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UNIVERSIDADE TUIUTI DO PARANÁ
SPGE: PROJETO DE ESTRUTURAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS
CURITIBA 2008
SPGE: PROJETO DE ESTRUTURAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS
CURITIBA 2008
GISELLE C. B. DE CARVALHO
SPGE: PROJETO DE ESTRUTURAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao
Programa de Pós-Graduação Lato Sensu da Universidade Tuiuti do Paraná, como requisito parcial à obtenção do título de Especialista em de Planejamento e Gestão Estratégica de Eventos. Orientador: Profº Cezar Henrique Galhart
CURITIBA 2008
TERMO DE APROVAÇÃO Giselle C. B. De Carvalho
SPGE: PROJETO DE ESTRUTURAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS
Este projeto foi julgado e aprovado para a obtenção do título de Especialista em Planejamento e Gestão Estratégica de Eventos do Programa de Pós-Graduação Lato Sensu da Universidade Tuiuti do Paraná
Curitiba, 26 de novembro de 2008
Programa de Pós-Graduação Lato Sensu Universidade Tuiuti do Paraná
Orientador: Professor Esp. Cezar Henrique Galhart
Agradecimentos especiais para meu orientador Cezar Henrique
Galhart, e nossa Coordenadora e amiga Andréa Bigaiski, que colaboraram
entendendo minhas ausências e se colocando à disposição para o que fosse
preciso.
Agradeço também ao meu marido que sem seu apoio certamente eu
não terminaria este projeto.
“O bom evento é algo inusitado, inovador e desafiante. Uma oportunidade de
vivenciar algo realmente diferente (...) O público, ao participar de um evento, busca distração, sucesso, emoção, beleza e novidade”.
(Melo Neto, 1999)
RESUMO
O projeto consiste na análise da viabilidade do desenvolvimento de um Sistema de
Planejamento e Gestão de Eventos, chamado SPGE, de uso via Internet.
Para a realização de tal projeto foram utilizadas pesquisas via internet, levantamento
de dados secundários, plano de marketing resumido e financeiro.
Após elaboração e análise dos planos, concluiu-se a necessidade por um sistema de
fácil utilização, custo baixo que auxilie no planejamento de eventos.
PALAVRAS-CHAVE: Eventos; Internet; gestão; planejamento.
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 – Universo da pesquisa nos espaços para eventos do
Brasil..............................................................................................................
67
QUADRO 2 – Sumário dos impactos econômicos do setor de eventos........ 70
QUADRO 3 - Programação do Evento de Lançamento do SPGE................. 108
QUADRO 4 - Cronograma do Produto........................................................... 110
QUADRO 5 - Custos do Evento de Lançamento do SPGE........................... 111
QUADRO 6 – Total de Custos....................................................................... 113
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – Tela Home........................................................................... 81
FIGURA 2 – Tela Cadastro de Cliente..................................................... 83
FIGURA 3 – Tela Cadastro de Fornecedor.............................................. 84
FIGURA 4 – Tela Cadastro de Profissional............................................. 86
FIGURA 5 – Tela Tipologia de Eventos................................................... 88
FIGURA 6 – Tela Cadastro de Evento..................................................... 89
FIGURA 7 – Tela Briefing de Evento....................................................... 94
LISTA DE SIGLAS
ABEOC Associação Brasileira das Empresas de Eventos CNTur Conselho Nacional de Turismo CTI Centro de Tecnologia da Informação Renato Archer EMBRATUR Instituto Brasileiro de Turismo FBC&VB Federação Nacional dos Convention and Visitors Bureaux SAC Serviço de Atendimento ao Cliente SEBRAE Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SPGE Sistema de Planejamento e Gestão de Eventos TI Tecnologia da Informação UBRAFE União Brasileira de Promotores de Feiras
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO........................................................................................... 16
APRESENTAÇÃO/JUSTIFICATIVA......................................................... 17
OBJETIVOS.............................................................................................. 18
OBJETIVO GERAL................................................................................... 18
OBJETIVOS ESPECÍFICOS..................................................................... 18
PROBLEMA.............................................................................................. 19
HIPÓTESES.............................................................................................. 20
1 EVENTOS: CONCEITO, PLANEJAMENTO E MERCADO........... 21
1.1 - DEFINIÇÕES DE EVENTOS............................................................ 21
1.2 - CLASSIFICAÇÕES DOS EVENTOS................................................ 22
1.2.1 – Em relação ao Público................................................................... 22
1.2.1.1 – Eventos Fechados...................................................................... 22
1.2.1.2 – Eventos Abertos......................................................................... 22
1.2.1.3 - Mistos.......................................................................................... 22
1.2.2 – Em relação à área de interesse..................................................... 22
1.2.2.1 – Artístico....................................................................................... 22
1.2.2.2 - Científico..................................................................................... 23
1.2.2.3 – Cultural....................................................................................... 23
1.2.2.4 – Cívico......................................................................................... 23
1.2.2.5 – Desportivo................................................................................... 23
1.2.2.6 – Folclórico.................................................................................... 23
1.2.2.7 – Lazer.......................................................................................... 24
1.2.2.8 – Promocional............................................................................... 24
1.2.2.9 – Religioso.................................................................................... 24
1.2.2.10 – Turístico.................................................................................... 24
1.3 - TIPOLOGIA DE EVENTOS............................................................... 25
1.4 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS....................... 54
1.4.1 – Planejamento de Eventos.............................................................. 54
1.4.2 - Fases do Planejamento.................................................................. 54
1.4.2.1 – Concepção.................................................................................. 54
1.4.2.2 - Pré-evento................................................................................... 54
1.4.2.3 – Trans-evento............................................................................... 55
1.4.2.4 - Pós-evento.................................................................................. 55
1.5 - MERCADO DE EVENTOS: DIMENSÃO E
EMPREENDEDORISMO..................................................
56
1.5.1 - Oferta e Demanda.......................................................................... 56
2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E EVENTOS........................... 59
2.1 - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO.................................................... 59
2.1.1 - Sistemas de Informação................................................................. 59
2.1.2 - Bancos de Dados........................................................................... 62
2.1.2.1 - Software de Bancos de Dados.................................................... 62
2.2 - BANCOS DE DADOS NA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS.............. 64
3 MERCADO DE EVENTOS NO BRASIL......................................... 66
3.1. - OBJETIVO DO ESTUDO.................................................................. 66
3.2. – METODOLOGIA.............................................................................. 66
3.3 - PRINCIPAIS RESULTADOS............................................................. 70
3.4 - SÍNTESE DOS RESULTADOS......................................................... 71
3.5 – CONSIDERAÇÕES COMPLEMENTARES...................................... 72
4 PESQUISAS REALIZADAS........................................................... 74
4.1 – METODOLOGIA............................................................................... 74
5 SPGE: PROJETO DE ESTRUTURAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE
UM SOFTWARE DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS.......
75
5.1 - RESUMO EXECUTIVO..................................................................... 75
5.2 - DESCRIÇÃO GERAL DO PROJETO............................................... 75
5.2.1 – Empresa........................................................................................ 75
5.2.1.1 - Nome Fantasia............................................................................ 75
5.2.1.2 - Slogan......................................................................................... 76
5.2.1.2 – Lay-out do site............................................................................ 76
5.2.2 - Missão e Visão............................................................................... 77
5.2.2.1 - Missão......................................................................................... 77
5.2.2.2 – Visão........................................................................................... 77
5.2.3 - Objetivos Estratégicos.................................................................... 77
5.2.4 - Descrição do Projeto 78
5.2.4.1 - Home........................................................................................... 78
5.2.4.2 - Cadastro...................................................................................... 78
5.2.4.3 - Planejamento e Execução........................................................... 79
5.2.4.4 - Relatórios.................................................................................... 79
5.2.5 – Opções e Dados do Sistema......................................................... 79
5.2.5.1 - Home........................................................................................... 79
5.2.5.2 – Cadastro..................................................................................... 81
5.2.5.3 - Planejamento e Execução........................................................... 90
5.2.4.3 – Relatórios.................................................................................... 97
5.3 - NATUREZA DO NEGÓCIO............................................................... 99
5.4 - PLANO DE MARKETING RESUMIDO.............................................. 99
5.4.1 - Análise do Ambiente....................................................................... 100
5.4.1.1 - Pontos Fortes.............................................................................. 100
5.4.1.2 - Pontos Fracos............................................................................. 100
5.4.1.3 - Ameaças...................................................................................... 101
5.4.1.4 – Oportunidades............................................................................ 101
5.4.2 - Público-Alvo.................................................................................... 102
5.4.3 - Análise da concorrência................................................................. 102
5.4.4 – Produto.......................................................................................... 104
5.4.5 - Serviços e preços........................................................................... 104
5.4.6 - Ferramentas Tecnológicas............................................................. 105
5.4.7 - Ferramentas de Comunicação e Divulgação................................. 105
5.4.8 - Relacionamento com os Clientes................................................... 108
5.4.9 - Controle de Qualidade.................................................................... 109
5.6 - ESTRUTURA E CAPITALIZAÇÃO.................................................... 109
5.6.1 - Recursos materiais/tecnológicos................................................... 109
5.6.1.1 - Recursos estruturais................................................................... 109
5.7 – CRONOGRAMA DO PRODUTO...................................................... 110
5.8 - PLANO FINANCEIRO....................................................................... 110
5.8.1 - Custos............................................................................................ 110
5.8.1.1 - Estruturais e Fixos...................................................................... 110
5.8.1.2 - Custos por área........................................................................... 111
5.8.1.2.1 – Administração.......................................................................... 111
5.8.1.2.2 - Custos – Comunicação e Divulgação...................................... 111
5.8.1.2.3 - Custos – Recursos Humanos................................................... 112
5.8.1.2.4 - Total de Custos........................................................................ 112
5.8.2 - Fontes de Receitas........................................................................ 114
CONSIDERAÇÕES FINAIS...................................................................... 115
REFERÊNCIAS......................................................................................... 116
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS.............................................................. 117
BIBLIOGRAFIA......................................................................................... 118
16
INTRODUÇÃO
Este projeto apresentará a interface1 de um software2 que auxilia o
planejamento e gestão de eventos.
Dentre as diversas fases de um projeto, pode-se resumi-las em 3 (três)
grandes grupos: Cadastro, a parte do Pré-evento e Trans-evento, aqui chamada de
Planejamento e Execução e o Pós-evento, chamada de Relatórios.
O Pré-evento ocorre antes da execução do evento, antes do acontecimento,
agrupa as fases de definição – ou briefing3, proposta e pré-projeto. O Trans-evento é
a execução do evento, com ocorrência na data definida para o acontecimento e por
último o pós-evento, que ocorre depois da conclusão do evento e concentra os
relatórios e avaliações finais de um evento.
O sistema SPGE (Sistema de Planejamento e Gestão de Eventos) proposto,
irá tratar dos itens considerados “mais importantes“ de cada grupo descrito acima. O
objetivo do sistema é auxiliar o planejamento, permitindo o registro antecipado de
todas as atividades, e também a gestão de um evento, distribuindo tarefas para a
equipe, permitindo o registro da execução de todos os itens planejados e finalmente
emitindo relatórios com o resultado do evento.
1 Interface é uma abstração de um componente de um software, ou seja, o que o usuário vê e interage; 2 Software é um programa ou um conjunto de programas de computador; 3 é um conjunto de informações passadas em uma reunião, por exemplo, para o desenvolvimento de um trabalho - é um direcionamento com precisão;
17
APRESENTAÇÃO/JUSTIFICATIVA
Após ampla pesquisa, foram identificados alguns softwares/programas que
auxiliam no planejamento e gestão de eventos. Todos com suas vantagens e
desvantagens.
Nos dias de hoje a internet tem um papel fundamental para auxílio no
desenvolvimento e pesquisa, na divulgação de informações, na geração de
conhecimento. Ela é capaz de eliminar barreiras geográficas e culturais.
A internet oferece softwares de uso comum e corriqueiro, como planilhas,
editores de imagem, processadores de texto, calendários, agenda, jogos,
armazenamento de dados, etc, tudo feito e acessado remotamente. É o que está
sendo chamado de Cloud Computing4, ou seja, não interessa em qual local físico as
informações são armazenadas, nem em qual país, basta ter acesso à internet.
É com esta perspectiva que será proposto o SPGE. Ele não será mais um
software, será uma ferramenta incluída na internet.
4 Cloud Computing, tradução literal Computação nas Nuvens descreve aplicativos baseados na Internet;
18
OBJETIVOS
OBJETIVO GERAL
Propor uma ferramenta de Planejamento e Gestão de Eventos para
profissionais liberais e empresas atuantes no setor de eventos, disponibilizada de
forma virtual para o auxílio na organização de eventos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Elaborar um estudo teórico-conceitual, com base nas definições,
classificações e tipologias de Eventos, assim como elementos do Mercado de
Eventos, para a fundamentação e definição do setor de atuação para o qual o
problema do projeto se direciona.
Delimitar o universo de pesquisa no setor de eventos, para o uso da
Tecnologia da Informação no setor, com definições e conceitos relacionados ao
setor.
Dimensionar o mercado de eventos no Brasil, com base em pesquisas
realizadas por instituições pertinentes ao setor.
Apresentar as metodologias de desenvolvimento da pesquisa para a
elaboração do projeto.
19
PROBLEMA
O problema no qual está baseado o projeto é basicamente:
Propor uma ferramenta de Planejamento e Gestão de Eventos para
profissionais liberais e empresas atuantes no setor de eventos disponibilizada de
forma virtual para o auxílio na organização de eventos
20
HIPÓTESES
Algumas hipóteses do projeto:
• Se cumpridos os requisitos e necessidades de demanda potencial para
o projeto, então há viabilidade na implantação do SPGE.
• Se dimensionados os elementos técnicos e operacionais de forma a
atender as expectativas da demanda potencial, então há viabilidade na
implantação do SPGE.
21
1. EVENTOS: CONCEITO, PLANEJAMENTO E MERCADO
1.1 - DEFINIÇÕES DE EVENTOS
Na atualidade, os eventos são percebidos como atividades inseridas no
contexto econômico e social e, segundo Mariângela Benine (2005), os eventos
crescem a cada ano em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo
com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e propaganda.
Realmente fica difícil contextualizar a sociedade contemporânea sem os
eventos, já que eles exercem diversos papéis, desde simples eventos do cotidiano a
grandes lançamentos de produtos, pessoas, imagens e lugares. Mas são os grandes
e diversificados eventos que atraem o público.
Para Matias (2001) evento significa “ação do profissional mediante pesquisa,
planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto,
visando atingir seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados”.
Sem dúvida para que se tenha um evento de sucesso é preciso muito
planejamento, que vem acompanhado de organização e controle para poder ser
colocado em prática.
Zanella (2004) define evento como uma concentração ou reunião formal e
solene de pessoas e/ou entidades realizadas e, data e local especial, com o objetivo
de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de
natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica etc.
Segundo Simões (1995), “evento é um acontecimento criado com a
finalidade específica de alterar a história da relação organização-público, em face
das necessidades observadas. Caso esse acontecimento não ocorresse, a relação
tomaria rumo diferente e, certamente, problemático”.
22
1.2 - CLASSIFICAÇÕES DOS EVENTOS
1.2.1 – Em relação ao Público
1.2.1.1 – Eventos Fechados
Possuem um público-alvo definido, que são convidados e/ou convocados a
participar.
1.2.1.2 – Eventos Abertos
Os eventos abertos ainda podem ser divididos em aberto por adesão ou
aberto em geral. O evento aberto por adesão é aquele apresentado e sujeito a um
determinado segmento de público, que tem a opção de participar mediante inscrição
gratuita e/ou pagamento de taxa. O aberto em geral é o tipo de evento que atinge
todas as classes de público.
1.2.1.3 - Mistos
São eventos onde os fechados e abertos se misturam.
1.2.2 – Em relação à área de interesse
1.2.2.1 – Artístico
23
Relacionados a qualquer manifestação de arte ligada à música, pintura,
poesia, literatura e outras.
1.2.2.2 - Científico
Quando são tratados assuntos referentes a ciência naturais e biológicas,
como, por exemplo medicina, botânica.
1.2.2.3 – Cultural
Ressalta os aspectos de determinada cultura, para conhecimento geral ou
promocional.
1.2.2.4 – Cívico
Trata de assuntos ligados à pátria
1.2.2.5 – Desportivo
Está ligado a qualquer tipo de evento do setor esportivo, independentemente
de sua modalidade.
1.2.2.6 – Folclórico
24
Foca as manifestações de culturas regionais de um país, abordando kendas,
tradições, hábitos e costumes típicos.
1.2.2.7 – Lazer
Proporciona entretenimento ao participante
1.2.2.8 – Promocional
Tem o intuito de promover um produto, pessoas, entidade ou governo, quer
seja promoção de imagem ou apoio ao marketing.
1.2.2.9 – Religioso
Independente da crença é todo evento que trata de assuntos religiosos.
1.2.2.10 – Turístico
Explora os recursos turísticos de uma região ou país, por meio de viagens
de conhecimento profissional ou não.
25
1.3 – TIPOLOGIA DE EVENTOS
Os eventos também podem ser classificados de acordo com as
características e particularidades. De forma a melhor fundamentar este estudo, e
como será utilizado para alimentar o sistema, a pesquisa sobre tipologia foi extensa
e foram utilizados subsídios de três autores que se completam: Marlene Matias(
2001); Luís Carlos Zanella (2004) e Mariângela Benini (2005), como seguem:
Assembléia
Reunião da qual participam delegações representantes de grupos, países
regiões ou estados, para a discussão de assuntos pertinentes a uma categoria
profissional. O desenvolvimento dos trabalhos apresenta peculiaridades, como:
delegações alojadas em lugares preestabelecidos, conclusões apresentadas
votadas em plenário e posteriormente transformadas em recomendações da
assembléia. Somente as delegações oficiais têm direito a voto, o que não impede a
inscrição de participantes interessados no assunto, na função de ouvintes.
Almoço
O Almoço, identificado como um evento isolado, geralmente, é realizado por
ocasião de comemorações, homenagens, programa de visitas. São realizados em
restaurantes, clubes, hotéis, refeitórios de empresas, com a devida reserva. O
cardápio pode ser previamente escolhido, levando-se em consideração as restrições
26
feitas por algumas pessoas, muitas vezes por motivo religioso. Este é o tipo de
evento que cobre quase todas as ocasiões, com caráter formal ou informal.
Almoço Network
O Almoço Network ou também chamado de almoço/reunião, consiste em se
discutir a pauta durante a entrada e fazer o fechamento do assunto juntamente com
a degustação do prato principal.
Banquete
Consiste em um encontro requintado e solene para ocasiões especiais,
sejam manifestações de caráter estritamente privado ou familiar, e especialmente a
recepções de caráter oficial. O banquete reúne um grupo homogêneo de pessoas.
Neste sistema, o mesmo menu é servido a todos os hóspedes ou convidados ao
mesmo tempo, podendo o serviço ser à francesa, à inglesa, franco americano ou
empratado (conforme explicado na tipologia de jantar).
Brainstorming
Segundo Mariângela Benine (2005) o Brainstorming é considerado um tipo
de encontro para as pessoas apresentarem as idéias sobre um assunto, buscando
um resultado por meio da discussão das idéias expostas. É muito utilizada na área
publicitária ou por organizadoras de eventos. Uma reunião informal para a exposição
27
de criatividade, com uma análise exaustiva de todas as possibilidades sem descartar
nenhuma idéia previamente.
Para Matias (2001) é uma reunião desenvolvida para estimular a produção
de idéias. Reúne pessoas que irão emitir idéias iniciais livremente e, ao serem
discutidas e analisadas, propiciam o surgimento de outras ou a melhora destas.
Divide-se em duas etapas: a criativa e a avaliativa. A primeira é aquela em
que os participantes expõem suas idéias, sem qualquer tipo de censura ou crítica, e
um membro do grupo encarrega-se de anotá-las. A segunda é quando as idéias
coletadas são discutidas e analisadas propiciando traçar um perfil do objetivo
pretendido.
Brunch
A origem da palavra brunch vem da junção de breakfast (café da manhã) e
lunch (almoço). Surgiu na Inglaterra e popularmente utilizado nos Estados Unidos,
no Brasil somente na década de 1980. O brunch é indicado para o horário entre 11 e
16 horas, com vantagem no menor custo que um banquete, porém mais elaborado e
prolongado que um almoço ou café da manhã.
Colóquio
O Colóquio é caracterizado por uma reunião fechada que visa esclarecer
determinado tema ou tomar alguma decisão; é muito utilizada por diversas classes
de profissionais. Geralmente desenvolve-se da seguinte forma: é sugerido um tema
central, em que o plenário deve ser agrupado por sub-temas, as discussões são
28
conduzidas por um moderador, responsável pela apresentação das conclusões e por
submetê-las à aprovação do plenário.
Concílio
É uma reunião de prelados católicos, na qual são tratados assuntos
dogmáticos, doutrinários ou disciplinares. Na Igreja Católica Romana, o concílio é
convocado de tempo a tempo, segundo as necessidades de reforma, renovação ou
expressão mais fiel ou autêntica de sua doutrina.
Conclave
Literalmente, conclave quer dizer “local que pode ser trancado de forma
segura”, “com chave” em latim. Hoje, além de designar a grande sala reservada para
a reunião dos cardeais encarregados da escolha de um novo papa, também significa
o próprio encontro. Passou a ser usado em 1241: como os cardeais não chegavam a
um acordo, foram trancados à chave, para apressarem o resultado.
É um evento de caráter religioso em que são discutidos temas de ordem
ética e moral. Os expositores são, na sua maioria, religiosos e a organização é
semelhante à dos congressos. As conclusões podem ser adotadas, caso sejam
aprovadas pelos participantes.
29
Café da Manhã
O Café da manhã é um evento com duração de aproximadamente 1 hora e
30 minutos. Pode ser promovido em residências, escritórios, clubes ou restaurantes,
entre outros. É freqüentemente usado na complementaridade de outros eventos,
com enfoque empresarial, ou em inaugurações de lojas ou em desfiles de moda.
Casamento
Por se tratar da celebração de união religiosa ou civil entre duas pessoas,
esse tipo de evento requer atenção especial, por ser um evento único, para os
custos e detalhes, religiosos e protocolares.
Chá
O chá pode ser caracterizado com uma reunião informal, flexível em relação
ao número de convidados, horário e cerimonial. Evento utilizado para arrecadação
em campanhas beneficentes.
Os chás são usados em outras ocasiões também como chás de panela, de
lingerie e de bebê, estes últimos possuem basicamente o mesmo cardápio, porém
com início entre 16h00min e 17h00min.
30
Churrasco
A realização deste evento é indicada para confraternizações, sem
preocupação com etiqueta, promovidas por uma pessoa ou instituição anfitriã. O
cardápio é composto basicamente por carnes, saladas e bebidas.
A simplicidade deve dominar, tanto nos trajes (deve ser esporte), quanto no
local, que preferencialmente deve ser aberto.
Concurso
Evento que sua principal característica é a competição, pode abranger as
áreas culturais, científicas, estéticas, esportivas etc. Um concurso é disciplinado por
regulamento e coordenado por um grupo de especialistas em processo de seleção.
O regulamento é o instrumento da maior relevância em um concurso e deve conter
detalhadamente todos os aspectos relacionados com o evento, tais como datas,
duração, participantes, júri, procedimentos, critérios de avaliação, recursos e
julgamento, prêmios. O regulamento resguarda os interesses das pessoas e
entidades promotoras, patrocinadores, empresas e outros participantes.
Coffee Break
Consiste em um intervalo para descanso e rápidas conversas. Acontece no
contexto de outros eventos com duração extensa, entre palestras ou reuniões,
geralmente levam de 15 a 30 min.
31
Normalmente a montagem é feita do lado externo da sala onde o evento
ocorre, o serviço é feito em pé e pode ser realizado de manhã, tarde ou noite.
Conferência
Consiste na exposição de um tema de interesse geral, técnico ou científico,
sendo uma forma rápida e fácil de transmitir alguma informação verbal a um grupo
numeroso de pessoas, interado com o tema e diversificado, sendo apresentado por
especialista de elevada qualificação, geralmente uma autoridade no assunto, que
tem amplo conhecimento da matéria. É uma reunião formal, que exige a presença de
um presidente de mesa para a coordenação dos trabalhos, nas perguntas e
respostas dos participantes, de forma verbal ou por meio de formulários.
Podem ser transmitidos pelo rádio ou pela televisão, embora seja preciso
autorização do conferencista para gravações e filmagens.
Congresso
O Congresso é um encontro solene, com número elevado de participantes
com o mesmo interesse, promovido por entidades ou associações de classe que
visam debater assuntos de interesse de determinado ramo profissional, como, por
exemplo; médicos, engenheiros, professores, economistas. Os congressos podem
ser de âmbito internacional, nacional, regional, estadual e municipal, com enfoque
técnico ou científico.
32
O objetivo está definido por um sentido de revisão ou reajuste de condutas,
difusão de novas tecnologias ou novos experimentos, além de divulgação de novas
descobertas ou novos processos de trabalho.
São apresentados em forma de outros eventos justapostos, como painel,
palestra, debate, simpósio, mesa-redonda, conferência, exposição, feira, tendo em
vista chegar a conclusões ou recomendações que sejam aceitas, no todo ou em
parte pelos seus participantes.
Cada grupo de trabalho discute um tema, apresentando recomendações à
sessão plenária da qual participam todos os congressistas, submetidas à apreciação
do plenário, que, no final, votará pela aprovação ou não. Se aprovadas, farão parte
das conclusões do congresso, encaminhadas às autoridades competentes, na forma
de “anais” do congresso, que contêm também os trabalhos apresentados.
Na maioria, os congressos são realizados em períodos regulares,
alternando-se as localidades-sedes, com duração de três a cinco dias em locais
especiais, centros de convenções e hotéis com instalações adequadas.
Por sua importância, amplitude e nível dos participantes, normalmente os
congressos recebem expressivo suporte promocional e apoio de patrocinadores.
Constituindo-se em acontecimento de relevância com ampla repercussão e
prestígio para a localidade organizadora, em geral, o evento consta da programação
oficial ou calendário turístico dos municípios.
Convenção
A expressão “convenção”, de modo geral, define atividades de determinados
grupos, promovidas por entidades empresarias. Podem ser encontros, reuniões,
33
assembléias ou similares, em geral realizado de forma esporádica e não freqüente,
com duração média de cinco dias, promovido por empresas, associações de classe
ou entidades civis, para assuntos de interesses específicos e relacionados com a
atividade e interesse profissional dos participantes, estimulando-se debates e
discussões técnicas para estabelecer diretrizes gerais, podendo, também, ter caráter
deliberativo sobre determinados assuntos.
Quando reúnem pessoas de empresas, são realizadas por setores distintos
ou todos os integrantes da empresa. Há também convenções de vendas, que
reúnem os elementos ligados ao setor (vendedores, revendedores, distribuidores,
representantes) para o lançamento de um novo produto ou a apresentação de um
novo plano de expansão no mercado.
Outros tipos de convenção podem ser realizados, como convenções para
congraçamento, comemorativas, de fim de ano etc.
Na programação das convenções incluem-se atividades de lazer e,
freqüentemente, distribuição de prêmios, brindes e sorteios. As convenções recebem
o apoio e patrocínio das entidades dos participantes.
Coquetel
Coquetel é uma recepção simples e informal cuja característica principal é a
breve duração, nunca devendo ultrapassar uma hora e meia. Geralmente ocorre das
19h00min às 21h00min, são oferecidos bebidas e canapés, e pode-se servir um
prato quente. Poderá substituir ou antecipar um almoço ou jantar; devendo ser
mantido um equilíbrio entre as bebidas e alimentos servidos.
34
Utilizado para promover ou comemorar atos e datas significativas e
importantes, tais como aniversário. lançamento de livro, vernissage, recebimento de
prêmio, despedidas conclusão de curso, apresentação de produtos no mercado,
recepção de pessoas, posse em cargos, casamento, inauguração, homenagens,
abertura ou encerramento de eventos principais.
Pode-se citar três tipos de coquetel:
• CocktaiI-Party - realizado das 19h00min às 21h00min
• Cocktail-Souper – é marcado somente a hora da chegada e são
servidos pratos quentes;
• Cocktail-Buffet - tem início às 21h00min, o sistema é de buffet,
onde os convidados vão até a mesa central para se servirem é servido
a partir das 23h00min, pode ser servido na mesa também.
Segundo Carvalho (1987), o coquetel caracteriza-se pelos 4 S”: um para
surgir, um para saudar, um para sorrir e o último para sumir.
Debate
Caracteriza-se por uma discussão entre pessoas que defendem pontos de
vista diferentes sobre um tema e previamente conhecidas, o que estimula
discussões com maior profundidade, vigor ou veemência.
Em geral, o debate é promovido por entidade oficial e dirigido para técnicos
e estudantes de maior nível.
O debate é dirigido por um mediador ou moderador ou coordenador de
debate que faz a apresentação do tema, destaca os assuntos a serem debatidos e
os objetivos do debate. Pode ser aberto ao público ou transmitido por veículo de
35
mídia, entretanto, a platéia não participa com perguntas. Mas pode se manifestar
com aplausos ou protestos moderados.
Desfile
Evento promovido, em sua maioria, por empresas ligadas à moda,
acessórios, e jóias para apresentação de seus produtos, classificando-se assim na
categoria promocional. O desfile poderá ser realizado sobre uma passarela ou
ambiente especial coordenado por um mestre-de-cerimônias que deverá ter pleno
domínio e conhecimento dos produtos apresentados.
A duração não deve ultrapassar uma hora e meia, e o que será servido
dependerá do público. As opções são: chá da tarde, coquetel na mesa, coffee break
na mesa, dentre outras.
Desfiles cívicos
Um desfile específico com a finalidade de comemoração das datas magnas
do país, do estado ou do município.
Sua organização é regida por normas e regulamentos definidos pelo
cerimonial de cada instituição como: Dia da Pátria, Dia da Proclamação da
República, entre outros.
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Encontro
Consiste em uma reunião de pessoas de uma categoria para debater sobre
temas antagônicos, apresentados por representantes de grupos participantes, cujo
coordenador resume e apresenta as conclusões dos diversos grupos.
Entrevista coletiva
É uma reunião informativa na qual um especialista ou representante da
empresa, entidade ou governo, se coloca à disposição dos participantes para
responder perguntas ou para opinar sobre assuntos do seu campo de conhecimento,
sendo que os questionadores são membros da imprensa.
Exposição
É uma exibição pública de produção artística, industrial, técnica ou científica.
Pode haver ou não objetivo de venda dos produtos expostos, é fixa, na forma de um
stand quando em exposições grandes, ou em pequenas exposições individuais
como a de artistas plásticos, também chamada de vernissage.
Excursões
Formação de grupos de pessoas, com o objetivo de viagem para
conhecimento cultural ou de lazer em lugares diferentes, distantes ou não. É
utilizado pelas organizações com políticas de entrosamento. Recomenda-se a
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contratação de uma agência especializada no setor que fará a elaboração de
programa, atendendo ao aspecto cultural ou outro, e que determinará os objetivos
estratégicos da organização e da integração de seu público. Indispensável o
acompanhamento de guias, monitores e cuidados especiais com a segurança.
Feira
São eventos realizados com o objetivo de venda direta ou indireta, que
reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou clientes,
consumidor usuários, entidades de fomento, financeiras, bancos etc., para
estabelecer contatos comerciais, apresentação ou exposições de produtos, bens,
serviços, apresentação ou lançamento de novas tecnologias. O principal objetivo de
uma feira é proporcionar contatos com os canais de comercialização.
São eventos direcionados a segmentos específicos de mercado, têm
duração média de uma semana e são organizados e comercializados por empresas
especializadas no ramo.
As feiras subdividem-se em comerciais, industriais e promocionais:
• Feiras comerciais são as feiras que têm por finalidade principal
promover e vender. Nestes eventos os expositores fabricantes ou
distribuidores de produtos acabados mostram suas ofertas aos
compradores e ao público em geral.
• Feiras industriais são eventos que exibem bens e serviços para a
indústria de transformação. Neles participam diversos provedores da
indústria, e a comercialização dos seus produtos não é feita pelo
público em geral.
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• Feiras promocionais são eventos dirigidos a um grupo específico ou
profissional, onde são expostos serviços, equipamentos ou materiais
relacionados diretamente à profissão do grupo.
As feiras ainda poderão ser fechadas ou com livre acesso ao público.
Utiliza-se também a denominação de salão ou mostra para eventos com a
mesma característica, porém com formatos menores.
Fórum
É um evento organizado por entidade oficial, caracterizado pela troca de
informações e debate de idéias de temas específicos e de atualidade, com a
presença de grande audiência de pessoas interessadas ou representantes de
setores de atividades ou associações de classe, não existindo restrição quanto ao
número. Permite aos interessados (técnicos e especialistas) debater com liberdade
seus pontos de vista a respeito de temas em pauta, em busca de consenso geral.
De maneira geral o Fórum consiste em uma breve apresentação de um
assunto, por um orador ou coordenador, seguida por perguntas, comentários e
recomendações. Ao final o coordenador da mesa colhe opiniões e apresenta as
conclusões em função da maioria, com duração variável.
A expressão Fórum de Debates significa ampla discussão sobre assunto
atual e de interesse geral.
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Festival
Evento artístico-cultural, composto de apresentações previamente
selecionadas, com o objetivo de competição, divulgação ou promoção comercial.
Tem freqüência variável e pode acontecer em ambientes abertos e fechados.
Formatura ou Colação de Grau
Cerimônias caracterizadas pela entrega de certificados de conclusão de
cursos escolares. Conta com paraninfo, patrono, orador, juramentista.
homenageados, mestre-de-cerimônias, presidente da solenidade. mesa de honra,
tribuna, beca para colação de grau. Uma comissão organizadora cuida dos
procedimentos necessários para a formatura. O traje usual é toga e beca.
Garden Party
A expressão Garden Party significa literalmente uma “festa no jardim”,
promovida no início do verão, ao ar livre, à tarde e término no início da noite.
Nos clubes sociais, o Garden Party é um evento promovido tradicionalmente
na abertura da temporada de verão, exigindo um traje adequado para cada evento.
Happy hour
Conhecido como uma reunião ao final do dia, geralmente após o término do
trabalho, entre 18h3min e 21h00min. Pode ser realizado no escritório, entre colegas
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de trabalho que, ao término do expediente ou da semana, vão contabilizar “ganhos
ou perdas” ou simplesmente falar de amenidades para relaxar. Algumas
comemorações podem ser feitas com o happy hour, como o balanço de uma
empresa, o fechamento de um grande negócio, ou mesmo a despedida de alguém.
Inauguração de espaço físico
Consiste na apresentação de um novo espaço físico ao público de interesse
ou um espaço que acaba de passar por reformas e voltará às atividades. Pode ser
feita em locais abertos ao ar livre ou em recintos fechados. Com a recepção dos
convidados, as autoridades ficam mais próximas à fita ou placa, dispostos de acordo
com a hierarquia.
Inauguração de retratos, estátuas e bustos
Tem o objetivo de homenagear pessoas, falecidas ou não, pelos feitos.
Cuidados, como o contato prévio com o homenageado ou com a família em
caso de ser falecido; escolha do local; cordões de isolamento para proteger as
autoridades, sonorização e coquetel podem completar. As peças devem estar
cobertas por tecidos das cores nacionais ou de interesse do organizador, e a
cerimônia se inicia com a apresentação de autoridades presentes e leitura do
currículo do homenageado.
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Jornada
São encontros periódicos de grupos ou profissionais, promovidos por
entidades ou classes, de âmbito regional, com duração de vários dias, para trocar
idéias e discutir temas atuais, de interesse específico de determinados participantes.
Caracterizam-se pelo caráter prático e objetivo e estimulam a troca de
experiências e conhecimentos em torno do tema proposto, não implicando
necessariamente em debates, como ocorre em eventos similares.
A condução dos trabalhos é feita por um coordenador que poderá apresentar
as conclusões dos diversos grupos instalados em salas distintas. As conclusões
tiradas podem servir de diretrizes para a classe.
É um tipo de seminário realizado com o objetivo de somar informações e
experiências, mas não necessariamente promover a solução de um problema.
Jantar
Pode ser realizado pelos mesmos motivos que o almoço e nos mesmos
locais. Os cuidados em relação ao cardápio também devem ser tomados pelos
organizadores. De todos os acontecimentos, é o mais elaborado, exigindo menu e
vinhos mais requintados, com base na formalidade, local e número de convidados.
O Jantar pode ser servido de diversas formas:
• Serviço de Buffet – é montada uma mesa onde os alimentos são
dispostos para que os convidados se sirvam .
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• Serviço à francesa – os convidados permanecem sentados e os
pratos são servidos em uma seqüência de entradas, pratos principais e
sobremesas.
• Serviço Americano ou Empratado - os pratos já vêm da cozinha
prontos e servidos.
• Serviço à Inglesa - é feito necessariamente com garçons, utilizado
em alguns restaurantes, aonde o garçom vem com o prato pronto e
serve cada um dos convidados à mesa.
Serve para outras ocasiões, reuniões de negócios a casamentos.
Lançamento de livro
É o lançamento de uma obra literária, que conta com a presença do autor
para autógrafos. O objeto está na divulgação e venda do livro para um público
selecionado. É necessário providenciar um local onde o autor possa sentar-se e
receber os compradores. Cabe uma atenção especial àqueles que adquiriram o livro
e obtiveram o autógrafo para que permaneçam algum tempo para uma conversa
informal e para que isso aconteça, é aconselhável que seja servido um coquetel.
Lançamento de maquete
O lançamento de maquete pode ser uma cerimônia aberta ou fechada,
dependendo dos interesses, sendo público ou privado. Favorece a perspectiva
tridimensional, a noção do material que será usado e as quantidades. É comum ser
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feito lançamento de obras públicas que possuem interesse social e coletivo, não
individual e particular.
Lançamento de pedra fundamental
É a cerimônia que marca o início de uma obra. Consiste em colocar em uma
urna documentos relacionados à construção, como a planta da obra, atas de
reuniões, gravações de pronunciamentos, como também itens referente à época,
como moedas, revistas, jornais, fotos, etc., enterrados em uma urna de alvenaria
previamente construída, em local que não comprometa a construção a ser iniciada.
Lançamento de produto/serviço
Este é um evento muito importante para as empresas, quando o produto é o
elemento essencial para as estratégias da empresa.
Pode ocorrer, praticamente, em qualquer lugar, tudo depende do quanto se
tem para investir e qual o impacto que se deseja ter. É importante analisar o produto
para montar as estratégias, pois as suas características influenciarão na decoração
do ambiente, na escolha dos convidados e no grau de descontração do ambiente.
Leilões
Existem dois tipos de leilão:
• O primeiro, composto por Leiloeiro oficial e público convidado, por
meios de comunicação dirigida, tem como objetivo a venda pública
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de objetos, imóveis, animais, veículos, etc. A partir de um valor
inicial, ganha o direito de compra quem der o maior lance.
• No segundo também parte-se de um valor inicial, porém as pessoas
fazem ofertas em envelopes fechados, estes são abertos juntamente
e da mesma forma ganha o maior lance.
Mesa redonda
A mesa-redonda é um evento promovido geralmente por entidades
profissionais, de curta duração, é uma técnica de reunião de um grupo de quatro a
oito pessoas, sentadas em um semicírculo, controlado por um moderador ou
coordenador, as quais debatem sobre um assunto de interesse público. A escolha
dos debatedores deverá levar em consideração os seus pontos de vista para que se
tenha um grupo favorável e outro contrário, acerca de um assunto polêmico e
controvertido, o qual não exige preparação prévia, pois as opiniões deverão ir sendo
adaptadas ao que foi dito anteriormente. A promoção de uma mesa-redonda é feíta
de forma esporádica e não tem, geralmente, continuidade ou freqüência.
Em alguns casos, ao término do evento é elaborado um relatório conclusivo
ou uma tomada de posição conjunta sobre os temas abordados, formalizado em um
documento específico.
45
Mostra
É uma exposição itinerante, pequena, circulante com o objetivo de divulgar
apenas. É a única forma de expor que circula, ou seja, pode ser vista em vários
locais, com a mesma forma e conteúdo.
Network
Pode ocorrer via Internet, para público aberto, ou mais restrita, via Intranet.
Consiste em um Clube virtual onde os membros trocam arquivos, textos e
informações variadas sobre assuntos de determinada relevância, cujo objetivo maior
é promover estudos, discussões e compartilhar informações sobre determinado
assunto.
Oficina
Consiste em encontros com uma parte expositiva seguida de
demonstrações. Evento semelhante ao workshop, mais utilizado pela área
educacional, porque proporciona a construção do conhecimento, enquanto o
workshop destina-se mais à área empresarial, pois visa à demonstração de
produtos.
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Outorga de títulos
É a homenagem prestada à pessoa física ou jurídica em reconhecimento
aos seus serviços prestados, com a entrega de diploma ou um título. Existem
modalidades de títulos: Professor Emérito, Professor Honoris Causa, Diploma de
Sócio Honorário, Diploma ou Medalha de Honra ao Mérito e outras.
Palestra
Apresenta características de uma conferência, porém com menor
formalidade, caracteriza-se pela apresentação de um tema preestabelecido com
limitação do tempo de duração (no máximo 40 minutos). É de interesse específico de
um grupo homogêneo de pessoas, que já possui noções sobre o assunto. É
coordenada por um moderador e permite a intervenção dos participantes durante a
exposição. São permitidas fotos e filmagens, diferente da conferência.
A palestra pode ser proferida sob a forma de simples narrativa de fatos ou
por meio de um ciclo de palestras quando participam diversos professores ou
especialistas para a abordagem de vários assuntos. São admitidas perguntas dos
presentes.
Utiliza-se essa modalidade especialmente quando se pretende imprimir um
caráter informal e descontraído ao ambiente, estimulando o comparecimento e maior
integração dos participantes.
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Painel
Derivado da mesa-redonda, consiste na discussão e análise informal de um
problema ou tema pré-selecionado, normalmente um assunto técnico, por um
palestrante, diversos especialistas ou debatedores, com a participação de um grupo
selecionado e reduzido de pessoas. Tem como objetivo reproduzir as informações
deste pequeno grupo para um grande grupo assistente permitindo vários ângulos da
situação proposta.
Nos painéis, nem sempre se obtém uma solução completa ou definitiva,
embora as conclusões possam orientar soluções e decisões.
A estrutura do painel obedece, basicamente, ao seguinte roteiro de
atividades:
a) definição do tema;
b) seleção do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas ou
especialistas no tema a ser abordado (de quatro a oito pessoas);
c) definição da metodologia dos trabalhos, especialmente os períodos
de discussão ou exposição dos painelistas;
d) fixação do tempo para discussão e perguntas dos participantes.
e) promoção de reunião antecipada entre os painelistas e moderador
para estabelecer sistemática de abordagem dos assuntos,
especialmente tem pos de exposição e perguntas.
O moderador será o elemento dinâmico do evento, devendo empenhar-se
para manter os trabalhos em nível elevado, de forma ativa e dinâmica, contornando
os eventuais problemas e conflitos.
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Rodada de negócios
Contato entre empresários, consumidores potenciais, compradores e
fornecedores de produtos e serviços, são eventos realizados geralmente na própria
organização, em hotéis ou outros locais que ofereçam infra-estrutura adequada. Os
contatos poderão ser previamente agendados e abrangem acordos comerciais,
representação, licenças, exploração de tecnologia, novos empreendimentos,
consultoria, apresentação de equipa mentos e serviços e outros objetivos. A
finalidade é criar condições para aproximar empresas para realizar parcerias e
negociar produtos e serviços, ou concluir uma negociação político-econômica.
Roadshow
Consiste em uma demonstração itinerante, montada sobre um ônibus ou
carreta, que pode se deslocar para qualquer lugar de determinado país ou estado,
sua finalidades é o de informar e mostrar o potencial de uma organização, governo
ou entidade, por meio da apresentação de fotos, gráficos, livros, protótipos de
produtos e vídeo, visando conquistar novos clientes, associados ou parceiros e obter
o apoio do público.
Reunião
Promovidas por empresas ou entidade, consiste em um contato direto de
algumas pessoas, sendo indicado não ultrapassar o número máximo de 10
participantes com o intuito de um melhor aproveitamento e agilidade, normalmente é
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de breve duração, com horário marcado pra início e término, a fim de se obter maior
produtividade, com uma pauta preestabelecida para discussão de fatos, análise de
situações e planejamento de atividades e trabalhos.
As reuniões caracterizam-se por apresentar em geral um ambiente de
descontração e liberdade para a abordagem dos temas.
Ao final da reunião, é recomendável lavrar uma ata ou relatório dos
principais assuntos discutidos, com o nome dos responsáveis e os prazos
estabelecidos para o cumprimento de obrigações que forem decididas.
Salão
Foca a promoção, divulgação e informação sobre produtos, com o intuito de
criar para os consumidores uma imagem positiva da instituição promotora. Não
possui finalidades comerciais imediatas; seu objetivo principal é a promoção
institucional.
Semana
Reunião de pessoas pertencentes a uma categoria profissional, com o
objetivo de discutir ternas de interesse comum. Segue o mesmo esquema do
congresso com palestras, conferências e painéis. É necessária uma comissão
organizadora e a produção de anais para distribuir aos participantes.
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Seminário
Seminário é um evento técnico ou profissional administrado por um
coordenador. Reúne pessoas de mesmo nível e qualificação, estruturadas em
grupos e em salas menores, discutem aspectos técnicos de um mesmo tema,
geralmente de conhecimento prévio, por especialistas e expositores. Em geral, o
seminário é dividido em três etapas: exposição, discussão e conclusão.
• Fase da exposição — momento em que alguém, previamente
escalado, realiza uma pesquisa e a contribuição para o grupo.
• • Fase da discussão — quando o assunto em pauta é debatido e
detalhado em todos os seus aspectos.
• • Fase da conclusão — quando um coordenador, polarizando as
opiniões dominantes, propõe as recomendações finais do seminário à
aprovação do grupo.
Após a apresentação dos temas, são promovidos debates de casos práticos
e experiências entre os participantes ou coordenadores de grupos organizados, e
finalmente formulam-se as conclusões.
Os relatórios finais apresentados pelos grupos ou apostilas deverão também
ser colocados à disposição dos interessados e fornecidos quando solicitados
expressamente.
Simpósio
Evento de caráter científico ou tecnológico promovido habitualmente por
entidades profissionais, para a discussão de aspectos diferenciados de um mesmo
51
tema por especialistas de renome e elevada qualificação técnica e cultural, com a
participação ativa dos presentes, geralmente do mesmo nível.
O simpósio poderá ser realizado em um ou vários dias. Seu objetivo final é a
troca de informações com a tomada de decisão.
No decorrer de cada apresentação, poderão ser formuladas perguntas
breves por escrito. As perguntas são efetuadas pelo público-assistente, que participa
ativamente dos trabalhos e ao final realiza-se um debate amplo sobre os diversos
aspectos dos temas discutidos, com a presença de um moderador.
Showcasing
O showcasing insere o conceito de vitrine interativa na qual o público não
tem contato com o produto. Os produtos ou serviços são expostos em vitrines
fechadas, e os participantes não têm nenhum contato direto com os expositores. A
comunicação ocorre por intermédio de telefones instalados nas cabines e
conectados diretamente a uma central de informação.
Show
Apresentação artística de entretenimento a um público-alvo. Faz parte da
programação de diversos tipos de eventos
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Vernissage
Abertura de exposição de artes plásticas. O termo francês vem dos artistas
boêmios que, no século passado, ao terminar uma obra com verniz, convidavam os
amigos para apreciá-la, enquanto degustavam uma taça de vinho.
Videoconferência
É um novo meio de organizar eventos por uma linha de satélites e um
espaço físico adequado que permitem a interação entre os participantes. Tem como
característica principal apresentar um tema de interesse de determinado grupo de
pessoas, estando essas pessoas em locais diferentes e distantes.
As vantagens desse tipo de evento são: encurta distâncias, racionaliza
diálogos, reduzir investimentos, acelerar a troca de informações entre pessoas ou
empresas.
Embora a videoconferência apresente muitas vantagens, há também alguns
pontos negativos a ressaltar tais como: participação limitada de público, interação
relativa entre os participantes, pois não existe a proximidade física entre eles.
Visitas ou Open Day
Reunião usada pelos meios empresariais para mostrar os sistemas,
métodos, equipamentos e materiais a determinado segmento de público. Para tanto,
deve contemplar recepção, demonstração audiovisual, brindes, releases, de acordo
com as características do público a ser recebido.
53
Workshop
Consiste em um grupo de trabalho ou oficina. O workshop é uma reunião de
especialistas para apresentação de novas técnicas desenvolvimento de novos
temas, ou debate e para a obtenção de soluções para casos práticos, com o auxílio
de especialistas ou técnicos. Atividade usada nos meios das artes e dança. Pode
fazer parte de um evento de maior amplitude.
A rigor, workshop objetiva “a geração de negócios”, ampliando
conhecimentos e ativando operações comerciais, através de contatos direcionados,
com a participação de fornecedores, compradores potenciais ou clientes.
O aspecto fundamental de promoção consiste na definição, de forma clara,
dos objetivos e forma de atingi-los, ou seja: estimular as vendas, promover contatos
e fazer pesquisa de mercado.
54
1.4 - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
1.4.1 – Planejamento de Eventos
Segundo Robert Harris,(2003 in O’TOOLE ET AL, 2003), Planejamento em
sua forma mais simplificada consiste em que ponto se está no presente e para que
ponto se quer chegar no futuro.
Douglas MacArthur (op cit, 2003), explica a importância do planejamento
para eventos com a seguinte frase: “Sem um plano, não passamos de turistas”. Ele
ressalta o valor do planejamento como um caminho que traçamos para que seja
seguido, como um mapa onde temos o início e o fim e onde mostra a melhor
maneira de chegar, onde queremos. Levando em consideração, certamente, fatores
internos e externos que devem ser amplamente conhecidos para as tomadas de
decisão.
1.4.2 - Fases do Planejamento
1.4.2.1 – Concepção
Para Marlene Matias (2001), a fase de concepção de um evento é o
momento onde a idéia está sendo incorporada, é exatamente onde o evento começa
a tomar forma, mediante um levantamento que apontará importantes elementos que
deixarão claro a viabilidade do evento.
1.4.2.2 - Pré-evento
O Pré evento é o Planejamento propriamente dito, a fase mais importante,
decisiva e fundamental para o sucesso do evento.
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Aqui serão tomadas providências imediatas, logo após a decisão do evento,
serão detalhadas algumas atividades para compor estrutura física, administrativa,
institucional e organizacional do evento, serão definidos objetivos, tipologia, público,
local, data, Tema, Estratégias de Comunicação e Marketing, Recursos Materiais,
serviços de transporte e hospedagem, de decoração, Mão de obra terceirizada,
recursos financeiros, ou seja, a elaboração de um pré projeto, contudo bastante
detalhado, transformando –se no projeto do evento.
1.4.2.3 – Trans-evento
O momento onde a coordenação executiva, o controle financeiro, técnico–
administrativo e social do evento estão todos inseridos, é a aplicação das
determinações feitas no pré-evento, acompanhadas mediante check list.
1.4.2.4 - Pós-evento
É quando o evento chega ao final e é feita a avaliação do que se esperava e
do resultado que se obteve. Importante ressaltar pontos positivos que ajudaram no
sucesso do evento e/ou pontos negativos que evitaram chegar ao objetivo traçado.
Para ajudar no fechamento desta fase, podem-se utilizar alguns
instrumentos de controle como formulários de procedimento, check list, relatórios e
questionários.
56
1.5 - MERCADO DE EVENTOS: DIMENSÃO E EMPREENDEDORISMO
1.5.1 - Oferta e Demanda
A oferta pode ser entendida, de acordo com Ignarra (1999, p. 47) como um
conjunto de elementos que formam um determinado mercado, que isoladamente,
possuem pouco ou nenhum valor, mas possuem utilidade para outras atividades que
se completam, ou complementam. Na indústria, setor de transformação, a oferta de
produtos acabados se completa com a distribuição e com os serviços de
comercialização, que se complementam.
Neste contexto, a oferta no setor de eventos envolve diversos elementos na
composição de serviços que arranjados, atendem a determinadas expectativas e
demandas na organização e realização de eventos. A esta oferta, conforme
descreve Beni (1998, p. 153) denomina-se oferta básica:
[...] pode-se definir a oferta básica como o conjunto de equipamentos, bens e serviços de alojamento, de alimentação, de recreação e lazer, de caráter artístico, cultural, social ou de outros tipos, capaz de atrair e assentar numa determinada região, durante um período determinado de tempo, um público visitante.
Neste sentido, serviços e eventos podem representar dois elementos
diferenciados na oferta do mercado de eventos: estes, configuram-se nos elementos
principais e motivadores para os públicos envolvidos, e aqueles, são
complementares, quando inseridos na promoção e na captação de públicos.
Para o primeiro caso, o direcionamento de equipamentos e serviços
especializados se torna fundamental para a consolidação de eventos. A qualificação
57
desses componentes se torna essencial para a diferenciação e para a consolidação
dos públicos envolvidos.
Para Beni (1998, p. 141), o mercado ainda é a situação onde há, de um lado,
a oferta de bens, serviços e capitais, e, do outro, a demanda por esses fatores,
surgindo, então, uma relação de trocas. De forma simplificada, esta relação se
consolida com a oferta, composta por produtos, e a demanda, composta pelos
consumidores.
Na segmentação de mercados por áreas específicas, ou atividades
produtivas específicas, surge o mercado de eventos. Este é composto por empresas
que pertencem a diversos setores, na produção de materiais diversos, e que se
consolida na oferta de eventos, relacionados aos produtos comercializados desta
segmentação, e a demanda, composta por diversos públicos, consumidores neste
contexto.
Segundo dados da FBC&VB/SEBRA/CTI (2003, descritos no capítulo 3
deste projeto), são realizados anualmente no Brasil mais de trezentos mil eventos
com média de crescimento anual de 12% a 15%. Estes eventos são realizados por
diversas organizações e instituições, governamentais e privadas.
Com a criação do Ministério do Turismo em 2003, alterações na legislação
referentes aos eventos e para o registro de empresas neste mercado deixou de ser
competência do EMBRATUR - Instituto Brasileiro de Turismo. Entretanto, segundo
consta na Resolução CNTur - Conselho Nacional de Turismo - número 14/84, ainda
vigente, para os fins do Decreto número 89.707, de 25 de maio de 1984, da
resolução supracitada e dos atos dela decorrentes, as empresas prestadoras de
serviços remunerados para a organização de eventos (congressos, convenções,
seminários e congêneres), classificam-se nas seguintes categorias: empresas
58
organizadoras de eventos e empresas de serviços especializados (EMBRATUR,
2008)
Como empresas organizadoras de eventos, Bahl (2004) define como
responsáveis pela prestação direta ou indireta de serviços para o planejamento e
gerenciamento de eventos. No conjunto de serviços obrigatórios para a organização
de eventos, ele cita o Planejamento do Evento (etapas e atribuições para a
execução) e o Gerenciamento do Evento (atendimento a todas as providências
necessárias para a realização do evento) (BAHL, 2004, p. 73)
Complementares às empresas organizadoras de eventos, existem as
empresas de serviços especializados. Estas ocupam a atuação profissional com
prestação remunerada de serviços de especialização técnica que se destinem
exclusiva ou predominantemente à realização de eventos, contratadas pelo próprio
promotor ou pela empresa organizadora (BAHL, 2004, p. 73). Estas podem prestar
um ou mais serviços na interpretação e tradução simultânea; fornecimento e
montagem de equipamentos; fornecimento de recepcionistas; prestação dos
serviços de som e de projeção; serviços gráficos; serviços de alimentação, entre
outros.
A competitividade no mercado de eventos pode ser verificada de diversas
formas. Destaca-se como estratégia competitiva a adoção de tecnologias diversas
para o tratamento da informação e de interação com os públicos de eventos,
conforme será visto no próximo capítulo.
59
2. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E EVENTOS
2.1 - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
2.1.1 - Sistemas de Informação
Na maior parte das organizações, os investimentos em tecnologia da
informação estão vinculados ao processamento e armazenagem de registros do que
se define como conhecimento explícito ou codificado. Esses bancos de dados
registram uma grande diversidade de informações sobre os processos, rotinas e
experiência da empresa e, de modo mais limitado, informações sobre o ambiente
externo (os concorrentes, clientes, fornecedores, governo, etc.) (FERNANDES,
1998)
Essa base contém informações relevantes para o sucesso da empresa. A
adoção de novas tecnologias e sistemas de TI – Tecnologia da Informação - permite
que esses dados sejam processados e analisados com rapidez e eficiência cada vez
maior.
Contudo, os sistemas de informação tendem a continuar centralizados
principalmente nos dados (sua coleta, transmissão, análise e apresentação), e muito
menos no significado e propósitos da informação, principalmente no que diz respeito
ao seu impacto nas decisões e estratégias empresariais. Drucker (1998) diz que o
foco no chamado “T” da “TI” implica que, “para as tarefas de administração, a
tecnologia da informação até agora tem sido uma produtora de dados em lugar de
produtora de informação.”
A adoção generalizada deste tipo de solução de TI pode acarretar impactos
negativos na estratégia competitiva das empresas, por vários motivos: Em primeiro
lugar, a adoção de soluções genéricas para redes e sistemas de gestão, por
60
exemplo, significa que elas são facilmente copiáveis pela concorrência; um enfoque
mais eficaz deve contemplar a solução customizada e transformativa, utilizando a TI
para criar competências diferenciadas.
Da mesma forma, o uso de TI é comumente voltado ao aumento da
produtividade das práticas existentes ou à solução de problemas como gargalos na
produção, enquanto o enfoque deveria ser na captura de novas oportunidades, como
o aumento da flexibilidade, inovação, e estímulo à criação de novas maneiras de
operacionalizar as atividades.
Contudo, o processo de inovação é caro e arriscado. Toda organização deve
simultaneamente investir no futuro e manter os seus custos sob controle. A
capacidade da empresa de maximizar o que já sabe, e o que continua a aprender
dos seus clientes, funcionários e fornecedores é fundamental para criar, desenvolver
e produzir os produtos e serviços que a manterão competitiva no futuro.
Drucker (1998) também salienta outra necessidade: a coleta, organização e
informação com enfoque nos fatores externos. “Todos os dados que até agora temos
são de enfoque interior. Mas no que diz respeito ao ‘lado de fora’ (clientes e,
igualmente importantes, não clientes; competidores e, igualmente importantes, não
competidores; mercados; tecnologias diferentes daquelas já instaladas na própria
indústria; moedas correntes; economia; e assim por diante) não estão disponíveis.”
Ele acrescenta que os sistemas de informação “têm agravado o que, em
geral, tem sido uma tendência degenerativa do gerenciamento, especialmente nas
grandes corporações: focalizar os custos e esforços internos em vez de estar atento
às oportunidades, mudanças e ameaças externas”.(DRUCKER, 1998, p. 22)
“Essa tendência está se tornando altamente perigosa, considerando-se a
dinâmica da economia, as mudanças rápidas nos mercados e no comportamento do
61
consumidor, o vai-e-vem das tecnologias por intermédio das tradicionais linhas
industriais e a instabilidade crescente das moedas.” (DRUCKER, 1998, p. 23)
Esta preocupação reflete-se no processo paulatino de evolução global do
foco gerencial. Na década de 1980, houve um grande esforço na aplicação da TI à
eficácia do gerenciamento da produção, através de programas de qualidade total,
automação de processos, manufatura integrada por computador, produção flexível e
engenharia simultânea; na década de 1990, o foco voltou-se ao gerenciamento de
processos, através da engenharia e reengenharia de processos de negócios, gestão
do fluxo de informações e workflow, etc.
Nesta década, aumentam os esforços direcionados ao gerenciamento do
conhecimento e da inovação.
Verifica-se então que a tecnologia gera nítidas vantagens por automatizar o
processamento do conhecimento explícito (por exemplo, em sistemas de workflow e
bancos de dados), mas tende a não contemplar a utilização do conhecimento tácito.
A importância deste problema evidencia-se por uma pesquisa (Murray e Myers,
1999) entre líderes empresariais europeus.
Em suma, o conhecimento tácito na forma das capacitações necessárias
para agregar valor ao conhecimento codificado é cada vez mais importante para a
criação de vantagens competitivas. O conhecimento codificado pode ser visto como
o material a ser transformado, e o conhecimento tácito (especialmente know-how),
como a ferramenta para trabalhar esse material.
Cresce a demanda pela habilidade para selecionar a informação relevante e
descartar a irrelevante, reconhecer padrões úteis no fluxo de informações, interpretar
e decodificar informação, bem como aprender novas técnicas e esquecer as antigas.
A acumulação do conhecimento tácito necessário para obter benefícios máximos do
62
conhecimento codificado através das TI só pode ocorrer através do aprendizado e
da gestão eficaz deste processo.
No setor de eventos, viabiliza processos, otimiza ações, nivela
conhecimento, maximiza a organização. Necessária a identificação e
dimensionamento das ferramentas de apoio à implementação de um sistema de
informações, desde a alimentação ao usuário final.
2.1.2 - Bancos de Dados
Definem-se os bancos de dados (ou também chamadas bases de dados),
como todos os conjuntos de registros dispostos ou organizados em alguma estrutura
que possibilita a reorganização e utilização dos mesmos gerando algum tipo de
informação (FERNANDES, 1998). Isto quer dizer que um conjunto de dados
ordenados, quando utilizados para alguma finalidade, geram uma informação a partir
de um banco de dados.
Um banco de dados é usualmente disponível e acessado por meio de um
software (programa) conhecido como Sistema Gerenciador de Banco de Dados
(SGBD)(WIKIPÉDIA, 2008).
Este sistema pode ser percebido por diversos modelos, de acordo com a
complexidade do software de gerenciamento. O modelo de dados adotado
amplamente é o relacional, onde as estruturas têm a forma de tabelas, compostas
por linhas e colunas.
63
2.1.2.1 - Software de Bancos de Dados
São diversos os softwares de bancos de dados, mas todos eles podem ser
agrupados em três grupos (SILBERSCHATZ ET AL, 1999):
• Navegáveis ou abertos
Disponíveis por diversos sistemas, sendo de uso e atualização
compartilhado por um grupo ou vários funcionários. Podem ser
Hierárquicos (quando existe alguém que controla) ou em redes
(compartilhados). Destacam-se a internet e a intranet, como exemplos de
bancos de dados navegáveis ou abertos em redes.
• Relacionais
Amplamente aceitos, utilizados e diversificados, relacionam dados em
tabelas, permitindo o cruzamento de informações múltiplas por sistemas
de interligação e combinação entre colunas e linhas (células). Exemplos
comuns são planilhas e documentos com tabelas.
• Orientados a Objetos
Pode-se dizer que orientação a objetos corresponde à organização de
sistemas como uma coleção de objetos que integram estruturas de dados
e comportamento. Por ser desenvolvido por métodos e critérios de
orientação para um determinado resultado, destaca-se pela definição de
atributos. São comuns na telefonia celular, no gerenciamento de diversos
aplicativos nos aparelhos telefônicos.
64
2.2 - BANCOS DE DADOS NA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
O planejamento dos eventos já se constitui em agrupamento de quantidades
consideráveis de dados que devem ser registrados, armazenados, administrados e
disponibilizados de forma a se transformarem em informação útil para a organização
dos eventos.
Ferramentas simples como planilhas (bancos de dados relacionais) fazem
parte do cotidiano dos eventos e são essenciais para o gerenciamento de custos e
finanças, assim como para o controle das atividades operacionais (check-list).
Segundo Galhart (2003) a escolha do banco de dados é determinante para
os processos de organização de eventos, levando-se em consideração a
aplicabilidade e necessidade daquele.
Também, de acordo com o mesmo autor, a plataforma na qual o software de
banco de dados opera é um importante fator para determinar a performance do
servidor de banco de dados (máquina de suporte para o registro e armazenamento
de dados). Não adianta ter as informações armazenadas se elas não puderem ser
processadas em tempo hábil.
Ainda (op cit, 2003) manter um servidor de banco de dados para atender um
grande número de interações “on-line” , durante as 24 horas do dia – como devem
ser as aplicações de interação pela Internet, torna-se imprescindível. Uma das
aplicabilidades é chamada de Internet Commerce, ou seja, a forma de
comercialização pela Internet. Para esta aplicação, três elementos fundamentais de
infra-estrutura têm impactos diretos na percepção do usuário que está procurando o
site: escalabilidade, disponibilidade e desempenho.
65
A primeira subentende maior volume de consultas e transações e deve ser
feita com o aumento da capacidade computacional do servidor. A segunda refere-se
à disponibilidade 24 horas de manutenção do site. Procedimentos de back-up
(salvaguarda de dados) e recuperação não podem comprometer o negócio do
evento. A última, segurança deve-se aos recursos que incluam armazenamento
criptografado (com proteção de dados, e solicitação de senha) e controle rígido deve
fazer parte das especificações de ambiente e do banco de dados que será usado em
Internet Commerce.
Todos estes elementos se inserem em requisitos e necessidades do
mercado de eventos, seja para os organizadores, seja para os participantes.
No que se refere ao mercado, serão apresentados dados de estudos no
próximo capítulo, a seguir.
66
3. MERCADO DE EVENTOS NO BRASIL
Os dados aqui apresentados são baseados em pesquisa realizada no ano
de 2001, e publicados pela FBC&VB - Federação Nacional dos Convention and
Visitors Bureaux, o SEBRAE – Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, e o
CTI - Centro de Tecnologia da Informação Renato Archer, em 2003.
Mesmo publicado em uma realidade de mercado que distancia em sete anos
à realização deste projeto, são estes os dados e informações em vigência para o
setor de eventos no Brasil, e não foram mais publicados estudos similares,
recentemente.
Contudo através deste estudo, e de tudo o que se tem observado no
mercado de eventos, é nítido o crescimento e a importância de tal setor.
3.1. - OBJETIVO DO ESTUDO
Este trabalho permite a dimensão do setor de eventos no Brasil, no que se
refere aos fluxos turísticos internacionais e nacionais, e à quantidade de empresas
que direta e indiretamente estão relacionadas a este fenômeno, assim como o nível
de renda e emprego por elas gerado.
3.2. - METODOLOGIA
O trabalho foi elaborado com duas pesquisas realizadas em função de
públicos diversos e complementares: com os espaços para a realização de eventos
e as empresas organizadoras ou promotoras de eventos.
67
O estudo abrangeu a totalidade do território brasileiro, com
aproximadamente 300 cidades, as quais possuíam espaços para eventos diversos e
com capacidade mínima para 100 pessoas. Em um primeiro momento, pela
discrepância dos dados (cidades com apenas um espaço para eventos), restringiu-
se o universo para 120 cidades, correspondendo a 78% da capacidade total dos
espaços para eventos brasileiros e no mínimo uma cidade por estado, sendo 22
cidades que possuíam Conventions & Visitors Bureaux.
Essa pesquisa foi desenvolvida através de questionários aplicados na forma
de entrevistas com diretores, gerentes e/ou representantes dos espaços de eventos,
por telefone, e-mail ou fax, que obedecessem aos seguintes requisitos:
• Espaços com capacidade superior a 100 lugares;
• Cobrança de locação pelo uso.
Com isso, foram identificados 1.298 espaços para eventos. Considerando
que este número corresponde a 78% da capacidade total dos espaços para eventos,
o universo final totaliza 1.664.
Deste universo, obteve-se uma amostra de 1.069 espaços para eventos
(64,2% do total), em que os elementos pesquisados forneceram dados seguros para
projeções econômicas e perfil setorial.
QUADRO 1 – Universo da pesquisa nos espaços para eventos do Brasil
Regiões Universo inicial Universo final (a) Amostra (b) Participação % (b/a)
Sudeste 914 862 523 60,7 Sul 326 315 219 69,5 Nordeste 260 278 178 64,0 Centro-Oeste 126 138 98 71,0 Norte 97 71 51 71,8 BRASIL 1.723 1.664 1.069 64,2 Fonte: Pesquisa FBC&VB/SEBRAE/CTI - maio/2001.
68
A pesquisa realizada entre os meses de dezembro/2000 a maio/2001
contemplou ainda aspectos abordados como: identificação do espaço pesquisado
(nome fantasia, razão social, endereço, telefone/fax, e-mail, nome dos proprietários
e do entrevistado, com a especificação do seu cargo); sua classificação (centro de
convenções, teatro/auditório, pavilhão de exposições, hotel/flat, hotel de lazer,
business center, casa noturna, buffet/restaurante e clube/estádio); tipologia dos
eventos e número médio realizado mensal e anualmente; número de participantes;
taxa de ocupação; volume de empregos fixos; impostos e taxas incidentes sobre a
atividade; sazonalidade dos eventos e época de maior procura; âmbito dos eventos;
tipos de clientes, equipamentos, instalações e serviços ofertados (próprios e de
terceiros); preços praticados; oferta complementar; meios de divulgação; tipos de
seguros contratados.
Em um segundo momento, com ênfase qualitativa, teve como objetivo
dimensionar a importância econômica dos eventos, sob a ótica das empresas
organizadoras, entidades promotoras de eventos, departamento de eventos de
empresas e profissionais autônomos de eventos. Para tanto, foram utilizados
registros da ABEOC – Associação Brasileira das Empresas de Eventos, UBRAFE –
União Brasileira de Promotores de Feiras e outras entidades afins, bem como o
cadastro disponível do EMBRATUR, que permitiu um universo de 400 empresas e
entidades. Deste universo, trabalhou-se com uma amostra de 25%, ou seja, 100
empresas, entidades e profissionais em todo o país.
Os aspectos abordados em entrevistas diretas (previamente agendadas)
foram: identificação da empresa, entidade ou profissional autônomo pesquisado
(nome fantasia, razão social, endereço, telefone/fax, e-mail, nome dos proprietários
e do entrevistado, com a especificação do seu cargo); sua classificação (empresa
69
organizadora, entidade promotora, departamento de eventos e organizador de
eventos autônomo) e área geográfica de atuação; tipologia dos eventos e número
médio realizado anualmente; total de empregos fixos e temporários (inclusive áreas
de contratação); áreas de terceirização de serviços e seus fornecedores; locais de
realização dos eventos; tipos de seguros contratados; origem dos participantes e seu
gasto médio segundo diversos itens; composição média das receitas e das despesas
dos eventos; principais geradores dos eventos; carga de impostos e taxas incidentes
sobre a atividade e os eventos, e os problemas que afetam o setor e suas possíveis
soluções.
Nesta etapa, particularmente, foram consideradas as classificações dos
eventos por categoria (científicos, culturais/ religiosos, esportivos, comerciais,
recreacionais, etc) e por tipologia adotada no mercado. Neste item, foram
considerados:
• Congressos;
• Feiras comerciais;
• Exposições/leilões;
• Convenções (treinamento, lançamento de produtos, eventos de incentivo);
• Reuniões (encontros, simpósios, mesas redondas, debates, assembléias,
workshops, conferências, jornadas, etc.);
• Eventos esportivos (competições, torneios, campeonatos, etc.);
• Eventos sócio-culturais (musicais, espetáculos de dança, peças teatrais,
bailes de formatura, jantares, casamentos, etc.);
• Eventos mistos: quando em um só evento ocorrem dois ou mais tipos
diferentes (por exemplo, em um congresso pode haver paralelamente uma
exposição referente ao tema).
70
3.3 - PRINCIPAIS RESULTADOS
O dimensionamento econômico do setor de eventos no Brasil pode ser
obtido por meio dos resultados apresentados no quadro 2:
QUADRO 2 – Sumário dos impactos econômicos do setor de eventos
Discriminação Valor Unidade de Referência
Espaços para eventos 1.664 Unidades Empresas organizadoras e entidades promotoras de eventos
400 Unidades
Capacidade instalada de assentos Capacidade instalada de m²
1.732.204 1.350.555
Unidades m²
Taxa de ocupação anual dos assentos Taxa de ocupação anual dos m²
49 48
Percentual Percentual
Número de eventos por ano 319.488 Unidades Número de participantes por ano 79.872.000 Unidades Gastos dos participantes 25,9 Bilhões de reais Receita de locações 1,5 Bilhão de reais Receita das organizadoras e promotoras de eventos
5,3 Bilhões de reais
• Renda total 32,7 Bilhões de reais Tributos sobre os gastos dos participantes 2,3 Bilhões de reais Tributos sobre a receita de locações 206 Milhões de reais Tributos sobre a receita das organizadoras e promotoras de eventos
1,2 Bilhão de reais
• Tributos totais 3,7 Bilhões de reais Empregos diretos 175.968 Unidades Empregos indiretos 551.200 Unidades
• Empregos totais 727.168 Unidades Fonte: Pesquisa FBC&VB/SEBRAE/CTI - maio/2001.
O universo de espaços de eventos no Brasil abrangia 1664 unidades, e o
setor de eventos envolvia 400 empresas organizadoras e entidades promotoras de
eventos, como dados oficiais, uma vez que corresponde exclusivamente ao número
oficial dos cadastrados no EMBRATUR, não considerados os profissionais
autônomos do setor.
A capacidade total dos espaços de eventos no Brasil era definida pelo
número de 1.732.204 assentos, os quais desfrutavam de 49% de taxa de ocupação
anual e por 1.350.555 m², que por sua vez apresentavam uma taxa de ocupação
anual de 48 %.
71
A pesquisa revelou que eram realizados no Brasil 319.488 eventos por ano
envolvendo 79.872.000 participantes, sendo que a renda total atingia a cifra de R$
32,7 bilhões, aproximadamente.
Os tributos totais que eram gerados com a atividade de eventos no país
giravam em torno de R$ 3,7 bilhões. Além disto este segmento gerava 727.168
empregos diretos e indiretos.
3.4 - SÍNTESE DOS RESULTADOS
Destacam-se alguns dos resultados desta pesquisa que justificam,
motivam e viabilizam o desenvolvimento do Sistema de Planejamento e Gestão de
Eventos.
• 86% são empresas organizadoras de eventos (congressos, convenções,
feiras, exposições, entre outros) e 10% são entidades promotoras
(associações profissionais e de classe);
• Atuam predominantemente em todo o território nacional (42%), São Paulo
(40%), Rio de Janeiro (16%), Sul do Brasil (15%) e Minas Gerais/Espírito
Santo (10%);
• Organizam sobretudo congressos (82%), convenções (66%), feiras
comerciais (65%), reuniões (56%) e eventos sócio-culturais (41%);
• Um terço realiza mais de 20 eventos por ano, sendo a média geral de 28
eventos anuais por empresa/entidade;
• 31,8% da receita total do evento advém do pagamento da empresa e/ou
contratante dos serviços de organização de evento; 27,5% do pagamento dos
participantes do evento e 25,6% de patrocínio;
72
• 66% destacam, como maiores geradores de eventos, as empresas com fins
lucrativos; 51% as associações profissionais; 45% as entidades de classe; e
37% o setor público.
3.5 – CONSIDERAÇÕES COMPLEMENTARES
No decorrer da pesquisa, puderam-se obter importantes considerações dos
empresários entrevistados sobre o setor de eventos. Os entrevistados teceram
comentários sobre o panorama do mercado de eventos, apontaram problemas no
setor e sugeriram idéias e ações para a melhoria do mesmo, as quais seguem
abaixo:
O ano de 2001 parecia promissor com vários eventos já fechados, e crescimento
de 50% em relação ao ano anterior, 15% só no primeiro trimestre. Pode-se
afirmar, de acordo com dados do EMBRATUR, que esta taxa de crescimento se
mantém anualmente, ou seja, de 12% a 18%, consideradas as margens de erro.
A organização do setor (mercado aquecido) acarretaria na necessidade de
melhor capacitação profissional. Posteriormente e atualmente, são encontrados
cursos técnicos, tecnólogos e especialização para a formação de profissionais
para o setor.
Na conjuntura da pesquisa, ao contrário dos anos anteriores, as empresas
investiam menos em propaganda e mais em promoção, com isto os eventos são
beneficiados;
Havia e há uma internacionalização do mercado: Agências de Publicidade
Internacionais aliaram-se a empresas nacionais e trouxeram muitas contas para
nosso país, o que fez crescer o mercado.
73
Apesar da revolução tecnológica, os eventos continuam sendo a melhor forma de
troca de informações e estabelecimento de contatos nos mercados de trabalho.
Houve uma valorização do setor de eventos no mercado;
Na pesquisa, assim como atualmente, o setor de eventos precisa de mais união,
precisa se profissionalizar. Definir métodos de trabalho e políticas de preços. Há
muitas empresas pequenas que se preocupam muito em ganhar dinheiro e pouco
em prestar serviço de qualidade. Isso cria uma sensação de descrédito (falta de
credibilidade) no mercado;
74
4. PESQUISAS REALIZADAS
4.1 - METODOLOGIA
Este estudo foi realizado com base em duas abordagens de pesquisa:
bibliográfica e documental .
A pesquisa bibliográfica, desenvolvida nos capítulos 1 e 2 deste projeto,
consistem no exame da literatura científica, para levantamento e análise do que já se
produziu sobre a temática de eventos e tecnologia da informação.
O método da Pesquisa Documental com base em documentos originais, que
ainda não receberam tratamento analítico por nenhum autor. Assim, esta pesquisa
não se confunde com a bibliográfica.
Os dados, por ocorrerem em seu hábitat natural, precisam ser coletados e
registrados ordenadamente para seu estudo propriamente dito.
Para o desenvolvimento do projeto ainda foram realizada a :
- Pesquisa de mercado: analisada a existência de possíveis
concorrentes, reais e potenciais, com base dos dados disponíveis na
Internet.
75
5. PROJETO DE ESTRUTURAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DO SOFTWARE DE
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
5.1 - RESUMO EXECUTIVO
Este projeto tem como objetivo apresentar os estudos e análises de
viabilidade para o desenvolvimento de um Sistema de Planejamento e Gestão de
Eventos (SPGE). O foco do SPGE será no suporte ao projeto e a gestão do evento,
deixando mais transparente e evidente todos os dados, todos os acontecimentos e
todas as falhas de um evento.
A princípio não será necessária uma estrutura física para implantar a
empresa responsável pela implementação do SPGE, que será administrado por
ambiente virtual de operação.
Serão realizadas parcerias com fornecedores na divulgação dos serviços e
produtos no site.
O público alvo do SPGE será constituído por empresas organizadoras de
evento e organizadores autônomos também.
5.2 - DESCRIÇÃO GERAL DO PROJETO
5.2.1 – Empresa
5.2.1.1 - Nome Fantasia
O nome do sistema será SPGE, que são as siglas de Sistema de
Planejamento e Gestão de Eventos.
O endereço do site será www.spge.com.br.
76
5.2.1.2.- Slogan
Pode-se definir o slogan (lema) como uma sentença ou máxima que
expressa uma qualidade, uma vantagem do produto, ou uma norma de ação do
anunciante ou do produto para servir de guia ao consumidor (MANZO, 1999).
O slogan é de fato um lema, isto é, a expressão de uma idéia sobre o
produto ou anunciante. É por vezes uma norma ou regra de ação do produto, ou
para o consumidor seguir.
O slogan deve conter uma idéia sobre o produto, o serviço ou firma – uma
idéia com força de vendas.
De acordo com MANZO (1999) um slogan deve consistir em uma frase
curta, concisa e eufônica (som agradável); deve ser simples, claro, apropriado e
distinto, com um toque de originalidade, se possível. Deve expressar algo de
específico e concreto e não simples abstrações. Redigir um slogan é dirigir uma
idéia, concentrá-la: é reduzi-la a uma forma breve, expressiva, sem perda da sua
clareza e da sua força sugestiva.
Baseados nestes itens foi preciso criar um slogan que expressasse o
objetivo principal do SPGE. Então, criou-se o slogan:
“Com a nossa ajuda seu evento chegará lá”
5.2.1.2 – Lay-out do site
A imagem escolhida para o site foi uma bússola, baseada no conceito de
que o planejamento é um percurso traçado, de um referencial de início, com
77
incertezas, para uma chegada com segurança, passados todos os obstáculos e
problemas que podem ocorrer durante o caminho.
5.2.2 - Missão e Visão
5.2.2.1 - Missão
Elevar a qualidade dos eventos, com ética e comprometimento
profissional.
5.2.2.2 – Visão
Ser precursor e referência no mercado nacional na sistemática de interação
virtual para o desenvolvimento de eventos através de uma ferramenta de
planejamento e gestão.
5.2.3 - Objetivos Estratégicos
Podem-se destacar alguns objetivos estratégicos do SPGE como:
• Consolidação do produto,
• Atendimento das necessidades da demanda
• Controle de qualidade.
• Melhor interação com os fornecedores.
• Percepção e Correção de falhas
78
5.2.4. - Descrição do Projeto
O Sistema de Planejamento e Gestão de Eventos será desenvolvido através
de 4 (quatro) partes com objetivos distintos, contudo, compartilhando das mesmas
informações
As partes serão:
• Home
• Cadastros,
• Planejamento/Execução,
• Relatórios.
5.2.4.1 - Home
Home é a página de entrada do sistema, onde o usuário para ter acesso terá
que preencher um cadastro para identificação inicial. Este cadastro irá gerar um
usuário e uma senha que permitirá acesso aos demais módulos.
Na Home também serão permitidos que novos cadastros sejam realizados
e/ou os dados de cadastros já existentes sejam modificados.
5.2.4.2 - Cadastro
O Cadastro irá conter ferramentas para o registro de todos os clientes,
fornecedores, colaboradores/equipe e “tipos de eventos” personalizados que
poderão ser utilizados em todos os eventos deste usuário.
Também é a área de gerenciamento dos eventos acompanhados, ou
geridos, pelo sistema. Nesta área estarão armazenados todos os eventos já
realizados
79
Cada usuário poderá ter vários eventos registrados, com isto, este módulo
será utilizado para acompanhar e gerenciar todos os eventos cadastrados.
5.2.4.3 –Planejamento e Execução
O objetivo da parte de Planejamento e Execução é conduzir a construção do
Briefing e facilitando assim a construção do planejamento do evento.
Uma das informações mais importantes deste módulo é o tipo do evento,
que classifica o evento de acordo com suas características.
A Tipologia do evento servirá para que o sistema oriente a confecção do
Briefing e principalmente auxilie na construção do planejamento mediante sugestão
de check-list, que estará de acordo com o tipo do evento.
Esta parte além de permitir a inclusão de todos os itens do planejamento
também será utilizada para registrar as ocorrências do evento, desta forma irá
combinar o que foi planejado com o que está sendo executado.
5.2.4.4 - Relatórios
Nesta parte estarão concentrados todos os relatórios e as avaliações e
considerações finais.
5.2.5. – Opções e Dados do Sistema
5.2.5.1 - Home
Na home ocorrerá o cadastramento de um novo usuário onde serão
necessárias as seguintes informações:
Nome completo
80
Escolha de uma senha com 6 dígitos
Confirmação da senha
Telefone;
Fax;
Celular;
Nome fantasia (empresa);
Razão Social;
CNPJ
Endereço Completo;
Endereço do site;
Telefone;
Fax;
Logomarca;
Cor padrão.
A Figura 1 ilustra como será a interface do software.
81
FIGURA 1 – Tela Home
FONTE: CARVALHO, 2008.
A logomarca e a cor padrão da empresa serão necessários para que o
sistema seja personalizado para casa usuário.
Se o usuário já for cadastrado para ter acesso ao sistema serão necessárias
somente duas informações:
E-mail e Senha já cadastrados.
5.2.5.2 - Cadastro
Nesta parte serão disponíveis vários tipos de cadastros:
82
Os clientes, que são as empresas que estão contratando os organizadores
do evento. E os dados a serem preenchidos serão:
Razão social da empresa’
Nome Fantasia
CNPJ
Endereço completo
Telefone
Endereço do site
Pessoa responsável pelo evento
Telefone/celular da pessoa responsável pelo evento
Pessoa responsável pelo financeiro
Telefone/Celular da Pessoa responsável pelo financeiro
Pessoa responsável pela divulgação
Telefone/celular da Pessoa responsável pela divulgação
A seguir a figura 2 ilustra a parte de cadastro de clientes
83
FIGURA 2 – Tela Cadastro de Cliente
FONTE: CARVALHO, 2008.
Os fornecedores, que preencherão os dados a seguir:
Razão social da empresa’
Nome Fantasia
CNPJ ou CPF para pessoa física
Endereço completo
Telefone/Celular
84
Endereço do site
Logomarca
Cor padrão
Itens do check-list/planejamento que esta empresa ou pessoa
fornece.
A seguir a figura 4 mostra cadastro de fornecedores
FIGURA 3 – Tela Cadastro de Fornecedor
FONTE: CARVALHO, 2008.
85
Serão também cadastradas as pessoas da equipe independente se são
terceirizados ou funcionários e os dados solicitados serão:
Nome completo
Endereço completo
Telefone
Celular
Ocupação no evento.
Nível de acesso, com duas opções, administrador, que terá acesso a
todo o conteúdo podendo modificar, adicionar ou excluir itens, ou
usuário que terá acesso restrito de acordo com o que ficar pré-
determinado pelo administrador.
A figura a seguir ilustra o cadastro de pessoas da equipe
86
FIGURA 4 – Tela Cadastro de Profissional
FONTE: CARVALHO, 2008.
Além dos cadastros anteriores mencionados tem-se a parte do cadastro dos
eventos divididos em três grupos:
Cadastrar os tipos de eventos
Novo tipo do evento – é a tipologia do evento, Ex: “Formatura”,
“Palestra”
87
Ordem – define, visualmente, uma ordem a ser seguida no check-
list/planejamento.
Observação curta – uma sugestão. Ex: “Utilizar 1 garçom para cada
10 pessoas”;
Descrição do tipo de evento com objetivos e dicas.
• Cada novo tipo de evento pode ter vários itens:
• Item do tipo – o item é uma atividade a ser executada ou pode ser
um fornecedor. Ex: “Decoração de balões”, “Garçom”, “Filmagem”
A figura a seguir mostra a tela para se cadastrar um novo tipo de evento,
um evento personalizado.
88
FIGURA 5 – Tela Tipologia de Eventos
FONTE: CARVALHO, 2008.
Novos eventos:
Nome/identificação do evento.
Tipo do Evento
Data de realização – data que será realizado o evento ou data inicial
do evento;
Data de realização final
89
A figura a seguir mostra a tela do sistema para se cadastrar um novo
evento:
FIGURA 6 – Tela Cadastro de Evento
FONTE: CARVALHO, 2008.
E também poderá listar todos os eventos já cadastrados estejam eles em
andamento ou já tenham sido realizados. Contendo as seguintes informações:
Nome
Data de realização,
90
Data de realização final,
Data do cadastramento
Responsável pelo cadastramento.
5.2.5.3 – Planejamento e Execução
Com um evento selecionado de acordo com a tipologia, a lista de itens do
check-list será apresentada com os itens que estão associados com o tipo do evento
definido no cadastro.
Nesta parte serão disponibilizados dois grandes grupos
1.- Criação do Briefing onde serão preenchidos os seguintes dados:
Tipo do evento, que é o mais importante, através dele todo o
planejamento será estruturado;
Data/duração;
Dados do cliente como Razão Social de empresa, Endereço, Fone,
Fax, Contato, Cargo, Depto., Segmento de atuação, Produto e/ou linha
de produto ou serviço.
Evento
Título, já informado anteriormente, no cadastramento, no momento
da criação do evento no sistema.
Objetivo principal do evento, que será representado por um texto.
Descrição do evento, também através de texto.
Objetivos / Justificativa
Há tema definido? Se sim, qual é?
Público-Alvo
91
Perfil do público-alvo: sexo, faixa etária, escolaridade, nível
socioeconômico, grau hierárquico;
Número estimado de participantes
Qual a origem geográfica dos participantes?
Local
Local determinado para o evento?
Anexar planta baixa
Programa
Existe um programa do evento?
Será necessária inscrição?
Taxa de inscrição e/ou valor do ingresso?
Hospedagem
Inclui hospedagem
Qual categoria de hotéis a serem utilizados.
Hotéis pré-definidos.
Transporte
Qual o meio de transporte que será utilizado para esse evento?
Qual a empresa transportadora oficial do evento?
Serviços que serão oferecidos aos participantes
Alimentação
Brindes
Traslados
Atividades sociais, culturais e turísticas.
Outros – especificar.
Serviços que serão oferecidos aos palestrantes
92
Alimentação
Brindes
Traslados
Atividades sociais, culturais e turísticas.
Outros – especificar.
Convidados e autoridades
Quem são os convidados e as autoridades?
Qual o diferencial de serviços e as honras que serão oferecidas a
eles?
Investimentos
Qual é o valor dos investimentos previstos?
Comissão organizadora
Quais os responsáveis pela comissão organizadora
Quais os contatos (tel/cel/e-mail) dos responsáveis pela comissão
organizadora.
Idioma
Qual o idioma oficial do evento?
Divulgação
Como será feita a divulgação?
Quais veículos de comunicação serão utilizados?
Será necessário criar uma identidade visual do evento?
Será necessário criar um logotipo do evento?
Será necessária a criação de site ou hot site do evento?
Equipamentos
93
Quais equipamentos audiovisuais e administrativos serão
utilizados?
Materiais
Quais os materiais administrativos e do participante que serão
utilizados?
Serviços que serão necessários
Tradução simultânea
Buffet para jantar e/ou almoço
Coquetel,
Coffee break e outros
decoração
sonorização
Filmagem e fotografia
Outros – especificar.
Recursos Humanos
Quantas pessoas?
Qualificação dos profissionais (perfil)?
Outros prestadores de serviços
Agência de propaganda
Serviços gráficos
Assessoria de imprensa
Agência de viagem e turismo
Assistência média e hospitalar
Transportadora rodoviária para traslados
Seguro
94
Outros – especificar.
Briefing – texto adicional.
A figura a seguir ilustra a tela do briefing no sistema:
FIGURA 7 – Tela Briefing de Evento
FONTE: CARVALHO, 2008.
2. - E o Planejamento que será estruturado através de uma planilha
contendo todos os dados necessários para concentrar e facilitar o preenchimento,
dividido em Planejado, Realizado e Avaliação.
95
Item do check-list, aqui serão itens de acordo com o evento, caso
não exista um item que seja necessário, o usuário administrados
poderá inserir, personalizando seu planejamento.
Data que será preciso ser resolvido, ou entregue.
Hora que precisa ser resolvido ou entregue no caso de
produto, material.
Pessoa da Equipe Responsável pelo item
Observação curta, onde pode ser uma exigência do cliente
ou simples aviso pra quem receberá ou entregará o produto.
Realização
• Data que realmente foi realizada a tarefa ou entregue
o produto.
• Hora que realmente foi realizada a tarefa ou entregue
o produto.
• Qual o Responsável da equipe recebeu o produto ou
acompanhou a tarefa.
Avaliação
• Conceito (Ótimo, Bom, Ruim, Péssimo)
• Observação curta, ou seja, a justificativa da avaliação
anterior.
Para cada item também constarão os:
Fornecedores e as cotações, aqui poderão ser feitos 3 ou
mais orçamentos para cada item.
• Nome fantasia do fornecedor
• Valor orçado
96
• Pessoa responsável pelo orçamento
• Identificação do orçamento do fornecedor
• Data e validade do orçamento
• Arquivo anexado do orçamento
• O Orçamento escolhido
• Motivo da escolha por este fornecedor.
FIGURA 8 – Tela Projeto de Evento
FONTE: CARVALHO, 2008.
97
Dentro deste módulo do sistema o usuário poderá contar com o envio de e-
mails para clientes fornecedores, equipe, onde tudo ficará armazenado para
posterior consulta quando necessário.
O sistema também avisará quando as tarefas estiverem a um dia de suas
datas limites, ou seja, ele avisará no dia tudo o que precisa ser finalizado no dia
posterior.
Toda vez que o usuário ligar o computador e abrir o Internet Explorer, ou
outro browser de Internet, receberá um aviso de que é necessário lançar os dados
sobre prazos e avaliações no sistema.
5.2.4.3 - Relatórios
Aqui ficarão registrados todos os fatos ocorridos, com acertos ou erros, do
evento, os motivos para o sucesso ou insucesso, colaborando desta forma a evitar
os mesmos problemas em novos eventos, sejam com fornecedores de produtos,
serviços, com equipe ou até mesmo com indecisões de clientes.
98
As avaliações e os relatórios que estarão disponíveis neste módulo serão:
• Construção do relatório final
o Avaliação Final, área e texto para confecção textual do relatório
o Avaliação Positiva – visão do administrador do que foi feito
correto ou deu certo
o Avaliação Negativa – visão do administrador do que foi feito
errado ou deu errado
• Relatórios
o Itens do planejamento por avaliação
Lista de forma agrupada todos os itens do planejamento de
acordo com o conceito da avaliação, ex:
99
• Ótimo
o Lista dos itens
• Bom
o Lista dos itens
• E assim por diante
o Relatório Geral
Inclui as definições do evento
Inclui o briefing
Inclui a lista do check-list/planejamento com todas as
informações
Inclui as avaliações finais, tanto positivas como negativas.
5.3 - NATUREZA DO NEGÓCIO
O posicionamento do SPGE consiste em um software para auxiliar o
Planejamento e Gestão de Eventos via Internet.
Desta forma, trata-se de um produto de tecnologia, de configuração básica,
alto desempenho, direcionada para empresas e profissionais do setor de eventos.
5.4 - PLANO DE MARKETING RESUMIDO
O Plano de Marketing para o SPGE foi basicamente a análise do ambiente,
seguido da definição do público alvo, uma pesquisa via internet para identificação
dos principais concorrentes, além da definição de preços e ferramentas para
divulgação.
100
5.4.1 - Análise do Ambiente
5.4.1.1 - Pontos Fortes
Cada negócio deve avaliar periodicamente suas forças, porém não deve
vangloriar-se delas (KOTLER, 2000).
Os pontos fortes do sistema são:
• Rápida Instalação;
• Fácil utilização;
• Baixo custo;
• Concentra todas as informações do evento dos fornecedores e
clientes;
• Utilização através da Internet;
• Libera a área de TI da empresa para outros projetos;
• Redução da dependência do departamento de TI;
• O crescimento ou redução do uso do sistema pode ser rapidamente
absorvido pelo sistema;
• As atualizações e correções ocorrem de forma transparente;
• Uso descentralizado;
5.4.1.2 - Pontos Fracos
Cada negócio precisa avaliar periodicamente suas fraquezas, contudo não
precisa corrigir todos os seus pontos fracos (KOTLER, 2000).
Os pontos fracos do sistema consistem em:
101
• Depende do usuário para o lançamento no sistema para verificar
tudo ocorreu como o planejado.
• Receio em armazenar informações na Internet.
• Menos potencial para personalização do aplicativo;
• Menos habilidade para integrar-se com dados de outros aplicativos;
5.4.1.3 - Ameaças
Consiste em um desafio imposto por uma tendência ou desenvolvimento
desfavorável que levaria, na ausência de uma ação de marketing defensiva, à
deterioração das vendas ou dos lucros. (KOTLER, 2000)
Algumas ameaças que podem ser destacadas:
• Oferta de um sistema similar com os mesmos propósitos.
• Instaurar uma crise financeira, que é responsável pela diminuição de
investimento no mercado de eventos.
• Empresa provedora oferecer o mesmo serviço gratuitamente.
5.4.1.4 – Oportunidades
Uma oportunidade existe quando a empresa pode lucrar ao atender às
necessidades dos consumidores em um determinado segmento. No entanto uma
coisa é perceber oportunidades atraentes e outra é ter competência para ser bem
sucedido nessas oportunidades. (KOTLER, 2000)
• Venda de anúncios para fornecedores de serviços e produtos para
eventos.
• Ferramenta para o aprimoramento da parte financeira.
102
• Implementação de uma área virtual para os fornecedores
administrarem e acompanharem seus clientes.
5.4.2 - Público-Alvo
O Público alvo do SPGE são empresas organizadoras de eventos, que
embora, algumas delas, tenham anos de experiência no setor sempre procuram
aprimorar os serviços, com mais controle e descentralização das informações.
Organizadores autônomos e com menos experiência também são o perfil do
público do SPGE.
Estes dois nichos são os usuários do sistema, mas existe também o público
dos fornecedores que são os maiores geradores de renda para o sistema,
anunciando seus serviço e produtos, além das parcerias que trarão a credibilidade
para o produto.
5.4.3 - Análise da concorrência
Pode parecer simples para uma empresa a tarefa de identificar seus
concorrentes. Mais a faixa de concorrentes reais e potenciais de uma empresa é na
verdade bem mais ampla. Uma empresa está mais propensa a ser atingida por
novos concorrentes e novas tecnologias do que por concorrentes já existentes.
(KOTLER, 2000)
Os Concorrentes do SPGE podem ser considerados todos os sistemas
disponíveis no ambiente da Internet, e aqueles que têm aplicações desktop também
(softwares de instalação em máquinas isoladas).
Através de pesquisa feita via Internet, utilizando a palavra chave “sistema de
organização de eventos”, pode-se destacar três concorrentes:
103
• . www.deltasistemaseventos.com.br
O sistema é chamado de Evento fácil 2.0, é para desktop, ou
seja, é necessária a instalação do programa na máquina, o propósito
do sistema é a criação e organização de eventos sociais ou
profissionais.
É um sistema bastante completo, e difere do SPGE porque
administra convidados e compras internas da empresa, porém é um
tanto complexo.
Oferece demonstração gratuita por 10 dias.
• www.aptor.com.br/portal/
Este site é um conjunto de soluções para evento, que oferece:.
• Desenvolvimento de Software para Redes de Pesquisa
• Gerenciamento de Eventos
• Planejamento e desenvolvimento de soluções Web
• Avaliação de usabilidade Soluções para dispositivos
móveis
• Streaming de vídeo na Web
• Soluções para E-Learning
• Desenvolvimento de jogos educativos
• Governo Eletrônico - Consultoria e desenvolvimento de
soluções
Algumas das soluções são pela Internet. Embora sejam
bastante completas, o custo de infra-estrutura e pessoal para manter o
funcionando de tantas soluções é alto.
104
• www.eventmaster.neocode.com.br
Quanto ao anúncio de fornecedores os concorrentes são
inúmeros, como os Convention Centers, os guias de festas, entre
outros, por este motivo existe o projeto de desenvolvimento de um
sistema para os fornecedores administrarem seus clientes, que conta
como um diferencial.
5.4.4 – Produto
A base para qualquer negócio é um produto ou serviço. Uma empresa tem
por objetivo oferecer algo de maneira diferente e melhor, para que o mercado-alvo
venha a preferi-lo e até mesmo pague um preço mais alto por ele (KOTLER 1999).
O Sistema de Planejamento e Gestão de eventos contará, a princípio, com
os cadastros de clientes, equipe, fornecedores e eventos, com planejamento e
relatórios, mas será aprimorado com o tempo de acordo com a necessidade do
cliente. Também contará com uma enorme parceria com fornecedores.
A escolha dos fornecedores para parcerias e anúncios dentro do site será
focada em valores e cumprimento de datas, que permitirão um bom padrão de
qualidade.
5.4.5 - Serviços e preços
O preço difere dos três outros elementos do mix de marketing no sentido em
que gera receita, os demais geram custos. Consequentemente, as empresas tentam
arduamente elevar seus preços até onde o nível de diferenciação permite. Ao
mesmo tempo, reconhecem que devem levar em conta o impacto do preço sobre o
105
volume. A empresa procura o nível de receita que, uma vez subtraídos os custos,
resultem em lucros mais elevados (KOTLER 1999)
O serviço prestado ao cliente será o uso da ferramenta, incluindo suporte,
manutenções e atualizações.
O SPGE foi desenvolvido no modelo software como serviço, desta forma
será cobrado de acordo com o número de usuários e funcionalidades habilitadas.
Opções:
• SPGE Básico - permite o acompanhamento de até 2 eventos por
mês com um custo de R$ 19,90 mensais por usuário.
• SPGE Intermediário - permite o acompanhamento de até 10
eventos por mês com um custo de R$ 29,90 mensais por usuário
• SPGE Completo - permite o acompanhamento de quantos eventos
forem necessários a um custo de R$ 39,90 mensais por usuário
Quanto aos fornecedores, não será cobrado para que eles possam ser
cadastrados no sistema, mas será cobrado caso haja interesse, da parte deles, de
serem sugeridos aos clientes nos itens do planejamento.
5.4.6 - Ferramentas Tecnológicas
Qualquer dispositivo, inclusive celular, com acesso a Internet e um
navegador, podendo ser Internet Explorer, Fire Fox, Ópera, Safári entre outros.
5.4.7 - Ferramentas de Comunicação e Divulgação
Será realizado um Evento para a Divulgação do SPGE. O Evento consiste
em uma apresentação através de um curta metragem, de aproximadamente 15
minutos de duração, que irá ressaltar a importância do planejamento, da execução
106
do controle financeiro e finalização dos eventos, exemplificando com cases
divertidos, além da apresentação das ferramentas contidas no site e suas
funcionalidades.
O Evento não será pago e serão enviados convites individuais que poderão
ser transferidos a pessoas indicados pelos convidados
O Objetivo principal será a oferta de um evento diferenciado, com o intuito
de superar expectativas de um público acostumado a eventos, associando
tecnologia e criatividade para o lançamento do SPGE, finalizado com um coquetel.
O público deste evento, a princípio estará restrito a Curitiba, e Foz do Iguaçu
e será segmentado da seguinte forma:
• Donos de empresas de Eventos.
• Coordenadores de eventos ligados a empresas ou
autônomos.
• Estudantes de pós na área de Gestão de Eventos.
• Cerimoniais.
• Secretárias Executivas
• Maiores fornecedores de equipamento e material para evento.
O evento acontecerá no mês de setembro de 2009, em dia a ser
determinado ainda, provavelmente entre uma terça ou quarta feira, devido, a maioria
dos convidados atuarem na área de eventos, tendo assim, geralmente, suas
agendas lotadas nos finais da semana. O horário previsto será para início às
19h00min e término às 21h30min.
Com o intuito de ser um evento diferenciado a apresentação do filme será
realizado em uma sala de cinema, o coquetel será servido logo após em uma sala
107
ao lado, devidamente preparada para isto. Desta forma, serão convidadas 300
pessoas sendo a capacidade da sala de cinema para 230, em média.
Será necessária a contratação dos seguintes profissionais: quatro pessoas
para envio de convite e confirmação de presença; quatro recepcionistas para o
atendimento dos convidados, montagem e distribuição material promocional; uma
coordenadora de Eventos; um técnico para execução do filme; dez garçons e duas
copeiras.
Serão distribuídos aos convidados: pasta com folder, bloquinho, caneta e o
DVD do filme apresentado, além de pacotes com pipocas e copos de refrigerantes,
personalizados.
No quadro 3, segue a programação do evento.
108
QUADRO 3 - Programação do Evento de Lançamento do SPGE
Horário Atividades
18h45 min 19h15 min
Recepção do público, entrega do material promocional do site, acomodação das pessoas na sala do cinema.
19h15 min 19h30 min
Apresentação do Filme
19h45 min 21h30 min
Serviço de coquetel
Fonte: CARVALHO, 2008.
Todo o planejamento e orçamentos do evento serão feitos através do SPGE.
A divulgação do SPGE será feita também através:
Envio de e-mail marketing,
Envio do DVD feito para o pré-lançamento.
Compra de publicidade online / links patrocinados, através do
Google Adwords e Yahoo Search Marketing;
Uso de técnicas de SEO (Search Engine Optimization) para que o
site do SPGE apareça no topo de buscadores como Google e
Yahoo, folders
5.4.8 - Relacionamento com os Clientes
O cliente do SPGE será acompanhado continuamente, através de SAC -
Serviço de Atendimento ao Cliente - on-line em horário comercial para sanar
dúvidas, resolver problemas ou enviar sugestões. Chat, número de Skype e
Messenger.
Serão encaminhados e-mails de avisos de atualizações e novidades no
sistema, além de questionários de satisfação e enquetes no próprio site.
109
Sem esquecer que os clientes não são somente os usuários do sistema,
mas também os fornecedores que estarão anunciando no site.
5.4.9 - Controle de Qualidade
• Questionários de satisfação abordando lay-out, funcionalidades,
itens do sistema, além de velocidade e facilidade no uso.
• Analisar as perguntas e reclamações mais freqüentes no
atendimento on-line, pois através disto podemos identificar falhas
e problemas no sistema.
• Quando não for possível resolver imediatamente, atender todas
as chamadas de suporte em até 24horas.
• Responder todas as propostas no mesmo dia.
5.6 - ESTRUTURA E CAPITALIZAÇÃO
5.6.1 - Recursos materiais/tecnológicos
Serão necessários os seguintes recursos:
Provedor de acesso para hospedagem do sistema;
Servidor com suporte a execução de páginas PHP e banco de
dados PostgreSQL.
5.6.1.1 - Recursos estruturais
No início não serão necessários recursos estruturais, será utilizado
computador e espaço físico particular, mas com o tempo e crescimento da demanda
será alugado espaço para montar um escritório.
110
5.7 - CRONOGRAMA DO PRODUTO
QUADRO 4 - Cronograma do Produto
Descrição Prazos Inserir todas as informações sobre a tipologia de eventos no sistema Jan a Março de
2009 Adaptar lay out, estrutura, deixar pronto para pré teste Abril 2009 Pré teste para correção de falhas e complementações/ Busca de apoio e patrocínio com forncedores para lançamento do sistema
Maio a out de 2009
Lançamento oficial do site Out de 2009 FONTE: CARVALHO, 2008.
5.8 - PLANO FINANCEIRO
5.8.1 - Custos
5.8.1.1 - Estruturais e Fixos
Os custos estruturais não existirão no primeiro momento, já que toda a
estrutura utilizada será particular e já está montada. Os custos fixos se resumirão, a
princípio, em:
Provedor – LOCAWEB, com custo de R$ 87,00 a cada 3 (três)
meses
Luz - um computador ligado 24 horas por dia, com uma média de
custo mensal de R$ 20,00.
O domínio do site www.spge.com.br de R$ 30,00 anuais.
Desta forma, resultaria em um valor relativo mensal de R$ 51,50 (cinqüenta
e um reais e cinqüenta centavos)
111
5.8.1.2 - Custos por área
5.8.1.2.1 – Administração
Não haverá custo de administração no inicio, tudo será resolvido a
administrado pelos mentores do projeto.
5.8.1.2.2 - Custos – Comunicação e Divulgação
Os custos de comunicação e divulgação consistem em:
Evento de lançamento em um total de R$ 36.795,00
Folders do sistema para fornecedores – RS 1.000,00
DVD de pré-lançamento para envio – R$ 2.000,00
QUADRO 5 - Custos do Evento de Lançamento do SPGE
1) Infra-Estrutura Quantidade Valor unitário Valor total Sala de cinema 1 Cortesia
Total 1) 2) Alimentação Quantidade Valor unitário Valor Total Pipoca 300 R$1,50 R$ 450,00 Copo de refrigerante 250 R$2,00 R$ 500,00 Coquetel 230 R$39,00 R$ 8.970,00 Bebidas
Espumante Terranova Moscatel 50 R$ 13,90 R$ 695,00 Vinhos terranas, cabernet sauvignon, e
malbec50 R$ 26,90 R$ 1.345,00
Chivas regal 12 anos 10 R$ 83,00 R$ 830,00 Cerveja 200 R$ 1,00 R$ 200,00
Mesa de encerramento Quantidade Licor 4 R$ 50,00 R$ 200,00
Copinhos de chocolate 100 R$ 0,50 R$ 50,00 Damasco molhado no chocolate 100 R$ 0,80 R$ 80,00 Morango molhado no chocolate 100 R$ 0,60 R$ 60,00
Xícaras de trufa com café creme e canela 200 R$ 0,80 R$ 160,00 Torre de Trufas 1 R$ 80,00 R$ 80,00
Petit four KG 1,5 R$ 25,00 R$ 37,50 Total 2) R$ 13.657,50
FONTE: CARVALHO, 2008.
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QUADRO 5 - Custos do Evento de Lançamento do SPGE (continuação)
3) Serviços de Comunicação Quantidade Valor unitário Valor Total Convite 300 R$ 2,50 R$ 750,00 Pasta 250 R$ 15,00 R$ 3.750,00 Bloco 250 R$ 1,50 R$ 375,00 Caneta 250 R$ 1,15 R$ 287,50 DVD 250 R$ 2,00 R$ 500,00 Saco de pipoca 300 R$ 0,35 R$ 105,00 Copo de refrigerante 250 R$ 0,50 R$ 125,00 Folder do sistema 250 R$ 0,70 R$ 175,00 Criação do Curta metragem para cinema 1 R$ 15.000,00 R$ 15.000,00
Total 3) R$ 21.067,50 4) Ambientação Quantidade Valor unitário Valor Total Arranjos de flores coquetel 2 R$ 250,00 R$ 500,00 Velas coquetel 10 R$ 15,00 R$ 150,00
Total 4) R$ 650,00 5) Pessoal Quantidade Recepcionista 4 R$ 95,00 R$ 380,00 Garçons 10 R$ 80,00 R$ 800,00 Copeira 2 R$ 80,00 R$ 160,00 Técnico 1 R$ 80,00 R$ 80,00 Coordenadora 1 R$ 0,00
Total 5) R$ 1.420,00 Total Geral R$ 36.795,00
FONTE: CARVALHO, 2008.
5.8.1.2.3 - Custos – Recursos Humanos
Também não haverá custos de pessoas no início, posteriormente com o
crescimento da demanda, serão contratados estagiários para atendimento on-line,
via Chat, MSN e Skype.
5.8.1.2.4 - Total de Custos
O total de custo do SPGE será de R$ 39.795,00 para lançamento e R$
51,50 mensais, como segue no quadro 6.
113
QUADRO 6 – Total de Custos
Custos Totais 1) Estruturais e Fixos Mensal
Provedor R$ 87,00 trimestrais R$ 29,00 Luz R$ 30,00
Domínio R$ 30,00 anuais R$ 2,50 Total Mensais R$ 61,50
2) Por área Administração R$ 0,00
Comunicação e DivulgaÇão R$ 39.795,00 lançamento Recursos Humanos R$ 0,00
Totais por área R$ 39.795,00 FONTE: CARVALHO, 2008.
114
5.8.2 - Fontes de Receitas
Para cobrir os custos do lançamento do produto pretende-se captar
recursos, através de patrocínio e apoio de fornecedores, caso isto não ocorra o
evento de lançamento, nos padrões descritivos, torna-se inviável em um primeiro
momento.
Se analisado o custo mensal do SPGE, vê-se que com três clientes do
pacote básico, R$ 19,90 mensais, chega-se ao ponto de equilíbrio da empresa.
Ponto de equilíbrio corresponde ao nível de faturamento para que a empresa possa
cobrir, exatamente, os seus custos, ou seja, atingir um lucro operacional igual a zero
(DOLABELA, 1999)
115
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Atualmente não existe nenhuma ferramenta de fácil acesso que auxilie os
profissionais da área de evento no planejamento e na gestão de eventos. O
planejamento é feito através de check-lists e a gestão utilizando papéis e controles
manuais.
O propósito deste trabalho foi construir uma ferramenta de auxílio que
permitisse aos profissionais um fácil controle e registro do planejamento de um
evento, permitindo, assim uma gestão efetiva, com controle real e documentação de
todo o processo. Além disso, o sistema foi desenvolvido para auxiliar e orientar o
planejamento de acordo com o tipo de evento selecionado.
Espera-se com isso fomentar o desenvolvimento de novas aplicações e
tecnologias voltadas para a gestão dos eventos. Também, pretende-se estimular o
aparecimento de soluções mais completas que envolvam não só o planejamento e a
gestão de eventos, mas também as necessidades marginais, como formulários de
inscrição, controle de translado e hotéis.
116
REFERÊNCIAS
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117
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
FBC&VB/SEBRA/CTI. Turismo de eventos. Disponível em http://www.df.sebrae.com.br/. Acesso em 07 de novembro de 2008. PORTAL BRASILEIRO DE TURISMO – EMBRATUR. Conselho Nacional De Turismo. Resolução CNTur N.º 14 / 84. Disponível em http://www.turismo.gov.br/portalmtur/opencms/.../resolucao_normativa_CNTUR_n_14_84_23_novembro_1984.html /. Acesso em 07 de novembro de 2008. WIKIPÉDIA. Bancos de Dados. Disponível em http://pt.wikipedia.org/. Acesso em 07 de novembro de 2008.
118
BIBLIOGRAFIA ALLEN, J. Et al. Organização e gestão de eventos. Trad. Marise Philbois Toledo. 7 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo: Editora Atlas, 2003. MEIRELLES,Gilda Fleury.Tudo sobre eventos.São Paulo:STS,1999. SALTER, Brian; Langford-Wood, Naomi. Como organizar um evento de sucesso. São Paulo: Editora Planeta do Brasil, 2005
