Upload
akbar-dewanta-s
View
107
Download
50
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Penjelasan organisasi himpunan mahasiswa uin jakarta
Citation preview
SOP HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi
Fakultas Sains Dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Kata Pengantar
Segala puji bagi Allah tuhan semesta alam yang telah memberikan nikmat dan
karunianya kepada kita semua selaku makhluknya. Shalawat dan salam marilah kita
sanjungkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad saw dan keluarga, sahabat-sahabat
serta para pengikutnya. Semoga kita sebagai pengikutnya dan hambaNya diberikan
perlindungan dan keselamatan dalam hidup di dunia ini dan diberikan kebaikan di dunia
maupun akhirat.
Setelah berbagai macam informasi dikelola oleh divisi kami yaitu divisi
Kesekretariatan dan Umum Himsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, maka Standart
Operational Procedure atau standar prosedur operasional HIMSI UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta dapat diselesaikan. Semua ini tak terlepas dari adanya Keridhoan Allah dan juga
dukungan serta bantuan dari Anggota Himsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Semoga dengan di terbitkannya Standart Operational Procedure ini, dapat dijadikan
sebagai panduan untuk Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta dalam menjalankan organisasinya.
Yang terakhir,Kami dengan ini mengucapkan permohonan maaf bilamana ditemukan
kesalahan dalam pembuatan dan juga kata-kata. Terima Kasih atas perhatiannya.
Akbar Dewanta Syahputra
Divisi Kesekretariatan dan Umum
Anita Rachmawati
Divisi Kesekretariatan dan Umum
Arya Dwi Listyo
Divisi Kesekretariatan dan Umum
Daftar ISI SOP HIMSI 2014/2015
Pembukaan
Suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya dikarenakan
adanya target atau dapat dikatakan mereka memiliki goal-goal yang harus dicapai sehingga
mereka melaksanakan aktifitas-aktifitas tersebut. Goal atau tujuan dari suatu organisasi
atau perusahaan merupakan kebutuhan yang ingin dipenuhi dalam jangka waktu
tertentu. Visi merupakan keinginan jangka panjang, yang direalisasikan melalui usaha
pencapaian tujuan jangka pendek (tahunan). Tujuan ini yang ingin dicapai oleh orang-orang
yang membentuk organisasi.
Untuk mencapai Goal ataupun visi-visi tersebut diperlukan aktifitas-aktifitas yang
tentu saja terstruktur dan terarah dengan baik. Oleh karena itu suatu organisasi atau
perusahaan umumnya akan memiliki standar operasional dalam melakukan segala macam
aktifitas terkait organisasinya.
Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksikerja tertulis yang
dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman
atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian
kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administrasi dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerjapada unit kerja yang
bersangkutan."
A. Manfaat Standar Operasional Prosedur
▪ Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pega#ai dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menyelesaikan tugasnya.
▪ Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugas.
▪ Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual
pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
▪ Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari.
▪ Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
▪ Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
▪ Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam
berbagai situasi.
▪ Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai
dalam melaksanakan tugasnya.
▪ Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
▪ Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.
B. Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)
▪ Agar petugas/pegawai/anggota menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau
pegawai atau anggota atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
▪ Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
▪ Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
▪ Melindungi organisasi'unit kerja dan petugas-pegawai dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.
▪ Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefesiensi.
C. Fungsi Standard Operating Prosedure
▪ Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
▪ Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
▪ Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak
▪ Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
▪ Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara
sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga
dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.
D. Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)
▪ SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan
penga#asan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
▪ Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam setiap pekerjaan.
▪ SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk
mengukur kinerja pegawai.
Struktur Kepengurusan HIMSI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
hjjhv
khv
Tugas-tugas Kepengurusan Himsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Ketua HIMSI :
- Menjalankan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga HIMSI UIN Jakarta.
- Menentukan Kebijakan Umum Organisasi.
- Mengendalikan Organisasi
Mempertimbangkan dan menyetujui tentang keluar / masuk keuangan HIMSI UIN Jakarta
Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan program kerja yang telah ditetapkan dalam
Musyawarah Mahasiswa.
- Bertanggungjawab dan mengkoordinir jalannya semua kegiatan ke dalam dan keluar HIMSI
UIN Jakarta.
- Mempertanggungjawabkan kepengurusannnya kepada Musyawarah Mahasiswa.
- Dalam keadaan terdesak Ketua adalah pemegang kekuasaan tertinggi dalam kegiatan
HIMSI UIN Jakarta.
Wakil Ketua HIMSI :
- Menggantikan ketua jika ketua berhalangan hadir.
- Membantu tugas ketua sehari – hari.
- Merangkap sebagai komisi teknik.
Sekretaris HIMSI :
- Membantu tugas ketua dalam bidang administrasi.
- Menampung dan menyampaikan aspirasi anggota HIMSI UIN Jakarta.
- Menjalankan tugas ketua apabila ketua dan wakil ketua berhalangan.
- Membuat daftar anggota dan daftar pengurus HIMSI UIN Jakarta.
- Mengurus catatan / notulensi setiap rapat.
Bendahara HIMSI :
- Mengurus keuangan, termasuk dokumen – dokumen.
- Mengerjakan pembukuan sampai neraca.
- Mengelola dan menangani keuangan organisasi atas persetujuan ketua.
- Membuat rancangan anggaran berdasarkan rencana anggaran yang diajukan tiap divisi.
Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) :
- Temu Civitas Akademika baik di tingkat Jurusan maupun Fakultas
- Kolaborasi dengan Himpunan Mahasiswa lain dalam kegiatan-kegiatan keorganisasian.
- Menyeleksi calon kepengurusan HMJ mendatang.
- Kolaborasi dengan HMJ dalam menyeleksi bakal calon Ketua HMJ.
- Mempersiapkan kegiatan Musyawarah Mahasiswa (Muswa).
Pendidikan dan Penelitian (Dikti) :
- Meneliti setiap kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Mengembangkan kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Mengoreksi setiap kegiatan HIMSI UIN Jakarta yang salah.
- Membuat rencana kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Meng-koordinasikan seluruh Tutor tentang materi pelatihan.
- Mendata dan mengawasi aktivitas pelatihan dalam setiap kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Bertanggung jawab kepada Ketua dalam penyelenggaraan kegiatan.
Kesekretariatan Dan Umum :
- Menyiapkan dan mengatur segala hal yang berkaitan dengan pemakaian atau peminjaman
barang milik HIMSI UIN Jakarta.
- Melakukan perawatan dan pendataan barang milik HIMSI UIN Jakarta.
- Membuat kearsipan setiap kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Bekerjasama dengan bendahara dalam hal pengadaan barang.
- Merangkap pembantu umum.
Kewirausahaan :
- Menyerap, mewadahi serta merealisasikan aspirasi mahasiswa yang memiliki kreativitas
yang dapat menghimpun pemasukan pada HIMSI
Komunikasi dan Informasi (Kominfo) :
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan Fakultas.
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan DEMA Fakultas SainTek.
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan HMJ lainnya.
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan HMJ TI-SI di kampus lain.
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan masyarakat.
- Menjalankan bakti sosial.
- Aktif dalam kegiatan masyarakat
Kerohanian :
- Membentuk karakter Mahasiswa SI yang memiliki aqidah yang mantap dan berakhlaq baik
layaknya Rasulullah SAW
- Penyejuk, penyegar dari hiruk pikuk dunia SI yang rumit dan padat
- Tetap mempertahankan nuansa Islami walau sudah berada dalam kampus yang (katanya)
Islam
Panduan Penggunaan Standard Operasional Prosedur HIMSI 2014/2015
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pengajuan permintaan Dana kepada keuangan himsi
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan
1. Memperoleh Dana untuk kebutuhan Pelaksanaan Organisasi HIMSI 2. Organisasi HIMSI memiliki Alur Keuangan yang konkret
Entitas yang terlibat
Pengaju, Bendahara Himsi dan Ketua HIMSI
Prosedur
1. Pengaju membuat proposal ataupun surat yang berisi penjelasan terkait dana
yang diajukan.
2. Pengaju memberikan surat atau proposal tersebut kepada bendahara himsi
untuk di analisis terlebih dahulu.
3.Bendahara Himsi melaporkan kepada ketua terkait adanya permintaan dana, dan
melakukan analisis bersama.
Bila Permohonan dana disetujui.
4a. Ketua HIMSI menyetujui permintaan dana yang diajukan pengurus himsi.
5a. Bendahara melakukan proses administrasi dan menghubungi pengaju untuk
mengambil dana yang di sediakan.
6a. Pengaju mengambil dana yang sudah disediakan bendahara sesuai kebutuhan
dan hasil persetujuannya.
Bila permohonan dana tidak disetujui.
4b. Ketua HIMSI tidak menyetujui permintaan dana yang diajukan pengurus himsi.
5b. Bendahara HIMSI pengaju dan memberikan informasi penolakan.
6b. Pengaju melakukan pengoreksian terhadap surat dan proposal yang diajukan.
Deskripsi Tambahan
1. Aktor Pengaju adalah Anggota aktif dari HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Keputusan Bendahara HIMSI terhadap disposisi permohonan pengajuan dana
adalah sama dengan keputusan yang telah dibuat oleh Ketua HIMSI.
3. Format Surat atau proposal dapat mengikuti Format pada umumnya.
Flowchart
SOP Pengajuan permintaan Dana kepada keuangan himsi
Bendahara HIMSIPengaju Ketua HIMSI
Mulai
Membuat Proposal/
Surat pengajuan
dana
Melaporkan ketua terkait
adanya pemrohonan
dana
Surat/Proposal
Surat/Proposal
Analisis Analisis
Menyetujui?
Pengaju Menerima
dana
Selesai
Melakukan Administrasi
Keuangan
Menghubungi pengaju
Ya
Melakukan pengkoreksian surat/proposal
Menghubungi pengaju
Tidak
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Peminjaman Ruangan fakultas untuk penggunaan acara.
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan
1. Memperoleh Surat untuk melakukan permohonan peminjaman. 2. Memperoleh izin untuk penggunaan ruangan.
Entitas yang terlibat
Anggota yang bersangkutan, Sekretaris HIMSI, Ketua Himsi, Kaprodi Sistem Informasi, Kepala Sub Bagian Umum FST dan Kesekretariatan dan umum.
Prosedur
1. Anggota yang bersangkutan meminta pembuatan surat peminjaman
ruangan kepada sekretaris HIMSI.
2. Sekretaris HIMSI membuat surat sesuai dengan format yang telah di
tentukan dan menanda tangani surat tersebut.
3. Sekretaris HIMSI meminta disposisi kepada Ketua HIMSI terkait Surat
Peminjaman tersebut serta menyerahkkan Salinan surat untuk pengarsipan
ke Divisi Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
4. Ketua HIMSI menandatangani surat tersebut.
5. Sekretaris HIMSI memberikan legitimasi terhadap surat peminjaman
tersebut.
6. Anggota yang bersangkutan menerima surat dan mengajukan surat ke Ketua
Prodi Sistem Informasi untuk disposisi surat.
7. Anggota mengajukan surat ke Kasubag. Umum FST untuk proses
peminjaman ruang.
8. Kasubag. Umum menyetujui penggunaan ruangan.
Deskripsi Tambahan
1. Agar proses peminjaman berhasil, maka disarankan untuk bertanya pada
kasubag. Umum terlebih dahulu perihal ketersediaan ruangan yang akan digunakan
sebelum melaksanakan prosedur peminjaman.
2. Bilamana acara yang di laksanakan menggunakan dana dari fakultas, maka harus
menunggu persetujuan dari Wakil dekan bagian akademik FST untuk penggunaan
ruangan.
Flowchart
SOP Peminjaman Ruangan fakultas untuk penggunaan acara
Sekretaris HIMSIAnggota yang bersangkutan
Ketua HIMSI Kaprodi Kasubag. Umum FSTKesekretariatan dan
Umum
Ph
ase
Mulai
Meminta Pembuatan
Surat Kepada
Sekretaris HIMSI
Membuat Surat Peminjaman
Surat Peminjaman Ruangan
Meminta Disposisi
dan tanda
tangan.
Menandatangani
Surat
Mengajukan Surat ke Kasubag.
Umum FST
Surat Peminjaman Ruangan
Surat Peminjaman Ruangan
Menandatangani dan mengajukan disposisi kepada
ketua HIMSI
Menandatangani
Surat
Surat Peminjaman Ruangan
Menyetujui Peminjaman
Ruangan
Selesai
Arsip
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Peminjaman Aset Himsi.
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Menjaga nilai dan keberadaan aset HIMSI.
Entitas yang terlibat
Pemohon/Peminjam, Ketua HIMSI, Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
Prosedur
1. Pemohon mengajukan Surat peminjaman Aset kepada Himsi.
2. SOP Penerimaan Surat Masuk.
3. Ketua HIMSI melakukan disposisi dan memberi instruktur kepada Divisi
Kesekretariatan dan Umum.
4. Divisi Kesekretariatan dan umum memberikan aset yang bersangkutan
kepada pemohon dan melakukan administrasi terhadap aset yang di pinjam
beserta orang yang bersangkutan.
Deskripsi Tambahan
1. Penerimaan Surat dapat dilakukan oleh semua anggota aktif HIMSI yang
kemudian diserahkan kepada ketua HIMSI sesuai dengan SOP Penerimaan Surat
Masuk.
2. Divisi Kesekretariatan dan Umum HIMSI harus memastikan bahwa aset yang
dipinjamkan harus dikembalikan kepada HIMSI.
Flowchart
SOP Peminjaman Aset Himsi
Pengaju/Pemohon Ketua HIMSIKesekretariatan dan
UmumAnggota HIMSI
Mulai
Mengajukan surat
peminjaman
SOP Penerimaan Surat Masuk
Surat Peminjaman
Memberikan Instruktur
Memberikan Aset kepada
pihak pemohon
Melakukan Pengadministrasianterhadap aset yang
dipinjam.
Arsip
Menerima Aset
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Penerimaan Surat Masuk.
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Maksud dan Tujuan Surat dapat dilaksanakan. 2 Mengetahui informasi ang berasal dari elemen eksternal HIMSI
Entitas yang terlibat
Anggota HIMSI, Sekretaris HIMSI, Ketua HIMSI, Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
Prosedur
1. Salah satu Anggota menerima Surat atau dokumen dari pengirim. 2. Anggota atau penerima menyerahkan surat kepada ketua HIMSI mahasiswa
sistem informasi. 3. Ketua HIMSI menerima dan menindaklanjuti surat/dokumen tersebut. Lalu
kemudian menyerahkan surat atau dokumen tersebut ke sekretaris HIMSI. 4. Sekretaris HIMSI melakukan fungsi administratif terhadap dokumen atau
surat. Lalu di serahkan kepada Divisi kesekretariatan dan Umum HIMSI. 5. Divisi Kesekretariatan dan Umum HIMSI melakukan pengarsipan surat.
Deskripsi Tambahan
1. Anggota Penerima harus mengetahui identitas pengirim surat yang
berhubungan dengan si penerima.
Flowchart
SOP Penerimaan Surat Masuk
Ketua HIMSIKesekretariatan dan
Umum HIMSIAnggota HIMSI Sekretaris HIMSI
Mulai
Menerima Surat dan
menyerahkan ke ketua HIMSI
Menerima dan menindak lanjuti
tujuan surat
Surat Surat
Administrasi Surat
Arsip
Menerima Surat dan melakukan administrasian
terkait invetarisasi
Surat
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pengiriman Surat Keluar.
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Maksud dan Tujuan Surat dapat dilaksanakan. 2. Adanya surat yang berasal dari HIMSI dapat dipastikan kevaliditasannya.
Entitas yang terlibat
Anggota HIMSI, Sekretaris HIMSI, Ketua HIMSI, Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
Prosedur
1. Anggota meminta pembuatan surat kepada sekretaris sesuai dengan kebutuhan dan tujuannya.
2. Sekretaris menandatangani dan meminta persetujuan ketua HIMSI. 3. Ketua HIMSI mem-verifikasi dan menandatangani surat. 4. Sekretaris melakukan legalisir Surat dan menghubungi Anggota kembali
untuk mengambil surat yang sudah di disposisikan. 5. Sekretaris melakukan penggandaan surat dan menyerahkan ke divisi
kesekretariatan dan umum. 6. Anggota mengirimkan surat kepada yang bersangkutan.
Deskripsi Tambahan
1. Anggota pengirim harus benar-benar mengirimkan surat sesuai dengan
kebutuhannya.
Flowchart
SOP PenGiriman Surat Keluar
Sekretaris HIMSIKesekretariatan dan
Umum HIMSIAnggota HIMSI
Ketua HIMSI
Mulai
Meminta Pembuatan
Surat
Meminta Persetujuan Ketua HIMSI
Surat
Surat
Menandatangani Surat
Arsip
Menerima Surat dan melakukan administrasian
terkait invetarisasi
Surat
Membuat Surat sesuai format dan kebutuhan,serta menandatangani
Menghubungi anggota yang bersangkutan
Surat
Mengirimkan Surat
Selesai
Surat
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pengajuan proposal dan permintaan dana kegiatan/Program Kerja ke fakultas.
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Maksud dan Tujuan Surat dapat dilaksanakan. 2. Adanya surat yang berasal dari HIMSI dapat dipastikan kevaliditasannya.
Entitas yang terlibat
Anggota HIMSI, Sekretaris HIMSI, Ketua HIMSI, Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
Prosedur
1. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja membuat proposal sesuai dengan format yang sudah ditentukan beserta rincian dana yang dibutuhkan. 2. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja meminta disposisi kepada ketua panitia pelaksanaan kegiatan atau program kerja. 3. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja meminta disposisi kepada ketua HIMSI. 4. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja meminta disposisi kepada Kepala Program Studi sistem informasi. 5. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja meminta disposisi kepada Pudek. Bidang Kemahasiswaan Fakultas Science dan teknologi. 6. 7.
Deskripsi Tambahan
1. Anggota pengirim harus benar-benar mengirimkan surat sesuai dengan
kebutuhannya.
.
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pelaksanaan rapat pelaksanaan kegiatan atau proker
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Untuk melakukan koordinasi antar panitia pelaksana kegiatan atau proker. 2. Komunikasi satu sama lain agar tidak terjadi kesalahan. 3. Penyampaian progres dari panitia pelaksana kegiatan atau proker.
Entitas yang terlibat
Panitia pelaksana,Sekretaris Pelaksana, Ketua Pelaksana, dan BPH HIMSI
Prosedur
1. Ketua panitia menentukan waktu dan tempat yang tepat untuk melaksanakan rapat dalam rangka mempersiapkan pelaksanaan kegiatan atau proker. 2. Ketua menghubungi panitia pelaksana dari kegiatan atau proker yang berkaitan untuk menyebarkan informasi terkait waktu dan tempat pelaksanaan rapat kepada seluruh panitia pelaksana kegiatan atau proker. 3. Ketua membuka dan menjalankan proses rapat sesuai dengan kebutuhan dan agenda yang telah ditentukan. 4. Sekretaris HIMSI melaksanakan SOP Absensi Rapat 5. Panitia Pelaksana menyampaikan laporan,opini atau saran kepada forum rapat. 6.Sekretaris pelaksana kegiatan atau proker melakukan pencatatan terhadap hasil rapat. 7. Ketua menutup rapat. 8. Sekretaris menyebarkan hasil rapat kepada seluruh panitia dalam bentuk yang sudah terstruktur dengan baik.
Deskripsi Tambahan
1. Panitia pelaksana dapat berupa kumpulan divisi-divisi penggerak kegiatan atau
proker.
2. Penyebar informasi umumnya dilakukan divisi Humas atau Divisi Publikasi
3. Rapat harus dihadiri minimal satu perwakilan tiap divisi.
4. Sekretaris menyampaikan hasil rapat sesuai dengan cara yang di inginkan
asalkan konkret.
5. BPH HIMSI sebagai pengawas rapat dan pemberi nasehat.
Flowchart
SOP Pelaksanaan rapat pelaksanaan kegiatan atau proker
Sekretaris PelaksanaPanitia Pelaksana Ketua Pelaksana
Mulai
Menentukan waktu dan
tempat rapat
Memerintahkan penyebaran
informasi rapat
Menyebarkan informasi rapat
Membuka dan
menjalankan Rapat
Menyampaikan laporan, Opini,
dan Saran
SOP Abseni Rapat
Mencatat hasil rapat
Menutup hasil rapat
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Absensi Rapat
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Melakukan pendataan kehadiran panitia untuk evaluasi
Entitas yang terlibat
Panitia pelaksana,Sekretaris Pelaksana
Prosedur
1. Sekretaris Membuat atau menyediakan form absensi. 2. Pengurus atau panitia yang hadir mengisi form absensi. 3. Sekretaris mengadministrasikan form absensi dan menginventariskannya untuk di jadikan bahan evaluasi.
Deskripsi Tambahan
1. Pengurus atau panitia termasuk Ketua, Sekretaris, Bendahara Pelaksana dan
BPH yang hadir bila absensi ditujukan untuk rapat pelaksanaan kegiatan atau proker.
2. Berlaku untuk Sekretaris Pelaksana atau Sekretaris HIMSI.
Flowchart
SOP Absensi Rapat
Sekretaris Pelaksana atau Sekretaris HIMSI
Panitia Pelaksana atau Pengurus
Mulai
Membuat atau
menyediakan form absensi
Mengisi Absensi
Administrasi dan
inventaris absen
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Peminjaman barang atau aset milik Fakultas
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Mendapatkan izin untuk menggunakan alat atau barang milik fakultas.
Entitas yang terlibat
Anggota yang bersangkutan, Sekretaris HIMSI, Ketua Himsi, Kaprodi Sistem Informasi, Kepala Sub Bagian Umum FST dan Kesekretariatan dan umum.
Prosedur
1. Anggota yang bersangkutan meminta pembuatan surat peminjaman barang
atau aset kepada sekretaris HIMSI.
2. Sekretaris HIMSI membuat surat sesuai dengan format yang telah di
tentukan dan menanda tangani surat tersebut.
3. Sekretaris HIMSI meminta disposisi kepada Ketua HIMSI terkait Surat
Peminjaman tersebut serta menyerahkkan Salinan surat untuk pengarsipan
ke Divisi Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
4. Ketua HIMSI menandatangani surat tersebut.
5. Sekretaris HIMSI memberikan legitimasi terhadap surat peminjaman
tersebut.
6. Anggota yang bersangkutan menerima surat dan mengajukan surat ke Ketua
Prodi Sistem Informasi untuk disposisi surat.
7. Anggota mengajukan surat ke Kasubag. Umum FST untuk proses
peminjaman barang atau aset.
8. Kasubag. Umum menyetujui peminjaman barang atau aset.
Deskripsi Tambahan
1. Pengurus atau panitia termasuk Ketua, Sekretaris, Bendahara Pelaksana dan
BPH yang hadir bila absensi ditujukan untuk rapat pelaksanaan kegiatan atau proker.
2. Berlaku untuk Sekretaris Pelaksana atau Sekretaris HIMSI.
Flowchart
SOP Peminjaman Aset atau barang milik fakultas
Sekretaris HIMSIAnggota yang bersangkutan
Ketua HIMSI Kaprodi Kasubag. Umum FSTKesekretariatan dan
Umum
Mulai
Meminta Pembuatan
Surat Kepada
Sekretaris HIMSI
Membuat Surat Peminjaman
Surat Peminjaman Aset atau barang
Meminta Disposisi
dan tanda
tangan.
Menandatangani
Surat
Mengajukan Surat ke Kasubag.
Umum FST
Menandatangani dan mengajukan disposisi kepada
ketua HIMSI
Menandatangani
Surat
Menyetujui Peminjaman
Ruangan
Selesai
Arsip
Surat Peminjaman Aset atau barang
Surat Peminjaman Aset atau barang
Surat Peminjaman Aset atau barang
Surat Peminjaman Aset atau barang
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pelaksanaan proker/kegiatan
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Pelaksanaan Proker atau Kegiatan dapat berjalan secara lancar. 2. Mengarahkan Panitia Pelaksana dalam menjalankan suatu proker/kegiatan.
Entitas yang terlibat
Divisi Kepengurusan HIMSI, BPH HIMSI, Mahasiswa Sistem Informasi, Ketua panitia pelaksana kegiatan/proker, Sekretaris pelaksana kegiatan/proker, Panitia Pelaksana.
Prosedur
1. Divisi Kepengurusan Himsi yang bersangkutan membuat dan menentukan struktur panitia pelaksana kegiatan. 2. Struktur kepanitiaan yang telah dibuat diajukan ke BPH HIMSI untuk dianalisis atau dirubah dan diverifikasi serta menyetujui. 3. Divisi kepengurusan himsi yang bersangkutan memberikan informasi struktur kepanitiaan kepada seluruh anggota HIMSI. Apabila dilakukan Open Recruitment untuk struktur kepanitiaan.
1. Divisi kepengurusan HIMSI yang bersangkutan melakukan open recruitment kepada mahasiswa prodi sistem informasi yang ditujukan. 2. Divisi kepengurusan HIMSI yang bersangkutan bersama dengan anggota himsi yang sudah memiliki posisi pada struktur kepanitiaan kegiatan atau proker yang bersangkutan melakukan sosialisasi kepada mahasiswa prodi sistem informasi yang ditujukan untuk Open Recruitment. 3. Mahasiswa Mengajukan Diri. 4. Divisi Kepengurusan HIMSI yang bersangkutan mendata mahasiswa yang berminat mengikuti struktur kepanitiaan kegiatan/proker yang telah disosialisasikan. 5. Divisi Kepengurusan HIMSI yang bersangkutan melaporkan struktur panitia yang baru kepada BPH Himsi untuk menganalisis atau mengubah dan memverifikasi serta menyetujui. 6. Memberikan informasi struktur kepanitiaan kepada seluruh panitia yang bersangkutan dan anggota himsi.
4. Divisi kepengurusan himsi yang bersangkutan memberikan wewenang kepada ketua panitia pelaksana proker/kegiatan untuk memimpin persiapan dan pelaksanaan acara. 5. Ketua panitia pelaksana kegiatan/proker melakukan SOP Pelaksanaan Rapat Proker/Kegiatan. a. Sekretaris pelaksana kegiatan/proker melakukan SOP Pengajuan proposal
dan permintaan dana ke fakultas terkait proker. b. Sekretaris pelaksana kegiatan/proker melakukan SOP Absensi Rapat
6. Seluruh panitia dan elemen-elemen internal maupun eksternal HIMSI yang bersangkutan melaksanakan kegiatan/proker sesuai perencanaan sebelumnya. 7. Ketua Panitia melaksanakan SOP evaluasi hasil pelaksanaan proker/kegiatan dan pembubaran.
Deskripsi Tambahan
1. Divisi Kepengurusan HIMSI yang bersangkutan adalah Divisi HIMSI yang memiliki
otoritas dan tanggung jawab terhadap Kegiatan/Proker tersebut.
2. Pelaksanaan Rapat kegiatan/proker dapat berlangsung sebanyak apa pun sesuai
dengan kebutuhan.
3. SOP Pengajuan Proposal dan Permintaan Dana ke Fakultas terkait proker oleh
sekretaris Pelaksana kegiatan/Proker harus di lakukan secepatnya dan jauh hari dari
hari-H Pelaksanaan Kegiatan/Proker.
4.SOP Pengajuan proposal dan permintaan dana tidak harus dilakukan bila tidak
membutuhkan dana.
Flowchart
SOP Pelaksanaan proker/kegiatan
BPH HIMSIDivisi Kepengurusan
HIMSI
Mahasiswa Sistem
Informasi
Ketua panitia pelaksana
kegiatan/proker
Sekretaris pelaksana
kegiatan/proker
Panitia Pelaksana
Kegiatan/Proker
Ph
ase
Mulai
membuat dan menentukan
struktur panitia.
Struktur Kepanitiaan
Open Recruitment?
Struktur Kepanitiaan
Analisis, mengubah dan verifikasi serta
menyetujui.
Melakukan Open
Recruitment dan
sosialisasi
Mengajukan Diri
Mendata Mahasiswa
Menyebarkan informasi struktur
kepanitiaan.
Struktur Kepanitiaan
Menyerahkan Wewenang
kepada ketua pelaksana
Menerima Wewenang
SOP Pelaksanaan Rapat/Kegiatan
SOP Pengajuan proposal dan
permintaan dana ke fakultas
SOP Absensi Rapat
Pelaksanaan Kegiatan/Program
KerjaSOP evaluasi hasil
pelaksanaan proker/kegiatan dan pembubaran.
Selesai
Ya
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Penarikan kas kepada himsi
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Meningkatkan Aset lancar yaitu Keuangan HIMSI. 2. Memastikan Kelancaran tiap anggota untuk melakukan penyetoran kas.
Entitas yang terlibat
Bendahara HIMSI, Anggota HIMSI.
Prosedur
1. Bendahara HIMSI melakukan rekapitulasi terhadap daftar setoran kas tiap anggota HIMSI. 2. Bendahara HIMSI melakukan reminder terhadap seluruh anggota aktif himsi untuk menyiapkan dana untuk melakukan pembayaran Kas Himsi Perbulannya. 3. Anggota himsi melakukan pembayaran kepada bendahara. 4. Bendahara HIMSI mengadministrasi pembayaran yang dilakukan anggota HIMSI.
Deskripsi Tambahan
1. Bendahara Harus melakukan penagihan kepada anggota yang tidak membayar setelah diberi peringatan.
2. Periode reminder atau penagihan kas, dilakukan sesuai dengan kebutuhan oleh bendahara.
Flowchart
SOP Penarikan kas kepada himsi
Anggota HIMSIBendahara HIMSI
Mulai
Rekapitulasidata kas Anggota
HIMSI
Melakukan Reminder
Pembayaran
Membayar Kas
Administrasi pembayaran yang
telah dilakukan anggota.
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pelaksanaan Rakor antara BPH dan Divisi
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Memastikan adanya Koordinasi antar BPH dan Divisi HIMSI dalam menjalankan
organisasi HIMSI 2. Memperoleh informasi mengenai kegiatan/proker antar divisi untuk BPH.
Entitas yang terlibat
Kepala Divisi, Sekretaris HIMSI, Anggota HIMSI.
Prosedur
1. BPH HIMSI Melakukan SOP Rapat BPH. 2. BPH HIMSI dan Kepala Divisi merundingkan waktu dan tempat pelaksanaan rapat koordinasi akan diberlangsungkan. 3. BPH HIMSI menetapkan waktu pelaksanaan berdasarkan perundingan. 4. Kepala Divisi HIMSI menginformasikan kepada staff-staffnya perihal waktu dan tempat pelaksanaan Rapat Koordinasi diberlangsungkan. 5. BPH HIMSI membuka dan menjalankan proses rapat sesuai dengan kebutuhan dan agenda yang telah ditentukan. 6. Sekretaris HIMSI melakukan SOP Absensi Rapat. 7. Sekretaris HIMSI melakukan pencatatan terhadap hasil rapat untuk evaluasi BPH HIMSI terhadap Organisasi HIMSI. 8. BPH HIMSI menutup rapat.
Deskripsi Tambahan
1. Rapat Koordinasi diutamakan agar seluruh Anggota HIMSI dapat menghadirinya. 2. Setiap Anggota/Staff Divisi harus mengetahui progres dari divisinya, baik proker
atau kegiatan ataupun keadaan organisasi divisinya.
Flowchart
SOP RAPAT Koordinasi BPH Dengan Divisi
Kepala Divisi HIMSIBPH HIMSI Sekretaris HIMSIAnggota/Staff Divisi
HIMSI
Mulai
SOP Rapat BPH
Menetukan waktu dan
tempat rapat.
Menentukan Waktu Rapat
Menetapkan waktu dan tempat Rapat
Memberikan informasi kepada staff/Anggota
Divisi Himsinya
Menerima Informasi
Membuka Rapat
Menjalankan Rapat Sesuai kebutuhan
Mencatat Hasil Rapat
SOP Absensi Rapat
Menutup Rapat
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pengadaan Barang HIMSI
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Memastikan adanya Koordinasi antar BPH dan Divisi HIMSI dalam menjalankan
organisasi HIMSI 2. Memperoleh informasi mengenai kegiatan/proker antar divisi untuk BPH.
Entitas yang terlibat
Anggota HIMSI Yang bersangkutan, Divisi Kesekretariatan dan Umum.
Prosedur
1. Anggota HIMSI yang membutuhkan pengadaan terkait berjalannya HIMSI meminta kepada divisi kesekretariatan dan umum dengan membawa surat kebutuhan barang/aset. 2. Divisi Kesekretariatan dan Umum mencari informasi mengenai pengadaan barang/aset tersebut. Bila pengadaan barang atau aset memerlukan dana maka di jalankan seperti sebagai berikut.
1. Divisi Kesekretariatan dan Umum melaksanakan SOP Pengajuan permintaan Dana kepada keuangan himsi. 2. Divisi Kesekretariatan dan Umum beserta anggota yang mengajukan pengadaan membeli barang/aset yang di butuhkan.
3. Divisi Kesekretariatan dan Umum melakukan pendataan terhadap aset baru yang dimiliki HIMSI dan mengkatagorikan Anggota HIMSI Pengaju pengadaan yang bersangkutan sebagai peminjam.
Deskripsi Tambahan
1. Pengadaan tanpa menggunakan biaya lebih diutamakan, oleh karena itu divisi kesekretariatan dan Umum harus mencari informasi perihal hal tersebut.
2. SOP Pengadaan barang ini tidak meliputi pengadaan yang dibutuhkan untuk Program Kerja atau Kegiatan divisi HIMSI (Wewenang tersendiri)
Flowchart
SOP Pengadaan Barang HIMSI
Divisi Kesekretariatan dan Umum
Anggota yang mengajukan pengadaan
Mulai
Mengajukan Surat
Pengadaan Barang/Aset
Mencari tau informasi aset/barang yang
bersangkutan
Menggunakan Dana?
Pendataan aset/barang baru dan
peminjaman
Menerima barang/aset
SOP Pengajuan permintaan Dana kepada keuangan
himsi
Membeli barang
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP evaluasi hasil pelaksanaan proker/kegiatan dan Pembubaran Panitia.
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Evaluasi dar pelaksanaan Suatu Proker/Kegiatan yang sudah berlalu. 2. Formalitas pembubaran panitia
Entitas yang terlibat
Ketua Pelaksana Kegiatan/Proker, Panitia Pelaksana kegiatan/proker
Prosedur
1. Ketua pelaksanaan proker/kegiatan menentukan waktu dan tempat untuk melakukan evaluasi. 2. Ketua pelaksana proker/kegiatan memerintahkan panitia pelaksana yang bersangkutan untuk menginformasikan waktu dan tempat evaluasi kepada seluruh panitia. 3. Seluruh Panitia pelaksana proker/kegiatan membahas evaluasi terkait kegiatan/Proker yang telah dilaksanakan. 4. Sekretaris Pelaksana Kegiatan/Proker mencatat hasil evaluasi. 5. Ketua pelaksana proker/kegiatan menutup Evaluasi kegiatan/Proker yang berlangsung. 6. Ketua pelaksana proker/kegiatan beserta seluruh panitia menentukan metode/cara pembubaran panitia. 7. Ketua pelaksana proker/kegiatan membubarkan kepanitiaan pelaksana proker/kegiatan.
Deskripsi Tambahan
1. Panitia pelaksana yang menyebarkan informasi waktu dan tempat biasanya di lakukan oleh divisi Pubdekdok atau Humas. 2. Pembubaran panitia dapat dilakukan dengan cara apapun dengan instruksi pembubaran dari ketua pelaksana proker/kegiatan 3. Dana sisa Kegiatan/Proker di laporkan oleh bendahara HIMSI pelaksana kegiatan/proker kepada Bendahara Himsi 4. Divisi perlengkapan kegiatan/Proker melaporkan harta/aset yang masih dapat digunakan kepada divisi Kesekretariatan dan Umum untuk inventarisasi aset HIMSI.
Flowchart
SOP evaluasi hasil pelaksanaan proker/kegiatan dan Pembubaran Panitia
Ketua Pelaksana Kegiatan/Proker
Panitia Pelaksana Kegiatan/Proker
Sekretaris Pelaksana Kegiatan/Proker
Mulai
Menetapkan waktu dan
tempat evaluasi
Menyebarkan informasi waktu dan
tempat evaluasi
Melakukan Evaluasi
Melakukan Evaluasi
Mencatat Hasil Rapat
Menutup Evaluasi Proker/
Kegiatan
Menentukan Metode
pembubaran panitia
Selesai
Membubarkan panitia
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Penginventarisan aset/harta
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Aset/Barang HIMSI yang bernilai bertambah 2. Aset/Barang HIMSI terjaga dengan baik.
Entitas yang terlibat
Ketua Pelaksana Kegiatan/Proker, Panitia Pelaksana kegiatan/proker
Prosedur
1. Pemberi Aset memberikan kepada Divisi Kesekretariatan dan Umum. 2. Divisi Kesekretariatan dan Umum melakukan pendataan terhadap aset/barang sesuai dengan format yang ada. 3. Divisi Kesekretariatan dan Umum menyimpan aset/barang pada tempat penyimpanan yang telah di tentukan secara terstruktur dan terorganisir.
Deskripsi Tambahan
1. Divisi Kesekretariatan dan Umum harus memeriksa barang/aset apakah masih layak digunakan atau tidak.
Flowchart
SOP Penginventarisan aset/harta
Pemberi AsetDivisi Kesekretariatan
dan Umum
Mulai
Memberikan
barang/aset
Menerima dan melakukan pendataan
Menyimpan dan menginventaris
barang/aset
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Rapat Internal Divisi.
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Tetap terciptanya Koordinasi antar anggota divisi. 2. Musyawarah mufakat untuk memperoleh keputusan.
Entitas yang terlibat
Kepala Divisi, Staff divisi.
Prosedur
1. Kepala Divisi menentukan waktu dan tempat pelaksanaan rapat divisinya. 2. Kepala Divisi Menginformasikan kepada staff-staffnya perihal waktu dan tempat rapat. 3. Kepala Divisi memulai proses rapat divisi. 4. Sekretaris melaksanakan SOP Absensi Rapat. 5. Sekretaris Divisi mencatat hasil dari rapat. 6. Kepala Divisi Menutup Rapat.
Deskripsi Tambahan
1. Rapat divisi dapat menghadiri BPH untuk penasehat dan pengawas.
Flowchart
SOP Rapat Divisi
Kepala Divisi Staff Divisi Sekretaris Divisi
Mulai
menentukan waktu dan
tempat pelaksanaan
rapat
Menginformasikan Waktu dan
Tempat Rapat
Menerima Informasi
Memulai Rapat Divisi
SOP Absensi Rapat
Mencatat Hasil Rapat
Menutup Rapat
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Rapat koordinasi pengurus HIMSI dengan Dewan Penasihat Organisasi
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan
1. Menciptakan Koordinasi yang baik antara Pengurus HIMSI dengan dewan penasihat. 2. Memperoleh opini dan saran dari Dewan Penasihat terhadap suatu permasalahan organisasi.
Entitas yang terlibat
Ketua HIMSI, Anggota HIMSI, dan Dewan Penasihat Organisasi
Prosedur
1. Ketua HIMSI menentukan waktu dan tempat pelaksanaan rapat dengan merundingkan dengan pengurus HIMSI dan Dewan Penasihat Organisasi. 2. Informasi di sebarkan kepada seluruh Pengurus dan Dewan Penasihat Organisasi. 3. Ketua HIMSI membuka Rapat Koordinasi Pengurus HIMSI dengan Dewan Penasihat Organisasi. 4. Antara Keseluruhan Pengurus dan Dewan Penasihat melakukan diskusi terkait jalannya organisasi serta berbagi solusi untuk permasalahan. 5. Ketua HIMSI menutup rapat koordinasi.
Deskripsi Tambahan
1. Permasalahan yang tidak dapat ditemukan solusinya dalam lingkup pengurus HIMSI maka dapat dilakukan Rapat koordinasi pengurus HIMSI dengan Dewan Penasihat Organisasi.
Flowchart
SOP Rapat koordinasi pengurus HIMSI dengan Dewan Penasihat Organisasi
Pengurus HIMSIKetua HIMSIDewan Penasihat
Organisasi
Mulai
Menentukan dan menetapkan waktu
dan tempat
Menerima informasi waktu
dan tempat rapat
Menerima informasi waktu
dan tempat rapat
Membuka Rapat
Koordinasi
Diskusi dan
berbagi solusi
Diskusi dan
berbagi solusi
Diskusi dan
berbagi solusi
Menutup Rapat
Selesai
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Rapat BPH
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Memperoleh Koordinasi antara Anggota badan Pengurus Harian HIMSI dalam
menjalankan tugasnya.
Entitas yang terlibat
Ketua HIMSI, Sekretaris HIMSI, dan Badan Pengurus Harian
Prosedur
1. Ketua HIMSI menentukan waktu dan tempat pelaksanaan rapat BPH. 2. Ketua HIMSI Menginformasikan kepada anggota BPH-nya perihal waktu dan tempat rapat. 3. Ketua HIMSI memulai proses rapat divisi. 4. Sekretaris HIMSI melaksanakan SOP Absensi Rapat. 5. Sekretaris HIMSI mencatat hasil dari rapat. 6. Ketua HIMSI Menutup Rapat.
Deskripsi Tambahan
1. BPH atau Badan Pengurus Harian terdiri dari Ketua HIMSI, Wakil Ketua HIMSI, Sekretaris HIMSI dan Bendahara HIMSI.
Flowchart
SOP Rapat BPH
Ketua HIMSI Sekretaris HIMSI BPH
Mulai
menentukan waktu dan
tempat pelaksanaan
rapat
Menginformasikan Waktu dan
Tempat Rapat
Menerima Informasi
Memulai Rapat BPH
SOP Absensi Rapat
Mencatat Hasil Rapat
Menutup Rapat
Selesai
Menerima Informasi
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pengunduran diri Pengurus HIMSI
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan 1. Menunjukkan alur untuk pengurus yang ingin mengundurkan diri.
Entitas yang terlibat
BPH HIMSI, Pengurus Yang Bersangkutan, Pengurus HIMSI.
Prosedur
1. Pengurus HIMSI yang bersangkutan mengajukan surat permohonan pengunduran diri kepada BPH HIMSI. 2. BPH memanggil pengurus yang bersangkutan dan melakukan interview terhadap pengunduran diri tersebut. 3. Ketua HIMSI dan Anggota BPH lainnya berdiskusi menentukan keputusan mengenai permohonan pengunduran diri yang dilakukan pengurus yang bersangkutan. Permohonan diterima 4. BPH mengumumkan informasi perihal pengunduran diri pengurus yang bersangkutan tersebut. 5. BPH dan Pengurus HIMSI melakukan evaluasi terkait adanya pengunduran diri tersebut. 6. BPH memperbaiki kesenjangan struktur dan jabatan organisasi dikarenakan mundurnya salah seorang pengurus. Permohonan tidak diterima 4. BPH memberikan saran dan pendapat untuk pengurus yang bersangkutan terkait penyebab dia mengajukan pengunduran diri. 5. BPH dan Pengurus HIMSI melakukan evaluasi terkait adanya pengunduran diri tersebut.
Deskripsi Tambahan
1. Pengunduran diri kepengurusan dilakukan bila seorang pengurus HIMSI yang tergolong anggota aktif ingin mengundurkan diri dikarenakan alasan tertentu. 2. Surat Pengunduran pengurus harus disertai dengan alasan yang jelas dan konkrit. 3. Evaluasi dilakukan untuk meningkatkan loyalitas,managemen diri dan waktu masing-masing pengurus dalam menjalankan Organisasi HIMSI. 4. Kesenjangan struktur dan jabatan harus diselesaikan agar amanat dan tugas yang dikerjakan tidak tertinggal.
Flowchart
SOP Pengunduran diri Pengurus HIMSI
Pengurus yang bersangkutan
BPH HIMSI Pengurus HIMSI
Mulai
Mengajukan Surat Permohonan
pengunduran diri
Surat Permohonan Pengunduran diri
BPH menemui pengurus yang bersangkutan
Mengikuti interview
Melakukan Interview
Mendiskusikan untuk
pengambilan keputusan
Menerima?
Memberikan saran
dan pendapat
Melakukan evaluasi bersama
Melakukan evaluasi bersama
Mengumumkan informasi pengunduran
diri pengurus
Melakukan evaluasi bersama
Melakukan evaluasi bersama
Memperbaiki kesenjangan
struktur jabatan
Selesai
Tidak
Ya
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pemberhentian Pengurus
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan
Entitas yang terlibat
Kepala Divisi, Staff divisi.
Prosedur
1. Kepala Divisi menentukan waktu dan tempat pelaksanaan rapat divisinya. 2. Kepala Divisi Menginformasikan kepada staff-staffnya perihal waktu dan tempat rapat. 3. Kepala Divisi memulai proses rapat divisi. 4. Sekretaris melaksanakan SOP Absensi Rapat. 5. Sekretaris Divisi mencatat hasil dari rapat. 6. Kepala Divisi Menutup Rapat.
Deskripsi Tambahan
1. Rapat divisi dapat menghadiri BPH untuk penasehat dan pengawas.
HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
SOP Pelaksanaan Pra-Rapat Kerja
Tanggal Terbit
Nomor Revisi
Tujuan
Entitas yang terlibat
Prosedur
1. Ketua HIMSI menetukan waktu dan tempat pelaksanaan Pra-Rapat Kerja. 2. Ketua HIMSI menginformasikan kepada Kepala Divisi terkait pelaksanaan Pra-Raker dan memerintahkan untuk meneruskan informasi kepada staff divisi masing-masing. 3. Ketua HIMSI membuka Pra-Rapat kerja. 4. Secara berperiodik, perwakilan tiap divisi mempresentasikan Proker-proker yang berencana untuk dilaksanakan selama kepengurusan HIMSI. 5. BPH dan Pengurus HIMSI memberikan saran dan kritik terkait proker yang dipresentasikan. 6. Ketua HIMSI Menutup Pra-Rapat Kerja.
Deskripsi Tambahan
1. Rapat divisi dapat menghadiri BPH untuk penasehat dan pengawas.