Embed Size (px)
DESCRIPTION
greeen
Citation preview
STANDARD OPERATING PROCEDURE
MENABUNG POHON
PERTAMINA FOUNDATION
JAKARTA, 2012
DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................... 2
1. PENDAHULUAN ..................................................................................................................................... 4
2. TUJUAN ................................................................................................................................................. 5
3. RUANG LINGKUP ................................................................................................................................... 5
4. TANGGUNGJAWAB ............................................................................................................................... 5
5. DAFTAR ISTILAH .................................................................................................................................... 5
6. PROSEDUR PELAKSANAAN PROGRAM MENABUNG POHON PERTAMINA FOUNDATION ................... 6
7. PROSEDUR PEMBERIAN DANA SPONSORSHIP MENABUNG POHON ................................................... 7
7.1 MEMULAI PROGRAM MENABUNG POHON .................................................................................. 8
7.2 MENJARING KANDIDAT RELAWAN GERAKAN MENABUNG POHON ............................................ 8
7.3 MENGISI FORMULIR PENDAFTARAN DAN MENGAJUKAN PROPOSAL.......................................... 8
7.4 DOKUMEN KOMITMEN MENABUNG POHON dan PROPOSAL ..................................................... 8
7.5 MENGANGKAT RELAWAN GERAKAN MENABUNG POHON .......................................................... 8
7.6 MEMBERIKAN PENJELASAN SISTEM MENABUNG POHON PERTAMINA FOUNDATION ............... 8
7.7 PLANNING (PERENCANAAN) MENABUNG POHON ....................................................................... 8
7.8 MENANDATANGANI KONTRAK RELAWAN MENABUNG POHON ................................................. 8
7.9 UPDATE PROFILE SOBAT BUMI ..................................................................................................... 9
7.10 PERJANJIAN SPONSORSHIP MENABUNG POHON ......................................................................... 9
7.11 SOSIALISASI KE PEMILIK LAHAN DAN PETANI ............................................................................... 9
7.12 MENG-UPLOAD KEGIATAN PENCARIAN PETANI DAN PEMILIK LAHAN ........................................ 9
7.13 FORM A ......................................................................................................................................... 9
7.14 DAFTAR LAHAN YANG AKAN DITANAMI ....................................................................................... 9
7.15 INPUT DATABASE BLOK DAN LOT ................................................................................................. 9
7.16 FORM B ....................................................................................................................................... 10
7.17 PENANDATANGANAN PERJANJIAN SPONSORSHIP MENABUNG POHON................................... 10
7.18 UPLOAD SCAN PERJANJIAN SPONSORSHIP MENABUNG POHON .............................................. 11
7.19 MENGAJUKAN FORM B ............................................................................................................... 11
7.20 DAFTAR BLOK DAN LOT ............................................................................................................... 11
7.21 MELAKUKAN VERIFIKASI BLOK DAN LOT .................................................................................... 11
7.22 UPDATE DATABASE BLOK DAN LOT HASIL VERIFIKASI ................................................................ 11
7.23 DAFTAR BLOK DAN LOT YANG SIAP DITANAMI .......................................................................... 11
7.24 MELAKUKAN PEMBAYARAN TAHAP I (50%) ............................................................................... 11
7.25 PENANAMAN POHON ................................................................................................................. 11
7.26 INPUT DATABASE POHON YANG TELAH DITANAM..................................................................... 12
7.27 LAPORAN PENANAMAN POHON DAN INVOICE .......................................................................... 12
7.28 FORM DATA POHON YANG TELAH DITANAM DAN VERIFIKASINYA ........................................... 12
7.29 PENCACAHAN POHON ................................................................................................................ 12
7.30 UPDATE DATABASE POHON ........................................................................................................ 12
7.31 DAFTAR POHON HASIL PENCACAHAN ........................................................................................ 12
7.32 MELAKUKAN PEMBAYARAN TAHAP II (50%) .............................................................................. 12
7.33 MENERIMA PELUNASAN DANA SPONSORSHIP .......................................................................... 13
7.34 SUMMARY LAPORAN PENANAMAN POHON .............................................................................. 13
7.35 CLOSING ...................................................................................................................................... 13
BERITA ACARA PENANAMAN ...................................................................................................................... 19
1. PENDAHULUAN 1.1 Menabung Pohon Pertamina Foundation
Pertamina Foundation pada saat ini berbagi dan bergerak bersama dengan semua pihak dalam mengembangkan
konsep menabung pohon secara utuh, sebagai model untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Program
ini bertujuan untuk mendukung program menabung 100 juta pohon bersama Pertamina Sobat Bumi.
1.2 Manfaat Menabung Pohon Pertamina Foundation
Manfaat Menabung Pohon Pertamina Foundation dalam dilihat melalui gambar berikut ini:
Manfaat Menabung pohon dapat dilihat dari 3 aspek,
Aspek Lingkungan
Memproduksi Oksigen (O2),
Menjaga ekosistem (flora dan fauna),
Menurunkan Suhu Udara,
Menyerap karbondioksida (CO2),
Menambah Cadangan Air (H2O),
Mencegah Erosi,
Meningkatkan kesuburan tanah (hara tanah).
Aspek Sosial
Menambah Lapangan Kerja,
Menambah kesempatan berwirausaha,
Mendukung industri kayu dengan men-suplai produksi.
Aspek Ekonomi
Meningkatkan perekonomian relawan menabung pohon,
Meningkatkan perekonomian petani penggarap,
Meningkatkan perekonomian pemilik lahan,
Meningkatkan perekonomian desa.
2. TUJUAN Prosedur ini menunjukkan metode yang benar dalam pelaksanaan Sistem Menabung Pohon Pertamina
Foundation
3. RUANG LINGKUP Prosedur ini diperuntukkan bagi seluruh Relawan Gerakan Menabung Pohon Pertamina Foundation, dan seluruh
staf Pertamina Foundation yang terlibat dalam Program Menabung Pohon Pertamina Foundation.
4. TANGGUNGJAWAB Setiap Relawan Gerakan Menabung Pohon Pertamina Foundation, dan semua staf Program Menabung Pohon
Pertamina Foundation wajib mengetahui dan melaksanakan prosedur ini.
5. DAFTAR ISTILAH
6. PROSEDUR PELAKSANAAN PROGRAM MENABUNG POHON PERTAMINA
FOUNDATION Prosedur lengkap pelaksanaan program Menabung Pohon Pertamina Foundation dapat dilihat pada gambar
berikut:
Kandidat Relawan akan menjadi Relawan Gerakan Menabung Pohon melalui Kontrak Relawan Gerakan
Menabung Pohon. Relawan Gerakan Menabung Pohon akan mengikuti Akademi Menabung Pohon yang
diselenggarakan oleh Pertamina Foundation. Akademi ini meliputi pemberian training-training yang harus
diimplementasikan dalam semua tahapan proses Menabung Pohon. Setelah selesai proses Menabung Pohon,
setiap relawan akan dievaluasi oleh Pertamina Foundation. Jika Relawan Gerakan Menabung Pohon tersebut
memenuhi kriteria kelulusan, ia akan diwisuda dan diangkat menjadi Ecopreneur Pertamina Foundation. Jika
belum lulus, Relawan Gerakan Menabung Pohon tersebut boleh mengulang kembali proses Menabung Pohon
dari Perencanaan hingga Bagi Hasil.
Setiap Relawan Gerakan Menabung Pohon bertanggung jawab atas pelaksanaan semua tahapan dalam program
Menabung Pohon sejak Perencanaan hingga Bagi Hasil. Pelaksanaan ini akan menjadi dasar penilaian bagi
Pertamina Foundation untuk meluluskan Relawan Gerakan Menabung Pohon dari Akademi Menabung Pohon
untuk menjadi Ecopreneur Pertamina Foundation.
Pertamina Foundation akan memberikan dana sponsorship hanya untuk penanaman pohon. Langkah-langkah
selengkapnya dari Pemberian dana sponsorship (mulai proses perencanaan hingga penanaman), akan dijelaskan
pada bagian selanjutnya.
7. PROSEDUR PEMBERIAN DANA SPONSORSHIP MENABUNG POHON Flow Chart Perjanjian Sponsorship Menabung Pohon
Pertamina Foundation Relawan Gerakan Menabung Pohon Keterangan
Menjaring
Kandidat Relawan
Gerakan
Menabung Pohon
Mengisi formulir
pendaftaran dan
mengajukan proposal1
Perjanjian
Sponsorship
Menabung Pohon6
Sosialisasi ke
pemilik lahan dan
petani
Form A7
Daftar Lot
dan Blok
yang akan
ditanami
Form B8
Penandatanganan
Perjanjian
Sponsorship
Menabung Pohon
Mengajukan Form B
Melakukan
Pembayaran
Tahap I (50%)
Penanaman
Pohon
Laporan
Penanaman Pohon
dan Invoice10
Pencacahan
Pohon
Melakukan
Pembayaran
Tahap II (50%)
Melakukan
Verifikasi Blok dan
Lot 9
6 Dokumen Perjanjian
Sponsorship akan
ditandatangani oleh
Pertamina Foundation dan
Relawan Gerakan
Menabung Pohon terkait
dengan bantuan dana
penanaman Rp 2.000 /
pohon.
7 Form A adalah Surat
Perjanjian Kerjasama
antara Relawan Gerakan
Menabung Pohon dengan
pemilik lahan yang akan
ditanami pohon
8 Form B adalah
Pengajuan Permintaan
50% Dana Sponsorship
atas rencana penanaman
9 Verifikasi Blok dan
Lot dengan
Menggunakan
Lampiran Form A
Formulir
Pendaftaran dan
Proposal
1 Kandidat Relawan
Gerakan Menabung
Pohon mengisi formulir
pendaftaran dilengkapi
proposal
Update
Database
Pohon
Update Database
Blok dan Lot
Hasil Verifikasi
Input Database
Pohon yang
telah ditanam
Memenuhi
Kriteria?
Closing
tidak
Memulai Program
Menabung Pohon
Mengangkat
Relawan
Menabung Pohon2
ya
Planning
Menabung Pohon4
Daftar Blok
dan Lot
yang siap
ditanami
Input
database Lot
dan Blok
Form Data pohon
yang telah
ditanam dan
verifikasinya11
Daftar Pohon
hasil
Pencacahan,
beserta
skema
pembagian
hasil
2 Pengangkatan Relawan
Menabung Pohon
dilakukan berdasarkan
keputusan Pertamina
Foundation
4 Relawan Menabung
Pohon membuat
perencanaan lengkap
pelaksaan program
Menabung Pohon sistem
Pertamina Foundation
10 Relawan Gerakan
Menabung Pohon dapat
mengajukan invoice
pelunasan sponsorship
setelah menanam pohon
dan memasukkan data
pohon ke dalam database.
Pengajuan invoice harus
dilengkapi dengan laporan
penanaman pohon
11 Form ini adalah form
yang dihasilkan oleh
sistem berdasarkan
database pohon yang
telah di-input oleh
Relawan Gerakan
Menabung Pohon
Evaluasi
Menandatangani
kontrak Relawan
Menabung Pohon
Pertamina
Foundation3
disetujui
Memenuhi
target sesuai
planning?
tidak
ya
Daftar Blok dan
Lot
3 Kedua pihak
menandatangani Kontrak
Relawan Gerakan
Menabung Pohon
sebagai bentuk
komitmen pengikat
Relawan Gerakan
Menabung PohonMemberikan
Penjelasan Sistem
Menabung Pohon
Pertamina
Foundation
Update profile
sobat bumi 5
Meng-upload
kegiatan
pencarian
petani dan
pemilik lahan
Upload scan
Perjanjian
Sponsorship
Menabung
Pohon
Summary Laporan
Penanaman
Pohon12
Menerima
Pelunasan Dana
Sponsorship
5 Relawan Gerakan
Menabung Pohon
meng-update profile
dan meng-upload
dokumen proposal,
komitmen, planning
lengkap.
12 Summary Laporan
Pelaksanaan Menabung
Pohon sejak dari tahap
awal hingga selesai
penanaman yang
dihasilkan oleh sistem
dalam format file pdf
tidak disetujui
7.1 MEMULAI PROGRAM MENABUNG POHON Pertamina Foundation menjalankan Program Menabung Pohon mulai tahun 2011. Pelaksanaan program
diawali dengan penjaringan kandidat relawan Gerakan Menabung Pohon. Agar program dapat dilaksanakan
mulai awal tahun, maka Pertamina Foundation memulai program sejak bulan Oktober tahun sebelumnya.
Sebagai contoh, untuk Program Menabung Pohon Pertamina Foundation tahun 2013, Pertamina Foundation
mulai menjaring kandidat relawan sejak Oktober 2012
7.2 MENJARING KANDIDAT RELAWAN GERAKAN MENABUNG POHON Yang dimaksud dengan Menjaring Kandidat Relawan Gerakan Menabung Pohon adalah kegiatan Pertamina
Foundation mengumpulkan kandidat-kandidat relawan yang mau dan mampu menjalankan Sistem
Menabung Pohon Pertamina Foundation.
7.3 MENGISI FORMULIR PENDAFTARAN DAN MENGAJUKAN PROPOSAL Pada tahap ini para kandidat Relawan Gerakan Menabung Pohon harus mengisi FORMULIR PENDAFTARAN
dengan melampirkan Fotokopi KTP. Setiap kandidat Relawan Gerakan Menabung Pohon harus memiliki akun
di sobatbumi.com sebagai salah satu syarat mendaftar sebagai kandidat Relawan Gerakan Menabung Pohon.
Formulir Pendaftaran ini sekaligus berfungsi sebagai Pernyataan Komitmen untuk menjalankan system
Menabung Pohon Pertamina Foundation. Format Formulir Pendaftaran dapat dilihat pada Lampiran 1.
Formulir ini harus dilengkapi dengan Proposal Keikutsertaan Program Menabung Pohon Pertamina
Foundation kepada Pertamina Foundation untuk dikaji sebagai bahan pertimbangan kelayakan kandidat
tersebut menjadi Relawan Gerakan Menabung Pohon.
7.4 DOKUMEN KOMITMEN MENABUNG POHON dan PROPOSAL Dokumen yang telah diisi pada tahap 5.3 menjadi bahan pertimbangan bagi Pertamina Foundation dalam
memutuskan para kandidat yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan oleh Pertamina Foundation.
7.5 MENGANGKAT RELAWAN GERAKAN MENABUNG POHON Pertamina Foundation mengangkat kandidat yang memenuhi kriteria dan lulus seleksi untuk menjadi bagian
dari Relawan Gerakan Menabung Pohon Pertamina Foundation. Pengangkatan dilakukan dengan
mengirimkan Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Relawan Menabung Pohon. SK inilah yang menjadi dasar
bagi para Relawan Gerakan Menabung Pohon Pertamina Foundation untuk memulai kerjasama Menabung
Pohon dengan Pertamina Foundation.
7.6 MENANDATANGANI KONTRAK RELAWAN MENABUNG POHON Untuk mengikat Relawan Gerakan Menabung Pohon dalam menjalankan Sistem Menabung Pohon
Pertamina Foundation, para relawan menandatangani kontrak Relawan Gerakan Menabung Pohon yang
disahkan oleh Pertamina Foundation. Contoh dokumen Kontrak Relawan Menabung Pohon dapat dilihat
pada Lampiran 3.
7.7 MEMBERIKAN PENJELASAN SISTEM MENABUNG POHON PERTAMINA
FOUNDATION Pertamina Foundation wajib menjelaskan secara detail sistem Menabung Pohon Pertamina Foundation
kepada Relawan Gerakan Menabung Pohon yang harus dijalankan oleh para Relawan Gerakan Menabung
Pohon. Penjelasan ini dapat dilakukan dengan memberikan dokumen panduan, e-book, maupun pelatihan
dan workshop.
7.8 PLANNING (PERENCANAAN) MENABUNG POHON Relawan Gerakan Menabung Pohon membuat perencanaan lengkap mengenai pelaksanaan program
Menabung Pohon Pertamina Foundation. Perencanaan lengkap ini meliputi penjelasan lebih lanjut proposal
yang telah diajukan, berikut Work Benchmark Struktur, juga perencanaan manajemen secara keseluruhan.
Planning ini juga menyatakan Key Performance Indicator dari seluruh tahap pelaksanaan kegiatan.
Planning ini akan dievaluasi oleh Pertamina Foundation. Jika disetujui, dokumen ini akan menjadi acuan
dasar pelaksanaan program Menabung Pohon Pertamina Foundation yang dijalankan oleh Relawan Gerakan
Menabung Pohon.
Jika dokumen Planning ini masih belum disetujui, Relawan Gerakan Menabung Pohon harus merevisi
dokumen dan mengajukan kembali planning untuk dievaluasi kembali. Template Dokumen Planning ini
dapat dilihat pada Lampiran 2.
7.9 UPDATE PROFILE SOBAT BUMI Setelah Kedua pihak terikat dengan Kontrak, Relawan Gerakan Menabung Pohon harus meng-update profile-
nya pada database di sobatbumi.com dan twitgreen.com dengan meng-upload dokumen proposal dan
planning yang telah disetujui Pertamina Foundation dalam bentuk pdf, juga scan formulir pendaftaran dan
Kontrak Relawan Menabung Pohon.
7.10 PERJANJIAN SPONSORSHIP MENABUNG POHON Pertamina Foundation menyusun surat perjanjian sponsorship menabung pohon yang menerangkan dan
mengatur pemberian dana sponsorship untuk kegiatan penanaman pohon yang dilaksanakan oleh Relawan
Gerakan Menabung Pohon. Format Baku Perjanjian Sponsorship dapat dilihat pada Lampiran 4.
7.11 SOSIALISASI KE PEMILIK LAHAN DAN PETANI Relawan Gerakan Menabung Pohon melakukan sosialisasi ke pemilik lahan dan petani guna mendapatkan
dukungan baik berupa tenaga maupun peminjaman lahan untuk melaksanakan Program Menabung Pohon
Pertamina Foundation. Dari tahap ini akan diperoleh daftar nama pemiliki lahan yang bersedia untuk
bersama-sama Relawan Gerakan Menabung Pohon menjalankan program menabung pohon di wilayah
tertentu. Seluruh kegiatan ini harus didokumentasikan dengan baik oleh Relawan Menabung Pohon.
7.12 MENG-UPLOAD KEGIATAN PENCARIAN PETANI DAN PEMILIK LAHAN Meng-upload ke sistem dokumentasi pelaksanaan sosialisasi dan pencarian petani dan pemilik lahan yang
bersedia bekerjasama menjalankan Program Menabung Pohon Pertamina Foundation bersama Relawan
Gerakan Menabung Pohon. Dokumentasi yang dimaksud berupa materi sosialisasi, foto-foto dan video
kegiatan sosialisasi dan pencarian petani dan pemilik lahan.
7.13 FORM A Pengisian dan penandatanganan kerjasama antara Relawan Gerakan Menabung Pohon dengan para pemilik
lahan untuk menjalankan program Menabung Pohon sesuai dengan system Menabung Pohon Pertamina
Foundation. Format Form A dapat dilihat pada Lampiran 5.
7.14 DAFTAR LAHAN YANG AKAN DITANAMI Daftar lahan yang siap untuk dijadikan lokasi Menabung Pohon Pertamina Foundation berdasarkan seluruh
Form A yang telah ditandatangani.
7.15 INPUT DATABASE BLOK DAN LOT Meng-input data blok dan lot yang siap untuk ditanami berdasarkan daftar pada bagian 5.14 ke dalam
database profile Relawan Gerakan Menabung Pohon.
Blok adalah kumpulan lot dalam satu wilayah secara konseptual. Adapun atribut (jenis data
yang diperlukan) dari Blok adalah sebagai berikut:
Profile Picture
Nama Blok
Jumlah Pemilik Lahan
Nama Pemilik lahan
Luas Lahan
Jumlah Petani
Jumlah Pohon
Jumlah Lot
Map Lot
Dokumen dan galeri
Cerita dan Komentar dalam bentuk timeline
Lot adalah sebidang lahan yang digunakan untuk penanaman pohon.
Adapun atribut (jenis data yang diperlukan) dari Lot adalah sebagai berikut:
Profile Picture
Nama Lot
Luas Lahan
Jumlah Pohon
Nama Pemilik lahan
Susunan Pemodal/Sponsor sesuai dengan pola yang disepakati pada Form A
Nama Petani Penggarap
Koordinat batas GPS (map)
Dokumen dan Gallery
Cerita dan Komentar dalam bentuk timeline.
Data/kesimpulan tentang pohon-pohon di Lot
Setelah data di-input pada sistem, Relawan Gerakan Menabung Pohon mengevaluasi, apakah total
luas lahan dan jumlah pohon yang akan ditanam sudah memenuhi target sesuai planning yang
dibuat? Jika sudah memenuhi, dapat langsung menuju step berikutnya. Namun jika totalnya belum
memenuhi target, ia kembali harus melakukan sosialisasi dan pencarian petani dan pemilik lahan
hingga total luas lahan dan jumlah pohon yang akan ditanam memenuhi target sesuai planning
yang telah disetujui oleh Pertamina Foundation.
7.16 FORM B Pengisian Form B yang berisi daftar lahan yang siap ditanami pohon oleh Relawan Gerakan Menabung
Pohon. Format Form B dapat dilihat di Lampiran 6.
7.17 PENANDATANGANAN PERJANJIAN SPONSORSHIP MENABUNG POHON Pertamina Foundation dan Relawan Gerakan Menabung Pohon menandatangani kontrak perjanjian
sponsorship untuk program Menabung Pohon.
7.18 UPLOAD SCAN PERJANJIAN SPONSORSHIP MENABUNG POHON Relawan Gerakan Menabung Pohon melakukan scanning dokumen Perjanjian Sponsorship Menabung Pohon
yang telah ditandatangani dirinya dan Pertamina Foundation. Hasil scanning tersebut di-upload ke sistem
untuk memperbarui status dan profilenya pada database di sobatbumi.com dan twitgreen.com.
7.19 MENGAJUKAN FORM B Relawan Gerakan Menabung Pohon mengajukan Form B untuk memperoleh bantuan dana sponsorship
sebesar 50% dari Pertamina Foundation.
7.20 DAFTAR BLOK DAN LOT Dokumen berisi daftar blok dan lot yang siap ditanam. Dokumen ini di-create oleh sistem berdasarkan data
yang diinput oleh Relawan Menabung Pohon pada bagian 5.15.
7.21 MELAKUKAN VERIFIKASI BLOK DAN LOT Dari dokumen Daftar Blok dan Lot yang di-create oleh sistem tersebut, Pertamina Foundation akan
melakukan verifikasi atau validasi data blok dan lot. Hal ini bertujuan untuk mencocokkan daftar blok dan lot
yang dimaksud oleh Relawan Gerakan Menabung Pohon sebagaimana tercantum dalam Form B dengan
kenyataan di lapangan. Dalam melakukan langkah ini, Pertamina Foundation dapat menunjuk pihak ketiga
sebagai verifikator untuk menjamin obyektivitas hasil verifikasi. Format form verifikasi lot dapat dilihat pada
Lampiran 7.
Selain melakukan verifikasi terhadap blok dan lot, tim verifikator juga harus menjamin kerjasama yang
dilakukan oleh Relawan Gerakan Menabung Pohon dengan petani dan pemilik lahan. Dengan demikian,
untuk melakukan verifikasi ini verifikator harus mencetak Form A dan Form Verifikasi Lot.
Hasil verifikasi oleh tim verifikator, selain dokumen pengisian form adalah profil desa dan profil lot. Contoh
profil desa dan lot dapat dilihat pada Lampiran 8.
7.22 UPDATE DATABASE BLOK DAN LOT HASIL VERIFIKASI Hasil verifikasi blok dan lot harus dilaporkan tim verifikator melalui sistem dengan cara meng-update
database blok dan lot, jika terdapat perbedaan antara data yang dilaporkan dengan kenyataan di lapangan.
Selain itu, tim verifikator juga harus meng-upload scanning dokumen hasil verifikasi, Profil Desa, dan Profil
Lot.
7.23 DAFTAR BLOK DAN LOT YANG SIAP DITANAMI Berdasarkan hasil update database yang dilakukan oleh tim verifikator, akan diperoleh dafatar blok dan lot
yang benar-benar siap untuk ditanamai. Data inilah yang menjadi dasar tahap berikutnya. Daftar ini akan di-
create oleh sistem dan print out-nya akan digunakan oleh Pertamina Foundation sebagai dasar pembayaran
tahap I.
7.24 MELAKUKAN PEMBAYARAN TAHAP I (50%) Untuk mempermudah pelaksanaan penanaman pohon, Pertamina Foundation memberikan dana
sponsorship kepada Relawan Gerakan Menabung Pohon sebelum proses penanaman sebesar 50%.
7.25 PENANAMAN POHON Relawan Gerakan Menabung Pohon memulai proses penanaman pohon, dengan disaksikan oleh aparat
desa, pemiliki lahan, dan petani yang terlibat. Proses ini harus sesuai dengan sistem Menabung Pohon
Pertamina Foundation dan dokumen planning yang telah disetujui oleh Pertamina Foundation.
7.26 INPUT DATABASE POHON YANG TELAH DITANAM Relawan Gerakan Menabung Pohon harus meng-input data pohon yang telah ditanam ke dalam database
sistem sebagai bentuk peng-update-an profilenya. Data pohon yang harus dimasukkan adalah sebagai
berikut:
Profile Picture
Nama Pohon
Nomor pohon
Tanggal Tanam
Posisi GPS
Kondisi Pohon
Tanggal Sulam (jika ada)
Cerita (additional)
7.27 LAPORAN PENANAMAN POHON DAN INVOICE Relawan Gerakan Menabung Pohon membuat dokumen laporan penanaman pohon yang telah dilakukannya
dalam bentuk berita acara penanaman. Format Berita Acara Penanaman Pohon dapat dilihat dalam
Lampiran 9. Dokumen ini dapat menjadi dasar pengajuan invoice untuk pembayaran tahap II.
7.28 FORM DATA POHON YANG TELAH DITANAM DAN VERIFIKASINYA Berdasarkan data pohon yang telah diinput ke dalam sistem oleh Relawan Gerakan Menabung Pohon, sistem
akan meng-create form berisi data pohon yang telah ditanam dan kolom untuk verifikasinya. Dokumen ini
yang akan digunakan oleh Tim Pencacah Pohon pada tahap selanjutnya. Form Verifikasi Pohon dapat dilihat
pada Lampiran 10.
7.29 PENCACAHAN POHON Pertamina Foundation akan menunjuk pihak ketiga untuk melakukan pencacahan pohon, yaitu mensurvei
keberadaan pohon langsung ke lapangan agar penggunaan dananya dapat dipertanggungjawabkan secara
tree by tree. Untuk melakukan pencacahan ini, tim pencacah harus mem-print lampiran 9 dan 10.
7.30 UPDATE DATABASE POHON Berdasarkan hasil pencacahan pohon, data pohon yang hidup mungkin akan berbeda dengan data
penanaman pohon yang telah dilaporkan oleh Relawan Gerakan Menabung Pohon. Untuk itu tim pencacah
pohon harus melaporkan hasil pencacahan yang telah dilakukannya, yaitu dengan cara meng-update
database pohon pada sistem, meng-upload scanning hasil pencacahan pohon.
7.31 DAFTAR POHON HASIL PENCACAHAN Berdasarkan database yang telah di-update oleh tim pencacah pohon, sistem akan meng-create data daftar
pohon yang telah ditanam, beserta skema bagi hasil yang terapkan oleh Relawan Gerakan Menabung Pohon
sesuai dengan form A yang telah di-submit oleh Relawan Gerakan Menabung Pohon. Daftar inilah yang
menjadi acuan pembayaran tahap kedua oleh Pertamina Foundation.
7.32 MELAKUKAN PEMBAYARAN TAHAP II (50%) Berdasarkan hasil pencacahan pohon yang telah dilakukan dan dilaporkan oleh tim pencacah, Pertamina
Foundation akan melakukan pembayaran tahap ke dua sebesar 50% sebagai bentuk pelunasan dana
sponsorship.
7.33 MENERIMA PELUNASAN DANA SPONSORSHIP Relawan Gerakan Menabung Pohon menerima pelunasan dana sponsorship sesuai dengan pohon yang telah
ditanam dan telah dicacah oleh tim pencacah.
7.34 SUMMARY LAPORAN PENANAMAN POHON Sistem akan men-create dokumen summary penanaman pohon yang berisi rangkuman seluruh kegiatan
sejak awal hingga pelunasan dana sponsorship, juga rangkuman data-data yang terkait dengan seluruh
kegiatan tersebut.
7.35 CLOSING Proses penanaman dan pemberian sponsorship telah selesai, sehingga flow chart ini dapat di-close. Proses
selanjutnya, berupa pemeliharaan pohon hingga 5 tahun, pemanenan, produksi, dan pemasaran hasilnya
akan tetap dipantau oleh Pertamina Foundation.
Setelah Proses Closing, Relawan Menabung Pohon harus melakukan evaluasi terhadap total luas lahan dan jumlah
pohon yang berhasil dia tanam, apakah sudah memenuhi target sesuai dengan Planning yang telah disetujui
Pertamina Foundation. Jika belum, ia diperkenankan untuk mengulang proses Menabung Pohon sejak persiapan
hingga penanaman untuk memperbaiki performanya sehingga meningkatkan potensi kelulusannya dalam Akademi
Menabung Pohon Pertamina Foundation.
LAMPIRAN 1
FORMULIR PENDAFTARAN
KANDIDAT RELAWAN MENABUNG POHON PERTAMINA FOUNDATION
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : ________________________________________________________________________________
Alamat : ________________________________________________________________________________
Nomor KTP : ________________________________________________________________________________
Nomor Telp/HP : ________________________________________________________________________________
Alamat email : ______________________________ akun sobatbumi: ____________________________________
Pekerjaan :
Mengajukan permohonan untuk menjadi Relawan Gerakan Menabung Pohon Pertamina Foundation dan
menyatakan kesanggupan untuk menjalankan sistem Menabung Pohon Pertamina Foundation.
Demikian surat ini kami buat sebagai pernyataan ketertarikan kami untuk berpastisipasi dalam Program Menabung
Pohon Pertamina Foundation.
…………………………………, ………………………. 2012
[tanda tangan di atas materai Rp 6.000,00]
[nama pemohon]
LAMPIRAN 5
FORM A
SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA MENABUNG POHON PERTAMINA FOUNDATION
ANTARA RELAWAN GERAKAN DAN PETANI
Pada hari ini, telah disepakati kerjasama menabung pohon antara
PIHAK I Nama : __________________________________________________________________________________ No KTP : __________________________________________________________________________________ Tempat, tanggal lahir : __________________________________________________________________________________ Pekerjaan/Instansi : __________________________________________________________________________________ Alamat : __________________________________________________________________________________ Nomor Telp/HP : _________________________________ Akun SobatBumi : ______________________________ Selaku Relawan Gerakan Menabung Pohon Pertamina Foundation
Dan
PIHAK II Nama : __________________________________________________________________________________ No KTP : __________________________________________________________________________________ Tempat, tanggal lahir : __________________________________________________________________________________ Pekerjaan/Instansi : __________________________________________________________________________________ Alamat : __________________________________________________________________________________ Nomor Telp/HP : _________________________________ Akun SobatBumi : ______________________________ Selaku petani yang menguasai sebidang lahan berdasarkan administrasi desa tercatat
Nama Pemilik Lahan : __________________________________________________________________________________ Luas Lahan : _________________________________ Nomor Persil : _______________________________ Lokasi Lahan : __________________________________________________________________________________ Selanjutnya lahan tersebut disebut LOT dengan nama _____________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ PIHAK I dan PIHAK II telah menyepakati untuk menabung _________ pohon _______________sistem Pertamina Foundation sampai pemanenan dengan pola kerjasama (pilih salah satu)
[ ] AA-70/30 [ ] AB-60/40 [ ] BA-60/40 [ ] BB-50/50 Apabila terjadi perselisihan, PIHAK I dan PIHAK II sepakat menyelesaikan secara musyawarah dihadapan Kepala Desa _________________________________________________________________________________________________________
Demikian Surat Perjanjian ini dibuat sebagai pengikat kedua belah pihak untuk menjalankan seluruh kewajiban masing-masing.
…………………..,……………….… ………………
PIHAK I PIHAK II (…………………………………………………..) (…………………………………………………)
Mengetahui, Kepala Desa ….…………
[tanda tangan dan cap desa]
(………………………………………………….)
Keterangan Pola Kerjasama Menabung Pohon Pertamina Foundation
Relawan Gerakan Menabung Pohon Pertamina Foundation pada prinsipnya berkewajiban menjalankan seluruh aktifitas menabung pohon mulai dari Perencanaan, Persiapan Lahan, Penanaman, Pemeliharaan, Produksi, Pengembangan, Pemanenan dan Supervisi/Pengawasan serta Melaksanakan Bagi Hasil.
Untuk penguatan manfaat sosial, Relawan Gerakan Menabung Pohon bekerjasama dengan petani yang menguasai lahan (pemilik/penggarap). Untuk keperluan ini, Relawan Gerakan Menabung Pohon dibolehkan menyerahkan pekerjaan “Persiapan Lahan” dan/atau “Pemeliharaan” kepada Petani yang berpengaruh pada besaran bagi hasil dengan pola berikut :
AA-70/30 : Petani berbagi hasil 70% berkewajiban melakukan “Persiapan Lahan” dan “Pemeliharaan” AB-60/40 : Petani berbagi hasil 60% berkewajiban melakukan “Persiapan Lahan” BA-60/40 : Petani berbagi hasil 60% berkewajiban melakukan “Pemeliharaan” BB-50/50 : Petani berbagi hasil 50% Sisa bagi hasil otomatis menjadi hak Relawan Gerakan Menabung Pohon yang di dalamnya terdapat bagi hasil 10% untuk insentif sosial yang diberikan kepada Desa sebesar 5% (untuk pengembangan desa) dan Pertamina Foundation selaku sponsor dan pemegang hak manfaat social lingkungan 5% (untuk keberlanjutan program Pertamina Foundation). Para pihak penerima insentif sosial ini berhak penuh mengatur hak insentif sosialnya. Atas dasar tersebut maka urutan penanggungjawab penjagaan pohon adalah petani, desa dan Relawan Gerakan Menabung Pohon.
LAMPIRAN 6
FORM B
FORMULIR PENGAJUAN PENANAMAN
Kepada Yth
Pertamina Foundation
Berdasarkan Surat Perjanjian Sponsorship Menabung Pohon Pertamina Foundation Blok … Nomor …………………………., kami selaku Relawan Gerakan Menabung Pohon Pertamina Foundation mengajukan permohonan bantuan dana untuk penanaman …………… pohon, sebesar ……….x Rp 2000,00 = Rp…………………………….. dengan rincian sebagai berikut:
No. Nama Petani Nama LOT Luas Lahan (m2) Pohon yang Ditanam
Jumlah Pohon
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Sebagai data pelengkap, kami lampirkan surat-surat kesepakatan kerjasama antara kami dengan petani yang menguasai lahan yang telah ditandatangani oleh aparat setempat (FORM A).
…………………………..,…./…./………
(…………………………………………….)
LAMPIRAN 7
VERIFIKASI LOT
Nama Lot : _______________________________________________________________________________
Kondisi Lot : __________________________________________________________________(dilengkapi foto2)
Koordinator GPS Lot:
No. Garis Lintang Garis Bujur Ketinggian
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Denah Lot:
Akses ke lokasi:
Dapat dicapai dengan:
Mobil 2x4 Mobil 4x4 Truk Lainnya: …………..
Perahu Berjalan kaki Motor
………………………….., .../.../.....
(…………………………………………….)
LAMPIRAN 9
BERITA ACARA PENANAMAN
Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyampaikan bahwa telah melakukan penanaman pohon untuk kegiatan Menabung ____________ Pohon di Blok _____________ dengan rincian sebagai berikut:
No. Nama Petani Nama LOT Luas Lahan (m2) Jenis Pohon Jumlah Pohon Tanda Tangan
Petani
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Total
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk menjadi perhatian para pihak.
………………..,…./…./…………
Yang Menerima,
[Nama Pencacah PF]
Yang Menyatakan,
[Nama Relawan Gerakan]
Mengetahui, Kepala Desa …..
[ttd dan cap desa]
[Nama Kepala Desa]
LAMPIRAN BERITA ACARA PENANAMAN (Untuk Masing-masing Lot)
FOTO KEGIATAN PENANAMAN LOT _________
FOTO PROFIL LOT _____________
LAMPIRAN 10
DAFTAR VERIFIKASI POHON LOT ____________
(merupakan print out dari database Tabung Pohon)
Nomor Pohon Posisi Koordinat Status (tandai salah satu)
Hidup Mati
[jumlah pohon] [jumlah pohon hidup] [jumlah pohon mati]
………………………,…./……/………..
[Nama Pencacah PF]
