MAKALAH SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMENMANAJEMEN DAN PENGENDALIAN

Makalah ini disusun guna memenuhi tugas mata kuliahSistem Pengendalian Manajemen

Dosen : Galih Fajar Muttaqin, SE., Ak., M.Ak,

Disusun oleh :

Ayu Haerliani (5552132560)

Azhar Setya (5552132404)

Melati Ramadhani (5552132288)

V E Akuntansi

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

2015 – 2016

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan atas hadirat-Nya dimana atas berkat-Nya kami dapat bekerja dengan baik dalam menyusun makalah Sistem Pengendalian Manajemen tentang “Pengendalian tindakan, Personel, Dan Budaya”. Makalah ini kami susun atas dasar tugas yang diberikan kepada kami dimana dosen mata kuliah Sistem Pengendalian Manajemen kami adalah bapak Galih Fajar Muttaqin, SE., Ak., M.Ak,.

Adapun makalah ini telah kami usahakan semaksimal mungkin.Untuk itu kami tidak lupa menyampaikan banyak terima kasih kepada Tuhan YME .Selain itu, kami mengucapkan terima kasih juga kepada pihak - pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini secara langsung maupun tidak langsung.

Namun tidak lepas dari semua itu, kami menyadar sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusunan bahasanya maupun segi lainnya.Oleh karena itu dengan lapang dada dan tangan terbuka kami membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang ingin memberi saran dan kritik kepada kami sehingga kami dapat memperbaiki makalah ini.

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengendalian manajemen dapat berupa pengendalian tindakan, pengendalian hasil serta pengendalian Personel dan Budaya (Merchant, 2007). Pengendalian tindakan terdiri dari batasan fisik, mekanisme dan prosedur yang menyangkut batasan wewenang untuk mengambil keputusan, kebijakan-kebijakan, prosedur operasi, review sebelum tindakan dilakukan dan pertanggungjawaban tindakan nampaknya tidak sesuai dengan perilaku professional yang dididik untuk mendiri dan mengembangkan self control. Di dalam organisasi yang didominasi oleh pekerja profesional, penerapan bentuk pengendalian tindakan yang mendominasi dan membatasi aktivitas para profesional untuk mengatur diri sendiri dapat menimbulkan konflik (Derber dan Schwartz,1991, Abernethy dan Stoelwinder,1995).

Hasil-hasil pengendalian tidak hanya merupakan bentuk dari pengendalian manajemen. Manajer-manajer dapat menambah atau mengganti hasil-hasil pengendalian dengan bentuk lain dari pengendalian yang menjalankan tujuan yang sama yaitu untuk membuat karyawan berperilaku sesuai dengan yang diharapkan oleh organisasi perusahaan.

Seperti salah satu kategori yang penting dari pengendalian, tindakan-tindakan pengendalian, dimasukkan untuk memastikan bahwa karyawan melakukan (atau tidak melakukan) tindakan-tindakan tertentu yang diketahui dapat menguntungkan (atau merugikan) organisasi. Walaupun tindakan-tindakan pengendalian umumnya digunakan dalam organisasi, tindakan-tindakan pengendalian tidak efektif dalam setiap situasi. Tindakan-tindakan pengendalian berguna dan efektif hanya ketika manajer mengetahui tindakan apa yang diinginkan (atau tidak diinginkan) dan memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa tindakan-tindakan yang diinginkan dapat terjadi (atau tindakan-tindakan yang tidak diinginkan tidak terjadi).

1.2 Rumusan Masalah- Bagaimana penjelasan mengenai pengendalian tindakan?- Apa itu pencegahan versus deteksi?- Pada saat kondisi seperti apa pengendalian itu bisa efektif?- Apa itu pengendalian personel?- Bagaimana dengan pengendalian budaya?

1.3 TujuanBerdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan penulisan makalah ini adalah :- Untuk mengetahui Bagaimana penjelasan mengenai pengendalian tindakan- Untuk mengetahui Apa itu pencegahan versus deteksi- Untuk mengetahui Apa itu pengendalian personel- Untuk mengetahui Bagaimana pengendalian budaya

BAB IIPEMBAHASAN

1.1 PENGENDALIAN TINDAKANA. Pengendalian tindakan

Pengendalian tindakan merupakan bentuk pengendalian yang paling langsung berusaha mempengaruhi perilaku karyawan dengan cara memastikan karyawan bertindak sesuai yang diinginkan organisasi. Pengendalian tindakan terdiri dari 4 bentuk dasar, yaitu :

1. Pembatasan perilaku adalah bentuk negatif dari pengendalian tindakan. Organisasi melakukan pembatasan bagi karyawan untuk melakukan hal yang tidak seharusnya. Pembatasan ini dapat berupa administratif maupun fisik. Contoh pembatasan fisik : penggunaan kunci, password dan pembatasan akses karyawan ke area-area tertentu. Pembatasan administratif dapat digunakan untuk membatasi kemampuan karyawan untuk melaksanakan seluruh atau hanya sebagian porsi dari tugas maupun tindakan tertntu. Contohnya pembatasan kewenangan pengambilan keputusan tertentu dan pembagian tugas (segregation of duties). Terkadang pembatasan fisik dan administratif dapat dikombinasikan dengan suatu istilah yang disebut sebagai poka-yokes yang dirancang membuat suatu sistem atau proses menjadi foolproof. Poka-yoke adalah tahapan yang dibangun ke dalam sebuah proses untuk mencegah terjadinya penyimpangan (deviasi) dari urutan tahap yang benar.

2. Penilaian TindakanPenilaian tindakan mencakup adanya penyelidikan kritis terhadap rencana tindakan para karyawan yang dikendalikan. Penilaian tindakan dilakukan saat proses perencanaan dan penganggaran, dengan review atas rencana tindakan kemudian menyetujui/tidak rencana tersebut, memodifikasi rencana atau meminta mengubah rencana, sebelum melakukan persetujuan.

3. Akuntabilitas TindakanAkuntabilitas tindakan ialah meminta karyawan untuk bertanggung jawab atas tindakan yang mereka lakukan. implementasi akuntabilitas tindakan memerlukan:1. Medefinisikan tindakan yang dapat diterima/tidak2. Mengkomunikasikan kepada karyawan3. Mengamati dan melacak apa yang terjadi4. Memberi penghargaan atas tindakan yang baik dan memberi hukuman atas

tindakan yang salah.

Akuntabilitas tindakan biasanya diimplementasikan dengan negative reinforcement, yaitu tindakan lebih sering dihubungkan dengan hukuman daripada reward.

4. Redundansi

Meliputi penugasan lebih banyak karyawan (atau peralatan) untuk melakukan suatu tugas dibandingkan jumlah yang sesungguhnya dibutuhkan dan dilakukan dengan menugaskan lebih banyak karyawan/mesin untuk mengerjakan tugas melebihi yang dibutuhkan, atau paling tidak menyediakan karyawan cadangan dengan tujuan meningkatkan kemungkinan tugas dikerjakan secara memuaskan.

1.2 PENGENDALIAN TINDAKAN DAN MASALAH PENGENDALIANPengendalian tindakan dapat berjalan baik karena, seperti jenis pengendalian lain. Pengendalian tintadakan mengatasi satu atau lebih dari tiga permasalahan dasar pengendalian.

Jenis pengendalian tindakan

Masalah pengendalian

Kurangnya pengarahan

Masalah motivasi Pembatasan perorangan

Pembatasan perilaku XPenilaian pratindakan X X XAkuntabilitasi tindakan X X XRedundasi X X

Tabel diatas menunjukkan tipe-tipe masalah yang diakibatkan oleh masing-masing pengendalian tindakan.

1.3 PENCEGAHAN VERSUS DETEKSIPengendalian tindakan dapat diklasifikasikan berdasar tujuannya sebagai pencegahan

atau deteksi perilaku yang tidak diinginkan. Pembedaan ini penting karena pengendalian yang dapat mencegah hal yang tidak diinginkan, apabila efektif, akan menjadi bentuk pengendalian terkuat karena biaya atas perilaku yang tidak diinginkan tidak akan terjadi. Pengendalian jenis deteksi berbeda dengan jenis pencegahan karena diaplikasikan setelah perilaku yang tidak diinginkan terjadi. Pengendalian ini dapat efektif jika deteksi tepat waktu sehingga dapat menghentikan perilaku yang tidak diiinginkan dan koreksi atas efek dari perilaku tersebut.

1.4 KONDISI MENENTUKAN EFEKTIFITAS PENGENDALIAN TINDAKAN

1. Perusahaan dapat menentukan tindakan yang diinginkan atau tidakpengetahuan mengenai tindakan yang diingkan dapat diperoleh dengan dua cara dasar :

1. Analisis pola tindakan/hasil pada situasi tertentu untuk mempelajari tindakan apa yang menghasilkan hasil yang terbaik

2. Mendapat informasi dari orang lain mengenai tindakan mana yang diinginkan, terutama untuk keputusan strategis (misal : menggunakan konsultan).

2. Perusahaan dapat memastikan bahwa tindakan yang (tidak) diinginkan itu (tidak) terjadi.

1. efektivitas pembatasan perilaku dan review pratindakan tergantung pada keandalan alat-alat atau prosedur administratif yang dipasang oleh perusahaan untuk memastikan tindakan yang (tidak) diinginkan itu (tidak) terjadi

2. efektifitas akuntabilitas tindakan memerlukan action tracking yang tepat. Untuk mengetahui action tracking sudah tepat ada beberapa kriteria :

1. precision (ketepatan) merujuk pada jumlah kesalahan dalam indikator yang digunakan untuk mengetahui tindakan apa saja yang telah dilakukan.

2. Objectivitas atau terbebas dari bias, laporan atas tindakan yang telah terjadi bebas dari bias.

3. Timeliness (ketepatan waktu) action tracking dilakukan tepat waktu sehingga intervensi dapat dilakukan sebelum hal yang tidak diinginkan terjadi.

4. Understandibility (dapat dimengerti); tindakan yang diperhatikan atas individu dapat dipahami.

1.5 PENGENDALIAN PERSONELPengendalian personel berusaha untuk membangun kecenderungan karyawan untuk

mengendalikan/memotivasi dirinya sendiri.Tujuan pengendalian personel :

1. Memastikan karyawan mengetahui apa yang diinginkan organisasi2. Memastikan tiap karyawan dapat bekerja dengan baik, dan memiliki kemampuan

(pengalaman, pengetahuan) dan sumberdaya (informasi, waktu) yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan mereka dengan baik.

3. Meningkatkan kemungkinan tiap karyawan melaksanakan pengawasan pada dirinya sendiri (self monitoring).

Pengendalian personel dapat diimplementasikan melalui :

1. Seleksi dan penempatanpreditor of success : pendidikan, pengalaman, kesuksesan di masa lampau dan kepribadian serta kemampuan sosialseringkali juga termasuk mengecek referensi kryawan baru

2. Pelatihanmenyediakan informasi yang berguna mengenai tindakan atau hasil apa yang diekpektasikan dan bagaimana tugas harus dikerjakan.

3. Desain pekerjaan dan menyediakan sumber daya yang diperlukandesain pekerjaan harus sesuai dengan spesifikasi karyawan yang telah direkrut. Sumberdaya kepada jenis pekerjaan tertentu harus tersedia, contohnya informasi,

peralatan, persediaan, dukungan staff, bantukan pembuatan keputusan, atau kebebasan dari interupsi.

1.6 PENGENDALIAN BUDAYAPengendalian budaya didesain untuk mendukung adanya pemantauan bersama (mutual

monitoring); bentuk yang kuat dari tekanan kelompok terhadap individu yang melenceng dari nilai dan norma kelompok. Pengendalian budaya akan sangat efektif bila anggota kelompok memiliki ikatan emosial yang kuat.Perusahaan dapat membentuk budaya perusahaan dalam beberapa cara yaitu :1. Kode etik

Kode didesain untuk membantu karyawan memahami perilaku apa yang diharapkan meski tidak ada peraaturan yang spesifik; itupun kodenya lebih didasarkan pada prinsip dibandingkan hanya didasarkan pada peraturan. Kode ini dapat meliputi pesan penting mengenai dedikasi terhadap kualitas maupun kepuasan pelanggan, perlakuan yang adil pada pelanggan dan karyawan, keamanan karyawan, inovasi, pengambilan resiko, ketaatan pada prinsip etis, komunikasi yang terbuka, dan kesediaan untuk berubah.

2. Imbalan kelompokyaitu memberi imbalan atas pencapaian kelompok/divisi. Imbalan kelompok dapat

menciptakan teamwork, pelatihan terhadap pegawai baru oleh senior, dan adanya tekanan dari rekan kerja kepada individu untuk bekerja keras demi kepentingan kelompok.

3. Pendekatan lain untuk membentuk budaya perusahaan :1. Mutasi intraorganisasi/rotasi karyawan atau transfer antarperusahaaan

Membantu menyebarkan budaya denga meningkatkan sosialisasi antar karyawan dalam perusahaan, memberi mereka pemahaman atas maslah yang ditemui bagian lain dalam organisasi, dan menghambat terciptanya tujuan dan pandangan yang tidak sesuai. Rotasi karyawan juga berpotensi untuk memitigasi penipuan karyawan dengan mencegah karyawan menjadi terlalu familiar dengan entitas, aktivitas, rekan kerja dan/atau transaksi sebagai mitigasi risiko fraud.

2. Pengaturan fisik kantorcontohnya penataan kantor, arsitektur dan dekorasi interior serta pengaturan sosial

seperti dresscode dan kosakata, dapat membantu membentuk budaya dalam organisasi.

3. Tone at the top (manajemen puncak menjadi panutan)Manajer menjadi panutan dalam membentuk budaya yang diinginkan. Pernyataan

mereka harus konsisten dengan tipe budaya yang sedang mereka coba untuk ciptakan, dan yang penting tindakan dan perilaku mereka harus konsisten dengan pernyataan mereka.

BAB IIIPENUTUP

KESIMPULAN

Pengendalian tindakan, bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan melakukan (atau tidak melakukan) tindakan-tindakan tertentu yang diketahui dapat menguntungkan (atau merugikan) organisasi. Walaupun tindakan-tindakan pengendalian umumnya digunakan dalam organisasi, tindakan-tindakan pengendalian tidak efektif dalam setiap situasi. Tindakan-tindakan pengendalian berguna dan efektif hanya ketika manajer mengetahui tindakan apa yang diinginkan (atau tidak diinginkan) dan memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa tindakan-tindakan yang diinginkan dapat terjadi (atau tindakan-tindakan yang tidak diinginkan tidak terjadi).            Pengendalian personel. Pengendalian personel meliputi setiap tindakan yang diambil oleh manajer untuk membuat kemungkinan besar karyawan-karyawan mereka akan melakukan tugas-tugas yang diinginkan dengan memuaskan atas kemauan mereka sendiri, sebagai contoh karyawan-karyawan dalam bekerja berpengalaman, jujur, dan pekerja keras.            Pengendalian budaya, diciptakan guna membentuk norma perilaku perusahaan dan guna mendorong karyawan untuk memantau dan mempengaruhi perilaku antara satu karyawan dan karyawan lain. Pengendalian budaya berlangsung di mana manajer mengambil tindakan-tindakan untuk membentuk norma perilaku organisasional dan untuk mendorong karyawan untuk mengawasi dan mempengaruhi perilaku satu dengan yang lain.

DAFTAR PUSTAKA

Merchant, Kenneth A., & Van der Stede, Wim A (2014). Sistem Pengendalian Manajemen: Pengukuran Kinerja, Evaluasi, dan Intensif Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat

http://kodomogasuki.blogspot.co.id/2015/05/sistem-pengendalian-manajemen-mid-on.html

http://hpcrates.blogspot.co.id/2011/06/tindakan-personalia-dan-pengendalian.html