SOP FTIK - 008 · mengisi Blanko Permohonan Legalisasi Ijazah/Transkrip Nilai yang dilengkapi dengan syarat-syarat sebagai berikut: a. Fotokopi ijazah dan atau transkrip nilai b

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN

TRANSKRIP NILAI

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

SOP FTIK - 008

Dokumen Internal

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALOPO


Jln. Agatis Tlp. 0417-22076 Balandai Kota Palopo

SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN

TRANSKRIP NILAI

Doc. No. Date Revision Sheet

SOP FITK-008 13 November 2019 0 1of 14

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN

TRANSKRIP NILAI



TRANSKRIP NILAI



2

KATA PENGANTAR


TRANSKRIP NILAI



3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................ 2

DAFTAR ISI ......................................................................................................................... 3

I. TUJUAN ..................................................................................................................... 4

II. RUANG LINGKUP ...................................................................................................... 4

III. REFERENSI / DOKUMEN TERKAIT .............................................................................. 4

IV. DEFINISI ..................................................................................................................... 4

V. PROSEDUR................................................................................................................. 5

A. Melampirkan Dokumen Asli .................................................................................. 5

B. Tidak Melampirkan Dokumen Asli.......................................................................... 8

C. Melalui Whatsapp ............................................................................................... 11


TRANSKRIP NILAI



4

I. TUJUAN

Untuk menjamin kelancaran pelaksanaan proses legalisasi ijazah dan trankrip akademik

dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

II. RUANG LINGKUP

1. Tata cara pelaksanaan legalisasi ijazah/transkrip nilai mulai dari pengajuan permohonan

oleh pemohon sampai dengan penyerahan fotokopi ijazah/transkrip nilai yang telah

dilegalisasi kepada yang bersangkutan.

2. Syarat-syarat pengesahan legalisasi ijazah/transkrip nilai

3. Pihak-pihak terkait:

a. Alumni

b. Subbag Akademik

c. Sekretaris Pimpinan

d. Pimpinan

III. REFERENSI / DOKUMEN TERKAIT

1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi

dan Pengelolaan Perguruan Tinggi

3. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan

4. Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi Nasional

Indonesia

5. Permendikbud Nomor 11 tahun 2014 tentang pengesahan foto copy atau legalisir ijazah,

foto copy sertifikat profesi, foto copy surat keretangan pengganti Ijazah/Sertifikat Profesi

dan penerbitan surat keretangan pengganti Ijazah/Sertifikat Profesi lulusan perguruan

tinggi;

6. Peraturan Menteri Agama Nomor 6 Tahun 2017 tentang Statuta Institut Agama Islam

Negeri Palopo

7. Pedoman Akademik IAIN Palopo

IV. DEFINISI

1. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada mahasiswa yang sudah

menyelesaikan semua persyaratan akademiknya dan sudah disahkan oleh Dekan dan

Rektor


TRANSKRIP NILAI



5

2. Transkrip nilai adalah daftar nilai mata kuliah yang diperoleh mahasiswa selama mengikuti

perkuliahan yang sudah disahkan oleh Dekan dan Rektor

3. Legalisasi ijazah/transkrip nilai adalah pengesahan fotokopi ijazah/transkrip nilai oleh

pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani di bidang

Akademik.

4. Pemohon adalah orang yang melakukan permohonan legalisasi, baik alumni maupun yang

mewakili alumni.

5. Blanko Permohonan Legalisasi adalah lembaran yang berisi data diri pemohon/alumni

yang ingin melakukan legalisasi ijazah/transkrip yang juga bersungsi sebagai nota/tanda

bukti yang diberikan kepada pemohon/alumni dan diperlihatkan oleh pemohon/alumni

saat pengambilan berkas.

V. PROSEDUR

A. Melampirkan Dokumen Asli

1. Pemohon mengajukan permohonan legalisasi ijazah/transkrip nilai ke Staf/Petugas dengan

mengisi Blanko Permohonan Legalisasi Ijazah/Transkrip Nilai yang dilengkapi dengan

syarat-syarat sebagai berikut:

a. Fotokopi ijazah dan atau transkrip nilai

b. Fotokopi KTP dan Surat Kuasa bagi pemohon yang diwakilkan

c. Menunjukkan ijazah/transkrip nilai asli

d. Jumlah fotokopi ijazah/transkrip nilai maksimal 20 lembar

2. Staf/Petugas menerima dan memeriksa kelengkapan persyaratan berkas. Jika tidak

memenuhi persyaratan, Staf/Petugas menyerahkan kembali berkas kepada pemohon.

3. Staf/Petugas memberikan paraf pada Blanko disertai dengan tanggal waktu pengambilan

berkas yang telah dilegalisasi, memotong kertas blanko sebagai tanda bukti yang harus

diperlihatkan pada saat pengambilan berkas, dan menyerahkannya ke pemohon.

4. Pemohon mengisi formulir Data Alumni yang telah disediakan oleh Staf/Petugas, dan

menyerahkan kembali kepada Staf/Petugas.

5. Staf/Petugas mencatat data pemohon disertai dengan keterangan pada buku registrasi

(ekspedisi), kemudian membubuhi stempel legalisasi pada lembar fotokopi

ijazah/transkrip nilai dan memberikan nomor, tanggal, bulan, dan tahun.

6. Staf/Petugas menyerahkan berkas yang memenuhi persyaratan kepada Kasubbag

Akademik/Keuangan untuk diperiksa.

7. Kasubbag Akademik/Keuangan memeriksa dan memberikan paraf pada berkas, kemudian

menyerahkan kembali ke Staf/Petugas.


TRANSKRIP NILAI



6

8. Staf/Petugas menerima dan meneruskan berkas ke Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik.

9. Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik memberikan persetujuan dengan menandatangani

lembar fotokopi ijazah/transkrip nilai, kemudian menyerahkan ke Staf Dekan/Wakil

Dekan Bidang Akademik (Legalisasi ijazah/transkrip nilai untuk keperluan pengangkatan

atau kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan).

10. Staf/Petugas mengambil kembali berkas yang telah ditandatangani oleh Dekan/Wakil

Dekan Bidang Akademik dan membubuhi berkas dengan stempel fakultas, dan

mengarsipkan berkas.

11. Pemohon mengambil dokumen legalisasi dengan menunjukkan Blanko tanda bukti

12. Staf/Petugas menyerahkan dokumen yang sudah dilegalisasi kepada pemohon.

13. Pemohon dapat kembali mengajukan legalisasi ijazah/transkrip nilai yang sama setelah 3

(tiga) bulan, terhitung dari tanggal legalisasi sebelumnya. Kecuali dalam kondisi tertentu,

misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI.

14. Proses legalisasi ijazah/transkrip nilai berlangsung selama 1 s.d 2 hari kerja (tidak berlaku

hari sabtu dan minggu).

15. Berkas yang telah dilegalisasi dan tidak diambil lebih dari 1 (satu) bulan akan dimusnahkan.


TRANSKRIP NILAI



7


TRANSKRIP NILAI



8

B. Tidak Melampirkan Dokumen Asli

1. Pemohon meminta formulir persetujuan ke Staf/Petugas.

2. Pemohon mengajukan formulir persetujuan ke Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik

untuk disetujui.

3. Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik menyetujui dan menandatangani formulir

pesetujuan Pemohon.

4. Pemohon menunjukkan formulir persetujuan yang telah ditandatangani oleh Dekan/Wakil

Dekan Bidang Akademik kepada Staf/Petugas.

5. Pemohon mengajukan/mengisi blanko permohonan legalisasi ijazah/transkrip nilai ke

Staf/Petugas dengan mengisi Blanko Permohonan Legalisasi Ijazah/Transkrip Nilai yang

dilengkapi dengan syarat-syarat sebagai berikut:

e. Fotokopi ijazah dan atau transkrip nilai

f. Fotokopi KTP dan Surat Kuasa bagi pemohon yang diwakilkan

g. Menunjukkan ijazah/transkrip nilai asli

h. Jumlah fotokopi ijazah/transkrip nilai maksimal 20 lembar

6. Staf/Petugas mengambil arsip ijazah/transkrip di arsip Fakultas.

7. Staf/Petugas menerima dan memeriksa keaslian fotokopi ijazah/transkrip pemohon

dengan membandingkannya dengan arsip Fakultas.

8. Setelah diperiksa dan dinyatakan asli, maka dilanjutkan untuk dilegalisasi. Apabila setelah

diperiksa ternyata palsu, maka proses legalisasi dihentikan dan pemohon yang mengajukan

ditindaklanjuti untuk ditahan dan dilaporkan ke pimpinan untuk diberikan sanksi.

9. Staf/Petugas memberikan paraf pada Blanko disertai dengan tanggal waktu pengambilan

berkas yang telah dilegalisasi, memotong kertas blanko sebagai tanda bukti yang harus

diperlihatkan pada saat pengambilan berkas, dan menyerahkannya ke pemohon.

10. Pemohon mengisi formulir Data Alumni yang telah disediakan oleh Staf/Petugas, dan

menyerahkan kembali kepada Staf/Petugas.


(ekspedisi), kemudian membubuhi stempel legalisasi pada lembar fotokopi

ijazah/transkrip nilai dan memberikan nomor, tanggal, bulan, dan tahun.







TRANSKRIP NILAI



9


lembar fotokopi ijazah/transkrip nilai, kemudian menyerahkan ke Staf/Petugas (Legalisasi

ijazah/transkrip nilai untuk keperluan pengangkatan atau kenaikan pangkat PNS disahkan

oleh Dekan).




17. Pemohon mengambil dokumen legalisasi dengan menunjukkan Blanko tanda bukti

18. Staf/Petugas menyerahkan dokumen yang sudah dilegalisasi kepada pemohon.




20. Proses legalisasi ijazah/transkrip nilai berlangsung selama 1 s.d 2 hari kerja (tidak berlaku

hari sabtu dan minggu).

21. Berkas yang telah dilegalisasi dan tidak diambil lebih dari 1 (satu) bulan akan dimusnahkan.


TRANSKRIP NILAI



10


TRANSKRIP NILAI



11

C. Melalui Whatsapp

1. Pemohon mengirim pesan via Whatsapp ke Staf/Petugas untuk permintaan legalisasi

ijazah.

2. Staf/Petugas meminta persetujuan ke Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik.

3. Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik memberikan disposisi (nota persetujuan) ke

Staf/Petugas.

4. Staf/Petugas menerima disposisi, mengirim pesan via Whatsapp blanko permohonan

legalisasi ijazah/transkrip dan formulir Data Alumni dalam bentuk dokumen Mic. Word

kepada pemohon.

5. Pemohon mengisi dan mengirim kembali blanko permohonan legalisasi ijazah/transkrip

dan formulir Data Alumni yang telah diisi, serta foto ijazah/transkrip asli dalam format

jpg/png/pdf kepada Staf/Petugas.

6. Staf/Petugas mengambil arsip ijazah/transkrip di arsip Fakultas.

7. Staf/Petugas memeriksa keaslian foto ijazah/transkrip yang dikirim oleh pemohon dan

membandingkannya dengan arsip Fakultas.

8. Setelah diperiksa dan dinyatakan asli, maka dilanjutkan untuk dilegalisasi. Apabila setelah

diperiksa ternyata palsu, maka proses legalisasi dihentikan dan pemohon yang mengajukan

ditindaklanjuti untuk dilaporkan ke pimpinan untuk diberikan sanksi.

9. Apabila berkas telah memenuhi persyaratan legalisasi, Staf/Petugas menghitung jumlah

biaya fotokopi dan biaya pengiriman berkas ke alamat pemohon.

10. Staf/Petugas mengirimkan pesan via Whatsapp yang berisi jumlah biaya yang dibebankan

ke Pemohon beserta nomor rekening.

11. Pemohon mengkonfirmasi dan membayar biaya fotokopi (sesuai jumlah lembaran

fotokopi), dan biaya pengiriman via transfer.

12. Staf/Petugas menerima transfer biaya legalisasi dan biaya pengiriman; membuat nota bukti

pembayaran; dan mengirimkan nota bukti pembayaran ke Pemohon via Whatsapp.


(ekspedisi).

14. Staf/Petugas menggandakan arsip ijazah/transkrip Pemohon, kemudian membubuhi

stempel legalisasi pada lembar fotokopi ijazah/transkrip nilai dan memberikan nomor,

tanggal, bulan, dan tahun.




TRANSKRIP NILAI



12





lembar fotokopi ijazah/transkrip nilai, kemudian menyerahkan kembali ke Staf/Petugas

(Legalisasi ijazah/transkrip nilai untuk keperluan pengangkatan atau kenaikan pangkat PNS

disahkan oleh Dekan).




20. Staf/Petugas mengirimkan dokumen yang telah dilegalisasi ke alamat pemohon.




22. Proses legalisasi ijazah/transkrip nilai berlangsung selama 7 s.d 12 hari.


TRANSKRIP NILAI



13

Documents

SOP FTIK - 008 · mengisi Blanko Permohonan Legalisasi Ijazah/Transkrip Nilai yang dilengkapi dengan syarat-syarat sebagai berikut: a. Fotokopi ijazah dan atau transkrip nilai b