SpeakUp Bericht over bescherming persoonsgegevens en Privacy · in dit document omschreven, kunnen we geen informatie binnen dit systeem aanvaarden. In dat geval kunt u gebruik maken

SpeakUp Bericht over

bescherming persoonsgegevens en Privacy

Versie 1.2 in het Nederlands van 31 oktober 2017.

SpeakUp Bericht over bescherming persoonsgegevens en privacy

Versie 1.2, d.d. 31 oktober 2017

Copyright © Capgemini 2017. All Rights Reserved 1

Inhoud

1. Algemeen ....................................................................................................................... 2

2. Gebruik van de SpeakUp telefonische hulpdienst ................................................................. 3

3. Welke persoonsgegevens en informatie worden verzameld en verwerkt? ................................ 3

4. Hoe worden, na uw melding, de persoonsgegevens verwerkt en wie heeft toegang tot de persoonsgegevens en de informatie? ....................................................................................... 4

5. Rechten van personen waarover een melding is gedaan en de melders .................................. 5

6. Speciale regelgeving per land ........................................................................................... 5

België ...................................................................................................................................................................... 6

Tsjechië .................................................................................................................................................................. 6

Denemarken .......................................................................................................................................................... 6

Finland .................................................................................................................................................................... 7

Frankijk ................................................................................................................................................................... 7

Hongarije ................................................................................................................................................................ 7

Italië ........................................................................................................................................................................ 7

Luxemburg ............................................................................................................................................................. 8

Marokko .................................................................................................................................................................. 8

Nederland ............................................................................................................................................................... 8

Portugal .................................................................................................................................................................. 8

Roemenië ............................................................................................................................................................... 8

Rusland ................................................................................................................................................................... 9

Slowakije ................................................................................................................................................................ 9

Spanje ..................................................................................................................................................................... 9

Zweden ................................................................................................................................................................. 10




De regels met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens in sommige landen stellen het verplicht dat de melder van een kwestie waarvan persoonsgegevens deel

uitmaken op de hoogte wordt gesteld van de wijze waarop de door die persoon ingediende informatie wordt verzameld en bewaard en dat de melder de voorwaarden voor het gebruik

van de SpeakUp telefonische hulpdienst aanvaardt.

Daarom verzoeken wij u vriendelijk in te stemmen met het verwerken van uw

persoonsgegevens. Als u niet instemt met het verwerken van uw persoonsgegevens zoals in dit document omschreven, kunnen we geen informatie binnen dit systeem aanvaarden.

In dat geval kunt u gebruik maken van een van de andere interne rapporteringskanalen om vermoedens van wangedrag te melden. Bijvoorbeeld aan uw manager of een medewerker

van de afdeling HR, Ethics & Compliance, of Juridische Zaken.

1. Algemeen

De SpeakUp telefonische hulpdienst is een vrijwillige vertrouwelijke web- en telefonisch

intakesysteem van de onafhankelijke dienstverlener Convercent, dat door Capgemini en haar dochterbedrijven aan werknemers, toeleveranciers, klanten en zakelijke partners (“melders”) wordt aangeboden.

Het doel van de SpeakUp telefonische hulpdienst is melders in staat te stellen om advies te

vragen, of problemen te melden over boekhouding, auditing, corruptiepraktijken, oneerlijke concurrentie, niet-naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy, ernstige schendingen van mensenrechten en fundamentele vrijheden, gezondheid en

veiligheid en het milieu, en ander wangedrag dat afwijkt van onze 7 Waarden of onze Richtlijn Bedrijfsethiek (Code of Business Ethics) die de vitale belangen van Capgemini en

haar dochterbedrijven nadelig kunnen beïnvloeden.

In bepaalde landen kan de SpeakUp telefonische hulpdienst uitsluitend worden gebruikt om

vermoedens van overtredingen van een gelimiteerd aantal kwesties te melden. Zie onderdeel 6 van dit bericht als u precies wilt weten welke kwesties binnen uw land kunnen

worden gemeld. Als uw kwestie betrekking heeft op een zaak die volgens het lokale recht niet door Capgemini via de SpeakUp telefonische hulpdienst mag worden geaccepteerd, dient u contact op te nemen met uw manager of een medewerker van de afdeling HR,

Ethics & Compliance, of Juridische Zaken om de kwestie te melden.

De SpeakUp telefonische hulpdienst en de beveiligde database waarin de persoonsgegevens die u mogelijk meldt worden opgeslagen, wordt beheerd door Convercent. Alle data worden verwerkt op een afzonderlijke en beveiligde server in Ierland.

Neem contact op met Capgemini als u vragen hebt over dit bericht en/of de

SpeakUp telefonische hulpdienst via [email protected].

mailto:[email protected]




2. Gebruik van de SpeakUp telefonische hulpdienst

Gebruik van de SpeakUp telefonische hulpdienst is geheel vrijwillig. We wijzen u er op dat

de normale route voor het rapporteren van een mogelijke overtreding via uw manager of een medewerker van de afdeling HR, Ethics & Compliance, of Juridische Zaken verloopt. In bepaalde landen kunnen er additionele voorzieningen zijn, zoals

werknemersvertegenwoordigers, klachtenprocedures of specifieke telefonische hulpdiensten.

Als u vindt dat u de normale routes voor het rapporteren van een mogelijke overtreding niet kunt volgen, kunt u gebruik maken van de SpeakUp telefonische hulpdienst.

Realiseert u zich hierbij dat de informatie die u over uzelf, uw collega’s of enig aspect van

de activiteiten van het bedrijf verstrekt, kan leiden tot besluiten die voor anderen nadelige gevolgen kunnen hebben. Daarom verzoeken we u dat u alleen informatie verschaft die,

naar uw beste weten, op het moment waarop de informatie wordt verschaft correct en feitelijk is. U krijgt van de kant van Capgemini niet te maken met disciplinaire - of voor u

nadelige acties vanwege een melding van het vermoeden van een juridische of ethische overtreding als deze ‘te goeder trouw’ is gedaan. Ook niet als deze later onjuist blijkt te zijn. ‘Te goeder trouw’ wil zeggen: handelen vanuit een eerlijke overtuiging en bedoeling.

Het bewust verschaffen van valse of misleidende informatie niet zal worden getolereerd.

De informatie die u verschaft, wordt vertrouwelijk behandeld behalve in die gevallen waarin

dit niet mogelijk is vanwege juridische vereisten of om een behoorlijk onderzoek uit te voeren. Als dat het geval is zal de informatie als gevoelig worden behandeld.

Waar dit op grond van de wet is toegestaan, kunt u anoniem blijven, maar we moedigen u

aan om u wel bekend te maken, zodat we met onze eventuele vragen bij u terecht kunnen.

3. Welke persoonsgegevens en

informatie worden verzameld en verwerkt?

De SpeakUp telefonische hulpdienst registreert de volgende persoonsgegevens en informatie die u mogelijk opgeeft: (i) uw naam, uw contactgegevens en of u al of niet bij Capgemini werkzaam bent; (ii) de naam en andere persoonsgegevens van de personen die

u in uw melding noemt als u deze informatie verschaft (bijv. de beschrijving van functies en contactgegevens); en (iii) een omschrijving van het vermeende wangedrag en een

beschrijving van de omstandigheden van het incident.




4. Hoe worden, na uw melding, de persoonsgegevens verwerkt en wie

heeft toegang tot de persoonsgegevens en de informatie?

De persoonsgegevens en informatie die u verschaft, worden opgeslagen in een beveiligde

database dat zich op servers bevindt die door Convercent in Ierland worden beheerd. Convercent heeft zich er tegenover Capgemini contractueel toe verbonden de informatie die u verschaft in overeenstemming met het toepasselijke recht te beveiligen. Convercent

heeft zich verplicht tot het handhaven van strikte privacy- en beveiligingspraktijken waaronder die welke betrekking hebben op kennisgeving, selectie, doorsturen, beveiliging,

dataintegriteit, toegang en handhaving.

Ten behoeve van de verwerking en het onderzoek van uw melding en met inachtneming van de lokale wetgeving, kunnen de persoonsgegevens die u verstrekt door relevante

personen binnen Capgemini, bijvoorbeeld van Ethics & Compliance, HR, Finance, Internal Audit, Juridische Zaken en management en externe adviseurs (waaronder juridische

adviseurs) en, onder bepaalde omstandigheden, technisch personeel van Convercent worden geopend, verwerkt en gebruikt. Deze personen kunnen zich in of buiten de EU

bevinden. In geval van overdracht buiten de EU gelden voor alle Capgemini-

bedrijven overeenkomsten die de gegevensoverdracht binnen het bedrijf regelen op basis van de Capgemini Binding Corporate Rules (de regels waaraan het bedrijf

Capgemini zich bindt en gebonden weet); Convercent heeft een data transfer overeenkomst gesloten op basis van het Modelbepalingen van de EU en is ook

gecertificeerd en houdt zich aan de Privacy Shield beginselen voor de overdracht van persoonsgegevens specifiek naar de Verenigde Staten (zie het Privacybeleid van

Convercent voor meer informatie).

Persoonsgegevens en informatie die u hebt opgegeven kunnen aan de politie en/of andere

handhavings- en toezichthoudende instanties worden bekend gemaakt.

Persoonsgegevens die u verschaft, worden zo lang dit noodzakelijk is om uw melding te

verwerken bewaard, of, indien van toepassing, zo lang als noodzakelijk is om acties te initiëren of zolang als noodzakelijk is op grond van wettelijke verplichtingen. Voor het

overige worden alle persoonsgegevens binnen twee maanden na het afsluiten van het melding verwijderd; of onmiddellijk als de zaak buiten het kader van de SpeakUp telefonische hulpdienst valt.

https://www.convercent.com/policies/privacy-policyhttps://www.convercent.com/policies/privacy-policy




5. Rechten van personen waarover een melding is gedaan en de

melders

Capgemini informeert onmiddellijk iedereen die onderwerp is van een melding bij de SpeakUp telefonische hulpdienst, behalve als het vanwege het veilig stellen van de relevante informatie noodzakelijk is die mededeling te vertragen. Degene die onderwerp

van de melding is, heeft recht op toegang tot de informatie die de melding betreft (behalve gegevens die tot de melder herleidbaar zijn) en om, in overeenstemming met het van

toepassing zijnde recht, een correctie te vragen van zijn/haar persoonsgegevens die onnauwkeurig of incompleet zijn. In de mededeling wordt degene op wie de melding betrekking heeft, weten hoe men deze rechten kan uitoefenen.

Op dezelfde manier hebben melders -in overeenstemming met het van toepassing zijnde

recht- het recht om toegang tot informatie over hen te krijgen. Neem contact op met

[email protected] als u deze rechten wilt uitoefenen.

6. Speciale regelgeving per land

Er zijn geen specifieke beperkingen voor de volgende landen (zoals bekend op 2 april 2017): Argentinië, Australië, Oostenrijk, Brazilië, Canada, China, Colombia, Duitsland,

Guatemala, Hongkong, India, Ierland, Japan, Maleisië, Mexico, Nieuw-Zeeland, Noorwegen, Filippijnen, Polen, Saudi-Arabië, Singapore, Zwitserland, Taiwan, Verenigde Arabische

Emiraten, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Vietnam.

Binnen een groot gedeelte van de Europese Unie en de daaraan grenzende regio's, kunnen

kwesties alleen worden gerapporteerd als het over beperkte onderwerpen gaat. Denk hierbij aan bijvoorbeeld boekhouding, auditing, omkoping, mededingingsrecht,

discriminatie en intimidatie; en daarnaast aan milieu, gezondheid, hygiëne en veiligheidskwesties. Ook beperken sommige landen de meldingen zodanig dat uitsluitend personeel dat sleutelposities of managementfuncties bekleedt onderwerp daarvan kunnen

zijn.

Problemen of kwesties met betrekking tot onderwerpen die rechtens niet via de SpeakUp

telefonische hulpdienst mogen worden gemeld, moeten direct bij uw manager of, afhankelijk van het onderwerp van de mogelijke overtreding, bij een medewerker van de afdeling HR, Ethics & Compliance, of Juridische Zaken worden gemeld.

mailto:[email protected]




In sommige landen zijn anonieme meldingen rechtens niet toegestaan, behalve in uitzonderlijke gevallen.

België

- De SpeakUp telefonische hulpdienst mag door werknemers van Capgemini alleen worden gebruikt om interne kwesties met betrekking tot omkoping, financiën,

boekhouding en audit te melden. - Problemen of kwesties die betrekking hebben op andere zaken die Capgemini nadelig

zouden kunnen beïnvloeden, moeten direct aan uw manager of een medewerker van de afdeling HR, Ethics & Compliance of Juridische Zaken worden gemeld.

- Anonieme meldingen zijn op grond van de wet niet toegestaan, behalve in uitzonderlijke gevallen.

Tsjechië

Er kunnen alleen zaken worden gemeld die betrekking hebben op

- mogelijke onregelmatigheden bij • Oneerlijke concurrentie;

• Omkoping of corruptie binnen de activiteiten van Capgemini; • Belangenverstrengeling;

• Handel met voorkennis; • Het begaan van een misdrijf;

- ernstige gevallen van

• boekhoudkundige-, auditing of bancaire kwesties; of • het nadelig beïnvloeden van vitale belangen van het bedrijf;

- in geval van een ernstige bedreiging van de gezondheid of veiligheid van een teamlid; of

- Intimidatie of discriminatie.

De Speak-Up-telefoon is niet bedoeld voor klachten die over algemene kwesties gaan, over

de persoonlijke werksituatie van teamleden of privékwesties van overige teamleden.

Denemarken

- Alleen kwesties die te maken hebben met ernstige misdragingen of overtredingen, bijvoorbeeld overtredingen die een ernstige misdraging of verdenking van een ernstige misdraging inhouden die een impact heeft op de vitale belangen van het bedrijf of op iemands gezondheid zoals een economisch misdrijf (bijvoorbeeld

omkoping, fraude, valsheid in geschrifte en soortgelijke delicten) en onregelmatigheden op het gebied van boekhouding, auditing, interne controles,

financiële verslaglegging, concurrentiebeperking en handel met voorkennis; evenals in gevallen van milieuverontreiniging, ernstige inbreuken op beroepsveiligheidsrisico’s en ernstige overtredingen ten opzichte van een

werknemer, bijvoorbeeld: geweld of seksuele delicten. - Problemen of kwesties met betrekking tot andere zaken die Capgemini nadelig

zouden kunnen beïnvloeden, die worden beschouwd als minder ernstig wangedrag




zoals gevallen van pesterij, collegiale problemen, incompetentie, afwezigheid, en overtredingen van het rook- en alcoholbeleid en regels op het werk over het gebruik

van e-mails/internet enz. moeten direct aan uw manager of een medewerker van de afdeling HR, Ethics & Compliance of Juridische Zaken worden gemeld.

Finland

- Kwesties mogen alleen worden gemeld met betrekking tot overtredingen of misdragingen in relatie tot boekhouding, interne boekhoudkundige controles of

auditing, bankzaken en financiële misdrijven of omkoping. - Problemen of kwesties die betrekking hebben op andere zaken die Capgemini nadelig


Frankijk

- Kwesties kunnen worden gemeld als zij betrekking hebben op: o een misdrijf, een overtreding; o een ernstige en onmiskenbare schending van een internationale overeenkomst

die door Frankrijk werd geratificeerd of goedgekeurd; o een ernstige en onmiskenbare schending van een unilaterale rechtshandeling

van een internationale organisatie op grond van een geratificeerde internationale overeenkomst;

o een ernstige en onmiskenbare schending van de wet of de regelgeving of

o een ernstige bedreiging voor of inbreuk op het algemene belang. - Andere kwesties die betrekking hebben op een gedraging of een situatie die een

inbreuk vormt op de Bedrijfsethiek van het bedrijf omtrent omkoping en beïnvloeding.

- De gemelde kwesties kunnen geen verband houden met vertrouwelijke staatveiligheidsinformatie, het medisch beroepsgeheim of de geheimhoudingsplicht voor advocaten.

Hongarije Problemen kunnen alleen direct aan uw manager of aan HR van Capgemini Hongarije Ltd worden gemeld.

Italië

Gerapporteerde problemen kunnen betrekking hebben op schendingen van de Bedrijfsethiek van de Onderneming en/of van het organisatie- en beheersmodel krachtens

Wetsdecreet 231/01.




Luxemburg - Anonieme meldingen zijn rechtens niet toegestaan.

Marokko - Kwesties kunnen mogen alleen worden gemeld als zij betrekking hebben op

concurrentierecht, belangenverstrengeling, handel met voorkennis, diefstal, fraude, niet representatieve opgave van baten, boekhoudkundige onregelmatigheden,

auditing of bankzaken, onbehoorlijke financiële verslaglegging, omkoping, seksuele intimidatie en discriminatie.

- Problemen of kwesties die betrekking hebben op andere zaken die Capgemini nadelig zouden kunnen beïnvloeden, moeten direct aan uw manager of een medewerker van de afdeling HR, Ethics & Compliance of Juridische Zaken worden gemeld.

Nederland

- Meldingen mogen uitsluitend betrekking hebben op wetsovertredingen, gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid van goederen of het milieu of een gevaar voor het

goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk optreden of nalatigheid.

- Kwesties kunnen alleen worden gemeld met betrekking tot de organisatie waar u werkt of waarmee u contact hebt tijdens de uitvoering van uw werk.

- Anonieme meldingen zijn slechts in uitzonderlijke gevallen toegestaan.

Portugal

- Kwesties mogen uitsluitend worden gemeld met betrekking tot omkoperij, financiën, boekhoudings- en auditingkwesties.

- Problemen of kwesties die betrekking hebben op andere zaken die Capgemini nadelig zouden kunnen beïnvloeden, moeten direct aan uw manager of een medewerker van

de afdeling HR, Ethics & Compliance of Juridische Zaken worden gemeld. - Anonieme meldingen zijn rechtens niet toegestaan, maar uw persoonlijke informatie

wordt vertrouwelijk behandeld.

- Bovendien zijn alleen meldingen toegestaan over werknemers in sleutelposities of managementfuncties.

Roemenië


- mogelijke onregelmatigheden bij

• oneerlijke concurrentie; • Omkoping of corruptie binnen de activiteiten van Capgemini; • Belangenverstrengeling;

• Handel met voorkennis; • Het begaan van een misdrijf;

- ernstige gevallen van





- in geval van een ernstige bedreiging van de gezondheid of veiligheid van een teamlid; of

- Intimidatie of discriminatie.

De Speak-Up-telefoon is niet bedoeld voor grieven die over algemene kwesties gaan, over

de persoonlijke werksituatie van teamleden of privékwesties van overige teamleden.

Rusland

- Als onderdeel van een melding is het niet toegestaan om namen van personen die staatsburgers van de Russische Federatie zijn te noemen. Dit omvat ook indirecte verwijzingen naar personen met het Russische staatsburgerschap zonder expliciete

naamsvermelding bijv.: “de topmanager van onze XYZ-afdeling...”)

Slowakije


- mogelijke onregelmatigheden bij • oneerlijke concurrentie;

• Omkoping of corruptie binnen de activiteiten van Capgemini; • Belangenverstrengeling; • Handel met voorkennis;

• Het begaan van een misdrijf; - ernstige gevallen van


- in geval van een ernstige bedreiging van de gezondheid of veiligheid van een

teamlid; of - Intimidatie of discriminatie.

De Speak-Up-telefoon is niet bedoeld voor grieven die over algemene kwesties gaan, over de persoonlijke werksituatie van teamleden of privékwesties van overige teamleden.

Spanje

- Kwesties mogen alleen worden gemeld met betrekking tot substantiële wetsovertredingen of ernstige schendingen van de Richtlijn Bedrijfsethiek (Code of

Business Ethics) en het beleid, bijv. omkoping, financiële, boekhoudkundige en auditing-kwesties.

- Problemen of kwesties die betrekking hebben op andere zaken die Capgemini nadelig zouden kunnen beïnvloeden, moeten direct aan uw manager of een medewerker van de afdeling HR, Ethics & Compliance of Juridische Zaken worden gemeld.

- Anonieme meldingen zijn rechtens niet toegestaan, maar uw persoonlijke informatie wordt vertrouwelijk behandeld.




Zweden

- Kwesties mogen alleen worden gemeld met betrekking tot ernstige onregelmatigheden inzake financiën, boekhouding, interne boekhoudkundige

controles, auditing, omkoping en bank- en financiële misdaden evenals andere ernstige misdragingen/inbreuken die gevolgen hebben voor de vitale belangen van het bedrijf of die bedreigingen vormen voor iemands persoonlijke gezondheid of

leven. - Problemen of kwesties die betrekking hebben op andere zaken die Capgemini nadelig


- Bovendien mogen alleen meldingen worden gedaan over werknemers in sleutel- of management- of leidinggevende functies.

About Capgemini

With more than 190,000 people, Capgemini is present in over 40 countries and celebrates its 50th Anniversary year in 2017. A global leader in consulting, technology and outsourcing services, the Group reported 2016 global revenues of EUR 12.5 billion. Together with its clients, Capgemini creates and delivers business, technology and digital solutions that fit their needs, enabling them to achieve innovation and competitiveness. A deeply multicultural organization, Capgemini has developed its own way of working, the Collaborative Business Experience™, and draws on Rightshore®, its worldwide delivery model.

Learn more about us at www.capgemini.com.

This message is intended only for the person to whom it is addressed. If you are not the intended recipient, you are not authorized to read, print, retain, copy, disseminate, distribute, or use this message or any part thereof. If you receive this message in error, please notify the sender immediately and delete all copies of this message.

This message contains information that may be privileged or confidential and is the property of the Capgemini Group. Copyright © 2017 Capgemini. All rights reserved.

Rightshore®

is a trademark belonging to Capgemini.
http://www.linkedin.com/company/capgeminihttp://www.slideshare.net/capgeminihttp://www.twitter.com/capgeminihttp://www.youtube.com/capgeminimediahttp://www.facebook.com/capgeminihttp://www.capgemini.com/about/how-we-work/the-collaborative-business-experiencetmhttp://www.capgemini.com/about/how-we-work/rightshorerfile:///D:/My%20Work/Template/2017-Rebranding/www.capgemini.com

Documents

SpeakUp Bericht over bescherming persoonsgegevens en Privacy · in dit document omschreven, kunnen we geen informatie binnen dit systeem aanvaarden. In dat geval kunt u gebruik maken