (1) puis cliquer sur « Lettre de voiture » (2).
3. La lettre de voiture est générée au format PDF, à imprimer ensuite sur votre imprimante.
4.
