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Stand: September 2010 Rev.1 1


Vorwort

Gemäß § 2 Abs.1 UKVO (Universitätsklinikum-Verordnung vom 01.01.2008) dient das Universitätsklinikum Düsseldorf dem Fachbereich Medizin der Universität zur Erfüllung seiner Aufgaben in Forschung und Lehre. Es nimmt Aufgaben in der Krankenversorgung einschließlich der Hochleistungsmedizin und im öffentlichen Gesundheitswesen wahr. Bereits mit der Verordnung über die Errichtung des Universitätsklinikums Düsseldorf als Anstalt öffentlichen Rechts vom 01.12.2000 (nunmehr geändert durch UKVO vom 01.01.2008) wurde dessen Rechtsform neu geregelt, um der Errichtung vor dem Hintergrund von zunehmend wissenschaftlichem und wirtschaftlichem Wettbewerbdrucks eine neue Zukunftsausrichtung zu ermöglichen. Unter § 15 UKVO ist die enge Zusammenarbeit auf der Grundlage einer Kooperationsvereinbarung definiert, welche die Wahrnehmung der den Fachbereich Medizin betreffende Verwaltungsaufgaben einschließlich der Personal- und Wirtschaftsverwaltung durch das Universitätsklinikum regelt. Nach § 9 der Satzung des Universitätsklinikums (in der Fassung vom 14.03.2008, zuletzt geändert am 27.04.2010) richtet sich die Wirtschaftsführung nach kaufmännischen Grundsätzen, wobei das Prinzip von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten ist. Der Jahresabschluss, der Lagebericht und die Wirtschaftsführung werden durch einen Wirtschaftsprüfer nach den für die Beteiligung der Gebietskörperschaften an privatrechtlichen Unternehmen geltenden Prüfungsbestimmungen des § 53 Abs. 1 HGrG (Haushaltsgrundsatzgesetz) geprüft. Die Landeshaushaltsordnung findet mit Ausnahme des Prüfungsrechts des Landesrechnungshofes (§ 111 LHO) keine Anwendung. Damit die gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften von allen Beschäftigten umgesetzt werden können, regelt diese Beschaffungsordnung die konkreten formalen und organisatorischen Bedingungen für die Beschaffung von Dienstleistungen sowie Sach- und Investitionsgütern im Rahmen des internen Leistungsprozesses. Die Einhaltung der Beschaffungsordnung gewährleistet die schnellstmögliche, wirtschaftlichste und den gesetzlichen Ausführungsbestimmungen entsprechende Abwicklung aller Beschaffungsvorgänge. Vor diesem Hintergrund wird vom Vorstand des Universitätsklinikums Düsseldorf diese Beschaffungsordnung erlassen und ist mit Wirkung zum 01. Oktober 2010 für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Medizinischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf und des Universitätsklinikums Düsseldorf AöR (UKD) sowie deren Töchter (z. Z. GKD, UKM, MVZ, Parken im UKD) einschließlich aller Praktikanten, Studenten, Auszubildenden, Famulanten, Drittmittelbeschäftigten etc. bindend. Die Beschaffungsordnung steht im Intranet des UKD unter der Seite Konzerneinkauf zur Verfügung. Düsseldorf, den _____________________


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung Hinweise zur Benutzung dieser Beschaffungsordnung (BO): 1. Die Beschaffungsordnung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Medizinischen Fakultät der Heinrich-

Heine-Universität Düsseldorf (nachfolgend MF genannt) und des Universitätsklinikums Düsseldorf AöR (nachfolgend UKD genannt) einschließlich Zivildienstleistende, Auszubildende, Drittmittelbeschäftigte, Praktikanten, Studenten, Famulanten, Einrichtungen der Fakultät: IZKF, KKSL, ICCAS, …) sowie für alle Tochterunternehmen mit beeinflussender Beteiligung durch das Universitätsklinikum Düsseldorf.

2. Zur Vereinfachung der Handhabung ist das vorliegende Dokument interaktiv gestaltet. Die im

Inhaltsverzeichnis und weiterem Text vorhandenen Querverweise auf andere Textstellen, Formulare oder andere Dokumente sind als Link ausgeführt, Sie erkennen dies daran, dass die entsprechenden Stellen blau hervorgehoben sind.

3. Als Orientierungshilfe innerhalb der BO dient Ihnen das Inhaltsverzeichnis. 4. Nutzen Sie ggf. auch die Suchfunktion (Menüleiste: Bearbeiten → Suchen bzw. Fernglas- Piktogramm) in

Ihrem Acrobat / Adobe Reader – Programm. Durch Eingabe eines Stichwortes zum gesuchten Sachverhalt werden Sie auf die entsprechenden Seiten verwiesen, wo der Suchbegriff vorkommt.

5. Im Abschnitt 3. finden Sie die Benennung aller Zuständigkeiten für die Beschaffung der einzelnen

Produktgruppen (Investitionsgüter / Anlage- und Gebrauchsgüter, Sachbedarf / Verbrauchsgüter, Dienstleistungen und Instandhaltungsleistungen). Wo es möglich ist, erfolgt ein Querverweis per Link zum Abschnitt 4. ggf. auf eine Intranet- oder Web-Seite bzw. auf eine Anlage.

6. Im Abschnitt 4. finden Sie die Verfahrensbeschreibung zu dem betreffenden Bestellvorgang und ggf. weitere

Hinweise per Link. 7. Im Intranet finden Sie den aktuellen Kostenstellenplan sowohl als Datenbank zur vereinfachten Suche als

auch als PDF- Dokument unter

\\vserver02\med\public\KontenplanKostenstellenplan 8. Bei Fragen zu Strukturbezeichnungen finden Sie im Intranet das Organigramm von UKD und MF zwecks

weiterer Informationen. 9. Für Rückfragen, Korrekturanmerkungen sowie sonstigen Hinweisen und Anregungen steht im Konzerneinkauf

Frau Rackow, Tel. 16042 gerne zur Verfügung. 10. Sollten Sie bestimmte Antragsformulare oder Formblätter suchen, die ggf. nicht in dieser BO genannt werden,

so möchten wir an dieser Stelle auf die allgemeine Suchfunktion bzw. die Formulardatenbank auf der Intranet-Startseite (linker Bildschirmrand) verweisen!

http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/page.html


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung

Inhaltsverzeichnis

Vorwort……………………………………………………………………………………………………………………….. Seite 2 Hinweise zur Benutzung dieser Beschaffungsordnung…………………………………………………………………. Seite 3 Inhaltsverzeichnis……………………………………………………………………………………………………………. Seite 4 1. Geltungsbereich und Rechtsgrundlagen 1.1 Geltungsbereich…………………………………………………………………………………………………… Seite 6 1.2 Rechtsgrundlagen…………………………………………………………..……………………………………. Seite 7 2. Beschaffungsgrundsätze 2.1 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit……………………………………………………………………………… Seite 8 2.2 Trennungsprinzip………………………………………………………………………………………………….. Seite 8 2.3 Zentrale Beschaffung…………………………………………………………………………………………….. Seite 8 2.4 Kooperation………………………………………………………………………………………………………... Seite 10 2.5 Grundsätzliches…………………………………………………………………………………………………… Seite 11 3. Aufbauorganisation 3.1 Übersicht der zentralen Beschaffungsstellen……………………………………………………………… Seite 12 3.2 Konzerneinkauf....................................................................................................................................... Seite 13 3.2.1 Investitionen MLI (Medizin-/Labor- und IT-Technik)…………………………………………………………… Seite 13 3.2.2 Labor-, Chemikalien-, Diagnostika - und Arzneimitteleinkauf………………………………………………… Seite 16 3.2.3 Medizinisches Verbrauchsmaterial……………………………………………………………………………… Seite 17 3.2.4 Wirtschaftsbedarf und Dienstleistungen……………………………………………………………………….. Seite 18 3.2.5 Facility- und Baumanagement………………………………………………………………………………….. Seite 19 3.2.6 Submissionsstelle………………………………………………………………………………………………… Seite 20 3.2.7 Zentral- und Möbellager…………………………………………………………………………………………. Seite 21 3.3 Arbeitssicherheit………………………………………………………………………………………………… Seite 22 3.4 Apotheke………………………………………………………………………………………………………….. Seite 24 3.4.1 Apothekenlager………………………………………………………………………………………………….. Seite 24 3.5 Dezernat 01, Personal und Recht inkl. Versicherungen…………………………………………………. Seite 25 3.6 Dezernat 02, Finanzen ( u. a. Schenkungen, Spenden, Drittmittel)……………………………………. Seite 26 3.7 Dezernat 03, Logistik / Services……………………………………………………………………………… Seite 27 3.7.1 Transportdienst…………………………………………………………………………………………………… Seite 27 3.7.2 Gärtnerei…………………………………………………………………………………………………………… Seite 28 3.7.3 Sicherheitsdienst…………………………………………………………………………………………………. Seite 28 3.7.4 Unterhaltsreinigung / Hausservice……………………………………………………………………………… Seite 29 3.7.5 Wäscherei…………………………………………………………………………………………………………. Seite 29 3.7.6 Poststelle…………………………………………………………………………………………………………… Seite 30 3.8 Dezernat 04 Technik………...…………………………………………………………………………………. Seite 31 3.8.1 Bauherrenvertretung……………………………………………………………………………………………… Seite 31 3.8.2 Gebäudeautomation / Projektierung, Planung und Controlling………………………………………………. Seite 32 3.8.3 Elektrotechnik……………………………………………………………………………………………………… Seite 33 3.8.4 Klima-, Sanitär-, Maschinen- und Verfahrenstechnik…………………………………………………………. Seite 33 3.8.5 Bauunterhaltung…………………………………………………………………………………………………… Seite 34 3.8.6 Medizin- und Labortechnik………………………………………………………………………………………. Seite 35 3.8.7 Technisches Magazin……………………………………………………………………………………………. Seite 35 3.8.8 Schlüsselzentrale…………………………………………………………………………………………………. Seite 36 3.9 Dezernat 05 IT-Management…………………………………………………………………………………… Seite 37 3.9.1 Betriebswirtschaftliche Systeme…………………………………………………………………………………. Seite 37 3.9.2 Klinische Systeme und Subsysteme……………………………………………………………………………. Seite 37 3.9.3 Rechenzentrum – Betrieb………………………………………………………………………………………… Seite 37 3.9.4 Kommunikationstechnik………………………………………………………………………………………….. Seite 37 3.10 Tochtergesellschaften………………………………………………………………………………………… Seite 37 3.10.1 Gesellschaft für klinische Dienstleistungen GmbH (GKD)……………………………………………………. Seite 37 3.10.2 Universitätsklinikum Düsseldorf Medical Services GmbH (UKM)……………………………………………. Seite 37 3.10.3 Parken im UKD……………………………………………………………………………………………………. Seite 37 3.10.4 MVZ………………………………………………………………………………………………………………… Seite 37 3.11 Zentralsterilisation………………………………………………………………………………………………. Seite 38 3.12 Verpflegungsmanagement…………………………………………………………………………………….. Seite 39 3.13 Medizinproduktegesetz Beauftragter (MPG)……………………………………………………………….. Seite 40 3.14 Betriebsärztlicher Dienst………………………………………………………………………………………. Seite 40 3.15 Unternehmenskommunikation …………………….………………………………………………………… Seite 41 3.16 Presse/Öffentlichkeitsarbeit.................................................................................................................. Seite 42 3.17 Zentralinstitut für Klinische Chemie und Laboratoriumsdiagnostik…………………………………. Seite 43 3.18 Institut für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin (IHTM)………………………………………. Seite 44 3.19 Institut für Transplantationsdiagnostik und Zelltherapeutika (ITZ)…………………………………… Seite 45 3.20 Institut für Medizinische Mikrobiologie und Krankenhaushygiene…………………………………… Seite 47 3.21 Institut für Virologie………………………………………………………………………………………….… Seite 48 3.22 Zentrum für Medizinische Mikrobiologie, Krankenhaushygiene und Virologie……………………. Seite 49 3.23 TVA………………………………………………………………………………………………………………… Seite 49



Inhaltsverzeichnis

4. Ablauforganisation 4.1 Vergabeverfahren………………………………………………………………………………………………… Seite 50 4.1.1 EU Vergabeverfahren gemäß §§97ff. GWB…………………………………………………………………… Seite 50 4.1.2 Vergaben unterhalb der Schwellenwerte für EU-Vergabeverfahren……………………………………….. Seite 55 4.1.3 Unterschriftsberechtigungen für die Auftragsvergabe……………………………………………………….. Seite 60 4.1.4 Vergabeausschuss………………………………………………………………………………………………. Seite 61 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.1 Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.1 Konzerneinkauf, Dezernat 05 IT, Bestellung von Rechentechnik und Software………………………….. Seite 62 4.2.1.2 Konzerneinkauf, Dezernat 04 Technik – Bestellung von Anlage- und Gebrauchsgütern (Ersatz und Ergänzungsausstattung)………………………………………………………………………….. Seite 64 4.2.1.3 Dezernat 04 Technik, Konzerneinkauf - Bestellung von Ausrüstungen für Drittmittelprojekte sowie Einzelbundes- und Landeszuwendungen……………………………………………………………… Seite 65 4.2.1.4 Dezernat 04 Technik, Konzerneinkauf – Leih-, Miet- und Leasingverträge für Medizin- und Labortechnik………………………………………………………………………………….. Seite 66 4.2.1.5 Dezernat 04 Technik, Konzerneinkauf – Testverträge für Medizin- und Labortechnik…………………. .. Seite 67 4.2.1.6 Dezernat 04 Technik, Dezernat 02 Finanzen, Konzerneinkauf - Bestellung von Großgeräten…………………………………………………………………………………….. Seite 68 4.2.1.7 Dezernat 05 IT, Konzerneinkauf, - Bestellung von mobilen und stationären technischen Anlagegütern ……………………………………………………………………………………… Seite 70 4.2.1.8 Dezernat 04 Technik, - Objektbeschaffung (Zweckbindungen)…………………………………………….. Seite 71 4.2.1.9 Dezernat 04 Technik, Konzerneinkauf - Bestellung von Geräten und Ersteinrichtungen für Vorhabenobjekte……………………………………………………………………………………………… Seite 72 4.2.1.10 Dezernat 02 Finanzen, Sachspenden und Schenkungen (Anlagegüter)………………………………….. Seite 73 4.2.1.11 Vorgehen bei Mängeln an der Sache …………………………………………………………………………. Seite 74 4.2.2 Beschaffung von Sachbedarf 4.2.2.1 Konzerneinkauf - Verbrauchsgüter…………………………………………………………………………… Seite 75 4.2.2.2 Apotheke - Arzneimittel, BTM, Chemikalien, Diagnostika, Gase, Zytostatika etc. ……………………..… Seite 78 4.2.2.3 Dezernat 03 Logistik und Service – Wäscherei……………………………………………………….….…. Seite 80 4.2.2.4 Dezernat 04 Technik – Technisches Lager, Schlüsselzentrale……………………………………….…… Seite 80 4.2.2.5 Dezernat 05 IT – Management…………………………………………………………………………………. Seite 81 4.2.2.6 Verpflegungsmanagement – Speisen und Catering………………………………………………….……… Seite 82 4.2.2.7 Tochtergesellschaften – Kleinteile, Software…………………………………………………………….…… Seite 83 4.2.2.8 Institut für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin – Blutprodukte………………………………….… Seite 83 4.2.2.9 Tierversuchsanlage - Tiere, Futter, Einstreu etc. ……………………………………………………….….. Seite 84 4.2.2.10 Unternehmenskommunikation……………………………………………………………………………….…. Seite 85 4.2.3 Bestellung von Dienstleistungen 4.2.3.1 Konzerneinkauf – Tochtergesellschaften und externe Dienstleister…………………………….…………. Seite 86 4.2.3.2 Dezernat 01 Personal und Recht inkl. Versicherungen……………………………………………………... Seite 87 4.2.3.3 Dezernat 02 Finanzen…………………………………………………………………………………………… Seite 88 4.2.3.4 Dezernat 03 Logistik und Services…………………………………………………………………………….. Seite 90 4.2.3.5 Dezernat 04 Technik…………………………………………………………………………………………….. Seite 93 4.2.3.6 Dezernat 05 IT……………………………………………………………………………………………………. Seite 98 4.2.3.7 Tochtergesellschaften……………………………………………………………………………………………. Seite 98 4.2.3.8 Unternehmenskommunikation – Marketing, Bilderstellung, Druckerzeugnisse etc. ……………………… Seite 99 4.2.3.9 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit…………………………………………………………………………..…… Seite 99 4.2.3.10 Betriebsärztlicher Dienst (BÄD)…………..……………………………………………………………………. Seite 100 4.2.3.11 Arbeitssicherheit…………………………………………………………………………………………………. Seite 101 4.2.3.12 Zentralsterilisation……………………………………………………………………………………………….. Seite 102 4.2.3.13 Abteilung MPG, Ltd. MP-Beauftragter & Ltd. MP-Sicherheitsbeauftragter………………………………… Seite 103 4.2.3.14 Zentralinstitut für Klinische Chemie und Laboratoriumsdiagnostik…………………………………………. Seite 105 4.2.3.15 Institut für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin (IHTM)……………………………………………… Seite 106 4.2.3.16 Institut für Transplantationsdiagnostik und Zelltherapeutika (ITZ)………………………………………….. Seite 107 4.2.3.17 Institut für Medizinische Mikrobiologie und Krankenhaushygiene………………………………………….. Seite 108 4.2.3.18 Institut für Virologie………………………………………………………………………………………………. Seite 109 4.2.4 Bestellung von Instandhaltungsleistungen 4.2.4.1 Dezernat 05 IT Informationsmanagement – Instandsetzung von Rechnersystemen............................... Seite 110 4.2.4.2 Dezernat 04 Technik, D04.6 Medizintechnik – Auftragsannahme, Instandsetzung und Geräteprüfung………………………………………………………………………………………….......... Seite 111 4.2.4.3 Dezernat 04 Technik - Technisches Servicezentrum und Gebäudeautomation ...................................... Seite 114 5. Hinweise zu Beschaffungsvorgängen aus Drittmitteln....................................................................... Seite 115


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 1. Geltungsbereich und Rechtsgrundlagen 1.1 Geltungsbereich Die Beschaffungsordnung regelt die Zuständigkeit und Verfahrensweise der Beschaffung von Geräten, Ausrüstungen, Material, Verbrauchsgütern aller Art, Dienstleistungen sowie Instandhaltungs- und Bauleistungen für die Einrichtungen des UKD inkl. ihrer Tochtergesellschaften sowie der Medizinischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Diese Beschaffungsordnung begründet keine Rechtsbeziehung gegenüber Dritten. Dritte haben keinen Anspruch auf Einhaltung dieser Bestimmungen. Sie baut auf den nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen auf. 1.2 Rechtsgrundlagen

Verordnung über die Errichtung des Klinikums Düsseldorf der Universität Düsseldorf (Universitätsklinikum Düsseldorf) als Anstalt des öffentlichen Rechts vom 1.12.2000

o gemäß dieser Verordnung gilt für das UKD nicht die LHO; Einrichtungen der Universität, die Leistungen des UKD in Anspruch nehmen, können evtl. der LHO unterliegen

o Kooperationsvereinbarung Rechtsverordnung für die Universitäten Aachen, Bonn, Düsseldorf, Essen, Köln und Münster (vom

1.1.2008) o Satzung des Universitätsklinikums Düsseldorf (vom 14.3.2008 zuletzt geändert am 27.4.2010)

Verordnung über das Errichten, Betreiben und Anwenden von Medizinprodukten, Medizinprodukte-

Betreiberverordnung, (MPBetreibV) in der Fassung vom 21.8.2002, zuletzt geändert durch Art. 4 G. vom 29.7.2009

Gesetz über Medizinprodukte, Medizinproduktegesetz in der Fassung vom 7.8.2002, zuletzt geändert

durch Art. 6 G vom 29.7.2009

Medizinprodukte-Sicherheitsplanungsverordnung – Verordnung über die Erfassung, Bewertung und Abwehr von Risiken bei Medizinprodukten (MPVS) vom 24.6.2002, zuletzt geändert durch Art. 3 der Verordnung vom 10.5.2010

Korruptionsbekämpfungsgesetz NW vom 16.12.2004 (geändert am 18.11.2008)

Runderlass des Innenministeriums NRW, zugleich im Namen des Ministerpräsidenten und aller

Landesministerien vom 26.4.2004 – IR 12.02.06 – „Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung“

Hochschulmedizingesetz (HMG) vom 20.12.2007

Hochschulgesetz NW 2005 in der Fassung vom 1.1.2007

Datenschutzgesetz NW (geändert am 08.12.2009)

Kooperationsvereinbarung zwischen der Heinrich-Heine-Universität und dem Universitätsklinikum

Düsseldorf vom 1.8.2006

EU-Richtlinien für öffentliche Auftraggeber o Der Inhalt der Richtlinien ist in die nationalen deutschen Vergaberegelungen eingearbeitet

worden. Die europäischen Richtlinien zur Vergabe öffentlicher Aufträge spielen daher in der Praxis der Vergabe für die Vergabestellen nur noch in speziellen Einzelfragen eine Rolle. Basis des Verwaltungshandelns zur Vergabe öffentlicher Aufträge sind die nationalen Vergaberegelungen.

Gesetz zur Änderung der Rechtsgrundlage für die Vergabe öffentlicher Aufträge

(Vergaberechtsänderungsgesetz – VgRÄG) vom 26.8.1998, zuletzt geändert durch Art. 4 G. vom 25.4.2007 BGBl, Geltung ab 1.1.1999

Verordnung über die Vergabebestimmungen für öffentliche Aufträge (Vergabeverordnung – VgV)

zuletzt geändert am 11.6.2010



VOB 2009 Teile A und B – Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen – Allgemeine

Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen – und Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen vom 31.7.2009, in Kraft ab 11.6.2010

VOB 2009 Teil C – Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Allgemeine Technische

Vertragsbedingungen für Bauleistungen, in Kraft ab 11.6.2010

VOL/A – Verdingungsordnung für Leistungen, Allgemeine Bestimmungen zur Vergabe von Leistungen vom 20.11.2009, in Kraft ab 11.6.2010

VOL/B – Verdingungsordnung für Leistungen, Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von

Leistungen vom 20.11.2009, in Kraft ab 11.6.2010

VOF – Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 18.11.2009

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vom 26.8.1998, neugefasst zum 15.7.2005,

zuletzt geändert durch Art.13 Abs. 21 G v. 25.5.2009

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14.1.2003, zuletzt geändert durch Art. 15 Abs. 53 des Gesetzes vom 5.2.2009 mit BDSG-Novelle I: Gesetz vom 29.7.2009, tritt in Kraft am 1.4.2010; BDSG-Novelle II: Gesetz vom 14.8.2009, tritt in Kraft am 1.9.2009 bzw. 1.4.2010; BDSG-Novelle III: Gesetz vom 29.7.2009, tritt am 11.6.2010 in Kraft

Arzneimittelliste der Arzneimittelkommission des UKD in ihrer aktuellen Fassung

Gesetz über den Verkehr mit Arzneimitteln - § 73 Verbringungsverbot - in Verbindung mit § 18

Apothekenbetriebsordnung – Einfuhr von Arzneimitteln (zuletzt geändert am 17.07.2009)

Betriebssicherheitsverordnung - Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Bereitstellung von Arbeitsmitteln und deren Benutzung bei der Arbeit, über Sicherheit beim Betrieb überwachungsbedürftiger Anlagen und über die Organisation des betrieblichen Arbeitsschutzes – vom 27.9.2002, zuletzt geändert durch Art. 8 der Verordnung vom 18.12.2008

Bildschirmarbeitsverordnung – BildscharbV, Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei

der Arbeit an Bildschirmgeräten

HOAI

AHO

Kooperationsverträge mit den Tochtergesellschaften GKD, UKD, UKM, …


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 2. Beschaffungsgrundsätze 2.1 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Alle Beschaffungen und Auftragsvergaben im Universitätsklinikum Düsseldorf sind nach den Grundlagen des Vorwortes daraufhin auszurichten, dass die Wirtschaftsführung des Klinikums nach medizinischen, qualitativen und betriebswirtschaftlichen Grundsätzen zur bestmöglichen Erfüllung seiner Aufgaben im Gesundheitswesen erfolgt und das Prinzip von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Vordergrund steht. Diese Beschaffungsgrundsätze gelten generell für alle sächlichen Verpflichtungen, die aus den dem UKD zur Verfügung stehenden Mitteln abzudecken sind. Dies sind derzeit:

Die Mittel aus dem Wirtschafts- und Finanzplan, die für Beschaffungen/Auftragsvergaben einzusetzen sind und die ausschließlich der Patientenversorgung dienen

Die ergänzenden Finanzierungsmittel aus dem Landeshaushaltsplan des Landes NRW, die zur Beschaffung von medizinischen Großgeräten, Einrichtung und Ausstattung bei Um- und Neubaumaßnahmen und für sonstige zweckgebundene Projekte dem Klinikum zur Bewirtschaftung bereitgestellt werden. Damit kann auch die Mitfinanzierung von universitären Aufgaben verbunden sein, wenn diese im Vorfeld von Beschaffungen transparent gemacht wurden

Sonstige Finanzierungsmittel, die als Zuwendungen, Spenden und als Zuschüsse des Landes oder von Dritten verfügbar gemacht werden; damit kann auch die Mitfinanzierung von universitären Aufgaben verbunden sein, wenn diese im Vorfeld von Beschaffungen transparent gemacht wurden und der Vorstand der Mitfinanzierung zugestimmt hat

Mittel aus der Finanzierung durch Kredite oder Dritte bei Beteiligung 2.2 Trennungsprinzip Zuwendungen von Dritten an das Universitätsklinikum oder an Mitarbeiter/innen des Klinikums dürfen nicht in Abhängigkeit von Umsatzgeschäften des Klinikums mit den Dritten gewährt oder angenommen werden. Ausgeschlossen wird damit die unzulässige Beeinflussung von Beschaffungsentscheidungen des Klinikums durch Dritte. Besonders zu beachten ist das Trennungsprinzip bei Personen, die in Beschaffungsentscheidungen involviert sind oder diese treffen bzw. Einfluss auf Beschaffungsentscheidungen haben, die auch Produkte von Zuwendungsgebern betreffen. 2.3 Zentrale Beschaffung Für das UKD und die MF gilt aus wirtschaftlichen, rechtlichen und organisatorischen Gründen der

Grundsatz der zentralen Beschaffung. Für die Beschaffung von Anlage- und Gebrauchsgütern, Sachbedarf (Verbrauchsgüter), Dienstleistungen sowie Instandhaltungsleistungen sind im Auftrage des Vorstandes und im Rahmen der Auftragsverwaltung für die MF ausschließlich die zentralen Beschaffungsstellen zuständig: Die Benennung der zentralen Beschaffungsstellen finden Sie unter Pkt. 3.1 und die Zuständigkeit für die einzelnen Produktgruppen unter Pkt. 3.2 dieser BO. Bestellungen und Leistungsanforderungen durch nicht befugte Mitarbeiter werden als rechtlich nicht verbindlich angesehen. Wird das UKD und/oder die MF auf Grund einer vorsätzlichen und nicht autorisierten Bestellung zur Zahlung verpflichtet, wird bei unwirtschaftlicher Beschaffungsweise vom Bestellenden Schadenersatz gefordert. In wenigen Ausnahmen ist die sogenannte Eigenbeschaffung zulässig z. B. Lehrvergütungen, Honorare etc. Jeder befugte Mitarbeiter des UKD und/oder MF muss sich über die finanziellen Folgen seiner Bestellung im Klaren sein. Die Angabe der Kostenstelle gewährleistet, dass die anfordernde Bedarfsstelle belastet wird.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung Grundlage für alle Bestellungen sind die

„Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Universitätsklinikums Düsseldorf AöR“. zu finden unter:

http://intranet/img/ejbfile/AllgemeineEinkaufsbedingungendesUKDStand04.05.pdf?id=4664 Aufbewahrungsfristen für Beschaffungsunterlagen: Alle Unterlagen zu Beschaffungsvorgängen sind auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmungen zur Aufbewahrung von dienstlichem Schriftgut 6, 10 bzw. 15 Jahre aufzubewahren. Dazu zählen: Ausschreibungsunterlagen, Entscheidungsprotokolle, Angebote (auch die nicht ausgewählten), Auftragserteilungen, Angebotsbestätigungen, Rechnungen / Lieferscheine, Dokumentationen nach dem Medizinproduktegesetz etc. Weitere Auskünfte erteilt das Dezernat D 01 Personal und Recht inkl. Versicherungen. Zentrale Rechnungsanschriften UKD / MF: Rechnungsanschrift ist der Zentrale Rechnungseingang. Die Rechnungen werden von dort ins Rechnungseingangsbuch eingescannt und durchlaufen den entsprechend definierten Prozess.

Universitätsklinikum Düsseldorf D 02.1 Kreditorenbuchhaltung Postfach 10 50 13 40041 Düsseldorf Germany

Ausnahmen: Baurechnungen T44: Universitätsklinikum Düsseldorf D04.4 Gebäude 11.75 Postfach 10 10 07 D-40001 Düsseldorf Baurechnungen T49: Universitätsklinikum Düsseldorf D04 Bauherrenvertretung Geb. 17.18 Postfach 10 10 07 D-40001 Düsseldorf


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 2.4 Kooperation Wirtschaftliches Arbeiten der zentralen Einkaufsstellen wird vorausgesetzt. Um Erfahrungen optimal zu nutzen, pflegen die zentralen Einkaufsstellen untereinander einen ständigen, konstruktiven Erfahrungsaustausch. Die zentralen Einkaufsstellen schließen sich großen, universitärgeprägten Einkaufskooperationen an und arbeiten hier aktiv und beeinflussend mit. Die Möglichkeiten der Beschaffungsmärkte werden unter Einsatz des Nachfragepotentials des Universitätsklinikums ausgeschöpft und alle Einkaufsvorteile wahrgenommen. Die geltenden gesetzlichen Vorschriften, Richtlinien und Ausführungsbestimmungen werden berücksichtigt. 2.5 Grundsätzliches Die für Beschaffungen und Dienstleistungsvergabe zuständigen Stellen im UKD verstehen sich als Dienstleister und handeln nach folgenden Grundsätzen: Die Zufriedenheit der internen Kunden (Anfordernde von Materialien, Anlagegütern und Dienstleistungen) ist ein wichtiger Maßstab für die Leistungen der zentralen Einkaufsstellen. Um die interne Kundenzufriedenheit sicherzustellen/zu erhöhen, erfüllen sie die Kundenanforderung schnell, termingerecht und in hoher Qualität. Es sind grundsätzlich Vergleichsangebote einzuholen, um den Wettbewerb der Lieferanten aufrecht zu erhalten und Angebotsmonopole oder Abhängigkeiten zu vermeiden. Informationen über Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten bleiben vertraulich. Objektivität und Unbestechlichkeit sind Grundlage der Arbeit der zentralen Einkaufsstellen. Im Sinne des Beschaffungsauftrages pflegen die zentralen Einkaufsstellen eine permanente Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen des UKD bzw. der MF und stimmen sich im Grundsatz und in wichtigen Einzelfragen mit den entsprechenden Nutzern ab. Zur erfolgreichen Arbeit gehört die Qualifikation der Mitarbeiter. Diese wird durch systematische Weiterbildung der Mitarbeiter erhalten bzw. verbessert. Um die ordnungsgemäße Führung der Verwaltungsgeschäfte sicherzustellen, beinhaltet das Strafgesetzbuch bestimmte Tatbestände, die unrechtmäßiges Verhalten unter Strafe stellen. Sowohl der Bedienstete kann sich wegen Vorteilsnahme (§ 331 StGB) oder Bestechlichkeit (§ 332 StGB) strafbar machen als auch derjenige, der ihm Vorteile gewährt (§ 333 StGB) oder ihn besticht (§ 334 StGB). Ebenso kann gleichzeitig der Tatbestand der Untreue (§ 266 StGB) vorliegen. Deshalb ist die Einhaltung der Beschaffungsgrundsätze unabdingbare Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung. Unter dem Begriff Beschaffungsgrundsätze wird verstanden:

Wahrhaftigkeit Unbestechlichkeit und Loyalität gegenüber dem eigenen Unternehmen

Fairness gegenüber dem Lieferanten


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung Empfehlungen Die wichtigste Voraussetzung, um rechtmäßig handeln zu können, besteht darin, dass sich die Beschaffungsstellen niemals in ein Abhängigkeitsverhältnis zu seinem Geschäftspartner begeben. Jedes persönliche Interesse von Bedeutung in Bezug auf Beschaffungsvorgänge, dass die Unvoreingenommenheit der Beschaffungsstellen in Zweifel ziehen könnte, ist dem Vorgesetzten zu melden. Zur Beachtung Verwaltungsvorschrift des Landes NRW nach § 8 und § 16 Korruptionsbekämpfungsgesetz (GVBI NRW 2005)

Bemerkung: Siehe auch Handlungsbekämpfung für Korruptionsbekämpfung für Mitarbeiter der Heinrich-Heine-Universität, Amtliche Bekanntmachung Nr. 21/2010 „Richtlinien zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption“ vom 9.7.2010.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.1. Übersicht der zentralen Beschaffungsstellen Einrichtung Leitung Einrichtungen des UKD Kaufmännischer Vorstand

Herr Dr. Wokittel Tel.: 81 17100, Fax: 81 19100 [email protected]

Stabstelle Kaufmännischer Direktor: Konzerneinkauf inkl. Zentrallager und Materialbuchhaltung

Herr Klein Tel.: 81 18665, Fax: 81 16074 [email protected]

Stabstelle Kaufmännischer Direktor Arbeitssicherheit

Frau Pfingsten Tel.: 81 16156, Fax: 81 [email protected]

Stabstelle Kaufmännischer Direktor Apotheke

Herr Dr. Sagemüller Tel.: 81 17284, Fax: 81 17768 [email protected]

Stabstelle Kaufmännischer Direktor Umsetzung des MPG

Herr Storm QM Ltd. MP – Beauftragter & Ltd. MP - Sicherheitsbeauftragter Tel.: 81 19997, Fax: 81 17604 [email protected]

Dezernat 01 Personal und Recht

Herr Daniel Tel.: 81 17126, Fax: 81 16526 [email protected]

Dezernat 02 Finanzen

Herr Weigardt Tel.: 81 18459, Fax: 81 18576 [email protected]

Dezernat 03 Logistik/Services

Herr Dreiner Tel.: 81 06333, Fax: 81 16645 [email protected]

Dezernat 04 Technik

Herr Dr. Menkhaus Tel: 81 17256 , Fax: 81 16648 [email protected]

Dezernat 05 IT-Management

Herr Dr. Walther Tel.: 81 04100, Fax: 81 19400 [email protected]

Verbundene Unternehmen Tochtergesellschaften

Herr Struch Tel.: 81 17200 , Fax: 81 01517200 [email protected]

Pflegedirektion Zentralsterilisation

Frau Hempen Tel.: 81 16897, Fax: [email protected]

Verpflegungsmanagement

Herr Meister Tel.: 81 16683, Fax: [email protected]

Stabstelle Ärztlicher Direktor Qualitätsmanagement

Herr Prof. Dr. Waßmuth Tel.: 81 17813, Fax 81 [email protected]

Stabstelle Ärztlicher Direktor Betriebsärztlicher Dienst

Frau Christoph Tel.:81 16383, Fax: 81 19292 [email protected]

Stabstelle Vorstand Unternehmenskommunikation

Herr Sommerhoff Tel.: 81 18701, Fax: 81 01518701 [email protected]

Stabstelle Vorstand Presse/Öffentlichkeitsarbeit

Frau Dopheide Tel.: 81 04173, Fax: 81 [email protected]

Zentralinstitut für Klinische Chemie und Laboratoriumsdiagnostik

Herr Prof. Dr. Boege Tel.: 81 18290 , Fax: 81 [email protected]

Institut für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin IHTM

Herr Prof. Dr. Scharf Tel.: 81 17344 , Fax: 81 [email protected]

Institut für Medizinische Mikrobiologie und Infektionsepidemiologie

Herr Prof. Dr. Pfeffer Tel: 81 12459 , Fax: 81 [email protected]

Institut für Virologie Herr Prof. Dr. Hengel Tel.: 81 12225, Fax: 81 [email protected]

Institut für Humangenetik Frau Prof. Dr. Royer-Pokora Tel.: 81 12350 , Fax: 81 [email protected]


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.2 Konzerneinkauf 3.2.1 Investitionen MLI (Medizin-/Labor und IT-Technik) Stabstelle Kaufmännischer Direktor Sachgebiet

Konzerneinkauf siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD032Materialwirtschaft/page.html Investitionen/DV

Leitung: Herr Klein Tel.: 81 18665 Fax: 81 16074 stv. Leitung: Herr Vester Tel.: 81 19249 Teamleitung: Herr Günther Tel.: 81 17269 Fax: 81 19492

Produktgruppe

Artikelgruppe Zuständigkeit für die Beschaffung

Großgeräte > 200.000 Euro Beschaffung Medizintechnik Labortechnik

- Diagnostische u. therapeutische Röntgenanlagen - Geräte für die Strahlentherapie und Nuklearmedizin - Laborgeräte - Verhandlungen - Vorstandsvorlagen - Logistische Abwicklung - Abschluss von Leih-, Leasing- und Mietverträgen

Herr Günther Tel: 81 17269 Fax: 81 19492 Herr Koch Tel.: 81 16941 Fax: 81 04638

Haushaltsmittel Medizintechnik Ersatzteile

OP-Tische, Narkose- und Beatmungstechnik, Patientenüberwachungssysteme, Ultraschalltechnik, physikalisch-optische Messtechnik, HNO-Diagnostik, Zahnbehandlungsstühle, Funktionsdiagnostik/ Therapie (EKG, HSM, Gefäßdoppler), Geräte der Elektromedizin, Ernährungspumpen, Infusionstechnik, medizinische Sauggeräte, Patientenmonitoring, OP-Mikroskope, medizinische Liegen

Herr Günther Tel. 81 17269 Fax 81 19492 Herr Koch Tel. 81 16841 Fax 81 04638

Labortechnik

Labormikroskope, Analysatoren / Laborarbeitsgeräte, Elektrophorese, Misch- u. Rührtechnik, Laborautomaten (auch Großgeräte), Transfusionstechnik, Autotransfusionssysteme, Ausrüstung für die Zellseparation, Sezier- und Präparationstechnik (Färbeautomaten, Einbett-Systeme, Kryostaten, Mikrotome, Gewebezuschneider), Zentrifugen, Wasserbäder, Heizgeräte, Pipettieranlagen (z. B. Pipettierroboter)

Herr Günther Tel. 81 17269 Fax 81 19492





Produktgruppe


Beschaffung IT Instandhaltung IT

- Hardware (PC, Drucker, Monitore, Scanner); - aktive Netzwerkkomponenten u. Servertechnik, - Radiologische Informationssysteme (RIS/PACS); - Software PDMS, KIS; - Software für Logistische Prozesse (Lager, Küche, Apotheke, Verwaltung), - EDV-Zubehör - Beauftragung von Dienstleistungen - Multi-Media-Boards - Systemeingebundene BTM-Schränke Zuständigkeit: Verhandlungen, Einkauf , Logistische Abwicklung (Bankbürgschaften, Organisation „Lieferung Freiverwendungsstelle“ etc.), Abschluss von Wartungs-, Leih- und Mietverträgen einschließlich „Vorlage Vorstand“

Frau Riediger Tel.: 81 17290 Fax: 81 19184

Drittmittel < 200.000 Euro Medizintechnik Labortechnik Ersatzteil

OP-Tische, Narkose- und Beatmungstechnik, Patientenüberwachungssysteme, Ultraschalltechnik, physikalisch-optische Messtechnik, HNO-Diagnostik, Zahnbehandlungsstühle, Funktionsdiagnostik/ Therapie (EKG, HSM, Gefäßdoppler), Geräte der Elektromedizin, Ernährungspumpen, Infusionstechnik, med. Sauggeräte, Patientenmonitoring, OP-Mikroskope, medizinische Liegen, Labormikroskope, Analysatoren/ Laborarbeitsgeräte, Elektrophorese, Misch- und Rührtechnik, Laborautomaten (auch Großgeräte), Transfusionstechnik, Autotransfusionssysteme, Ausrüstung für die Zellseparation, Sezier- und Präparationstechnik (Färbeautomaten, Einbett- Systeme, Kryostaten, Mikrotome, Gewebezuschneider), Zentrifugen, Wasserbäder, Heizgeräte, Pipettieranlagen (z. B. Pipettierroboter)

Frau Gök Tel.: 81 18439 Fax: 81 19600

Instandhaltung Medizintechnik Instandhaltung Labortechnik Prüfaufträge Wartungen

Störmeldungen: Störungen von Medizingeräten Störungen von Laborgeräten Erstellung von SAP-Bestellung per BANF Prüfung von Wartungsverträgen

Herr Jacob Tel.: 81 16952 Fax: 81 19492





Produktgruppe


Miet- und Leasingverträge Medizintechnik Miet- und Leasingverträge Labortechnik

Betreuung Betreuung

Frau Riediger Tel.: 81 17290 Fax: 81 19184 Frau Gök Tel.: 81 18439 Fax: 81 19600


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.2 Konzerneinkauf 3.2.2 Labor-, Chemikalien-, Diagnostika- und Arzneimitteleinkauf Stabstelle Kaufmännischer Direktor Sachgebiet

Konzerneinkauf siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD032Materialwirtschaft/page.html Labor-, Chemikalien-, Diagnostika- und Arzneimitteleinkauf

Leitung: Herr Klein Tel.: 81 18665 Fax: 81 16074 stv. Leitung: Herr Vester Tel.: 81 19249 Teamleitung: Frau Lenßen Tel.: 81 19286 Fax: 81 16988

Produktgruppe Artikelgruppe Zuständigkeit für die Beschaffung

Arzneimitteleinkauf

Arzneimittel Arzneimittel, Hämophilie Präparate, Infusionslösungen, Desinfektionsmittel, Röntgenkontrastmittel, Betäubungsmittel, Tierarzneimittel, Zytostatika, Arzneistoffe, Parenteralernährung, Import Arzneimittel, Dialyselösungen, Apothekenpflichtige Medizinprodukte etc.

Frau Lasak Tel.: 81 17286 Fax: 81 17768 Frau Ingenstau Tel.: 81 18266 Fax: 81 16988 N.N. Tel.: 81 17243 Fax: 81 16988

Labor Chemikalien und Diagnostika Laborverbrauchsmaterial Diagnostika, Reagenzien, Chemikalien, Fein- und Biochemikalien, radioaktiv markierte Materialien für Routine, Forschung und Lehre

Frau Jüntgen Tel.: 81 16463 Fax: 81 16988 Frau Kempen Tel.: 81 19267 Fax: 81 17768 Frau Lessel Tel.: 81 18969 Fax: 81 16988 Herr Neumann Tel.: 81 18041 Fax: 81 16988


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.2 Konzerneinkauf 3.2.3 Medizinisches Verbrauchsmaterial Stabstelle Kaufmännischer Direktor Sachgebiet

Konzerneinkauf siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD032Materialwirtschaft/page.html Medizinisches Verbrauchsmaterial

Leitung: Herr Klein Tel.: 81 18665 Fax: 81 16074 stv. Leitung: Herr Vester Tel.: 81 19249 Teamleitung: Frau Jansen Tel.: 81 17244 Fax: 81 16074


Instrumente/Implantate Instrumente/Implantate Beispielhaft: Chir. Scheren, Einmal-Bohrer, Platten, Schrauben, Kirschner Draht, Biopsie-Zangen, Elektronische Impulsstimulation, Stents, Coils, Endoprothetik, OP-Siebe

Herr Schonz Tel.: 81 17254 Fax: 81 04978

Einmal-OP-Bedarf, Nahtmaterial, Verbandmaterial

Einwegabdeckungen und OP-Bedarf, Nahtmaterial, Verbandmaterial, Moderne Wundversorgung inkl. VAC-Therapie, AT-Strümpfe Beispielhaft: Einweg-Abdecktücher, OP-Sets, Inzisionsfolien, OP-Mäntel, OP-Hauben, OP-Masken, Thermojacken, Schaumverbände, Alginatverbände, Hydrogele, Transparentverbände, Verband-Sets, Binden, Pflaster, VAC-Verbrauchsmaterial

Frau de Vos Tel.: 81 16929 Fax: 81 04978

Medizinische Verbrauchsartikel

Krankenpflege- und med. Bedarf, Anästhesie-Bedarf, Stomaprodukte Beispielhaft: Katheter, Spritzen, Sicherheitskanülen, Medizinische Schutzhandschuhe, EKG-Elektroden, Monitoring-Sets, Blutdruckmanschetten, Stethoskope, Perfusor-Zubehör, Beatmungssysteme, Zentrale Venenkatheter, Infusions-Sets, Ernährungssonden, Ernährungsbeutel, Schmerzpumpen

Frau Schmiemann Tel.: 81 17291 Fax: 81 04599 Frau Ullrich Tel.: 81 17243 Fax: 81 04599


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.2 Konzerneinkauf 3.2.4 Wirtschaftsbedarf und Dienstleistungen Stabstelle Kaufmännischer Direktor Sachgebiet

Konzerneinkauf siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD032Materialwirtschaft/page.html Wirtschaftsbedarf und Dienstleistungen

Leitung: Herr Klein Tel.: 81 18665 Fax: 81 16074 stv. Leitung: Herr Vester Tel.: 81 19249 Teamleitung: Herr Hellerung Tel.: 81 17686 Fax: 81 17827


Wirtschaftsbedarf

- Büromaterial und Geräte - Reinigungsmaterial

Frau Fritz Tel.: 81 17751 Fax: 81 17686

- Fotomaterial und Geräte - Strahlenschutz, Röntgen Ver- und Gebrauchsmaterial - Med. Papiere, Formulare - Haushaltsartikel

Herr Klenner Tel.: 81 17728 Fax: 81 17827

- Textilien und Arbeitsschutz - Lebensmittel - Allgemeine Kfz-Angelegenheiten

Frau Schnepf Tel.: 81 17249 Fax: 81 17827

Dienstleistungen/ Büroeinrichtungen

- Berater, Bücher und Dienstleistungen - Beauftragung Tochterunternehmen GKD/UKM - Büromöbel/Einrichtungen

Frau Stark Tel.: 81 17204 Fax: 81 17827


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.2 Konzerneinkauf 3.2.5 Facility- und Baumanagement Stabstelle Kaufmännischer Direktor Sachgebiet

Konzerneinkauf siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD032Materialwirtschaft/page.html Facility- und Baumanagement

Leitung: Herr Klein Tel.: 81 18665 Fax: 81 16074 stv. Leitung: Herr Vester Tel.: 81 19249 Teamleitung: Herr Sennhenn Tel.: 81 17262 Fax: 81 17762


Div. Beschaffungs- bereiche

Kaufm. Abwicklung der Energieversorgung Einkauf Bauunterhaltung und Bauleistungen Beauftragung von Ingenieuren und Architekten

Herr Sennhenn Tel.: 81 17262 Fax: 81 17762

Sanitär- und Klimatechnik, Baumaterialien

Sanitär- und Klimatechnik Haushaltskühlschränke, Sanitär- und Heizungsbedarf, Thermostatköpfe, Cryobehälter, Sterilwasserfilter, Wasseraufbereitung, Betriebsmittel, Edelstahl (Tafeln und Rohre), Reinigungsdienstleistungen, Labor-gefrierschränke/ -truhen (minus 40° bis minus 80°), sterile Werkbänke, Beschilderungen, Malereibedarf, Schreinereibedarf, Maurerbedarf

Frau Deppe Tel.: 81 16515 Fax: 81 17762

Mess- und Regeltechnik Elektronik/ Kommunikations-technik Stationsausstattung

- Geräte der Mess- und Regeltechnik - Schlüssel und Schließanlagen Elektronische Messgeräte, Leuchten, Leuchtmittel, Kabel, Schreibtischlampen, Taschenlampen, Ventilatoren, Waschmaschinen, Herde, Spül-maschinen, Mikrowellen, Inkubatoren, Wasserbäder, Heißluftsterilisatoren, Röntgenbildbetrachtungsgeräte, Faxgeräte, Personenrufempfänger (Pieper),Telefone, Headsets, Fernseher, Videorecorder, Beamer Betten, Infusionsständer, Rollstühle, Rollatoren, Labormöbel, Laborstühle, Stationswagen, Wäschewagen

Frau Behrend Tel.: 81 18109 Fax: 81 17489

Ausschreibungen Kaufmännische Unterstützung bei der Abwicklung von Ausschreibungen VOL, VOB, VOF

Frau Spoor Tel.: 81 19001 Fax: 81 19694


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.2 Konzerneinkauf 3.2.6 Submissionsstelle Stabstelle Kaufmännischer Direktor Sachgebiet

Konzerneinkauf siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD032Materialwirtschaft/page.html Submissionsstelle

Leitung: Herr Klein Tel.: 81 18665 Fax: 81 16074 stv. Leitung: Herr Vester Tel.: 81 19249 Teamleitung: Herr Vormann Tel.: 81 16208 Fax: 81 19268

Produktgruppe Artikelgruppe Zuständigkeit Ausschreibungen Durchführung aller Ausschreibungen nach VOL, VOB,

VOF gemäß den nationalen- als auch EU-weiten gesetzlichen Bestimmungen und Ausführungs- verordnungen

Herr Vormann Tel.: 81 16208 Fax: 81 19268


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.2 Konzerneinkauf 3.2. 7 Zentral- und Möbellager Stabstelle Kaufmännischer Direktor Sachgebiet

Konzerneinkauf siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD032Materialwirtschaft/page.html Zentral- und Möbellager

Leitung: Herr Klein Tel.: 81 18665 Fax: 81 16074 stv. Leitung: Herr Vester Tel.: 81 19249

Leitung: Herr Schulz Tel.: 81 19246 Leitung: Herr Dilly Tel.: 81 17245 Fax: 81 16007


Zentrallager Zentrale Warenausgabe Leitung: Herr Schulz Tel.: 81 19246 Fax: 81 16007

Zentrallager Zentrale Warenannahme Herr Tsialos Vorarbeiter Tel.: 81 16283 Fax: 81 16007

Möbellager Ausgabe von Gebrauchtmöbeln Annahme von Gebrauchtmöbeln

Herr Spies Tel.: 81 16283 Fax: 81 16007


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.3 Arbeitssicherheit Stabstelle Kaufmännischer Direktor

Arbeitssicherheit siehe auch: http://intranet/deutsch/vorstand/stabsstellendesvorstandes/Arb

eit/page.html

Leitung: Frau Pfingsten Tel.: 81 16156


Dienstleistung Gentechnik

Bereitstellung Arbeitsschutzordner Bereitstellung Handlungshilfen zur Gefährdungsanalysen Bereitstellung von Musterbetriebsanweisung Bereitstellung PSA Katalog Bearbeitung Arbeits- und Wegeunfälle Unfallstatistik Abwicklung der Bestellung Sicherheitsbeauftragte (SiBe) in Zusammenarbeit mit Personaldezernat Bereitstellung Gefahrstoffmanagementsystem (GMS) Koordination Schulungen für SiBe Persönliche Beratung im Arbeits- und Gesundheitsschutz Durchführung Regelbegehung und Arbeitsplatz- begehungen auf Anfrage Unterstützung bei Unterweisung und Erstellung von Gefährdungsanalysen, Betriebsanweisungen Beratung und Mitwirkung bei Baumaßnahmen Beratung und Mitwirkung bei der Beschaffung von arbeitssicherheitsrelevanten Produkten Messung Gefahrstoffe, Lärm, Beleuchtung Kontaktstelle Unfallkasse NRW, BZR Beratung in allen Fragen der Arbeitssicherheit

Arbeitssicherheit, Tel 81 16156 Intranetseite Arbeitssicherheit Herr Kuhlmann Tel.: 81 18783 Herr Taus Tel.: 81 16903 Herr Tisnikar Tel.: 81 19624 Frau Schmidt Tel.: 81 18444 Herr Kuhlmann Tel.: 81 18783 Frau Schmidt Tel.: 81 18444 Frau Schmidt Tel.: 81 18444 Herr Tisnikar Tel.: 81 19624 Frau Pfingsten Tel.: 81 16156 Frau Pfingsten Tel.: 81 16156 Herr Taus Tel. 16903 Herr Taus Tel.: 81 16903 Frau Pfingsten Tel.: 81 16156 Herr Tisnikar Tel.: 81 19624 Herr Tisnikar Tel.: 81 19624 Frau Pfingsten Tel.: 81 16156 Frau Pfingsten Tel.: 81 16156


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.3 Arbeitssicherheit Stabstelle Kaufmännischer Direktor

Arbeitssicherheit siehe auch: http://intranet/deutsch/vorstand/stabsstellendesvorstandes/Arb

eit/page.html

Leitung: Frau Pfingsten Tel.: 81 16156


BioStoff Gefahrstoff

Beratung in allen Fragen der Arbeitssicherheit Beratung in allen Fragen der Arbeitssicherheit

Frau Pfingsten Tel.: 81 16156 Herr Tisnikar Tel.: 81 19624 Herr Taus Tel.: 81 16903


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.4 Apotheke Stabstelle Kaufmännischer Direktor

Apotheke Strategischer Einkauf siehe auch: http://intranet/deutsch/vorstand/Apotheke/page.html

Leitung: Herr Dr. Sagemüller Tel.: 81 17284 Fax: 81 17768 stv. Leitung: Herr Dr. Pfahl Tel.: 81 16722 Fax: 81 16676

Produktgruppe


Fertigarzneimittel

Arzneimittel, Betäubungsmittel, Röntgenkontrastmittel, Infusionen, Tierarzneimittel, Desinfektionsmittel, Arzneistoffe, enterale Ernährung

Frau Heerma Apothekerin Tel.: 81 17285 Fax: 81 16474

Zytostatika Zytostatische Zubereitungen Frau Lübbert Tel.: 81 16469 Fax: 81 17732 Frau Willim Tel.: 81 16100 Fax: 81 17732

Sterilabteilung Sterile Zubereitungen Beispielhaft: Injektionslösungen, Mischinfusionen zur parenteralen Ernährung, Sterile Lösungen

Herr Dr. Pfahl Tel.: 81 16722 Fax: 81 17899 Herr Dr. Diepenbrock Tel.: 81 17287 Fax: 81 17899

Defektur/Rezeptur Sonderzubereitung Beispielhaft: Salben, Pasten, Cremes, Mixturen, Suspensionen

Herr Dr. Diepenbrock Tel.: 81 17287 Fax: 81 17899

Chemikalienausgabe/Medizinische Gase

Chemikalienausgabe, Reagenzien, Diagnostika, Medizinische Gase an die Stationen, Laboratorien des Klinikums sowie Institute

Herr Dr. Pfahl Tel.: 81 16722 Fax: 81 17899 Frau Ahlers Tel.: 81 18264 Fax: 81 19416

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.4.1 Apothekenlager Produktgruppe


Stabstelle Kaufmännischer Direktor

Offizin siehe auch: http://intranet/deutsch/vorstand/Apotheke/page.html

Frau Heerma Tel.: 81 17285 Fax: 81 16474


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.5 Dezernat 01 Personal und Recht inkl. Versicherung Dezernat 01 Personal und Recht inkl. Versicherung

siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/dezernat01personal/page.html

Leitung: Herr Daniel Tel.: 81 17126 Fax: 81 16526 stv. Leitung: Herr Kunzel Tel.: 81 16056 Fax: 81 18077

Produktgruppe


Personaldienst-leistungen

Personalbeschaffung Leitung: Herr Daniel Tel.: 81 17126 Fax: 81 16526


Personalcontrolling Herr Dr. Baaske Tel.: 81 17092 Fax:


Lohn- und Gehaltsabrechnung nur für Beschäftigte des UKD

Leitung: Herr Daniel Tel.: 81 17126 Fax: 81 16526


Berufsausbildung und Praktikantenverträge

Herr Gallé Tel.: 81 17231 Fax:


Sonderformen der Beschäftigung: Honorarverträge, Werkverträge, Wissenschaftliche und Studentische Hilfskräfte, Drittmittel, Arbeitnehmerüberlassung



Reisekosten


Rechts-dienstleistungen

Rechtsangelegenheiten UKD

Leitung Abteilung Recht : Frau Lambers Tel.: 81 19644 Fax: 81 19574

Versicherungs- dienstleistungen

Versicherungsdienstleistungen

Leitung Abteilung Recht : Frau Lambers Tel.: 81 19644 Fax: 81 19574


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.6 Dezernat 02 Finanzen Dezernat 02 Finanzen inkl. Schenkungen, Spenden und

Drittmittel siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/dezernat02finan

tml

Leitung: Herr Weigardt Tel.: 81 18459 Fax: 81 01518459


Finanzdienstleistungen Finanztechnische und steuerrechtliche Beratung betreffend Annahme Gelder Dritter, Spenden, Schenkungen Antragstellung mit Formular „Antrag auf Annahme einer Schenkung/Spende“ Spendenantrag siehe: http://intranet/img/ejbfile/BOL0214-0212.pdf?id=9646 Verwaltung Anlagevermögen Bargeldgeschäfte Jahresabschlussprüfungen Rechnungseingang Buchhaltungs- und Bilanzierungsdienstleistungen

Herr Moisel Leitung Rechnungswesen Tel.: 81 17167 Fax: 81 18576

Finanzdienstleistungen Auskunft: Investitionsplanung und Mittelbewirtschaftung

Frau Seeger Tel.: 81 17593 Fax: 81 19555 Frau Russ Tel.: 81 16606

Finanzdienstleistungen Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung

Herr Behler Tel.: 81 17198 Fax: 81

Finanzdienstleistungen Verwaltung von Einzelvorhaben (Drittmittel)

Herr Bons Tel.: 81 17127 Fax: 81


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Ablauforganisation 3.7 Dezernat 03 Logistik und Services 3.7.1 Transportdienst Dezernat 03 Logistik/Services

siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD033Logistik/page.html

Leitung: Herr Dreiner Tel.: 81 06333 Fax: 81 16645

Produktgruppe


Logistikdienst-leistungen

Fahrdienste, Personen- und Gütertransporte Leitstelle der Logistik Tel.: 81 18000 Fax: 81 19085 Mail [email protected]

Kurier-, Express-, Paketdienstleistungen

Beispielhaft: Transporte von diagnostischen Proben, Befunden, Blutprodukten, Arzneimitteln, Sterilgütern

Leitstelle der Logistik Tel.: 81 18000 Fax: 81 19085 SyncroTESS

Klinikumsinterne Krankentransporte

Hausinterne Patiententransporte Patiententransporte mit Krankentransportwagen (KTW)

Leitstelle der Logistik Tel.: 81 17220 Fax: 81 19085 SyncroTESS

Verstorbenentrans-porte

Hausinterne Verstorbenentransporte (Verstorbenentransporte zur Pathologie erfolgen durch Mitarbeiter der Pathologie) Beauftragung von externen Bestattern für Verstorbenentransporte (nur nachts, an Wochenenden und Feiertagen)

Leitstelle der Logistik Tel.: 81 18000 Fax: 81 19085 Mail [email protected]

Gefahrguttransporte Alle betrieblichen Gefahrguttransporte Leitstelle der Logistik Tel.: 81 18000 Fax: 81 19085 Mail [email protected]

Entsorgung von Labor-Chemikalien und anderer „Sonderabfälle“

Die Bestellung zur Entsorgung von Sonderabfällen, Laborchemikalien, Schrottsperrmüll, Elektronikschrott, datenschutzrelevanter Unterlagen, Photochemikalien etc.

Leitstelle der Logistik Tel.: 81 18000 Fax: 81 19085 Mail [email protected]

Zentralarchiv

Führen eines Zentralarchivs für Verwaltungsakten Datenschutzgerechte Entsorgung von eingelagerten Verwaltungsakten zu den angegebenen Entsorgungsterminen

Parkhausarchiv Tel.: 81 19836 Mail [email protected]

Pforten- und Empfangsdienst

Auskunftserteilung an allen Empfangs- und Pfortenbereichen


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Ablauforganisation 3.7 Dezernat 03 Logistik und Services 3.7.2 Gärtnerei Dezernat 03 Gärtnerei


Leitung: Herr Werners Tel.: 81 17076 Fax: 81 16654

Produktgruppe


Gärtnerservice Pflege und Bepflanzung der Grünanlagen am Klinikum, Bestellung von Pflanzen und deren Pflege, pflanzliche Dekorationen für Veranstaltungen, Lieferung von Weihnachtsbäumen und Adventsgestecken

Gärtnerei Tel.: 81 17076 Fax: 81 16654

Winterdienst Die Koordinierung des Winterdienstes (u. a. Einsatz-planung, Streugutbevorratung) erfolgt im Zusammen-wirken mit allen beteiligten Fachbereichen (Hausservice, Unterhaltsreinigung, Logistik)

Gärtnerei Tel.: 81 17076 Fax: 81 16654

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Ablauforganisation 3.7 Dezernat 03 Logistik und Services 3.7.3 Sicherheitsdienst Dezernat 03 Sicherheitsdienst



Produktgruppe


Sicherheitsdienst Anzeigenannahme bei Straftaten zum Nachteil des Klinikums (Sachbeschädigung, Diebstahl) Ordnung und Sicherheit bei ruhendem Verkehr Abschleppen und Umsetzen von Fahrzeugen Aufgaben zur Ordnung und Sicherheit am Klinikum Regelung des ruhenden und fließenden Straßenverkehrs Absperrmaßnahmen Aufbewahrung von Fund- und Nachlassgütern

D03.3S Sicherheitsdienst Tel.: 81 17300


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Ablauforganisation 3.7 Dezernat 03 Logistik und Services 3.7.4 Unterhaltsreinigung/Stat.Versorgungsassistenz/Hausservice Dezernat 03 Unterhaltsreinigung und Hausservice



Produktgruppe


Hausservice

Verantwortung für - stationäre Versorgungsassistenz - Überwachung der Qualitätsstandards in den Kliniken zur Einhaltung von Ordnung und Sauberkeit - Erhaltung bzw. Schaffung eines patientenorientierten Ambientes in und um die Häuser - Unterstützung der medizinischen Bereiche in allen Fragen des Servicebereiches als erster Ansprech- partner - Schädlingsbekämpfung

Hausservice Tel.: 81 17348 Fax: 81 16498

Unterhaltsreinigung - Gebäudereinigung (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung) - sonstige Reinigung (Matten, Geräte, Jalousien)

Hausservice Tel.: 81 17348

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Ablauforganisation 3.7 Dezernat 03 Logistik und Services 3.7.5 Wäscherei Dezernat 03 Wäscherei


Leitung: Herr Steinbach Tel.: 81 17242 Fax: 81 16098

Produktgruppe


Wäscheservice Wäscheservice: - Krankenhauswäsche - Personalwäsche - Berufskleidung - Einkleidung

Zentralwäscherei Tel.: 81 17242


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Ablauforganisation 3.7 Dezernat 03 Logistik und Services 3.7.6 Poststelle Dezernat 03 Poststelle



Produktgruppe


Poststelle Durchführung sämtlicher außer- und innerbetrieblicher Dienstleistungen für Brief- und Paketpost

Poststelle Tel.: 81 17131


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.8 Dezernat 04 Technik 3.8.1 Verwaltung Dezernat 04 Verwaltung

Sekretariat siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/dezernat04technik/page.html

Leitung: Herr Dr. Menkhaus Tel.: 81 17256 Frau Eichhorn Tel.: 81 18325

Produktgruppe


Bauherrenvertretung Beratung Standortentwicklung Große Neubau und Umbaumaßnahmen Steuerung der Bauunterhaltung Begleitung Masterplanung

Leitung: Herr Dr. Schröder Tel.: 81 17133 Fax: 81 Vertretung: Herr Dr. Wähling Tel.: 81 18889 Fax: 81


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.8 Dezernat 04 Technik 3.8.2 Gebäudemanagement, Baucontrolling und Umweltschutz Dezernat 04 Gebäudemanagement, Baucontrolling und

Umweltschutz siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/dezernat04technik/page.html

Leitung: Herr Dr. Menkhaus Tel.: 81 17256 Abteilungsleitung: Herr Hauck Tel.: 81 18747

Produktgruppe


Gebäudemanagement, Baucontrolling und Umweltschutz

SAP-PM, Projektierung, Planung, Controlling Gebäudeleittechnik MSR CAD/Schlüsseldienst Baucontrolling (4 gen. St. neu 2010) Umweltschutz, Strahlenschutz, Gentechnik Brandschutz

Herr Stöß Tel.: 81 17212 Fax: 81 Herr Peil Tel.: 81 16296 Fax: 81 Herr Hoffmeier Tel.: 81 17257 Fax: 81 Herr Dürre Tel.: 81 16040 Fax: 81 N. N. Herr Glinka Tel.: 81 16475 Fax: 81 Herr Uth Tel.: 81 16295 Fax: 81


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.8 Dezernat 04 Technik 3.8.3 Elektrotechnik Dezernat 04 Elektrotechnik

siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/dezernat04technik/page.html

Leitung: Herr Dr. Menkhaus Tel.: 81 17256 Abteilungsleitung: Herr Pieper Tel.: 81 18579

Produktgruppe


Elektrotechnik Grundversorgung Gebäudeinstallation Fördertechnik AWT

Herr Brede Tel.: 81 17274 Fax: 81 Herr Mackfeld Tel.: 81 17281 Fax: 81 Herr Scherring Tel.: 81 17260 Fax: 81 Herr Scherring Tel.: 81 17260 Fax: 81

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.8 Dezernat 04 Technik 3.8.4 K-H-S-M-E-Technik Dezernat 04 K-H-S-M-E-Technik


Leitung: Herr Dr. Menkhaus Tel.: 81 17256 Abteilungsleitung: kom. Herr Ritschel Tel.: 81 17255

Produktgruppe


K-H-S-M-E-Technik Klima/Kälte Heizung Sanitär Maschinen Energieversorgung ohne Strom

Herr Ritschel Tel.: 81 17255 Fax: 81 Herr Wessel Tel.: 81 16123 Fax: 81 16452 Herr Wessel Tel.: 81 16123 Fax: 81 16452 Herr Bröhling Tel.: 81 18725 Fax: 81 Herr Graf Tel.: 81 17310 Fax: 81


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.8 Dezernat 04 Technik 3.8.5 Bauunterhaltung Dezernat 04 Bauunterhaltung


Leitung: Herr Dr. Menkhaus Tel.: 81 17256 Abteilungsleitung: Herr Bollmann Tel.: 81 19972

Produktgruppe


Baudienstleistung Instandhaltung des Gebäude-, Außenanlagen-, Wege- und Straßenbestandes im UKD und dem Außenbereich (Wohnheime, Vorklinik) Umbaumaßnahmen bzw. bauliche Veränderungen Bautechnische Überprüfungen Planung und Ausführung von Sanierungen, An- und Erweiterungsbauten einschl. Baugenehmigungsverfahren Tiefbau Definition von Baustandards Schreiner Instandsetzung und Wartung sämtlicher Holzeinbauten (Fenster, Türen, Festeinbauten und Mobiliar), Anfertigung von Einrichtungsgegenständen mit besonderer Anforderung Sicherungsmaßnahmen bei akuter Unfallgefahr oder nach Zerstörung und Einbrüchen Anstreicher Tapezier-, Maler- und Lackierarbeiten Verglasungsarbeiten von Innenverglasungen, Glasreparaturen, Sicherung bei Glasbruch Beschriftungen der Hinweistafeln, Erstellen von Schildern Arbeiten an den Außenanlagen Treppen und Gehwegen, Fliesenarbeiten, Trockenbauarbeiten, Ständerwände und Abhangdecken, Einbau von Türen, Reparaturarbeiten an Abhangdecken, Anbringen von Türschildern und Hinweistafeln Polsterer Wartung, Reinigung und Instandhaltung von Außen- und Innenjalousette, Vertikalstores, Rollos, Verdunkelungen und Markisen, Anfertigung und Pflege sämtlicher Dekorationen, Stores, Spanngardinen, Trennvorhängen, Duschvorhängen und Verdunkelungsvorhängen, Sonnen- und Sichtschutz, Aufpolstern und neue Bespannung von Sitzmöbeln, Lagerungskissen, Tragenauflagen, Dreh-, OP-Hockern, Untersuchungs- und Massageliegen

Herr Brackhahn Tel.: 81 19974 Herr Mucha Tel.: 81 19967 Frau Rommen Tel.: 81 19956 Herr Rösner Tel.: 81 17527 Herr Willems Tel.: 81 19971 Frau Festag Tel.: 81 17271 Herr Wirtz Tel.: 81 17275 Herr Mann Tel.: 81 17279 Herr Willems Tel.: 81 19971 Herr Steinbrink Tel. 81 17253


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.8 Dezernat 04 Technik 3.8.6 Medizintechnik Dezernat 04 Medizintechnik


Leitung: Herr Dr. Menkhaus Tel.: 81 17256 Abteilungsleitung: komm. Herr Rothmann Tel.: 81 17238

Produktgruppe


Medizintechnik Medizintechnik Labortechnik

komm. Herr Rothmann Tel.: 81 17238 Fax: 81 Herr Gellert Tel.: 81 18792 Fax: 81

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.8 Dezernat 04 Technik 3.8.7 Technisches Magazin Technisches Magazin



Produktgruppe


Technisches Magazin Zentrale Warenausgabe Herr Wirth Tel.: 81 17317

Zentrale Warenannahme Herr Beyersdörfer Tel.: 81 19602


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.8 Dezernat 04 Technik 3.8.8 Schlüsselzentrale Dezernat 04 Schlüsselverwaltung



Produktgruppe


Schlüsselverwaltung Schlüsselausgabe, Schlüsselverwaltung, Schlüsselanfertigung, Verlustmeldungen, Schlüsselvereinnahmung siehe auch: http://intranet/img/ejbfile/UKD_Schlüsselordnung.pdf?id=18941

Herr Dürre Te.: 81 16040 Frau Welter Tel.: 81 16631


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.9 Dezernat 05 IT-Management Dezernat 05 IT-Management

siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat05IKT/page.html

Leitung: Herr Dr. Walther Anwesenheits-Stellvertretung: Herr Unger Abwesenheits-Stellvertretung: Frau Nolte Assistent: Herr Simons

Produktgruppe


IT-Leistung 3.9.1 Betriebtriebswirtschaftliche Systeme 3.9.2 Klinische Systeme 3.9.2 Medizinische Subsysteme 3.9.3 Rechenzentren 3.9.4 Kommunikationstechnik

Hotline Tel.: 81 04000 Abteilungsleitung: Herr Unger Abteilungsleitung: Frau Nolte Sachgebietsleitung: Herr Klinikhammer Komm. Abteilungsleitung: PD Herr Dr. Kowallik Abteilungsleitung: Herr Hannappel

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.10 Tochtergesellschaften Verbundene Unternehmen

Tochtergesellschaften siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Leitung: Herr Struch

Produktgruppe


Dienstleistungen 3.10.1 Gesellschaft für klinische Dienstleitungen (GKD) 3.11.2 Universitätsklinikum Düsseldorf Medical Service (UKM) 3.11.3 Parken im UKD 3.11.4 MVZ

Geschäftsführung: Herr Struch Geschäftsführung: Herr Struch Geschäftsführung: Herr Struch Geschäftsführung:


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.11 Zentralsterilisation Pflegedirektion

Zentralsterilisation siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD031Dienstleistungsbetriebe/D0318ZentraleSterilgutaufbereitung/page.html

Leitung: Frau Hempen Tel.: 81 16897 stv. Leitung: Herr Chiari Tel.: 81 18719

Produktgruppe


Zentrale Sterilgutauf- bereitung

Sterilgut, Instrumentenaufbereitung und Ausgabe

Leitung: Frau Hempen


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.12 Verpflegungsmanagement Pflegedirektion

Zentralküche und Diätküche siehe auch: http://intranet/deutsch/verwaltung/dezernate/Dezernat03WirtschaftundBetriebe/AbteilungD031Dienstleistungsbetriebe/D0312KcheDitkchePersonalrestaurantCatering/page.html

Leitung: Herr Meister

Produktgruppe


Allgemeine Patientenversorgung Allgemeine Patientenversorgung Mitarbeiterversorgung und Catering

Speisenversorgung, Stationsbedarf und Produktionsprozess Diätische Speisenversorgung, Diätberatung Personalrestaurant, Buffet und Catering

Leitung: Herr Meister Tel.: 81 16683, Vertretung Herr Herrmann Tel.: 81 18863 und Herr Wedemeyer Tel.: 8117205 Produktionsleiter Herr Wedemeyer zurzeit kommissarisch Tel.: 81 17205 Leitung: Frau Bilinski, zurzeit Frau Rose kommissarisch Tel: 17319 Leitung: Herr Best Tel.: 81 16225 Vertretung: Frau Lübbehüsen Tel.: 81 16225 oder Tel.: 81 17161


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.13 Stabstelle Vorstand Stabstelle Kaufmännischer Direktor

MP-Beauftragter siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Leitung: Herr Strom QM Ltd. MP – Beauftragter Ltd. MP - Sicherheitsbeauftragter

Produktgruppe


Dienstleistung Ansprechpartner und Beratung des Vorstandes (Betreiber), der Verantwortlichen der Beschaffung von Medizinprodukten, der MP – Verantwortlichen, MP -Beauftragten und Anwender bei der Überwachung und Einhaltung der Aufgaben und Pflichten bei der Umsetzung des MPG und der MPBetreibV. Informationen der betroffenen Personenkreise über Änderungen des MPG, der MPBetreibV und anderer zutreffenden Verordnungen. Unterrichtung der Behörden bei Vorkommnissen mit Medizinprodukten in Abstimmung mit dem Betreiber und MP – Beauftragten.

Leitung: Herr Storm, QM Tel.: 81 19997 Funk: 715-1280 Email: [email protected]

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.14 Betriebsärztlicher Dienst BÄD Stabstelle Ärztlicher Direktor

Betriebsärztlicher Dienst BÄD siehe auch: http://intranet/deutsch/vorstand/stabsstellendesvorstandes/betriebsrztlicherdienst/page.html#null

Leitung: Frau Christoph

Produktgruppe


Ärztliche Dienstleistungen

Einstellungsuntersuchungen Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen Impfungen Blutentnahmen Umgebungsuntersuchungen Beratung zu arbeitsbedingten Erkrankungen, Wiedereingliederungen u. ä. Arbeitsplatzbegehungen Gesundheitsschutz/Prävention Mutterschutz

Leitung: Frau Christoph


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.15 Unternehmenskommunikation inkl. Marketing und Medienzentrale Stabstelle des Vorstandes

Unternehmenskommunikation inkl. Marketing und Medienzentrale siehe auch: http://intranet/deutsch/vorstand/stabsstellendesvorstandes/marketingundkommunikation/page.html

Leitung: Herr Sommerhoff

Produktgruppe


Marketing und Kommunikation Medienzentrale (Formular- und Printmanagement) Zentraler Media-Bereich

- Gestaltung von Informations- und Druckerzeugnissen (z. B. Patientenbroschüre, Imagebroschüre, Lage- pläne, Prospekte, Mitarbeiterzeitung, Patienten- zeitung, Aushänge etc.) - Unterstützung und Beratung der Kliniken und Institute bei Veranstaltungen (Tage der offenen Tür, Ausstellungen, Messen, Patientenforen, Erfahrungsaustausch mit niedergelassenen Ärzten etc.) - Präsentation des Klinikums im Internet, Intranet, auf CD-ROM, in Printmedien - Unterstützung und Beratung der Kliniken und Institute bei der Gestaltung ihrer Web-Präsentationen - Öffentlichkeitswirksame Darstellung des Klinikums in geeigneter Form und geeigneten Medien - Digital- und Offsetdruck von Flyer, Folder und Broschüren - Formulare und Belege - Urkunden - Ausführung von Vervielfältigungsarbeiten, Bindearbeiten - Heften, Falten und Laminieren - Konzeption von Belegen und Formularen - Formulargestaltung und /-organisation - OP-, Ambulanz- und Patientenaufnahme - Sach- und Architekturfotografie - Portraitfotografie - Pressefotografie - Digitale Bildbearbeitung - Retusche, Montagen und Composing - Erstellung von Präsentationen - Scannen von Bildvorlagen, Dias, Röntgenfilmen - Bereitstellung Digitaldaten auf Datenträger - Annahme von Digitaldaten zur Weiterbearbeitung und Ausgabe, Dia-Belichtung - Ausgabe von Digitalkameradaten auf Dia und Negativfilm - Papierabzüge, Posterdruck in Fotoqualität - Beratung zur Präsentationserstellung und Bildbearbeitung - Beratung zu digitalem Bildmanagement - Zentrales digitales Bildarchiv Anwenderbetreuung und Verwaltung - Gestaltung und Satz aller Druckerzeugnisse des UKD - Druck und Satz von Visitenkarten und Namens- schildern (CI-konform) - Betreuung des Corporate Design

Leitung: Herr Sommerhoff Tel.: 81 18701 Fax: 81 01518701 Leitung: Herr Ringler Tel.: 81 18204 Fax: 81 18405 Leitung: Herr Ringler Tel.: 81 18204 Fax: 81 18405


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.15 Unternehmenskommunikation Unternehmenskommunikation

siehe auch: http://intranet/deutsch/vorstand/stabsstellendesvorstandes/marketingundkommunikation/page.html

Leitung: Herr Sommerhoff

Produktgruppe


Formularwesen/ Zentrale Verviel- fältigung

- Beschaffung von Formularen und Vordrucken - Beschaffung und Gestaltung von Druckerzeugnissen - Verwalten und Anpassen von internen Vordrucken - Auftragserteilung für wissenschaftliche Publikationen - Bestellung, Austausch und Entsorgung von Kopierern - Betreuung der gemieteten Kopierer (Abrechnung, kostenpflichtige Reparaturen) - Ausführung von Vervielfältigungsarbeiten, Binde- arbeiten, Heften, Falten, Broschüren- und Folienherstellung

Leitung: Herr Ringler Tel.: 81 18204 Fax: 81 18405

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.16 Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für UKD und MF Stabstelle des Vorstands

Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für UKD und MF siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Frau Dopheide


Öffentlichkeitsarbeit - Pressearbeit mit allen Publikumsmedien zu Krankenversorgung, Unternehmensnachrichten, Forschung und Lehre (MF) sowie Krisenkommunikation - Sprecherfunktion - Beratung der Kliniken und Institute zur öffentlichkeitswirksamer Darstellung in den Medien - Beratung der Kliniken und Institute zur Konzeption öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen - Koordination für Publikationsprojekte in Klinikum und Fakultät - Redaktionsmitarbeit bei UK-Dialog, Uni-Magazin - Redaktionsmitarbeit bei Unternehmenspublikationen (z.B. Jahresbericht) - Briefings für Reden von ÄD und Dekan - Projektweise Ansprechpartnerin für Projekte im UKD mit Stadt Düsseldorf und anderen externen Partnern - Abwesenheitsvertretung Pressearbeit HHU

Frau Dopheide Tel.: 04173 Fax: 04908


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.17 Zentralinstitut für Klinische Chemie und Laboratoriumsdiagnostik Institute

Zentralinstitut für Klinische Chemie und Laboratoriumsdiagnostik siehe auch: http://intranet/deutsch/institute/zentralinstitutfrklinischechemieundlaboratoriumsdiagnostik/page.html

Direktor des Instituts: Herr Prof. Dr. Boege Leitstelle des Zentrallabors: Tel.: 81 17759 Fax: 81 19039


Laboruntersuchungen Präanalytik Analytik Postanalytik


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.18 Institut für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin (IHTM)

Institut für Hämostaseologie und Transfusions-medizin (IHTM) siehe auch: http://intranet/deutsch/institute/InstitutfrHmostaseologieundTransfusionsmedizin/page.html

Direktor des Instituts: Herr Univ. Prof. Dr. Scharf Tel.: 81 17344 Fax: 81 16221 Vertreter: Herr OA Dr. T. Hoffmann Tel.: 81 17109 Fax: 81 19211


Dienstleistungen Hämostaseologie, Hämotherapie und antithrombotische Therapie Transfusionsmedizin und hämostasegesteuerte Hämotherapie

siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Blutspendezentrale Pharmazeutischer Herstellungsbetrieb

GMP-konforme Herstellung von Blutprodukten Herr Dr. E. Lehnert Tel.: 81 18562 Fax.: 81 16221 Funk: 715 0528

Hämostaseologische, hämotherapeutische und transfusions-medizinische Ambulanz

Schwerpunkte: angeborene und erworbene Thromboseneigung (Thrombophilie), schwangerschaftsassoziierte Thrombosen; Blutungsneigung; incl. Hämophilie und von-Willebrand-Syndrom Medizinisches Versorgungszentrum mit Hemophilia CCC

Frau OÄ Dr. B. Bomke Tel.: 81 18563 81 17105 (Ambulanz) Fax: 81 19563

Hämostaseologie Hämostase-gesteuerte Hämotherapie Transfusions-medizin Notfalldepot

Anforderungen über Belegschein 07.1 und 08.1. Leistungsverzeichnis, Formulare und Informationen sind im Intranet hinterlegt: http://intranet/deutsch/institute/InstitutfrHmostaseologieundTransfusionsmedizin/Hmostaseologie/page.html Komplexe Hämostasestörungen und Transfusion hämostaseologische Stufendiagnostik und Hämotherapie http://www.uniklinik-duesseldorf.de/deutsch/unternehmen/ institute/institutfrhmostaseologieundtransfusionsmedizin/HmophilieZentrumHCCC/HmostaseologischeLabordiagnostik/page.html Anforderungen über Belegschein 18.1 Leistungsverzeichnis, Formulare und Informationen sind im Intranet hinterlegt: http://intranet/deutsch/institute/InstitutfrHmostaseologieundTransfusionsmedizin/Transfusionsmedizin/page.html Die Medikamentenliste des Notfalldepots ist im Intranet hinterlegt: http://intranet/deutsch/institute/InstitutfrHmostaseologieundTransfusionsmedizin/Notfalldepot/page.html

Herr OA Dr. H. Seidel Tel.: 81 16921 Fax: 015 16921 Herr OA Dr. H. Seidel Herr OA Dr. T. Hoffmann Herr OA Dr. T. Hoffmann Tel.: 81 17109 Fax: 81 19211

Dienstarzt IHTM 715 0175


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.19 Institut für Transplantationsdiagnostik und Zelltherapeutika (ITZ) Institute

Institut für Transplantationsdiagnostik und Zelltherapeutika (ITZ) siehe auch: http://intranet/deutsch/institute/InstitutfrTransplantationsdiagnostikundZelltherapeutikaITZ/page.html

Direktor des Instituts: Herr Dr. med. J. Fischer Tel.: 81 19545 Fax: 81 19147


Immungenetische Transplantations-diagnostik - HLA-Typisierung - HLA-Antikörper- Diagnostik - Chimärismus- Analyse

Hämatopoetische Stammzelltransplantation o Identifikation eines Familienspenders o Vorbereitung zur Fremdspendersuche o Fremdspender für Patient

Nierentransplantation Corneatransplantation Herztransplantation HLA-assoziierte Krankheiten (z.B. DQB1*0602-

Narkolepsie) HLA-assoziierte Medikamentenunverträglichkeit

(z.B. B*5701-Abacavir bei HIV-Patienten)

Hämatopoetische Stammzelltransplantation Nierentransplantation Corneatransplantationen Herztransplantationen

Nach hämatopoetischer

Stammzelltransplantation

Herr Dr. J. Enczmann Tel.: 81 18684 Fax: 81 19109

Zentrale GMP-Anlage Anleitung und Überprüfung zur GMP-konformen Herstellung von Blutprodukten Zellaufreinigung und Kryokonservierung im Auftrag

Herr Dr. Johannes Fischer Tel.: 81 16457 Fax: 81 19147

José-Carreras-Cord-Blood-Bank und GMP- Management

Hämatopoetische Stammzelltransplantation Herstellung allogener unverwandter Stamm-zelltransplantate aus Nabelschnurblut unter Zulassungsbedingungen, Herstellung gerichte-ter allogener Stammzelltransplantate bei Indikation innerhalb der Familie

Such- und Transplantationskoordination Internationale Suche nach einem unverwandten allogenen Nabelschnurbluttransplantat

Herstellung autologer mononukleärer Stamm-zelltransplantate zur Applikation bei akutem Infarkt, chronisch ischämischer Herzerkrankung, PAVK

Komplettes GMP-Management Erstellung von SOP´s und Genehmigungsanträgen (Bezirksregierung und Paul-Ehrlich-Institut) für andere Kliniken

Frau Prof. Dr. Gesine Kögler Tel.: 81 04343 Fax: 81 04340


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.19 Institut für Transplantationsdiagnostik und Zelltherapeutika (ITZ) Institute Institut für Transplantationsdiagnostik und

Zelltherapeutika (ITZ) siehe auch: http://intranet/deutsch/institute/InstitutfrTransplantationsdiagnostikundZelltherapeutikaITZ/page.html

Direktor des Instituts: Herr Dr. med. J. Fischer Tel.: 81 19545 Fax: 81 19147


Zelltherapeutika aus Knochenmark und peripherem Blut

Herstellung kryokonservierter autologer Stammzellpräparate aus peripherem Blut oder KM Herstellung allogener Stammzellpräparate aus peripherem Blut oder KM Herstellung von Donor-Lymphozyten Entnahme von Granulozytenkonzentraten bei verwandten Spendern Entnahme von mononukleären Zellen, Thrombozyten und Blutplasma

Frau Dr. Jutta Rox Tel.. 81 04337 Fax: 81 19839

Immuntherapeutische Zelltherapeutika

Entwicklung und Herstellung von Immuntherapeutika für die klinische Anwendung (Dendritische Zellvakzine, Natürliche Killerzellen)

Herr PD Dr. Rüdiger Sorg Tel.. 81 04330 Fax: 81 04340

Aphereseambulanz

Ärztliche Beratung und Aufklärung Spendervoruntersuchung Beurteilung der Apheresetauglichkeit Mobilisation von peripherer Blutstammzellspender Spendernachsorge

Herr Dr. Folker Wenzel Tel.. 81 04337 Fax: 81 19839

Knochenmarkspender-register

Gewinnung von freiwilligen Stammzellspendern, Organisation von Typisierungsaktionen Transplantatvermittlung

Frau Anette Herda Tel.. 81 19620 Fax: 9348435

Such- und Transplantationskoordination

Internationale Suche nach einem unverwandten Stamm-zellspender; Immungenetische Beratung zur Spenderauswahl; Anforderung des Spenders und Koordination der Entnahme bis zur Gewinnung des Transplantates

Frau Dipl.-Biol. Marion Rinker, Tel.. 81 16642 Fax: 9348435

Durchflusszytometrie/ Zellsortierung

Herr Dr. Johannes Fischer Tel.. 81 04329 Fax: 81 04327

Forschergruppe Natürliche Immunität

Herr Dr. Markus Uhrberg Tel. 81 19529 Fax 81 19147

DFG-Forschergruppe FOR 717 „Unrestricted Somatic Stem Cells from Umbilical Cord Blood (USSC)”

Herr Prof. P. Wernet Tel. 81 19544 Fax 81 19147


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.20 Institut für Medizinische Mikrobiologie und Krankenhaushygiene Institute

Institut für Medizinische Mikrobiologie und Krankenhaushygiene Siehe auch: http://www.uniklinik-duesseldorf.de/deutsch/unternehmen/institute/institutfrmedizinischemikrobiologieundkrankenhaushygiene/Diagnostik/page.html

Direktor des Instituts Univ.-Prof. Dr. med. Klaus Pfeffer Tel.: 81 12459 Fax: 81 15906 e-mail: [email protected] Prof. Dr. med. Walter Däubener Stellvertr. Direktor Tel.: 81 12464 Fax: 81 15906


Dienstleistungen Leitstelle Erregernachweise Serologie Molekulare Diagnostik Resistenztestung QM-Management Mikrobiologisch - Infektiologische Beratung Krankenhaushygiene Leitfaden

Medizinische Mikrobiologie Befundauskunft / Anfragen Bakteriologie Mykologie Parasitologie Infektionsserologie Tuberkulosediagnostik (BSL-3) Antibiotikaspiegelbestimmung Post-Infektdiagnostik Autoimmunserologie Nukleinsäureamplifikationsmethoden Untersuchungsanforderung mittels der Einsendescheine des Instituts Studien- / Forschungsuntersuchungen (nach Absprache) Infektionsvisiten / Konzile / Antiinfektivaberatung Krankenhaushygienische Untersuchungen Krankenhaushygienische Beratung Begleitung / Beratung der Begehungen durch Aufsichtsorgane (z.B. Bezirksregierung / Gesundheitsamt u.a.) Leitfaden Antiinfektiva und Infektionserkrankungen – Praktische Hinweise zur antimikrobiellen Therapie

siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung Tel.: 81 12483 Prof. Dr. med. C. MacKenzie, FA Tel.: 81 12490 Prof. Dr. med. W. Däubener, FA Tel.: 81 12464 Dr.med. N. Neuhausen, FÄ Tel.: 81 14765 Dr. med. L. Thomas, FA Tel.: 81 13814 Dr. med. S. Messler, FA Tel.: 81 10633 Prof. Dr. med. C. MacKenzie, FA Tel.: 81 12490 und weitere FA PD Dr. med. R. Schulze-Röbbecke, FA Tel.: 81 12906 Dr. med. G. Zysk, FA Tel.: 81 15250 Univ.-Prof. Dr. med. Klaus Pfeffer Tel.: 81 12459


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.21 Institut für Virologie

Institut für Virologie siehe auch: http://www.uniklinik-duesseldorf.de/deutsch/unternehmen/institute/institutfrvirologie/Diagnostik/page.html

Direktor des Instituts: Univ.-Prof. Dr. med. Hartmut Hengel Tel.: 81 12225 Fax: 81 10792 Prof. Dr. med. Ortwin Adams stv. Direktor Tel.: 81 14536 Fax: 81 12227


Institutssekretariat Abrechnung von Untersuchungsaufträgen Erstellung von Angeboten (Studienuntersuchungen

etc.)

Frau Christiane Cramer Tel.: 81 14595 Fax: 81 10792

Leitstelle Befundbüro

Telefonische Befundauskunft zu den Bereichen Serologische Virusdiagnostik, Molekulare Virusdiagnostik und Virusanzucht

Technische Informationen zum Untersuchungsmaterial

Frau Rausch Tel. 81 12397

Molekulare Diagnostik Genetische Resistenztestung

Nukleinsäureamplifikationsmethoden zum direkten Nachweis von humanpathogenen Viren.

Genotypische Resistenzbestimmung von nachgewiesenen Viren gegen antivirale Substanzen.

Prof. Dr. O. Adams Tel. 81 14536 Fr. Dr. A. Ludwig Tel. 81 10551

Serologische Diagnostik

Bestimmung des Immunstatus gegen impfpräventable und nicht-impfpräventable Viruserkrankungen.

Nachweis von frischen Virusinfektionen mittels spezifischer Antikörper-Nachweise.

Prof. Dr. O. Adams Tel. 81 14536 Dr. S. Grund Tel. 81 10551

Diagnostische Virusanzucht

Phänotypische Resistenztestung von angezüchteten Viren gegen antivirale Substanzen.

Hochspezifische Antikörpernachweise (Neutralisationsteste) zur Bestimmung der Immunitätslage gegen impfpräventable Viruserkrankungen.

Prof. Dr. O. Adams Tel. 81 14536 Dr. S. Grund Tel. 81 10551 Frau I. Herrmann Tel. 81 12392

QM-Bereich Pflege und Weiterentwicklung des Qualitäts-managementsystems.

Auf Anfrage Bereitstellung von Dokumenten und Zertifikaten für andere Organisationsbereiche mit QM-System

Prof. Dr. O. Adams Tel. 81 14536 Fr. A. Vossen und Fr. I. Rachdi Tel. 81 12397

BSL-3 Hochsicherheitslabor

Durchführung, Überwachung und Organisation von Arbeiten mit Organismen (z.B. HIV), die der Gefahrenklasse S3 der Biostoffverordnung bzw. des Gentechnikgesetzes unterliegen

Prof. Dr. H. Schaal Tel: 81 12393 Fax: 81 10856 B. Wefers Tel. 81 10853

Verbrauchsmittel Forschungsbereich

Bestellung von Sach- und Verbrauchsmitteln für den Forschungsbereich

Fr. S. Jeschke Tel. 14546

Forschung PD Dr. A. Zimmermann

Nachwuchsgruppe Frau Dr. Halenius

PD Dr. A. Zimmer-mann Tel. 81 14546 Frau Dr. Halenius Tel. 81 10556


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.22 Zentrum für Medizinische Mikrobiologie, Krankenhaushygiene und Virologie

Geschäftsführender Direktor des Zentrums: Univ.-Prof. Dr. med. Hartmut Hengel Tel.: 81 12225 Fax: 81 10792 Univ.-Prof. Dr. med. Klaus Pfeffer Stellvertr. Direktor Tel: 81 12459 Fax: 81 15906


Technische Leitung Ver- und Entsorgung Nährbodenküche Beschaffung Probenlogistik

Andrea Peter Tel.: 81 12493 Fax: 81 15033

Leitstelle Befundbüro

Zentrale Probenannahme Bestellannahme Versandmaterial Befunderfassung Befundversand

Ergül Özdiler Tel.: 81 12482 Fax: 81 11773 Ludmila Barbu Tel.: 81 12482 Fax: 81 11773

Probenlogistik Koordination Intern/Extern Andrea Peter Tel.: 81 12493 Fax: 81 15033

Nährbodenküche Herstellung von Nährmedien Erwin Jahn Tel.: 81 14553

Zentraler Autoklavenbereich

Entsorgung von Patientenmaterial Silvia Winkler Tel.: 81 14552

Zentrale Spülküche Ver- und Entsorgung von Glas- und PP-Materialien Silvia Winkler Tel.: 81 14552

Zentrale Organisation des Studentenkurses

Antje Hemkemeyer Tel. 12495

BSL-3 Hochsicherheitslabor

Routine-Diagnostik und Forschung mit Erregern der Sicherheitsstufe 3

Leiter: Prof. Dr. Heiner Schaal Tel.: 81 12393 Stellvertreter: Björn Wefers Tel.: 81 10853 Tel.: 81 0880

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 3. Aufbauorganisation 3.23 TVA

Tierversuchsanlage

Komm. Gf. Direktion Herr Dr. Sager Tel.: 81 14400 Fax: 81 14403 Vertretung: Herr PD Dr. Benten Tel.: 81 14433


Versuchstiere

Tierhaltung und zur Verfügungsstellung Mausimport

Frau Engelhardt, TÄ Tel.: 81 14431 Herr PD Dr. Benten Tel.: 81 14433


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.1 Vergabeverfahren 4.1.1 EU Vergabeverfahren gemäß §§ 97ff. GWB Stabstelle Kaufmännischer Direktor Konzerneinkauf

EU-weite Vergabearten

Offenes Verfahren (öffentliche Ausschreibung) Nichtoffenes Verfahren (beschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem

Teilnahmewettbewerb) Verhandlungsverfahren (freihändige Vergabe)

Die drei Vergabearten stehen grundsätzlich nicht zur Auswahl, sondern es besteht zur Anwendung ein hierarchisches Stufenverhältnis. Vorrang hat zunächst das Offene Verfahren. Nur beim Vorliegen begründeter Ausnahmen kann eine andere Vergabeart gewählt werden. Die Ausnahmen sind für EU-weite Verfahren im § 3 EG VOL/A bzw. § 3a VOB/A geregelt. Die dort aufgeführten Sonderregelungen sind abschließend, d. h. weitere Ausnahmen sind nicht zulässig. Die Begründung der Vergabeart ist in der Vergabeakte zu dokumentieren. Zeitplan Für den Bereich EU-weiter Verfahren gelten bestimmte, nach Kalendertagen bemessene Fristen, die § 10a VOB/A und § 12EG VOL/A zu entnehmen sind. Vor EU-weiten Verfahren ist auf dieser Grundlage ein entsprechender Zeitplan darzustellen (Veröffentlichungsdatum, Fristen, Abgabetermine, Zuschlagsfrist). EU-Vergabeart „Offenes Verfahren“ Das Offene Verfahren ist der sog. Regelfall, d. h. Abweichungen davon sind nur in begründeten Fällen zulässig. Bei diesem Verfahren wird eine Vergabe der Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren mit einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen durchgeführt. Nach der Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der EG über das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaft in Luxemburg (evtl. zusätzlich noch in nationalen Veröffentlichungsorganen) können sich die interessierten Bewerber nach schriftlichem Antrag die Verdingungsunterlagen zusenden lassen und ihr Angebot in der vorgegebenen Frist bei der ausschreibenden Stelle einreichen. EU-Vergabeart „Nichtoffenes Verfahren“ Beim Nichtoffenen Verfahren werden Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren, nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten, vergeben. Das Nichtoffene Verfahren ist dadurch gekennzeichnet, dass es im Gegensatz zum Offenen Verfahren den Teilnehmerkreis mit einem vorgeschalteten öffentlichen Teilnahmewettbewerb begrenzt. Ein Nichtoffenes Verfahren darf nur bei Vorliegen einer der in den § 3 EG VOL/A bzw. § 3a VOB/A aufgeführten Ausnahmen durchgeführt werden. Die aufgeführten Ausnahmeregelungen sind abschließend; die Begründung zur Anwendung dieser Vergabeart ist zu dokumentieren.



EU-weite Vergabearten

Offenes Verfahren (öffentliche Ausschreibung) Nichtoffenes Verfahren (beschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem

Teilnahmewettbewerb) Verhandlungsverfahren (freihändige Vergabe)

Die drei Vergabearten stehen grundsätzlich nicht zur Auswahl, sondern es besteht zur Anwendung ein hierarchisches Stufenverhältnis. Vorrang hat zunächst das Offene Verfahren. Nur beim Vorliegen begründeter Ausnahmen kann eine andere Vergabeart gewählt werden. Die Ausnahmen sind für EU-weite Verfahren im § 3 EG VOL/A bzw. § 3a VOB/A geregelt. Die dort aufgeführten Sonderregelungen sind abschließend, d. h. weitere Ausnahmen sind nicht zulässig. Die Begründung der Vergabeart ist in der Vergabeakte zu dokumentieren. Zeitplan Für den Bereich EU-weiter Verfahren gelten bestimmte, nach Kalendertagen bemessene Fristen, die § 10a VOB/A und § 12EG VOL/A zu entnehmen sind. Vor EU-weiten Verfahren ist auf dieser Grundlage ein entsprechender Zeitplan darzustellen (Veröffentlichungsdatum, Fristen, Abgabetermine, Zuschlagsfrist). EU-Vergabeart „Offenes Verfahren“ Das Offene Verfahren ist der sog. Regelfall, d. h. Abweichungen davon sind nur in begründeten Fällen zulässig. Bei diesem Verfahren wird eine Vergabe der Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren mit einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen durchgeführt. Nach der Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der EG über das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaft in Luxemburg (evtl. zusätzlich noch in nationalen Veröffentlichungsorganen) können sich die interessierten Bewerber nach schriftlichem Antrag die Verdingungsunterlagen zusenden lassen und ihr Angebot in der vorgegebenen Frist bei der ausschreibenden Stelle einreichen. EU-Vergabeart „Nichtoffenes Verfahren“ Beim Nichtoffenen Verfahren werden Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren, nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten, vergeben. Das Nichtoffene Verfahren ist dadurch gekennzeichnet, dass es im Gegensatz zum Offenen Verfahren den Teilnehmerkreis mit einem vorgeschalteten öffentlichen Teilnahmewettbewerb begrenzt. Ein Nichtoffenes Verfahren darf nur bei Vorliegen einer der in den § 3 EG VOL/A bzw. § 3a VOB/A aufgeführten Ausnahmen durchgeführt werden. Die aufgeführten Ausnahmeregelungen sind abschließend; die Begründung zur Anwendung dieser Vergabeart ist zu dokumentieren.



Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wird eine Eignungsprüfung durchgeführt. Ziel ist es, diejenigen Bewerber zu ermitteln, die die zur Leistungserbringung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen. Aus diesen wählt der Auftraggeber die Bieter aus, denen er die Verdingungsunterlagen zusendet. Im Teilnahmewettbewerb kann der Auftraggeber bereits die Anzahl dieser Bewerber festlegen; sie darf nicht unter fünf liegen. EU-Vergabeart „Verhandlungsverfahren“ Das Verhandlungsverfahren verläuft im Gegensatz zum Offenen Verfahren bzw. Nichtoffenen Verfahren formlos. Es ist unterteilt in: Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Bekanntmachung Bei diesem Vergabeverfahren kann mit einem beschränkten Kreis von Unternehmen über die Auftragsbedingungen, d. h. sowohl über den Auftragsinhalt als auch über die Preise verhandelt werden. Das Verhandlungsverfahren darf nur bei Vorliegen eines der im § 3 EG VOL/A bzw. § 3a VOB/A aufgeführten Ausnahmetatbestände durchgeführt werden. Die Begründung der Anwendung dieser Vergabeart ist zu dokumentieren. Wichtig ist, dass die allgemeinen vergaberechtlichen Grundsätze zu beachten sind (insbesondere der Gleich-behandlungsgrundsatz und das Gebot der Nichtdiskriminierung). Der Teilnahmewettbewerb entspricht der Eignungsprüfung, d.h. es werden nur Bieter um ein Angebot aufgefordert, die die zu Leistungserbringung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen. Im Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Bekanntmachung müssen bei hinreichender Anzahl von geeigneten Bewerbern mindestens 3 Unternehmen im weiteren Verfahren berücksichtigt werden. Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb Dabei wird mit einem oder einem beschränkten Kreis von Unternehmen über die Auftragsbedingungen (Inhalt und Preis) verhandelt. Die Auswahl der Unternehmen ist abhängig von den für diese Vergabeart zu begründenden Ausnahmetatbeständen. Diese in § 3 EG VOL/A bzw. § 3a VOB/A aufgeführten Ausnahmen sind abschließend. Die Begründung zur Anwendung dieser Vergabeart ist zu dokumentieren. Behandlung von Bewerberfragen Innerhalb der Angebotsfrist können die Bewerber zusätzliche sachdienliche Auskünfte anfordern. Diese Auskünfte sind unverzüglich zu erteilen; im EU-weiten Bereich müssen diese Auskünfte spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden. Nach dem Prinzip der Gleichbehandlung haben alle Bewerber Anspruch auf die gleichen Informationen. Dies lässt sich nachvollziehbar dokumentieren, indem alle Anfragen schriftlich gestellt und allen Bewerbern schriftlich beantwortet werden.



Angebotsöffnung Schriftliche Angebote sind nach § 17 EG VOL/A mit einem Eingangsvermerk (Datumsstempel mit Handzeichen durch eine an der Vergabe nicht beteiligte Person) auf dem ungeöffneten Umschlag zu versehen und bis zum Ablauf der Angebotsfrist ungeöffnet unter Verschluss zu halten. Im Gegensatz zu den Möglichkeiten und Vorgaben im Baubereich wird bei Lieferungen und Leistungen keine öffentliche Submission (d. h. unter Beteiligung der Bieter) durchgeführt, sondern die Öffnung der Angebote erfolgt ausschließlich durch Mitarbeiter des Auftraggebers ohne Beteiligung von Bietern. Bei der Angebotsöffnung ist das sog. „Vier-Augen-Prinzip“ einzuhalten. Die Durchführung ist sorgfältig zu dokumentieren. Die Angebote sind nach der Öffnung vertraulich zu behandeln und unter Verschluss aufzubewahren. Im Offenen und Nichtoffenen Verfahren darf nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung mit den Bietern grundsätzlich nicht mehr über Änderungen des Angebotes oder der Preise verhandelt werden. Es dürfen ausschließlich Zweifel oder Unklarheiten ausgeräumt werden. Bewertung der Angebote Die Bewertung von Angeboten erfolgt nach den Vorgaben der §§ 19 und 21 EG VOL/A. Die Bewertung hat zum Ziel, sowohl die Einhaltung formaler Kriterien zu prüfen, als auch das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln. Die Bewertung von Angeboten ist in vier Wertungsstufen unterteilt: 1. Formale Prüfung In der formalen Prüfung ist die Darstellung aller wesentlichen Abfragen des Leistungsverzeichnisses, der Preisangaben, der Vollständigkeit ggf. erweiterter Datenabfragen (Anlagen) und der zu leistenden Unterschriften zu überprüfen. Formal nicht korrekte Angebote sind von der weiteren Bewertung auszuschließen. 2. Eignungsprüfung Diese findet beim EU-weiten „Offenen Vergabeverfahren“ nach Angebotsvorlage statt. Bei Verfahrensarten, die mit einem Teilnahmewettbewerb eingeleitet werden, ist die Eignungsprüfung bereits im Vorfeld durchzuführen. Mit der Eignungsprüfung wird überprüft, ob der Bieter die zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen notwendige Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen kann. In der weiteren Prüfung nach diesem Wertungsschritt darf die Eignung nicht nochmals abgeprüft bzw. bewertet werden (es gibt keine mehr und keine weniger „geeigneten“ Unternehmen). Ein sogenanntes „Mehr an Eignung“ darf in den späteren Stufen nicht berücksichtigt werden. Die Eignungsvoraussetzungen hat der Auftraggeber während der gesamten Dauer des Vergabeverfahrens im Auge zu behalten. Sofern nachträglich die Ungeeignetheit festgestellt wird, ist der Bieter dennoch vom Verfahren auszuschließen. Dies könnte z. B. dann der Fall sein, wenn Kenntnis darüber erlangt wird, dass zwischenzeitlich kein hinreichendes fachkundiges Personal mehr vorhanden oder der Bieter in Insolvenz geraten ist.



3. Prüfung der Angemessenheit von Preisen Die Preise sind auf ihre Angemessenheit hin zu prüfen. Wenn eine solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein Missverhältnis zwischen Preis und Leistung anzunehmen ist (sowohl zu niedrige, als auch zu hohe Preise), dann ist das betreffende Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen. 4. Wirtschaftlichkeitsprüfung In dieser Wertungsstufe werden die Angebote hinsichtlich der Leistung und der Preise anhand einer vorab erstellten Bewertungsmatrix beurteilt. Gemäß § 21 EG VOL/A ist der Zuschlag auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Dabei ist der niedrigste Angebotspreis alleine nicht entscheidend. Bei ausdrücklichem Zulassen von Nebenangeboten/Alternativvorschlägen sind diese analog der Hauptangebote bei der Bewertung zu berücksichtigen. Zuschlagserteilung Nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ist eine Zuschlagserteilung herbeizuführen. Sowohl die Gründe für die Zuschlagserteilung, als auch die Gründe der Nichtberücksichtigung der restlichen Bieter sind in der Vergabeakte zu dokumentieren. Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot schriftlich und so rechtzeitig zu erteilen, dass ihn der vorgesehene Bieter noch vor Ablauf der Zuschlagsfrist erhält. Mit der Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zustande. Information an die nicht berücksichtigten Bieter Bei allen EU-weiten Vergabeverfahren sind vor der Zuschlagserteilung alle nicht berücksichtigten Bieter nach § 101a GWB über den Grund ihrer Nichtberücksichtigung bei der Auftragsvergabe zu informieren. In dieser Information ist auch der zum Zuge kommende Bieter anzugeben. Diese sog. Vorabinformation muss spätestens 14 Kalendertage bzw. 10 Kalendertage bei Benachrichtigung in elektronischer Form vor dem Zuschlagstermin, gerechnet ab dem Tag nach Absendung der Information, durch die ausschreibende Stelle versendet werden. Ein Vertrag darf vor Ablauf dieser Frist nicht abgeschlossen werden. Ein dennoch abgeschlossener Vertrag ist nichtig. Hieraus können u. U. Schadensersatzforderungen hergeleitet werden. Bekanntmachung-/Melde- und Berichtspflichten Nach § 23 EG VOL/A ist der Auftraggeber gegenüber den EU-Instanzen verpflichtet, bestimmte Daten über die vergebenen Aufträge zu erheben und diese innerhalb von 48 Tagen nach Vergabe des Auftrages zu übermitteln. Wichtigste Übermittlung ist die Nachricht über den vergebenen Auftrag.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.1 Vergabeverfahren 4.1.2 Vergaben unterhalb der Schwellenwerte für EU-Vergabeverfahren Stabstelle Kaufmännischer Direktor Konzerneinkauf

Grundlagen/Auswirkung Nach den im Vorwort dargestellten gesetzlichen Regelungen und Grundsätzen ist das UKD mit Ausnahme des Prüfungsrechts des Landesrechnungshofes nicht mehr an die Landeshaushaltsordnung NRW (LHO) gebunden und somit auch nicht mehr an die zwingende Anwendung der Verdingungsordnungen (VOL/A, VOB) bei Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes. Demnach können die Beschaffungsverantwortlichen des UKD die Vergabeart unter Einhaltung der Vorgaben dieser Beschaffungsordnung bestimmen, die für den speziellen Beschaffungszweck und zur Einhaltung des vorgegebenen Prinzips von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit am ehesten geeignet ist und zu einer ergebnisorientierten Vergabe führt (z. B. nationale Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung oder freihändige Vergabe analog VOL/A oder VOB). Dabei sind unterhalb der Schwellenwerte für EU-Vergabeverfahren die erweiterten Rahmenbedingungen und Möglichkeiten zu nutzen, dem UKD bestmögliche Einkaufskonditionen und Beschaffungsbedingungen zu sichern. Dieser Regelung widersprechende Bestimmungen in Förderungsbescheiden sind entsprechend zu beachten. Ausrichtung Im Vordergrund von Beschaffungen/Auftragsvergaben stehen die differenzierte und bestmögliche Ausrichtung der Vergabeprozesse auf die Anwendungs- und Einsatz-zwecke im UKD zur Schaffung bestmöglicher Konditionen u. a. für

- Anlagegüter, allgemeine Ausstattung an Geräten und Einrichtungen für die Kliniken, Institute, Funktions- und Verwaltungsbereiche,

- Medizintechnische Ausstattung, medizinische Großgeräte einschließlich der notwendigen Unterhalts- und Betriebssicherung sowie der Schulung der UKD-Mitarbeiter/innen im Umgang damit,

- Arzneimittel, Medizinprodukte, deren Anwendung durch die Rahmenvorgaben von AMG und MPG geregelt ist,

- Sonstige Ge- und Verbrauchsmaterialien zur Patientenversorgung und zur Sicherung der Betriebsabläufe im Gesamtklinikum,

- Ausstattung auf dem IT-/DV-Sektor - durch eine Arbeitsgruppe des Bundesministeriums für Inneres wurde in Abstimmung mit den zuständigen Wirtschaftsverbänden ein Vertragstyp entwickelt = Ergänzende Vertrags-bedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT). Dieser Vertragstyp wurde infolge der technischen Entwicklung und Veränderung rechtlicher Rahmenbedingungen für die Beschaffung von Hard- und Software notwendig und ist nach Vorgabe der IT im UKD anzuwenden.

- Service- und Dienstleistungen, - Bau-, Ingenieur- und Architektenleistungen, - Börsenwaren (z. B. Energie) und Artikel mit Tagespreisen (z. B. Lebensmittel).



Die Beschaffungsverantwortlichen im UKD haben geeignete Strategien zu entwickeln und anzuwenden, um mit den Gegebenheiten der Märkte, den Konkurrenzsituationen, bestehenden Monopolstellungen, Firmenzusammenschlüssen, Kartellbildungen sowie den Auswirkungen der Globalisierung und zeitgemäßer Kommunikations- und Informationstechnik umzugehen. Dabei sind die besonderen Anforderungen in der Medizin sowie der Patienten- und Klinikversorgung in den Vordergrund zu stellen. Die Beschaffungsorganisation und Zielsetzung bei anstehenden Beschaffungen/ Aufträgen ist auf folgende Schwerpunkte auszurichten:

- Bedarfsgerechte Beschaffungen nach kritischer Prüfung von Anforderungen, Bedarfssituationen und Effekten, die sich auf die Ertragssituation des Klinikums und zu Einsparung von Ressourcen und Kosten auswirken,

- Einhaltung der Vorgaben von Wirtschaft- und Finanzplan des UKD, - Einhaltung der Mittelbereitstellungen und -zuweisungen durch den

Landeshaushaltsplan von NRW und von Dritten, - Realisierung anlagen- und materialwirtschaftlicher Optimierungen (Erreichung

eines möglichst hohen Grades an Standardisierung, Portfoliostraffung, Auftrags- und Lieferantenoptimierung, Prozesskostenminimierung, kurz-, mittel- und langfristige Kostenbetrachtung), Schaffung von Rahmenverträgen/-vereinbarungen, die dem Klinikum einen hohen Grad an Versorgungssicherheit gewähren (Vereinbarungen, durch die die Rechte und Pflichten der Vertragspartner aus später zu schließenden Einzelverträgen ganz oder teilweise geregelt werden),

- Schaffung bestmöglicher Abgrenzungen zwischen dem Krankenhausbetrieb und seiner Patientenversorgung von den ausschließlichen universitären Funktionen von Forschung und Lehre im UKD sowie sonstiger Einrichtungen auf dem Klinikgelände.

Anwendung von VOL, VOB und VOF Den Vergabeverantwortlichen bleibt die Möglichkeit, Lieferungen und Leistungen nach den Vorgaben von VOL, VOB und VOF zu vergeben, wenn die gewählte Beschaffungsart den vorgenannten Prinzipien gerecht wird. Bei Anwendung einer Verdingungsordnung ist in allen Verfahrensabläufen dieser Bezug darzustellen. Dabei darf von den einschlägigen Vorgaben nicht abgewichen werden. Mediennutzung Die Nutzung moderner Medien (Internet, Intranet, E-Mail-Verkehr) ist notwendig und anzuwenden, um kurzfristig Bedarfssituationen zu verifizieren und schnelle und ergebnisorientierte Lösungen bei der Beschaffungsorganisation zu schaffen (z. B. Darstellung von Ausschreibungen und Anforderungsdaten im Internet/Intranet). Dabei sind vorgegebene Verfahrensabläufe, Fristen und besondere Regelungen im Umgang mit elektronischen Medien zu beachten (z. B. e-Commerce-Richtlinien, Signaturgesetz). Kooperationen Die Beteiligung und Mitwirkung der Beschaffungsstellen im UKD in Einkaufsgemeinschaften, bei kollektiven Beschaffungen mit anderen Universitätskliniken oder Einrichtungen des Gesundheitswesens sowie mit sonstigen Kooperationspartnern wird ausdrücklich gefördert, wenn unter Beachtung der kartell- und vergaberechtlichen Vorschriften damit in der Gesamtbetrachtung kostengünstige Ergebnisse für das UKD erzielt werden können. Die Ergebnisse und Vorteile für das Klinikum sind in den jeweiligen Vergabevermerken darzustellen.



Im Rahmen des Erfahrungsaustausches gewonnene Erkenntnisse sind unmittelbar mit den zuständigen UKD - Bereichen zu kommunizieren, wenn damit Kosten einsparende Effekte und Verfahrensverbesserungen erreicht werden können. Vergabegrundsätze Unabhängig von der Anwendung der Vergabeordnungen gilt für den Konzerneinkauf die Verpflichtung, Liefer-, Bau- und Dienstleistungen im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren zu vergeben. Diese Verpflichtung basiert auf medizinischen, qualitativen und betriebswirtschaftlichen Kriterien und ist nach dem Gebot zur wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwendung auszurichten. Bei der Auswahl anzuwendender Vergabeverfahren muss der zu beschaffende Gegenstand bzw. die zu erbringende Leistung und die daraufhin ausgerichtete Marktanalyse ausschlaggebendes Beurteilungskriterium sein. Auf dieser Grundlage müssen Auftragsvergaben nach bestmöglichen Wirtschaftlichkeitskriterien in angemessenen Zeiträumen ergebnisorientiert und verwaltungsökonomisch vertretbar gestaltet werden. Um dies zu gewährleisten, müssen durch den Einkauf Angebote bzw. Preisanfragen unter Nutzung der hierfür jeweils geeigneten Beschaffungsart punktuell oder bei gleichbleibenden Leistungen regelhaft in festgelegten bzw. vorgegebenen Zeitabständen eingeholt und die Beschaffungsentscheidung dokumentiert werden. In begründeten Ausnahmefällen sind zur Aufrechterhaltung der Patientenversorgung Ausnahmen zulässig. Insbesondere ist auch durch den Einkauf begründend zu dokumentieren, weshalb ggf. ein anderer als der preisgünstigste Anbieter den Zuschlag erhalten hat oder potentielle Anbieter nicht berücksichtigt wurden. Aus der Dokumentation oder den vorhandenen Unterlagen müssen alle an dem Verfahren beteiligten Anbieter ersichtlich sein. Im Rahmen von Markt- und Bieteranalysen müssen ebenfalls Erkenntnisse aus aktuellen Lieferantenbeurteilungen in die Vergabekriterien einfließen. Dazu sind von den Beschaffungsstellen des UKD geeignete Beurteilungsmaßstäbe und Dokumentationen aufzubauen. Die Wahl der Vergabeart ist zu begründen und aktenkundig zu machen. Zur Dokumentationsunterstützung und als Beitrag zur Verfahrenssicherheit sind von den Verantwortlichen der Beschaffungsbereiche entsprechende Formblätter zu entwickeln und die Anwender mit deren Umgang zu schulen. Alternative Finanzierungsarten zum Kauf Alternative Finanzierungsarten zum Kauf können gewählt werden, wenn deren Wirtschaftlichkeit für das UKD nachgewiesen ist. Im Vorfeld von Vertragsabschlüssen als Alternativen zum Kauf ist das Plazet des Leiters des Dezernates Finanzen einzuholen und die buchhalterische Bearbeitung der Folgeprozesse abzustimmen. Die Wahl der Finanzierungsart ist zu begründen und aktenkundig zu machen.



Einholung von Angeboten / Auftragsvergaben Rahmenverträge Für wiederkehrende Lieferungen und Leistungen sind Rahmenverträge abzuschließen, wenn ein jährliches Auftragsvolumen von mehr als 10.000 EUR in einem definierbaren Lieferungs-/Leistungssegment zu erwarten ist. Bei der Ausgestaltung der Verträge sind Regelungen zur Absicherung der bestmöglichen Wirtschaftlichkeit einzubringen. Hierzu gehört u. a. die Verpflichtung, projektbezogene Einzelangebote unter Ansatz der in den Rahmenverträgen vereinbarten Konditionen vorzulegen, die Einholung der Zustimmung bei sich abzeichnenden Auftragsüberschreitungen und die Vorlage diesbezüglicher Rapportzettel noch am Tag der Arbeitsausführung (Absicherung der Mengen-komponente z. B. Arbeitsstunden). Ebenso muss ein verbindlicher Hinweis bezüglich des Verlustes des Vergütungsanspruchs bei nicht vertragskonformer Verfahrensweise vorliegen. Alle Bestellvorgänge auf Basis gültiger Rahmenverträge sind von den folgenden Regelungen unter Ziffer 3.8.2 ausgenommen. Einholung von Angeboten / Auftragsvergaben Eine Auftragsvergabe setzt eine Markterhebung/-analyse voraus und nachstehende Anforderungen zur Preisermittlung sind einzuhalten:

Für die vorgenannten Wertgrenzen sind die Auftragssummen ohne Mehrwertsteuer (Nettobeträge) maßgebend. In allen Fällen formloser Preisermittlung bis 5.000 EUR Auftragswert gemäß Buchstabe b) dieser Ziffer müssen entsprechende Anfragen erfolgen (per Schreiben, Telefax, E-Mail, über Katalog oder über Internet). Ab 5.000 EUR ist grundsätzlich die Vorlage von mindestens drei schriftlichen Angeboten erforderlich. Die Angebote sind dem Bestellvorgang beizufügen und die Begründung für die Vergabe ist aktenkundig zu machen.



Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen mit mehrjähriger Laufzeit ist vom Vertragswert über die Gesamtlaufzeit auszugehen. Dies gilt auch für Miet-, Leasing-, Mietkauf- oder ähnliche Verträge. Diese Verträge müssen regelmäßig neu ausgeschrieben werden, wobei ein Höchstzeitraum von 5 Jahren nicht oder nur in besonders begründeten Fällen überschritten werden darf. Der Abschluss von Verträgen mit einer Laufzeit von über 5 Jahren ist in den Auftragsunterlagen schriftlich zu begründen. Im Bereich Konzerneinkauf angelegte Info-Sätze sind regelmäßig vom zuständigen Einkäufer zu aktualisieren. Börsengeschäfte sind nur mit schriftlicher Zustimmung des Kaufmännischen Direktors erlaubt mit Ausnahme, des strukturierten Stromeinkaufs hier sind der Dezernent Technik gemeinsam mit den Leiter Konzerneinkauf in Abstimmung mit der HHU befugt über einen Energiedienstleister Tranchen an der EEX in Leipzig telefonisch zu ordern. Es ist nicht zulässig, Aufträge oder inhaltlich zusammenhängende Angebots- und Auftragssummen aufzuteilen, um die Bestimmungen dieser Beschaffungsordnung zu umgehen. Die Grundlagen für Beschaffungsvorgänge sind zu dokumentieren, wobei zu jeder Grundlage = > 5.000 Euro ein Vergabevermerk analog § 30 VOL/A bzw. VOB über die Auswahl nach Wirtschaftlichkeitskriterien zu fertigen ist. Dies gilt auch für die Ergebnisse von dringlichen telefonischen Preisanfragen nach Buchstabe b) dieser Ziffer, soweit keine schriftlichen Angebote vorliegen. Den Vergaben von Lieferungen und Leistungen, die von mehreren Unternehmen erbracht werden können, ist bei einem lieferantenbezogenen Umsatz von mehr als 20.000 Euro im laufenden Jahr oder im Vorjahr grundsätzlich ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb voranzustellen, falls nicht besondere Gründe dem entgegenstehen (z. B. Dringlichkeit, Aufrechterhaltung der Versorgungsaufträge, Notfallsituationen). Nach Abschluss des öffentlichen Teilnahmewettbewerbs sind die für das Liefer-/Leistungssegment betroffenen Zuständigkeits-/Anwendungsbereiche des UKD bei der Auswahl der Bewerber zu beteiligen, die zur Abgabe von Angeboten aufgefordert oder in Verhandlungen mit einbezogen werden. Vorliegende Angebote und Konditionen, die außerhalb von förmlichen Ausschreibungen nach VOL, VOB oder VOF resultieren, sind nach Marktsicht zur Erzielung von Kosteneinsparungen für das UKD grundsätzlich zu verhandeln. Dabei sind alle geeigneten Bieter mit einzubeziehen. Die Verhandlungsergebnisse einschließlich aller wesentlichen Zwischenentscheidungen sind zu dokumentieren. Tangierte Zuständigkeits-/Anwendungsbereiche des UKD sind grundsätzlich bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen, fachlicher Beurteilung von Angebotsinhalten, der Wertung von Referenzangaben und der Klärung von nicht eindeutigen Angebotsdarstellungen sowie bei der Festlegung von Zuschlagskriterien und der Erstellung von Vergabevorschlägen zu beteiligen. Von den Wertgrenzen dieser Ziffer und den damit vorgegebenen Verfahrensweisen kann nur in Ausnahmefällen abgewichen werden. Die Gründe für eine Abweichung sind zu dokumentieren. Die Entscheidung über Abweichungen dürfen nur Personen im finanziellen Rahmen der vom Kaufmännischen Direktor erteilten Vertretungsbefugnis treffen. Der diesbezügliche Vermerk ist vom Befugten mitzuzeichnen. Bei Artikeln mit Alleinstellungsmerkmalen auf Grund klinischer Relevanz darf von vorstehenden Vorgaben nur abgewichen werden, wenn günstigere alternative Optionen im Klinikum nicht umsetzbar sind. Im Vorfeld von Vergabeentscheidungen sind eingerichtete Kommissionen (z. B. Arzneimittel-, Hygienekommission) oder der Klinikumsvorstand einzubinden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.1 Vergabeverfahren 4.1.3 Unterschriftenberechtigung für die Auftragsvergabe und Vergabevermerke Stabstelle Kaufmännischer Direktor Konzerneinkauf

Unterschriftsberechtigte für Auftragsvergabe Die Unterschriftsberechtigung in den Vergabevermerken zur Zuschlagserteilung richtet sich nach den unten dargestellten Befugnissen. Gleichfalls sind die Vergabevermerke von dem/den Sachbearbeiter/n und fachlich Beteiligten zu unterzeichnen, die an der Vorbereitung der Auftragsvergabe mitgewirkt haben.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.1 Vergabeverfahren 4.1.4 Vergabeausschuss Der Vergabeausschuss ist ein nicht in der Organisation verankertes unabhängiges Gremium. Ziel der Etablierung des Vergabeausschusses ist eine transparente, wirtschaftliche, rechtssichere und schnelle Verfahrensabwicklung sowie umgehende Herbeiführung einvernehmlicher Entscheidungen. Der Vergabeausschuss besteht aus jeweils zwei Vertretern der Stabstelle Konzerneinkauf und dem Dezernat 04 Technik sowie der Submissionsstelle (Vertreter IR). Die Geschäftsführung erfolgt durch den Einkauf/Submissionsstelle. Dem Vergabeausschuss sind alle Beschaffungsvorhaben oberhalb 50.000 Euro netto (VOB), im Bereich der Lieferungen und Leistungen gemäß VOL und VOF oberhalb 25.000 Euro netto (jeweils bezogen auf den Einzelauftrag; Wertgrenzen nach § 8 (1) KorruptionsbG) vorzulegen. Einmal wöchentlich trifft sich der Vergabeausschuss (Jour fixe jeweils Mittwoch 8.30 Uhr). Entscheidungen werden einvernehmlich im Konsens zwischen den Fachbereichen getroffen. Sofern keine Einigung erreicht wird, wird die Sache auf die nächste Sitzung vertagt. Zu der neuerlichen Beratung werden dann der Leiter Konzerneinkauf und der Dezernent 04 hinzugezogen. Der Vergabeausschuss prüft und entscheidet die einzelnen Verfahrensschritte im Sinne der o. g. Zielsetzungen. Hierzu gehören u. a.:

Prüfung von Leistungsverzeichnissen, Verabschiedung der Bieterlisten (ggf. nach entsprechenden Teilnahme- bzw.

Interessensbekundungswettbewerben), Entscheidung über die (freihändige) Vergabe von Ingenieur- und Berateraufträgen, Entscheidung über Vergabeart (formale Ausschreibung vs. formfreie

Verhandlungen (Freihändige Vergabe), in Einzelfällen auch über Verfahrensart (wenn keine eindeutige Zuordnung als Bauleistung möglich),

Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung (Entscheidung)

Entscheidung in Streitfällen, sofern Entscheidung des Einkaufs nicht durch die Fachabteilung akzeptiert wird,

Vergabebegründung, Zuschlagserteilung, Entscheidung über die Behandlung von besonderen Vorfällen (z.B. Hinweise auf Preisabsprachen,

Vergabebeschwerden u. ä.), Festlegung der Maßgaben für technische Aufklärungsgespräche und Nachverhandlungen (sofern

möglich), Feststellung der Gründe des Erfordernisses von Nachträgen sowie Entscheidung, Feststellung der Gründe für die erhöhte Rechnungslegung sowie Entscheidung.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1 Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.1 Konzerneinkauf, Dezernat 05 IT, Bestellung von Rechentechnik und Software Blockzettel Warenwert: 50,00 Euro bis 1.000,01 Euro Beschaffungsantrag Warenwert: Über 1.000,01 Euro PCs, Monitore, Laptops Sonstige Hard- und Software Zusatz-Bemerkung

Bei Beschaffungen von 50,00 Euro bis 1.000,01 Euro über den Konzerneinkauf Formular: normaler Bestellzettel (Blockzettel). Fabrikat und Art.-Nr. des zu beschaffenden Artikels sind anzugeben (möglichst ein Angebot hinzufügen). Dem Bestellzettel ist eine kurze Begründung für die Notwendigkeit der Beschaffung hinzuzufügen. Bei Ersatzbeschaffungen ist bei Geräten die ID-Nr. des zu ersetzenden Gerätes anzugeben. Die Unterlagen sind an die Finanzabteilung D 02.1.2.1, Frau Seeger/Frau Russ, Tel. 17593 oder Tel.16606 zur Mittelfreigabe zu senden. Bei Beschaffungen über 1.000,01 Euro Die Beschaffung erfolgt ebenfalls über den Konzerneinkauf s. Pkt. 3.2.1, S. 13/14 nach Prüfung der inhaltlichen Ordnungs-mäßigkeit des Antrages durch das Dezernat 02.1.2 Finanzabteilung. Der Anfordernde füllt einen entsprechenden Beschaffungsantrag für Investitionsgüter (siehe Intranet: http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/page.html aus. Die Verantwortlichkeit für einen ordnungsgemäß ausgefüllten Beschaffungsantrag liegt beim Anfordernden. Die fachliche Begründung der Notwendigkeit der Beschaffung ist auf einem gesonderten Blatt dem Beschaffungsantrag beizufügen. Mit seiner Unterschrift erklärt er sich mit der Belastung seiner Kostenstelle einverstanden. Bei der Bestellung von Softwareprodukten sind auf dem Beschaffungsantrag die Angabe des Verwendungszieles, des in entsprechender Version gewünschten Produktes und der rechentechnischen Basis (Konfiguration des Rechners und Betriebssystems) erforderlich. Der Antrag ist vom Direktor/Leiter der Einrichtung zu unterzeichnen. Bei Updates und Releases ist die vorhergehende Version der Software anzugeben. Die Typen von PCs, Monitoren, Laptops etc. sind am Klinikum fest vorgegeben.Es kann hier zwischen mehreren vorgegebenen Typen von Laptops (drei verschiedene Bildschirm-Größen) gewählt werden. PCs sind in Typ und Ausstattung vordefiniert und werden nur im Bedarfsfall noch leicht modifiziert. Die Betriebsystem-Installation wird zentral durchgeführt (standardisiertes Image). Installation des Sophos-Virenschutzes und die Freigabe des Administrator-Accounts sind verpflichtend. Für MacIntosh-Computer gibt es eine grundsätzliche Freigabe am Klinikum, wenn diese sowohl mit Drei-Jahres-Garantie als auch aus Drittmitteln (keine Forschungsmittel) bezahlt werden. Alle Folgekosten müssen aus Drittmitteln beglichen werden, die Unterstützung bei der Hotline ist etwas eingeschränkt. Das Administrator-Passwort muss dem Dezernat D05 bekannt gemacht werden, Virenschutz mit aktualisiertem Sophos-Virenscanner ist verpflichtend. Ein Nicht-Einhalten dieser Regeln wird mit einer Sperrung im UKD-Netz geahndet. Die technische Infrastruktur des Hauses ist so aufgebaut, dass sie sowohl MacIntosh als auch Linux-Computer voll unterstützt. Bei Linux ist die Distribution Linux Mint vorgegeben. Sonstige Hard- und Software muss mit der Fachabteilung D05 in der Beschaffung abgeglichen und von dieser genehmigt werden. Unter Umständen muss zusätzlich die Genehmigung der IT-Kommission eingeholt werden. Grundsätzlich sind für alle Beschaffungen im IT-Bereich die Vorschriften des MPG und der MPBetreibV zu beachten. Ebenso sind, vor allem aus Datensicherheits-Gründen, alle kliniksweiten Vorgaben des Dezernates D05 einzuhalten.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1 Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.1 Konzerneinkauf, Dezernat 05 IT, Bestellung von Rechentechnik und Software Wareneingang Rechnersysteme Standard-Software Spezial-Software Inventarisierung

Der Wareneingang erfolgt an einer in der Bestellung definierten Stelle der Klinik/des Institutes oder in einem in der Bestellung benannten Lager. Die Lieferung von Rechnersystemen geht prinzipiell in den GKD-Computerservice. Dort werden diese Systeme mit den vorhandenen Standard-Software-Tools installiert, die IP-Adresse und Domäne-Namen vergeben. Danach wird das Gesamtsystem (Rechner, Monitor, Tastatur etc.) an die bestellende Einrichtung ausgeliefert und die einfache Betriebsbereitschaft hergestellt. Zusätzliche Installationen sind über den entsprechenden Anwendungsadministrator des Bereiches D 05 zu realisieren. Standard-Software-Produkte (Campus-Lizenzen) und einrichtungsübergreifende Software wird an den Bereich GKD-Computerservice geliefert und die bestellende Einrichtung wird über den Wareneingang informiert. Die Installation wird entweder durch Mitarbeiter des Bereiches D 05 oder durch Mitarbeiter des GKD-Computerservice vorgenommen. Spezielle Software-Produkte liefert der Auftragnehmer in Abstimmung mit der Fachabteilung oder dem GKD-Computerservice direkt an die bestellende Einrichtung aus. Die Installation ist entweder durch die Lieferfirma, Mitarbeiter des Bereiches D 05 oder Mitarbeiter des GKD-Computerservice durchzuführen (je nach Umfang und Eingriff in das System). Die Inventarisierung von Software erfolgt generell durch den Bereich GKD-Computerservice, sofern es sich nicht um Systemsoftware handelt ( die MED-Produkte regeln oder steuern) die zu einem MED-Produkt gehören ( Systemsoftware ) und die D 04/D 04.6 zugeordnet sind.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1 Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.2 Konzerneinkauf, Dezernat 04 Technik - Bestellung von Anlage- und Gebrauchsgütern (Ersatz- und Ergänzungsausstattung) Beschaffungsantrag

Die Grundlagen für eine Beschaffung sind die bestätigte Investitionsplanung (Anforderung für Geräte und Ausstattungen) sowie haushaltsrechtliche Regelungen. Der Anfordernde füllt unter Mitwirkung des geräteverantwortlichen der Einrichtung einen Beschaffungsantrag aus. (siehe Intranet: http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/page.html) Der Beschaffungsantrag wird geprüft, z. B. durch Einholung von Stellungnahmen (Bereich D 04.6, Medizin- und Labor- und Strahlentechnik) - z. B. bautechnische Gutachten, Abstimmung nachfolgender Servicekosten, Reparaturhäufigkeit u. a.) Gleichermaßen ist die Neu- oder Ersatzbeschaffung an Geräten ausführlich zu begründen. Die Lieferungen von Ausstattungen und Gerätetechnik erfolgen an das Technische Magazin, Gebäude: 17.18. Dort werden Sie nach den MPG-Richtlinien in das Gerätebestandsverzeichnis aufgenommen und erhalten eine ID-Nr. Bei hochwertig technischen Gütern, wie z. B. EEG-Systemen, CT, MRT etc. erfolgt die Anlieferung „Frei Verwendungsstelle“. In diesem Fall werden in der Bestellung der genaue Anlieferungsort, der Ansprechpartner in der Klinik angegeben. Die Lieferfirma wird verpflichtet, den Liefertermin mit dem Anwender abzustimmen und die Unterlagen für die Geräteaufnahme gemäß der EU Richtlinie 93/42 EWG beizufügen. und an die in der Bestellung angegebene Abteilung weiterzuleiten. Weiterhin wird der Anwender verpflichtet den von der Klinik unterschriebenen Lieferschein und das Einweisungsprotokoll an den Konzerneinkauf zu übermitteln. Der Anwender bekommt nach Bestellausführung eine interne Auftragsbestätigung. Die Medizintechnik erhält hiervon eine Kopie zur Information über die zu erwartende Lieferung. Da diese Lieferungen meist über Speditionen erfolgen, ist nicht immer eine sofortige fachtechnische Übergabe der Lieferung an den Nutzer gewährleistet. In diesem Fall ist es aus Haftungsgründen unbedingt notwendig die Geräte bis zum vereinbarten Übergabetermin original verpackt zu lassen. Erst nach Aufbau, Montage und Probebetrieb inkl. Ersteinweisung im Beisein der D 04.6 Abt. Medizintechnik ist die vollständige und korrekte Lieferung nach Medizinproduktegesetz erfüllt.

Wareneingang

Die Buchung des Wareneinganges erfolgt im Technischen Magazin. Bei Lieferungen „Frei Verwendungsstelle“ ist die Geschäftsbereichs-/Institutsverwaltung für die Wareneingangsmeldung der Anlagegüter verantwortlich. Sie ist umgehend vollständig ausgefüllt an den Konzerneinkauf oder das technische Magazin D04.1.3 zu senden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1 Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.3 Konzerneinkauf - Bestellung von Ausrüstungen für Drittmittelprojekte sowie Einzelbundes- und Landeszuwendungen Antrag

Die Grundlagen für die Beschaffung (Geräte und Einrichtungen) sind die von der Finanzabteilung bestätigten Mittelbereitstellungen zu den Bedarfsanforderungen. Es gelten die Verfahrensregelungen der Haushaltsbeschaffungen

Wareneingang

Die Buchung des Wareneinganges erfolgt im Technischen Magazin. Bei Lieferungen „Frei Verwendungsstelle“ ist die Geschäftsbereichs-/Institutsverwaltung für die Wareneingangsmeldung der Anlagegüter verantwortlich. Sie ist umgehend vollständig ausgefüllt an den Konzerneinkauf oder das technische Magazin D 04.1.3 zu senden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1 Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.4 Dezernat 04 , Konzerneinkauf – Leih-, Miet- und Leasingverträge für Medizin – und Labortechnik Beschaffungsantrag

Antrag erhältlich im Intranet unter Link: http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/page.html Der Antrag muss ausgefüllt werden und an die Finanzabteilung D 02.1.2.1 gesendet werden. Es erfolgt die Erfassung und die Vergabe der Bearbeitungs- Nr. Dem Antrag ist eine Begründung für die Notwendigkeit der Beschaffung beizufügen. Bei Ersatzbeschaffungen ist auch eine Abgabemitteilung für das Altgerät erforderlich. Der Antrag wird an den Einkauf zwecks Bearbeitung weitergeleitet. Folgende Punkte werden dort erarbeitet: - Einholung der technischen Stellungnahme durch die Fachabteilung - Kostenermittlung von Verbrauchsmaterialien - Kostengenüberstellung Kauf / Leihe / Miete - Erstellung einer Stellungnahme für die Vorlage im Vorstand Die Vorstandsvorlage wird an die Finanzabteilung D 02.1.2.1 gesendet und in der nächsten Sitzung zur Freigabe des Leih- bzw. Mietantrages vorgelegt. Nach Genehmigung des Leih-, Mietantrages führt der Konzerneinkauf den Vertragsabschluss auf Basis des UKD Leih- bzw. Mietvertrages durch. http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/mustervertrge/page.html Der Leihgeber und das Vertragskataster (Konzerneinkauf) erhalten jeweils ein Original des Vertrages. Den Komplettvorgang inkl. einer Vertragskopie erhält die Finanzabteilung D 02.1.2.1. Weitere Vertragskopien erhalten: der Antragsteller, die Fachabteilung D 04.6.1, Medizintechnik (zwecks Geräteerfassung) und ggf. der Einkaufsbereich für Verbrauchsmaterialien.

Wareneingang

Der Wareneingang (WE) erfolgt an einer als Wareneingang definierten Stelle der Klinik/des Institutes. Die Geschäftsbereichs-/Institutsverwaltung ist verantwortlich für die Wareneingangs-meldung an die entsprechende Fachabteilung (bei Medizingeräten, die Geräteerfassung).


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1 Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.5 Dezernat 04 Technik, Konzerneinkauf – Testverträge für Medizin – und Labortechnik Beschaffungsantrag

Antrag erhältlich im Intranet unter Link: http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/page.html

Der Antrag muss ausgefüllt werden und an die jeweilige Fachabteilung D 04.6 Medizintechnik, D 04.2, D 04.3 gesendet werden. Die Fachabteilung in D 04 schließt den Testvertrag für Geräte und Apparaturen mit der Firma ab die ihrem Verantwortungsbereich zugeordnet sind und erfasst das Gerät für die Testdauer bis zu 4 Wochen. In Ausnahmefällen ist maximal ein 3-monatiger Test möglich, wenn für die ausführliche Testung nur wenige klinische Möglichkeiten bestehen oder zeitliche Zwänge dies erfordern. Testverträge sind auch für Geräte abzuschließen, die im Rahmen von Serviceüber-brückungen von Servicedienstleistern kostenfrei bereitgestellt werden. Alle Testgeräte sind befristet in das UKD-Bestandsverzeichnis aufzunehmen, eine Geräte-ID-Nr. ist zu vergeben, ein Medizinproduktebuch ist anzulegen, mit allen MPG- relevanten Unterlagen, einschließlich eines ggf. bereits vorhandenen Medizin-produktebuches. Für Geräte, die nicht von der Fachabteilung D 04.6 betreut werden, schließt die jeweils verantwortliche Fachabteilung (Konzerneinkauf, D 04.2 oder D 04.3) ab. Die Erfassung wird D 04-intern geregelt und vorgenommen. Der Vertragsabschluss erfolgt auf Basis des UKD Testvertrages. http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/mustervertrge/page.html Hinweis: Während der Testdauer hat die Firma das Verbrauchs- und Gebrauchsmaterial kosten-los z. V. zu stellen. Sollten dennoch in begründeten Ausnahmefällen Kosten anfallen, zeichnet der Konzerneinkauf den Testvertrag ab.

Wareneingang

Die Geräteaufstellungen müssen mit der entsprechenden Fachabteilung in D 04 Medizintechnik vereinbart werden. Für die Aufnahme der Testgeräte in das Gerätebestandsverzeichnis ist die Fachabteilung in D 04 verantwortlich.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1 Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.6 Konzerneinkauf, Dezernat 02 Finanzen, Dezernat 04 Technik, Dezernat 05 IT Bestellung von Großgeräten Dezernat 04 Technik D 04.6 Medizintechnik und/oder Dezernat 05 IT Geräteplanung Dezernat 02 Finanzen D 02.1.2.1 Investitionen Finanzplanung und Koordination Antragserfassung Dezernat 04 Technik D 04.6 Medizintechnik Kostenschätzung Begutachtung durch die DFG Konzerneinkauf Submissionsstelle Vergabeverfahren

Ein Großgerät liegt vor, wenn die Kosten für das einzelne Gerät einschließlich Zubehör 200.000 Euro brutto übersteigen. Die Großgerätevorplanung und die Erstellung einer Vorstandsvorlage erfolgt in Abstimmung zwischen der Finanzabteilung und dem Dezernat Technik und/oder Dezernat 05 IT. Die finanzielle Planungsfortschreibung erfolgt durch die Finanz-abteilung. Der Vorstand entscheidet über die Einleitung eines DFG-Begutachtungsverfahrens. Im Falle einer geplanten Beschaffung im Rahmen einer Baumaßnahme (Ersteinrichtung) ist der Vorstand durch Zustimmung der hier zu erstellenden Haushaltsunterlage bei der Großgerätebeschaffungsplanung mit eingebunden. Auf Grundlage des Vorstandsbeschlusses erstellt der Anwender einen Großgeräteantrag, der von der Finanzabteilung erfasst und in die Großgeräteplanung aufgenommen wird. Nach Einholung einer fachtechnischen Stellungnahme (unter Einbeziehung des Aufwandes eventueller Baukosten und deren Finanzierung) wird der Antrag dem Ministerium (MIWFT) zwecks Weiterleitung an die DFG (Begutachtungsverfahrens) übersandt. Die DFG tritt in der Funktion eines Gutachters auf. Nur bei Empfehlung erfolgt eine MIWFT-Mitfinanzierung im Rahmen verfügbarer Haushaltsmittel (Derzeit 90% MIWFT-Anteil und 10% UKD-Anteil). Die DFG-Entscheidung wird dem MIWFT, dem Antragsteller und dem UKD mitgeteilt. Bei positiver Entscheidung werden von der Finanzabteilung eine Zuwendungsbescheid und nachfolgend eine Mittelbereitstellung angefordert. Die Beschaffung erfolgt im Rahmen bestehender Einkaufsrichtlinien, z. B. Durchführung einer EU-Ausschreibung. Das Leistungsverzeichnis (LV) wird von D 04.6 erstellt. Nach Vorlage des LV führt die Submissionsstelle die Ausschreibung durch, die gleichzeitig nach dem Submissionstermin die eingehenden Ausschreibungsunterlagen sichtet und dokumentiert. Sie ist ebenfalls für die Veröffentlichung des EU-Wettbewerbes verantwortlich und annonciert den öffentlichen Teilnahmewettbewerb in den entsprechenden Amtsblättern. Nach Prüfung der eingegangenen Angebote und nach exakter Auswertung wird der Zuschlag an den Bieter mit dem günstigsten Preis-/Leistungsverhältnis erteilt bzw. an den Bieter, der die in der Ausschreibung (Vorbedingungen) definierten Bewertungskriterien am ehesten entspricht. Erstellung des Vergabevorschlages in Abstimmung mit dem Anwender, erfolgt durch D 04.6. Die Auftragserteilung wird vom Konzerneinkauf vorgenommen. Sind bauliche oder technische Raumanpassungen erforderlich, werden diese, unter Festlegung einer federführenden Fachabteilung (meist bei D 04.4), parallel zur Ausschreibung durchgeführt. Der Konzerneinkauf erteilt den Auftrag und überwacht dessen Einhaltung. Die Rechnungsprüfung erfolgt in der Finanzabteilung in Abstimmung mit den jeweiligen technischen Fachabteilungen, weil von dort die technische Abnahme, Inbetriebnahme und Geräteerfassung nach MPG erfolgt.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1. Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.6. Konzerneinkauf, Dezernat 02 Finanzen, Dezernat 04 Technik, Bestellung von Großgeräten Dezernat 04 Technik D04.6 Medizintechnik D05 IT Inbetriebnahme und Abnahme Zusatzbeschaffung Ersteinrichtung durch Planer Bewirtschaftungs- befugnis

Erst wenn alle MPG-Anforderungen erfüllt sind, wird ein Großgerät bzw. generell ein Med.-Produkt in Betrieb genommen. Die Originalrechnungen werden zwecks Zahlung an den Forcont-Scanarbeitsplatz zur Erfassung weitergeleitet und in D02.1 Finanzen abgeglichen und angewiesen. Zusatzbeschaffungen müssen im Rahmen der regulären Großgeräteplanungen mit angemeldet werden. Die Finanzierung erfolgt aus den zugewiesenen UKD-Planungsmitteln Bei Großgeräten in Ersteinrichtungen ist das Verfahren gleich. Hier wird in der Regel ein Planer mit einbezogen, der seine Planung in Abstimmung mit den Beschaffungsstellen, den Nutzern entwickelt und mit Ausnahme von IT bis zur Genehmigungsreife durch die Landesgremien von der Bauherrenvertretung gesteuert wird. Die Planungsunterlagen werden Finanzabteilung, D 02.1 sowie der Bauherrenvertretung übergeben. Die Leistungen der Planer beziehen sich auf die Bedarfsermittlung, Bestandsbewertung zur Übernahme, Einrichtungsplanung, Kostenermittlung und im Genehmigungsfall die vorlaufende Beschaffungsvorbereitung, die mit D 04.6 und Konzerneinkauf sowie mit dem Anwender abgestimmt wird. Die weitere Steuerung und Begleitung obliegt ab dem Genehmigungsfall D 04.6 bzw. D 05. Administrativ D 02.1, Operativ Konzerneinkauf Investitionen MLI Es sind die zweckbestimmungsgemäßen Antragsformulare (Forschung = 91b GG, Krankenversorgung /n Ausbildung/ Lehre = 143v GG) zu verwenden. Die Formulare sind über die Finanzabteilung D 02.1 oder über den Link bei der DFG zu erhalten.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1. Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.7. Dezernat 05 IT, Konzerneinkauf, Bestellung von mobilen und stationären technischen Anlagegütern Konzerneinkauf Neuanschaffung/ Ersatzbeschaffung D05.4 Kommunikations-technik D04.1.3 Technisches Magazin Wareneingang D05.4 Schaltung der Geräte D05.4 Änderung / Stilllegung

Mobile technische Anlagegüter Kommunikationseinrichtungen u. a. Funkgeräte, Personenrufempfänger, Telefone, Mobilfunkgeräte (Handys) usw. Die Grundlagen für die Beschaffung sind der erforderliche Bedarf, die Zweckbestimmung, der Umfang sowie die verfügbaren Wirtschaftsmittel im Rahmen des jeweiligen Budgets

Die Anforderung erfolgt mittels

- Antrag für Telefon - Antrag für Personenrufempfänger - Antrag für Mobilfunkgerät

Diese sind im Intranet unter Dezernat D05.4 abrufbar. Nach Antragseingang bei D05.4, wird dieser dort zunächst geprüft. Hierzu werden ggf. Begründungen angefordert, Bedarfsprüfungen durchgeführt und Stellungnahmen sowie die Zustimmung des Klinik- /Institutsdirektor / Dezernenten ein-geholt. Beschaffung von Mobilen Funktelefonen (Handys) sind durch den Abteilungsleiter D05.4 IKT genehmigen zu lassen. Nach der Vergabeentscheidung wird der Anfordernde informiert Der Wareneingang erfolgt im Technischen Magazin. Die Übergabe an den Anfordernden erfolgt über D05.4 gegen Quittung. Die Einrichtung sowie die Installation der oben aufgeführten Geräte erfolgt durch D05.4 Kommunikationstechnik Änderungen / Stilllegungen von mobilen technischen Anlagegütern werden ebenfalls mit den o. g. Anträgen beantragt

D05.4 Stationäre technische Anlagegüter

Stationäre technische Anlagegüter u. a. Brandmelde-, Videoüberwachungs-, Schwesternrufanlagen, Zugangsberechtigungsanlage, Zeiterfassungsanlage, elektro-akustische Anlagen Bearbeitung: Antrag der Einrichtung an die zuständige Abteilung D05.4 zur Ausführung (in der Regel von baulichen Maßnahmen bzw. technischen Erfordernissen durch Fachleute des Bereiches D05.4). Durch den zuständigen Bearbeiter (technischer Mitarbeiter) erfolgt die Kostenschätzung und Beantragung der finanziellen Mittel (aus dem bereitstehenden „technischen“ Budget). Nach Prüfung des Budgetbestands erfolgt die Freigabe der Aufträge durch den zuständigen Abteilungsleiter D05.4. Der Wareneingang von stationären technischen Anlagegütern erfolgt auf der Baustelle, bzw. am Einbauort.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1. Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.8. Dezernat Technik, Objektbeschaffung (Zweckbindungen) Bauherrenvertretung

Das Dezernat 04 Technik ist mit der Bauherrenvertretung für die Projektierung die Durchführung von über Landeszuschüssen finanzierte, bauseitige Maßnahmen (einschließlich Bauunterhaltung) zuständig, die vorlaufend durch interne Gremien (Vorstand/Dekanat, in Einzelfällen auch Aufsichtsrat) unter Beachtung haushaltsrechtliche Verfahren und sonstigen Auflagen der Zuwendungsgeber zu genehmigen sind. Soweit dabei Ersteinrichtungen (Erstausstattungen) zur Finanzierung beantragt werden, bedarf es zusätzlich der Abstimmung einzureichender Kostengenehmigungen mit dem Nutzer (Klinikleiter, Institutsleiter etc.) und dem jeweils zuständig Fachbereich (IT-Abt., Medizintechnik etc.). Für die Planungsleistungen ist die Bauherrenvertretung bzw. Projektsteuerung des UKD zuständig.

Konzerneinkauf Facilitymanagement

Für die Leistungsphasen 6 und 7 (HOAI) ist der Konzerneinkauf zuständig, sofern nicht mit der Begleitung der entsprechenden Baumaßnahme ein externes Planungsbüro beauftragt ist. Die Beschaffung erfolgt analog der beschriebenen Vergabeverfahren in Verantwortung des Konzerneinkaufs.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1. Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.9. Dezernat Technik, Konzerneinkauf Bestellung von Geräten und Ersteinrichtungen für Vorhabenobjekte Zuständig: D04.0 Bauherrenvertretung D02.1.2.1 Finanzabteilung

Zum Aus- und Neubau von Hochschulen gehört auch die im Rahmen als selbständige oder als Teil eines Vorhabens ausgewiesene Ersteinrichtung von Kliniken, Instituten oder Zentralen Abteilungen. Mit Hilfe von externen Planern wird ein Ersteinrichtungsplan erstellt, der beim MIWFT (Ministerium für Innovation, Wissenschaft, Forschung und Technologie des Landes Nordrhein-Westfalen) zur Genehmigung eingereicht wird. Nach Genehmigung durch das MIWFT und Freigabe der Mittel durch die Finanzabteilung D02.1.2.1 wird dieser Ersteinrichtungsplan die Beschaffungsgrundlage für den Konzerneinkauf. Aus dem Ersteinrichtungsprogramm dürfen nach einer Abgrenzungsvorschrift (Gruppierungsplan zur Kostenzuordnung nach der Haushaltssystematik) auch Einrichtungen und Ausstattungen beschafft werden, die den mobilen Anlagegütern zuzurechnen sind. Planungsmittel werden in der Regel ebenfalls über die Einrichtungskosten abgerechnet. Ab der Genehmigung und Freigabe der Mittel wird die Ersteinrichtung eigenverantwortlich über die jeweiligen Fachbereiche in Abstimmung mit dem Externen Planer abgewickelt. Es erfolgt ab diesem Zeitpunkt keine Begleitung durch die Bauherrenvertretung. Einrichtungen und Ausstattungen, die fest mit dem Bauwerk verbunden werden (Festeinbauten), gehören zum Bauhaushalt bzw. zur Baufinanzierung und werden darüber beschafft. Diese Einbauten werden über die Bauherrenvertretung mit koordiniert. Aus dem Ersteinrichtungsprogramm dürfen nach der Abgrenzungsvorschrift Ausrüstungen beschafft werden, die den mobilen Anlagegütern zuzurechnen sind. Planungsmittel werden über die Einrichtungskosten abgerechnet. Ausrüstungen, die fest mit dem Bauwerk verbunden werden (Festeinbauten), gehören zum Bauhaushalt bzw. zur Baufinanzierung und werden darüber beschafft.

Konzerneinkauf Facilitymanagement D03 D04 D05

Die Erarbeitung der Ausschreibungsunterlagen für die mobilen Einrichtungen erfolgt - je nach Vertragslage - über ein Planungsbüro oder wird durch den Konzerneinkauf selbst vorgenommen. Die Auftragserteilung auf der Grundlage der VOL/A erfolgt in jedem Fall auf Basis der vorgenannten Vergabeverfahren durch den Konzerneinkauf. Die Realisierung der Aufträge - Koordination der Lieferung, - Aufstellung, Inbetriebnahme, - Funktionsprobe, - Einweisung des Fachpersonals, - Erstellung des Übergabeprotokolls erfolgt entweder über ein Planungsbüro unter Aufsicht und Mitarbeit der zuständigen Fachabteilung des UKD oder wird durch die jeweilige Fachabteilung bzw. Projektsteuerung des UKD organisiert.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1. Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.10. Dezernat 02 Finanzen, Sachspenden und -schenkungen (Anlagegüter) Grundsätze: Spenden bzw. Schenkungen von Geräten/Anlagegütern werden am UKD nur für einen begründeten Verwendungszweck und vorbehaltlich der Prüfung von Folgkosten zugelassen. Die Annahme einer entsprechenden Spende / Schenkung ist gem. Formular (UKD) durch den Direktor/Leiter der Einrichtung zu beantragen (s. Antrag auf Annahme einer Schenkung/Spende („Spendenannahme“). http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/page.html Der kaufmännische Direktor des UKD unterstützt Gerätesachspenden/-schenkungen nur dann, wenn sie im Interesse des Klinikums bzw. der Medizinischen Fakultät liegen. Der Antragsteller hat die Annahme der Spende/Schenkung zu begründen. Alle mit der Betreibung verbundenen Betriebskosten, gerätegebundenes Verbrauchsmaterial sowie Betriebswartung sind innerhalb seiner Budgetmittel (Zielwerte, Budget, Drittmittelprojekte) zu tragen. Verfahrensweg Die Bestätigung des Antrages auf Annahme einer Sachspende/Schenkung für Geräte wird durch den Leiter Rechnungswesen für das Klinikum vorgenommen. Die formelle Beantragung erfolgt über die Kliniks-, Instituts- bzw. Abteilungsleitung an den Bereich D 02 Finanzen. Der Bereich prüft hinsichtlich finanz-/steuerrechtlicher Ordnungsmäßigkeit sowie die Aufnahme in den Anlagebestand und bezieht die relevanten Beschaffungsbereiche (Konzerneinkauf, D 04 Technik, Medizintechnik, D 05 IT) zwecks Prüfung der Folgekosten und Anforderungen z. B. gem. Medizinproduktgesetz (MPG) ein. Erst wenn das Antragsformular von den beteiligten Bereichen abgezeichnet ist, wird es zur Bestätigung dem Leiter Rechnungswesen vorgelegt. Mit dem Antrag ist die Kopie der schriftlichen Bekanntgabe der zugedachten Spende/Schenkung bzw. sind entsprechende Geräteunterlagen vorzulegen, die Angaben zu Herstellerfirma, Baujahr, Anschaffungskosten u. ä. beinhalten. Es darf kein Gerät in der Klinik/dem Institut aufgestellt und in Betrieb gesetzt werden, welches nicht durch die entsprechenden Fachabteilungen geprüft und genehmigt wurde. Es ist vom Antragsteller sicherzustellen, dass erst nach Bestätigung des Annahmeantrages eine Aufstellung bzw. Inbetriebnahme der Geräte erfolgt. Nach Vorlage der Annahmebestätigung ist die Aufnahme des Gerätes in den Anlagenbestand der Anlagenbuch-haltung (Inventarisierung durch D 02.1.2.2.) und das Gerätebestandsverzeichnis der Abteilung D 04.6 Medizin-technik vorzunehmen.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.1. Beschaffung von Investitionsgütern 4.2.1.11. Vorgehen bei Mängeln an der Sache (gelieferten Ware) 1. Genaue Überprüfung der Sache bei Abnahme bzw. Lieferung

Alle optisch sichtbaren Mängel müssen schriftlich festgehalten werden und das Protokoll ist vom Lieferanten mit zu unterzeichneichnen und an den Konzerneinkauf zu senden.

2. Vorgehen bei versteckten Mängeln

- Prüfung, ob Gewährleistungsmangel vorliegt, - Umgehende schriftliche Meldung mit einer Beschreibung des Mangels an den Konzerneinkauf , - unverzügliche schriftliche Mängelrüge an die Firma / Lieferanten durch den Konzerneinkauf ohne Prüfung der Verjährung. - Aufforderung zur Nacherfüllung oder Ersatzlieferung(Beseitigung Mangel oder Lieferung einer neuen Sache), - Zur Nacherfüllung ist angemessene Frist zu setzen.

3. Kosten

- Kosten der Fehlerbeseitigung trägt die Firma / Lieferant - Verkäufer hat die zum Zwecke der Nacherfüllung erforderlichen Aufwendungen, wie - Transport, Wege-, Arbeits- und Materialkosten zu tragen.

Grundsätzlich gilt, dass bei Funktionsuntüchtigkeit eines Gerätes (Anlagegutes) nach Inbetriebnahme sofort die jeweiligen Dezernate 04 Technik, 05 IT, ZVSA und der Konzerneinkauf schriftlich in Kenntnis zu setzen ist. Unabhängig von Mängeln bei Anlagegütern (Investitionen) sind auch auftretende Fehler an Verbrauchsmaterial sowie nach der Erledigung von Dienstleistungen und Instandhaltungsarbeiten unverzüglich an die verantwortlichen Beschaffungsstellen schriftlich zu melden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.1 Konzerneinkauf Bestellmöglichkeiten Lagerware Med. Verbrauchsmaterial Büromaterial Haushaltswaren Formulare Reinigungsmittel Hygieneartikel etc. Nichtlagermaterial Durchgangsware Modulversorgung Status: Pilotstation Konsignationslager Nahtmaterial Ausgesuchte Implantate: Stents , Coils, etc. Sonderbestellungen Radioaktive Produkte Oligo`s Analoge Diktiergeräte Versuchstiere Spezialfutter etc.

Grundlage für alle Anforderungen bilden die BARCODE-Scheine, die im Intranet abrufbar sind unter dem Link: http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/Bestellscheine/page.html Für Ihre schriftliche Bedarfsmeldung füllen Sie bitte das entsprechende Formular aus und schicken es direkt an das Zentrallager des Konzerneinkaufs. Es dürfen nur zeichnungsberechtigte Personen die Anforderungen unterschreiben. Die Erteilung der Zeichnungsberechtigung und deren Einhaltung liegt in der Verantwortung der anfordernden Stelle. Der Einkauf behält sich eine stichprobenartige Kontrolle der Unterschriften auf den Barcodescheinen vor. Mit der Belastung seiner Kostenstelle erklärt sich der Anfordernde durch seine Unterschrift einverstanden. Grundlage für alle Anforderungen bildet der Bestellzettel (Blockzettel) Der Bestellzettel ist mit folgenden Angaben gut leserlich zu versehen:

- Artikelbezeichnung - Artikel-Nummer des Herstellers bzw. unsere SAP-Material-Nummer - Hersteller oder Lieferant - Kostenstelle und Auftraggeber, Fernruf, Datum und Unterschrift

Es dürfen nur zeichnungsberechtigte Personen die Bestellzettel unterschreiben. Die Erteilung der Zeichnungsberechtigung und deren Einhaltung liegt in der Verantwortung der anfordernden Stelle. Der Einkauf behält sich eine stichprobenartige Kontrolle der Unterschriften auf den Bestellzetteln vor. Mit der Belastung seiner Kostenstelle erklärt sich der Anfordernde durch seine Unterschrift einverstanden. Für Einrichtungen, welche bereits in die Modulversorgung einbezogen sind gilt folgende Beschaffung. Die Anforderung per Handscanner erfolgt auf der jeweiligen Station. Vergabe jeweils stationsbezogen unter Berücksichtigung der Belieferungstage, das bis 9.30 Uhr der Handscanner über die Lesestation ausgelesen sein muss. Durch Schieben der Schilder wird optisch dargestellt, ob gescannt werden muss. Die Bestellungen/Belieferungen sind pro Station auf Artikel und Menge verbrauchsgesteuert festgelegt, 2x pro Woche, bzw. Intensivstation 4x pro Woche. Für Einrichtungen, die über ein Konsignationslager verfügen, erfolgen separate Verfahrensabläufe. Für alle Verbrauchsmeldungen gilt der Konsignationslagervertrag mit dem Lieferanten über das abgestimmte Sortiment. Entnahmen aus dem Konsignationslager werden per Formular an den Konzerneinkauf übermittelt. Entsprechend den jeweiligen Vereinbarungen sind die Chargen-, Serien- bzw. Patientennummern mit anzugeben. Bestellung per Fax oder E-Mail an die zuständigen Stellen im Konzerneinkauf (siehe 3.2.2), hier erfolgt die Bearbeitung der Bestellung in der Zeit von 9.00 Uhr bis 14.00 Uhr und eine daraus resultierende Vergabe einer Bestellnummer durch den Konzerneinkauf an die anfordernde Stelle. Rückmeldung von Bestell-, Angebots- und Kundennummer an die anfordernde Stelle, die eigentliche Bestellung wird von der anfordernden Stelle ausgeführt, diese erhält die Lieferung direkt vom Hersteller. Die Lieferscheine und Wareneingangsbestätigungen werden von der anfordernden Stelle an den Konzerneinkauf gesendet.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Sachbedarf (Verbrauchs- und geringwertige Gebrauchsgüter) 4.2.2.1 Konzerneinkauf Bestellmöglichkeiten Elektronisches Bestellwesen Büromaterial Bücher Laborbedarf Chemikalien Berechtigung lediglich für die Fachabteilung: Sanitär Elektro EDV-Zubehör Hauswirtschaftsbedarf Reklamationen

Die Arbeit mit Blockzetteln, BARCODE-Scheinen und Beschaffungsanträgen beinhaltet Nachteile, langes Ausfüllen der Zettel, keine Transparenz innerhalb des Bestellprozesses, unleserliche Zettel und dadurch falsche oder gar keine Lieferungen, lange Durchlaufzeiten durch Unübersichtlichkeit und zeitintensive Recherchen beim Anwender und im Einkauf und vieles mehr. Über das SAP System SRM erfolgen die Beschaffungsprozesse von der Artikelauswahl, über den Genehmigungsprozess bis hin zur Statusverfolgung elektronisch. Für Bestellungen verwenden Sie für das SRM bitte folgenden Link : auf Ihrem Rechner: Uniklinik-Netz: <http://lixsrp.med.uni-duesseldorf.de:8011/sap/bc/gui/sap/its/bbpstart> Außerhalb Uniklinik-Netz: <http://dmz-wgate.med.uni-duesseldorf.de:8116/sap/bc/gui/sap/its/bbpstart> Voraussetzung für die Nutzung des elektronischen Bestellwesen >über PC-Service Tel: 04000, Rechner für SRM einrichten lassen >Benutzerkennung mit Berechtigungskonzept beantragen per E-Mail an: [email protected] Bei Freischaltung werden dem Nutzer die Zugangsdaten per E-Mail mitgeteilt sowie der Einweisungstermin vereinbart. Falls Sie SRM nicht nutzen, haben Sie die Möglichkeit im Intranet über Link: http://intranet/deutsch/downloads/Formulare/Bestellscheine/page.html die Anforderungs- bzw. Bestellscheine für Material auszudrucken. Senden Sie diese per Hauspost ggf. per Fax an den Konzerneinkauf bzw. an unser Zentrallager. Ausnahme: Sonderbestellungen von Produkten, die nicht über SRM verfügbar sind bzw. nicht über Intranet Bestellschein. Hier verwenden Sie bitte den neutralen Bestellschein (Blockzettel) oder den Apothekenschein und senden diesen per Hauspost ggf. per Fax an den Konzerneinkauf. Reklamationen müssen innerhalb eines Arbeitstages nach dem Erhalt der Ware geltend gemacht werden. Sie haben unmittelbar mit der Wareneingangsbestätigung (Übergabe des Lieferscheins an den Konzerneinkauf) zu erfolgen. Die Lieferung erfolgt Frei Verwendungsstelle. Der Wareneingang für Büromaterial ist vom Bestellauslösenden körperlich auf sachliche Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen. Reklamationen müssen innerhalb eines Arbeitstages nach dem Erhalt der Ware direkt bei Lieferanten geltend gemacht werden. Dazu erhalten Sie eine Servicetelefonnummer der Vertragsfirma für die Lieferungen von Büromaterial. Beanstandete Lieferung geben Sie dem Spediteur bei der nächsten Warenlieferung wieder zurück. Parallel dazu ist die Abteilung Materialwirtschaft zu informieren, damit die entsprechenden Korrekturbuchungen im kaufmännischen EDV-System durchgeführt werden können. Verwenden Sie dazu eine Kopie des Beleges, welche Sie dem Spediteur mit der Warenrückführung aushändigen.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.2. Beschaffung von Sachbedarf (Verbrauchsgüter) 4.2.2.1. Konzerneinkauf, Wareneingangsbuchung Produktgruppe Ablaufbeschreibung Wareneingang Lagerware Wareneingang Durchlaufware Wareneingang Rückführung/ Gutschrift

Der Wareneingang von Lagerware außer Apotheke und Techn. Magazin, für die vom Konzerneinkauf ausgelösten Bestellungen, erfolgt im Zentrallager des Konzerneinkaufs. Hier erfolgt die Wareneingangskontrolle - Abgleich von Lieferpapieren mit der Bestellung im SAP System und die Qualitätskontrolle -, die Verbuchung des Lieferscheins zur entsprechenden Bestellung erfolgt von der Materialbuchhaltung des Konzerneinkaufs. Der Wareneingang von Durchlaufware sowie Sonderbedarf außer Apotheke und Techn. Magazin, für die vom Konzerneinkauf ausgelösten Bestellungen, erfolgt im Zentrallager des Konzerneinkaufs. Hier erfolgt die Wareneingangskontrolle - Abgleich von Lieferpapieren mit dem Auftrag und die Qualitätskontrolle -, die Verbuchung des Lieferscheins zur entsprechenden Bestellung sowie die Veranlassung des Transportes an die anfordernde Bedarfsstelle (im Rahmen des Tourenplanes oder als Eilauftrag) über die AWT-Anlage (Automatische Warentransportanlage) bzw. per Kraftfahrzeug. Bei Direktanlieferung an die anfordernde Einrichtung (z. B. direkt auf die Station) ist diese für die Wareneingangs- und Qualitätskontrolle sowie die unmittelbare Weiterleitung des bestätigten Lieferscheins an den Konzerneinkauf verantwortlich. Der geprüfte Lieferschein und Sachlich Richtig gezeichnete Lieferschein werden zur entsprechenden Bestellung gebucht. Rechnungen, die ggf. bei einer Direktanlieferung beigefügt sind, sind zur weiteren Bearbeitung an den Konzerneinkauf weiterzuleiten. Reklamationen müssen innerhalb eines Arbeitstages nach dem Erhalt der Ware geltend gemacht werden. Sie haben unmittelbar mit der Wareneingangsbestätigung (Übergabe des Lieferscheins an den Konzerneinkauf) zu erfolgen. Die Lieferung erfolgt Frei Verwendungsstelle. Ware die aus berechtigten Gründen an den Lieferanten zur Gutschrift zurückgeführt werden soll, muss mit dem Vordruck „Rückgabe von Waren gegen Gutschrift“ der vom Konzerneinkauf auszufüllen ist, gebucht werden. Die Übergabe der Ware an den Fahrer des Lieferanten oder an die Spedition ist zu dokumentieren.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.2 Apotheke Arzneimittel BTM Zytostatika

Grundlage für die Anforderung von Arzneimitteln, Betäubungsmitteln und TFG- pflichtigen Arzneimitteln, Desinfektionsmitteln, apothekenpflichtigen Medizinprodukten und Infusions-/ Dialyselösungen ist die Arzneimittelliste des Universitätsklinikums. Um die Versorgung sicherzustellen wird seitens der Zentralapotheke ein Vorrat in Höhe des durchschnittlichen Bedarfes von 2 Wochen vorrätig gehalten. Die zu versorgenden Kliniken und Einrichtungen haben bedarfsorientiert für eine Verfügbarkeit in einer maximalen Bevorratungshöhe von ebenfalls 2 Wochen zu sorgen. Für den ordnungsgemäßen Umgang mit Arzneimitteln ist die jeweils anfordernde Abteilung zuständig. Hierzu muss u. a. eine ordnungsgemäße Lagerung und Handhabung, ein wirtschaftlicher Umgang, die Kontrolle der Verfalldaten und eine vorausschauende Planung des Lagerbestandes beachtet werden. Für einzelne Arzneimittel müssen darüber hinaus seitens der Klinik die Vorgaben des Betäubungsmittel (BTM)-Gesetzes, die Eingangsdokumentation der BTM, eine im Einzelfall vorgeschriebene patientenbezogene Dokumentation der Charge, insbesondere bei Arzneimitteln, die aus menschlichem Blut, Blutprodukte und gentechnisch hergestellt Plasmaproteine, eingehalten werden. Ihre Bedarfsmeldung übermitteln die anfordernden Einrichtungen elektronisch über das Programm APM oder mittels Bestellanforderungsscheinen schriftlich an die Apotheke. Die Freigabe der Bedarfsmeldung zur Belieferung durch die Apotheke erfolgt durch einen Stationsarzt mittels Unterschrift oder elektronischer Freigabe. Hierbei ist durch die Arzneimittelkommission der Universitätsklinikums folgendes festgelegt:

Art des AM Freigabe durch Formular gelistete AM Stationsarzt, zuständigen

Oberarzt bzw. Klinikdirektor

elektronische Bestellung, klinikbezogenes Anforderungsformular, Notfallfax

gelistete AM mit in der Arzneimittelliste hinterlegter Ausnahmeregelung, z. B. Antimykotika

zuständigen Oberarzt bzw. Klinikdirektor

elektronische Bestellung, „Oberarztrezept“

alle nicht gelisteten AM zuständigen Oberarzt bzw. Klinikdirektor

elektronische Bestellung, „Oberarztrezept“

Antibiotika, die durch ein Konsil der Mikrobiologie freigegeben werden

zuständigen Oberarzt bzw. Klinikdirektor

„Sonderanforderung antimikrobielle Therapie“ (SAM- Rezept)

AM mit Dokumentationspflicht gemäß TFG

gelistete TFG-AM: Stationsarzt, zuständiger Oberarzt bzw. Klinikdirektor nicht gelistete TFG-AM: zuständigen Oberarzt bzw. Klinikdirektor

„Apothekenanforderung gemäß TFG“, bei Gerinnungsfaktoren mit Angabe des Patientennamens; beliefert wird nur das Originalformular mit zwei Durchschlägen

BTM Arzt, der vom zuständigen Klinikdirektor zur Verschreibung von BTM berechtigt ist

beliefert wird nur das Originalformular Teil I und II des BTM-Anforderungsscheines


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.2 Apotheke Chemikalien Diagnostika Medizinische und Technische Gase Wareneingang Rückführung Gutschrift

Gemäß eines Beschlusses der Arzneimittelkommission werden Antibiotika, die einer Belieferung mittels der „Sonderanforderung antimikrobielle Therapie“ bedürfen, seitens der Apotheke nur nach patientenbezogener Prüfung der Therapie durch die Mikrobiologie beliefert. Die bestellten Arzneimittel werden nach der Kommissionierung zusammen mit einem Lieferschein an die anfordernde Kostenstelle geliefert und dieser berechnet. Der Transport der routinemäßig bestellten Arzneimittel zu den Stationen erfolgt mittels der Förderanlage. Abteilungen, die nicht an dieses Fördersystem angeschlossen sind, werden nach einem festen Tourenplan durch den zentralen Fahrdienst beliefert. Kurzfristig zu liefernde Arzneimittel werden durch den zentralen Fahrdienst an die bestellende Abteilung geliefert. Diese Sonderfahrten werden durch die Zentralapotheke elektronisch angefordert. Bestellungen von Diagnostika/ Chemikalien und medizinischen Gasen werden seitens der anfordernden Stelle an die zuständige Stelle in der Apotheke (Chemikalienausgabe) übermittelt und dort bearbeitet. In der Apotheke vorrätig gehaltene Artikel können am Tag der Anforderung abgeholt werden bzw. werden an den Routinebelieferungstagen ausgeliefert. Der Wareneingang speziell für Kliniken und Institute bestellter Artikel wird in der Apotheke kontrolliert, bearbeitet und dokumentiert. Die den Anforderungen entsprechenden Lieferungen werden zusammengestellt und per automatischer Förderanlage versendet. Alle Waren, die nicht mittels der Förderanlage an angeschlossene Kliniken und Institute verschickt werden können, werden über den zentralen Fahrdienst der Logistik ausgeliefert. Die Buchung erfolgt mittels EDV auf die angegebene Kostenstelle Bei evtl. Reklamationen oder Rückführungen von Waren muss die Verpackung unbeschädigt, sowie die Einhaltung der vorgegebenen Lagerungsbedingungen gewährleistet sein. Bei Rückführungen an den Hersteller bzw. Lieferanten erfolgt die Gutschrift durch Rückbuchung des Betrages von der entsprechenden Kostenstelle.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.3 Dezernat 03 Logistik und Service – Wäscherei, Transporte etc. Wäscheservice Wäscheservice:

- Krankenhauswäsche Personalwäsche - Berufskleidung Bei Beantragung von Personalwäsche sind die Bestimmungen und Hinweise der Hygieneordnung zum Tragen von Schutz- und Berufskleidung am Universitätsklinikum Düsseldorf zu beachten. Bekleidungsautomaten

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.4 Dezernat 04 Technik – Technische Lager, Schlüsselzentrale Werkzeuge Ersatzteile (Technik)

Diese Verfahrensbeschreibung betrifft die Beschaffung von nicht investiven Werkzeugen sowie die Materialbeschaffung für Eigenleistungen zur Instandhaltung der Haus- und Gebäudetechnik (-> D04.). Für Ihre Bedarfsmeldung füllen Sie bitte einen Bestellschein (Blockzettel) aus. Durch seine Unterschrift erklärt sich der Anfordernde mit der Belastung seiner Kostenstelle und Kostenart einverstanden. Lagerartikel Im Lager wird von der Lagerbuchhaltung die Anforderung in das Materialwirtschaftssystem eingebucht. Die Ware wird dann der jeweiligen Kostenstelle mit dem gleitenden Durchschnittspreis belastet und kommissioniert. Die Lieferung erfolgt nach Terminabsprache mit dem Techniker/Besteller versehen mit einem Warenbegleitschein.

Wareneingang / Lagerbuchhaltung Zuständigkeit: Technisches Magazin D04.1.3 Herr Beyersdoerfer Herr Wirth Tel. 17317 / 19602

Lagerartikel Die Verantwortung für den Wareneingang der vom Technik-Lager gelieferten Waren liegt beim Anfordernden. Durch ihn erfolgt das Abgleichen der Bestellung mit dem Lieferschein und das eventuelle Zwischenlagern der Ware in der Einrichtung. Nicht am Lager geführte Artikel Diese Artikel werden an das Techniklager geliefert. Hier erfolgen die Wareneingangskontrolle, die Verbuchung des Lieferscheines sowie die Information über den Wareneingang an den Besteller.

Schlüsselzentrale Siehe Schlüsselverordnung vom 02.06.2000


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchartikeln 4.2.2.5 Dezernat 05 IT- Management Kommunikations-technik Telefonie - Zubehör

Bestellungen im Bereich Telefonie können aus technischen Gründen nur im Rahmen der Vorgaben der Abteilung D05.4 gemacht werden. Zubehör für den Bereich Telefonie wird nicht frei herausgegeben, sondern von den Technikern des Dezernates D05 vor Ort installiert und getestet. Mobiltelefone werden am Klinikum aus Kostengründen start restriktiert. Diensthandies bedürfen einer Freigabe durch die Abteilung D05.4.

Software und Lizenzen Windows Software SPSS/SAS Lizenzver- längerung Alle anderen Lizenzen

Siehe Verfahrensablauf Tochtergesellschaften 4.2.2.7 Bestellzettel (Blockzettel) ist zur Genehmigung an die Beschaffungsabteilung zu richten. Der Bestellzettel ist mit folgenden Angaben gut leserlich zu versehen:

- Menge - Bei Verbrauchmaterial, dessen Beschaffung und Nutzung unter das MPG fällt, ist die entsprechende Verfahrenanweisung einzuhalten – siehe Medizinproduktebeauftragte/er 3.13 - Artikelbezeichnung - Begründung des Bedarfs - Artikel-Nummer des Herstellers bzw. unsere SAP-Material-Nummer - Hersteller oder Lieferant - Kostenstelle und Auftraggeber, Fernruf, Datum und Unterschrift

Es dürfen nur zeichnungsberechtigte Personen die Bestellzettel unterschreiben. Die Erteilung der Zeichnungsberechtigung und deren Einhaltung liegt in der Verantwortung der anfordernde Stelle. Um ein hohes Maß an Standardisierung bei den EDV-Artikeln zu erreichen, sind Standardartikel zur Beschaffung vordefiniert. Alle Bestellungen von Artikeln außerhalb dieser Vorgaben werden durch die Fachabteilung D05 überprüft und gegebenenfalls angepasst.


Es dürfen nur zeichnungsberechtigte Personen die Bestellzettel unterschreiben. Die Erteilung der Zeichnungsberechtigung und deren Einhaltung liegt in der Verantwortung der anfordernde Stelle.

Sonstige Hard- und Software

Sonstige Hard- und Software muss mit der Fachabteilung D05 in der Beschaffung abgeglichen und von dieser genehmigt werden. Unter Umständen muss zusätzlich die Genehmigung der IT-Kommission eingeholt werden.

Zusatzbemerkung Grundsätzlich sind für alle Beschaffungen im IT-Bereich die Vorschriften des MPG und der MPBetreibV zu beachten. Ebenso sind, vor allem aus Datensicherheits-Gründen, alle kliniksweiten Vorgaben des Dezernates D05 einzuhalten.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Sachbedarf Verbrauchsgüter 4.2.2.6 Verpflegungsmanagement Speisenversorgung Stationsbedarf Diätische Speisen- versorgung Diätberatung Personalrestaurant

Allgemeine Patientenversorgung: Die Produktion erfolgt nach einem festgelegten und berechneten roulierenden fünf

Wochen Speiseplan. Täglich stehen verschiedene Menüs zur Auswahl durch den Patienten bereit. Bestellung aller erforderlichen Speisen und Getränke über das Logiman-

Menübestellsystem durch die Mitarbeiter der Pflege. Produktion aller warmen und kalten Speisen für die Patientenversorgung über Cook

& Serv System. Portionierung der Speisen und Bereitstellen aller erforderlichen Zwischenmahlzeiten

über ein Tablettband. Versorgung der Stationen über AWT Anlage und KFZ Transport, siehe Logistik und

Technik. Der Stationsbedarf wird ebenfalls über das Logimenbestellsystem von den

Mitarbeitern der Pflege abgerufen. Bestellung aller erforderlichen Speisen und Getränke über das Logimen-

Menübestellsystem, nach ärztlicher Anordnung durch die Mitarbeiter der Pflege. Produktion aller warmen und kalten Speisen für die erforderlichen Diätkostformen. Portionierung spezieller Diäten und Sonderkostformen Ausgabe und Verteilung siehe Speisenversorgung Bei Bedarf werden die Patienten gezielt zu den erforderlichen Diäten von einer

Diätassistentin beraten. Die Anforderung für eine Beratung erfolgt über die Station direkt in der Diätküche.

Beratung der Ärzte und Pflegekräfte bezüglich der Kostformauswahl Speisenversorgung Mitarbeiter und Besucher, Catering Produktion aller warmen Speisen in der Zentralküche (siehe Speisenversorgung). Produktion kalter Speisen durch die Mitarbeiter des Personalrestaurants. Öffnungszeiten sind Mo-Fr. 07:00 bis 15:00 Uhr. Die Mitarbeiter und Besucher können werktäglich neben einem Frühstücksangebot drei Menüs aus dem Patientenspeiseplan wählen. Zudem stehen täglich weitere ein bis zwei Menüs zur Verfügung. Komponentenwahl ist grundsätzlich möglich. Neben den warmen Gerichten wird täglich ein Salatbüffet angeboten. Alle Speisen und Getränke können auch zum späteren Verzehr verpackt mitgenommen werden. Eine große Auswahl an Handelsartikeln steht zur Verfügung. Mitarbeiter zahlen im Vergleich zu Gästen einen geringeren Preis. Catering für dienstliche und private Veranstaltungen werden direkt bei der Kantinenleitung bestellt, durch die Mitarbeiter der Kantine produziert und zur Abholung oder Lieferung bereitgestellt. Die Lieferung von Geschirr, Besteck, Gläsern usw. ist ebenfalls möglich, ebenso der Service während der Veranstaltung. Rechtzeitige Buchung ist jedoch erforderlich. Einige Büffetvarianten, Finger- Food, Schnittchen, Kuchen usw. stehen zur Wahl breit.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.7 Tochtergesellschaften Software/ Lizenzen Windows Software SPSS/SAS Lizenzver- längerung Kleinteile Tastaturen, Steuermäuse, etc.

Bestellzettel (Blockzettel) ist direkt an die Tochtergesellschaft, GKD – Computerservice GKD-CS Roch, Bianca Marseille, Gertie zu richten. Der Bestellzettel ist mit folgenden Angaben gut leserlich zu versehen:


Es dürfen nur zeichnungsberechtigte Personen die Bestellzettel unterschreiben. Die Erteilung der Zeichnungsberechtigung und deren Einhaltung liegt in der Verantwortung der anfordernde Stelle. Um ein hohes Maß an Standardisierung bei den EDV-Artikeln zu erreichen, sind Standardartikel zur Beschaffung vordefiniert. Alle Bestellungen von Artikeln außerhalb dieser Vorgaben werden durch die Fachabteilung D05 überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.8 Institut für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin - Blutprodukte

siehe auch: Pkt. 4.2.3.15, Seite103 http://intranet/deutsch/institute/InstitutfrHmostaseologieundTransfusionsmedizin/page.html


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.9 Tierversuchanlage Versuchstiere Kostenübernahme Sonderdiäten

Bestellungen sind nur möglich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Verbringen von Versuchstieren in den Bereich des UKD bedarf aus hygienischen und tierschutzrechtlichen Gründen immer zuvor einer Absprache mit der TVA und/oder den Tierschutzbeauftragten. [email protected] [email protected] [email protected] Tierbestellungen erfolgen online, das Formular kann bei [email protected] angefordert werden. Die Tiere können zu folgenden Uhrzeiten bereitgestellt werden: Bestellungen bis 11 Uhr: Ausgabe der Tiere ab 12 Uhr bis 15 Uhr des Bestelltages, Bestellungen bis 14 Uhr: Ausgabe der Tiere ab 8 Uhr am Folgetag. Tiere aus der Hauszucht stehen nur im begrenzten Maß zur Verfügung. Es sollten daher immer zusätzliche Mittel zum Ankauf von Tieren eingeplant werden. Mäuse / Ratten aus der Auftragszucht und Anschaffungskosten sowie Transportkosten für importierte Tiere müssen von der entsprechenden Einrichtung bezahlt werden. Durch die TVA erfolgt eine laufende Kontrolle der Angebote und Lieferanten auf versuchstierkundlichen Standard und Hygiene sowie eine Minimierung von Transportkosten. Die Kosten für die Grundhaltung (Grundfuttermittel, Standarddiäten, Standardeinstreu, Standardmedikamente) werden zurzeit noch über das Budget der TVA beglichen, Haltungskosten sind erst nach Verabschiedung eines fakultätsweiten Vergütungskonzeptes zu tragen. Nach Absprache mit den Tierschutzbeauftragten können Sonderdiäten über die Abteilung D 03.2.1 Facilitymanagement bestellt und abgerechnet werden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.2 Beschaffung von Verbrauchsgütern 4.2.2.10 Unternehmenskommunikation Druckerzeugnisse Bilderstellung

Bestellung von Formularen und Druckerzeugnissen Für die Bedarfsmeldung: Druckauftrag senden an: [email protected] oder per Fax an: 19038. Telefon 18418 Bestellung von Postern Bestellzettel per Post an : ZMB oder per Fax an: 18405 Per E-Mail unter Angabe der Kostenstelle an: [email protected] Posterdruckauftrag im Intranet senden an : [email protected] Fotoarbeiten, Präsentationen, Poster, Beratung zur digitalen Bildbearbeitung etc. Die Bestellung erfolgt durch Blockzettel und Angabe der Kostenstelle. Zur Bestellung ist nur ein vom jeweiligen Vorgesetzten bevollmächtigter Personenkreis berechtigt. Mit seiner Unterschrift erklärt sich der Anfordernde mit der Belastung der angegebenen Kostenstelle und Kostenart einverstanden. Die Bestellung per E-Mail unter Angabe der Kostenstelle ist ebenso möglich. Die Medienzentrale geht in diesem Falle davon aus, dass der Unterzeichnende zu o. g. Personenkreis gehört. Über die Vergabe von Leistungen an Dritte entscheidet die Medienzentrale.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.1 Konzerneinkauf - Tochtergesellschaften und externe Dienstleister Tochtergesellschaft

Die Bestellung ist formal mit einem Bestellzettel (Blockzettel) zu versehen und direkt an den Konzerneinkauf zu richten. Des Weiteren ist eine Analyse/Bewertung mit folgenden Angaben gut leserlich zu versehen:

- Kostenschätzung - Begründung des Bedarfs z. B. Projektnennung - Art des Bedarfs / Leistungsverzeichnis - Anbieter - Kostenstelle und Auftraggeber, Fernruf, Datum und Unterschrift - Angebot der Tochtergesellschaften

Darüber hinaus muss eine

- Wirtschaftlichkeitsanalyse - Kosten- Nutzenauswertung - Freigabe „Dezernates 01 – Personal und Recht inkl. Versicherungen“ Nach vorheriger Prüfung:

- AÜG/ Werkvertrag - Personalvertretung / Personalkommission - Stellungsnahme

erstellt werden.

Bei einem Auftragswert von unter 10.000 Euro pro Bestellung wird der Auftrag direkt an die Tochtergesellschaft vergeben. Bei einem Auftragswert von über 10.000 Euro erfolgt die Vergabe gemäß den Vergaberichtlinien im Wettbewerb. Es dürfen nur zeichnungsberechtigte Personen die Bestellzettel unterschreiben. Die Erteilung der Zeichnungsberechtigung und deren Einhaltung liegt in der Verantwortung der anfordernde Stelle.

Externe Dienstleister Die Bestellung ist formal mit einem Bestellzettel (Blockzettel) zu versehen und direkt an den Konzerneinkauf zu richten. Des Weiteren ist ein Projektantrag inkl. einer Analyse/Bewertung beizufügen und mit folgenden Angaben gut leserlich zu versehen:

- Kostenschätzung - Begründung des Bedarfs z. B. Projektnennung - Art des Bedarfs z. B. Beratungsleistungen - Anbieter - Kostenstelle und Auftraggeber, Fernruf, Datum und Unterschrift

Darüber hinaus muss eine Wirtschaftlichkeitsanalyse bzw. Kosten- Nutzenauswertung beigefügt werden. Es dürfen nur zeichnungsberechtigte Personen die Bestellzettel unterschreiben. Die Erteilung der Zeichnungsberechtigung und deren Einhaltung liegt in der Verantwortung der anfordernde Stelle. Bei einem Gesamtkostenaufwand von über 5.000 Euro für Beraterleistungen muss der Vorstand des Universitätsklinikums Düsseldorf der Beauftragung zu stimmen.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.2 Dezernat 01 Personal und Recht inklusive Versicherungen Personalbeschaffung Beratung, Planung und Hilfe sind auf Grund der Komplexität und Sensibilität dieses

Themengebietes nur im persönlichen Kontakt mit dem zuständigen Bereich anzusprechen – entweder telefonisch oder über elektronischer Nachricht.

Personalcontrolling Beratung, Planung und Hilfe sind auf Grund der Komplexität und Sensibilität dieses Themengebietes nur im persönlichen Kontakt mit dem zuständigen Bereich anzusprechen – entweder telefonisch oder über elektronischer Nachricht.

Lohn- und Gehaltsabrechnung nur für Beschäftigte des UKD

Beratung, Planung und Hilfe sind auf Grund der Komplexität und Sensibilität dieses Themengebietes nur im persönlichen Kontakt mit dem zuständigen Bereich anzusprechen – entweder telefonisch oder über elektronischer Nachricht.

Berufsausbildung und Praktikantenverträge


Sonderform der Beschäftigung: Honorarverträge, Werksverträge, Wissenschaftliche und Studentische Hilfskräfte, Drittmittel, Arbeitnehmerüberlassung


Rechts-angelegenheiten UKD

Für Rechtsangelegenheiten des UKD ist die Abteilung Recht zuständig.

Externe Rechtsberatung (Einschaltung von Rechtsanwälten) wird über die Abteilung Recht wie folgt gesteuert: Jede beabsichtigte Einschaltung von rechtsanwaltlichem Beistand erfolgt nach folgender Vorgehensweise und für alle Bereiche des UKD

1. Einzelmandatierungen jeweils in vorheriger Abstimmung mit der Abteilung

Recht. Bei notwendiger Fertigung einer Vorstandsvorlage hat die Abteilung Recht mitzuzeichnen.

2. Dauermandatierung (z. B. Dr. Kühnreich): die hierzu abzuschließende

vertragliche Vereinbarung ist ebenfalls zwingend vorab mit der Abteilung Recht abzustimmen. Im Übrigen ist die Mandatierung der Abteilung Recht mindestens anzuzeigen, nach Ermessen der Abteilung mit dieser vorab abzustimmen.

Versicherungs-dienstleistungen

Für alle Versicherungsangelegenheiten und zu versichernde Schadensfälle ist die Abteilung Recht, sowohl für die Abwicklung und Koordination zuständig. Falls ein versicherbares Risiko durch eine Versicherung abgedeckt werden soll, wird ein Versicherungsmakler, der zuvor über eine Ausschreibung ausgewählt und für einen limitierten Zeitraum mandatiert wurde, mit der Einholung von Angeboten beauftragt. Die Abteilung bewertet die Angebote und unterbreitet dem Vorstand einen Entscheidungsvorschlag.

Reisekosten



Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.3 Dezernat 02 Finanzen Sachspenden und -schenkungen (Anlagegüter)

Grundsätze: Spenden bzw. Schenkungen von Geräten/Anlagegütern werden am UKD nur für einen begründeten Verwendungszweck und vorbehaltlich der Prüfung von Folgekosten zugelassen. Die Annahme einer entsprechenden Spende / Schenkung ist gem. Formular (UKD) durch den Direktor/Leiter der Einrichtung zu beantragen (s. Antrag auf Annahme einer Schenkung/Spende (Spendenantrag). Der kaufmännische Direktor des UKD unterstützt Gerätesachspenden/-schenkungen nur dann, wenn sie im Interesse des Klinikums bzw. der Medizinischen Fakultät liegen. Der Antragsteller hat die Annahme der Spende/Schenkung zu begründen. Alle mit der Betreibung verbundenen Betriebskosten, gerätegebundenes Verbrauchsmaterial sowie Betriebswartung sind innerhalb seiner Budgetmittel zu tragen. Verfahrensweg Die Bestätigung des Antrages auf Annahme einer Sachspende / Schenkung für Geräte wird durch den Leiter Rechnungswesen für das Klinikum vorgenommen. Die formelle Beantragung erfolgt über die Kliniks-, Instituts- bzw. Abteilungsleitung an den Bereich D 02. Der Bereich prüft hinsichtlich finanz-/steuerrechtlicher Ordnungs-mäßigkeit sowie die Aufnahme in den Anlagebestand und bezieht die relevanten Beschaffungsbereiche Konzerneinkauf, D 04 und D 05 zwecks Prüfung der Folgekosten und Anforderungen gem. Medizinproduktgesetz (MPG) ein. Erst wenn das Antrags-formular von den beteiligten Bereichen abgezeichnet ist, wird es zur Bestätigung dem Leiter Rechnungswesen vorgelegt. Mit dem Antrag ist die Kopie der schriftlichen Bekanntgabe der zugedachten Spende/ Schenkung bzw. sind entsprechende Geräteunterlagen vorzulegen, die Angaben zu Herstellerfirma, Baujahr, Anschaffungskosten u. ä. beinhalten. Es darf kein Gerät in der Klinik/dem Institut aufgestellt und in Betrieb gesetzt werden, welches nicht durch die entsprechenden Fachabteilungen geprüft und genehmigt wurde. Es ist vom Antragsteller sicherzustellen, dass erst nach Bestätigung des Annahmeantrages eine Aufstellung bzw. Inbetriebnahme der Geräte erfolgt. Nach Vorlage der Annahmebestätigung ist die Aufnahme des Gerätes in den Anlagenbestand der Anlagenbuchhaltung (Inventarisierung durch D 02.1.2.2.) und der Abt. Medizintechnik (durch Abt. Medizintechnik) vorzunehmen

Beratung bei Beschaffungs-vorgängen aus Drittmitteln

Bei der Abwicklung von Drittmittelprojekten sind die ergänzenden Regelungen der Kooperationsvereinbarung mit der Heinrich-Heine Universität zu beachten. Die Verfahrensweise bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterial und Investitionsgütern sowie Dienstleistungen und Instandhaltungsleistungen richtet sich grundsätzlich nach den Regelungen dieser Beschaffungsordnung. Die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, die nicht gelistet sind, erfolgt ebenfalls über die zentralen Beschaffungseinrichtungen. Alle beschaffenden Einrichtungen des Klinikums garantieren die sofortige Bearbeitung der Bestellung.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.3 Dezernat 02 Finanzen Entsteht im Ausnahmefall in Kliniken und Instituten ein Beschaffungsbedarf außerhalb

der Dienstzeiten der zentralen Beschaffungsstellen, besteht für die Einrichtung die Möglichkeit der Direktbestellung beim Lieferanten. Voraussetzung ist, dass die Kopie (am besten per Fax) des Auftrages zwecks Einhaltung der üblichen Bestellstandards (Dokumentation des Vorgangs, Vergabe der zur weiteren Bearbeitung erforderlichen Bestellnummer, 9-stellige UKD-Innenauftragsnummer etc.) unmittelbar der zuständigen zentralen Beschaffungseinrichtung zugeleitet wird und als Rechnungsadresse das

Universitätsklinikum Düsseldorf Finanzabteilung/D02.1.1.3 Postfach 105013 40041 Düsseldorf angegeben wird (unter zwingender Angabe der beauftragenden Klinik/Abteilung bzw. des beauftragenden Instituts und der 9-stelligen UKD-Innenauftragsnummer). Nach Eingang der Rechnung wird hierauf der Erhalt der Bestellung und der entsprechende Innenauftrag (Drittmittelkonto) vermerkt und zwecks weiterer Bearbeitung an die zuständige Beschaffungseinrichtung weitergeleitet.

In der Apotheke existiert ein Notdienst für Arzneimittel (s. Pkt. 4.2.2.2)

Auch die Beschaffung von Investitionsgütern muss in jedem Fall über die Einrichtung der zuständigen Beschaffung erfolgen.(s. Pkt. 4.1.1)

Software ist aus Gründen des Lizenzschutzes, der Nutzung von Campuslizenzen und der Versorgung mit Updates immer über den DV-Bereich D05 zu beziehen.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.4 Dezernat 03 Logistik und Services Fahrdienste Personen- und Gütertransporte

Folgender Personenkreis zur Anforderung von Personen- und Gütertransport-leistungen berechtigt:

- Vorstand - Geschäftsführung der Medizinischen Fakultät - Direktoren der Kliniken und Institute - Dezernenten, Abteilungs- und Sachgebietsleiter der Verwaltungsbereiche

Für Gütertransporte erfolgt die Bestellung mit einem Fahrauftragsformular „Transportanforderungsformular“. Personentransporte werden per E-Mail an die Outlook-Gruppe „Transportdisposition“ angefordert. Für Umzüge erfolgt die Bestellung mit einem Fahrauftragsformular „Transportanforderungsformular“. In einem Vorort-Termin wird Umfang und Zeitaufwand ermittelt und die Umsetzung abgestimmt. Eine telefonische Anforderung sollte sich auf unvorhergesehene und dringende Fälle beschränken. In diesen Fällen ist ein schriftlicher Auftrag nachzureichen. Bei Transportleistungen ist die Kostenstelle anzugeben, der Anfordernde erklärt sich durch seine Unterschrift mit der Belastung der Kostenstelle und Kostenart einverstanden. Eine eigenständige Anforderung externer Umzugs-/Transportdienstunternehmen ist nicht zulässig. Bei durch Baumaßnahmen verursachten Umzügen findet eine Koordination direkt zwischen Nutzer und D 03 statt.

Kurier-, Express-, Paketdienstleistungen

Die Bestellung von Transporten von diagnostischen Proben, Befunden, Blutprodukten, Arzneimitteln, Sterilgütern usw. erfolgt generell über das Dispositionssystem SyncroTESS auf elektronischem Wege. Die Leistungen werden in der Softwarelösung dokumentiert. Der Transport erfolgt durch die Mitarbeiter der Logistik rund um die Uhr (vorbehaltlich der Anbindung der jeweiligen Einrichtung an die Rohrpostanlage bzw. AWT-Anlage!!).

Klinikumsinterne Krankentransporte

Klinikumsinterne Krankentransporte sind grundsätzlich über das Dispositionssystem SyncroTESS auf elektronischem Wege anzufordern, unabhängig ob der Patient per Krankenwagen oder durch den Hol- und Bringedienst transportiert wird. Die Leistungen werden in der Softwarelösung dokumentiert. Jede Falscheingabe oder falsche telefonische Anmeldung, wie z. B. - falsche oder ungenaue Adressen für Abholungs- bzw. Zielort ( unnötige Such und

Rückfragezeiten der Fahrzeugteams) - fehlende Information bei Keiminfektionen (ungeplante Desinfektions- und

Ausfallzeiten der Fahrzeuge/Verspätungen bei Folgefahrten bis hin zur Inanspruchnahme anderer kostenintensiverer Krankentransportunternehmen

- fehlende Transportbereitschaft des Patienten (unnötige Wartezeiten für Fahrzeugteams erschweren den Arbeitsablauf in der Leitstelle und der Transport-Teams. Für Außentransporte, bei denen die Patienten nicht in das Klinikum zurückkehren, erfolgt die Beauftragung wie folgt:

- Transport in ein anderes Krankenhaus zur weiteren Behandlung -> Kranken-/Rettungswagen über die Leitstelle der Berufsfeuerwehr Düsseldorf

- Heimfahrt > von den Stationen nach Maßgabe des Patienten über Fremdfirmen HINWEIS: - Verlegungstransporte in ein anderes Krankenhaus werden – wenn Transporte nicht

med. begründet sind (Transportschein) – von den Krankenkassen nicht übernommen. Verlegungstransporte an den Heimatort des Patienten gelten als med. nicht notwendig und werden von den Krankenkassen nicht bezahlt, es sei denn, der Transport ist mit der zuständigen Krankenkasse vorher abgestimmt und eine Kostenzusage liegt vor.

Die durch Nichtbeachtung dieser Regelung entstehenden Kosten gehen nicht zu Lasten des UKD, sondern zu Lasten des Beauftragenden!!


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.4 Dezernat 03 Logistik und Services Verstorbenentransporte

Inhouse-Transporte erfolgen durch den jeweiligen Hol- und Bringedienst; Fahrzeuggebundene Transporte erfolgen durch das Institut für Pathologie; im Einzelfall (nachts, Wochenende) wird durch die Logistik ein Fremddienstleister beauftragt. Fa. Wadenpohl, Tel.: 0211/7591598 Nachlass, welcher nicht durch die Angehörigen abgeholt wird, wird dem Sicherheitsdienst zur Aufbewahrung übergeben.

Zentralarchiv

Die Logistik führt ein Zentralarchiv, in dem Verwaltungsakten je nach Vorgabe der Aktenhalter für bis zu 30 Jahre aufbewahrt bleiben. Danach erfolgt eine datenschutzkonforme Entsorgung. Aufbewahrung, Herausgabe und Transport werden per E-Mail über das Outlook-Postfach „Parkhaus-Archiv“ beauftragt.

Gefahrguttransporte Alle betrieblichen Gefahrguttransporte, die außerhalb der kontinuierlichen Fahrten der Fahrdienste durchgeführt werden, sind bei der Leitstelle der Logistik anzumelden.

Entsorgung von Labor- Chemikalien und anderer „Sonderabfälle“

Die Bestellung zur Entsorgung von Laborchemikalien sowie anderer Sonderabfälle erfolgt über das „Transportanforderungsformular“ bei der Leitstelle Logistik. Für die Entsorgung von Laborchemikalien ist eine Auflistung der zu entsorgenden Chemikalien nach Chemikalienart, Gebindeart und Anzahl der Gebinde erforderlich und bei der Beauftragung schriftlich einzureichen.

Entsorgung von Fotochemikalien und Altfilmen

Die Entsorgung von routinemäßig anfallenden Fotochemikalien erfolgt direkt bei der vertraglich gebundenen Entsorgungsfirma. Die Übernahmescheine sind dem Abfallbeauftragten zuzusenden. Die Entsorgung von Altfilmen wird über das „Transportanforderungsformular“ bei der Leitstelle Logistik angefordert.

Entsorgung datenschutz-relevanten Unterlagen

Die Bestellung von Containern und Behältern für die Sammlung und Entsorgung datenschutzrelevanter Materialien erfolgt über das „Transportanforderungsformular“ bei der Leitstelle Logistik. zuzusenden.

Entsorgung von Schrott, Sperrmüll, Elektronikschrott

Die Abholung von Schrott, Sperrmüll, Elektronikschrott erfolgt über das „Transportanforderungsformular“ bei der Leitstelle Logistik. Bei Geräten erfolgt die Abholung nur bei beiliegender korrekt ausgefüllter Abgabemitteilung.

Sicherheitsdienst

Anzeigenannahme bei Straftaten zum Nachteil des Klinikums (Sachbeschädigung, Diebstahl) Ordnung und Sicherheit bei ruhendem Verkehr Abschleppen und Umsetzen von Fahrzeugen Aufgaben zur Ordnung und Sicherheit am Klinikum Regelung des ruhenden und fließenden Straßenverkehrs Absperrmaßnahmen Aufbewahrung von Fund- und Nachlassgütern

Pforten- und Empfangsdienst

Telefonische und persönliche Auskunftserteilung Telefonische Vermittlung von Anrufern mit Ärzten oder Stationen sowie Funktionsbereichen Einsortierung der internen Post in die vorhandenen Postfächer Annahme von Fundsachen und gegebenenfalls Weitergabe an den Sicherheitsdienst bei Nichtabholung durch den Besitzer Annahme von Störmeldungen und Weitergabe an die GLT (Gebäudeleittechnik)


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.4 Dezernat 03 Logistik und Services Hausservice Verantwortung für

- stationäre Versorgungsassistenz - Überwachung der Qualitätsstandards in den Kliniken zur Einhaltung von Ordnung und

Sauberkeit - Erhaltung bzw. Schaffung eines patientenorientierten Ambientes in und um die Häuser - Unterstützung der medizinischen Bereiche in allen Fragen des Servicebereiches als

erster Ansprechpartner - Wäscheservice - Krankenhauswäsche - Personalwäsche: Bei Beantragung von Personalwäsche sind die Bestimmungen und

Hinweise der Hygieneordnung zum Tragen von Schutz- und Berufskleidung am Universitätsklinikum Düsseldorf zu beachten.

- Bekleidungsautomaten - Schädlingsbekämpfung: Die Bestellung erfolgt schriftlich per E-Mail an die

Hausservice-Leitung. In dringenden Fällen kann die Bestellung telefonisch über die Leitstelle der Logistik erfolgen und schriftlich nachgereicht werden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.5 Dezernat 04 Technik Gebäudeautomation Beratung, Planung und Hilfe bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen Aufgrund

der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Gebäudeautomation direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Elektrotechnik und Fördertechnik

Beratung, Planung und Hilfe bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen Aufgrund der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Elektrotechnik und Fördertechnik direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Klima-, Sanitär-, Maschinen- und Verfahrenstechnik

Beratung, Planung und Hilfe bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen Aufgrund der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Klima-, Sanitär-, Maschinen- und Verfahrenstechnik direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Bauunterhaltung Beratung, Planung und Hilfe bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen Aufgrund der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Bauunterhaltung direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Medizintechnik und Strahlenschutz

Beratung, Planung und Hilfe bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen Aufgrund der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Medizintechnik und Strahlenschutz direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.5 Dezernat 04 Technik Umweltschutz Strahlenschutz

Beantragung von Genehmigungen und Durchführung von Anzeigen und Mitteilungen im Strahlenschutz nach StrlSchV und RöV: Die Beantragung von Genehmigungen, bzw. das Ausführen von Anzeigen und Mitteilungen erfolgt durch den Strahlenschutzbevollvollmächtigten des UKD (Herrn Hauck) nach Zuarbeit durch die jeweiligen Strahlenschutzbeauftragten. Anzeige der Röntgen- und Lasereinrichtungen: Die Anzeige der Röntgeneinrichtungen erfolgt durch den Strahlenschutzbevollmächtigten nach Zuarbeit durch die jeweiligen Strahlenschutzbeauftragten und der Abteilung Medizintechnik. Die Anzeige der Lasereinrichtungen erfolgt durch den Betreiber (Kaufmännischer Direktor) nach Zuarbeit durch die jeweiligen Laserschutzbeauftragten und der Abteilung Medizintechnik Bestellung der Strahlen- und Laserschutzbeauftragten: Die Bestellung der Strahlenschutzbeauftragten erfolgt nach der Überprüfung der erforderlichen Fachkunde und Abschluss der Personalratverfahren durch den Strahlenschutzbevollmächtigten. Die Bestellung der Laserschutzbeauftragten erfolgt nach der Überprüfung der erforderlichen Fachkunde durch den Betreiber. Überwachung und Nachverfolgung gesetzlicher und behördlicher Auflagen: D04.1.6 übernimmt zentral die Überwachung und Nachverfolgung gesetzlicher und behördlicher Auflagen in Zusammenarbeit mit den Strahlenschutzbeauftragten und den weiteren erforderlichen Fachabteilungen. Zentrale Beschaffung, Verteilung und Überwachung der monatlichen Personendosimetrie: D04.1.6 ist zuständig für die zentrale Beschaffung der monatlich benötigten Film- und Ringdosimeter beim Materialprüfungsamt NRW (MPA Dortmund) im UKD. Von D04.1.6 werden die einzelnen Kliniken und Institute mit der benötigten Anzahl an Personendosimetern beliefert. Die Rückübersendung der getragenen Dosimeter zum MPA zwecks Auswertung erfolgt zentral durch D04.1.6 Die Überwachung der gesetzlich vorgeschriebenen Dosisgrenzen im Rahmen der Personedosimetrie erfolgt ebenfalls durch D04.1.6. Organisation und Durchführung von Behördenbegehungen: Die Terminierung, Einladung und Protokollierung von Begehungen aus besonderen Anlass oder Regelrevisionen durch die Behörden erfolgt durch D04.1.6. Organisation, Durchführung und Vermittlung von Fachkunde- und Kenntnisaktualisierungskursen: In unregelmäßigen Abständen erfolgen im UKD interne Aktualisierungskurse, dessen Durchführung und Organisation D04.1.6 in Zusammenarbeit mit dem BZG und bestimmten Kliniken übernimmt. Die Teilnahme ist für UKD-Mitarbeiter kostenlos. Die Anmeldung erfolgt über das BZG. Die Vermittlung von Aktualisierungskursen externer Anbieter bietet D04.1.6 jederzeit an. Vermittlung von Fachkunde- und Kenntniskursen: Die Vermittlung von Fachkunde- und Kenntniskursen externer Anbieter bietet D04.1.6 jederzeit an.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.5 Dezernat 04 Technik Überwachung der Logistik der radioaktiven Abfälle bzw. Entsorgung radioaktiver

Materialien: Alle zu entsorgenden radioaktiven Abfälle und Materialien werden im UKD zentral über die interne „Sammelstelle für radioaktive Abfälle“ nach Meldung der Strahlenschutzbeauftragten vor Ort gesammelt. Es ist immer die „Entsorgungsordnung für radioaktive Abfälle“ des UKD zu beachten. Erstellung und Aktualisierung der Strahlenschutzanweisungen: Die Erstellung, Aktualisierung und Verteilung an die Strahlenschutzbeauftragten der zentralen Strahlenschutzanweisung des UKD und der bereichsspezifischen Strahlenschutzanweisungen erfolgt über D04.1.6. Beratung zur Beschaffung von Strahlenschutztechnik: Die Beschaffung von Strahlenschutztechnik erfolgt durch die Abteilungen Materialwirtschaft und Medizintechnik im Einvernehmen bzw. auf Veranlassung des Strahlenschutzbevollmächtigten. Bei der Beschaffung von Gerätetechnik zur Erzeugung und Anwendung ionisierender Strahlung kann dieser beratend tätig werden. In jedem Falle ist er im Zuge der Beschaffung einzubeziehen, um die gesetzlich erforderlichen Maßnahmen (Gutachten, Anzeige, Genehmigung) einzuleiten. Organisation und Beauftragung von Sachverständigengutachten im Strahlenschutz: Die im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen (StrlSchV und RöV) bei Genehmigungen und Anzeigen erforderlichen Sachverständigenprüfungen werden durch behördlich bestimmte Sachverständige erbracht. Die Beauftragung sowie die Organisation der Durchführung erfolgt durch den Strahlenschutzbevollmächtigten in Zusammenarbeit mit der Abteilung Medizintechnik nach Zuarbeit durch die Strahlenschutzbeauftragten vor Ort.

Umweltschutz Gentechnik

Beantragung von Genehmigungen und Durchführung von Anmeldungen, Anzeigen und Mitteilungen nach dem Gentechnikrecht: Betreiber der gentechnischen Anlagen der Kliniken und Institute des UKD ist die HHU. Die Beantragung von Genehmigungen, bzw. das Ausführen von Anmeldungen, Anzeigen und Mitteilungen erfolgt durch Betreiber der gentechnischen Anlagen, dem Kanzler der HHU. Die Beantragung und Vorbereitung der Genehmigungsanträge bzw. Anmeldungs-; Anzeige- und Mitteilungsformalitäten erfolgt durch D04.1.6 nach Zuarbeit durch die jeweiligen Projektleiter den gentechnischen Anlagen. Beratung hinsichtlich der Antragsformulare: D04.1.6 ist zuständig für die Beratung der Projektleiter und Beauftragten für die Biologische Sicherheit der gentechnischen Anlagen der Kliniken und Institute des UKD. Bestellung der Projektleiter und Beauftragten für die Biologische Sicherheit: Die Bestellung der Projektleiter erfolgt nach der Überprüfung der erforderlichen Sachkunde durch den Betreiber. Die Bestellung der Beauftragten für die Biologische Sicherheit erfolgt nach der Überprüfung der erforderlichen Fachkunde und Abschluss der Personalratverfahren durch den Betreiber. Organisation und Durchführung von Behördenbegehungen: Die Terminierung, Einladung und Protokollierung von Begehungen aus besonderen Anlass oder Regelrevisionen durch die Behörden erfolgt durch D04.1.6.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.5 Dezernat 04 Technik Überwachung und Nachverfolgung gesetzlicher und behördlicher Auflagen:

D04.1.6 übernimmt zentral die Überwachung und Nachverfolgung gesetzlicher und behördlicher Auflagen in Zusammenarbeit mit den Projektleitern und den weiteren erforderlichen Fachabteilungen. Vermittlung von Sachkundekursen: Die Vermittlung von Sachkundekursen externer Anbieter für zukünftige Projektleiter und Beauftragte für die Biologische Sicherheit bietet D04.1.6 jederzeit an. Erstellung und Aktualisierung der Gen-Musterbetriebsanweisungen Die Erstellung und Aktualisierung der Gen-Musterbetriebsanweisungen erfolgt über D04.1.6. Die Musterbetriebsanweisungen sind von den Projektleitern auf die einzelnen bereichsspezifischen Gegebenheiten anzupassen. Beratung zur Beschaffung von sicherheitsrelevanten Einrichtungen (Sicherheits-werkbank, Autoklav): Die Beschaffung von sicherheitsrelevanten Einrichtungen erfolgt durch die entsprechenden Fachabteilungen in Zusammenarbeit mit dem Projektleiter vor Ort. Bei der Beschaffung ist D04.1.6 einzubeziehen, um die gesetzlich erforderlichen Maßnahmen (Anzeige, Mitteilung) einzuleiten. Im Vorlauf zur Beschaffung steht D04.1.6 den Projektleitern hinsichtlich der Beratung der unterschiedlichen Anforderungen an die Einrichtungen bei den einzelnen Sicherheitsstufen zur Verfügung.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.5 Dezernat 04 Technik Umweltschutz Abfallberatung Gefahrguttransporte Gewässerschutz

- Unterstützung der rechtskonformen Entsorgung durch:

Materialauswahl Abfallzuordnung Behälterauswahl interne und externe Begleitpapiere Entsorgerfirmen

- Organisation der Entsorgung aller im Klinikum erzeugten Abfälle - Erstellen und signieren elektronischer Begleitpapiere - Kontrolle der sachlichen Richtigkeit der Abfallrechnungen - Erfassung der Mengen und Kosten zur statistischen Auswertung - Er- und Bestellung interner Abfallbegleitscheine Alle betrieblichen Gefahrguttransporte, die außerhalb der kontinuierlichen Fahrten der Fahrdienste durchgeführt werden, sind dem Gefahrgutbeauftragten (Hr. Kiefler) frühzeitig zu melden, damit, wenn nötig, die notwendigen Beförderungspapiere nach Gefahrgutverordnung vorbereitet und bereit gestellt werden können. - Beratung und Unterstützung bei:

Erstellung der Begleitpapiere Gefahrguttransporten Auswahl und Beschaffung von Gefahrgutverpackungen, Gefahrgutkennzeichnungen, Gefahrgutfahrzeugen und Ausstattung Verpackung, Kennzeichnung und Versand medizinischer Proben

- Schulungen zum Gefahrguttransport nach § 6 GbV Vorbereitungen zum Lagern von wassergefährdenden Stoffen sind dem Gewässerschutzbeauftragten (Hr. Kiefler) mindestens sechs Wochen vorher zu melden. Das Errichten von genehmigungspflichtigen Anlagen, deren Änderungen und Demontage sind dem Gewässerschutzbeauftragten mindestens sechs Wochen vor Maßnahmenbeginn anzuzeigen. Daraufhin erfolgt eine Anzeige oder ein Änderungsantrag bei der zuständigen Behörde. - Beratung zum Gewässerschutz - Neu- und Änderungsanträge im Gewässerschutz - Behördenkontakte - Veranlassung von Wasserproben


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.6 Dezernat 05 IT-Management Betriebswirtschaft-liche Systeme

Beratung, Planung und Zuweisung bzw. Beantragungen von Berechtigungen und Genehmigungen Aufgrund der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Betriebswirtschaftliche Systeme direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Klinische Systeme und Subsysteme

Beratung, Planung und Zuweisung bzw. Beantragungen von Berechtigungen und Genehmigungen Aufgrund der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Klinische Systeme und Subsysteme direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Rechenzentrum - Betrieb

Beratung, Planung und Zuweisung bzw. Beantragungen von Berechtigungen und Genehmigungen Aufgrund der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Rechenzentrum - Betrieb direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Kommunikations-technik

Beratung, Planung und Zuweisung bzw. Beantragungen von Berechtigungen und Genehmigungen Aufgrund der Komplexität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Kommunikationstechnik direkt kontaktiert werden. siehe auch Intranet-Seite der Einrichtung

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.7 Tochtergesellschaften Erteilung von Park-berechtigungen und Einfahrts-genehmigungen

Parkberechtigungen und Einfahrtsgenehmigungen werden auf Antrag genehmigt. Ansprechpartner: Frau Rosemarie Krebs , Tel. (0211) 81-17792 , Abteilung Logistik D 03.3.1 Die Anträge sind im Intranet unter Logistik/Parkraumbewirtschaftung herunterzuladen, auszufüllen und an Frau Krebs zur weiteren Bearbeitung und Genehmigung weiterzuleiten.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.8 Unternehmenskommunikation Übersetzungs-leistungen

Die Bestellung erfolgt durch Blockzettel und Angabe der Kostenstelle. Zur Bestellung ist nur ein vom jeweiligen Vorgesetzten bevollmächtigter Personenkreis berechtigt. Mit seiner Unterschrift erklärt sich der Anfordernde mit der Belastung der angegebenen Kostenstelle und Kostenart einverstanden. Die Bestellung per E-Mail unter Angabe der Kostenstelle ist ebenso möglich. Die Unternehmenskommunikation geht in diesem Falle davon aus, dass der Unterzeichnende zu o. g. Personenkreis gehört. Über die Vergabe von Leistungen an Dritte entscheidet die Unternehmens-kommunikation.

Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.9 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Öffentlichkeitsarbeit

Aufgrund der Komplexität und Sensibilität dieses Themengebietes, muss für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen der Bereich Presse und Öffentlichkeitsarbeit direkt kontaktiert werden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.10 Betriebsärztlicher Dienst Einstellungsuntersuchungen

Einstellungsuntersuchungen sollen vor Beginn der Tätigkeit nach Terminabsprache erfolgen.

Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen

Untersuchung auf gesetzlicher Grundlage und nach Gefährdungsbeurteilung, ebenfalls mit Terminabsprache

Impfungen

Dienstag 12.30 – 15.30 Uhr ohne Terminabsprache

Blutentnahmen

Mo., Di., Do. und Fr. 8.00 – 11.00 Uhr ohne Terminabsprache

Umgebungsuntersuchungen

In Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsamt nach Erfassung der Kontaktpersonen durch hygienebeauftragte Ärzte

Beratung zu arbeitsbedingten Erkrankungen, Wiedereingliederungen u. ä.

Individuelle Beratung nach Terminabsprache, Begleitung von Wiedereingliederungs-maßnahmen in Zusammenarbeit mit der Schwerbehindertenvertretung, Personalabteilung und gegebenenfalls dem Personalrat.

Arbeitsplatzbegehungen und Unterweisungen

Routinemäßig oder anlassbezogen

Gesundheitsschutz / Prävention

Der Betriebsärztliche Dienst ist Ansprechpartner und Berater in allen Fragen der Prävention / Rehabilitation sowie zu Maßnahmen des Gesundheitsschutzes.

Mutterschutz

Ergänzende Beratung bei Fragen des beruflichen Einsatzes einschließlich Bestimmung der Immunitätslage (z.B. CMV, Parvovirus 19)

Öffnungszeiten: Mo – Di 7.30 – 16.00 Mi – Fr 7.30 – 15.30


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.11 Arbeitssicherheit

Bestellung von Dienstleistungen erfolgt generell über e-Mail oder Telefonat an den jeweilig aufgeführten Ansprechpartner (siehe Auflistung Produktgruppe Dienstleitung) bzw. über die Leitung, Frau Pfingsten, Tel. 16156 Die Fachkräfte für Arbeitssicherheit sind Ansprechpartner für alle Fragen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, insbesondere aber Hilfestellung bei

Gefährdungsbeurteilungen Betriebsanweisungen Unterweisungen Erstellen Gefahrstoffkataster Kontaktstelle zur Unfallkasse NRW und zur Bezirksregierung Düsseldorf Abt.

Arbeitsschutz und Abt. Umweltschutz Mitwirkung bei der Auswahl und Erprobung der PSA und Unterstützung bei der Beschaffung arbeitssicherheitsrelevanter Produkte: (siehe Prozessbeschreibungen abrufbar im Intranet des UKD) Bereitstellung von Informationen Intranetseite Arbeitssicherheit (Intranet -> Einrichtungen -> Arbeitssicherheit )

Arbeitsschutzordner Handlungshilfen zu Gefährdungsanalysen Musterbetriebsanweisungen Grundinformationen Produktinformationen Unfallstatistik PSA (Persönliche Schutzausrüstung) Katalog Termine

- Unfalluntersuchungen und Berufskrankheiten - Anfragen Gefahrstoffmanagement - Stellungnahmen zu arbeitssicherheitsrelevanten Fragestellungen - Schulungen von Sicherheitsbeauftragten


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.12 Zentralsterilisation Aufbereitung von Sterilgut

Die benutzten wieder verwendbaren Medizinprodukte werden in der ZSVA, im Dekontaminationsbereich, abteilungsbezogen, einem Reinigungs- und Desinfektions-prozess zugeführt. Auf der Reinen Seite erfolgt die Überprüfung, Pflege, Sortierung und Verpackung. Die Medizinprodukte sind den einzelnen Bereichen zugeordnet indem jedes Set über eine Codierung verfügt. Nach dem entsprechenden Sterilisationsverfahren werden die Güter freigegeben, kommissioniert und den jeweiligen Abteilungen zugeordnet. Der Rücktransport zum Anwender kann über die AWT Anlage erfolgen oder aber über den Transportdienst (fahrbar über die Straße). Universell wieder verwendbare Güter werden vom Nutzer über den „Sterilgutanforderungsschein“ kostenstellenbezogen geordert. Reparaturbeschaffungen werden in der ZSVA kostenstellenbezogen beauftragt und beschafft. Neubeschaffungen gegen je nach Größenordnung (Beschaffungsantrag) über die jeweilige Abteilung. Grundinstrumenten werden über die jeweilige Kostenstelle von der ZSVA bestellt.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.13 Abteilung MPG, Ltd. MP – Beauftragter & Ltd. MP - Sicherheitsbeauftragter Er ist im Rahmen seiner Aufgaben in Bezug auf die Vorschriften des MPG, der

MPBetreibV und MPSV weisungsfrei und allen anderen Personen gegenüber weisungsbefugt. Er ist berechtigt, der Klinikleitung jederzeit direkt über bekannt gewordene Mängel in der Einhaltung des MPG, der MPBetreibV und MPSV zu informieren und zu berichten. Resultierend aus den Anforderungen der Bestimmungen umfassen die Aufgaben, Pflichten und Rechte des Ltd. Medizinprodukten (Ltd. MP-Beauftragter) bzw. Ltd. Medizinproduktesicherheitsbeauftragten (Ltd. MP-Sicherheitsbeauftragter) die Sicherstellung, dass - die Betreiber- und Anwenderpflichten aus den o. g. Gesetzen und Verordnungen in allen Betriebsstätten des UKD eingehalten werden. Zu diesem Zweck ist er behilflich bei der Erstellung einer allgemeinen Betriebs- und Dienstanweisung für die jeweilige Betriebsstätte. Er ist dafür verantwortlich, dass diese Anweisungen den sich ändernden Gesetzen und Verordnungen angepasst und den Mitarbeitern durch Schulungen (in Zusammenarbeit mit dem Bildungszentrum für Kompetenzentwicklung im Gesundheitswesen, BZG) und Veröffentlichungen bekannt gemacht (in Zusammenarbeit mit den zuständigen Abteilungen und der Abteilung Medizintechnik des UKD) und eingehalten werden. - die Anwender sowie die gesamte Abteilung jederzeit Einsicht in alle MP-Bücher der Medizinprodukte in ihrem Tätigkeitsbereich haben. - er die MP-Beauftragten in ihrem Zuständigkeitsbereich, in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben für die Umsetzung und Einhaltung des MPG, der MPBetreibV und der MPSV berät und unterstützt. - alle MP-Verantwortlichen, MP-Beauftragten und Anwender über die geltenden Vorschriften informiert werden. Hierzu baut er das bereits bestehende Intranet als Informationsforum weiter aus. - neue Medizinprodukte (gem. Anlage 1, der MPBetreibV) nur betreiben und anwenden,

wenn zuvor der Hersteller oder eine dazu befugte Person dieses Medizinprodukt am Betriebsort einer Funktionsprüfung unterzogen hat und die vom Betreiber beauftragte Person (Anwender) anhand der Gebrauchsanweisung sowie beigefügter sicherheitsbezogener Informationen in die sachgerechte Handhabung und Anwendung und den Betriebs des Medizinproduktes sowie in die zulässige Verbindung mit anderen Medizinprodukten, Gegenständen und Zubehör eingewiesen hat.

Er ist zuständig - für die korrekte Erstellung und Weiterleitung von Meldungen nach § 3 MPBetreiV an BfArM und PEI alle Meldungen, die von Mitarbeitern gemacht werden, sind unverzüglich an ihn zu senden. - Er prüft den Sachverhalt und stellt sicher, dass die Meldungen sach- und fachgerecht (keine schützenwerte Daten enthaltend) an die entsprechende Aufsichtsbehörde weitergeleitet werden. Er berät die MP-Verantwortlichen vor Ort bei der Erarbeitung und die MP-Beauftragten bei der Umsetzung von Korrektiven Maßnahmen. - für die zeitnahe Weiterleitung von Meldungen der Aufsichtsbehörden an die Anwender und beauftragten Personen. Er stellt sicher, dass Korrektive Maßnahmen, die durch die Aufsichtsbehörden gefordert werden, umgehend eingeleitet und die Durchführung entsprechend der Verordnung dokumentiert werden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.13 Abteilung MPG, Ltd. MP – Beauftragter & Ltd. MP - Sicherheitsbeauftragter Im Rahmen von Meldungen zum und vom BfArM und PEI ist er weisungsfrei gestellt. Es

gehört zu seinen Aufgaben, an allen Begehungen durch Aufsichtsbehörden (Regierungspräsidium und Gesundheitsamt) teilzunehmen und der Klinikleitung sowie der Hygienekommission über die Ergebnisse bei Bedarf zu berichten, diese Begehungen sind ihm rechtzeitig mitzuteilen. Er unterstützt die MP-Verantwortlichen und MP-Beauftragten bei der Behebung von Mängeln, die durch die Aufsichtsbehörden festgestellt werden. Er ist in allen Beschaffungsprozessen die das MPG, der MPBetreibV und MPSV betreffend, mit einzubeziehen und zu informieren. Er wird beauftragt und ist berechtigt, in allen Bereichen des UKD nach vorheriger Absprache mit den Bereichsleitungen eigene Begehungen und Kontrollen auf Einhaltung der MPBetreibV und MPSV im Sinne freiwilliger Audits durchzuführen.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.14 Institut für Klinische Chemie und Laboratoriumsdiagnostik - Zentrallabor Untersuchungen für die Krankenversorgung Wissenschaftliche Projekte Spezial-untersuchungen Versand von Studienproben Hinweis zu Humangenetischen Untersuchungen

Labordiagnostische Untersuchungen (Klinische Chemie, Hämatologie, Hämostaseo-logie, Molekulare Diagnostik) für alle stationären und ambulanten Patienten des Universitätsklinikums werden durch das Zentralinstitut für Klinische Chemie und Laboratoriumsdiagnostik – Zentrallabor – (ZL) erbracht. Das Zentrallabor ist „rund um die Uhr“ besetzt und nimmt kontinuierlich Laboraufträge mit Proben für Notfall-, Routine- und Spezialuntersuchungen an. Ergebnisse für Notfalluntersuchungen werden innerhalb einer Stunde als Vorläufige Wertübermittlung beim Einsender ausgedruckt, Befunde für Basisuntersuchungen innerhalb eines halben Tages. Nach Vereinbarung ist bei akuter Indikation (z. B. Lebensgefahr, intra-OP) eine noch raschere Diagnostik möglich, hier ist jedoch die Probentransportlogistik zwingend einzubinden (Informationen über die Leitstelle des Zentrallabors, Tel. 17759). Hinweise zur Ablauforganisation finden sich auf den Institutsseiten im Intranet unter Zentrallabor:

- Präanalytik: Anforderungsverfahren für Laboruntersuchungen; Anforderungs- scheine (mit Leistungsspektrum); empfohlene Probengefäße; Einverständnis- erklärungen für molekulargenetische Untersuchungen - Analytik: Leistungsverzeichnis; Laborbriefe zur Analytik - Postanalytik: Hinweise zur elektronischen Befundauskunft, Befundarten, Messunsicherheit (einschließlich Berechnungsmodul); Einverständniserklärung zur Befundübermittlung an externe Ärzte - Studien: Merkblatt und Antragsformular für Studienuntersuchungen

Seltene spezielle Untersuchungen, die nicht durch das ZL erbracht werden (z.B. bei zu kleiner Untersuchungsserie), werden durch das ZL auf besondere präanalytische Anfor-derungen (z. B. spezielle Abnahmebedingungen, Kühlkette) und hinsichtlich der medizinischen Indikation geprüft. Die Untersuchungsprobe wird nach Rücksprache mit dem einsendenden Arzt durch das ZL an ein für die Spezialuntersuchung ausgewiesenes und akkreditiertes externes Labor weitergeleitet. Der externe Laborbefund wird durch das ZL an die einsendende Station sofort weitergegeben und im Laborinformationssystem dokumentiert. Informationen zu labormedizinischen Untersuchungen, die bisher nicht im Leistungskatalog des ZL enthalten sind, können über die Leitstelle des Instituts (17759), erfragt werden, die die Anfrage ggf. an den laborärztlichen Dienst weiterleitet. Anfragen sind auch per Fax (19039) oder per E-Mail [email protected] möglich. Eine Beauftragung externer Laboratorien für labormedizinische Untersuchungen der stationären und ambulanten Krankenversorgung ohne Einbeziehung des Zentrallabors ist nicht zulässig. Das ZL unterstützt bei wissenschaftlichen Projekten außerhalb der regulären Krankenversorgung auf Wunsch die Organisation des externen Probenversands, wenn die Leistungen nicht durch das ZL erbracht werden können oder wenn dies die Studienbedingungen erfordern. Für humangenetische Untersuchungen ist eine vorherige Aufklärung und Einver-ständniserklärung gesetzlich vorgeschrieben. Die Untersuchung oder der Versand von Untersuchungsproben wird erst nach Vorliegen der Einverständniserklärung durchgeführt.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.15 Institut für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin Qualitätssicherung Transfusionsmedizin Blutkomponenten Regelung der Transfusionsmedizin Eigenblut Rückgabe s. QS-Handbuch Hämotherapie

Grundlage für das verfügbare hämotherapeutische Produktsortiment ist die aktuelle Produktliste des Instituts für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin und der UKD Apotheke (siehe QS-Handbuch Hämotherapie). Bei der Behandlung mit Blutkomponenten ist das Qualitätssicherungshandbuch für Transfusionsmedizin und Hämotherapie des UKD auf Grundlage der aktuellen Richtlinie zur Gewinnung von Blut und Blutbestandteilen und zur Anwendung von Blutprodukten (Hämotherapie) zu berücksichtigen. Anforderungen von Blutkomponenten erfolgen mit dem Beleg 18.1 „Trans-fusionszentrale“ mit Pat.-Klebeetikett durch den zuständigen Arzt unter Angabe von klinischer Diagnose, Transfusionsanamnese, blutgruppenserologischen Untersuchungs-ergebnissen, zeitlicher Dringlichkeit und des vorgesehenen Transfusionstermins. Blutkomponenten sind Arzneimittel. Die Anforderung entspricht einem Rezept und ist mit Stempel und Unterschrift des Arztes gültig. Nur in lebensbedrohlichen Notfällen darf der Anforderungsschein nachgereicht werden. Ein Bedarf an patientenbezogenen Einzelzubereitungen ist vorab ärztlich zwischen der anfordernden Klinik und dem Institut für Hämostaseologie und Transfusionsmedizin abzustimmen. Einer Bestellung von Eigenblut geht der Spendevorgang mindestens eine Woche voraus. Für die Anforderung von Eigenblut ist ebenfalls der Beleg 18.1 zu verwenden. Blutkomponenten, die nicht transfundiert wurden, müssen an die Transfusionszentrale (IHTM) zurückgegeben werden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.16 Institut Transplantationsdiagnostik und Zelltherapeutika Immungenetische Transplantations-diagnostik - HLA-Typisierung - HLA-Antikörper- Diagnostik - Chimärismus- Analyse

Hämatopoetische Stammzelltransplantation o Identifikation eines Familienspenders o Vorbereitung zur Fremdspendersuche o Fremdspender für Patient

Nierentransplantation Corneatransplantation Herztransplantation HLA-assoziierte Krankenheiten (z.B. DQB1*0602-Narkolepsie) HLA-assoziierte Medikamentenunverträglichkeit (z.B. B*5701-Abacavir bei HIV-

Patienten)

Hämatopoetische Stammzelltransplantation Nierentransplantation Corneatransplantationen Herztransplantationen

Nach hämatopoetischer Stammzelltransplantation

Zentrale GMP-Anlage Anleitung und Überprüfung zur GMP-konformen Herstellung von Blutprodukten Zellaufreinigung und Kryokonservierung im Auftrag

José-Carreras-Cord-Blood-Bank und GMP- Management

Hämatopoetische Stammzelltransplantation: Herstellung allogener unverwandter Stammzelltransplantate aus Nabelschnurblut unter Zulassungsbedingungen Herstellung gerichteter allogener Stammzelltransplantate bei Indikation innerhalb der Familie

Such- und Transplantationskoordination Internationale Suche nach einem unverwandten allogenen Nabelschnurbluttransplantat

Herstellung autologer mononukleärer Stammzelltransplantate zur applikation bei Akutem Infarkt, Chronisch ischämischer Herzerkrankung PAVK

Komplettes GMP-Management Erstellung von SOP´s und Genehmigungsanträgen (Bezirksregierung und Paul-Ehrlich-Institut) für andere Kliniken

Zelltherapeutika aus Knochenmark und peripherem Blut

Herstellung kryokonservierter autologer Stammzellpräparate aus peripherem Blut oder KM Herstellung allogener Stammzellpräparate aus peripherem Blut oder KM Herstellung von Donor-Lymphozyten Entnahme von Granulozytenkonzentraten bei verwandten Spendern Entnahme von mononukleären Zellen, Thrombozyten und Blutplasma siehe auch: http://intranet/deutsch/institute/InstitutfrTransplantationsdiagnostikundZelltherapeutikaITZ/teamkontakt/page.html


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.17 Institut für Medizinische Mikrobiologie und Krankenhaushygiene Routine- und Spezial-untersuchungen Wissenschaft-liche Projekte

Sämtliche mikrobiologische (bakteriologische, mykologische, parasitologische, post-infekt) Labordiagnostik sowie die mikrobiologisch - infektiologische Beratung / Konzile sowie die umfassende krankenhaushygienische Versorgung für alle stationären und ambulanten Patienten sowie für die Funktionsbereiche des Universitätsklinikums werden durch das Institut für Medizinische Mikrobiologie und Krankenhaushygiene (IMMK) erbracht. Seltene spezielle Untersuchungen, die nicht durch das IMMK erbracht werden (z.B. bei zu kleiner Untersuchungsserie) werden durch das IMMK auf besondere präanalytische Anforderungen (z. B. spezielle Abnahmebedingungen, Kühlkette) und hinsichtlich der medizinischen Indikation geprüft. Die Untersuchungsprobe wird nach Rücksprache mit dem/der einsendenden Arzt/Ärztin durch das IMMK an ein für die Spezialuntersuchung ausgewiesenes externes Labor (z.B. Nationales Referenzzentrum, Robert Koch Institut, u.a.) weitergeleitet. Der externe Laborbefund wird durch das IMMKH an den / die Einsender / Einsenderin sofort weitergegeben und im Laborinformationssystem dokumentiert. Informationen zu mikrobiologischen und krankenhaushygienischen Untersuchungen, die bisher nicht im Leistungskatalog des IMMK enthalten sind, können über den leitenden Oberarzt (12490) und das Qualitätsmanagement (14765) des Instituts erfragt werden. Anfragen sind auch per Fax (15906) oder per E-Mail [email protected] möglich. Eine Beauftragung externer Laboratorien für mikrobiologische und krankenhaushygienische Untersuchungen der stationären und ambulanten Krankenversorgung ohne Einbeziehung des IMMK ist nicht zulässig. Das IMMK unterstützt bei wissenschaftlichen Projekten außerhalb der regulären Krankenversorgung auf Wunsch die Organisation des externen Probenversands, wenn die Leistungen nicht durch das IMMK erbracht werden können oder wenn dies die Studienbedingungen erfordern.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2 Verfahrensbeschreibung 4.2.3 Beschaffung von Dienstleistungen 4.2.3.18 Institut für Virologie Virologische Routine- und Spezial-untersuchungen

Sämtliche virologische Labordiagnostik für alle stationären und ambulanten Patienten des Universitätsklinikums wird durch das Institut für Virologie (IfV) erbracht. Zu der Erstellung der Laborbefunde gehört eine fachärztliche Stellungnahme bzw. Interpretation, die in einzelnen Fällen auch eine direkte Kontaktaufnahme mit dem klinischen Kollegen einschließt. Seltene spezielle Untersuchungen, die nicht durch das IfV erbracht werden (z.B. bei zu kleiner Untersuchungsserie) werden durch das IfV auf besondere präanalytische Anforderungen (z. B. spezielle Abnahmebedingungen, Kühlkette) und hinsichtlich der medizinischen Indikation geprüft. Die Untersuchungsprobe wird nach Rücksprache mit dem einsendenden Arzt durch das Institut für Virologie an ein für die Spezialuntersuchung ausgewiesenes externes Labor (z. B. Nationales Referenzzentrum, Robert Koch-Institut) weitergeleitet. Der externe Laborbefund wird durch das Institut für Virologie an die einsendende Station sofort weitergegeben und im Laborinformationssystem dokumentiert. Informationen zu labormedizinischen Untersuchungen, die bisher nicht im Leistungskatalog des Instituts für Virologie enthalten sind, können über die Leitstelle des Instituts (Tel. 12397) und den leitenden Oberarzt Prof. Adams (Tel. 14536), erfragt werden. Anfragen sind auch per Fax (12227) möglich. Eine Beauftragung externer Laboratorien für virologische Untersuchungen der stationären und ambulanten Krankenversorgung ohne Einbeziehung des Instituts für Virologie ist nicht zulässig.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.4. Bestellung von Instandhaltungsleistungen 4.2.4.1. Dezernat 05 IT Informationsmanagement – Instandsetzung von Rechnersystemen Auftragsannahme Reparatur / Verschrottung/ Ersatzkauf Wartung

Die Auftragsannahme zur Instandsetzung eines defekten Rechnersystems erfolgt im Bereich GKD-Computerservice telefonisch unter 04000 oder schriftlich über E-Mail. Dabei ist die zu belastende Kostenstelle bzw. die auf dem Gerät befindliche Ident-Nr. des defekten Gerätes unbedingt mit anzugeben, um eine zeitnahe Instandsetzung zu gewährleisten. Ist diese Fehlerbehebung nicht möglich, muss die weitere Verfahrensweise - Reparatur oder Verschrottung und Ersatzkauf - zwischen dem Dezernat 05– Informationsmanagement / GKD-Computerservice und der betreffenden Einrichtung abgestimmt werden. Grundlagen für eine Anforderung sind der Umfang und die Zweckbestimmung verfügbarer Haushaltsmittel. Es wird auf die wirtschaftlichen Kriterien basierende Vergabeentscheidung geachtet. Die Einrichtung wird informiert. Aufträge werden nur von den im Konzerneinkauf berechtigten Mitarbeitern ausgelöst. Ist eine Reparatur außerhalb des Klinikums notwendig, erfolgt der Hin- und Rücktransport des Rechnersystems durch den Lieferanten (Bring-In-Service im Rahmen der Servicebestellung des Rechnersystems). Vorbeugende Wartungen (ohne Vertrag) werden zumeist vom Dezernat 05 - Informationsmanagement veranlasst und vom Konzerneinkauf beauftragt. Sie werden nach fachlicher Maßgabe der Einrichtung zur Erhaltung der Einsatzfähigkeit ohne konkrete Instandhaltungsursache festgelegt. Wartungsverträge werden durch das Dezernat 05 – Informationsmanagement und dem Konzerneinkauf mit den Lieferfirmen der Systeme bzw. mit den wartungsbeauftragten Firmen abgeschlossen. Die Firmen werden nach vorheriger Fehlermeldung durch die Fachabteilung D 05 IT vom Konzerneinkauf beauftragt, wenn ein Fehler im System aufgetreten ist. Die Erfüllung der Wartungsverträge wird vom Dezernat 05 - Informationsmanagement überwacht. Die Wartungsarbeiten sind von den Einrichtungen zu kontrollieren.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.4. Bestellung von Instandhaltungsleistungen 4.2.4.2. Dezernat 04 , D04.6 Medizintechnik – Auftragsannahme, Instandsetzung und Geräteprüfung Dezernat 04 Störungs- und Auftragsbearbeitung Tel. 18888, 18088, 19912-15 Kostenvoranschlag Aussonderung

Nach Annahme einer Störung durch die Zentralen Störungsannahme Tel. 18888, 18088 und Master-Nr. 1xxxx, die die Störungsmeldung ausführlich und für den Instandhalter aussagefähig aufnimmt und in SAP-PM / HSD dokumentiert, erfolgt eine Meldung an den jeweiligen Werkstattbereich D04.6 oder anderer Fachbereiche D04.2, D04.3. D04.4 zur Abarbeitung interner Aufträge. Die jeweiligen verantwortlichen Meister organisieren den Eigenservice. Die Störungsmeldung soll künftig auch über eine Web-Funktion möglich werden. Die Auftragsvergabe insgesamt erfolgt z. Z. über SAP-PM (geplant neue Software HSD). Bei Auftragsfremdvergabe erfolgt bei D04.6 eine Auftragskennung damit eine PM-Banf an den Einkauf erstellt wird, wobei der PM / HSD- Auftragstext von dem jeweiligen Sachbearbeiter für die Servicefremdvergabe erstellt wird, mit Störungsmeldung, -ursache soweit das möglich ist, exakt formuliertem Dienstleistungsauftrag, ggf. mit Hinweisen zur Vorlage eines KVA´s oder der Pflicht vor Instandsetzung Kontakt mit der Fachabteilung aufzunehmen, ggf. mit Angabe von Terminen, Angabe von Personen zur Terminabstimmung, etc., der dann eine MM-Bestellung auslöst, für folgende Maßnahmen: - Instandsetzungen durch Fremdfirma oder GKD - Inspektions- / Betriebswartungen - Alle technischen Prüfungen wie z. B. STK, MTK, BGVA3, Konstanzprüfungen etc. Diese Aufträge werden von der Fachabteilung D04.6 Medizintechnik geplant und durch eine Bedarfsanforderung (SAP-PM-Banf), mit einer generierten PM-Auftrags-Nr. an den Einkauf gerichtet. Von dort werden grundsätzlich alle Bestellungen mit einer Bestell-Nr. erteilt. In besonderen Dringlichkeitsfällen kann dem Anfordernden in der Klinik bzw. dem Institut die PM-Auftrags-Nr. zur Serviceabstimmung mit dem Dienstleister, bekannt gegeben werden. Eine auf dem Gerät angebrachte ID-Nr. (gelber Aufkleber = Technik) zeigt an, dass dieses Gerät durch das technische Dezernat 04 Technik, bzw. Medizintechnik betreut wird. Aufträge werden abgelehnt wenn: - Instandsetzungsmaßnahmen werden nicht durchgeführt, wenn das Medizinische Gerät sein technisches Funktionsende erkennbar erreicht hat - keine Ersatzteile mehr verfügbar sind - eine Herrichtung mit einem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand nicht mehr sichergestellt ist. - die Instandsetzung den Zeitwert übersteigt bzw. die bisherigen Instandsetzungsaufwendungen die Investitionskosten übersteigen. - wenn keine MPG-konforme Instandsetzung möglich ist - bei unklaren Eigentumsverhältnissen, - aus sicherheitstechnischen Gründen Die Ziele der Instandhaltung medicotechnischer, labortechnischer und radiologischer Geräte und Systeme sind: - Gewährleistung hoher Verfügbarkeit der Geräte, - gleich bleibende Qualität sowie - angemessene Kosten unter Beachtung betriebswirtschaftlicher Gesichtspunkte. Die Auftragsvergabe erfolgt auf der Basis von wirtschaftlichen und technisch realisierbaren Kriterien. In der Regel nimmt die Servicefirma nach Übersendung der Bestellung Kontakt mit dem Anwendungsbereich auf. Für technische und/oder betriebswirtschaftlich nicht mehr zu vertretende Instandsetzungen wird der Anwendungsbereich hiervon von D04.6 oder anderen Fachbereichen, die das Med-Produkt betreuen in Kenntnis gesetzt.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.4. Bestellung von Instandhaltungsleistungen 4.2.4.2. Dezernat 04 Technik, D04.6 Medizintechnik – Auftragsannahme, Instandsetzung und Geräteprüfung Instandsetzung Hinweis für MF ► Wartung Hinweis für MF ► Herr Storm QM Ltd. MP-Beauftragter und Sicherheits- beauftragter

Ablauf der Geräteinstandsetzung Instand zu setzende Geräte, Instrumente, Zubehörteile und Ersatzteile werden je nach Anforderung, Erfordernis oder aus Dringlichkeits- oder sonstigen Gründen - in der Einrichtung durch D04.6 oder anderen D04- Fachabt. Instand gesetzt, - aus der Einrichtung auf Veranlassung vom Nutzer vom Geländetransportdienst in die Werkstatt gebracht und wieder abgeholt, - in Dringlichkeitsfällen auch von der Werkstatt abgeholt und nach Instandsetzung wieder in die Einrichtung zurück gebracht - die Abholung organisiert und nach Bearbeitung - von der Abt. D04.6 über das technische Magazin an die Servicefirma versandt. - von Servicefirmen in der Einrichtung instand gesetzt, - von Servicefirmen abgeholt/zurückgebracht. Die Wahl des jeweils günstigsten Weges trifft D04.6 in Absprache mit dem Anwendungsbereich. Geräteinstandsetzungen für die MF erfolgen nur im Rahmen der Budgets oder mit Genehmigung durch den Verwaltungsleiter. Alle den Auftragsvorgang begleitenden Unterlagen, wie Serviceberichte, Prüfprotokolle etc. sind D 04.6 zuzuleiten, sie sind Bestandteil der Auftrags- und Geräteunterlagen und müssen im Medizinproduktebuch dokumentiert werden. Die Dokumentation erfolgt von den jeweiligen, das Med.-Produkt betreuenden Fachabteilungen. Gerätewartungen Für Gerätewartungen sind zwei Verfahren möglich: - vorbeugende Wartung oder - Wartung per Wartungsvertrag gemäß Herstellerangaben. Die vorbeugende Wartung kann nach fachlicher Maßgabe der Fachabteilung D04.6 oder anderer zuständiger D04- Fachabteilungen (D04.2, D04.3) in Abstimmung mit dem Anwendungsbereich zur Erhaltung der Einsatzfähigkeit ohne konkrete Instandsetzungsursache festgelegt werden. Ergibt sich bei der vorbeugenden Wartung, dass eine Instandsetzungsmaßnahme erforderlich wird, so erfolgt hierfür eine separate Beauftragung. Wartungsverträge werden durch D04.6 oder andere zuständige D04- Fachabteilungen (D04.2, D04.3) vorbereitet und vom Konzerneinkauf zum Abschluss gebracht. Sie werden nur in Ausnahmefällen abgeschlossen für: - zentrale Großgeräte des Klinikums - Geräte mit Wartungsvertragsauflagen (z.B. Bundesgesundheitsamt) - Geräte mit signifikanter Bedeutung für das Klinikum - lebenserhaltende Geräteanlagen (z.B. Narkose-/Beatmungstechnik)) - hoch verschleißende und wartungsintensive Anlagen (z.B. OP-Tische). - wenn wirtschaftliche Gründ dafür sprechen. - wenn bei Miet- oder Leasingverträgen ein Abschluss des Wartungsvertrages verpflichtend ist. Die Erfüllung der Wartungsverträge wird von D04.6. seitens der erbrachten Serviceleistungen sowie kfm. vom Konzerneinkauf überwacht. Die entsprechenden Unterlagen sind den v. g. Abteilungen zuzuleiten. Wartungsverträge für die MF erfolgen nur im Rahmen der zugewiesen Budgets. Meldungen von Vorkommnissen entsprechend der Medizinprodukte Sicherheitsplan Verordnung (MPSV) sind erst über den leitenden MP-Sicherheitsbeauftragten dem Bfarm zu melden.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.4. Bestellung von Instandhaltungsleistungen 4.2.4.2. Dezernat 04 Technik, D04.6 Medizintechnik – Auftragsannahme, Instandsetzung und Geräteprüfung Geräteprüfung Neu-/ Ersatzanschaffung Reparaturkosten

Geräteprüfungen Medizintechnische Geräte unterliegen einer Reihe gesetzlicher Bestimmungen: - der Medizinprodukte Betreiber Verordnung (MPBetreibV) - dem Medizinproduktegesetz (MPG) - der Medizinprodukte Sicherheitsplanverordnung (MPSV) - den einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften (UVV) - dem Eichgesetz - der Rö-Verordnung - der Strahlenschutzverordnung und - der Aufsicht der Staatlichen Aufsichtsämter. Für den überwiegenden Teil der Medizin-, Labor- und Strahlentechnischen Geräte und Apparaturen der Kliniken und Institute führt D04.6, eingeschränkt auch D04.2 und D04.3 für fachspezifische, Geräte und Anlagen entsprechend § 7 und § 8 der MPBetreibV - ein Bestandsverzeichnis und - Medizinproduktebücher für Geräte gemäß der Anlage I und II. Neben einer Reihe anderer Aktivitäten organisiert und überwacht D04.6, D04.2 und D04.3 für fachspezifische Geräte und Anlagen die verschiedensten vorgeschriebenen Prüfungen der Geräte und Systeme. Bei Neu- oder Ersatzanschaffungen von medizinischen Geräten ist D04.6 grundsätzlich zu informieren. Sie wird die Geräte in das Bestandsverzeichnis aufnehmen, gegebenenfalls ein Medizinproduktebuch anlegen und das Gerät entsprechend der Vorschriften in den Prüfplan aufnehmen. Betriebswirtschaftliche Geräteunterlagen D04.6, D04.2 und D04.3 für fachspezifische Geräte und Anlagen, führen für jedes Gerät ein elektronisches, computerverwaltetes Medizinproduktebuch, in dem alle servicetechnischen, auch betriebswirtschaftliche Dokumente eingepflegt sind/werden, die nach fertiger Einrichtung (SAP- PM- HSD) über eine digitale Anfrage (Web-Funktion) auch vom Anwender (berechtigter Med.-Produktebeauftragter) eingesehen werden können.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 4. Ablauforganisation 4.2. Verfahrensbeschreibung 4.2.4. Bestellung von Instandhaltungsleistungen 4.2.4.3. Dezernat 04 Technik, - Technisches Servicezentrum und Gebäudeautomation Bauinstandhaltung Dezernat 04 Technik D04.4 Bauunterhaltung Störungsmeldungen Betriebs- oder technische Zentrale Tel.18888 Dezernat 04 Technik Wartung und Instandhaltung von Gebäuden und haustechnischen Anlagen Dezernat 04 Technik

Bauinstandhaltungen sind Leistungen, die zur Wiederherstellung des Sollzustandes dienen und die weitere Nutzungsfähigkeit der jeweiligen Nutzungseinheit gewährleisten. Die Anforderungen an Bauinstandhaltungen oder Bauinstandsetzungen (Reparaturen) werden durch den jeweiligen Nutzer bei der Bauabteilung D04.4 beantragt. Die Abarbeitung erfolgt durch Personal des Universitätsklinikums oder durch den Einsatz von Jahreszeitvertragsfirmen bzw. durch die Tochter GKD. Der Anfordernde meldet Art und Ort der Störung sowie die zu belastende Kostenstelle telefonisch unter der Rufnummer 18888 in der Betriebszentrale. Dort wird die in SAP generierte Störungsmeldung an die zuständige Fachabteilung im Dezernat 04 weitergeleitet. Die entsprechende technische Fachabteilung prüft und legt fest, wie die Bearbeitung der Problemmeldung in Hinsicht auf die Realisierbarkeit durch Eigenpersonal oder Fremdfirma erfolgt. Die Störmeldung wird dann entsprechend entweder in einen internen Arbeitsauftrag umgewandelt oder über einen externen Auftrag über den Konzerneinkauf fremd vergeben. Die Realisierung erfolgt nach Terminabsprache zwischen anfordernder Stelle und Fachabteilung des Dezernates 04. Wartung und Instandhaltung von haustechnischen Geräten und Anlagen Durch regelmäßige Wartung und Instandhaltungsmaßnahmen wird gewährleistet, dass der Sollzustand in der Funktionalität eines Gerätes oder einer Anlage sichergestellt wird. Bearbeitung von Wartungs- und Instandhaltungsaufträgen an haustechnischen Geräten und Anlagen. Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten sind in regelmäßigen Zeitabständen durchzuführen. Die Erfüllung erfolgt durch eigenes Personal oder durch Fremdfirmen auf der Grundlage definierter Instandhaltungstechnologien. Anfordernde sind in diesem Sinne die Betreiber und Nutzer von Geräten und Anlagen – außer Medizingeräte die dem Medizinprodukte Gesetz (MPG) unterliegen. Die benötigte Leistung in Menge, Qualität und Termin wird durch die entsprechende Fachabteilung in D04 definiert. Die Leistungserfüllung wird bei Fremdfirmenaufträgen vom verantwortlichen Nutzer oder vom Koordinator (TL, Meister, Facharbeiter) auf dem Servicebericht bestätigt.


Verwaltung des UKD und der MF Beschaffungsordnung 5. Hinweise zu Beschaffungsvorgängen aus Drittmitteln Bei der Beantragung und Durchführung von Drittmittelprojekten ist in jedem Fall die Rechtsverordnung für die Universitätskliniken Aachen, Bonn, Düsseldorf, Essen, Köln und Münster (Universitätsklinikums-Verordnung-UKVO) vom 20.12.2007 und Satzung des Klinikums vom 14.03.2008 zu beachten. Die Verfahrensweise bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterial und Investitionsgütern sowie Dienstleistungen und Instandhaltungsleistungen richtet sich grundsätzlich nach den Regelungen dieser Beschaffungsordnung. 1. Die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, die nicht gelistet sind, erfolgt ebenfalls über die zentralen

Beschaffungseinrichtungen. Alle beschaffenden Einrichtungen des Klinikums garantieren die sofortige Bearbeitung der Bestellung. (s. Pkt. 4.2.2)

2. Entsteht im Ausnahmefall in Kliniken und Instituten ein Beschaffungsbedarf außerhalb der Dienstzeiten der

zentralen Beschaffungsstellen, besteht für die Einrichtung die Möglichkeit der Direktbestellung beim Lieferanten. Voraussetzung ist, dass die Kopie ( am besten per Fax) des Auftrages zwecks Einhaltung der üblichen Bestellstandards (Dokumentation des Vorgangs, Vergabe der zur weiteren Bearbeitung erforderlichen Bestellnummer, 9-stellige UKD-Innenauftragsnummer etc.) unmittelbar der zuständigen zentralen Beschaffungseinrichtung zugeleitet wird und als Rechnungsadresse das

Universitätsklinikum Düsseldorf Finanzabteilung / D02.1.1.3 Postfach 105013 40041 Düsseldorf

angegeben wird (unter zwingender Angabe der beauftragenden Klinik/Abteilung bzw. des beauftragenden Instituts und der 9-stelligen UKD-Innenauftragsnummer). Nach Eingang der Rechnung wird hierauf der Erhalt der Bestellung und der entsprechende Innenauftrag (Drittmittelkonto) vermerkt und zwecks weiterer Bearbeitung an die zuständige Beschaffungseinrichtung weitergeleitet.

In der Apotheke existiert ein Notdienst für Arzneimittel (s. Pkt. 4.2.2.2)

3. Auch die Beschaffung von Investitionsgütern muss in jedem Fall über die Einrichtung der zuständigen

Beschaffung erfolgen.(s. Pkt. 4.2.1) Software ist aus Gründen des Lizenzschutzes, der Nutzung von Campuslizenzen und der Versorgung mit Updates immer über den DV-Bereich D05 IT zu beziehen.

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Stand: September 2010 Rev.1 1 - medizin.hhu.de · auch als PDF- Dokument unter \\vserver02\med\public\KontenplanKostenstellenplan 8. Bei Fragen zu Strukturbezeichnungen finden Sie