Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen · esim. informoinnit, suostumukset ja kiellot • Täydennettävä suun terveydenhuollon ja sosiaalihuollon edustajilla Kanta-ryhmä?

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen

Projektipäällikkö

Kaija Leskinen Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä

26.2.2016

Kaija Leskinen 1

”Asiakaslähtöistä hoivaa ja hyvinvointia”

1. Valtakunnallinen Kansa-hanke

– sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja

määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpano

– Tavoitteena toteuttaa muutos, jonka avulla kaikissa sosiaalipalveluja

tuottavissa yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa sosiaalihuollon

asiakastiedot yhdenmukaistetaan tietojärjestelmissä ja varmistetaan

tiedon saatavuus

2. Kansa-kouluhanke

– sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanohanke

– kansallisten luokitusten ja asiakirjarakenteiden käyttöönotto sosiaali- ja

terveydenhuollon organisaatioiden asiakastietojärjestelmissä

3. Kasa-projekti

– Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen Ylä-Savon

SOTE kuntayhtymässä

– Projektissa organisoidaan ja koordinoidaan valtakunnallisten hankkeiden,

Kansa-hankkeen ja Kansa-kouluhankkeen, edellyttämiä tehtäviä mukaan

lukien arkistonhallinnan ja sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin

vaatimukset

Hankkeet ja projektit


Valtakunnalliset hankkeet ja Kasa-projekti pohjautuvat

Kanta-malliin

STM-THL

- Kanta

THL

- Kansa-hanke

SOSIAALIALAN OSAAMISKESKUKSET

- Kansa-kouluhanke

Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä

- Kasa-projekti


Sosiaalihuollossa käytössä olevat

tietojärjestelmät PSSHP (Lehmuskoski ja Linna 2014)


• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen

sähköisestä käsittelystä (159/2007)

• Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) ja laki sosiaalihuollon

asiakkaan asemasta ja oikeudesta (812/2000)

• Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015,

asiakasasiakirjalaki)

• Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

(tietohallintolaki 2011/634)

Lainsäädäntö


• SOTE alueilla on vastuu kansallisen sosiaalihuollon

asiakastiedon arkiston käyttöönottojen valmistelusta,

määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotosta,

liittyvien tietojärjestelmien hankinnasta ja liittymisestä

valtakunnallisiin palveluihin

• Jokaisella sosiaalihuollon organisaatiolla on vastuu

oman kokonaisarkkitehtuurinsa kuvaamisesta

Velvoitteet SOTE organisaatioille


Lähde: Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden I-vaiheen

määrittelyt. LUONNOS


Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

valmistautuminen Ylä-Savon SOTE

kuntayhtymässä =

Kasa-projekti


• Kasa-projektissa on tarkoituksena organisoida niitä toimenpiteitä,

jotka tarvitaan tehdä ennen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

liittymistä. Projektin toiminta-aika on 1.6.2015-30.6.2018.

• Varsinaisesta liittymisestä asiakastiedon arkistoon laaditaan tämän

projektin lopussa oma projektisuunnitelma.

• Tarkoituksena on toteuttaa muutos, jonka avulla sosiaalihuollon

asiakastiedot yhdenmukaistetaan, koulutetaan henkilökunta

määrämuotoiseen kirjaamiseen ja valmistellaan henkilökunta

toiminnan muutokseen. Muutoksella tuetaan toiminnan tehostamista

ja sosiaalipalveluiden kehittämistä. Toimintakäytäntöjen

yhtenäistämisellä tähdätään tasalaatuisiin ja asiakaslähtöisiin

sosiaalipalveluihin kaikkialla maassa.

Kasa-projektin tarkoitus


Kasa-projektin sisältö


• Sosiaalihuollon henkilöstö

– hyvinvoinnin vastuualueella sosiaalityön palveluissa ja

perheneuvolassa 128 vakituista henkilöä

– hoito- ja hoivapalveluiden vastuualueella kotihoidossa ja

asumispalveluissa 414 vakituista henkilöä

(tilanne 21.12.2015)

– yksityiset sosiaalihuollon palveluntuottajat, jotka toimivat

kunnallisen palvelunjärjestäjän toimeksiannosta (miten ja missä

laajuudessa?)

• Välillisiä kohderyhmiä: Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnoilla

työskentelevät ammattilaiset tulevat hyötymään kattavan, omaan

työhön liittyvän asiakastiedon saatavuutena. Edellytyksenä on, että

järjestelmätoimittajat pystyvät toteuttamaan vaadittavat muutokset

järjestelmiin.

KOHDERYHMÄ


Välittömät tavoitteet

• Valmistella sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymistä varten

vaadittavat toimenpiteet

• Ottaa käyttöön sosiaalityön palveluihin valtakunnallisesti määritellyt

yhtenäiset toimintamallit, yhtenäinen palveluluokitus ja

asiakasasiakirjat sekä termistö

• Pilotoinnin tavoitteena on sosiaalihuollon peruspalveluiden

palvelutehtävän omaishoidon tuessa ottaa käyttöön valtakunnalliset

määritykset sekä selvittää, mikä tulee olemaan se järjestelmä, mihin

nämä määritykset tehdään

• Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain toimeenpano

• Aloittaa sosiaalihuollon asiakastietojen tallennus PDF muodossa

• Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen

• Asiakastietojärjestelmään tehtävien muutosten kuvaaminen

Projektin tavoitteet


Pitkän ajan tavoitteet

• Yhdenmukaiset toimintaprosessit ohjaavat

palvelutoimintaa

• Yhdenmukaiset asiakirjamääritykset on otettu käyttöön ja

ne ohjaavat kirjaamista

• Asiakastiedon kirjaamisen laatu on parantunut

• Edistää Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän valmiutta liittyä

kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

• Pilotoinnilla on tavoitteena tuottaa valtakunnallisesti

hyödynnettävää tietoa rajapinnoilla työskentelevien

valtakunnallisten määritysten toteutuksesta

tietojärjestelmässä

Tavoitteet


• Toimikortit suurimmalla osalla sosiaalihuollon työntekijöistä

– ehto: VRKn aikataulun mukaan

• Sosiaalihuollon tietoturvaan ja -suojaan sekä tietojärjestelmien käyttöön

liittyvä omavalvontasuunnitelma

• Sosiaalihuollon tiedot koodistopalvelussa

– ehto: VRKn aikataulun mukaan

• Nykyiset prosessit kuvattu

• Valtakunnallisesti määriteltyjen palvelutehtäväluokituksien ja

asiakasasiakirjojen käyttöönotto

– ehto: siinä laajuudessa kuin ne voidaan ottaa käyttöön tietojärjestelmissä

• Arkistonhallinnan muutokset tekeillä

• Määrämuotoinen kirjaaminen käytössä ainakin sosiaalityössä

• Rajapinnoilla työskentelevien kirjaaminen selkiytymässä

• PDF tallennus aloitettu

• Palveluiden luokittelu valtakunnallisten toimintaprosessien mukaisesti

• Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin kuvausta tehty

• Tietojärjestelmiin tarvittavien muutosten kuvaus

• Uusi projektisuunnitelma

Projektin mittarit


Projektin rajaukset

TOTEUTTAMISEN RAJAUKSET

Aihe Rajauksen kuvaus ja syy Vastuullinen taho tai

yhteyshenkilö Yksityisten palveluntuottajien

valmistautuminen

sosiaalihuollon asiakastiedon

arkistoon

Kukin yksityinen palveluntuottaja vastaa

omalta osaltaan sähköiseen

asiakastiedon arkistoon

valmistautumisesta siltä osin kuin he

eivät dokumentoi työtä kunnallisen

palvelunjärjestäjän lukuun.

Kukin palvelujen antaja omalta osaltaan

Sosiaalihuollon

palveluntuottajien tuottama

potilastieto

Potilastieto kirjataan

potilastietojärjestelmään ja menee

Kantaan

Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän

kansalliseen terveysarkistoon

liittymisprojekti

Sosiaalihuollon liittyminen

kansalliseen sosiaalihuollon

asiakastiedon arkistoon

Sosiaalihuollon liittyminen kansalliseen

sosiaalihuollon arkistoon tehdään

erillisessä projektissa

Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä


1. Valmistella sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

liittymiseen vaadittavat toimenpiteet

a. Projektin hallinnolliset valmistelut ja projektisuunnitelman laatiminen

b. Varmennepalveluiden hankinta ja jakelu

c. Omavalvontasuunnitelma

d. Rekisteritiedot THL:n koodistopalveluun

e. Arkistonhallinnan käytännöt

a. TOSin laatiminen

b. Henkilörekisteri

a. Tulee olemaan vain yksi rekisteri

b. Palveluntuottaja voi olla yhdistys tai yksityishenkilö, jotka antavat

asiakkaalle palveluja toimeksiantosopimuksen, ostopalvelusopimuksen tai

palvelunjärjestäjän antaman maksusitoumuksen perusteella.

Palveluntuottaja kirjaa palvelun tuottamisessa syntyvät asiakastiedot

kyseisen palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin

PROJEKTIN TOTEUTUS

JA TEHTÄVÄT


2. Toimintamallien ja toimintaprosessien muutosten kehittäminen

a. Nykytilan kuvauksien täydentäminen

Prosessikuvauksia tarvitaan sosiaalihuollon asiakasarkistoon valmistautumisen

lisäksi tiedonohjaussuunnitelman tekemiseen, laatukäsikirjaan, sote valmisteluihin,

toiminnan kehittämiseen, kokonaisarkkitehtuurityöhön ja palvelupakettien

määrittämiseen. Prosessit kuvattava työnkulkutasolle asiakirjoineen ja

järjestelmineen

Projektityöntekijät koordinoivat, aikataulu kevät 2016

b. Toimintaprosessien muutosten kehittäminen

Asiantuntijat eli projektityöntekijät perehtyvät valtakunnallisesti määriteltyihin

palvelutehtäviin, asiakasasiakirjoihin ja toimintaprosesseihin

Toimintaprosessien kehittämisen toteuttaminen työryhmätyöskentelynä

Asiantuntijapalveluita tarvittaessa ostopalveluna

Tehtävät jatkuu….


c. Pilotointi

– Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote), Jyväskylän, Turun ja Vaasan

kaupunkien, Päijät-Hämeen maakunnan sekä Oulunkaaren ja Ylä-Savon

SOTE kuntayhtymän kanssa.

– Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän pilotointi

iäkkäiden peruspalveluiden palvelutehtävään kuuluvassa omaishoidon tuessa

Yhteistyökumppanina Oulunkaaren kuntayhtymä (Ii, Pudasjärvi, Simo, Utajärvi ja

Vaala)

22.2.16 aloitustilaisuus

Pilotoidaan sosiaalihuollon toimintaprosesseja ja asiakasasiakirjoja

Kartoitetaan olemassa olevat sosiaalihuollon palveluprosessikuvaukset ja kytketään ne

kansalliseen palveluprosessiluokitukseen

Palvelutehtäväluokitus: Sosiaalipalvelut jaetaan lakiperusteisiin palvelutehtäviin

Palvelutehtävä toimii hakuparametrina, henkilörekisterin muodostumisen

perusmäärityksenä ja käyttövaltuuksien ja pääsynvalvonnan attribuuttina

palvelutehtäviä on 7, kun niitä oli aiemmin 21

Luodaan valtakunnallinen malli asiakasasiakirjasisältöjen käyttöönotolle

ja otetaan käyttöön sekä jäsennetään asiakasasiakirjat valituissa

palvelutehtävissä

Luodaan pohja ja toimintamalli kokonaisvaltaiselle tietomallin

käyttöönotolle omaishoidontuessa


3. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain toimeenpano (Kansa-koulu-

hanke)

Laki sosiaalihuollon asiakasasikirjoista edellyttää, että asiakasasiakirjojen kieli on selkeää ja

ymmärrettävää. Asiakasasiakirjat tulee laatia ja säilyttää siten, että niitä voidaan hyödyntää eri

tarkoituksiin asiakasprosessissa ja organisaation toiminnassa. Lain vaatimukset eivät siirry

sosiaalipalvelujen arkeen ilman mittavaa panostusta ammattilaisten kirjaamisosaamisen kehittämiseen.

Kirjaamisen osaamisen edistäminen ja koulutus

– sosiaalihuollon kirjaamisen lähtökohdat ja periaatteet

– kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys

– kirjaamisen käytännöt ja asiakkaan osallistuminen kirjaamiseen

– tietosuoja ja –turva

– sosiaalihuollon palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit

– palvelutehtäväkohtaiset asiakasasiakirjat ja niiden tietosisältö

– määrämuotoinen kirjaaminen

– sosiaalihuollon koodistot

Kouluttajien koulutusaikataulu: sosiaalityö syksy 2016, hoito- ja hoiva syksy 2017

4. Vanhojen ja nykyisten asiakirjojen PDF tallennus

Tehtävät jatkuu…


5. Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuri

Tietoarkkitehtuurin osalta tavoitetilan saavuttaminen edellyttää kansallisesti

yhtenäisen asiakastietomallin käyttöönottoa sosiaalipalveluja antavissa

organisaatioissa. Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kuvaaminen edellyttää

sosiaalipalvelujen ja terveyspalvelujen erojen ja yhtymäkohtien tunnistamista ja kuvaamista.

arkkitehtuurikokonaisuuden pohjalta pystytään kehittämään sosiaalihuollon määrämuotoisen

kirjaamisen, sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja muiden sosiaalihuollon

toimintaa tukevien tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönottoa

6. Asiakastietojärjestelmään tehtävien muutosten kehittäminen

Kasa-projektiin liittyy oleellisena osana potilastietojärjestelmään tehtävien muutosten kehittäminen

ja mukana olo sekä Kansa- että UNA-hankkeissa.

tuotetaan pilotoitavana olevan omaishoidon tuen osalta valtakunnallisesti tietoa varsinkin

rajapinnoilla työskentelevien tietojärjestelmiin liittyvistä ongelmista ja tarpeista

Tehtävät jatkuu…


Yhteistyökumppanit

Sosiaalihuollon asiakastiedon

arkistoon valmistautuminen

Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä

THL

STM

VALVIRA

Yksityiset palveluntuot

tajat

Oulunkaaren

kuntayhtymä

Arkisto-

laitos Koodis-

to

palvelu

CGI

Kansa-koulu

hanke

PSSHP

Sosiaali alan

osaamiskeskukset

VRK

Kansa-hanke

Yksityiset

palvelun

tuottajat


Asiakastiedon arkiston vaiheistus


• I vaihe: PDF-tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan

käyttöön

• voidaan muodostaa organisaation järjestelmiin jo tallennetuista (olemassa olevista)

asiakastiedoista ja –asiakirjoista tai laatimalla niitä liittymishetkestä alkaen

• Ensimmäisessä vaiheessa voi liittyä myös vain arkistoidakseen vanhoja tietoja

(poistuvan tietojärjestelmän tyhjentäminen).

• II vaihe: Tiedon saatavuus rekisterien välillä ja Omakannan

käyttöönotto

• toteutetuksia laajennetaan siten, että asiakasasiakirjojen haku ja luovutus myös toisen

palvelunantajan rekisteristä on mahdollista. Myös Omakanta laajennetaan

sosiaalihuoltoon. Asiakirjojen laajempi saatavuus helpottaa ja tehostaa

asiakasprosesseja. Vaiheen toteuttaminen edellyttää luovutusten seurantaa, kieltojen

toteuttamista sekä asiakirjojen näkyvyyden rajoittamista Omakannassa tarvittaessa

• III vaihe: Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan

toiminnallisuuksien laajennus

• IV vaihe: Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi

Vaiheistus


• Haasteita – Valtakunnalliset hankesuunnitelmat vasta selkiytymässä

– Alueellinen ohjaava taho puuttuu

• Alueellinen yhteistyö ei ole vielä lähtenyt liikkeelle

– Kanta edellä – hyötyä vai haittaa?

– Rajapinnoilla työskentelevien kohdalla vaikeasti toteutettavia

asioita, kuten sosiaali- ja terveydenhuollon välistä tietojen

saatavuus, tietojärjestelmä, rekisterit jne.

• IKI-hankkeessa on jo todettu, että muutettavia asioita on

monia ja asiakokonaisuudet ovat isoja

– Eivät ole pystyneet toteuttamaan tarvittavia muutoksia

järjestelmään

– SOTE uudistuksen ja lakimuutosten tuomat muutokset

KANSALLISEEN SOSIAALIHUOLLON

ASIAKASTIEDON ARKISTOON

VALMISTAUTUMISEN ARVIOINTIA


1. Tarve tietojärjestelmien yhtenäistämiselle, tiedon saatavuuden

varmistamiseen ja rajapintojen määrittelyyn terveydenhuollon ja

sosiaalihuollon rajapinnoilla

2. Yhteistyö tiedonohjauksessa (TOS)

3. Sosiaalihuollon asiakastiedonarkistoon liittymiseen vaadittavien

Kanta-palveluiden koordinointi

- Kansa-hankkeen toimenpiteet

- Kansa-kouluhankkeen toimenpiteiden koordinointi

Yhteenveto

Alueellisen koordinoinnin tarve


Osaamiskeskukset?

Lain mukaan kunkin osaamiskeskuksen tehtävänä on

toimialueellaan turvata: 1. sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen ja välittyminen;

2. peruspalvelujen kehittyminen sekä erityisosaamista vaativien erityispalvelujen

ja asiantuntijapalvelujen kehittyminen ja välittyminen;

3. sosiaalialan perus-, jatko- ja täydennyskoulutuksen ja käytännön työn

monipuolinen yhteys;

4. sosiaalialan tutkimus-, kokeilu- ja kehittämistoiminnan toteutuminen; sekä

5. muiden 1 §:n 1 momentin tavoitetta palvelevien tehtävien toteutuminen.

- Puuttuu Kanta-kokemus ja tietämys

Kuka koordinoi?


• Vahva Kantaan liittymisprosessin organisoinnin kokemus, jota

tarvitaan sekä suun terveydenhuollon että sosiaalihuollon

asiakastiedon arkistoon valmistauduttaessa sekä liityttäessä

• Kanta-hankeryhmässä oli ja on kaikkien PSSHP:n

organisaatioiden sekä THL:n edustus

• THL:n edustaja vei hyvin tiiviisti asioita eteenpäin

kehitettäväksi valtakunnan tasolla ja toi sieltä ryhmään

ajankohtaiset tiedot

• THL:n muut asiantuntijat käytettävissä ja tuttuja

• Yhdessä alueellisesti asioiden pohtiminen oli välttämätöntä,

jotta teimme alueellisia ja valtakunnallisesti linjattuja ratkaisuja

esim. informoinnit, suostumukset ja kiellot

• Täydennettävä suun terveydenhuollon ja sosiaalihuollon

edustajilla

Kanta-ryhmä?


KIITOS!

Documents

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen · esim. informoinnit, suostumukset ja kiellot • Täydennettävä suun terveydenhuollon ja sosiaalihuollon edustajilla Kanta-ryhmä?