STANDAR OPERASIONAL PROSEDURAL

KEUANGAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN KELUARGA MAHASISWA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2011/2012

I. Singkatan dan istilah

a) LK KM IPB adalah Lembaga Kemahasiswaan Keluarga Mahasiswa Institut Pertanian Bogor.

b) LK adalah LembagaKemahasiswaan

c) WR AK adalah Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan.

d) Dirmawa adalah Direktur Kemahasiswaan.

e) DPD adalah Direktur Pendidikan Diploma.

f) DPM KM adalah Dewan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa.

g) DPM Fakultas adalah Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas.

h) DPM TPB adalah Dewan Perwakilan Mahasiswa Tingkat Persiapan Bersama.

i) DPM Diploma adalah Dewan Perwakilan Mahasiswa Diploma.

j) DK adalah Dana Kemahasiswaan.

k) Dana Non-DK adalah Dana Non-Kemahasiswaan.

II. Ketentuan umum

a) Keuangan LK KM IPB merupakan dana kegiatan yang digunakan untuk menjalankan

program kerja LK KM IPB.

b) Dana kemahasiswaan yang selanjutnya disebut DK adalah dana dari institusi yang disalurkan

kepada KM IPB yang mekanismenya diatur dalam hasil lokakarya kemahasiswaan dan/atau

kesepakatan lainnya.

c) Dana Non- Kemahasiswaan yang selanjutnya disebut Dana Non-DK adalah dana LK KM

IPB yang di peroleh dari sumber-sumber lain yang halal dan sah serta tidak bertentangan

dengan UUD KM IPB dan AD/ART LK KM IPB.

III. DANA KEGIATAN

a) Dana kegiatan adalah Dana DK dan Dana Non DK yang digunakan untuk melaksanakan

kegiatan sesuai dengan Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan LK yang telah diajukan pada

awal kepengurusan.

b) Dana kegiatan meliputi dana yang digunakan untuk membiayai program kerja unggulan,

rutin, dan insidental.

c) Dana kegiatan dikoordinir oleh Bendahara Lembaga Kemahasiswaan dengan persetujuan

Ketua Lembaga Kemahasiswaan.

IV. SUMBER DANA KEGIATAN

a) Dana kegiatan Lembaga Kemahasiswaan yang mempunyai mandat atau fungsi legislasi (DPM

KM/Fakultas/Diploma/TPB) atau konstitusi (MPM KM) bersumber dari dana kemahasiswaan

dan dana kas pribadi yang tidak bertentangan dengan UUD KM IPB dan AD/ART LK KM

IPB.

b) BEM, Himpro, dan UKM menggunakan dana kegiatan yang bersumber dari Dana

Kemahasiswaan serta sumber lain yang tidak bertentangan dengan UUD KM IPB dan

AD/ART LK KM IPB.

V. Mekanisme pengajuan dana kegiatan yang bersumber dari dana kemahasiswaan

a) Nominal dana kemahasiswaan yang diajukan disesuaikan dengan rencana kegiatan anggaran

tahunan lembaga yang telah diajukan pada awal kepengurusan.

b) Dana kemahasiswaan hanya dapat diperoleh bila mengajukan proposal kegiatan yang telah di

setujui oleh DPM (KM/Fakultas/TPB/Diploma) dan Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/ WR

AK (dalam hal ini Dirmawa).

c) Pengajuan dana kemahasiswaan untuk LK pada lingkup Pusat diajukan oleh bendahara

kegiatan/ketua kegiatan/ bendahara LK kepada Dirmawa dengan menyertakan surat

permohonan dana.

d) Dana kemahasiswaan pada lingkup Pusat (MPM KM, DPM KM, BEM KM dan UKM) dapat

dicairkan kepada LK yang bersangkutan jika LK tersebut telah memberikan proposal ke DPM

KM dan mendapatkan disposisi alokasi penggunaan dan dari DPM KM. Setelah mendapatkan

disposisi alokasi penggunaan dana dari DPM KM, proposal tersebut diserahkan kepada

Direktur Kemahasiswaan untuk diperiksa kembali.

e) Pengajuan dan pencairan dana kemahasiswaan untuk Fakultas, TPB dan diploma disesuaikan

dengan kondisi Fak/ TPB/ Diploma.

VI. Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Kegiatan

a) LPJ kegiatan diserahkan paling lambat 21 hari setelah kegiatan berlangsung, dengan disertai

bukti transaksi asli (format penulisan nota terlampir), dibuat 3rangkap dalam bentuk hardcopy

yaitu arsip LK, dan untuk Direktorat TPB/Wakil dekan/ Direktorat Pendidikan Diploma

(DPD)/Direktorat kemahasiswaan (Ditmawa) serta dalam bentuk soft file kepada DPM

(KM/Fak/TPB/Diploma). Format laporan keuangan terlampir.

b) Laporan Pertanggungjawaban harus disertai bukti pengeluaran/kwitansi/nota yang tidak boleh

ditempel menggunakan lem kertas melainkan di streples.

c) Perhitungan pengeluaran sesuai bukti pengeluaran akan diperiksa selambat-lambatnya 2 hari

setelah penyerahkan LPJ kepada DPM (KM/Fak/TPB/Diploma). Jika tidak sesuai, maka LPJ

akan dikembalikan dan diperbaiki oleh LK. Setelah perbaikan LPJ tersebut, makaLPJ segera

diserahkan kepada Direktorat TPB/Wakil dekan/ Direktorat Pendidikan Diploma (DPD)/ WR

AK (Direktorat kemahasiswaan) maksimal 21 hari setelah kegiatan.

d) Jika terdapat satu program kerja yang belum meyerahkan LPJ ke Ditmawa (WR AK)/ wakil

Dekan/ Direktur TPB/ Direktur Program diploma dan DPM (KM/Fak/TPB/Diploma) , maka

penurunan dana untuk program kerja selanjutnya akan terhambat.

e) Untuk kegiatan rutin yang kontinyu pelaksanaannya, penyelenggara harus membuat laporan

keuangan setiap bulannya yang diserahkan kepada DPM (KM/ Fak/ TPB/Diploma) dalam

bentuk softkopi dan Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/ Wakil Rektor Bidang Akademik dan

Kemahasiswaan (dalam hal ini Dirmawa) dalam bentuk hardkopi.

f) Kegiatan yang bersifat rangkaian harus membuat progress report setiap selesai rangkaian

kegiatan yang diserahkan kepada DPM (KM/ Fak/ TPB/Diploma) dan Direktur TPB/Wakil

dekan/DPD/ Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (dalam hal ini Dirmawa).

g) Kegiatan yang diundur/ dipindah waktunya/digagalkan, ketua LK harus memberikan laporan

secara tertulis kepada DPM (KM/Fak/TPB/Diploma) dan laporan tulisan serta laporan lisan

kepada Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/ Wakil Rektor Bidang Akademik dan

Kemahasiswaan (dalam hal ini Dirmawa).

h) Kegiatan yang diundur/ditunda atau bahkan digagalkan karena suatu sebab padahal DK sudah

diambil, maka PenanggungJawab (PJ) kegiatan WAJIB memberikan laporan secara tertulis

kepada DPM (KM/Fak/TPB/Diploma) dan laporan lisan serta tertulis kepada pihak institusi

Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/Direktur Kemahasiswaan (Dirmawa) setelah mendapat

persetujuan Ketua lembaga yang bersangkutan.

i) Kegiatan yang tidakdapatdilaksanakan atau digagalkan karena suatu sebab sedangkan dana

DK belum diambil maka dana DK tersebut akan di alihkan kepada LK lain pada lingkup

pusat.

j) DK yang sudah di ambil sedangkan kegiatan digagalkan dan sudah berjalan dengan sebab

yang dapat dipertanggungjawabkan maka DK tersebut akan diberikan sebesar pembelanjaan

yang di lakukan dari DK yang diajukan serta sisanya dialihkan kepada LK lain.

VII. Mekanisme pengalihan dana

a) Pengalihan Dana Kemahasiswaan dapat dilakukan sesuai dengan termin penurunan dana.

b) Pengalihan dana dikoordinir oleh DPM (KM/Fak/TPB/Diploma)

c) DPM (KM/Fak/TPB/Diploma) memfasilitasi forum seluruh LK untuk pengalokasian dana

kegiatan. Pengambilan keputusan dalam pengalihan dana dilakukan secara musyawarah dan

mufakat.

d) LK yang berhak menerima pengalihan dana wajib menandatangi MOU bahwa LK tersebut

akan mempertanggungjawabkan dana yang sudah dialihkan.

e) Mekanisme pertanggungjawaban dana kegiatan yang dialihkan sama dengan mekanisme

pelaporan dana kegiatan.

VIII. SALDO DANA KEGIATAN

a) Saldo dana kegiatan adalah sisa dana yang dihasilkan dari suatu kegiatan (surplus/défisit).

b) Bila terdapat saldo surplus kegiatan seluruhnya menggunakan dana kemahasiswaan maka

saldo tersebut diserahkan kepada LK yang bersangkutan dan dialokasikan untuk kas LK.

c) Bila terdapat saldo surplus kegiatan yang dananya berasal dari DK dan Non DK diakhir

kegiatan maka dilakukan pembagian saldo sesuai dengan kesepakatan tiap kelembagaan

mahasiswa (contoh 70% dari saldo dialokasikan untuk kas kelembagaan dan 30% untuk

panitia penyelenggara kegiatan).

d) Bila terjadi défisit anggaran baik kegiatan yang menggunakan DK seluruhnya atau DK dan

Non DK pada suatu kegiatan maka untuk menutupi défisit tersebut sesuai dengan kesepakatan

tiap kelembagaan mahasiswa (Contoh 70% dari dana défisit ditutupi oleh lembaga dan 30%

dari panitia penyelenggara kegiatan).

Format rancangan anggaran pada proposal

RANCANGAN ANGGARAN

NAMA KEGIATAN

NAMA LK

TGL BULAN PELAKSANAAN

Pemasukan

a. Dana kemahasiswaan Rp.

b. Dana Non-DK

1. Sponsorship Rp.

2. PemkabBogor Rp.

3. Dll Rp.

Total Pemasukan Rp.

PerkiraanPengeluaran

Total perkiraan pengeluaran Rp.

No. Perkiraan Transaksi Unit Satuan (Rp.) Jumlah (Rp.)

1 Keseketariatan Pembuatan proposal 3 rangkap Rp. 5.000,- Rp. 15.000,-

Kertas 2 rim Rp. 30.000,- Rp. 60.000,-

……………….. ………………. …………… …………..

Sub total Rp……….

2 Div. Acara Pengadaan medali 3 buah Rp. 25.000,- Rp. 75.000,-

…………………. ………………. ………………. ……………

Sub total …………..

3 Div. PDD

…………………

………………….

Total Rp.

Format laporan keuangan pada LPJ

LAPORAN KEGIATAN

NAMA KEGIATAN

NAMA LK

TGL BULAN PELAKSANAAN

pemasukan

a. Dana kemahasiswaan Rp.

b. Dana Non-DK

1. Sponsorship Rp.

2. PemkabBogor Rp.

3. Dll Rp.

Total Pemasukan Rp.

Pengeluaran

Total pengeluaran Rp.

No. Nota Tanggal Transaksi Unit Satuan(Rp.) Jumlah(Rp.)

A. Keseketariatan

001/A/2012 9 Februari Pembuatan proposal 3 rangkap Rp. 5.000,- Rp. 15.000,-

………………. …………….. …………………. ……………… ……………. …………..

Sub total

B. Acara

001/B/2012 10 Februari Fotokopi materi

seminar

300 lembar Rp. 100,- Rp. 30.000,-

Sub total

Total pengeluaran

Saldo

Format penulisan No. Nota (bukti transaksi)

1. Nota didasarkan pada tanggal pembelanjaan dan diurutkan berdasarkan divisi.

2. Penulisan nota 00a/A/th

001: No urut nota disesuaikan dengan tanggal pembelanjaan

A :divisi yang melakukan pembelanjaan

th : tahun pembelanjaan.

3. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai

dengan urutan tanggal pengeluaran per kebutuhan/divisi