BADAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIKUNIVERSITAS PADJADJARAN

Student Centre Lt.2 Kampus FISIP Unpad Jatinangor, Jl. Raya Bandung - Sumedang Jatinangor Sumedang 45363

STANDAR BAKU PENGAWASANBPM FISIP UNPAD TERHADAP BEM FISIP UNPADPERIODE 2013-2014

1. Sistem Pengawasan BPM FISIP UNPAD kepada BEM FISIP UNPAD:a. Rapat koordinasi dengan BEM FISIP UNPADRapat koordinasi dibagi menjadi rapat koordinasi awal dan akhir semester serta rapat koordinasi insidental: Rapat koordinasi awal dan akhir semester dilaksanakan untuk membahas program kerja BEM FISIP UNPAD selama 1 semester kepengurusan. Rapat koordinasi insidental dilaksanakan antara BPM FISIP UNPAD dengan BEM FISIP UNPAD bila menghadapi permasalahan yang memerlukan penyikapan segera.

b. Rapat evaluasi dengan BEM FISIP UNPAD Rapat evaluasi adalah rapat yang diadakan untuk mengevaluasi kinerja BEM FISIP UNPAD. Rapat evaluasi ini diadakan sesuai kebutuhan. Dalam hal ini BPM FISIP UNPAD diwakili oleh komisi A (Komisi Pengawasan BEM FISIP UNPAD).

2. Dalam melakukan rapat koordinasi dan rapat evaluasi BPM FISIP UNPAD berhak menggunakan (ART BAB III pasal 19 ayat 1): Hak inisiatif adalah hak untuk mengeluarkan pendapat. Hak angket adalah hak untuk melakukan penyelidikan sendiri. Hak bertanya adalah hak untuk mengajukan pertanyaan kepada BEM FISIP UNPAD mengenai suatu hal. Hak budget adalah hak untuk meminta rancangan dan transparansi anggaran yang telah digunakan oleh BEM FISIP UNPAD dalam 1 tahun periode kepengurusan. Hak interpelasi adalah hak untuk meminta keterangan kepada BEM FISIP UNPAD mengenai kebijakan disuatu bidang.

3. Mekanisme kerjaa. Rapat koordinasi awal semester Sebelum rapat koordinasi awal semester, BEM FISIP UNPAD memberikan draft program kerja secara tertulis mengenai rencana kerja selama 1 tahun periode kepengurusan. Sebelum rapat koordinasi awal semester, BPM FISIP UNPAD harus mempelajari terlebih dahulu program kerja yang telah diberikan olen BEM FISIP UNPAD. Pada saat rapat koordinasi awal semester, BPM FISIP UNPAD mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengacu pada perolehan informasi dan data mengenai hal-hal yang tercantum pada poin-poin evaluasi pelaksanaan kegiatan. Pada saat rapat koordinasi awal semester, BEM FISIP UNPAD memberikan keterangan dan tanggapan atas pernyataan-pernyataan yang diajukan oleh BPM FISIP UNPAD. BPM FISIP UNPAD mengkritisi rencana program kerja BEM FISIP UNPAD, apabila terdapat kejanggalan-kejanggalan atau hal-hal yang tidak sesuai dengan AD/ART dan GBHK dengan argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan.

BPM FISIP UNPAD memberikan usulan, masukan, dan saran yang konstruktif tanpa ada unsur mengintervensi terhadap kemajuan BEM FISIP UNPAD. Pada saat rapat koordinasi awal semester, BPM FISIP UNPAD memaparkan standar baku pengawasan BPM FISIP UNPAD terhadap BEM FISIP UNPAD.

b. Rapat koordinasi akhir semester BPM FISIP UNPAD mengevaluasi kinerja serta memberikan saran dan kritik terhadap BEM FISIP UNPAD. c. Rapat koordinasi insidental-Rapat ini diusulkan oleh BPM FISIP UNPAD dan/atau BEM FISIP UNPAD dengan pemberitahuan tertulis sesuai tata tertib administrasi.-Sebelum rapat koordinasi insidental, anggota BPM FISIP UNPAD harus memperoleh data dan informasi, kemudian bersama-sama BEM FISIP UNPAD menganalisis kegiatan dan/atau permasalahan yang ada.-Membuat suatu kesimpulan dan/atau kesepakatan dari hasil rapat koordinasi insidental.

d. Rapat evaluasi-Rapat ini diusulkan oleh BPM FISIP UNPAD dengan pemberitahuan tertulis sesuai tata tertib administrasi kepada BEM FISIP UNPAD.-Sebelum rapat evaluasi, anggota BPM FISIP UNPAD harus memiliki data tentang hal yang akan dievaluasi terhadap kinerja BEM FISIP UNPAD. BPM FISIP UNPAD memberikan usulan, masukan, dan saran yang konstruktif tanpa ada unsur mengintervensi terhadap kemajuan BEM FISIP UNPAD. BEM FISIP UNPAD memberikan keterangan dan tanggapan atas hal-hal yang dievaluasi oleh BPM FISIP UNPAD.

4. Pengawasan lapangan -Pengawasan lapangan adalah pengawasan secara langsung BPM FISIP UNPAD terhadap aktivitas kegiatan BEM FISIP UNPAD dalam melaksanakan program kerjanya. Dalam hal ini BPM FISIP UNPAD diwakili oleh komisi A (Komisi Pengawasan BEM FISIP UNPAD) dengan membawa berita acara pengawasan.-Dalam hal pengawasan di lapangan, BPM FISIP UNPAD berhak menggunakan:a. Hak angket adalah hak untuk melakukan penyelidikan sendiri.b. Hak interpelasi adalah hak untuk meminta keterangan kepada BEM FISIP UNPAD mengenai kebijakan disuatu bidang.- BPM FISIP UNPAD menghadiri seluruh program kerja yang dilaksanakan BEM FISIP UNPAD dalam hal ini diwakili oleh komisi A (Komisi Pengawasan BEM FISIP UNPAD).

5. Poin-poin evaluasi pelaksanaan kegiatanPoin-poin evaluasi pelaksanaan kegiatan ini merupakan penjabaran dari evaluasi pelaksanaan kegiatan di GBHK untuk setiap program kerja BEM FISIP UNPAD. a. Latar belakang, tujuan, sasaran, dan arahan

Sesuai GBHK, sesuai kebutuhan mahasiswa dan masyarakat, konseptual kegiatan, dan follow up kegiatan.b. Waktu pelaksanaan Kesesuaian waktu dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan mahasiswa dan/atau masyarakat, serta ketepatan waktu pelaksanaan dengan jadwal/rencana.c. Dana Sumber dana serta jumlah masing-masing sumber dan sirkulasi dana.d. Sistem kerja dan koordinasi Tahapan kegiatan: perencanaan kegiatan, publikasi kegiatan, pelaksanaan acara, dan pasca acara Proposi kerja: keefektifan dan keefisienan panitia yang terlibat, serta job description Mekanisme kerjasama: proses koordinasi dan kesesuaian dengan distribusi kerja Tertib administrasi: notulensi kegiatan, proposal, sirkulasi surat keluar masuk, dan laporan kegiatan 6. Mekanisme peringatanMekanisme peringatan dipergunakan apabila BEM FISIP UNPAD tidak melaksanakan tugasnya dan menyimpang dari arah kebijakan Kongres Kema FISIP UNPAD. Dalam hal ini dipergunakan istilah pelanggaran. Pelanggaran yang dilakukan oleh BEM FISIP UNPAD dibagi menjadi dua kategori: Pelanggaran ringanPelanggaran ringan adalah pelanggaran yang dilakukan atas mekanisme kerja. Adapun mekanisme peringatan adalah sebagai berikut:a. TeguranDiberikan dalam bentuk tulisan sesuai dengan tata tertib administrasi. b. Rekomendasi pemberhentianDiberikan ketika teguran tidak diindahkan dalam jangka waktu 1 bulan dari saat diterimanya surat teguran kepada yang bersangkutan.

-Pelanggaran beratPelanggaran berat adalah penyimpangan yang dilakukan oleh BEM FISIP UNPAD dengan parameter sebagai berikut:a. AD/ARTb. GBHKc. Rekomendasi kongresPelanggaran berat ini akan mengarah kepada pemecatan melalui tahapan mekanisme peringatan.Adapun tahap mekanisme peringatan adalah sebagai berikut:a. Surat peringatanSurat ini dikeluarkan untuk memberikan peringatan kepada BEM FISIP UNPAD agar memperbaiki kinerja yang dianggap menyimpang. Surat peringatan ini dikeluarkan untuk jangka waktu 4 minggu.

b. Memorandum pertamaMemorandum pertama ini dikeluarkan untuk jangka waktu 3 minggu apabila surat peringatan tidak diindahkan. c. Memorandum keduaMemorandum kedua ini dikeluarkan untuk jangka waktu 2 minggu apabila memorandum pertama tidak diindahkan.d. Sidang istimewaSidang istimewa diusulkan oleh BPM FISIP UNPAD kepada Kongres Kema FISIP UNPAD apabila memorandum kedua tidak diindahkan.

Setiap tahapan mekanisme peringatan diberikan melalui rapat pleno BPM FISIP UNPAD.

LAMPIRAN

Ketentuan Penulisan Program Kerja BEM FISIP UNPAD

Ketentuan penulisan program kerja BEM FISIP UNPAD adalah sebagai berikut: A.Pendahuluan(Kata pengantar dari masing-masing departemen)

B.SDM departemen(Jumlah serta nama-nama SDM di departemen)

C. Arahan kerja (Arahan dari Ketua BEM FISIP UNPAD)

D.Program kerja(kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan dan akan dilaksanakan dalam 1 periode kepengurusan)NoNama program kerja

Penanggung jawab

Latar belakang

Tujuan

Mekanisme dan rancangan kegiatan

Jadwal pelaksanaan (waktu dan tempat)

Sasaran

Indikator keberhasilan

Anggaran

E.Timeline program kerja(Tabel yang menjelaskan waktu pelaksanaan program kerja)Nama KegiatanBulan IBulan II

Minggu IMinggu IIMinggu IIIMinggu IVMinggu IMinggu IIMinggu IIIMinggu IV

F.Penutup(Kata-kata penutup dari masing-masing departemen)

Ketentuan Penulisan Laporan Kerja Bulanan BEM FISIP UNPAD

Ketentuan penulisan laporan kerja bulanan BEM FISIP UNPAD adalah sebagai berikut: A.Pendahuluan(Kata pengantar dari masing-masing departemen)

B. SDM departemen(Jumlah serta nama-nama SDM di departemen)

C.Laporan kerjaNoNama program kerja

Penanggung jawab

Tujuan kegiatan

Indikator keberhasilan

Deskripsi kegiatan a. Bentukb. Waktuc. Tempatd. Peserta

Pencapaian tujuan, target, dan parameter

Evaluasi

Saran dan rekomendasi

D.Timeline program kerjaNama kegiatanBulan I

Minggu IMinggu IIMinggu IIIMinggu IV

E.Penutup

Ketentuan Penulisan Matriks Program Kerja BEM FISIP UNPAD*

Ketentuan penulisan matriks program kerja BEM FISIP UNPAD adalah sebagai berikut: NoNamaWaktu pelaksanaanJenis kegiatan (Penalaran/Minat Bakat/Pelatihan/Kewirausahaan/Gabungan)Lingkup kegiatan (Jurusan/Fakultas/Universitas/Regional/Nasional)Lokasi kegiatanEstimasi total biaya

*Diharuskan dalam bentuk landscape

Ketentuan Penulisan Proposal Kegiatan BEM FISIP UNPAD

Ketentuan penulisan proposal kegiatan BEM FISIP UNPAD adalah sebagai berikut: I. Latar Belakang KegiatanII.Tema KegiatanIII.Maksud dan Tujuan KegiatanIV.Sasaran KegiatanV.Waktu dan TempatVI.Susunan KepanitiaanVII.Susunan AcaraVIII.Anggaran DanaIX.Penutup

Ketentuan Penulisan Laporan Kegiatan BEM FISIP UNPAD

Ketentuan penulisan laporan kegiatan BEM FISIP UNPAD adalah sebagai berikut: Pendahuluan (pandangan umum ketua panitia) Ketentuan yang ada dalam proposal Evaluasi bidanga. Tahap persiapan (berisi tentang hal-hal yang terjadi pada saat persiapan kegiatan, seperti pembentukan konsep kegiatan dalam bentuk proposal, perizinan, publikasi, dana usaha, dan sebagainya yang disusun secara kronologis)b. Tahap pelaksanaan (berisi tentang hal-hal yang terjadi saat pelaksanaan kegiatan yang disusun secara kronologis berdasarkan waktu)c. Evaluasi kegiatan (berisi tentang kelebihan, kekurangan, kendala, dan hambatan selama kegiatan) Penutup Lampiran (foto kegiatan, surat-surat, notulensi acara/rapat, daftar peserta, dll)

Ketentuan Penulisan Laporan Pertanggungjawaban BEM FISIP UNPAD

Ketentuan penulisan LPJ BEM FISIP UNPAD adalah sebagai berikut: 1.Pidato Ketua BEM FISIP UNPAD, yang menguraikan tentang :a. Realisasi visi dan misi Ketua BEM FISIP UNPADb. Pencapaian GBHKc. Pemenuhan rekomendasi Kongres Kema FISIP UNPAD

2.LPJ tiap departemen, berikut formatnya:A. Pendahuluan (Kata pengantar dari masing-masing departemen)

B. SDM departemen (Jumlah serta nama-nama SDM di departemen)

C. Arahan kerja (Arahan dari Ketua BEM FISIP UNPAD)

D. Evaluasi program kerja Tabel pelaksanaan program kerjaNoNama program kerja

Penanggung jawab

Tujuan kegiatan

Indikator keberhasilan

Deskripsi kegiatana. Bentukb. Waktuc. Tempatd. Peserta

Pencapaian tujuan, target, dan parameter

Evaluasi

Saran dan rekomendasi

Timeline seluruh kegiatan Saran dan rekomendasi keseluruhan

E.Penutup

3.Lampiran kegiatan Tata administrasi Laporan keuangan Dokumentasi

Sistem Pendampingana. Setiap kegiatan, BEM FISIP UNPAD diwakili oleh penanggung jawab kegiatan harus mensosialisasikan kepada BPM FISIP UNPAD yang diwakili oleh komisi A (Komisi Pengawasan BEM FISIP UNPAD) yang ketentuannya diperjelas dalam Memorandum of Understanding (MoU) antara BPM FISIP UNPAD dengan BEM FISIP UNPAD.b. BPM FISIP UNPAD menindaklanjuti dengan menghadiri setiap kegiatan BEM FISIP UNPAD.c. Bila dipandang perlu BPM FISIP UNPAD berhak memperoleh data dan informasi yang menyangkut kegiatan BEM FISIP UNPAD.d. Dalam hal pendampingan, BPM FISIP UNPAD berhak memberi masukan yang konstruktif terhadap kegiatan BEM FISIP UNPAD.

Standar Baku Pengawasan ini menjadi indikator dalam Standar Baku Penilaian BPM FISIP UNPAD terhadap BEM FISIP UNPAD.

Standar Baku Pengawasan BPM FISIP UNPAD 2013-2014