STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN …rokeu.depkes.go.id/rokeubmn2/images/Buku_SOP_LPSE-04032013-Rev.pdf · 3 LPSE Kementerian Kesehatan R.I. 30-Nop-12 Nomor Revisi 02-Jan-13

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

JAKARTA

2012

ii

LPSE Kementerian Kesehatan R.I.

Kata Pengantar

Segala puji kami sembahkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas

rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Buku Prosedur Layanan TI,

SOP Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.

Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan

efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses

penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional

Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan

fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan

indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan

sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi

pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari

atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat

ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan

sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara

bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah.

Kami menyadari bahwa Buku ini masih jauh untuk dikatakan sempurna, oleh karena itu

kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun agar tercapainya tujuan dari Penyusunan

Buku ini sangat kami nantikan.

Jakarta, Desember 2012

Tim Penyusun

iii


Daftar isi

Kata Pengantar.................................................................................................................................................................. ii Daftar Isi............................................................................................................................................................................... iii SOP Layanan Pengguna SPSE.................................................................................................................. 1

1. SOP Perubahan Email Penyedia……………………………............................................................................... 2 2. SOP Perubahan Password Dan Pemberian InformasiUser ID Admin Agency …........................ 10 3. SOP Perubahan Password Dan Pemberian InformasiUserID Auditor........................................... 18 4. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi UserID Helpdesk…………………………... 26 5. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Verifikator………………………... 33 6. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK………………………………….. 41 7. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi UserID Panitia Pokja ULP……………… 48 8. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin PPE……………………….. 55 9. SOP Perubahan NPWP Penyedia………………………………………………………………………………….... 63

10. SOP Perubahan Data Lelang………………………………………………………………………………………….. 71 11. SOP Pemberian Informasi User ID Penyedia…………………………………………………………………... 76 12. SOP Penggunaan Akses Intranet Internet di Bidding Room Bagi Pengguna..……………………. 84 13. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Kendala Sistem SPSE………………... 87 14. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Pemeliharaan Sistem SPSE……….. 90 15. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS…………………………………………………………… 93 16. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui E-Mail...………………………………………………………………….. 97 17. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Telepon…………………………………… 101 18. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui TTS…………………………………………. 107 19. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui E-Mail……………………………………… 112 20. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE di LPSE………………………………………………... 115 21. SOP Pendampingan Upload di Bidding Room………………………………………………………………... 121 22. SOP Agregasi Data Penyedia…………………………………………………………………………………………. 127 23. SOP Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Dokumen Penawaran… 130

SOP Pedoman Bimbingan Teknis......................................................................................................................... 134 24. SOP Pelaksanaan Training Penggunaan LPSE............................................................................................ 135 25. SOP Sosialisasi e-Procurement......................................................................................................................... 138

SOP Pedoman Pemeliharaan Kinerja dan Kapasitas SPSE.................................................................... 141 26. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktu SPSE...................................................................... 142 27. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Aplikasi SPSE............................................................................... 148 28. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE.................................................................... 155

SOP Pedoman Pengamanan dan Pemeliharaan Infrastruktur SPSE................................................ 162 29. SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center....................................................................................... 163 30. SOP Pengelolaan Asset Informasi.................................................................................................................... 171 31. SOP Pengelolaan Software Pendukung......................................................................................................... 180 32. SOP Prosedur Perbaikan Secara Remote...................................................................................................... 184 33. Instruksi Kerja Monitoring Log Pada Server.............................................................................................. 187 34. Instruksi Kerja Pengelolaan Data Center...................................................................................................... 190 35. SOP Prosedur Monitoring dan Pemeliharaan Jaringan.......................................................................... 193

SOP Pedoman Pengarsipan Dokumen Elektronik SPSE.......................................................................... 197 36. SOP Pengarsipan Dokumen……………………………………………………………………………….................. 198 37. SOP Pelaksanaan Backup Server...................................................................................................................... 204 38. Instruksi Kerja Backup and Recovery……………………………………………………………………………. 209

SOP Pedoman Pengembangan Sistem e-Procurement…........................................................................ 226 39. SOP Pedoman Pengembangan Aplikasi Pendukung e-Procurement oleh LPSE…….................. 227 40. SOP Pedoman Implementasi Aplikasi SPSE............................................................................................... 236 41. SOP Pedoman Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE.............................................. 244 42. SOP Pedoman User Acceptance Test Terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE 247

iv


43. SOP Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE……………………… 251 44. Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi E-procurement…………………………………………………………… 258

SOP Pedoman Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE ………………………………………………… 302 45. SOP Registrasi dan Verifikasi Penyedia Barang Jasa……………………………………………………….. 303 46. SOP Registrasi PPK……………………………………………………………………………………………………… 308 47. SOP Registrasi Panitia Pengadaan…………………………………………………………………………………. 313 48. SOP Registrasi Admin Agency K/L/D/I………………………………………………………………………….. 318 49. SOP Registrasi Auditor/Pemeriksa/Penyidik………………………………………………………………… 323 50. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency……………………………………………………. 328 51. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency untuk LPSE Service Provider………… 333 52. SOP Registrasi Admin PPE…………………………………………………………………………………………….. 338 53. SOP Pengaktifan Kembali Akun Penyedia……………………………………………………………………… 341 54. SOP Penonaktifan Akun Penyedia………………………………………………………………………………….. 344 55. SOP Penonaktifan Akun PPK dan Panitia Pengadaan Pokja ULP……………………………………… 347

SOP Penanganan Masalah SPSE………………………………………………………………………………………… 350 56. SOP Prosedur Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis………………………… 351 57. SOP Prosedur Uji Forensik……………………………………………………………………………………………. 358 58. SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE……………………………………………………… 365 59. SOP Penanganan Insiden Infrastruktur SPSE…………………………………………………………………. 370 60. SOP Penanganan Insiden SPSE……………………………………………………………………………………… 374 61. Instruksi Kerja Error Handling E-procurement……………………………………………………………… 378

Lampiran Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE………………………………………………….. 392

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA


LAYANAN PENGGUNA SPSE

JAKARTA

2012

2


LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES(SOP)

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

KEPALA BIRO KEUANGAN DAN BARANG MILIK NEGARA

MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:

(Nugroho Tam Tomo) NIP 197009191992031002

(Ridwan, SH, MM) NIP 197111081992031006

(Wiwik Widarti, SKM, MM) NIP 195611281978042001

Kepala Bagian

Penatausahaan Pengadaan dan Penyimpanan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Biro Keuangan dan Barang Milik Negara selaku

Ketua LPSE Kementerian Kesehatan R.I.

3


30-Nop-12

Nomor Revisi

02-Jan-13

1 Penyedia Barang/Jasa

2 Verifikator

3 Helpdesk LPSE

4 Front office

1. Surat Permohonan Ganti E-mail Penyedia

2. Surat Kuasa Pembawa Berkas

3 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

4 Formulir Tanda Terima Berkas

1.

SOP Pengarsipan Dokumen

2.

Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan

Pengguna LPSE.

Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan

verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan

ditetapkan.

Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun

output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh

pelaksana.

Keterkaitan :

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia

Definisi :


Pencatatan dan Pendataan :

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :

Penjelasan Singkat :

Peralatan/Perlengkapan :

Tujuan :

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik

Peringatan :

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar

di SPSE dalam melakukan permintaan penggantian alamat e-mail penyedia barang/jasa.

Tanggal Pembuatan

Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti

e-mail penyedia.

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh


PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar

Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2

Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

dan perubahannya.

Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi

Elektronik



4


Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas

berkop perusahaan, ditandatangani

pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.

2. jika yang datang selain pimpinan

perusahaan harus membawa Surat Kuasa

dibuat diatas kertas berkop perusahaan,

ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap

dan bermaterai.

3. Dokumen perusahaan seperti pada saat

registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP

direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk

menjalankan kegiatan/usaha sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan

yang berlaku , Akta pendirian perusahaan

dan Akta perubahan terakhir

4. Berkas permohonan diatas dimasukan

dalam map/amplop dan diberi sampul

identitas perusahaan

2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office

dan mengisi buku tamu

N/A isian data penyedia

pada buku tamu

3 Memberikan nomor antrian dan

mempersilahkan penyedia untuk menunggu

giliran menghadap helpdesk diruang tunggu

telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung

setelah mengisi buku

tamu

4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai

nomor antrian

Nomor antrian N/A

5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan

6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk

menyerahkan tanda terima berkas kepada

penyedia dan meminta penyedia untuk

menunggu konfirmasi perubahan email melalui

email penyedia. Kemudian helpdesk

menyerahkan berkas permohonan kepada

verifikator untuk diproses lebih lanjut.

Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan

ditindakanjuti

kepada verifikator

Jangka waktu lamanya

proses perubahan

email mengacu pada

Tabel Prioritas

Penyelesaian

Permasalahan SPSE

7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk

mengembalikan berkas kepada penyedia dan

meminta penyedia untuk melengkapi berkas.

Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak

ditindaklanjuti

8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan

ditindaklanjuti

untuk diverifikasi

1

SOP PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA

No AktivitasPelaksana Mutu Baku

Keterangan

N/A Berkas

Permohonan

Mempersiapkan berkas permohonan berkas

permohonan ganti e-mail Mulai

YaTidak

5


9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan

berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah

berkas benar/valid ?

Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi

berkas

permohonan

10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui

Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi

berkas/menunjukan berkas yang sesuai.

berkasi tidak lengkap ketika dilakukan

verifikasi

5 menit permohonan

ditolak/tidak

ditindaklanjuti

11 Melakukan perubahan e-mail penyedia

barang/jasa pada aplikasi SPSE

berkas lengkap dan sesuai ketika di

verifikasi

10 menit hasil perubahan

email

Tata cara perubahan e-

mail penyedia pada

aplikasi SPSE mengacu

pada panduan

pengguna (user guide)

aplikasi SPSE

12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan

perubahan alamat e-mail penyedia telah

dilaksanakan

hasil perubahan email 5 menit hasil perubahan

email diterima oleh

penyedia

13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada

SOP pengarsipan berkas

hasil perubahan email

10 menit

Arsip berkas

permohonan

14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan

melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa

bahwa permohonan perubahan alamat e-mail

penyedia telah dilaksanakan

hasil perubahan email 5 menit perubahan alamat

email diterima oleh

penyedia

Tidak Ya

Selesai

6





LAMPIRAN

Biro Keuangan dan Barang Milik Negara

Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan R.I.

7


Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada

Lampiran : Yth, Kepala LPSE …..

Perihal : Permohonan

Perubahan alamat e-mail

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini

Nama :

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :

Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail

e-mail semula :

e-mail baru :

Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami

ucapkan terima kasih

Hormat kami

Pimpinan,

dicap dan bermaterai

(………………………………)

8


Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA

No :

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :

Jabatan :

Alamat :

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:

Nama :

Jabatan :

Alamat :

No. KTP :

Untuk membawa dokumenperusahaan berupa:

1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan

kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.

[tampat] , [tanggal]

Pemberi Kuasa,

[nama perusahaan]

Materai Rp.6000,-

[nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa,

[nama perusahaan]

[nama]

[jabatan]

9


Form Tanda Terima Berkas

TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :

Telah kami terima dari :

Berkas Berupa

Yang Menerima, Yang Menyerahkan,

Nama Nama

Jabatan Instansi/ Jabatan

10


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID ADMIN AGENCY

Biro Keuangan dan Barang Milik Negara

Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan R.I.



(Ridwan, SH, MM) NIP 197111081992031006


Kepala Bagian





11


30-Nop-12

02-Jan-13

1 1 Admin Agency

2 2 Helpdesk LPSE

3 Admin PPE

3 4 Front Office

4

5

1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID

2 SK Pengangkatan Admin Agency

1.

1. 2

2.

1 SOP Pengarsipan Dokumen


ditetapkan.



pelaksana.

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan

Dukungan Pengguna LPSE.

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Admin Agency yang

terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan

informasi user ID miliknya




Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi

user ID Admin Agency sehingga Admin Agency dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Tujuan : Definisi :

Peringatan :



Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh

Keterkaitan :



Elektronik

Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan

kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia

Pengadaan/Pokja ULP/PPK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN

INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY


KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA Tanggal Pembuatan


dan perubahannya.



12


Admin Agency Front Office Helpdesk Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Permohonan Reset Password atau

pemberian informasi User ID

2. SK pengangkatan sebagai Admin Agency

(apabila datang langsung ke LPSE membawa

asli SK pengangkatan sebagai Admin Agency)

2 Admin Agency melapor ke front office dan mengisi

buku tamu (apabila disampaikan langsung ke

LPSE)

N/A isian data

Admin

Agencypada

buku tamu

3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan

penyedia untuk menunggu giliran menghadap

helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan

langsung ke LPSE)



tamu

4 - Apabila permohonan disampaikan langsung

maka helpdesk memanggil penyedia untuk

menghadap sesuai nomor antrian.

- Apabila permohonan disampaikan melalui email

maka helpdesk membuka email

Nomor antrian (apabila permohonan

disampaikan langsung kepada LPSE)

N/A

helpdesk membuka

email pada hari yang

sama dengan hari

email tersebut

masuk (hari dan jam

kerja)

5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas

permohonan. Apakah berkas permohonan

lengkap?

Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil

pemeriksaan

kelengkapan

berkas

permohonan


meminta kepada Admin Agency untuk melengkapi

berkas permohonan

Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan

permintaan

melengkapi

berkas

permohonan

7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi

berkas permohonan

N/A

8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk

menyerahkan berkas permohonan kepada Admin

PPE

Berkas permohonan lengkap Permohonan

ditindaklanjuti

kepada Admin

PPE

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY

No AktivitasMutu Baku

KeteranganPelaksana

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

Admin Agency yang

bersangkutan(softco

py)

1 Menyampaikan berkas permohonan Reset

Password Dan Informasi User ID (apabila datang

langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui

email lanjut ke nomor 4)

Mulai

YaTidak

13


1. Data pada berkas permohonan sesuai

dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau

dengan arsip permohonan pada saat

registrasi awal2. Melakukan konfirmasi kepada Admin

Agency melalui telepon atau bertemu

langsung (jika diperlukan)

10 Melakukan reset password atau mencari informasi

user ID Admin Agency pada aplikasi SPSE

Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan

password/infor

masi user id

11 Memberitahu Admin Agency melalui Helpdesk

bahwa permohonan ditolak

Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan

permohonan

ditolak

12 Memberitahukan password baru atau informasi

user ID Admin Agency melalui helpdesk untuk

disampaikan kepada Admin Agency

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan

hasil perubahan

password/infor

masi user id

Diinformasikan

untuk segera

melakukan login

dengan User ID dan

Password tersebut

serta mewajibkan

untuk melakukan

perubahan password

13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP

pengarsipan berkas

hasil perubahan password/informasi user id

10 menit

Arsip berkas

permohonan


user ID Admin Agency kepada Admin Agency

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan

perubahan

password atau

informasi user

id diterima oleh

Admin Agency

9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan

memeriksa kebenaran berkas permohonan.

Apakah berkas permohonan benar/valid ?

15 menit hasil

pengecekan

berkas

permohonan

Selesai

Selesai

YaTidak

14




PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID ADMIN AGENCY

LAMPIRAN

BIRO KEUANGAN DAN BARANG MILIK NEGARA

SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN KESEHATAN R.I.

15



Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada

Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..




Nama :

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :


e-mail semula :

e-mail baru :



Hormat kami

Pimpinan,


(………………………………)

16




SURAT KUASA

No :


Nama :

Jabatan :

Alamat :


Nama :

Jabatan :

Alamat :

No. KTP :






Pemberi Kuasa,

[nama perusahaan]

Materai Rp.6000,-

[nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa,

[nama perusahaan]

[nama]

[jabatan]

17



TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :


Berkas Berupa


Nama Nama


18


LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)


PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID AUDITOR





(Ridwan, SH, MM) NIP 197111081992031006


Kepala Bagian





19


3/SOP/LPSE/D.2/2012

30-Nop-12

02-Jan-13

1 1 Auditor

2 Front Office

3 Helpdesk

3 4 Admin PPE

4

5

1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID

2 Surat Perintah Pemeriksaan

1. 1.

2.

2.


Nomor SOP

Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta

mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,

helpdesk dan auditor/pemeriksa).

Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan

ditetapkan.



pelaksana.

Keterkaitan :





INFORMASI USER ID AUDITOR


dan perubahannya.



2


Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif




Elektronik



LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)



Tujuan :

Definisi :




user ID Auditor sehingga Auditor dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Auditor yang terdaftar

di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user

ID miliknya

20


Auditor Front Office Helpdesk Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Permohonan Reset Password dan

Info User ID

2. Surat Perintah Tugas Pemeriksaan


asli Surat Perintah Tugas Pemeriksaan)

2 auditor melapor ke front office dan mengisi buku

tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE)

N/A isian data

auditorpada

buku tamu




langsung ke LPSE)



tamu


maka helpdesl memanggil penyedia untuk






N/A

helpdesk membuka


sama dengan hari

email tersebut

masuk (hari dan jam

kerja)



lengkap?


pemeriksaan

kelengkapan

berkas

permohonan


meminta kepada Auditor untuk melengkapi berkas

permohonan


permintaan

melengkapi

berkas

permohonan


berkas permohonan

N/A



PPE


ditindaklanjuti

kepada Admin

PPE

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR


KeteranganPelaksana

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

auditor yang

bersangkutan(softco

py)





Mulai

YaTidak

21





registrasi awal2. Melakukan konfirmasi kepada Auditor

melalui telepon atau bertemu langsung (jika

diperlukan)


user ID Auditor pada aplikasi SPSE


password/infor

masi user id

11 Memberitahu Auditor melalui Helpdesk bahwa

permohonan ditolak


permohonan

ditolak


user ID Auditor melalui helpdesk untuk

disampaikan kepada Auditor


hasil perubahan

password/infor

masi user id

Diinformasikan

untuk segera

melakukan login

dengan User ID dan

Password tersebut

serta mewajibkan

untuk melakukan

perubahan password


pengarsipan berkas

hasil perubahan password/informasi user id10 menit

Arsip berkas

permohonan


user ID Auditor kepada Auditor


perubahan

password atau

informasi user

id diterima oleh

Auditor




15 menit hasil

pengecekan

berkas

permohonan

Selesai

Selesai

YaTidak

22




PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID AUDITOR

LAMPIRAN


SEKRETARIAT JENEDERAL KEMENTERIAN KESEHATAN R.I.

23



Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada





Nama :

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :


e-mail semula :

e-mail baru :



Hormat kami

Pimpinan,


(………………………………)

24




SURAT KUASA

No :


Nama :

Jabatan :

Alamat :


Nama :

Jabatan :

Alamat :

No. KTP :






Pemberi Kuasa,

[nama perusahaan]

Materai Rp.6000,-

[nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa,

[nama perusahaan]

[nama]

[jabatan]

25



TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :


Berkas Berupa


Nama Nama


26


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER IDHELPDESK


SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN KESEHATAN R.I.



(Ridwan, SH, MM) NIP 197111081992031006


Kepala Bagian





27


4/SOP/LPSE/D.2/2012

30-Nop-12

02-Jan-13

1 1 Admin PPE

2 Helpdesk LPSE

3

4

5

1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID

2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk

1. 1.

2.

2.





Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



Elektronik


Tujuan :

Definisi :


Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user

ID Helpdesk sehingga Helpdesk dapat melakukan login pada aplikasi SPSE



Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun

2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Nomor SOP



INFORMASI USER ID HELPDESK

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan

perubahannya.




ditetapkan.

Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output

dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan :




Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Helpdesk yang terdaftar di

SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID

miliknya


2

28


Helpdesk LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output


Info User ID

2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai

Helpdesk



lengkap?

Berkas permohonan 5 Menit hasil

pengecekan

berkas

3 Meminta Helpdesk untuk melengkapi berkas

permohonan

berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan

untuk

melengkapi

berkas

4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A




registrasi awal

2. Melakukan konfirmasi kepada Helpdesk


diperlukan)

6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin

PPE melakukan reset password atau mencari

informasi user ID Helpdesk pada aplikasi SPSE

hasil pengecekan berkas bahwa berkas

permohonan lengkap dan benar/valid

15 menit hasil reset

password/infor

masi user id7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak

benar/tidak valid, Admin PPE Memberitahu

Helpdesk bahwa permohonan ditolak


permohonan tidak lengkap atau tidak

benar/tidak valid

5 menit pemberitahuan

permohonan di

tolak8 Memberitahukan password baru atau informasi

user ID Helpdesk kepada Helpdesk

hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan

password

baru/informasi

user id diterima

oleh helpdesk

Diinformasikan

untuk segera

melakukan login

dengan User ID dan

Password tersebut

serta mewajibkan

untuk melakukan

perubahan password


pengarsipan berkas

hasil reset password/informasi user id dan

pemberitahuan password baru/informasi

user id

5 menit Arsip berkas

permohonan

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

helpdesk (softcopy)

5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan.


15 menit


Password Dan Info User ID

hasil

pengecekan

berkas

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK


KeteranganPelaksana

Mulai

Selesai

YaTidak

Selesai

YaTidak

29




PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER IDHELPDESK

LAMPIRAN


KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESISA

30



Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada





Nama :

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :


e-mail semula :

e-mail baru :



Hormat kami

Pimpinan,


(………………………………)

31




SURAT KUASA

No :


Nama :

Jabatan :

Alamat :


Nama :

Jabatan :

Alamat :

No. KTP :






Pemberi Kuasa,

[nama perusahaan]

Materai Rp.6000,-

[nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa,

[nama perusahaan]

[nama]

[jabatan]

32



TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :


Berkas Berupa


Nama Nama


33


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID VERIFIKATOR





(Ridwan, SH, MM) NIP 197111081992031006


Kepala Bagian





34


5/SOP/LPSE/D.2/2012

30-Nop-12

02-Jan-13

1 1 Verifikator

2 2 Front Office

3 Helpdesk LPSE

3 4 Admin PPE

4

5

1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID

2 Surat Keputusan/Surat Pengangkatan Verifikator

1.

1. 2.

2.

3.






ditetapkan.



pelaksana.

Keterkaitan :

Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas

melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Verifikator yang

terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan

informasi user ID miliknya


INFORMASI USER ID VERIFIKATOR


dan perubahannya.









Elektronik


Tujuan : Definisi :



user ID Verifikator sehingga Verifikator dapat melakukan login pada aplikasi SPSE




Nomor SOP

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



35


Verifikator Front Office Helpdesk LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output


Info User ID

2. SK Pengangkatan sebagai Verifikator


asli SK Pengangkatan sebagai Verifikator )

2 Verifikator melapor ke front office dan mengisi


LPSE)

N/A isian data

Verifikatorpada

buku tamu




langsung ke LPSE)



tamu








N/A

helpdesk membuka


sama dengan hari

email tersebut

masuk (hari dan jam

kerja)



lengkap?


pemeriksaan

kelengkapan

berkas

permohonan


meminta kepada Verifikator untuk melengkapi

berkas permohonan


permintaan

melengkapi

berkas

permohonan


berkas permohonan

N/A

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

Verifikator yang

bersangkutan(softco

py)





SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR


KeteranganPelaksana

Mulai

YaTidak

36




PPE


ditindaklanjuti

kepada Admin

PPE




registrasi awal2. Melakukan konfirmasi kepada Verifikator


diperlukan)


user ID Verifikator pada aplikasi SPSE


password/infor

masi user id

11 Memberitahu Verifikator melalui Helpdesk bahwa

permohonan ditolak


permohonan

ditolak


user ID Verifikator melalui helpdesk untuk

disampaikan kepada Verifikator


hasil perubahan

password/infor

masi user id

Diinformasikan

untuk segera

melakukan login

dengan User ID dan

Password tersebut

serta mewajibkan

untuk melakukan

perubahan password


pengarsipan berkas

hasil perubahan password/informasi user id10 menit

Arsip berkas

permohonan


user ID Verifikator kepada Verifikator


password atau

informasi user

id diterima oleh

Verifikator




15 menit hasil

pengecekan

berkas

permohonan

Selesai

Selesai

YaTidak

37




PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID VERIFIKATOR

LAMPIRAN



38



Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada





Nama :

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :


e-mail semula :

e-mail baru :



Hormat kami

Pimpinan,


(………………………………)

39




SURAT KUASA

No :


Nama :

Jabatan :

Alamat :


Nama :

Jabatan :

Alamat :

No. KTP :






Pemberi Kuasa,

[nama perusahaan]

Materai Rp.6000,-

[nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa,

[nama perusahaan]

[nama]

[jabatan]

40



TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :


Berkas Berupa


Nama Nama


41


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PPK





(Ridwan, SH, MM) NIP 197111081992031006


Kepala Bagian





42


6/SOP/LPSE/D.2/2012

30-Nop-12

02-Jan-13

1 PPK

2 Admin Agency


2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK

1

2.





Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



Elektronik


Tujuan : Definisi :



user ID PPK sehingga PPK dapat melakukan login pada aplikasi SPSE



Nomor SOP

Keterkaitan :




Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan PPK yang terdaftar di

SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID

miliknya



INFORMASI USER ID PPK


dan perubahannya.

PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna

Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung

jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.


ditetapkan.Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun


pelaksana.




43


PPK Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output


Info User ID

2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai

PPK (Apabila disampaikan langsung

membawa asli Surat Keputusan/SK

pengangkatan sebagai PPK)



lengkap?


pengecekan

berkas

3 Meminta PPK untuk melengkapi berkas

permohonan


untuk

melengkapi

berkas4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A




registrasi awal

2. Melakukan konfirmasi kepada PPK


diperlukan)


Agency melakukan reset password atau mencari

informasi user ID PPK pada aplikasi SPSE




password/infor


benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu

PPK bahwa permohonan ditolak



benar/tidak valid


permohonan di

tolak8 Memberitahukan password baru atau informasi

user ID PPK kepada PPK


password

baru/informasi

user id diterima

oleh PPK

Diinformasikan

untuk segera

melakukan login

dengan User ID dan

Password tersebut

serta mewajibkan

untuk melakukan

perubahan password


pengarsipan berkas



user id


permohonan

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK


KeteranganPelaksana

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

PPK (softcopy)



15 menit



hasil

pengecekan

berkas

Mulai

Selesai

YaTidak

Selesai

YaTidak

44




PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PPK

LAMPIRAN


SEKRETARIAT JENEDERAL KEMENTERIAN KESEHATAN R.I.

45



Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada





Nama :

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :


e-mail semula :

e-mail baru :



Hormat kami

Pimpinan,


(………………………………)

46




SURAT KUASA

No :


Nama :

Jabatan :

Alamat :


Nama :

Jabatan :

Alamat :

No. KTP :






Pemberi Kuasa,

[nama perusahaan]

Materai Rp.6000,-

[nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa,

[nama perusahaan]

[nama]

[jabatan]

47



TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :


Berkas Berupa


Nama Nama


48


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PANITIA POKJA ULP




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)

(Wiwik Widarti, SKM, MM)

Kepala Bagian Penatausahaan Pengadaan

dan Penyimpanan


Kepala Biro Keuangan dan Barang Milik Negara

49


7/SOP/LPSE/D.2/2012

30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 Panitia Pengadaan/Pokja ULP

2 Admin Agency


2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP

1.






INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Panitia

Pengadaan/Pokja ULP yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset

password dan permintaan informasi user ID miliknya

Dasar Hukum :


ditetapkan.



pelaksana.

Peringatan :



Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



Keterkaitan :



Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :




user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP sehingga Panitia Pengadaan/Pokja ULP dapat

melakukan login pada aplikasi SPSE

Tujuan :

Definisi :


dan perubahannya.



50


Panitia

Pengadaan/Pokja

ULP

Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output


Info User ID2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai

Panitia Pengadaan/Pokja ULP (Apabila

disampaikan langsung membawa asli Surat

Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia

Pengadaan/Pokja ULP)



lengkap?


pengecekan

berkas

3 Meminta Panitia Pengadaan/Pokja ULP untuk

melengkapi berkas permohonan


untuk

melengkapi

berkas4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A




registrasi awal

2. Melakukan konfirmasi kepada Panitia

Pengadaan/Pokja ULP melalui telepon atau

bertemu langsung (jika diperlukan)


Agency melakukan reset password atau mencari

informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP




password/infor


benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu

Panitia Pengadaan/Pokja ULP bahwa

permohonan ditolak



benar/tidak valid


permohonan di

tolak


user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP kepada

Panitia Pengadaan/Pokja ULP


password

baru/informasi

user id diterima

oleh Panitia

Pengadaan/Pok

ja ULP

Diinformasikan

untuk segera

melakukan login

dengan User ID dan

Password tersebut

serta mewajibkan

untuk melakukan

perubahan password


pengarsipan berkas



user id


permohonan

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

Panitia

Pengadaan/Pokja

ULP (softcopy)



15 menit



hasil

pengecekan

berkas

Mulai

Selesai

YaTidak

Selesai

YaTidak

51




PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PANITIA POKJA ULP

LAMPIRAN



52



Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada





Nama :

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :


e-mail semula :

e-mail baru :



Hormat kami

Pimpinan,


(………………………………)

53




SURAT KUASA

No :


Nama :

Jabatan :

Alamat :


Nama :

Jabatan :

Alamat :

No. KTP :






Pemberi Kuasa,

[nama perusahaan]

Materai Rp.6000,-

[nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa,

[nama perusahaan]

[nama]

[jabatan]

54



TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :


Berkas Berupa


Nama Nama


55


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID ADMIN PPE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



56


8/SOP/LPSE/D.2/2012

30-Nop-12

02-Jan-13

1 1 Admin PPE

2 2 Helpdesk LPSE

3 Program Manager Direktorat e-Procurement

3 4 Front Office

4

5

1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID

2 SK Pengangkatan Admin PPE

1. 1.

2.

2.

1 SOP Pengarsipan Dokumen 3. Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil

pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan

Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement

Direktorat e-Procurement


ditetapkan.



pelaksana.

Keterkaitan :








INFORMASI USER ID ADMIN PPE


dan perubahannya.




Elektronik


Tujuan :

Definiisi :



user ID Admin PPE sehingga Admin PPE dapat melakukan login pada aplikasi SPSE





Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Admin PPE yang terdaftar di

SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan reset password dan

permintaan informasi user ID Admin PPE

Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



57


Admin PPE Front Office Helpdesk LPSE

Program

Manager

Direktorat e-

Procurement

Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Permohonan Reset Password atau

pemberian informasi User ID

2. SK pengangkatan sebagai Admin PPE


asli SK pengangkatan sebagai Admin PPE)

2 Admin PPE melapor ke front office dan mengisi


LPSE)

N/A isian data

Admin PPE

pada buku tamu




langsung ke LPSE)



tamu








N/A

helpdesk membuka


sama dengan hari

email tersebut

masuk (hari dan jam

kerja)



lengkap?


pemeriksaan

kelengkapan

berkas

permohonan


meminta kepada Admin PPE untuk melengkapi

berkas permohonan


permintaan

melengkapi

berkas

permohonan


berkas permohonan

N/A

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

Admin PPE yang

bersangkutan(softco

py)





SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

Mulai

YaTidak

58




Program Manager Direktorat e-Procurement


ditindaklanjuti

kepada

Program

Manager

Direktorat e-

Procurement




registrasi awal2. Melakukan konfirmasi kepada Admin PPE


diperlukan)


user ID Admin PPE pada aplikasi SPSE


password/infor

masi user id

11 Memberitahu Admin PPE melalui Helpdesk bahwa

permohonan ditolak


permohonan

ditolak


user ID Admin PPE melalui helpdesk untuk

disampaikan kepada Admin PPE


hasil perubahan

password/infor

masi user id

Diinformasikan

untuk segera

melakukan login

dengan User ID dan

Password tersebut

serta mewajibkan

untuk melakukan

perubahan password


pengarsipan berkas

hasil perubahan password/informasi user id

10 menit

Arsip berkas

permohonan


user ID Admin PPE kepada Admin PPE


perubahan

password atau

informasi user

id diterima oleh

Admin PPE




15 menit hasil

pengecekan

berkas

permohonan

Selesai

Selesai

YaTidak

59




PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID ADMIN PPE

LAMPIRAN



60



Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada





Nama :

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :


e-mail semula :

e-mail baru :



Hormat kami

Pimpinan,


(………………………………)

61




SURAT KUASA

No :


Nama :

Jabatan :

Alamat :


Nama :

Jabatan :

Alamat :

No. KTP :






Pemberi Kuasa,

[nama perusahaan]

Materai Rp.6000,-

[nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa,

[nama perusahaan]

[nama]

[jabatan]

62



TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :


Berkas Berupa


Nama Nama


63


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



64


9/SOP/LPSE/D.2/2012

30-Nop-12

02-Jan-13

1 Penyedia Barang/Jasa

2 Verifikator

3 Helpdesk LPSE

4 Helpdesk LKPP5 Front office

1. Surat Permohonan Perubahan NPWP Penyedia

2. Surat Kuasa Pembawa Berkas

3 Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE


1.


2

3

4



Nomor SOP

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)Tanggal Revisi

Tanggal Pembuatan

Tanggal Efektif



dan perubahannya.

Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti

NPWP penyedia.

Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas

memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.


Elektronik

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)Disahkan Oleh






ditetapkan.



pelaksana.

Dasar Hukum :

Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari

personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi

Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan

Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.





Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE, Peyedia yang terdaftar di

SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permintaan penggantian NPWP

penyedia barang/jasa.

Keterkaitan :


Defniisi :




Tujuan :


Peringatan :

65


Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output








dan bermaterai.

3. Asli dan copy NPWP baru dan Copy

NPWP Lama




pada buku tamu






tamu


nomor antrian

Nomor antrian N/A





menunggu konfirmasi perubahan NPWP melalui





ditindakanjuti

kepada verifikator





ditindaklanjuti


ditindaklanjuti

untuk diverifikasi

1

SOP PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA


Keterangan

N/A Berkas

Permohonan


permohonan perubahan NPWPMulai

YaTidak

66






berkas

permohonan





verifikasi

5 menit permohonan

ditolak/tidak

ditindaklanjuti

11 Melakukan perubahan NPWP penyedia



verifikasi

10 menit hasil perubahan

NPWP

Tata cara perubahan

NPWP penyedia pada

aplikasi SPSE mengacu

pada panduan

pengguna (user guide)

aplikasi SPSE

Memberitahu helpdesk LPSE bahwa

permohonan perubahan NPWP penyedia telah

dilaksanakan

hasil perubahan NPWP 5 menit hasil perubahan

NPWP diterima

oleh penyedia

Helpdesk LPSE menerima pemberitahuan dari

verifikator kemudian mengirimkan email

kepada Helpdesk LKPP untuk melakukan

perubahan NPWP secara Nasional dengan

menginformasikan bahwa penyedia yang

bersangkutan sudah diverifikasi ulang dan data

telah sesuai

pemberitahuan perubahan npwp dari

verifikator

5 menit email permohonan

perubahan npwp

secara nasional

email berisi data npwp

lama dan npwp baru

beserta keterangan

bahwa data tersebut

telah sesuai

helpdesk LKPP memproses perubahan NPWP

secara nasional

email permohonan dari helpdesk LPSE N/A hasil perubahan

NPWP secara

nasional

-Mengacu pada Tabel

Prioritas Penanganan

Permasalahan SPSE

- Helpdesk LKPP

membuka email pada

hari dan jam kerja

email tersebut masuk.

helpdesk LKPP memberitahukan kepada

verifikator bahwa NPWP telah dilakukan

perubahan

hasil perubahan npwp secara nasional 5 menit pemberitahuan

perubahan NPWP

5 menit setelah

dilakukan perubahan



bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia

telah dilaksanakan

pemberitahuan perubahan NPWP

5 menit

pemberitahuan

perubahan NPWP

diterima penyedia



hasil perubahan NPWP

10 menit

Arsip berkas

permohonan dan

perubahan NPWP

Tidak Ya

Selesai

67





LAMPIRAN



68


Template Surat Permohonan Perubahan data NPWP

Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada

Lampiran :NPWP lama danbaruYth : Kepala LPSE …..

Perihal : Perubahan data NPWP

Denganhormat, yang bertandatangandibawahini

Nama:

Jabatan :

e-mail :

Untukdanatasnama

Namaperusahaan :

User ID :

Alamatperusahaan :

Bersamaini kami mengajukanpermohonanperubahan data NPWP

No NPWP semula :

No NPWP baru :

Demikiansuratpermohonaninidibuat, atasbantuandankerjasamanya kami

Ucapkanterimakasih

Hormat kami

Pimpinan,

Dicapdanbermaterai

(………………………………)

69



Kop Surat

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masing-

masing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan perubahan data NPWPbeserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal]

Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] [nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama]

[jabatan]

70


Form TandaTerimaBerkas

TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :

Telah kami terimadari :

BerkasBerupa


Nama Nama

Jabatan Instansi/

Jabatan

71


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHAN DATA LELANG




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



72


10/SOP/LPSE/D.2/2012

30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Panitia Pengadaan

2 2 Helpdesk LKPP

3 Helpdesk LPSE

3

4

5

1. Surat Permohonan Perubahan Data Lelang

2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan

1. 1

2.

2

3



dan perubahannya.





Nomor SOP


Tanggal Revisi



Elektronik

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang

terdaftar di SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan

permintaan perubahan data lelang



Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan data lelang, proses permohonan dan

pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut

Tanggal Efektif



Tujuan :











ditetapkan.



pelaksana.

Keterkaitan :

Definiisi :Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas

memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement

73


Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan

data lelang kepada Helpdesk LPSE

Surat Permohonan Perubahan Data Lelang

yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat

permohonan berkop, tanda tangan dan

stample basah instansi) jika dikirimkan

melalui email harus scan surat asli.

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-

mail/TTS (softcopy)

2 Menerima permohonan dan menindaklanjuti

permohonan ke LKPP melalui Helpdesk LKPP

5 Menit

setelah

surat

diterima

helpdesk

LPSE

Mengacu pada SOP

eskalasi

permasalahan

melalui e-mail/TTS

3 Menerima dan menindaklanjuti eskalasi dari

Helpdesk LPSE

N/A Mengacu pada SOP

eskalasi

permasalahan

melalui e-mail/TTS

4 Menerima hasil eskalasi dan menyampaikannya

kepada Panitia Pengadaan

5 Menit


pengarsipan berkas

10 Menit Arsip berkas

permohonan

SOP PERUBAHAN DATA LELANG


KeteranganPelaksana

Mulai

Selesai

74





LAMPIRAN



75


Template Surat Permohonan Permintaan Perubahan Data Lelang

Kop Surat Instansi

Tempat, Tanggal

No : Kepada

Lampiran :Yth : Pimpinan LPSE …..

Perihal : Permohonan Permintaan

Perubahan Data Lelang

Denganhormat, yang bertanda tangan dibawah ini

Nama :

NIP :

Jabatan : Ketua Panitia Pengadaan

e-mail :

No Telepon/HP :

Bersama ini kami mengajukan permohonan permintaan perubahan data lelang sebagai berikut

Nama Paket :

Kode Lelang :

No Data Lama Data Baru


Ucapkan terimakasih

Hormat kami

Pemohon,

(………………………………)

76


LEMBAR PENGESAHAN



PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



77



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Penyedia Barang/Jasa

2 2 Verifikator

3 Helpdesk LPSE

3 4 Front office

4

5

1. Surat Permohonan pemberian informasi user id Penyedia

1. 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas


1.

2.

1


2.


dan perubahannya.










Tujuan :


Peringatan :





Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar

di SPSE dalam melakukan permintaan informasi ulang user id penyedia.

Keterkaitan :

Definiisi :


ditetapkan.



pelaksana.

Nomor SOP


Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia dan pengelola

LPSE untuk memberikan informasi ulang user id

Tanggal Revisi


Elektronik

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh


78


79










dan bermaterai.

3. Dokumen perusahaan seperti pada saat

registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP

direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk



yang berlaku , Akta pendirian perusahaan

dan Akta perubahan terakhir




pada buku tamu






tamu


nomor antrian

Nomor antrian N/A


berkas




menunggu konfirmasi perubahan email melalui





ditindakanjuti

kepada verifikator





ditindaklanjuti


ditindaklanjuti

untuk diverifikasi

1

SOP PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA


Keterangan

N/A Berkas

Permohonan


permohonan informasi user idMulai

YaTidak

80






berkas

permohonan





verifikasi

5 menit permohonan

ditolak/tidak

ditindaklanjuti

11 Melakukan pengecekan user id penyedia



verifikasi

10 menit hasil pengecekan

user id

12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan

informasi user id penyedia telah dilaksanakan

hasil pengecekan user id 5 menit informasi user id



informasi user id

10 menit

Arsip berkas

permohonan



bahwa permohonan perubahan alamat e-mail

penyedia telah dilaksanakan

informasi user id 5 menit informasi user id

diterima oleh

penyedia

Tidak Ya

Selesai

81





LAMPIRAN



82


Template Surat Permohonan Informasi User ID Penyedia

Kop Surat perusahan

Tempat, Tanggal

No : Kepada

Lampiran :Yth : Kepala LPSE …..

Perihal : Permohonan Informasi User ID

Denganhormat, yang bertandatangandibawahini

Nama:

Jabatan :

e-mail :

Untuk dan atas nama

Nama perusahaan :

Alamat perusahaan :

Bersamaini kami mengajukanpermohonan Informasi User ID Kami sebagai Penyedia yang telah

terdaptar di aplikasi SPSE.

Demikiansuratpermohonaninidibuat, atasbantuandankerjasamanya kami

Ucapkanterimakasih

Hormat kami

Pimpinan,

dicapdanbermateraiRp.6000,-

(………………………………)

83



Kop Surat

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masing-

masing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan Informasi User ID beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal]

Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] [nama]

[jabatan]

Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama]

[jabatan]

84


Form TandaTerimaBerkas

TANDA TERIMA BERKAS

Tanggal :

Telah kami terimadari :

BerkasBerupa


Nama Nama

Jabatan Instansi/

Jabatan

85


LEMBAR PENGESAHAN



PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



86



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Pengguna SPSE

2 2 Helpdesk LPSE

3 Front office

3

4

5

1. Kartu Identitas Pengguna

1.

2.

1.




Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan pengguna SPSE dalam

menggunakan akses intranet/internet di bidding room LPSE



pelaksana.



Keterkaitan :

Definiisi :

PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI

BIDDING ROOM



Peralatan/Perlengkapan :Tujuan :



ditetapkan.


dan perubahannya.





Peringatan :

Nomor SOP


Prosedur ini mencakup proses penggunaan akses intranet/internet di bidding room LPSE

sehingga pengguna SPSE dapat melakukan proses e-procurement dengan lancar

Tanggal Revisi


Elektronik



87


Pengguna SPSE Front office Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Mendatangi lokasi bidding room yang

disediakan oleh LPSE

N/A

2 Melapor ke front office dan mengisi buku tamu 5 menit isian data pengguna

SPSE pada buku

tamu

Meninggalkan KTP /

Tanda pengenal asli

3 Menawarkan fasilitas bidding room (akses

intranet/internet, tempat untuk laptop,

komputer desktop, hot spot) dan memberikan

nomor antrian jika fasilitas terpakai semua

isian data pengguna SPSE pada buku tamu 5 menit nomor antrian

4 Memilih fasilitas bidding room yang tersedia

dan mengisi daftar penggunaan fasilitas bidding

room

Nomor antrian 5 menit

5 Menggunakan fasilitas bidding room untuk

melakukan proses e-procurement

Nomor antrian N/A fasilitas bidding

room dapat

digunakan

disesuaikan dengan

kebutuhan

6 Dalam menggunakan fasilitas bidding room

pengguna SPSE memerlukan bantuan Helpdesk

Mengalami kendala dalam menggunakan

bidding room

N/A

7 Meminta Helpdesk untuk melakukan

pendampingan


bidding room

5 menit pendampingan oleh

helpdesk

8 Mendampingi Pengguna SPSE dalam

menyelesaikan permasalahan/kendala yang

sedang dihadapi


bidding room

N/A pendampingan oleh

helpdesk

sesuai dengan

kebutuhan

9 Setelah selesai menggunakan fasilitas bidding

room melapor kembali ke front office

selesai menggunakan bidding room 5 menit laporan selesai

menggunakan

bidding room ke

front office10 Mencatat waktu kapan pengguna SPSE

selesai/meninggalkan fasilitas bidding room

laporan selesai menggunakan bidding room

ke front office

5 menit catatan

penggunaan

bidding room

11 Mengembalikan kartu identitas Pengguna SPSE catatan penggunaan bidding room 5 menit bidding room dapat

digunakan dengan

baik

SOP PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM


Keterangan

Mulai

YaTidak

Selesai

88


89


LEMBAR PENGESAHAN



PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



90



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Administrator Sistem LPSE

2 2 Helpdesk LPSE

3

4

5

1. 1

2.

2.



pelaksana.



Dukungan Pengguna LPSE

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE atau Admin Sistem, Admin

PPE dalam mengumumkan terjadinya kendala dalam system SPSE melalui website




Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya kendala pada sistem SPSE

melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut

Tujuan :


dan perubahannya.






ditetapkan.

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


Keterkaitan :



Elektronik

Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses

administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan

semestinya.

PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE

TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE


Nomor SOP


Definisi :Peringatan :

91


Administrator

Sistem LPSEHelpdesk Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Mengetahui/mendapat informasi adanya kendala

pada sistem SPSE yang menyebabkan aplikasi

SPSE tidak dapat diakses/down

N/A

2 Membuat pengumuman melalui running

text ,berita di halaman web LPSE, portal resmi

K/L/D/I, papan pengumuman dan media lain yang

terkait

Pengumumaan berisi informasi mengenai :

• Jenis kendala yang dialami

• Waktu mulai terjadinya kendala dan kapan

waktu sistem kembali jalan/up (jika bisa

dipastikan)

• Kemungkinan adanya pemunduran jadwal

paket lelang oleh Panitia

• Mencantumkan kontak helpdesk untuk

informasi lebih lanjut

15 Menit pengumuman

adanya kendala

pada sistem

SPSE

3 Memberitahukan pengumuman tersebut kepada

Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia

pengadaan

Terjadinya kendala pada sistem SPSE 5 menit kendala pada

sistem SPSE

terinformasikan

kepada

helpdesk dan

panitia

4 Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman

tersebut kepada panitia pengadaan untuk

menyesuaikan jadwal paket lelang (jika

diperlukan) melalui e-mail atau surat dan apabila

diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon

informasi terjadinya kendala pada sistem

SPSE

15 menit saran kepada

panitia untuk

memundurkan

jadwal

5 Apabila sistem telah kembali berjalan/up , Admin

Sistem menginformasikan kepada pengguna SPSE

melalui halaman web LPSE resmi K/L/D/I, dan

dapat ditambahkan pada media lain yang terkait

serta kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada

panitia Pengadaan

kendala pada sistem sudah diperbaiki 5 menit pengumuman

sistem sudah

normal

5 menit setelah

sistem normal

6 Helpdesk LPSE meneruskan informasi tersebut

melalui e-mail atau surat dan apabila diperlukan

dapat dikonfirmasi melalui telepon kepada panitia

pengadaan dan menyarankan untuk menyesuaikan

jadwal paket lelang sesuai dengan lamanya terjadi

kendala pada sistem.

kendala pada sistem sudah diperbaiki 15 menit panitia

terinformasikan

bahwa sistem

sudah normal

kembali

SOP PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE


KeteranganPelaksana

Mulai

Selesai

92


LEMBAR PENGESAHAN



PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



93



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Helpdesk LPSE

3

4

5


1. 1.

2.

2

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE

TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE

Nomor SOP

Keterkaitan :



Elektronik






Peringatan :Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses


semestinya.



Definiisi :



pelaksana.




Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE (Admin Sistem dan

Helpdesk) dalam mengumumkan terjadinya pemeliharaan system SPSE melalui website



Tujuan :

Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya pemeliharaan pada sistem SPSE

melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut


dan perubahannya.

94


Administrator Sistem

LPSEHelpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Mengetahui adanya jadwal pemeliharaan pada

sistem SPSE atau mendapat yang menyebabkan

aplikasi SPSE tidak dapat diakses untuk sementara

N/A

2 Menampilkan pengumuman mengenai waktu

pemeliharaan dan lamanya melalui Running text

dan Pengumuman pada aplikasi SPSE minimal tiga

(3) hari sebelum waktu pelaksanaannya

adanya pemeliharaan sistem pada SPSE N/A pengumuman

waktu

pemeliharaan

sistem

pengumuman

dilakukan 5 hari

kerja sebelum

dilakukan

pemeliharaan sistem

3 Memberitahukan pengumuman tersebut kepada

Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia

pengadaan

adanya pemeliharaan sistem pada SPSE 30 menit terinformasikan

nya helpdesk

mengenai

adanya

pemeliharaan

sistem

4 Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman

tersebut kepada panitia pengadaan untuk

menyesuaikan jadwal paket lelang (jika

diperlukan) melalui e-mail atau surat dan apabila

diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon

informasi pemeliharaan sistem 30 menit terinformasikan

nya panitia

pengadaan

mengenai

adanya

pemeliharaan

sistem dan

saran untuk

menyesuaikan

jadwal

SOP PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE


KeteranganPelaksana

Mulai

Selesai

95


LEMBAR PENGESAHAN



ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



96



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 Helpdesk LPSE

2 Helpdesk LKPP

3 Pengguna SPSE


1

2

3.

4


memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement

Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai aplikasi TTS oleh

Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk

LKPP

Peringatan :

Definisi :


dan perubahannya.





Nomor SOP


Tanggal Revisi




ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI

TTS




Elektronik




ditetapkan.



pelaksana.Keterkaitan :




Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP


Dukungan Pengguna LPSE

Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh

Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE

untuk menyampaikan permasalahan.

Tujuan :


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP dalam

mengeskalasikan permasalahan

97


Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE

yang tidak dapat ditangani olehnya kepada

helpdesk LKPP melalui aplikasi TTS

Permasalahan tidak dapat

ditangani oleh helpdesk LPSE

5 menit eskalasi

permasalahan

5 menit setelah helpdesk

mengetahui tidak dapat

menangani permasalahan

2 Menerima dan mempelajari permasalahan yang

disampaikan Helpdesk LPSE.

eskalasi permasalahan 15 menit mengetahui

pokok

permasalahan

3 Memutuskan apakah permasalahan dapat

ditangani oleh LPSE dan merupakan kewenangan

LPSE

mengetahui pokok permasalahan

yang dieskalasikan

5 menit putusan

permasalahan

merupakan

kewenangan

LPSE/LKPP

4 - apabila "ya", helpdesk LKPP membalas tiket

permasalahan denganmemberikan informasi

bahwa permasalahan dapat ditangani oleh

helpdesk LPSE dengan menyertakan panduan tata

cara penyelesaiannya. dan menutup tiket dengan

mengklik tombol "CLOSED"

- Apabila "tidak" maka helpdesk LKPP

melanjutkan mempelajari permasalahan dan

dapat meminta data tambahan apabila informasi

permasalahan yang diterima belum jelas dan

lengkap serta butuh data tambahan dari helpdesk

LPSE

putusan permasalahan merupakan

kewenangan LPSE/LKPP

60 menit tindak lanjut

penganan

masalah

berdasarkan

kewenangan

5 - Apabila memerlukan data tambahan maka lanjut

ke nomor 6 sampai dengan 11

- Apabila tidak memerlukan data tambahan maka

lanjut ke nomor 11

permasalahan merupakan

permasalahan yang memang

ditangani oleh Helpdesk LKPP

N/A

6 apabila memerlukan data tambahan maka

helpdesk LKPP mengirimkan permintaan data

tambahan yang diperlukan dan

mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila

diperlukan) kepada helpdesk LPSE




15 menit permintaa data

tambahan

kepada

Helpdesk LPSE

7 Helpdesk LPSE menerima balasan tiket

permasalahan berisi permintaan data tambahan

dari Helpdesk LKPP kemudian menyampaikan

permintaan tersebut kepada pengguna SPSE

permintaan data tambahan 10 Menit permintaa data

tambahan

kepada

Pengguna

10 menit setelah

membuka tiket

permasalahan, LPSE harus

membuka tiket

permasalahan yang masuk

pada hari yang sama di

jam kerja dengan waktu

tiket permaslahan masuk.

8 Pengguna SPSE mengirimkan data tambahan yang

diminta kepada helpdesk LPSE

Permintaan data tambahan N/A

SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS


KeteranganPelaksana

Mulai

TidakYa

Ya Tidak

Selesai

98


9 Helpdesk LPSE menerima data tambahan dan

meneruskannya (data tambahan) kepada

Helpdesk LKPP

Permintaan data tambahan 5 menit data tambahan 5 menit setelah membuka

tiket permasalahan, LPSE

harus membuka tiket





10 Helpdesk LKPP menerima balasan tiket

permasalahan berisi data tambahan dari Helpdesk

LPSE

Permintaan data tambahan N/A data tambahan

11 Melanjutkan penanganan penyelesaian

permasalahan dan jika diperlukan dapat

berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LKPP jika

diperlukan

N/A Mengacu pada Tabel

Prioritas Penyelesaian

Permasalahan SPSE

12 Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah

berhasil diselesaikan

Apabila dalam 2 hari kerja

permasalahan belum dapat

diselesaikan maka Helpdesk LKPP

wajib memberitahukan status

penanganan masalah kepada

Helpdesk LPSE melalui aplikasi

TTS

N/A Mengacu pada Daftar


Permasalahan SPSE

13 jika "ya" helpdesk LKPP Membalas tiket yang

berisi informasi bahwa permasalahan telah

diselesaikan dan menutup tiket dengan mengklik

tombol "CLOSED"

Permasalahan dapat diselesaikan 5 menit permasalahan

Closed

5 menit setelah

permasalahan diselesaikan

14 Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan

perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari

kerja sampai masalah dapat ditangani melalui

aplikasi TTS

permasalahan tidak dapat

diselesaikan

N/A perkembanagan

penanganan

masalah

Ya Tidak

Selesai

99


LEMBAR PENGESAHAN



ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



100



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Helpdesk LPSE

2 2 Helpdesk LKPP

3 Pengguna SPSE

3

4

5


1.

2.

1

2

3




Elektronik




ditetapkan.



pelaksana.

Keterkaitan :



Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan

dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.



Tujuan :


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE dan Helpdesk LKPP dalam

proses eskalasi permasalahan

Peringatan :

Nomor SOP


Tanggal Revisi




ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL



Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai e-mail oleh Helpdesk

LPSE untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk LKPP

Definisi :


dan perubahannya.





101


Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE

yang tidak dapat ditangani olehnya kepada

helpdesk LKPP melalui e-mail


ditangani oleh helpdesk LPSE

5 menit eskalasi

permasalahan

5 menit setelah helpdesk

mengetahui tidak dapat

menangani permasalahan

2 Menerima dan mempelajari permasalahan yang

disampaikan Helpdesk LPSE.

eskalasi permasalahan 15 menit mengetahui

pokok

permasalahan

3 Memutuskan apakah permasalahan dapat

ditangani dan merupakan kewenangan LPSE

mengetahui pokok permasalahan

yang dieskalasikan

5 menit putusan

permasalahan

merupakan

kewenangan

LPSE/LKPP

4 Membalas e-mail dengan mengisi informasi agar

permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE

dan menyertakan panduan tata cara

penyelesaiannya

putusan permasalahan merupakan

kewenangan LPSE/LKPP

60 menit tindak lanjut

penganan

masalah

berdasarkan

kewenangan

5 Apakah informasi permasalahan yang diterima

belum jelas dan lengkap serta butuh data

tambahan dari helpdesk LPSE




N/A

6 Membalas e-mail berisi permintaan data

tambahan yang diperlukan dan

mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila

diperlukan) kepada helpdesk LPSE




15 menit permintaan

data tambahan

kepada

Helpdesk LPSE

7 Menerima balasan e-mail berisi permintaan data

tambahan dari Helpdesk LKPP kemudian

menyampaikan permintaan tersebut kepada

pengguna SPSE

permintaan data tambahan 10 Menit permintaa data

tambahan

kepada

Pengguna

10 menit setelah

membuka tiket

permasalahan, LPSE harus

membuka tiket





8 Menerima dan membalas e-mail berisi data

tambahan yang diminta kepada helpdesk LPSE

Permintaan data tambahan N/A

9 Menerima dan meneruskan e-mail dari Pengguna

SPSE berisi data tambahan kepada Helpdesk LKPP

Permintaan data tambahan 5 menit data tambahan 5 menit setelah membuka

tiket permasalahan, LPSE

harus membuka tiket





10 Menerima e-mail berisi data tambahan dari

Helpdesk LPSE

Permintaan data tambahan N/A data tambahan

SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL


KeteranganPelaksana

Mulai

TidakYa

Ya Tidak

Selesai

Tidak

102


11 Melanjutkan penanganan penyelesaian

permasalahan dengan berkoordinasi dengan

pihak/unit lain di LKPP jika diperlukan

N/A Berdasarkan

pada Tabel

Prioritas

Penyelesaian

Permasalahan

SPSE

Mengacu pada Daftar


Permasalahan SPSE

12 Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah

berhasil diselesaikan

Apabila dalam 2 hari kerja

permasalahan belum dapat

diselesaikan maka Helpdesk LKPP

wajib memberitahukan status

penanganan masalah kepada

Helpdesk LPSE melalui e-mail

N/A - Mengacu pada Daftar


Permasalahan SPSE

13 Membalas e-mail kepada helpdesk LPSE berisi

informasi bahwa permasalahan telah diselesaikan

untuk diteruskan kepada Pengguna SPSE

Permasalahan dapat diselesaikan 5 menit permasalahan

selesai

5 menit setelah

permasalahan diselesaikan

14 Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan

perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari

kerja sampai masalah dapat ditangani melalui

aplikasi TTS


diselesaikan

N/A perkembangan

penanganan

masalah

Ya Tidak

Selesai

103


LEMBAR PENGESAHAN



PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



104



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 Pengguna SPSE

2 Helpdesk LPSE

1 Formulir Konsultasi


3 Rekap Penangannan Permaslahan Melalui Telepon

1

SOP Pengarsipan Berkas

Definisi :

Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE

dan Pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui telepon

Nomor SOP


Tanggal Revisi





pelaksana.

Keterkaitan :


dan perubahannya.



Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan

pengguna SPSE melalui telepon

Peringatan :





Tujuan :



PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE

MELALUI TELEPON




Elektronik




ditetapkan.

105


Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Menghubungi helpdesk LPSE melalui telepon

untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait e-

Procurement

N/A

2 Menerima telepon dengan ramah dan sopan,

mengucapkan salam

10 detik

3 Menanyakan identitas pengguna dan

permasalahan yang ingin disampaikan sambil

menggali infromasi lebih lengkap dan rinci terkait

permasalahan

Semua informasi yang didapat

dicatat pada Formulir Konsultasi

2 menit isian data

penyedia pada

formulir

konsultasi

4 Memberikan informasi identitas pengguna dan

pertanyaan atas permasalahan yang ingin diajukan

oleh helpdesk LPSE secara lengkap dan rinci

permintaan informasi dari

helpdesk kepada pengguna

N/A pemberian

informasi dari

pengguna

Sesuai kebutuhan

5 Apakah helpdesk LPSE dapat menjawab atau

memberikan solusi dari permasalahan yang

disampaikan

N/A Sesuai kebutuhan

6 Apabila "ya" maka helpdesk memberikan

penjelasan/ solusi untuk menyelesaikan

permasalahan terebut

Pertanyaan pengguna N/A jawaban/solusi

dituangkan

dalam formulir

konsultasi

sesuai kebutuhan

7 Mengarsipkan lembar konsultasi dengan mengacu

pada SOP Pengarsipan Berkas

jawaban/solusi pada formulir

konsultasi

10 Menit arsip berkas

8 Apabila tidak, helpdesk meminta waktu untuk

menemukan solusinya, memberikan nomor

formulir konsultasi dan no tiket untuk

memudahkan pelacakan penanganan

permasalahan dan jika memungkinkan

mengalihkan penanganan permasalahan melalui e-

mail/TTS


diberikan solusi

10 Menit solusi diberikan

dengan

mengacu pada

Tabel Prioritas

Penyelesaian

Permasalahan

SPSE

waktu 10 menit adalah

waktu untuk membuat

dan memberikan nomor

formulir konsultasi serta

memberitahukan untuk

mengirimkan

permasalahan tersebut

melalui email/TTS

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON


KeteranganPelaksana

Mulai

Ya Tidak

Selesai

Selesai

Tidak

106




PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON

LAMPIRAN



107


Formulir Konsultasi

FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE

Hari/Tanggal Konsultasi :

Waktu :

A. IDENTITAS PENGGUNA SPSE

a. Nama :

b. Nama Instansi/Perusahaan :

c. Alamat :

d. Nomor Telepon/HP :

B

PERMASALAHAN

C. JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN

Pemberi Penjelasan

(...........................................)

108


Rekap Penangannan Permasalahan Melalui Telepon

REKAP PENANGANNAN PERMASLAHAN MELALUI TELEPON

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

No Tgl Alamat E-mail Nama Isi Pesan Kategori DirektoratTujuan Tgljawaban Isi Jawaban Petugas

Keterangan :

1 = No Urut Pencatatan

2 = Tanggal Telepon

3 = Alamat Email

4 = Nama Pengirim sebutkan juga instansinya (kalau ada)

5 = Isi Telepon

6 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi

7 = Sebutkan Direktorat Tujuan

8 = Tgl Penerimaan Form Jawaban

9 = Isi Jawaban

10 = Nama Penginput Rekap Telepon

109


LEMBAR PENGESAHAN



PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



110



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Pengguna SPSE

2 2 Helpdesk LPSE

3

4

5


1.

2.

1

1 SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi TTS

2 Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh

Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE

untuk menyampaikan permasalahan


dan Pengelola LSPE dalam menyelesaikan permasalahan melalui aplikasi TTS




Elektronik




ditetapkan.

Keterkaitan : Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan


Peringatan :

Definisi :

Tujuan :


Nomor SOP


Tanggal Revisi





MELALUI APLIKASI TTS



pelaksana.


pengguna SPSE melalui aplikasi TTS


dan perubahannya.





111


112



1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui aplikasi

Trouble Ticketing System (TTS) untuk

berkonsultasi atas permasalahan terkait e-

Procurement

Tata cara pengisian TTS sesuai

dengan (user guide) petunjuk

pengguna aplikasi TTS

N/A

2 Menerima tiket permasalahan dari pengguna SPSE,

mempelajari dan menetukan prioritas

penentuan prioritas masalah

berdasarkan Daftar Prioritas

Penyelesaian Permasalahan SPSE

5 Menit hasil penentuan

prioritas

penanganan

permasalahan

5 Menit adalah waktu

untuk mennetukan

prioritas permasalahan



tambahan dari Pengguna SPSE

N/A

4 Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas tiket berisi

permintaan data tambahan yang diperlukan dan

mengkonfirmasikannya kepada pengguna SPSE

melalui telepon

Data dan informasi yang

disampaikan masih kurang


permintaan

data tambahan

kepada

pengguna SPSE

5 Menerima tiket dan membalasnya dengan

menyertakan data tambahan yang diminta

Helpdesk LPSE

pemberitahuan permintaan data

tambahan kepada pengguna SPSE

N/A

6 Menerima balasan tiket berisi data tambahan dari

pengguna SPSE



N/A Data tambahan

dari pengguna

SPSE

7 Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian

permasalahan dan berkoordinasi dengan

pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan

Permasalahan yang disampaikan

sudah memiliki cukup data dan

informasi untuk dilakukan analisa

1 hari hasil analisa

permasalahan

8 Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh

Helpdesk LPSE

hasil analisa permasalahan N/A Solusi /

jawaban/hasil

penyelesaian

masalah

Lamanya penyelesaian

masalah mengacu pada

Tabel Prioritas

Penyelesaian Masalah

SPSE

9 Apabila dapat diselesaikan, helpdesk Membalas

tiket berisi pemberitahuan bahwa permasalahan

telah diselesaikan dan menutup tiket dengan

mengklik tombol "CLOSED"

Permasalahan dapat diselesaikan 10 menit pemberitahuan

permasalahan

selsai kepada

pengguna

10 Menit setelah

permasalahan berhasil

diselesaikan

10 Apabila tidak dapat diselesaikan maka helpdesk

LPSE Mengeskalasikan permasalahan kepada

helpdesk LKPP dengan mengklik tombol

“ESCALATE” dan membalas tiket permasalahan

yang memberitahukan bahwa permasalahan

sedang ditangani helpdesk LKPP serta dimohon

untuk menunggu balasan tiket selanjutnya


diselesaikan oleh helpdesk LPSE

5 menit eskalasi

permasalahan

Mengacu pada SOP

Eskalasi Permasalahan

melalui aplikasi TTS

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS


KeteranganPelaksana

Mulai

Ya Tidak

Selesai

Selesai

Ya Tidak

113


114




PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS

LAMPIRAN



115


Rekap penanganan permasalahan penggunaSPSE melalui TTS

Keterangan :

1 = No Urut Pencatatan

2 = No tiket

3 = Nama instansi/perusahaan

4 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi

5 = Jawaban solusi dari permasalahan

6 = Tanggal e-mail diterima

7 = Tanggal selesai permasalahan

8 = Keterangan

REKAPITULASI PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TTS

1 2 3 4 5 6 7 8

No No TTS Nama Permasalahan Solusi Tglditerima Tglselesai Keterangan

116


LEMBAR PENGESAHAN



PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



117



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Pengguna SPSE

2 2 Helpdesk LPSE

3

4

5

1 Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah SPSE

1.

2.

1

1 SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi e-mail



MELALUI E-MAIL

Nomor SOP


Tanggal Revisi


Definisi :


dan perubahannya.





Tujuan :



pengguna SPSE melalui e-mail

Peringatan :

Tanggal Efektif





dan Pengelola SPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui e-mail




Elektronik




ditetapkan.



pelaksana.

Keterkaitan :

118


119



1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui e-mail

untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait e-

Procurement

N/A

2 Menerima e-mail dari pengguna SPSE, mempelajari

dan menetukan prioritas

penentuan prioritas masalah

berdasarkan Daftar Prioritas

Penyelesaian Permasalahan SPSE

5 Menit hasil penentuan

prioritas

penanganan

permasalahan

5 Menit adalah waktu

untuk mennetukan

prioritas permasalahan



tambahan dari Pengguna SPSE

N/A

4 Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas e-mail

berisi permintaan data tambahan yang diperlukan

dan mengkonfirmasikannya kepada pengguna

SPSE melalui telepon

Data dan informasi yang

disampaikan masih kurang


permintaan

data tambahan

kepada

pengguna SPSE

5 Menerima e-mail dan membalasnya dengan

menyertakan data tambahan yang diminta

Helpdesk LPSE



N/A

6 Menerima balasan e-mail berisi data tambahan

dari pengguna SPSE



N/A Data tambahan

dari pengguna

SPSE

7 Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian

permasalahan dan berkoordinasi dengan

pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan

Permasalahan yang disampaikan

sudah memiliki cukup data dan

informasi untuk dilakukan analisa

1 hari hasil analisa

permasalahan

8 Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh

Helpdesk LPSE

hasil analisa permasalahan N/A Solusi /

jawaban/hasil

penyelesaian

masalah

Lamanya penyelesaian

masalah mengacu pada

Tabel Prioritas

Penyelesaian Masalah

9 Apabila dapat diselesaikan, helpdesk LPSE

membalas e-mail berisi pemberitahuan bahwa

permasalahan telah diselesaikan

Permasalahan dapat diselesaikan 10 menit pemberitahuan

permasalahan

selsai kepada

pengguna

10 Menit setelah

permasalahan berhasil

diselesaikan

10 Mengeskalasikan permasalahan kepada helpdesk

LKPP dengan meneruskan e-mail tersebut dan

membalas e-mail kepada pengguna SPSE yang

memberitahukan bahwa permasalahan sedang

ditangani helpdesk LKPP serta dimohon untuk

menunggu balasan e-mail selanjutnya

Mengacu pada SOP Eskalasi

Permasalahan melalui e-mail

5 menit eskalasi

permasalahan

Mengacu pada SOP

Eskalasi Permasalahan

melalui e-mail

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL


KeteranganPelaksana

Mulai

Ya Tidak

Selesai

Selesai

Ya TidakTidak

120


121


LEMBAR PENGESAHAN



PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



122



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Pengguna SPSE

2 2 Helpdesk LPSE

3 Front office

3

4

5

1. Formulir Konsultasi


1.

2.

1


Keterkaitan :

Definisi :


DI LPSE






Peringatan :

Menjamin terselesaikannya permasalahan pengguna SPSE dalam pelaksanaan

pengadaan secara elektronik melalui LPSE





Nomor SOP



dan pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan dengan datang langsung ke

LPSE

Tanggal Revisi


Elektronik



ditetapkan.




pelaksana.

Disahkan Oleh



dan perubahannya.



123





N/A Isian data

pengguna SPSE

pada buku tamu

Tugas Front Office

dapat dilaksanakan

oleh Help Desk,

Security, atau

Resepsionis

2 Memberikan formulir konsultasi kepada

pengguna SPSE

formulir konsultasi 5 menit

3 Mengisi formulir konsultasi dan memberikan

kembali formulir konsultasi yang telah diisi

dengan lengkap kepada front office

formulir konsultasi 5 menit Isian Formulir

Konsultasi

4 Menerima dan memeriksa formulir konsultasi

dari pengguna SPSE. Apakah formulir konsultasi

telah diisi dengan lengkap ?

Isian Formulir Konsultasi 5 menit Isian Formulir

Konsultasi sudah

lengkap

5 Jika "Ya" Front Office memberikan nomor

antrian dan mempersilahkan penguna SPSE

untuk menunggu panggilan menghadap

helpdesk diruang tunggu

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 5 menit Nomor antrian

6 Jika "tidak" Front Office meminta pengguna

SPSE untuk melengkapi isian Formulir

Konsultasi

Isian Formulir Konsultasi belum lengkap 5 menit meminta

melengkapi

formulir konsultasi

7 Helpdesk menerima formulir konsultasi dari

front office LPSE

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 5 menit ditindaklanjuti

kepada helpdesk

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE


Keterangan

Mulai

YaTidak

124


8 Memanggil pengguna SPSE sesuai nomor antrian Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap dan

Nomor Antrian

N/A Jika pengguna SPSE

telah dipanggil

sebanyak 3 kali namun

pengguna SPSE tidak

merespon maka

Helpdesk akan

memanggil nomor

antrian berikutnya.

Pengguna yang dilewat

akan dipanggil kembali

pada giliran

berikutnya

9 Melakukan analisis permasalahan dengan

menggali informasi sedalam-dalamnya dari

pengguna SPSE . Apakah solsui permasalahan

dapat ditemukan ?

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 30 menit informasi

tambahan terkait

masalah

sesuai dengan

kebutuhan

(berdasarkan Tabel


Permasalahan SPSE)

10 Apabila "Ya" Memberikan jawaban/solusi atas

permasalahan yang disampaikan dalam bentuk

tertulis dalam Formulir Konsultasi

Formulir konsultasi ditandatangani/diparaf

oleh petugas Helpdesk yang memberikan

jawaban/solusi

10 menit jawaban/solusi

atas permasalahan

sesuai dengan

kebutuhan

11 Mengeskalasikan permasalahan kepada

Helpdesk LKPP melalui e-mail/TTS.

Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan

Melalui Aplikasi TTS/e-Mail

5 menit Tiket/e-mail

permasalahan

pengguna SPSE

yang dieskalasikan

12 Memberikan salinan Formulir Konsultasi

kepada pengguna SPSE dan mengarsipkan

lembar Formulir Konsultasi asli dengan

mengacu pada SOP pengarsipan berkas

formulir konsultasi yang telah diisi oleh

helpdesk

10 Menit Arsip Formulir

KonsultasiSelesai

YaTidak

125




PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE

LAMPIRAN



126


Formulir Konsultasi



Waktu :


a. Nama :


c. Alamat :


B

PERMASALAHAN


Pemberi Penjelasan

(...........................................)

127


LEMBAR PENGESAHAN



PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



128



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Helpdesk LPSE

3 Front office

3

4

5

1.

2.

1

Tanggal Efektif

Tanggal Revisi


Elektronik


Nomor SOP



Dasar Hukum :


PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM








Peringatan :

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan penyedia yang terdaftar

di SPSE dalam proses pemberian pendampingan dari Helpdesk untuk proses upload

dokumen lelang di biding room LPSE




ditetapkan.


dan perubahannya.





pelaksana.

Keterkaitan :

Definisi :

Prosedur ini mencakup proses permohonan pemdampingan upload dokumen lelang dan

pelaksanan pendampingan kepada Penyedia pada Bidding Room

129



1 Mendatangi lokasi bidding room yang

disediakan oleh LPSE

2 Melapor ke front office dan mengisi buku tamu 5 menit isian data pengguna

SPSE pada buku

tamu

3 Menanyakan kepada Penyedia apakah sudah

mengikuti pelatihan aplikasi SPSE ?

Helpdesk hanya memberikan arahan dalam

proses upload kepada penyedia yang telah

mendapatkan pelatihan aplikasi SPSE

5 menit

4 Menyarankan kepada Penyedia untuk

mengikuti pelatihan penggunaan SPSE terlebih

dahulu

5 menit

5 Memberikan nomor antrian untuk mendapat

pendampingan dari helpdesk

5 menit Nomor antrian

6 Memanggil Penyedia untuk mendapat

pendampingan sesuai nomor antrian

Telah memiliki nomor antrian dan

membutuhkan pendampingan

5 menit pendampingan oleh

helpdesk LPSE

7 Menanyakan kepada penyedia apakah telah

mengisi data kualifikasi dan upload dokumen

pendukungnya

5 menit

8 Memberikan penjelasan dalam mengisi data

kualifikasi dan upload dokumen pendukungnya

10 menit

SOP PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM


Keterangan

Mulai

YaTidak

YaTidak

Selesai

130


9 Mengisi data kualifikasi dan mengupload

dokumen pendukungnya dengan didampingi

oleh helpdesk LPSE. Apakah pengisian data dan

upload dokumen berhasil ?

15 menit

10 Menangani permasalahan untuk diselesaikan

dengan meminta bantuan pihak/unit lain di

LPSE jika diperlukan. Apakah permasalahan

dapat diselesaikan ?

15 menit

11 Mengeskalasikan permasalahan kepada

Helpdesk LKPP melalui e-mail/TTS. Proses

pendampingan selesai, penyedia akan segera

dihubungi jika permasalahan yang dieskalasikan

telah diselesaikan

Permasalahan yang dieskalasikan

dikonfirmasikan melalui telepon kepada

helpdesk LKPP

5 menit eskalasi

permasalahan

Mengacu pada SOP

eskalasi melalui email

atau eskalasi melalui

TTS

12 Memberikan penjelasan dan petunjuk dalam

mengenkripsi file dokumen penawaran

menggunakan aplikasi enkripsi yang disediakan

SPSE

15 menit

13 Melakukan enkripsi file dokumen penawaran

dan upload dokumen penawaran didampingi

oleh helpdesk LPSE. Apakah proses enkripsi

dan upload dokumen penawaran berhasil ?

15 menit

14 Proses pendampingan upload dokumen selesai.

Penyedia dapat meninggalkan bidding room

dengan terlebih dulu melapor kembali ke front

office

5 menit

Selesai

Ya Tidak

Selesai

Ya Tidak

Ya Tidak

131




PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM

LAMPIRAN



132


Formulir Konsultasi



Waktu :


a. Nama :


c. Alamat :


B

PERMASALAHAN


Pemberi Penjelasan

(...........................................)

133


LEMBAR PENGESAHAN



AGGREGASI DATA PENYEDIA




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



134



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 LPSE

3 LKPP

3

4

5

1.

2.

1 SOP penanganan permasalahan melalui email, TTS atau datang langsung

2 SOP Eskalasi penanganan permasalahan melalui email atau TTS


Menjamin Penyedia dapat melakukan Login pada sistem SPSE sebagai sebuah

mekanisme Single Sign On SPSE di seluruh LPSE yang terintegrasi




Menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penyedia pada sistem ADP untuk

melakukan aktivasi aggregasi data sebagai sebuah single sign on SPSE

Tujuan :

Definisi :


dan perubahannya.





Peringatan :

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif





pelaksana.

Keterkaitan :



Elektronik

AGGREGASI DATA PENYEDIA


Nomor SOP


135


Penyedia LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Melakukan login pada SPSE. sudah memiliki user id dan password SPSE N/A

2 Apakah pengguna telah melakukan aktivasi ? N/A

3 Jika sudah melakukan aktivasi penyedia dan

terdaftar di 1 LPSE maka penyedia dapat

melakukan login pada semua SPSE yang

terintegrasi dengan akun penyedia tersebut. Jika

sudah aktivasi tapi terdaftar di lebih 1 LPSE maka

penyedia harus melakukan login dengan akun atau

UserID Default untuk masuk pada SPSE secara

roaming

sudah aktivasi N/A

4 Jika penyedia belum aktivasi maka berikutnya

muncul halaman aktivasi dilanjutkan kepada

proses aktivasi akun penyedia pada SPSE dan ikuti

langkah-langkahnya

belum aktivasi N/A

5 Jika Penyedia belum aktivasi dan tidak muncul

halaman aktivasi setelah itu muncul halaman non

aktif maka Akun lokal di non aktifkan dan diganti

dengan akun yang tampil pada halaman akun non

aktif. Selanjutnya melakukan proses aktivasi akun

penyedia SPSE

belum aktivasi N/A

6 Jika halaman akun non aktif tidak muncul tetapi

yang muncul adalah notifikasi dari admin maka

penyedia harus menghubungi LPSE atau LKPP

untuk menyelesaikan masalahnya sesuai dengan

notifikasi yang muncul

belum aktivasi dan mengalami kendala

untuk aktivasi

N/A Mengacu pada SOP

penanganan masalah

melalui email, datang

langsung atau

melalui TTS dan SOP

Eskalasi penanganan

masalah melalui

email atau TTS

7 LKPP akan menyelesaikan masalahnya sehingga

admin dapat melakukan login secara terintegrasi

penyedia tidak dapat aktivasi N/A Mengacu pada SOP

penanganan masalah

melalui email, datang

langsung atau

melalui TTS dan SOP

Eskalasi penanganan

masalah melalui

email atau TTS

8 Penyedia dapat Login Lokal Maupun Roaming di

Semua LPSE Ter-Aggregasi

sudah aktivasi N/A aktivasi user

penyedia

SOP AGGREGASI DATA PENYEDIA


KeteranganPelaksana

Mulai

Selesai

Selesai

136


137


LEMBAR PENGESAHAN



PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN

PENAWARAN




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



138



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Helpdesk LPSE

3

4

5

1. Surat Permohonan Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Penawaran

2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan


1. 1

2.





pelaksana.

Keterkaitan :



Elektronik



PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN

AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN


Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang

terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang




Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan jadwal lelang untuk batas akhir upload

dokumen pernawaran dan awal pembukaan penawaran mulai dari proses permohonan

sampai dengan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut

Tujuan :

Definisi :


dan perubahannya.





Peringatan :

139


s

140


Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan

data lelang kepada Helpdesk LPSE

Surat Permohonan Perubahan Jadwal Lelang

yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat

permohonan berkop, tanda tangan dan

stample basah instansi), jadwal lama dan

baru dengan disertakan dengan alasan dan

pernyataan bahwa segala akibat yang timbul

dari perubahan jadwal ini seluruhnya

tanggung jawab panitia pengadaan/Pokja

ULP. (jika dikirimkan melalui email harus

scan surat asli)

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-

mail/TTS (softcopy)

2 Menerima permohonan N/A

3 Melakukan pengecekan apakah perubahan

tersebut tidak melanggar peraturan perundang-

undangan yang berlaku? Jia ierlukan dapat

meminta rekomendasi dari LKPPSurat permohonan perubahan jadwal

N/A hasil

pengecekan

melanggra/tida

knya

permohonan

Mengacu pada Tabel

Prioritas

Penyelesaian

Permasalahan SPSE

4 Jika melanggar maka helpdesk memberitahukan

kepada panitia perubahan tidak dapat dilakukan

permohonan tidak sesuai dengan aturan

yang berlaku

15 Menit permohonan

ditolak

5 Jika tidak melanggar maka helpdesk dapat

melakukan perubahan jadwal tersebut.

permohonan sesuai dengan aturan yang

berlaku

N/A

permohonan di

tindaklanjuti

Mengacu pada Daftar

Prioritas

Penyelesaian

Permasalahan SPSE

6

Helpdesk memberitahukan kepada panitia

pengadaan/Pokja ULP bahwa jadwal sudah

dilakukan perubahan hasil perubahan 10 Menit

pemberitahuan

perubahan

10 Menit setelah

dilakukan perubaha

7

Panitia/Pokja ULP menerima pemberitahuan

perubahan jadwal dari helpdesk LPSE pemberitahuan perubahan N/A

8 LPSE melakukan arsip dokumen 10 Menit

Arsip berkas

permohonan

SOP PERUBAHAN JADWAL LELANG TAHAPAN BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN PENAWARAN


KeteranganPelaksana

Mulai

Tidak

Ya

Selesai

Selesai

141




LAMPIRAN



142


LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH


PEDOMAN BIMBINGAN TEKNIS

JAKARTA

2012

143


LEMBAR PENGESAHAN



PELAKASANAAN TRAINING PENGGUNA LPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



144



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Kepala SPSE

2 2 Unit Layanan dan Dukungan LPSE

3 Training

3

4

5

1. Form Laporan Training

2 Kuesioner

1.

2.

Keterkaitan :

Definisi :

PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE






Peringatan :

Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam pelaksanaan training peggunaan SPSE


dan perubahannya.






ditetapkan.



pelaksana.

Nomor SOP


Prosedur ini mencakup proses penyusunan program training, persiapan, mengundang

peserta dan pelaksanaan training peggunaan SPSE.

Tanggal Revisi


Elektronik




145


Kepala LPSEUnit Layanan dan

Dukungan LPSETrainer Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Rencana pelaksanaan meliputi:

a. Jadwal pelaksanaan training

b. Penentuan peserta training

c. Sarana dan prasarana training

d. Materi training

e. Penentuan trainer

f. Anggaran

Persiapan yang dilakukkan meliputi :

a. Memastikan kehadiran peserta maksimal 7

hari kerja sebelum pelaksanaan training

dengan meminta lembar konfirmasi

kehadiran

b. Memastikan ketersedian sarana dan

prasarana pelakasanaan training maksimal 7

hari kerja sebelum pelaksanaan training

antara lain tempat, akses internet, konsumsi

dan lain-lain

c. Mempersiapkan materi training maksimal

2 hari kerja sebelum pelaksanaan training

d. Memastikan ketersediaan trainer

maksimal 5 hari kerja sebelum pelaksanaan

training

Pelaksanaan training meliputi: Kuesioner 15 menit setelah

a. Trainer memberikan materi sesuai dengan

yang telah ditetapkan oleh LKPP

b. Trainer menyediakan waktu tanya jawab

minimal 15 menit untuk setiap sesi dan

mencatat identitas peserta (nama peserta

dan asal instansi/perusahaan). Jika

pertanyaan tidak dapat dijawab maka

trainer menampung jawaban tersebut untuk

dikonsultasikan kepada pihak yang

berkompeten dan akan dijawab setelah

kegiatan training selesai dengan meminta

alamat e-mail dan nomor handphone peserta

Menyesuaikan jadwal

training pada masing-

masing LPSE

c. Trainer memberikan kuesioner sebagai

bahan evaluasi pelaksanaan training pada

hari terakhir kegiatan training

15 menit setelah sesi

terakhir berakhir

4 Menyusun laporan pelaksanaan training sesuai

dengan form terlampir

1 jam Form Laporan

Training

1 Jam setelah

pelaksanaan training

berakhir

N/A

N/AMenyusun rencana pelaksanaan training

penggunaan SPSE bagi Pengguna SPSE

N/AMelakukan persiapan pelaksanaan training

1

SOP PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE


Keterangan

2

3 Melaksanaan training penggunaan SPSE

Mulai

Selesai

146


147


LEMBAR PENGESAHAN



SOSIALISASI e-PROCUREMENT




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



148



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Pimpinan K/L/D/I

2 2 Direktur Direktorat e-Procurement

3 Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

3 4 Pejabat atauStaf

4

5

1.

2.

SOSIALISASI e-PROCUREMENT

Keterkaitan :

Definiisi :

Tujuan :


ditetapkan.



pelaksana.

Meliputi proses sosialisasi layanan LKPP dilingkungan internal dan eksternal

Memastikan pelaksanaan sosialisasi layanan LKPP/LPSE di lingkungan internal dan

eksternal LKPP/LPSE dapat dilaksanakan dengan efektif dan tepat sasaran


Dasar Hukum :

Tanggal Efektif



Nomor SOP


Tanggal Revisi






Elektronik


dan perubahannya.





149


Pimpinan K/L/D/I

Direktur

Direktorat e-

Procurement

Kepala Sub

Direktorat

Pengelolaan dan

Pembinaan LPSE

Pejabat atauStaf Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

2 Menerima dan mendisposisi surat kepada Kepala

Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

1 hari kerja

3 Menunjuk pejabat atau staf untuk melaksanakan

sosialisasi

4 Memerintahkan staf untuk menyiapkan kebutuhan

administrasi dan pembiayaan

1 hari kerja

5 Staf memberikan laporan kesiapan administrasi

dan pembiayaan kepada Kepala Sub Direktorat

Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

maksimal 3

hari sebelum

pelaksanaan

Pejabat atau staf yang telah melaksanakan

sosialisasi membuat dan memberikan laporan hasil

sosialisasi kepada Kepala Sub Direktorat

Pengelolaan dan Pembinaan LPSE sesuai dengan

form terlampir

Pejabat atau staf yang ditunjuk melaksanakan

sosialisasi sesuai surat penugasan yang diterima.

6

1 hari kerja

setelah

pelaksanaan

sosialisasi

7

1 Mengirimkan surat permohonan sosialisasi e-

procurement ditujukan kepada Direktur e-

Procurement

SOP SOSIALISASI E-PROCUREMENT

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

Mulai

Selesai

150




PEDOMAN PEMELIHARAAN KINERJA DAN KAPASITAS SPSE

JAKARTA

2012

151


LEMBAR PENGESAHAN



MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



152



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 ITO LKPP

3

4

5

1 Formulir Permintaan Perubahan.

2 Lampiran Pengisian Formulir Permintaan Perubahan.

1.

2. Mencegah terjadinya gangguan dukungan terhadap aplikasi SPSE.

3 Memastikan dilakukannya lesson learned dari kinerja Infrastruktur SPSE.

1

Peringatan :1. 2

2.

3

4

Keterkaitan :

Menjamin tingkat ketersediaan infrastruktur pendukung Aplikasi SPSE kepada pengguna

memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan.



pelaksana.

Definisi :




ditetapkan.

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA

INFRASTRUKTUR SPSE



IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada

Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-

Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan

Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.



Elektronik



Dasar Hukum :



semestinya.

Tanggal Efektif


Nomor SOP


Tanggal Revisi

Disahkan Oleh

Perubahan Minor Infrastruktur adalah perubahan yang tidak mempengaruhi fitur fisik

dalam infrastruktur tetapi hanya merubah setting atau konfigurasinya saja.

Perubahan Major Infrastruktur adalah perubahan yang mempengaruhi Fitur Fisik

dalam infrastruktur, perubahan ini bisa dalam bentuk upgrade atau penggantian

perangkat infrastruktur SPSE.

Tujuan :

SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-langkah

yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi Kinerja

Infrastruktur SPSE. Ruangan lingkup pengawasan dan evaluasi Infrastruktur SPSE

adalah dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras SPSE.


dan perubahannya.





153



LPSEITO LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Memastikan Sistem Monitoring perangkat keras dan

jaringan komunikasi data dalam keadaan aktif

Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring

yang dimiliki

15 menit Memastikan software untuk

monitoring berjalan tanpa ada

masalaha. Secara periodik setiap hari, administrator memantau

kinerja dari perangkat komputasi dan perangkat jaringan

komunikasi data.


yang dimiliki

N/A Memastikan server aplikasi masih

memberi data kepada server

monitoring

b. Pemantauan dilakuan secara khusus pada beban kerja

komputasi dan lalu lintas data.


yang dimiliki

N/A Memastikan kapasitas cpu,memory

dan jaringan sesuai dengan beban

kerja < 85% kapsitas maksimal2 Selain secara harian, administrator pada Data Center SPSE

melakukan pemantuan beban komputasi dan perangkat

jaringan komunikasi data pada saat tahapan pelaksanaan

suatu kegiatan e-procurement yang memerlukan proses

komputasi , upload dan download pada intensitas tinggi


yang dimiliki

30 menit Memastikan kinerja resource

server < 85 % bila melebihi maka

perlu dibuat catatan

3 Pada aktivitas pemantauan tersebut adminstrator

memastikan setiap proses upload dan download yang

dilakukan oleh pengguna dapat dilakukan dan diterima oleh

sistem SPSE secara lengkap dan utuh

Dilakukan test kapasitas harddisk, kualitas koneksi,

dan beban aplikasi LPSE




4 Jika pada saat pemantauan tersebut atau sesudahnya, ada

laporan keluhan yang masuk maka adminstrator harus

melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi

pada perangkat keras dan jaringan komunikasi data


yang dimiliki dan akses ke server




5 Hasil identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi pada

perangkat komputasi dan jaringan komunikasi data di

analisis dan dikonsultasikan dengan technical support

internal ataupun LKPP jika diperlukan

Melakukan kontak ke helpdesk lalu helpdesk akan

meneruskan ke tim ITO untuk segera

ditindaklanjuti

1 jam Permasalahan dijelaskan secara

jelas agar solusi yang diambil

segera dapat dilakukan

6 Bersama ITO LKPP, administrator menentukan perubahan

konfigurasi yang diperlukan pada perangkat.

1. Formulir Permintaan Perubahan

1-3 jam Segera dilakukan perbaikan agar

service berjalan tanpa adanya

gangguan

Jika perubahan minor perangkat yang diperlukan maka

technical support akan melakukan perubahan tersebut dan

jika perubahan major yang diperlukan maka akan proses

pengadaan baik berupa upgrade atau penggantian. Proses

pengajuan perubahan harus dilakukan melalui formulir

permintaan perubahan

2. Lampiran Pengisian Formulir Permintaan

Perubahan

45 menit Segera dilakukan perbaikan agar

service berjalan tanpa adanya

gangguan

7 Pada setiap kegiatan pemantauan, administrator wajib

melakukan dokumentasi begitu juga layanan penyelesaian

keluhan yang masuk dan ditangani. Dokumentasi ini akan

diperlukan dalam melakukan manajemen kapasitas

infrastruktur

Laporan aktifitas administrator 1 - 3 jam Output dari pelaksanaan SOP

Monitoring dan Evaluasi Kinerja

Infrastruktur SPSE adalah

terjaminnya tingkat ketersediaan

dukungan komunikasi data dan

komputasi perangkat keras

Aplikasi SPSE.

1



KeteranganPelaksana

Mulai

MinorMajor

Selesai

Minor

154


155





LAMPIRAN



156


LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian

1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur

2. Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai

3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam

prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan

perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan

4. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini

diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas

5. C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.

157


FORM PERMINTAAN PERUBAHAN

Hari/Tanggal :

Waktu :

Jenis Perubahan Prioritas Perubahan

Perubahan Aplikasi Perubahan Kritis

(berdampakpadainfrastrukturdanharussegeradiselesaikan)

Perubahan Infrastruktur Perubahan Mayor (adaimplikasikeoperasional TIK)

Perubahan Layanan Perubahan Minor

(tidakberpengaruhlangsungterhadapinfrastruktur)

A. URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi)

B

DASAR ANALISA PERMASALAHAN

C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN

d. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN

Disetujui

Tidakdisetujui

Catatan:

Pengusul Pimpinan

158


(...........................................) (...........................................)

159


LEMBAR PENGESAHAN



MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



160



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 ITO LKPP

3 Kepala LPSE

3

4

5

1 Laporan Kinerja Aplikasi SPSE.

2 Formulir Permintaan Perubahan.

1.

2. Mencegah terjadinya gangguan terhadap aplikasi SPSE. 1

3 Memastikan dilakukannya lesson learned dari penggunaan Aplikasi SPSE.

2

Peringatan :1. 3

2.

4

5


dan perubahannya.





Keterkaitan :

Menjamin tingkat ketersediaan Aplikasi SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat

layanan yang didefinisikan.



pelaksana.

Nomor SOP



Definisi :




Tanggal Pembuatan

Tanggal Efektif


Teknis dan Fungsional aplikasi adalah suatu bentruk kelengkapan teknis dari aplikasi

berupa database , perangkat keras dan insfrastruktur lainnya yang mendukung

operasional aplikasi SPSE, sedangkan fungsional adalah bagian dari proses bisnis yang

tercakup dalam aplikasi SPSE.



semestinya.

Tanggal Revisi


Elektronik


ditetapkan.

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI

SPSE








Perubahan Minor adalah perubahan yang tidak mempengaruhi proses bisnis utama

yang didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat melengkapi fitur atau modul saja.Perubahan Major adalah perubahan yang mempengaruhi proses bisnis utama yang

didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat mengganti, atau mengupgrade dari versi

sebelumnya.

Tujuan :

SOP Monitoring dan Evaluasi Aplikasi SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus

dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE. Ruang lingkup

pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE adalah dukungan teknis (database , perangkat)

dan fungsionalnya.

161


Administrator LPSE ITO LKPP Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Memastikan Sistem Application Monitoring dan Database

Server Log dalam keadaan aktif

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 1 jam Memastikan software untuk

monitoring berjalan tanpa ada

masalah

a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator

merangkum kinerja dari Aplikasi dan Database Server

berdasarkan Sistem Monitoring dan Log

sistem monitoring aplikasi dan aktifitas

database

3 jam Memastikan sistem monitoring

berjalan sempurna

b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan terdiri dari

Kemunculan Jenis Error yang paling sering muncul

pada Database dan Aplikasi.

Waktu Transaksi Query yang paling sering digunakan.

Kegagalan transaksi data dan proses yang terekam

oleh sistem Application Monitoring .

2 Melakukan analisa terhadap kinerja Aplikasi khususnya

penentuan kebutuhan perubahan konfigurasi database atau

aplikasi yang diperlukan.

Sistem monitoring serta akses ke server 1 jam Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

Secara setiap bulan rutin juga merangkum dokumentasi

penyelesaian masalah/layanan kepada pengguna, yang

terkait dengan :

a. Teknis upload dan download Data.

b. Penggunaan Aplikasi SPSE.

c. Keluhan lainnya terkait aplikasi SPSE.

4 Rangkuman yang telah dilakukan dilanjutkan dengan

melakukan analisa perubahan yang diperlukan terhadap

konfigurasi dan/atau Fitur Aplikasi SPSE


5 Hasil analisa perubahan dipaparkan dalam dokumen

permintaan perubahan, jika perubahan bersifat minor atau

terkait konfigurasi maka pelaksanaan dapat ditangani

sendiri di internal LPSE, tetapi jika perubahan bersifat

major maka hal tersebut harus dikonsultasikan dengan

Technical Support LKPP

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 1 jam Segera dilakukan perbaikan

agar service berjalan tanpa

adanya gangguan

6 Jika dari hasil konsultasi diperlukan bantuan teknis dari

LKPP maka LPSE mengajukan permohonan bantuan teknis

kepada LKPP tetapi jika hasil konsultasi diperlukan bantuan

pihak ketiga/vendor maka technical support mengajukan

usulan kegiatan kepada kepala LPSE

N/A Output dari pelaksanaan SOP

Monitoring dan Evaluasi

aplikasi SPSE adalah

terjaminnya tingkat

ketersediaan layanan Aplikasi

SPSE dari sisi dari sisi teknis

maupun fungsional

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

1

3 2 jam


Laporan Kinerja Aplikasi SPSE



KeteranganPelaksana

Mulai

Minor

Mayor

Tidak

Ya

Selesai

Selesai

Selesai

162


163





LAMPIRAN



164


LAMPIRAN – LAMPIRAN


1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Aplikasi


3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam

prosedur ini adalah perubahan Aplikasi, maka penjelasan yang diperlukan adalah fitur, alur secara umum dan

konfigurasi lingkungan aplikasi serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan




2. Form Kinerja Aplikasi

a. Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang

dilakukan

b. Uraian Kondisi Terkini: adalah isian parameter-parameter berikut ini

i. Ukuran Database :

ii. Jumlah Pengguna :

iii. Jumlah Transaksi Database :

iv. Bandwidth Upstream:

v. Bandwidth Downstream:

c. Uraian Error yang sering muncul adalah pesan kesalahan pada saat penggunaan SPSE yag paling sering terjadi .

d. Uraian Lesson Learned dan Analisisnya adalah penjelasan dan rangkuman dari keluhan, masukan, kritik dan usulan

yang diberikan oleh pengguna dan diakhiri analisis yang dilakukan terhadap penjelasan sebelumnya dalam Lesson

Learned.

165




Waktu :

Perubahan Aplikasi Perubahan Kritis

Perubahan Infrastruktur Perubahan Mayor

Perubahan Layanan Perubahan Minor

A. URAIAN KONDISI TERKINI

B



Pengusul Pimpinan

D. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN

Disetujui

Tidakdisetujui

Catatan:

Pengusul Pimpinan

166


(...........................................) (...........................................)

LAPORAN KINERJA APLIKASI SPSE

Hari/Tanggal :

Waktu :

INSIDENTAL

RUTIN BULANAN

RUTIN SEMESTERAN


1. Ukuran Database : 2. Jumlah Pengguna : 3. Jumlah Transaksi

Database : 4. Bandwidth Upstream: 5. Bandwidth Downstream:

B

URAIAN ERROR YANG PALING

SERING MUNCUL

C. URAIAN LESSON LEARNED DAN ANALISISNYA

Administrator Pimpinan

(...........................................) (...........................................)

167


LEMBAR PENGESAHAN



MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)





168


dan Penyimpanan

169



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 ITO LPSE

3

4

5

1 Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE2 LampiranKinerja Infrastruktur SPSE

3 Formulir Permintaan Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur

1.

1

2. Mencegah terjadinya kelebihan kemampuan terhadap kapasitas maksimum layanan SPSE.

3 2

Peringatan : 3

1.

2. 4

5 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses


semestinya.





Nomor SOP


SOP Monitoring dan Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-

langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas

infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah

Storage , Lalu lintas Data dan Beban Komputasi . Ketiga komponen ini merupakan

komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan

yang tinggi.


MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS

INFRASTRUKTUR SPSE


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh




Dasar Hukum :


dan perubahannya.





Memastikan perencanaan kapasitas sesuai dengan tingkat kebutuhan kapasitas yang

terus berkembang.

Definisi :

Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat

server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE


Keterkaitan :

Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat

layanan yang didefinisikan.



pelaksana.


ditetapkan.


Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah

perangkat keras seperti server ataupun personal komputer

Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi

didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringan internet

Tujuan :


Elektronik


170


Pelaksana

Administrator

Sistem LPSEITO LKPP Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Memastikan sistem monitoring perangkat keras dan jaringan

telah terinstall dan bekerja dengan baik

1. Laporan Status dan Unjuk Kerja

Infrastruktur SPSE

15 menit -

a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator

merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat

jaringan.

2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE N/A -

b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh

administrator terdiri dari :

N/A

Grafik perkembangan kapasitas storage.

Grafik beban kerja prosesor dan memory dari

perangkat server.

Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan.

Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan

perangkat jaringan, Administrator melakukan analisa

kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang

terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan

internet serta penggantian/upgrade perangkat server .

Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa

a. Tingkat kekritisan kapasitas storage.

b. Tingkat kekritisan beban lalu lintas data.

c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi.

3 Membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas

berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam

pelaksanaanya jika diperlukan dapat meminta rekomendasi

dan dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut

2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE 3 jam Memastikan

kinerja resource

server < 85 % bila

melebihi maka

perlu dibuat

catatan

4 Menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk

formulir permintaan perubahan dengan melampirkan

dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut

kepada pimpinan LPSE setempat

Formulir Permintaan

Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan

Kapasistas Infrastruktur SPSE

3 jam Segera dilakukan

perbaikan agar

service berjalan

tanpa adanya

gangguan

Kepala LPSE memproses usulan tersebut :

a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses

pengadaan

b. Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan

atas usulan tersebut

c. Administrator melakukan perbaikan dan analisa ulang

seperti pada langkah 2

5 - 4 jam Segera dilakukan

perbaikan agar

service berjalan

tanpa adanya

gangguan



Keterangan

1

2

Detil pelaksanaan aktifitas 1

dan 2 merujuk pada pedoman

pengelolaan infrastruktur LPSE

- N/A - Detil pelaksanaan aktifitas 1

dan 2 merujuk pada pedoman

pengelolaan infrastruktur LPSE

- -

YaTidak

Mulai

Selesai

171


172





LAMPIRAN



173


LAMPIRAN-LAMPIRAN


1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan

Infrastruktur


3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan

dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi

perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan




2. Form Kinerja Infrastruktur

a. Jenis Infrastruktur: pilih salah satu jenis infrastruktur yang dilaporkan

b. Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang

dilakukan

c. Uraian Kondisi Terkini: adalah penjelasan terkait parameter-parameter dan nilainya masing-masing sesuai

dengan jenis infrastruktur yang sedang dilaporkan. Misalnya Storage, maka dalam Uraian kondisi terkini

dijelaskan, Ukuran Volume Total, Ukuran Volume Terpakai, Ukuran Volume Kosong dan seterusnya.

d. Tabel dan Grafik Kinerja adalah uraian kondisi jenis infrastruktur yang dilaporkan dalam bentuk tabular dan

grafis.

e. Analisis Kinerja adalah uraian analisis unjuk kerja dari jenis infrastruktur yang dilaporkan. Analisis ini dapat

mempergunakan data pada kegiatan pelaporan sebelumnya sebagai bahan perbandingan perubahan kinerja

baik itu menurun atau meningkat.

174



Hari/Tanggal :

Waktu :


Perubahan Aplikasi Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan)

Perubahan Infrastruktur Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK)

Perubahan Layanan Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur)


B




Disetujui Tidakdisetujui

Catatan:

Pengusul Pimpinan

175


(...........................................) (...........................................)

LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR


Waktu :

Jenis Infrastruktur Periode Laporan

STORAGE INSIDENTAL

LALULINTAS DATA RUTIN BULANAN

BEBAN KOMPUTASI RUTIN SEMESTERAN


B

TABEL DAN GRAFIK KINERJA

C. ANALISIS KINERJA


(...........................................) (...........................................)

176


177




PEDOMAN PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR

SPSE

JAKARTA

2012

178


LEMBAR PENGESAHAN



MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



179



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Administrator sistem LPSE

2 2 Kepala LPSE

3

4

5

1 Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center .

2 Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center .

1 Menjamin data center yang reliabel , aman dan terlindungi sebagai fasilitas vital.

2 Mengelola data center secara terpusat agar penanganan lebih terkoordinasi.

1

2

Peringatan :1. 3

2.

4




Data center adalah fasilitas vital yang didalamnya terdapat perangkat penyimpanan,

komputasi dan komunikasi yang mengendalikan proses TIK di lingkungan LPSE

Tujuan :



Perangkat adalah alat, media atau peralatan yang terkait dengan pengelolaan teknis TIK

di dalam data center


Elektronik





pelaksana.


dan perubahannya.



Lingkungan adalah alat, media atau peralatan pendukung operasional perangkat didalam

data center mendapat jaminan pasokan udara, listrik dan kebersihan.

Keterkaitan :

Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LKPP & LPSE untuk mengelola data

center secara terpusat baik perangkatnya sewa atau pun milik sendiri. Prosedur ini

diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap data center ataupun mitra

kerja yang terkait yang diotorisasi. Prosedur ini mencakup beberapa topik yang tidak

terbatas hanya pada: keselamatan, keamanan, permintaan ruangan, perbaikan

perangkat, instalasi dan un-install perangkat keras, kabel, daya, terkait kebersihan dan

perangkat lainnya di dalam data center .


ditetapkan.


Definisi :



semestinya.


LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Disahkan Oleh

Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

180


Administrator

Sistem SPSEKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan di dalam data

center mencatatkan kegiatannya dalam logbook

15 menit Catatan aktifitas di dalam data

center

Administrator Sistem LPSE memastikan operasional perangkat

keras, penyimpanan dan jaringan berjalan dengan baik serta

lingkungan di dalam center sesuai standar

1. Laporan Kondisi Perangkat dan

Lingkungan Data Center

1 jam Memastikan service LPSE

berjalan tanpa adanya gangguan

A. Secara periodik setiap satu bulan sekali, Administrator Sistem

LPSE melakukan pemeriksaan atas lingkungan dan perangkat data

center yang mencakup :

2. Formulir Permohonan Kunjungan

Kegiatan di Dalam Data Center



Perangkat tetap berada pada rack sesuai dengan

penempatannnya.

Pintu Rack selalu terkunci.

Tidak ada barang-barang diluar perangkat data center.

Ruangan dan Lantai dalam keadaan bersih.

Kondisi raised floor sesuai pada tempatnya.

Suhu udara dalam ruang data center antara 17 ̊C – 24 ̊

Ventilasi udara dibawah raised floor , dan rack perangkat

berjalan dengan baik.

APAR dalam kondisi siap pakai

Pengkabelan baik untuk data ataupun listrik sesuai pada

tempatnya

Panel listrik terlindungi dan terkunci

B. Rangkuman kondisi lingkungan data center dicatatkan pada

laporan bulanan kondisi lingkungan dan perangkat data center

1. Laporan Kondisi Perangkat dan

Lingkungan Data Center



Kondisi perangkat Pendingin Udara.

Kondisi raised Floor dan lingkungan lainnya.

Kondisi rack dan perangkat di dalamnya.

Kondisi perangkat pendukung seperti APAR dalam kondisi

siap pakai

3 Laporan tersebut disampaikan kepada kepala LPSE untuk

didokumentasikan

-

2 jam Output dari pelaksanaan SOP

Monitoring dan Pemeliharaan

Data Center adalah untuk

menjamin pengelolaan Data

Center yang terpusat dan handal

2



Keterangan

Prosedur Kegiatan Monitoring

Pelaksana

Mulai

Selesai

181


Administrator

Sistem LPSEKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output


KeteranganPelaksana

Prosedur Kegiatan Pemeliharaan1 Administrator Sistem LPSE menyampaikan Formulir permohonan

kunjungan dari luar (vendor pemeliharaan AC, Perangkat dan

lingkungan data Center atau pihak lainnya) kepada Kepala LPSE

untuk tujuan pemeliharaan, perbaikan dan/atau modifikasi pada

lingkungan atau perangkat data center

Formulir Permohonan Kunjungan




2 Kepala LPSE memproses permohonan tersebut dan menugaskan

Administrator Sistem LPSE untuk mendampingi kegiatan yang

dilakukan di dalam data center

Formulir Permohonan Kunjungan


N/A Memastikan service LPSE


3 Selama kegiatan dan sesudahnya Administrator Sistem LPSE

memastikan kondisi lingkungan Data Center sesuai standar yang

ditetapkan -

N/A Memastikan service LPSE


4 Sesudah Kegiatan selesai dilakukan Administrator Sistem LPSE

dan Tamu Pengunjung Data Center membuat berita acara kegiatan

selama di dalam data center -



5 Berita acara tersebut di rekam dan didokumentasikan pada sistem

Helpdesk

-

45 menit Output dari pelaksanaan SOP

Monitoring dan Pemeliharaan

Data Center adalah untuk

menjamin pengelolaan Data

Center yang terpusat dan handal

Mulai

Selesai

182





LAMPIRAN



183



1. Form Permohonan Kunjungan & Kegiatan Di Data Center, petunjuk pengisian:

a. Tujuan Kunjugan dan Kegiatan : berisi uraian tujuan dari apa yang akan dilakukan di dalam Data Center

dijelaskan secara singkat dan jelas.

b. Jenis Kegiatan dipilih salah satu yang sesuai dengan tujuan kunjungan.

c. Prioritas Kegiatan dipilih salah satu dari pendefinisian sifat tujuan kunjungan.

d. Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan diurakan secara rinci kegiatan selama di dalam Data Center.

e. Ruang Lingkup kegiatan adalah cakupan kegiatan yang akan dilaksanakan terhadap lingkungan dan/atau

perangkat apa saja.

f. Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan adalah uraian pengaruh dan juga hasil nyata kegiatan berupa keluaran

yang terukur atau nampak secara fisik.

2. Laporan Kondisi Perangkat & Lingkungan Data Center

a. Perangkat dan Lingkungan Data Center ini adalah pilihan yang harus ditandai dan pilihan yang ada bisa

ditandai semua atau sebagian ataupun hanya satu tergantung dari laporan kegiatan yang telah dilakukan.

b. Kondisi umum adalah penjelasan secara umum terkait perangkat dan lingkungan yang menonjol untuk

dijelaskan.

c. Tabel Pengamatan Perangkat dan Lingkungan adalah tabel presentasi kondisi perangkat dan lingkungannya

sesuai dengan parameternya masing-masing, misalnya terdiri dari kolom nama perangkat/lingkungan, standar

parameter yang diharuskan, kondisi/status dari perangkat terkait standar parameter.

d. Kesimpulan dan Rekomendasi adalah uraian penutup yang merupakan rangkuman umum perangkat dan

lingkungan data center serta usulan yang harus ditindaklanjuti.

184


FORM PERMOHONAN KUNJUNGAN & KEGIATAN DI DATA CENTER

Hari/Tanggal :

Waktu

Nama Pemohon

Asal Institusi/Dept/Bagian

:

:

:

Tujuan Kunjungan & Kegiatan

Jenis Kegiatan Prioritas Kegiatan

Perubahan/Modifikasi Perangkat Kegiatan Kritis

Perubahan/Modifikasi Lingkungan Kegiatan Minor

Pemeliharaan Umum Kegiatan Mayor

A. Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan

B

Ruang Lingkup Kegiatan

C. Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan

Pengusul Pimpinan

185


(...........................................) (...........................................)

LAPORAN KONDISI PERANGKAT & LINGKUNGAN DATA CENTER


Waktu :

Perangkat dan Lingkungan Data Center

STORAGE RAISED FLOOR

SERVER PENDINGIN UDARA

PERANGKAT JARINGAN VENTILASI DAN LAINNYA

A. URAIAN KONDISI UMUM

B

TABEL PENGAMATAN PERANGKAT DAN LINGKUNGAN

C. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI


(...........................................) (...........................................)

186


LEMBAR PENGESAHAN



PENGELOLAAN ASSET INFORMASI




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)


Kepala Bagian Kepala Sub Bagian Kepala Biro Keuangan dan

187



Pengadaan Barang Milik Negara

188



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Kepala LPSE

3 Helpdesk LPSE

3 4 Pengguna SPSE

5 Vendor

4

5

1 Laporan Inventory Asset Informasi.

2 Formulir Dukungan Layanan Asset Informasi.

1 Menjamin asset informasi terlindungi dan digunakan secara semestinya.

2 Mengelola asset informasi untuk mendukung kegiatan di LPSE.

1

Peringatan :1.

2. 2

3

Asset informasi adalah perangkat yang digunakan dalam pengelolaan TIK yang

merupakan perangkat akhir yang digunakan oleh pengguna seperti Komputer Desktop,

laptop dan tablet .



semestinya.




Nomor SOP


Dokumen ini menetapkan prosedur untuk pengelolaan asset informasi seperti komputer

desktop , laptop dan tablet dan lain-lainnya. Pengelolaan meliputi pemeliharaan,

penggunaan dan mutasi perangkat dan penggantian atau penghapusan perangkat.


Definisi :


ditetapkan.


Tujuan :







Keterkaitan :



pelaksana.


Elektronik



Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



dan perubahannya.

189



LPSEKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Prosedur Kegiatan Pemeliharaan Rutin Asset Informasi

1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan

pemeliharaan rutin terhadap asset informasi secara rutin 1

bulan sekali dan jika diperlukan melayani perbaikan ringan

terhadap perangkat keras atau perangkat lunak

Network tools 1 hari dokumen asset

2 Administrator Sistem LPSE membuat laporan kegiatan

pemeliharaan dan melakukan pembaharuan status dan

konfigurasi asset informasi pada sistem Helpdesk

Laporan Kegiatan Pemasaran 1 hari dokumen asset

3 Laporan disampaikan kepada Kepala LPSE untuk

didokumentasikan

dokumen asset 1 hari dokumen asset


No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

Mulai

Selesai

190


Administrator LPSE Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Prosedur Perbaikan Ringan Asset Informasi

1 Administrator Sistem LPSE menerima permintaan

perbaikan ringan yang menyangkut perangkat keras atau

lunak

surat pemohonan perbaikan 1 jam jadwal perbaikan

2 Administrator Sistem LPSE melakukan identifikasi

permasalahan berdasarkan diagnosa awal

2 jam hasil analisa

permasalahan

3 Administrator Sistem LPSE melakukan perbaikan kecil pada

perangkat keras atau perangkat lunak jika diperlukan.

Apabila ditemukan permasalahan yang tidak bisa

diselesaikan maka dilakukan eskalasi pada prosedur

penanganan masalah atau penanganan insiden

2 hari hasil perbaikan

4 Jika setelah selesai melakukan perbaikan kecil maka

Administrator Sistem LPSE merekam kegiatannya dalam

berita acara dukungan layanan asset informasi dan

pengguna melakukan pengesahan pada berita acara

tersebut

2 jam Berita Acara

5 Jika masalah tersebut dieskalasi maka Administrator Sistem

LPSE mencatatkan rekomendasi yang diperlukan pada

berita acara tersebut dan memperbaharui status layanan

menjadi di eskalasi ke prosedur berikutnya

1 hari analisa

permasalahan dan

rekomendasi

6 Eskalasi tersebut dicatatkan dalam berita acara dukungan

layanan asset informasi dan disetujui serta disahkan oleh

pengguna

1 hari permasalahan

selesai


Keterangan

Mulai

Selesai

191



Prosedur Penggunaan Asset Informasi Oleh Pengunjung/Tamu di Bidding Room

1 Pengguna yang merupakan pengunjung/tamu mengisi

logbook penggunaan komputer sebagai Asset Informasi di

Bidding Room lingkungan LPSE

logbook layanan asset informasi 30 menit daftar hadir

pengunjung

2 Petugas mencatatkan dan merekam logbook dalam sistem

Helpdesk serta menyiapkan akun sementara serta no

komputer yang bisa digunakan

logbook layanan asset informasi 30 menit daftar hadir

pengunjung

3 Pengguna mengakses dan menggunakan komputer yang

telah ditunjukan oleh petugas. Pengguna tidak disarankan

menyimpan file yang berisi informasi penting di dalam

media penyimpanan lokal

Komputer bidding room 1 hari komputer bidding

room dapat

digunakan

4 Pengguna melakukan logoff , setelah menggunakan

komputer sebagai Asset Informasi di lingkugan LPSE

Komputer bidding room N/A Log out

Administrator LPSE Vendor Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Prosedur Mutasi Perangkat Untuk Perbaikan

1 Pemohon mutasi perangkat mengajukan mutasi perangkat

pada Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di

LPSE

Formulir Dukungan Layanan Asset

Informasi

N/A

2 Administrator Sistem LPSE merekam permohonan dan

melakukan update atas item konfigurasi tersebut menjadi

tidak aktif atau sedang dalam perbaikan


Informasi

1 jam status perangkat

tidak aktif

3 Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di LPSE

mencatatkan informasi mutasi dalam sebuah formulir

mutasi perangkat untuk perbaikan


Informasi

1 jam formulir mutasi

perangkat untuk

perbaikan

daftar permasalahan

dituangkan pada formulir

mutasi perangkat untuk

perbaikan

4 Formulir diotorisasi oleh Sub Direktorat Pengelolaan dan

Pembinaan LPSE / Pihak yang berwenang di LPSE sebagai

bukti pemeliharaan perangkat

formulir mutasi perangkat untuk

perbaikan

1 hari persetujuan

formulir mutasi

perangkat untuk

perbaikan

5 Pemohon mutasi perangkat menghubungi vendor untuk

melakukan perawatan

persetujuan formulir mutasi perangkat

untuk perbaikan

N/A proses mutasi di

pihak vendor

6 Perangkat yang sudah kembali dari vendor akan direkam

dan diperbaharui statusnya menjadi aktif kembali dan

mencatatkan tanggal kembali perangkat tersebut dalam

formulir mutasi perangkat untuk perbaikan

proses mutasi telah diselesaikan 1 hari mengaktifkan

perangkat yang

telah dimutasi


Keterangan


Keterangan

Mulai

Selesai

Mulai

Selesai

192


Administrator LPSE Vendor Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Prosedur Penarikan dan Penghapusan Perangkat

1 Administrator Sistem LPSE melakukan pemberitahuan

penarikan dan penghapusan komputer kepada pengguna

surat pemberitahuan 1 hari

2 Pengguna diminta untuk melakukan backup jika mampu

dan meminta bantuan Administrator Sistem LPSE jika

diperlukan

2 hari backup data selesai

3 Jika mampu melakukan backup secara mandiri, pengguna

harus melakukan penghapusan data pada perangkat yang

akan ditarik

2 hari data terhapus

4 Jika tidak, Administrator Sistem LPSE akan memberikan

bantuan teknis proses backup pada pengguna

2 hari backup data

5 Setelah backup selesai dilakukan pemohon menandatangani

berita acara penarikan perangkat

1 jam Berita Acara

Penarikan

6 Administrator Sistem LPSE akan melakukan update pada

item konfigurasi yang ditarik dengan cara menonaktifkan

perangkat tersebut atau dihapus jika dimungkinkan

Berita Acara Penarikan 2 hari menonaktifkan

perangkat lama


Keterangan

Mulai

Selesai

193





LAMPIRAN



194



FORM DUKUNGAN LAYANAN ASSET INFORMASI

Hari/Tanggal :

Waktu

Nama Pengguna

:

:

Jenis Layanan (pilih salah satu) Produk Layanan (pilih salah satu)

Perbaikan/Troubleshooting

Perangkat Keras

Instalasi/Upgrade Perangkat Lunak

Konsultasi

Lainnya, sebutkan

Jaringan

Lainnya, sebutkan

A. URAIAN KELUHAN

B

LANGKAH DUKUNGAN

C. CATATAN-CATATAN

d. STATUS PENYELESAIAN DUKUNGAN

SELESAI PERLU DIESKALASI DITUNDA

Catatan:

Personil IT Pengguna

(...........................................) (...........................................)

195


LAPORAN INVENTORY ASSET INFORMASI

Hari/Tanggal :

Periode Laporan

Nama Penyusun

:

:

A. Rangkuman Asset Informasi:

1. Komputer Server : ...... unit 2. Komputer Desktop : ..... unit 3. Komputer Laptop : ...... unit 4. Printer Fungsi Tunggal : ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet 5. Printer Multi Fungsi : ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet 6. Perangkat Lunak Komersial BerLisensi : ...... paket 7. Perangkat Lunak Berbasis OpenSource : ....... paket 8. Switch : ....... unit 9. Access Point : ....... unit 10. Router : ...... unit 11. Scanner : ...... unit 12. Lainnya, sebutkan satu persatu : ....... unit

B

Daftar Asset Informasi Normal Beroperasi (terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli)

C. Daftar Asset Informasi Bermasalah(terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli)

d. Rencana Kebutuhan (sebutkan satu persatu disertai jumlah unit yang diusulkan dan harga pasaran)

Personil IT Pengguna

(...........................................) (...........................................)

196


LEMBAR PENGESAHAN



PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



197



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 ITO (LKPP)


3

4

5

1 Formulir Konsultasi

2 Jawaban atau Tanggapan

Mengatur pengelolaan lisensi di LKPP/LPSE agar dapat berjalan secara efektif.

1

Peringatan :1.

2.

2


Meliputi pengelolaan lisensi software pada PC / notebook personil unit kerja serta lisensi

software yang terdapat di server LKPP/LPSE.



Keterkaitan :



pelaksana.

Tujuan :


Elektronik

Tanggal Efektif




Nomor SOP


Tanggal Revisi



semestinya.


dan perubahannya.






Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement

pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Direktorat e-Procurement LKPP.Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan

ditetapkan.


Definisi :



198


ITO LKPP Kepala LPSE ULP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Pemohon mengajukan permohonan lisensi software berupa

CD dan serial number kepada ITO / Administrator Sistem

LPSE

Formulir pengajuan instalasi 1 jam Formulir

pengajuan instalasi

2 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE mengecek

ketersediaan lisensi software yang dibutuhkan oleh

pemohon

Formulir pengajuan instalasi 1 jam pencarian

ketersediaan

lisensi

3 Memastikan kesersediaan lisensi 1 jam informasi

ketersediaan

lisensi

4 Apabila lisensi software tersedia, maka ITO / Administrator

Sistem LPSE melaksanakan instalasi dan didokumentasikan

dalam Berita Acara Instalasi

ketersediaan lisensi 1 hari instalasi dan

dokumentasi

5 Apabila lisensi belum tersedia, maka ITO / Administrator

Sistem LPSE melakukan verifikasi kebutuhan software

untuk personil pemohon

lisensi tidak tersedia 2 hari hasil verifikasi

kebutuhan lisensi

software

6 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE memastikan

apakah pengadaan bisa diajukan atau tidak

2 hari hasil konfirmasi

pengadaan

7 Apabila pengadaan lisensi dapat diajukan, maka ITO /

Administrator Sistem LPSE membuat rencana anggaran

pengadaan sesuai dengan Prosedur Pengadaan Barang /

Jasa

konfirmasi pengadaan disetujui 5 hari rencana anggaran

pengadaan

8 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE mengajukan

permohonan pengadaan software beserta lisensinya kepada

Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE /

Kepala LPSE

2 hari permohonan

pengadaan

9 Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE /

Kepala LPSE memutuskan apakah menyetujui pengadaan

software dan lisensinya atau tidak. Jika tidak menyetujui,

maka alur proses selesai

2 hari persetujuan

permohonan

pengadaan lisensi

10 Apabila Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan

LPSE / Kepala LPSE menyetujui permohonan pengadaan,

maka Pejabat Pengadaan / ULP melaksanakan pengadaan

software dan lisensi sesuai kebutuhan

persetujuan pengadaan N/A proses pengadaan

11 Pejabat Pengadaan / ULP memberitahukan ITO /

Administrator Sistem LPSE untuk pelaksanaan instalasi

lisensi software yang diperlukan sudah

tersedia

1 hari Proses instalasi

12 ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan update database

asset register untuk aset perangkat lunak

software terinstalasi 2 jam update database

asset register



KeteranganPelaksana

Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Berlisensi

Mulai

Tidak

Ya

Selesai

Selesai

199


Administrator

Sistem LPSEKabid Pemeliharaan Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Personil mengajukan pelaksanaan instalasi ke Administrator

Sistem LPSE dengan menggunakan form instalasi software

Form Instalasi Software 1 jam permintaan

instalasi software

2 Administrator Sistem LPSE melakukan pengecekan

kesesuaian software yang diajukan dengan Standard

Operating Environment (SOE) untuk software di Unit LPSE

permintaan instalasi software 2 jam Analisa software

yang akan diinstall

3 Apabila software yang diajukan terdapat dalam SOE LPSE,

maka Administrator Sistem LPSE dapat melakukan instalasi

langsung di PC/Notebook personil. Dan apabila tidak

terdapat dalam SOE LPSE, maka Administrator Sistem LPSE

meminta persetujuan Kepala Bagian/Bidang Pemeliharaan

untuk melakukan instalasi

1 hari proses instalasi

software

4 Sub Bagian/Bidang Pemeliharaan Sistem meminta

persetujuan Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan

Pembinaan LPSE / Kepala LPSE untuk melakukan instalasi

software yang tidak terdapat di dalam SOE LPSE

Software tidak ada pada SOE 2 jam pengajuan instalasi

software yang

tidak ada pada SOE

5 Apabila Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan

LPSE / Kepala LPSE menyetujui, maka proses penginstalan

dapat dilakukan. Dan apabila tidak disetujui, maka proses

selesai

pengajuan instalasi software yang tidak

ada pada SOE

2 jam keputusan

persetujuan

6 Administrator Sistem LPSE melakukan penginstalan

software apabila terdapat dalam SOE LKPP/LPSE atau telah

disetujui oleh KepalaBagian/Bidang Pemeliharaan

Persetujuan instalasi software 1 hari software terinstal

Mutu BakuKeterangan

Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Tidak Berlisensi

No AktivitasPelaksana

Mulai

Tidak

ya

Tidak

ya

Selesai

Selesai

200


LEMBAR PENGESAHAN



PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



201



30-Nov-12

2-Jan-12

Bima H. Wibisana


2 2 Dit E-Proc/Pihak Yang Diberikan Kewenangan

3

4

5

1 Form Laporan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote.

1

Peringatan :1.

2. 2

3


Definisi :




dan perubahannya.





Prosedur ini bertujuan untuk mencapai dan memelihara sistem perlindungan yang tepat

terhadap aset sistem informasi LKPP/LPSE selama pelaksanaan perbaikan secara remote .


Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


Akses Remote adalahAkses terhadap aset teknologi informasi yang dilakukan dari lokasi

yang terpisah (jarak jauh) dengan menggunakan fasilitas jaringan internet/ekstranet .



semestinya.

Keterkaitan :



pelaksana.



ditetapkan.


Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan perbaikan secara remote yang dilakukan

personil dari luar ruang kerja LKPP/LPSE melalui jaringan internet .



Komputer host / server adalah Komputer tempat data maupun aplikasi yang hendak

diakses secara

Tujuan :


Elektronik

202


Administrator

Sistem LPSEDit E-Proc Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Ketentuan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote

1 Untuk memastikan keamanan proses perbaikan, hal – hal

berikut harus diperhatikan pada workstation (PC /

Notebook ) yang digunakan untuk melakukan perbaikan

secara remote , yaitu

a. Diusahakan menggunakan PC/Notebook milik Personil

LKPP/LPSE.

b. Perbaikan secara Remote yang diizinkan hanya dari

jaringan kantor LPSE dan LKPP atau Alamat IP yang

diijinkan.

c. Akses remote tidak diijinkan untuk menggunakan

akun root secara langsung.

d. Memiliki kemampuan teknis untuk mendukung

pelaksanaan akses secara remote .

e. Terhubung ke internet melalui jaringan yang stabil

dan aman (workstation tidak berada di tempat umum

atau diakses oleh publik / umum dan menggunakan

jaringan yang terlindungi dengan baik) .

2 Sebagai dokumentasi, rincian pelaksanaan perbaikan secara

remote berikut harus didokumentasikan :

a. Lokasi perbaikan

b. Jaringan yang digunakan

c. Waktu pelaksanaan perbaikan (tanggal, waktu mulai

akses, waktu selesai)

d. Analisa gangguan dan perbaikannya

Prosedur Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote

1 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan

kewenangan menerima laporan terjadinya gangguan yang

bersifat urgent untuk segera ditangani


kewenangan menyiapkan workstation (PC /Notebook ) yang

sesuai untuk melakukan perbaikan secara remote sesuai

dengan bagian A nomor 2 di atas

1 jam Perangkat siap

digunakan


kewenangan mengakses computer host /server melalui

internet untuk memperbaiki sistem yang mengalami

gangguan

N/A proses perbaikan


kewenangan melakukan perbaikan awal untuk menutup

gangguan sehingga sistem dapat berjalan kembali

Form Laporan Pelaksanaan Perbaikan

Secara Remote

N/A penyelesaian

masalah


kewenangan melakukan perbaikan lanjutan dengan

mencari akar penyebab gangguan dan memperbaikinya

untuk mencegah gangguan terulang lagi. Perbaikan lanjutan

ini dilakukan melalui jaringan intranet LKPP/LPSE

N/A Analisa masalah

dan perbaikan


kewenangan mencatatkan pelaksanaan perbaikan secara

remote dalam Logbook

1 jam Dokumentasi

Pelaksana

Laporan terjadinya gangguan 1 jam informasi

gangguan

N/A


Aktivitas

Mutu Baku

KeteranganNo

A.

B.

Mulai

Selesai

203


204


LEMBAR PENGESAHAN



INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



205


1/IK/LPSE/D.2/2012

30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 ITO LKPP

3

4

5

Instruksi kerja ini menjelaskan tahapan monitoring security log pada :

1 Server , yang meliputi: server aplikasi, database , dan backup .

2 Perangkat jaringan melalui server security .

1

Peringatan :1.

2.

2

Tujuan :

Definisi :


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


ditetapkan.




INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG

PADA SERVER


Elektronik



semestinya.


dan perubahannya.










Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memonitor log pada server dan

jaringan untuk memastikan keamanan server dan jaringan.

Keterkaitan :



pelaksana.




Nomor SOP


206


Pelaksana

Administrator

Sistem LPSEPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Administrator Sistem LPSE mengaktifkan log pada OS server

serta mengaturnya untuk dapat menyimpan log sekurang-

kurangnya selama 90 hari. Jika kapasitas penyimpanan

server tidak memadai dapat dipindahkan ke media backup

lain. Detail log yang diaktifkan berpedoman pada Pedoman

Pengelolaan Infrastruktur

Akses ke server 45 menit memastikan

aktifitas daemon di

server tercatat

dengan baik

2 Administrator Sistem LPSE melakukan analisis terhadap log

tersebut setiap 3 bulan sekali atau pada saat diperlukan

Akses ke server atau software pemroses

log sistem

1 jam memastikan

aktifitas daemon di

server tercatat

dengan baik

3 Administrator Sistem LPSE melakukan analisa jumlah failure

audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login serta

penyebab failure audit tersebut


log sistem

3 jam memastikan

aktifitas daemon di

server tercatat

dengan baik

Administrator Sistem LPSE melaporkan hasil analisa jumlah

failure audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login

serta penyebab failure audit tersebut


log sistem

memastikan

aktifitas daemon di

server tercatat

dengan baik

a. Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kasubdit

Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

b. Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kepala

LPSE

5 Administrator Sistem LPSE melaksanakan tindaklanjut

apabila diperlukan


log sistem

N/A memastikan

aktifitas daemon di

server tercatat

dengan baik

INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER


Keterangan

4 3 jam

Mulai

Selesai

207


LEMBAR PENGESAHAN



INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



208


2/IK/LPSE/D.2/2012

30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 ITO (LKPP) atau Administrator Sistem LPSE

2

3

4

5

1

Peringatan :1.

2.

2


Tanggal Efektif

Disahkan Oleh




Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi




Nomor SOP

Keterkaitan :



pelaksana.




Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan

ditetapkan.

Instruksi Kerja ini mengatur penempatan fisik server di ruang server LKPP/LPSE serta

pengelolaan Data Center LKPP/LPSE beserta sarana pendukungnya

Definisi :

Instruksi kerja ini bertujuan sebagai petunjuk dalam pengelolaan Data Center agar

tercapai pengamanan yang memadai.



semestinya.

Tujuan :


Elektronik





dan perubahannya.



Dasar Hukum :



209



LPSEPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan

dan perangkat di dalam ruang server . Aspek yang perlu

diperhatikan sebagai berikut :

Jumlah server.

Jenis server.

Kapasitas ruang.

Kapasitas daya listrik dan sumber cadangannnya.

Kapasitas daya UPS.

Jadwal Instalasi Server.

Kapasitas pendingin ruangan (AC).

Kapasitas jaringan data.

Kerapian dan Kebersihan Lingkungan Ruang Server

Tata letak Perangkat

Keteraturan dan pelabelan kabel dan Listrik

Raised Floor/Lantai yang ditinggikan

CCTV, APAR dan Smoke Detector

Sensor Suhu di ruang Data Center dan di dalam Rak

Perangkat.

Administrator Sistem LPSE memastikan akses fisik kedalam

ruang server dibatasi hanya untuk personil yang

berwenang, dengan cara :

Menerapkan pembatas fisik yang memadai.

Menerapkan Logbook Aktivitas Data Center

Menerapkan sistem single point of access (hanya ada

satu pintu) pada data center

Menerapkan Pengelolaan kunci Data Center dilakukan

oleh Administrator Sistem LPSE yang bertanggungjawab

atas Data Center .

3 Administrator Sistem LPSE memastikan sarana pendeteksi

kebakaran (smoke detector ) dan CCTV bekerja dengan baik

- N/A Memastikan data

center sudah

sesuai dengan

standard yang

telah ditetapkan

Administrator Sistem LPSE melaksanakan pemeliharaan

APAR sekali dalam 1 tahun untuk memastikan

Tersedia dalam jumlah mencukupi,

Dalam kondisi siap digunakan,

Dimonitor dan dipelihara dengan baik.

Masa kadaluarsa belum habis

Panduan Penggunaan melekat pada APAR

Memastikan data

center sudah

sesuai dengan

standard yang

telah ditetapkan



Keterangan

1 Memastikan data

center sudah

sesuai dengan

standard yang

telah ditetapkan

2

4

Akses Data Center 4 jam

- N/A Memastikan data

center sudah

sesuai dengan

standard yang

telah ditetapkan

N/A

Mulai

210


211


LEMBAR PENGESAHAN



PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



212



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Kepala LPSE

3

4

5

1 Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan

1 Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan

1

2

1

Peringatan :1.

2.

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi




semestinya.

Keterkaitan :

Menjamin jaringan dapat dimonitoring secara realibel

Menjamin kapasitas jaringan tidak melebihi batas yang ditentukan

Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LPSE untuk monitoring dan pemeliharaan

jaringan. Prosedur ini diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap jaringan

ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi.

Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan.

Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output

dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.




Elektronik

Definisi :

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan

perubahannya.



Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun

2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik




Tujuan :

Tanggal Efektif



PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN

JARINGAN

Nomor SOP


213


Administrator Sistem LPSE Kepala LPSEPersyaratan/

PerlengkapanWaktu Output

1 Memastikan bahwa sistem monitoring jaringan

telah terpasang dengan baik

Akses ke system

monitoring dan

akses ke server

15 menit Memastikan

software untuk

monitoring berjalan

tanpa ada masalah

2 Secara periodik atau pada saat dibutuhkan,

Admin Sistem SPSE mengambil riwayat atau

log yang terkait dengan lalu lintas jaringan

komunikasi data dari perangkat jaringan dan

server

Akses ke system

monitoring dan

akses ke server

1 jam Log sistem

3 Berdasarkan log tersebut, Admin Sistem SPSE

menganalisa aktivitas/status port, service dan

alert yang terekam dalam log.

Akses ke system

monitoring dan

akses ke server

3 jam Analisa aktifitas

4 Melakukan klasifikasi hasil analisa terhadap

port, service atau alert yang harus segera

ditindaklanjuti.

Analisa aktifitas 3 jam Analisa aktifitas

5 Dari hasil klasifikasi tersebut apakah ada

potensi insiden keamanan informasi maka

langkah lanjutan dengan melakukan eskalasi

pada Prosedur Penanganan Insiden Kemanan

Informasi, jika tidak lanjut ke langkah

selanjutnya

Analisa aktifitas 3 Jam Analisa aktifitas

6 Melakukan analisa pada konfigurasi dan

kapasitas jaringan berdasarkan

aktivitas/status service dan port

Analisa aktifitas 4 Jam Analisa aktifitas

Keterangan

Mutu Baku

PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN

No Aktivitas

Pelaksana

Mulai

214


215


7 Dari hasil analisa pada konfigurasi dan

kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE

melakukan perencanaan perubahan

konfigurasi dan kapasitas jaringan jika

diperlukan. Jika tidak maka lanjut ke langkah

selanjutnya

Form hasil analisis

pada konfigurasi

dan kapasistas

jaringan

3 jam hasil analisa pada

konfigurasi dan

kapasistas jaringan

8 Jika diperlukan perubahan konfigurasi dan

kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE

melakukan konsultasi/validasi atas rencana

tersebut untuk dilaksanakan kepada Kepala

LPSE

hasil analisa pada

konfigurasi dan

kapasistas jaringan

2jam Rencana Perbaikan

9 Jika rencana tersebut dapat divalidasi untuk

dilanjutkan maka Admin Sistem SPSE

menyusun rencana kerja perubahan

konfigurasi dan kapasitas jaringan

Rencana Perbaikan 1 jam Rencana Perbaikan

10 Melaksanakan rencana kerja tersebut dengan

terlebih dahulu melakukan backup yang

diperlukan dan membuat dokumentasi

pelaksanaan pekerjaan

Rencana Perbaikan 2 jam Rencana Perbaikan

11 Setelah selesai makaAdmin Sistem SPSE

membuat laporan pekerjaan monitoring dan

pemeliharaan jaringan untuk

dilaporkan/dikonsultasikan atau menjadi

bahan pembelajaran di masa mendatang

Rencana Perbaikan 3 jam Laporan Akhir

Selesai

216




PEDOMAN PENGARSIPAN DOKUMEN ELEKTRONIK SPSE

JAKARTA

2012

217


LEMBAR PENGESAHAN



PENGARSIPAN DOKUMEN




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



218



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Staff LPSE/Pengguna SPSE

2

3

4

5

Peringatan :1.

2.

Keterkaitan :



pelaksana.


ditetapkan.

PENGARSIPAN DOKUMEN

Prosedur ini mencakup proses penentuan lokasi/kategori dokumen, digitalisasi dokumen

dan penyimpanan dokumen dalam satu folder.



Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses pengarsipan dokumen dapat

dilaksanakan.

Definisi :






Tujuan :


Elektronik



dan perubahannya.




Nomor SOP



Dasar Hukum :

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

219


Pengguna SPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Prosedur Pengarsipan Dokumen1 Menentukan lokasi folder dari dokumen yang akan

diarsipkan sesuai kategori (penamaan folder) yang telah

ditetapkan. Jika folder yang dimaksud belum tersedia maka

dibuat baru

3 jam lokasi file/folder

backup

2 Membuat folder baru pada dilokasi yang telah ditentukan

sebelumnya untuk dokumen yang akan diarsipkan dengan

nama folder sesuai ketentuan

3 jam file/folder backup

Dokumen yang akan diarsipkan sudah berbentuk file

komputer ?

Apabila ”Ya”, maka : Melanjutkan keproses berikutnya

Apabila ”Tidak”, maka : Melakukan konversi dokumen ke

dalam file komputer, meliputi :

Men-scan semua dokumen yang masih berbentuk

kertas

Memindahkan semua isi percakapan (kirim/balas)

dan waktunya yang dilakukan melalui e-mail/TTS kedalam

sebuah file komputer

Simpan dengan nama file sesuai ketentuan pada

lokasi folder yang telah dibuat sebelumnya.

4 Memasukan semua file yang terkait kedalam folder baru

yang telah dibuat sebelumnya

1 hari file/folder backup

PENGARSIPAN DOKUMEN


Keterangan

3 1 hari file/folder backup

Selesai

Mulai

Tidak

Ya

220




PENGARSIPAN DOKUMEN

LAMPIRAN



221


Daftar Informasi Rahasia:

Informasi yang ada di LKPP/LPSE digolongkan menjadi empat bagian, yaitu :

1. Informasi Sangat Rahasia (Strictly Confidential), adalah informasi yang sangat khusus dan

terbatasuntuk pejabat tertentu yang mengandung kerahasiaan negara.

2. InformasiRahasia (Confidential), adalahinformasi yang secarakhususterbatasuntukjabatan

structural padaLKPP/LPSE .

3. Informasi Terbatas, adalahinformasi yang dibatasi untuk pegawai pada tingkat level

manajemen tertentu atau pegawai yang ditunjuk untuk menangani informasi tersebut.

Hanyapengguna yang diberikewenanganyang mendapatkanaksesterhadap asset

informasitersebut.

4. Umum :adalah informasi yang dapat dirilis di luar Organisasi.

222


Daftar informasi rahasia dan terbatas yang ada di LKPP/LPSE adalah :

No NamaInformasi Format Klasifikasi Perlakuan

1 DokumenAdministrasirekana

n

Hardcopy Rahasia diberi label

"Rahasia"

padaordner

2 Data Aktivasi Softcopy Rahasia diberi label

"Rahasia"

padatiaphalaman

3 Dokumen Pending

Administrasi

Hardcopy Rahasia diberi label

"Rahasia"

padaordner

4 LaporanPengelolaan SPSE Hardcopy Rahasia diberi label

"Rahasia"

padahalamanjudul

5 Data User ID dan password Softcopy Rahasia Diberi label

“Rahasia”

padatiaphalaman

6 Data Password, IP, dan

Security Server

Softcopy Terbatas Password

7 Database Production SPSE Softcopy Terbatas Password

8 Database Back-Up SPSE Softcopy Terbatas password

223


LEMBAR PENGESAHAN



PELAKSANAAN BACKUP-SERVER




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



224



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 ITO


3

4

5

1 Log Pelaksanaan Backup

2 Laporan Analisa Kegagalan Backup

3 Form Permintaan Restore

4 Berita Acara Pelaksanaan Restore

5 Daftar Backup Database dan Aplikasi

Peringatan :1.

2.

2



1



semestinya.Keterkaitan :



pelaksana.


Elektronik



Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses backup dan restore dapat

dilaksanakan secara efektif dan efisien




ditetapkan.

Back Up Server adalah kegiatan menggandakan file/database agar data tetap tersedia

ketika terjadi kegagalan hardware / bencana. Back up dapat juga diartikan sebagai

pembuatan salinan untuk data-data penting pada media penyimpanan yang berbeda

untuk tujuan keamanan.

Prosedur ini mencakup proses backup, uji coba hasil backup, dan pelaksanaan restore

database dan aplikasi.




dan perubahannya.

Nomor SOP


PELAKSANAAN BACK-UP SERVER

Definisi :



Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


Tujuan :


225


Administrator

Sistem LPSEKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Pelaksanaan Backup Server1 Metode backup yang dilakukan adalah Incremental dengan

jangka waktu harian untuk database dan data upload. ITO /

Administrator Sistem LPSE memastikan penggunaan media

backup yang sesuai dengan urutannya

3 jam hasil backup

2 Untuk mencegah risiko kegagalan, setiap adanya perubahan

di sistem (database, konfigurasi ataupun aplikasi), ITO /

Administrator Sistem LPSE harus terlebih dahulu melakukan

backup perubahan tersebut

Daftar Backup Database dan aplikasi 3 jam backup data

3 ITO / Administrator Sistem LPSE mendokumentasikan

pelaksanaan backup dan hasilnya dalam Log Pelaksanaan

Backup

Log Pelaksanaan Backup 3 jam dokumentasi

pelaksanaan

backup

4 Untuk memastikan kehandalan sistem back-up dan restore,

dilakukan pengujian restore hasil back-up sedikitnya 1

(satu) kali dalam tiga bulan secara random sampling yang

dilaporkan kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan

Pembinaan LPSE / Kepala LPSE

Form Permintaan Restore 1 hari hasil pengujian

restore hasil

backup

5 Setiap kegagalan proses back-up harus dilaporkan kepada

Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE /

Kepala LPSE untuk ditentukan tindak lanjut pencegahan

kegagalan di masa mendatang

Laporan Analisa Kegagalan Backup 1 hari laporan

kegagagalan dan

analisa

ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan analisa

efektivititas proses backup sekurang – kurangnya 1 bulan

sekali yang dituangkan dalam notulen rapat. Analisa

dilakukan berdasarkan:

Laporan Analisa Kegagalan Backup

a. Jenis kegagalan backup

b. Jumlah kegagalan backup

c. Tren terjadinya kegagalan backup

d. Tindaklanjut yang dilakukan

7 Pelaksanaan Restore dapat dilakukan jika ada permintaan

dari ITD (LKPP )/ pergantian perangkat keras Server

Form Permintaan Restore 1 hari hasil restore

8 Proses restore database dan aplikasi didokumentasikan oleh

ITO / Administrator Sistem LPSE dalam bentuk beritaa cara

pelaksanaan restore yang ditandatanganioleh unit – unit

terkait (pemohon, pelaksana, dan pimpinannya)

Berita Acara Pelaksanaan Restore 1 hari dokumentasi

restore

PELAKSANAAN BACKUP SERVER

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

6 2 hari laporan pengujian

backup

Mulai

Selesai

226


227




PELAKSANAAN BACKUP-SERVER

LAMPIRAN



228


DaftarInformasiYang Harus Di Back Up:

Daftar informasi yang harus di back up di LKPP/LPSE adalah :

No NamaInformasi Format Bentuk File Back Up

2 DokumentasiAset Softcopy Softcopy

3 LaporanKegiatanLayanan Softcopy Softcopy

5 LaporanPengelolaan SPSE

Hardcopy/

Softcopy

Softcopy

6 LaporanKegiatanInfrastruktur

Hardcopy/

Softcopy

Softcopy

7 LaporanKegiatanHukumdanVerifikasi

Hardcopy/

Sofcopy

Softcopy

8 Data Password, IP, dan Security Server Softcopy Softcopy

9 Database Production SPSE Softcopy Softcopy

10 Database Back-Up SPSE Softcopy Softcopy

12 Database Aplikasi Helpdesk SPSE

Production

Softcopy Softcopy

14 Dokumen yang

dianggappentingolehpersoniluntuk di

back up

Softcopy/

Hardcopy

Softcopy

229


LEMBAR PENGESAHAN



INSTRUKSI KERJA BACKUP DAN RECOVERY




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



230



INSTRUKSI KERJA (IK)


Nomor IK 3/IK/LPSE/D.2/2012

TanggalPembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi TanggalEfektif 2-Jan-13 DisahkanOleh Bima H. Wibisana

INSTRUKSI KERJA BACKUP AND RECOVERY


1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi

Elektronik.

2. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem

dan Transaksi Elektronik

3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah dan perubahannya.

4. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

1. ITO (Information Technology Operation)

2. LPSE (Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik)

Tujuan : Perlengkapan :

Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Membackup data yang akan

dipindahkan dan Membantu proses migrasi server.

231


Penjelasan Singkat : Output Pelaksanaan Kegiatan :

Backup dan Recovery adalah salah satu aktivitas ITO yang memfasilitasi backup

dan recovery data LPSE. Aktivitas ini dilakukan melalui empat prosedur yaitu

backup dan recovery HDD external, server via SSH/remote, server via NFS,

storage dedicated. Prosedur backup dan recovery dilakukan dengan full backup

(database) dan incremental backup (datafile upload/download).

1. Membackup data yang akan dipindahkan.

2. Membantu proses migrasi server.

Teknik Penyajian : Peringatan :

Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Backup

and Recoveryadalah sebagai berikut :

1. Bagan Arus

2. Tabular

1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan

ditetapkan.

2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun

output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan

oleh Pelaksana.

Keterkaitan : Definisi :

1. HDD: Hard Disk Drive

2. NFS: Network File System

3. SDM: Sumber Daya Masyarakat

4. SSH: Secure Shell

5. PIC: People In Charge

232


Instruksi Kerja :

1. Backup and Recovery

233


ITO

(II)

E-Proc error

handling

(III)

Training

admin

(I)

Instalasi e-

Procurement

(V)

Backup &

Recovery

(IV)

Logistic IT

Kebutuhan

InfrastrukturSkenario

Media/ Storage SDM Cycle data Infrastruktur

(5.1)

HDD externalServer Lain Teknisi PIC

(5.3)

NFS

(5.2)

via Remote

Gambar 1. Struktur Backup & Recovery

234


Tabel 1. Prosedur dan Aktifitas Backup & Recovery

Prosedur Aktivitas Jangka waktu

B&R HDD External 1. Full backup (database)

2. Incremental (datafile upload/download)

B&R Server via SSH

(remote) 1. Full backup (database)


B&R Server via NFS 1. Full backup (database)


B&R Storage dedicated 1. Full backup (database)


2.1 Backup & recovery

2.1.1 B&R HDD Eksternal

Ruang Lingkup

a. Membackup database LPSE ke HDD external.

b. Memindahkan database ke HDD external yang tersedia.

c. Konfirmasi database yang sudah dipindahkan

Definisi

HDD External: Hard Disk Drive external

LPSE: Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik

235


Prosedur Backup & Recovery HDD external

B&R HDD External

ITOLPSE

START

Request backup

database HDD

External

Penerimaan

request backup

database

Koneksikan HDD

External

Mounting HDD

External

Konfigurasi

settingan crontab

Konfirmasi selesai

backup database

Pemeriksaan

backup database

Finish

Erro

r

Com

plet

e

236


Proses backup & recovery melalui HDD External

1. Koneksikan HD eksternal terlebih dahulu.

2. Mounting HD eksternal tersebut dan buat direktori untuk backupnya, tahapannya:

# fdisk -l (lihat settingan konfigurasi harddisk, misal kita menggunakan harddisk dengan file system NTFS atau FAT32, akan ada keterangan di System(file system) NTFS

atau FAT32, lihat tampilan Device Bootnya, contoh tampilannya seperti di bawah ini:

Device Boot Start End Blocks Id System

/dev/sda1 * 1 9727 78124032 83 Linux

/dev/sda2 9727 38914 234444801 5 Extended

/dev/sda5 9727 38914 234444769+ 86 NTFS volume set

keterangan : Dari tampilan di atas, diketahui Drive dengan File System NTFS volume set tampilan Device Bootnya /dev/sda5.

# mkdir /mnt/backup (membuat direktori backup untuk tempat drive ntfsnya)

# mount -t ntfs-3g /dev/sda5 /mnt/backup (mount drive ntfs, menyesuaikan dengan device boot dari harddisk eksternalnya)

command : mount -t (file system dari hd eks, mis ntfs=ntfs-3g atau fat32=vfat) (disesuaikan dengan device boot hd ekst) (direktori dalam server yang akan dimount hd

ekst)

237


# cd /mnt/backup (masuk ke dalam direktori backup drivenya)

# mkdir database (membuat direktori untuk backup database)

# mkdir file_prod (membuat direktori untuk backup file upload user/ attachment)

# mdkir -p /home/backup (membuat direktori backup pada /home sebagai tempat dari hasil backup databasenya).

3. konfigurasi settingan crontab untuk membuat penjadwalan secara otomatis untuk copy data-data yang dibutuhkan, backup database maupun data file upload user/

attachment.

# crontab -e (untuk melakukan pengeditan pada crontab)

akan terbuka jendela seperti di bawah ini, lalu tambahkan beberapa command.

COMMAND 1 (backup database epns)

0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-

%Y'`.backupepns_prod '

(command untuk dump/backup database epns_prod)

Keterangan:

5 angka paling depan yaitu 0(menit) 0(jam) *(hari) *(bulan) *(tahun)

0 0 * * * artinya, command untuk backup database tersebut dijalankan pada pukul 12.00, tanda * disini mengartikan semua, jadi command backupdatabase ini dijalankan

238


pada pukul 12.00 pada semua hari(setiap hari), pada semua bulan(setiap bulan) serta pada semua tahun(setiap tahun).

Command untuk melakukan backup database :

su postgres -c 'pg_dump –Fc –f (nama file backupnya serta dimana ditempatkan file backupnya(nama

database)'

contoh:

su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backupepns_prod '

COMMAND 2 (backup database secman)

0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/secman_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backup

secman_prod ' (command untuk dump/backup database secman_prod)

Keterangan:

seperti penjelasan pada command sebelumnya, yang berbeda hanya nama databasenya saja

COMMAND 3 (database file upload ke hard disk external)

239


0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod (command untuk backup file

upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)

Keterangan:

0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun

Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di harddisk eksternal :

rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal)

contoh:

rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod

COMMAND 4 (backup database dari hard disk system ke hard disk external)

0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /mnt/backup/database (command untuk backup

240


file database hasil dump dari server ke harddisk eksternal)

Keterangan:


Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database

di harddisk eksternal :

rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal).

2.2 B&R Server via SSH/remote

Ruang Lingkup

a. Backup database dari satu server ke server lain.

b. Mengubah akses SSH menjadi tanpa password.

Definisi

SSH: Secure Shell

241


Prosedur Backup & Recovery Server via SSH/Remote

242


B&R Server via SSH/Remote

ITOLPSE

Request backup &

recovery via SSH/

Remote

Pemeriksaan

backup & recovery

via SSH/Remote

Koneksikan server

utama dengan

server lain

Penerimaan

request backup &

Recovery via SSH/

Remote

Konfirmasi selesai

backup & recovery

via SSH/Remote

START

Konfigurasi

settingan crontab

Mounting Server

External

Finish

Erro

r

Comp

lete

243


COMMAND SSH tanpa password

ssh-keygen

ssh-copy-id –i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 (portal yang dituju)

Keterangan

ssh-keygen: command ini berfungsi untuk

ssh-copy-id –i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 command ini untuk menambahkan rsa id yang akan meremote ke server tujuan.

COMMAND (backup database server ke server)

0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /10.1.25.77/backup/database

(command untuk backup file database hasil dump dari server ke server tujuan)

Keterangan:



di server :

rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server)

COMMAND (backup file upload dari server ke server lainnnya)

244


0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod

(command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)

Keterangan:


Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server lainnya:

rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server lainnya)

contoh:

rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod

2.3 B&R Server via NFS

Ruang Lingkup

a. Membuat server nfs yang bisa diakses oleh client dan server utama.

b. Backup database ke server NFS.

c. Membuat server untuk klien.

Definisi

NFS: Network File System

245


Prosedur backup & recovery via NFS

246


B&R Server via NFS

ITOLPSE

Pemeriksaan backup

& recovery via NFS

START

Koneksikan server

utama ke server

NFS

Konfigurasi

settingan crontab

Erro

r

Finish

Koneksikan server

client ke server

NFS

Request backup &

recovery via NFS

Konfirmasi selesai

backup & recovery

via NFS

Penerimaan

request backup &

Recovery via NFS

Comp

lete

247


COMMAND (create server)

# apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server

File /etc/exports

# exportfs –a

# /etc/init.d/nfs-common restart

Keterangan:

# apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server, command ini untuk install paket yang akan di butuhkan.

File /etc/exports, command ini untuk share server yang sudah dibuat. Contoh: /home/ 192.168.0.100 (rw, no_root_squash)

# exportfs –a, command ini berfungsi untuk mengaktifkan file system nfs tersebut.

COMMAND (create client side)

$ sudo apt-get install nfs-common

File /etc/fstab

# mount –t nfs 192.168.0.103:/home /mnt

Keterangan:

$ sudo apt-get install nfs-common, command ini untuk install paket yang dibutuhkan olehserver client.

File /etc/fstab, command ini digunakan untuk mengaktifkan file system dari segi client

# mount –t nfs 192.168.0.103:/home /mnt, command ini digunakan untuk

COMMAND (backup database server ke nfs)

0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /192.168.0.100/mnt/database (command

248


untuk backup file database hasil dump dari server ke nfs)

Keterangan:



di server nfs :

rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs)

COMMAND (backup file upload dari client server ke nfs)

0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/mnt/file_prod (command untuk

backup file upload user/ attachment dari client server ke nfs)

Keterangan:


Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server nfs:

rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs)

contoh:

rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/backup/file_prod

249




PEDOMAN PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT

JAKARTA

2012

250


LEMBAR PENGESAHAN



PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



251



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 ITD (IT Development )

2 2 Kasi Pengembangan e-Procurement

3 Kasubdit Pengembangan e-Procurement

3 4 Direktur e-Procurement5 LPSE

4

5

1 Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi

2 Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

3 Laporan Pengembangan Aplikasi

Pencatatan dan Pendataan :1 Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi2 Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

1.

2. 1.

1.

2.

Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang

terkait dalam pengembangan aplikasi pendukung e-Procurement yang dilakukan oleh

LPSE. Apabila diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu

harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-Procurement.


Tujuan :


Definisi :



Elektronik


dan perubahannya.





DIREKTORAT e-PROCUREMENT STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Nomor SOP




Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Disahkan Oleh

PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG

E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE

IT Development yang selanjutnya disebut ITD adalah Tim yang terdiri dari personil

pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Strategi

Pengembangan Sistem E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-

Procurement Direktorat e-Procurement LKPP.

Keterkaitan :

Sebagai standar dan kontrol untuk LPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan

pengembangan aplikasi Pendukung e-Procurement.

Peringatan :



pelaksana.

Menjamin terlaksananya kegiatan dan pemrosesan pengembangan aplikasi pendukung e-

Procurement yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.


ditetapkan.

252


LPSE ITD

Kasi

Pengembangan

e-Procurement

Kasubdit

Pengembangan

e-Procurement

Direktur e-

ProcurementPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 LPSE menjabarkan rencana pengembangan

aplikasi dalam Deskripsi Rencana Pengembangan

Aplikasi.

N/A Daftar Rencana

Pengembangan Aplikasi

2 LPSE membuat Daftar Rencana Pengembangan

Aplikasi dan mengajukan permohonan

pengembangan kepada Direktur e-Procurement.

1.Formulir Isian Pengembangan

aplikasi

2.Daftar Rencana Pengembangan

Aplikasi

N/A 1.Formulir Isian

Pengembangan aplikasi

2.Daftar Rencana


Formulir isian beserta

daftar rencana

pengembangan aplikasi

sudah ditandatangani oleh

LPSE

3 Direktur e-Procurement menyampaikan

permohonan tersebut kepada Kasubdit

Pengembangan e-Procurement.


aplikasi


Aplikasi

1 hari 1.Formulir Isian


2.Daftar Rencana


3.Lembar disposisi

4 Kasubdit Pengembangan e-Procurement akan

menyampaikan kembali kepada Kasi

Pengembangan e-Procurement.


aplikasi


Aplikasi

3. Lembar Disposisi

1 hari 1.Formulir Isian


2.Daftar Rencana

Pengembangan Aplikasikasubdi memberikan

arahan kepada Kasie

terkait pengembangan

aplikasi

5 Kasi Pengembangan e-Procurement akan meminta

ITD untuk mempelajari Daftar Rencana

Pengembangan Aplikasi tersebut. Tata cara

pengembangan aplikasi pendukung LPSE

berpedoman pada Pedoman Pengembangan

Aplikasi Pendukung LPSE.


aplikasi


Aplikasi

1 hari N/A

PENGEMBANGAN APLIKASI e-PROCUREMENT

PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG e-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Mulai

253


6 ITD akan membuat rekomendasi dan

menyampaikannya kepada Kasi Pengembangan e-

Procurement.


aplikasi


Aplikasi

3. Formulir rekomendasi

3 hari Hasil laporan dan

Rekomendasi

7 Kasi Pengembangan e-Procurement akan

menyampaikan rekomendasi dari ITD kepada

Kasubdit Pengembangan e-Procurement.

1. Formulir Isian Pengembangan

aplikasi


Aplikasi

3.Hasil laporan dan Rekomendasi

1 hari 1. Formulir Isian


2.Daftar Rencana


3.Hasil laporan dan

Rekomendasi

8 Kasubdit Pengembangan e-Procurement akan

menyampaikan rekomendasi ini kepada Direktur e-

Procurement. Jika rekomendasi yang disampaikan

adalah rekomendasi persetujuan maka Direktur e-

Procurement akan mengeluarkan Keputusan

Pengembangan Aplikasi. Jika "Tidak" maka

Direktur e-Procurement akan mengeluarkan

rekomendasi dan LPSE tidak dapat melanjutkan

proses pengembangan aplikasi.

1. Formulir Isian Pengembangan

aplikasi


Aplikasi

3.Hasil laporan dan Rekomendasi

1 hari 1. Formulir Isian


2.Daftar Rencana


3.Hasil laporan dan

Rekomendasi

9 Apabila disetujui, LPSE melakukan pengembangan

dan mencatat detail progress pelaksanaan

pengembangan aplikasi sesuai dengan jadwal dan

rencana kerja yang telah ditentukan.

N/A N/A Dokumen rencana

pelaksanaan

pengembangan

10 LPSE membuat Laporan Pengembangan Aplikasi

dan menyampaikannya kepada Direktur e-

Procurement.

Laporan Pengembangan Aplikasi N/A Laporan penyelesaian

pelaksanaan

pengembangan aplikasi

TidakYa

Selesai

254




PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE

LAMPIRAN



255


DESKRIPSI RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI e-PROCUREMENT

NamaAplikasi

:

.........................................................

Anggota Tim (Jika pengembangan

aplikasi dilakukan secara internal) :

........................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

Release (Versiaplikasi)

:

.........................................................

PenanggungJawabPengembangan

:

.........................................................

Pihak Pengembang

:

Internal / Konsultan

Estimasi Waktu Pengembangan

:

.........................................................

DeskripsiAplikasi

Rencana Arsitektur Aplikasi

(Arsitektur mencakup rencana aplikasi pendukung dan keterkaitannya dengan SPSE)

256


Data yang diperlukan dari SPSE

Daftar Pengguna Aplikasi yang dikembangkan

Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE)

Tanggal

Nama

:

:

................................

................................

257


DAFTAR RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI

Nama Aplikasi

:

.........................................................

Release (versi aplikasi)

:

.........................................................

Penanggung Jawab

Pengembangan

:

.........................................................

Jadwal Pengembangan

No Tahapan PIC Bulan

Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik

(LPSE)

Tanggal

Nama

:

:

................................

................................

258


LAPORAN PENGEMBANGAN APLIKASI

Nama Aplikasi

:

.................................................

Tanggal:

Release (Versiaplikasi)

:

.................................................

Penanggung Jawab Pengembangan

:

.................................................

Deskripsi Aplikasi Tujuan Pengembangan

Tanggal Testing :

Jenis Testing :

Uraian Testing

Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE) Ketua Tim Review Aplikasi (TRA)

Tanggal

Nama

:

:

................................

................................

Tanggal

Nama

:

:

....................................

....................................

259


LEMBAR PENGESAHAN



IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



260



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 PM (Program Manager)

2 2 TRA (Tim Review Aplikasi)

3 ITO (IT Operation)

3 4 Kepala LPSE

4

5

1 Memo

2 Daftar Rencana Install atau Upgrade Aplikasi

3 Berita Acara Install atau Upgrade Aplikasi

4 Checklist Kelengkapan LPSE


1.

2.

1

1.

2.

2

1 Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi e-Procurement


Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang

terkait dalam proses implementasi aplikasi SPSE yang dilakukan oleh Dit e-Proc.

Apabila diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu

harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-Procurement.


Tujuan :


Definisi :



Elektronik





Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil


Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement Direktorat

e-Procurement LKPP


dan perubahannya.


Nomor SOP




Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif






Keterkaitan :

Sebagai standar dan kontrol untuk Direktorat e-Procurement dalam melakukan proses

implementasi aplikasi e-Procurement.

Peringatan :



pelaksana.

Menjamin terlaksananya kegiatan proses implementasi e-Procurement yang sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan.


ditetapkan.

261


PM TRA ITO Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 ITO menerima Form Rencana Instalasi dan

Checklist Kelengkapan LPSE dari bagian PM

(Program Manager)

a). Checklist Kelengkapan LPSE

b). Form Rencana Instalasi

1 jam Data server

LPSE

2 ITO membuat tanda terima. 30 Menit tanda terima

3 ITO melakukan instalasi aplikasi. Proses instalasi secara detil

mengacu pada Instruksi Kerja

Instalasi Aplikasi e-Procurement.

1 hari

4 Proses instalasi berjalan dengan baik ? Berita Acara Install atau Update

Aplikasi

N/A

5 Membuat Berita Acara Instalasi Aplikasi dan

menyampaikan ke bagian PM, satu salinan Berita

Acara disimpan untuk arsip.

1 jam Laporan Install

6 ITO mengisi Laporan Install atau Update Aplikasi. 1 jam Laporan Install

atau Update

7 PM menerima laporan bahwa instalasi telah selesai

dari ITO.

1 jam

8 PM mengkonfirmasikan kepada Kepala LPSE

bahwa instalasi telah selesai.

1 jam

INSTALASI APLIKASI e-PROCUREMENT



KeteranganPelaksana

Mulai

Selesai

Tidak Ya

262





LAMPIRAN



263


DAFTAR RENCANA INSTALL/UPDATE APLIKASI

Nomor: ......................................

No

LPSE

IP Address

Release

New Release

Range Tgl Update

Keterangan

*) Sebelum melakukan update pastikan tidak bentrok dengan jadwal Lelang. Range Tgl Update adalah range waktu pelaksanaan Update, misal 10 - 12 Oktober 2012.

Program Manager (PM)

Tanggal Nama

: :

................................

................................

264


BERITA (INSTALL / UPDATE) APLIKASI

Telah kami lakukan (install/Update) aplikasi release .................untuk LPSE berikut:......

No

LPSE

IP Address

Tgl Pelaksanaan Update

Keterangan

IT OPERATION (ITO)

Tanggal Nama

: :

................................

................................

265


LAPORAN (INSTALL/UPDATE) APLIKASI

Bulan: ......................................

No

LPSE

IP Address

Release

Awal

Release Akhir

TglInstall

Tgl Update Akhir

Keterangan

*) Release Awal = Release aplikasi Pertama kali diinstall Release Akhir = Release aplikasi pada saat laporan ini dibuat Tgl Install = Tgl instalasi aplikasi pertama kali Tgl Update = Tgl update terakhir

IT OPERATION (ITO)

Tanggal Nama

: :

................................

................................

266


Perihal : KelengkapanPersyaratanPembentukan LPSE Informasi: Checklist ini sebagai dasar Program Manager (PM) untuk meminta memberikan password aplikasi LPSE ke instansi terkait

Instansi : ............................................................................................. Alamat : ............................................................................................. PIC : .............................................................................................

.............................................................................................

Telepon : Email : .............................................................................................

No

Uraian

Ada Spesifikasi

Keterangan Good NG Good NG

Infrastruktur

1 Komputer

Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya

2 Server

Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya

3 Jaringan Internet

Sebutkan bandwidth dan providernya

4 OS Server

Sebutkan nama OS-nya

Ruangan

1 Ruang Bidding

Sebutkan kapasitas ruangnya

2 Ruang Server

3 Ruang Training

Sebutkan kapasitas ruangnya

4 Ruang Helpdesk

5 Ruang Admin

Regulasi/Peraturan

1 Tentang Pembentukan Tim

Sebutkan no registrasinya

2 Tentang Implementasi e-Procurement


3 Tentang Organisasi Unit LPSE


Training of Trainer

1 Penguasaan aplikasi LPSE

2 TOT dilaksanakan pada

Tanggal Tempat

JumlahPeserta

Dengan ini saya menyatakan bahwa:

Instansi diatas sudah memenuhi persyaratan

Instansi diatas belum memenuhi persyaratan

Ca

tata

n

TandaTangan

IT Operation Program Manager

Tanggal: Tanggal:

267


LEMBAR PENGESAHAN



PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTUKTUR IT LPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



268



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Vendor Pelaksana Kegiatan

3 ITO

3 4 Kepala LPSE

4

5

1 Dokumen Rencana Transisi

Pencatatan dan Pendataan :1 Dokumen Rencana Transisi

1.

2. 1

2

1.

2. 3

4

Peringatan :



pelaksana.

Membantu pelaksana dalam menetapkan pekerjaan sesuai dengan rencana dan jadwal

yang telah disepakati.


ditetapkan.


dan perubahannya.





Menjamin proses pembangunan dilaksanakan sesuai dengan kerangka acuan kerja.


Nomor SOP




Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN

INFRASTRUKTUR IT LPSE



semestinya.


Definisi :

SOP Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE berisi langkah-langkah

pendampingan yang harus dilakukan pada saat kegiatan pembangunan infrastruktur.

Kegiatan pembangunan infrastruktur mempunyai ruang lingkup: instalasi perangkat

keras server, jaringan, data storage dan juga perangkat pelindung keamanan.


Tujuan :


Elektronik

Keterkaitan :

Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh

internal LPSE yang ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan

tersebut.


Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement

pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Direktorat e-Procurement LKPP.

Infrastruktur IT adalah sarana dan prasarana operasional IT yang tidak termasuk di

dalamnya perangkat lunak.


269


Administrator

Sistem LPSE

Vendor

PelaksanaITO Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Administrator Sistem berkoordinasi dengan ITO

dalam melakukan identifikasi kebutuhan

pelaksanaan kegiatan.

N/A Lampiran

rencana

kebutuhan

infrastruktur

LPSE

Kegiatan pendampingan

dimulai ketika Kick Off

proyek sudah

dilaksanakan dan pihak

LPSE menunjuk salah satu

staf-nya untuk melakukan

pendampingan

pembangunan

infrastruktur IT.

2 Administrator Sistem mempersiapkan keperluan

pelaksanaan proyek dan memastikan bahwa

kebutuhan tersebut tidak mengganggu operasional

LPSE.

N/A

3 Administrator Sistem melakukan monitoring dan

pengendalian pelaksanaan kegiatan secara rutin

dengan melakukan workshop.

1 hari

4 Keluaran dari kegiatan monitoring dan

pengendalian pelaksanaan kegiatan dilaporkan

kepada ITO dan pimpinan LPSE.

1 jam

5 Pada akhir pekerjaan Administrator Sistem

memastikan vendor pelaksana sudah mempunyai

rencana transisi yang telah disepakati bersama dan

disetujui oleh pimpinan LPSE.

Rencana Transisi 1 jam

6 Administrator Sistem memastikan setiap tahap

transisi dilaksanakan sesuai dengan rencana yang

telah disahkan termasuk di dalamnya pengujian

infrastruktur sesuai dengan skenario pengujian

yang dibuat.

2 jam

7 Pada masa akhir transisi, Administrator Sistem dan

vendor pelaksana melakukan review atas semua

pekerjaan dan dokumentasi yang disiapkan oleh

vendor pelaksana.

2 jam

8 Hasil review diproses oleh Kepala LPSE. Apakah

hasilnya disetujui ?

N/A

9 Vendor pelaksana melakukan serah terima

operasional infrastruktur IT kepada LPSE

1 jam

10 Administrator Sistem melakukan konfirmasi dan

meminta perbaikan pada vendor pelaksana sampai

disetujui oleh Kepala LPSE.

N/A Selesainya

Pendampingan

Pembangunan

Infrastruktur IT

LPSE

PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT LPSE


KeteranganPELAKSANA

Mulai

Selesai

Tidak

Ya

270


271


LEMBAR PENGESAHAN



USER ACCEPTENCE TEST (UAT) TERHADAP HASIL PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT

LPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



272



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Pihak Ketiga

3 Kepala LPSE

3

4

5

1 Dokumen UAT

Pencatatan dan Pendataan :1.

1

1.

2. 2

3

4

Definisi :



Elektronik

SOP User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur SPSE berisi

langkah-langkah Perencanaan, penetapan, pelaksanaan dan pengesahan User Acceptance

Test pada hasil pembangunan Infrastruktur SPSE.


dan perubahannya.





Menjamin terlaksananya kegiatan User Acceptance Test untuk memastikan hasil

pembangunan infrastruktur dapat diterima.

Nomor SOP




Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil

Pembangunan Infrastruktur IT LPSE

Peringatan :

User Acceptance Test (UAT) adalah sebuah dokumen panduan pelaksanaan pengujian

atas sebuah pekerjaan yang dilakukan,

Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh

Internal LPSE ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan tersebut.



semestinya.

Keterkaitan :




pelaksana.


ditetapkan.


Infrastruktur TIK adalah sarana dan prasarana operasional TIK yang tidak temasuk

didalamnya perangkat lunak,

Tujuan :


273


ADMINISTRATOR

SISTEM LPSE

Vendor

PelaksanaKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Pada tahapan akhir sebuah kegiatan pembangunan

infrastruktur Administrator Sistem meminta Pihak

Ketiga menyusun rancangan User Acceptance Test

dengan ruang lingkupnya.

N/A Rancangan UAT

Volume testing yang dimaksudkan untuk

memastikan bahwa infrastruktur dapat

beroperasi sesuai dengan kapasitas dan

jangka waktu yang telah ditentukan.

Stress Testing yang dimaksudkan untuk

memastikan bahwa infrastruktur dapat

beroperasi pada beban maksimum dan

bahkan berlebih dengan toleransi sekitar

25% dari beban maksimum yang

didefinisikan.

Recovery Testing yang dimaksudkan untuk

memastikan bahwa proses backup dan

restore infrastruktur berjalan dengan baik

dan sesuai dengan skenario yang

didefiinisikan.

Performance Testing yang dimaksudkan

untuk memastikan bahwa kriteria

performance dari infrastruktur terpenuhi,

misalnya kriteria waktu respon.

3 Administrator Sistem melakukan review atas dokumen

UAT yang diajukan oleh Pihak Ketiga. Jika diperlukan

perbaikan maka dokumen UAT dikembalikan kepada

Pihak Ketiga sampai disepakati.

3 jam Dokumen UAT

4 Administrator Sistem memastikan bahwa Pihak Ketiga

telah melaksanakan pengujian internal dan memastikan

hasilnya telah diserahkan kepada LPSE.

1 jam Hasil pengujian

Interal

5 Administrator Sistem menyusun tim pemeriksa dan

penguji untuk melaksanakan kegiatan UAT.

2 jam Tim pemeriksa

dan penguji UAT

User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE


KeteranganPELAKSANA

N/A Lampiran

kapasitas

Administrator Sistem harus memastikan bahwa metode

test yang akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

infrastruktur. Metode test harus mempunyai ruang

lingkup volume, recovery, stress dan performance

testing.

2

Mulai

274


6 Administrator Sistem memastikan bahwa tim

pemeriksaan dan penguji telah menyelesaikan UAT dan

menyerahkan hasilnya.

1 jam Hasil UAT

7 Administrator Sistem berkoordinasi dengan Kepala LPSE

untuk melakukan pengesahan hasil UAT

N/A Pengesahan UAT

8 Apakah Kepala LPSE menyetujui pengesahan ? N/A

9 Jika disetujui maka vendor harus melaksanakan kegiatan

tahap berikutnya

N/A

10 Jika tidak disetujui vendor diberitahu dan harus

menindaklanjuti rekomendasi hasil UAT.

N/A Rekomendasi

UAT

Selesai

Ya

Tidak

275


LEMBAR PENGESAHAN



PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



276



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Helpdesk LKPP

3 Pimpinan LPSE

3

4

5

1 Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE

2 Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

3 Formulir Permintaan Perubahan4 Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE.


1.

1

1.

2. 2

3

4

5

6





Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat

server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE.



PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS

INFRASTRUKTUR SPSE


Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah

perangkat keras seperti server ataupun personal komputer,

Tujuan :









semestinya.


Elektronik


Nomor SOP



dan perubahannya.



Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


SOP Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-

langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas

infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah

Storage, Lalulintas Data, memori server dan beban komputasi. Ketiga komponen ini

merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat

ketersediaan yang tinggi.

Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi

didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringa internet,

Definisi :

Keterkaitan :

Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE dari sisi storage, lalu lintas data dan beban

kerja komputasi.

Peringatan :



pelaksana.


ditetapkan.

277


ADMINISTRATOR

SISTEM LPSEHelpdesk LKPP Pimpinan LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

a.

b.

o Grafik perkembangan kapasitas storage

o Grafik beban kerja prosesor dari server

o Grafik penggunaan memori dari server

o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan

2 Lampiran Kinerja Infrastruktur

SPSE

1 jam Lampiran Kinerja

Infrastruktur SPSE

2 jam Lampiran

penggunaan

storage, memori,

processor &

bandwidth

a.

b.

c.

d.

3 Dokumen Usulan Peningkatan


1 jam Dokumen Usulan

Peningkatan

Kapasistas

Infrastruktur SPSE

4 Formulir Permintaan Perubahan 1 jam Dokumen Usulan

Peningkatan

Kapasistas

Infrastruktur SPSE

Dokumen Usulan Peningkatan



Peningkatan

Kapasistas

Infrastruktur SPSE

a. N/A

b. N/A

c. 1 jam

PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE

No

Mutu Baku

Keterangan

PELAKSANA

Aktivitas

Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE

Administrator Sistem LPSE pada setiap Data Center memastikan

sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall

dan bekerja dengan baik

Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator

merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan.

Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh

administrator terdiri dari:

Laporan Status dan Unjuk Kerja

Infrastruktur SPSE

1 jam Laporan Status dan

Unjuk Kerja

Infrastruktur SPSE

1


perangkat jaringan,

Administrator Sistem LPSE melakukan analisa kebutuhan

peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan

peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta

penggantian/upgrade perangkat server. Analisa dilakukan setiap

semester dengan fokus analisa pada .

Tingkat kekritisan kapasitas storage

Tingkat kekritisan beban lalu lintas data

Tingkat kekritisan beban kerja komputasi

Tingkat kekritisan kapasitas memori server

Administrator Sistem LPSE membuat usulan kebutuhan

peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan

dan untuk Adminstrator Sistem LPSE dalam pelaksanaanya

mendapatkan rekomendasi dan dukungan dari Direktorat e-Proc

atas perencanaan tersebut.

Administrator Sistem LPSE menyampaikan usulan peningkatan

kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan

melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas

tersebut kepada Kepala LPSE setempat.

Kepala LPSE memproses usulan tersebut:

Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses

pengadaan.

Jika tidak disetujui Administrator Sistem LPSE

mendapatkan catatan atas usulan tersebut.

Administrator Sistem LPSE / ITO melakukan perbaikan dan

analisa ulang seperti pada langkah 2.

5

Mulai

Selesai

Ya

Tidak

278


279


ADMINISTRATOR

SISTEM LPSEHelpdesk LKPP Pimpinan LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Laporan Status dan Unjuk Kerja

Infrastruktur SPSE

1 jam Laporan Status dan

Unjuk Kerja

Infrastruktur SPSEa.

b.

o Grafik perkembangan kapasitas storage

o Grafik beban kerja dan memory dari perangkat server

o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan

2 Lampiran Kinerja Infrastruktur

SPSE

1 jam Lampiran Kinerja

Infrastruktur SPSE

a.

b.

c.




Peningkatan

Kapasistas

Infrastruktur SPSE4 Formulir Permintaan Perubahan 1 jam Dokumen Usulan

Peningkatan

Kapasistas

Infrastruktur SPSE



N/A

a. N/A

b. N/A

c. 1 jam

PELAKSANA Mutu Baku

Keterangan

1 Administrator sistem pada setiap Data Center LPSE memastikan

sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall

dan bekerja dengan baik.Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator

merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan.Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh

administrator terdiri dari:

Prosedur Perencanaan dan Monitoring Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE

No Aktivitas

Administrator sistem menyampaikan usulan peningkatan

kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan

melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas

tersebut kepada pimpinan LPSE setempat.

Pimpinan LPSE memproses usulan tersebut:

Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses

pengadaan

Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan atas

usulan tersebutAdministrator melakukan perbaikan dan analisa ulang

seperti pada langkah 2


perangkat jaringan, Administrator sistem melakukan analisa

kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang

terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan

internet serta penggantian/upgrade perangkat server. Analisa

dilakukan setiap semester dengan fokus analisa pada

Tingkat kekritisan kapasitas storage

Tingkat kekritisan beban lalu lintas data

Tingkat kekritisan beban kerja komputasi

Administrator sistem membuat usulan kebutuhan peningkatan

kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam

pelaksanaanya jikadiperlukandapatmeminta rekomendasi dan

dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut.

Mulai

Selesai

Ya

Tidak

280




PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE

LAMPIRAN



281



Hari/Tanggal :

Waktu :


Perubahan Aplikasi Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan)

Perubahan Infrastruktur Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK)

Perubahan Layanan Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur)


B




Disetujui Tidakdisetujui

Catatan:

Pengusul Pimpinan

(...........................................) (...........................................)

282


LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR


Waktu :

Jenis Infrastruktur Periode Laporan

STORAGE INSIDENTAL

LALULINTAS DATA RUTIN BULANAN

BEBAN KOMPUTASI

MEMORI SERVER

RUTIN SEMESTERAN


B

TABEL DAN GRAFIK KINERJA

C. ANALISIS KINERJA


(...........................................) (...........................................)

283


LEMBAR PENGESAHAN



INSTRUKSI KERJA INSTALASI E-PROCUREMENT




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



284







INTRUKSI KERJA INSTALASI E-PROCUREMENT



Elektronik.









1. ITO (Information Technology Operation)

2. PM (Program Manager )

3. Customer (calon SPSE)

4. Dispatcher ITO

5. ITO Head

6. ITO Staff


Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Instalasi e-Procurement

untuk customer (calon LPSE) dan Memudahkan proses lelang di daerah

customer (calon LPSE)

1. Form Instalasi

2. Ticketing CRM (Create)

3. Ticketing CRM (assign back)


285


E-Procurement bertujuan untuk merubah proses lelang yang selama ini

dijalankan secara manual menjadi secara otomatis(elektronik). Aplikasi yang

digunakan untuk e-Procurement disebut SPSE.Servis instalasi e-Procurement di

implementasikan melalui beberapa tahap prosedur, Prosedur itu terdiri dari

Pre-Instalasi, Proses Instalasi dan Post-Instalasi.Prosedur ini harus dilakukan

sesuai urutannya masing-masing.Pertama kita harus melaksanakan Pre-

Instalasi.Setelah itu kita melaksanakan Proses Instalasi.Terakhir kita

melaksanakan Post-Instalasi.Instalasi e-procurement akan dibuat berdasarkan

form instalasi yang sudah terisi oleh customer (calon LPSE). Ada 3 peran utama

yang saling berhubungan dalam Instalasi e-Procurement.Mereka adalah

Program Manager (PM), calon LPSE (Customer) dan Information Technology

operation (ITO).Sebagian besar ITO berperan dalam instalasi e-Procurement.

Terselesaikannya Instalasi e-Procurement untuk customer (calon LPSE) sesuai dengan

standar dan Memudahkan proses lelang di daerah customer (calon LPSE)


Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja

Instalasi e-Procurement adalah sebagai berikut :

1. Bagan Arus

2. Tabular


ditetapkan.



oleh Pelaksana.

Keterkaitan Definisi :

Prosedur Implementasi Aplikasi e-Procurement 1. LPSE: Layanan Pengadaan Secara Elektronik

2. SPSE: Sistem Pengadaan Secara Elektronik

286


Instruksi Kerja :

1.1 Aktivitas instalasi e-procurement

287


Aktivitas Instalasi E-Procurement

PM ITOCustomer

START

Request

Konfirmasi

1. Infrastruktur

2. Cara install

PM

Pengisian form

instalasiMenugaskan Staff

Check Infrastruktur

Proses InstalasiKonfirmasi SelesaiCheck

Finalisasi

Finish

CRM

CRM

CRM

Visit

Remote

1.2 Pre-instalasi SPSE

1.2.1 Request Install

288


Ruang Lingkup

a. Pengisian form Instalasi melibatkan dua (2) Instansi internal di LKPP, yaitu Information Technology Operation (ITO) dan Project Manager (PM).

b. Pertama PM akan mengisi form instalasi sesuai dengan informasi yang diberikan oleh customer (calon LPSE). Informasi tersebut terdiri dari infrastruktur customer

dan cara penginstalan yang diinginkan oleh customer.

c. Request tersebut akan disetujui dan diteruskan oleh PIC PM ke dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket.

d. Jika dispatcher ITO menyetujui CRM ticket tersebut, maka CRM ticket akan masuk sebagai request di departemen ITO.

e. Penerimaan request oleh ITO head dari dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket.

f. Penugasan ITO staff ditentukan oleh ITO head. Staff yang ditunjuk akan menjadi penanggung jawab dalam penginstalan untuk customer.

Definisi

Program Manager (PM): Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.

Information Technology Operation (ITO): Departemen khusus yang menangani masalah IT di LKPP.

CRM ticket:Form elektronik yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas

instalasi e-Procurement.

PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer.

Dispatcher ITO: Orang yang memberikan tugas instalasi ke staff ITO yang sudah ditunjuk oleh ITO head.

289


Prosedur request instal aplikasi SPSE

Request Install Aplikasi SPSE

Dispatcher ITO ITO Head ITO StaffPM

Mulai

Pengisian form

instalasi

Form instalasi

disetujui oleh PIC

PM

Ticketing CRM

disetujui oleh

dispatcher ITO

Pemindahan

informasi form

install ticketing

CRM

Pemilihan staff &

penugasan

instalasi oleh ITO

head

Penerimaan tugas

dari ITO head

Selesai

Ticketing CRM

masuk

sebagai

request di ITO

CRM

CRM CRM

290


1.3 Instalasi SPSE

Instalasi Aplikasi SPSE di system operasi Debian

Keterangan:

Untuk semua tanda #, $, postgres=#, epns_latihan=#, secman_latihan=# tidak perlu diketikan.

Untuk perintah yang wajib hurufnya diketik tebal.

1.3.1 Check user infrastruktur

Ruang Lingkup

a. Dalam check user infrastruktur ada dua (2) instansi yang terlibat dalam pelaksanaan aktivitas ini yaitu Program Manager (PM) dan Information Technology Operation

(ITO).

b. Pengecekan infrastruktur dilaksanakan berdasarkan form instalasi CRM. Secara tidak langsung ITO memberikan service kepada customer berupa pengecekan

infrastruktur.

c. Proses pengecekan infrastruktur sendiri terbagi menjadi 5 aktivitas: Check IP, Check user port, Check remote, Check koneksi internet user dan Check Operating System

(OS).

d. ITO tidak bisa menghubungi customer secara langsung apabila ada masalah atau kekurangan pada infrastruktur user. ITO harus meminta request update informasi

kepada PM, yang diberi istilah “call”.

e. PIC PM akan menghubungi langsung customer untuk meminta informasi yang dibutuhkan ITO terkait pengecekan infrastruktur.

Definisi

Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-Procurement.

Form instalasi: Form instal yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas

291


instalasi e-Procurement.

PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer

PIC ITO: Orang yang mengerjakan instalasi e-Procurement untuk customer

Prosedur checking user infrastruktur

292


Checking user infrastructure

ITO UraianPM

Mulai

Check user IP

address

Check user port

Check remote

Check koneksi

internet

Check operating

system (OS)

Call

Call

Call

Call

Call

Selesai

done

done

done

done

done

Not done

Not done

Not done

Not done

Not done

# Traceroute IP

(port SSH)

# nmap IP

# Test SSH

# Check outgoing

post (80.25)

# Update repository

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam check users infrastructure

293


1. Traceroute

Command: traceroute IP

2. nmap IP

Command: nmap -p 22 IP

3. test SSH

Command: ssh user@IP –p22

4. Test outgoing post (80.25)

Command: TopTraceroute inaproc

TopTraceroute mail pengadaan

5. Add Repositori

# nano /etc/apt/sources.list

Setelah file sources.list terbuka, ketikan url dibawah ini:

debhttp://kambing .vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free

deb-srchttp://kambing.vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free

debhttp://etc.inittab.org/~agi/debian/libapache-mod-security2/old./

6. Lakukan updating, setiap selesai melakukan add repository, masukan command:

# apt-get update

1.3.2 Proses Instalasi SPSE

Ruang Lingkup

a. Di proses instalasi hanya ada 1 instansi yang terlibat, yaitu ITO.

b. Pengerjaan proses instalasi dilakukan oleh PIC ITO.

c. PIC ITO sepenuhnya bertanggung jawab atas proses instalasi.

http://etc.inittab.org/~agi/debian/libapache-mod-security2/old./

294


d. Proses instalasi disesuaikan dengan infrastruktur customer yang terdapat di form instalasi.

Definisi

PIC ITO: Orang yang melakukan instalasi e-Procurement untuk customer

Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-Procurement.

Prosedur instalasi

Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian

ITO

Mulai

Create header

application

Create customer ID

Install database

menggunakan

postgresql

Install webserver

menggunakan

apache

Install java dan

tomcat

12

Penyelesaian error

aplikasi SPSE sesuai

dengan feedback

request (terhubung

dengan prosedur check

aplikasi)

295


Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian

ITO

1 2

Konfigurasi

Install aplikasi

SPSE

Konfirmasi

penyelesaian error

(terhubung dengan

check aplikasi)

Selesai

296


1. Framework

Gambar Framework SPSE

Postgresql

Operating System

Apache

Tomcat

Java

SPSE application

297


Latihan

Production

Gambar Detail Framework SPSE

298


Gambar workflow SPSE

299


Working Directory komponen SPSE

1. Web Service SPSE

File Konfigurasi :

/etc/apache2/site-available/default

/etc/apache2/apache2.conf

/etc/apache2/working.properties

Command Binary

/usr/sbin/apache2ctl

/usr/sbin/apache2

Script /etc/init.d/apache2

300


Log system

/var/log/apache2/access.log

/var/log/apache2/error.log

/var/log/apache2/audit_apache.log

/var/log/apache2/mod_jk.log

/var/log/apache2/modsec_debug.log

2. Java Container SPSE

File Konfigurasi

/usr/local/src/apache-tomcat-production/conf/server.xml

/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml

301


Command Binari

/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh

/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh

/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh

/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh

/usr/local/src/jdk1.6.0/bin/java

Log sistem

/usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out

/usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/epns.log

3. Database

File Konfigurasi

302


/etc/postgresql/8.3/main/postgresql.conf

/etc/postgresql/8.3/main/pg_hba.conf

Command Binari

/usr/lib/postgresql/8.3/bin/*

Script binary /etc/init.d/postgresql

Log sistem

/var/log/postgresql/postgresql-8.3-main.log

4. Mail server

File konfigurasi

Terdapat di database

Command binari

303


Log system

5. File Configuration untuk Upload Download

Terdapat di file konfigurasi database

2. Software yang dibutuhkan

Install via Console:

Install aplikasi yang dibutuhkan, diantaranya;

a. Aplikasi apache :

apache2

apache2-threaded-dev

build-essential

libapache2-mod-evasive

libapache2-mod-security2

libapache2-mod-jk

b. Database :

postgresql

c. Complementary :

unzip

rsync

postfix

Perintah untuk melakukan instalasi aplikasi tersebut:

#apt-get install apache2 apache2 –threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-mod-

evasive libapache2-mod-security2 rsync

304


#apt-get install apache2 apache2 –threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-mod-

evasive libapache2-mod-security2 rsync postfix

Copy Source:

Copy semua data yang dibutuhkan untuk proses instalasi SPSE di /home, diantaranya;

jdk 1.6.0 zip untuk java

apache-tomcat-latihan

apache-tomcat-production

epns-web-3.2.5.zip (atau disesuaikan dengan nama zip file aplikasinya) untuk source SPSE

SQL (atau disesuaikan dengan nama folder tempat file .sql) untuk instal SQL SPSE

application.properties untuk konfig connect DB & App SPSE

apache2 (configurasi apache), tomcat-connectors-1.2.25-src (atau yang lebih baru lagi)

3. Versi

WebService apache Versi 2.*

Java Container Tomcat versi 6.0.*

Database Postgresql 8.* (Recommended 8.4)

4. Langkah-langkah penginstalan:

1. Membuat header aplikasi untuk customer (calon LPSE)

2. Membuat customer ID dan mendaftarkannya di database ITO untuk mempermudah ITO mengontrol customer ID.

305


3. Penginstalan database menggunakan posgresql

Keterangan : versi aplikasi posgresql harus lebih dari 8.3

Perintah konfigurasi postgresql:

# su postgres (masuk ke user postgres)

$ psql(masuk ke psql)

postgres=# create user epns password ‘epns’; (membuat user epns dan passwordnya)

postgres=# create user secman password ‘secman’; (membuat user secman dan passwordnya)

postgres=# \q (keluar dari psql, dan kembali ke user postgres)

$ createdb-U postgres –O epns epns_latihan (membuat database epns_latihan)

$ createdb-U postgres –O epns secman_latihan (membuat database secman_latihan)

$ psql(masuk ke psql)

postgres=# \c epns_latihan (masuk ke dalam database epns_latihan)

306


epns_latihan=#\cd/home/SQL_323/Master/latihan (untuk membuka direktori file sql yang akan diimport)

epns_latihan=#\i ./1_epns_master_latihan_220.sql (untuk mengimport database pertama)

epns_latihan=#\i ./2_sql_upgrade_lengkap.sql (untuk mengimport database kedua)

epns_latihan=#\i ./3_update_230.sql (untuk mengimport database ketiga)

epns_latihan=#\i ./4_patch_230.sql (untuk mengimport database keempat)

epns_latihan=#\i ./5_metode_konsultansi.sql (untuk mengimport database kelima)

epns_latihan=#\i ./6_update-230r3.sql(untuk mengimport database keenam)

epns_latihan=#\i ./7_update-epns35.sql(untuk mengimport database ketujuh)

epns_latihan=#\i ./8_update-3.1.sql(untuk mengimport database kedelapan)

epns_latihan=#\i ./9_Lelang_Konstruksi.sql(untuk mengimport database kesembilan)

epns_latihan=#\i ./10_update-to-3.2.1.sql(untuk mengimport database kesepuluh)

epns_latihan=#\i ./11_update-to-3.2.3.sql(untuk mengimport database kesebelas)

epns_latihan=#\i ./12_tahapan-perpres54.sql(untuk mengimport database keduabelas)

epns_latihan=#\i ./13_update_324.sql(untuk mengimport database ketigabelas)

epns_latihan=#\c secman_latihan (masuk ke dalam database secman_latihan)

secman_latihan=#\cd SECMAN (masuk ke direktori secman)

secman_latihan=#\i ./1_secman_master_latihan_220.sql (untuk mengimport database pertama)

307


secman_latihan=#\i ./2_update_230_secman_lat.sql (untuk mengimport database kedua)

Konfigurasi Postgresql

a) ITO harus memastikan bahwa instalasi servis DB sudah selesai.

b) Database dibuat menjadi 2 bentuk yaitu 2 folder ( epns dan secman) dan 4 folder (epns_prod & epns_latihan), (secman_prod & secman_latihan).

c) Set user untuk masing-masing database (epns-prod and epns-training).

d) Beberapa hal yang harus diperhatikan :

i. File pg_hba.conf di file konfigurasi postgresql.

ii. File postgresql.conf di file konfigurasi postgresql.

Konfigurasi postgresql selesai.

4. Penginstalan webserver menggunakan apache

Keterangan : apache harus dilengkapi dengan modul JK, security, deflate dan evasive.

Perintah konfigurasi apache2 (debian dan keturunannya)/httpd(redhat/centos dan keturunannya):

# cd/home (masuk ke direktori home)

# cp -r apache2 /etc (copy folder apache2 (konfigurasi apache) debian di /etc)

308


# cd /etc/apache2 (masuk ke direktori apache2)

# vim /etc/apache2/sites-available/default

a) Proses instalasi apache harus dipastikan sudah selesai terlebih dahulu.

b) Membuat folder akses untuk handler static page

Alias /latihan /home/appserv/epns-lat-325/latihan

Alias /eproc /home/appserv/epns-prod-325/eproc

c) Membuat folder akses untuk file upload/download

Alias /file_latihan /home/file/file_latihan

Alias /file_prod /home/file_prod

d) Membuat folder source code SPSE agar tidak bisa diakses dari luar.

<DirectoryMatch /home/appserv/epns-prod-325/eproc/WEB-INF>

AllowOverride None

Order deny,allow

309


deny from all

</DirectoryMatch>

<DirectoryMatch /home/appserv/epns-lat-325/latihan/WEB-INF>

AllowOverride None

Order deny,allow

deny from all

</DirectoryMatch>

e) Konfigurasi untuk koneksi antara apache (webserver) dan tomcat (aplikasi webserver)

JkWorkersFile /etc/apache2/workers.properties

JkLogFile /var/log/apache2/mod_jk.log

310


JkLogLevel debug

JkLogStampFormat "[%a %b %d %H:%M:%S %Y] "

JkMount /latihan* worker1

JkMount /eproc* worker2

f) Konfigurasi untuk modul deflate (pertukaran data antara server dan client dimuat dalam bentuk .zip agar lebih ringan.)

LoadModule deflate_module /usr/lib/apache2/modules/mod_deflate.so

SetOutputFilter DEFLATE

DeflateBufferSize 65536

DeflateCompressionLevel 9

DeflateFilterNote Input instream

DeflateFilterNote Output outstream

DeflateFilterNote Ratio ratio

DeflateMemLevel 9

DeflateWindowSize 15

BrowserMatch ^Mozilla/4\.0[678] no-gzip

311


BrowserMatch "Windows 98" gzip-only-text/html

BrowserMatch "MSIE [45]" gzip-only-text/html

BrowserMatch \bMSI[E] !no-gzip !gzip-only-text/html

SetEnvIfNoCase Request_URI

\.(?:gif|jpeg|jpe|jpg|png|ico|t?gz|zip|rar|pdf|doc|xls|dat)$ no-gzip dont-vary

LogFormat '"%r" %{outstream}n/%{instream}n (%{ratio}n%%)' deflate

CustomLog /var/log/apache2/deflate_log deflate

g) Konfigurasi client ID. Bertujuan agar setiap client mempunyai ID yang berbeda.

<IfModule mod_headers.c>

Header append Vary User-Agent env=!dont-vary

</IfModule>

h) Konfigurasi untuk host (identitas host server)

312


<VirtualHost *:80>

LogLevel warn

CustomLog /var/log/apache2/access.log combined

RedirectMatch ^/$ /eproc/app

RedirectMatch ^/latihan$ /latihan/app

AddOutputFilterByType DEFLATE text/html text/plain text/xml text/css

application/x-javascript application/x-httpd-php

SetInputFilter DEFLATE

SetOutputFilter DEFLATE

</VirtualHost>

313


i) Konfigurasi untuk modul evasive (Bertujuan untuk mengurangi flooding request/DOS/brute force attack.)

<IfModule mod_evasive20.c>

DOSHashTableSize 6194

DOSPageCount 25

DOSSiteCount 80

DOSPageInterval 1

DOSSiteInterval 1

DOSBlockingPeriod 10

</IfModule>

j) Konfigurasi untuk modul security webserver (Membuat aplikasi server firewall)

SecAuditEngine RelevantOnly

SecRequestBodyAccess On

SecResponseBodyAccess On

SecAuditLogParts ABCFHZ

SecAuditLog /var/log/apache2/audit_apache.log

314


SecDebugLog /var/log/apache2/modsec_debug.log

SecDebugLogLevel 3

SecDefaultAction log,auditlog,deny,status:403,phase:2,t:none

SecRuleEngine On

SecServerSignature "Netscape-Enterprise/6.0 PHP5.2.0 mod_asp/3.4.5"

SecRule ARGS "\.\./"

SecRule ARGS "<[[:space:]]*script"

SecRule REQUEST_BODY "(document\.cookie|Set-Cookie|SessionID=)"

SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*meta*\"?[^>]*>"

SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*style*\"?[^>]*>"

SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*script*\"?[^>]*>"

SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*iframe*\"?[^>]*>"

SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*object*\"?[^>]*>"

SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*img*\"?[^>]*>"

SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*applet*\"?[^>]*>"

SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*form*\"?[^>]*>"

315


SecRule REQUEST_HEADERS:User-Agent "Nikto" "log,deny,status:403,msg:'Nikto Scanners

Identified'"

SecRule HTTP_HOST "\x25"

SecRule HTTP_HOST "^$" "log,allow,msg:'no http host'"

SecRule HTTP_USER_AGENT "^$" "log,allow,msg:'No user agent'"

SecRule REQUEST_BODY "/^(etc|bin|sbin|tmp|var|opt|dev|kernel|exe)$/"

SecRule ARGS "delete[[:space:]]+from"

SecRule ARGS "insert[[:space:]]+into"

SecRule ARGS "select.+from"

SecRule ARGS "\<\!--\#"

#SecRule ARGS "((=))[^\n]*(<)[^\n]+(>)"

SecRule REQUEST_BODY "(\'|\")"

SecRule REQUEST_BODY "!^[\x20-\x7f]+$"

SecRule REQUEST_URI "^/(bin|cgi|cgi(\.cgi|-91[45]|-sys|-local|s|-win|-exe|-home|-

perl)|(mp|web)cgi|(ht|ows-)bin|scripts|fcgi-bin)/"

SecRule REQUEST_BODY "/bin/ps"

SecRule ARGS "wget\x20"

316


SecRule ARGS "uname\x20-a"

SecRule REQUEST_BODY "/nessus_is_probing_you_"

SecRule REQUEST_URI "^OR 1=1--*"

SecRequestBodyLimit 800000000

SecResponseBodyLimit 800000000

<LocationMatch /cgi-bin/>

SecRule REQUEST_URI "!(script1\.cgi|script2\.cgi|custom_email\.pl|form\.cgi\.exe)"

</LocationMatch>

k) Additional apache configuration in file workers.properties

ps=/

worker.list=worker1 worker2 worker3

worker.worker1.port=8009

worker.worker1.host=localhost

worker.worker1.type=ajp13

317


worker.worker1.lbfactor=1

worker.worker2.port=7009

worker.worker2.host=localhost

worker.worker2.type=ajp13

worker.worker2.lbfactor=1

l) Konfigurasi apache selesai.

5. Penginstalan java dan tomcat

Keterangan : versi aplikasi java harus lebih dari versi 1.6.0

versi aplikasi tomcat harus lebih dari versi 6.0.19

# vim /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml

(untuk mengedit file server.xml)

Pada context path, sesuaikan isian docBase dengan gambar dibawah ini:

318


Konfigurasi Tomcat

a) ITO harus memastikan instalasi tomcat sudah selesai.

b) Konfigurasi untuk koneksi apache ke tomcat/aplication container



<Connector port="8009" protocol="AJP/1.3" redirectPort="8443"

maxThreads="800" />

c) Konfigurasi untuk letak source (Diletakkan di antara konfigurasi <Host></Host>)

319


<Context path="/latihan" docBase="/home/appserv/epns-lat-325/latihan"

reloadable="false" ></Context>

d) Konfigurasi tomcat selesai.

6. Instal aplikasi SPSE

Perintah konfigurasi aplikasi SPSE:

# cd /home (masuk ke direktori home)

# mkdir –p appserv/epns-lat-325/latihan (untuk membuat direktori appserv/epns-prod-325/eproc)

# cd appserv/epns-lat-325/latihan (masuk ke direktori appserv/epns-lat-325/latihan)

# unzip /home/epns-web-3.2.5.zip (melakukan unzip file aplikasi SPSE)

# cp /home/application.properties WEB-INF/classes/ (copy file application.properties ke dalam folder WEB-INF/classes)

# nano WEB-INF/classes/application.properties (membuka file application.properties untuk melakukan konfigurasi file tersebut). Database dari isi file tersebut dirubah

untuk menyesuaikan dengan nama database yang akan kita buat, misalny, database yang akan kita buat adalah epns_latihan dan secman_latihan, maka konfigurasi pada:

secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_prod

menjadi

secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_latihan (secman_prod diganti sesuai dengan database yang kita buat, dalam hal ini secman_latihan)

320


jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_prod

menjadi

jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_latihan (epns_proddiganti menyesuaikan dengan database yang kita buat, dalam hal ini epns_latihan)

7. Test konfigurasi

1. Restart service

# /etc/init.d/apache2restart(untuk restart service apache2)

# /etc/init.d/postgresql restart(untuk restart service postgresql)

2. Check running aplikasi

# /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh run (melakukan

start-up java secara debug)

Selanjutnya, buka browser, lalu ketikan pada address di browser yang anda pakai:

localhost/latihan(jika anda melakukan pengistalan di dalam computer tersebut)

192.168.1.23 (ip-address)/latihan (jika anda melakukan penginstalan di dalam computer yang berbeda)

321


Jika sudah berhasil, untuk keluar dari menu debug catalina ketik Ctrl+C

3. Perintah aplikasi agar tetap running selama server on :

# /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh

4. Perintah aplikasi agar up saat direstart sekalipun :

# vim/rtc/rc.local (membuka file rc.local)

Setelah terbuka filenya, tambahkan dua command dibawah ini setelah exit 0

/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh

5. Install aplikasi selesai

8. Install snmp

1. Perintah install snmp

apt-get install snmp snmpd

322


2. Konfigurasi snmp

323


3. Restart snmp

etc/init.d/snmpd restart

324


9. Test hasil instalasi

Check login

Check email

Check upload

1.4 Post-Instalasi SPSE

1.4.1 Konfirmasi hasil instalasi SPSE

Ruang lingkup

a. Konfirmasi hasil instalasi SPSE berfungsi sebagai pernyataan bahwa proses instalasi e-Procurement telah selesai melalui CRM.

b. Konfirmasi hasil instalasi SPSE melibatkan dua departemen yaitu ITO dan PM.

c. Konfirmasi instalasi SPSEdilaksanakan setelah penginstalan SPSE sudah selesai.

d. PM akan menggunakan hasil konfirmasi instalasi SPSE dari ITO untuk pemberitahuan kepada customer bahwa penginstalan SPSE telah selesai.

Definisi

ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP

PM:Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.

325


Prosedur konfirmasi hasil instalasi SPSE

326


Konfirmasi Selesai Penginstalan SPSE

PMITO

Mulai

Pastikan instalasi

aplikasi SPSE

selesai

Pemberitahuan

selesai

penginstalan ke

PM (Assign back

ticketing CRM)

Pemberitahuan

selesai

penginstalan dari

PIC ITO

Konfirmasi

penginstalan

selesai

Pemberitahuan

selesai

penginstalan ke

customer

Selesai

CRM

327


1.4.2 Check hasil instalasi SPSE

Ruang lingkup

a. Check hasil instalasi SPSE dilakukan oleh customer.

b. Informasi/feedback antara customer, PM, dan ITO dilakukan secara elektronik melalui CRM.

c. Setelah pemberitahuan dari PM customer akanmencoba aplikasi SPSE. Apabila aplikasi SPSE tidak berjalan dengan baik atau error maka customer akan

menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback).

d. Error yang sudah diterima oleh PM akan dilanjutkan ke ITO sebagai permintaan perbaikan.

e. Jika instalasi SPSE berjalan dengan baik maka customer akan menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback).

f. Feedback yang diterima akan digunakan oleh PM untuk melakukan finalisasi SPSE.

g. PM akan mengirim informasi tersebut ke ITO dan digunakan untuk pencatatan buku sebagai tanda bukti bahwa instalasi SPSE sudah selesai dan terlaksana.

h. Jika ITO tidak menerima feedback lebih dari 2 hari maka instalasi SPSE dianggap selesai.

Definisi

ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP

PM: Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.

Feedback: Informasi kembali dari customer.

328


Prosedur Check SPSE

Check Aplikasi SPSE

PM ITOCustomer

Mulai

Pemeriksaan

aplikasi SPSE oleh

customer

Pemeriksaan

aplikasi SPSE

selesai

Feedback

report dari

customer

Penerimaan error

aplikasi SPSE

Finalisasi

Install aplikasi

SPSE dianggap

selesai

Pencatatan buku

(bukti instalasi

aplikasi SPSE

selesai)

Penginstalan e-

procurement

selesai (ticketing

CRM closed)

Konfirmasi

penyelesaian error

ke customer

Selesai

Complete

Error

> 2 hari

< 2 hari

Konfirmasi

penyelesaian error

(terhubung dengan

proses instalasi

SPSE)

Peyelesaian error

aplikasi SPSE

(terhubung dengan

proses instalasi

SPSE)

329




INSTRUKSI KERJA INSTALASI APLIKASI E-PROCUREMENT

LAMPIRAN



330


1. Lampiran-lampiran

Form instalasi

BERITA (INSTALL ) APLIKASI

Telah kami lakukan (install) aplikasi release .................untuk Customer berikut:......

No

Customer

Nama

Aplikasi

Tgl Pelaksanaan Instalasi

Keterangan

IT OPERATION (ITO) Program Manager (PM)

Tanggal

Nama

:

:

................................

................................

Tanggal

Nama

:

:

................................

................................

331


Ticketing CRM (Create)

Ticketing CRM (assign back)

332




PEDOMAN REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENGGUNA SPSE

JAKARTA

2012

333


LEMBAR PENGESAHAN



REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



334



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Verifikator

3 Helpdesk LPSE

3 4 Front office

4

5

1. Formulir Data Penyedia

1. 2. Formulir Keikutsertaan

2

1.

2.

1


2

3





Tujuan :


Peringatan :








ditetapkan.



pelaksana.

Keterkaitan :

Definiisi :

Menentukan kelayakan (eligibility) penyedia barang/jasa melalui mekanisme kontrol atas

registrasi calon penyedia barang/jasa

Prosedur ini mencakup proses tata cara regristrasi dan verifikasi calon penyedia

barang/jasa seperti: mendownload formulir, mengisi formulir, melakukan verifikasi

dokumen dan menyetujui atau menolak registrasi penyedia barang/jasa

Tanggal Revisi


Elektronik

Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses registrasi dan verifikasi calon

penyedia barang/jasa (vendor) untuk mendapatkan akun SPSE




REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA

BARANG/JASA


dan perubahannya.





Nomor SOP


335



1. Wajib menggunakan e-mail perusahaan

(tidak boleh e-mail pribadi)

2. Tata cara registrasi pada aplikasi SPSE

mengacu pada panduan pengguna (user

guide) aplikasi SPSE

2 Mengunduh (download) formulir data penyedia

dan formulir keikutsertaan yang tersedia pada

aplikasi SPSE.

N/A Blanko Formulir

Data Penyedia dan

Blanko Formulir

Keikutsertaan

3 Mengisi formulir data penyedia N/A Formulir data

penyedia yang

sudah terisi

4 Mengisi formulir keikutsertaan Dibuat diatas kertas berkop perusahaan,


dan bermaterai.

N/A Fromulir

keikutsertaan yang

sudah terisi

1. Dibuat diatas kertas berkop perusahaan

ditandatangani pimpinan perusahaan dan

admin yang ditunjuk, dicap serta bermaterai.

2. Apabila Adminnya adalah pimpinan

perusahaan itu sendiri maka membuat surat

pernyataan bahwa dirinya sebagai admin

1. Pimpinan perusahaan dapat menguasakan

kepada pihak manapun untuk melakukan

proses verifikasi di LPSE.

2. Surat kuasa dibuat diatas kertas berkop

perusahaan dan ditandatangani pimpinan

perusahaan serta penerima kuasa, dicap dan

bermaterai.

3. Apabila pimpinan perusahaan yang

melakukan verifikasi maka tidak perlu

membuat surat kuasa.

1. Formulir data penyedia, Formulir

keikutsertaan dan Dokumen perusahaan asli

serta copy nya (softcopy/hardcopy) terdiri

dari 1.KTP pemilik/ direktur/ pengurus; 2.

NPWP; 3. SIUP/ SIUJK/ SBU/ ijin untuk



yang berlaku; 4. Akta pendirian perusahaan

dan Akta perubahan terakhir. Untuk

Perseorangan dan Koperasi persyaratan

menyesuaikan dengan ketentuan yang

berlaku

2. Berkas permohonan dimasukan kedalam

amplop/map bersampul identitas

perusahaan



N/A

7 Mempersiapkan berkas permohonan N/A Berkas

Permohonan

Surat Kuasa Untuk

Verifikasi

Blanko

tersedia/menyatu

dengan formulir

keikutsertaan

Melakukan registrasi oline pada website

LPSE/aplikasi SPSE

1 N/A

SOP REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA


Keterangan

5 Membuat Surat Penunjukan Admin N/A Surat Penunjukan

Admin

Blanko

tersedia/menyatu

dengan formulir

keikutsertaan

Membuat Surat Kuasa untuk verifikasi6 N/A

Mulai

336





5 menit Nomor antrian


nomor antrian

N/A

11 Menanyakan kepada penyedia apakah sudah

melakukan registrasi online,

5 menit

12 Melakukan aktivitas No.1 di bidding room

mengacu pada SOP penggunaan akses

intranet/internet di Bidding Room bagi

pengguna SPSE

N/A mengacu pada SOP

penggunaan akses

intranet/internet di

Bidding Room bagi

pengguna SPSE

13 Menerima berkas permohonan dan memeriksa

apakah penyedia masuk daftar hitam/black list

yang tercantum pada portal inaproc

5 menit

14 Memberitahu penyedia permohonan ditolak dan

mengembalikan berkasnya serta memberitahu

verifikator untuk memasukan ID penyedia

tersebut kedalam daftar hitam pada aplikasi

SPSE

5 menit

15 Memeriksa apakah berkas permohonan lengkap

dengan mengisi formulir ceklis kelengkapan

berkas permohonan

5 menit Formulir ceklis

kelengkapan

berkas

permohonan

16 Membertahu penyedia untuk melengkapi berkas

sesuai yang tercantum di formulir ceklis

kelengkapan berkas permohonan

5 menit

Selesai

Ya

Tidak

Tidak

Ya

belum

Ya

337


17 Menyerahkan tanda terima berkas kepada

penyedia dan menyerahkan berkas permohonan

kepada verifikator

5 menit Tanda terima

berkas

18 Menerima berkas permohonan dan memeriksa

apakah penyedia sudah terdaftar di LPSE lain

5 menit

19 Memberitahu penyedia agar penyedia tersebut

menggunakan user id yang sudah terdaftar

5 menit

20 Menerima pemberitahuan dari verifikator

melalui helpdesk untuk login pada aplikasi SPSE

menggunakan user ID yang sudah terdaftar

N/A

21 Melakukan verifikasi dan validitas berkas

permohonan. Apakah berkas sesuai/lolos

verifikasi ?

Berkas asli dan copy harus sesuai, dokumen

masih berlaku dan data antar dokumen

sesuai dan konsisten

10 menit

hasil verifikasi

22 Menyetujui permohonan dengan mengklik

tombol " SETUJU" pada aplikasi SPSE hasil verifikasi 5 menit

permohonan

disetujui

23 Mencantumkan kekurangan pada amplop/map

berkas permohonan, menyerahkannya kepada

penyedia melalui helpdesk untuk dilengkapi dan

kembali dilakukan verifikasi

5 menit


SOP pengarsipan berkas 10 Menit Arsip Berkas

Ya

Tidak

Selesai

Tidak

Ya

338


LEMBAR PENGESAHAN



REGISTRASI PPK




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



339



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 PPK

2 2 Admin Agency

3

4

5

1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun PPK

2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK

1. 1.

2.

2.


Keterkaitan :


ditetapkan.



Tujuan :



pelaksana. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan

kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja

ULP/PPK







Elektronik

Prosedur ini mencakup proses permohonan akun PPK, verifikasi dan pembuatan akun

oleh Admin Agency sehingga PPK dapat melakukan login dengan akun yang telah

didaftarkan tersebut


dan perubahannya.



Definiisi :

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi PPK dalam melakukan permohonan

pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency

PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna



Peringatan :

Nomor SOP


Tanggal Revisi




REGISTRASI PPK

340


PPK Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Formulir permohonan pembuatan akun

PPK

2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK



lengkap?

Berkas permohonan lengkap dan dokumen

copy sesuai aslinya

10 menit

4 Meminta PPK untuk melengkapi/memperbaiki

berkas permohonan

Admin Agency mencantumkan kekurangan

berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 menit

Melengkapi kekurangan berkas permohonan N/A

1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE

berdasarkan formulir permohonan

pembuatan akun PPK

2. Aktivasi akun dilakukan jika PPK telah

mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi

3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi

SPSE mengacu pada panduan pengguna

(user guide) aplikasi SPSE

6 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id

dan password) PPK yang telah dibuat dengan

tembusan kepada Kepala LPSE

5 menit e-mail

informasi akun

PPK


pengarsipan berkas


permohonan

SOP REGISTRASI PPK


Keterangan

5 15 menit

Berkas dapat

disampaikan secara

langsung (hardcopy)

atau melalui e-mail

(softcopy)

Membuat Akun PPK pada aplikasi SPSE

1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan

akun (user id, password) kepada Admin Agency

N/AMulai

Selesai

Ya

Tidak

341




REGISTRASI PPK

LAMPIRAN



342


Permohonan Pembuatan Akun PPK

Data Instansi

NamaInstansi

Alamat

KodePos

Telepon

Fax

Kontak Person

Data PPK (sesuai SK pengangkatan)

Nama

NIP

User ID

Password Sementara

Instansi

Alamat Kantor

Telepon

E-mail

Pangkat

Golongan

Jabatan

No SK

MasaBerlaku SK

Tanggal Pemohon Tandatangan

343


LEMBAR PENGESAHAN



REGISTRASI PANITIA PENGADAAN




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



344



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Admin Agency

3

4

5

1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia Pengadaan

2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan Panitia Pengadaan

1. 1.

2.


Keterkaitan :

Definisi :

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Panitia Pengadaan dalam melakukan

permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency





ditetapkan.



pelaksana.







Elektronik

Prosedur ini mencakup proses permohonan akun Panitia Pengadaan, verifikasi dan

pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga Panitia Pengadaan dapat melakukan login

dengan akun yang telah didaftarkan tersebut


dan perubahannya.





Tujuan :

Nomor SOP


Tanggal Revisi





345


Panitia

PengadaanAdmin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output


Panitia Pengadaan

2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan

Panitia Pengadaan (jika disampaikan

langsung membawa asli dan copy, jika

disampaikan melalui email SK asli di scan)



lengkap?


copy sesuai aslinya

10 menit

4 Meminta Panitia Pengadaan untuk

melengkapi/memperbaiki berkas permohonan

Admin Agency mencantumkan kekurangan


5 menit

Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A



pembuatan akun Panitia Pengadaan

2. Aktivasi akun dilakukan jika Panitia

Pengadaan telah mengikuti pelatihan

penggunaan aplikasi





dan password) Panitia Pengadaan yang telah

dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE

5 menit e-mail

informasi akun

Panitia

Pengadaan


pengarsipan berkas


permohonan

SOP REGISTRASI PANITIA PENGADAAN


Keterangan

5 15 menit

Berkas dapat

disampaikan secara

langsung (hardcopy)

atau melalui e-mail

(softcopy)

Membuat Akun Panitia Pengadaan pada aplikasi

SPSE


akun (user id, password) kepada Admin Agency

N/AMulai

Selesai

Ya

Tidak

346





LAMPIRAN



347


Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia

Nama Instansi

Alamat

Kode Pos

Telepon

Kontak Person

No Nama NIP

User

ID

Password

sementara Instansi

Alamat

Kantor Telp E-Mail Pangkat Golongan Jabatan

Pengangkatan

Sebagai No SK

Masa

Berlaku SK

1 Ketua Panitia

2 Sekretaris

3 Anggota

4 Anggota

5 Anggota

Tanggal Tanda tangan

Nama Kepanitian

Tahun

Data Instansi

Data Panitia Pengadaan (sesuai SK Pengangkatan)

Data Kepanitian Pemohon

Fax

348


LEMBAR PENGESAHAN



REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



349



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Pimpinan Instansi Admin Agency K/L/D/I

2 2 Admin PPE

3 Kepala LPSE

3 4 Admin Agency K/L/D/I

4

5

1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency

2 Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Admin Agency

1. 1

2.

2





Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



Elektronik


Tujuan :

Definisi :


Prosedur ini mencakup proses permohonan akun admin agency K/L/D/I., verifikasi dan

pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga admin agency dapat melakukan login dengan

akun yang telah didaftarkan tersebut





Nomor SOP




dan perubahannya.



helpdesk dan auditor/pemeriksa)


ditetapkan.



pelaksana.

Keterkaitan :



ULP/PPK

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Pimpinan Instansi

Admin Agency dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE

kepada Kepala LPSE


350


Pimpinan Instansi

Admin AgencyAdmin Agency Kepala LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output


Admin Agency

2. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai

Admin Agency

3. Surat Permohonan Kepada Pimpinan LPSE

2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat

permohonan kepada pimpinan instansi pemohon

dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk

ditindaklanjuti

N/A Surat Jawaban

Permohonan

Pembuatan

Akun



lengkap?


copy sesuai aslinya

5 Menit

4 Meminta Admin Agency untuk melengkapi berkas

permohonan

Admin PPE mencantumkan kekurangan


5 Menit

5 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A



pembuatan akun Admin Agency

2. Aktivasi akun dilakukan jika Admin

Agency telah mengikuti pelatihan

penggunaan aplikasi




1. Akun diberikan melalui e-mail milik

masing-masing personil (Admin Agency)

yang terdaftar pada aplikasi SPSE

2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera

melakukan login dengan User ID dan

Password tersebut serta mewajibkan untuk

melakukan perubahan password


pengarsipan berkas

hasil pembuatan akun Admin Agency 10 Menit Arsip berkas

permohonan

SOP REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

(softcopy)

6 Membuat Akun Admin Agency pada aplikasi SPSE. 15 menit


akun (user id, password) kepada Kepala LPSE


dan password) Admin Agency yang telah dibuat

dengan tembusan kepada Kepala LPSE

10 menit e-mail

informasi akun

Admin Agency

Mulai

Selesai

Ya

Tidak

351





LAMPIRAN



352


Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency

Data Instansi dan Penanggung Jawab

Nama Instansi

Alamat

Propinsi

Kab/Kota

Telepon

Fax

Website

Nama Penangung Jawab

NIP

Data Admin Agency (sesuai SK Pengangkatan)

Nama

NIP

User ID

Password Sementara

Instansi

Alamat Kantor

Telepon

E-mail

Pangkat

Golongan

Jabatan

No SK


353


LEMBAR PENGESAHAN



REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



354



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriksa/Penyidik

2 2 Auditor/Pemeriksa/Penyidik

3 Kepala LPSE

3 4 Admin PPE

4

5

1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik

2. Surat Perintah Pemeriksaan

1

1.

2.

2




Elektronik

Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun

Auditor/Pemeriksa/Penyidik dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga

Auditor/Pemeriksa/Penyidik dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan

tersebut

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pimpinan Instansi

Auditor/Pemeriksa/Penyidik dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada

Kepala LPSE


dan perubahannya.





Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif




Keterkaitan :

Definiisi :

Tujuan :


ditetapkan.



pelaksana.

Auditor/Pemeriksa/Penyidik adalah pihak yang ditunjuk dari lembaga yang

memerintahkannya dan ditugaskan untuk memeriksa proses pengadaan sejak awal

disusun hingga selesai dilaksanakan








355


Pimpinan Instansi

Auditor/Pemeriks

a/Penyidik

Auditor/Pemeriks

a/PenyidikKepala LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Permohonan Pembuatan Akun


Auditor/Pemeriksa/Penyidik

3. Surat Perintah Pemeriksaan



dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk

ditindaklanjuti

N/A Surat Jawaban

Permohonan

Pembuatan

Akun



lengkap?


copy sesuai aslinya

5 Menit

4 Meminta Auditor/Pemeriksa/Penyidik untuk

melengkapi berkas permohonan

Admin PPE mencantumkan kekurangan


5 Menit




pembuatan akun

Auditor/Pemeriksa/Penyidik

2. Aktivasi akun dilakukan jika

Auditor/Pemeriksa/Penyidik telah

mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi





masing-masing personil

(Auditor/Pemeriksa/Penyidik) yang

terdaftar pada aplikasi SPSE






pengarsipan berkas

Hasil pembuatan akun 10 Menit Arsip berkas

permohonan

SOP REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

1 Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

(softcopy)

Menyampaikan berkas permohonan pembuatan


N/A

15 menitMembuat Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik pada

aplikasi SPSE.

6

e-mail

informasi akun

Auditor/Pemeri

ksa/Penyidik

10 menit7 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id

dan password) Auditor/Pemeriksa/Penyidik yang

telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE

Mulai

Selesai

Ya

Tidak

356


357





LAMPIRAN



358


Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik (untuk 1 orang)

Data Instansi

Nama Instansi

Alamat

Kode Pos

Telepon

Fax

Kontak Person

Data Auditor/Pemeriksa/Penyidik (sesuai Surat Perintah Pemeriksaan)

Nama

NIP

User ID

Password Sementara

Instansi

Alamat Kantor

Telepon

E-mail**

Pangkat

Golongan

Jabatan

No SK

Akhirmasa audit

Instansi yang diaudit

NamaPaket yang diaudit

1……. 2……. n…..


359


LEMBAR PENGESAHAN



REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



360



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Kepala LPSE

2 2 Admin PPE

3

4

5

1.

2. SK Pembuatan Akun

1.

1.

2.


Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN

AGENCY LPSE



Elektronik




Prosedur ini mencakup proses perintah pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada

Admin PPE, pembuatan akun oleh Admin PPE dan penyampaian akun yang telah dibuat

kepada masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE)


dan perubahannya.





Keterkaitan :


Definiisi :Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta



Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukan perintah

pembuatan akun registrasi verifikator/ helpdesk/admin agency LPSE kepada Admin PPE.

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE

Tujuan :


ditetapkan.



pelaksana.

361


Kepala

LPSEAdmin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Mengeluarkan SK Pembuatan Akun

Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE,

dilengkapi Formulir Pembuatan Akun

Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE

3 hari SK Pembuatan

Akun

Verifikator/Helpde

sk/Admin Agency

LPSE

Memerintahkan Admin PPE untuk membuat akun

(User id dan password) Sesuai SK dan Formulir

Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin

Agency LPSE

N/A


saat pembuatan berdasarkan pada data yang

tercantum dalam Formulir Pembuatan Akun

Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE






(Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE)

yang terdaftar pada aplikasi SPSE






pengarsipan berkas

hasil pembuatan akun 10 menit

Arsip Berkas

Akun

Verifikator/Helpde

sk/Admin Agency

LPSE pada aplikasi

SPSE

2 Membuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin

Agency LPSE pada aplikasi SPSE

60 menit

SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE


Keterangan

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id

dan password ) yang telah dibuat kepada

Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE dengan

tembusan kepada Kepala LPSE

3 30 menit e-mail informasi

akun

Verifikator/Helpde

sk/Admin Agency

LPSE

Mulai

Mulai

362




REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE

LAMPIRAN



363


Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE

Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan)

No Nama NIP User

ID E-Mail Pengangkatan

Sebagai No SK

1 Admin Agency

2 Verifikator

3 Helpdesk

4 Trainer


364


LEMBAR PENGESAHAN



REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSESERVICE PROVIDER




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



365



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Kepala LPSE Service Provider

2 2 Kepala LPSE Sistem Provider

3 Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider

3 4 Admin PPE LPSE Sistem Provider

4

5

1.

2.

1. 1

2.

2

3

1 SOP Pengarsipan Dokumen 4


Elektronik


dan perubahannya.

Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun

Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dan pembuatan akun oleh Admin

PPE LPSE Sistem Provider sehingga Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider

dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE Service Provider dalam

melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE Sistem Provider

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service

Provider

Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE

Service Provider

REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN

AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER










Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif





Keterkaitan :

Definiisi :

Tujuan :


ditetapkan.



pelaksana.






ULP/PPK

LPSE Service Provider adalah LPSE yang menginduk pada LPSE terdekat dan tidak

memiliki fungsi pengelolaan server yang telah terinstalasi SPSE.

366


367


Kepala LPSE

Service Provider

Verifikator/Helpdes

k/Admin Agency

Service Provider

Kepala LPSE Sistem

Provider

Admin PPE

Sistem ProviderPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Permohonan Pembuatan Akun


Verifikator/Helpdesk/Admin Agency

Service Provider

3. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai

Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE

Service Provider



dan mendisposisikan kepada Admin PPE Sistem

Provider untuk ditindaklanjuti

N/A Surat Jawaban

Permohonan

Pembuatan

Akun



lengkap?


copy sesuai aslinya

5 Menit

4 Meminta Verifikator/Helpdesk/Admin Agency

Service Provider untuk melengkapi berkas

permohonan

Admin PPE Sistem Provider mencantumkan

kekurangan berkas Permohonan yang harus

dilengkapi

5 Menit




pembuatan akun


Service Provider

2. Aktivasi akun dilakukan jika


Service Provider telah mengikuti pelatihan

penggunaan aplikasi






(Verifikator/Helpdesk/Admin Agency

Service Provider) yang terdaftar pada

aplikasi SPSE






pengarsipan berkas

Hasi pembuatan akun 10 Menit Arsip berkas

permohonan

SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

1 Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

(softcopy)



Sistem Provider

N/A

15 menitMembuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin

Agency Service Provider pada aplikasi SPSE.

6

e-mail

informasi akun

Verifikator/Hel

pdesk/Admin

Agency Service

Provider

10 menit7 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id

dan password) Verifikator/Helpdesk/Admin

Agency Service Provider yang telah dibuat dengan

tembusan kepada Kepala LPSE Sistem Provider

Mulai

Selesai

Ya

Tidak

368




REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER

LAMPIRAN



369


Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Service Provider

Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan)

No Nama NIP User

ID E-Mail Pengangkatan Sebagai No SK

1 Admin Agency

2 Verifikator

3 Helpdesk

Tanggal Pemohon Tanda tangan

370


LEMBAR PENGESAHAN



REGISTRASI ADMIN PPE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



371



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Kepala LPSE

2 2 Program Manager Direktorat e-Procurement LKPP

3

4

5

12

34

1. 1.

2.

Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



REGISTRASI ADMIN PPE



Elektronik




Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada

PM Direktorat e-Procurement LKPP dan pembuatan akun oleh PM Direktorat e-

Procurement LKPP

Surat Keputsan/SK pembentukan dan penunjukan personil LPSE

Data Profile LPSE


Definisi :

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukanpermohonan

pembuatan akun Admin PPE kepada PM Direktorat e-Procurement LKPP

Tujuan :


dan perubahannya.





Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil


Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement

Direktorat e-Procurement LKPP

Keterkaitan :




pelaksana.

Peringatan :

Data Personil Admin PPE

KTP Admin PPE

372


Kepala

LPSE

PM Direktorat

e-Procurement

LKPP


1. Surat Keputsan/SK pembentukan dan

penunjukan personil LPSE

2. Data Profile LPSE

3. Data Personil Admin PPE

4. KTP Admin PPE

2 Menerima dan melakukan pemeriksaan

kelengkapan berkas. Apakah berkas lengkap ?

berkas permohonan 10 Menit hasil pemeriksaan

berkas

3 Meminta kelengkapan berkas kepada Kepala LPSE 5 Menit


5 Membuat Akun Admin PPE pada aplikasi SPSE Tata cara pembuatan akun pada aplikasi



30 menit


dan password ) admin PPE yang telah dibuat

kepada Kepala LPSE

Dalam e-mail diinformasikan untuk segera




10 menit e-mail informasi

akun Admin PPE

7 Memberitahukan user id dan password kepada

Admin PPE

hasil pembuatan akun 5 Menit informasi akun

sampai kepada

LPSE

8 Pengarsipan Dokumen

hasil pembuatan akun

10 Menit Arsip Dokumen

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

(softcopy)


akun (user id, password) kepada Program

Manager Direktorat e-Procurement LKPP

1

SOP REGISTRASI ADMIN PPE

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

Mulai

Selesai

YaTidak

373


LEMBAR PENGESAHAN



PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



374



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Kepala LPSE

2 2 Verifikator

3

4

5

1. 1.

2.


Keterkaitan :


ditetapkan.



pelaksana.


Elektronik

Tujuan :








Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk

pengaktifkan kembali akun penyedia


Definisi :Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas


Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengaktifkan kembali akun

penyedia



dan perubahannya.

PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA


Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif


375


Kepala LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Permohonan Pengaktifan kembali

akun

2. Dokumen pendukung penyelesaian

pelanggaran

2 Mendisposisi kepada verifikator untuk melakukan

klarfikasi kebenaran bukti pendukung yang

disampaikan

surat disposisi 3 hari kerja

3 Melakukan klarifikasi kebenaran bukti pendukung

kepada pihak terkait

surat disposisi1 hari hasil klarifikasi

4 Melaporkan hasil klarifikasi serta usulan tindak

lanjut kepada kepala LPSE

1 hari kerja

setelah

verifikasi

5 Menerima laporan hasil klarifikasi dari verifikator

dan mengambil keputusan apakah akun penyedia

barang/jasa akan diaktifkan kembali atau tidak

N/A

6 Mengrimkan surat pemberitahuan penolakan

permohonan kepada penyedia barang/jasa

7 Memerintahkan Verifikator untuk mengaktifkan

kembali akun penyedia

Instruksi Kepala LPSE

8 Mengaktifkan kembali akun penyedia barang/jasa

melalui aplikasi SPSE

Tata cara pengaktifan kembali akun pada

aplikasi SPSE mengacu pada panduan

pengguna (user guide) aplikasi SPSE

10 menit Akun penyedia aktif

kembali


pengarsipan berkas

berkas permohonan dan proses pengaktifan

akun


10 Melaporkan bahwa akun penyedia telah diaktifkan

kembali kepada Kepala LPSE

10 Menit

11 Mengrimkan surat pemberitahuan bahwa akun

telah diaktifkan kembali kepada penyedia

barang/jasa

1 hari kerja

1 hari kerja

SOP PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA


Keterangan

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

(softcopy)

Menerima permohonan pengaktifan kembali akun

(user ID dan Password) dari penyedia barang/jasa

disertai bukti pendukung penyelesaian

pelanggaran yang terjadi

1Mulai

Selesai

YaTidak

Selesai

376


LEMBAR PENGESAHAN



PENONAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



377



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Kepala LPSE

2 2 Helpdesk LKPP

3

4

5

1. 1.

2.

2.

1. SOP Pengarsipan

Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA





penonaktifan akun penyedia


Definiisi :Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas


Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun penyedia

Tujuan :







Elektronik


dan perubahannya.





Keterkaitan :


ditetapkan.



pelaksana.

378


Kepala LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Pengaduan

2. Dokumen pendukung terjadinya

pelanggaran

2 Mempelajari pengaduan, dan melakukan

klarifikasi kepada pihak terkait atas pengaduan

atau informasi yang diterima, apakah akun

penyedia tersebut dapat dinonaktifkan /tidak?

Surat Pengaduan 3 hari kerja

hasil analisa dan

klarifikasi

3 -Jika tidak dapat dinonaktifkan lanjut ke nomor 4

-Jika dapat di nonaktifkan lanjut ke nomor 5

N/A

4 Mengrimkan jawaban atas surat pengaduan bahwa

pengaduan atau informasi yang disampaikan tidak

benar/tidak dapat dijadikan dasar penonaktifan

akun

hasil analisa dan klarifikasi

1 hari kerja Jawaban Surat

Pengaduan

5 Menerbitakan surat pernyataan telah terjadinya

pelanggaran terhadap Persyaratan dan Ketentuan

Penggunaan SPSE, melakukan pemalsuan

dokumen registrasi dan verifikasi penyedia

barang/jasa atau telah ditetapkan dalam daftar

hitam oleh PA/KPA

hasil analisa dan klarifikasi

1 hari kerja Surat Pernyataan

telah terjadinya

pelanggaran

6 Mengirimkan surat usulan penonaktifan dengan

melampirakan surat pernyataan dan bukti-bukti

pendukung terjadinya pelanggaran oleh penyedia

barang/jasa kepada Helpdesk LKPP

Surat Pernyataan telah terjadinya

pelanggaran

1 hari kerja

7 Menerima surat usulan dan melakukan klarifikasi

kepada LPSE yang mengusulkan. Apakah surat

usulan yang disampaikan benar ?

Surat permohonan/usulan dan Pernyataan

telah terjadinya pelanggaran dari LPSE

2 hari kerja hasil analisa dan

klarifikasi

8 Menonaktifkan akun penyedia barang/jasa

tersebut

Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi



10 menit akun penyedia non

aktif

9 Memberitahukan penonaktifan kepada penyedia

barang/jasa dan LPSE tempat penyedia

barang/jasa tersebut terdaftar

1 hari kerja

10

Melakukan pengarsipan

berkas pengaduan dan proses penonaktifan

akun 10 Menit Arsip berkas

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

(softcopy)

Menerima pengaduan atau informasi bahwa

penyedia melakukan pelanggaran terhadap

Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan SPSE,

melakukan pemalsuan dokumen registrasi dan

verifikasi penyedia barang/jasa atau telah

ditetapkan dalam daftar hitam oleh PA/KPA

1

SOP PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA


Keterangan

Mulai

Selesai

YaTidak

Selesai

YaTidak

Selesai

379


380


LEMBAR PENGESAHAN



PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN / POKJA ULP




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



381



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 PA/KPA

2 2 Admin Agency

3

4

5

1. 1

2.

2

Nomor SOP


Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA

PENGADAAN/POKJA ULP





Elektronik





penonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP


dan perubahannya.



Keterkaitan :


Definiisi :




Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun PPK dan

Panitia Pengadaan/Pokja ULP

Tujuan :




pelaksana. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna



382


PA/KPA Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Surat Permohonan Penonaktifan Akun

2. Surat Keputusan/SK dari PA/KPA tentang

pemberhentian atau perubahan PPK

dan/atau Panitia Pengadaan/Pokja ULP

2 Menerima berkas permohonan dari PA/KPA Berkas permohonanN/A

3 Melakukan analisa dan klarifikasi kepada PA/KPA

apakah benar mengajukan permohonan

Berkas permohonan 3 hari kerja hasil analisa dan

klarifikasi

4 Menonaktifkan akun pada aplikasi SPSE Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi



10 menit akun non aktif

5 Mengrimkan pemberitahuan kepada PPK dan/atau

Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang dinonaktifkan

serta tembusan kepada Kepala LPSE

1 hari kerja


pengarsipan berkas

berkas permohonan dan proses non aktif 10 Menit arsip berkas

SOP PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP


Keterangan

N/A Berkas dapat

disampaikan secara

(hardcopy) langsung

atau melalui e-mail

(softcopy)

Mengirimkan berkas permohonan penonaktifan

akun kepada Admin Agency

1Mulai

YaTidak

Selesai

Selesai

383




PENANGANAN MASALAH SPSE

JAKARTA

2012

384


LEMBAR PENGESAHAN



PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



385



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 ITO

2 2 Helpdesk LKPP3 Vendor/Pihak Ketiga

3

4

5

1 Lembar Perubahan Dokumen

2 Daftar Revisi

1.

Peringatan :1.

2.

2.

3.

4 Bagian Infrastruktur LPSE adalah personil yang memiliki tugas dan kewenangan pada

infrastruktur LPSE



Nomor SOP



Definisi :



Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



ditetapkan.








dan perubahannya.




Mencakup tindakan pemulihan keadaan aplikasi SPSE akibat kendala teknis apapun yang

terjadi.


PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT

KENDALA TEKNIS

Keterkaitan :



pelaksana.

Untuk memastikan aplikasi SPSE selalu terkendali dan dapat segera dipulihkan pada saat

terjadi kendala teknis.


Elektronik

Tujuan :







386


Bagian Infrastruktur

LPSE

Administrator

LPSE/Technical

Support

ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis

Access ke Ruang Data Center 10 menit

a. Orang yang masuk ruang data center diharuskan

mengunakan ID Card ( Secure Access ).

10 menit

b. Pembersihan ruang data center petugas yang sudah

ditetapkan.

1 jam

Pemulihan Kendala Teknis Akibat Daya Listrik Terputus

Listrik sering down/mati

a. Administrator/Technical Support menyediakan power listrik

backup (second power backup yaitu Genset), disamping

power utamanya yaitu PLN

N/Apower listrik

backupb. Administrator/Technical Support memeriksa second power

backup yaitu Genset tidak berfungsi untuk menyediakan

cadangan listrik

30 menithasil

pemeriksaan

second power

backup

Pemulihan Kendala Teknis Akibat Akses Internet Terputus

Akses internet sering down/bottleneck

a. ITO LKPP menghubungi Technical Support Penyedia Jasa

Internet

30 menit

b. ITO LKPP segera memindahkan koneksi internet ke akses

Link internet backup, jika tersedia

15 menit koneksi

internet ke

akses Link

internet backupc. ITO LKPP melakukan pengecekan Server Collocation, jika

tersedia

30 menit hasil

pengecekan

Server

Collocation

Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

3.1

1.1

No

2.1

Mulai

Selesai

Mulai

Selesai

Mulai

Selesai

387



LPSE

Administrator

LPSE/Technical

Support

ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu OutputAktivitas

Mutu Baku

KeteranganNo

388


Pemulihan Kendala Teknis Akibat Server Tidak berfungsi

Server down/mati

a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan power server, power

distribution unit rack system dan power UPS

15 menit hasil

pemeriksaan

power server, b. ITO LKPP melakukan pemeriksaan temperatur server

dengan mengecek Led Fan Processor di panel front

15 menit hasil

pemeriksaan

temperatur c. ITO LKPP melakukan pemeriksaan terhadap virus yang

menyerang server yang mengakibatkan server selalu

restart sendiri

30 menit hasil

pemeriksaan

terhadap virus d. ITO LKPP melakukan pemeriksaan power supply server 15 menit hasil

pemeriksaan

power supply e. Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan

pemeriksaan atau pengecekan system secara keseluruhan

dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang

telah dilakukan

1 jam

hasil

pemeriksaan

sistem secara

keseluruhan

Server Over Heat

a. ITO LKPP mematikan server terlebih dahulu 5 menit

b. ITO LKPP melepaskan kabel power server dari power

supply dan mendiamkannya sampai kondisi server dingin

kembali

1 jam

c. ITO LKPP melakukan pengecekan suhu Air Conditioner

(AC) apakah kondisi pendinginan masih bagus

5 menit

hasil

pemeriksaan

suhu

Server SPSE tidak dapat diakses dari internet/intranet

a. Setelah menerima keluhan, ITO LKPP untuk melakukan

tes akses ke SPSE

5 menit

b. Jika berhasil, maka ITO LKPP akan memberitahukan ke

client bahwa seharusnya tidak ada masalah dan memberi

masukan perbaikan di tempat client

30 menit

c. Jika tidak berhasil, maka ITO LKPP akan memberitahukan

ke Kepala Sub Direktorat e-Procurement tentang adanya

masalah

30 menit

d. Berkomunikasi dengan Technical Support penyedia akses

internet tentang adanya masalah untuk ditindaklanjuti

15 menit

e. Kemudian dilakukan pengecekan sistem secara

keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi

proses yang telah dilakukan

1 jam

hasil

pengecekan

4.3

4.2

4.1Mulai

Selesai

Mulai

Selesai

Mulai

Selesai

389



LPSE

Administrator

LPSE/Technical

Support


Mutu Baku

KeteranganNo

390


Power Distribution Unit (PDU) mati/down

a. Melakukan identifikasi masalah yang dilakukan oleh ITO

LKPP untuk mengecek kondisi PDU Rack System

15 menit hasil

identifikasi

masalahb. ITO LKPP melakukan pemeriksaan kabel Output dari UPS

dan kabel input di PDU Rack System

10 menithasil

pemeriksaan

kabel Output c. Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan

pemeriksaan atau pengecekan PDU secara keseluruhan

dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang

telah dilakukan

1 jam

hasil

pengecekan

keseluruhan

TFT 17” Monitor, Mouse, dan Keyboard mati atau tidak

bisa tampil di layar LCD TFT

a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Kabel power TFT 17”

apakah sudah dalam kondisi terhubung dengan sumber

listrik

5 menit hasil

pemeriksaan

Kabel power b. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Koneksi kabel VGA,

mouse , dan keyboard ke Server yang ditujukan

5 menit hasil

pemeriksaan

Koneksi kabel c. Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan

sistem secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi

kronologi proses yang telah dilakukan

5 menit

hasil

pemeriksaan

keseluruhan

Unit Power Supply (UPS) mati atau Battery Rusak

a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Kabel power dari

sumber Listrik

10 menit hasil

pemeriksaan

Kabel power b. Jika masalah tidak temukan, dilakukan pemeriksaan di

control front panel UPS tentang pengisian battery

10 menit hasil

pemeriksaan di

control front c. Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan UPS

secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi

kronologi proses yang telah dilakukan

15 menit hasil

pengecekan

UPS secara d. Insiden dieskalasikan pada Vendor untuk penyelesaian N/A

eskalasi

4.4

4.5

4.6

Mulai

Selesai

Mulai

Selesai

Mulai

Selesai

391



LPSE

Administrator

LPSE/Technical

Support


Mutu Baku

KeteranganNo

Operating System Server Hang atau Error

a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan operating sistem server

dengan melakukan reboot Server

15 menit

b. ITO LKPP melakukan Repair operating system dengan

menggunakan CD Source Operating System yang sama

1 jam

c. Jika masalah tidak bisa diatasi, ITO LKPP melakukan

booting dengan Live CD untuk melakukan backup data di

server ke media backup

2 jam backup data di

server ke media

backupd. ITO LKPP berkoordinasi dengan Dit e-Proc 30 menit

e. ITO LKPP melakukan penginstallan ulang operating system

server dan ITO LKPP melakukan penginstallan aplikasi

SPSE dan software-software pendukungnya

2 jam

f. ITO LKPP melakukan restore data 1 jam

restore data

Pemulihan kendala teknis akibat Aplikasi error/bugs

a. ITO LKPP melakukan print screen pada halaman aplikasi

SPSE yang error

10 menitprint screen

aplikasi errorb. ITO LKPP mengirimkan hasil print screen disertai kronologi

permasalahan ke [email protected]

5 menit

c. Menghubungi Call Center Helpdesk LKPP untuk konfirmasi

mengenai permasalahan yang telah dikirimkan

30 menit

5

4.7Mulai

Selesai

Mulai

Selesai

392


LEMBAR PENGESAHAN



UJI FORENSIK




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



393



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana


2 2 Helpdesk LPSE

3 Helpdesk LKPP

3

4

5

1 Berita Acara Uji Forensik

1

2

3

Peringatan : 1.

1.

2. 2.

3.











Elektronik



Keterkaitan :

Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh panitia pengadaan untuk

melakukan uji forensik terhadap dokumen penawaran.


UJI FORENSIK

Menjamin terselesaikannya permasalahan terkait dengan Pembukaan File Penawaran

(.rhs) oleh Panitia



pelaksana.

Tujuan :

Nomor SOP



Definisi :



Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh



ditetapkan.

Menjamin didapatkannya kepastian status dokumen penawaran yang gagal didekripsi

oleh panitia

Menjamin terlaksananya kegiatan pengadaan barang/jasa secara elektronik yang

dilaksanakan melalui LPSE, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di

bidang pengadaan barang/jasa


dan perubahannya.





394


No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Uji Forensik

1 Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan

satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi /tidak berhasil

dibuka.

File penawaran tidak dapat di

buka/didekripsi/didownload

N/A

2 Panitia pengadaan mengisi dan menyampaikan Berita Acara Uji

Forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) kepada LPSE (Format

BA Uji Forensik terlampir).

File penawaran tidak dapat di

buka/didekripsi/didownload

N/A

3 LPSE menerima file penawaran yang tidak dapat didekripsi beserta

kunci private yang dicantumkan pada BA Uji forensik dan mencoba

untuk mendekripsi file penawaran tersebut :File penawaran yang tidak dapat di

buka/didekripsi dan BA Uji

Forensik

a. LPSE mencoba men-dekripsi file penawaran pada 2 (dua)

komputer di bidding room, 2 (dua) komputer yang berbeda di

bidding room dan 3 (tiga) laptop yang berbeda dengan laptop di

bidding room .

File penawaran yang tidak dapat di


Forensik

hasil dekripsi file

penawaran oleh LPSE

b. Jika bisa didekripsi LPSE memberitahukan kepada panitia

pangadaan untuk melakukan dekripsi ulang bila perlu dilakukan di

LPSE :File penawaran yang tidak dapat di


Forensik

Panitia pengadaan menerima surat pemberitahuan dari LPSE

bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka.

hasil dekripsi file penawaran oleh

LPSE

Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila

perlu didampingi oleh LPSE.


LPSE

UJI FORENSIK

1 hari

Pemberitahuan file

penawaran dapat

didekripsi

Mulai

berhasili Gagal

395


c. Jika gagal didekripsi LPSE :


LPSE`

1. Mengundang panitia untuk datang ke LPSE membuat berita

acara pembukaan file penawaran (.rhs) yang disaksikan oleh LPSE :


LPSE

LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan untuk

datang ke LPSE untuk membuka file penawaran (.rhs) disaksikan

oleh LPSE. hasil dekripsi file penawaran oleh

LPSE

Membuat Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran

(.rhs).


LPSE

2. LPSE dapat menyampaikan permohonan dan Berita Acara Uji

Forensik kepada LKPP untuk dilakukan Uji Forensik dan meminta

Panitia pengadaan memundurkan waktu evaluasi penawaran

sampai dengan keluarnya surat dari LKPP.

4 Helpdesk LKPP menerima Permohonan dan BA Uji Forensik dari

Helpdesk LPSE

5 LKPP mencoba melakukan pembukaan file penawaran(.rhs) yang

diterima dari LPSE

1 hari

a. Apabila bisa didekripsi maka:

1 (hari) adalah 1 (satu)

hari sejak di terimanya file

penawaran yang tidak

dapat dibuka dari panitia

Berita Acara Uji Forensik dan file

penawaran yang tidak dapat

dibuka/didekripsi

1 (hari) adalah 1 (satu)

hari sejak di terimanya file

penawaran yang tidak

dapat dibuka dari panitia

1 hari Berita Acara

Kesaksian Pembukaan

file penawaran dan

surat keterangan

bahwa file penawaran

tidak dapat dibuka

1 hari

berhasil Gagal

396


397


Helpdesk LKPP memberitahukan kepada LPSE untuk

mendekripsi kembali file penawaran (.rhs) yang tidak bisa

didekripsi tersebut,Berita Acara Uji Forensik dan file

penawaran yang tidak dapat

dibuka/didekripsi

hasil dekripsi file

penawaran oleh LPSE

LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP bahwa

file .rhs dapat didekripsi .

pemberitahuan hasil dekripsi file

penawaran oleh LPSE

LPSE memberitahukan kepada panitia pengadaan bahwa file

.rhs dapat dibuka.


penawaran oleh LPSEfile penawaran dapat

didekripsi oleh panitia Panitia mencoba kembali untuk melakukan dekripsi file .rhs .


penawaran oleh LPSEN/A

file penawaran dapat

didekripsi oleh panitiab. namun apabila penawaran (.rhs) tidak berhasil didekripsi

LKPP:

Helpdesk LKPP menyampaikan BA uji forensik dan file

penawaran (.rhs) yang diterima dari LPSE kepada Lembaga Sandi

Negara untuk dilakukan Uji Forensik. hasil dekripsi file penawaran oleh

LPSE

Helpdesk lKPP Menerima hasil analisa forensik dari Lembaga

Sandi Negara.

1 hari

hasil uji forensik dari

Lembaga Sandi Negara Helpdesk LKPP memproses surat keterangan hasil uji forensik

Hasil uji forensi dari Lembaga Sandi

Negara

1 hari

Surat Keterangan dari

LKPP

1 hari sejak diterimanya

hasil uji forensik Helpdesk LPSE menyampaikan surat keterangan dari LKPP

atas hasil uji forensik

Surat Keterangan dari LKPP

1 hari

Surat Keterngan dari

LKPP diterima LPSE

1 hari sejak diterimanya

hasil uji forensik

1 hari

1 hari

Selesai

398


399




UJI FORENSIK

LAMPIRAN



400


LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Form Tanda Terima Berkas

TANDA TERIMA

Tanggal :


Berupa :

1. Pengirim (Asal File) :

a. Id Lelang :

b. Nama Lelang :

c. Jenis Penawaran :

d. Nama File :

e. Ukuran :

f. Hash Key File pada Server :

g. Private Key :

h. Keterangan :

Yang Menerima, Mengetahui, Yang Menyerahkan,

Nama Nama Nama

Bagian Bagian Bagian

401


LEMBAR PENGESAHAN



PENANGANAN INSIDEN KEMANAN INFORMASI SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



402



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H.Wibisana

1 1 Administrator sistem LPSE

2 2 Kepala LPSE

3 ITO

3 4 TUS

4

5

1 Formulir Eskalasi Insiden

2 Logbook Sistem


1

1.

2.

2.

3 Administrator Sistem LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi

Unit Administrasi Sistem Elektronik pada LPSE

Nomor SOP





Elektronik


Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



ditetapkan.


Tujuan :

Insiden Keamanan Informasi SPSE adalah kejadian yang terjadi dan tidak

diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur dan sistem TIK di LPSE. Kejadian

tersebut menimbulkan gangguan bisnis utama LPSE dan tidak dapat ditangani oleh

Technical Support di Level 1

Manajemen Insiden Keamanan Informasi SPSE meliputi setiap peristiwa yang mengganggu,

mengancam, membocorkan dan merusak informasi SPSE. Insiden keamanan informasi ini

tidak dapat ditangani oleh technical support LPSE sendirian dan jika dalam organisasi

LPSE/LKPP sudah ada fungsi Koordinator Staff Keamanan Informasi tetapi jika belum ada

fungsi ini maka Kepala LPSE akan bertindak sebagai Staff Keamanan Informasi yang

memberikan arahan manajerial dan technical support sebagai pelaksana teknis

Ruang lingkup Insiden Kemanan Informasi terdiridari 2 bagian yaitu disebabkan oleh

program jahat (Worm, Virus, Backdoor dan sejenisnya) dan aktivitas peretas. Aktivitas peretas

yang harus ditangani adalah percobaan pemaksaan akses pada sistem, akses oleh pengguna

yang tidak diotorisasi, penghapusan peretas dari sistem

Keterkaitan :

Definisi :

PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI

SPSE






Peringatan :



pelaksana.

SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE disusun dengan tujuan untuk mencegah

atau meminimalkan kerugian yang ditimbulkan dari insiden ini dan jika sudah menggangu

layanan SPSE maka SOP ini juga bertujuan mengembalikan operasi layanan normal secepat

mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan

bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan


dan perubahannya.





403


Administrator LPSE Kepala LPSE TUS Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Program Jahat

1 Melakukan isolasi sistem melalui pemutusan

koneksi keluar

10 menit Disconnect

2 Mencatat kejadian dalam Logbook Insiden

Keamanan Informasi

Log book Sistem 10 menit

3 Memberitahu pihak berwenang atau Kepala LPSE

untuk mendapatkan pengarahan manajerial dan

teknis

1 jam

4 Memerintahkan Administrator sistem LPSE untuk

menginformasikan penghentian sementara Sistem

SPSE untuk memberikan kesempatan perbaikan

1 jam

5 Menangani insiden Keamanan Informasi dan

berkonsultasi pada Support level 2 (TUS)

melakukan identifikasi Insiden dan melakukan

backup log sistem dan status sistem informasi

1 jam

6 Menangani insiden Keamanan Informasi

melakukan pembersihan sistem dari program jahat

dengan menghentikan sementara sistem yang

berjalan

3 jam

7 Jika pembersihan sistem selesai dilakukan

dilanjutkan dengan melakukan patch yang

diperlukan dan melakukan imunisasi pada sistem

oleh tool /program untuk penangkal program

jahat

2 jam

8 Jika sudah selesai tahapan tersebut, maka

Administrator sistem LPSE melakukan tindak

lanjut mengembalikan sistem berjalan seperti

biasa

1 jam

9 Menangani insiden Keamanan Informasi

mendokumentasikan penanganan Insiden tersebut

untuk keperluan pelaporan atau referensi

1 jam

PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI SPSE


KeteranganPelaksana

Mulai

Selesai

404


Administrator LPSE Kepala LPSESupport (TUS

pada LKPP)Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas Yang Memaksa Akses Pada Sistem

1 Mengidentifikasi masalah dengan cara mencari

sumber serangan berdasarkan file sistem log dan

koneksi jaringan aktif

Log book Sistem 3 jam

2 Melakukan pemberitahuan kepada personal

dengan tanggung jawab lebih tinggi untuk

mendapatkan otorisasi langkah selanjutnya

1 jam

3 Jika sumber serangan diketahui maka dilakukan

penutupan akses masuk yang dilakukan peretas

pada sistem yang diakses

1 jam

4 Jika sumber serangan tidak diketahui maka sistem

yang diretas dinonaktikan terlebih dahulu untuk

sementara dan menghubungi Support level 2

(TUS) atau Support Level 3 (ITO atau ID SIRTII)

untuk mendapatkan dukungan/bantuan informasi

tentang serangan ini

2 jam

5 Setelah penyelidikan dilakukan maka buat laporan

pendek berkenaan dengan insiden dan langkah

yang harus diambil dan sebarkan informasi kepada

pihak yang berkepentingan lainnya

1 jam

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

Mulai

Selesai

405


Pelaksana

Administrator LPSE Kepala LPSE Support (TUS

pada LKPP)


Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas/Pengguna Yang Tidak Diotorisasi Telah Masuk Ke Sistem

1 Jika diidentifikasi adanya aktivitas pada sistem

yang tidak diotorisasi, Administrator sistem LPSE

sistem harus mengambil langkah darurat untuk

menghubungi pihak yang terkait kurang dari 5

menit setelah kejadian diketahui

5 menit

2 Pihak yang terkait akan memutuskan untuk

membiarkan aktifitas tersebut berlanjut dulu atau

harus segera dihentikan

15 menit

3 Langkah yang diambil tersebut akan diberitahukan

kepada staf yang lebih tinggi dalam waktu kurang

dari 30 menit dan melakukan eskalasi pada level

manajement (kepala LPSE/LKPP) serta Support

level 2 (TUS ) atau Support Level 3 (ITO )

30 menit


Keterangan

Mulai

Selesai

406


LEMBAR PENGESAHAN



PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



407



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Helpdesk/Administrator sistem LPSE

2 2 Kepala LPSE

3 Support (TUS pada LKPP)

3 4

4

5 Pencatatan dan Pendataan :

1

2

• 1 - Tinggi –Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali

Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi.

3

1. 4

2.

5

6

7


Disahkan Oleh

SOP Penanganan Insiden Infrastruktur disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi

layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis,

sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan.

'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA


dan perubahannya.






2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.

3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka.

Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari

melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam

menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan :

• 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi dalam

spesifikasi SLA.

• 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA

Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua

Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan

catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung

pelaporan standar.

Dampak Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang terpengaruh.

Ada tiga kelas dampak :



Definisi :

Nomor SOP




Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif



ditetapkan.



Elektronik

Dasar Hukum :

Technical Support

Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan

pada infrastruktur seperti perangkat komputer, penyimpanan dan jaringan yang ada di

LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak

dapat ditangani oleh Technical Support di Level 1


Tujuan :

Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat

mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh

pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk .

Keterkaitan :

Peringatan :



pelaksana.



semestinya.Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan

Dukungan Pengguna pada LPSE.

1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia

408


Helpdesk /

Administrator

sistem LPSE

Kepala LPSE Helpdesk LKPPTechnical

SupportPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Pengguna SPSE melaporkan insiden kepada

Helpdesk LPSE

15 menit

2 Helpdesk LPSE melakukan pencatatan insiden 15 menit catatan

terjadinya

insiden

3 Helpdesk LPSE bersama administrator sistem

LPSE melakukan pengelompokan dan prioritas

tindak lanjut insiden

15 menit prioritas tindak

lanjut insiden

4 Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1

(tinggi) maka Administrator Sistem LPSE

melaporkan kejadian ini kepada Kepala LPSE dan

menunggu arahan kebijakan prosedur yang harus

ditempuh

prioritas tindak lanjut insiden 30 menit arahan kepala

LPSE (arahan

kebijakan

prosedur )

5 Jika insiden ini tersebut mendapat prioritas 2

(menengah) maka Administrator Sistem LPSE

melaporkan kepada Kepala LPSE untuk

mendapatkan arahan kebijakan dan prosedur yang

harus ditempuh. Dalam pelaksanaannya jika

pimpinan yang harus dihubungi tidak bisa

dikontak maka harus melakukan kontak dengan

pimpinan/perwakilan yang mempunyai otoritas

berikutnya sesuai dengan struktur organisasi

prioritas tindak lanjut insiden 30 menit arahan kepala

LPSE/arahan

pimpinan yang

berwenang

(arahan

kebijakan

prosedur )

6 Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (Helpdesk

LKPP) akan diminta untuk melakukan diagnosa

awal. Hasil diagnosa direkam dan mendapatkan

persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai

prioritasnya

insiden Pada prioritas 1 dan 2 30 menit hasil diagnosa

7 Support level 2 (Helpdesk LKPP) akan

melakukan review atas diagnosa terhadap

repository insiden yang ada untuk menyusun

tindak lanjut berikutnya

hasil diagnosa 30 menit hasil review

atas hasil

diagnosa

8 Apakah rancangan tindak lanjut melibatkan

tecnical support level 3 (vendor) ?

9 Jika rancangan tindak lanjut melibatkan tecnical

support level 3 (vendor), Technical Support level

3 akan diminta untuk melakukan pemulihan

layanan TIK kembali normal

1 jam

10 Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan

technical support level 3 (vendor) maka Support

level 2 ((Helpdesk LKPP) akan menyusun langkah

teknis pemulihan layanan dengan

mempertimbangkan saran/rekomendasi dari

pimpinan dan technical support level 3

1 jam

11 Selama Penyelesaian insiden technical support

terlibat secara aktif untuk melakukan

dokumentasi dan pengawasan penyelesaian

insiden jika hal tersebut dilakukan pihak ketiga

diluar LPSE

1 jam dokumentasi

dan

pengawasan

penyelesaian

insiden jika hal


No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

Mulai

409


12 Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3

(rendah) maka administratror sistem LPSE harus

merancang langkah-langkah normalisasi layanan

TIK dengan berkonsultasi dengan Pimpinan

diatasnya dan technical support level 2

1 jam

13 Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam

dalam insiden repository pada sistem Helpdesk

1 jam dokumentasi

dan

pengawasan

penyelesaian

insiden jika hal

tersebut pada

sistem helpdesk

14 Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada

pimpinan sesuai dengan kerangka waktu yang

telah ditentukan sesuai dengan prioritasnya

30 menitSelesai

410


411


LEMBAR PENGESAHAN



PENANGANAN INSIDEN SPSE




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



412



30-Nov-12

2-Jan-13

Bima H. Wibisana

1 1 Helpdesk/Administrator sistem LPSE

2 2 Kepala LPSE

3 Support (TUS pada LKPP)

3 4

4

5 Pencatatan dan Pendataan :

1

2

• 1 - Tinggi –Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali

Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi.

3

4

1.

2.

5

6

7

8



Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan

dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP

Tanggal Revisi


DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Disahkan Oleh

DIREKTORAT e-PROCUREMENTPENANGANAN INSIDEN SPSE


Dampak Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang

terpengaruh. Ada tiga kelas dampak :

Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat

mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh

pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk dan jika insiden tidak dapat diselesaikan

dieskalasi ke staff di LKPP

• 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA

Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan

proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan

semestinya.



Elektronik

Nomor SOP


Technical Support



dan perubahannya.



Definisi :

Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak

diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur seperti perangkat komputer,

penyimpanan dan jaringan yang ada di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan

gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical

Support di Level 1






• 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi

dalam spesifikasi SLA.






pelaksana.

Keterkaitan :

Tujuan :

Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari

melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam

menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan :SOP Penanganan Insiden SPSE disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan

normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga

memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan.

'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA

3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka.

2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.

Peringatan :

1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia

Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua

Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan

catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung

pelaporan standar



413


Helpdesk /

Administrator LPSEKepala LPSE TUS ITO Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Helpdesk LKPP menerima permasalahan yang dieskalasikan

oleh LPSE

15 menit Muncul

permasalahan

2 Helpdesk melakukan pencatatan permasalahan pada aplikasi

CRM

15 menit Catatan pada CRM

3 Helpdek dan Administrator menentukan prioritas penanganan

insiden

15 menit Prioritas

permasalahan

diketahui4 Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1 (tinggi) atau 2

(menengah) maka Administrator Sistem LPSE (Support Level 1)

melaporkan kejadian ini kepada kepala LPSE dan menunggu

arahan kebijakan prosedur yang harus ditempuh

20 menit

5 Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (TUS ) akan diminta

untuk melakukan diagnosa awal. Hasil diagnosa direkam dan

mendapatkan persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai

prioritasnya

30 menit

6 Support level 2 (TUS ) akan melakukan review atas diagnosa

terhadap repository insiden yang ada untuk menyusun tindak

lanjut berikutnya

30 menit

7 Apakah tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO) ? 15 menit

8 Jika rancangan tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO ),

Technical akan diminta untuk melakukan pemulihan layanan

TIK kembali normal. Technical Support dari LKPP jika

dimungkin akan didatangkan ke LPSE dan jika tidak

memungkinkan maka dilakukan proses remote control dengan

terhadap server LPSE. Perbaikan dilakukan secara remote .

Pihak Technical Support LKPP setelah selesai perbaikan

melakukan dokumentasi teknis yang dikirimkan kepada pihak

LPSE yang bersangkutan

2 jam

9 Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan support level 3

(ITO ) maka Support level 2 (TUS) akan menyusun langkah

teknis pemulihan layanan dengan mempertimbangkan

saran/rekomendasi dari pimpinan dan support level 3 (ITO )

2 jam

10 Selama Penyelesaian insiden Administrtor Sistem LPSE

terlibat secara aktif untuk melakukan dokumentasi dan

pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut dilakukan

pihak ketiga diluar LPSE

2 jam

PENANGANAN INSIDEN SPSE

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

Mulai

414


11 Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3 (rendah) maka

Administrator Sistem LPSE harus merancang langkah-langkah

normalisasi layanan TIK dengan berkonsultasi dengan

Pimpinan diatasnya dan Support level 2 (TUS) serta support

level 3 (ITO )

2 jam hasil konsultasi

12 Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam dalam

insiden repository dalam sistem Helpdesk

1 jam dokumen tasi

penyelesaian

insiden

13 Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada pimpinan

sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditentukan sesuai

dengan prioritasnya

1 jam

Selesai

415


LEMBAR PENGESAHAN



ERROR HANDLING E-PROCUREMENT




(Nugroho Tam Tomo)

(Ridwan, SH, MM)



dan Penyimpanan



416







ERROR HANDLING E-PROCUREMENT



Elektronik.









1. Departemen IT Operation (ITO)

2. Training and User Support (TUS)

3. Customer


Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memberikan solusi tentang

penanggulangan error di aplikasi SPSE dan Menyelesaikan masalah error di

aplikasi SPSE

417



Errorhandlinge-Procurement berbeda dengan penanganan error yang dilakukan

di instalasi e-Procurement. Penanganan error di instalasi e-Procurement

berlangsung selama proses instalasi aplikasi SPSE masih berjalan dan belum

selesai. Errorhandlinge-Procurement adalah suatu kegiatan maintenance yang

diberikan oleh ITO kepada LPSE, terhadap error/masalah aplikasi SPSE yang

digunakan oleh LPSE. Errorhandling terbagi menjadi 3 prosedur check system

user, network, danservice/aplikasi. Setiap prosedur terdiri dari aktivitas-aktivitas

yang mendukung penyelesaian proses errorhandling. Aktivitas-aktivitas tersebut

dilakukan sesuai permintaan/request dari LPSE. Request tersebut akan di kirim

melalui CRM oleh TUS.

1. Memberikan solusi tentang penanggulangan error di aplikasi SPSE.

2. Menyelesaikan masalah error di aplikasi SPSE.


Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Error

headling e-Procurementadalah sebagai berikut :

1. Bagan Arus

2. Tabular


ditetapkan.



oleh Pelaksana.

Keterkaitan : Definisi :

418


Instruksi Kerja :

2. Prosedur errorhandling

419


Error Handling

TUS ITO UraianCustomer

Mulai

Request

pemeriksaan error

oleh customer

Penerimaan

request error oleh

TUS

Penerimaan

request error oleh

dispatcher ITO

Pemeriksaan

system user

Pemeriksaan

network

Pemeriksaan

service/aplikasi

Konfirmasi selesai

penanganan error

ke TUS

Konfirmasi selesai

penanganan error

ke LPSE

Pemeriksaan

perbaikan error

oleh customer

Konfirmasi selesai

perbaikan error

Penerimaan

feedback dari

customer

(perbaikan error

selesai)

Konfirmasi

feedback dari

customer

Selesai

CRM

CRM

Erro

r

Complete

# Check OS :

- Memory

- CPU Load

- HDD Space

- Kernel

# Check Internal

#Check External

# Check Apache

# Check Java

# Check PostgreSQL

#Check Tomcat

420


Keterangan perintah errorhandling

Kalimat-kalimat yang di pertebal adalah command/perintah dalam melaksanakan pengecekan errorhandling.

Kalimat-kalimat pada gambar yang di dalam kotak merah adalah poin-poin yang harus diperhatikan dalam pengecekan error.

a) Check system user

1. Check memory

Free( Check kapasitas memori yang tidak terpakai/free memory, seperti gambar di bawah ini)

Apabila memory yang terpakai >90% maka kapasitas memory harus ditambah.

Cara mengatasi memory>90%,

i. Free cache echo3 > /proc/sys/vm/drop_caches

ii. Restart service apache,tomcat, dan database

Apache /etc/init.d/apache2 restart

Tomcat ps –aux \ grep tomcat

Kill -9 <#Process ID#>

Database /etc/init.d/postgresql restart

iii. Upgrade Memory to minimal 8 MB

2. Checking HDD space

df –h ( Check kapasitas HDD yang tidak terpakai/free, seperti gambar dibawah ini)

421


Apabila kapasitas HDD >90% maka kapasitas HDD harus ditambah.

Cara mengurangi Harddisk penuh:

i. Delete File log

ii. Backup File ke hardware HDD lain

iii. Tambahkan HDD

3. Check kernel

uname –a ( Check kernel version) pemeriksaan versi kernel bisa dimonitor dari Operating System.

422


4. Check CPU Load

top(Check effesiensi dari penggunaan resource computer, seperti gambar dibawah ini)

423


Vmstat

b) Check network connection

Tujuan aktivitas ini adalah untuk memeriksa status dari port-port pada di table bawah ini.Pastikan port-port pada table dibawah ini aktif.

IN OUT

80 (TCP) 80 (TCP)

161 (UDP)

25 (TCP)

424


1. Inbound/Outbound

Untuk pemeriksaan inbound dan outboundconnection bisa dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

PingIP public

traceroute IP public-port (port yang akan diperiksa)

nmap -IP public (khusus untuk pemeriksaan port 80)

hasilnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini

c) Check service/aplikasi

425


Langkah-langkahcheck service/aplikasi dibagi menjadi 3, yaitu:

1. Pemeriksaan proses service/aplikasi

2. Restart

3. Lihat log service/aplikasi

Pemeriksaan Apache

1. Pemeriksaan proses aplikasi bisa dilakukan melalui 2 command:

netstat –plnt(melihat proses aplikasi secara menyeluruh, seperti pada gambar dibawah ini)

ps -aux| grep apache2 (hanya melihat proses aplikasi yang dituju)

426


Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai

dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error.

Handling :

i. Command restart apache /etc/init.d/apache2 restart

ii. Check log /var/log/apache2/error.log

iii. /usr/sbin/apache2ctl –e debug

iv. Cek Konfiguration

2. Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan (error) yaitu:

Restart aplikasi

usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/shutdown.sh

usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh

Pelacakan error via

error.log dan mod_jk.log

427


Handling

Restart aplikasi Kill -9 <#Process ID#>

/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh run

Cek di log /usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out

3. Command untuk pelacakan error via error.log dan mod_jk.log

tail –f /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/logs/mod_jk.log

Pemeriksaan Java dan Tomcat


netstat –plnt (melihat proses aplikasi secara menyeluruh)

ps -aux| grep javaatautomcat(hanya melihat proses aplikasi yang dituju)

428





Restart aplikasi

usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/shutdown.sh

usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh

Pelacakan error via catalina.log

3. Command untuk pelacakan error via catalina.log, seperti pada gambar di bawah ini.

tail –n 15 –f /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/logs/catalina.out

429


Pemeriksaan postgresql


netstat –plnt (melihat proses aplikasi secara menyeluruh)

430


ps -aux| grep postgresql (hanya melihat proses aplikasi yang dituju)




Restart aplikasi

etc/init.d/postgresql restart

Pelacakan error via .log

3. Command untuk pelacakan error via .log

tail –f/var/log/postgresql/postgresql-8.4-main.log

431




LAMPIRAN



432


TAHAPAN PROSES LELANG

No Tahapan

1. Pengumuman Lelang

2. Pendaftaran lelang

3. Pemberian Penjelasan

4. Pemasukan penawaran

5. Pembukaan penawaran

6. Evaluasi penawaran

7. Evaluasi kualifikasi

8. Pembuktian kualifikasi

9. Penetapan pemenang

10. Pengumuman pemenang

11. Masa sanggah

12 SPPBJ

433


TABEL PRIORITAS PENYELESAIAN PERMASALAHAN SPSE

No Permasalahan Terjadi Pada Tahapan Lelang Dampak

Fungsional Reputasi

LPSE Kemampuan Pemulihan

Prioritas Change Management

1 permintaan perubahan data karena panitia salah input data 1,6,7,9,10 4

5

1

21

Emergency Change

2 penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE 2,3,4 3

1

2

1

Minor Change

3 Error aplikasi panita tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, tidak dapat evaluasi, dll)

1,3,5,6,7,9,10 6

10

3

19

Mayor Change

4 Error aplikasi pengelola LPSE (verifikator, admin agency dll) tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, tidak dapat input data, dll)

Semua 10

10

4

25

Emergency Change

5 Error aplikasi penyedia tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, dll)

2,3,4 3

10

5

5

Minor Change

6 Penawaran tidak dapat di buka (uji forensik) 5,6,7,8,9,10 5

10

6

8

Minor Change

7 Error mail server Semua 10

10

7

14

Mayor Change

8 Jaringan LPSE Semua 10

10

8

13

Mayor Change

9 Jaringan Inaproc, ADP Semua 10

10

9

11

Mayor Change

Penjelasan:

1. Dampak dari insiden/masalah dapat diukur pada tiga faktor yaitu: dampak Fungsional, Dampak Informasi/Reputasi dan Kemampuan

Pemulihan Insiden. Pemberian bobot dampak dimulai dari angka 1 sampai 10, dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Dampak Fungsional: Terendah angka 1 untuk satu fungsi dan maksimum 10 untuk semua fungsi terganggu.

b. Dampak Informasi/Reputasi: Terendah angka 1 untuk reputasi internal dan maksimum 10 untuk Reputasi Nasional LPSE

c. Kemampuan pemulihan dilihat dari seberapa sering masalah ini tejadi dan bisa diselesaikan: Terendah angka 1 untuk palingk sering

terjadi dan angka 10 untuk pertama kali terjadi.

434


2. Dampak Fungsional diukur pada tahapan lelang yang kena dampak yang terdiri dari 12 tahapan dengan fungsi yang terlibat sesuai dengan

penanggung jawabnya. Misalnya masalah Penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE terjadi pada tahapan lelang ke 2 –

4. Secara kuantitatif fungsi yang terpengaruh ada 3 tahapan.

3. Dampak Informai/Reputasi terkait dengan pelaku pada kegiatan lelang yaitu penyedia, panitia dan pengelola SPSE. Jika terdampak pada

penyedia saja maka reputasi yang terganggu adalah internal penyedia saja, tetapi untuk panitia akan berpengaruh pada kredibilitas yang

cukup menggangu sehingga disini diberikan nilai 5 tetapi jika yang terkena dampak adalah pengelola maka dapat dikatakan reputasi akan

rusak sehingga diberikan angka 10.

4. Nilai prioritas dihitung dengan formula Dampak Fungsional dan Informasi akan dapat diselesaikan dengan kemampuan pemulihan atau

dengan rumus matematikanya adalah:

a. Jika f = dampak fungsional, r = dampak informasi/reputasi dan k = kemampuan pemulihan maka, p= prioritas adalah

b. P = (f * r)/k

c. Semakin besar nilai p maka semakin tinggi prioritas masalah tersebut untuk diselesaikan

d. Tindak lanjut yang harus dilakukan diberikan 3 level yaitu Minor, Mayor dan Emergency Change.

e. Minor Change jika nilai prioritas kurang dari 10 (penyelesaian maksimal 3 (tiga) hari kerja)

f. Mayor Change jika nilai prioritas antara 10 – 20 (penyelesaian maksimal 2 (dua) hari kerja)

g. Emergency Change jika nilai prioritas diatas lebih dari 20. (penyelesaian maksimal 1 (satu) hari kerja)

5. Khusus untuk masalah jaringan dan email, dampak fungsional nilainya harus disesuaikan dengan pada saat tahapan lelang yang terkena

dampak sehingga nilainya tidak maksimum 10 tetapi seperti yang masalah lainnya. Nilai 10 pada contoh perhitungan diatas diasumsikan jika

terjadi pada awal kegiatan lelang yang dapat berpotensi meyebabkan lelang menjadi gagal dilaksanakan (Worst Case Scenario).

435


436


Helpdesk LKPP Gedung SME Tower Lt. 17

Jalan Gatot Subrot Kav.94, Jakarta Selatan 12780 Call Center: 021-71673000

Fax: 021-79181153 Email: [email protected]

mailto:[email protected]

Documents

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN …rokeu.depkes.go.id/rokeubmn2/images/Buku_SOP_LPSE-04032013-Rev.pdf · 3 LPSE Kementerian Kesehatan R.I. 30-Nop-12 Nomor Revisi 02-Jan-13