STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

TATA PERSURATAN PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN TENAGA PENGAJAR

(SKTP) DAN SURAT KEPUTUSAN JABATAN FUNGSIONAL (SK JAFUNG)

DOSEN NON PNS PTKIS

2019

KOORDINATORAT PERGURUAN TINGGI AGAMA ISLAM SWASTA WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN

Jl. AH. Nasution No. 105 Bandung

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kepada Alloh SWT. Atas rahmat-Nya yang

telah tercurah, sehingga penyusun bisa menyelesaikan Buku Standar Operasional

Prosedur Tata Persuratan Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)

dan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) dosen Non PNS di

lingkungan PTKIS Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten.

Semoga dapat digunakan sebagai pedoman dalam pelayanan PTKIS di

lingkungan Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten dengan sebaik-baiknya.

Atas tersusunnya SOP ini, disampaikan ucapan terimakasih kepada

seluruh pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan ini.

Bandung, Juni 2019 Tim Penyusun,

i

Tim Penyusun :

Penanggung Jawab : - Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten

(Prof. Dr. H. Mahmud, M.Si.)

- Wakil Koordinator Bidang Administrasi Umum

Keuangan dan Ketenagaan

(H. Usep Dedi Rostandi, MA.)

Mentor : Sekretaris Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten

(Drs. H. Yaya Suryana, M. Ag.)

Proyek Leader : Kasubbag Administrasi Bina PTKIS

(Siti Masitoh, SE., ME.)

Pelaksana Tim Efektif : Deden Ali Murtado, S.PdI, M.Pd.

Ahmad Zaeni, S.Sos.I.

Muhammad Abduh, S. Fil.I.

Reza Prasetya Muchtar, S.Pd.

Zaenal Mutakin

Imron Abdullah, S.PdI.

ii

DAFTAR ISI

SK Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten tentang Standar

Operasional Prosedur

SK Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten tentang

Pembentukan Tim Penyusun

KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………………….. i

TIM PENYUSUN ……………………………………………………………………………………………… ii

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………………… iii

A. PENDAHULUAN ……………………………………………………………………………………… .. 1

B. TUJUAN ………………………………………………………………..………………………………… .. 1

C. PROSEDUR DAN ALUR PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN TENAGA

PENGAJAR (SKTP) ………………………………………………………………..………………….. .. 2

1. Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)…………….. 3

2. Alur Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) ……. 4

D. PROSEDUR DAN ALUR PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN JABATAN

FUNGSIONAL (SK JAFUNG) ………………………………………………………………………. 6

1. Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung)…… 6

2. Alur Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional

(SK Jafung)……………………………………………………………………………………………. 7

iii

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

TATA PERSURATAN PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN TENAGA PENGAJAR (SKTP)

DAN SURAT KEPUTUSAN JABATAN FUNSGIONAL (SK JAFUNG) DOSEN NON PNS

DI LINGKUNGAN PTKIS KOPERTAIS WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN

A. PENDAHULUAN

Memberikan pelayanan yang berkualitas dan akuntabel merupakan tugas

dari pelayanan publik. Kopertais sebagai koordinatorat penyelenggaraan tata

kelola administrasi PTKIS berusaha memberikan pelayanan secara optimal.

Salah satu pelayanan di bidang administrasi ketenagaan adalah

Pembuatan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) dan Surat Keputusan

Jabatan Fungsional (SK Jafung), yang merupakan tahapan fungsional dosen Non

PNS di lingkungan PTKIS Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten.

Dalam rangka meningkatkan pelayanan, maka dipandang perlu untuk tertib

tata kelola persuratan dalam pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)

dan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) sehingga memudahkan

proses sesuai prosedur yang seharusnya.

B. TUJUAN

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bertujuan untuk memberikan

penjelasan tentang:

1. Tata persuratan yang tertulis berkaitan dengan ketentuan penulisan surat

pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) dan Surat Keputusan

Jabatan Fungsional (SK Jafung).

2. Waktu dan Prosedur pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) dan

Surat Jabatan Fungsional (SK Jafung).

1

C. PROSEDUR DAN ALUR PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN TENAGA

PENGAJAR (SKTP)

1. Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)

a. Dosen Non PNS PTKIS di lingkungan Kopertais Wilayah II Jabar dan

Banten yang telah dinyatakan sebagai Dosen Tetap Yayasan dapat

segera diajukan untuk mendapatkan Surat Keputusan Tenaga

Pengajar (SKTP);

b. Surat permohonan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) di ajukan

oleh PTKIS ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan

Banten dengan melampirkan berkas persyaratan;

c. Penerimaan surat permohonan pengajuan Surat Keputusan Tenaga

Pengajar (SKTP) diterima dan diperiksa oleh petugas bagian

ketenagaan untuk diperiksa kelengkapan berkas persyaratannya,

berkas yang belum sesuai kelengkapannya dikembalikan untuk

dilengkapi melalui PTKIS;

d. Berkas yang sesuai kelengkapannya diajukan melalui petugas

persuratan di sampaikan ke Kasubag Bina PTKIS untuk di disposisikan

Sekretaris ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan

Banten;

e. Disposisi surat turun dari Koordinator Kopertais ke Sekretaris dan di

ketahui oleh Kasubag Bina PTKIS untuk di proses JFU bagian

Ketenagaan;

f. Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) yang telah dibuat dan

diperiksa oleh Kasubag Bina PTKIS apabila sudah sesuai diparaf,

selanjutnya oleh Sekretaris dan Wakil Koordinator Bidang

Administrasi Umum, Keuangan dan Ketenagaan kemudian disahkan

oleh Koordinator;

g. Setelah pengesahan oleh Koordinator dan di ketahui oleh Sekretaris

dan Kasubag Bina PTKIS untuk selanjutnya oleh JFU Ketenagaan

diinformasikan dan diserahkan ke PTKIS dengan proses pembayaran

tarif layanan dan diarsipkan.

2

2. Alur Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) Pengajuan SKTP

KOORDINATORAT PERGURUAN TINGGI KEAGAMAAN ISLAM SWASTA WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN

NOMOR SOP 370/KOP.II/B2/06/2019

TGL.PEMBUATAN 14 Juni 2019

TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF 24 Juni 2019 DISAHKAN 24 Juni 2019 NAMA SOP Tata Persuratan Pengajuan

SKTP dan SK Jabatan Fungsional Dosen Non PNS PTKIS

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayan Publik; 2. Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional; 3. Undang Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan

Tinggi; 5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 155 Tahun 2004 tentang Kopertais; 6. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pemberdayaan, Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan

PTAIS; 7. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di

lingkungan Kementerian Agama; 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 9. Keputusan Dirjen Pendidikan Islam Nomor: Dj. I/494/2007/Tahun 2007 tentang Pembentukan Koordinator Kopertais

Wilayah II Jawa Barat dan Banten;

10. Surat Keputusan Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Nomor: Un.05/II.2/KP.07.6/306/2015 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Wakil Koordinator, Sekretaris dan Bidang Ahli pada Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten.

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana.

2. Mengetahui tugas dan fungsi Sistem dan Prosedur Tata Persuratan.

3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar.

KETERKAITAN PERALATAN PERLENGKAPAN

1. Standar Opersional Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) 2. Pendokumentasian Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)

1. Lembar Kerja / Rencana Kerja. 2. Komputer/Printer/Scanner. 3. Jaringan Internet.

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Berkas yang tidak lengkap, maka SKTP tidak akan di terbitkan - Disimpan sebagai data elektronik dan manual

3

No Tahapan

Pelaksanaan Kegiatan

Uraian Kegiatan

PELAKSANAAN Mutu Baku

Keter PTKIS KOPERTAIS

JFU Kasubag Sekre taris

Koor dinator

Kelengkapan Waktu Out Put

1 Pengajuan Surat

Surat permohonan SKTP di ajukan oleh PTKIS ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten dengan melampirkan berkas persyaratan;

Mulai

Surat Ajuan dan berkas

1 Hari yang sama

Disposisi

Penerimaan surat permohonan pengajuan SKTP diterima dan diperiksa oleh petugas bagian ketenagaan untuk diperiksa kelengkapan berkas persyaratannya, berkas yang belum sesuai dikembalikan untuk dilengkapi melalui PTKIS;

Surat Ajuan dan berkas

1 Hari yang sama

Disposisi

Berkas yang sesuai kelengkapannya diajukan melalui petugas persuratan di sampaikan ke Kasubag Bina PTKIS untuk di disposisikan Sekretaris ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten;

Surat Ajuan dan Berkas

2 Hari

Disposisi

Disposisi surat turun dari Koordinator Kopertais ke Sekretaris dan di ketahui oleh Kasubag Bina PTKIS untuk di proses JFU bagian Ketenagaan

Surat ajuan dan berkas

Proses

penerbitan SKTP

4

2 Pembuatan SKTP

SKTP yang telah dibuat dan diperiksa oleh Kasubag Bina PTKIS apabila sudah sesuai diparaf, selanjutnya oleh Sekretaris dan Wakil Koordinator Bidang Administrasi Umum, Keuangan dan Ketenagaan kemudian disahkan oleh Koordinator;

Surat Keputusan

2 Hari

Disposisi

3 Penyerahan SKTP

Setelah pengesahan oleh Koordinator dan di ketahui oleh Sekretaris dan Kasubag Bina PTKIS untuk selanjutnya oleh JFU Ketenagaan diserahkan ke PTKIS dengan pembayaran tarif layanan dan diarsipkan

Selesai

Surat Keputusan

1 Hari

SKTP

Bandung, Juni 2019 Koordinator Prof. Dr. H. Mahmud, M.Si NIP.1962041988031001

5

D. PROSEDUR DAN ALUR PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN JABATAN

FUNGSIONAL (SK JAFUNG)

Penerbitan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) dilaksanakan setiap

periode April dan Oktober, maka surat pengajuan dan berkas diajukan ke Kopertais

maksimal 1 (satu) bulan sebelum masa periodenya.

1. Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung)

a. Dosen Non PNS yang telah mempunyai masa jabatan sekurang-kurangnya

2 tahun dari (Tanggal Mulai Tugas/TMT) sebagai Dosen Tetap Yayasan dan

telah mempunyai NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) berhak untuk

mengajukan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) dengan

memenuhi persyaratan diajukan melalui PTKIS;

b. PTKIS mengajukan surat permohonan dengan melampirkan berkas

persyaratan untuk penerbitan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK

Jafung) ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten melalui

JFU bagian persuratan;

c. Surat pengajuan diketahui Kasubag Bina PTKIS dilanjutkan oleh Sekretaris

untuk di disposisikan ke Koordinator;

d. Koordinator menurunkan disposisi ke Wakil Koordinator Bidang

Administrasi Umum, Kelembagaan dan Ketenagaan melalui Sekretaris;

e. Melalui Kasubag diserahkan ke bagian Tim Penilai Ketenagaan untuk

pemeriksaan berkas, jika berkas belum sesuai akan dikembalikan ke PTKIS

untuk dilengkapi.

Berkas yang telah sesuai, baik secara administrasi maupun Penilaian Angka

Kredit (PAK) akan diterbitkan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK

Jafung);

f. Proses pengesahan oleh Koordinator melalui paraf Kasubag, Sekretaris,

Bidang Ahli Ketenagaan dan Wakor II Bidang Administrasi Umum,

Keuangan dan Ketenagaan;

6

g. Setelah pengesahan oleh Koordinator, diturunkan melalui Sekretaris dan

Kasubag ke JFU untuk diserahkan ke PTKIS dengan Pembayaran Tarif

Layanan ke Bendahara dan diarsipkan.

7

2. Alur Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung)

KOORDINATORAT PERGURUAN TINGGI KEAGAMAAN ISLAM SWASTA WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN

NOMOR SOP 370/KOP.II/B2/06/2019 TGL.PEMBUATAN 14 Juni 2019 TGL. REVISI TGL. EFEKTIF 24 Juni 2019 DISAHKAN 24 Juni 2019 NAMA SOP Tata Persuratan Pengajuan SKTP dan

SK Jabatan Fungsional Dosen Non PNS PTKIS

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayan Publik; 2. Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional; 3. Undang Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan

Tinggi; 5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 155 Tahun 2004 tentang Kopertais; 6. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pemberdayaan, Pembinaan, Pengendalian dan

Pengawasan PTAIS; 7. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Di lingkungan Kementerian Agama; 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI nomor 35 Tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 9. Keputusan Dirjen Pendidikan Islam Nomor: Dj. I/494/2007/Tahun 2007 tentang Pembentukan Koordinator Kopertais

Wilayah II Jawa Barat dan Banten; 10. Surat Keputusan Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Nomor: Un.05/II.2/KP.07.6/306/2015

tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Wakil Koordinator, Sekretaris dan Bidang Ahli pada Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten.

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana. 2. Mengetahui tugas dan fungsi Sistem dan Prosedur Tata

Persuratan. 3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pengajuan Surat

Keputusan Jabatan Fungsional.

KETERKAITAN PERALATAN PERLENGKAPAN

1. SOP Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional 2. Pendokumentasian Surat Keputusan Jabatan Fungsional

1. Lembar Kerja / Rencana Kerja. 2. Komputer/Printer/Scanner. 3. Jaringan Internet.

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila berkas belum sesuai dan terlambat, untuk surat pengajuan dan berkas SK Jafung maka akan menunda pelaksanaan penerbitan SK tersebut ke periode berikutnya.

- Disimpan sebagai data elektronik dan manual

8

No Tahapan

Pelaksanaan Kegiatan

Uraian Kegiatan

Pelaksanaan Mutu Baku Keter.

PTKIS

KOPERTAIS

JFU Kasubag Sekretaris Wakor II Koordinator Tim

Penilai Keleng kapan

Waktu Out Put

1 Pengajuan Surat

PTKIS mengajukan ke Kopertais dan diterima oleh JFU persuratan dan di disposisikan;

Mulai Surat

Ajuan dan berkas

1 Hari Disposisi

Disposisi surat diketahui oleh Kasubag Bina PTKIS diparaf dan di sahkan oleh sekretaris Kopertais untuk diajukan ke Koordinator;

Surat Ajuan dan

berkas 1 Hari yang sama

Disposisi

Koordinator menurunkan disposisi ke Wakil Koordinator Bidang Administrasi Umum, Kelembagaan dan Ketenagaan untuk diproses melalui Sekretaris;

Disposisi

2 Hari

Disposisi

Disposisi surat turunan dari Koordinator Kopertais ke Sekretaris dan disahkan oleh Kasubag, kemudian selanjutkan ke tim penilaian berkas;

Disposisi

1 Hari yang sama

Disposisi

2 Pemeriksaaan dan penilaian berkas Jafung

a. Oleh Tim Penilai/Ketenagaan dilakukan pemeriksaan berkas. * Berkas yang telah sesuai, baik secara administrasi maupun Penilaian Angka Kredit (PAK) akan diterbitkan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) melalui Kasubag ke JFU Ketenagaan. ** Berkas belum sesuai akan dikembalikan ke PTKIS untuk dilengkapi.

SK JAFUNG

2 Hari

Disposisi

9

3 b. Proses SK Jafung

Proses pengesahan oleh Koordinator melalui paraf Kasubag, Sekretaris, Bidang Ahli Ketenagaan dan Wakor II Bidang Administrasi Umum, Keuangan dan Ketenagaan;

SK JAFUNG 2 hari Disposisi

Setelah pengesahan oleh Koordinator, diturunkan melalui Sekretaris dan Kasubag kemudian oleh JFU diserahkan ke PTKIS dengan Pembayaran Tarif Layanan ke Bendahara

Selesai

SK JAFUNG

1 hari

SK JAFUNG

Bandung, Juni 2019 Koordinator Prof. Dr. H. Mahmud, M.Si NIP.1962041988031001

10

Contoh Surat Permohonan Pengajuan SKTP

Kepala/Kop surat PTKIS

tempat, tanggal - bulan - tahun

Nomor : …………………………………………… Lampiran : …………………………………………… Hal : Permohonan Penerbitan SKTP

Kepada Yth, Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Di

Bandung

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Bersama ini kami sampaikan usulan penerbitan Surat Keputusan Tenaga Pengajar

(SKTP) dosen di PTKIS ,……………………………………………………………………………………

Untuk menjadi bahan pertimbangan, kami sampaikan lampiran berkas sebagai berikut :

1. SK Dosen Tetap Yayasan;

2. Ijazah S1 sampai dengan Ijazah terakhir dan Transkrip yang dilegalisir;

3. Daftar Usulan Penerbitan SKTP (Terlampir).

Demikian surat pengajuan penerbitan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) ini kami sampaikan semoga dapat diproses sebagaimana mestinya.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Ketua PTKIS……..

………………………………… NIP.

Lampiran

NO NAMA DOSEN TEMPAT, TANGGAL

LAHIR PENDIDIKAN

NOMOR INDUK YAYAYASAN

PRODI MATA KULIAH YANG DIAMPU

KETERANGAN

1

2

3

4

5 Dst…

Ketua PTKIS……..

…………………………………… NIP.

Contoh Surat Permohonan Pengajuan SK Jafung

Kepala/Kop surat PTKIS

tempat, tanggal - bulan - tahun

Nomor : …………………………………………… Lampiran : …………………………………………… Hal : Permohonan Penerbitan SK JAFUNG

Kepada Yth, Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Di

Bandung

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Bersama ini kami sampaikan usulan penerbitan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK

Jafung) dosen di PTKIS ,……………………………………………………………………………………

Untuk menjadi bahan pertimbangan, kami sampaikan lampiran berkas sebagai berikut :

1. SK Dosen Tetap Yayasan;

2. Ijazah terakhir;

3. SK Jafung sebelumnya (bagi yang pernah mengajukan);

4. Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) jabatan fungsional dosen;

5. Berkas sesuai bidang A, B, C dan D (Sesuai Tri Dharma Perguruan Tinggi).

Demikian surat pengajuan penerbitan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) ini kami sampaikan semoga dapat diproses sebagaimana mestinya.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Ketua PTKIS……..

………………………………… NIP.

Lampiran

NO NAMA DOSEN NIDN PRODI MATA KULIAH YANG

DIAMPU

BERKAS

KET.

A B C D

1

2

3

4

5 Dst…

Ketua PTKIS……..

…………………………………… NIP.